Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Chi nhánh Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng tại Quảng Ninh

Ơ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CHI NHÁNH LICOGI 34 TẠI QUẢNG NINH Phòng kế toán gồm có 5 người,trong đó: - Trưởng phòng kế toán: điều hành chung công tác kế toán Chi nhánh, chịu trách nhiệm trước giám đốc về bộ máy kế toán, tổ chức hạch toán kế toán. - Kế toán tiền mặt,tiền gửi ngân hàng: theo dõi quỹ tiền mặt, sổ quỹ, sổ tiền gửi và thực hiện giao dịch với ngân hàng. - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương: theo dõi, quản lý hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, lập bảng tính lương, thanh toán lương và các khoản trích theo lương. - Kế toán tài sản cố định: theo dõi, quản lý TSCĐ, lập và trình duyệt phương pháp trích khấu hao TSCĐ, trích khấu hao, phân bổ khấu hao TSCĐ vào giá thành sản phẩm , công trình. - Kế toán giá thành, tổng hợp: tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm theo từng công trình XDCB, vào sổ sách, nhật ký và lập các báo cáo tài chính của chi nhánh. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ nhập và xuất tiền phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Các nhân viên kinh tế tại các đội công trình, phân xưởng: có nhiệm vụ thống kê toàn bộ tình hình chí phí phát sinh trong tháng, thống kê giá trị khối lượng hoàn thành trong tháng để báo cáo về chi nhánh. Tiến hành theo dõi, phát lương cho bộ phận của mình hàng tháng. * Hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại đơn vị. Kế toán giá thành , tổng hợp Thủ quỹ TP kế toán Kế toán tiền mặt, tiền gửi NH Kế toán VL, CCDC, tiền lương Kế toán TSCĐ Nhân viên kinh tế đội, phân xưởng 35 Chi nhánh LICOGI tại Quảng Ninh sử dụng hình thức sổ kế toán theo hệ sổ Nhật ký chung. Nội dung hạch toán hệ Nhật ký chung: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Trước hết ghi nghiệp vụ vào sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái, theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đối với các phần hành có mở sổ thẻ kế toán chi tiết, đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ được ghi vào sổ thẻ chi tiết có liên quan. Cuối mỗi quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát 36 * Ghi chú: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Kiểm tra, đối chiếu 2.2 TÌNH HÌNH KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CHI NHÁNH LICOGI QN 2.2.1 Đặc điểm và phân loại vật tư tại Chi nhánh LICOGI QN. Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường đơn vị phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu, công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Đối với đơn vị sản phẩm là công trình xây dựng cơ bản, chi phí vật tư trong giá thành công trình chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy đơn vị rất coi trọng công tác quản lý vật tư, từ việc xây dựng định mức khoán cho đến khâu theo dõi nhập, kiểm kê, đối chiếu vật tư. Tại Chi nhánh vật tư chủ yếu là do đơn vị mua xuất cho các bộ phận sản xuất theo nhu cầu tiến độ thi công và kế hoạch sản xuất đã giao, hoặc các công trường phân xưởng trực tiếp mua, nhập xuất tại chân công trình, thanh toán bằng hoá đơn về phòng kế toán. Vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất tại Chi nhánh bao gồm nhiều chủng loại như xăng, dầu diezel, dầu nhờn, các loại vật liệu xây dựng khác, các công cụ đà giáo, công cụ xây dựng cơ bản nhỏ như: cuốc, xẻng, búa .. được quản lý thông qua kho. Các loại vật liệu chính như: cát, đá, xi măng, thép, gạch, ... đơn vị không theo dõi qua hàng tồn kho. Các đội lấy vật tư từ các đại lý VLXD chở về tận chân công trình để thi công, sau 37 đó gửi hoá đơn mua hàng về Phòng kế toán để làm chứng từ thanh toán (phải phù hợp với khối lượng dự toán của từng hạng mục công trình. Nếu số vật tư nhập quá dự toán, đội phải xuất toán số vật tư đó khỏi chi phí vật liệu của công trình). * Đối với vật liệu của đơn vị được phân loại như sau: + Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng lao động chủ yếu của đơn vị, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà đơn vị sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ…..Tuy nhiên các loại vật liệu chính đơn vị không quản lý thông qua kho. + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà đơn vị sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô… + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng… Nhưng hiện nay đơn vị không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. 2.2.2 Kế toán chi tiết vật tư tại Chi nhánh LICOGI Quảng Ninh. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Chi nhánh LICOGI QN sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. * Nguyên tắc quản lý, hạch toán vật tư tại đơn vị như sau: - Phải phản ánh theo giá thực tế nhập kho. - Xuất kho vật tư tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền. - Định kỳ đánh giá lại vật tư tồn kho, điều chỉnh sổ kế toán. - Một số công cụ, dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, thời gian sử dụng kéo dài phải tiến hành phân bổ dần vào chi phí nhiều kỳ. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói chung và kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật liệu, công cụ 38 dụng cụ. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại Chi nhánh LICOGI QN chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là: * Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho, Hoá đơn mua NVL, CCDC - Phiếu xuất kho, Lệnh xuất kho - Phiếu báo định mức nhiên liệu tiêu thụ - Phiếu báo công cụ, dụng cụ hỏng * Sổ kế toán chi tiết sử dụng: - Sổ chi tiết Nhập_Xuất_Tồn từng loại NVL - Bảng tổng hợp Nhập_Xuất_Tồn kho NVL, CCDC - Thẻ kho, * Quy trình chứng từ kế toán chi tiết: Đơn vị hạch toán vật tư cuối kỳ theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp thẻ song song Nội dung hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ được tiến hành như sau: Sổ kế toán chi tiết Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Kế toán tổng hợp Hoá đơn GTGT mua hàng Lệnh xuất kho 39 - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. - Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. 2.2.2.1 Thủ tục nhập kho: * Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài: Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu, công cụ dụng cụ về đến đơn vị đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến đơn vị, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng vật tư; trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán… Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng vật tư xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho: - Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho - Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản, chi phí liên quan đến vận chuyển vật tư, đơn vị thường dùng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để thanh toán, kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vật tư. * Nhập do di chuyển nội bộ: Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng vật tư, kế hoạch kỹ thuật, lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. * Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: 40 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật, lập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng kho cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối chiếu kế toán công nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm báo cáo kế toán. VD: Ngày 15/10/2006 phát sinh nghiệp vụ nhập kho vật liệu dầu Diezel và xăng Mogas 92 của XN xăng dầu B12 như sau: (Mẫu hoá đơn GTGT mua hàng và phiếu nhập kho sử dụng tại đơn vị xem trang bên) HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT - 3LL Liên 2 : Giao cho khách hàng Ký hiệu: AR2006T Ngày 10/10/2006 Số: 00176 Đơn vị bán hàng : XN xăng dầu B12 Địa chỉ : P. Bãi Cháy _ Hạ Long _ QN Số TK: Điện thoại : MST: Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Chi nhánh LICOGI QN Địa chỉ: P. Hồng Hải _ Hạ Long _ QN Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0 1 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 5 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 41 01 Dầu Diezel Lít 2 500 9 800 24 500 000 02 Mogas 92 Lít 1 500 10 500 15 750 000 Cộng tiền hàng: Thuế suất VAT: 10% Tiền thuế VAT: Tổng cộng tiền thanh toán: 40 250 000 4 025 000 44 275 000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu hai trăm bảy mươi lăm ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người mua hàng Kế toán trưởng TỔNG CÔNG TY LICOGI CHI NHÁNH QUẢNG NINH PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC Ngày 15 tháng 10 năm 2006 Số ………….. Nợ: …….. Có: …….. - Họ tên người giao hàng: Hoàng Tuấn Anh - Theo Hoá đơn số 00176 Ngày 10 tháng 10 năm 2006 của XN xăng dầu B12 - Nhập tại kho: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Dầu Diezel Lít 2 500 2 500 9 800 24 500 000 02 Mogas 92 Lít 1 500 1 500 10 500 15 750 000 42 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): ………………...................................................... ………………………………………………………………………………………. Nhập kho, ngày 15 tháng 10 năm 2006 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho. Tại Chi nhánh LICOGI QN nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ cho các xe máy thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất tư phục vụ cho thi công công trình. Trước tiên Phòng kế hoạch kỹ thuật căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất của từng công trình, dự toán công trình và các yêu cầu tiến độ thi công, kế hoạch các đơn vị đưa theo các chỉ tiêu kinh tế sao phù hợp rồi đưa vào thi công cho các đội công trình và tổ sản xuất. Các đội công trình và tổ sản xuất căn cứ vào nhiệm vụ để thi công kịp thời. Trong quá trình thi công, những vật tư nào cần sử dụng thì lập kế hoạch sau đó gửi lên Phòng vật tư xem xét, xác nhận chuyển sang Phòng kế toán xin cấp vật tư. Đối với công trình có lượng vật tư tiêu hao lớn thì căn cứ khối lượng hiện vật thực hiện trong tháng, cán bộ kỹ thuật sẽ bóc tách lượng vật tư tiêu hao theo định mức để ghi phiếu xuất vật tư cho từng đối tượng sử dụng. Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật tư lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất . Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít được sử dụng ) Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên + Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ. Cộng 40 250 000 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng 43 + Một liên giao cho thủ kho giữ để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật tư làm cơ sở hạch toán và lưu giữ. _ Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất: Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và người xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên người xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ. (Mẫu phiếu xuất kho sử dụng tại đơn vị xem trang bên) 44 TỔNG CÔNG TY LICOGI CHI NHÁNH QUẢNG NINH PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC Ngày 30 tháng 10 năm 2006 Số ………….. Nợ: …… Có: …… - Họ tên người nhận hàng: Phạm Văn Hồng Địa chỉ: - Lý do xuất kho: Phục vụ thi công - Xuất tại kho: Đội cơ giới Địa điểm: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Dầu Diezel 2 848 01 Xúc đất T5 lên ôtô - TĐC Lít 1 649 02 Xúc đất T5 lên xe CN - ĐNB Lít 627 03 Xúc đất T5 lên xe CN - ĐBB Lít 61 04 Xúc đất T5 lên ôtô - Đ11m Lít 85 06 Xúc đất T5 lên ôtô - DA14 Lít 66 07 Phục vụ Lít 360 Dầu mỡ phụ 01 Dầu nhờn 15W40 Lít 65 02 Dầu SAE 50 Lít 3 Công cụ, dụng cụ 01 Lọc dầu động cơ 1R 0716 Cái 01 02 Lọc nhiên liệu 1R 0770 Cái 01 03 Lọc tinh nhiên liệu 1R 0762 Cái 01 04 Răng gầu máy xúc Cái 05 Cộng Cộng thành tiền (viết bằng chữ): ………………………………………………..… ………………………………………………………………………………………. Xuất kho, ngày 30 tháng 10 năm 2006 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc 45 Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho ghi chép vào Thẻ kho, theo định kỳ (10 ngày) nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho. Thẻ kho sử dụng tại đơn vị lập theo Mẫu số S12 - DN ban hành theo Quyết định số 15 /2006/QĐ - BTC của Bộ trưởng BTC. Số liệu ghi trên thẻ kho phản ánh số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, cộng cụ dụng cụ, và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Đồng thời với việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, kế toán vật tư phải tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư lập theo Mẫu số S10 - DN ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC, được mở theo từng tài khoản nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ và chi tiết theo từng thứ vật liệu, dụng cụ. Số liệu trên Sổ chi tiết vật tư phản ánh chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ ở kho và làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho. Cuối tháng để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư được lập theo Mẫu số S11 - DN, ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC, được lập riêng cho từng tài khoản 152, 153. Số liệu trên Bảng tổng hợp dùng để đối chiếu với số liệu TK 152, 153 trên Sổ cái. Các mẫu Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư được sử dụng tại đơn vị xem trang bên. TỔNG CÔNG TY LICOGI CHI NHÁNH QUẢNG NINH Mẫu số: S12 - DN Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ : 31/10/2006 Tờ số : - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Dầu Diezel - Đơn vị tính : Lít - Mã số : 46 ST T Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 3 500 01 15/10 985 NK dầu Diezel_ XNXD B12 15/10 2500 6 000 02 25/10 998 XK phục vụ thi công 25/10 2 202 3 798 03 30/10 1018 XK phục vụ thi công 30/10 2 848 950 Cộng cuối kỳ 2 500 5 050 950 Ngày 31 tháng 10 năm 2006 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (bổ sung Sổ chi tiết) 47 TỔNG CÔNG TY LICOGI CHI NHÁNH QUẢNG NINH Mẫu số S11 - DN Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC BẢNG TỔNG HỢP NHẬP_XUẤT_TỒN VẬT LIỆU Tài khoản : 152 Tháng 10 năm 2006 STT Tên, quy cách vật liệu Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ A B 1 2 3 4 01 Dầu Diezel 34 475 294 24 500 000 49 641 500 9 333 794 02 Mogas 92 26 125 250 15 750 000 0 41 875 250 03 Dầu nhờn 15W40 21 427 907 0 6 302 326 15 125 581 04 Dầu SAE 50 16 359 956 0 5 820 935 10 539 021 48 Cộng 98 388 407 40 250 000 61 764 761 76 873 646 Ngày 31 tháng 10 năm 2006 Người lập Kế toán trưởng 49 2.2.3 Kế toán tổng hợp vật tư tại Chi nhánh LICOGI QN. 2.2.3.1 Kế toán tổng hợp nhập vật tư * Đối với vật tư nhập kho từ nguồn mua ngoài Chi nhánh LICOGI QN là đơn vị xây dựng cơ bản nên vật tư mua về thường được xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của đơn vị thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liệu phụ, nhiên liệu phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công. _ Trường hợp mua vật tư trả tiền ngay, kế toán định khoản: Nợ TK 152, 153: Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 1111: Trả bằng tiền mặt Có TK 1121: Trả bằng tiền gửi ngân hàng VD: Ngày 15/10/2006 phát sinh nghiệp vụ nhập kho vật liệu dầu Diezel và xăng Mogas 92 của XN xăng dầu B12. + Căn cứ vào hoá đơn GTGT mua vật liệu, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán phản ánh giá trị của vật liệu nhập kho bằng bút toán: Nợ TK 152: 40 250 000 Nợ TK 1331: 4 025 000 Có TK 1111: 44 275 000 Đồng thời phản ánh nghiệp vụ trên vào Sổ nhật ký chung. Đơn vị sử dụng sổ Nhật ký chung theo Mẫu số S 03a - DN, được lập dựa trên quy định thống nhất theo mẫu ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Sổ Nhật ký chung dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái TK + Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái TK 152 và các TK liên quan như 133, 111. Đơn vị sử dụng Sổ cái theo Mẫu số S 03b - DN, được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Sổ cái TK 152 dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán theo tài khoản 152_Nguyên vật liệu (và các tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị). 50 Mỗi TK được mở một Sổ cái, cuối tháng cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính. (Mẫu sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 152 xem trang sau). _ Trường hợp vật tư nhập kho được thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 311 Tương tự đối với CCDC mua ngoài nhập kho. VD: Ngày 16/10/2006 phát sinh nghiệp vụ nhập kho phụ tùng thay thế máy xúc _ DN Yên Bình. Căn cứ hoá đơn GTGT của bên bán, phòng vật tư xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số CCDC đó đồng thời lập phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho ghi chép nghiệp vụ vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán vật tư ghi vào Sổ chi tiết. Đồng thời phản ánh nghiệp vụ nhập kho CCDC vào sổ Nhật ký chung bằng bút toán: Nợ TK 153: 5 650 000 Nợ TK 1331: 565 000 Có TK 1121: 6 215 000 Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái TK 153 và các TK liên quan như 133, 111. Sổ cái TK 153 dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán theo tài khoản 153_ Công cụ, dụng cụ. Cuối tháng cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý của TK 153 để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính. 2.2.3.2 Kế toán tổng hợp xuất vật tư *Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở đơn vị. Vật liệu của đơn vị thường được sử dụng cho mục đích sau: + Phục vụ cho thi công trình, hạng mục công trình thường là vật liệu mua về xuất dùng ngay không qua kho. + Phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, phục vụ cho thi công công trình, những vật liệu này thường là vật liệu được quản lý trong kho. + Phục vụ cho mục đích khác như : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội. 51 _ Vật liệu mua về không qua kho mà xuất thẳng đến các công trình, phục vụ sản xuất thi công như: cát, đá, gạch, xi măng,… Căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu kế toán định khoản: Nợ TK 621: Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 1111, 1121: Tổng tiền thanh toán Đồng thời phản ánh nghiệp vụ trên vào sổ Nhật ký chung VD: Ngày 18/10/2006 phát sinh nghiệp vụ mua xi măng Hoàng Thạch của Cty TNHH Hoàng Gia Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán định khoản: Nợ TK 621: 127 500 000 Nợ TK 1331: 12 750 000 Có TK 1121: 140 250 000 Sau đó phản ánh nghiệp vụ trên vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 112, TK 133, TK 621 HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT - 3LL Liên 2 : Giao cho khách hàng Ký hiệu: AH2006B Ngày 18/10/2006 Số: 00345 Đơn vị bán hàng : Cty TNHH Hoàng Gia Địa chỉ : P. Bãi Cháy _ Hạ Long _ QN Số TK: 1012305600 Điện thoại : MST: Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Chi nhánh LICOGI QN Địa chỉ: P. Hồng Hải _ Hạ Long _ QN Số TK: 1000102940 Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng MST: 0 1 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 5 52 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 150 850 000 127 500 000 Cộng tiền hàng: Thuế suất VAT: 10% Tiền thuế VAT: Tổng cộng tiền thanh toán: 127 500 000 12 750 000 140 250 000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng. Thủ trưởng đơn vị Người mua hàng Kế toán trưởng 53 Bổ sung sổ cái TK 112 _ Trường hợp xuất vật liệu phục vụ ca máy thi công hoạt động, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 6232 Có TK 152 54 VD: Ngày 25/10/2006 phát sinh nghiệp vụ xuất kho dầu Diezel phục vụ máy thi công, ta có số lượng dầu xuất kho là 2 202 lít Tính Giá đơn vị bình quân gia quyền của nhiên liệu Dầu Diezel sau lần nhập kho ngày 15/10/2006 là : Vì trong kỳ chỉ có 1 lần nhập kho nên giá đơn vị bình quân vật liệu xuất kho trong kỳ là 9 830 đ/lít (áp dụng cho cả 2 lần xuất). Từ đó tính ra được trị giá nhiên liệu xuất kho trong kỳ. Trị giá Dầu Diezel xuất kho = 2 202 x 9 830 = 21 645 660 đ Kế toán định khoản Nợ TK 6232 : 21 645 660 Có TK 152: 21 645 660 Cuối tháng căn cứ vào nhật trình thi công để phân bổ chi phí vật liệu sử dụng Máy thi công cho từng công trình, hạng mục công trình. _ Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho hoạt động thi công các công trình, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào phiếu báo định mức tiêu hao nhiên liệu, lập phiếu xuất kho. VD: Ngày 30/10/2006 phát sinh nghiệp vụ xuất kho nhiên liệu dầu Diezel phục vụ thi công (Phiếu xuất kho trang 59) Chi tiết: Thi công công trình Tái định cư: 1 649 Lít Thi công CT đường nội bộ: 627 Lít Thi công CT đường bao biển: 61 Lít Thi công CT Đường 11m: 85 Lít Thi công CT dự án KĐT 14: 66 Lít Phục vụ : 360 Lít Tính ra được giá thực tế xuất kho của Dầu Diezel Trị giá dầu Diezel xuất kho = 2 848 x 9 830 = 27 995 840 đ Kế toán định khoản: Nợ TK 6272 : 27 995 840 Có TK 152 : 27 995 840 Cuối tháng căn cứ vào nhật trình thi công để phân bổ chi phí vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình. Giá đơn vị bình quân = 34 475 294 + 24 500 000 = 9 830 (đ/lít) 2 500 + 3 500 55 _ Đối với hình thức khoán gọn (bao gồm cả chi phí tiền lương, vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí chung), khi trúng thầu nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật tư. Trường hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua vật liệu, công cụ dụng cụ không được hạch toán vào tài khoản 141 mà đơn vị sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên TK 331. TK 331 không dùng để theo dõi các khoản phải trả người bán mà dùng để theo dõi các khoản thanh quyết toán chi tiết đối với Đội trưởng các đội công trình. + Khi tạm ứng tiền cho đơn vị nhận khoán, kế toán định khoản: Nợ TK 331: (Chi tiết cho đội trưởng đội công trình) Có TK 1111, 1121, … + Khi quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp nội bộ hoàn thành đã bàn giao được duyệt, kế toán ghi nhận chi phí vật liệu trực tiếp: Nợ TK 621: Tập hợp chi phí vật liệu trực tiếp Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK 331: Kết chuyển giá trị vật liệu xây lắp giao khoán nội bộ VD: Ngày 12/10/2006 phát sinh nghiệp vụ mua vật tư phục vụ thi công tuyến mương T4 do ông Lê Đình Thuận Đội XD số 2 làm đội trưởng. Căn cứ vào hoá đơn mua vật tư, kế toán định khoản: Nợ TK 621: 25 675 000 Nợ TK 1331: 2 567 500 Có TK 331: 28 242 500 Và phản ánh nghiệp vụ trên vào sổ nhật ký chung và các sổ liên quan ( Sổ chi tiết TK331_ Chi tiết ông Lê Đình Thuận, Sổ cái TK 621 ) 56 HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT - 3LL Liên 2 : Giao cho khách hàng Ký hiệu: AT2006B Ngày 12/10/2006 Số: 00678 Đơn vị bán hàng : Cty TNHH Vật liệu xây dựng Hạ Long Địa chỉ : P. Bãi Cháy _ Hạ Long _ QN Số TK: Điện thoại : MST: Họ tên người mua hàng: Lê Đình Thuận Đơn vị : Chi nhánh LICOGI QN Địa chỉ: P. Hồng Hải _ Hạ Long _ QN Số TK: 1000102940 Hình thức thanh toán: MST: 0 1 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 5 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Đá M3 260 98 750 25 675 000 57 Cộng tiền hàng: Thuế suất VAT: 10% Tiền thuế VAT: Tổng cộng tiền thanh toán: 25 675 000 2 567 500 28 242 500 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tám triệu hai trăm bốn mươi hai nghìn năm trăm đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người mua hàng Kế toán trưởng 58 Bổ sung sổ cái TK 621 _ Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng: + Công cụ dụng cụ xuất dùng phục vụ thay thế, sửa chữa máy thi công Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 30/10/2006 Xuất kho Lọc dầu động cơ : 01 Cái 59 Xuất kho Lọc nhiên liệu : 01 Cái Xuất kho Lọc tinh nhiện liệu : 01 Cái Xuất kho Răng gầu máy xúc : 05 Cái Khi xuất dùng kế toán phản ánh trị giá CCDC: Nợ TK 142: 15 342 000 Có TK 153: 15 342 000 Đây đều là những công cụ xuất dùng phân bổ 2 lần, nên cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí dụng cụ sản xuất máy thi công. Nợ TK 6233: 7 671 000 Có TK 142: 7 671 000 + Đối với công cụ, dụng cụ như cuốc, xẻng, quần áo bảo hộ khi xuất dùng kế toán tiến hành phân bổ 1 lần vào TK 6273 VD: Trong tháng 10/2006 tổng trị giá CCDC xuất dùng là 22 540 000 đ Kế toán định khoản Nợ TK 6273: 22 540 000 Có TK 153: 22 540 000 _ Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển như xuất dùng làm nhà kho, nhà tạm Đối với công trình phụ phục vụ cho công trình có giá trị lớn, trị giá nguyên vật liệu, xuất dùng được phân bổ hết một lần vào phí nguyên vật liệu; còn công cụ dụng cụ xuất dùng được phân bổ hết vào chi phí sản xuất chung. Cuối tháng kế toán tổng hợp tất cả các phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng công trình và lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư được lập cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ Để xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho, dựa vào Nhật trình thi công kế toán lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm theo dõi số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho từng công trình. Từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ của đơn vị kế toán phản ánh lên Nhật ký chung và sổ cái theo từng công trình, cho công việc kế toán được gọn nhẹ. Nếu có yêu cầu kiểm tra số vật liệu xuất dùng cho từng công trình thì kế toán kiểm tra trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư và Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ và đối chiếu vào sổ cái TK 152, TK 153 và các sổ chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc để kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật kí chung, sau đó ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. 60 61 TỔNG CÔNG TY LICOGI CHI NHÁNH QUẢNG NINH BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ Tháng 10 năm 2006 STT Diễn giải TK 152 TK 153 Tổng cộng HT Thực tế HT Thực tế 1 TK 621_CPNVL TT 2 TK 623_Chi phí sử dụng MTC 20 617 062 20 617 062 CT san nền KĐTMR 15 324 156 15 324 156 CT khai thác đất đồi T5 5 292 906 5 292 906 3 TK 627_ Chi phí SXC 41 147 699 22 540 000 63 687 699 CT san nền KĐTMR 23 071 470 3 626 000 26 697 470 CT KĐT số 14 3 768 985 3 626 000 7 394 985 CT đường giao thông 11m 8 029 882 3 626 000 11 655 882 CT đường bao biển KĐTMR 6 277 362 3 626 000 9 903 362 CT khai thác đất đồi T5 - 5 576 000 5 576 000 CT đường nội bộ KĐTMR - 2 460 000 2 460 000 4 TK 142_ Chi phí trả trước ngắn hạn 15 342 000 15 342 000 5 TK 242_ Chi phí trả trước dài hạn Ngày 31 tháng 10 năm 2006 Người lập Kế toán trưởng Trang nhật ký chung 62 Trang nhật ký chung 63 Sổ cái TK 152 64 Sổ cái TK 153 65 PHẦN 3 : MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CHI NHÁNH LICOGI QUẢNG NINH 3.1 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CHI NHÁNH LICOGI QN 3.1.1 Những thành tích đạt được. Là một doanh nghiệp nhà nước mới được thành lập từ năm 2000, Chi nhánh LICOGI Quảng Ninh chịu sự kiểm tra kiểm sát của ban lãnh đạo Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI) 2 song đơn vị đã tự ý thức được vai trò cũng như trách nhiệm của mình. Với sự giúp đỡ của ban giám đốc đơn vị, của đảng uỷ và lãnh đạo Tổng công ty, cùng với sự đóng góp nhiệt tình của cán bộ công nhân viên trong toàn đơn vị, cùng với sự lựa chọn sáng suốt hướng đi đúng đắn của mình, hơn 7 năm qua đơn vị đã chỉ đạo thực hiện tốt nhiệm vụ của nhà nước giao phó, và đã đạt được nhũng bước tiến rõ rệt như: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn (ví dụ như các loại máy thi công, máy móc văn phòng…). - Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu qủa theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Để đơn vị đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị. Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến vào hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức bức thiết, đối với Chi nhánh LICOGI QN là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: 66 - Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do bộ phận chuyên ngành. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát quá trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. - Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. Hiện nay, Chi nhánh LICOGI QN đã và dang sử dụng hệ thống TK thống nhất theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính về hệ thống tài khoản kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp. Về cơ bản tên gọi, ký hiệu và nội dung các tài khoản này nhất quán với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp khác theo Quyết định 1141/TC/CĐKT của Bộ tài chính ban hành, đồng thời áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung” và sử dụng chế độ báo cáo thống nhất ban hành theo Quyết định số 15/2006 ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính dùng cho các doanh nghiệp trong công tác kế toán. Công tác kế toán của đơn vị không ngừng củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế của đơn vị. Trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn được nâng cao, các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy vi tính, công việc hạch toán sổ sách dần được đưa lên máy vi tính. Đây là bước phát triển vượt bậc trong công tác hạch toán kế toán của công ty giúp cho kế toán giảm nhẹ được công việc. Để có được kết quả như vậy chúng ta không thể không kể đến sự đóng góp của cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – một cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo Chi nhánh thực hiện các hoạt động sản xuất của mình ngày càng có hiệu quả hơn. Xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường đều hướng vào việc tối đa hoá lợi nhuận, và ngày càng nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này các doanh nghiệp cần sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp, tổ chức, kỹ thuật quản lý song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp biết đến, thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Điều này chỉ có thể thực hiện được khi đơn vị tăng cường quản lý vật tư và hoàn thiện công tác kế toán vật tư. Đối với công tác kế toán vật tư của Chi nhánh nói riêng có một số những ưu điểm: 67 - Công tác hạch toán ban đầu ở đơn vị đã theo đúng quy định ban hành từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ cụ thể là phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở đơn vị do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua,hoạt bát nhanh nhậy trong công việc nắm bắt giá cả thị trường cho nên vật liệu luôn được mua với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị làm cho tiến độ thi công đạt hiệu quả cao. - Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng được đơn vị quan tâm, đơn vị đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi tương đối tốt đảm bảo vật tư được trông coi cẩn thận không xảy ra tình trạng hỏng hóc hay mất mát. - Hệ thống sổ kế toán, tài khoản đơn vị sử dụng theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị, đảm bảo theo dõi tình hình vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Hiện nay đơn vị đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Chương trình kế toán trên máy vi tính của đơn vị cũng được xây dựng theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập vào cuối tháng như vậy trong tháng có phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa được dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được cập nhật thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. 3.1.2 Một số hạn chế. Bên cạnh các thành tích đạt được kế toán vật tư của đơn vị còn có một số hạn chế thiếu sót nhất định cần hoàn thiện để việc lập báo cáo, lập các bảng biểu được hợp lý chính xác hơn, hợp lý hơn. - Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho, thủ quỹ là số ít. Có thể trong cùng thời gian một đội xây dựng thi công từ 1 đến 2 công trình, địa bàn nằm ở khác nhau. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu, CCDC ở các đội thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí vật liệu, CCDC nói riêng, vấn đề này phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. - Đơn vị áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên kế toán vật tư song trong quá trình theo dõi xuất vật liệu kế toán chưa phân tích vật liệu xuất dùng cho từng công trình cụ thể, cho nên việc kiểm tra đối chiếu với nhật ký công trình chưa hoàn toàn cụ thể và chính xác tuyệt đối. 68 - Đơn vị chưa lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư, việc không lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư có thể gây ra khả năng ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho đơn vị. - Việc lập bảng phân bổ vật liệu của đơn vị không phản ánh cho từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152, cách làm trên gây khó khăn cho việc quản lý vật liệu của đơn vị. - Về cơ chế khoán nội bộ, hiện nay đơn vị đang sử dụng TK 331 để theo dõi các khoản thanh quyết toán với Đội trưởng các đội công trình, việc sử dụng TK 331 là chưa hợp lý. Theo nguyên tắc tại đơn vị giao khoán không tổ chức bộ máy kế toán riêng phải sử dụng TK 141 (TK 1413_ Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ) và phải được mở chi tiết cho từng đơn vị nhận khoán. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 4 THĂNG LONG. Qua thời gian thực tập ở đơn vị, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán vật tư ở Chi nhánh LICOGI Quảng Ninh: - Ý kiến thứ nhất: Việc quản lý vật tư hiện nay ở Chi nhánh LICOGI QN là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thẳng tới chân công trình như: cát, sỏi, vôi đá… để thuận tiện cho việc xuất dùng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm. Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Một số loại nguyên vật liệu chính như sắt, thép, xi măng đơn vị nên quản lý thông qua kho để tránh trường hợp bị lãng phí, thất thoát. Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán Chi nhánh tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi 69 công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - Ý kiến thứ hai: Đối với vật liệu nhập kho, hầu hết các trường hợp đều do đơn vị tự vận chuyển. Trong những trường hợp này giá trị thực tế của vật liệu, CCDC nhập kho chưa được đánh giá ghi trên phiếu nhập kho chưa được đánh giá chính xác. Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán ghi sổ theo giá ghi trên phiếu nhập kho do phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư viết. Số tiền ghi trên phiếu nhập kho đúng bằng số tiền ghi trên hoá đơn và được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp (ghi nợ TK 152) theo giá hoá đơn không phản ánh được chi phí thu mua vật liệu và giá thực tế vật liệu nhập kho. Điều này không đúng với qui định về xác định giá vốn thực tế NVL nhập kho trên TK 152. - Ý kiến thứ ba: Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì đơn vị không lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm. Mặc dù trong quá trình thu mua vật tư lãnh đạo đơn vị đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như: lấy mẫu về thử nghiệm trước, nếu đạt tiêu chuẩn mới tiến hành thu mua đồng thời, ký kết giao ước nghiêm ngặt với người cung cấp. Nhưng có lúc cũng không tránh khỏi sai sót, có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó bên cung cấp không biết. Đơn vị không lập ban kiểm nghiệm sau khi xuất kho mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi làm ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho đơn vị. Mặt khác, không lập ban kiểm nghiệm thì không có biên bản kiểm nghiệm, không đủ chứng từ ban đầu. Vì vậy, việc lập một ban kiểm nghiệm là rất cần thiết. Sau khi kiểm nghiệm thì sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo vật tư xuất dùng đúng phẩm chất, quy cách. - Ý kiến thứ tư: Về việc lập Bảng phân bổ NVL, CCDC. Hiện nay, bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ của đơn vị chưa phản ánh theo từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152, 153. Như vậy sẽ gây khó khăn cho quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Vì vậy đơn vị nên lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chi tiết theo từng loại vật tư. Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như sau: STT TK ghi Có TK 152 Cộng TK 152 TK 153 Cộng TK 153 Tổng cộng Đối tượng 1521 1522 ... Bảo hộ CCLĐ ... 70 TK 621 ... TK 623 ... TK 627 … TK 641 TK 642 TK 142 TK 242 Cộng + Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu, công cụ dụng cụ dùng trong tháng được tính theo giá thực tế. + Hàng ngang phản ánh đối tượng sử dụng của các loại vật tư theo từng khoản mục chi phí tại từng công trình, hạng mục công trình. Điều này tạo điều kiện cho đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị, vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng của từng loại, từng nhóm và từng thứ vật tư. - Ý kiến thứ năm: Việc phân loại NVL, CCDC ở đơn vị không tiến hành. Hiện nay, đơn vị mới áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên số lượng NVL, CCDC hạch toán được ký hiệu bởi từng mã vật tư khác nhau và đơn vị chưa lập sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Cần phải lập sổ danh điểm vật tư để tiện cho việc theo dõi, quản lý vật tư. - Ý kiến thứ sáu: Về cơ chế khoán nội bộ, hiện nay đơn vị đang sử dụng TK 331 để theo dõi các khoản thanh quyết toán với Đội trưởng các đội công trình, việc sử dụng TK 331 là chưa hợp lý. Theo nguyên tắc tại đơn vị giao khoán không tổ chức bộ máy kế toán riêng, phải sử dụng TK 141 (TK 1413_ Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ) và phải được mở chi tiết cho từng đơn vị nhận khoán. + Khi tạm ứng tiền cho đơn vị nhận khoán, kế toán định khoản: Nợ TK 141: (Chi tiết cho đội trưởng đội công trình) Có TK 1111, 1121, … 71 + Khi quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp nội bộ hoàn thành đã bàn giao được duyệt, kế toán ghi nhận chi phí vật liệu trực tiếp: Nợ TK 621: Tập hợp chi phí vật liệu trực tiếp Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK 141: Kết chuyển giá trị vật liệu xây lắp giao khoán nội bộ *Một số biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Đơn vị nên tăng cường công tác tổ chức quản lý sản xuất, chuẩn bị tốt kế hoạch cung ứng vật tư, triển khai các biện pháp thực hiện kế hoạch đến từng tổ , đội sản xuất để cán bộ công nhân viên trong đơn vị hiểu được chủ trương của đơn vị mà quyết tâm nỗ lực cùng đơn vị phấn đấu hoàn thành tốt kế hoạch được tổng đơn vị giao phó. - Tăng cường công tác khoán và quyết toán chi phí cho các đội sản xuất hàng tháng phân tích nguyên nhân việc vượt định mức từng khoản mục chi phí để có biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí. - Về đầu tư trang thiết bị cho phòng Kế toán: Như chúng ta đã biết, phòng kế toán luôn luôn phải sử dụng một khối lượng lớn về sổ sách, cập nhật chứng từ và hệ thống các báo cáo thông tin. Muốn cho công việc được thực hiện một cách nhanh nhất, trong thời gian tới đây Chi nhánh nên tiếp tục trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán. Có như vậy mới giảm bớt được việc tích trữ một lượng lớn tài liệu, sổ sách kế toán đồng thời tiết kiệm được công sức và thời gian làm việc cho nhân viên kế toán. Đồng thời đáp ứng kịp với trình độ khoa học công nghệ thông tin hiện đại ngày nay. - Tăng cường công tác tiếp thị tìm kiếm công trình xây lắp, mở rộng thi trường nhằm mở rộng quy mô sản xuất của đơn vị tính toán xác định kỹ vấn đề hiệu quả kinh tế cuối cùng . 72 KẾT LUẬN Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của công ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, CCDC của công ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển đổi môi trường kinh tế, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi còn phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Trên góc độ người cán bộ kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn. Mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Do thời gian thực tập và tìm hiểu còn hạn chế, trình độ lý luận và hiểu biết thực tế chưa sâu, do đó bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo để bài viết được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã hướng dẫn em trong quá trình giảng dạy tại nhà trường; đặc biệt em xin cảm ơn Tiến sĩ Lưu Đức Tuyên đã hướng dẫn em hoàn thành bài khoá luận này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc và Phòng kế toán chi nhánh LICOGI Quảng Ninh đã tạo điều kiện cho em đến thực tập, cung cấp các số liệu để em hoàn thành bài luận. Sinh viên: Hoàng Thanh Vân Tài liệu tham khảo: - Tai lieu ke toan - Dịch vu ke toan - Hoc ke toan tong hop - Dich vu ke toan thue