Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm với việc nâng cao lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục

kh¶o (STK), vµ c¸c lo¹i s¶n phÈm kh¸c. Trong ph¹m vi chuyªn ®Ò nµy em chØ xin nghiªn cøu vÒ s¶n phÈm chñ yÕu nhÊt cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®ã lµ s¸ch gi¸o khoa. Lµ mét doanh nghiÖp ®éc quyÒn xuÊt b¶n SGK, ®iÓm næi bËt trong s¶n xuÊt s¶n phÈm cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc lµ chu kú s¶n xuÊt æn ®Þnh Ýt bÞ ¶nh h­ëng bëi c¸c nh©n tè kh¸ch quan. Tuy nhiªn, ®Æc tr­ng trong s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp lµ s¶n xuÊt theo thêi vô: tõ th¸ng 1®Õn th¸ng 6, s¸ch ®­îc s¶n xuÊt vµ nhËp kho ch­a cã tiªu thô; b¾t ®Çu tõ th¸ng 6, 7 s¸ch míi ®­îc tiªu thô. Hµng n¨m, dùa vµo ®¬n ®Æt hµng ®­îc göi tõ c¸c C«ng ty s¸ch vµ thiÕt bÞ tr­êng häc, sè l­îng s¸ch cßn l¹i, vµ sè häc sinh trong n¨m mµ Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc tæ chøc lËp kÕ ho¹ch xuÊt b¶n. Ngoµi viÖc ¶nh h­ëng cña tÝnh thêi vô, SGK cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc xuÊt b¶n cßn phô thuéc vµ chñ tr­¬ng chÝnh s¸ch cña ngµnh gi¸o dôc. Cïng víi mçi cuéc c¶i c¸ch vµ thay ®æi vÒ gi¸o dôc SGK l¹i ®­îc biªn tËp l¹i vµ ph¸t hµnh víi sè l­îng kh¸c nhau. Gi¸ b×a cña s¸ch lµ gi¸ b¸n lÎ ®­îc thèng nhÊt trªn toµn quèc vµ cã tÝnh æn ®Þnh Ýt nhÊt lµ mét n¨m. Trong khi ®ã gi¸ thµnh s¶n xuÊt cña s¸ch l¹i rÊt kh¸c nhau, ®©y lµ mét ®Æc tr­ng trong s¶n xuÊt s¶n phÈm cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc: - Chi phÝ s¶n xuÊt s¶n phÈm còng cã nÐt ®Æc tr­ng, s¸ch cµng ®­îc t¸i b¶n l¹i nhiÒu lÇn th× gi¸ thµnh cµng rÎ, trong ®ã gi¸ b¸n lµ æn ®Þnh qua c¸c n¨m (hoÆc t¨ng lªn víi tèc ®é rÊt chËm), v× vËy gi¸ b¸n ®­îc x¸c ®Þnh l©u dµi cho nªn nh÷ng n¨m ®Çu cña s¸ch míi xuÊt b¶n th­êng l·i Ýt. - Chi phÝ s¶n xuÊt s¶n phÈm chñ yÕu lµ nguyªn vËt liÖu (th­êng chiÕm tû träng 50 – 60% gi¸ thµnh s¶n xuÊt).Trong khi gi¸ giÊy in cã xu h­íng t¨ng lªn nhÊt lµ trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y gi¸ nguyªn vËt liÖu t¨ng m¹nh th× gi¸ b¸n SGK cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc vÉn æn ®Þnh, ®©y lµ mét cè g¾ng lín cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. 1.2. §Æc ®iÓm cña c«ng t¸c tiªu thô thµnh phÈm. Do ®Æc tr­ng cña s¶n xuÊt nh­ vËy nªn c«ng t¸c tiªu thô SGK cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc còng mang tÝnh thêi vô. SGK ®­îc tiªu thô b¾t ®Çu tõ th¸ng 6,7 vµ tiªu thô m¹nh nhÊt vµo th¸ng 8,9. V× vËy, vµo ®Çu n¨m kÕt qu¶ kinh doanh cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc th­êng lç, trong khi ®ã 6 th¸ng cuèi n¨m doanh thu cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc rÊt lín trong khi chi phÝ th× rÊt nhá. SGK ®­îc tiªu thô ë hÇu hÕt c¸c tØnh thµnh trªn toµn quèc, viÖc tiªu thô chñ yÕu qua c¸c C«ng ty s¸ch thiÕt bÞ tr­êng häc, ®Ó khuyÕn khÝch viÖc tiªu thô Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®· ¸p dông h×nh thøc chiÕt khÊu vµ gi¶m gi¸ cho c¸c tØnh theo tû lÖ quy ®Þnh. Ngay tõ ®Çu n¨m Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®· tæ chøc ký hîp ®ång kinh tÕ víi c¸c C«ng ty s¸ch – thiÕt bÞ tr­êng häc trªn toµn quèc. Hîp ®ång kinh tÕ nµy th­êng quy ®Þnh vÒ: ®Æt hµng, sè l­îng tiªu thô, chiÕt khÊu b¸n hµng, chÕ ®é th­ëng ph¹t, thêi h¹n giao hµng, h×nh thøc thanh to¸n. Trong hîp ®ång kinh tÕ, c¸c c«ng ty cam kÕt kh«ng ph¸t hµnh tr¸i tuyÕn vµ thèng nhÊt viÖc trõ chiÕt khÊu cho c¸c ®¹i lý tèi ®a lµ 12%. Tû lÖ chiÕt khÊu dµnh cho mçi c«ng ty phô thuéc vµo vÞ trÝ ®Þa lý cña c«ng ty ®ã víi møc chiÕt khÊu th­êng giao ®éng tõ 19% ®Õn 34%. 2. C¸c ph­¬ng thøc tiªu thô vµ thñ tôc chøng tõ kÕ to¸n tiªu thô. 2.1. C¸c ph­¬ng thøc tiªu thô s¸ch gi¸o khoa. SGK ®­îc tiªu thô chñ yÕu b»ng c¸c hîp ®ång kinh tÕ víi c¸c C«ng ty s¸ch vµ thiÕt bÞ tr­êng häc. C¸c ph­¬ng thøc tiªu thô cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc bao gåm: - Tiªu thô theo ph­¬ng thøc chuyÓn hµng theo hîp ®ång thanh to¸n nhanh (®­íi 30 ngµy), sau khi hµng xuÊt khái kho th× ®­îc coi lµ tiªu thô vµ x¸c ®Þnh doanh thu. - Víi nh÷ng hîp ®ång cã khèi l­îng nhá th× chËm nhÊt sau 15 ngµy th× ®­îc x¸c ®Þnh doanh thu vµ kh¸ch hµng ph¶i nép tiÒn t¹i phßng kÕ to¸n. §©y lµ ph­¬ng thøc thanh to¸n chËm. - NhËp vµ b¸n hµng víi c¸c chi nh¸nh ®­îc coi lµ b¸n hµng néi bé vµ ®­îc h¹ch to¸n qua tµi kho¶n 136 vµ 512. C¸c ph­¬ng thøc tiªu thô vµ thêi ®iÓm x¸c ®Þnh doanh thu cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc lµ hîp lý, v× kh¸ch hµng cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc lµ nh÷ng kh¸ch hµng æn ®Þnh vµ ®· ký hîp ®ång tiªu thô hµng n¨m. 2.2. KÕ to¸n thµnh phÈm. Qu¸ tr×nh nhËp, xuÊt SGK t¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®­îc theo dâi ë ba bé phËn: Phßng KÕ to¸n, Phßng Kho vËn, Phßng Ph¸t hµnh SGK. Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc kh¸i qu¸t nh­ sau: Chøng tõ gèc vÒ nhËp xuÊt SGK(phiÕu nhËp, H§GTGT) Sæ c¸i TK 1541, 1551 B¶ng tæng hîp NhËp – XuÊt – Tån SGK Sæ NhËt ký chung BCTC B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh H¹ch to¸n chi tiÕt theo pp thÎ song song a. NhËp kho thµnh phÈm. S¸ch sau khi qua c«ng ®o¹n s¶n xuÊt cuèi cïng ®­îc bé phËn KCS kiÓm tra chÊt l­îng, chøng nhËn phï hîp tiªu chuÈn quy ®Þnh, ghi râ sè l­îng thùc tÕ tõng lo¹i s¶n phÈm råi tiÕn hµnh nhËp kho thµnh phÈm. PhiÕu nhËp kho ®­îc phßng kho vËn lËp thµnh 2 liªn: Liªn 1: Göi lªn phßng KÕ to¸n tµi vô. Liªn 2: Thñ kho gi÷ ®Ó ghi vµo Sæ kho VD: TrÝch sè liÖu ngµy 15/12/2003 XN In NghÖ An BiÓu 2 PhiÕu giao hµng Sè: 235 C¬ quan ®Æt in: Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc Hîp ®ång sè: 311 ngµy 01/10/2003 STT M· sè Tªn s¸ch Sè Ên phÈm Ghi chó (sè bã) 1 1H385M4 Tù nhiªn vµ X· héi 3 tËp 2 28.000 100 x 280 2 1H485M4 Tù nhiªn vµ X· héi 4 tËp 2 32.000 100 x 320 …. ……….. …………………… …………. ……………. Tæng céng 90.000 Ngµy 15 th¸ng 12 n¨m 2003 Phô tr¸ch kho vËn NhËn hµng Giao hµng C¨n cø vµo PhiÕu giao hµng, Thñ kho lËp PhiÕu nhËp kho göi liªn 1 lªn phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n thµnh phÈm kiÓm tra, ®Þnh kho¶n vµ nhËp sè liÖu vµo sæ s¸ch kÕ to¸n. Sau khi nhËp kho, thñ kho cã tr¸ch nhiÖm s¾p xÕp thµnh phÈm theo tõng lo¹i mét c¸ch khoa häc, hîp lý tiÖn cho viÖc theo dâi nhËp – xuÊt – tån kho thµnh phÈm. Hµng th¸ng, KÕ to¸n ph¶i ®èi chiÕu víi Phßng kho vËn vÒ sè l­îng s¸ch nhËp kho ®Ó kÞp thêi ph¸t hiÖn sai sãt nÕu cã. MÉu phiÕu nhËp nh­ sau (TrÝch sè liÖu ngµy 15/12/2003): §¬n vÞ: Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc BiÓu 3 §Þa chØ: 81 TrÇn H­ng §¹o LÖnh nhËp : 1982 PhiÕu nhËp kho Ngµy 15 th¸ng 12 n¨m 2003 Nî: 1551 Cã: 1541 STT Tªn s¸ch M· sè Gi¸ b×a Sè l­îng Thµnh tiÒn 1 Tù nhiªn vµ x· héi 3 tËp 2 1H385M4 4 600 28 000 128 800 000 2 Tù nhiªn vµ x· héi 4 tËp 2 1H485M4 5 500 32 000 176 000 000 …. ………………… ……….. …… …… ……….. Tæng céng 90 000 403 800 000 NhËp, ngµy 15 th¸ng 12 n¨m 2003 Phô tr¸ch kho vËn Ng­êi giao hµng Thñ kho b. XuÊt kho thµnh phÈm. HiÖn nay, Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc chØ xuÊt s¸ch cho c¸c C«ng ty s¸ch – TBTH theo hîp ®ång mµ kh«ng cã b¸n lÎ. C¨n cø vµo B¶ng danh môc s¸ch ®Æt hµng vµ thêi gian giao hµng ®· tho¶ thuËn vµ Hîp ®ång kinh tÕ ®· ký víi c¸c C«ng ty s¸ch vµ thiÕt bÞ tr­êng häc, phßng Ph¸t hµnh SGK viÕt Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho ®­îc lËp lµm 5 liªn: + Liªn 1: L­u t¹i Phßng Ph¸t hµnh SGK. + Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng. + Liªn 3: Giao cho phßng KÕ to¸n – Tµi vô. + Liªn 4: Giao cho Phßng Kho vËn. + Liªn 5: KÌm theo lÖnh vËn chuyÓn. Phßng Kho vËn viÕt phiÕu vËn chuyÓn SGK kÌm theo H§ GTGT kiªm phiÕu xuÊt kho vµ chuyÓn xuèng kho s¸ch. C¨n cø vµo H§ GTGT thñ kho thùc hiÖn viÖc xuÊt kho theo ®óng vµ ®Çy ®ñ sè l­îng s¸ch ghi trªn ho¸ ®¬n. Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ cã thÓ ®­îc kh¸i qu¸t nh­ sau: Kho (L­u liªn 4) §Þnh kho¶n vµ l­u vµo m¸y vi tÝnh Phßng Kho vËn (l­u liªn 5) Phßng ph¸t hµnh SGK H§ GTGT kiªm phiÕu xuÊt kho (5 liªn) Kh¸ch hµng (gi÷ liªn 2) Phßng KÕ to¸n – Tµi vô (L­u liªn 3 vµ phiÕu VCS) KiÓm tra LËp L­u liªn 1 ViÕt phiÕu vËn chuyÓn chuyÓn liªn 2+4 §èi chiÕu KiÓm tra ChuyÓn hµng th¸ng liªn3 liªn 2 VD: TrÝch sè liÖu ngµy 17/12/ 2003 BiÓu 4 nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc 81 TrÇn H­ng §¹o - TP Hµ Néi §iÖn tho¹i: 9422011 - 8220801 M· sè thuÕ : 0100108543 - - 1 Tµi kho¶n: 710A – 01018 Së giao dÞch 1–NH C«ng th­¬ng VN Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 3 : L­u t¹i Phßng KÕ to¸n Tµi vô Ngµy 17 th¸ng 12 n¨m 2003 Sö dông theo C«ng v¨n sè 3377 TCT/AC ngµy 31/8/2001 cña Tæng côc ThuÕ AA/03T N°: 0083599 Hä tªn ng­êi mua: Cty - TBTH Thanh Ho¸ §¬n vÞ : CTY - TBTH Thanh Ho¸ §Þa chØ: 51 §¹i lé Lª Lîi, TP Thanh Ho¸ H×nh thøc thanh to¸n : Tr¶ chËm theo H§KT XuÊt t¹i kho: K2: Kho 2 (§«ng Anh) Thêi ®iÓm ®Ó tÝnh thanh to¸n: ngµy17 th¸ng 12 n¨m 2003 2 8 0 0 2 3 0 8 1 7 1 M· sè thuÕ: Tæng sè hép (bã): (120 + 0) Tæng sè kg: (1.800kg) TT Tªn hµng hãa M· sè Sè l­îng (b¶n) §¬n gi¸ (®/b¶n) Tæng gi¸ b×a (®) A B C 1 2 (3 = 1x2) 1 Tù nhiªn vµ x· héi 4 tËp 2 1H485M4 8 120 5 500 44 660 000 2 Bµi tËp ho¸ häc 8 2H808M4 7 026 5 700 44 608 200 Tæng céng Trõ chiÕt khÊu (22%) Tæng sè tiÒn thanh to¸n 15 146 89 268 200 19 639 004 69 629 196 TiÒn thuÕ GTGT (0%) Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷ : (S¸u chÝn triÖu s¸u tr¨m hai chÝn ngh×n mét tr¨m chÝn s¸u ®ång) Trong ®ã: ThuÕ suÊt GTGT : % TiÒn thuÕ GTGT: Tæng tiÒn thanh to¸n ch­a cã thuÕ GTGT: Ng­êi mua hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) NÕu lµ b¸n hµng tr¶ tiÒn ngay th× Phßng ph¸t hµnh SGK vÉn lËp Ho¸ ®¬n GTGT giao cho phßng KÕ to¸n – Tµi vô lËp phiÕu thu råi ho¸ ®¬n nµy ®­îc chuyÓn xuèng phßng kho vËn ®Ó lÊy hµng. 2.3. H¹ch to¸n chi tiÕt thµnh phÈm. Khi thµnh phÈm nhËp kho ®­îc phßng kho vËn theo dâi vÒ sè l­îng nhËp vµ gi¸ b×a cña tªn s¸ch vµ chuyÓn d÷ liÖu cho phßng kÕ to¸n. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tÝnh gi¸ vèn hµng xuÊt theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. PhiÕu nhËp kho ThÎ kho Sæ kÕ to¸n chi tiÕt PhiÕu xuÊt kho KÕ to¸n tæng hîp B¶ng tæng hîp chi tiÕt N-X-T T¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc, kÕ to¸n chi tiÕt thµnh phÈm ®­îc ¸p dông theo ph­¬ng ph¸p ThÎ song song: - T¹i kho: ViÖc ghi chÐp chi tiÕt ®­îc thùc hiÖn trªn ThÎ kho, Sæ kho. Hµng ngµy, c¨n cø PhiÕu nhËp kho, thñ kho nhËp sè liÖu vµo mÉu ThÎ kho vµ Sæ kho trªn m¸y vi tÝnh theo chØ tiªu sè l­îng. Cuèi th¸ng, thñ kho tiÕn hµnh céng trªn thÎ kho, Sæ kho tÝnh sè l­îng thµnh phÈm tån kho, kiÓm kª thµnh phÈm tån kho thùc tÕ ®èi chiÕu víi nhau vµ víi sè l­îng cña KÕ to¸n. NÕu sè liÖu cña KÕ to¸n vµ thñ kho trïng khíp nhau lµ ®óng. VD :TrÝch sè liÖu 12/2003: §¬n vÞ : Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc BiÓu 5 ThÎ kho - Tªn hµng: Tù nhiªn vµ x· héi 4 tËp 2 - §V: b¶n - M· sè: 1H485T7 Tån ®Çu k×: 1 820 Sè TT Chøng tõ §¬n vÞ giao §¬n vÞ nhËn Sè l­îng Sè Ngµy NhËp XuÊt Tån 1 PN 1982 15/12 XN in NghÖ An 32 000 33 820 2 H§ 0083599 17/12 XN in Thanh Ho¸ CTS-TBTH Thanh Ho¸ 8120 28 920 3 H§ 0083680 20/12 XN in H¶i D­¬ng CTS-TBTH H¶i D­¬ng 12 000 16 920 . . ….. Tæng céng 54 000 52 520 3 300 Tån cuèi kú : 3 300 C¸ch lËp thÎ kho: ThÎ kho ®­îc lËp cho tõng tªn s¸ch, hµng ngµy khi nhËn ®­îc chøng tõ nhËp – xuÊt kho thµnh phÈm, thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña tõng chøng tõ. Cuèi th¸ng, thñ kho tiÕn hµnh céng trªn thÎ kho vµ tÝnh sè l­îng thµnh phÈm tån kho, ®èi chiÕu víi sè liÖu kÕ to¸n. C¸ch lËp sæ kho: Sæ kho còng ®­îc lËp dùa trªn chøng tõ nhËp – xuÊt kho thµnh phÈm. Sæ kho ®­îc lËp theo kho, do Phßng kho vËn lËp còng chØ theo dâi vÒ sè l­îng nhËp, xuÊt thµnh phÈm, cuèi th¸ng thùc hiÖn ®è chiÕu sè liÖu trªn Sæ kho víi c¸c ThÎ kho. MÉu Sæ kho nh­ sau: §¬n vÞ : Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc BiÓu 6 Sæ kho Kho 2 Th¸ng 12 n¨m 2003 §¬n vÞ: b¶n Chøng tõ Sè l­îng Ghi chó NhËp XuÊt Tån ®Çu NhËp XuÊt Tån cuèi 2 518 721 …… ……….. PN1982 32 000 1 859 820 H§ 0083599 15 146 1 844 674 H§ 0083680 12 000 1 832 674 …… …….. Céng 2 518 721 1 524 780 1 481 319 2 562 182 LËp biÓu Thñ kho - T¹i phßng KÕ to¸n –Tµi vô : KÕ to¸n sö dông PhiÕu nhËp kho vµ Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho (H§GTGT) më Sæ chi tiÕt cho tõng cuèn s¸ch vµ theo dâi c¶ vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Tuy nhiªn, Sæ chi tiÕt nµy còng chØ theo dâi gi¸ trÞ theo gi¸ b×a mµ ch­a theo dâi ®­îc gi¸ vèn lµm c¬ së ®Ó ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm. Sau ®©y lµ trÝch Sæ chi tiÕt thµnh phÈm th¸ng 12/2003: KÕ to¸n cßn dïng PhiÕu nhËp kho lµm c¨n cø vµo B¶ng kª nhËp s¸ch theo tõng nguån nhËp. Cã nhiÒu nguån nhËp kh¸c nhau nh­: S¸ch in gia c«ng, S¸ch nhËp tõ c¸c nhµ in ®Êu thÇu trong c¶ n­íc.....Cuèi th¸ng, KÕ to¸n kiÓm tra B¸o c¸o cña phßng Kho vËn, ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a KÕ to¸n víi Thñ kho. Sau ®ã, KÕ to¸n lËp B¸o c¸o tæng hîp nhËp s¸ch, kÕt hîp cïng B¸o c¸o xuÊt s¸ch cña kÕ to¸n tiªu thô lËp nªn B¸o c¸o t×nh h×nh nhËp –xuÊt –tån kho. - Víi s¸ch gia c«ng B¸o c¸o t×nh h×nh nhËp s¸ch ®­îc lËp tæng hîp cña tÊt c¶ c¸c nhµ in gia c«ng. BiÓu 8 B¸o C¸o NHËp tõ c¸c ®¬n vÞ gia c«ng Th¸ng 12/2003 M· Tªn ®¬n vÞ Sè l­îng nhËp Ghi chó XBN 198 XÝ nghiÖp in 19/8 7 000 XNBBAD XN in Ba §×nh Thanh Ho¸ 12 000 XNNBAG XN in B¾c Giang 7 500 XNBCHP X­ëng in CTS TBTH H¶i Phßng 8 000 XNBDAQ XN in §¹i häc Quèc gia 15 000 XNBDIH Nhµ m¸y in Diªn Hång 1 450 250 XNBHAC XN in HËu CÇn 25 000 XNBHAD XN in H¶i D­¬ng 124 600 XNBHAG XN in Hµ Giang 151 240 XNBHAP XN in H¶i Phßng 450 000 XNBHAT XN in Hµ T©y 12 420 Céng 2 263 010 Víi nguån s¸ch nhËp tõ c¸c nhµ in ®Êu thÇu c¸c nhµ in lËp B¶ng kª göi kÌm Hãa ®¬n cho Phßng KÕ to¸n, ®èi chiÕu víi sè liÖu nhËp s¸ch cña phßng kho vËn kÕ to¸n lËp B¸o c¸o tæng hîp t×nh h×nh nhËp s¸ch. VD: B¸o c¸o t×nh h×nh nhËp s¸ch Cuèi mçi th¸ng, KÕ to¸n lËp B¸o c¸o tæng hîp nhËp s¸ch theo tõng nguån nhËp vÒ sè l­îng vµ gi¸ b×a. BiÓu 9 B¸o c¸o tæng hîp nhËp s¸ch Th¸ng 12/2003 Sè TT DiÔn gi¶i Ph¸t sinh th¸ng 12 Luü kÕ tõ ®Çu n¨m Sè l­îng (b¶n) Sè tiÒn (Gi¸ b×a) Sè l­îng (b¶n) Sè tiÒn (Gi¸ b×a) 1 S¸ch nhËp gia c«ng 2 263 010 9 661 456 500 60 816 972 280 326 893 470 2 NhËp in (§T trong n­íc) 227 282 1 037 167 800 42 354 843 178 897 585 600 3 NhËp in trän gãi 0 0 4 NhËp in (§T quèc tÕ) 0 0 5 NhËp tõ CNMN 0 1 057 061 5 802 451 800 6 NhËp tõ CNMT 0 90 6210 355 348 350 7 NhËp mua trän gãi 0 0 8 NhËp s¸ch hîp t¸c quèc tÕ 0 0 9 NhËp tõ c¸c nguån kh¸c 0 136 925 1 233 431 662 Tæng nhËp 2 490 292 10 698 624 300 104 456 986 466 597 710 882 Cuèi th¸ng, KÕ to¸n kiÓm tra b¸o c¸o cña Phßng kho vËn vµ lËp B¸o c¸o tæng hîp nhËp s¸ch. KÕt hîp víi B¸o c¸o xuÊt s¸ch cña phßng ph¸t hµnh kÕ to¸n tiªu thô lËp B¸o c¸o t×nh h×nh NhËp – XuÊt – Tån. B¸o c¸o t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho ®­îc lËp dùa trªn Sæ chi tiÕt thµnh phÈm, B¸o c¸o tæng hîp nhËp s¸ch, xuÊt s¸ch. B¸o c¸o nµy ph¶n ¸nh ®­îc sè chªnh lÖch gi÷a l­îng s¸ch in ra vµ sè l­îng s¸ch tiªu thô ®­îc. B¸o c¸o nµy ®­îc tËp hîp theo m¶ng chø kh«ng tËp hîp theo tõng tªn s¸ch. Dùa trªn b¸o c¸o nµy nhµ qu¶n trÞ sÏ biÕt ®­îc mét c¸ch tæng qu¸t t×nh h×nh tiªu thô trong th¸ng vµ sè l­îng s¸ch cßn tån cuèi th¸ng ®Ó ®­a ra kÕ ho¹ch cho c¸c kú kÕ to¸n tiÕp theo. Tuy nhiªn, t¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc B¸o c¸o nµy chØ theo dâi ®­îc vÒ mÆt sè l­îng, cßn vÒ gi¸ trÞ chØ theo dâi theo gi¸ b×a mµ kh«ng theo dâi gi¸ vèn cña l­îng s¸ch nhËp, xuÊt trong kú. MÉu B¸o c¸o t×nh h×nh NhËp – XuÊt – Tån th¸ng 12/2003: 2.4. KÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm. Ngoµi viÖc theo dâi chi tiÕt t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho thµnh phÈm cßn ®ßi hái kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh trªn sæ kÕ to¸n tæng hîp. Tµi kho¶n sö dông Tµi kho¶n 155 ®­îc chi tiÕt cho c¸c m¶ng s¸ch: - TK1551: Thµnh phÈm SGK - TK1552: Thµnh phÈm STK - TK 1558: Thµnh phÈm kh¸c KÕ to¸n tæng hîp nhËp, xuÊt kho thµnh phÈm. Do sè s¸ch nhËp kho ch­a x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ thµnh thùc tÕ ngay khi nhËp nªn cuèi th¸ng kÕ to¸n míi ph¶n ¸nh gi¸ trÞ s¸ch nhËp kho vµo tµi kho¶n 155. Nî TK 1551 Cã TK 1541: Cã TK 136 – Chi tiÕt cho c¸c c«ng ty Gi¸ trÞ thµnh phÈm thiÕu, thõa khi kiÓm kª ch­a râ nguyªn nh©n vµo cuèi n¨m hoÆc khi cã yªu cÇu cña ban gi¸m ®èc kÕ to¸n ph¶n ¸nh: Nî TK 1551 Cã TK 138, 338 KÕ to¸n nghiÖp vô xuÊt kho thµnh phÈm t¹i ®©y chØ cã xuÊt b¸n vµ xuÊt cho c¸c chi nh¸nh, h¹ch to¸n phÇn nµy ®­îc nªu cô thÓ trong phÇn h¹ch to¸n gi¸ vèn. KÕ to¸n sau khi vµo NhËt ký chung sè liÖu sÏ ®­îc kÕt chuyÓn sang Sè c¸i tæng hîp TK 1551. BiÓu 12 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 1551 thµnh phÈm (SGK) Th¸ng 12/2003 D­ Nî ®Çu kú: 13 043 673 370 TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn  1541 7 499 450 835 6321  6 236 947 728 6321   3 937 500 PS trong kú 7 503 388 335  PS trong kú 6 236 947 728 Luü kÕ quý 70 560 883 900  Luü kÕ quý  67 407 729 800 Luü kÕ n¨m 303 289 466 475   Luü kÕ n¨m 304 456 896 884 D­ nî cuèi kú 14 310 113 977 Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng 3. Néi dung h¹ch to¸n tiªu thô SGK t¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. 3.1. Néi dung h¹ch to¸n gi¸ vèn hµng b¸n. a. Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n. KÕ to¸n thµnh phÈm Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc sö dông ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn ®Ó tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n. Vµo cuèi th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp vµ ph©n bæ chi phÝ cho tõng m¶ng s¸ch vµ kÕt chuyÓn ®Ó tÝnh gi¸ vèn theo c«ng thøc: TrÞ gi¸ hµng xuÊt trong kú Sè l­îng tån ®Çu kú TrÞ gi¸ hµng nhËp trong kú TrÞ gi¸ hµng tån ®Çu kú Sè l­îng s¸ch xuÊt trong kú Sè l­îng hµng nhËp trong kú + + = x Trong ®ã: + TrÞ gi¸ hµng tån ®Çu kú ®­îc lÊy tõ sè d­ cuèi kú tr­íc. + TrÞ gi¸ hµng nhËp trong kú lµ gi¸ thµnh cña sè s¸ch nhËp trong kú. TrÞ gi¸ hµng xuÊt trong kú chØ tÝnh ®­îc vµo cuèi th¸ng nªn khi xuÊt hµng kÕ to¸n chØ ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng mµ ch­a ph¶n ¸nh gi¸ vèn. b. H¹ch to¸n chi tiÕt gi¸ vèn hµng b¸n. Do Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc sö dông hÖ thèng kÕ to¸n m¸y nªn cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp chØ cÇn thùc hiÖn tÝnh gi¸ vèn hµng xuÊt trong th¸ng cña tõng m¶ng s¸ch vµ kÕt chuyÓn sè liÖu lªn sæ chi tiÕt TK 6321 vµ TK 1551. Sæ chi tiÕt TK 6321 theo dâi chi tiÕt gi¸ vèn xuÊt cña tõng ho¸ ®¬n xuÊt, cã theo dâi chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n, tiÓu vµ tiÕt kho¶n (nÕu cã). KÕ to¸n tÝnh gi¸ vèn hµng xuÊt trong kú ®èi chiÕu víi sè ph¸t sinh cña TK 6321. MÆc dï gi¸ thµnh ®­îc tÝnh cho tõng tªn s¸ch nh­ng gi¸ vèn s¸ch xuÊt trong kú doanh nghiÖp chØ tËp hîp chung cho c¶ th¸ng. Sau ®©y lµ Sæ chi tiÕt TK 6321 cña th¸ng 12/2003: c. KÕ to¸n tæng hîp gi¸ vèn hµng b¸n. KÕ to¸n sö dông TK 632 ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n vµ chi tiÕt thµnh c¸c TK cÊp 2: - TK6321: Gi¸ vèn hµng b¸n – SGK. - TK6322: Gi¸ vèn hµng b¸n – STK. -TK6328: Gi¸ vèn thµnh phÈm kh¸c. Khi xuÊt b¸n hµng kÕ to¸n chØ ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng, cuèi th¸ng kÕ to¸n tÝnh trÞ gi¸ hµng xuÊt trong kú råi ®Þnh kho¶n: Nî TK 6321: “Gi¸ vèn SGK xuÊt b¸n trong kú” Cã TK 1551: “Gi¸ vèn SGK xuÊt b¸n trong kú” T¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc kh«ng cã xuÊt trùc tiÕp mµ tÊt c¶ s¸ch nhËp tõ c¸c nguån ®­îc nhËp vµo kho cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc vµ ®­îc ®ãng bé råi xuÊt ®ång bé theo hîp ®ång. KÕ to¸n kh«ng sö dông TK157 “Hµng göi b¸n”, SGK cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc chØ b¸n theo hîp ®ång cho 61 C«ng ty s¸ch- TBTH, c¸c ®¹i lý vµ cöa hµng s¸ch ë c¸c tØnh thµnh th× ph¶i lÊy qua c¸c C«ng ty s¸ch. Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i kÕ to¸n ghi gi¶m gi¸ vèn theo ®óng quy ®Þnh: Nî TK 1551 : “Gi¸ vèn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i” Cã TK 6321: “Gi¸ vèn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i” Tr­êng hîp SGK ®em biÕu, tÆng, ñng hé kÕ to¸n ph¶n ¸nh gi¸ vèn nh­ tr­êng hîp b¸n hµng. Cuèi th¸ng, tÝnh ra sè thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®Çu vµo kh«ng ®­îc khÊu trõ t­¬ng øng cña SGK, kÕ to¸n ph¶n ¸nh: Nî TK 6321 : “Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo kh«ng ®­îc khÊu trõ” Cã TK 133: “Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo kh«ng ®­îc khÊu trõ” Sau khi kÕ to¸n nhËp sè liÖu vµo Sæ nhËt ký chung, sè liÖu ®­îc kÕt chuyÓn vµo Sæ chi tiÕt gi¸ vèn vµ Sæ c¸i tµi kho¶n 6321. Sæ c¸i TK 6321 th¸ng 12/2003 cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc nh­ sau: BiÓu 15 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 6321 gi¸ vèn hµng b¸n (SGK) Th¸ng 12/2003 TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 1551  6 236 947 728  1551  3 937 500   1331 411 638 550   911 6 784 648 778  1591 140 000 000  PS trong kú 6 788 586 278  PS trong kú 6 788 586 278 Luü kÕ quý 71 652 982 200  Luü kÕ quý 71 652 982 200  Luü kÕ n¨m 315 509 523 571  Luü kÕ n¨m 315 509 523 571  D­ nî cuèi kú Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng 3.2. H¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ. a. Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh doanh thu vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ. Ho¸ ®¬n GTGT kiªm phiÕu xuÊt kho sau khi cËp nhËt vµo m¸y vi tÝnh, qua hÖ thèng xö lý NhËt ký chung sÏ ®­îc cËp nhËt vµo Sæ chi tiÕt vµ Sæ c¸i tµi kho¶n doanh thu. Doanh thu b¸n hµng chØ ph¶n ¸nh gi¸ b¸n bu«n s¸ch cho c¸c kh¸ch hµng, phÇn chiÕt khÊu trõ trùc tiÕp trªn ho¸ ®¬n bëi v× c¸c lo¹i s¸ch khi ®Õn tay ng­êi mua theo gi¸ b×a. Do vËy, kho¶n chiÕt khÊu trõ trªn ho¸ ®¬n lµ thu nhËp cña c¸c C«ng ty s¸ch - TBTH. T¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc kh«ng cã chiÕt khÊu b¸n hµng mµ chØ cã chiÕt khÊu thanh to¸n ë Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc lµ nh÷ng kho¶n tiÒn mµ Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc chi cho kh¸ch hµng do thanh to¸n nhanh, hoÆc t¨ng chiÕt khÊu ®Ó tiªu thô s¸ch xuÊt b¶n tõ nh÷ng n¨m tr­íc. ChiÕt khÊu nµy lµ 1% vµ ®­îc tÝnh trªn tæng gi¸ thanh to¸n cña kh¸ch hµng. C¸c kho¶n gi¶m gi¸ hµng b¸n ®­îc thùc hiÖn khi Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc t¨ng phÝ SGK tån kho nh÷ng n¨m tr­íc ®ã ®Ó nhanh chãng tiªu thô ®­îc nh÷ng s¸ch tån kho. Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc quyÕt ®Þnh gi¶m gi¸ ®èi víi tªn s¸ch nµo, Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc sÏ th«ng b¸o xuèng c¸c C«ng ty s¸ch – TBTH ®Ó lËp danh s¸ch göi lªn Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®Ó thùc hiÖn gi¶m gi¸. b. H¹ch to¸n chi tiÕt doanh thu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu. Tõ Ho¸ ®¬n b¸n hµng, kÕ to¸n vµo NhËt ký chung theo nguyªn t¾c cËp nhËt, nhê ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y sè liÖu ®­îc vµo Sæ chi tiÕt TK5111 vµ Sæ chi tiÕt TK 5311, 5321. Cuèi kú, kÕ to¸n ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sè d­ Sæ chi tiÕt víi Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n t­¬ng øng. c. H¹ch to¸n tæng hîp doanh thu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ. §Ó x¸c ®Þnh doanh thu b¸n hµng Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc chi tiÕt tµi kho¶n nµy cho tõng m¶ng s¸ch: SGK, STK vµ s¶n phÈm kh¸c. TK 5111: Doanh thu b¸n hµng SGK. TK 5112: Doanh thu b¸n hµng STK. TK 5118: Doanh thu b¸n hµng s¶n phÈm kh¸c. §èi víi doanh thu b¸n hµng néi bé Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc còng chi tiÕt cho tõng m¶ng s¸ch nh­ trªn. TK 5121: Doanh thu b¸n hµng néi bé SGK. TK 5122: Doanh thu b¸n hµng néi bé STK. TK 5118: Doanh thu b¸n hµng néi bé s¶n phÈm kh¸c. ViÖc chi tiÕt TK doanh thu nh­ trªn gióp Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc dÔ dµng h¬n trong viÖc qu¶n lý doanh thu cña tõng lo¹i s¸ch. Cuèi th¸ng, nh÷ng sè liÖu cuèi cïng cña nh÷ng TK trªn ®­îc tæng hîp vµo Sæ c¸i tæng hîp TK 511, 512 vµ tiÕn hµnh kÕt chuyÓn sang TK 911 "X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh". Cïng víi viÖc h¹ch to¸n doanh thu cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc, viÖc h¹ch to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh qua TK 131 dï kh¸ch hµng ®· tr¶ tiÒn hoÆc chØ míi chÊp nhËn thanh to¸n. KÕ to¸n tæng hîp doanh thu ë Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 131 – Chi tiÕt Doanh thu b¸n hµng” Cã TK 5111, 5112, 5118 Do SGK lµ mÆt hµng kh«ng chÞu thuÕ GTGT nªn kÕ to¸n chØ cÇn ph¶n ¸nh doanh thu mµ thùc chÊt lµ theo gi¸ b¸n bu«n chø kh«ng ph¶i gi¸ b×a s¸ch. Khi s¸ch xuÊt cho c¸c chi nh¸nh: Nî TK 136 – Chi tiÕt Doanh thu b¸n hµng néi bé Cã TK 5121, 5122, 5128 C¸c kho¶n gi¶m trõ nµy ®­îc chi tiÕt cho tõng m¶ng s¸ch nh­ sau: TK 5321: Gi¶m gi¸ hµng b¸n SGK TK 5322: Gi¶m gi¸ hµng b¸n STK TK 5328: Gi¶m gi¸ hµng b¸n s¶n phÈm kh¸c. TK 5311: Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i SGK. TK 5312: Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i STK. TK 5318: Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i c¸c thµnh phÈm kh¸c. Khi ph¸t sinh c¸c kho¶n gi¶m gi¸ kÕ to¸n ph¶n ¸nh: Nî TK 5321, 5322,5328 Sè tiÒn ®­îc gi¶m Cã TK 131 – Chi tiÕt Hµng b¸n tr¶ l¹i cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc chñ yÕu lµ do ®ãng bé nhÇm vµ xuÊt nhÇm tªn s¸ch, cã mét sè tr­êng hîp s¸ch bÞ in lçi, khi s¸ch ®­îc nhËp l¹i kho Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc, c¨n cø H§ kÕ to¸n ghi: Nî TK 5311, 5312, 5318 Doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i Cã TK 131 – Chi tiÕt Ph¶n ¸nh gi¸ vèn: Nî TK 1551, 1552, 1558 Gi¸ vèn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i Cã TK 6321, 6322, 6328 Cuèi th¸ng, c¸c sè liÖu nµy ®­îc tæng hîp vµ vµo sæ c¸i tæng hîp TK 532 vµ tiÕn hµnh kÕt chuyÓn sang TK 511 ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu thuÇn. Hµng ngµy, kÕ to¸n tiªu thô vµ kÕ to¸n c«ng nî ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh vµo NhËt ký chung vµ cuèi th¸ng kÕ to¸n lªn Sæ c¸i tæng hîp c¸c TK 511, 512, 531, 532. LÊy sè liÖu c¸c Sæ c¸i tæng hîp th¸ng 12/2003 t¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc, tuy nhiªn th¸ng 12/2003 doanh nghiÖp kh«ng ph¸t sinh doanh thu néi bé, c¸c Sæ nh­ sau: BiÓu 19 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 5111 doanh thu b¸n hµng (SGK) Th¸ng 12/2003 TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 911 10 136 875 359  131-CT 10 142 013 559   5311 3 937 500   5321 1 200 700  PS trong kú 10 142 013 559 PS trong kú 10 142 013 559 Luü kÕ quý 105 235 375 230  Luü kÕ quý 105 235 375 230  Luü kÕ n¨m 389 925 573 520 Luü kÕ n¨m 389 925 573 520 D­ nî cuèi kú Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 20 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 5311 doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i (SGK) Th¸ng 12/2003 TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 131-CT 3 937 500  5111 3 937 500  PS trong kú  3 937 500 PS trong kú 3 937 500 Luü kÕ quý 1 129 586 250 Luü kÕ quý 1 129 586 250 Luü kÕ n¨m 1 206 725 970 Luü kÕ n¨m 1 206 725 970 D­ nî cuèi kú Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 21 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 5321 gi¶m gi¸ hµng b¸n (SGK) Th¸ng 12/2003 TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 131- CT 1 200 700  5111 1 200 700   PS trong kú  1 200 700  PS trong kú 1 200 700  Luü kÕ quý 1 366 496 96 343 7802 Luü kÕ quý 1 366 496 96 343 7802 Luü kÕ n¨m 96 343 780  Luü kÕ n¨m 96 343 780  D­ nî cuèi kú Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng 3.3. H¹ch to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n víi ng­êi mua. Kh¸ch hµng cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc lµ 61 C«ng ty s¸ch – TBTH cña 61 tØnh, thµnh phè trong c¶ n­íc mµ kh«ng cã kh¸ch lÎ. V× vËy, viÖc theo dâi thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®¬n gi¶n h¬n. C¸c C«ng ty s¸ch – TBTH thùc hiÖn thanh to¸n víi Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc theo hîp ®ång ®­îc ký kÕt tõ tr­íc. a. H¹ch to¸n chi tiÕt c¸c kho¶n thanh to¸n víi ng­êi mua. Khi hµng b¸n ®­îc coi lµ tiªu thô, kÕ to¸n tiªu thô vµo NhËt ký chung ph¶n ¸nh doanh thu, khi kh¸ch hµng thanh to¸n kÕ to¸n thanh to¸n vµo NhËt ký chung nghiÖp vô thanh to¸n. Tõ NhËt ký chung, kÕ to¸n lªn Sæ chi tiÕt TK131 ®­îc chi tiÕt cho tõng C«ng ty s¸ch – TBTH vµ lËp B¶ng tæng hîp chi tiÕt TK131 cho tÊt c¶ kh¸ch hµng, tõ ®ã lËp B¶ng ph©n tÝch tû lÖ thanh to¸n. MÉu sæ chi tiÕt c«ng nî ph¶i thu: b. H¹ch to¸n tæng hîp c¸c kho¶n thanh to¸n víi ng­êi mua. Tµi kho¶n 131 ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c TK cÊp 2: TK1311: Ph¶i thu C«ng ty s¸ch – TBTH TK 1312: Ph¶i thu t¸c gi¶ TK 1313: Ph¶i thu tõ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc TK 1314: Ph¶i thu c¸c Së, Phßng gi¸o dôc. TK1318: Ph¶i thu kh¸c TÊt c¶ c¸c nghiÖp vô b¸n hµng ®Òu ®­îc h¹ch to¸n qua TK 131 kÓ c¶ kh¸ch hµng thanh to¸n ngay. §©y lµ c¸ch ghi chÐp hîp lý vµ phï hîp víi quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. Bëi kh¸ch hµng cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc chñ yÕu lµ c¸c nhµ ph©n phèi lín, nªn viÖc ghi chÐp nh­ vËy sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc thanh to¸n c«ng nî cña kh¸ch hµng víi doanh nghiÖp, kh¾c phôc ®­îc sù ghi chÐp trïng lÆp gi÷a kÕ to¸n tiªu thô vµ kÕ to¸n thanh to¸n trong tr­êng hîp kh¸ch hµng thanh to¸n ngay. Khi kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn hµng, kÕ to¸n thanh to¸n ghi sæ: Nî TK 111, 112: “Kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn hµng” Cã TK 131 : “Kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn hµng” Tõ sè liÖu ®­îc nhËp vµo NhËt ký chung, kÕ to¸n lËp Sæ c¸i TK 131 – Chi tiÕt cho tõng kh¸ch hµng vµ Sæ c¸i tæng hîp cho TK 131 chi tiÕt cho c¸c kh¸ch hµng vµ tæng hîp vµ ®èi chiÕu víi B¶ng tæng hîp chi tiÕt kh¸ch hµng. Sè liÖu th¸ng 12/2003: BiÓu 24 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 1310017 – Ph¶i thu C«ng ty s¸ch TBTH thanh ho¸ Th¸ng 12/2003 D­ Nî ®Çu kú: 518 988 674 TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 5111  134 114 916 1121 300 000 000 PS trong kú 134 114 916 PS trong kú 300 000 000 Luü kÕ quý 450 650 560  Luü kÕ quý 400 000 000 Luü kÕ n¨m 1 540 500 500 Luü kÕ n¨m 1 300 000 000 D­ nî cuèi kú: 353 103 590 Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 25 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 131 – Ph¶i thu kh¸ch hµng Th¸ng 12/2003 D­ Nî ®Çu kú: TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 5111  10 142 013 559    5311 3 937 500   5321 1 200 700  111 8 1121 PS trong kú 10 142 013 559  PS trong kú Luü kÕ quý Luü kÕ quý Luü kÕ n¨m Luü kÕ n¨m D­ nî cuèi kú Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng 4. H¹ch to¸n kÕt qu¶ tiªu thô cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. Lµ mét doanh nghiÖp cã quy m« lín, Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc h¹ch to¸n kÕt qu¶ theo th¸ng chñ yÕu lµ phôc vô cho môc ®Ých qu¶n lý. Hµng quý, doanh nghiÖp ph¶i göi c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh cho c¸c Bé vµ c¬ quan chñ qu¶n theo ®óng yªu cÇu chung. §Ó phôc vô nhu cÇu qu¶n lý, Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ riªng cho m¶ng SGK vµ STK. Gi¸ vèn, doanh thu vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ ®­îc tÝnh riªng cho hai m¶ng nµy, cßn chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ®­îc ph©n bæ theo doanh thu b¸n hµng cña hai m¶ng nµy. 4.1. H¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng. Chi phÝ b¸n hµng cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc lµ chi phÝ vÒ kho vËn, tiÒn l­¬ng cña bé phËn kho vËn, chi phÝ vËn t¶i chuyªn trë s¸ch vÒ kho vµ tíi kh¸ch hµng. Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt thµnh 3 tµi kho¶n cÊp 2 vµ 26 tiÓu kho¶n, c¸c tiÓu kho¶n chi tiÕt nh­: chi phÝ tiÒn l­¬ng, chi phÝ khÊu hao TSC§, chi phÝ v©n chuyÓn SGK thuª ngoµi,... . ViÖc ph©n chia nµy mÆc dï g©y khã kh¨n cho kÕ to¸n trong viÖc ®Þnh kho¶n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, song l¹i rÊt cã t¸c dông trong viÖc qu¶n lý c¸c kho¶n chi phÝ liªn quan. C¸c TK cÊp 2 cña tµi kho¶n nµy lµ: - TK 6411 “Chi phÝ b¸n hµng – SGK” - TK 6412 “Chi phÝ b¸n hµng – STK” - TK 6418 “Chi phÝ b¸n hµng c¸c s¶n phÈm kh¸c. KÕ to¸n nhËp sè liÖu vµo NhËt ký chung theo nguyªn t¾c cËp nhËt, cuèi kú ph©n bæ vµ kÕt chuyÓn vÒ TK 911 “x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh”. Tõ ®ã, kÕ to¸n lªn Sæ c¸i chi tiÕt vµ tæng hîp TK 641. Khi ph¸t sinh chi phÝ kÕ to¸n ghi: Nî TK 6411, 6412, 6418 Chi phÝ b¸n hµng Cã TK 111, 112, 331, 214, … Sè liÖu lÊy th¸ng 12/2003: BiÓu 29 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 6411 – chi phÝ b¸n hµng (SGK) Th¸ng 12/2003 D­ ®Çu kú: TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 111 55 240 200 9111 680 808 100 112 324 500 000 214 33 433 690 334 215 287 650 ……….. PS trong kú  680 808 100 PS trong kú 680 808 100 Luü kÕ quý 1 036 735 410  Luü kÕ quý 1 036 735 410  Luü kÕ n¨m  5 237 393 128 Luü kÕ n¨m  5 237 393 128 D­ cuèi kú Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng 4.2. H¹ch to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc lµ chi phÝ chiÕm tû träng kh¸ lín nªn còng ®­îc theo dâi rÊt chi tiÕt vµ chÆt chÏ. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp bao gåm toµn bé chi phÝ liªn quan ®Õn viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh NXB nh­: TiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm, chi phÝ ®µo t¹o, tuyªn truyÒn qu¶ng c¸o ,... ®­îc chi tiÕt thµnh 35 tiÓu kho¶n ®Ó dÔ qu¶n lý. TiÓu kho¶n 6420001: TiÒn l­¬ng. TiÓu kho¶n 6420002: B¶o hiÓm x· héi. TiÓu kho¶n 6420014: Tuyªn truyÒn qu¶ng c¸o. .... Còng nh­ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp còng ®­îc kÕ to¸n nhËp sè liÖu vµo Sæ nhËt ký chung hµng ngµy, cuèi kú kÕ to¸n ph©n bæ kÕt chuyÓn vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶. KÕ to¸n còng sö dông Sæ c¸i chi tiÕt vµ Sæ c¸i tæng hîp ®Ó theo dâi chi phÝ qu¶n lý gièng c¸c sæ cña chi phÝ b¸n hµng C¸c nghiÖp vô ph¸t sinh kÕ to¸n ph¶n ¸nh: Nî TK 642 : Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Cã TK 111,112,331: Chi phÝ qu¶n lý mua ngoµi. Cã TK 214 : KhÊu hao TSC§ ph©n bæ cho CPQL. Cã TK 334, 338 : L­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch l­¬ng. ……………………………………………………. S¬ ®å 16. Quy tr×nh tæ chøc h¹ch to¸n chi phÝ BH vµ qu¶n lý doanh nghiÖp PhiÕu chi SÐc CK Uû nhiÖm chi NhËt ký chung Sæ c¸i chi tiÕt. Sæ c¸i tæng hîp TK641, 642 Chi phÝ b¸n hµng vµ qu¶n lý chñ yÕu lµ dïng phiÕu chi, rÊt Ýt tr­êng hîp dïng SÐc vµ UNC. PhiÕu chi cho chi phÝ cã mÉu nh­ sau: BiÓu 30 PhiÕu chi Sè: 004789 Ngµy 12 th¸ng 12 n¨m 2003 Nî TK 641 Cã TK 111 Hä vµ tªn ng­êi nhËn tiÒn: NguyÔn ThÞ Mai §Þa chØ: Phßng Ph¸t hµnh SGK Lý do chi: Chi göi s¸ch ®i c¸c tØnh Sè tiÒn: 290.500® ViÕt b»ng ch÷: (Hai tr¨m chÝn m­¬i ngh×n n¨m tr¨m ®ång ch½n). KÌm theo: 01 chøng tõ gèc. KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) Ng­êi lËp phiÕu (Ký, hä tªn) §· nhËn ®ñ tiÒn (ViÕt b»ng ch÷): ................................................................................................ Thñ quü (Ký, hä tªn) Ngµy 12 th¸ng 12 n¨m 2003 Ng­êi nhËn tiÒn (Ký, hä tªn) BiÓu 32 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 6421 – chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp (SGK) Th¸ng 12/2003 D­ ®Çu kú: TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 111 30 500 200 9111 1 058 912 446 112 554 500 000 214 83 574 860 334 345 936 000 …………. PS trong kú 1 058 912 466 PS trong kú 680 808 100 Luü kÕ quý 4 555 645 932 Luü kÕ quý 1 036 735 410  Luü kÕ n¨m 16 343 259 294 Luü kÕ n¨m  5 237 393 128 D­ cuèi kú Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng 3. H¹ch to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Cuèi kú, kÕ to¸n thùc hiÖn c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn doanh thu, gi¸ vèn, chi phÝ b¸n hµng vµ qu¶n lý ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ l·i lç trong kú. TK 911 ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c TK cÊp 2: TK 9111 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh SGK” TK 9112 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh STK” TK9116 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh ho¹t ®éng tµi chÝnh” TK 9118 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh kh¸c” KÕt chuyÓn doanh thu b¸n hµng: Nî TK 5111, 5112, 5118 Doanh thu b¸n hµng Cã TK 9111, 9112, 9113 KÕt chuyÓn gi¸ vèn: Nî TK 9111, 9112, 9118 Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK 6321, 6322, 6328 KÕt chuyÓn L·i, lç tõ tiªu thô: Nî (Cã)TK 9111, 9112, 9118 L·i, lç tõ s¶n xuÊt kinh doanh Cã (Nî)TK 421 Sau khi x¸c ®Þnh xong kÕt qu¶ l·i lç cña tõng m¶ng s¸ch vµ ho¹t ®éng kÕ to¸n vµo sæ c¸i TK421 tæng hîp. Lîi nhuËn cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc chñ yÕu lµ tõ SGK, v× ®©y lµ m¶ng chÝnh s¶n xuÊt kinh doanh chÝnh cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. Hµng n¨m, lîi nhuËn tõ SGK chiÕm kho¶ng70% lîi nhuËn cña doanh nghiÖp, cßn l¹i lµ lîi nhuËn cña STK vµ c¸c lo¹i s¸ch b¸o kh¸c. Sè liÖu th¸ng 12/2003: BiÓu 34 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 9111 – x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh SGK Th¸ng 12/2003 D­ ®Çu kú: TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 6321 6 784 648 778 5111 10 136 875 358 6411 680 808 100 6421 1 058 912 446 421 1 612 506 034 PS trong kú 10 136 875 358 PS trong kú 10 136 875 358 Luü kÕ quý 27 650 520 120 Luü kÕ quý 27 650 520 120 Luü kÕ n¨m 245 542 650 505 Luü kÕ n¨m 245 542 650 505 D­ cuèi kú Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 35 Sæ c¸i tæng hîp Sè hiÖu tµi kho¶n: 421 – Lîi nhuËn tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh Th¸ng 12/2003 D­ Cã ®Çu kú: 2 500 000 TK ghi Cã Sè tiÒn TK ghi Nî Sè tiÒn 9111 1 612 506 034 9112 667 486 250 9116 95 624 900 9118 5 253 257 PS trong kú 95 624 900 PS trong kú 2 285 245 541 Luü kÕ quý 197 444 770 Luü kÕ quý 7 260 611 000 Luü kÕ n¨m 6 570 484 187 Luü kÕ n¨m 30 026 301 559 D­ Cã cuèi kú: 1 540 000 Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 LËp BiÓu KÕ to¸n tr­ëng 4. HÖ thèng sæ kÕ to¸n b¸o c¸o kÕ to¸n víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n trÞ cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. Víi ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y h÷u hiÖu cho phÐp kÕ to¸n cã thÓ lËp c¸c B¸o c¸o kÕ to¸n hµng th¸ng vµ hµng quý. B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp ®­îc lËp theo ®óng mÉu ban hµnh cña Bé tµi chÝnh hµng quý ®­îc lËp vµ göi cho c¸c c¬ quan chøc n¨ng theo ®óng yªu cÇu. Ngoµi ra, hµng th¸ng kÕ to¸n lËp b¸o c¸o nµy ®Ó phôc vô cho môc ®Ých qu¶n lý cña doanh nghiÖp. BiÓu 36 B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t §éng kinh doanh Th¸ng 12/2003 CHØ TI£U M· sè Th¸ng 12 Tæng doanh thu 01 17 592 613 733 Trong ®ã: Doanh thu néi bé 02 0 C¸c kho¶n gi¶m trõ (04+05+06+07) 03 753 726 955 + ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i 05 655 623 960 + Gi¶m gi¸ 06 81 921 120 + Gi¸ trÞ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i 07 6 181 875 + ThuÕ tiªu thô ®Æc biÖt, thuÕ XNK ph¶i nép 08 0 1. Doanh thu thuÇn (01-03) 10 16 838 886 778 2. Gi¸ vèn hµng b¸n 11 11 483 728 870 3. Lîi nhuËn gép (10-11) 20 5 385 113 908 4. Chi phÝ b¸n hµng 21 1 163 916 267 5. Chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp 22 1 180 327 200 6. Lîi tøc thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh [20-(21+22)] 30 2 380 870 441 - Thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh 31 130 214 800 - Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh 32 225 839 700 7. Lîi tøc thuÇn tõ ho¹t ®éng Tµi chÝnh (31-32) 40 (95 624 900) - C¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng 41 0 - Chi phÝ bÊt th­êng 42 0 8. Lîi tøc bÊt th­êng (41- 42) 50 0 9. Tæng lîi nhuËn tr­íc thuÕ (30+40+50) 60 2 285 245 541 10. ThuÕ thu nhËp DN ph¶i nép 70 731 278 573 11. Lîi nhuËn sau thuÕ (60-70) 80 1 553 966 968 Ngoµi viÖc lËp nh÷ng BCTC theo quy ®Þnh, ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y cña doanh Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc cho phÐp kÕ to¸n lËp nhiÒu B¸o c¸o qu¶n trÞ ®¸p øng nhu cÇu qu¶n trÞ cña Nhµ xuÊt b¶n. B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh chi tiÕt cña tõng Tµi kho¶n, TiÓu kho¶n cho phÐp kÕ to¸n theo dâi sè ph¸t sinh cña tõng TiÓu kho¶n, còng nh­ Tµi kho¶n ®Ó kÞp thêi ph¸t hiÖn sai sãt khi cã nghiÖp vô bÊt th­êng vµ gióp kÕ to¸n ®èi chiÕu víi Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. Sæ ®èi øng Tµi kho¶n, TiÓu kho¶n cho phÐp kÕ to¸n cã thÓ theo dâi ®èi øng cña bÊt kú cÆp Tµi kho¶n, TiÓu kho¶n nµo còng nh­ cña mét Tµi kho¶n, tiÓu kho¶n víi tÊt c¶ c¸c Tµi kho¶n, TiÓu kho¶n liªn quan. BiÓu 37 Sæ ®èi øng tµi kho¶n Tµi kho¶n 1551 víi tµi kho¶n 1541 Th¸ng 12/2003 §èi øng Nî Sè tiÒn §èi øng Cã Sè tiÒn 1541 7 499 450 835 1541 0 Víi hÖ thèng Sæ s¸ch, B¸o c¸o chi tiÕt vµ chÆt chÏ gióp cho kÕ to¸n doanh nghiÖp vµ nhµ qu¶n lý cã thÓ n¾m b¾t t×nh h×nh s¶n xuÊt còng nh­ tiªu thô cña doanh nghiÖp m×nh mét c¸ch kÞp thêi nhÊt tr¸nh ®­îc tèi ®a c¸c sai sãt nhÇm lÉn trong c«ng t¸c kÕ to¸n. HÖ thèng Sæ s¸ch, B¸o c¸o nµy cßn gióp cho b« phËn lËp kÕ ho¹ch cã thÓ lËp ®­îc nh÷ng kÕ ho¹ch s¸t thùc nhÊt. Ngoµi c¸c B¸o c¸o trªn Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc cßn më Chøng tõ ghi sæ nh­ sau: PhÇn II. Ph­¬ng h­íng vµ gi¶i ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh víi viÖc n©ng cao lîi nhuËn doanh nghiÖp. I. Nh÷ng nhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm vµ tiªu thô thµnhphÈm. 1. Ph©n tÝch t×nh h×nh tiªu thô cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc trong nh÷ng n¨m qua. KÕ to¸n thµnh phÈm cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc trong nh÷ng n¨m qua ®· cã nh÷ng b­íc c¶i tiÕn ®¸ng kÓ. - KÕ to¸n thµnh phÈm ®· dÇn hoµn thiÖn h¬n, ®· cã sù phèi hîp chÆt chÏ gi÷a 3 phßng: kho vËn, phßng ph¸t hµnh, phßng kÕ to¸n theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån SGK. - Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®· thùc hiÖn tÝnh gi¸ thµnh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn lµ ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ t­¬ng ®èi chÝnh x¸c. Tuy nhiªn, h¹n chÕ cña ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ nµy lµ kh«ng x¸c ®Þnh gi¸ xuÊt hµng ho¸ t¹i mét thêi ®iÓm bÊt kú trong th¸ng. HiÖn nay, víi sù hç trî ®¾c lùc cña hÖ thèng phÇn mÒm kÕ to¸n, Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc cã thÓ thay ®æi ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ xuÊt hµng ho¸ sang ph­¬ng ph¸p gi¸ b×nh qu©n liªn hoµn, cô thÓ cña ph­¬ng ph¸p nµy sÏ ®­îc tr×nh bµy trong phÇn ®Ò xuÊt. - KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ cña doanh nghiÖp ®· x¸c ®Þnh ®­îc theo tõng m¶ng s¸ch gióp cho viÖc lËp kÕ ho¹ch ®­îc tèt h¬n, ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ cña tõng m¶ng tèt h¬n. Qua thêi gian thùc tËp t¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc em nhËn thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung, kÕ to¸n tiªu thô nãi riªng cã mét sè ­u nh­îc ®iÓm nh­ sau: 1. ¦u ®iÓm. Qua thêi gian t×m hiÓu t×nh h×nh thùc tÕ t¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc, nh×n chung c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm , tiªu thô thµnh phÈm còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung cã nh÷ng ­u ®iÓm næi bËt sau : + H×nh thøc kÕ to¸n : Doanh nghiÖp sö dông hÖ thèng kÕ to¸n m¸y nªn h×nh thøc NhËt ký chung lµ hoµn toµn phï hîp, bªn c¹nh ®ã Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc cßn sö dông Chøng tõ ghi sæ nh­ lµ mét lo¹i sæ ®Ó ph©n lo¹i chøng tõ ®Ó cã thÓ qu¶n lý ®­îc mét khèi l­îng chøng tõ lín. Chøng tõ ghi sæ ë ®©y chØ ®­îc coi nh­ mét lo¹i chøng tõ cïng víi c¸c sæ s¸ch cña h×nh thøc NhËt ký chung ®­îc kÕ to¸n Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc vËn dông mét c¸ch linh ho¹t vµ s¸ng t¹o ®Ó phï hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ s¶n xuÊt còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. + Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n : Trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ®· h¹n chÕ trïng lÆp ghi chÐp mµ vÉn ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt nguån sè liÖu ban ®Çu. Thèng nhÊt vÒ ph¹m vi ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu kinh tÕ gi÷a kÕ to¸n víi c¸c bé phËn liªn quan còng nh­ c¸c néi dung cña c«ng t¸c kÕ to¸n, ®ång thêi ®¶m b¶o cho sè liÖu kÕ to¸n ph¶n ¸nh trung thùc, hîp lý, râ rµng, dÔ hiÓu. Do ®ã viÖc tæ chøc kÕ to¸n ë Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc lµ phï hîp víi ®iÒu kiÖn mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh cã qui m« lín, ph¹m vi ho¹t ®éng réng. + PhÇn mÒm kÕ to¸n m¸y ®­îc x©y dùng cho quy m« lín vµ chÆt chÏ gi¶m bít ®­îc rÊt nhiÒu c«ng viÖc cho ng­êi lµm kÕ to¸n. Kh«ng nh÷ng thÕ phÇn mÒm kÕ to¸n t¹i ®©y ®· + VÒ viÖc tæ chøc, thiÕt lËp c¸c sæ s¸ch, b¶ng biÓu: Trong c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm, nh»m ph¶n ¸nh trung thùc, kh¸ch quan, kÞp thêi mäi ho¹t ®éng diÔn ra trong kh©u tiªu thô ,c¸c b¶ng kª, sæ chi tiÕt, sæ tæng hîp ®· ®­îc lËp mét c¸ch t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ. S¸ch gi¸o khoa cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc bao gåm nhiÒu lo¹i b¸n cho nhiÒu ®èi t­îng kh¸ch hµng kh¸c nhau trong c¶ n­íc, viÖc theo dâi t×nh h×nh tiªu thô ®ßi hái ph¶i chi tiÕt cô thÓ. KÕ to¸n tiªu thô ®· më Sæ chi tiÕt tiÓu kho¶n cña TK 131 cho tõng C«ng ty s¸ch, kÕ to¸n c«ng nî cho 2 chi nh¸nh më Sæ chi tiÕt tiÓu kho¶n cña TK 136 cho tõng chi nh¸nh. Ngoµi ra, c«ng t¸c tiªu thô cßn ®­îc ph¶n ¸nh vµo B¶ng kª xuÊt s¸ch, B¶ng ph©n tÝch tû lÖ thanh to¸n cña kh¸ch hµng. ViÖc lµm nµy ®· lµm cho Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc lu«n n¾m b¾t chÆt chÏ t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng. Qua ®ã cã ph­¬ng h­íng, biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi phôc vô ®¾c lùc cho c«ng t¸c qu¶n lý. 2. Nh­îc ®iÓm. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm nh­ trªn, viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm vµ tiªu thô thµnh phÈm cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc còng cßn mét sè mÆt cÇn hoµn thiÖn h¬n n÷a. + VÒ viÖc thanh to¸n cña kh¸ch hµng: S¸ch gi¸o khoa lµ mét s¶n phÈm ®Æc biÖt phôc vô cho sù nghiÖp gi¸o dôc cña ®Êt n­íc. Thêi ®iÓm s¸ch ®­îc tiªu thô m¹nh nhÊt lµ vµo th¸ng 6, th¸ng 7 thêi ®iÓm chuÈn bÞ s¸ch cho n¨m häc míi vµ th¸ng 11,12 chuÈn bÞ s¸ch cho häc kú 2. Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc th­êng xuÊt s¸ch tiªu thô víi khèi l­îng lín vµ nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau. Ph­¬ng thøc thanh to¸n cña kh¸ch hµng l¹i th­êng lµ tr¶ chËm , hµng nhËn tr­íc tiÒn tr¶ sau nªn viÖc theo dâi tiÕn ®é thanh to¸n kh¸ vÊt v¶. Vèn bÞ ø ®äng trong thanh to¸n nhiÒu th× viÖc chóng ta thanh to¸n víi nh÷ng ®¬n vÞ kh¸c còng chËm, vÝ dô nh­ thanh to¸n tiÒn c«ng in víi c¸c Nhµ in.... Nh­ vËy, cÇn cã biÖn ph¸p thu håi vèn nhanh tr¸nh t×nh tr¹ng vèn bÞ chiÕm dông qu¸ l©u g©y khã kh¨n cho t×nh h×nh tµi chÝnh vµ ¶nh h­ëng tíi ch÷ tÝn cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. + ViÖc tÝnh gi¸ thµnh s¸ch: HiÖn nay, doanh nghiÖp ®· hoµn thµnh phÇn mÒm kÕ to¸n gi¸ thµnh míi phôc vô cho c«ng t¸c tÝnh gi¸ thµnh tèt h¬n. Tuy nhiªn, viÖc ph¶n ¸nh gi¸ thµnh ch­a kÞp thêi vµ theo dâi ch­a chÆt chÏ. Doanh nghiÖp nªn tÝnh gi¸ thµnh theo ph­¬ng ph¸p ph©n b­íc, cô thÓ thµnh hai b­íc lµ gi¸ thµnh cho giai ®o¹n chÕ b¶n vµ cho giai ®o¹n in s¸ch. Víi tr×nh ®é vµ ®éi ngò cña c¸n bé kÕ to¸n nh­ hiÖn nay viÖc tÝnh gi¸ thµnh nµy lµ hoµn toµn cã thÓ. Theo ®ã chi phÝ chÕ b¶n cã thÓ trÝch tr­íc hµng n¨m ®Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña viÖc ph¸t hµnh s¸ch. II. Mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm vµ tiªu thô thµnh phÈm nh»m n©ng cao lîi nhuËn cña doanh nghiÖp. MÆc dï tæ chøc h¹ch to¸n qu¸ tr×nh tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh ë Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc cã nhiÒu ­u ®iÓm, phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña khoa hîc c«ng nghÖ, hiÖn ®¹i ho¸ trong c«ng t¸c qu¶n lý. Tuy nhiªn, ®Ó c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n ngµy nay cµng hoµn thiÖn h¬n, phï hîp víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ ë Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc, ®¶m b¶o ®óng chÕ ®é kÕ to¸n ViÖt Nam quy ®Þnh, ph¸t huy ­u ®iÓm gi¶m bít vµ lo¹i bá dÉn nh÷ng nh­îc ®iÓm th× chóng ta cÇn ph¶i cã ph­¬ng h­íng tõng b­íc hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n. Víi môc tiªu cña viÖc hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n qu¸ tr×nh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕ qu¶ kinh doanh lµ: C¸c biÖn ph¸p hoµn thiÖn ®­a ra ph¶i mang tÝnh kh¶ thi, cã hiÖu qu¶ cao nhÊt víi chi phÝ thÊp nhÊt. V× vËy, quan ®iÓm c¬ b¶n cña viÖc hoµn thiÖn lµ ph¶i dùa trªn nguån nh©n lùc hiÖn cã, bé m¸y c¸n bé qu¶n lý kh«ng thay ®æi, phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt - kinh doanh cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. XuÊt ph¸t tõ môc tiªu vµ quan ®iÓm nh­ trªn, ph­¬ng h­íng chung ®Ó hoµn thiÖn tæ chøc tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc nh­ sau: - Theo dâi chÆt chÏ doanh thu cho tõng m¶ng s¸ch. - TÝnh to¸n ®­îc kÕt qu¶ kinh doanh ®Ó cung cÊp th«ng tin cho qu¶n lý. - Tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ vµ ghi sæ s¸ch mét c¸ch hîp lý phôc vô cho viÖc ®èi chiÕu, kiÓm tra ®­îc dÔ dµng. Trªn c¬ së nh÷ng ph­¬ng h­íng ®· nªu, víi vèn kiÕn thøc ®· ®­îc trong qu¸ tr×nh häc tËp vµ sù t×m hiÓu thùc tÕ ®iÒu kiÖn cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc, t«i xin nªu mét sè ®Ò xuÊt nh­ sau: 1. Më Sæ NhËt ký b¸n hµng. Lµ NhËt ký ®Æc biÖt dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô b¸n hµng cña ®¬n vÞ. Sæ nµy dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô b¸n hµng thu tiÒn sau hoÆc ng­êi mua øng tr­íc, phï hîp víi ph­¬ng thøc b¸n hµng cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. Sæ NhËt ký b¸n hµng thùc chÊt lµ mét phÇn cña NhËt ký chung, nh­ng theo dâi ®­îc cô thÓ cho m¶ng b¸n hµng. C¸c nghiÖp vô ®· ghi ë NhËt ký ®Æc biÖt th× kh«ng ghi ë NhËt ký chung. NÕu chØ dïng NhËt ký chung th× c¸c nghiÖp vô b¸n hµng ph¸t sinh trong th¸ng n»m r¶i r¸c. NÕu dïng NhËt ký ®Æc biÖt, kÕ to¸n ph¶n ¸nh ®­îc c¶ sè ph¶i thu cña kh¸ch hµng vµ theo dâi ®­îc c¶ doanh thu chi tiÕt cña t­ngf m¶ng s¸ch. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n céng sæ NhËt ký b¸n hµng ®èi chiÕu víi Sæ c¸i tæng hîp 131, 511. ViÖc më Sæ NhËt ký b¸n hµng nh­ trªn gióp Ých rÊt nhiÒu cho c¸c nghiÖp vô tiªu thô nh­ng ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n sÏ ph¶i thay ®æi, phÇn mÒm kÕ to¸n ph¶i lËp thªm NhËt ký b¸n hµng. C¸c chøng tõ b¸n hµng khi nhËp vµo m¸y vi tÝnh, thay v× vµo Sæ NhËt ký chung sÏ ®­îc cËp nhËt vµo Sæ NhËt ký b¸n hµng. Sù thay ®æi nµy tr­íc m¾t cã thÓ g©y khã kh¨n cho Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc v× nã kh¸ tèn c«ng, tèn cña. Tuy nhiªn vÒ l©u dµi, c¸ch lµm nµy ®¶m b¶o ®­îc tÝnh kh¸ch quan, ®èi chiÕu sè liÖu dÔ dµng, tr¸nh ®­îc gian lËn, sai sãt mµ vÉn b¶o ®¶m hiÖu qu¶. ViÖc lËp sæ vµ theo dâi hai lo¹i sæ nµy còng kh«ng qu¸ khã kh¨n, l¹i gióp kÕ to¸n tiªu thô dÔ dµng trong viÖc h¹ch to¸n vµ kÕt chuyÓn c¸c nghiÖp vô lµm gi¶m doanh thu nµy, tæng doanh thu còng ®­îc ph¶n ¸nh thùc tÕ h¬n. 2. VÒ chi phÝ b¸n hµng vµ qu¶n lý doanh nghiÖp. Chi phÝ b¸n hµng vµ qu¶n lý cña Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc nªn më chi tiÕt TK cÊp 2 theo ®óng quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh ®ã lµ: §èi víi chi phÝ b¸n hµng Tµi kho¶n 641 sÏ ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tµi kho¶n cÊp 2 sau ®Ó theo dâi: TK 6411: Chi phÝ nh©n viªn. TK 6412: Chi phÝ vËt liÖu. TK 6413: Chi phÝ c«ng cô dông cô. TK 6414: Chi phÝ khÊu hao. TK 6415: Chi phÝ b¶o hµnh. TK 6417: Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi. TK6418: Chi phÝ b¸n hµng b»ng tiÒn kh¸c. KÕ to¸n cã thÓ chi tiÕt thªm c¸c tiÓu kho¶n vµ tiÕt kho¶n cho phï hîp víi ®¬n vÞ nh­ ®ang dïng. Khi më sæ chi tiÕt theo dâi kÕ to¸n më theo c¸c tµi kho¶n cÊp 2 ®Ó theo dâi. §èi víi chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Còng nh­ chi phÝ b¸n hµng, Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc nªn sö dông c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n cÊp 2 theo quy ®Þnh nh­ sau: TK 6421: Chi phÝ nh©n viªn TK 6422: Chi phÝ vËt liÖu. TK6423: Chi phÝ c«ng cô dông cô. TK6424: Chi phÝ khÊu hao. TK6425: Chi phÝ thuÕ, lÖ phÝ. TK6426: Chi phÝ dù phßng TK6427: Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi. TK6428: Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c. 3. LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho Theo chuÈn mùc kÕ to¸n sè 02 “Hµng tån kho” ban hµnh ngµy 31/12/2001 vµ Th«ng t­ sè 89/2002/TT-BTC ngµy 9/10/2002 ®· h­íng dÉn thi hµnh vµ ¸p dông chuÈn mùc nµy. Theo ®ã, kho¶n Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc ®­a vµo gi¸ vèn hµng b¸n trong kú chø kh«ng ph¶i chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp nh­ tr­íc kia. Cuèi niªn ®é kÕ to¸n, dùa vµo gi¸ trÞ hµng tån kho trªn sæ chi tiÕt 155 kÕ to¸n lËp dù phßng: Nî TK 6321, 6322, 6328 Sè trÝch lËp dù phßng Cã TK 1591, 1592, 1593 Cuèi kú kÕ to¸n tiÕp theo xem xÐt sè dù phßng ®· trÝch lËp kú tr­íc víi sè ph¶i lËp kú nµy: - NÕu sè ph¶i trÝch lËp cho kú tiÕp theo lín h¬n sè ®· trÝch lËp tr­íc ®©y th× trÝch lËp sè bæ sung: Nî TK 6321, 6322,6328 Sè trÝch lËp thªm Cã TK 1591, 1592,1598 - NÕu chªnh lÖch nhá h¬n th× hoµn nhËp sè chªnh lÖch: Nî TK 1591, 1592, 1598 Sè hoµn nhËp Cã TK 6321, 6322, 6328 Trªn ®©y lµ mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh t¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. Nh÷ng biÖn ph¸p nµy rÊt thùc tÕ vµ hoµn toµn dÔ dµng ¸p dông ë Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc, h¬n n÷a l¹i phï hîp víi môc tiªu, quan ®iÓm vµ ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung ë Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc. Tuy nhiªn, ®Ò nh÷ng biÖn ph¸p trªn trë nªn kh¶ thi kh«ng chØ ®ßi hái sù nç lùc, cè g¾ng cña chÝnh Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc mµ cßn ®ßi hái chÕ ®é kÕ to¸n còng ph¶i cã nh÷ng thay ®æi vµ hoµn thiÖn h¬n ®Ó phï hîp víi ®iÒu kiÖn míi ë n­íc ta. KÕt luËn Tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng chiÕm mét vÞ trÝ quan träng trong doanh nghiÖp. Mét chÝnh s¸ch tiªu thô lµnh m¹nh hîp lý lµ ®éng lùc cho sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. Muèn vËy, doanh nghiÖp ph¶i kh«ng ngõng ®Èy m¹nh qu¶n lý hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qña kinh doanh. Qua qu¸ tr×nh häc tËp, nghiªn cøu t¹i lý luËn vµ t×m hiÓu thùc tÕ t¹i Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®· gióp em cã ®­îc mét sè kiÕn thøc kinh nghiÖm thùc tiÔn vÒ kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Víi khu«n khæ cã h¹n, chuyªn ®Ò kh«ng thÓ ®Ò cËp ®Õn mäi vÊn ®Ò cña kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh mµ chØ ®i s©u nghiªn cøu vÒ tiªu thô cña mét mÆt hµng tõ ®ã kh¸i qu¸t cho c«ng t¸c thµnh phÈm vµ tiªu thô cña c¸c lo¹i thµnh phÈm kh¸c. Do kiÕn thøc vÒ lý luËn vµ thùc tÕ h¹n chÕ nªn bµi viÕt cña em kh«ng tr¸nh khái thiÕu sãt. Em rÊt mong ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn cña thÇy gi¸o h­íng dÉn vµ c¸c c¸n bé phßng KÕ to¸n - Tµi vô Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®Ó chuyªn ®Ò ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n PGS. TS. NguyÔn Minh Ph­¬ng, vµ c¸c c¸n bé phßng KÕ to¸n - Tµi vô vµ mét sè phßng ban kh¸c ë Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc ®· tËn t×nh gióp ®ì t«i hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy.