Đề tài Hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh thành phố Long Xuyên

Chương 1 PHẦN TỔNG QUAN 1.1. Cơ sở hình thành đề tài Công việc đầu tiên để có một đội ngũ lao động chất lượng là việc tuyển dụng. Tuyển dụng lao động là khâu quan trọng của hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Công việc tuyển dụng có hiệu quả thì đó mới là cơ sở để có đội ngũ lao động giỏi. Tuyển dụng lao động không chỉ thu hút người lao động, người sử dụng lao động mà còn cả các cấp, các ngành và các tổ chức cùng quan tâm. Vì nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp muốn thành công đều phải dựa vào. Qua việc nghiên cứu và phân tích các vấn đề của đề tài: “Hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Chi nhánh Thành Phố Long Xuyên” nhằm có được sự định hướng cho bản thân và củng cố kiến thức cũng như những kỹ năng cần thiết để có thể chủ động và vững vàng hơn trong việc tìm kiếm việc làm trong tương lai. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Phân tích quy trình tuyển dụng của Ngân hàng trong thời gian vừa qua. Đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng hiện tại của Ngân hàng. Xây dựng quy trình tuyển dụng mới tại Ngân hàng. . Phương pháp nghiên cứu 1.3.1. Thu thập thông tin Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua hình thức khảo sát thực tế tại đơn vị, tham khảo ý kiến chuyên gia và nhân viên tại Ngân hàng. Dữ liệu thứ cấp được tham khảo thông qua Internet, những bài báo cáo, chuyên đề, khóa luận tốt nghiệp đại học… . Xử lý thông tin Kết hợp phương pháp diễn dịch, quy nạp. . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu toàn bộ các hoạt động liên quan đến quy trình tuyển dụng nhân sự tại Ngân hàng. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về quy trình tuyển dụng nhân sự tại Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX trong khoảng thời gian từ năm 2008 đến năm 2010. . Ý nghĩa của đề tài Khi phân tích quy trình tuyển dụng nhân sự tại Ngân hàng sẽ biết rõ thực trạng tuyển dụng nhân sự tại Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX, thấy được những ưu điểm cũng như những mặt còn hạn chế của Ngân hàng, từ đó xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự mới dựa trên quy trình cũ và các tài liệu liên quan khác. Đồng thời kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tuyển dụng của Ngân hàng. Đề tài nghiên cứu mang tính chất định tính nên việc xác định hiệu quả của mô hình mới đòi hỏi phải có thời gian dài, vì thế kết quả nghiên cứu chỉ mang tính chất tham khảo. Đề tài góp phần trong việc khẳng định tầm quan trọng của vấn đề tuyển dụng nhân sự nói chung và vấn đề tuyển dụng nhân sự tại Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX nói riêng, đồng thời nhằm thúc đẩy các Doanh nghiệp nhận biết rõ hơn vai trò then chốt của quá trình tuyển dụng nhân sự để từ đó có những chiến lược, giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân sự. Chương 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT Khái niệm về tuyển dụng Tuyển dụng nhân sự là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thõa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân sự bao gồm hai khâu: Tìm kiếm nhân sự và lựa chọn nhân sự. Tuyển dụng nhân sự là một quá trình phức tạp, được thể hiện ở tất cả các vị trí trong doanh nghiệp và phải có sự tham gia của các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, bộ máy quản lý nhân sự và nhà quản trị cấp cao (nếu là vị trí quan trọng). Tuyển dụng nhân sự là trách nhiệm của tất cả các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Vai trò của tuyển dụng nhân sự Nhu cầu sử dụng lao động và bổ sung lực lượng lao động là cần thiết cả về số lượng và chất lượng lao động. Vì thế, tuyển dụng nhân sự là một công việc không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp Bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhất. Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực khác của doanh nghiệp. Tạo tiền đề cho công tác bố trí sử dụng, đào tạo và phát triển nhân sự. Đối với người lao động Tạo không khí thi đua, cạnh tranh trong nội bộ những người lao động. Người lao động hiểu rõ hơn và được định hướng bởi: triết lý, quan điểm của nhà quản trị, mục tiêu doanh nghiệp. Đối với xã hội Tăng số lượng lao động xã hội có việc làm, có thu nhập, giảm tỷ lệ thất nghiệp, sử dụng nguồn lực xã hội một cách hữu ích. Giảm các tệ nạn xã hội. Quy trình tuyển dụng nhân sự Để tuyển được người phù hợp với yêu cầu của công việc và các mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có một quy trình tuyển dụng hợp lý. Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại công việc. Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp thường được thực hiện thông qua các bước cơ bản như sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp Thông báo tuyển dụng Thu nhận và xử lý hồ sơ Tổ chức thi tuyển Đánh giá các ứng viên Định danh công việc cần tuyển dụng Hội nhập nhân viên mới Quyết định tuyển dụng (Nguồn: vietnamnet.vn) Diễn giải các bước trong quy trình Bước 1: Định danh công việc cần tuyển dụng Mục đích: Xác định nhu cầu nhân sự về: Số lượng Chất lượng Cơ cấu Công việc cần làm là xây dựng: Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc. Nội dung: Xác dịnh nhu cầu nhân sự tuyển dụng: Công việc cần tuyển dụng là lâu dài hay thời vụ. Đòi hỏi kiến thức chuyên môn như thế nào? Người lao động có chức trách, nhiệm vụ gì? Mối quan hệ với các vị trí khác trong doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn, yêu cầu công việc. Hai sản phẩm của việc định danh Bản mô tả công việc: Nhận diện về công việc. Mô tả thực chất công việc. Các mối quan hệ khi thực hiện công việc. Điều kiện làm việc. Chức năng, nhiệm vụ khi đảm nhận công việc. Tiêu chuẩn người lao động. Bản tiêu chuẩn công việc: Về trình độ, văn hóa, ngoại ngữ,… Kinh nghiệm công tác. Tuổi tác, giới tính, sức khỏe. Hoàn cảnh gia đình. Cá tính, đạo đức. Ý nghĩa: Tuyển dụng nhân sự. Bố trí và sử dụng nhân sự. Đào tạo và phát triển nhân sự. Đãi ngộ nhân sự. Nhà quản trị và nhân viên hiểu biết nhau. Bước 2: Thông báo tuyển dụng Mục đích: Thu hút được ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Giúp việc lựa chọn nhân sự thuận lợi. Nội dung: Thiết kế thông báo tuyển dụng: Về mặt hình thức: rõ ràng, chi tiết, gây ấn tượng, thu hút,… Về mặt nội dung: Tên, địa chỉ doanh nghiệp. Tên và nội dung công việc. Yêu cầu, tiêu chuẩn. Điều kiện làm việc. Các loại hồ sơ, giấy tờ, văn bản cần thiết. Cách thức, nội dung tuyển chọn. Hình thức liên lạc. Mức đãi ngộ … Xác định mục đích cần thông tin (dựa vào nguồn định tuyển). Triển khai thông báo tuyển dụng: được thực hiện với các hình thức: Trên các phương tiện thông tin đại chúng. Tại trụ sở doanh nghiệp. Các trường đào tạo chuyên ngành. Kết hợp với các trung tâm tư vấn, giới thiệu việc làm. Trên mạng Internet. … Ý nghĩa: Giúp việc lựa chọn nhân sự thuận lợi. Bước 3: Thu nhận và xử lý hồ sơ. Mục đích: Kiểm tra sự phù hợp về tiêu chuẩn của các ứng viên tham gia tuyển dụng. Loại bỏ ứng viên không phù hợp, giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp và ứng viên. Nội dung: Nhận hồ sơ và ghi vào sổ xin việc, hồ sơ gồm có: Đơn xin tuyển dụng. Bản khai lý lịch có xác nhận của UBND địa phương. Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp. Các chứng chỉ, văn bằng tốt nghiệp. … Phân loại chi tiết hồ sơ: được tiến hành theo từng vị trí tuyển dụng, doanh nghiệp hình thành những bộ mẫu hồ sơ thông nhất riêng cho từng loại công việc: Nhân viên bán hàng. Nhân viên hành chính. Nhà quản trị. … Nghiên cứu và xử lý hồ sơ: Nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân. So sánh với bản tiêu chuẩn công việc. Đánh giá tính trung thực của các loại giấy tờ. Phát hiện những điểm không rõ ràng, không nhất quán, những “dấu hiệu” đặc biệt. Xây dựng báo cáo phân tích và đánh giá ứng viên dựa trên kết quả nhu cầu hồ sơ. Quyết định danh sách ứng viên tham gia thi tuyển. Bước 4: Tổ chức thi tuyển Mục đích: Lựa chọn nhân sự tốt nhất có thể đảm nhận công việc có nhu cầu tuyển dụng. Phát hiện mâu thuẫn giữa khả năng thực của ứng viên và hồ sơ. Nội dung: Hình thức thi tuyển: Thi viết dưới hình thức trắc nghiệm hoặc tự luận để kiểm tra kiến thức về: Ngoại ngữ. Kiến thức xã hội. Pháp luật … Thi vấn đáp thông qua việc phỏng vấn ứng viên là cách gọi các cuộc tiếp xúc giữa hai bên thông qua hỏi đáp để đạt tới sự hiểu biết lẫn nhau nhằm: Kiểm tra lại tất cà các dữ kiện mà ứng viên đã cung cấp. Đánh giá trực tiếp phong cách, khả năng ứng xử, khả năng giao tiếp. Làm rõ những “dấu hiệu” cần lưu ý khi nghiên cứu hồ sơ. Các loại phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo nhóm, phỏng vấn cá nhân. Kết hợp cả hai hình thức. Yêu cầu khi tổ chức thi tuyển: Nội dung thi tuyển phải được hoạch định trước. Câu hỏi không cứng nhắc, cần linh hoạt trước câu trả lời của ứng viên. Không nên sử dụng câu hỏi buộc thí sinh trả lời có hoặc không. Ghi lại những “chú ý” về ứng viên. Tạo bầu không khí cởi mở trong thi tuyển. Tôn trọng ứng viên. Tạo cơ hội cho ứng viên tranh luận. Sử dụng thống nhất bộ câu hỏi với các ứng viên. Nội dung thi tuyển phải phù hợp với vị trí tuyển dụng. Bước 5: Đánh giá các ứng viên Mục đích: Đánh giá ứng viên một cách chính xác và khách quan trên tất cả các mặt. Chuyên môn Đạo đức, lý tưởng. Thể lực. Nội dung: Xây dựng các tiêu thức đánh giá. Xác định thang điểm cho từng tiêu thức. Đánh giá ứng viên theo từng tiêu thức và xây dựng tổng số điểm của mỗi ứng viên. So sánh và lựa chọn ứng viên. Bước 6: Quyết định tuyển dụng Mục đích: Nhằm ra quyết định chính thức tuyển dụng hay loại bỏ ứng viên. Ra quyết định bằng văn bản. Nội dung: Để quyết định tuyển dụng chính xác cần chú ý: Xem xét một cách hệ thống các thông tin về ứng viên. Phân tích bản tóm tắt về ứng viên. Cách thức ra quyết định tuyển dụng: Ra quyết định kiểu đơn giản. Ra quyết định kiểu thống kê cho điểm. Bước 7: Hội nhập nhân viên mới: Mục đích: Giúp người được tuyển dụng nhanh chóng tiếp cận công việc. Giúp người được tuyển dụng hòa nhập với tập thể. Nội dung: Hội nhập với doanh nghiệp: để kích thích lòng tự hào về doanh nghiệp ở nhân viên mới bằng cách giới thiệu cho họ về: Lịch sử hình thành và phát triển doanh nghiệp. Các giá trị văn hóa tinh thần của doanh nghiệp Các truyền thống của doanh nghiệp. Các cơ sở hoạt động. Các chính sách, quy tắc, thủ tục. Điều kiện làm việc. Hội nhập với công việc: Mục đích: Tạo cơ hội cho nhân viên mới thử sức và bộc lộ hết khả năng. Bộc lộ ưu điểm, nhược điểm từ đó dẹp đi tính tự mãn. Nảy sinh tinh thần đồng đội giữa nhân viên mới và nhân viên cũ. Cách thực hiện: phân công những người có kinh nghiệm giúp đỡ, dìu dắt nhân viên mới. Chương 3 KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG NN & PTNT CHI NHÁNH TPLX 3.1. Lịch sử hình thành Ngày 03/04/1995 Tổng Giám đốc Ngân hàng NN & PTNT Việt Nam đã ra quyết định thành lập Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh Trưng Vương (trực thuộc Ngân hàng NN & PTNT Tỉnh An Giang) với mô hình hoạt động như một phòng giao dịch. Ngân hàng được thành lập với chức năng là nơi cung cấp vốn cho nền kinh tế, điều tiết nền kinh tế góp phần ổn định, giữ vững tốc độ tăng trưởng, đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế, cơ cấu đầu tư. Đến năm 2000 Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh Trưng Vương chính thức được đổi thành Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Thành Phố Long Xuyên và hoạt động cho đến nay. Tên giao dịch trong nước: Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Thành Phố Long Xuyên. Tên giao dịch quốc tế: AGRIBANK THÀNH PHỐ LONG XUYÊN. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX có con dấu riêng, được hạch toán độc lập, tổ chức hoạt động theo điều lệ và quy chế của Ngân hàng NN & PTNT Việt Nam. Trãi qua hơn 10 năm hoạt động Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX đã khẳng định vai trò, chức năng của mình trong việc cung cấp vốn cho nền kinh tế TPLX, ngày càng khẳng định uy tín, vị thế của mình. Với chức năng “đi vay để cho vay”. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX đã khai thác có hiệu quả nguồn vốn huy động để có thể phát vay cho người dân trên địa bàn có nhu cầu vay vốn, đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn sản xuất kinh doanh…. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX luôn đồng hành cùng với nhân dân TPLX luôn ra sức thực hiện chủ trương chính sách của Đảng, Nhà Nước, của ngành trong việc chuyển đổi cơ cấu kinh tế, chuyển dịch cơ cấu cây trồng, vật nuôi theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá nông nghiệp, nông thôn với phương châm “Ngân hàng và nông dân cùng nhau kinh doanh cùng hướng tới tương lai”. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX là Ngân hàng Chi nhánh loại ba trực thuộc Ngân hàng NN & PTNT Tỉnh An Giang hoạt động theo nguyên tắc “trung thực, kỷ cương, sáng tạo, chất lượng, hiệu quả” nên hơn mười năm trưởng thành Ngân hàng khẳng định được vị thế của mình trong ngành Ngân hàng, xem khách hàng là “thượng đế”, qua chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ với phong cách làm việc nhanh gọn, tận tình, chu đáo và chữ “tín” được đặt lên hàng đầu quyết định sự thành công của Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX nằm trong trung tâm của TPLX nên thuận lợi về điều kiện kinh tế - xã hội và góp phần giải quyết công ăn việc làm tạo nguồn thu nhập ổn định cho người dân tại địa bàn. 3.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức Đến 31/12/2009 tổng số cán bộ viên chức tại Chi nhánh là 35 người. Bộ máy tổ chức của Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX gồm có: 1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc và các phòng ban được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX. Giám đốc Phó GĐ phụ trách kinh doanh Phòng Kế hoạch & Kinh doanh Phó GĐ phụ trách kế toán Phòng KT - NQ Phòng HC-NS (Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự, AGRIBANK) 3.3. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban - Giám đốc Ngân hàng: Trực tiếp chỉ đạo, điều hành nghiệp vụ kinh doanh theo quyền hạn, chịu trách nhiệm về quyết định cho vay, trực tiếp giải quyết khiếu nại của khách hàng. - Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh: Quản lý toàn bộ hoạt động của phòng Kế hoạch & Kinh doanh. - Phó Giám đốc phụ trách kế toán: Điều hành mọi nghiệp vụ hoạt động phát sinh liên quan phòng Kế toán & ngân quỹ. - Phòng Kế hoạch & Kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng và tiến hành thủ tục vay vốn đúng qui định, thẩm định hồ sơ vay vốn phù hợp với khung giá do Nhà Nước qui định… - Phòng Kế toán và ngân quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình thanh toán như: Phát vay, thu lãi - vốn gốc, thu – chi tiền mặt…Đồng thời hạch toán theo quy định của Ngân hàng Nhà Nước VN. - Phòng Hành chánh và Nhân sự: Quản lý và tổ chức nhân sự, liên hệ công tác, bảo vệ an toàn cơ quan và khách hàng đến giao dịch… 3.4. Hoạt động kinh doanh của Ngân hàng - Huy động vốn: Nhận huy động tiền gửi của các cá nhân, pháp nhân bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ dưới các hình thức: Tiền gửi thanh toán; Tiết kiệm không kỳ hạn, có kỳ hạn, kỳ phiếu với nhiều thể thức đa dạng. - Cho vay: Cho vay ngắn, trung, dài hạn bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế. Cho vay các dự án theo phân cấp ủy quyền của Tổng Giám Đốc Ngân hàng NN & PTNT Việt Nam. - Kinh doanh dịch vụ: chuyển tiền, dịch vụ kiều hối, máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ tín dụng… Chương 4 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NN & PTNT CHI NHÁNH TP LONG XUYÊN 4.1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng tại Ngân hàng NN & PTNT chi nhánh TPLX Để có nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu đòi hỏi đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu, chiến lược kinh doanh thì điều đó trước tiên phụ thuộc vào công tác tuyển dụng. Cũng như bất kỳ doanh nghiệp nào Ngân hàng đặc biệt chú trọng đến công tác này. Con người là nguồn lực quan trọng nhất, quý giá nhất của mọi tổ chức. Khi một nhân viên không đủ tiêu chuẩn được tuyển vào tổ chức một cách thiếu thận trọng vì sự lựa chọn kém, người đó sẽ trở thành gánh nặng cho tổ chức. Như vậy, nếu các hoạt động của tuyển dụng không được thực hiện tốt thì doanh nghiệp không có đủ ứng viên đảm bảo về số lượng và chất lượng để tuyển chọn. Để đảm bảo cho việc tuyển dụng có cơ sở khoa học và thực tiễn qua đó lựa chọn được những người có đủ phẩm chất cần thiết đáp ứng được yêu cầu công việc Ngân hàng thực hiện quy trình tuyển dụng theo 9 bước sau: Sơ đồ 4.1: Quy trình tuyển dụng của Ngân hàng Thông báo tuyển dụng Thu nhận và xử lý hồ sơ Kiểm tra - sơ vấn Phỏng vấn Nhu cầu tuyển dụng Thư mời Thử việc Duyệt Ký hợp đồng lao động (Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự, AGRIBANK) 4.2. Phân tích quy trình tuyển dụng của Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX Quy trình tuyển dụng của Ngân hàng có 9 bước, mỗi bước có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ cho nhau. Để hiểu hơn về quy trình tuyển dụng của Ngân hàng, sau đây là phần phân tích từng bước của quy trình tuyển dụng: Bước 1: Nhu cầu tuyển dụng 15 ngày trước năm/quý mới, các bộ phận, phòng ban trong toàn Ngân hàng có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm/quý tới với các chi tiết cụ thể nhất, gửi Bản kế hoạch tuyển dụng về Phòng nhân sự. Các phòng ban chịu trách nhiệm về Bản kế hoạch đã đưa ra. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, bộ phận Nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu tuyển dụng và liên hệ trước với các nguồn cung ứng lao động để xác định khả năng đáp ứng, thuận tiện khi có yêu cầu tuyển dụng thực tế. Bước 2: Duyệt Sau khi bộ phận Nhân sự xem xét, thì Trưởng phòng nhân sự sẽ ký duyệt. Bước 3: Thông báo tuyển dụng Ngân hàng luôn ưu tiên, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên của Ngân hàng (nhân viên được ứng tuyển vào những vị trí khác đang trống), cũng như tạo điều kiện cho nhân viên được giới thiệu người thân, bạn bè của mình vào làm việc tại Ngân hàng. Khi có nhu cầu tuyển dụng, Phòng nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên e-mail nội bộ của Ngân hàng, các nguồn cung ứng lao động bên ngoài và trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài...). Nội dung thông báo gồm: Các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng, hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ... Bước 4: Thu nhận và xử lý hồ sơ Bộ phận tuyển dụng - Phòng nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ theo Phiếu xét duyệt hồ sơung ứng lao động1616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616. Tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau: a) Về mặt hình thức - Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để Ngân hàng có thể liên hệ khi có nhu cầu. - Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự như sau: + Đơn xin việc. + Sơ yếu lí lịch (có chứng thực của địa phương). + Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên (nếu có) (có chứng thực hoặc đối chiếu với bản gốc). + Giấy khám sức khỏe. + Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có). + Bản sao CMND. + 4 tấm hình 3*4. + Quyết định thôi việc đơn vị cũ (nếu cần). b) Về mặt nội dung - Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn. - Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền. c) Các tiêu chuẩn khác - Việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ. - Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, không có kinh nghiệm nhưng có tố chất, năng lực có thể phát triển được. Nếu hồ sơ đạt, ứng viên phải điền thông tin theo mẫu (vị trí cấp cao); (nhân viên văn phòng), sau đó Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra và sơ vấn ứng viên. Bước 5: Kiểm tra-sơ vấn Các ứng viên đều làm bài kiểm tra/sơ vấn. Các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cần phải gửi đề bài, thang điểm, đáp án cho Bộ phận tuyển dụng - Phòng nhân sự trước ngày kiểm tra 2 ngày để tổ chức kiểm tra. Khi ứng viên đã hoàn thành bài kiểm tra, Bộ phận nhân sự sẽ thông báo cho Phòng ban liên quan đến nhận hồ sơ, đề thi và bài kiểm tra của ứng viên. Chấm điểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, điểm, kết quả đánh giá cho Bộ phận tuyển dụng chậm nhất 02 ngày kể từ khi nhận được bài làm của ứng viên. Nếu đạt, Phòng nhân sự phối hợp cùng Trưởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn. Còn nếu không đạt sẽ thông báo loại. Bước 6: Phỏng vấn Bộ phận tuyển dụng - Phòng nhân sự chuyển những thông tin về ứng viên cho người tham gia phỏng vấn trước ngày phỏng vấn chuyên môn 02 ngày để nghiên cứu. - Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Bộ phận tuyển dụng, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng hoặc Giám đốc (nếu cần thiết) sẽ tham dự. - Nếu tuyển các chức danh Quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Giám đốc, Trưởng phòng nhân sự, Trưởng bộ phận hoặc người được Giám đốc đề cử tham gia phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn, mỗi Phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất. Nếu không thống nhất được ý kiến, Giám đốc là người quyết định cuối cùng. Kết quả phỏng vấn được ghi trong Bản dữ liệu ứng viên dự tuyển. Bước 7: Thư mời Dựa vào kết quả phỏng vấn trong Bản dữ liệu ứng viên dự tuyển, Phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng thư mời nhận việc hoặc qua điện thoại. Phòng nhân sự phối hợp cùng các Trưởng bộ phận hướng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội quy, chính sách. Bước 8: Thử việc Bộ phận quản lý trực tiếp có trách nhiệm phân công, hướng dẫn công việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên mới. Bộ phận quản lý trực tiếp sẽ đưa ra chương trình thử việc mà nhân viên mới phải thực hiện. Thời gian thử việc áp dụng theo qui định của Ngân hàng. Cụ thể như sau: Thời gian thử việc tối đa là 60 ngày đối với các công việc cần tuyển trình độ đại học, cao đẳng. Thời gian thử việc tối đa là 30 ngày đối với các công việc cần tuyển trình độ trung cấp, nhân viên nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật. Thời gian thử việc tối đa là 7 ngày đối với các lao động giản đơn khác. Tùy theo khả năng thích ứng với công việc của từng nhân viên mới mà thời gian thử việc có thể rút ngắn hoặc kéo dài. Thời gian kéo dài không quá 1 tháng và phải có ý kiến của bộ phận phụ trách. Sau khi kết thúc thời gian thử việc nhân viên được đánh giá lại. Bước 9: Ký hợp đồng lao động Phòng nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho Trưởng bộ phận hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 2 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, Trưởng bộ phận/người quản lý trực tiếp xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng Nhân sự. Nhân viên mới sau khi đã qua thời gian thử việc và được Trưởng bộ phận đánh giá đạt yêu cầu, Phòng nhân sự sẽ ra quyết định nhận việc chính thức. Nhân viên được ký kết hợp đồng lao động và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy chế của Ngân hàng. 4.3. Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự của Ngân hàng Mặc dù chưa được hoàn thiện nhưng quy trình tuyển dụng của Ngân hàng khá trình tự và khoa học. Điều này giúp một phần đáng kể cho Ngân hàng trong việc chọn lọc các nhân viên có trình độ cao, phù hợp với yêu cầu công việc. Bên cạnh những việc đã làm được, quy trình tuyển dụng của Ngân hàng vẫn còn một số hạn chế: Ngân hàng chưa thực hiện việc phân tích công việc một cách khoa học, mà kết quả của khâu này giúp doanh nghiệp xây dựng cho mình bản tiêu chuẩn công việc và bản mô tả công việc. Với cách này sẽ giúp cho việc tuyển dụng được chính xác và phù hợp với công việc hơn. Việc thông báo tìm người của Ngân hàng chưa đủ rộng để có thể thu hút nhiều ứng viên. Trong thời gian qua Ngân hàng quá chú trọng, ưu tiên cho nguồn ứng viên nội bộ trong Ngân hàng mà hạn chế tìm kiếm nguồn lao động bên ngoài. Đây là một nguồn nhân lực dồi dào, phong phú, đa dạng, dễ tìm kiếm và dễ dàng phù hợp với công việc. Tiến trình tuyển dụng nhân sự còn chưa thực sự đầy đủ, nhiều khi chỉ dừng lại ở khâu kiểm tra, trong khi đó phương pháp trắc nghiệm – một phương pháp cho kết quả tương đối chính xác và công bằng lại chưa được Ngân hàng sử dụng. Việc kiểm tra sức khỏe của các ứng viên đã trúng tuyển còn chưa được quan tâm đúng mức. Ngân hàng chỉ mới căn cứ vào giấy khám sức khỏe của ứng viên trong hồ sơ, mà những thông tin này có khi không phản ánh đúng tình trạng sức khỏe hiện tại của ứng viên. Nguyên nhân của những tồn tại Ngân hàng quá chú trọng vào việc đánh giá chất lượng ứng viên thông qua hồ sơ, mà thực tế nhiều khi hồ sơ không phản ánh hết hoặc phản ánh chưa đúng trình độ của ứng viên. Ngân hàng chưa đổi mới công tác tuyển dụng để có thể thu được kết quả tốt nhất như trắc nghiệm chỉ số chuyên môn, trắc nghiệm thông minh, tâm lý… Ngân hàng chưa chý ý đến nguồn tuyển dụng từ các cơ sở đào tạo – nơi cung ứng rất nhiều lao động có năng lực. Chương 5 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NN & PTNT CHI NHÁNH TP LONG XUYÊN Mục tiêu của tuyển dụng là chiêu mộ được nhân viên có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động cơ phù hợp với các yêu cầu của công việc và các mục tiêu dài hạn của Ngân hàng. Để đạt được kết quả tốt nhất, Ngân hàng không những phải xem xét yêu cầu của vị trí cần tuyển mà còn phải xác định nhu cầu tương lai, không chỉ đánh giá năng lực hiện tại của ứng viên mà phải quan tâm đến cả những tiềm năng của họ. Để làm được điều này, Ngân hàng cần phải có một quy trình tuyển dụng rõ ràng và hợp lý. Để việc tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao, trong thời gian qua Ngân hàng đã xây dựng một quy trình tuyển dụng gồm 9 bước và thực hiện trình tự theo đúng 9 bước này. Tuy nhiên, bên cạnh một số bước đã làm tốt vẫn có bước còn hạn chế. Để thực hiện tốt hơn nữa các bước trong quy trình tuyển dụng nhằm nâng cao hiệu quả tuyển dụng của Ngân hàng tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn các bước trong quy trình tuyển dụng cụ thể là đưa ra quy trình tuyển dụng mới dựa trên quy trình tuyển dụng hiện tại của Ngân hàng và các tài liệu liên quan khác nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế còn tồn tại. Để có thể tìm được những ứng viên phù hợp nhất với Ngân hàng thì Ngân hàng nên thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình sau: Kế hoạch tuyển dụng Phỏng vấn chuyên môn Mời nhận việc Phiếu yêu cầu tuyển dụng Hồ sơ tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu nhận và xử lý hồ sơ Kiểm tra - trắc nghiệm Phòng nhân sự xem xét Thử việc Phê duyệt Quyết định tuyển dụng Hội nhập nhân viên mới (Nguồn: Tổng hợp) Sơ đồ 5.1: Quy trình tuyển dụng mới tại Ngân hàng Phê duyệt Quyết định tuyển dụng Hội nhập nhân viên mới Quy trình tuyển dụng mới gồm 12 bước, so với quy trình tuyển dụng của Ngân hàng thì nhiều hơn 3 bước. Đó là: Bước 2: Phiếu yêu cầu tuyển dụng - Hồ sơ tuyển dụng. Bước 3: Phòng nhân sự xem xét. Bước 12: Hội nhập nhân viên mới. Trong mỗi bước của quy trình tuyển dụng mới lại có những thay đổi nhằm hoàn thiện hơn nữa hiệu quả tuyển dụng nhân sự ở Ngân hàng. Bước 1: Kế hoạch tuyển dụng Tại Ngân hàng chưa thực hiện việc phân tích công việc một cách khoa học, mà kết quả của khâu này giúp doanh nghiệp xây dựng cho mình bản tiêu chuẩn công việc và bản mô tả công việc. Thực tế thì tại Ngân hàng khi một bộ phận có nhu cầu tuyển dụng chỉ đưa ra bản yêu cầu nhân viên ở một vị trí công việc, yêu cầu về trình độ chuyên môn, giới tính. Những yêu cầu này là cần thiết nhưng chưa đủ để Ngân hàng có thể tuyển dụng được đúng người cho công việc. Trong thời gian tới ở mỗi đơn vị nên xây dựng cho mình bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung: tên công việc, chức năng và quyền hạn khi thực hiện công việc, những chế độ chính sách. Bản tiêu chuẩn công việc bao gồm các nội dung: phẩm chất, trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi tác, giới tính, tình trạng sức khỏe, kinh nghiệm.Tùy công việc cụ thể mà có những yêu cầu riêng. Với cách này sẽ giúp cho việc tuyển dụng được chính xác và phù hợp với công việc hơn. Sau đây là bản mô tả công việc mẫu, Ngân hàng có thể tham khảo. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HCNS Bộ phận Phòng Hành chánh Nhân sự Chức danh Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự Mã công việc HR - HRM Cán bộ quản lý trực tiếp Ban giám đốc I / MỤC ĐÍCH: Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc. Đánh giá việc thực hiện công việc. Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Trưởng phòng HCNS III/ NỘI DUNG: Trách nhiệm: Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng. Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty. Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. Lập ngân sách nhân sự. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó. Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánh - Nhân sự. Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty. Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty. Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. Quyền hạn: Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS. Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng. Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng. Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành. Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý những CNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động. Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty. Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả. Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện. Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động. Xử lý các sai phạm của CNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước. Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền. Tạm thời đình chỉ công tác đối với CNV theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho Công ty v.v... Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS. Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ. Báo cáo và uỷ quyền: Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao. Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện. Tiêu chuẩn: Trình độ học vấn/chuyên môn: Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên. Vi tính văn phòng tương đương B trở lên. Kỹ năng: Kỹ năng lãnh đạo nhân viên. Kỹ năng lập kế hoạch. Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc. Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo. Kỹ năng giao tiếp tốt. Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh. Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Phẩm chất cá nhân: Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc. Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác. Sáng tạo trong công việc. Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ. Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty. Phương tiện làm việc: Cung cấp bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ. 01 máy vi tính. Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty. (Nguồn: tailieu.vn) Bước 2: Phiếu yêu cầu tuyển dụng – Hồ sơ tuyển dụng: Các bộ phận, phòng ban trong Ngân hàng khi có yêu cầu tuyển dụng sẽ đến Phòng nhân sự nhận mẫu đơn, điền vào Phiếu yêu cầu tuyển dụng và Hồ sơ tuyển dụng sau đó gửi về phòng Nhân sự. Bước 3: Phòng nhân sự xem xét Trưởng phòng nhân sự xem xét Phiếu yêu cầu tuyển dụng, nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình Giám đốc duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả Phiếu yêu cầu tuyển dụng, Hồ sơ tuyển dụng cho Phòng ban có nhu cầu tuyển trong vòng 10 ngày. Bước 4: Phê duyệt Phòng nhân sự trình Giám đốc ký duyệt Phiếu yêu cầu tuyển dụng. Khi Giám đốc đã ký duyệt, Phiếu yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ phận Tuyển dụng – Phòng nhân sự để tiến hành tìm ứng viên phù hợp. Bước 5: Thông báo tuyển dụng Việc thông báo tuyển dụng được thực hiện thông qua việc gửi công văn tới trung tâm giới thiệu việc làm, các cơ quan cung ứng lao động và niêm yết tại bảng thông báo của Ngân hàng cũng như tại bộ phận có nhu cầu tuyển dụng. Việc thông báo tìm người của Ngân hàng chưa đủ rộng để có thể thu hút nhiều ứng viên. Để thông tin có thể cung cấp một cách nhanh chóng đến nhiều đối tượng thì Ngân hàng nên đa dạng hóa các kênh giao dịch trên thị trường lao động, tạo điều kiện cho các giao dịch trực tiếp giữa Ngân hàng và người lao động như: Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng: báo, đài, tivi, Internet… Liên hệ các cơ sở đào tạo thông báo về nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho các học viên. Thông báo đến các phòng ban trong nội bộ Ngân hàng. Để hạn chế những chi phí không cần thiết trong quá trình tuyển dụng Ngân hàng nên dựa vào yêu cầu và tính chất của công việc mà quyết định sử dụng thông báo thích hợp. Trong thời gian qua Ngân hàng quá chú trọng, ưu tiên cho nguồn ứng viên nội bộ trong Ngân hàng mà hạn chế tìm kiếm nguồn lao động bên ngoài. Đây là một nguồn nhân lực dồi dào, phong phú, đa dạng, dễ tìm kiếm và dễ dàng phù hợp với công việc. Khi tuyển một người mới vào làm việc ở Ngân hàng lúc này người lao động sẽ thuần nhất hơn, còn người sử dụng lao động trong Ngân hàng có điều kiện huấn luyện từ đầu. Người lao động mới có nhiều động cơ làm việc. Tính khách quan trong tuyển dụng sẽ cao hơn. Nếu Ngân hàng chỉ chú trọng vào nguồn ứng viên bên trong không xem xét kỹ lưỡng thì sẽ dễ xảy ra các tình trạng sau: Tạo ra “Lối mòn quản lý” không có tính mới, rất ít sự thay đổi lớn xảy ra . Hạn chế về số lượng và chất lượng ứng viên. Tạo ra “Mất đoàn kết nội bộ” nếu việc tuyển chọn không đảm bảo tính công bằng. Gây xáo trộn về mặt tổ chức. Giảm tính sáng tạo trong quá trình làm việc. Vì thế, khi thông báo tuyển dụng Ngân hàng nên chú trọng và khuyến khích tối đa các nguồn ứng viên bên ngoài tham gia dự tuyển. Bước 6: Thu nhận và xử lý hồ sơ Trong bước này thời gian nhận hồ sơ của Ngân hàng còn ngắn (trong vòng 1 tháng kể từ ngày thông báo) nên số lượng hồ sơ dự tuyển nhiều khi chưa đạt số lượng cần thiết để tổ chức thi tuyển gây ảnh hưởng đền thời gian tuyển dụng chung. Vì thế, Ngân hàng nên đưa ra thời gian nhận hồ sơ dài hơn (từ 45 ngày – 60 ngày kể từ ngày thông báo) . Bước 7: Kiểm tra, trắc nghiệm Kỹ thuật kiểm tra hoặc trắc nghiệm thường được sử dụng để đánh giá những tiêu chí mà nghiên cứu hồ sơ hay phỏng vấn không làm được hoặc không hiệu quả, chẳng hạn như kiểm tra trình độ chuyên môn, trắc nghiệm tâm lý. Kỹ thuật đánh giá này cũng được sử dụng trong trường hợp cần loại bớt các ứng viên không phù hợp một cách nhanh chóng. Trong quy trình của Ngân hàng, Ngân hàng đã làm tốt khâu kiểm tra. Cần bổ sung thêm phương pháp trắc nghiệm để quy trình hiệu quả hơn. Có rất nhiều hình thức kiểm tra, trắc nghiệm được sử dụng. Cụ thể như sau: Kiểm tra kỹ năng và năng lực: giúp xác định liệu ứng viên có những kỹ năng và năng lực để thực hiện công việc không. Ví dụ bài kiểm tra kỹ năng giải quyết các tình huống công việc đối với một vị trí quản lý, bài kiểm tra chuyên môn đối với vị trí kế toán,…Các bài kiểm tra này sẽ giúp đánh giá liệu ứng viên có những kiến thức và sự khéo léo cần thiết để làm việc không. Trắc nghiệm tâm lý: nhằm kiểm tra liệu ứng viên có tiềm năng hoặc khả năng để đáp ứng các yêu cầu của công việc không. Các trắc nghiệm tâm lý giúp xác định tính cách cá nhân của ứng viên, chẳng hạn như hướng nội hay hướng ngoại, có dễ hòa đồng không, có sở thích gì, điều gì là quan trọng nhất đối với họ. Các trắc tâm lý nếu được sử dụng đúng, có thể cung cấp Ngân hàng thông tin hữu ích để xem một ứng viên có đáp ứng yêu cầu không. Có thể mua đề kiểm tra trắc nghiệm từ nhiều nguồn khác nhau, tốt nhất là nên chọn những nhà cung cấp chuyên nghiệp. Việc lựa chọn bài kiểm tra trắc nghiệm thường dựa trên kinh nghiệm thực tiễn, các nghiên cứu thực nghiệm, và những phán đoán tốt nhất. Kiểm tra sức khỏe: Đây là công việc hết sức quan trọng và cần thiết của quá trình tuyển dụng mà Ngân hàng cần phải quan tâm. Một ứng viên có đầy đủ những điều kiện về kiến thức và kinh nghiệm nhưng không đảm bảo về sức khỏe thì sẽ khó mà làm được việc. Nếu ứng viên được tuyển mà không qua khâu khám sức khỏe thì trong quá trình làm việc có thể sẽ phát sinh những vấn đề về sức khỏe, dẫn đến nghỉ việc hay không có tinh thần trong quá trình làm việc. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Nếu là nhân viên giữ vị trí, chức vụ quan trọng trong Ngân hàng thì nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Lúc này Ngân hàng lại phải tuyển người khác để thay thế vào vị trí đó và như vậy sẽ tạo nên nhiều chi phí trong quá trình tuyển dụng. Bước 8: Phỏng vấn chuyên môn Phỏng vấn là cơ hội để tìm hiểu thêm thông tin về ứng viên đồng thời là dịp để đánh giá một số lĩnh vực khác nhau như khả năng giao tiếp, khả năng diễn đạt, khả năng ứng xử,… của ứng viên. Nhìn chung phỏng vấn tuyển dụng có thể gồm các bước sau: Bước 1: Giới thiệu và mở đầu: giới thiệu những người phỏng vấn và trình tự của cuộc phỏng vấn. Bước 2: Người phỏng vấn giới thiệu về doanh nghiệp và giải thích về công việc. Bước 3: Người phỏng vấn đặt các câu hỏi thông tin nhằm làm rõ các thông tin trong hồ sơ ứng viên. Bước 4: Phần chính của cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm đánh giá khả năng và sự phù hợp của ứng viên (câu hỏi hành vi và câu hỏi tình huống). Câu hỏi hành vi yêu cầu ứng viên thuật lại những kinh nghiệm mà họ đã trải qua. Các kinh nghiệm này không nên giới hạn ở kinh nghiệm làm việc mà có thể cả những kinh nghiệm trong cuộc sống hàng ngày. Ví dụ như: Anh/chị hãy cho một ví dụ về một lần anh hòa giải thành công với khách hàng. Hãy mô tả một lần bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc. Bài học quan trọng nhất mà bạn đã rút ra được cho đến nay là gì? Câu hỏi tình huống yêu cầu ứng viên xử lý một số tình huống công việc giả thuyết, chẳng hạn như: Bạn sẽ làm gì để kết toán cuối năm nhanh hơn? Bạn sẽ làm gì để tiếp cận một khách hàng khó tính? Bước 5: ứng viên đặt câu hỏi. Bước 6: Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tóm tắt lại các thông tin và thông báo với ứng viên các công việc cần làm tiếp theo. Bước 9: Mời nhận việc Cần thông báo cho ứng viên trúng tuyển một cách chính thức. Ngân hàng có thể gửi thư mời nhận việc hoặc mời ứng viên đến gặp trực tiếp để đưa ra đề nghị. Thư mời nhận việc nên bắt đầu bằng lời chúc mừng thể hiện niềm vui của Ngân hàng về mối quan hệ mới này. Nội dung thư cần thể hiện rõ các điều kiện làm việc (tiền lương, ngày bắt đầu làm việc, thời gian làm việc, thời gian thử việc, các phúc lợi). Khi ứng viên trúng tuyển đã chấp nhận đề nghị làm việc, và Ngân hàng đã thỏa thuận được ngày họ bắt đầu làm việc, hãy gửi thư thông báo cho những ứng viên không được chọn. Hầu hết mọi người đều muốn được hồi âm, bằng cách này hay cách khác. Các ứng viên tiềm năng cũng là một đối tượng công chúng của Ngân hàng vì vậy Ngân hàng cần thiết lập mối quan hệ tốt với họ. Rất nhiều doanh nghiệp lờ đi không thông báo cho những ứng viên không được chọn, điều này có thể làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt ứng viên. Tất cả các Công ty chuyên nghiệp đều rất chú trọng chuyện này. Ngân hàng nên lưu lại hồ sơ những ứng viên không được tuyển dụng, nên gọi điện, gửi email, gửi thư…Thông báo với họ rằng Ngân hàng đã tuyển được nhân viên phù hợp nhất. Vì: Khi Ngân hàng tổ chức tuyển dụng thì phải mất chi phí tuyển dụng mới có được những thông tin của ứng viên, họ có thể không phù hợp ở vị trí này nhưng có thể sẽ phù hợp ở vị trí khác trong tương lai nếu Ngân hàng có nhu cầu tuyển dụng. Ngân hàng sẽ tạo được tính chuyên nghiệp trong tuyển dụng, thúc đẩy họ tham gia tuyển dụng lần sau. Đó là điều rất ít nhà tuyển dụng quan tâm đến. Thư từ chối thường có những lời giải thích vì sao ứng viên không được chọn một cách lịch sự và có lời động viên ứng viên. Thư từ chối các ứng viên bị loại trong những vòng tuyển chọn đầu có thể theo một mẫu chuẩn. Thư từ chối các ứng viên đã lọt vào vòng tuyển chọn cuối nên mang tính cá nhân hơn. Bước 10: Thử việc Bước 11: Quyết định tuyển dụng Những bước này Ngân hàng đã làm tốt trong khâu ký hợp đồng lao động. Bước 12: Hội nhập nhân viên mới Hướng dẫn hội nhập là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng nhân viên, là bước đệm giữa tuyển dụng và thực hiện công việc để đảm bảo rằng nhân viên mới sẽ bắt đầu làm việc tốt. Trong những ngày đầu ở nơi làm việc mới, nhân viên thường có cảm giác hoang mang, lo sợ. Họ băn khoăn không biết nên làm gì, có quyết định sai lầm không, so với các đồng nghiệp khác mình có thua kém gì không,…Vì vậy, Ngân hàng cần giúp họ hiểu rằng: Họ là một thành viên quan trọng của doanh nghiệp. Họ có cơ hội khi phát triển trong doanh nghiệp. Họ đã lựa chọn đúng. Ngân hàng mong đợi sự đóng góp của họ. Ngân hàng nên yêu cầu nhân viên cũ tạo điều kiện cho nhân viên mới làm việc, tạo cho họ cảm giác thân thiện, gần gũi. Để nhân viên mới có thể làm quen với công việc thực tế, Ngân hàng nên cử các nhân viên làm việc theo nhóm, trong đó nhân viên mới được một nhân viên cũ đã có kinh nghiệm lâu năm trong công việc hướng dẫn. Tuy nhiên, nhân viên mới vẫn được giao việc để thích ứng với công việc trong thực tế. Thông qua sự chỉ bảo hướng dẫn của người đã có kinh nghiệm nên có thể giảm sai lầm của nhân viên mới. Với quá trình làm việc như vậy từ mới bắt đầu nhân viên mới có thể làm quen với công việc một cách nhanh nhất và nhanh chóng đi vào ổn định. Chương 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1. Kết luận Qua quá trình phân tích quy trình tuyển dụng nhân sự tại Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX, thấy được một số hạn chế nhỏ còn tồn tại trong quy trình tuyển dụng nhân sự tại Ngân hàng bên cạnh những ưu điểm mà Ngân hàng đã phát huy khá tốt. Qua đó, có thể khẳng định một điều rằng vấn đề tuyển dụng lao động thực sự là vấn đề quan trọng trong sự phát triển của Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX. Việc nghiên cứu quy trình tuyển dụng lao động tại Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh Thành Phố Long Xuyên còn giúp người lao động nói chung và những sinh viên ngành tài chính ngân hàng nói riêng quan tâm, vì qua đây người lao động sẽ hiểu rõ được quá trình tuyển dụng lao động cũng như nội dung phỏng vấn tuyển dụng lao động và các thông tin cần thiết khác có liên quan. Bên cạnh đó, từ những phân tích nghiên cứu này cũng đã có tác dụng lớn cho việc hoàn thiện quy trình tuyển dụng, nâng cao hiệu quả tuyển dụng góp phần thúc đẩy quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Ngân hàng nhằm tạo điều kiện cho Ngân hàng nhanh chóng đạt được những mục tiêu hoạt động kinh doanh và đưa Ngân hàng phát triển vững chắc hơn. Ta cũng có thể khẳng định rằng với sự quan tâm đúng mức của Ngân hàng về tuyển dụng lao động và những phương hướng hoàn thiện trên thì Ngân hàng sẽ khắc phục được hạn chế nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tạo đà cho Ngân hàng có những bước phát triển lớn hơn, mạnh hơn và vững chắc hơn. 6.2. Kiến nghị Mỗi đơn vị trong Ngân hàng nên xây dựng cho mình bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Ngân hàng nên đa dạng hóa nguồn tuyển dụng, chủ động tìm đến các nguồn ứng viên bên ngoài nhiều hơn như: thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm, thông qua các hội chợ việc làm hoặc tuyển dụng trực tiếp tại các trường Đại học (Đại học An Giang, Đại học Cần Thơ…), các trường cao đẳng, các cơ sở dạy nghề,...Ngoài ra, Ngân hàng nên hạn chế tuyển dụng nguồn nội bộ, hay tuyển dụng dựa vào mối quan hệ . Ngân hàng nên bổ sung phương pháp trắc nghiệm trong quy trình tuyển dụng. Các loại trắc nghiệm như: trắc nghiệm tính cách, trắc nghiệm tinh thần đồng đội, khả năng giải quyết vấn đề, trắc nghiệm chỉ số thông minh… Nên lưu trữ thông tin của các ứng viên kể cả những ứng viên không được Ngân hàng tuyển dụng và thông báo cho những ứng viên này về việc Ngân hàng đã tuyển được người phù hợp nhất. Những thành viên trong Ngân hàng nên giúp đỡ nhân viên mới hội nhập như: chia sẽ kinh nghiệm, khuyến khích họ tham gia vào các hoạt động chung của Ngân hàng, hướng dẫn họ hòa nhập với môi trường làm việc mới…