Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2

êi lÜnh vËt t­, mét b¶n thñ kho gi÷ lµm c¨n cø ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt liÖu ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ. Phßng nghiªn cøu cã nhu cÇu dïng Cloroxit lµm mÉu nghiªn cøu. BiÓu sè 6: PhiÕu xuÊt kho. Sè 10 NC Ngµy 11/2/2004 XuÊt cho: Phßng nghiªn cøu Dïng vµo viÖc: LÊy mÉu nghiªn cøu s¶n xuÊt. LÜnh t¹i kho: Nguyªn liÖu chÝnh. Danh ®iÓm vËt t­ Tªn, nh·n hiÖu qui c¸ch vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc xuÊt KHB Cloroxit Kg 0.655 0.655 298477 195502.345 Céng 0.655 Céng thµnh tiÒn( viÕt b»ng ch÷) Thñ kho Ng­êi lÜnh Tr­ëng phßng nghiªn cøu Phô tr¸ch cung tiªu Ký tªn Ký tªn Ký tªn Ký tªn Tr­êng hîp khi cã lÖnh cña gi¸m ®èc xÝ nghiÖp vÒ xuÊt b¸n vËt liÖu, phßng thÞ tr­êng c¨n cø vµo tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng lËp ho¸ ®¬n (GTGT) lµm 3 b¶n, xÝ nghiÖp kiÓm tra ký duyÖt thanh to¸n råi trao cho kh¸ch hµng ®Õn kho nhËn hµng. NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt hoÆc søc th× kh¸ch hµng ph¶i ®Õn thñ quÜ lµm thñ tôc tr¶ tiÒn vµ ®ãng dÊu ®· thu tiÒn vµo phiÕu. Thñ kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n tiÕn hµng xuÊt giao vËt liÖu cho kh¸ch hµng vµ cïng kh¸ch hµng ký tªn vµo 3 b¶n: Liªn 1: L­u ë phßng thÞ tr­êng Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng ( liªn ®á) Liªn 3: Thñ kho lµm c¨n cø ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ... XuÊt kho Vitamin B12 b¸n cho C«ng ty D­îc VËt t­ Y tÕ Thanh Ho¸ BiÓu sè 7 Ho¸ ®¬n Liªn 3: ( Dïng ®Ó thanh to¸n) MÉu sè 01 GTKT-3LL Ngµy 20 th¸ng 2 n¨m 2004 N0: 40015 §¬n vÞ b¸n hµng : XÝ nghiÖp D­îc PhÈm Trung ¦¬ng II §Þa chØ : Sè 9 TrÇn Th¸nh T«ng Sè tµi kho¶n §iÖn tho¹i: M· sè : 01 001 0911 31 §¬n vÞ mua hµng: C«ng ty D­îc vËt t­ Y TÕ Thanh ho¸ §Þa chØ Sè tµi kho¶n H×nh thøc thanh to¸n M· sè : 28 0031948 1 TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 1 Vitamin B12 G 100 100.000 10.000.000® Céng tiÒn hµng: 10.000.000® ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 500.000® Tæng céng tiÒn thanh to¸n 10.500.000® Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: M­êi triÖu n¨m tr¨m ngµn ®ång ch½n Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) §èi víi mét sè lo¹i vËt t­ nh­ mµng PE cÇn thuª ngoµi gia c«ng thµnh tói PE, èng tuýp thuª gia c«ng thµnh èng tiªm, èng dÞch truyÒn... LËp phiÕu xuÊt vËt t­ thuª ngoµi chÕ biÕn lµm thµnh 2 b¶n, 1 b¶n giao cho bªn gia c«ng, 1 b¶n thñ kho gi÷ lµm c¨n cø ghi thÎ kho, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt liÖu ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ: XuÊt mµng PE cho C«ng ty TÊn Thµnh gia c«ng tói PE BiÓu sè 8: PhiÕu xuÊt vËt t­ thuª ngoµi chÕ biÕn Sè : 19 Ngµy 7 th¸ng 2 n¨m 2004 §¬n vÞ chÕ biÕn : C«ng ty TÊn Thµnh Theo hîp ®ång sè 19 ngµy 7/2/04 NhËn t¹i kho: VLP Danh ®iÓm vËt t­ Nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn Ghi chó 1 2 3 4 5 6 7 1 Mµng PE Kg 15 Céng thµnh tiÒn Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Thñ kho Ng­êi nhËn Phô tr¸ch cung tiªu (Ký tªn) (Ký tªn) (Ký tªn) (Ký tªn) 2.3.3 KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu: MÆc dï vËt liÖu cña xÝ nghiÖp cã tíi hµng ngh×n chñng lo¹i, viÖc xuÊt nhËp vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn hµng ngµy, tr×nh ®é c¸n bé qu¶n lý, c¸n bé kÕ to¸n cña xÝ nghiÖp t­¬ng ®èi v÷ng nh­ng kÕ to¸n l¹i sö dông ph­ong ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. Thùc tÕ c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµng nh­ sau: ë kho: ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt ®­îc tiÕn hµnh trªn thÎ kho. ThÎ kho do kÕ to¸n lËp, ghi vµo sæ ®¨ng ký thÎ kho råi giao cho thñ kho. Hµng ngµy khi cã nghiÖp vô nhËp, xuÊt vËt t­ thùc tÕ ph¸t sinh, thñ kho thùc hiÖn viÖc thu ph¸t vËt t­ vµ ghi sè l­îng thùc tÕ nhËp, xuÊt vµo chøng tõ nhËp, xuÊt. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho thñ kho ghi sè l­îng, xuÊt vËt t­ vµo thÎ kho cña thø vËt t­ cã liªn quan. Cuèi ngµy thñ kho tÝnh ra sè l­îng hµng tån kho ®Ó ghi vµo cét "tån" cña thÎ kho ®Þnh kú (10 ngµy) thñ kho chuyÓn toµn bé phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt cho kÕ to¸n vËt liÖu t¹i phßng kÕ to¸n hµng th¸ng ph¶i ®èi chiÕu sè thùc tån tõng kho vµ sè tån thÎ kho. Song ë xÝ nghiÖp viÖc nµy kh«ng diÔn ra th­êng xuyªn bëi v× cã rÊt nhiÒu chñng lo¹i khèi l­îng vËt liÖu, kiÓm nghiÖm rÊt tèn thêi gian vµ c«ng søc. XÝ nghiÖp chØ thùc hiÖn tæng kiÓm kho vµo cuèi n¨m. BiÓu mÉu thÎ kho cña xÝ nghiÖp nh­ sau: BiÓu sè 9 ThÎ kho Ngµy lËp thÎ:1/2/2004 Tªn, nh·n hiÖu qui c¸ch vËt t­: Cloroxit §¬n vÞ tÝnh: Kilogam Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ký nhËn cña KT Sè Ngµy NhËp XuÊt Tån 111 55/2 Tån ®Çu th¸ng XNDPTWII 600 21.443 621.443 7/2 PX Viªn Phßng nghiªn cøu 600 0.655 21.443 20.788 8/2 XNDP TW2 500 520.788 1100 600.655 520.788 T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n sö dông sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt t­ ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh N- X-T kho theo hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. Sau khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ ë kho, kiÓm tra vµ s¾p xÕp chøng tõ, kÕ to¸n c¨n cø vµo chøng tõ N-X ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt. Trªn sæ chi tiÕt kÕ to¸n tÝnh ra sè tiÒn cña mçi lÇn NhËp - XuÊt. Sè tiÒn cña mçi lÇn nhËp ®­îc tÝnh c¨n cø tõ ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho. Sè tiÒn cña mçi lÇn xuÊt c¨n cø theo gi¸ trÞ b×nh qu©n cña sè tån vµ nhËp trong kú, cuèi th¸ng, kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt vËt liÖu kiÓm tra, ®èi chiÕu víi thÎ kho xem sè l­îng N-X-T cã khíp kh«ng nÕu kh«ng kiÓm tra l¹i. Sæ chi tiÕt vËt t­ lµ c¬ së ®Ó kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu lªn b¶ng kª xuÊt vËt t­ trong th¸ng, sau ®ã lªn sè d­ vµo phÇn xuÊt, bªn cã sæ ch÷ T. Thùc chÊt sæ sè d­ lµ b¶ng nhËp vµ ph©n bæ vËt liÖu trong kú d¹ng ch÷ T. Ngoµi ra ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu, kiÓm tra víi kÕ to¸n tæng hîp nhËp, kÕ to¸n chi tiÕt sö dông sæ tæng hîp nhËp. C¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n vµo sæ tæng hîp nhËp. Sæ nµy lµ c¨n cø ®Ó kÕ to¸n lªn sè d­ phÇn nhËp ( Bªn nî cña sæ ch÷ T S¬ ®å 13: Tr×nh tù h¹ch to¸n vËt liÖu ë XNDPTWII ThÎ kho PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho Sæ chi tiÕt vËt t­ B¶ng kª xuÊt Sæ sè d­ Sæ tæng hîp NhËp Ghi hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu 2.3.4 Tæ chøc kÕ to¸n tæng hîp nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu lµ viÖc ghi chÐp kÕ to¸n vÒ t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu trªn c¸c tµi kho¶n, sæ kÕ to¸n tæng hîp theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Qua viÖc dïng kÕ to¸n tæng hîp th× míi ph¶n ¸nh ®­îc chÝnh x¸c sù biÕn ®éng cña toµn bé vËt t­ hµng ho¸. Do ®Æc ®iÓm cña xÝ nghiÖp lµ mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt theo qui m« lín, nguyªn vËt liÖu nhiÒu chñng lo¹i nhËp tõ nhiÒu nguån, ®Ó thuËn lîi cho viÖc qu¶n lý, kÕ to¸n ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó ph¶n ¸nh liªn tôc vÒ gi¸ trÞ N-X-T còng nh­ sù biÕn ®éng cña tõng lo¹i vËt liÖu. Ph­¬ng ph¸p nµy theo dâi ®­îc chÝnh x¸c tuy nhiªn kÕ to¸n ph¶i mÊt nhiÒu thêi gian. KÕ to¸n tæng hîp nhËp xuÊt cña xÝ nghiÖp sö dông chñ yÕu mét sè tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n sau: + VÒ tµi kho¶n TK 152- Nguyªn liÖu- vËt liÖu TK 152 ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tµi kho¶n cÊp 2 phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹I theo môc ®Ých kinh tÕ vµ yªu cÇu cña kÕ to¸n qu¶n trÞ bao gåm: TK 1521: - NVL chÝnh TK 1522:- NVL phô TK 1523- Nhiªn liÖu TK 1524 –Phô tïng thay thÕ Tk 1525 – VËt liÖu x©y dùng TK 1527 – VËt liÖu kh¸c ( bao b×, vá chai…) TK 1531- VËt liÖu mau háng, rÎ tiÒn. TK 311- Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n TK 111,TK 112, TK 131, TK 311.. + VÒ sæ Sæ chi tiÕt sè 2 ( Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ) NKCT sè 1, NKCT sè 5 B¶ng kª xuÊt vËt t­ trong th¸ng Sæ sè d­ theo dâi sè ph¸t sinh vËt liÖu trong th¸ng. 2.4. Tæ chøc kÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu Cïng víi viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nhËp vËt liÖu th× hµng ngµy kÕ to¸n còng ph¶i tiÕn hµnh h¹c to¸n tæng hîp vËt t­. §©y lµ c«ng viÖc cã ý nghÜa quan träng bëi v× qua ®©y kÕ tãan míi cã thÓ ph¶n ¸nh ®­îc gi¸ trÞ ®Ých thùc cña vËt liÖu nhËp vµo, tõ ®ã mµ qu¶n lý ®­îc vËt liÖu vÒ mÆt gi¸ trÞ 2.4.1 KÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu * Tr­êng hîp nhËp kho vËt liÖu tõ nguån thu mua bªn ngoµi. Trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, hµng ho¸ nãi chung vµ vËt liÖu nãi riªng rÊt phong phó, ®a d¹ng nªn viÖc t×m nguån cung øng vËt t­ kh«ng ph¶i lµ khã. ViÖc mua b¸n diÔn ra nhanh chãng, cã thÓ tr¶ tiÒn ngay hoÆc lµ tr¶ chËm. §èi víi khèi l­îng vËt t­ lín mµ xÝ nghiÖp th­êng mua th× tr­íc khi mua, xÝ nghiÖp th­êng lµm hîp ®ång mua b¸n. ë xÝ nghiÖp D­îc phÈm TW 2, khi nµo cã hµng vÒ nhËp kho cïng víi ho¸ ®¬n cña ng­êi b¸n göi ®Õn kÕ to¸n míi tiÕn hµnh lµm thñ tôc thanh to¸n. V× vËy, kh«ng cã tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ mµ hµng ch­a vÒ hoÆc ng­îc l¹i, nªn xÝ nghiÖp kh«ng sö dông tµi kho¶n 151 hµng ®i ®­êng ë xÝ nghiÖp, sö dông nhiÒu ph­¬ng thøc thanh to¸n nh­: Tr¶ ngay b»ng tiÒn mÆt, sÐc, tr¶ tr­íc, tr¶ chËm hay b»ng tiÒn t¹m øng. Nh­ng dï theo ph­¬ng thøc nµo kÕ to¸n vÉn tiÕn hµnh theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. + Tr×nh tù h¹ch to¸n tr­êng hîp tr¶ tiÒn ngay vµ tr¶ chËm Tr­êng hîp tr¶ tiÒn ngay ë xÝ nghiÖp, kÕ to¸n vÉn h¹ch to¸n ban ®Çu nh­ tr­êng hîp tr¶ chËm. §èi víi xÝ nghiÖp do ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n " NhËt Ký Chøng Tõ" nªn khi cã vËt liÖu mua ngoµi vÒ nhËp kho trong th¸ng, sau khi ®· lµm ®Çy ®ñ thñ tôc nhËp kho, kÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi b¸n tiÕn hµnh ghi vµo sæ chi tiÕt TK 331- Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n. Sæ chi tiÕt TK 331 ®­îc më hµng th¸ng. §èi víi ng­êi b¸n cã mèi quan hÖ th­êng xuyªn víi xÝ nghiÖp th× ®­îc më riªng mét sè trang sæ, cßn nh÷ng ng­êi b¸n kh«ng th­êng xuyªn th× theo dâi qua nh©n viªn tiÕp liÖu cña xÝ nghiÖp. - C¬ së sè liÖu: Tõ phiÕu nhËp kho,ho¸ ®¬n vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n (giÊy b¸o Nî cña ng©n hµng, phiÕu chi tiÒn mÆt...) - Ph­¬ng ph¸p ghi: . Hµng ngµy c¨n cø vµo phiÕu nhËp vËt t­, ho¸ ®¬n, kÕ to¸n ghi cét ngµy th¸ng, sè hiÖu ho¸ ®¬n, sè hiÖu phiÕu nhËp. . Cét néi dung: Ghi c¸c nghiÖp vô nhËp vËt t­ vµ c¸c nghÖp vô thanh to¸n víi ng­êi b¸n. . Cét tµi kho¶n ®èi øng: C¨n cø phiÕu nhËp kho, hãa ®¬n mua, kÕ to¸n ghi chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n (1521, 1522, 1523...), c¨n cø ho¸ ®¬n GTGT ghi phÇn thuÕ (TK 133). Khi thanh to¸n víi ng­êi b¸n th× tuú thuéc vµo h×nh thøc thanh to¸n mµ ghi vµo tµi kho¶n t­¬ng øng theo h×nh thøc ®ã, ch¼ng h¹n thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt -ghi TK 111, b»ng tiÒn göi ng©n hµng- ghi TK112, ®èi víi ng­êi b¸n cã mua hµng cña xÝ nghiÖp cã thÓ thanh to¸n bï trõ-ghi TK 131... . Cét ph¸t sinh: Sè ph¸t sinh Cã: c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sæ chi tiÕt TK 331 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152- nguyªn vËt liÖu Nî TK 133-thuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 331- ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn göi ng©n hµng, kÕ to¸n ghi theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 331-ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Cã TK 112- tiÒn göi ng©n hµng NÕu thanh to¸n b»ng ph­¬ng thøc bï trõ th× kÕ to¸n ghi theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 331-ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Cã TK 131-ph¶i thu cña kh¸ch hµng + Tr­êng hîp mua vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng T¹i xÝ nghiÖp TK 141 chØ dïng ®Ó theo dâi c¸c kho¶n t¹m øng néi bé nh­ c«ng t¸c phÝ..., cßn viÖc thu mua vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng kh«ng theo dâi trªn sæ TK 141. Khi c¸n bé cung tiªu t¹m øng mua vËt liÖu th× kho¶n t¹m øng nµy ®­îc theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n (biÓu sè 10) Trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ngoµi sè trang më cho ng­êi b¸n cßn cã trang sæ më cho tõng c¸n bé cung tiªu th­êng t¹m øng mua vËt t­. Nh­ vËy th× c¸n bé cung tiªu ®ãng vai trß nh­ ng­êi b¸n hµng cho xÝ nghiÖp, viÖc theo dâi chi tiÕt còng gièng nh­ viÖc theo dâi víi ng­êi b¸n. Khi ng­êi ®i mua vËt liÖu viÕt ®¬n xin t¹m øng sÏ ghi râ lµ mua vËt t­ g×, sè l­îng vµ sè tiÒn lµ bao nhiªu råi ®­a lªn phßng kÕ ho¹ch cung øng. Phßng kÕ ho¹ch cung øng xem xÐt vµ duyÖt ®Ó chuyÓn sang phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n, KÕ to¸n tr­ëng ký råi viÕt phiÕu chi vµ kÕ to¸n thanh to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n trang sæ ghi tªn c¸n bé cung tiªu ®ã. Kho¶n t¹m øng nµy ®­îc ghi theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 331-ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Cã TK 111-tiÒn mÆt ViÖc ph¶n ¸nh nµy gièng nh­ tr­êng hîp øng tr­íc tiÒn hµng cho ng­êi b¸n. XÐt vÒ mét mÆt nµo ®ã, nã gép nh÷ng nghiÖp vô liªn quan ®Õn mua hµng vµ thanh to¸n theo dâi ë mét sæ chi tiÕt. Nh­ng thùc chÊt ®©y kh«ng ph¶i lµ tr¶ tiÒn tr­íc cho ng­êi b¸n mµ l¹i theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n nh­ mét kho¶n tr¶ tr­íc tiÒn hµng. §iÒu nµy kh«ng ph¶n ¸nh ®óng ý nghÜa kinh tÕ cña nghiÖp vô ph¸t sinh. Khi ng­êi t¹m øng mua vËt liÖu vÒ nhËp kho kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152-nguyªn vËt liÖu Nî TK 133-thuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 331-ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tiÕn hµnh céng sæ chi tiÕt TK 331 theo tõng ng­êi b¸n hoÆc tõng nh©n viªn tiÕp liÖu, lÊy sè liÖu dßng céng ®Ó ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 5 (ghi Cã TK 331). Mçi ®èi t­îng ®­îc theo dâi 1dßng trªn NK. NKCT sè 5 ®­îc sö dông ®Ó theo dâi tæng hîp t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n cña xÝ nghiÖp. - KÕt cÊu: biÓu sè 13. - C¬ së sè liÖu: c¨n cø vµo NKCT sè 5 th¸ng tr­íc vµ sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n cña xÝ nghiÖp. - Ph­¬ng ph¸p ghi: . Cét sè d­ ®Çu th¸ng: lÊy sè liÖu tõ cét sè d­ cuèi th¸ng cña NKCT sè 5 th¸ng tr­íc Sè d­ Nî: ph¶n ¸nh sè tiÒn xÝ nghiÖp ®· tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng hµng ch­a vÒ nhËp kho trong th¸ng Sè d­ Cã: ph¶n ¸nh sè tiÒn xÝ nghiÖp cßn nî ng­êi b¸n . Sè ph¸t sinh: PhÇn ghi Cã TK 331, ghi nî c¸c TK... : lÊy sè liÖu céng cña tõng v©t liÖu mua cña tõng ng­êi b¸n trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ghi vµo c¸c TK t­¬ng øng PhÇn ghi Nî TK 331, ghi Cã c¸c TK... :lÊy sè liÖu céng ë c¸c TK tuú theo h×nh thøc thanh to¸n trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®Ó ghi sè tiÒn vµo tµi kho¶n t­¬ng øng víi h×nh thøc thanh to¸n ®ã. . Sè d­ cuèi th¸ng: c¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng vµ sè ph¸t sinh trong th¸ng ®Ó tÝnh sè d­ cuèi th¸ng + Chi phÝ vËn chuyÓn khi mua vËt liÖu ë xÝ nghiÖp mÆc dï mua vËt liÖu tr¶ tiÒn ngay nh­ng vÉn h¹ch to¸n nh­ truêng hîp tr¶ chËm, tøc lµ c¸c nghiÖp vô thanh to¸n mua hµng ®Òu theo dâi trªn TK331. ChØ riªng thanh to¸n chi phÝ mua hµng lµ ®­îc ph¶n ¸nh trùc tiÕp trªn NKCT sè 1 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152-Nguyªn vËt liÖu Cã TK 111-TiÒn mÆt Sè liÖu ph¶n ¸nh chi phÝ thu mua vËt liÖu ®­îc thÓ hiÖn trªn NKCT sè 1 (ghi Cã TK 111, ghi Nî TK 152) NKCT sè 1 ®­îc më tõng th¸ng c¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n vµ b¸o c¸o quü hµng ngµy ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi tiÒn mÆt vµo c¸c ®èi t­îng liªn quan theo tõng th¸ng: nh­ chi cho thanh to¸n nî víi ng­êi cung cÊp, kho¶n chi cho c«ng vËn chuyÓn vËt t­ vÒ ®Õn xÝ nghiÖp... Cuèi th¸ng ®èi chiÕu sè liÖu ®ã víi phÇn ghi Nî TK 152, Cã TK 111 trªn sæ chi tiÕt TK 152 cña kÕ to¸n vËt liÖu. §ång thêi ®èi chiÕu phÇn ghi Nî TK 331, Cã TK 111 víi phÇn ghi Cã TK 111, ghi Nî TK 331 trªn NKCT sè 5. BiÓu sè 10: TrÝch nhËt ký chøng tõ sè 1 Ghi Cã TK 111- TiÒn mÆt Th¸ng 2 n¨m 2004 Ngµy Ghi Cã TK 111, Ghi Nî c¸c TK... Céng Cã 111 1521 1522 1421 1527 331 ... 8/2 60070500 11/2 3878000 66636798 12/2 100000 925300 106926841 16/2 941160 27347262 18828800 20/2 25265439 30/2 60000 ... Céng 160000 941160 31225262 925300 934647772 * tr­êng hîp nhËp vËt liÖu tõ ngoµi tù chÕ vµ thuª gia c«ng + §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng Khi cã vËt liÖu thuª ngoµi chÕ biÕn nhËp kho, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n cña ®¬n vÞ nhËn gia c«ng göi ®Õn, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng (®ång thêi lµ kÕ to¸n theo dâi gia c«ng) tÝnh ®­îc gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng nhËp. Gi¸ nµy bao gåm gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu khi xuÊt kho ®­a gia c«ng céng víi chi phÝ chÕ biÕn vµ chi phÝ vËn chuyÓn. KÕ to¸n gia c«ng sö dông TK 1545 ®Ó tËp hîp, ph¶n ¸nh t×nh h×nh t¨ng, gi¶m hµng mang thuª gia c«ng cña xÝ nghiÖp Bªn Nî: ph¶n ¸nh nguyªn vËt liÖu xuÊt kho ®em thuª gia c«ng vµ chi phÝ ph¶i tr¶ cho bªn gia c«ng B ªn Cã: ph¶n ¸nh sè nguyªn vËt liÖu hoµn thµnh vÒ nhËp kho Sè d­ Nî: gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu gia c«ng ch­a hoµn thµnh cßn tån ë bªn gia c«ng Khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n, kÕ to¸n thanh to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, trang sè hµng gia c«ng theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 1545 Nî TK 133 Cã TK 331 Qu¸ tr×nh thanh to¸n còng gièng nh­ mua vËt liÖu tõ bªn ngoµi. Cuèi th¸ng kÕ to¸n gia c«ng tËp hîp trªn sæ theo dâi gia c«ng ®Ó lªn Sæ sè d­ TK1545(d¹ng ch÷ T) Sæ sè d­ TK 1545 Th¸ng 2 n¨m 2004 D§K: 10325317 PS: PS: TK 1522: 10251292 TK 1522: x TK 331: 1404920 TK 1527: 11427939 DCK : 10553590 Sau ®ã kÕ to¸n vËt liÖu lÊy sè liÖu tõ sæ sè d­ TK 1545 phÇn ph¸t sinh Cã ®Ó ghi vµo bªn Nî TK 152( chi tiÕt) cña c¸c sæ sè d­ 152 (chi tiÕt t­¬ng øng) + §èi víi vËt liÖu tù chÕ C¨n cø vµo b¸o c¸o t×nh h×nh s¶n xuÊt cña bé phËn s¶n xuÊt göi lªn vµ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho tù chÕ, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng tÝnh ra gi¸ thùc tÕ cña sè vËt liÖu nµy nhËp kho. C¨n cø vµo gi¸ thùc tÕ, kÕ to¸n ghi vµo sæ nhËp vËt liÖu ViÖc tËp hîp, ph¶n ¸nh t×nh h×nh t¨ng gi¶m vËt liÖu tù chÕ sö dông TK1546 2.4.2 KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu ë xÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng 2, vËt liÖu xuÊt kho chñ yÕu dïng cho s¶n xuÊt s¶n phÈm, qu¶n lý vµ phôc vô qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm ®ã. Ngoµi ra vËt liÖu cßn ®­îc xuÊt kho cho c¸c nhu cÇu kh¸c cña xÝ nghiÖp nh­ xuÊt kho cho viÖc bao b×, ®ãng gãi s¶n phÈm, xuÊt b¸n. Qu¶n lý vËt t­ kh«ng ph¶i chØ qu¶n lý t×nh h×nh thu mua, b¶o qu¶n vµ dù tr÷ vËt liÖu mµ cßn ph¶i qu¶n lý c¶ viÖc xuÊt dïng vËt t­. §©y lµ kh©u qu¶n lý cuèi cïng rÊt quan träng tr­íc khi vËt liÖu ®i vµo s¶n xuÊt. Chi phÝ vÒ vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng chi phÝ t¹o nªn gi¸ thµnh s¶n phÈm. V× vËy nhiÖm vô quan träng cña kÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu kh«ng nh÷ng chØ lµ tÝnh trÞ gi¸ vèn cña vËt liÖu xuÊt kho mµ cßn ph¶i x¸c ®Þnh ®èi t­îng kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt ®Ó cã thÓ tiÕn hµnh tËp hîp chi phÝ theo tõng ®èi t­îng C¸c nghiÖp vô xuÊt kho vËt liÖu ë xÝ nghiÖp ph¸t sinh mét c¸ch th­êng xuyªn, víi khèi l­îng lín. V× vËy, viÖc ph¶n ¸nh kÞp thêi, tÝnh to¸n vµ ph©n bæ chÝnh x¸c, ®óng ®èi t­îng trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt dïng, lµm c¬ së cho viÖc tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm lµ c«ng viÖc hÕt søc quan träng. Hµng th¸ng kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu thu thËp c¸c chøng tõ xuÊt vËt liÖu, sau ®ã ph©n lo¹i vµ tËp hîp theo tõng thø vËt liÖu ®Ó lªn “B¶ng kª xuÊt vËt t­ chi tiÕt”. B¶ng nµy ®Ó ghi cho tõng thø vËt liÖu xuÊt cho c¸c ®èi t­îng sö dông”. Sau ®ã tõ “B¶ng kª xuÊt vËt t­ chi tiÕt”, kÕ to¸n lËp “B¶ng kª xuÊt vËt t­” B¶ng nµy ®Ó ghi cho tõng lo¹i vËt liÖu (nguyªn vËt liÖu chÝnh, nguyªn vËt liÖu phô...), mçi lo¹i mét b¶ng, Trong mçi b¶ng tõng thø vËt liÖu ®­îc ghi mét dßng vµ ghi râ thø vËt liÖu ®ã xuÊt cho c¸c ®èi t­îng sö dông nµo t­¬ng øng víi c¸c tµi kho¶n 621, 627, 642, 632, 138, 142, 154, 623... ë “B¶ng kª xuÊt vËt t­”, cña nguyªn vËt liÖu chÝnh cã tr­êng hîp riªng lµ ®èi víi nguyªn vËt liÖu chÝnh xuÊt trùc tiÕp cho 3 ph©n x­ëng s¶n xuÊt chÝnh: PX Tiªm, PX Viªn, PX Ho¸ th× ®Ó tÝnh sè thùc xuÊt sö dông cßn c¨n cø vµo sè liÖu tån ®Çu th¸ng vµ cuèi th¸ng ë c¸c ph©n x­ëng ®Ó tÝnh. Do yªu cÇu s¶n xuÊt liªn tôc, vËt s¶n xuÊt cuèi th¸ng cßn l¹i kh«ng ®em nhËp kho xÝ nghiÖp mµ ®Ó l¹i ë c¸c ph©n x­ëng ®Ó tiÕp tôc s¶n xuÊt. Do vËt liÖu chÝnh cã gi¸ trÞ lín mµ xÝ nghiÖp l¹i tÝnh gi¸ trÞ s¶n phÈm dë theo nguyªn vËt liÖu chÝnh trùc tiÕp, nªn ®Ó tÝnh gi¸ thµnh chÝnh x¸c, kÕ to¸n ph¶i tÝnh ®óng sè vËt liÖu chÝnh thùc sö dông vµo s¶n xuÊt s¶n phÈm. C¨n cø vµo b¸o c¸o t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu ë c¸c ph©n x­ëng göi lªn, kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt lËp “B¶ng tån kho nguyªn vËt liÖu” ë c¸c ph©n x­ëng thµnh 2 b¶n: - Mét b¶n ghi ®en: Sè vËt liÖu xuÊt cho s¶n xuÊt chÝnh cßn thõa cuèi th¸ng tr­íc kh«ng nhËp kho mµ ®Ó l¹i dïng cho th¸ng nµy ( biÓu 12) - Mét b¶n ghi ®á: Sè vËt liÖu xuÊt dïng cho s¶n xuÊt chÝnh cßn thõa cuèi th¸ng nµy kh«ng nhËp kho mµ ®Ó l¹i dïng cho th¸ng sau (biÓu 13) BiÓu sè 11: B¶ng tån kho nguyªn vËt liÖu ë c¸c ph©n x­ëng Th¸ng 1 n¨m 2004 Ph©n x­ëng Tiªm Ph©n x­ëng Viªn Ph©n x­ëng Ho¸ 5917706 800243775 219788301 BiÓu sè 12: Th¸ng 2 n¨m 2004 Ph©n x­ëng Tiªm Ph©n x­ëng Viªn Ph©n x­ëng Ho¸ 55815800 386203399 201903072 C¨n cø vµo sè tån kho cña c¸c ph©n x­ëng vµ sè vËt liÖu xuÊt trong th¸ng ë dßng céng b¶ng kª xuÊt vËt t­, kÕ to¸n tÝnh ra l­îng vËt liÖu dïng thùc tÕ vµo s¶n xuÊt trong th¸ng nh­ sau: Gi¸ vèn thùc tÕ VL = Gi¸ vèn thùc tÕVL + Gi¸ vèn thùc tÕ VL _ Gi¸ vèn thùc tÕ VL xuÊt dïng trong th¸ng tån ë PX ®Çu th¸ng xuÊt cho PX trong th¸ng tån ë PX cuèi th¸ng Theo biÓu sè 12, 13: l­îng tån kho ®Çu th¸ng 2 PX Tiªm lµ:5917706® vµ tån kho cuèi th¸ng 2 lµ 55815800®. Trªn b¶ng kª xuÊt vËt t­: nguyªn vËt liÖu chÝnh xuÊt cho PX Tiªm trong th¸ng lµ:187776471®. Do ®ã trÞ gi¸ vèn thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng cho PX Tiªm lµ: 187776471 + 5917706 – 55815800 = 137878377 T­¬ng tù tÝnh vËt liÖu sö dông cho ph©n x­ëng Viªn vµ ph©n x­ëng Ho¸ KÕt cÊu cña “B¶ng kª xuÊt vËt t­” ®­îc thÓ hiÖn qua biÓu sè 16 Sè liÖu ë dßng céng cña “B¶ng kª xuÊt vËt t­” trong th¸ng cho c¸c ®èi t­îng sö dông lµ c¨n cø ®Ó ghi vµo sæ sè d­ bªn Cã c¸c TK nguyªn vËt liÖu, còng nh­ b¶ng kª sè 4 vµ b¶ng kª sè 5 Sau khi lËp b¶ng kª xuÊt vËt t­, lÊy sè liÖu ®Ó vµo sæ sè d­ bªn Cã TK 152 ( BiÓu sè 14) Sæ sè d­ (ch÷ T) thùc chÊt lµ sæ TK 152 chi tiÕt cho tõng lo¹i vËt liÖu, ph¶n ¸nh tæng hîp gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp vµ ph©n bæ vËt liÖu xuÊt cho c¸c ®èi t­îng. + PhÇn nhËp ph¶n ¸nh ë bªn Nî Ghi TK 331-gi¸ trÞ vËt liÖu mua ngoµi trong th¸ng Ghi TK 111- c¸c kho¶n chi tiÒn mÆt trùc tiÕp cho thu mua vËt liÖu Ghi TK 1545- gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp tõ thuª ngoµi gia c«ng Ghi TK 1388- gi¸ trÞ vËt liÖu cho vay nay thu vÒ + PhÇn xuÊt ph¶n ¸nh bªn Cã: xuÊt cho c¸c ®èi t­îng sö dông: Ghi TK 621, 627... BiÓu sè 13a Sæ sè d­ TK 1521 Th¸ng 2 n¨m 2004 TK 331: 3070238919 TK 6211: 137878377 TK 111: 160000 TK 6212: 2628664896 TK 1388: 5200000 TK 6213: 40445587 (XN DPT¦ I nhËp tr¶ Era- Gel) TK 6271: 1722083 TK 6272: 548178 TK 642: 2564973 TK 1388: 20960000 TK 632: 1549515 TK 1548: 291255 TK 1544: 1604840 3075598919 2836229988 BiÓu sè 13b Sæ sè d­ TK 1522 Th¸ng 2 n¨m 2004 TK 331: 56904881 TK 6211: 6528256 TK 111: 941160 TK 6212: 81446202 TK 6213: 3455173 TK 6271: 1292070 TK 6272: 3832116 TK 6273: 451875 TK 641: 64778 TK 642: 2469470 TK 1421: 3936807 TK 1544: 10251292 57846014 113788357 Sè liÖu bªn cã cña sæ ch÷ T nµy lµ c¨n cø ®Ó lªn c¸c b¶ng kª 4, 5, 6 phÇn chi vËt liÖu (BiÓu sè 18, 19) §ång thêi sè liÖu trªn c¸c b¶ng kª 4, 5, 6 lµ c¬ së ®Ó lËp NKCT sè 7. Cuèi cïng, tõ NKCT sè 5, NKCT sè 7 vµ c¸c NKCT cã liªn quan kh¸c, kÕ to¸n vµo sæ c¸i TK 152 BiÓu sè 14 Sæ c¸i TK 1521 Sè D­ ®Çu n¨m Nî Cã 801636500 Sè TT Ghi Cã c¸cTK ®èi øng Nî víi TK nµy Th¸ng 1 Th¸ng 2 .... Th¸ng12 Céng TK 331 2256704500 3070238919 TK 111 130000 160000 TK 1388 5200000 1 Céng sè PS Nî 2256834500 3075598919 2 Céng sè PS Cã 2849437218 2836229988 3 Sè d­ Nî... Cuèi th¸ng Cã... 209403782 448772713 BiÓu sè 15 Sæ c¸i TK 1522 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã 23782559 Sè TT Ghi Cã c¸c TK ®èi øng Nî víi TK nµy Th¸ng 1 Th¸ng 2 ... TTh¸ng 12 TK 331 109240273 56904881 TK 111 2562550 941160 1 Céng sè PS Nî 111802823 57846041 2 Tæng sè PS Cã 75236250 113788357 3 Sè d­ Nî... Cuèi th¸ng Cã... 60349132 4406816 2.5. Ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp vµ sö dông vËt liÖu víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý vËt liÖu ë XÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng II §èi víi c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh nãi chung c¸c nghiÖp vô vÒ vËt liÖu cã ý nghÜa rÊt quan träng. Qu¶n lý tèt c¸c nghiÖp vô vÒ vËt liÖu cho phÐp c¸c doanh nghiÖp sö dông tèt h¬n nguån vèn l­u ®éng Ýt ái cña m×nh, tiÕt kiÖm ®­îc c¸c kho¶n chi phÝ tr¶ l·i tiÒn vay ng©n hµng, duy tr× vµ ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ kinh doanh diÔn ra liªn tôc, tr¸nh ®­îc thiÖt h¹i v× ngõng s¶n xuÊt do thiÕu vËt liÖu cung øng. Ngoµi ra qu¶n lý tèt c¸c nghiÖp vô vÒ vËt liÖu cßn gióp cho doanh nghiÖp gi¶m ®­îc nh÷ng hao phÝ, mÊt m¸t tõ kh©u vËn chuyÓn, l­u kho ®Õn kh©u xuÊt vËt liÖu cho sö dông. §iÒu nµy gãp phÇn kh«ng nhá trong viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. T¹i XÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng 2, vËt liÖu lµ mét yÕu tè chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ ph¸t sinh. Ngoµi ra, c¸c nghiÖp vô vÒ vËt liÖu l¹i diÔn ra kh¸ th­êng xuyªn, ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i nªn ®ßi hái ph¶i ®­îc qu¶n lý nghiªm ngÆt. ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ c¸c nghiÖp vô vËt t­ t¹i xÝ nghiÖp ta tiÕn hµnh ph©n tÝch trªn mét sè mÆt sau: 2.5.1 Ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp vËt liÖu Do chñng lo¹i vËt liÖu ë xÝ nghiÖp rÊt ®a d¹ng cã tíi hµng ngh×n thø vËt liÖu nªn ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc ph©n tÝch, ta chØ lÊy sè liÖu cña mét vµi lo¹i cô thÓ th«ng qua b¶ng sau: BiÓu sè 17 T×nh h×nh cung cÊp vËt liÖu ë xÝ nghiÖp Tªn vËt liÖu §¬n gi¸ KÕ ho¹ch cung cÊp Sè thùc cung cÊp Vaselin 12500 500 6250000 555 6937500 Tinh bét s¾n 4200 3000 12600000 3200 13440000 Sö dông chØ tiªu tû lÖ hoµn thµnh kÕ ho¹ch cung cÊp tõng lo¹i vËt liÖu ta thÊy: Víi Vaselin: 555 x 12500 6937500 TVt = = = 1,11 500 x 12500 6250000 Víi Tinh bét s¾n: 3200 x 4200 13440000 TVt = = = 1,07 3000 x 4200 12600000 Ta thÊy, tû lÖ hoµn thµnh kÕ ho¹ch cung cÊp tõng lo¹i vËt liÖu ®Òu lín h¬n 1 chøng tá doanh nghiÖp ®· hoµn thµnh kÕ ho¹ch cung cÊp 2 lo¹i vËt liÖu trªn 2.5.2 Ph©n tÝch t×nh h×nh sö dông vËt liÖu Qu¸ tr×nh sö dông vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng nh©n tè cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn chi phÝ s¶n xuÊt ph¸t sinh vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Qu¶n lý tèt qu¸ tr×nh sö dông vËt liÖu sÏ gãp phÇn vµo viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Cã thÓ ®¸nh gi¸ qu¸ tr×nh sö dông vËt liÖu t¹i XÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng 2 qua biÓu sau: BiÓu sè 18 T×nh h×nh sö dông vËt liÖu ë xÝ nghiÖp Th¸ng 2 n¨m 2004 ChØ tiªu KÕ ho¹ch Thùc tÕ Tû lÖ % Chi phÝ vÒ vËt liÖu Tæng s¶n l­îng 3219825763 7953568295 3138964582 7923645815 Tû lÖ % hoµn Tæng møc VL sö dông TT thµnh kÕ ho¹ch = x 100% sö dông vËt liÖu Tæng møc VL sö dông KH x GTTSLTT GTTSLKH Tû lÖ % hoµn 3138964582 thµnh kÕ ho¹ch = x 100% sö dông vËt liÖu 3219825763 x 7923645815 7953568295 = 97,8% Sè tuyÖt ®èi = Tæng møc NVL - Tæng møc NVL x GTTSLTT sö dông TT sö dông KH GTTSLKH = 3138964582 - 3219825763 x 7923645815 = - 68.747.728 7953568295 Nh­ vËy xÝ nghiÖp ®· kh«ng hoµn thµnh kÕ ho¹ch sö dông nguyªn vËt liÖu. Trong thêi gian tíi xÝ nghiÖp cÇn cè g¾ng t×m ra nguyªn nh©n vµ gi¶i ph¸p kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu Ch­¬ng 2 Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë xÝ nghiÖp d­îc phÈm trung ­¬ng II 1. Nh÷ng nhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë xÝ nghiÖp d­îc phÈm trung ­¬ng II. Nh­ ®· nãi ë trªn, XÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng 2 lµ mét trong nh÷ng ®¬n vÞ s¶n xuÊt thuèc chñ lùc cña ngµnh y tÕ ViÖt nam, s¶n xuÊt ra khèi l­îng thuèc lín phôc vô ch¨m lo cho søc khoÎ cña toµn d©n. HiÖn nay xÝ nghiÖp vÉn ®ang kh«ng ngõng ph¸t triÓn, ®øng v÷ng trong c¹nh tranh mÆc dï gÆp ph¶i kh«ng Ýt nh÷ng khã kh¨n th¸ch thøc (võa ph¶i ®¸p øng nhu cÇu cña ng­êi tiªu dïng, võa ®¶m b¶o ®­îc møc lîi nhuËn hîp lý trong khi ph¶i c¹nh tranh víi v« sè s¶n phÈm cña c¸c doanh nghiÖp trong vµ ngoµi n­íc. Sau gÇn 3 th¸ng thùc tËp t¹i xÝ nghiÖp, vËn dông lý luËn vµo thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n, víi sù h­íng dÉn cña c¸c c¸n bé trong phßng Tµi chÝnh - kÕ to¸n t«i nhËn thÊy, c«ng t¸c kÕ to¸n cña xÝ nghiÖp cã nh÷ng ­u khuyÕt ®iÓm næi bËt sau ®©y: + ViÖc tæ chøc hÖ thèng sæ s¸ch, tµi kho¶n kÕ to¸n vµ sö dông c¸c chøng tõ lu©n chuyÓn hîp lý, khoa häc gi÷a c¸c bé phËn cã liªn quan trªn c¬ së ®¶m b¶o ®óng chÕ ®é vµ biÓu mÉu do Nhµ n­íc ban hµnh. ®Æc biÖt lµ viÖc vËn dông mét sè sæ s¸ch trung gian theo yªu cÇu qu¶n lý cña xÝ nghiÖp, phï hîp víi kh¶ n¨ng, tr×nh ®é cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n hiÖn nay, ®¶m b¶o qu¶n lý chÆt chÏ viÖc thu mau, b¶o qu¶n vµ sö dông nguyªn vËt liÖu. + ViÖc vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký chøng tõ” lµ h×nh thøc cã nhiÒu ­u ®iÓm trong qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung. + ViÖc x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu t­¬ng ®èi æn ®Þnh, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c h¹ch to¸n, gióp cho qu¸ tr×nh thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷, sö dông dÔ dµng h¬n, n©ng cao hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n lý. + VÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu: nh×n chung kÕ to¸n vËt liÖu ë xÝ nghiÖp ®­îc tæ chøc kh¸ chÆt chÏ, khoa häc tõ viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch thu mua vËt t­ ®Õn c¸c kho tµng ®Ó b¶o qu¶n, gi÷ g×n vËt t­ cïng víi mét hÖ thèng tµi kho¶n, sæ s¸ch ®­îc s¾p xÕp theo mét tr×nh tõ khoa häc, sö dông mét c¸ch linh ho¹t ®Ó h¹ch to¸n, theo dâi sù biÕn ®éng cña vËt t­. §Ó ngµy cµng ph¸t huy ®­îc thÕ m¹nh, kh«ng ngõng ph¸t triÓn, xÝ nghiÖp ®· vµ ®ang t×m tßi s¸ng t¹o ®Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý h¹ch to¸n. Tuy nhiªn, trong viÖc sö dông c¸c c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ nãi chung còng nh­ trong c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng cßn cã nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh ®ßi hái ph¶i ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn phï hîp víi yªu cÇu qu¶n ký kinh tÕ: + VÒ ph©n lo¹i vËt liÖu VÒ lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu: xÝ nghiÖp ch­a x©y dùng hÖ thèng sæ danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt ¸p dông trong toµn xÝ nghiÖp, trong khi chñng lo¹i vµ khèi l­îng vËt liÖu lín do ®ã kh«ng thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi vµ qu¶n lý vËt liÖu. + VÒ h¹ch to¸n chi tiÕt: kÕ to¸n vËt liÖu ¸p dông ph­¬ng ph¸p thÓ song song tuy ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu nh­ng cßn trïng l¾p vÒ chØ tiªu sè liÖu gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho mµ ch­a n¾m ®­îc sè vËt liÖu tån ®Çu kú vµ cuèi kú. Cuèi th¸ng kÕ to¸n kh«ng lËp b¶ng kª tæng hîp N-X-T ®Ó tæng hîp sè liÖu tõ c¸c sæ chi tiÕt mµ kÕ to¸n chØ lªn sæ tæng hîp nhËp. C¸ch ghi trªn sæ tæng hîp nhËp lµ trïng l¾p víi sæ chi tiÕt vËt t­ (c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ), nã chØ cã t¸c dông ®èi chiÕu víi sè liÖu cña kÕ to¸n thanh to¸n mµ kh«ng ®èi chiÕu sè liÖu ®­îc víi kÕ to¸n tæng hîp. Nh­ vËy cã thÓ thÊy viÖc sö dông sæ nµy lµ kh«ng hiÖu qu¶ mµ tèn c«ng søc, trong ®ã rÊt khã ®Ó biÕt ®­îc sè liÖu tån kho, kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc kÞp thêi th«ng tin vÒ hµng tån kho... lµm ¶nh h­ëng ®Õn viÖc ph©n tÝch vßng lu©n chuyÓn cña vèn l­u ®éng, tõ ®ã ¶nh h­ëng ®Õn ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ. VÊn ®Ò nµy sÏ ®­îc kh¾c phôc nÕu kÕ to¸n lËp b¶ng kª tæng hîp N-X-T. + VÒ kÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n nhËp vËt liÖu: ViÖc sö dông sæ chi tiÕt TK 331 – Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n: ViÖc sö dông sæ kÕ to¸n chi tiÕt lµ ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp, c¸c quy ®Þnh vÒ lo¹i sæ nµy chØ mang tÝnh h­íng dÉn. Tuú theo yªu cÇu qu¶n lý mµ c¸c doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän vµ më c¸c mÉu sæ chi tiÕt phï hîp. ë xÝ nghiÖp thùc hiÖn ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc NKCT nÕu c¸c sè liÖu trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n lµ c¨n cø ®Ó ghi NKCT sè 5. MÉu biÓu nh­ xÝ nghiÖp ®ang dïng lµ ch­a phï hîp, ch­a ghi riªng tõng tµi kho¶n, nªn viÖc tæng hîp sè liÖu cuèi th¸ng theo tõng tµi kho¶n (1521, 1522..., 111, 112.. ) sÏ rÊt phøc t¹p vµ dÔ sai sãt. VÒ kho¶n t¹m øng khi mua vËt liÖu ë xÝ nghiÖp kh«ng dïng tµi kho¶n t¹m øng ®Ó ph¶n ¸nh, theo dâi c¸c kho¶n t¹m øng thu mua vËt liÖu mµ c¸c kho¶n t¹m øng nµy l¹i ®­îc ghi trªn trang sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n theo tõng c¸n bé cung tiªu theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 331 Cã TK 111. Nh­ vËy ë ®©y mçi c¸n bé cung tiªu cã vai trß nh­ mét ng­êi b¸n hµng vµ kho¶n t¹m øng gièng nh­ nghiÖp vô øng tr­íc tiÒn hµng cho ng­êi b¸n. §iÒu nµy ch­a ®óng víi tÝnh chÊt cña kho¶n t¹m øng, kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc riªng vai trß cña viÖc mua hµng b»ng t¹m øng. - KÕ to¸n xuÊt vËt liÖu Khi xuÊt vËt liÖu, kÕ to¸n xÝ nghiÖp kh«ng lËp b¶ng ph©n bæ sè 2- B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu mµ lµi dïng sæ sè d­ d¹ng ch÷ T ®Ó ph¶n ¸nh tæng hîp tõng lo¹i vËt liÖu (vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu phô...) cho c¸c ®èi t­îng sö dông. ViÖc sö dông sæ sè d­ ch÷ T lµ ch­a ®óng theo quy ®Þnh cña hÖ thèng sæ kÕ to¸n cña chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. MÆt kh¸c sö dông sæ sè d­ ch÷ T chØ ph¶n ¸nh vÒ tõng lo¹i vËt liÖu xu¸t cho c¸c ®èi t­îng sö dông, kh«ng thuËn tiÖn cho viÖc tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. + Mét sè vÊn ®Ò kh¸c: -VÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: ë phßng, c¸c nh©n viªn kÕ to¸n vÉn ph¶i kiªm nhiÖm c«ng viÖc cña nhau, vÝ dô nh­ vÒ viÖc qu¶n lý vËt liÖu tù chÕ vµ thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: kÕ to¸n vËt liÖu chÝnh qu¶n lý trÞ gi¸ vèn cña vËt liÖu xuÊt kho, cßn chi phÝ tù chÕ vµ gia c«ng l¹i do kÕ to¸n tiÒn l­¬ng phô tr¸ch. Sau ®ã kÕ to¸n vËt liÖu c¨n cø vµo trÞ gi¸ cña vËt liÖu do kÕ to¸n tiÒn l­¬ng tËp hîp ®­îc ®Ó ghi vËt liÖu nhËp kho. Do ®ã dÉn ®Õn ph©n t¸n trong viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt t­ . Tuy nhiªn, do c«ng viÖc cña mét sè bé phËn kÕ to¸n t­¬ng ®èi nhiÒu h¬n c¸c bé phËn kh¸c nªn t¹m thêi vÉn ph¶i s¾p xÕp nh­ vËy. - VÒ viÖc sö dông tµi kho¶n: Khi xuÊt vËt liÖu cho ph©n x­ëng s¶n xuÊt phô, kÕ to¸n ghi : Nî TK 1544 Cã TK 152 Nh­ vËy lµ ch­a ®óng theo quy ®Þnh, tuy kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong kú nh­ng khã kh¨n cho viÖc x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè chi phÝ theo 3 kho¶n môc. Khi xuÊt vËt liÖu cho qu¶n lý ph©n x­ëng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 6271- Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng Tiªm. Nî TK 6272- Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng Viªn. Nî TK 6273- Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng Ho¸. Cã TK 152.-nguyªn vËt liÖu Theo chÕ ®é hiÖn hµnh th× chi phÝ vËt liÖu dïng cho qu¶n lý ph©n x­ëng ghi vµo TK 6272, sau ®ã chi tiÕt theo yªu cÇu qu¶n lý b»ng c¸c TK cÊp 2. ViÖc ghi nh­ ë xÝ nghiÖp dÔ bÞ hiÓu lÇm lµm sai l¹c th«ng tin kÕ to¸n 2. Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë xÝ nghiÖp d­îc ph¶m trung ­¬ng II. Qua thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu trung ­¬ng 2 chøng tá xÝ nghiÖp ®· cã nhiÒu cè g¾ng ph¸t huy nh÷ng kiÕn thøc ¸p dông vµo c«ng t¸c thùc tÕ. §Ó lµm cho c«ng t¸c h¹ch to¸n ngµy cµng hoµn thiÖn h¬n, ®¸p øng nhu cÇu qu¶n lý kiÓm tra vµ sö dông vËt liÖu t«i xin ®Ò xuÊt mét vµi ý kiÕn vµ biÖn ph¸p ®Ó xÝ nghiÖp vµ phßng kÕ to¸n xem xÐt: 2.1. ý kiÕn thø 1: §Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ®­îc chÆt chÏ thèng nhÊt, viÖc ®èi chiÕu kiÓm tra ®­îc dÔ dµng vµ dÔ ph¸t hiÖn khi sai sãt, xÝ nghiÖp nªn më sæ danh ®iÓm vËt liÖu quy ®Þnh l¹i tªn gäi, quy c¸ch vËt liÖu b»ng hÖ thèng c¸c ch÷ sè thuËn tiÖn cho viÖc qu¶n lý vËt liÖu, viÖc ghi sæ thuËn lîi vµ chÝnh x¸c .Tõ ®ã gi¶m bít khèi l­îng c«ng t¸ckÕ to¸n vµ rÊt thuËn tiÖn khi sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n cho viÖc vËn hµnh c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu trªn m¸y vi tÝnh. BiÓu sè 19: MÉu sæ danh ®iÓm Ký hiÖu danh ®iÓm vËt liÖu Tªn , nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ Ghi chó 1521 Nguyªn vËt liÖu chÝnh 1521.01 Thuèc ®éc A 1521.01.01 Atropin Sulfat .... 1521.02 Thuèc ®éc B 1521.02.01 Aminazin 1521.02.02 Axit clohydric .... .... ViÖc më sæ danh ®iÓm vËt liÖu ph¶i cã sù kÕt hîp nghiªn cøu cña phßng kÕ to¸n, phßng kÕ ho¹ch cung øng vµ phßng thÞ tr­êng, sau ®ã tr×nh lªn c¬ quan chñ qu¶n biÕt ®Ó thèng nhÊt qu¶n lý vµ sö dông trong toµn xÝ nghiÖp. 2.2. ý kiÕn thø 2: Hoµn thiÖn kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. HiÖn nay kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë xÝ nghiÖp ®ang ¸p dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song thùc ra lµ ch­a phï hîp víi mét xÝ nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i vËt t­ vµ c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn nh­ ë xÝ nghiÖp. Do ®ã, kÕ to¸n nªn xem xÐt nghiªn cøu ®Ó c¶i tiÕn ph­¬ng ph¸p ghi cho bít sù trïng l¾pkh«ng cÇn thiÕt hoÆc ¸p dông ph­¬ng ph¸p kh¸c ®Ó gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp. Tuy nhiªn, ®iÒu quan träng h¬n lµ cuèi th¸ng kÕ to¸n vËt liÖu míi chØ lªn sæ tæng hîp NhËp- XuÊt (®· tr×nh bµy ë phÇn thùc tÕ) mµ kh«ng lËp b¶ng kª tæng hîp NhËp-XuÊt- Tån. Sæ tæng hîp chØ cã t¸c dông ®èi chiÕu víi kÕ to¸n thanh to¸n (phÇn thu mua vËt liÖu) mµ kh«ng ph¶n ¸nh t×nh h×nh tån kho nªn viÖc nhËn biÕt t×nh h×nh vËt t­ gÆp khã kh¨n. Nh­ vËy ®Ó tiÕt kiÖm thêi gian, n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý nªn thay sæ tæng hîp nhËp- xuÊt b»ng b¶ng kª tæng hîp NhËp- XuÊt- Tån ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu kiÓm tra víi kÕ to¸n tæng hîp vµ cung cÊp th«ng tin cho c¸c ®èi t­îng sö dông cã liªn quan. Khi ®ã cã thÓ kh¸i qu¸t tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song nh­ sau: (1) ThÎ kho (1) (1) PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho (2) Sæ chi tiÕt (2) vËt t­ B¶ng tæng hîp N-X-T B¶ng tæng hîp N-X-T : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng : §èi chiÕu ViÖc ghi chÐp cña thñ kho vµ kÕ to¸n vËt liÖu vÉn tiÕn hµnh nh­ b×nh th­êng nh­ng cuèi th¸ng thay v× lªn sæ tæng hîp nhËp th× c¨n cø vµo sæ chi tiÕt, kÕ to¸n lÊy sè liÖu ë dßng céng NhËp- XuÊt- Tån ®Ó vµo b¶ng kª NhËp-XuÊt-Tån theo c¶ chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. B¶ng tæng hîp NhËp-XuÊt-Tån ®­îc lËp nh­ sau: + C¬ së sè liÖu: C¨n cø tõ c¸c sæ chi tiÕt vËt t­ ghi theo tõng nhãm thø vËt t­. + KÕt cÊu: BiÓu sè 26 + Ph­¬ng ph¸p ghi: - Cét danh ®iÓm: Ghi theo thø tù danh ®iÓm vËt liÖu ®· thèng nhÊt. - Cét tªn vËt liÖu: Ghi tªn tõng vËt liÖu - Cét tån ®Çu th¸ng: C¨n cø vµo sè tån cuèi th¸ng cña b¶ng kª tæng hîp NhËp-XuÊt-Tån cña th¸ng tr­íc ®Ó ghi. NÕu b¾t ®Çu lËp th× lÊy sè liÖu ë sæ chi tiÕt vËt t­ sè tån cuèi th¸ng tr­íc. - Cét nhËp trong th¸ng: C¨n cø vµo dßng céng cét nhËp cña tõng thø vËt t­ trªn sæ chi tiÕt vËt t­. - Cét xuÊt trong th¸ng: C¨n cø vµo dßng céng cét xuÊt cña tõng thø vËt t­ trªn sæ chi tiÕt vËt t­ ®Ó ghi. - Cét tån cuèi th¸ng = Tån ®Çu th¸ng + NhËp trong th¸ng – XuÊt trong th¸ng. Tõ sæ chi tiÕt vËt t­ cña Cloroxit ta vµo b¶ng tæng hîp NhËp-XuÊt-Tån nh­ sau: 2.3. ý kiÕn thø 3: Hoµn thiÖn vÖc ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n VËt t­ nhËp kho cña xÝ nghiÖp chñ yªó tõ nguån thu mua bªn ngoµi. §Ó ghi chÐp c¸c nghiÖpvô ph¸t sinh trong quan hÖ mua b¸n víi tõng ng­êi b¸n hoÆc qua c¸n bé cung tiªu kÕ to¸n, xÝ nghiÖp sö dông sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. §Ó ®¶m b¶o cho viÖc cung cÊp vËt t­ ®­îc liªn tôc lµm cho s¶n xuÊt kh«ng bÞ gi¸n ®o¹n lµ c«ng viÖc quan träng hµng ®Çu. Trong ®ã viÖc theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n cïng víi c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n, tõ ®ã cã nh÷ng biÖn ph¸p thÝch hîp lµ mét viÖc lµm tÝch cùc ®Ó thóc ®Èy c¸c mèi quan hÖ mua b¸n. Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n më ®Ó theo dâi c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n tõ khi ph¸t sinh quan hÖ mua b¸n ®Õn khi thanh to¸n xong tiÒn hµng. Sè liÖu trªn sæ nµy lµ c¬ së ®Ó ghi NKCT sè 5. ViÖc ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ë xÝ nghiÖp hiÖn nay lµ ch­a khoa hcj, kh«ng thuËn tiÖn cho viÖc lÊy sè liÖu ®Ó ®­a vµo NKCT sè 5, kh«ng ph¶n ¸nh riªng ®­îc tõng thø, lo¹i vËt liÖu mua vÒ còng nh­ t×nh h×nh thanh to¸n ®èi víi thø, lo¹i vËt liÖu ®ã. Do ®ã ®Ó thuËn tiÖn cho nhu cÇu theo dâi mét c¸ch thuËn lîi, cã hÖ thèng, xÝ nghiÖp nªn më sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n theo mÉu sau: + KÕt cÊu:theo biÓu sè 27 + C¬ së sè liÖu:sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n th¸ng tr­íc, ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp khi mua hµng vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n + Ph­¬ng ph¸p ghi: - Cét sè d­ ®Çu th¸ng: lÊy sè liÖu ë cét sè d­ cuèi th¸ng cña sæ chi tiÕt TK 331 th¸ng tr­íc ®Ó ghi. Sè d­ Nî: Ph¶n ¸nh sè tiÒn xÝ nghiÖp øng tr­íc cho ng­êi b¸n cña th¸ng tr­íc nh­ng trong th¸ng hµng ch­a vÒ nhËp kho. LÊy sè liÖu ë cét sè d­ cuèi th¸ng- phÇn d­ Nî cña sæ chi tiÕt TK 331 th¸ng tr­íc ®Ó ghi. Sè d­ Cã: Ph¶n ¸nh sè tiÒn xÝ nghiÖp cßn nî ng­êi b¸n cña th¸ng tr­íc. LÊy sè liÖu ë cét sè d­ cuèi th¸ng – phÇn d­ Cã cña sæ chi tiÕt TK 331 th¸ng tr­íc ®Ó ghi. -Cét sè ph¸t sinh: PhÇn ghi Cã TK 331, ghi Nî c¸c TK... C¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho ghi theo ®Þnh kho¶n: NÕu mua cã ho¸ ®¬n GTGT ghi: Nî TK 152 (chi tiÕt)- gi¸ ch­a cã thuÕ Nî TK 133-ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ. Cã TK 331-Tæng gi¸ thanh to¸n. NÕu mua cã ho¸ ®¬n b¸n hµng ghi: Nî TK 152 (chi tiÕt) Cã TK 331-Tæng gi¸ thanh to¸n. PhÇn ghi Nî TK 331, ghi Cã c¸c TK... Khi thanh to¸n cho ng­êi b¸n, tuú theo ph­¬ng thøc thanh to¸n ghi vµo c¸c TK t­¬ng øng. - Sè d­ cuèi th¸ng: Sè d­ Nî: ph¶n ¸nh sè tiÒn xÝ nghiÖp øng tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng ®Õn cuèi th¸ng ch­a lÊy hµng. Sè d­ Cã : ph¶n ¸nh sè tiÒn cuèi th¸ng xÝ nghiÖp cßn nî ng­êi b¸n. Tõ sè liÖu dßng céng cña sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®­îc lËp l¹i theo biÓu trªn, khi ®­a vµo NKCT sè 5 sÏ dÔ dµng, sè liÖu theo tõng tµi kho¶n kh«ng bÞ sai sãt, nhÇm lÉn 2.4. ý kiÕn thø 4: VÒ tæ chøc kÕ to¸n kho¶n t¹m øng ®Ó mua vËt liÖu Nh­ ®· nãi khi t¹m øng cho c¸n bé cung tiªu ®Ó mua vËt liÖu, kÕ to¸n kh«ng më sæ theo dâi t¹m øng mµ l¹i theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Nh­ thÕ t¹m øng vµ thanh to¸n t¹m øng kh«ng ®­îc theo dâi vÒ thêi h¹n thanh to¸n, h¹ch to¸n kh«ng ®óng víi néi dung nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. ViÖc h¹ch to¸n nh­ vËy dÉn ®Õn kÐo dµi thêi gian thanh to¸n t¹m øng cã thÓ g©y ra t×nh tr¹ng chiÕm dông vèn vµ thÊt tho¸t vèn cña xÝ nghiÖp. §Ó kh¾c phôc ®iÒu nµy, kÕ to¸n cã thÓ lµm nh­ sau: + Khi nghiÖp vô t¹m øng ph¸t sinh tøc lµ khi ng­êi ®i mua nguyªn vËt liÖu viÕt ®¬n xin t¹m øng. Sau khi kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña ®¬n xin t¹m øng kÕ to¸n thanh to¸n viÕt phiÕu chi, khi ®ã kÕ to¸n ghi sæ theo dâi thanh to¸n t¹m øng theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 141 Cã TK 111 Chø kh«ng ph¶i nh­ thùc tÕ: Nî TK 331 Cã TK 111 Khi vËt t­ vÒ nhËp kho kÕ to¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp ghi: Nî TK 152 (chi tiÕt) Nî TK 133 Cã TK 141 + NÕu sè tiÒn t¹m øng thõa, ng­êi t¹m øng sÏ nép l¹i cho kÕ to¸n vµ kÕ to¸n ghi vµo sæ theo dâi thanh to¸n t¹m øng: Nép b»ng tiÒn: Nî TK 111 Cã TK 141 Trõ vµo l­¬ng cña ®èi t­îng ®ã ghi: Nî TK 234 (chi tiÕt) Cã TK 141 + NÕu sè tiÒn mua nguyªn vËt liÖu lín h¬n sè t¹m øng kÕ to¸n lËp phiÕu thanh to¸n cho ng­êi t¹m øng: Nî TK 141 Cã TK 111 KÕ to¸n më sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n t¹m øng TK 141. Sæ nµy ®­îc më cho c¶ n¨m, mçi ®èi t­îng t¹m øng th­êng xuyªn ®­îc theo dâi trªn mét vµi trang (V× thùc tÕ ë xÝ nghiÖp, chØ cã vµi c¸n bé cung tiªu th­êng t¹m øng ®Ó mua vËt liÖu). + KÕt cÊu: BiÓu sè 28 + C¬ së sè liÖu: C¨n cø vµo phiÕu t¹m øng, phiÕu chi, sÐc, ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp. + Ph­¬ng ph¸p ghi: - Cét chøng tõ: Ghi sè liÖu, ngµy th¸ng cña phiÕu chi, sè sÐc... - Cét diÔn gi¶i: Ghi néi dung chi t¹m øng thêi h¹n thanh to¸n t¹m øng. - Cét sè d­: Sè d­ Nî TK 141: Ph¶n ¸nh sè chi ch­a hÕt cña c¸c lÇn t¹m øng - Cét tæng sè: LÊy tæng sè d­ nî ®Çu th¸ng + Sè PS Nî – Sè PS Cã. - Cét qu¸ h¹n: Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n thõa t¹m øng ®· qu¸ h¹n mµ ng­êi ®­îc t¹m øng ch­a thanh to¸n cho xÝ nghiÖp, ®­îc tÝnh b»ng tæng c¸c kho¶n chªnh lÖch gi÷a PS Nî vµ PS Cã TK 141 - Cét ghi Nî TK 141: Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n t¹m øng cho ng­êi ®i mua vËt liÖu. - Cét ghi Cã TK 141: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vËt t­, hµng ho¸ mua vÒ. Sè liÖu tæng céng mçi th¸ng trªn sæ nµy dïng ®Ó ghi vµo NKCT sè 10 (Ghi Cã TK 141). Mçi ng­êi t¹m øng ghi mét dßng (BiÓu sè 29) Thùc hiÖn theo dâi mua vËt t­ b»ng tiÒn t¹m øng lµ cÇn thiÕt, bëi kho¶n vËt t­ mua b»ng nguån nµy lµ t­¬ng ®èi lín. Nh­ vËy xÝ nghiÖp ph¶i theo dâi chÆt chÏ ®Ó ®¶m b¶o kh«ng bÞ thÊt tho¸t, l·ng phÝ nguån vèn cña xÝ nghiÖp ®Ó nh»m môc ®Ých ®Èy m¹nh vßng chu chuyÓn vèn l­u ®éng nh»m t¨ng lîi nhuËn cho xÝ nghiÖp. 2.5. ý kiÕn thø 5: VÒ viÖc lËp b¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu Nh­ ®· nãi ë trªn, kÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu ë xÝ nghiÖp kh«ng lËp b¶ng ph©n bæ sè 2 – B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu ®Ó ph©n bæ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng cho c¸c ®èi t­îng sö dông hµng th¸ng. Thay vµo ®ã, kÕ to¸n l¹i sö dông sæ sè d­ (d¹ng ch÷ T) cho tõng tµi kho¶n (1521, 1522, 1523...) ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ tõng lo¹i vËt liÖu xuÊt cho c¸c ®èi t­îng sö dông. Mçi lo¹i vËt liÖu sö dông mét sæ nh­ vËy sÏ g©y khã kh¨n cho viÖc tËp hîp chi phÝ nguyªn vËt liÖu cho c¸c ®èi t­îng sñ dông v× ph¶i sö dông mét khèi l­îng sæ nhiÒu. §Ó gi¶m bít khèi l­îng sæ s¸ch võa theo ®óng quy ®Þnh hiÖn hµnh võa ph¶n ¸nh ®­îc mét c¸ch tæng qu¸t toµn bé nguyªn vËt liÖu sö dông cho c¸c ®èi t­îng l¹i thuËn tiÖn cho viÖc tæng hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, xÝ nghiÖp nªn sö dông B¶ng ph©n bæ sè 2 thay cho viÖc sö dông sæ ch÷ T nµy. + KÕt cÊu: BiÓu sè 30 + C¬ së lËp: C¨n cø vµo dßng céng trªn b¶ng kª xuÊt vËt t­ trong th¸ng bëi v× b¶ng kª xuÊt vËt t­ trong th¸ng ®· ghi chÐp mét c¸ch chi tiÕt tõng thø vËt liÖu sö dông cho c¸c ®èi t­îng vÒ sè l­îng, gi¸ trÞ. Sè liÖu tæng hîp trªn b¶ng kª xuÊt vËt t­ (theo tõng lo¹i vËt liÖu) chÝnh lµ trÞ gi¸ vËt liÖu xuÊt trong kú cho tõng ®èi t­îng sö dông. -C¸c cét däc ph¶n ¸nh c¸c lo¹i vËt liÖu xuÊt dïng. -C¸c dßng ngang ph¶n ¸nh c¸c ®èi t­îng sö dông. 2.6. Mét sè ý kiÕn kh¸c - VÒ viÖc hoµn thiÖn øng dông tin häc vµo c«ng t¸c kÕ to¸n HiÖn nay, ë xÝ nghiÖp D­îc phÈm trung ­¬ng 2 viÖc øng dông m¸y tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n ch­a ph¸t huy hÕt ®­îc vai trß cña nã. ChØ mét vµi phÇn hµnh ®­îc øng dông cßn l¹i ®Òu lµm b»ng tay nªn kh«ng ®em l¹i n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ lµm viÖc. Do ch­a sö dông c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n ®Ó phôc vô c«ng t¸c h¹ch to¸n cho nªn kh«ng lµm gi¶m ®­îc khèi l­îng ghi chÐp cña kÕ to¸n, trong ®ã cã kÕ to¸n vËt liÖu, ®ång thêi th«ng tin kh«ng ®­îc cung cÊp kÞp thêi ®Ó phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý. XuÊt ph¸t tõ lý do trªn, trong thêi gian tíi xÝ nghiÖp cÇn øng dông tin häc nhiÒu h¬n vµo c«ng t¸c kÕ to¸n b»ng c¸ch lùa chän phÇn mÒm kÕ to¸n phï hîp ®Ó cµi ®Æt ch­¬ng tr×nh. Bªn c¹nh ®ã xÝ nghiÖp còng cÇn quan t©m ®Õn viÖc båi d­ìng, n©ng cao kü n¨ng sö dông m¸y vi tÝnh cho c¸n bé nh©n viªn kÕ to¸n ®¶m b¶o tÊt c¶ ®Òu cã kh¶ n¨ng sö dông thµnh th¹o phÇn mÒm kÕ to¸n mµ xÝ nghiÖp øng dông - VÒ viÖc sö dông tµi kho¶n tËp hîp chi phÝ vËt liÖu + HiÖn nay ë xÝ nghiÖp, khi xuÊt vËt liÖu cho ph©n x­ëng s¶n xuÊt phô, kÕ to¸n ghi: Nî TK 1544 Cã TK 152 ViÖc ghi nh­ vËy lµ ch­a ®óng quy ®Þnh mµ l¹i khã kh¨n cho viÖc x¸c ®Þnh yÕu tè chi phÝ theo 3 kho¶n môc. V× vËy xÝ nghiÖp nªn ghi: Nî TK 6214 (chi phÝ NVL trùc tiÕp-PX s¶n xuÊt phô) Cã TK 152 + Khi xuÊt vËt liÖu cho qu¶n lý ph©n x­ëng, kÕ to¸n tËp hîp vµo TK 627 sau ®ã chi tiÕt : TK 6271-Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng Tiªm TK 6272-Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng Viªn TK 6273-Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng Ho¸ Ghi nh­ vËy khi nh×n vµo sè liÖu trªn c¸c tµi kho¶n dÔ hiÓu nhÇm c¸c kho¶n chi phÝ. KÕ to¸n nªn tËp hîp vµo ®óng tµi kho¶n 6272-Chi phÝ vËt liÖu dïng vµo qu¶n lý ph©n x­ëng, sau ®ã chi tiÕt cÊp 3 cho c¸c ph©n x­ëng TK 6272.1-Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng Tiªm TK 6272.2-Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng Viªn TK 6272.3-Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng Hãa Nh­ vËy sÏ ph¶n ¸nh ®óng ®èi t­îng chi phÝ theo TK ®ång thêi thùc hiÖn ®óng chÕ ®é quy ®Þnh hiÖn hµnh. Ngoµi ra, trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay yªu cÇu cña thÞ tr­êng vÒ chÊt l­îng thuèc ngµy cµng cao ®ßi hái xÝ nghiÖp ph¶i c¶i tiÕn s¶n xuÊt ®Ó ®¸p øng nhu cÇu ®ã. VÒ trang thiÕt bÞ, xÝ nghiÖp míi cã d©y chuyÒn s¶n xuÊt thuèc tiªm ®¹t tiªu chuÈn GMP, trong s¶n xuÊt hao hôt nhiÒu nguyªn vËt liÖu. V× vËy ®Ó n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, gi¶m bít hao hôt, h¹ gi¸ thµnh, xÝ nghiÖp cÇn nghiªn cøu ®æi míi ®Çu t­ m¸y mãc cho c¸c d©y chuyÒn s¶n xuÊt kh¸c. Trªn ®©y lµ mét sè ý kiÕn t«i ®­a ra ®Ó xÝ nghiÖp xem xÐt ¸p dông trong thêi gian tíi. Hy väng r»ng cïng víi sù cè g¾ng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn xÝ nghiÖp c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng vµ c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung cña xÝ nghiÖp thªm hoµn thiÖn ®Ó xÝ nghiÖp ngµy cµng ph¸t triÓn v÷ng m¹nh. KÕt luËn Qua nghiªn cøu vµ t×m hiÓu vÒ lý luËn còng nh­ thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng ë XÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng 2 t«i thùc sù thÊy ®­îc tÇm quan träng cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, ®Æc biÖt lµ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu. §ã lµ bé phËn kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Nã cung cÊp sè liÖu cho viÖc ph©n tÝch t×nh h×nh s¶n xuÊt, ph¶n ¸nh mét c¸ch chÆt chÏ, chÝnh x¸c t×nh h×nh NhËp-XuÊt-Tån vËt liÖu, gióp cho c«ng t¸c kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, tõ ®ã cung cÊp nh÷ng th«ng tin kinh tÕ cÇn thiÕt cho l·nh ®¹o xÝ nghiÖp ®Ó chØ ®¹o tèt mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. H¬n n÷a tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n v¹tt liÖu cßn ph¶n ¸nh gi¸m ®èc t×nh h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng trªn c¬ së ®ã theo dâi ®­îc t×nh h×nh thanh to¸n c«ng nî, tr¸nh t×nh tr¹ng thÊt tho¸t ø ®äng vèn, gióp cho xÝ nghiÖp sö dông cã hiÖu qu¶ h¬n nguån vèn cña m×nh vµ chÊp hµnh ®óng chÕ ®é chÝnh s¸ch kÕ to¸n cña nhµ n­íc. Qua thêi gian thùc tËp, t«i nhËn thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu cña xÝ nghiÖp cã nhiÒu ­u ®iÓm ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ, song bªn c¹nh ®ã cßn cã mét sè tån t¹i cÇn xem xÐt ®iÒu chØnh, nh»m gãp phÇn nhá hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë xÝ nghiÖp Cïng víi thêi gian nµy ®· gióp t«i hiÓu vµ kh¼ng ®Þnh r»ng ng­êi c¸n bé kÕ to¸n kh«ng chØ cÇn n¾m v÷ng lý luËn mµ cßn ph¶i hiÓu s©u s¾c thùc tÕ, biÕt vËn dông lý luËn vµo thùc tiÔn mét c¸ch sang t¹o, khoa häc, hîp lý, cã nh­ vËy míi lµm tèt ®­îc c«ng viÖc cña m×nh vµ kÕ to¸n míi thùc sù trë thµnh c«ng cô ®¾c lùc cña qu¶n lý kinh tÕ. Víi thêi gian thùc tËp ng¾n, tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm thùc tÕ cã h¹n nªn luËn v¨n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt khiÕm khuyÕt. T«i rÊt mong nhËn ®­îc sù chØ b¶o cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸n bé trong phßng kÕ to¸n. Mét lÇn n÷a t«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o ThS. NguyÔn H÷u ¸nh vµ c¸c c¸n bé kÕ to¸n XÝ nghiÖp D­îc phÈm trung ­¬ng II ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì t«i hoµn thµnh chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp nµy Hµ Néi th¸ng 4 n¨m 2004 Môc lôc Lêi nãi ®Çu 1 Ch­¬ng 1: Thùc tr¹ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë xÝ nghiÖp d­îc phÈm trung ­¬ng II 3 1. T×nh h×nh chung cña xÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng II 3 1.1. LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn 3 1.2. §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt vµ qu¶n lý XNDPT¦II 4 1.3. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vµ bé m¸y kÕ to¸n xÝ nghiÖp 10 1.4. ThÞ tr­êng, thÞ phÇn kinh doanh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña xÝ nghiÖp 14 2. Thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu t¹i XNDPT¦II 19 2.1. §Æc ®iÓm vËt liÖu vµ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch cung cÊp vËt liÖu 19 2.2. Ph©n lo¹i - ®¸nh gi¸ vËt liÖu 20 2.3. Tæ chøc kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu 24 2.4. Tæ chøc kÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu 37 2.5. Ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp vµ sö dông vËt liÖu víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý vËt liÖu ë xÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng II 46 ch­¬ng 2: Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë xÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng II 49 1. Nh÷ng nhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë xÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng II 49 2. Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë xÝ nghiÖp D­îc phÈm Trung ­¬ng II 51 2.1. VÒ c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu 51 2.2. Hoµn thiÖn kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu 52 2.3. Hoµn thiÖn viÖc ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. 54 2.4. VÒ tæ chøc kÕ to¸n kho¶n t¹m øng ®Ó mua vËt liÖu 55 2.5. VÒ viÖc lËp b¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu 56 2.6. Mét sè ý kiÕn kh¸c 56 KÕt luËn 58