Lời mở đầu
Tự do hoá thương mại đã kích thích sự phát triển thương mại quốc tế, tạo ra môi trường kinh doanh toàn cầu, làm cho người tiêu dùng ở bất cứ đâu cũng có thể lựa chọn được hàng hoá và dịch vụ theo khả năng và nhu cầu.
Các doanh nghiệp ngày nay tìm kiếm lợi nhuận thông qua việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng quốc tế và phục vụ con người ở mọi nơi trên hành tinh này. Nhưng mặt trái của nó cũng không kém phần nghiệt ngã, kể cả sự lừa đảo. Để giảm thiểu những rủi ro và quản lý được chúng, đảm bảo độ an toàn cao khoản lợi nhuận mà mình theo đuổi, đòi hỏi các doanh nghiệp tham gia kinh doanh quốc tế phải hoàn thiện hơn nữa năng lực kinh doanh, ngoài những năng lực về quản trị, còn phải hoàn thiện các kỹ thuật nghiệp vụ thương mại quốc tế, đặc biệt là hoàn thiện công tác ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Nó đòi hỏi các nhà kinh doanh phải có đầy đủ những hiểu biết về chính trị, xã hội, luật pháp ở phạm vi toàn cầu.
Ngày nay cùng với sự hỗ trợ của khoa học, kỹ thuật đã tạo nhiều thuận lợi hơn cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Các phương tiện thông tin liên lạc, Internet giúp cho việc giao dich ngoại thương được nhanh chóng hơn. Thế nhưng không vì thế mà vai trò lịch sử của hợp đồng bị lu mờ, nó vẫn là cơ sở pháp lý cho mọi cuộc giao dịch ngoại thương trên thế giới và là công cụ đảm bảo an toàn trong kinh doanh của các doanh nghiệp.
Hoàn thiện hơn nữa việc ký kết và thực hiện hợp đồng là một đòi hỏi mang tính cấp bách và cần thiết đối với các doanh nghiệp ngoại thương của Việt Nam hiện nay. Khi mà trình độ, kinh nghiệm của các cán bộ nghiệp vụ ngoại thương của ta còn yếu kém, số vụ lừa đảo, tranh chấp có liên quan đến hợp đồng mua bán ngoại thương còn phổ biến, gây thiệt hại nhiều cho phía Việt Nam. Đi sâu vào nghiên cứu công tác ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương nhằm giúp cho cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu có được một cái nhìn toàn diện hơn trong trình ký kết, thực hiện hợp đồng sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
Xuất phát từ những suy nghĩ đó, cùng với sự giúp đỡ của thầy cô giáo, trong thời gian thực tập tại công ty dược phẩm Trung ương I, tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Dược phẩm Trung ương I,, làm đề tài luận văn tốt nghiệp.
Nội dung luận văn được chia làm ba phần:
Phần I: Hợp đồng mua bán ngoại thương - những lý luận cơ bản.
Phần II: Thực trạng hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Dược phẩm Trung ương I.
Phần III: Giải pháp và những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Dược phẩm trung ương I.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót, mong thầy cô giáo và bạn đọc thông cảm và đóng góp ý kiến để hoàn thiện hơn. Đề tài này được sự giúp đỡ của cô giáo Lê Thị Thuần và các cán bộ, nhân viên công ty Dược phẩm Trung ương I, đặc biệt là phòng xuất nhập khẩu.
Phần I
Hợp đồng mua bán ngoại thương -
những lý luận cơ bản
I Khái niệm chung về hợp đồng mua bán ngoại thương
1. Khái niệm
Hợp đồng mua bán ngoại thương ra đời cùng với sự hình thành và phát triển của thương mại quốc tế. Bản chất của nó là hợp đồng mua bán nói chung, nhưng được diễn ra trên một phạm vi địa lý rộng lớn
Để đưa ra một hợp đồng mua bán ngoại thương trước hết ta cần đưa ra một số khái niệm sau :
Mua bán hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người bán có nghĩa vụ giao hàng , chuyển quyền sở hữu cho người mua và nhận tien,nguôi` mua có nghiã vụ trả tiền và nhận hàng theo thoả thận của hai bên, cơ sở của việc mua bán hàng hoá đó là hợp đồng mua bán hàng hoá
-Khi hợp đồng mua bán hàng hoá diễn ra trong phạm vi quốc gia, các bên tham gia có trụ sở thương mại ở cùng quốc gia và có cùng quốc tịch thì được gọi là hợp đồng mua bán trong nước.
-Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế, quan hệ mua bán vượt ra ngoài danh giới một quốc gia, nó làm phát sinh hợp đồng mua bán ngoại thương.
ã Vậy hợp đồng mua bán ngoại thương trước hết là một hợp đồng mua bán hàng hoá có nhân tố nước ngoài.
Theo công ước Vien1980^ thi hợp đồng mua bán ngoại thương còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán quốc tế là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu ( bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu ( bên mua ). Một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền .
Như vậy có thể hiểu hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thống nhất về ý trí giữa các bên trong quan hệ mua bán hàng hoá có nhân tố nước ngoài mà thông qua đó , thiết lập thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ pháp lý giữa các bên với nhau.
Như vậy, một hợp đồng ra đời với nhiều tên gọi như hợp đồng mua bán hàng hoá với thương nhân nước ngoài, hợp đồng mua bán ngoại thương hợp đồng mua bán quốt tế hay hợp đồng xuất nhập khẩu. Song dù được gọi theo cách nào thì một hợp đồng sau khi được ký kết hợp pháp sẽ có hiệu lực bắt buộc đối với các bên. Nói cách khác, cá bên phải thực hiện mọi cam kết để thực hiện trong hợp đồng. Nếu bên nào không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ, không đúng thì sẽ phải gánh chịu hậu quả pháp lý theo quy định của pháp luật. Nhà nước sẽ bảo hộ các quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng. Theo nghĩa như vậy, hợp đồng vừa có thể coi như “luật “ đối với các bên tham gia hợp đồng, vừa là cơ sở pháp lý để tổ chức các quan hệ trao đổi hàng hoá trong nền kinh tế thị trường.
2. Phân loại hợp đồng ngoại thương .
Hợp đồng mua bán ngoại thương được phân làm hai loại là hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập khẩu.
21. Hợp đồng xuất khẩu .
* Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoặc hai chiều
Hợp đồng một chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương chỉ có mua và trả tiền.
Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiêp ngoại thương vừa mua, vừa kèm theo bán hàng, hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng.
* Phanloậi:
- Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp doanh nghiệp ngoại thương sẽ trực kết ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài ,tự tổ chức thu gom nguồn hàng để xuất khẩu chịu mọi chi phí và với danh nghĩa của chính mình.
- Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu : theo hợp đồng này các đơn vị uỷ thác cho đơn vị ngoại thương xuất khẩu hàng hoá nhất định, với danh nghĩa của doanh nghiệp ngoại thương nhưng chi phí là của nhà sản xuất.
- Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu : doanh nghiệp ngoại thương giao nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cho các đơn vị nhận gia công nước ngoài, và thoả thuận với họ về sản xuất gia công chế biến thành phẩm theo những yêu cầu như: kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ , chất lượng được quy định trước. Sau khi doanh nghiệp ngoại thương nhận hàng để xuất khẩu thì phải trả tiền cho đơn vị nhận gia công nước ngoài.
- Hợp đồng liên kết xuất khẩu: Doanh nghiệp ngoại thương và một doanh nghiệp nước ngoài cùng bỏ vốn cùng các nguồn lực khác , cùng chịu những phí tổn và rủi ro để sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu .
22. Hợp đồng nhập khẩu.
Được phân làm hai loại sau:
- Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp : theo hợp đồng này doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đứng ra ký kết hợp đồng nhập khẩu một loại hàng hoá nhất định nào đó , để đáp ứng nhu cầu kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp đó . Mọi chi phí do doanh nghiệp chịu.
- Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác doanh nghiệp ngoại thương dưới danh nghĩa của mình ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài mua một hoặc một số hàng hoá nhất định những hàng hoá này không phải nhập về để sản xuất kinh doanh cho công ty, mà là cho một đơn vị đặt hàng nào khác nhờ nhập khẩu hộ chi phí cho quá trình nhập khẩu này sẽ do bên đặt uỷ thác chịu, đơn vị nhập khẩu chỉ nhận được thù lao gọi là hoa hồng do bên đặt uỷ thác trả.
3Tịnh chất ,đặc điểm và nội dung hợp đồng mua bán ngoại thương.
31. Tính chất.
Khác với hợp đồng mua bán trong nước, hợp đồng mua bán ngoại thương có tính chất quốc tế. Tuy nhiên, tính chất này lại được luật pháp các nước cũng như các điều ước quốc tế quy định một cách khác nhau .
Theo công ước Lahaye 1964 về mua bán quốc tế động sản hữu hình thì hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác, và hàng hoá được chuyển từ nước này sang nước khác hoặc là việc trao đổi ý trí để ký kết hợp đông giữa các bên được lập ở giữa các nước khác nhau.
Như vay,tính^. quốc tế của công ước này được thể hiện là :
- Chủ thể thâm gia ký kết hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau vấn đề quốc tịch của chủ thể không được công ước đề cập và không coi là yếu tố xác định tính quốc tế của hợp đồng .
- -Đối tượng của hợp đồng là hàng hoá được di chuyển từ nước này qua nước khác.
- Chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể lập ở các nước khác nhau theo công ước Viên 1980; đieu1^` quy định “hợp đồng mua bán ngoại thương là các bên ký kết hợp đồng có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau”.
4Như vậy công ước Viên đã đơn giản hoá những yếu tố quốc tế của hợp đồng mua bán ngoại thương, ngoại trừ những điểm bất đồng trong luật quốc gia các nước làm giảm bớt các khó khăn trở ngại trong đàm phán ký kết hợp đồng Việc có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau dẫn đến có thể áp dụng nhiều hệ thống pháp luật khác nhau, nhưng trong trường hợp căn cứ vào quốc tịch thì nếu hai chủ thể có quốc tịch khác nhau lại có trụ sở thương mại trên cùng lãnh thổ một quốc gia thì việc giải thích yếu tố quốc tế này của hợp đồng ngoại thương là bế tắc.
Do vậy, quan điểm về tính quốc tế của hợp đồng mua bán ngoại thương trong công ước Viên 1980 mang tính bao quát chung và phù hợp với thực tế hiện nay .
Theo quan điểm của Việt nam, điều 80 luật thương mại “ hợp đồng mua bán hàng hoá với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam và một bên là thương nhân nước ngoài “ .
Tại điều 5 khoản 6 cũng quy định : thương nhân được hiểu là các cá nhân ,pháp nhân, hộ gia đình có đăng ký kinh doanh hoạt động thương mại một cách độc lập và thường xuyên “
Như vậy để xác định là một hợp đồng mua bán ngoại thương thì chỉ có một quy định là hợp đồng được ký kết với thương nhân nước ngoài . Vấn đề đặt ra là phải xác định thương nhân nước ngoài như thế nào ? theo điều 81 khoản 1 (luật thương mại ):chủ thể nước ngoài là thương nhân và có tư cách pháp lý được xác định theo căn cứ pháp luật mà thương nhân đó mang quốc tịch.
32. Đặc điểm của hợp đồng mua bán ngoại thương.
Có ba đặc điểm cơ bản của hợp đồng mua bán ngoại thương là:
*Về chủ thể: chủ thể của các hợp đồng mua bán ngoại thương là các thương nhân ở các quốc gia có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau .Chủ thể về phía Việt nam của hợp đồng mua bán ngoại thương là các doanh nghiêp có giấy phép kinh doanh do bộ thương mại cấp.
*Đối tượng của hợp đồng : hàng hoá đối tượng của hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá không thuộc danh mục hàng cấm nhập khẩu của chính phủ , nếu hàng hoá thuộc danh mục quản lý bằng hạn ngạch của chính phủ thì phải có phiếu hạn ngạch trừ những mặt hàng bị cấm nhập theo quy định của chính phủ.
*Hình thức của hợp đồng: theo luật Việt Nam, hợp đồng mua bán ngoại thương phải được lập bằng văn bản mới có hiệu lực: thư từ, điện tín cũng được coi là văn bản mọi hình thức thoả thuận bằng miệng đều không có giá trị, mọi sửa đổi bổ xung cũng phải được làm bằng văn bản .
Đặc điểm (2)có thể có mà cũng có thể không : ví dụ hợp đồng mua bán ký kết giữa một doanh nghiệp trong khu chế xuất với một doanh nghiệp ngoài khu chế xuất, được luật pháp coi là hợp đồng mua bán ngoại thương hàng hoá thộc hợp đồng đó không duy chuyển ra khỏi biên giới quốc gia .
Đặc điểm (3) cũng không phải là điểm tất yếu : ví dụ một doanh nghiệp Việt Nam mua hàng hoá của một doanh nghiệp Nhật Bản, tiền hàng thanh toán bằng đồng yên, đồng tiền này là ngoại tệ với Việt Nam nhưng không phải là ngoại tệ đối với Nhật Bản .
Vì vậy đặc trưng cơ bản nhất của yếu tố quốc tế ở đây là các bên có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau .
33. Nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thương .
Tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm của hàng hoá , Hoặc tuỳ thuộc vào tập quán buôn bán giữa các bên, mà nội dung của hợp đồng có thể khác nhau. Có những hợp đồng đưa ra rất nhiều những điều khoản, điều kiện hết sức chặt chẽ và chi tiết, nhưng có những hợp đồng lại chỉ đưa ra những điều khoản cơ bản nhất và hết sức đơn giản . Nhưng thông thường một hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thường gồm hai phần là: những điều trình bầy (representations) và các điều khoản, điều kiện (terms and conditions).
Trong những phần trình bầy người ta ghi:
(1) số hợp đồng (contract no)
(2) địa điểm và ngày tháng ký hợp đồng
(3) tên và địa chỉ của các đương sự
(4) những định nghĩa dùng trong hợp đồng
(5) cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng (đây có thể là hiệp định chính phủ, nghị định thư, chí ít người ta cũng đưa ra sự tự nguyện của hai bên khi tham gia kí kết hợp đồng )
Ví dụ: buyer agrees to buy and the seller agrees to sell the following commodity under the term and conditions stipulated below :
* Trong phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng bao gồm ba loại điều khoản: điều khoản thường lệ, điều khoản chủ yếu và điều khoản tuỳ nghi.
- Điều khoản thường lệ : là những điều khoản mà nội dung của nó đã được ghi trong luật, các bên có thể đưa vào trong hợp đồng hay không nhưng mặc nhiên phải chấp nhận .
- Điều khoản tuỳ nghi là những điều khoản mà các bên đưa vào hợp đồng, có căn cứ vào sự thoả thuận giữa các bên và trên cở sở khả năng nhu cầu của mỗi bên .
- Điều khoản chủ yếu là những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng . Đối với hợp đồng mua bán ngoại thương điều khoản này gồm có :
I) Điều khoản về tên hàng :
Xuất phát từ hợp đồng mua bán có nhân tố nước ngoài, nên tên gọi hàng hoá rất đa dạng, nó tuỳ thuộc vào ngôn ngữ và thói quen. Trong thực tiễn ký kết hợp đồng cần phải đưa vào tên hàng về mô tả hàng hoá như ghi tên thương mại, tên khoa hoc,vạ tên thông dụng của hàng hoá sản xuất , kèm theo địa điểm sản xuất, tên hãng sản xuất hoặc kèm theo công dụng của chúng
Ví dụ như than Quảng Ninh, ti vi màu Daewoo, thuốc tiffy trị cảm cúm
II) Điều khoản về số lượng:
Điều khoản về số lượng cần ghi chính xác số lượng hàng hoá , hoặc có thể ghi số lượng hàng hoá kèm dung sai. Do tính chất phức tạp của hệ thống đo lường được áp dụng trong thương mại quốc tế , các bên ký kết cần phải thoả thuận chọn và áp dụng tên những đơn vị phổ biến và dễ hiểu để tránh những hiểu lầm đáng tiếc xẩy ra trong giao dịch của mình .
Đối với đơn vị dùng tính số lượng thì tuỳ vào từng loại sản phẩm và tuỳ thuộc vào tập quán khác nhau ,ví dụ đối với sản phẩm đơn vị dùng để tính là viên , vỉ , lọ hộp , chai, mét tấn .
Phương pháp quy định trọng lượng gồm: trọng lượng cả bì ,trọng lượng tịnh , trọng lượng thương mại và trọng lượng lý thuyết .
III) Điều khoản về quy cách phẩm chất .
Các bên quan hệ của hợp đồng có thể thoả thuận lựa chọn việc xác định quy cách phẩm chất của hàng hoá theo một trong các cách thức sau đây :
- Mua bán hàng hoá theo phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn ví dụ iso 9000 TCVN . là cơ sở để xác định hàng hoá chất lượng .
- Mua bán hàng hoá theo catalogue do đặc thù của loại hàng hoá mà các bên có thể trọn cách thức mua bán theo catalog , và catalog này được giữa làm cơ sở để so sánh với chất lượng hàng hoá được giao.
- Mua bán hàng hoá theo mẫu người bán phải có nghĩa vụ giao hàng cho người mua theo đúng mẫu. Mẫu hàng hoá sẽ là cơ sở để làm đối chứng với hàng hoá được giao , nếu các bên thoả thuận áp dụng cách thức này thì mẫu sẽ phải bảo quản lưu giữ theo nguyên tắc chọn 3 mẫu như nhau cho bên bán, bên mua và bên thứ 3 cất giữ , tất cả các mẫu hàng đó đều phải có xác nhận của các bên, được niêm phong và bảo quản đúng yêu cầu kỹ thuật đối với mẫu.
IV)Điều khoản giá cả
Các bên có thể xác định cụ thể trong hợp đồng giá cả của hàng hoá hoặc quy định cách xác định giá cả . Giá cả trong hợp đồng phải được biểu thị rõ về đơn giá ,tổng giá , đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán, điều khoản bảo lưu về giá cả đề phòng rủi ro tăng giá kể từ khi hợp đồng được xác lập cho đến khi các bên thực hiện hợp đồng.
+Về đồng tiền tính giá : giá cả trong buôn bán quốc tế có thể được thể hiện bằng đồng tiền của bên xuất khẩu , nước nhập khẩu hoặc nước thứ 3 .
+Mức giá giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thương là giá quốc tế việc xuất khẩu thấp hơn giá quốc tế và nhập khẩu cao hơn giá quốc tế làm tổn hại đến doanh nghiệp và lơi ích quốc gia. Vì vậy trước khi ký kết hợp đồng các bên phải xác định theo các nguyên tắc định giá quốc tế.
+ Khi giá quốc tế là giá CIF, nhưng hai bên lại mua bán theo giá FOB người ta quy dẫn như sau;
FOB= CIF -I - F = CIF -R. CIF (1+ N) - F
I; là bảo hiểm
F; là cước phí vận tải
R; là suất phí bảo hiểm
N; là % lãi dự tính
+ Khi giá quốc tế là giá FOB, quy dẫn về giá CIF như sau;
CIF = C +I + R = C +R. CIF. (1N+ ) +F
CIF - R. CIF (1N+) = C + F
CIF = CF+/ (1- R1+N())
C ; là giá vốn hàng hoá
Có 4 phương pháp quy định giá như sau:
(1) giá cố định fixed prices ; giá cả được ký kết vào lúc ký kết hợp đồng và không được sửa đổi nếu không có sự thoả thuận khác
(2) giá quy định sau ; giá cả không được quy định ngay sau khi ký kết hợp đồng mua bán mà được xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng
(3) giá cả được xét lại ( revisabale prices) ; giá đã được xác định trong lúc ký kết hợp đồng, nhưng có thể được xem xét lại nếu sau này vào lúc giao hàng giá cả của hàng hoá đó giao động tới một mức nhất định
(4) Giá di động ( sliding scale prices ) ; là giá cả được tính toán dứt khoát vào lúc thực hiện hợp đồng trên cơ sở giá cả quy định ban đaucồ đề cập đến những biến động về chi phisanr xuất trong thời kỳ thực hiện hợp đồng
V) Điều khoản về thanh toán
Đây là điều khoản cơ bản mà bất kỳ hợp đồng mua bán nào cũng đều phải có, nó thường tiêu tốn mất nhiều thời gian công sức của các nhà thương lượng đàm phán và thường gây ra nhưỡng vấn đề về tranh chấp giữa các bên.
Trong điều khoản này cần phải nêu được 3 nội dung sau ;
* Đồng tiền thanh toán ; có thể là của bên xuất khẩu, bên nhập khẩu, hoặc nước thứ 3 . Đồng tiền thanh toán có thể không trùng với đồng tiền tính giá và lúc đó phải quy định mức tỷ giá thay đổi . ví dụ trong hợp đồng xuất khẩu gạo cho Nhật Bản giá ghi trong hợp đồng là 2000 yến tấn , nhưng trong điều khoản thanh toán hợp đồng lại quy dịnh trả tiền bằng USD, tỷ giá theo quy định của ngân hàng nhà nước Việt nam vào thời điểm giao hàng .
* Thời hạn thanh toán; là thời hạn thoả thuận để trả tiền trước, ngay hoặc sau khi giao hàng
* Phương thức trả tiền : xuất phát từ việc bảo vệ quyền lợi của mình, các bên có thể sử dụng một trong các phương thức sau ;
- phương thức thanh toán nhờ thu ( collection )
- phương thức trrả tiền mặt (cash payment )
- phương thức chuyển tiền ( ttr , mt/ , dt/ )
- phương thức tín dụng chứng từ
VI) Điều khoản về giao hàng
Nội dung của điều khoản này bao gồm ; thời hạn giao hàng, thời hạn giao hàng, địa điểm phương thức và những quy định giao hàng.
* Thời hạn giao hàng là thời hạn mà bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho bên mua . Nếu các bên không có thoả thuận gì thì thời hạn này cũng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất ( nếu có) của hàng hoá từ người bán sang người mua.
* Địa điểm gao hàng: Địa điểm này luôn gắn chặt với phương thức chuyên trở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng ( được qui định trong Intercoms 90), ví dụ: Trong hợp đồng qui định CIF Hải Phòng, điều này cũng đồng nghĩa với việc giao nhận hàng sẽ diễn ra tại cửa khẩu cảng biển Hải Phòng.
80 trang |
Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 2294 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Dược phẩm Trung ương I, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
nguyªn liÖu cã gi¸ trÞ t¬ng ®¬ng vµ do ®ã c¸c ®Æc tÝnh cña s¶n phÈm cÇn ph¶i thay ®æi l¹i. Do mèi quan hÖ lµm ¨n truyÒn thèng, c«ng ty ®· chÊp nhËn ®Ò nghÞ trªn cña nhµ cung cÊp mµ ®¸ng lÏ ra c«ng ty cã thÓ ®ßi båi thêng vµ huû hîp ®ång. DÜ nhiªn viÖc thay ®æi nµy l¹i cã thÓ dÉn ®Õn nh÷ng thay ®æi vÒ gÝa c¶, l¹i ®ßi hái bé phËn ®iÒu hµnh hîp ®ång cã nh÷ng ®iÒu chØnh gi¸ c¶ cho phï hîp.
Còng cã khi sù khan hiÕm nguyªn liÖu ®Çu vµo nµy lµm ¶nh hëng ®Õn tiÕn ®é giao hµng cña nhµ cung cÊp, nhµ cung cÊp sÏ®Ò nghÞ kÐo dµi thaêi h¹n giao hµng. §øng tríc nh÷ng thay ®æi nµy, bé phËn ®iÒu hµnh hîp ®ång ph¶i kÕt hîp víi c¸c bé phËn kh¸c trong c«ng ty ®Ó ®¸nh gi¸ tÝnh phï hîp vÒ mÆt tiªu chuÈn kü thuËt cña nguyªn liÖu thay thÕ, c©n nh¾c nh÷ng chi phÝ vµ tæn thÊt cã thÓ cã ®Ó ®i ®Õn nh÷ng quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c, kÞp thêi.
ViÖc ®iÒu hµnh hîp ®ång mét c¸ch linh ho¹t nµy ®· gãp phÇn n©ng cao sè lîng hîp ®ång ®îc thùc hiÖn, duy tr× mèi quan hÖ lµm ¨n, n©ng cao uy tÝn. §iÒu nµy ®îc ®Æc biÖt coi träng khi lµm ¨n víi c¸c c«ng ty ¸ §«ng.
2. Sù phï hîp vÒ chÊt lîng còng lµ mét vÊn ®Ò mµ bé phËn ®iÒu hµnh lu«n gÆp ph¶i. §ã chÝnh lµ sù phï hîp cña hµng hãa thùc giao so víi nh÷ng yªu cÇu cña hîp ®ång. §Ó kiÓm tra sù phï hîp nµy, ngêi mua sÏ tiÕn hµnh kiÓm tra hµng hãa th«ng qua mét c¬ quan ®éc lËp lµ Vinacontrol.
ViÖc x¸c ®Þnh tÝnh phï hîp cña hµng hãa dîc phÈm, ngoµi tiªu chuÈn do Bé y tÕ qui ®Þnh, cßn ®îc dùa trªn chøng nhËn kiÓm tra chÊt lîng (Certificate of Analysis) cña nhµ s¶n xuÊt. NÕu hµng hãa nhËn ®îc kh«ng phï hîp víi c¸c qui c¸ch phÈm chÊt cña hîp ®ång, c«ng t¸c ®iÒu hµnh sÏ liªn quan tíi viÖc quyÕt ®Þnh:
- Cã nhÊp nhËn hay kh«ng vµ nÕu cã th× víi ®iÒu kiÖn nµo.
Kh«ng chÊp nhËn hµng vµ nÕu thÕ th× hµng sÏ ph¶i sö lý nh thÕ nµo.
Nh×n chung, nÕu sai lÖch qui c¸ch phÈm chÊt n»m trong giíi h¹n chÊp nhËn cho phÐp, bé phËn qu¶n lý hîp ®ång sÏ ®a ra ®iÒu kiÖn ®Ó chÊp nhËn hµng hãa.
VÝ dô: hîp ®ång sè 503TP/CPCI/99, sau khi phßng kiÓm nghiÖm cña c«ng ty tiÕn hµnh kiÓm tra hµng hãa ®· ph¸t hiÖn thÊy mét sè tiªu chuÈn kü thuËt kh«ng ®óng nh Certificate of Analysis cña nhµ s¶n xuÊt. XÐt thÊy ®©y lµ nh÷ng sai sãt nhá, cha ¶nh hëng lín l¾m ®Õn chÊt lîng s¶n phÈm, bé phËn ®iÒu hµnh hîp ®ång ®· th«ng b¸o cho nhµ cung cÊp biÕt nh÷ng sai sãt nµy vµ ®Ò nghÞ nhµ cung cÊp ph¶i cã nh÷ng ®iÒu chØnh gi¸ l¹i cho phï hîp. §Ò nghÞ nµy ®· ®îc nhµ cung cÊp ®¸p øng vµ thÕ lµ hîp ®ång vÉn ®îc thùc hiÖn xu«n xÎ.
Mét vÝ dô kh¸c, trong hîp ®ång nhËp khÈu thµnh phÈm, kªt squ¶ gi¸m ®Þnh chÊt lîng do Vinacontrol cung cÊp cho thÊy, l« hµng nµy ®· bÞ Èm vµ chuyÓn mµu, kh«ng thÓ sö dông ®îc n÷a, bé phËn ®iÒu hµnh liªn l¹c víi ngêi cung cÊp ®Ò nghÞ huû l« hµng ®· giao vµ yªu cÇu giao l« hµng míi.
VËy ®èi víi nh÷ng kh¸c biÖt vÒ qui c¸ch phÈm chÊt lín tíi møc ph¶i chèi tõ hµng hãa th× c«ng t¸c ®iÒu hµnh hîp ®ång ®ßi hái ph¶i quyÕt ®inh cã nªn:
Tr¶ l¹i hµng hãa cho nhµ cung cÊp vµ yªu cÇu thay thÕ hµng
Huû bá hîp ®ång.
Nh÷ng vi ph¹m qu¸ møc vÒ qui c¸ch phÈm chÊt cña s¶n phÈm dîc phÈm lµ ®iÒu kh«ng thÓ cho phÐp, nã ¶nh hëng trùc tiÕp tíi søc khoÎ ngêi tiªu dïng. §Ó gi¸m ®Þnh hµng hãa, hai bªn tháa thuËn trong hîp ®ång lµ do Vinacontrol. KÕt qu¶ gi¸m ®Þnh nÕu ph¸t hiÖn cã nh÷ng vÊn ®Ò ph¸t sinh liªn quan tíi chÊt lîng, bé phËn ®iÒu hµnh sÏ lµm c¸c thñ tôc cÇn thiÕt, göi tíi nhµ cung cÊp, yªu cÇu giao l¹i l« hµng míi ®Ó thay thÕ l« hµng kÐm phÈm chÊt. Kh«ng bao giê v× vÊn ®Ò vi ph¹m chÊt lîng nµy cña nhµ s¶n xuÊt mµ c«ng ty tiÕn hµnh ®ßi ph¹t nhµ cung cÊp hoÆc huû hîp ®ång.
3. Trong nhiÒu trêng hîp, còng cã thÓ c«ng ty muèn thay ®æi kÕ ho¹ch giao hµng ®· tho¶ thuËn trong hîp ®ång, do nhu cÇu vÒ dîc phÈm lµ kh«ng æn ®Þnh vµ khã x¸c ®Þnh, bé phËn ®iÒu hµnh hîp ®ång cu¶ c«ng ty ph¶i lu«n kÕt hîp víi c¸c bé phËn kh¸c nh: kho b·i, phßng kÕ ho¹ch, ®Ó x¸c ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸clîng hµnh cßn tån kho, còng nh møc nhu cÇu, tr¸nh t×nh tr¹ng tån ®äng vèn kh«ng cÇn thiÕt. NÕu nhu cÇu vÒ dîc phÈm gi¶m, cã thÓ th«ng b¸o cho nhµ cung cÊp ho·n giao hµng l¹i, ngîc l¹i nÕu nhu cÇu t¨ng ®ét ngét th× yªu cÇu nhµ cung cÊp thùc hiÖn kÕ ho¹ch giao hµng sím h¬n.
Trong c¶ hai trêng hîp, c«ng t¸c ®iÒu hµnh hîp ®ång ®ßi hái ngêi mua ph¶i ®µm ph¸n vµ cã thuyÕt phôc nhµ cung cÊp ®ång ý víi thay ®æi ®îc ®Ò xuÊt. Do m«i quan hÖ lµm ¨n l©u dµi vµ tÝn nhiÖm lÉn nhau nªn viÖc thuyÕt phôc nhµ cung cÊp trong vÊn ®Ò nµy còng dÔ dµng h¬n.
4. §iÒu chØnh gi¸ còng lµ c«ng viÖc thêng xuyªn mµ bé phËn ®iÒu hµnh hîp ®ång gÆp ph¶i. Sù cÇn thiÕt ph¶i xem xÐt l¹i gi¸ hîp ®ång cã thÓ ph¸t sinh v× mét trong hai lý do chñ yÕu sau:
Cã sù thay ®æi trong ph¹m vi tr¸ch nhiÖm cña nhµ cung cÊp qui ®Þnh bëi hîp ®ång hoÆc
Cã mét ®iÒu kho¶n cô thÓ vÒ ®iÒu chØnh gi¸ hay do nh÷ng biÕn ®éng gi¸ c¶ cña thÞ trêng ¶nh hëng ®Õn.
Khi viÖc ®iÒu chØnh gi¸ cã liªn quan ®Õn ph¹m vi tr¸ch nhiÖm cña nhµ cung cÊp, c«ng ty sÏ ®a ra c¸c ®Ò xuÊt vµ trong trêng hîp ®ã, ngêi cung cÊp cã quyÒn t×m kiÕm mét sù ®iÒu chØnh t¬ng øng cña gi¸ hîp ®ång.
VÝ dô: trong hîp ®ång nhËp khÈu nguyªn liÖu gi÷a c«ng ty víi c«ng ty Choong Wae, Trung Quèc, phÝa Trung Quèc ®· cã nh÷ng ®Ò nghÞ thay ®æi thµnh phÇn c¸c chÊt. C«ng ty ®· chÊp nhËn sù thay ®æi nµy nhng víi ®iÒu kiÖn nhµ cung cÊp ph¶i gi¶m gi¸ hµng hãa tõ 59 USD/Kg xuèng 57,5 USD/Kg.
Mét sè c¸c thay ®æi vÒ gi¸ ®îc bµn b¹c tõ tríc trong trêng hîp cã nh÷ng söa ®æi ë c¸c ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång. Mét trong nh÷ng sù thay ®æi nh vËy lµ sù th¨ng gi¶m vÒ sè lîng hµng ®Æt trong hîp ®ång. ViÖc thay ®æi ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng còng ®ßi hái ph¶i ®µm ph¸n l¹i vÒ gi¸. VÝ dô: hîp ®ång sè 88/KT-CPCI/98 qui ®Þnh ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng lµ CIF H¶i Phßng, sau khi nghiªn cøu kü trªn c¬ së tÝnh to¸n c¸c chi phÝ, c«ng ty thÊy r»ng viÖc vËn chuyÓn b»ng ®êng bé qua biªn giíi rÎ h¬n c¶. khi ®ã c«ng ty ®· ®Ò nghÞ víi phÝa nhµ cung cÊp thay ®æi ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng thµnh DAF Mãng C¸i, c«ng ty ®Ò nghÞ phÝa nhµ cung cÊp Trung Quèc gi¶m gi¸, dÜ nhiªn sù thay ®æi nµy diÔn ra khi nhµ cung cÊp cha tiÕn hµnh giao hµng.
Cßn cã nhiÒu t×nh huèng t¬ng tù kh¸c mµ c«ng viÖc ®iÒu hµnh hîp ®ång liªn quan ®Õn viÖc ®µm ph¸n l¹i gÝa c¶. Tuy nhiªn nÕu nh÷ng thay ®æi nµy kh«ng quan träng th× v× lîi Ých cu¶ th¬ng m¹i l©u dµi, c¶ hai bªn sÏ kh«ng tá ra c¨ng th¼ng trong ®µm ph¸n l¹i vÒ gi¸. Cã nhiÒu trêng hîp, thêng lµ c¸c nhµ cung cÊp ®éc quyÒn hay c¸c nhµ cung cÊp ph¬ng T©y, hä thêng rÊt cøng nh¾c vµ kh¨ng kh¨ng ®ßi gi÷ gi¸. Trong ®¹i ®a sè c¸c hîp ®ång bÞ huû bá lµ do nh÷ng bÊt ®ång vÒ gi¸ c¶ vµ thÊt b¹i trong ®µm ph¸n thay ®æi gi¸.
III. NhËn xÐt t×nh h×nh ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu cña c«ng ty dîc phÈm Trung ¬ng I.
1. §¸nh gi¸ chung.
§¹t ®îc kÕt qu¶ nh ®· nªu trªn lµ c¶ sù cè g¾ng lín lao cña toµn thÓ c¸n bé, c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, ®Æc biÖt lµ bé phËn xuÊt nhËp khÈu vµ phßng kÕ ho¹ch. HiÖu qu¶ cña nã ph¶n ¸nh phÇn gi¸ trÞ nhËp khÈu so víi gi¸ trÞ mua trong níc
N¨m
1997
1998
1999
Mua nhËp khÈu
165,8
208,854
281,93
Mua trong níc
88
115,6
157,97
Tæng trÞ gi¸ b¸n ra
265
334,869
487,6
Sè liÖu nµy cho ta thÊy r»ng vai trß cña nguån hµng nhËp khÈu chiÕm mét tØ lÖ kh¸ lín trong tæng lîng hµng mua vµo, quyÕt ®inh tíi doanh sè kinh doanh cña c«ng ty, lµ nguån c¬ b¶n ®Ó ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty.
§Æc ®iÓm nµy kh¼ng ®Þnh vai trß quan träng cña c«ng t¸c ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång. Nã sÏ ¶nh hëng tíi hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh vµ uy tÝn cña c«ng ty.
Nh×n chung, ho¹t ®éng nµy cña c«ng ty lµ kh¸ tèt. Sè lîng hîp ®ång ký kÕt ngµy mét t¨ng, hîp ®ång nhËp khÈu nguyªn liÖu cã xu híng t¨ng nhanh h¬n hîp ®ång nhËp khÈu thµnh phÈm, ®iÒu nµy cã ngi· lµ gióp t¨ng cêng kh¶ n¨ng s¶n xuÊt thuèc cña c«ng ty nãi riªng vµ cña ®Êt níc nãi chung, gi¶m ®îc sù phô thuéc qu¸ lín vµo níc ngoµi trong viÖc cung cÊp thuèc ch÷a bÖnh.
ThÞ trêng nhËp khÈu ngµy cµng ®îc më réng, t¹o ®îc mèi quan hÖ kinh tÕ tèt víi nhiÒu nhµ cung cÊp thuèc lín. ViÖc thùc hiÖn hîp ®ång ®¹t hiÖu qu¶ kh¸ cao vÒ mÆt lîng vµ mÆt chÊt. Cã ®îc kÕt qu¶ nµy lµ do c«ng ty ®· lùa chän ®îc kh¸ch hµng, giao dÞch tèt vµ x©y dùng ®îc qui tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång linh ho¹t vµ hiÖu qu¶.
* VÒ viÖc lùa chän kh¸ch hµng ®Ó ký kÕt.
Cho ®Õn thêi ®iÓm cuèi n¨m 1999 ®· cã gÇn 200 c«ng ty cña trªn 20 níc chÝnh thøc ®îc Bé y tÕ cÊp giÊy phÐp b¸n dîc phÈm vµo ViÖt Nam.
§©y lµ mét thùc tÕ rÊt thuËn lîi nhng còng lµ mét nguy c¬ thö th¸ch cho c¸c nhµ nhËp khÈu. Do ®Æc ®iÓm mÆt hµng dîc phÈm ®ßi hái nh÷ng qui ®Þnh chuyªn m«n rÊt ®Æc biÖt veef tiªu chuÈn chÊt lîng theo c¸c lo¹i dîc liÖu Ch©u ¢u, MÜ, NhËt, §«ng Nam ¸. Mçi lo¹i cã mét h¹n dïng vµ ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n kh¸c nhau, ®i kÌm theo ®ã lµ sù chªnh lÖch gi¸ c¶ rÊt lín tuú tõng thêi ®iÓm. ViÖc lùa chän kh¸ch hµng thÕ nµo sÏ ¶nh hëng ®Õn c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång. §øng tríc c¸c vÊn ®Ò ®ã, tiªu chuÈn ®Ó lùa chon kh¸ch hµng cña c«ng ty lµ : ph¶i dùa vµo mét sè b¹n hµng lín, cã uy tÝn toµn diÖn, cã thÕ lùc trªn thÕ giíi vµ khu vùc, hä ph¶i cã quan hÖ l©u dµi víi c¸c nhµ s¶n xuÊt cã uy tÝn trªn thÞ trêng Quèc tÕ. Ngµnh dîc ViÖt Nam Ýt khi nhËp th¼ng trùc tiÕp tõ c¸c nhµ s¶n xuÊt lµ v× c¸c c«ng ty nµy thêng uû th¸c cho mét sè nhµ ph©n phèi lín ph©n phèi cho hä, lµm nh v©y ®Ó gi¶m chi phÝ lu th«ng. Trong khi ®ã ë ViÖt Nam thêng nhËp Ýt vÒ sè lîng v× thiÕu vèn vµ nhiÒu ngêi nhËp trïng nhau vÒ mÆt hµng. §èi víi kh¸ch hµng truyÒn thèng, qu¸ tr×nh giao dÞch, ®µm ph¸n ®Ó tiÕn tíi ký kÕt hîp ®ång sÏ dÕ dµng vµ nhanh chãng h¬n v× c¶ hai bªn ®· quen vµ tin tëng lÉn nhau, do vËy tuú theo ®iÒu kiÖn cô thÓ cña thÞ trêng trong níc vµ thÕ giíi, hai bªn dÔ dµng tho¶ thuËn ®îc nh÷ng ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång trªn tinh thÇn b×nh ®¼ng cïng cã lîi. Th«ng thêng nhµ cung cÊp cã thÓ u tiªn cho kh¸ch hµng thêng xuyªn vµ mua víi kim ng¹ch lín trong n¨m. Tuy nhiªn ®Ó chñ ®éng trong ®µm ph¸n, ký kÕt hîp ®ång, c«ng ty thêng xuyªn tham kh¶o nh÷ng kh¸ch hµng míi do c«ng ty tù t×m hoÆc do hä tù ®Õn víi c«ng ty.
V¨n minh trong kinh doanh còng lµ yÕu tè ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ vµ më réng quan hÖ lµm ¨n víi c¸c b¹n hµng lín. Trong giao dÞch, ®µm ph¸n, c«ng ty lu«n ý thøc ®îc r»ng: ®¶m b¶o ®îc lîi Ých cho b¹n hµng còng chÝnh lµ ®¶m b¶o lîi Ých cho c«ng ty. Quan hÖ kinh tÕ ph¶i dùa trªn tinh thÇn ®«i bªn cïng cã lîi.
Së dÜ c«ng ty ph¶i ®a d¹ng ho¸ b¹n hµng lµ v×: tuú theo chñng lo¹i hµng hãa ph¶i mua ë nh÷ng níc cã chÊt lîng ®¶m b¶o, nhng gi¸ c¶ h¬p lý míi cã kh¶ n¨ng b¸n ®îc pr ViÖt Nam. Nãi chung dîc phÈm ®îc s¶n xuÊt tõ thÞ trêng ¢u-MÜ vµ NhËt B¶n lµ tèt nhÊt. Nhng vÒ sè lîng th× ViÖt Nam sö dông dîc phÈm tõ Ch©u ¸ lµ nhiÒu h¬n, ®iÒu ®ã lµ hîp lý v× níc ta cßn nghÌo, thuèc sö dông b×nh qu©n ®Çu ngêi trong n¨m vµo lo¹i thÊp nhÊt thÕ giíi. Do vËy c«ng ty ®· vËn dông chØ nhËp khÈu ë c¸c níc ¢u, MÜ nh÷ng lo¹i thuèc chuyªn khoa, ®Æc trÞ mµ trong níc cha s¶n xuÊt ®îc ®Ó phôc vô cho ®iÒu trÞ c¸c bÖnh nh: tim m¹ch, thÇn kinh, ngo¹i khoa, m¾t vµ c¸c bÖnh hiÓm nghÌo, tuy lîng dïng hµng n¨m Ýt nhng gi¸ trÞ rÊt cao. Trong giao dÞch ®µm ph¸n nhiÒu ®· chØ ra mét kinh nghiÖm cho c«ng ty lµ ph¶i thËn träng, tØ mØ, lÊy th«ng tin tõ c¸c h·ng cã uy tÝn ®Ó tranh luËn khi giao dÞch, ®µm ph¸n, mÆt kh¸c, c«ng ty ®· khai th¸c tèt th«ng tin trong níc cña c¸c doanh nghiÖp cïng ho¹t ®éng nhËp khÈu ®Ó häc tËp, gióp ®ì, liªn kÕt, chia sÎ thÞ trêng cïng cã lîi cho phÝa ViÖt Nam. Cô thÓ nh viÖc ®¬n vÞ nµo nhËp Ýt, uû th¸c cho ®¬n vÞ nhËp nhiÒu ®Ó t¹o thÕ m¹nh trong giao dÞch víi phÝa níc ngoµi, h¬n n÷a c¸ch lµm nµy phï hîp víi kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña c¸c c«ng ty hiªn nay.
Nhê cã sù chuÈn bÞ chu ®¸o tríc khi tiÕp xóc víi kh¸ch hµng nªn trong nhiÒu n¨m qua, c«ng ty ®· cã tiÕn bé vÒ viÖc lùa chän, giao dÞch, ®µm ph¸n vµ ký kÕt hîp ®ång. BiÓu hiÖn cô thÓ lµ doanh sè nhËp khÈu mçi n¨m t¨ng, chñng lo¹i hµng hãa phong phó, lîi nhuËn vµ nép ng©n s¸ch còng t¨ng hîp lý, kh«ng cã nh÷ng tranh c·i ®¸ng kÓ nµo cã liªn quan ®Õn c¸c ®iÒu kho¶n ®· ký kÕt trong hîp ®ång.
*VÒ c«ng t¸c thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu:
Sau khi ®· ký kÕt ®îc hîp ®ång nhËp khÈu, viÖc tæ chøc thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu lu«n tiÕn hµnh khÈn tr¬ng. Tríc tiªn, c«ng ty tiÕn hµnh xin Quota nhËp khÈu ph¶i th«ng qua Tæng c«ng ty dîc ViÖt Nam ®Ò nghÞ Côc qu¶n lý dîc xÐt cÊp. Khi chuyÓn qua Côc qu¶n lý dîc toµn bé ®¬n hµng ®èi chiÕu, x¸c minh nÕu kh«ng vi ph¹m nh÷ng qui t¾c hiÖn hµnh th× ®îc tr¶ lêi b»ng v¨n b¶n cho phÐp nhËp khÈu víi ®Çy ®ñ c¸c thñ tôc cÇn thiÕt kh¸c. Phßng nhËp khÈu cña c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu. Th«ng thêng khi ký xong, c«ng ty ph¶i më L/C, ký quÜ víi ng©n hµng tõ 10-30% gi¸ trÞ hîp ®ång, sau ®ã b¸o cho kh¸ch hµng ®Ó hä chuÈn bÞ hµng hãa göi vÒ ViÖt Nam theo ®êng biÓn lµ chñ yÕu, qua c¶ng Hai Phßng, mét sè Ýt ®îc vËn chuyÓn qua ®êng hµng kh«ng t¹i s©n bay Néi Bµi.
Khi kh¸ch hµng chuyÓn hµng xuèng tµu hoÆc göi m¸y bay xong, hä th«ng tin cho c«ng ty, göi c¸c chøng tõ, vËn ®¬n, c¸c th«ng tin cô thÓ vÒ ngµy giê tµu ®i vµ ®Õn ViÖt Nam ®Ó c«ng ty lµm c¸c thñ tôc chuÈn bÞ tiÕp nhËn hµng hãa, tr¸nh ®Ó lu kho b·i, lµm t¨ng chi phÝ lu th«ng. Do cã kinh nghiÖm vµ cã uy tÝn, khi hµng vÒ c«ng ty cö c¸n bé xuèng nhËn vµ thuª ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn vÒ kho c«ng ty, do vËy võa nhanh, võa tiÖn lîi, gi¶m nhiÒu chi phÝ trong qu¸ tr×nh tiÕp nhËn hµng hãa. Khi kiÓm ho¸ xong, hµng ®ång thêi ph¶i kiÓm tra chÊt lîng sau ®ã míi ®îc nhËp kho vµ xuÊt b¸n, khi ph¸t hiÖn cã vÊn ®Ò ph¸t sinh liªn quan ®Õn sè lîng, chÊt lîng s¶n phÈm, ph¶i mêi gi¸m ®Þnh l¹i cã ®¹i ®iÖn cña c¸c bªn mua vµ bªn b¸n còng nh c¸c c¬ quan gi¸m ®Þnh chøc n¨ng chøng kiÕn. Khi x¶y ra sai lÖch th× lçi bªn nµo bªn ®ã chÞu trªn tinh thÇn th¬ng lîng lµ chÝnh. Nãi chung c«ng ty cha ®Ó vô viÖc nµo ph¶i ®a ra träng tµi kinh tÕ gi¶i quyÕt dï trong hîp ®ång lu«n qui ®Þnh. Cã ®îc ®iÒu nµy lµ do c«ng ty tæ chøc viÖc gi¸m s¸t vµ ®iÒu hµnh hîp ®ång ®¬n gi¶n, linh ho¹t, kÞp thêi ph¸t hiÖn vÊn ®Ò vµ gi¶i quyÕt trªn tinh thÇn hoµ gi¶i.
Nãi chung trong vµi n¨m gÇn ®©y, thñ tôc h¶i quan ®· tiÕn bé kh¸ nhiÒu vµ do dîc phÈm ®îc nhËp vÒ cã kiÓm tra kü lìng nªn Ýt x¶y ra gian lËn th¬ng m¹i, kh«ng thiÖt h¹i g× ®¸ng kÓ trõ nh÷ng bÓ vì th«ng thêng hoÆc Èm ít do sù cè ph¬ng tiÖn vËn t¶i. ViÖc tæ chøc thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu cña c«ng ty Dîc phÈm Trung ¬ng I nãi chung kh¸ gän nhÑ, nhanh chãng tuy lîng hµng nhËp mçi n¨m kh¸ lín, tÝnh ra hµng chôc ngh×n kiÖn hµng, trÞ gi¸ tõ 15-20 triÖu USD, t¬ng ®¬ng hµng ngh×n tÊn hµng/n¨m.
2. ¦u ®iÓm vµ nh÷ng tån t¹i cÇn kh¾c phôc.
Do cã kinh nghiÖm tÝch luü ®îc tõ nhiÒu n¨m, rÊt nhiÒu c¸n bé chuyªn m«n vµ qu¶n lý lµn c«ng t¸c nhËp khÈu hiÖn nay ®· trªn 20 n¨m kinh nghiÖm. Do vËy viÖc nghiªn cøu thÞ trêng ®Ó x¸c minh nh÷ng mÆt hµng nhËp khÈu rÊt thuËn lîi, chØ cÇn thèng kª sè liÖu lÞch sö 5 n¨m gÇn ®©y lµ thÊy ngay ®îc nh÷ng mÆt hµng cÇn nhËp vµ thÞ trêng nµo cÇn. C«ng ty ®· kiªn tr× b¸m s¸t thÞ trêng truyÒn thèng lµ c¸c c«ng ty cÊp II tuyÕn tØnh, c¸c xÝ nghiÖp s¶n xuÊt thuèc trong níc, c¸c bÖnh viÖn lín ë Trung ¬ng vµ Hµ Néi. Do vËy khi chuyÓn sang c¬ chÕ thÞ trêng, c«ng ty ®· kh«ng bÞ hôt hÉng thÞ trêng. Do cã kinh nghiÖm nªn khi ®îc nhµ níc cÊp giÊy phÐp xuÊt nhËp khÈu trùc tiÕp lµ c«ng ty ph¸t huy t¸c dông ngay. So s¸nh víi c¸c doanh nghiÖp ë phÝa B¾c, c«ng ty lu«n lµ ®¬n vÞ cã uy tÝn, cã doanh sè kinh doanh duy nhÊt, thÞ trêng réng kh¾p c¸c tØnh tõ HuÕ trë ra, b¾t ®Çu x©m nhËp thÞ trêng phÝa Nam, t¨ng lªn 10% doanh sè nh÷ng n¨m gÇn ®©y. Ph¬ng ¸n kinh doanh cña c«ng ty cã tÝnh kh¶ thi cao vµ ®¹t ®îc hiÖu qu¶ kinh tÕ, do vËy hµng n¨m ®Òu cã t¨ng trëng toµn diÖn v÷ng ch¾c. viÖc lùa chän kh¸ch hµng cña c«ng ty còng ®¹t kÕt qu¶ tèt, kh¸ch hµng cña c«ng ty lµ nh÷ng kh¸ch hµng cã uy tÝn lín, cã tiÒm n¨ng thùc sù, cã kinh nghiÖm giao dÞch, ®µm ph¸n, ký kÕt hîp ®ång. Do vËy c«ng ty ®· häc tËp ®îc kinh nghiÖm cña hä. VÒ phÇn m×nh, c«ng ty ®· chý ý vµ quan t©m ®óng møc ®Õn tr×nh ®é c¸n bé trùc tiÕp lµm c«ng t¸c gi¸m s¸t hîp ®ång vµ ®iÒu hµnh hîp ®ång, thµnh th¹o ngo¹i ng÷, nghiÖp vô ngo¹i th¬ng, nhanh nh¹y, n¾m b¾t thÞ trêng, do vËy ®· tæ chøc thùc hiÖn tèt tÊt c¶ c¸c hîp ®ång ®· ký kÕt.
Nh÷ng nhîc ®iÓm cßn tån t¹i: c«ng ty cßn chËm ph¸t triÓn thÞ trêng míi, trong c¹nh tranh gay g¾t c«ng ty cha x©y dùng ®îc chiÕn lîc mÆt hµnh truyÒn thèng. Do vËy c«ng ty míi chØ b¸n ®îc hµng cho miÒn nói, vïng s©u, vïng xa lµ chñ yÕu, cßn vïng c¹nh tranh b¸n ®îc Ýt h¬n, hÖ thèng tiÕp thÞ cßn yÕu, cha cã c¸n bé tiÕp thÞ chuyªn m«n ngµnh y. Do vËy cha ®¸p øng ®îc nh÷ng ®ßi hái cña kh¸ch hµng.
Cha tÝch cùc chñ ®éng t×m kiÕm b¹n hµng, thÓ hiÖn ë chç sè lîng hîp ®ång ®îc ký kÕt theo híng bÞ ®éng nh ®· nªu ë phÇn trªn cßn chiÕm tØ lÖ lín. Tuy lùa chän ®îc kh¸ch hµng, nhng tiÕn hµnh ®µm ph¸n, ký kÕt cßn chËm, mÊt thêi gian, do vËy cã lóc hµng vÒ, thÞ trêng ®· b·o hoµ, do vËy cßn tån kho l©u, kh«ng hiÖu qu¶ nh mong muèn. C«ng ty cßn nhËp ph©n t¸n qua nhiÒu mÆt hµng (h¬n 4000), do vËy ph¶i dµn tr¶i vÒ sè lîng. TiÒn vèn cßn h¹n chÕ nªn dÉn ®Õn chi phÝ lu th«ng cao, gi¸ mua kh«ng ®îc u ®·i, cßn bÞ ®éng cha biÕt ®i tríc ®ãn ®Çu, bÞ ®éng trong kinh doanh.
Cha x©y dùng ®îc mèi quan hÖ lµm ¨n bÒn v÷ng l©u dµi víi c¸c b¹n hµng còng nh cha cã ®îc mÆt hµng kinh doanh chñ lùc ®Ó t¹o ra thÕ m¹nh trong kinh doanh cña c«ng ty trªn thÞ trêng.
Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång, cha chó ý ®óng møc ®Õn c«ng t¸c gi¸m s¸t vµ ®iÒu hµnh hîp ®ång. C¸ch lµm nh hiÖn nay chØ phï hîp nhÊt thêi khi mµ c¸c hîp ®ång cã gi¸ trÞ kh¸ nhá, quan hÖ víi c¸c nhµ cung cÊp cã ®é tin cËy vµ ®îc nhµ níc gi¸m s¸t, nghiªn cøu, qu¶n lý chÆt chÏ th«ng qua viÖc cÊp giÊy phÐp cho c¸c nhµ cung cÊp thuèc níc ngoµi. Nhng kh«ng bao xa n÷a, khi mµ c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý hµnh chÝnh ®èi víi viÖc kinh doanh xuÊt nhËp khÈu bÞ huû bá do yªu cÇu cña viÖc héi nhËp ho¸ vµ toµn cÇu ho¸. Khi ®ã sÏ cã rÊt nhiÒu c¸c nhµ kinh doanh dîc phÈm níc ngoµi vµo ho¹t ®éng kinh doanh t¹i ViÖt Nam. Trong sè nh÷ng nhµ kinh doanh tèt th× kh«ng thÓ kh«ng tr¸nh khái cã nh÷ng c«ng ty “ma”, kinh doanh b»ng lõa ®¶o. Khi ®ã vÊn ®Ò sÏ ®Æt nÆng lªn ®«i vai cña nh÷ng ngêi tham gia ký kÕt vµ ®iÒu hµnh hîp ®ång nhËp khÈu, th× víi mét ®éi ngò c¸n bé vµ cung c¸ch lµm viÖc nh hiÖn nay sÏ rÊt cã thÓ g©y ra nh÷ng rñi ro kh«ng thÓ lêng tríc ®îc cho c«ng ty.
3. Nguyªn nh©n cña vÊn ®Ò.
VÒ mÆt kh¸ch quan, thñ tôc hµnh chÝnh ®Ó tiÕn hµnh nhËp khÈu cña nghµnh y tÕ hiÖn nay cßn rÊt phiÒn hµ qua nhiÒu tÇng, nÊc trung gian, chËm c¶i tiÕn, cã nh÷ng qui ®Þnh rÊt ngÆt nghÌo khi ¸p dông trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay. VÒ cÊp sè cho hµng hãa nhËp vµo cßn phøc t¹p, thêng tõ 3 ®Õn 6 th¸ng míi xong, do vËy g©y chë ng¹i rÊt lín cho viÖc thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu. Th«ng qua viÖc cÊp VISA cho c¸c nhµ cung cÊp níc ngoµi cña Bé y tÕ, ®¬ng nhiªn ®· t¹o cho c¸c nhµ cung cÊp nµy mét thÕ ®éc quyÒn, g©y ¸p lùc cho phÝa c¸c c«ng ty nhËp khÈu dîc phÈm trong níc, lµm cho c¸c c«ng ty nµy khã kh¨n trong viÖc lùa chän kh¸ch hµng tèt nhÊt. C¬ quan qu¶n lý vÒ dîc hiÖn nay lµ Bé y tÕ mµ trùc tiÕp lµ Côc qu¶n lý dîc, ë ®©y c¸n bé chuyªn qu¶n ®a sè lµ cha cã kinh nghiÖm qua m«i trêng kinh doanh cô thÓ. Do vËy viÖc x¸c minh, xÐt duyÖt ®¬n hµng rÊt m¸y mãc, chËm thiÕu hiÓu biÕt vÒ chuyªn m«n, g©y chËm thêi gian. C¬ quan h¶i quan c¸c cÊp l¹i c¨n cø m¸y mãc vµo thñ tôc cña nghµnh chñ qu¶n, nªn hµng vÒ tuy cïng néi dung nhng mèi níc cã qui chÕ riªng l¹i ph¶i chê x¸c minh míi tiÕn hµnh kiÓm ho¸, cho nªn tiÕp tôc l¹i g©y chËm chÔ lµm phiÒn lßng c¶ kh¸ch hµng vµ b¹n hµng.
VÒ mÆt chñ quan, tr×nh ®é n¨ng lùc c¸n bé cña c«ng ty chuyªn lµm xuÊt nhËp khÈu còng lµ míi, mét sè häc thªm vÒ ngo¹i th¬ng nhng kh«ng c¬ b¶n. C«ng ty rÊt chËm ®Çu t ph¸t triÓn thÞ trêng, ®éi ngò tr×nh dîc viªn míi ®îc h×nh thµnh, Ýt kinh nghiÖm, Ýt vÒ sè lîng, c¬ chÕ tiÒn l¬ng cha khuyÕn khÝch anh em ph¸t huy hÕt n¨ng lùc. C«ng ty cha thùc sù n¨ng ®éng, cha cã ngêi chuyªn nghiªn cøu thÞ trêng tng khu vùc cô thÓ, thêng lµm kiªm nghiÖm, thiÕu kÕ ho¹ch, do vËy cha x©y dùng ®îc ph¬ng ¸n kinh doanh nhËp khÈu hîp lý, cßn lµm theo kinh nghiÖm, chñ nghÜa nhiÒu h¬n. ViÖc chän kh¸ch hµng cßn h¹n hÑp, cha x©y dùng ®îc kh¸ch hµng truyÒn thèng, thËt chÝ cèt víi c«ng ty, ®ång thêi chËm ph¸t triÓn kh¸ch hµng míi, do vËy mÆt hµng cña c«ng ty phong phó vµ ®a d¹ng, ®Æc biÖt lµ cha x©y dùng ®îc nh÷ng mÆt hµng ®éc quyÒn, chiÕn lîc t¹o lîi thÕ trong kinh doanh, nãi chung viÖc n¾m b¾t th«ng tin thÞ trêng Quèc tÕ vµ quèc néi cßn yÕu so víi qui m« kinh doanh cña c«ng ty.
PhÇn III
Gi¶i ph¸p vµ nh÷ng kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÝ kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu
cña c«ng ty Dîc phÈm trung ¬ng I
I. hoµn thiÖn tr×nh tù, néi dung vµ ph¬ng ph¸p x©y dùng hîp ®ång nhËp khÈu t¹i c«ng ty CPCI
§µm ph¸n vµ kÝ kÕt hîp ®ång nhËp khÈu lµ bíc khëi ®Çu quan träng cña ho¹t ®éng nhËp khÈu, víi môc ®Ých cuèi cïng lµ lîi nhuËn. Mçi hîp ®ång sau khi ®îc kÝ kÕt sÏ cã gi¸ trÞ ph¸p lý rµng buéc c¸c bªn .V× vËy, c«ng t¸c kÝ kÕt hîp ®ång cÇn ®îc ®Æc biÖt coi träng , tr¸nh t×nh tr¹ng cha n¾m v÷ng nh÷ng biÕn ®éng cña thÞ trêng vµ nh÷ng th«ng tin vÒ ®èi t¸c ®· véi kÝ kÕt ®Ó råi sau ®ã l¹i xin huû , xin hiÖu chØnh hoÆc kh«ng nghiªm chØnh thùc hiÖn c¸c cam kÕt ®· tho¶ thuËn trong hîp ®ång.
Vd: trong hîp ®ång sè 2/1998-CPCI/NL vÒ nhËp khÈu nguyªn liÖu dîc , do kh«ng n¾m b¾t tèt c¸c th«ng tin vÒ sù thay ®æi cña thÞ trêng còng nh kh«ng lêng tríc ®îc nh÷ng thay ®æi ®ã vµo trong hîp ®ång . Khi ®µm ph¸n vÒ ®iÒu kho¶n gi¸ c¶, hai bªn ®· thèng nhÊt mét møc gi¸ cè ®Þnh cho l« hµng vaß thêi ®iÓm kÝ kÕt hîp ®ång ,nhng do thêi gian thùc hiÖn hîp ®ång kÐo dµi 4 th¸ng,nªn khi tiÕn hµnh giao hµng ,gi¸ c¶ thÞ trêng cña l« hµng nµy ®· gi¶m xuèng thÊp h¬n møc gi¸ ®· qui ®Þnh trong hîp ®ång, c«ng ty thÊy bÞ thiÖt h¹i lín nªn ®· yªu cÇu phÝa ngêi xuÊt khÈu gi¶m gi¸, vô viÖc tranh c·i kÐo dµi kh¸ l©u vµ hîp ®ång ®· bÞ huû, tæn thÊt ®èi víi c«ng ty lµ kh«ng nhá c¶ vÒ chi phÝ lÉn uy tÝn.NÕu nh trong lóc kÝ kÕt , c¸n bé nghiÖp vô lêng tríc ®îc yÕu tè nµy th× ®©u ®Õn nçi ph¶i huû bá hîp ®ång.
§©y võa lµ vÊn ®Ò ph¸p lý võa lµ uy tÝn ®èi víi b¹n hµng. V× thÕ ®Ó viÖc kÝ kÕt ngµy mét hoµn thiÖn h¬n, c«ng ty cÇn cã nh÷ng biÖn ph¸p sau:
1. Hoµn thiÖn c¨n cø vµ tr×nh tù x©y dùng hîp ®ång nhËp khÈu.
a) C¨n cø vµo nhu cÇu thÞ trêng.
Dîc phÈm kh«ng gièng nh c¸c lo¹i hµng ho¸ tiªu dïng th«ng thêng kh¸c, ngêi tiªu dïng cø muèn tiªu dïng nã lµ hä sÏ mua víi sè lîng tuú thÝch, mµ viÖc tiªu dïng nã mang tÝnh b¾t buéc, cã sù híng dÉn cña c¸c b¸c sÜ. Con ngêi ta lu«n lu«n cã xu híng kh«ng muèn ph¶i sö dông ®Õn thuèc. Tuy nhiªn khi cÇn ngêi tiªu dïng còng lu«n cã thãi quen tiªu dïng nh÷ng s¶n phÈm cã uy tÝn, chÊt lîng vµ theo sù chØ dÉn cña c¸c b¸c sÜ. V× vËy, nghiªn cøu nhu cÇu thÞ trêng còng chÝnh lµ viÖc ph¶i nghiªn cøu thÞ hiÕu cña ngêi tiªu dïng, thãi quen vµ th¸i ®é cña c¸c b¸c sÜ vÒ c¸c lo¹i dîc phÈm kh¸c nhau nh thÕ nµo.
Ngoµi ra c«ng ty cßn ph¶i n¾m v÷ng m« h×nh bÖnh tËt, bëi v× tõng khu vùc khÝ hËu, ®Þa lý kh¸c nhau sÏ lµm n¶y sinh c¸c bÖnh tËt kh¸c nhau vµ qua ®ã sÏ x©y dùng ®îc nhu cÇu dîc phÈm theo vïng , gióp ®Þnh lîng ®îc nhu cÇu.
b) C¨n cø vµo ®Æt hµng cña kh¸ch hµng.
HiÖn nay sè lîng s¶n phÈm nhËp khÈu vÒ theo c¸c ®¬n ®Æt hµng cña c¸c kh¸ch hµng trong níc lµ tîng ®èi lín. C¸c ®¬n ®Æt hµng nµy chñ yÕu lµ cña c¸c c«ng ty cÊp II tuyÕn TØnh vµ mét sè bÖnh viÖn lín. C¸c ®¬n ®Æt hµng nµy sÏ lµ c¨n cø quan träng ®Ó gióp c«ng ty x©y dùng kÕ ho¹ch nhËp khÈu, còng nh trong qu¸ tr×nh ®µm ph¸n kÝ kÕt hîp ®ång. C¸c ®¬n ®Æt hµng còng lµ c¸c dÊu hiÖu cho biÕt nh÷ng ®ßi hái cña kh¸ch hµng vÒ sè lîng vµ chÊt lîng, gi¸ c¶ còng nh c¬ cÊu chñng lo¹i cÇn nhËp.
c) c¨n cø vµo thÞ trêng nhËp khÈu vµ nhµ cung cÊp.
Sù ®a d¹ng vµ phøc t¹p cña thÞ trêng dîc phÈm thÕ giíi còng lµ mét th¸ch thøc lín ®èi víi c«ng ty. ViÖc thiÕu hiÓu biÕt vÒ thÞ trêng dîc phÈm thÕ giíi sÏ g©y rÊt nhiÒu khã kh¨n cho c¸c c¸n bé lµm c«ng t¸c nhËp khÈu khi tham gia kÝ kÕt hîp ®ång.
Mçi níc, mçi khu vùc tuú thuéc vµo tr×nh ®é ph¸t triÓn kh¸c nhau l¹i ®Æt ra c¸c tiªu chuÈn chÊt lîng dîc phÈm kh¸c nhau, ®iÒu nµy l¹i dÉn ®Õn c¸c ®Æc tÝnh kÜ thuËt kh¸c nhau vµ gi¸ c¶ kh¸c nhau cña cïng mét lo¹i s¶n phÈm. Th«ng thêng c¸c lo¹i dîc phÈm ®îc s¶n xuÊt tõ T©y ¢u, B¾c MÜ, NhËt B¶n cã chÊt lîng vµ gi¸ c¶ cao h¬n nh÷ng s¶n phÈm cïng lo¹i ®îc s¶n xuÊt ë Ên §é,Trung Quèc, ASEAN. V× thÕ khi ®µm ph¸n kÝ kÕt hîp ®ång nhËp khÈu, c¸c c¸n bé nhËp khÈu ph¶i n¾m b¾t ®îc c¸c ®Æc ®iÓm nµy, kÕt hîp víi nhu cÇu vµ kh¶ n¨ng cña thÞ trêng trong níc ®Ó nhËp khÈu nh÷ng mÆt hµng võa ®¶m b¶o chÊt lîng , l¹i võa phï hîp víi kh¶ n¨ng thanh to¸n cña ngêi d©n ViÖt Nam. Ph¶i biÕt lùa chän nh÷ng chñng lo¹i mÆt hµng nµo cÇn nhËp ë nh÷ng níc cã tr×nh ®é cao, nh÷ng chñng lo¹i nµo chØ cÇn nhËp ë nh÷ng níc cã tr×nh ®é trung b×nh.
Ngoµi ra, khi ®µm ph¸n kÝ kÕt hîp ®ång còng ph¶i t×m hiÓu kÜ ®èi t¸c(nhµ cung cÊp), kiÓm tra ®é tin cËy, n¨ng lùc vµ tÝnh hîp ph¸p cña hä.
Bëi v×, dîc phÈm ®îc s¶n xuÊt ë nhiÒu níc kh¸c nhau, nhiÒu nhµ s¶n xuÊt, nhng chØ ®îc tËp trung ph©n phèi vµo viÖt Nam bëi mét sè nhµ ph©n phèi lín nh: HALM, URGO, SAMSUNG...®iÒu nµy rÊt dÔ dÉn ®Õn viÖc nhµ ph©n phèi dèi tr¸ khi chøng minh xuÊt xø hµng ho¸, giÊy chøng nhËn chÊt lîng cña nhµ s¶n xuÊt, tªn h·ng s¶n xuÊt g©y thiÖt h¹i cho ngêi tiªu dïng. Ph¶i n¾m v÷ng ®îc kh¶ n¨ng tµi chÝnh, còng nh nguån hµng cña nhµ ph©n phèi.
N¾m v÷ng thÞ trêng nhËp khÈu, hiÓu râ nhµ cung cÊp ®Ó tõ ®ã ®a ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n khi lùa chän thÞ trêng vµ nhµ ph©n phèi lµ mét nhiÖm vô quan träng cña c¸c bé lµm c«ng t¸c nhËp khÈu dîc phÈm. §Ó n©ng cao kiÕn thøc vµ n¨ng lùc cña ®éi ngò nh©n viªn lµm c«ng t¸c nhËp khÈu, c«ng ty cÇn ph¶i tiÕn hµnh mét sè biÖn ph¸p sau:
- Cö c¸n bé trùc tiÕp ®i nghiªn cøu, t×m hiÓu thÞ trêng vµ nhµ cung cÊp níc ngoµi .
- T¨ng cêng khai th¸c th«ng tin vÒ thÞ trêng vµ ®èi t¸c th«ng qua c¸c nguån th«ng tin thø cÊp tõ bé th¬ng m¹i, bé y tÕ, phßng th¬ng m¹i vµ c«ng nghiÖp ViÖt Nam t¹i níc ngoµi, hoÆc qua c¸c chi nh¸nh, v¨n phßng ®¹i diÖn cña c¸c ®èi t¸c níc ngoµi ®ã t¹i ViÖt Nam, qua c¸c ®èi thñ c¹nh tranh, thËm chÝ nÕu cÇn cã thÓ ph¶i mua c¸c th«ng tin cã gi¸ trÞ ®Ó phôc vô qu¸ tr×nh ®µm ph¸n, kÝ kÕt.
- phèi hîp chÆt chÏ gi÷a phßng xuÊt nhËp khÈu vµ phßng nghiªn cøu thÞ trêng cña c«ng ty ®Ó ph©n tÝch ®¸nh gi¸, xö lý c¸c th«ng tin thu thËp ®îc.
d) C¨n cø vµo n¨ng lùc cña c«ng ty.
§Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh kÝ kÕt mét hîp ®ång nhËp khÈu th× ngêi tham gia kÝ kÕt hîp ®ång ph¶i n¾m b¾t ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin vÒ c«nh ty m×nh nh : kh¶ n¨ng nguån vèn vµ kh¶ n¨ng huy ®éng tiÒm n¨ng néi bé, kh¶ n¨ng thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô th¬ng m¹i quèc tÕ cña c¸n bé nhËp khÈu, tr×nh ®é kiÕn thøc vÒ dîc phÈm, kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vµ xö lý c¸c vÊn ®Ò trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång còng nh ph¬ng ¸n kinh doanh vµ chiÕn lîc maketing cña c«ng ty.
e) C¨n cø vµo m«i trêng vÜ m«.
M«i trêng vÜ m« bao gåm mét lo¹t c¸c yÕu tè kh¸ch quan mµ c«ng ty kh«ng thÓ kiÓm so¸t ®îc nhng l¹i cã t¸c ®éng trùc tiÕp vµ lín tíi kÕt qu¶ kÝ kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång cña c«ng ty. §Ó ®¶m b¶o ®¹t ®îc hiÖu qu¶ cña hîp ®ång nhËp khÈu ,bé phËn lµm c«ng t¸c nhËp khÈu ph¶i n¾m râ c¸c néi dung sau:
- C¸c yÕu tè chÝnh trÞ -luËt ph¸p: cÇn ph¶i n¾m v÷ng m«i trêng chÝnh trÞ , ph¸p luËt ë c¶ níc nhËp khÈu vµ níc xuÊt khÈu. Quan hÖ chÝnh trÞ gi÷a níc ta vµ níc xuÊt khÈu sÏ cã ¶nh hënh rÊt lín ®Õn qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu. Sù kh¸c biÖt vÒ luËt ph¸p cña ViÖt Nam víi c¸c níc xuÊt khÈu còng sÏ g©y trë ng¹i cho qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång, bëi v× hîp ®ång mua b¸n ngo¹i th¬ng chÞu ¶nh hëng rÊt lín cña c¸c luËt quèc gia.
Tèc ®é ph¸t triÓn kinh tÕ vµ c«ng nghÖ: nã ¶nh hëng ®Õn thÞ hiÕu vµ tiªu dïng cña d©n c còng nh ®Õn chÊt lîng vµ gi¸ c¶ s¶n phÈm. Ngêi lµm c«ng t¸c nhËp khÈu ph¶i n¾m ®îc møc thu nhËp cña ngêi d©n, chi tiªu cho dÞch vô y tÕ hµng n¨m cña mét ngêi d©n, møc ®Çu t ng©n s¸ch chÝnh phñ hµng n¨m cho dÞch vô y tÕ, c¸c chÝnh s¸ch xuÊt nhËp khÈu dîc phÈm cña Nhµ níc vµ sù ph¸t triÓn cña khoa häc c«ng nghÖ, ®Æc biÖt lµ c«ng nghÖ sinh häc.
C¸c tËp qu¸n, v¨n ho¸ trong bu«n b¸n: c¸c b¹n hµng ë c¸c níc trong khu vc kh¸c nhau sÏ cã thãi quen bu«n b¸n kh¸c nhau, th¸i ®é trong quan hÖ lµm ¨n còng kh¸c nhau. Do ®ã sÏ ¶nh hëng ®Õn qu¸ tr×nh ®µm ph¸n, ký kÕt hîp ®ång.
VD: trong hîp ®ång nhËp khÈu dîc phÈm cña c«ng ty víi c¸c nhµ cung cÊp Ph¬ng T©y, c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång thêng rÊt râ rµng, cô thÓ, lu«n lu«n yªu cÇu ph¶i chuÈn x¸c vÒ thêi gian vµ tiÕn ®é, ®Æt yÕu tè an toµn lªn hµng ®Çu. Nhng ®èi víi nh÷ng hîp ®ång nhËp khÈu cã quan hÖ lµm ¨n víi c¸c h·ng §«ng ¸, th× hä thêng ®Æt lßng tin vµ ch÷ tÝn lªn hµng ®Çu, Ýt khi ®a ra nh÷ng ®iÒu kho¶n, nh÷ng tõ ng÷ mµ khi nãi ®Õn cã vÎ nh kh«ng t«n träng ®èi t¸c nh: ph¹t vÞ ph¹m, buéc ph¶i thùc hiÖn...
C¸c ®èi thñ c¹nh tranh: hiÖn nay víi trªn 30 c«ng ty ®îc phÐp nhËp khÈu trùc tiÕp dîc phÈm vµo ViÖt Nam, cha kÓ c¸c c«ng ty cña níc ngoµi vµ c¸c liªn doanh gi÷a níc ngoµi vµ ®èi t¸c ViÖt Nam. S¶n phÈm nhËp vµo l¹i chång chÐo nhau, t¹o ra mét ¸p lùc c¹nh tranh rÊt m¹nh trªn thÞ trêng thuèc t©n dîc. Do vËy c«ng ty cÇn ph¶i x©y dùng mét chiÕn lîc c¹nh tranh nh»m ®èi phã vµ cã øng sö phï hîp víi hoµn c¶nh nµy, ph¶i n¾m ®îc ch¾c c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh c¹nh tranh trªn thÞ trêng, sè lîng vµ ph¹m vi ho¹t ®éng, u nhîc ®iÓm vµ chiÕn lîc c¹nh tranh cña c¸c ®èi thñ c¹nh tranh.
C¸c c¨n cø trªn ®©y sÏ lµ c¬ së quan träng ®Ó c«ng ty lùa chän ®îc thÞ trêng nhËp khÈu, nhµ cung cÊp, chñng lo¹i, sè lîng, chÊt lîng vµ gi¸ c¶ cÇn nhËp.
2. Hoµn thiÖn néi dung vµ ph¬ng ph¸p x©y dùng hîp ®ång nhËp khÈu:
HiÖn nay viÖc thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô cho c«ng t¸c x©y dùng mét hîp ®ång nhËp khÈu nh nghiªn cøu thÞ trêng, lËp ph¬ng ¸n kinh doanh, ®µm ph¸n vµ tho¶ thuËn c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång cña c«ng ty cßn nhiÒu bÞ ®éng hoÆc theo c¸c nguyªn t¾c cøng nh¾c, do vËy ®· g©y nhiÒu bÊt cËp cho ngêi thùc hiÖn hîp ®ång, bëi vËy nhiÖm vô cÇn thiÕt tríc m¾t cña bé phËn lµm hîp ®ång nhËp khÈu lµ:
- Trong c«ng t¸c chuÈn bÞ ký kÕt:
Ph¶i tÝch cùc nghiªn cøu thÞ trêng trong vµ ngoµi níc, ®Æc biÖt lµ thÞ trêng mÆt hµng ®Þnh nhËp khÈu ®Ó cã c¸c th«ng tin chuÈn bÞ cho ®µm ph¸n.
X©y dùng ph¬ng ¸n kinh doanh cô thÓ, chÝnh x¸c, cã tÝnh ®Þnh lîng cao.
T×m h×nh thøc vµ ph¬ng ph¸p phï hîp cho cuéc ®µm ph¸n.
X¸c ®Þnh híng ®i râ rµng cho cuéc ®µm ph¸n nh»m thu ®îc hiÖu qu¶ tèi ®a.
TiÕn hµnh ®µm ph¸n, ®Æt ra môc ®Ých cho cuéc ®µm ph¸n: ®Ó ®¹t ®îc môc ®Ých ®Æt ra, yªu cÇu c¸n bé tham gia ®µm ph¸n ph¶i:
ChuÈn bÞ tríc nh÷ng lý lÏ nh»m gi¶i thÝch râ ®iÒu kho¶n ®îc nªu ra trong hîp ®ång.
Ph¶i lêng tríc mäi t×nh huèng cã thÓ x¶y ra trong qu¸ tr×nh ®µm ph¸n, tr¸nh trêng hîp bÞ bÊt ngê, lËp kÕ ho¹ch vµ v¹ch s½n nh÷ng ph¬ng ¸n ®Ó gi¶i quyÕt trong trêng hîp cuéc ®µm ph¸n kh«ng thµnh c«ng.
Cã sù chuÈn bÞ vÒ thêi gian ®Ó tra ®æi vÒ hîp ®ång gi÷a c¸c phßng, ban cã tr¸ch nhiÖm liªn quan vÒ hîp ®ång tríc khi ®µm ph¸n.
CÇn cËp nhËt kÞp thêi c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng ®Ó biÕt ®iÓm m¹nh, ®iÓm yÕu cña hä.
BiÕt m×nh muèn g×, trong ®iÒu kiÖn nµo.
Duy tr× mèi quan hÖ thêng xuyªn víi b¹n hµng.
- Khi x©y dùng néi dung hîp ®ång cÇn chó ý mét sè ®iÒu kho¶n c¬ b¶n sau:
*§iÒu kho¶n vÒ tªn hµng vµ quy c¸ch phÈm chÊt hµng ho¸
Nh phÇn trªn chóng ta ®· nghiªn cøu, dîc phÈm lµ mét lo¹i hµng hãa tiªu dïng, phøc t¹p c¶ vÒ tªn hµng lÉn tiªu chuÈn chÊt lîng hµng hãa. Tªn hµng ®ßi hái ph¶i ghi mét c¸ch chÝnh x¸c tªn ho¸ häc, thêng lµ tªn cña thµnh phÇn ho¸ häc c¬ b¶n chøa trong s¶n phÈm. ViÖc ghi kh«ng chÝnh x¸c sÏ dÔ dµng g©y ra sù hiÓu nhÇm vµ do ®ã giao nhÇm hµng.
Sù ®a d¹ng vÒ chÊt lîng dîc phÈm còng lµ mét khã kh¨n khi ®µm ph¸n ®iÒu kho¶n chÊt lîng, cÇn ph¶i nªu râ hoÆc ph¶i cã phô lôc vÒ qui c¸ch, thµnh phÇn c¸c chÊt chøa trong ®ã .NghiÖp vô nµy ®ßi hái ngêi tham gia kÝ kÕt ph¶i n¾m v÷ng vµ cã kiÕn thøc vÒ dîc phÈm.Trong ®iªu kho¶n vÒ quy c¸ch ph¶i lu«n lu«n chó ý ®Õn thêi h¹n sö dông cña s¶n phÈm, thêi h¹n sö dông s¶n phÈm lµ yÕu tè rÊt quan träng ®èi víi mçi hîp ®ång nhËp khÈu dîc phÈm, nã mang tÝnh chÊt b¾t buéc.
*§iÒu kho¶n vÒ gi¸ c¶.
Gi¸ c¶ hµng nhËp sÏ ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn lîi nhuËn vµ kh¶ n¨ng tiªu thô cña c«ng ty. V× thÕ khi ph¸n ®µm vÒ gi¸ c¶, c«ng ty cÇn ph¶i ®Æc biÖt chó ý ®Õn c¸c yÕu tè ¶nh hëng ®Õn gi¸ c¶ hµng nhËp khÈu nh :
+ C¸c ®iÒu kiÖn giao hµng, ®iÒu kiÖn thanh to¸n sÏ ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn gi¸ c¶. C«ng ty cÇn ph¶i lµm sao lùa chän ®îc c¸c ®iÒu kiÖn thuËn lîi nhÊt nhng gi¸ c¶ ph¶i hîp lý.
+ Ph¶i tham kh¶o gi¸ cña c¸c ®èi thñ c¹nh tranh vµ cña c¸c nhµ ph©n phèi kh¸c ®Ó n¾m b¾t th«ng tin.
+ §èi víi nh÷ng hîp ®ång nhËp khÈu thµnh phÈm vµ cã thêi gian thùc hiÖn hîp ®ång ng¾n, th× trong ®iÒu kiÖn gi¸ c¶ cã thÓ kh«ng cÇn ®ßi hái cã sù ®iÒu chØnh gi¸. Nhng ®èi víi nh÷ng hîp ®ång cã thêi gian thùc hiÖn dµi(hµng n¨m) hay nh÷ng hîp ®ång nhËp khÈu nguyªn liÖu, th× cÇn ph¶i chó ý ®a vµo ®iÒu kiÖn gi¸ c¶ ®Ó tr¸nh nh÷ng tæn h¹i kh«ng ®¸ng cã khi cã sù biÕn ®éng cña gi¸ c¶ ®èi víi c«ng ty.
- Ph¬ng ph¸p x©y dùng hîp ®ång:
* Ph¬ng ph¸p trùc tiÕp: trùc tiÕp gÆp gì kh¸ch hµng, ®µm ph¸n c¸c ®iÒu kho¶n giao dÞch vµ trùc tiÕp ký kÕt. Ph¬ng ph¸p nµy thêng ®îc ¸p dông víi nh÷ng b¹n hµng lÇn ®Çu tiªn cã quan hÖ lµm ¨n víi c«ng ty hoÆc b¹n hµng cã nh÷ng hîp ®ång lín hoÆc nh÷ng mÆt hµng míi. Do v©y yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi ngêi trùc tiÕp tham gia ®µm ph¸n lµ:
Cã th¸i ®é niÒm në, lÞch sù víi b¹n hµng.
Tranh thñ giíi thiÖu víi b¹n hµng vÒ c«ng ty.
Nªn mêi chuyªn gia trùc tiÕp tham gia vµo cuéc ®µm ph¸n, t¹o sù tin tëng cho b¹n hµng.
Cã th¸i ®é nh· nhÆn nhng c¬ng quyÕt khi cÇn thiÕt trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc.
* Ph¬ng ph¸p gi¸n tiÕp: ph¬ng ph¸p nµy lµ ph¬ng ph¸p Ýt tèn kÐm chi phÝ giao dÞch, nã ®îc sù hç trî cña c«ng nghÖ th«ng tin liªn l¹c. Mäi viÖc ®µm ph¸n, ký kÕt ®Òu ®îc thùc hiÖn th«ng qua th tÝn, ®iÖn tho¹i, fax, Internet......ph¬ng ph¸p nµy ®îc sö dông ®èi víi c¸c kh¸ch hµng cã mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµi víi c«ng ty .
NÕu viÖc ®µm ph¸n, ký kÕt ®îc tiÕn hµnh qua th tÝn: thêng sö dông hÖ thèng Fax vµ b»ng tiÕng Anh. Do vËy cÇn chó ý r»ng th tõ lµ sø gi¶ cña m×nh göi ®Õn kh¸ch hµng nªn c¸ch viÕt, c¸ch tr×nh bµy, diÔn ®¹t ph¶i râ rµng, s¸ng ý, chÝnh x¸c vµ khoa häc. Khi göi th cÇn ph¶i sö dông hÖ thèng chuyÓn ph¸t nhanh ®Ó thÓ hiÖn sù nhiÖt t×nh vµ khÈn tr¬ng cña c«ng ty.
NÕu b»ng ®iÖn tho¹i: ®©y lµ h×nh thøc ®îc thêng xuyªn sö dông hµng ngµy, ngõ¬i trùc tiÕp giao dÞch ph¶i chuÈn bÞ tríc c¸c néi dung cÇn trao ®æi, ph¶i cã t©m tr¹ng tèt, tr©n thµnh, kh«ng miÔn cìng, gi¶ t¹o nh»m tr¸nh g©y sù hiÓu nhÇm cña b¹n hµng. Sau khi trao ®æi, cÇn ph¶i cã v¨n b¶n x¸c ®Þnh néi dung ®· tho¶ thuËn vµ göi cho b¹n hµng.
* X©y dùng mÉu hîp ®ång cã s½n.
Bëi v× c«ng ty Dîc phÈm Trung ¬ng I chØ kinh doanh nhËp khÈu mét lo¹i hµng hãa lµ dîc phÈm (gåm cã t©n dîc vµ dîc liÖu). Sù ®¬n nhÊt nµy gióp c«ng ty cã thÓ t¹o ra nh÷ng khu«n mÉu hîp ®ång cã s½n, víi sè lîng ®iÒu kho¶n cÇn cã. Nh÷ng ®iÒu kho¶n ®ù¬c xem lµ cè ®Þnh nh khiÕu n¹i, träng tµi, ph¹t vi ph¹m, c¸c ®iÒu kho¶n kh¸c...
Cã thÓ x©y dùng mÉu hîp ®ång cho nhËp khÈu thµnh phÈm mét d¹ng vµ cho hîp ®ång nhËp khÈu nguªn liÖu d¹ng kh¸c. Còng cã thÓ x©y dùng mÉu cho tõng nhµ cung cÊp mét, thêng víi nh÷ng nhµ cung cÊp cã quan hÖ th¬ng m¹i l©u dµi, thêng xuyªn víi c«ng ty. Nh÷ng ®iÒu kho¶n vÒ tªn hµng, qui c¸ch phÈm chÊt, sè lîng, gi¸ c¶, ph¬ng thøc gÝao hµng vµ ph¬ng thøc thanh to¸n lµ nh÷ng ®iÒu kho¶n sÏ ®îc ®iÒu chØnh cho tõng lÇn giao hµng cô thÓ. MÉu hîp ®ång nµy sÏ ®îc lu gi÷ trong m¸y tÝnh vµ sÏ ®îc ®em ra sö dông khi ký kÕt hîp ®ång.
Chó ý r»ng mÉu hîp ®ång nhËp khÈu nµy chØ phï hîp víi nh÷ng ®èi t¸c cã quan hÖ lµm ¨n thêng xuyªn, l©u dµi víi c«ng ty, cßn ®èi víi nh÷ng b¹n hµng míi, kh«ng nªn x©y dùng hîp ®ång trªn c¸c khu«n mÉu s½n c㠮㠮îc, ph¶i tuú thuéc vµo tËp qu¸n vµ ®é tin cËy cña phÝa ®èi t¸c níc ngoµi mµ x©y dùng c¸c ®iÒu kho¶n hîp ®ång hîp lý vµ hiÖu qu¶.
3. B¶o ®¶m c¬ së ph¸p lý cña hîp ®ång nhËp khÈu .
Cã thÓ nãi r»ng, kh«ng bao giê chóng ta cã thÓ lêng tríc ®îc nh÷ng rñi ro cã thÓ cã ®Ó ®a vµo hîp ®ång nh»m x©y dùng mét hîp ®ång hoµn thiÖn nhÊt. Tuy nhiªn, trong qu¸ tr×nh x©y dùng hîp ®ång, c¸c nhµ ®µm ph¸n, kÝ kÕt lu«n lu«n h¹n chÕ tèi ®a nh÷ng sai ph¹m, rñi ro cã thÓ gÆp ph¶i. Vµ mét néi dung quan träng vµ dÔ dµng kiÓm so¸t ®îc ®ã lµ x©y dùng ®îc c¬ së ph¸p lý cho viÖc thù hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu, néi dung bao gåm:
C¸c chñ thÓ tham gia hîp ®ång ph¶i hîp ph¸p, kh«ng bÞ lõa ®¶o: viÖc x¸c ®Þnh t c¸ch ®«i st¸c mµ c«ng ty tham gia ký kÕt hîp ®ång cã gi¸ trÞ quan träng, v× chØ khi ®èi t¸c cã ®Çy ®ñ n¨ng lùc ph¸p lý vµ n¨ng lùc hµnh vi th× hîp ®ång sau khi ký míi cã gi¸ trÞ hiÖu lùc vµ nÕu cã tranh chÊp x¶y ra míi ®¶m b¶o ®îc viÖc khiÕu n¹i vµ kiÖn tông.
Mét b¶n hîp ®ång nÕu ®¶m b¶o ®îc n¨m yªu cÇu sau th× ®îc coi lµ cã gi¸ trÞ ph¸p lý.
1. Hîp ®ång ph¶i ®îc x©y dùng trªn sù tho¶ thuËn, t¸n thµnh cña hai bªn. Mét hîp ®ång kh«ng cã gi¸ trÞ ph¸p lý nÕu ®îc ký kÕt trªn sù cìng Ðp hoÆc lõa ®¶o.
2. C¸c bªn tham gia chØ ®îc ký kÕt trong kh¶ n¨ng, ph¹m vi, thÈm quyÒn cña m×nh.
3. Mét hîp ®ång nÕu ®îc lµm mét c¸ch bÊt hîp ph¸p víi c¸c môc ®Ých bÊt hîp ph¸p hoÆc vi ph¹m ph¸p luËt sÏ kh«ng ®îc coi lµ hîp ®ång.
4.Mét hîp ®ång ph¶i cã sù rµng buéc cña c¶ hai bªn, nghÜa lµ hai bªn ph¶i cã sù trao ®æi quan ®iÓm vÒ c¸c quÒn lîi, nghÜa vô.
5. Mét hîp ®ång ®îc h×nh thµnh trªn c¬ së chµo hµng vµ chÊp nhËn chµo hµng.
* §iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn c¸c néi dung trªn.
Cã sù lùa chon th¬ng nh©n ®Ó giao dÞch. Trong ®iÒu kiÖn cho phÐp th× hiÖu qu¶ nhÊt lµ chän nhµ cung cÊp trùc tiÕp vµ lín, tuy nhiªn nÕu lµ thÞ trêng nhËp khÈu míi th× cã thÓ l¹i cÇn ph¶i giao dÞch qua trung gian. NÕu ký kÕt víi ®¹i lý th× cÇn ph¶i xem xÐt giÊy uû nhiÖm mµ ngêi ®¹i lý ®îc cung cÊp cã hîp lÖ hay kh«ng.
NÕu cã nghi ngê vÒ kh¶ n¨ng cña ®¬n vÞ ®èi t¸c th× ngêi ®µm ph¸n cÇn liªn hÖ ngay víi c¸c tæ chøc th¬ng m¹i cã thÈm quyÒn hoÆc tham t¸n th¬ng m¹i ViÖt Nam ë níc ®ã.
Lu«n n©ng cao nghiÖp vô chuyªn m«n cho c¸c c¸n bé lµm c«ng t¸c nhËp khÈu.
CÇn tham kh¶o ý kiÕn cña c¸c chuyªn gia vÒ nguån luËt ¸p dông ®èi víi hîp ®ång.
Gi¸m s¸t chÆt chÏ viÖc thùc hiÖn hîp ®ång.
II. Hoµn thiÖn viÖc thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu t¹i c«ng ty dîc phÈm Trung ¬ng I.
Sau khi ký kÕt hîp ®ång nhËp khÈu , c«ng viÖc tiÕp theo cña c«ng ty lµ tiÕn hµnh thùc hiÖn tèt c¸c nghÜa vô ®· ®îc tho¶ thuËn trong hîp ®ång. Thùc hiÖn tèt c¸c nghÜa vô trong hîp ®ång kh«ng chØ lµ tr¸ch nhiÖm ph¸p lý mµ cßn lµm n©ng cao uy tÝn cña c«ng ty ®èi víi kh¸ch hµng. §Ó hoµn thiÖn viÖc tæ chøc thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu, c«ng ty ph¶i lµm tèt c¸c c«ng viÖc sau ®©y:
1. §¶m b¶o thùc hiÖn tèt hîp ®ång nhËp khÈu, c«ng ty ph¶i lËp kÕ ho¹ch cô thÓ cho viÖc thùc hiÖn hîp ®ång, x©y dùng ®îc mét hÖ thèng gi¸m s¸t ®Ó biÕt ®îc nh÷ng c«ng viÖc nµo cÇn lµm tríc vµ nh÷ng vÊn ®Ò nµo cÇn gi¶i quyÕt.
* Tríc hÕt ph¶i chuÈn bÞ tèt giÊy tê vµ c¸c chøng tõ: viÖc chuÈn bÞ c¸c thñ tôc, giÊy tê hµnh chÝnh liªn quan ®Õn viÖc nhËp khÈu l« hµng ph¶i ®îc tiÕn hµnh khÈn tr¬ng, nhanh chãng nh giÊy phÐp nhËp khÈu, VISA.
Yªu cÇu nhµ cung cÊp cung cÊp ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ giao hµng, nhanh chãng lµm c¸c thñ tôc thanh to¸n.
Yªu cÇu ngêi xuÊt khÈu th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ t×nh tr¹ng hµng ho¸ , thêi gian vËn chuyÓn vµ ngµy hµng cËp c¶ng ®Õn quy ®Þnh .
* Tæ chøc mét ®éi ngò cã chuyªn m«n, nghiÖp vô tèt ®Ó ®i nhËn hµng, kiÓm tra hµng hãa, ®a hµng vÒ nhËp kho.
C«ng ®o¹n nhËn hµng vµ kiÓm tra hµng hãa lµ hªt søc quan träng, nã lµ giai ®o¹n thêng lµm ph¸t sinh nhiÒu vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn sè lîng, chÊt lîng, xuÊt sø hµng hãa ®èi víi ngêi xuÊt khÈu, ngêi nhËp khÈu vµ c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña nhµ níc. ChËm chÔ trong viÖc tiÕp nhËn hµng hãa cã thÓ sÏ ph¸t sinh chi phÝ lu kho b·i vµ g©y t¸c h¹i xÊu cho chÊt lîng hµng hãa. KiÓm tra hµng hãa kh«ng tèt sÏ g©y ra nh÷ng thiÖt h¹i ®¸ng kÓ cho c«ng ty, lµm mÊt uy tÝn cña c«ng ty ®èi víi b¹n hµng.
V× vËy ph¶i x©y dùng ®éi ngò c¸n bé võa cã nghiÖp vô th¬ng m¹i Quèc tÕ l¹i võa ph¶i cã kiÕn thøc c¬ b¶n vÒ dîc phÈm. §ång thêi ph¶i theo dâi, ®«n ®èc hä ®i nhËn hµng kÞp thêi.
* KÕt hîp víi nhiÒu bé phËn kh¸c ®Ó gi¸m s¸t, ®iÒu hµnh hîp ®ång nhËp khÈu.
C¸c phßng ban ph¶i thêng xuyªn b¸o c¸o chÝnh x¸c t×nh h×nh thùc hiÖn hîp ®ång cho Ban gi¸m ®èc. Qua ®ã Ban gi¸m ®èc trùc tiÕp chØ ®¹o thèng nhÊt cïng c¸c phßng ban ®a ra c¸c gi¶i ph¸p tèi u ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn tèt hîp ®ång.
Gi÷a c¸c phßng ban ph¶i thêng xuyªn hµng ngµy trao ®æi th«ng tin cho nhau ®Ó cïng gi¶i quyÕt, kh¾c phôc nh÷ng ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång.
2. Qu¶n lý hîp ®ång nhËp khÈu vµ x©y dùng quan hÖ ®èi t¸c, viÖc qu¶n lý hîp ®ång nhËp khÈu lµ nh»m ®¶m b¶o r»ng c«ng ty thùc sù nhËn ®îc hµng nh ®· ký kÕt theo c¸c ®iÒu kho¶n, ®iÒu kiÖn trong hîp ®ång. Nh vËy ®Ó ®¶m b¶o ®îc hµng hãa nh theo yªu cÇu cña c«ng ty, c«ng ty ph¶i x©y dùng ®îc mét ph¬ng ph¸p qu¶n lý hîp ®ång sao cho võa gi¸m s¸t theo dâi ®îc c«ng viÖc ph¶i lµm cña c¶ phÝa ngêi xuÊt khÈu lÉn c«ng ty, kÞp thêi ®«n ®èc nh¾c nhë viÖc thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc ®ã, ®ång thêi l¹i ph¶i sö lý, gi¶i quyÕt linh ho¹t c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh ®Ó ®¶m b¶o quyÒn lîi cña c«ng ty vµ gi÷ ®îc quan hÖ lµm ¨n tèt víi b¹n hµng.
Quan hÖ ®èi t¸c trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång lµ mét mÆt trong viÖc t¹o dùng uy tÝn kinh doanh cña doanh nghiÖp. Sù tÝn nhiÖm vÒ c«ng ty sÏ g©y t©m lý tin tëng cho kh¸ch hµng khi quyÕt ®Þnh mua s¶n phÈm, t¨ng khèi lîng s¶n xuÊt cho c«ng ty vµ mäi viÖc sÏ ®ång thêi ®îc gi¶i quyÕt ªm ®Ñp.
Muèn gi÷ kh¸ch hµng l©u dµi, ®ång thêi më réng thªm ®èi t¸c míi, c«ng ty cÇn cã sù phôc vô chu ®¸o nh sö dông c¸c ph¬ng tiÖn kü thuËt ®Ó ®a ®ãn, lÔ t©n, giao dÞch cho dï hä cã ký kÕt ®îc hîp ®ång hay kh«ng ®Òu c¶m thÊy hµi lßng. Th¸i ®é phôc vô cµng chu ®¸o bao nhiªu th× cµng t¹o ®îc Ên tîng tèt bÊy nhiªu, ®Æc biÖt lµ ®èi víi nh÷ng kh¸ch hµng quèc tÕ lÇn ®Çu tiªn tiÕp xóc víi c«ng ty.
3. Gi¶i quyÕt c¸c tranh chÊp.
Tranh chÊp lµ ®iÒu c¶ hai bªn kh«ng muèn x¶y ra bëi v× nã kh«ng chØ g©y ra sù tèn kÐm vÒ thêi gian tiÒn b¹c mµ cßn ¶nh hëng ®Õn mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµi gi÷a hä. Hîp ®ång nhËp khÈu dîc phÈm cña c«ng ty thêng cã gi¸ trÞ nhá nªn khi cã tranh chÊp x¶y ra cÇn ph¶i dùa trªn nguyªn t¾c tríc tiªn lµ t«n träng lîi Ých cña c¶ hai bªn vµ b×nh ®¼ng trong mäi quan hÖ.
Trong mèi quan hÖ hîp ®ång, lîi Ých cña c¸c bªn võa cã m©u thuÉn nhng l¹i cã rµng buéc lÉn nhau, do vËy nguyªn t¾c mµ ®· ®îc nhiÒu nhµ kinh doanh ¸p dông thµnh c«ng khi gi¶i quyÕt tranh chÊp lµ: h·y tËp trung vµo vÊn ®Ò cÇn th¬ng lîng, vµo vÊn ®Ò lîi Ých chø kh«ng ph¶i vµo quan ®iÓm, ®Ó t¹o ra sù lùa chän mµ c¶ hai bªn cïng cã lîi, kiªn tr× víi c¸c môc tiªu ®Ò ra trªn ph¬ng ch©m: “ c¸ch lùa chän tèt nhÊt lµ ®¹t ®îc sù tho¶ thuËn”.
§ång thêi trong qu¸ tr×nh th¬ng lîng th× ngêi tham gia th¬ng lîng ph¶i cã sù kiªn tr×, khÐo lÐo, cã nh÷ng øng sö, lËp luËn v÷ng vµng, hîp t×nh hîp lý vµ tèt nhÊt lµ ph¶i cã nhiÒu kinh nghiÖm häc hái vÒ c¸c vô gi¶i quyÕt tranh chÊp thµnh c«ng cña c¸c doanh nghiÖp kh¸c nh»m vËn dông linh ho¹t th× ch¾c ch¾n mäi viªc sÏ ®îc gi¶i quyÕt ªm ®Ñp.
4. Ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ hîp ®ång nhËp khÈu.
Sau khi thùc hiÖn xong hîp ®ång, phßng xuÊt nhËp khÈu ph¶i tiÕn hµnh ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ l¹i hîp ®ång ®· thùc hiÖn.
ViÖc ph©n tÝch ph¶i ®îc thùc hiÖn trªn c¶ hai ph¬ng diÖn lµ ph¬ng diÖn kü thuËt vµ ph¬ng diÖn kinh tÕ.
VÒ ph¬ng diÖn kü thuËt: ph©n tÝch cÇn tËp trung vµo nh÷ng vÊn ®Ò nh ph¬ng ph¸p ký kÕt hîp ®ång, hø¬ng ®µm ph¸n, kü thuËt so¹n th¶o hîp ®ång vµ tr×nh tù thùc hiÖn hîp ®ång ®· hîp lý cha.
VÒ ph¬ng diÖn kinh tÕ, ph©n tÝch chi phÝ ph¶i bá ra ®Ó ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu so víi lîi nhuËn ®¹t ®îc, hiÖu qu¶ cña ®ång vèn bá ra.
Tõ viÖc ph©n tÝch trªn gióp c«ng ty ®¸nh gi¸ ®îc mét c¸ch tæng thÓ hiÖu qu¶ cña hîp ®ång ®· thùc hiÖn. Rót ra nh÷ng bµi häc kinh nghiÖm ®Ó x©y dùng vµ thùc hiÖn tèt c¸c hîp ®ång nhËp khÈu sau nµy.
III. Nh÷ng kiÕn nghÞ, ®Ò xuÊt nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ kÝ kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu.
Tõ thùc tiÔn quan s¸t vµ lµm viÖc t¹i c«ng ty Dîc phÈm Trung ¬ng I, cïng víi nh÷ng kiÕn thøc chuyªn m«n ®îc trang bÞ, t«i cã nhËn xÐt r»ng: ho¹t ®éng ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu cña c«ng ty dîc phÈm Trung ¬ng I lµ t¬ng ®èi hoµn chØnh vµ linh ho¹t. Nã ®· ®em l¹i nh÷ng kÕt qu¶ kh¶ quan cho ho¹t ®éng kinh doanh nãi chung vµ kinh doanh quèc tÕ nãi riªng cña c«ng ty. Bªn c¹nh nh÷ng mÆt ®îc ®ã vÉn cßn kh«ng Ýt nh÷ng tån t¹i, yÕu ®iÓm ¶nh hëng kh«ng nhá tíi hiÖu qu¶ kinh doanh vµ viÖc thùc hiÖn hîp ®ång. Nh÷ng tån t¹i, yÕu ®iÓm ®ã chøa ®ùng trong nã c¶ nguyªn nh©n kh¸ch quan lÉn nguyªn nhËn chñ quan. Mét vµi kiÕn nghÞ, ®Ò xuÊt cña b¶n th©n tèi sau ®©y nh»m gióp gi¶m bít nh÷ng tån t¹i, yÕu ®iÓm ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu cña c«ng ty dîc phÈm Trung ¬ng I nãi riªng vµ cña c¸c c«ng ty kinh doanh nhËp khÈu mÆt hµng dîc phÈm nãi chung.
1. §èi víi c¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ níc.
HÇu hÕt c¸c c«ng ty kinh doanh xuÊt nhËp khÈu hiÖn nay khi ký kÕt c¸c hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu ®Òu dùa trªn c¬ së híng dÉn cña Incoterms 1990, hiÖn nay lµ Incoterms 2000 do Phßng th¬ng m¹i Quèc tÕ so¹n th¶o vµ C«ng íc Viªn 1980. ThÕ nhng hai c¬ së cña viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nµy vÉn cha ®îc ViÖt nam phª chuÈn, ký kÕt. Doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu khi tham gia ký kÕt hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu ®Òu tù ngÇm hiÓu hay tù qui ®Þnh vµo trong hîp ®ång cña m×nh lµ “theo Incoterms 1990”. Cho ®Õn nay, nhµ níc míi chØ ban hµnh mét v¨n b¶n t¹m thêi híng ®Én vÒ viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu.
ViÖc qu¶n lý dîc phÈm l¹i mang tÝnh ®Æc thï, viÖc xin giÊy phÐp nhËp khÈu dîc phÈm kh«ng qua Bé th¬ng m¹i mµ ph¶i th«ng qua Bé y tÕ mµ cô thÓ lµ Côc qu¶n lý dîc ViÖt Nam, thñ tôc xin giÊy phÐp nhËp khÈu cña c«ng ty ph¶i qua nhiÒu cÊp. Tríc tiªn lµ ph¶i tr×nh qua Tæng c«ng ty dîc råi sau ®ã qua Bé y tÕ ®Ó chuyÓn ®Õn Côc qu¶n lý dîc ViÖt Nam, ®îc c¬ quan nµy chÊp nhËn th× hµng míi ®îc nhËp vÒ. Cã khi ph¶i mÊt nhiÒu th¸ng m¬Ý xin ®îc giÊy phÐp nhËp khÈu, ®Æc biÖt lµ c¸c mÆt hµng cha cã Visa. T×nh tr¹ng nµy g©y tèn kÐm thêi gian, chi phÝ cho c«ng ty vµ nhiÒu khi lµm lì c¬ héi kinh doanh.
KiÕn nghÞ Nhµ níc cÇn ph¶i ban hµnh mét v¨n b¶n híng dÉn chÝnh thøc, cao h¬n n÷a lµ ®a h¼n vµo mét ch¬ng trong bé luËt th¬ng m¹i ®Ó híng dÉn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu.
Phª chuÈn ngay C«ng íc Viªn 1980 vµ Incoterms 2000 lµm c¬ së ph¸p lý cho viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu.
Gi¶m bít c¸c cÊp trung gian trong qu¸ tr×nh xin giÊy phÐp nhËp kh¶u dîc phÈm. ChØ nªn göi th¼ng tíi Côc qu¶n lý dîc ViÖt Nam. Qu¶n lý nhËp khÈu dîc chØ nªn h¹n chÕ nh÷ng s¶n phÈm mµ trong níc ®· s¶n xuÊt vµ cung øng tèt, ®ñ cho nhu cÇu trong níc, më réng cho viÖc nhËp khÈu nguyªn liÖu vµ s¶n phÈm mµ trong níc cha s¶n xuÊt ®îc hoÆc s¶n xuÊt cha ®¸p øng ®îc nhu cÇu.
2. §èi víi c«ng ty dîc phÈm Trung ¬ng I.
Trªn c¬ së ®¸nh gi¸ n¨ng lùc vµ thùc tiÔn kinh doanh cña c«ng ty Dîc phÈm Trung ¬ng I, t«i cã mét sè kiÕn nghÞ sau nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu:
* VÒ c«ng t¸c ký kÕt: c«ng ty cÇn chñ ®éng, tÝch cùc h¬n n÷a trong viÖc t×m kiÕm nguån hµng vµ b¹n hµng. T¨ng c¬ng híng ®i chñ ®éng trong ký kÕt hîp ®ång.
N©ng cao n¨ng lùc cho ®éi ngò c¸n bé tham gia ®µm ph¸n, ký kÕt hîp ®ång nhËp khÈu, liªn tôc ®µo t¹o vµ göi c¸n bé ®i ®µo t¹o l¹i nghiÖp vô kü thuËt th¬ng m¹i Quèc tÕ.
Trong giao dÞch ®µm ph¸n cÇn ph¶i thËn träng, tØ mØ, nghiªn cøu tríc thÞ trêng nhËp khÈu vµ nhµ cung cÊp, thu thËp th«ng tin tõ c¸c nguån cã uy tÝn. MÆt kh¸c ph¶i khai th¸c tèt th«ng tin tõ trong níc cña c¸c doanh nghiÖp cïng ho¹t ®éng nhËp khÈu ®Ó häc tËp, gÝup ®ì, liªn kÕt, chia sÎ thÞ trêng cïng cã lîi cho phÝa ViÖt nam. Cô thÓ c«ng ty nªn th¬ng th¶o víi c¸c c«ng ty kh¸c vÒ viÖc ®¬n vÞ nµo nhËp khÈu Ýt th× uû th¸c cho ®¬n vÞ nhËp khÈu nhiÒu ®Ó t¹o thÕ m¹nh trong giao dÞch, ®¸m ph¸n víi níc ngoµi.
Tríc khi ký kÕt hîp ®ång ph¶i chó ý toµn diÖn c¸c chØ tiªu chÊt lîng, sè lîng, tªn vµ ®Þa chØ nhµ s¶n xuÊt qui c¸ch ®ãng gãi, ph¬ng thøc giao nhËn, thanh to¸n, thêi gian thùc hiÖn hîp ®ång, vµ ®Æc biÖt ph¶i chó ý ®Õn thêi h¹n sö dông cña hµng hãa vµ c¸c ®iÒu kiÖn sö lý vËt chÊt khi x¶y ra sù cè, ®Þa chØ cô thÓ cña träng tµi kinh tÕ xö lý.
* VÒ c«ng t¸c thùc hiÖn hîp ®ång: chó träng x©y dùng ®éi ngò cã n¨ng lùc th¹m gia gi¸m s¸t vµ ®iÒu hµnh hîp ®ång. CÇn ph¶i cã mét ®éi ngò gi¸m s¸t vµ ®iÒu hµnh ®éc lËp ®Ó theo dâi bé phËn thùc hiÖn hîp ®ång, bé phËn ®ã cã thÓ lµ ban gi¸m ®èc kÕt hîp víi trëng phßng xuÊt nhËp khÈu vµ trëng phßng kinh doanh . X©y dùng ph¬ng ph¸p gi¸m s¸t hîp ®ång cã sù trî gióp cña hÖ thèng vi tÝnh mµ c«ng ty hiÖn cã.
KÕt luËn
Trong khi nhiÒu doanh nghiÖp quèc doanh gÆp ph¶i lóng tóng, ho¹t ®éng kinh doanh kÐm hiÖu qu¶ khi chuyÓn sang nÒn kinh tÕ hµng hãa, ho¹t ®éng theo c¬ chÕ thÞ trêng. C«ng ty Dîc phÈm Trung ¬ng I vÉn v÷ng bíc ®i lªn vµ ph¸t triÓn æn ®Þnh, ho¹t ®éng kinh doanh cã l·i, ®ãng gãp cho ng©n s¸ch nhµ níc, gi¶i quyÕt c«ng ¨n viÖc lµm, n©ng cao ®êi sèng c¸n bé c«ng nhËn viªn trong toµn c«ng ty. Cã ®îc kÕt qu¶ nµy, ngoµi nh÷ng nh©n tè kh¸ch quan, lµ sù nç lùc cña toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã phÇn ®ãng gãp ®¸ng kÓ cña phßng xuÊt nhËp khÈu.
HiÖu qu¶ ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu dîc phÈm, mµ cô thÓ lµ hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu ®· gãp phÇn ®¶m b¶o nguån hµng æn ®Þnh, tèt cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty.
Bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®îc, c«ng ty vÉn cßn nhiÒu thiÕu sãt, h¹n chÕ ¶nh hëng kh«ng nhá ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh nãi chung vµ ho¹t ®éng kÝ kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu nãi riªng.
§Ò tµi luËn v¨n “Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu t¹i c«ng ty Dîc phÈm Trung ¬ng I,, lµ kÕt qu¶ cña qu¸ tr×nh nghiªn cøu vµ vËn dông lý luËn vµo t×m hiÓu thùc tr¹ng ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu t¹i c«ng ty CPCI. Hy väng víi nh÷ng gi¶i ph¸p vµ kiÕn nghÞ ®a ra ë trªn sÏ gióp Ých trong viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng nhËp khÈu nãi chung vµ viÖc ký kÕt, thùc hiÖn hîp ®ång nhËp khÈu nãi riªng cña c«ng ty trong thêi gian tíi.
Mét lÇn n÷a em xin trËn thµnh c¸m ¬n c« gi¸o Lª ThÞ ThuÇn, ban gi¸m ®èc vµ c¸c c¸n bé phßng xuÊt nhËp khÈu, phßng kinh doanh c«ng ty CPCI ®· híng dÉn, gióp ®ì em hoµn thµnh luËn v¨n nµy.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Dược phẩm Trung ương I.DOC