Đề tài Hoàn thiện qui trình xuất khẩu mặt hàng đồ dùng nhà bếp bằng thép không gỉ của công ty TNHH Đông Nam

ngày 20 tháng 10 năm 2009, thực hiện việc đăng ký lại doanh nghiệp theo Luật Doanh Nghiệp số 60/2005/HQ11, công ty được UBND Tỉnh Bình Dương cấp giấy chứng nhận đầu tư số 461043000585 và doanh công ty chuyển thành công ty TNHH một thành viên và trụ sở công ty ở đường DT743 Khu phố Chiêu Liêu, Phường Tân Đông Hiệp, Thị xã Dĩ An, Bình Dương. Lúc này tổng vốn đầu tư của công ty là 14,000,000 USD. Tổng số lao động của công ty đã tăng lên đến 500 người, do ông Eui Sup Buyn (người Hàn Quốc) làm Tổng Giám Đốc công ty. Trong quá trình phát triển, công ty đã không ngừng mở rộng đầu tư, đến năm 2001, tổng vốn đầu tư của công ty tăng lên đến 6,000,000 USD, trong đó vốn pháp định là 1,800,000 USD (theo giấy phép điều chỉnh số 1007A/GPĐC2-BKH-BD, ngày 10/08/2001). Bên cạnh thế mạnh về nguồn vốn, thì nguồn nhân lực cũng là một trong những yếu tố giúp công ty phát triển vững mạnh. Đến nay, số lượng công nhân viên của công ty lên đến khoảng 1,200 người, trong đó có khoảng 50 nhân viên Văn phòng (chiếm tỷ lệ 4.17%), có trình độ Cao đẳng trở lên; và 30 Kĩ Sư có trình độ kĩ thuật cao (chiếm 2.50%); còn lại là công nhân có trình độ phổ thông trở lên. Nguồn: Báo cáo thống kê, Phòng Hành chính-Nhân sự năm 2010 Chức năng và nhiệm vụ của công ty Công ty có chức năng: Sản xuất để xuất khẩu các mặt hàng đồ dùng nhà bếp, đồ chơi dụng cụ nhà bếp bằng thép không gỉ… Nhập khẩu nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị để phục vụ cho việc sản xuất. Công ty có nhiệm vụ: Xây dựng, thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đúng như nội dung đã đăng ký với Nhà nước. Tạo nguồn vốn kinh doanh ngày càng phong phú. Không ngừng nâng cao khả năng sản xuất kinh doanh, áp dụng Khoa học- Kĩ thuật nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm. Tuyển chọn thuê mướn lao động, bố trí sử dụng đào tạo lao động hoặc cho thôi việc theo đúng điều luật của bộ luật lao động Việt Nam. Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Nguồn: Phòng hành chính-Nhân sự 2.1.2.2.1. Tổng Giám Đốc Tổng Giám Đốc là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ quản lý chiến lược hoạt động cho công ty và chi phí kinh doanh. Đồng thời, cũng là người đại diện của công ty về các hoạt động kinh doanh của công ty trước pháp luật. 2.1.2.2.2. Ban Giám Đốc Người được Tổng Giám Đốc ủy quyền quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, lập kế hoạch sản xuất sản phẩm, kinh doanh xuất nhập khẩu, đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại, quyết định chi phí dưới 1 tỷ VND. Hàng ngày có nhiệm vụ báo cáo lên Tổng Giám Đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời, phối hợp với các Trưởng phòng ban giải quyết các vấn đề hàng ngày của công ty. 2.1.2.2.3. Phòng Kế Toán Quản lý tài chính và theo dõi doanh thu tiền hàng xuất khẩu, chi phí, đóng thuế, theo dõi lượng nguyên phụ liệu xuất nhập tồn, máy móc tài sản cố định. Lập hồ sơ quyết toán thuế với cơ quan thuế hàng tháng, hàng quý và báo cáo tài chính hàng năm theo hoạch định. Kiểm tra phê duyệt chứng từ thanh toán nội bộ và thanh toán hàng nhập khẩu. 2.1.2.2.4. Phòng Hành Chính - Nhân Sự Có nhiệm vụ tuyển dụng nguồn nhân lực cho công ty, đồng thời theo dõi, quản lý chế độ làm việc của công nhân viên trong công ty, đề ra chiến lược, chính sách nhằm nâng cao đời sống của công nhân viên và có những chế độ phù hợp với từng công việc và từng bộ phận, đảm bảo quyền lợi cho công nhân viên các chế độ bảo hiểm theo đúng qui định của pháp luật. 2.1.2.2.5. Phòng Kinh Doanh Phòng Kinh Doanh có trách nhiệm thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu của khách hàng qua e-mail, tiếp nhận các đơn đặt hàng, liên lạc với khách hàng, thiết lập đơn giá cho sản phẩm, gửi “báo giá” cho khách hàng khi khách hàng yêu cầu, soạn hợp đồng gửi khách hàng ký và nhận lại bằng bản e-mail, fax hoặc scan, các công việc trên được thực hiện dưới sự giám sát của các Giám Đốc Điều Hành. 2.1.2.2.6. Phòng Điều Hành Sản Xuất Theo dõi, lập kế hoạch sản xuất theo tiến độ và đảm bảo chất lượng, yêu cầu kỹ thuật theo đơn đặt hàng của khách hàng mà phòng kinh doanh chuyển xuống, đồng thời giám sát trực tiếp các công đoạn sản xuất tại phân xưởng, đảm bảo hàng theo đúng tiêu chuẩn chất lượng, theo dõi tiến tiến độ sản xuất, đóng gói hàng thành phẩm, lưu kho chờ đóng Container xuất khẩu. 2.1.2.2.7. Phòng Xuất- Nhập Khẩu Nhận hợp đồng xuất khẩu từ Phòng Kinh Doanh, tiếp nhận thông tin, xử lý hồ sơ, giao dịch với khách hàng khi có khúc mắc. Lập chứng từ, hồ sơ xuất nhập khẩu, khai báo Hải Quan, vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhập, thủ tục hậu xuất nhập khẩu, thanh lý hợp đồng. 2.1.2.2.8. Phòng Vật Tư Có nhiệm vụ theo dõi thu mua, nhập khẩu và cung ứng nguyên phụ liệu dùng cho sản xuất xuất khẩu, cung ứng dụng cụ phục vụ sản xuất theo yêu cầu các phòng ban. Báo cáo lượng xuất nhập tồn cho Kế Toán. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu 2.1.2.2.9. Các Phân Xưởng Sản Xuất: Có nhiệm vụ sản xuất từng công đọan của sản phẩm theo kế họach, Phân Xưởng Cắt Phôi có nhiệm vụ cắt định hình sản phẩm, Phân Xưởng Dập có nhiệm vụ dập ra các sản phẩm ở khâu thô, Phân Xưởng Hàn có nhiệm vụ hàn các chi tiết sản phẩm với nhau, Phân Xưởng Quai có nhiệm vụ sản xuất quai cán của sản phẩm, Phân Xưởng Lắp Ráp có nhiện vụ lắp ráp hoàn thiện sản phẩm, Phân Xưởng Đóng Gói có nhiệm vụ lau chùi và vệ sinh sản phẩm, đóng gói từng chủng loại sản phẩm. 2.1.2.3. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu Hiện nay, Công ty TNHH Đông Nam đang sản xuất các loại sản phẩm đồ dùng nhà bếp bằng thép không gỉ như: Nồi, chảo. Hình 2.2: Một số sản phẩn chủ yếu của công ty TNHH Đông Nam: Nguồn: Phòng kinh doanh Trong đó công ty tập trung sản xuất các mặt hàng đồ dùng nhà bếp bằng thép không gỉ bằng inox với các thương hiệu nổi tiếng trên thế giới như: WMF, SILIT, IKEA, BK, TOMKIN, LOCK&LOCK, VITA CRAFT, IITTALA… Bảng 2.1.: Kim ngạch xuất khẩu theo từng mặt hàng giai đoạn 2009-2010 Năm Mặt hàng 2009 2010 Trị giá FOB(USD) Tỷ trọng (%) Trị giá FOB(USD) Tỷ trọng (%) Tô 4,013,586.00 15.00 2,036,024.28 8.00 Đồ chơi trẻ em 3,210,869.00 12.00 254,503.03 1.00 Chảo 8,942,269.94 33.42 10,541,515.73 41.42 Nồi 10,590,515.99 39.58 12,618,260.50 49.58 TỔNG 26,757,240.93 100.00 25,450,303.54 100.00 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2009, 2010 Nhìn vào bảng 2.1 chúng ta có thể nhận thấy, Nồi và Chảo là hai mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty, chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng số kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các năm và có xu hướng tăng nhanh (từ 73.00% năm 2009 lên 91.00% năm 2010). Để đạt được kết quả trên là nhờ sự đa dạng trong mẫu mã, kích thước, chất lượng của sản phẩm Nồi và Chảo cao hơn, cũng như nhu cầu cần thiết so với các loại sản phẩm khác mà công ty sản xuất. Ngoài ra, đề đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường năng động, hai năm gần đây (2009-2010) công ty còn tiến hành sản xuất các sản phẩm cao cấp hơn như: Nồi áp suất, Bình ngâm rượu champagne, khay…với trình độ kỹ thuật có độ phức tạp cao, các nguyên liệu đính kèm chất lượng, chí phí cao. Đồng thời, Nồi và Chảo có giá thành cao hơn so với các mặt hàng còn lại nên đã chiếm tỷ trọng cao trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty. Hơn nữa, sản phẩm công ty Đông Nam sản xuất với các nhãn hiệu như: WMF, SILIT, BK… rất được người tiêu dùng tin tưởng và sử dụng. Nên trong những năm gần đây, các mặt hàng này được công ty chú trọng đầu tư phát triển rất nhiều, từ thiết bị máy móc, công nghệ, cho tới mẫu mã… Kế đến là các mặt hàng: Tô, đồ chơi trẻ em, và các phụ kiện khác… chiếm tỷ trọng nhỏ và có xu hướng giảm mạnh doanh số so với năm trước. Đặc biệt là mặt hàng đồ chơi (đó là những bộ nồi, tô, rổ… có kích thước nhỏ) tuy chỉ là mặt hàng đồ chơi nhưng vẫn đòi hỏi kỹ thuật phức tạp, độ sắc và phải dùng inox 304 (inox tốt nhất), mẫu mã phức tạp, bao bì, dán nhãn phát sinh nhiều chi phí dẫn đến lợi nhuận công ty nhận được không cao bằng các mặt hàng khác. Do đó, công ty chỉ nhận đơn đặt hàng của khách hàng quen. Chiến lược phát triển sản phẩm của công ty trong năm 2011 là tận dụng thế mạnh sẵn có, tập trung sản xuất các mặt hàng chiến lược của công ty, đó là Nồi và Chảo, bên cạnh đó sẽ giảm và tiến đến là không nhận đơn hàng đồ chơi đồ dùng nhà bếp nữa. 2.1.2.4. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm đồ dùng nhà bếp chất lượng cao, nên đòi hỏi máy móc công nghệ tiên tiến, hiện đại và nguyên phụ liệu đầu vào phải đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng. Chính vì lý do đó nên công ty phải nhập khẩu hoàn toàn máy móc, công nghệ từ nước ngoài và hơn 90% các nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất nhập khẩu từ nhiều quốc gia khác nhau. Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu của công ty: Thép không gỉ: 59.47% Nhôm: 11.11% Phụ tùng rời: 9.38% Thép làm khuôn: 0.15% Máy móc thiết bị: 4.37% Các nguyên phụ liệu đánh bóng và phụ liệu khác: 15.52% Bảng 2.2. :Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường năm 2010 Mặt hàng Trị giá FOB (USD) Tỷ trọng (%) CHINA 856,287.25 22.19 GERMANY 50,937.32 1.32 HONGKONG 164,002.74 4.25 ISRAEL 3,087.11 0.08 KOREA 2,783,415.91 72.13 SINGAPORE 1,157.67 0.03 TỔNG 3,858,888 100.00 Nguồn: Báo cáo thống kê, Phòng Kế toán năm 2010. Nhìn vào bảng bên chúng ta thấy, công ty Đông Nam nhập khẩu máy móc và nguyên phụ liệu chủ yếu từ 2 quốc gia: Hàn Quốc và Trung Quốc (chiếm trên 90% kim ngạch nhập khẩu). Điều này là do người đứng đầu-Tổng Giám Đốc công ty Đông Nam là người Hàn Quốc nên am hiểu thị trường Hàn Quốc, đồng thời nhờ mối quan hệ quen biết của mình nên Ông thiết lập được nguồn cung cấp ổn định và đảm bảo chất lượng. Chính vì những lý do đó nên công ty nhập khẩu 72.13% từ Hàn Quốc. Còn Trung Quốc là quốc gia láng giềng của Việt Nam nên chi phí vận chuyển sẽ rẻ và thời gian vận chuyển khá nhanh, do đó việc nhập khẩu từ Trung Quốc cũng là một nguồn cung cấp quan trọng. * Tình hình xuất khẩu của công ty theo thị trường: Công ty Đông Nam xuất khẩu sang gần 30 quốc gia khác nhau trên thế giới, trong đó tập trung chủ yếu ở thị trường Châu Âu và Châu Á. Bảng 2.3. : Kim ngạch xuất khẩu theo thị trường từ 2008-2010 Năm Thị trường Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 KNXK (USD) Tỷ trọng (%) KNXK (USD) Tỷ trọng (%) KNXK (US) Tỷ trọng (%) Châu Á 8,932,318.99 27.43 4,246,374.14 15.87 5,739,043.44 22.55 ChâuÂu 19,170,456.41 58.87 20,881,350.82 78.04 18,660,162.56 73.32 Mỹ 2,061,304.38 6.33 727,796.95 2.72 903,485.78 3.55 Khác 2,399,970.51 7.37 901,719.02 3.37 147,611.76 0.58 Tổng 32,564,050,29 100.00 26,757,240.93 100.00 25,450,303.54 100.00 Nguồn: Báo cáo thống kê hoạt động xuất khẩu giai đọan 2008-2010 Qua bảng báo cáo trên cho chúng ta thấy, công ty TNHH Đông Nam xuất khẩu chủ yếu sang thị trường Châu Âu, chiếm tỷ trọng trên 58% kim ngạch xuất khẩu qua các năm 2008, 2009, 2010. Kế đến là châu Á, thị trường chiếm tỷ trọng lớn thứ 2 trong tổng số kim ngạch xuất khẩu của công ty, chiếm trên 15% tổng kim ngạch. Sở dĩ thị trường châu Âu chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty Đông Nam là vì sản phẩm chủ lực của công ty là đồ dùng nhà bếp bằng inox cao cấp nên phù hợp với thị trường có thu nhập cao. Ngoài ra, châu Âu là thị trường mà công ty đã xâm nhập hơn 10 năm, nên công ty đã có thời gian để phát triển nhiều khách hàng ở đây, với các thương hiệu nổi tiếng và có uy tín như: IKEA (Đức, Pháp, Ý, Anh…), HENCKELS (Đức, Pháp, Canada), WMF (Đức), BK (Netherland), SILIT (Đức)… Hằng năm, công ty thường tham gia hội chợ triển lãm ngành hàng đồ dùng nhà bếp bằng inox diễn ra tại nước Đức, để giới thiệu sản phẩm của công ty với các nước trên thế giới và nhân tiện là nơi gặp gỡ, hội tụ các khách hàng của công ty. Qua đó, công ty sẽ học hỏi thêm những kinh nghiệm, những kỹ thuật, từ đó,đề ra các chiến lược đổi mới về kinh doanh, phát huy thế mạnh sẵn có, phù hợp với năng lực công ty. Thị trường Mỹ chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong kim ngạch xuất khẩu là do đây là thị trường công ty mới xâm nhập trong 2 năm gần đây với các nhãn hiệu: MAGMA, BONCHEFT nên công ty cần có thời gian để thu hút khách hàng. 2.1.3 Định hướng phát triển năm 2011 và những năm tới 2.1.3.1 Kế họach phát triển sản phẩm Công ty đang phấn đấu để tăng số lượng sản phẩm xuất khẩu, mục tiêu năm 2011 tăng 20% so với năm 2010. Và trong những năm tiếp theo phấn đấu gia tăng thêm khoảng 5% so với năm trước liền kề. 2.1.3.2 Phát triển thị trường - Đối với thị trường quốc tế: Công ty đang từng bước giới thiệu và “đánh bóng” tên tuổi của mình trên thị trường thế giới, thị trường mà công ty đang tập trung hướng đến là Mỹ, do thị trường này sản phẩm của công ty chưa xuất hiện nhiều, đây là một thị trường “sôi động nhất toàn cầu” và “rất nhiều tiềm năng” để phát triển. - Đối với thị trường nội điạ: Thị trường nội địa với dân số trên 80 triệu người nhưng công ty không có thương hiệu, từ trước đến nay công ty chỉ chú trọng cho hàng xuất khẩu, nên bỏ ngỏ thị trường nội địa. Hiện nay công ty cũng đã tập trung tạo thương hiệu tại thị trường nội địa, công ty đang xây dựng chính sách giá cả và chất lượng phù hợp với nhu cầu của thị trường nội địa, hiện tại công ty tập trung cung cấp cho những đầu mối lớn như Metro, Diamond Plaza… - Nâng cao năng lực sản xuất, đầu tư thêm máy móc thiết bị hiện đại, tuyển chọn và đào tạo những công nhân có tay nghề cao nhằm phục vụ yêu cầu sản xuất ngày càng cao của công ty. 2.2/ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU MẶT HÀNG ĐỒ DÙNG NHÀ BẾP BẰNG THÉP KHÔNG GỈ TẠI CÔNG TY TNHH ĐÔNG NAM Công ty TNHH Đông Nam áp dụng thủ tục Hải quan theo lọai hình “NGUYÊN LIỆU, VẬT TƯ NHẬP KHẨU ĐỂ SẢN XUẤT HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU” vì vậy, tôi xin trình bày qui trình của công ty TNHH Đông Nam trong phạm vi của loại hình trên. 2.2.1. Mô tả quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty Đông Nam Sơ đồ 2.2.: Quy trình xuất khẩu tại công ty Đông Nam NHẬN KẾ HỌACH XUẤT HÀNG BOOK CONTAINER, LÊN BỘ CHỨNG TỪ KHAI BÁO HẢI QUAN LÀM ĐỊNH MỨC NPL LÊN TỜ KHAI VÀ KHAI BÁO HẢI QUAN HÒAN THÀNH BỘ CHỨNG TỪ THANH TÓAN THANH KHỎAN THUẾ GỬI BỘ CHỨNG TỪ CHO KHÁCH HÀNG LƯU CHỨNG TỪ GỬI THẲNG CHO KHÁCH HÀNG GỬI QUA NGÂN HÀNG Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu 2.2.1.1. Nhận kế họach xuất hàng. (Tham khảo Loading Schedule thực tế đính kèm) Đầu tiên phòng xuất nhập khẩu nhận kế họach xuất hàng “Loading schedule” từ phòng điều hành sản xuất, dựa vào kế họach xuất hàng để tiếp tục thực hiện công việc như trên bảng kế họach xuất hang, nội dung của kế hạch thể hiện cụ thể như sau: - Customer: Khách hàng - Contact No: Số hợp đồng - Means of trans: Phương tiện - Delivery date: Ngày giao hàng - Destination: Nơi giao hàng đến - Sequence of shipment: Thứ tự của chuyến hàng - Quantity of trans: Số lượng phương tiện - No.: Số thứ tự tên hàng hóa - Item: Tên hàng hóa - Quantity: Số lượng của từng mã hàng - Cartons: Số lượng thùng cartons của từng lọai mã hàng - CBM: Khối lượng của từng mã hàng - Code: Mã số của từng mã hàng - Remark: Ghi chú nếu có Căn cứ vào nội dung trên loading schedule, nhân viên phòng xuất nhập khẩu làm tiếp bước sau là: 2.2.1.2. Book container, lên bộ chứng từ khai báo Hải quan. a) Book container Dựa vào Loading Schedule phòng xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với hãng tàu biển để đặt chỗ và lưu khoang tàu, tùy vào số lượng phương tiện là bao nhiêu thì sẽ đặt chỗ với hãng tàu, ở đây là 1x40HC, vì vậy phòng xuất nhập khẩu sẽ đặt booking là 1 container 40HC, và hãng tàu sẽ gửi lại cho một phiếu booking container, phiếu này dùng để lấy container về công ty để đóng hàng. b) Lên bộ chứng từ khai báo Hải quan Căn cứ vào kế họach xuất hàng (Loading schedule) nhân viên xuất nhập khẩu sẽ làm những công việc sau: b1) Packing list (Bảng kê đóng gói), trên packing list sẽ thể hiện những nội dung sau: (Tham khảo Packing list thực tế đính kèm) - Người Bán (Shipper): DONG NAM CO. LTD DT 743, CHIEU LIEU QUARTER , TAN DONG HIEP WARD, DI AN TOWN, BINH DUONG PROVINCE, VIETNAM. - Consignee : Người nhận hàng BK COOKWARE BV ZILVERSTRAAT 40, 2718 RK ZOETERMEER, THE NETHERLANDS - Notify Party: Người nhận thông báo SAME AS BUYER - Port of loading: Cảng xếp hàng là Ho Chi Minh Port, Viet Nam - Final Destination: Rotterdam - Carrier : Tên phương tiện chuyên chở - On board date: Ngày phương tiện chuyên chở khởi hành - No & date of invoice (số và ngày của hóa đơn) : - No & date of L/C (số và ngày của L/C) : - Other references (tài liệu tham khảo khác) : thông thường công ty thường ghi số và ngày hợp đồng vào đây. - Remark (ghi chú khác) : - Marks & number (số và ký mã hiệu khác) :Thông thường công ty hay ghi shipping marks của lô hàng vào đây, nội dung này nhằm cho việc dễ dàng xác định hàng hóa của mình với khách hàng khác nếu xuất hàng rời (LCL – Less Container Loaded). P.O.NUMBER: ITEM: PCS/CARTON DESTINATION: ROTTERDAM BK ZOETERMEER - Description of goods (mô tả chi tiết hàng hóa): Nội dung này sẽ căn cứ theo hợp đồng 2 bên đã ký kết, nhân viên xuất nhập khẩu phải điền chính xác như trên hợp đồng. - Quantity (số lượng từng mặt hàng): Theo như trên kế hoạch xuất hàng, vì có những hợp đồng xuất 1 lần không kịp, hoặc do khách hàng chia ra làm nhiều lần giao hàng, nếu như không căn cứ vào kế họach xuất hàng mà căn cứ theo hợp đồng thì sẽ bị lộn số lượng. - Net Weight (trọng lượng tịnh) : thông thường, trọng lượng tịnh này tính theo từng carton, và dựa theo tổng số lượng carton đóng hàng mà nhân lên. - Gross weight (trọng lượng cả bì) : Tương tự như trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì cũng sẽ được cân đại diện và căn cứ vào tổng số carton của mã hàng mà nhân lên. - Measurement (khối lượng) : Dựa theo kế họach xuất hàng nhập vào. - Cuối cùng sẽ có hàng tính tổng các chỉ tiêu như là số lượng, số carton, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và tổng số khối. b2) Commercial Invoice (hóa đơn thương mại): Tham khảo Commercial thực tế đính kèm - Người Bán (Shipper): DONG NAM CO. LTD DT 743, CHIEU LIEU QUARTER , TAN DONG HIEP WARD, DI AN TOWN, BINH DUONG PROVINCE, VIETNAM. - Buyer : Người mua hàng BK COOKWARE BV P.O. BOX 170, 2700 AD ZOETERMEER, THE NETHERLANDS - Notify Party: Người nhận thông báo SAME AS BUYER - Port of loading: Cảng xếp hàng là Ho Chi Minh Port, Viet Nam - Final Destination: Cảng giao hàng - Carrier : Tên phương tiện chuyên chở - On board date: Ngày phương tiện chuyên chở khởi hành - No & date of invoice (số và ngày của hóa đơn) : - No & date of L/C (số và ngày của L/C) : - Other references (tài liệu tham khảo khác) : thông thường công ty thường ghi số và ngày hợp đồng vào đây. - Remark (ghi chú khác): - Marks & number (số và ký mã hiệu khác) : Thông thường công ty hay ghi shipping marks của lô hàng vào đây, nội dung này nhằm cho việc dễ dàng xác định hàng hóa của mình với khách hàng khác nếu xuất hàng rời (LCL – Less Container Loaded). - Description of goods (mô tả chi tiết hàng hóa): Nội dung này sẽ căn cứ theo hợp đồng 2 bên đã ký kết, nhân viên xuất nhập khẩu phải điền chính xác như trên hợp đồng. - Quantity (số lượng từng mặt hàng): Theo như trên kế họach xuất hàng, vì có những hợp đồng xuất 1 lần không kịp, hoặc do khách hàng chia ra làm nhiều lần giao hàng, nếu như không căn cứ vào kế họach xuất hàng mà căn cứ theo hợp đồng thì sẽ bị lộn số lượng. - Unit price (đơn giá) : Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ căn cứ vào hợp đồng thương mại đã ký, dò theo từng mã hàng để biết giá của từng mã hàng đó cập nhật vào hóa đơn. - Amount (số tiền) : Sẽ bằng số lượng nhân với đơn giá của mã hàng tương ứng. - Cuối cùng phải tính tổng số lượng mặt hàng và tổng số tiền. b3) Làm định mức tiêu hao Nguyên phụ liệu: (Tham khảo Thông báo định mức đính kèm) Do công ty TNHH Đông Nam nhập nguyên liệu về sản xuất ra sản phẩm rồi xuất khẩu ra nước ngoài, nên theo thông tư 194/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2010 của Bộ tài chính, thì số tiền thuế của phần nguyên liệu nhập về được ghi nợ trong vòng 275 ngày, trong thời gian này nếu công ty sử dụng hết số lượng nguyên liệu này để sản xuất sản phẩm xuất khẩu, thì số tiền thuế sẽ được trừ tương ứng với số sản phẩm đã xuất khẩu tương ứng theo định mức của từng sản phẩm, và khâu hoàn thuế này có riêng một người chuyên theo dõi. Nếu trong vòng 275 ngày mà chưa sử dụng hết số nguyên liệu trên để sản xuất sản phẩm xuất khẩu thì sẽ được cơ quan Hải quan duyệt cho gia hạn thêm 30 ngày nếu doanh nghiệp có đơn xin gia hạn, sau thời hạn gia hạn vẫn chưa sử dụng hết thì doanh nghiệp sẽ phải đóng số tiền thuế tương ứng còn lại. Nhân viên làm định mức cho từng sản phẩm xuất khẩu, và mỗi một sản phẩm sẽ sử dụng những nguyên liệu khác nhau để sản xuất ra sản phẩm, tất cả các nguyên liệu được cơ quan Hải quan cho phép tỷ lệ hao hụt trong quá trình sản xuất là 3% (căn cứ theo kết quả giám định của cơ quan giám định cấp cho doanh nghiệp). Mỗi lọai sản phẩm phải làm một định mức riêng biệt, trên bảng định mức sẽ thể hiện đầy đủ tên sản phẩm, qui cách sản phẩm, sản phẩm xuất theo hợp đồng số mấy, và mỗi sản phẩm sẽ mang một mã số riêng biệt, điều này giúp cho khâu thanh lý thuế của phần nguyên liệu được thuận lợi. Làm xong định mức, nhân viên khai báo định mức này với cơ quan Hải quan thông qua phần mềm khai báo Hải quan điện tử, khai báo xong sẽ nhận được số tiếp nhận mà cơ quan Hải quan cấp cho qua hệ thống mạng. b4) Lên tờ khai và khai báo Hải quan (Tham khảo tờ khai thực tế đính kèm) Căn cứ vào Commercial Invoice, Packing List, Hợp đồng ngọai thương, nhân viên sẽ khai báo tờ khai Hải quan điện tử, sau khi khai đầy đủ thông tin theo yêu cầu của phần mềm, nhân viên sẽ khai báo (gửi thông tin) với cơ quan Hải quan qua hệ thống mạng, sau khi Hải quan nhận được thông tin từ doanh nghiệp gửi lên, sẽ tiến hành xử lý và cấp số tờ khai cho doanh nghiệp, khi cấp số xong thì Hải quan sẽ phân luồng của tờ khai, tờ khai sẽ được phân luồng dựa trên cơ sở dữ liệu đã có về doanh nghiệp như có nợ thuế không? Có bị vi phạm gì chưa? Trên cơ sở đó sẽ phân theo 3 dạng sau: b4.1 Tờ khai luồng xanh: Hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế và được thông quan luôn, doanh nghiệp in tờ khai điện tử ra rồi ký tên đóng dấu mang tới nơi khai báo để Hải quan xác nhận. b4.2 Tờ khai luồng vàng: Hàng hóa không phải kiểm tra thực tế, chỉ kiểm tra trên hồ sơ xuất trình, sau đó Hải quan sẽ xác nhận thông quan. b4.3 Tờ khai luồng đỏ: Hàng hóa phải kiểm tra thực tế theo tỷ lệ 10% hoặc 100% tùy vào sự trong sạch của doanh nghiệp, khi đó nhân viên phải mang bộ hồ sơ này ra Cảng nơi mình hạ container ở đó, liên hệ cán bộ Hải quan để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa, sau khi kiểm tra xong, cán bộ Hải quan ký xác nhận lên tờ khai về tình trạng hàng hóa, nếu hàng hóa đúng khai báo, còn ngược lại sẽ bị lập biên bản chờ cấp trên giải quyết. b5) Hòan thành bộ chứng từ thanh tóan Bộ chứng từ thanh tóan khách hàng yêu cầu gồm: - Commercial Invoice : 3 bản chính - Packing List : 3 bản chính - Bill of lading : 3 bản chính + 3 bản copy - Certificate of Origin : 1 bản chính + 1 bản copy b5.1 Làm Bill of lading Bill of lading là vận đơn đường biển được hãng tàu chuyên chở cấp cho công ty dựa trên booking container, khi công ty lấy container về đóng hàng xong, cung cấp cho hãng tàu vận chuyển lô hàng của mình biết chi tiết về số container, số Seal container, số lượng kiện đóng trong container, trọng lượng hàng, khối lượng hàng, để từ đó hàng tàu sẽ cấp cho công ty vận đơn đường biển, đây là chứng từ chứng nhận việc thuê tàu chuyên chở hàng hóa của công ty ra nuớc ngòai. b5.2 Commercial Invoice hoàn chỉnh Dựa vào Commercial invoice đã làm ban đầu, nhân viên chỉ cần điền thêm thông tin tên tàu, số chuyến đi và ngày tàu khởi hành vào ô thích hợp trên commercial invoice rồi in, ký và đóng dấu làm chứng từ thanh tóan gửi cho khách hàng. b5.3 Packing list hoàn chỉnh: Cũng dự vào Packing list làm ban đầu, nhân viên chứng từ chỉ cần nhập thêm thông tin số container, số seal container, tên tàu, số chuyến đi và ngày tàu khởi hành vào ô thích hợp trên packing list rồi in, ký và đóng dấu làm chứng từ thanh tóan gửi cho khách hàng. b5.4 Thủ tục đề nghị cấp Certification of Origin (C/O) C/O là chứng từ quan trọng và đối với mỗi thị trường khác nhau sẽ sử dụng C/O khác nhau, việc có C/O sẽ được hưởng ưu đãi thuế quan phù hợp, vì vậy việc xin C/O cho lô hàng xuất khẩu sẽ rất cần thiết. Nhân viên chứng từ căn cứ vào hóa đơn thương mại, tờ khai hàng hóa xuất khẩu, bảng định mức để lập C/O. Tùy theo mặt hàng xuất khẩu và quốc gia nhập khẩu mà hàng hóa được cấp loại C/O thích hợp. Cơ quan có thẩm quyền cấp C/O là Bộ Công Thương và Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam. Trong bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O, chứng từ quan trọng nhất đó là Bảng kê khai nguyên phụ liệu sử dụng. Vì trong bảng kê khai nguyên phụ liệu sử dụng,bên cạnh việc liệt kê xuất xứ của những nguyên phụ liệu đã sử dụng để sản xuất hàng hóa còn nêu ra phương pháp xác định xuất xứ của hàng hóa đó. Sau đây là một số loại C/O công ty thường xuyên phải cung cấp cho khách hàng để được hưởng ưu đãi thuế quan. C/O form D là giấy chứng nhận xuất xứ cấp cho hàng hóa Việt Nam xuất sang các nước Đông Nam Á để hưởng các ưu đãi theo “Hiệp định thương mại hàng hóa Asean”. Qui tắc được áp dụng để xác định xuất xứ hàng hóa là: qui tắc RVC (Regional value content/ Hàm lượng giá trị khu vực). Giá FOB - Giá NVL, hoặc SP có xuất xứ không xác định được RVC = X 100% Giá FOB Điều kiện: RVC<= 60% C/O form E là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu từ các quốc gia Asean sang Trung Quốc theo Hiệp định Asean- Trung Quốc. Để được cấp C/O form E thì công ty sử dụng qui tắc: ACFTA CONTENT. Theo qui tắc này thì đòi hỏi có ít nhất 40% hàm lượng của sản phẩm có xuất xứ từ bất kì bên nào (tức là có xuất xứ ACFTA) Giá trị NPL không xuất xứ ACFTA+ NPL có xuất xứ không xác định NACFTA = X 100% Trị giá FOB Điều kiện: NACFTA<60% hoặc hàm lượng ACFTA ít nhất đạt 40% Nguồn: C/O form A là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa áp dụng cho hàng hóa của Việt Nam xuất khẩu sang các nước, vùng lãnh thổ cho Việt Nam hưởng ưu đãi thế quan phổ cập GSP (chủ yếu những nước thuộc Châu Âu). Để được cấp C/O form A thì bảng kê khai nguyên phụ liệu sử dụng cần thỏa hai điều kiện: Tỷ lệ nguyên phụ liệu ngoại =<40% trị giá xuất xưởng Tỷ lệ NPL trùng mã HS với sản phẩm xuất khẩu =<10% Nguồn: - Phòng công nghiệp và thương mại VN ( C/O form AK là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu từ các quốc gia Asean sang Hàn Quốc theo Hiệp định Asean-Đại Hàn Dân Quốc. Được cấp C/O form AK thì hàng hóa xuất khẩu cần thỏa điều kiện RVC (Regional value content/ Hàm lượng giá trị khu vực). Trị giá FOB- Trị giá NPL có xuất xứ không xác định RVC = x 100% Trị giá FOB Điều kiện: RVC>=40% Nguồn: hệ thống cấp C/O điện tử: Bên cạnh sự phức tạp của các phương pháp xác định xuất xứ hàng hóa thì mỗi loại C/O còn đòi hỏi phải tuân theo những khuôn mẫu nhất định. Ví dụ như đối với form D, E, AK thì tại ô số 8- Origin criteria (see Overleaf Notes) sẽ ghi qui tắc được áp dụng để xác định xuất xứ hàng hóa như: RVC, ACFTA CONTENT…; còn đối với form A,B thì tại ô này lại ghi mã số HS của hàng hóa. Cho nên trong khi lập bộ hồ sơ, bộ chứng từ rất dễ xảy ra sai sót và bị trả lại. Thời hạn cấp C/O là trong vòng 03 ngày làm việc kể từ thời điểm công ty nộp bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Nếu doanh nghiệp không được cấp C/O vào thời điểm xuất khẩu do sai sót của cán bộ cấp C/O hoặc vì các trường hợp bất khả kháng hoặc có lý do chính đáng của doanh nghiệp thì C/O có thể được cấp sau và có giá trị hiệu lực kể từ thời điểm giao hàng nhưng không được vượt quá 01 năm tính từ ngày giao hàng đến ngày cấp thực tế và phải ghi rõ “ISSUED RETROACTIVELY” lên C/O. 2.2.1.3 Làm thủ tục thanh toán Hiện nay có rất nhiều phương thức thanh toán như: tín dụng chứng từ (LC), nhờ thu (Collection), Chuyển tiền (TT)… Tuy nhiên có hai loại được công ty TNHH Đông Nam sử dụng chủ yếu đó là: TT và LC. * Phương thức chuyển tiền (TT) Bộ chứng từ thanh tóan bao gồm: Commercial Invoice 3 bản chính, Packing list 3 bản chính, Vận tải đơn Bill of Lading 3 bản chính + 3 bản copy, C/O 1 bản chính + 1 bản sao (tùy lọai C/O) tùy từng khách hàng và tùy vào điều kiện giao hàng, bộ chứng từ thanh tóan sẽ có thêm bảo hiểm hàng hóa, giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa … Thông thường, khi khách hàng thanh tóan tiền hàng trước, rồi sau đó công ty mới chuyển bộ chừng từ gốc này cho khách hàng theo đường chuyển phát nhanh DHL hoặc TNT. Trong các phương thức thanh toán tại công ty TNHH Đông Nam, phương thức thanh toán chuyển tiền (TT) là chủ yếu, chiếm tỷ trọng gần 80%. Điều này là do phần lớn khách hàng của công ty là khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ lâu năm. Phương thức thanh toán này lại có ưu điểm là nhanh chóng, tiện lợi, chi phí thấp. Tuy nhiên phương thức này tồn tại rất nhiều rủi ro. * Phương thức tín dụng chứng từ (LC) Bộ chứng từ thanh tóan bao gồm: Commercial Invoice 3 bản chính, Packing list 3 bản chính, Vận tải đơn Bill of Lading 3 bản chính + 3 bản copy, C/O 1 bản chính + 1 bản sao (tùy lọai C/O) và tùy từng khác hàng và tùy vào điều kiện giao hàng, bộ chứng từ thanh tóan sẽ có thêm bảo hiểm hàng hóa, giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa … Khi bộ chứng từ gốc đã hoàn thành, bộ phận kế toán sẽ lập hối phiếu và nộp cho Ngân hàng nhờ thu tiền. Đây là phương thức thanh toán giảm thiểu rủi ro nhất đối với cả người bán và người mua, nên công ty thường áp dụng phương thức thanh toán này đối với những khách hàng lần đầu giao dịch, hoặc không nắm rõ tình hình tài chính của khách hàng. L/C là một phương thức thanh toán có độ an toàn cao, tuy nhiên người bán không nên chủ quan cho rằng L/C là một đảm bảo chắc chắn của người mua sẽ trả tiền, mà cần phải thận trọng kiểm tra kĩ những nội dung trên L/C được mở có đúng như hai bên đã thỏa thuận hay không, ngoài ra còn phải quan tâm đến các điều kiện khác trong L/C để đảm bảo bộ chứng từ thanh toán hợp lệ. 2.2.1.4 Thanh khoản hoàn thuế: 2.2.1.4.1 Nguyên tắc thanh khoản: - Tất cả nguyên liệu, vật tư nhập khẩu theo loại hình sản xuất xuất khẩu đều phải được thanh khoản. - Người khai hải quan lựa chọn những tờ khai nhập khẩu, tờ khai xuất khẩu để đưa vào thanh khoản. Trường hợp nguyên liệu, vật tư đã nhập khẩu nhưng chưa đưa vào sản xuất hàng xuất khẩu, nên chưa thanh khoản tờ khai nhập khẩu được thì người khai hải quan phải khai báo thông tin nguyên vật liệu chưa đưa vào thanh khoản theo đúng các tiêu chí và khuôn dạng chuẩn quy định tại “Bảng kê nguyên liệu chưa đưa vào thanh khoản”. - Một tờ khai xuất khẩu chỉ được thanh khoản một lần. Trường hợp sản phẩm sản xuất hàng xuất khẩu có sử dụng nguyên liệu theo hợp đồng mua bán hàng hoá nhập khẩu tại Chi cục Hải quan khác thì một tờ khai xuất khẩu có thể được thanh khoản từng phần. Cơ quan Hải quan khi tiến hành thanh khoản phải: + Xác nhận lượng đã thanh khoản vào tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. + Đóng dấu “đã thanh khoản” trên tờ khai xuất khẩu tại chi cục hải quan khác (bản khai do người khai hải quan lưu). + Tờ khai xuất khẩu của Chi cục hải quan nơi thực hiện thủ tục hải quan điện tử muốn sử dụng để thanh khoản cho Chi cục hải quan khác phải có xác nhận của Chi cục hải quan điện tử lượng chưa sử dụng để thanh khoản. 2.2.1.4.2 Hồ sơ thanh khoản a/ Hồ sơ thanh khoản thực hiện theo quy định hiện hành về chế độ quản lý thuế đối với hàng hóa thuộc loại hình sản xuất xuất khẩu, trừ những chứng từ sau đây nếu người khai hải quan đã khai báo khi làm thủ tục hải quan điện tử: - Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên liệu, vật tư đã làm thủ tục hải quan; - Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu đã làm thủ tục hải quan; - Bảng đăng ký định mức nguyên liệu, vật tư; - Bảng kê các tờ khai xuất khẩu sản phẩm đưa vào thanh khoản. b/ Thủ tục đối chiếu số liệu thanh khoản: Trước khi nộp hồ sơ thanh khoản, hoàn thuế, không thu thuế, doanh nghiệp phải khai trên hệ thống khai hải quan điện tử các thông tin sau: - Thông tin chung; - Danh sách các tờ khai nhập khẩu thanh khoản (bao gồm cả các tờ khai nhập khẩu theo hợp đồng mua bán hàng hoá); - Danh sách các tờ khai xuất khẩu thanh khoản (bao gồm cả các tờ khai xuất khẩu ở cửa khẩu khác nơi nhập khẩu và tờ khai xuất gia công); - Bảng kê các chứng từ thanh toán hàng sản xuất xuất khẩu; - Các thông tin giải trình chi tiết lượng nguyên liệu, vật tư nhập khẩu thuộc các tờ khai nhập khẩu đưa vào thanh khoản sử dụng vào các mục đích dưới đây (nếu có): - Bảng kê nguyên phụ liệu xuất khẩu qua sản phẩm theo hợp đồng gia công; + Bảng kê nguyên liệu, vật tư nhập khẩu chưa đưa vào thanh khoản (trong trường hợp doanh nghiệp chỉ sử dụng một phần nguyên liệu, vật tư để sản xuất mà không sử dụng toàn bộ nguyên liệu, vật tư trên tờ khai nhập khẩu này, sau đó dùng nguyên liệu, vật tư của tờ khai nhập khẩu tiếp theo để thanh khoản);        + Bảng kê nguyên phụ liệu không xuất khẩu xin nộp thuế vào ngân sách. + Bảng báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên liệu, vật tư nhập khẩu. + Báo cáo tính thuế trên nguyên liệu, vật tư nhập khẩu. c/ Thủ tục nộp, tiếp nhận và xử lý hồ sơ thanh khoản: - Chi Cục Hải Quan nơi thực hiện thủ tục hải quan điện tử tiếp nhận thông tin thanh khoản, kiểm tra, đối chiếu số liệu thanh khoản và phản hồi thông tin cho doanh nghiệp thông qua hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử. - Căn cứ kết quả kiểm tra, đối chiếu số liệu đúng trên đây và hồ sơ do doanh nghiệp nộp/ xuất trình, Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục thanh khoản thực hiện thủ tục xét hoàn thuế, không thu thuế theo quy định hiện hành về chế độ quản lý thuế đối với hàng hóa thuộc loại hình sản xuất xuất khẩu. 2.2.1.5 Gửi chứng từ cho khách hàng Khi hòan tất bộ chứng từ thanh tóan, nhân viên sẽ gửi bộ chứng từ này cho khách hàng nhận hàng tùy thuộc và phương thức thanh toán. - Nếu thanh tóan bằng chuyển tiền trước: Thì nhân viên sẽ gửi bộ chứng từ copy cho khách hàng để yêu cầu thanh tóan tiền hàng, khi khách hàng thanh tóan đầy đủ tiền hàng như trong hợp đồng ký kết thì nhân viên sẽ gửi bộ chứng từ này cho khách hàng bằng DHL hoặc TNT. - Nếu thanh tóan bằng L/C: Thì nhân viên sẽ lập hối phiếu và gửi bộ chứng từ này cho Ngân hàng của mình để yêu cầu thanh tóan tiền hàng 2.2.1.7 Lưu trữ hồ sơ Khi hòan tất việc xuất khẩu một lô hàng, nhân viên sẽ lưu trữ hồ sơ theo thứ tự ngày tháng, việc lưu trữ này giúp cho hồ sơ khỏi thất lạc và sử dụng cho những bộ phận liên quan nếu có. 2.3. Nhận xét quy trình xuất khẩu tại công ty TNHH Đông Nam 2.3.1 Về sơ đồ Sơ đồ về qui trình xuất khẩu của công ty cũng đã đáp ứng được nhu cầu công việc, tuy nhiên nó vẫn còn điểm hạn chế là chưa phân chia rõ ràng từng khâu, chưa phân chia được công việc của từng bộ phận, chưa phân chia công việc theo từng nhánh riêng, sơ đồ của công ty cũng đã áp dụng được một phần của sơ đồ xuất khẩu chung (sơ đồ 1.1). 2.3.2 Về thực hiện công việc từng công đọan Do sơ đồ chưa thể hiện và phân chia công việc cụ thể, cho nên công việc của từng khâu và trách nhiện từng cá nhân chưa rõ ràng, một người làm nhiều việc khác nhau, không chuyên sâu vào một công việc, như vậy về mặt tiết kiện nhân lực đã đạt được, nhưng về mặt hiệu quả công việc thì chưa được, vì một người làm nhiều công việc thường dẫn đến sai sót, công việc bị rối lên, không đảm bảo chất lượng công việc. a- Khâu lên bộ chứng từ khai báo Hải quan book container: + Ưu điểm: do khách hàng đặt các mặt hàng lặp đi lặp lại nhiều lần, nên khâu làm chứng từ đã lưu trữ được dữ liệu lần trước lại, nên lần sau nếu có thì chỉ cần copy lại là sử dụng được, như thế vừa tiết kiệm thời gian vừa chính xác. Khâu này thực hiện khá tốt. + Nhược điểm: Một người làm nhiều công việc, không chuyên sâu vào một việc, như vậy dễ dẫn đến sai sót. b- Khâu làm định mức nguyên phụ liệu: + Ưu điểm: Làm bằng phần mềm chuyên dụng nên khá nhanh, không bị trùng lắp mã sản phẩm. + Nhược điểm: Khâu này nhân viên làm chưa được sát thực với thực tế, thường mang tính cảm tính là chủ yếu, chưa có tính khoa học và chính xác, mỗi một sản phẩm khi làm định mức chỉ áng chừng, không phân tích mẫu sản phẩm thực tế, làm như vậy dễ dẫn đến sai sót và lệch so với thực tế. c- Khâu lên tờ khai và khai báo Hải quan: + Ưu điểm: Khâu này do làm trên hệ thống khai báo Hải quan điện tử, và dùng phần mềm chuyên dụng nên rất thuận tiện và nhanh. + Nhược điểm: Do đây là việc khai báo bằng phần mềm sử dụng internet, nên phụ thuộc vào tốc độ và sự ổn định của đường truyền, đôi khi thiết bị kết nối mạng chập chờn làm ảnh hưởng đến công việc, làm chậm quá trình khai báo hải quan. d- Khâu hòan thành bộ chứng từ thanh tóan: + Ưu điểm: Khâu này do chỉ tập hợp lại chứng từ của khâu trước nên công việc khá tốt. e- Khâu thanh khỏan thuế: + Nhược điểm: Khâu này còn nhiều điểm chưa được tốt, như chưa sử dụng phần mềm chuyên dụng mà vẫn còn phải làm thủ công, nhập dữ liệu còn sai sót, thanh khỏan thuế còn chậm và hay bị cưỡng chế về thuế. f- Khâu gửi chứng từ thanh tóan cho khách hàng: + Về chứng từ thanh tóan theo phương thức L/C: Do L/C qui định thời gian phải trình bộ chứng từ, vì vậy bộ phận này phải lưu ý khi có bộ chứng từ thanh tóan là phải lập hối phiếu và trình ngân hàng ngay. + Về chứng từ thanh tóan bằng phương thức T/T: Có nhược điểm là đôi khi quên yêu cầu khách hàng thanh tóan tiền hàng và gửi bộ chứng từ cho khách hàng, để khi tàu cập cảng và khách hàng nhắc mới biết. g- Khâu thanh khỏan thuế: Việc thanh khỏan thuế của phần nguyên phụ liệu là hết sức quan trọng, vì nếu để nợ thuế quá hạn sẽ bị cưỡng chế không cho đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu. Ở công ty Đông Nam thì việc thanh khỏan thuế còn tồn tại nhược điểm sau: + Không theo dõi lượng nguyên phụ liệu tồn của từng lọai, không trừ lùi thường xuyên. + Không theo dõi số ngày còn lại của tờ khai nhập khẩu nguyên phụ liệu, thường để quá hạn 275 ngày. h- Khâu lưu trữ: Chứng từ hòan tất đều được nhân viên công ty lưu trữ vào từng file rất chu đáo và đầy đủ. CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QỦA QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ĐÔNG NAM 3.1. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Trong những năm tới, Công ty TNHH Đông Nam định hướng phát triển cả về chiều sâu và chiều rộng, công ty đã chú trọng đầu tư máy móc thiết bị công nghệ tiên tiến, nhập khẩu nhiều lọai máy móc mới về mặt công nghệ để phục vụ sản xuất những mặt hàng có độ khó cao như nồi áp suất, sản phẩm tráng phủ sơn bảo vệ và chống dính, sản phẩm nhiều lớp vật liệu khác nhau như thép 3 lớp, 5 lớp, thép bọc đồng…với mục đích đạt doanh thu mỗi năm khỏang 40 triệu USD. Về thị trường, công ty chú trọng mở rộng thị trường có tỷ trọng thấp và khai thác thêm những thị trường mới, trong những năm qua thị trường chủ yếu của công ty là Châu Âu năm 2010 chiếm 73.32%, trong khi thị trường Châu Á chỉ chiếm 22.55%, Châu Mỹ là 3.55%. Vì vậy trong những năm tới công ty định hướng sẽ khai thác thị trường sẵn có, bên cạnh đó sẽ khai thác và mở rộng thị trường như Châu Mỹ, Châu Úc, Châu Phi. Công ty cũng tích cực tham gia hội chợ ngành hàng inox trên khắp thế giới, và đặc biệt chú trọng hội chợ Frankfurt – Germany được tổ chức hàng năm vào cuối tháng 1, nơi đây là đầu mối quan trọng của công nghiệp ngành gia dụng bằng thép với những hãng nổi tiếng như: WMF - www.wmf.de , SILIT – www.silit.de và ZWILLING J.A. HENCKELS – www.zwilling.com … Mỗi lần công ty tham gia hội chợ cũng gặt hái được kết quả khá tốt, ký được những hợp đồng có giá trị hàng chục triệu USD. 3.2. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả qui trình xuất khẩu Với những định hướng và sự phát triển của công ty như trên, chắc chắn trong thời gian tới, lượng hàng và khách hàng của công ty sẽ tăng lên, như vậy công việc của quá trình xuất khẩu cũng sẽ tăng theo, với những hạn chế còn tồn tại của từng khâu sẽ không đáp ứng được với xu hướng phát triển của công ty, vì vậy tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm hòan thiện hơn qui trình xuất khẩu với mong muốn công việc xuất khẩu của công ty luôn luôn họat động một cách linh họat và đạt hiệu quả cao và ngày càng phát triển vững mạnh. 3.2.1. Hòan thiện bằng sơ đồ qui trình xuất khẩu Tôi xin được kiến nghị sơ đồ xuất khẩu như sau: Sơ đồ 3.1 Qui trình xuất khẩu kiến nghị NHẬN KẾ HỌACH XUẤT HÀNG Bộ phận chứng từ (I) Bộ phận hiện trường (II) (1) Làm chứng từ khai báo Hải quan HÒAN THÀNH BỘ CHỨNG TỪ THANH TÓAN (III) THANH KHỎAN THUẾ (9) GỬI BỘ CHỨNG TỪ (8) CHO KHÁCH HÀNG LƯU CHỨNG TỪ (10) GỬI THẲNG CHO KHÁCH HÀNG (8.1) GỬI QUA NGÂN HÀNG (8.2) (6) Làm C/O (5) Làm B/L (2) Book container (3) Lấy container đóng hàng (7) Mua bảo hiểm (4) Khai báo Hải quan, thanh lý hãng tàu Theo tôi, sơ đồ như trên sẽ có nhiều ưu điểm hơn sơ đồ cũ ở những điểm sau: Công việc của từng khâu được tách bạch với nhau, từng nhân viên sẽ đảm nhận một công việc cụ thể, chính vì vậy sẽ nêu cao tinh thần trách nhiệm, chuyên môn được tập trung hơn và công việc được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng hơn. Việc điều tiết công việc được thuận lợi hơn, công việc không bị chồng chéo lẫn nhau, những bộ phận nhỏ này của phòng xuất nhập khẩu chỉ cần thông tin cho nhau là công việc được giải quyết một cách nhanh và chính xác. Chứng từ được thực hiện riêng và chuyên sâu sẽ tránh được những sai sót khi bộ chứng từ hòan thiện, vì khâu hòan thiện chứng từ sẽ kiểm tra thêm một lần nữa trước khi phát hành gửi cho khách hàng. Để thực hiện tốt quy trình theo như sơ đồ trên, ta cần phải thực hiện từng bước như sau : Khi nhận kế họach xuất hàng (thông thường trước ngày xuất hàng 5 ngày) thì đồng thời phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành song song 2 việc là: Thông báo cho bộ phận chứng từ (I) và bộ phận hiện trường (II) biết kế họach xuất hàng cụ thể, sau đó từng bộ phận sẽ tiến hành công việc của mình một cách tuần tự. (I) Bộ phận chứng từ sẽ làm những việc sau: (1), (5), (6), (7) (1) Lập bộ chứng từ khai báo Hải quan: Commercail Invoice, Packing list, định mức và tờ khai Hải quan, sau khi hòan tất chứng từ này nhân viên sẽ khai báo với cơ quan Hải quan để có được tờ khai Hải quan hòan chỉnh, khi có bộ tờ khai hòan chỉnh sẽ chuyển cho bên bộ phận hiện trường để làm những bước tiếp theo là (2), (3) và (4). Khi bộ phận hiện trường thực hiện xong hòan tòan bước (4) thì bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với hãng tàu làm buớc (5) làm B/L (Bill of lading), sau khi có B/L bộ phận chứng từ tiến hành làm C/O (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) và tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình. (II) Bộ phận hiện trường sẽ làm những việc sau: (2), (3), (4) (2) Book container với hãng tàu biển, sau khi có được booking container rồi thì bộ phận hiện trường sẽ làm tiếp bước (3) lấy container về kho của công ty để đóng hàng, việc đóng hàng cũng được giám sát chặt chẽ, và đóng hàng đúng như kế họach đưa ra, khi đóng hàng xong thì bộ phận hiện trường vận chuyển container ra ngòai cảng để làm thủ tục bước (4) Khai báo với Hải quan và bàn giao container hàng cho hãng tàu, việc bàn giao cho hãng tàu biển là một việc làm rất quan trọng, vì nếu không làm thủ tục này thì hàng của công ty sẽ không được xếp lên tàu vận chuyển đi đúng như kế họach, và hàng của công ty sẽ bị rớt lại chờ chuyến tàu khác, nếu có tình trạng này xảy ra thì rất nguy hiểm, vì trong hợp đồng qui định rõ thời hạn giao hàng, nếu việc rớt tàu dẫn đến trễ thời hạn giao hàng thì người mua có thể từ chối nhận hàng hoặc bắt chuyển qua giao hàng bằng đường hàng không, chi phí để giao hàng bằng đường hàng không rất tốn kém và sẽ làm tăng chi phí của công ty, vì vậy bộ phận hiện trường sẽ phải thật chú ý đến điểm này. (III) Hòan thành bộ chứng từ thanh tóan: (8) dựa vào những chứng từ khai báo Hải quan, nhân viên chứng từ sẽ lập bộ chứng từ thanh tóan gồm: - Commercial invoice 3 bản chính - Packing list 3 bản chính - B/L 3 bản chính + 3 bản copy - C/O 1 bản chính + 1 bản copy (tùy thị trường mà lập C/O) (8.1) nếu bộ chứng từ thanh tóan là hình thức T/T thì nhân viên sẽ gửi cho khách hàng 1 bộ bằng e-mail yêu cầu thanh tóan tiền hàng, khi nhận được tiền khách hàng thanh tóan thì sẽ tiến hành gửi bộ chứng từ cho khách hàng thông qua chuyển phát nhanh TNT hoặc DHL. (8.2) Nếu bộ chứng từ thanh tóan bằng L/C (Letter credit), nhân viên sẽ phát hành hối phiếu để trình cho Ngân hàng, giao bộ chứng từ cho Ngân hàng để yêu cầu thanh tóan. (9) Căn cứ vào tờ khai xuất khẩu đã hòan thành, nhân viên sẽ làm chứng từ thanh khỏan thuế của nguyên liệu nhập về tương ứng với số lượng hàng xuất khẩu, việc thanh khỏan này chủ yếu căn cứ vào bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng sản phẩm. 3.2.2. Những giải pháp hòan thiện những nhược điểm của qui trình xuất khẩu của công ty TNHH Đông Nam: a- Về mặt thiết bị, máy móc và phần mềm ứng dụng + Công ty nên trang bị hệ thống mạng internet riêng biệt phục vụ cho việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử được nhanh hơn và tốt hơn. + Lắp đặt hệ thống máy tính gồm máy chủ và máy con để họat động tốt hơn, máy chủ sẽ lưu trữ dữ liệu tòan bộ và các máy con sẽ truy cập và để làm những công việc liên quan. b- Về con người: + Đào tạo và huấn luyện chuyên môn: Hàng tháng hoặc qúy phải tổ chức đào tạo hoặc huấn luyện chuyên môn cho nhân viên, phải thường xuyên họp giao ban để rút ra kinh nghiệm hoặc những điểm yếu cần khắc phục, phải huấn luyện cho nhân viên khâu chứng từ hiểu kỹ hơn về những lô hàng mà khách hàng thanh tóan bằng phương thức L/C (tín dụng thư), để tránh việc khi hòan tất chứng từ gửi cho ngân hàng bị bắt lỗi bất hợp lệ của chứng từ. + Về phân công và sắp xếp công việc Việc phân công công việc phù hợp với mội cá nhân là yếu tố cực kỳ quan trọng, phân công công việc đúng người không những tạo động lực cho bản thân người đó phấn khởi làm việc mà còn giúp cho việc tạo ra hiệu quả của công việc, và thông qua đó sẽ khắc phục được những nhược điểm đã có từ trước, việc phân công công việc sẽ khắc phục được những nhực điểm của từng khâu như sau: Ở khâu lên bộ chứng từ khai báo hải quan và book container: Khâu này còn nhược điểm là một người làm nhiều công việc như là vừa làm chứng từ, vừa book container và làm C/O, cho nên công việc không được tập trung chuyên sâu. Nếu được phân công và sắp xếp công việc riêng biệt của từng bộ phận, thì người làm chứng từ sẽ chỉ tập trung vào chuyên môn là làm chứng từ, không phải lo những việc hậu cần của những việc làm ngòai hiện trường, như vậy bộ chứng từ sẽ chính xác và nhanh chóng đáp ứng được với mọi tình hình của công ty. Ở khâu làm định mức nguyên phụ liệu: Khâu này còn tồn tại nhược điểm là nhân viên làm định mức chưa sát với thực tế, khâu này nếu nhân viên được sắp xếp và phân công công việc làm riêng biệt và chuyên sâu công việc này, thì sẽ có thời gian tập trung vào phân tích mẫu sản phẩm, đánh giá thực tế từng lọai nguyên phụ liệu tiêu hao của từng sản phẩm, như vậy nguyên phụ liệu nhập về sẽ được sử dụng đúng với mục đích và không bị sai khi kiểm kê lượng tồn. Khâu lên tờ khai và khai báo hải quan: Khâu này còn tồn tại vào hệ thống mạng kết nối, nếu đầu tư lắp đặt hệ thống đường truyền internet tốt sẽ giúp cho việc khai báo và gửi thông tin đến cơ qua hải quan được nhanh hơn, áp dụng một số phần mềm ứng dụng chuyên môn để làm giảm thiểu sai sót . Khâu thanh khỏan thuế: Khâu này còn hạn chế là làm thủ công và hay bị cưỡng chế về thuế, nếu công ty sử dụng phần mềm chuyên dùng để thanh khỏan thuế bằng phần mềm điện tử, thì sẽ bớt được việc nhập liệu và như thế sẽ tránh nhập liệu sai, mặt khác phần mềm này sẽ tự động hòan tòan nên việc tờ khai nhập nguyên phụ liệu nào sắp đến hạn sẽ được phần mềm tự động cảnh báo trước, như vậy công ty chủ động trong việc điều tiết nguyên phụ liệu. Thêm khâu làm B/L (Bill of lading) : B/L Là vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển được người chuyên chở ký phát cho người gửi hàng xác nhận việc người chuyên chở đã nhận hàng để vận chuyển theo yêu cầu của người gửi. KẾT LUẬN Nghiên cứu quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đông Nam tôi thấy rằng: quy trình đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn, chỉ đường cho công việc cho các bộ phận thực hiện các chức năng của mình. Bất kì một điểm không hợp lý nào trong quy trình cũng sẽ làm chậm thời gian thực hiện, ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Đối với quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đông Nam, tuy quy trình còn tồn tại một số hạn chế nhưng đã đáp ứng được tiêu chí: tính hiệu quả của công việc, đáp ứng được với nhiệm vụ trước mắt tại thời điểm này. Qua việc nghiên cứu quy trình xuất khẩu của công ty TNHH Đông Nam, tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm, có cái nhìn sâu hơn về thực tiễn hoạt động xuất nhập khẩu, góp phần lý giải những thắc mắc trong quá trình học lý thuyết tại trường. Với những giải pháp đề ra, tôi hy vọng sẽ đóng góp làm tăng tính hiệu quả của quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty. Vì thời gian không nhiều, kiến thức của bản thân cũng còn hạn chế nên báo cáo chắc chắn còn nhiều thiếu sót nhất định. Kính mong quý công ty, quý thầy cô và các bạn góp ý để tôi có thể hoàn thiện khóa luận được tốt hơn./. Trân trọng kính chào! TÀI LIỆU THAM KHẢO Donald J. Bowersox, David J. Closs and M. Bixby Cooper, “Supply Chain Logistics Management”, Copyright © 2002 by The McGraw- Hill Companies, Inc Hoàng Lâm Cường, “Giáo trình Vận tải bảo hiểm ngoại thương”, NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh Nguyễn Văn Tiến, “Giáo trình Thanh toán quốc tế”, NXB Thống Kê Trần Huỳnh Thúy Phượng, Nguyễn Đức Thắng, “Kỹ thuật ngoại thương”, NXB Thống Kê Phạm Minh Hiền, Giáo trình ‘‘Nghiệp Vụ Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế ’’ (Ngành Qủan trị Kinh doanh XNK 9/2003) GS Vũ Hữu Tâm, Giáo trình ‘‘Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương” (NXB Giáo dục- Trường Đại Học Ngoại Thương Hà Nội) Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06/12/2010, Hướng dẫn về thủ tục Hải quan; kiểm tra giám sát Hải quan; Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Báo cáo thống kê năm 2008, 2009, 2010 của Phòng Xuất nhập khẩu- Công ty TNHH Đông Nam Báo cáo thống kê của Phòng hành chính- nhân sự 2010 Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29  tháng 6 năm 2001 và các luật sửa đổi bổ sung năm 2005 Nghị định số  154 /2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005  của Chính phủ qui định thủ tục hải quan, chế độ kiểm tra, giám sát hải quan. www.haiquan.hochiminhcity.gov.vn