Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt

ạo ra doanh thu. +Trao đổi hàng và hàng tương đương: Doanh thu = giá trị hợp lý của hàng hóa nhận về hoặc giá trị hàng giá đem đổi +/_ số chênh lệch. * Thời điểm ghi nhận doanh thu. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. * Thời điểm ghi nhận doanh thu, quy định theo từng phương thức, hình thức bán hàng như sau: - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp, thời điểm ghi chép hàng bán là khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hoặc cháp nhận nợ. - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng, thời điểm ghi chép hàng bán là khi thu được tiền hoặc bên mua xác nhận dẫ nhận đựoc hàng, chấp nhận thanh toán. - Phương thức bán lẻ, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận được giấy báo cáo của nhân viên bán hàng. - Phương thức gửi đại lý bán, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận được tiền hoặc bên nhận đại lý chấp nhận thanh toán. 1.1.2.2. Phương pháp kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại theo chế độ hiện hành. Hiện nay, theo chế độ hiện hành thì kế toán bán hàng có 2 p hương pháp, tuỳ vào điều kiện, khả năng và mặt hàng kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp để phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. a. Kế toán bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bao gồm: - Chứng từ sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hành hoá, dịch vụ, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng, bảng kê nhân hàng và thanh toán hàng ngày, Bảng thanh toán hàng đại lý, các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, bâo có của ngân hàng,… - Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + Tài khoản 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ + Tài khoản 521 : Hàng bán bị trả lại + Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán + Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng + Tài khoản 157: Hàng gửi bán + Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán. - Trình tự kế toán: Gồm các hình thức sau: + Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển thẳng + Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp + Kế toán bán buôn vận chuyển theo hình thức giao hàng trực tiếp + Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng + Kế toán bán lẻ hàng hoá + Kế toán bán hàng trả góp, trả chậm + Kế toán bán hàng đại lý + Kế toán bán hàng nội bộ + Kế toán các trường hợp khác: Hàng đổi hàng; xuất hàng hoá thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho nhân viên; xuất hàng hoá sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị; xuất hàng hoá biếu, tặng, thưởng được trang trải bằng quỹ phúc lợi. b. Kế toán bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Khi bán hàng, kế toán chỉ phản ánh doanh thu bán hàng trên tài khoản 511, bút toán phản ánh giá vốn không được thực hiện đồng thời như phương pháp kê khai thường xuyên mà chỉ phản ánh 1 lần vào thời điểm cuối kỳ. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định tổng giá trị hàng tồn cuối kỳ, dựa vào công thức cân đối: Tồn đầu + Nhập = Xuất + Tồn cuối Các trình tự kế toán tương tự như kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Sổ sách kế toán. - Sổ kế toán tổng hợp: + Nhật ký chung : Phản ánh trên sổ nhật ký chung , sổ kế toán bán hàng, sổ nhật ký chi tiền, sổ cái các tài khoản 511,632,157,… + Nhật ký chứng từ: Phản ánh trên nhật ký chứng từ số 8, bảng kê số 1, số 2, số 11, sổ cái các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết : Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết liên quan. 1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty. * Khái quát lịch sử thành lập của Công ty Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ ( TM - DV) Tân Nam Việt được thành lập từ năm 2002 do ông Trần Quốc Tuấn làm Giám đốc. Có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, mở tài khoản tại Ngân hàng Công Thương Đống Đa với số vốn điều lệ là 1.500.000.000 đồng và chịu trách nhiệm hữu hạn với số vốn tự có và các nợ bằng vốn tự có. Công ty có chế độ hạch toán độc lập và tự chủ về mặt tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mình. Tên giao dịch : Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt. Địa chỉ : 130 Chùa Bộc - Đống Đa - Hà Nội. * Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. - Chức năng: + Kinh doanh các máy in, máy photo + Cung cấp các thiết bị văn phòng. - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu các sản phẩm mới trong và ngoài nước có chất lượng, giá cả phù hợp với thị trường + Trong quá trình chuyển giao máy móc cho khách hàng phải tổ chức giám sát chặt chẽ và phải chịu trách nhiệm về chất lượng. + Chấp hành các quy chế và pháp luật của Nhà nước cũng như chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về thực hiện hợp đồng. + Thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước. * Lĩnh vực đăng ký kinh doanh và loại hình doanh nghiệp Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt là công ty kỹ thuật và thương mại chuyên kinh doanh các máy in, máy photo, các linh kiện của máy in và máy photo, ngoài ra còn trực tiếp in, photo và đóng tài liệu, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị văn phòng, dịch vụ dịch thuật, đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá. * Đối tượng và địa bàn kinh doanh của Công ty. Đối tượng kinh doanh của Công ty là những doanh nghiệp, cá nhân trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh Miền Bắc có nhu cầu về máy in, máy photo và các thiết bị có liên quan. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Ban Giám Đốc Công ty Phòng Kỹ Thuật Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Bộ phận Marketing Bộ phận bán hàng Bộ phận bảo hành Bộ phận kỹ thuật * Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. - Ban Giám đốc : Ban Giám đốc gồm có Giám đốc và Phó Giám đốc. + Giám đốc là người trực tiếp quản lý, điều hành và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra hàng ngày một cách có hiệu quả, qua báo cáo nhanh của từng phòng, bộ phận để xử lý thông tin một cách kịp thời. Đồng thời Giám đốc là người chịu chách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động kinh doanh và đề ra kế hoạch kinh doanh của công ty, phối hợp các bộ phận trong Công ty một cách nhịp nhàng, ăn khớp. Để điều hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giám đốc thường xuyên phải đối đầu và giải quyết các công việc có liên quan tới nhiều lĩnh vực khác nhau như tài chính, ngân hàng, nhân sự, marketing, cung ứng hàng hoá, y tế, an ninh. Thậm trí Giám đốc doanh nghiệp có thể tham gia trực tiếp vào việc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó như vấn đề tuyển dụng nhân sự. + Phó giám đốc: Là người do Giám đốc doanh nghiệp uỷ quyền Phụ trách kinh doanh của doanh nghiệp, tham gia xây dựng phương hướng, phụ trách chiến lược phát triển kinh doanh, đề xuất và tham mưu các phương án kinh doanh để đạt hiệu quả cao.Phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc giải quyết các vấn đề có liên quan trong từng lĩnh vực khi được uỷ quyền. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý vốn, giám sát mọi họat động kinh doanh của Công ty. Tổ chức công tác thống kê và hạch toán theo chế độ hạch toán nhà nước. Thanh toán các khoản với khách hàng, nộp thuế cho nhà nước và trả lãi cho ngân hàng đầy đủ, kịp thời. - Phòng kinh doanh: Chuyên nghiên cứu thị trường, thu hút khách ngày càng nhiều cho Công ty. Nghiên cứu sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và đề ra các chiến lược kinh doanh thích hợp với sự biến động của thị trường, đồng thời còn chịu trách nhiệm giữ mối quan hệ thường xuyên với các đối tác truyền thống và công tác tổ chức quảng cáo trên các hệ thống thông tin và tạp chí. - Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ lắp đăt, sửa chữa, bảo hành các máy móc, thiết bị cho khách hàng của Công ty.Tham mưu về lĩnh vực kỹ thuật cho Ban giám đốc, thường xuyên nắm bắt những thông tin mới nhằm góp phần vào việc kinh doanh đúng hướng, có hiệu quả. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty 1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán trực tiếp làm công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ mà Nhà nước quy định, tham mưu cho Ban giám đốc, hoạch định quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ về tình hình tài sản, lao động, tiền vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý tài chính, tính toán, trích nộp đầy đủ đúng thời hạn các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước và trích lập các quỹ Công ty. Mọi công tác kế toán của Công ty được triển khai thực hiện đều do kế toán trưởng phân công và giám sát. Phòng kế toán có 4 người, mỗi thành viên kế toán có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng thống nhất trong bộ máy kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán kho và Thủ quỹ Kế toán tiền mặt và thanh toán Kế toán bán hàng Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên kế toán được phân cụ thể: + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các công việc của phòng kế toán, lập báo cáo tài chính theo đúng thời hạn quy định. Kế toán trưởng là người có trách nhiệm bao quát toán bộ tình hình tài chính của Công ty, thông báo cụ thể cho Ban giám đốc về mọi hoạt động tài chính. + Kế toán kho và Thủ quỹ : Là người chịu trách nhiệm về tiền mặt tại quỹ, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của thanh toán viên ghi vào sổ quỹ và đối chiếu kiểm tra với kế toán tiển mặt. Theo dõi chi tiết về hàng hoá, về tình hình biến động, tình hình nhập xuất tồn hàng hoá trong kho + Kế toán bán hàng : Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, tập hợp và phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong quá trình bán hàng. + Kế toán tiền mặt và thanh toán : Là người chịu trách nhiệm thanh toán chi tiết về tiền mặt lên sổ chi tiết tiền mặt các nghiệp vụ liên quan, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc, từ đó lập phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt, theo dõi công nợ nội bộ, huy động vốn. Ngoài ra còn theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng và các khoản tạm ứng cho nhân viên. 1.2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin. - Tổ chức hạch toán ban đầu: Công ty TNHH TM - DV Tân Nam Việt là doanh nghiệp thương mại, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC và một số văn bản pháp luật khác. Công ty sử dụng hệ thống các chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về tiền, chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ về bán hàng, chứng từ về tài sản cố định. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các chứng từ do Công ty lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình và được Bộ tài chính chấp nhận. Việc vận dụng chứng từ kế toán phù hợp với nghiệp vụ, tổ chức chứng từ luân chuyển theo đúng phần hành, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ sử dụng. - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Công ty sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng chế độ kế toán tài chính hiện hành. Các tài khoản của Công ty được chi tiết hoá theo từng đối tượng cụ thể để phù hợp với yêu cầu quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do hoạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên nên hệ thống tài khoản mà Công ty sử dụng bao gồm các tài khoản sau: Tài khoản 111 : Tiền mặt Tài khoản 112 : Tiền gửi Ngân hàng Tài khoản 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Tài khoản 141 : Tạm ứng Tài khoản 156 : Hàng hoá Tài khoản 211 : Tài sản cố định hữu hình Tài khoản 214 : Hao mòn tài sản cố định Tài khoản 311 : Vay ngắn hạn Tài khoản 331 : Phải trả cho người bán Tài khoản 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Tài khoản 3331 : Thuế giá trị gia tăng phải nộp Tài khoản 334 : Phải trả công nhân. Tài khoản 338 : Phải trả, phải nộp Tài khoản 3382 : Kinh phí công đoàn. Tài khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội. Tài khoản 3384 : Bảo hiểm y tế. Tài khoản 411 : Vốn kinh doanh. Tài khoản 414 : Quỹ đẩu tư phát triển. Tài khoản 421: Lợi nhuận chưa phân phối. Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản 521 : Chiết khấu bán hàng. Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại. Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán. Tài khoản 611: Mua hàng. Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán. Tài khoản 635 : Chi phí hoạt động tài chính. Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng. Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 711 : Thu nhập khác. Tài khoản 811: Chi phí khác. Tài khoản 911 : Xác định kết quả kinh doanh. - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, nên các sổ sách chứng từ có liên quan là : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ và thẻ kê toán chi tiết. Công ty áp dụng cả hình thức thao tác trên các sổ sách và trên máy vi tính Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đôi số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra : Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sỏ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kê toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. - Tổ chức lập báo cáo kế toán : Báo cáo tài chính của Công ty được lập và gửi vào cuối năm tài chính, thời hạn gửi và chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính gồm có: + Bảng cân đối kế toán. + Kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Công ty phải nộp báo cáo tài chính cho Chi cục thuế quận Đống Đa - Hà nội. 1.2.2.3. Tổ chức kiểm tra công tác kế toán : Kế toán trưởng phải giám sát các việc của các kế toán viên, phải nắm bắt kịp thời các tình huống xảy ra để cùng Ban giám đốc xử lý. Hàng ngày, các kế toán viên khi vào sổ sách phải chính xác, đầy đủ. Việc kiểm tra kiểm soát được thực hiện theo từng tháng, quý và theo quy định của Ban giám đốc. 1.3. Thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt. 1.3.1. Chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán trong các Công ty rất quan trọng, là sự cần thiết để phản ánh, thực hiện các công việc giao dịch, phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Khi có đầy đủ, chính xác các chứng từ, hoá đơn thì việc thực hiện các công việc sẽ trôi chảy, suôn sẻ. Hiện tại Công ty đang sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Hoá đơn giá trị gia tăng : Hàng ngày khi khách hàng mua hàng, bộ phận kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than ghi một lần: Liên 1: Lưu tại gốc Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi Hàng tháng kế toán căn cứ vào liên 1 của hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh vào bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng chi tiết. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: Là hoá đơn bán hàng đối với các mặt hàng không chịu thuế giá trị gia tăng. Khi khách hàng mua hàng và yêu cầu thì kế toán sẽ lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho làm 4 liên (đặt giấy than lên viết một lần): Liên 1 : Lưu tại gốc. Liên 2 : Giao cho kế toán theo dõi Liên 3 : Giao cho thủ kho Liên 4 : Giao cho khách hàng. - Phiếu xuất kho : Là phiếu dùng trong trường hợp xuất kho nội bộ hay xuất theo các hoá đơn GTGT. Sau khi thủ kho xem xét và kiểm tra hoá đơn GTGT do người mua hoặc người vận chuyển đem đến, thủ kho viết Phiếu xuất kho theo hoá đơn để giao hàng cho khách hàng . Phiếu xuất kho gồm 3 liên : Liên 1 : Lưu tại gốc Liên 2 : Giao cho kế toán theo dõi Liên 3 : Giao cho người nhận hàng. - Phiếu thu : Là phiếu dùng để chứng từ thanh toán khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, khi khách hàng thanh toán, kế toán thanh toán viết phiếu thu làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt,rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Liên 1 : Lưu tại gốc Liên 2 : Giao cho thủ quỹ Liên 3 : Giao cho người nộp tiền. - Phiếu chi : Là phiếu dùng để làm chứng từ ghi sổ khi giao tiền cho những người có trách nhiệm mua hàng, thanh toán nợ, trả các chi phí cho công ty, khi phát sinh ghi phiếu thì kế toán thanh toán viết phiếu chi làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt Liên 1 : Lưu tại gốc. Liên 2 : Giao cho người nộp tiền. Liên 3 : Thủ quỹ giữ dùng làm chứng từ ghi sổ. - Báo cáo bán hàng ngày : Là báo cáo dùng để báo doanh thu bán hàng ngày ở cửa hàng. Cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hoá trong cửa hàng để xác định doanh thu bán hàng trong ngày và lên báo cáo hàng nộp cho kế toán bán hàng để làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Giấy nộp tiền : Là bảng kê các loại tiền do thu ngân nộp lên về số tiền bán hàng trong ngày . Tổng số tiền trong giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên phải bằng với tổng số tiền bán hàng trong báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng báo cáo. Với nhữg chứng từ kế toán trên mà kế toán Công ty đang sử dụng là đầy đủ và phù hợp với tình hình, thực trạng của công ty. Các chứng từ, hoá đơn có đầy đủ chữ ký của người mua, kế toán, thủ kho, thủ quỹ phù hợp với từng loại. 1.3.2. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán. 1.3.2.1. Tài khoản sử dụng. Để phục vụ hạch toán bán hàng, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: + Tài khoản 151 : Hàng đang đi đường + Tài khoản 156: Hàng hoá Gồm 2 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 1561 : Giá mua hàng hoá Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá + Tài khoản 157 : Hàng gửi đi bán + Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Gồm 2 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hoá Tài khoản 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ + Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại +Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán + Tài khoản 611 : Mua hàng + Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán + Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng + Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngoài các tài khoản trên ra Công ty còn sử dụng các tài khoản sau :TK 111, TK 112, TK131, TK 133, TK 141, TK 211, TK 214, TK 311, TK 331, TK 333, … 1.3.2.2. Trình tự hạch toán. Công ty đang hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, bán hàng dưới 3 hình thức: Bán buôn Bán gửi đại lý Bán lẻ a. Đối với trường hợp bán buôn Công ty chủ yếu bán buôn trực tiếp tại kho, khi khách hàng không có điều kiện đến lấy hoặc thuận tiện thì Công ty sẽ bán buôn theo hình thức chuyển hàng. Khi khách hàng đặt hàng thì kế toán bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn xuất hàng. Khách hàng cầm hoá đơn xuống kho để thủ kho xuất hàng theo yêu cầu. Ví dụ 1 : Ngày 17/05/2008 Công ty xuất bán trực tiếp 15 máy in laser Canon LBP 3200i cho công ty Công Thành, theo hoá đơn GTGT MA/2007B 0032546, giá bán chưa thuế 2.281.500/cái, thuế GTGT 10%. Công ty Công Thành trả 1/2 số tiền ( phiếu thu số 25), phần còn lại sau 1 tháng sẽ trả và được Công ty chấp nhận, giá vốn hàng bán 2.051.500 đồng Kế toán định khoản: a) Nợ TK 111: 18.822.375 Nợ TK 131: 18.822.375 Có TK 511 : 34.222.500 Có TK 3331 : 3.422.250 b) Nợ TK 632 : 30.772.500 Có TK 156 : 30.772.500 Sau 1 tháng Công ty Công Thành thanh toán nốt số phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 111: 18.822.375 Có TK 131 : 18.822.37 * Khi Công ty bán hàng theo hình thức chuyển hàng: Ví dụ 2 : Ngày 21/04/2008 Công ty bán chuyển hàng cho Công ty Hưng Thịnh 12 máy in laser HP 1018 với giá bán là 2.011.000đ, thuế GTGT là 10%, chi phí vận chuyển Công ty chịu và đã trả bằng tiền mặt là 300.000đ. Tiền hàng Công ty Hưng Thịnh trả sau 1 tháng và chịu lãi suất 5%, giá vốn hàng bán là 1.931.00đ Kế toán định khoản : a) Nợ TK 157: 24.132.000 Có TK 156 : 24.132.000 b) Nợ TK 641: 300.000 Có TK 111: 300.000 Khi Công ty Hưng Thịnh trả, kế toán hạch toán : Nợ TK 111 : 27.872.460 Có TK 511: 25.338.600 Có TK 3331 : 2.533.860 * Nếu sau khi hàng chuyển bán và đã xác định là tiêu thụ sau đó trả lại: Ví dụ 3: Ngày 25/05/2008 Công ty Hưng Thịnh trả lại 5 máy in laser HP 1018 đã mua ngày 21/04/2008 do lỗi kỹ thuật, khi bán cho khách hàng thì mới phát hiện ra. Công ty đồng ý nhận lại hàng. Kế toán hạch toán: a) Nợ TK 531 : 10.055.000 Nợ TK 3331 : 1.005.500 Có TK 111 : 11.060.500 Khi chuyển giá thực tế của 5 máy in trả lại, kế toán ghi; b) Nợ TK 156 : 9.655.000 Có TK 632 : 9.655.000 Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hàng bán trả lại để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi: Nợ TK 511 : 10.055.000 Có TK 531 : 10.055.000 * Kế toán giảm giá hàng bán: Là hàng sau khi bán, khách hàng thấy không đúng quy cách, mẫu mã, vi phạm hợp đồng mà Công ty chấp nhận thì Công ty sẽ giảm giá cho khách hàng. Ví dụ 4 : Theo ví dụ 1, ngày 20/5 Công ty Hưng Thịnh phát hiện ra có 4 máy in in laser Canon LBP 3200i sai quy cách như trong hợp đồng, Công ty đồng ý giảm giá 5% cho 4 máy trên. Kế toán hạch toán: Nợ TK 532 : 456.300 Nợ TK 3331 : 45.630 Có TK 111: 501.930 Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 511 : 456.300 Có TK 532: 456.300 * Kế toán chiết khấu thương mại : Là khoản tiền mà Công ty đồng ý giảm trừ hoặc thanh toán cho khách hàng do mua hàng theo số lượng lớn theo thoả thuận trong hợp đồng. Ví dụ 5: Theo ví dụ 1, Công ty Công Thành mua số lượng lớn máy in nên Công ty đã chiết khấu thương mại 2% cho số tiền thanh toán trước, số tiền còn nợ lại không được chiết khấu. Căn cứ vào hoá đơn, kế toán định khoản ; Nợ TK 521: 376.447 Có TK 111 : 376.447 b. Đối với hàng gửi bán đại lý Công ty đang bán gửi đại lý cho 4 Cửa hàng, 1 ở Hà nội, 1 ở Hải Phòng và 1 ở Hà Đông và 1 ở Hải Dương, số lượng máy in và linh kiện máy in gửi bán chưa nhiều, thời gian tới Công ty có kế hoạch mở rộng hàng gửi đại lý đi một số tỉnh ở miền Trung để tăng doanh số bán và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Ví dụ 6 : Ngày 20/04/2007 Công ty xuất kho gửi bán cho Công ty Thái Hoà ở Hải Phòng 15 hộp mực in Laser HPC 3906F/EP_A, theo hoá đơn GTGT MA/2007B 0032545, trị giá hàng bán chưa thuế 861.200, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển do Công ty trả là 330.000 ( hoá đơn đặc thù, thuế GTGT 10%), giá vốn thực tế hàng bán là 735.500 , tiền hoa hồng cho đại lý là 3%/máy. Căn cứ vào hoá đơn, kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 13.783.506 Nợ TK 521 : 387.540 Nợ TK 1331: 38.754 Có TK 511: 12.918.000 Có TK 3331 : 1.291.800 c. Đối với trường hợp bán lẻ hàng hoá. Hàng ngày, khi bán được hàng, nhân viên bán hàng ghi vào sổ báo cáo bán hàng ngày đầy đủ, chi tiết số lượng, mẫu mã. Kế toán bán hàng căn cứ vào sổ và giấy nộp tiền của nhân viên để hạch toán. Ví dụ 5 : Ngày 19/05/2008 tổng số lượng hàng bán được là 2 máy in, 5 linh kiện máy in với tổng doanh thu là 7.266.664 đồng. Kế toán bán hàng kê vào sổ như sau: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt BÁO CÁO BÁN HÀNG HÀNG NGÀY Ngày 19 tháng 5 năm 2008 STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy in canon LBP 1210 Chiếc 1 2.203.024 2.203.024 2 Máy in EPSON LQ 300 Chiếc 1 3.718.000 3.718.000 3 Mực in Hộp 2 253.500 507.000 4 Giấy in A4 Tệp 8 42.330 338.640 5 Bảo dưỡng máy in Chiếc 2 250.000 500.000 Tổng cộng : 7.266.664 -Số tiền thực nộp: 7.266.664 -Chênh lệch: Thừa (+) : 0 Thiếu (-) : 0 Sau đó kế toán hạch toán : Nợ TK 111 : 7.266.664 Có TK 511 : 6.623.862 Có TK 3331 : 642.802. Cuối tháng kế toán bán hàng tổng hợp kết quả rồi báo cáo lên kế toán trưởng, kế toán trưởng kiểm tra lại, nắm bắt doanh số, nắm bắt những mặt hàng nào trong tháng bán được nhiều, hàng nào còn bán chậm, ….sau đó báo cáo lên Ban giám đốc để cùng tìm ra nguyên nhân và giải quyết. Trên đây là những lý luận chung về kế toán bán hàng và thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt mà Công ty cũng dựa trên những lý luận trên để hoạt động, và qua đó ta cũng biết được những ưu điểm và nhược điểm của Công ty để phát triển những điểm mạnh và giải quyết những tồn tại. CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ CÁC Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG MÁY IN VÀ LINH KIỆN MÁY IN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TÂN NAM VIỆT 2.1. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty TNHH Tân Nam Việt. Do sự cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường ngày càng gay gắt, để tồn tại, phát triển và không ngừng mở rộng Công ty TNHH Tân Nam Việt đã có những điều chỉnh, thay đổi kịp thời phù hợp với tình hình mới của công ty cũng như nền kinh tế. Trong đó công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng được công ty thực sự coi trọng và thường xuyên củng cố, điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu quản lý do có vai trò đắc lực trong việc ra các quyết định của nhà quản lý công ty. Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ, đơn giản phù hợp với quy mô kinh doanh với những cán bộ có trình độ chuyên môn cao và tận tình, say mê với công việc. Mọi hoạt động được thực hiện dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc và các trưởng phòng, các phòng chức năng không ra lệnh cho nhau, chỉ phối hợp nắm bắt thông tin với nhau để kịp thời hỗ trợ cho nhau. Đối với công ty kinh doanh thương mại thì tổ chức công tác kế toán bán hàng khoa học, có hiệu quả là rất quan trọng. Cùng với sự phát triển của bộ máy quản lý, tổ chức công tác kế toán tại công ty cũng không ngừng phát triển, đặc biệt là tổ chức công tác kế toán bán hàng, có những ưu điểm và nhược điểm sau: 2.1.1. Ưu điểm Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt đáp ứng kịp thời yêu cầu của công tác quản lý, đóng góp không nhỏ vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng. Do vai trò quan trọng của kế toán nên công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối vững vàng với những kế toán viên có trình độ, được đào tạo cơ bản, trung thực, có trách nhiệm. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức, bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể dưới sự giám sát chặt chẽ của kế toán trưởng. Mỗi nhân viên được phân công một công việc cụ thể. Bộ máy kế toán đựơc tổ chức theo hình thức kế toán tập chung nên mọi công việc kế toán đựơc tiến hành ở phòng kế toán đảm bảo thuận tiện, tập trung, thống nhất, kế toán thực hiện thu thập số liệu, chứng từ, ghi chép ban đầu phục vụ cho công tác kế toán của công ty. Chính vì vậy, mặc dù có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng do việc ghi chép đầy đủ tình hình tiêu thụ nên kế toán vẫn cung cấp thông tin một cách chính xác, trung thực cho quản lý. Về tổ chức hệ thống sổ sách: Công ty tổ chức hệ thống sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ rất phù hợp với quy mô và chức năng của công ty. Theo hình thức này thì trình tự ghi sổ và việc ghi chép khá đơn giản, hệ thống chứng từ tương đối gọn nhẹ. Hệ thống sổ sách được tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý tạo sự thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Ngoài việc hạch toán ghi chép trên sổ sách, kế toán còn thực hiện trên máy tính, tạo điều kiện thuận tiện cho công việc của kế toán viên. Về chứng từ sử dụng: Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành theo quyết định của Bộ tài chính. Công ty đã chấp hành tốt các chính sách, chế độ kế toán và thuế của Nhà nước. Các chứng từ kế toán được lập đầy đủ theo số liệu, theo quy định, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, lập báo cáo. Khi phát sinh các nghịêp vụ bán hàng, kế toán phản ánh đầy đủ nội dung vào các chứng từ theo mẫu quy định của bộ tài chính: Phiếu thu, hoá đơn GTGT… Mọi chứng từ kế toán đã sử dụng được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ và sổ sách, tài liệu kế toán của Nhà nước tạo điều kiện cho việc kiểm tra của các bộ phận có liên quan. Về tài khoản sử dụng: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới do Bộ tài chính ban hành, phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của công ty, đồng thời mở thêm các tiểu khoản cần thiết để đáp ứng yêu cầu cập nhật chi tiết của bộ phận kế toán tổng hợp. Ngoài ra, Công ty có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, tay nghề vững vàng, nhiệt tình, có trách nhiệm. Kế toán đã phản ánh một cách đầy đủ, trung thực, chính xác về kết quả tiêu thụ của công ty, giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty có nhiều máy móc, thiết bị văn phòng hiện đại để phục vụ cho công tác quản lý và công tác kế toán, giúp cho việc nắm bắt xử lý thông tin nhanh, chính xác, góp phần giải phóng sức lao động và nâng cao hiệu quả công việc. Do những ưu điểm trên mà tổ chức công tác kế toán tại công ty đã phần nào phát huy được vai trò quan trọng của kế toán trong công ty. Nhờ những thông tin chính xác kịp thời do kế toán cung cấp, Ban quản trị công ty đã có những giải pháp quan trọng, thiết thực làm gia tăng lượng hàng hoá tiêu thụ, đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng nhiều hơn. Đây là vấn đề sống còn đối với một công ty kinh doanh thương mại. 2.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm kể trên, tổ chức công tác kế toán tại công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán. Về tổ chức bộ máy kế toán: Mặc dù mỗi kế toán viên được phân công công việc cụ thể, tuy nhiên vẫn còn tồn tại sự kiêm nhiệm ở một số phần hành kế toán, điều này đã làm hạn chế việc cung cấp thông tin nhanh cho các nhà quản lý và các đối tác. Chính vì vậy, sự chồng chéo trong các phần hành này làm giảm khả năng, hiệu quả làm việc của các kế toán viên, gây khó khăn trong hạch toán, làm tốn chi phí, thời gian. Về ứng dụng máy móc thiết bị, phần mềm kế toán: Công ty đã trang bị nhiều máy móc, thiết bị phục vụ cho bộ phận kế toán nhưng vẫn chưa phát huy được hết hiệu quả. Điều này xảy ra là do việc tổ chức sử dụng chưa hợp lý cũng như việc giám sát tới các kế toán viên chưa sâu sát. Mặt khác, công ty vẫn chưa sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công việc hạch toán của kế toán. Về phương thức hạch toán hàng bán gửi đại lý: Khi bán hàng gửi đại lý, phần hoa hồng phải trả đại lý kế toán lại định khoản vào TK 521 “chiết khấu thương mại” chứ không định khoản vào TK 641 “ chi phí bán hàng”, điều này là sai. Cách hạch toán này phản ánh tính thiếu chính xác trong việc vận dụng các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán của các kế toán viên. Theo phương thức hạch toán này, kế toán không phản ánh được chính xác, đầy đủ và trung thực doanh thu của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và chi phí bán hàng đã bỏ ra. Điều hạn chế tiếp theo trong phương thức hạch toán hàng gửi bán đại lý là: Khi bán hàng gửi đại lý, kế toán không xác định đúng thời gian hàng hoá được tiêu thụ. Tức là khi gửi đại lý, kế toán đã xác định luôn doanh thu mà không biết hàng gửi đại lý đã được tiêu thụ chưa. Việc hạch toán này cũng là sai với quy định kế toán. Chính vì vậy mà doanh thu được phản ánh trong kỳ là thiếu chính xác. Và do đó, gây ảnh hưởng tới việc nắm bắt tình hình tiêu thụ thực tế của công ty trong kỳ cũng như chiến lược phát triển lâu dài của công ty Về việc lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là bộ phận giá trị dự tính bị giảm giá so với giá trị ghi sổ của kế toán( Giá phí ban đầu) nhằm phản ánh hàng tồn kho trên báo cáo tài chính theo giá trị thuần có thể thực hiện được hoặc giá trị hiện hành của hàng tồn kho. Do sự biến đổi khôn lường của thị trường thì không thể khẳng định hàng hoá tồn kho sẽ giữ mãi được đúng giá của nó. Trong thực tế có rất nhiều hàng tồn kho giảm giá so với giá ghi sổ kế toán. Và theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nhưng kế toán công ty đã không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, như vậy là chưa quán triệt nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Điều này có thể gây ảnh hưởng tới tình hình tiêu thụ của công ty khi giá hàng tồn kho giảm. 2.2. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt. 2.2.1.Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt. Doanh nghiệp, công ty thương mại là cầu nối trực tiếp giữa sản xuất và tiêu dùng, là nơi tiếp cận, đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng. Vì vậy, tiêu thụ sản phẩm là nguồn doanh thu chủ yếu quyết định sự sống còn của các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. Nền kinh tế phát triển đồng nghĩa với sự xuất hiện ngày càng nhiều đơn vị, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực này. Chính sự cạnh tranh gay gắt đã khiến cho nhiều doanh nghiệp đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm của mình thông qua các hình thức khuyến mại hoặc giảm giá… trong một thời kỳ nhất định để có chỗ đứng trên thị trường và không ngừng mở rộng thị phần. Để làm được những điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải có những thông tin về kết quả tiêu thụ một cách nhanh, chính xác và trung thực. Do kế toán bán hàng là nơi cung cấp các thông tin về tiêu thụ trực tiếp cho nhà quản lý nên đòi hỏi kế toán bán hàng phải được hoàn thiện phù hợp với tình hình của doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán bán hàng là yêu cầu bức thiết tại các doanh nghiệp thương mại trong tình hình hiện nay. Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ là điều kiện quan trọng để tăng khả năng cạnh tranh, chiếm ưu thế trên thị trường cho các doanh nghiệp nhờ việc cung cấp chính xác thông tin tài chính, thông tin về sản phẩm đang được tiêu thụ nhiều hoặc không tiêu thụ được…để nhà quản lý có hướng điều chỉnh và các biện pháp thay đổi, lựa chọn phương án kinh doanh hợp lý. Công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt cũng là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên cũng không tránh khỏi quy luật đó. Hoàn thiện kế toán bán hàng cũng đang là nhu cầu của công ty do tổ chức công tác kế toán bán hàng tại đây vẫn còn nhiều hạn chế làm giảm khả năng cạnh tranh của đơn vị. Kế toán là công cụ quản lý kinh tế cần thiết ở tất cả các doanh nghiệp. Mọi sự thiếu sót trong kế toán đều dẫn tới sự sự trì trệ trong công việc, không cung cấp thông tin, số liệu kịp thời, chính xác cho lãnh đạo, không giám đốc được tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã đề ra. Kế toán bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình xử lý và thu thập thông tin, cung cấp tài liệu về quá trình bán hàng giúp cho việc đánh giá toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, từ đó tiết kiệm được chi phí bán hàng, tăng quy mô của vốn, thu được lợi nhuận cao… Như vậy, việc hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt là việc không thể chậm trễ. Kế toán bán hàng càng hoàn thiện thì thông tin cung cấp càng nhanh, càng chính xác, góp phần tích cực trong việc ra các quyết định điều chỉnh quản lý và định hướng phát triển, các chỉ tiêu cần đạt được trong tương lai của công ty. 2.2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt. Hoàn thiện kế toán bán hàng nói riêng và công tác kế toán nói chung cần đảm bảo các yêu cầu cụ thể sau: Thứ nhất: Việc hoàn thiện phải tuân thủ các quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán: chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán…dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Đây là yêu cầu đầu tiên cần thiết cho việc hoàn thiện kế toán bán hàng tại đơn vị. Việc tuân thủ các quy định về kế toán sẽ giúp công tác tổ chức được hợp lý, không vi phạm các nguyên tắc cơ bản đã được ban hành, hạn chế các sai phạm. Việc tuân thủ còn là cơ sở cho việc kiểm tra của các cơ quan chức năng đối với kế toán công ty. Nếu không thực hiện được yêu cầu này thì kế toán bán hàng nói riêng và kế toán nói chung vẫn chưa hoàn thiện. Việc không tuân thủ các quy định pháp lý về kế toán sẽ dẫn đến các sai phạm trong tổ chức và các hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình hạch toán cụ thể. Điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn tới tình hình tái chính cũng như uy tín của doanh nghiệp. Theo yêu cầu này thì việc hoàn thiện được thực hiện cụ thể như sau: Việc tổ chức công tác kế toán cơ chế ở đơn vị được phép vận dụng và cải tiến linh hoạt, sáng tạo, không bắt buộc, rập khuôn theo chế độ nhưng phải trong khuôn khổ nhất định, phải tôn trọng chế độ, tôn trọng cơ chế, tôn trọng pháp luật. Thứ hai: Việc hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Hoàn thiện kế toán mà không phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp thì việc hoàn thiện này vẫn chưa thực sự được coi là có hiệu quả. Bởi doanh nghiệp có nhu cầu hoàn thiện kế toán nhưng phần thay đổi, hoàn thiện đó lại không phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp thì cũng không phát huy được vai trò cũng như sức mạnh của nó. Nhiều khi việc thay đổi đó còn gây thêm khó khăn, phiền phức, chồng chéo trong công việc của kế toán, gây ảnh hưởng lớn tới chất lượng hiệu quả công việc Chính vì vậy, khi hoàn thiện kế toán phải căn cứ vào tình hình,đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp, không nên áp dụng một cách máy móc, rập khuôn cách tổ chức của đơn vị khác vào doanh nghiệp mình. Thứ ba: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, nhân lực nhưng phải khoa học, hợp lý và đem lại hiệu quả cao. Đây chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán. Do sự tốn kém trong chi phí và sử dụng nhiều nhân lực trong bộ máy kế toán làm cho sự cạnh của doanh nghiệp giảm đi, chính vì điều này mà doanh nghiệp yêu cầu phải hoàn thiện tổ chức kế toán, trong đó có kế toán bán hàng. Việc giảm được chi phí là mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào, giảm chi phí sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp nên nhiều do giảm được giá thành hàng hoá, dịch vụ. Tiết kiệm chi phí và nhân lực nhưng việc hoàn thiện phải được tổ chức khoa học, hợp lý, tức là doanh nghiệp phải úng dụng khoa học kỹ thuật vào bộ máy kế toán, sử dụng các phần mềm kế toán, việc làm này vừa tiết kiệm được chi phí vừa làm giảm công lao động, đồng nghĩa với việc giảm được một bộ phận không nhỏ nguồn nhân lực được bố trí chưa hợp lý. Thứ tư : Việc hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. Vai trò của kế toán là cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Khi các thông tin đó được cung cấp không kịp thời hoặc thiếu chính xác sẽ gây hậu quả lớn tới các quyết định của nhà quản trị. Do đó, việc hoàn thiện kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng sẽ phải thoả mãn yêu cầu trên. Trong yêu cầu này, kế toán bán hàng phải được hoàn thiện ngay từ những khâu đầu tiên như: - Tổ chức chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ: Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển, lưu trữ khoa học, tránh bỏ sót, tránh ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu câù kiểm tra, kiểm soát và quản lý. - Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ - Xác định đúng và tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh đặc biệt là chi phi bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Khi đảm bảo đầy đủ các yêu cầu trên thì công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt sẽ được hoàn thiện và đem lại hiệu quả. 2.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt. 2.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán Sự phân công công việc của kế toán chưa hợp lý dẫn tới sự chồng chéo trong một số phần hành. Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng thì cần có sự tổ chức hợp lý bộ máy kế toán. Trước hết, kế toán trưởng cần nắm bắt được trình độ chuyên môn của từng kế toán viên trong phòng, căn cứ vào đó để có sự phân công công việc hợp lý. Mặt khác, việc phân công phải rõ ràng, tránh sự kiêm nhiệm, ôm đồm trong công việc để tránh việc lên sổ sách bị nhầm lẫn, thừa thiếu giữa các loại. Kế toán trưởng phải thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, giám sát công việc đã giao để có thể giải quyết kịp thời những khó khăn mà kế toán viên gặp phải. Đồng thời, công ty có thể tạo điều kiện cho đội ngũ kế toán công ty được đi học để nâng cao trình độ chuyên môn. 2.3.2. Hoàn thiện phương thức hạch toán hàng gửi đại lý: Khi tính hoa hồng phải trả cho đại lý, kế toán hạch toán vào Tk 641 “ Chi phí bán hàng ”, không được hạch toán vào TK 521 “ Chiết khấu thương mại ”. Cách hạch toán này đúng với chuẩn mực kế toán được ban hành, giúp công ty xác định một cách chính xác doanh thu đạt được và chi phí bán hàng đã phải chi ra Ví dụ 7: Căn cứ vào ví dụ 6, khi đại lý tiêu thụ hàng và thanh toán, Công ty trích hoa hồng cho Công ty Thái Hoà: Kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 111 : 13.783.506 Nợ TK 641 : 387.540 Nợ TK 1331: 38.754 Có TK 511: 12.918.000 Có TK 3331 : 1.291.800 Khi xuất hàng bán gửi đại lý, kế toán cần xác định đúng thời điểm hàng gửi bán được tiêu thụ để hạch toán cho hợp lý VD: Theo hoá đơn số 0077636, Công ty xuất kho gửi bán đại lý 4 máy in Laser Canon LBP 2900 với giá bán là 2.192.400 ( hoá đơn đặc thù, thuế VAT ), trị giá vốn hàng bán là 1.791.500. Trích hoa hồng cho đại lý 2% trên doanh số chưa thuế. Hạch toán cụ thể như sau: Khi xuất hàng gửi bán: Nợ TK 157: 7.166.000 Có TK 156 : 7.166.000 Khi đại lý gửi thông báo hàng đã bán được, lúc nay kế toán mới được xác định doanh thu tiêu thụ sản phẩm: Nợ TK 632 : 7.166.000 Có TK 157: 7.166.000 b) Nợ TK 641 : 175.392 Nợ TK 111 : 9.471.168 Có TK 511: 8.769.600 Có Tk 3331 : 876.960 Mặc dù cách hạch toán trước của công ty vẫn đảm bảo đúng doanh thu nhưng lại không đảm bảo thông tin chính xác cho nhà quản trị. Với cách hạch toán chính xác thời điểm ghi nhận doanh thu sẽ giúp việc hoạch định chiến lược phát triển công ty của nhà quản lý chính xác, mang tính thực tế hơn. 2.3.3. Hoàn thiện ứng dụng máy móc, thiết bị, phần mềm kế toán Đây chính là cách góp phần làm giảm chi phí, giảm nguồn nhân lực do giải phóng sức lao động. Do kế toán công ty còn nhiều hạn chế trong việc ứng dụng máy móc, thiết bị vào công việc nên kế toán trưởng cần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng máy móc, thiết bị của các kế toán viên, làm hạn chế việc sử dụng sai mục đích và chất lượng công việc không cao. Công ty chưa có phần mềm kế toán riêng nên việc hạch toán trên máy tính của kế toán cũng gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, mua và sử dụng phần mềm kế toán là vấn đề cần được giải quyết ngay tại công ty. 2.3.4. Hoàn thiện kế toán lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ đảm bảo tuân thủ đùng nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Lập dự phòng được thực hiện như sau: - Xác định dự phòng và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mức dự phòng Số lượng hàng tồn Giá gốc hàng Giá trị thuần có giảm giá hàng = kho tại thời điểm lập x tồn kho theo - thể thực hiện được tồn kho báo cáo tài chính sổ kế toán của hàng tồn kho Theo quy định chỉ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh giá vốn của hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hạch toán là giá vốn hàng bán, nếu hoàn nhập hạch toán là thu nhập khác. - Phương thức hạch toán cụ thể: Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ sau (N + 1), tính mức dự phòng cần lập, nếu: + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm, ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng, ghi: Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 711 : Thu nhập khác 2.3.5. Kiến nghị đối với Nhà nước. Để hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển thì không chỉ mỗi Công ty tự hoàn thiện là được mà còn phụ thuộc rất nhiều vào các chính sách, chế độ, … của Nhà nước và hệ thống kế toán doanh nghiệp, các chuẩn mực kế toán,… của Bộ Tài Chính ban hành. Nhà nước và các cơ quan hữu quan nên mở rộng hành lang pháp lý, ban hành ra các chính sách thuế, đầu tư,…phù hợp để các doanh nghiệp thương mại mở rộng được hoạt động kinh doanh và đảm bảo cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp. 2.3.6. Đối với Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt. Hoạt động kinh doanh của Công ty không chỉ phụ thuộc vào bộ phận kế toán mà còn bị ảnh hưởng rất lớn của các bộ phận khác, do đó riêng bộ phận kế toán tự hoàn thiện là chưa đủ mà đòi hỏi sự cố gắng của toàn bộ Công ty. Công ty cần tập trung vào công tác nghiên cứu thị trường, để tìm ra được thị trường mục tiêu và duy trì quan hệ với những khách hàng quen, đồng thời cũng mở rộng thị trường mới, nâng cao tay nghề cho nhân viên kỹ thuật, có những chính sách vật chất và tinh thần phù hợp cho nhân viên. Trên đây là những ý kiến đề xuất của tôi sau quá trình về thực tập tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt. Những đề xuất này hi vọng sẽ giúp ích trong việc làm giảm những hạn chế trong công tác kế toán bán hàng nói riêng và công tác kế toán nói chung của công ty, góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty. Kết luận Hoà nhập chung với sư phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp thương mại đã có những bước phát triển đáng kể nhứng không kém phần khó khăn và phức tạp. Với số lượng các doanh nghiệp ngày càng nhiều nen sự cạnh tranh càng gay gắt. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải đặt cho mình chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm nâng cao vị thế và uy tín của mình trên thương trường. Trong đó nâng cao nghiệp vụ công tác kế toán bán hàng là rất quan trọng. Đây là cầu nối giữa người bán và người mua để từ đó hàng hoá có thể được tiêu thụ rộng rãi và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Qua 6 năm hoạt động và phát triển, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và ngày càng hoàn thiện. Để có được kết quả ngày hôm nay là nhờ vào khả năng lãnh đạo của Ban Giám Đốc và sự nỗ lực của toàn thể nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu phát triển của Công ty. Mà hoàn thiện nghiệp vụ kế toán bán hàng là một phần trong kế hoạch phát triển này. Sự thay đổi các chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài Chính được Phòng kế toán tiếp thu và tuân thủ đầy đủ, chính xác và nhanh chóng đặc biệt là kế toán bán hàng, nên công tác kế toán bán hàng không bị ảnh hưởng mà còn trợ giúp cho Ban Giám Đốc trong hoạt động kinh doanh. Do điều kiện tiếp cận thực tế cũng như kinh nghiệm còn hạn chế và còn mang tính lý thuyết, chắc chắn bài chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót về nội dung và phương pháp. Vì thế em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các cô chú anh chị trong Công ty để bài chuyên đề hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, tiến sỹ Nguyễn Tiến Dũng và các cô chú trong Công ty đã giúp em trong quá trình thực hiện chuyên đề này. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo Trình Kế Toán Tài Chính Chủ biên: GS.TS. Ngô Thế Chi TS. Trương Thị Thuỷ Nhà Xuất bản Tài chính – năm 2006 2. Lý Thuyết Và Thực Hành Kế Toán Tài Chính Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Văn Công Nhà Xuất bản Tài chính – năm 2003 3. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính. 4. Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. 5. Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định Số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính. Mục lục Lời mở đầu 1 Chương 1 : Những vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng kế toán bán hàng 3 1.1. Lý luận chung về kế toán bán hàng 3 1.1.1.Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 3 1.1.1.1. Đặc điểm bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 3 1.1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 6 1.1.2. Hướng dẫn của các chuẩn mực kế toán và quy định của chế độ kế toán 7 1.1.2.1. Hướng dẫn của các chuẩn mực kế toán Việt Nam về việc kế toán 7 1.1.2.2. Phương pháp kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 8 1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt 10 1.2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty 10 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 11 1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 12 1.2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin. 13 1.3. Thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in 17 1.3.1. Chứng từ kế toán 17 1.3.2. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán. 19 1.3.2.1. Tài khoản sử dụng. 19 1.3.2.2. Trình tự hạch toán. 20 Chương 2: Đánh giá thực trạng và các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện 25 2.1. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in 25 2.1.1. Ưu điểm 25 2.1.2. Nhược điểm 27 2.2. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng máy in 28 2.2.1.Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán bán hàng máy in 28 2.2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện 29 2.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng 31 2.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 31 2.3.2. Hoàn thiện phương thức hạch toán hàng gửi đại lý 32 2.3.3. Hoàn thiện ứng dụng máy móc, thiết bị, phần mềm kế toán 33 2.3.4. Hoàn thiện kế toán lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 33 2.3.5. Kiến nghị với Nhà nước 34 2.3.6. Đối với Công ty 34 Kết luận 35 Danh mục tham khảo 36 Mục lục 37