Đề tài Hoạt động nhập khẩu linh kiện xe gắn máy của công ty

i có sự thâm nhập của các loại xe máy hàn quốc và trung quốc vào thị trường. Đối với xe máy trung quốc: có thể nói rằng đây là mặt hàng có sức hấp dẩn đặc biệt đối với thị trường việt nam, mặc dù mới thâm nhập vào thị trường việt nam nhưng xe máy trung quốc đã thật sự ngấm vào nhu cầu và thị hiếu của dân việt nam. Vì thế sản lượng qua các năm có sự thay đổi đáng kể. Đối với xe máy hàn quốc: tuy số lượng nhập về không nhiều nhưng vanr được người tiêu dùng tin tưởng không chỉ về chất lượng mà còn giá cả rất hợp lý cho bộ phận người tiêu dùngcó thu nhập không được cao. Năm 2001 chỉ nhập 1984 chiếc sang đến năm 2002 số lượng nhập về đã lên đến 2452 chiếc với tốc độ tăng 123,5% sang năm 2003 nhập về 2030 chiếc giảm đi 83,7% so với năm 2002. Có thể lý giải sự giảm sút này là là do số lượng xe máy trung quốc nhập vào việt nam khá nhiều giá cả lại phù hợp với thu nhập của người tiêu dùng. Cho nên, công ty phải giảm đi số lượng nhập xe máy từ hàn quốc đẻ nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh cảu công ty có hiệu quả. 5. Thị trường tiêu thj của công ty: Xuất phát từ vị trí của công ty là một doanh nghiệp thương mại với quy mô lớn hoạt động chủ yếu trên thị trường các tỉnh miền trung và hiện tại hoạt động của công ty đã xâm nhập vào thị trường khác nhau ở hai đầu đất nước thị ttrường tiêu thụ của công ty rộng từ bắc vào nam , ở một số thị trường thì công ty thực việc thực hiện việc tiêu thị thông qua các chi nhánh của công ty ở các thị trường đó thị trường công ty thực hiện qua các bảng sau: Thị trường Năm 2001 Năm 2002 Số lượng Thị trường% Số lượng Thị trường% Số lượng Thị trường% %gtăng 2002/2001 %gia tăng 2003/2002 Hà nội 3175 11,5 6082 10 4150 9,7 191 68 Tp hcm 4215 14,9 8896 14,6 5810 13,7 211 65 Đà nẵng 4721 16,7 11015 18,2 7055 16,7 233 64 Các nơi khác 15991 56,9 34527 57,2 24485 57,8 215 70 Tổng cộng 28102 100 60520 100 42500 100 215 70 Qua số liệu trên ta thấy số lượng tiêu thụ xe máy chủ yếu tập trung ở các thành phố lớn ,tập trung mạnh các thành phố như : hà nội ,thành phố hồ chí minh , đà nãng ,diễn biến của việc tiêu thụ xe máy theo các khu vực thị trường trọng điểm về tốc độ tăng trưởng cho thấy + Thị trường hà nội có xu hưóng giảm đần về tỷ trọng năm 2001 chiếm 11,5% nhưng sang năm 2002 chỉ có còn 10% ngyuên nhân chính của sự giảm sút này là do lưọng xe máy ở hà nội đã bảo hào ,bên cạnh đó chính phủ khuyến khích người dân nên sử dụng phương tiện công cộng để tránh gây ách tắc giao thông trong giờ cao điểm + Tại thành phố hồ chí minh số lượng xe máy bán ra cũng rất mạnh nhất là năm 2002 ới số lượng 11015 chiếc chiếm 14,6% doanh số bán ra, đây là thị trường có sức mua lớn phần lớn là dân cư tập trung về thành phố làm nă và sinh sống . + Thành phố đà nẵng có xu hướng tăng về số lượng xe máy năm 2001 chỉ có 4721 chiếc chiếm 16,7% nhưng đến năm 2002 tăng lên đến 11015 chiếc chiếm 18,2% cao nhất trong 3 thành phố lớn nhưng 2003 lượng xe máy có xu hướng giảm dần . + Như vậy ,ba thị trường chủ yếu của công ty trong việc tiêu thụ xe máy thể hiện những đặc trưng nhất định về phương diện qui mô về tốc độ tăng trưởng ,thật sự trở thành các trung tâm kinh doanh và tiêu thụ xe máy của công ty 6. Tăng trưởng hiệu quả trong việc kinh doanh nhập khẩu linh kiện xe máy : Để đảm bảo chủ động kinh doanh về một phần lượng hàng hoá ,ghóp tạo ra sản phẩm cho xã hội ,giả quyếy việc làm tăng thu nhập cho người lao động .công ty cần xây dựng và tổ chức khai thác các nguồn hàng và dự trữ các mặt hàng cần thiết để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước + Về vấn đề nhập khẩu của công ty cần phải lựa chọn điều kiện nhập khẩu có lợi nhất cho mình .cũng như hầu hết cá nhà kinh doanh nhập khẩu việt nam thị trường buôn bán với nước ngoài . Công ty thường áp dụng diều kiện fob khi công ty xuất khẩu các mặt hàng của công ty sang thị trường nước ngoài ,và chọn điều cif khi nhập khẩu máy móc thiết bị .tuy nhiên trên thực tế cho thấy rằng nếu mọi thương vụ mà công ty nhập khẩu việc nam nói chung và công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ nói riêng điều lựa chọn điều kiện cif thì thường không có lợi do bởi | - Giá nhập khẩu cao vì chi phí vận tải lớn từ đó sẽ giảm đần đến giá thành của hàng hoá cao ,dẫn đến việc bán hàng khó khăn vậy tiêu thụ hàng háo sẽ chậm đi với mặt hàng xe máy là loại hàng hoá có giá trị lớn .vì vậy nếu tốc độ tiêu thụ của mặt hàng chậm đi thì sẽ dẫn đến sự ứ đọng vốn của công ty sẽ gây nên sự chậm trể và mất cơ hội kinh doanh + Công ty mất quyền chủ động thuê tài sản thiệt hại : - Thụ động với tàu bè - Thiệt hại do mất những khoản hoa hồng do hảng tàu thưởng cho người thuê tàu - Thiệt hại về kinh tế trong khi nhập khẩu có khả năng lựa chọn,thuê tàu có cước phí rẻ hơn cước phí mà người bán đã định cho công ty nếu nhập khẩu theo điều kiện cif - Thiệt hại về mặt kinh tế trong khi nhập khẩu có khả năng lựa chọn ,thuê tàu có cước phí rẻ hơn cước phí mà người bán đã định cho công ty nếu nhập khẩu theo điều kiện fob thì công ty sẽ giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá khi đó có điều kiện thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá khi đó có điều kiện thuê tàu của việt nam,mua bảo hiểm của công ty bảo hiểm việt nam ,như vậy nhà nước có thêm doanh thu ngoại tệ và các công ty vận tải ,công ty bảo hiểm việt nam ngày càng phát triển hơn II.Phương thức giao dịch của công ty: Hiện nay công ty dùng một phương thức giao dịch duy nhất đó là phương thức giao dịch trực tiếp cho tấc cả các mặt hàng .trong phương thức nay công ty và đối tác giao dịch trực tiếp quan hệ với nhau bằng cách gặp mặt hoặc thư tín , điện tín để bàn bạc ,thoã thuận về mặt hàng hoá ,giá cả , điều kiện giao hàng phương thức này,công việc được tiến hành hỏi giá và đặt hàng nếu là người mua về nếu là người bán thì tiến hành cho giá ,kết quả của quá trình này là một hợp đồng được ký kết voà một văn bản hoặc bằng cách trao đổi qua thư từ và điện tín III. Vấn đề ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương của công ty : 1. Những công việc chuẩn bị giao dịch : Khi có nhu cầu kinh doanh một mặt hàng xuất khẩu nào đó .côngyt tiến hành nghiên cứu mặt hàng kinh doanh của mình và tìm kiếm khách hàng giao dịch .việc điều tra thu nhập qua báo cáo tài liệu :sách báo ,các bản tin giá cả thị trường ,các tạp chí kinh tế ,tạp chí thương mại vv…trong nươc cũng như nước ngoài .trên cơ sở đó những thông tin thu thập được .cán bộ nghiệp vụ cao của công ty sẽ tính toán hiệu quả ,lãi ,lổ qua việc lập phương án kinh doanh để đi đến quyết định giao dịch .hiện tại công ty chỉ chú trọng những công việc trên trong quá ttrình giao dịch . 2. Các bước giao dịch : + Đã được trình bày ở phần ii có thêm một số điểm sau : - Công ty thường chỉ chào hàng tự do nghĩa là chào hàng tự do cho nhiều khách hàng và từng thương vụ cụ thể mà nội dung của hỏi giá ,chò hàng và đặt hàng là khác nhau. - Trong thực tế công ty chủ yếu làm ăn với khách hàng đã quan hệ làm ăn từ trước nên trong nội dung của chào hàng đặt hàng ,chỉ nêu những nội dung cần thiết cho lần gioa dịch đó như : tên hàng ,qui cách ,số lượng ,thời gian giao hàng .những điều kiện còn lại sẽ áp dụng điều kiện giao dịch mà hai bên đã thoã thuận với nhau trong thương vụ trước . 3.Các hình thức đàm phán : - Công chủ yếu dùng hình thức đàm phán qua thư từ , điện tín còn hình thức đàm phán trực tiếp chỉ dùng đối với những khách hàng có văn phòng đại diện tại việt nam . 4. Ký kết hợp đồng ngoại thương : - Sau quá trình giao dịch đàm phán ,nếu có kết quả sẽ dẫn đến việc ký kết hợp đồng mua bán ngoịa thương và hợp đồng được hình thành dưới mọi hình thức văn bản .việc ký kết hợp đồng có thể gặp mặt trực tiếp giữa công ty và khách hàng để ký vào văn bản hợp đồng có chử ký và con dấu ,sau đó bên kia sẽ ký vào hợp đồng đó - Do công ty kinh doanh nhiều mặt hàng nên nội dung của mỗi hợp đồng cho một mặt hàng khác nhau thì khác nhau . IV.Tổ chức thực hiện hợp đồng : - Sau khi hợp dồng đựơc ký kết công việc hết sức quan trọng là tổ chức thực hiện hợp đồng đó . Đây là công việc rất phức tạp nó đòi hỏi tuân thủ theo luật quốc tế , đồng thời đảm bảo uy tín kinh doanh của công ty .về mặt kinh doanh trong quá trình thực hiẹn các khâu công việc thực hiện hợp đồng .công ty đã cố gắn tiết kiệm chi phí lưu thông ,nâng cao tính doanh lợi ,và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch - Khi thực hiện hợp đồng mua bán về bên mua làm nhiệm vụ chủ yếu của mình theo nghĩa vụ của hợp đồng - Nếu là bên bán thì công ty làm các việc giao hàng cho người mua - Nếu người mua thì công ty nhận hàng và trả tiền cho người bán theo hợp đồng qui định Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu : cũng như hợp đòng xuất khẩu ,tuỳ vào các yếu tố khác nhau của hợp đồng nhập khẩu ,thì các công việc tổ chức hợp đồng nhập khẩu có khác nhau thông thường thì các công việc được tiến hành theo trình tự sau : Xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá Mở lc Làm thủ tục hải quan Tổ chức nhận hàng Kiểm tra hàng hoá Khiếu nại Thanh toán 1.Xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá : Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khẩu khác nhau trong mỗi chuyến hàng nhập khẩu ,qui trình xin giấy phép nhập khẩu ở nước ta gồm 2 phần: Xin giấy phép kinh doanh nhập khẩu trực tiếp Xin giấy nhập khẩu hàng hoá từng chuyến Xin giấy phép kinh doanh nhập khẩu: Theo qui định của nghị định 33/ttg của chính phủ về quản lý nhà nước đối với hoạt động xuất nhập khẩu ban hành ngày 19/4/1994 thì công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ có đủ ba điều kiện cần thiết để cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khâu trực tiếp đó là : Thành lập theo đúng pháp luật và cam kết tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành như đã định Công ty hoạt động theo đúng nghành hàng đã đăng ký khi thành lập doanh nghiệp Do đó công ty đã được bộ thương mại cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 116 .1.048 /gp vào ngày 5/11/1993 do công ty có giấy phép xuất nhập khẩu nên khi thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương công ty chỉ làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá từng chuyến b) Xin nhập khẩu chuyến : trước đây mọi hàng hoá nhập khẩu vào việt nam đều phải xin phép nhập khẩu chuyến riêng những mặt hàng nhập khẩu của công ty như: phân bón xi măng , đường ,sữa xe máy và linh kiện cwd,ikd để lắp ráp thì ngoài thủ tục xin giấy phép chuyến thông thường con chịu quy chế quản lý riêng của nhà nước . ở đây chỉ đi sâu tìm hiểu mặt hàng xe máy Đối với xe máy và linh kiện cwd,iwd để lắp ráp - Đối với loại xe nguyên chiếc mới : giao việc nhập khẩu cho các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu nghành hàng với số lượng hợp lý . - Đối với linh kiện để lắp ráp : giao việc nhập khẩu cho các đối tượng sau: + các doanh nghiệp việt nam có giấy phép kinh doanh xuât nhập khẩu nghành hàng có xí nghiệp lắp ráp được cơ quan ký quyết định thành lập hoặc cho phép chứng nhận xí nghiệp đầy đủ điều kiện lắp ráp +các doanh nghiệp có nghiệp lắp ráp đủ điều kiện trên nhưng chưa có giấy phép kinh xuất nhập khẩu nếu cần nhập khẩu linh kiện cwd hoặc iwd để lắp ráp thì bộ thương mại xem xét giải quyết từng trường hợp + Các doanh nghiệp bao gồm doanh nghiệp việt nam thành lập theo luật đầu tư có hợp đồng nhập khẩu xe gắn máy hai bánh và đảm bảo thực hiện hợp đồng ấy , được nhập số lượng linh kiện tương ứng với hợp đồng xuất khẩu thành phẩm + Các doanh nghiệp có nhu cầu gởi về bộ thương mại hồ sơ như sau: - Đối các doanh nghiệp việt nam gồm : + Giấy phép xác nhận quyền sở hửu xí nghiệp lắp ráp do cơ quan ký quyết định thành lập + Giấy chứng nhận xí nghiệp có đủ điều kiện lắp ráp do tổng cục tiêu chuẩn do lường chất cấp. - Quyết định thành lập xí nghiệp lắp ráp Do đủ điều kiện kinh doanh nên công ty được bộ thương mại cho phép kinh doanh mặt hang xe máy với những chỉ tiêu nhập khẩu khác nhau tùy theo khả năng thực thi trong từng thời kỳ + Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu : Theo quyết định số 297/tmdl/xnk ngaỳ 09/02/1992 khi xin giấy phép nhập khẩu để nhập khẩu để nhập khẩu từng chuyến công ty phải tiến hành các công tác: - Lập tờ khai trên mẩu (6 bản) do bộ thương mại phát hành - Xuất trình :hợp đồng hoặc những văn bản có giá trị như hợp đồng +thư tín dụng nếu thanh toán bằng hình thức tín dụng ,chứng từ hoặc giấy chứng nhận của ngân hàng + Phiếu hạn nghạch đối với hàng quản lí bằng hạn nghạch tại đà nẵng đã có mmột phòng cấp giấy phép của bộ thương mại do vậy công ty chỉ đến phòng này để xin giấy phép .còn các chi nhánh của công ty thi xin giấy phép tại khu vực mà chi nhánh đặt trụ sở + Hiện nay cùng với sự đổi mới về quản lý xuất nhập khẩu của việt nam như đơn giản hoá thủ tục xuất nhập khẩu nên từ ngày 01/01/1995 khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu tấc cả các mặt hàng kinh doanh nhập khẩu của công ty đều không phải xin giấy phép chuyến ,chỉ làm thủ tục hải quan . 2. Mở LC: + Gồm 2 phần việc làm sau: Làm đơn xin mở l/c Thực thi kí quĩ mở l/c A) Làm đơn xin mở l/csau khi kí kết hợp đồng nhập khẩu ,công ty đến nghân hàng ngoại thương việt nam ()để xin mở l/c công ty mở được (vcb) cấp đơn in sẵn .sau đó ,cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ tiến hành điền tấc cả những nội dung cần thiết vao đơn xin mở LC nộp lại cho phòng nhập khẩu của (VCB) kem theo các giấy tờ sau: Giấy phép kinh doanh xuất nhâpl khẩu hàng hoá Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá B)ký quĩ mở LC: Kí quĩ là một hình thức trích tiền trong tài khoản lưu thông chuyển qua một khoản đặc biệt là tài khoản ký quĩ .tài khoản này không có quyền được tự ý rút tiền ra , để tiền vào -số tiền đó để dành thanh toán một LC đã mở + Là một bạn hàng có quan hệ lâu dài với VCB ,làm ăn có uy tín ,tài khoản tiền gửi thường xuyên có số dư đáng kể ít vi phạm những qui định về thanh thoán của nghân hàng nên khi ký quỹ công ty không phải ký quỹ theo nguyên tắc 100% trị giá LC mà được ngân hàng xét cho ký một phần tri giá của LC mà ngân hngf xét cho ký quỹ một phần giá trị của LC có thể 10%,20%,30% hoặc cao hơn tuy từng thương vụ 3. Làm thủ tục hải quan : - Sau khi nhận lệnh giao hàng cán bộ công ty cầm lệnh giao hàng cùng bộ chứng từ hàng hoá đến bộ tiếp nhận tờ khai hải quan ,nếu bộ hồ sơ đủ theo yêu cầu của hải quan thì bộ phận thủ tục sẽ hẹn ngày để cử ít nhất 2 cán bộ kiểm tra hàng đã qui định - Nếu hàng container thì cán bộ nghiệp vụ cầm lệnh giao hàng đến làm phiếu xuất kho tại cảng ,tại đây cũng có một bộ phận hải quan của cửa khẩu sẽ kiểm tra hoá đơn số containẻ và khoá chì nếu hợp lệ sẽ lấy containẻ hàng ra khỏi cảng .sau đó cán bộ kiểm hoá hải quan cùng với cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ áp tải container về khohàng của công ty .tại đây căn cứ vào các chứng từ hàng hoá ,cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bằng container còn nếu là hàng rời thì việc kiểm tra được tiến hành ngâytị cảng - Sau khi kiểm tra xong ,hải quan kiểm hoá sẽ ghi vào tờ khai hải quan chứng nhận tính đúng đắng của tờ khai của chủ hàng về hàng hoá trên tờ khai ,sau đó chuyển qua bộ phận thu thuế của hải quan để tính thuế nhập khẩu ,khi hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế ,lãnh đạo hải quan tại cửa khẩu mà công ty làm thủ tục nhận hàng sẽ ký vào biên bản kiểm hoá hàng hoá vá tờ khia hỉa quan chứngư nhận việc hoàn thành thủ tục hải quan của công ty 4. Nhận hàng : Theo nghị định 200/CP ngỳa 31/12/1973 các cơ quan vận tải (ga,cảng )có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vò ,bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp dở,lưu kho ,lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị kinh doanh đã nhận hàng đó - Do đó khi hàng cập cảng ,hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cãng ,rồi đưa hàng về vị trí an toàn ,kho hoặc bãi ,công ty phải ký hợp đồng uỷ thác cho cảng làm việc này - Truớc khi tàu đến , đại lý tàu biển hoặc hảng tàu sẽ gởi (giấy báo tờ tàu đến) cho công ty đén nhận D/O thì mang theo vận đơn gốc .sau đó công ty nhanh chóng làm thủ tục để nhận hàng của mình nếu không thì rất dể bị phạt lưu kho bãi và các rủi ro khác +thủ tục nhận hàng : A) Nhận nguyên container : khi nào công ty thường xin giấy phép hải quan để kiểm tra hàng trong container tại kho hàng của công ty sau khi đã được chấp nhận của hải quan thì cán bộ nghiệp vụ của công ty đem D/O có đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai” đến văn phòng đại lý tàu để lấy giấy phép xuất container khỏi bãi. Vậy đây giữ một D/O cùng nhân viên kho hàng của cảng tim container và kiểm tra tính nguyên vẹn cua container qua kẹp chì. Nhận hay bản lệnh vận chuyển” Của nhân viên kho hàng mang toàn bộ hồ sơ đến hải quan của khẩu để nhân viên kiểm tra ký và xác nhận số container vào tờ khai cho lệnh chuyển cho kho bải qua cửa khẩu ,một cho bảo vệ của cảng , đưa container về kho hàng của mình với kiểm soát áp tải kiểm hoá của cán bộ hải quan B) Nhận hàng rời : công ty đến đẻ đóng phí lưu kho ,phí xếp dỡ ,lấy biên lai sau đó đem biên lai thu phí lưu kho 3 bản D/O ,hoá đơn phiếu đóng gói đến văn phòng đại lý tàu tại cảng đến để ký xác nhận D/O sau đó mang 2 D/o còn lại đến kho hàng của cảng để làm phiếu xuất kho .tại đây các nhân viên kho hàng sẽ gửi một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho công ty .sau đó chờ hải quan đến kiểm tra hàng hoá . Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan thì mang hàng ra khỏi cảng . 5. Kiểm tra hàng ra khỏi cảng : Khi hàng nhập về đến cảng thì được kiểm tra bởi các cơ quan sau : - Cơ quan cảng kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dở hàng ra khỏi tàu .nếu hàng hoá bị tổn thất thì sẽ tiến hành lập biên bản .con công ty với tư cách là nhà nhập khẩu bên trên vận đơn thì khi hàng hoá bị tổn thất hoặc không phù hợp với hợp đồng ,công ty sẽ yêu cầu lập biên bản giám định 6. Khiếu nại : Trường hợp này rất hiếm xảy ra tại công ty vì công ty chon những nhà cung cấp có uy tín trên thị trường 7. Thanh toán : Sau khi hận được thông báo của nghân hàng mở LC thường là nghân hàng ngoại thương việt nam mời công ty đến ngân hàng thanh toán phần còn lại số tiền ghi trên LC tại nghân hàng cán bộ phòng nhập khẩu của công ty đến thanh toán cho nghân hàng để nhận bộ chứng từ về đi nhận hàng hoá . Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu linh kiện xe gắn máy tại công ty: I. Mục tiêu và phương hướng của công ty đối với hoạt động nhập khẩu linh kiên xe gắn máy phục vụ sản xuất kinh doanh: A. Mục tiêu: + Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ chủ yếu kinh doanh các mặt hàng thực phẩm và xe gắn máy các loại, xu hướng của công ty trong thời gian tới giữ vững thị trường các mặt hàng trên. Mặt khác công ty phát triển thêm một số mặt hàng kinh doanh khác như cung cấp thêm các loại dịch vụ trong nhiều lĩnh vực như: Hoạt động vận tải, thành lập khu vui chơi giải trí để đáp ứng đủ nhu càu của người dân. + Mục tiêu của công ty đề ra trong thời gian tới là tiếp tục giữ vững và phát huy khai thác thị trường hiện tại, ngoài ra công ty đầu tư về chiều sâu những thị trường mà công ty chưa xâm nhập đặt biệt một số thị trường phía bắc như:Nghệ an, thanh hoá và một số thị trường ở đồng bằng đông và tây nam bộ, nhàm đưa sản phẩm của công ty có mặt khắp mọi miền đất nước. + Mục tiêu tổng kim ngạch nhập khẩu mặt hàng linh kiện xe máy phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm 2004 là 78100 bộ tăng 32924 bộ so với năm 2003 để đạt được những mục tiêu trên thì công ty phải có một kế hoạch cụ thể cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình . + Kế hoạch của công ty trong thời gian đến: không ngừ kiện toàn bộ máy kinh doanh và quản lý để tiếp tục đa dạng hoá các nghành hàng, mặt hàng trong kinh doanh. + Tiếp tục đầu tư theo chiều sâu về đội ngũ lao động, về mạng lưới kinh doanh tạo cơ hội khai thác triệt để các cơ hội trên thị trường, phấn đấu đưa công ty phát triển vững chắc và có uy tín trên thị trường. + Tiếp tục đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ hoạt động sản xuất và lắp ráp xe máy. Để đạt được mục tiêu trên yêu cầu lãnh đạo công ty và các phòng ban phải phối hợp với nhau một cách có hiệu quả phải chọn được những thị trường cung ứng và thị trường tiêu thụ sản phẩm mục tiêu. B. Phương hướng phát triển của công ty: Với đà phát triển của mình công ty luôn mở rộng mạng lưới kinh doanh thâm nhập thị trường nhằm đem lại lợi nhuận nhiều hơn , tìm đối tác nhập khẩu lâu dài ổn định đây là một phương hướng quan trọng và cũng là mục tiêu của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty + Tận dụng cơ sớ hạ tầng của công ty hiện có để mở rộng thêm qui mô sản xuất , phát triển rộng rãi hình thức liên doanh liên kết + Tăng cường kiểm tra chống lãng phí việc thực hiện việc tiết kiệm trong việc nhập khẩu linh kiện xe máy . Để tực hiện tốt các phương hướng đề ra công ty cần phải tăng cương kiểm tra hoạt động tài chính, thu chi, hoạt động nhập khẩu linh kiện xe máy nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn + Mở rộng quan hệ đối ngoại để phát triển kinh doanh nhằm thu hút đầu tư và nguồn ngoại tệ nước ngoài để có thể cải tiến thiết bị nấng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường II.Nội dung hoàn thiện hoạt động nhập khẩu linh kiện xe máy phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. 1.Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh : Là căn cứ quan trọng để xác định kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy phù hợp . Mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh là sản xuất sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực của công ty. Trên cơ sở đó phối hợp với các hoạt động của cấ nhân bộ phận trong công ty để thực hiện quá trình sản xuất đạt chất lượng tốt đúng qui trình đã tính với tổng chi phí thấp nhất , như vậy để xây dựng kế hoạch nhập khẩu xe máy phù hợp ta phải dựa vào chương trình lập kế hoạch sản xuất + Tính toán sơ bộ : căn cứ vào nhu cầu thị trường đơn đặt hàng của khách hàng và năng lực sản xuất của công ty bộ phận kế hoach của công ty sẽ sản xuất bao nhiêu sản phẩm để từ đó có kế hoach nhập khẩu cho phù hợp + Lập kế hoạch tổng thể trên phương thức tổng hợp: căn cứ vào đơn đặt của khách hàng trong từng thời kỳ và kết qủa dự báo của công ty ta sẽ xác định một cách tổng thể nhu cầu về số lượng linh kiện cần phải có +Lập trình sản xuất chi tiết trên cơ sở kế hoạch tổng thể ta lập kế hoạch chi tiết cho từng chủng loại cụ thể căn cứ vào thời hạn giao hàng của đơn hàng theo tháng theo qưúi và năng lực sản xuất của công ty sẽ xác định rõ loại linh kiện nào cần sản xuất trong thời điểm cụ thể nào, từ đó ta có thể xác định linh kiện nào cho phù hợp với số lượng bao nhiêu chất lượng như thế nào + Phát đơn đặt hàng giao cho từng bộ phận sản xuất trực tiếp trên cơ sở kế hoach sản xuất chi tiết đã được lậpbộ phận kế hoạch sẽ giao cho xí nghiệp lắp ráp theo như mẫu đơn đặt hàng +Gíam sát việc thực hiện kế hoạch và hiệu chỉnh kế hoạch toàn bộ việc lập kế hoạch sẽ được giám sát chặt chẽ nhằm phát hiện nhưng sai sót kịp thời để sử lý +Tóm lại kế hoạch sản xuất và nhập khẩu linh kiện có mối quan hệ chặt chẽ nhau. Độ chính xác của kế hoạch nhập khẩu linh kiện càng lớn và ngược lại A. Căn cứ vào hoá đơn đặt hàng: Nhu cầu linh kiện cần nhập khẩu được xuất phát từ kết quả thủ tục xem xét đơn đặt hàng ngoài ra nhu cầu nhập khẩu linh kiện còn được xuất phát từ việc sản xuất từ các dự án nội bộ của công ty +Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng: B.Đánh giá khả năng sản xuất của công ty: Để có kế hoạch nhập khẩu phù hợp không chỉ xem xét kế hoạch sản xuất , đơn đặt hàng mục tiêu phương hướng phát triển công ty mà còn căn cứ vào khả năng sản xuất của công ty như thế nào liệu có khả năng đáp ứng nhu câu khách hàng không + khả năng về nguồn lực của công ty + con người đóng vai trò rất quan trong trong sản xuất tạo ra sản phẩm việc sản xuất có thành công có thoã mãn nhu cầu khách hàng hay không phụ thuộc rất lớn vào nguồn lực lao động Do vậy công tác đào tạo chuyên môn cho cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu rất là quan trọng 2. Kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy trong năm 2004: + Qua phân tích thực trạng tình hình tiêu thụ xe máy tại công ty trong năm vừa qua, phòng kinh doanh đã có kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy phục vụ sản xuất kinh doanh như sau: Tên hàng Nước nhập khẩu Ngày nhập khẩu Số lượng (bộ) 1. Động cơ máy tay ga và các chi tiết điện Hàn quốc 23/12/2004 15000 2.Bộ linh kiên trừ động cơ va chi tiết điện Hàn quốc 10/09/2004 18000 Tổng cộng 33000 3. Động cơ m áy trung quốc và chi tiết điện Trung qu ốc 25/5/2004 30000 4.Linh kiện trừ động cơ v à chi tiết đi ện Trung qu ốc 02/02/2004 15100 Tổng cộng 45100 3.Bố trí nhân sự chuẩn bị cho hoạt động nhập khẩu của công ty: Sau khi đã có kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiếp hành công việc bố trí nhân sự để thực hiện hoạt động nhập khẩu, việc bố trí nhân sự đòi hỏi phải căn nhắc kĩ lưỡng và phân công việc rõ ràng cho từng cán bộ nghiệp vụ thông thường trong một thương vụ nhập khẩu công ty thường bố trí 5 nhân sự cho hoạt động này cụ thể như sau: Công việc Số lượng Đàm phán 2 Giao nhận hàng 2 Kiểm tra hàng 1 Tổng cộng 5 4.lựa chọn nhà cung cấp: Việc lựa chọn đối tác knh doanh phù hợp là rất quan trọng, nếu làm tốt khâu này sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian giao dịch đàm phán, giảm bớt các khoản chi phí không cần thiết, đông thời việc ký kết hợp đông cung nhanh chống đạt hiệu quả. A.Lựa chọn thương nhân giao dịch truyền thống trên thị trường mục tiêu: + Việc duy trì và cũng cố mối quan hệ buôn bán với bạn hàng củ luôn là hướng ưu tiên hàng đầu của công ty. Khi làm ăn lâu dài với bạn hàng củ có rất nhiều ưu điểm: bảo đản sự ổn định của người cung cấp đặt biệt trong những thời điểm thị trường xe máy biến động về giá cả thì nhà cung cấp bao giờ cung ưu tiên cho bạn hàng truyền thống của mình, điều này sẽ giảm cho công việc nghiên cứu tiềm hiểu nhà cung cấp, giảm các chi phí giao dịch, đàm phán đơn giản hơn và tiết kiệm được thời gian. + Với những lợi thế như vậy công ty phải thường xuyên theo dõi quá trình thực hiên hợp đồng nhập khẩu của các nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả làm ăn của họ, từ đó nên tiếp tục duy trì và mở rộng buôn bán với nhà cung cấp đó hay không. + Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ là một công ty xuất nhập khẩu lớn tại miền trungcó uy tín hợp tác cùng một lúc với nhiều nhà cung ứng. Riêng đối với mặt hàng xe máy công ty nhập khẩu linh kiện từ Trung Quốc và Hàn Quốc.Hiện nay nhà cung ứng nước ngoài mà công ty nhập linh kiện về lắp ráp trong nước là tập đoàn xe máy LIFAN và chiếm độc quyền với nhãn hiệu của chính nhà cung cấp và một số nhà cung cấp khác như: LONCIN, MIXING, ngoài ra công ty còn cung ứng từ các nhà cung ứng khác như: DAELIM, DAEHAN. Đối với nhập khẩu mặt hàng nào thường gắn liền với từng thị trường cụ thể. Vì vậy việc duy trì mối quan hệ với bạn hàng củ đồng thời công ty cũng không coi nhẹ việc nghiên cứu tìm hiểu bạn hàng mới là cần thiết tại công ty. Bởi vì muốn hoạt đông sản xuất kinh doanh đ ạt hi ệu quả cần phải có những nguồn hàng cung cấp dự phòng, những chào hàng giá mới, những quan hệ mới để công ty không phải lệ thuôc và một số khách hàng nhất định, công ty phải chủ động hơn trong việc nhập khẩu, hiện nay với sự phát triển của nghành công nghệ thông tin do đó mà công ty sẽ có rất nhiều nguồn thông tin để kiếm bạn hàng mới: có thể qua mục quản cáo trên kên truyền hình, các tạp chí kinh tế, the saigon times… hoặc tham khảo một số ý kiến của đồng nghiệp, ý kiến của một số chuỵên gia kinh tế. Một hình thức đuợc xem là khá phổ biến là tham dự hội chợ quốc tế, hội chợ này sẽ tập trung nhiều doanh nhân rất thuận lợi cho việc tìm kiếm đối tác mà không nhất thiết phải đến đó. Chỉ cần gọi điện hoặc fax qua công ty họ. Để việc lựa chọn khách hàng mới đạt hiệu quả công ty cần tiến hành các bước sau: Bước 1: + Loại bỏ ban đầu : công ty cùng một lúc có thẻ nhận nhiều thư chào hàng từ nhà cung cấp khác nhau ,từ đó thông qua một số chỉ tiêu cơ bản công ty loại bỏ ban đầu những thư chào hàng không đáp ứng nhu cầu của công ty để tránh mất thời giang và chi phí do tìm hiểu sâu hơn các tiêu chuẩn như : Khách hàng ở xa khi công ty chưa bao giờ quan hệ mua bán rủi ro cao trong công tác vận chuyển giá chào hàng cao Bước 2: Đánh giá chào hàng trước khi chọn hàng thông qua một số chỉ tiêu cụ thể như thời gian giao hàng khả năng cung cấp tín dụng điều kiện thanh toán, uy tín chất lượng sản phẩm tiến hành đánh giá đơn chào hàng thông qua sơ tuyển có nhiều cách như ướt lượng chủ quan theo ý kiến của công ty hoặc lấp bảng so sánh chi tiết hoặc cho điểm theo từng chỉ tiêu. Khách hàng cung ứng mặt hàng linh kiện xe máy: Khách hàng Tiêu thức Doanh nghiệp 1 Doanh nghiệp 2 Doanh nghiệp 3 1.khả năng cung ứng Rất tốt Tương đối Rất tốt 2.giá cả và khả năng ưu đãi Cao Tương đối Cao 3.Năng lực tài chính Mạnh Mạnh Mạnh 4.Tác phong kinh doanh Có uy tín trên 1/2 Tạm Uy tín trên ½ 5.Thuận tiện trong giao dich. Thuận tiện Thuận tiện Thuận tiện Thang điểm được xây dựng như sau: Rất tốt : 4 Khá cao: 3 Tương đối: 2 Tạm: 1 Ghi chú: DN1:Hợp tác xã “CHUNG QUING MING XING MANY FACTUER.ltd.co” cung ứng linh kiện xe máy hiệu MING XING LIFAN(Trung Quốc) DN2:Tập đoàn “CHONG QUING ZONGSHEN MOTORCYCLE GROUP” cung ứng linh kiện xe máy ZONGSHEN(TRUNGQUỐC) DN3: Tập đoàn “HANSUN” cung ứng linh kiện xe máy HANSUN Đánh giá khách hàng cung ứng linh kiện lắp ráp xe máy Tiêu thức Hệ số DN1 DN2 DN3 1. Khả năng cung ứng hàng 3 4 2 4 2.Giá cả và ưu đãi khác 3 4 2 4 3.Thuận tiện trong giao dịch 2 3 3 3 4.Năng lực tài chính 1 4 1 4 5.Tác phong kinh doanh 1 4 1 4 Tổng cộng 38 20 38 Qua bảng trên ta thấy hai doanh nghiêp (DN1) &(DN3) vẫn chiếm số điểm cao nhất là 38 điểm .(DN) chỉ 20 điểm . Vậy hai nhập khẩu chủ lực của công ty hiện nay là (DN1) và (DN3).tuy nhiên không có nghĩa là công ty không nhập khẩu linh kiện xe máy của doanh nghiệp 2 mặc dù tổng số điểm thấp hoặc từ các nguồn cung cấp khác để có thể đáp ứng một cách tố nhất yêu cầu của thị trường nôi địa : 4. Xác định qui mô thời điểm nhập khẩu cụ thể : Trong năm 2004 Quý Tên hàng Nươc nhập khẩu Số lượng (bộ) I Linh kiện xe máy trung quốc trừ động cơ và chi tiết điện Trung quốc 15100 II Động cơ xe máy và chi tiết điện Trung quốc 30000 III Bộ linh kiện trừ động cơ và chi tiết điện xe máy hàn quốc Hàn quốc 18000 IV Động cơ xe may tay ga + các chi tiết điện Hàn quốc 15000 4.1. Định hưóng giao dịch đàm phán kí kết hợp đồng : Quá trình giao dịch là một khâu quan trọng trước khi hai bên tiến hành kinh doanh ,thông qua giao dịch đàm phán công ty sẽ nắm bắt được các thông ty cần thiết và đối với đối tác nước ngoài họ cũng đánh giá công ty qua các lần giao dịch .vì vậy quá trình giao dịch không những thu được những thông tin cho công ty mà tạo được nhận thức tốt về công ty của đối tác nước ngoài .và để đạt được mục tiêu chủ yếu của quá trình giao dịch đàm phán tức là đạt được sự thống nhất về các điều kiện giao dịch của mỗi bên thì doanh nghiệp cần phải cố gắn tao ra được một cuộc giao dịch của mỗi bên thì doanh nghiệp cần phải cố gắn tạo ra được một cuộc giao dịch đàm phán mua bán có hiệu quả trên cơ sở thõ mãn nhu cầu của nhau .chính vì vậy bên cạnh những chuẩn bị kỷ lưỡng các nội dung giao dịch, thì vấn đề các hình thức đàm phán có hiệu quả cũng là một vấn đè quan trọng dẫn đến thành công trong doanh nghiệ ma doanh nghiệp cần chú trọng 4.2. Công tác giao dịch , đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu linh kiện xe máy tại công ty: + Công tác giao dịch đàm phán: Công ty là một doanh nghiệp rất có uy tín được nhiều khách hàng ngoài nước tín nhiệm , các khách hàng phần lớn đã có quan hệ lâu dài, tin cậy nên việc đàm phán ký kết hợp đồng nhìn chung không có gì khó khăn. Tuỳ vào từng điều kiện mà công ty linh hoát sử dụng các hình thức giao dịch đàm phán cho phù hợp Trong công ty trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu được giám đốc uỷ quyền thực hiện các giao dịch , công ty giao dịch đàm phán chu yếu qua fax, telex , thư tín …. Các hình thức giao dịch gặp mặt trực tiếp hầu như công ty ít sử dụng. Tuy nhiên trong trường hợpthật cần thiết và khẩn cấp để xác định một vài chi tiết nhỏ trong hợp đồng , công ty mới sử dụng điện thoại cho tiện lợi và nhanh chóng. Để thực hiện hoạt động nhập khẩu của mình công ty thường tiến hành giao dịch đàm phán như sau Sau khi nắm bắt được nhu cầu của thị trường về mặt hàng linh kiện xe máy công ty tiến hành hởi giá cho một số đối tác có khả năng cung ưng một số mặt hàng linh kiện xe máy ma công ty cần nhập khẩu, đối tác ncung ứng sau khi nhận thư hỏi giá của công ty sẽ tiến hanh gởi cho công ty bảng báo giá của mình. Nhiều lúc đây la bước đầu tiên trong giao dịch, tức là đối tác chủ động gởi thư chào hàng cho công ty theo định kỳ . Khi nhận được thư chào hàng nếu chấp nhận công ty sẽ gửi đơn đặt hàng cho đối tác .nếu không chấp nhận hoàn giá với chào hàng công ty sẽ tién hành trả giá để thương lượng một số điều kiện giao dịch cho đến khi hai bên chấp nhận hoàn toàn nội dung của chào hàng thì công ty tiến hành đặt hàng .hai bên đi đến việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương + Chúng ta có thể thấy quá trình giao dịch của công ty ngày càng đơn giản và ngắn gọn hơn n.tuy nhiên công ty còn thụ động kinh doanh ,nguyên nhân là việc nắm bắt nhu cầu tiêu thụ xe máy trong tiêu thụ chậm trong đó việc cạnh tranh trên thị trường diễn ra ngày càng quyết liệt .mặt khác ,việc tìm hiểu thông tinthị trường nước ngoài của công ty rất hạn chế từ đó gây khó khăn cho công ty trong việc lựa chọn đối tác giao dịch ,mà phần lớn công ty chỉ quan hệ với khách hàng quen .vì vậy công ty đặt ra giải pháp cụ thể tạo năng động trong giao dịch , đàm phán nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh nhập khẩu linh kiện xe máy đạt hiệu quả cao 4.3 công tác kí kết hợp đồng : Việc ký kết hợp đồng dưới hình thức một văn bản là một yêu cầu bắt buộc ,mặc dù đã có đơn đặt hàng ,chào hàng nhưng các điều khoản trong hợp đồng do bên mua và bên bán thoã thuận bàn bạc chi tiết nhằm làm cơ sở pháp lý cụ thể cho hoạt động mua bán và căn cứ cho việc xác định lỗi khi có tranh chấp trong khi thực hiệ hợp đòng .trong khi thực hiệ hợp đồng .trong công ty việc soạn thảo nội dung của hợp đồng nhập khẩu thường được thực hiện nhanh chóng ,theo mẫu sẵn nhân viên chỉ cần thay đổi một số điều khoản cho phù hợp với từng thương vụ - Tuy nhiên, đối với những hợp đồng có giá trị lớn và quan trọng thì nhân viên tham khoả ý kiến của trưởng phòng kinh doanh và giám đốc và sau khi cả hai bên cùng thoã thuận và chấp nhận ký kết hợp đồng và hợp đồng này phải đảm bảo quyền lợi hai bên , phù hợp với các điều kiện đặt ra 4.3. Công tác tổ chức thực hiện: hợp đồng nhập khẩu linh kiện xe máy tại công ty + Sau khi ký kết hợp đồng công ty xác định rõ trách nhiệm , nội dung và trình tự công việc phải làm cho từng cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sau khi nhận công việc các cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ tiến hành công việc của mình như đã phân công theo sự chỉ đạo của phòng. Thông thường trình tự các khâu công việc trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty bao gồm các trình tự sau A.Mở l/c : ở công việc này cán bộ công ty đến ngân hàng ngoại thương tại việc nam (vcb) để mở l/c , sau khi ngân hàng cung cấp mẩu l/c in sẵn cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ tiến hành điền tất cả các nội dung cần thiết vào đơn xin mở l/c và nộp lại cho phòng nhập khẩu của ngân hàng ngoại thương kèm theo giấy tờ sau cho ngân hàng ngoại thương - Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu hàng - Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá 1. Làm thủ tục hải quan: Sau khi nhận được vận đơn tàu đến công ty cử nhân viên phòng xuất nhập khẩu đến hải quan cảng tàu đến làm thủ tục nhận hàng. Trước khi nhận hàng nhân viên công ty phải làm từ khai hải quan, tờ khai được làm theo mẫu nhân viên công ty chỉ điền theo các chi tiết trên tờ khai, sau khi hoàn thành việc khai báo nhân viên công ty sẽ nộp các chứng từ cần thiết theo yêu cầu của hải quan, và nộp thuế nhập khẩu. Sau khi mọi thủ tục hải quan đã hoàn thành nhân viên công ty sẽ tiến hành công việc nhận hàng. A.Tổ chức công tác nhận hàng: Nhận hàng nguyên Contaner là nhân viên công ty đến hải quan xin giấy phép hải quan để kiểm tra hàng trong Contaner tại kho của công ty, sau khi được sự chấp nhận của hải quan thì nhân viên công ty đếm D/O có đóng dấu đến văn phòng đại lý tàu để lấy giấy phép xuất Container ra khỏi bãi sau khi kiểm tra tính nguyên vẹn của Container nhân viên công ty phải bố trí phương tiện vận chuyển để đưa container về kho hàng công ty, lúc này nhân viên cônng ty với cán bộ kiểm hoá hải quan áp tải Containe về kho hàng công ty. Sau khi hàng về đến kho của công ty sẽ bố trí công việc kiểm tra hàng hoá. B.Tổ chức kiểm tra hàng hoá: đây là một công tác rất quan trong đối với công ty trong việc nhập khẩu hàng hoá. Thông thường do nhập khẩu với khối lượng lớn nên người bán ít chú tâm trong công tác giao hàng. Vì vậy hàng của công ty nhận dễ bị hao hụt về số lượng và một số chi tiết hàng không được đảm bảo chất lượng. Do đó công ty luôn giám sát toàn bộ quá trình giao hàng, khi phát hiện trong việc giao hàng có sự thiếu hụt, một số chi tiết không đảm bảo chất lượng thì nhân viên kiểm tra hàng lập biên bản giám định, làm biên bản kết toán với tàu nhờ các cơ quan hải quan xem xét và xác nhận làm căn cứ sau này. C.Thanh toán tiền hàng: công ty khiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán do ngân hàng công thương việt nam cung cấp đến đúng như số tiền đã yêu cầu trong L/C. Việc thanh toán tiền hàng hoá đơn giản do công ty đã có tài khoảng ngoại tệ tại ngân hàng mở L/C. Sau khi thanh toán xong. III. Các giải pháp nhằm hoàn thiện nhập khẩu linh kiện xe máy tại công ty trong thời gian tới: 1.Xây dựng bộ phận nghiên cứu thị trường: Công ty xây dựng một bộ phận chuyên nghiên cứu và xữ lý các thông tin từ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Vì hiện nay công ty có mối quan hệ làm ăn lâu dài với thị trường Trung Quốc, Hàn Quốc nên công tác thu thập thông tin các thị trường khác hiện nay công ty chưa thật sự chú trọng. Nhưng với thực tế bên ngoài như hiện nay, thị trường thế giới biến động phức tạp, nếu công ty không làm tốt công việc này thì sẽ khó khăn cho việc kinh doanh của công ty. Việc lựa chọn thị trường nhập khẩu mới sẽ khó khăn. Do đó công ty cần thiết lập bộ phận này có thể trực tiếp chia sự điều hành của ban giám đốc. Bộ phận này phải có trách nhiệm thu thập xữ lý thông tin, lựa chọn các thông tin cần thiết nhất trình lên ban giám đốc xem xét và chia trách nhiệm trước ban giám đốc về công việc. Cũng có thể bộ phận nghiên cứu thị trường này chịu sự quản lý của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. + Với yêu cầu và khả năng hiện nay của công ty: việc thành lập bộ phận nghiên cứu thị trường thuộc sự quản lý của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu là hợp lý nhất vì có thể giảm được nhiều chi phí không cần thiết và lợi ích của công việc này cũng rất lớn. Bộ phận này có thể vừa thực hiện công tác thu thập thông tin vừa tham gia hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phải trực tiếp tiến hành phân công nhiệm vụ cho bộ phân này: Thu thập thông tin từ các nguồn. Xữ lý các thông tin thu thập được và báo cáo các thông tin cho các trưởng ban nhập khẩu của công ty theo định kỳ, theo từng thương vụ hay bất kỳ khi nào được yêu cầu . Tóm lại, với quy mô hiện thời của công ty, việc thành lập một bộ phận nghiên cứu thị trường là một sự cần thiết để đánh giá, thích hợp cho thừng thương vụ cụ thể. Nếu sự trợ giúp của các thông tin không được cung cấp từ các bộ phận này hoạt động của công ty sẽ thiên về cảm hứng, không lường được nguy cơ của thị trường và đối thủ trong cùng nghành, khi công ty đã nâng tầm hoạt động và quy mô của mình hơn nữa thì bộ phận nghiên cứu phải được cải tạo, tổ chức lại . Trong thời đại công nghệ thông tin đi trước thì việc đầu tư cho công việc này là rất cần thiết và có thể thấy rõ được hiệu quả mà thông tin đem lại cho hoạt động thực tế tại công ty. 2. Lựa chọn phương pháp hợp lý Trong công tác thu thập thông tin: Để có được thông tin theo các yêu cầu trên, công ty nên lựa chọn phương pháp htu thập thông tin thích hợp với quy mô và khả năng của công ty, đặt biệt là khả năng tài chính và nhân sự của công ty cung như tình hình nguồn thông tin hiện nay có 2 phương pháp thu thập thông tin mà công ty có thể lựa chọn. Phương pháp thu thập thông tin tại bàn (1) Phương pháp thu thập thông tin hiện trường (2) + mỗi phương pháp phải có ưu, nhược điểm của nó. Đối với phương pháp (1) tức là thu thập thông tin tại bàn làm việc thông qua các tài liệu sách báo, các phương tiện thông tin đại chúng… chi phí cho việc này tương đối thấp, công ty có thể tiến hành công tác thưòng xuyên và ít gập trở ngại, công ty thu thập rất nhiều thông tin. Bên cạnh những ưu điểm trên phương pháp này cũng còn nhiều hạn chế: Những thông tin này ít mang tính cập nhật. Độ thông tin tin cậy chưa cao. + đối với phương pháp (2) tức là phương pháp thu thập thông tin tại hiện trường: Ưu điểm của phương pháp này là: Những thông tin này mang tính cập nhật cao. Độ tin cậy chính xác cao. +Bên cạnh đó còn có nhược điểm: Chi phí công tác này quá lớn. Công ty không thể tiến hành công tác này thường xuyên. Để tiến hành công tác nhập khẩu, công ty phải nắm bắt được một khối lượng thông tin khá lớn mà điều này là rất khó khăn, nhưng nếu không nắm được những thông tin này thì công ty sẽ không biết rõ về đối tác, điểm mạnh và điểm yếu thì tỷ lệ rũi ro trong kinh doanh là rất cao, công ty sẽ khó có khả năng cạnh tranhvà khả năng chiếm lĩnh thị trường. Với thực lực của mình hiện nay, công ty nên chọn phưong pháp thu thập thông tin tại bàn làm việc, phương pháp này vừa hợp với khả năng hiện nay của công ty và nếu biết cách thu thập và sữ lý để khai thác thì sẽ thu được hiệu quả cao các nguồn thông tin chủ yếu. Nguồn thông tin nội bộ. Công ty nên tiến hành trao đổi thông tin với các đơn vị kinh doanh của ngành hàng có thể yêu cầu tổng công ty cung cấp thông tin cho công ty nếu cần thiết. Nguồn thông tin từ các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp Phong công nghiệp và thưong mại việt nam. Bộ thương mại. Trung tâm đầu tư và phát triên ngoại thưong. - Bộ kế hoạch và đầu tư. + Mặc dù thực tế là các tổ chức này hiện nay cũng đang gặp khó khăn trong việc thu thập thông tin từ nước ngoài. + Nguồn thông tin nước ngoài: đây là những thông tin thực tế nhất và mang tính cập nhật, thực tế nhất trong những năm qua, công ty đã vận dụng rất nhiều thông tin loại này nhưng vẫn chưa có quy hoạch, phân loại các mối quan hệ một cách khoa học để có thể sàn lọc những thông tin tin cậy và có giá trị. Sau khi thu thập thông tin từ nước ngoài cán bộ phòng nghiệp vụ của công ty sẽ xem xét và lựa chọn những thông tin nào phù hợp với khả năng cũng như nhu cầu của công ty. + Thông tin thu thập từ Intrnet: Ngày nay Internet đã trỡ thành một môi trường lý tưởng cho các doanh nghiệp, đối với công ty là một doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất khẩu thì việc sữ dụng internet là cần thiết và nó sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao,với những trang thiết bị hiện có. Máy tính, điện thoại, Fax…công ty hoàn toàn có khả năng cài đặt Internet mà chi phí cho dịch vụ này cũng không phải là quá cao so với công ty . Công ty có thể sữ dụng Internet để khai thác thông tin về thị trường và thương nhân giao dịch, đồng thời cũng có thể khai thác các thông tin về đối thủ cạnh tranh để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty. + Tóm lại, đối với những phương pháp nghiên cứu tại bàn làm việc thì có rất nhiều cách để khai thác các thông tin, công ty có thể sữ dụng một trong các cách trên hoặc kết ,hợp sữ dung tất cả để có được các thông tin cụ thể nhất, chính xác nhất. Sau khi tiến hành khai thác được những thông tin có liên quan đến hoạt động nhập khẩu tại công ty, bộ phận chuyên trách nhiệm này tiến hành triển khai công việc sữ lý các thông tin này và chọn các thông tin cần thiết lập thành văn bản báo cáo cho trưởng hoặc phó phòng kinh doanh theo từng thương vụ cụ thể. 3. Lựa chọn điều kiện thanh toán: a. Đồng tiền thanh toán: nên chọn đồng tiền USD làm đồng tiền thanh toán chung cho tất cả các thương nhân giao dịch, bởi vì đây là đồng tiền được sững dụng nhiều nhất trong thương mại quốc tế do tính ổn định cao. - Phương thức thanh toán: do điều kiện địa lý ở mỗi nước cách xa nhau, hệ thống pháp luật cũng có sự khác biệt. Cho nên để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, công ty nên chọn phương thức thanh toán bằng C/C không huỷ ngang trả chậm, được giảm lãi suất vay vốn hoặc cũng có thể quay vòng vốn nhanh hơn. Tuy nhiên thường giá trả chậm sẽ cao hơn trả ngay hơn, công ty nên cần so sánh mức giá tăng lên và lãi vay sẽ trả cho ngân hàng trong thời gian đó. Nếu mức lãi vây thấp hơn thì chọn phương thức trả ngay, ngược lại công ty nên chọn phương thức trả chậm sẽ có lợi hơn. - Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ là một phương thức thanh toán được sữ dung rộng rã nhất khác với các phương thức thanh toán khác, phương thưx1 này đảm bảo được nhập hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng thời gian. Tuy nhiên phương thức thanh toán này cũng có nhược điểm là: Thanh toán bằng L/C là giao dịch trên giấy tờ bản thân người nhập khẩu không xác định được hàng hoá, những chứng từ do người vận tải cấp là chứng từ để đổi lấy hàng hoá. - Những dữ liệu chỉ là những thông tin theo lời khai của người xuất khẩu, hàng vận tải không thể kiểm tra để đảm bảo chính xác nội dung có đúng hay không. Như vậy khi lập chứng từ cần phải chính xác phù hợp với hoá đơn đúng theo quy định của hợp đồng. - Việc lập chứng từ: Câu chữ trong thư tín dụng viết như thế nào thì chứng từ công ty phải viết như vậy, nhằm tránh sơ hỡ mà một số thương nhân có thể lợi dụng để gây thiệt hại cho ta. + Mặc khác, để đảm bảo an toàn cho công ty thì trong điều kiện của L/C phải yêu cầu là trên giấy tờ. Chứng từ gởi hàng phải kèm theo giấy chúng nhận đã được kiểm tra hàng hoá của một cơ quan hay người kiểm tra trung gian ở nơi xuất khẩu. Công ty phải biết tình trạng tài chính và sự trung thực của người xuất khẩu trước khi ký kết hợp đồng hoặc mở L/C. Báo cáo tài chính của khách hàng ở nước ngoài thường có thể có được qua các ngân hàng, do đó công ty có thể theo dõi và biết rõ hơn về tài chính của đối tác mình. Trong quá trình nhập khẩu, khi trả tiền không nên trả tiền hết, phần còn lại khi nhận hàn xong thì mới trả sau. Trường hợp giao dịch trực tiếp thì phải chia L/C ra làm nhiều vụ để thanh toán. 4. Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng: - Công ty nên hoàn thành mọi thủ tục hải quan trước khi tàu đến, nnghĩa là sau khi nhận được “giấy báo tàu đến” bộ phận xuất nhập khẩu đến đại ký tàu biển để nhận lệnh giao hàng D/O kết hợp với một số chứng từ có liên quan khác. - Tờ khai hải quan về linh kiện nhập khẩu, hợp đồng mua bán ngoại thương… và tiến hành hoàn tất mọi thủ tục hải quan trong vòng 7 ngày, trước khi tàu đến . Nhờ vậy khi tàu đến, công ty có thể nhận hàng và vận chuyển hàng về kho công ty một cách nhanh chống. - Đầu tư máy móc thiết bị để kiểm tra như: Cân điện tử và máy kiểm tra chất lượng. MỤC LỤC Trang Phần I. Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu I. Khái quát chung về hoạt động nhậpkhẩu 1 1.Khái niệm ,vai trò và nhiệm vụ của hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân 1 2. Quản lý của nhà nước đối với hoạt động nhập khẩu 1 II. Cơ sở lý luận chung về công tác nhập khẩu linh kiện xe máy 2 1. Khái niệm và phân loại hợp đồng nhập khẩu 2 2. Phân loại 2 3. Xét về hình thức hợp đồng có các loại sau 2 III. Các nguyên tắc cơ bản trong chính sách nhập khẩu 3 1. Xây dựng thị trường vững chắc ổn định 4 2.Các bước tiến hành hoạt động nhập khẩu 4 3. Lập phương án kinh doanh 4 IV.Các bước giao dịch 5 1. Hỏi giá 5 2. Phát giá 5 3. Đặt hàng 5 4. Hoàn giá 5 5. Chấp nhận 6 6. Xác nhận 6 V.đàm phán giao dịch 6 1. Giao dịch đàm phán bằng cách gặp gở trực tiếp 6 2. Đàm phán qua thư tín dụng 6 3. Giao dịch đàm phán qua điện thoại 6 Vi. Một số điều cần chú ý khi ký kết hợp đồng nhập khẩu 6 1. Nghiên cứu xác lập căn cứ để nhập khẩu 7 VII.các bước thực hiện ký kết hợp đồng nhập khẩu 8 1. xin giấy phép nhập khẩu 8 2. Mở LC 8 3.làm thủ tục hải quan 8 4.tiếp nhận hàng nhập khẩu 9 5.kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu 9 6. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 10 PHẦN II. phân tích tình nhập khẩu linh kiện xe gắn máy của công ty . 11 I. Giới thiệu khái quát về công ty 11 1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty 11 2. Quá trình hình thành và phát triển 11 3. Chức năng và nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty 12 4. Cơ cấu tổ chức công ty 13 Ii. Phân tích môi trường kinh doanh của công ty 16 1 Môi trường vĩ mô 16 2.Tình hình sử dụng nguồn lực của công ty 18 3.Phân tích tình hình tài chính của công ty 20 4. Tình hình sử dụng cơ sở vật chất 21 5.Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 22 B. Thực trang hoạt động nhập khẩu linh kiện xe máy tại Công ty 25 1. Tình hình kinh doanh xe máy tại Công ty 25 2. Thị trường nhập khẩu linh kiện xe máy phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty 22 3. Hoạt động chế tạo linh kiện và lắp ráp xe máy 26 4. Hoạt động tiêu thụ xe máy trong thời gian qua 27 5. Thị trường tiêu thj của công ty 28 II.Phương thức giao dịch của công ty 30 III. Vấn đề ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương của công ty 30 1. Những công việc chuẩn bị giao dịch 30 2. Các bước giao dịch 30 3.Các hình thức đàm phán 30 4. Ký kết hợp đồng ngoại thương 30 IV.Tổ chức thực hiện hợp đồng 30 1.Xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá 31 2. Mở LC 32 3. Làm thủ tục hải quan 33 4. Nhận hàng 33 5. Kiểm tra hàng ra khỏi cảng 34 6. Khiếu nại 34 7. Thanh toán 34 Phần III . Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu linh kiện xe gắn máy tại công ty 35 I. Mục tiêu và phương hướng của công ty đối với hoạt động nhập khẩu linh kiên xe gắn máy phục vụ sản xuất kinh doanh 35 A. Mục tiêu 35 B. Phương hướng phát triển của công ty 35 II.Nội dung hoàn thiện hoạt động nhập khẩu linh kiện xe máy phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. 36 1.Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh 36 2. Kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy trong năm 2004 37 3.Bố trí nhân sự chuẩn bị cho hoạt động nhập khẩu của công ty 37 4.lựa chọn nhà cung cấp 37 III. Các giải pháp nhằm hoàn thiện nhập khẩu linh kiện xe máy tại công ty trong thời gian tới 41 1.Xây dựng bộ phận nghiên cứu thị trường 41 2. Lựa chọn phương pháp hợp lý 42 3. Lựa chọn điều kiện thanh toán 43 4. Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng 44