Đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán tại công ty Fast

một số CN chưa có văn bản chỉ định của Giám đốc; Việc quản lý các khoản tạm ứng đôi lúc chưa được coi trọng đúng mức, tâm lý coi các khoản tạm ứng là khoản cho mượn dẫn tới tình trạng nhiều khi tạm ứng không đúng người, số tiền tạm ứng không sát thực tế… Một số CN chưa quy định thời hạn hoàn trả nên không có chế tài xử phạt người chây lì. Một số CN thực hiện tách rời giữa tạm ứng và thanh toán làm doanh số thu, chi tiền mặt tăng một cách giả tạo, các bút toán không phản ánh đúng bản chất, thực tế sử dụng các khoản tạm ứng. Mục tiêu kiểm soát: Nâng cao trách nhiệm của người quản lý tạm ứng và của người nhận tạm ứng. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất tài sản có không sinh lời. Củng cố tính pháp lý cho người nhận tạm ứng thường xuyên. Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình tạm ứng và hoàn ứng Quá trình tạm ứng. Tên Công đoạn Trách nhiệm Mô tả thực hiện công đoạn Kiểm soát Chứng từ liên quan Đề xuất Nhân viên , Trưởng phòng Trong quá trình kinh doanh phát sinh các nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để thực hiện, NV đề xuất cho tạm ứng tiền để thực thi nhệm vụ, trình trưởng phòng duyệt. Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên của NV và trưởng phòng . Phiếu đề xuất tạm ứng Quyết định Giám đốc  Xem xét và quyết định cho tạm ứng Ký duyệt tạm ứng, chữ ký, con dấu….của giám đốc Phiếu đề xuất tạm ứng Thực hiện KT thanh toán Viết phiếu chi. Đối chiếu với giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh , họ tên người tạm ứng tiền Phiếu chi Thực hiện Thủ quỹ Căn cứ vào phiếu chi, chi tiền cho nhân viên Người nhận tiền ký nhận và ghi rõ họ tên, sô tiền đã nhận. Phiếu chi Thực hiện KT thanh toán, Thủ quỹ Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hạch toán vaò tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết. Một số rủi ro khác Rủi ro Cơ chế kiểm soát Số tiền tạm ứng vượt định mức hay người tạm ứng chưa thực hiện thanh toán các khoản tạm ứng trước đây Căn cứ giấy đề nghị tạm ứng kế toán thanh toán kiểm tra xem số tiền tạm ứng có vượt định mức cho phép và người xin tạm ứng đã thanh toán các khoản tạm ứng trước đây chưa Người đi công tác chi tiêu cao hơn mức công ty cho phép hoặc vượt quá khoản dự phòng Một số danh mục không được tính toán trong công tác phí Có qui định cụ thể về những khoản chi được xem là hợp lý trong quá trình công tác Một số danh mục chi phí bị khai thêm, nhiều hơn so với chi phí thực tế phát sinh Kiểm soát chặt chẽ các hóa đơn chứng từ liên quan như vé tàu, xe; hóa đơn khách sạn…Xem xét lại những khoản chi không có bằng chứng rõ ràng Thiếu sự phê duyệt của người có thẩm quyền Đối với các giấy tờ liên quan đến quá trình tạm ứng như: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán…cần có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm trong công ty Chậm trễ trong việc thực hiện hoàn ứng Phải qui định cụ thể thời gian hoản ứng đối với từng trường hợp Quá trình thanh toán tạm ứng Tên Công đoạn Trách nhiệm Mô tả thực hiện công đoạn Kiểm soát Chứng từ liên quan Đề nghị NV Khi thực hiện xong nghiệp vụ kinh tế, nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan, làm Đề nghị thanh toán để trừ số tiên mà nhân viên đã ứng . Chứng từ đầy đủ, rõ ràng , có thứ tự thời gian Giấy đề nghị thanh toán Các hoá đơn chứng từ liên quan Kiểm tra,đối chiếu KTTT Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, đối chiếu tổng số tiền đề nghị thanh toán với các chứng từ hoá đơn kèm theo. Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian Giấy đề nghị thanh toán Các hoá đơn chứng từ liên quan Ký duyệt KTT, GĐ Kiểm tra xem xét, ký duyệt Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian Giấy đề nghị thanh toán Các hoá đơn chứng từ liên quan Thực hiện KTTT Viết phiếu thu lại toàn bộ số tiên đã ứng Viết phiếu chi số tiền được duyệt thanh toán Ghi rõ ràng, đúng số tiền đã duyệt Phiếu thu Phiếu chi Thực hiện TQ Thu lại tiền của NV nếu số tiền đã ứng lớn hơn số được duyệt chi Chi thêm tiền cho NV nếu số tiền đã ứng nhỏ hơn số tiền được duyệt chi. Thu chi bù trừ nhau không nhầm lẫn Phiếu thu Phiếu chi Thực hiện KTTT, TQ Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hạch toán vaò tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết. Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị thanh toán Các hoá đơn chứng từ liên quan Thanh toán hợp đồng Khái niệm, đặc điểm Khái niệm: Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. Việc thanh toán của khách hàng ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên Đặc điểm Thanh toán hợp đồng là một giai đoạn của chu trình bán hàng. Do đó nếu đơn vị không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc thu hồi nợ là điều khó khăn, mặt khác báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản ánh đúng các khoản phải thu khách hàng của đơn vị Phải thu khách hàng là một khoản mục thuộc tài sản của doanh nghiệp. Đây là khoản mục có liên quan chặt chẽ với kết quả kinh doanh vì đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị Nợ phải thu phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên do việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho khoản mục nợ phải thu khách hàng thường dựa vào sự ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra Quy trình kế toán Tài khoản sử dụng: 131 – Phải thu khách hàng 111 – Tiền mặt 112 – Tiền gửi ngân hàng 159 – Dự phòng phải thu khó đòi 33311 – Thuế GTGT 511 – Doanh thu bán hàng Chứng từ và hệ thống sổ sách liên quan: Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế Hóa đơn bán hàng ( hóa đơn VAT) do doanh nghiệp lập Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo có Giấy đề nghị thanh toán (do đơn vị lập gửi cho khách hàng) Lệnh phiếu do khách hàng lập… Hệ thống sổ sách liên quan Nhật ký bán hàng Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng Nhật ký thu tiền… Quy trình Việc hạch toán được thực hiện theo sơ đồ sau: (1) Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 (2) Căn cứ vào những chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng Cuối kỳ kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với tài khoản 131 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: Nhận tiền ứng trước, trả trước kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112 : Số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131 : Phải thu khách hàng Khi giao nhận hàng, thực hiện cung cấp dịch vụ theo số tiền ứng trước, căn cứ hóa đơn bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 131 : Số tiền khách hàng thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ Có Tk 3331 : Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và số tiền khách hàng phải thanh toán theo từng thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131 Đối với sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ nhưng chưa được thanh toán, định khoản: Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( giá chưa thuế GTGT) Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp Nhận được tiền của khách hàng trả liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp, kế toán định khoản: Nợ TK 111,112 : Số tiền khách hàng thanh toán Có TK 131 : Phải thu khách hàng Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán định khoản: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 111,112. . . Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá). Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Mục tiêu của quá trình kiểm soát Quan hệ thanh toán với khách hàng liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kinh doanh, do đó nó có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của đơn vị. Vì vậy tổ chức quản lý tốt việc thanh toán của khách hàng cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính tại doanh nghiệp. Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán đối với từng đối tượng trong từng khoản phải thu. Tuy nhiên để đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với quá trình thu tiền khách hàng. Khác với một số phần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hóa có đặc điểm hiện hữu cụ thể, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểu hiện duy nhất trên chứng từ số sách do đó doanh nghiệp cần có các biện pháp kiểm soát chặt chẽ việc thanh toán, xây dựng các chính sách thu hồi nợ hiệu quả nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ việc thanh toán với khách hàng nhằm thu hồi kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình thanh toán hợp đồng Thủ tục kiểm soát là những chính sách cùng với môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán mà Ban quản trị thiết lập ra để đạt được các mục đích của họ. Khi thiết kế các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau: - Có phân công phân nhiệm rõ ràng - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Chế độ uỷ quyền và phê chuẩn. Cần chú ý rằng việc thanh toán của khách hàng có liên quan chặt chẽ đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, do đó để quản lý các khoản phải thu khách hàng một cách hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết lập các thủ tục kiểm soát hữu hiệu đối với chu trình bán hàng và cung cấp dịch vụ Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà cách thức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng có thể khác nhau. Trong giới hạn đề tài này sẽ trình bày các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng, cung cấp dịch vụ đối với doanh nghiệp kinh doanh phần mềm có quy mô vừa và nhỏ Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng và cung cấp dịch vụ theo hợp đồng Phòng kinh doanh Khách hàng Phòng tư vấn ứng dụng Nhu cầu sử dụng sản phẩm Giám đốc Phòng kinh doanh Nắm bắt yêu cầu, đặc thù ngành nghề của khách hàng, xây dựng báo giá và gửi cho khách hàng Phê chuẩn các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng, thời gian, phương thức thanh toán Lập hợp đồng và gửi cho khách hàng Tiến hành cài đặt hệ thống, đào tạo sử dụng và nghiệm thu theo hợp đồng Phòng kế toán Lập hóa đơn gửi cho khách hàng theo số tiền thực nhận Ghi sổ và lập các báo cáo liên quan Theo dõi việc thanh toán các khoản nợ phải thu Đối với qui trình luân chuyển chứng từ như trên, ở đơn vị nào có sự phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện nhờ sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành và đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận với nhau Tương ứng với mỗi chức năng, doanh nghiệp cần xây dựng các thủ tục kiểm soát cụ thể nhằm tăng cường hiệu quả quản lý đối với toàn bộ chu trình, tránh trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán dẫn đến thất thoát công nợ… Các bước công việc cụ thể: Phòng kinh doanh nhận được yêu cầu sử dụng sản phẩm của khách hàng: Căn cứ yêu cầu của khách hàng đối với việc cài đặt, sử dụng phần mềm, các bộ phận liên quan sẽ xem xét khả năng thực hiện dự án. Trong trường hợp nhận yêu cầu qua điện thoại, fax… cần có các thủ tục để đảm bảo cơ sở pháp lý về việc yêu cầu của khách hàng Tiến hành thu thập thông tin, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, xem xét và đề xuất hạn mức tín dụng phù hợp cho khách hàng Thiết lập hợp đồng với các điều khoản qui định cụ thể về nội dung công việc, thời gian thực hiện, trách nhiệm 2 bên, gía trị hợp đồng, phương thức và thời hạn thanh toán… Bảng tóm tắt rủi ro trong quá trình thực hiện, một số thủ tục kiểm soát và mục tiêu của việc kiểm soát: Rủi ro Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát Khách hàng không có thật (nhận yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, fax) Thực hiện xác minh lại yêu cầu của khách hàng, các thông tin do khách hàng cung cấp xem có đúng hay không Chứng minh sự tồn tại của nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ Không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng chi trả hoặc không muốn trả) Xem xét uy tín của khách hàng Đánh giá khả năng thanh toán, tình hình tài chính của khách hàng Kiểm tra tình hình thanh toán nợ của khách hàng xem có lịch sử về nợ xấu, nợ khó đòi không Người có trách nhiệm thực hiện việc phê duyệt đối với thời hạn thanh toán, có lưu lại bằng văn bản Hợp đồng được lập có qui định rõ về giá trị và thời gian thanh toán Đảm bảo các khoản nợ của khách hàng có thể thu hồi kịp thời Là cơ sở để ước lượng chính xác hơn số cần lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Xác định giá trị hợp đồng không đúng Xây dựng chính sách giá theo các tiêu chuẩn cụ thể Bảng báo giá phải được phê duyệt trước khi gửi cho khách hàng Đảm bảo nguyên tắc định giá Là cơ sở giúp doanh nghiệp tính toán chính xác hơn các khoản khấu trừ, chiết khấu… Tranh chấp với khách hàng trong tương lai Hợp đồng có các điều khoản cụ thể, rõ ràng và phải có chữ ký xác nhận của cả 2 bên Tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện hợp đồng Là bằng chứng cho sự tồn tại của nghiệp vụ Theo dõi việc thanh toán của khách hàng theo hợp đồng: Việc thanh toán của người mua cũng được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua chấp nhận thanh toán. Trường hợp doanh nghiệp thu tiền mặt trực tiếp: Đối tượng liên quan: khách hàng, kế toán thanh toán và thủ quỹ Các bước công việc chủ yếu: Trước khi lập phiếu thu kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu với hợp đồng và các chứng từ liên quan Phiếu thu được đánh số thứ tự, gồm nhiều liên Phiếu thu được phê duyệt bởi giám đốc và kế toán trưởng Cuối ngày kế toán lập bảng kê thu tiền làm căn cứ ghi sổ Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã duyệt, tiến hành thu tiền và ghi sổ thực tế đã nhập quỹ, sau đó ký tên và yêu cầu người nộp ký tên xác nhận Phiếu thu lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ ghi giảm công nợ + Một liên thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ + Một liên giao cho khách hàng Rủi ro Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát Thu không đúng số tiền theo hợp đồng Trước khi lập phiếu thu, kế toán thanh toán phải đối chiếu với các điều khoản thanh toán và giá trị ghi trên hợp đồng Phiếu thu phải được phê duyệt bởi kế toán trưởng và giám đốc Đảm bảo thu tiền đúng giá trị thực tế đã ghi nhận theo hợp đồng Một số phiếu thu không được ghi sổ Sử dụng phiếu thu và bảng kê tiền mặt được đánh số thứ tự trước Độc lập kiểm tra sự khớp đúng giữa số tiền đã ghi sổ với bảng kê tiền mặt thu được Các khoản tiền thu được đều được ghi sổ đầy đủ Tiền thu được bị biển thủ trước khi ghi sổ Sự phân ly trách nhiệm giữa người lập phiếu thu, người theo dõi thanh toán tiền hàng với người thu tiền Cần có sự kiểm tra độc lập giữa số tiền trên bảng kê với sổ quỹ Kiểm soát việc thu tiền, tránh trường hợp gian lận, làm sai lệch quỹ Sai sót về mặt số học khi ghi sổ số tiền thu được Đối chiếu số tiền đã ghi sổ với bảng kê tiền mặt thu được Việc ghi sổ được thực hiện đầy đủ, chính xác Ghi nhận các khoản tiền thu được không đúng thời gian Qui định rõ việc tổ chức thu tiền và vào sổ Kiểm soát việc ghi thu và nhập quỹ Đối chiếu ngày nộp tiền với ngày ghi trên nhật ký thu tiền Đảm bảo ghi chép kịp thời các khoản thu, tránh trường hợp biển thủ Phiếu thu ghi sổ sai chi tiết khách hàng Phiếu thu có chữ ký xác nhận của khách hàng Thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng Định kỳ gửi các báo cáo,bảng kê khai cho khách hàng Đảm bảo thu tiền đúng đối tượng Kiểm soát việc ghi chép đúng đắn theo từng khách hàng Khách hàng thanh toán qua ngân hàng: Sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với số tiền ghi trên hợp đồng và các chứng từ liên quan Thường xuyên kiểm tra số thứ tự liên tục của giấy báo, đối chiếu giữa số dư đầu kỳ của giấy báo sau với số dư cuối kỳ của giấy báo trước liền đó Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số dư tài khoản Tiền gửi ngân hàng trên sổ cái với số dư của sổ phụ ngân hàng. Rủi ro Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát Tiền thu qua ngân hàng không đúng với hợp đồng Đối chiếu số phát sinh trên giấy báo có với các chứng từ gốc có liên quan, hợp đồng… Phát hiện kịp thời các sai sót khi khách hàng thanh toán qua ngân hàng Sai sót trong quá trình ghi sổ số tiền thu được Độc lập đối chiếu số tiền đã ghi sổ với bảng sao kê ngân hàng Đảm bảo sự chính xác trong việc ghi sổ kế toán Bỏ sót không ghi sổ các khoản tiền thu qua ngân hàng Đối chiếu giấy báo với bảng kê và nhật ký thu tiền Đối chiếu số dư dư của giấy báo cuối kỳ với số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ cái Đảm bảo các khoản thu được ghi sổ đầy đủ, kịp thời Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng: Theo yêu cầu của khách hàng, hóa đơn được lập căn cứ vào số tiền thực nhận theo từng giai đoạn qui định trong hợp đồng Trên hóa đơn có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan: Người viết hóa đơn: xác nhận việc viết hóa đơn Thủ trưởng đơn vị : ký và đóng dấu phê duyệt, giúp khách hàng chứng minh tính hợp pháp với cơ quan nhà nước Khách hàng Hóa đơn gồm 3 liên, trong đó Một liên gốc luu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ Một liên giao cho khách hàng Một liên chuyển cho bộ phận bán hàng Rủi ro Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát Hóa đơn được lập cho những nghiệp vụ giả mạo hoặc lập nhiều hóa đơn cho một nghiệp vụ Kiểm tra sự khớp đúng giữa phiếu thu, giấy báo và hợp đồng cho mỗi hóa đơn được lập Phân ly trách nhiệm viết hóa đơn với những chức năng trước đó Chỉ lập hóa đơn cho những khoản tiền doanh nghiệp đã thực nhận Những hợp đồng đã thanh toán không được lập hóa đơn Kiểm tra sự khớp đúng giữa hóa đơn với hợp đồng Hóa đơn được lập cho mọi hợp đồng Hóa đơn có số tiền không đúng Độc lập kiểm tra số tiền ghi trên hóa đơn, đối chiếu với phiếu thu, giấy báo có… Đảm bảo sự chính xác cơ học của các hóa đơn, là cơ sở cho việc ghi sổ nhật ký bán hàng Hóa đơn không được ghi sổ nhật ký Kiểm tra độc lập sự khớp đúng giữa hóa đơn với các nghiệp vụ đã xảy ra trên sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng Hóa đơn phải được đánh số thứ tự để tiện theo dõi Tránh bỏ sót việc ghi sổ hay hóa đơn bị thất lạc Hóa đơn ghi sổ chi tiết sai khách hàng Định kỳ cần gửi các bảng kê khai, báo cáo cho khách hàng Đảm bảo ghi chép đúng đối tượng khách hàng Xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi: Trong trường hợp đặc biệt các khoản thanh toán gặp rủi ro và không có khả năng thu hồi được tiền như: trường hợp khách hàng bị phá sản, con nợ chạy trốn…doanh nghiệp cần xem xét thận trọng việc xóa sổ các khoản phải thu và chỉ có người có thẩm quyền mới được đưa ra quyết định Đơn vị phải tiến hành lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi kết hợp với theo dõi, phân loại và tìm giải pháp hiệu quả nhất Thực hiện theo dõi, kiểm soát riêng các khoản phải thu khó đòi để xác định khả năng thu hồi từng khoản nợ cụ thể Rủi ro Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát Nhân viên chiếm dụng các khoản tiền khách hàng đã trả bằng cách xóa sổ như một khoản phải thu khó đòi Quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt việc xóa sổ các khoản phải thu khó đòi Việc phê duyệt phải do người có thẩm quyền chịu trách nhiệm Hạn chế gian lận có thể phát sinh Lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng Phân tích, đánh giá các khoản nợ không có khả năng thu hồi Chỉ lập dự phòng phải thu khó đòi khi có đầy đủ chứng từ gốc như hợp đồng kinh tế,biên bản đối chiếu công nợ… chứng minh khả năng không thu hồi được nợ Đảm bảo việc lập dự phòng phải thu khó đòi đúng đắn Ước tính chính xác mức dự phòng cần lập Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST Lịch sử hình thành và phát triển Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp Tên tiếng Anh: Fast Software Company Tên viết tắt: FAST Văn phòng công ty: - Đà Nẵng: 39 – 41 Quang Trung ĐT: (0511) 3810 532, Fax: (0511) 3812692 - TP.HCM: 08 Hồng Hà, Q.Tân Bình ĐT: (08) 3848 6068, Fax: (08) 3848 6425 - Hà Nội: 18 Nguyễn Chí Thanh ĐT: (04) 3771 5590, Fax: (04) 3771 5591 Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp được thành lập ngày 11-6-1997 và là 1 trong những công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp. Fast được thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp với mục tiêu sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho thị trường. Với phương châm hành động “chuyên sâu tạo nên sự khác biệt”, Fast lấy con người làm lợi thế cốt lõi để cung cấp sản phẩm cũng như dịch vụ tới khách hàng. Fast luôn đạt lợi ích của khách hàng lên trên và để đảm bảo lợi ích đó con người của Fast luôn được rèn luyện cả về kiến thức chuyên sâu, kỹ năng và đạo đức nghề nghiệp. Mục tiêu: Luôn là đối tác lâu dài tin cậy Mang lại cho khách hàng giải pháp phù hợp dịch vụ chu đáo Chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty Phát triển và tư vấn ứng dụng các giải pháp phần mềm tiên tiến nhằm tự động hóa các công việc thủ công, nhàm chán, cung cấp các công cụ hỗ trợ làm việc sáng tạo, thông minh. Xây dựng một công ty trường tồn và phát triển bền vững, có điều kiện tốt nhất để mỗi thành viên phát triển tối đa các khả năng tiềm ẩn của mình, cùng tạo dựng một cuộc sống hạnh phúc. Là nhân tố tích cực, đóng góp thiết thực cho cộng đồng, xã hội. a.Sản phẩm Fast Business (ERP)Giải pháp tích hợp quản trị toàn diện doanh nghiệp (ERP). Fast Financial Phần mềm kế toán quản trị dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn Fast Accounting Phần mềm kế toán dành cho các doanh nhỏ và vừa Fast Book Phần mềm kế toán dành cho các doanh nhỏ Fast Accounting for construction Fast Accounting FOR PHARMACY Phát triển sản phẩm qua 12 năm b.Dịch vụ Tư vấn ứng dụng giải pháp Khảo sát thiết kế theo yêu cầu Hỗ trợ, bảo hành, bảo trì Nâng cấp, bổ sung c.Phát triển khách hàng qua 12 năm Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Tổ chức nhân sự Fast Hà Nội:150 nhân viên Fast Sài Gòn: 139 nhân viên Fast Đà Nẵng: 30 nhân viên Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ tổ chức Công ty Fast b. Sơ đồ tổ chức tại Fast TP Đà Nẵng Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Sản phẩm (FRD) Lập trình Phân tích nghiệp vụ Kiểm thử phần mềm (Tester) Phòng Nghiên cứu và Phát triển Sản phẩm Chuyên ngành Lập trình Phân tích nghiệp vụ và kiểm thử phần mềm Phòng Kinh doanh Bán hàng Tiếp thị từ xa (telemarketing) Phòng Tư vấn Ứng dụng Tư vấn ứng dụng Lập trình ứng dụng Phòng Bảo hành và Chăm sóc Khách hàng Bảo hành và hỗ trợ sử dụng Thực hiện hợp đồng bảo trì Phòng kế toán Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại công ty Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ Công tác hạch toán kế toan của công ty chủ yếu thực hiện trên máy tính nên chỉ có 1 kế toán kiêm nhiệm tất cả các chức năng. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng tại công ty Đặc điểm nghiệp vụ tạm ứng tại công ty Đối với Fast, tạm ứng được coi là một nghiệp vụ thường xuyên và quan trọng, đặc biệt là trong các giai đoạn như tìm kiếm khách hàng, khảo sát thực tế, triển khai lắp đặt… Quy trình kế toán tại công ty Tài khoản sử dụng 141 Tạm ứng 111 Tiền mặt 334 627 (chi tiết cho loại chi phí) 627113 Phụ cấp đi lại công tác phí 627751 Công tác phí: phòng ở 627752 Công tác phí: đi lại Chứng từ sử dụng Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi tiền mặt Giấy đề nghị thanh toán Phiếu thu Các chứng từ đặc thù (hóa đơn dịch vụ, vé tàu xe, bảng kê…) Phiếu công tác thực hiện hợp đồng Giấy đi đường Kê hoạch triển khai hợp đồng (đã được GD Cty và đại diện khách hàng ký xác nhận) Quy trình kế toán 1. Khi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên, ghi: Nợ TK 141 - Tạm ứng      Có các TK 111 2. Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi: Nợ các TK 627113, 627751, 627752 – Chi phí sxc      Có TK 141 - Tạm ứng. 3. Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 334 – Lương nhân viên      Có TK 141 - Tạm ứng. 4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi: Nợ các TK 627 Có TK 111 - Tiền mặt Căn cứ vào bộ chứng từ do công ty Fast cung cấp, chúng ta có một số nghiệp vụ mẫu sau Ngày 06/08/2010, nhân viên Phạm Duy Chinh lập Giấy đề nghị tạm ứng để đi công tác Nha Trang (từ ngày 08/08 đến 15/08/2010). Kế toán lập phiếu chi và định khoản Nợ TK 141 3.800.000 Có TK 11113 3.800.000 Khi thực hiện xong công việc được giao, nhân viên Phạm Duy Chinh lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng cho chuyến công tác từ ngày 08/08 đến ngày 15/08/2010, kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, kế toán định khoản: Nợ TK 627113 540.000 Nợ TK 627751 1.680.000 Nợ TK 627752 726.000      Có TK 141 2.946.000 Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 334 – Lương nhân viên      Có TK 141 - Tạm ứng. Quy định của công ty về tạm ứng Phụ cấp đi lại công tác phí là 60.000đ/ngày. Các khoản chi được coi là hợp lý trong thời gian thực hiện công tác phải có các hóa đơn, chứng từ đặc thù theo quy định để chứng minh.dua hoa don ve xe vo Riêng các khoản chi dưới 50.000đ thì nhân viên thường được lập bảng kê không cần các hóa đơn, chứng từ kèm theo. Dua bang ke Mức tạm ứng cho mỗi nhân viên là khoảng từ 2.000.000đ đến 4.000.000đ/tuần (tùy thuộc vào địa điểm công tác). Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên phải có các giấy tờ chứng minh quá trình công tác mới được thanh toán tạm ứng, như: Phiếu công tác thực hiện hợp đồng ghi rõ thời gian, xác nhận của khách hàng Dua bieu mau vo Giấy đi đường: tóm tắt công việc, thời gian thực hiện và xác nhận, đóng dấu của đơn vị khách hàng.dua giay di duong ... Quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ Quy trình Nhân viên Lầm đề nghị tạm ứng theo mẫu FDN/KT-ĐNTƯ (kèm theo kế hoạch triển khai, công tác…nếu đi công tác) Kế toán Giám đốc Kế toán Kế toán Giải quyết tạm ứng Nhân viên Làm lại giấy tạm ứng Xét duyệt Nhân viên tạm ứng lập đề nghị tạm ứng theo mẫu FĐN/KT-ĐNTƯ nộp cho phòng kế toán, sau đó trình cho giám đốc phê duyệt: Trường hợp phiếu đề nghị tạm ứng được duyệt sẽ chuyển về phòng kế toán để giải quyết tạm ứng cho nhân viên. Trường hợp giám đốc không phê duyệt sẽ đưa về phòng kế toán, trả về cho nhân viên làm lại giấy đề nghị tạm ứng. Một số thủ tục kiểm soát tại Fast: Công tác tạm ứng Tên Công đoạn Trách nhiệm Mô tả thực hiện công đoạn Kiểm soát tại Fast Đánh giá quy trình ks Đề xuất Nhân viên , Trưởng phòng Trong quá trình kinh doanh phát sinh các nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để thực hiện, NV đề xuất cho tạm ứng tiền để thực thi nhệm vụ, trình trưởng phòng duyệt. Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên của Nhân viên Thiếu chữ kí của trưởng phòng Quyết định Giám đốc  Xem xét và quyết định cho tạm ứng Ký duyệt tạm ứng, chữ ký, con dấu….của giám đốc Giám đốc thực hiện kí duyệt Thực hiện Kế toán Viết phiếu chi. Đối chiếu với giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh , họ tên người tạm ứng tiền Có đối chiếu xác thực Thực hiện  Thủ quỹ Căn cứ vào phiếu chi, chi tiền cho nhân viên Người nhận tiền ký nhận và ghi rõ họ tên, sô tiền đã nhận. Thực hiện kí xác nhận Thực hiện Kế toán, thủ quỹ Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết. Tốt Công tác hoàn ứng Tên Công đoạn Trách nhiệm Mô tả thực hiện công đoạn Kiểm soát Đánh giá Đề nghị NV Khi thực hiện xong nghiệp vụ kinh tế, nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan, làm Đề nghị thanh toán để trừ số tiên mà nhân viên đã ứng . Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian Đầy đủ Kiểm tra,đối chiếu Kế toán Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, đối chiếu tổng số tiền đề nghị thanh toán với các chứng từ hoá đơn kèm theo. Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian Tốt Ký duyệt Kế toán trưởng, giám đốc Kiểm tra xem xét, ký duyệt Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian Chưa có sự xét duyệt của giám đốc Thực hiện Kế toán Viết phiếu thu lại toàn bộ số tiên đã ứng Viết phiếu chi số tiền được duyệt thanh toán Ghi rõ ràng, đúng số tiền đã duyệt Lập nhiều phiếu thu cho một nghiệp vụ Còn tồn tại sai sót khi thực hiện Thực hiện Thủ quỹ Thu lại tiền của NV nếu số tiền đã ứng lớn hơn số được duyệt chi Chi thêm tiền cho NV nếu số tiền đã ứng nhỏ hơn số tiền được duyệt chi. Thu chi bù trừ nhau không nhầm lẫn Không có chứng từ chứng minh việc thu lại tiền của nhân viên Thực hiện Kế toán, thủ quỹ Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hạch toán vaò tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết. Một số nghiệp vụ vẫn còn thiếu chứng từ chứng minh Rủi ro khác: Rủi ro Cơ chế kiểm soát Thực tế Số tiền tạm ứng vượt định mức hay người tạm ứng chưa thực hiện thanh toán các khoản tạm ứng trước đây Căn cứ giấy đề nghị tạm ứng kế toán thanh toán kiểm tra xem số tiền tạm ứng có vượt định mức cho phép và người xin tạm ứng đã thanh toán các khoản tạm ứng trước đây chưa Không kiểm tra thường xuyên việc thanh toán tạm ứng, một số khoản tạm ứng chưa thanh toán nhưng vẫn tiếp tục cho tạm ứng Người đi công tác chi tiêu cao hơn mức công ty cho phép hoặc vượt quá khoản dự phòng Một số danh mục không được tính toán trong công tác phí Có qui định cụ thể về những khoản chi được xem là hợp lý trong quá trình công tác Không có những quy định về mức chi tiêu Không thể kiểm soát một số các khoản chi nhỏ lẻ như: chi phí đi lại bằng xe thồ, xe buýt, taxi… Một số danh mục chi phí bị khai thêm, nhiều hơn so với chi phí thực tế phát sinh Kiểm soát chặt chẽ các hóa đơn chứng từ liên quan như vé tàu, xe; hóa đơn khách sạn…Xem xét lại những khoản chi không có bằng chứng rõ ràng Không có sự xem xét Thiếu sự phê duyệt của người có thẩm quyền Đối với các giấy tờ liên quan đến quá trình tạm ứng như: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán…cần có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm trong công ty - Giấy đi đường thiếu chữ kí của giám đốc - Phiếu chi tiền mặt thiếu chữ kí của giám đốc - Phiếu thu không có chữ kí của kế toán và giám đốc Chậm trễ trong việc thực hiện hoàn ứng Phải qui định cụ thể thời gian hoàn ứng đối với từng trường hợp Chưa có quy định rõ về thời gian hoàn ứng, một số khoản tạm ứng vẫn còn tồn đọng chưa thanh toán Thực tế công tác kiểm soát nội bộ thanh toán hợp đồng tại công ty Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán hợp đồng tại công ty Quy trình kế toán tại công ty Tài khoản sử dụng: 131 – Phải thu khách hàng 111 – tiền mặt 112 – Tiền gửi ngân hàng 333 – Thuế phải nộp nhà nước 511 – Doanh thu bán hàng Chứng từ sử dụng Biên bản nghiệm thu hợp đồng Biên bản thanh lý hợp đồng Giấy đề nghị thanh toán tiền thực hiện thực hiện cung cấp phần mềm (gửi KH) Hóa đơn Bảng sao kê tài khoản ngân hàng Hạch toán Việc hạch toán được thực hiện theo sơ đồ sau: (1) Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 (2) Căn cứ vào những chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng Cuối kỳ kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với tài khoản 131 Hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112 : Số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131 : Phải thu khách hàng Khi khách hàng thanh toán lần 2, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng trả Có TK 131: Phải thu khách hàng Nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn trong lần 2, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và thuế GTGT phải nộp, định khoản như sau: Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (tổng số tiền đã trả trong 2 đợt) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( giá chưa thuế GTGT) Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp (nếu xuất khẩu phần mềm) Khi khách hàng thanh toán lần 3, kế toán xuất hóa đơn giá trị gia tăng trên toàn bộ giá trị hợp đồng (nếu chưa xuất hóa đơn ở lần thanh toán thứ 2) hoặc giá trị thanh toán lần 3 (nếu đã xuất hóa đơn ở lần thanh toán thứ 2). Kế toán định khoản: Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (số tiền tùy trường hợp) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( giá chưa thuế GTGT) Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp ((nếu xuất khẩu phần mềm) Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán định khoản: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại)      Có TK 131 - Phải thu của khách hàng      Có TK 111,112. . . Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá)      Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá). Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)      Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Ví dụ một số nghiệp vụ: Khách hàng: Khu du lịch và giải trí Nha Trang Khách hàng thanh toán tiền cung cấp dịch vụ lần 1, căn cứ theo Bảng sao kê ngân hàng ngày 06/08 kế toán định khoản: Nợ TK 112131 16.421.700 Có TK 1311 16.421.700 Khách hàng thanh toán tiền cung cấp dịch vụ lần 2, căn cứ theo Bảng sao kê ngân hàng ngày 31/08 kế toán định khoản: Nợ TK 112131 41.817.500 Có TK 1311 41.817.500 * Hợp đồng đang trong giai đoạn thực hiện nên khách hàng chưa thanh toán lần 3 Quy chế công ty về thanh toán hợp đồng Sau khi thống nhất giá với khách hàng, phòng kinh doanh của công ty sẽ lập hợp đồng với các điều khoản quy định cụ thể, trong đó quan trọng nhất là điều khoản về thanh toán Quy định về việc thanh toán của công ty như sau Phương thức thanh toán: Bên A thanh toán cho Bên B bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Tỷ giá quy đổi ngoại tệ được áp dụng theo tỷ giá chuyển khoản của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam tại thời điểm thanh toán. Điều kiện và thời hạn thanh toán Khách hàng thanh toán 100% tổng trị giá hợp đồng, thường chia làm 03 lần: Lần 1: Tạm ứng 20% trị giá hợp đồng trong vòng 03 ngày sau khi hai bên ký kết hợp đồng này. Lần 2: Thanh toán 50% trị giá hợp đồng trong vòng 05 ngày, kể từ ngày FAST thực hiện xong công việc cài đặt chương trình, đào tạo sử dụng. Lần 3: Thanh toán 30% trị giá hợp đồng trong vòng 05 ngày, sau khi phần mềm lên đúng 01 (một) quý các báo cáo sau đây: Bảng cân đối phát sinh các tài khoản. Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Hoặc sau 03 (ba) tháng kể từ ngày thực hiện xong công việc cài đặt chương trình, đào tạo sử dụng. * Tỉ lệ thanh toán của hợp đồng có thể thay đổi tùy thuộc vào thỏa thuận của 2 bên Quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ - Quy trình Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng tuy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng mà phòng kinh doanh sẽ lập bảng báo giá và đưa cho trưởng phòng ký duyệt, rồi gửi cho khách hàng. Nếu khách hàng đòng ý với các điều khoản trong bảng báo giá, phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng với đầy đủ các điều khoản về thanh toán (có phụ lục ) Trong vòng 3 ngày kể từ ngày kí hợp đồng, Fast sẽ gửi Giấy đề nghị thanh toán (lần 1) yêu cầu khách hàng tạm ứng trước 20% tổng giá trị hợp đồng. Sau khi khách hàng gửi tiền thanh toán qua ngân hàng, căn cứ vào bảng sao kê tài khoản ngân hàng, kế toán lập Phiếu thu tiền gửi ngân hàng và ghi nhận số tiền trả trước. Trong vòng 5 ngày kể từ ngày hoàn thành việc lắp đặt và đào tạo (có Biên bản nghiệm thu cài đặt chương trình), công ty gửi Giấy đề nghị thanh toán (lần 2) yêu cầu thanh toán 50% tổng giá trị hợp đồng. Sau khi khách hàng gửi tiền thanh toán qua ngân hàng, căn cứ vào bảng sao kê tài khoản ngân hàng, kế toán lập Phiếu thu tiền gửi ngân hàng và ghi nhận số tiền thanh toán. Nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, kế toán lập hóa đơn trên số tiền 2 lần và ghi nhận doanh thu. Sau khi khách hàng lên được báo cáo một quý, trong vòng 5 ngày công ty sẽ lập tiếp Giấy đề nghị thanh toán (lần 3) gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán giá trị còn lại. Kế toán xử lý như lần 2. Tùy vào các điều khoản trong hợp đồng nhưng thông thường là sau 1 năm bảo hành, Fast sẽ tiến hành lập Biên bản thanh lý hợp đồng để chấm dứt hợp đồng với khách hàng, khách hàng có thể kí tiếp hợp đồng bảo trì phần mềm hoặc không. * Thủ tục kiểm soát nội bộ Đối với Fast, rủi ro chủ yếu xuất hiện trong quá trình lập hợp đồng, thanh toán qua ngân hàng, lập hóa đơn và dự phòng phải thu Rủi ro Kiểm soát tại fast Đánh giá quy trình kiểm soát Khách hàng không có thật (nhận yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, fax) Fast nhận yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, fax… Fast cử nhân viên đi khảo sát thông tin, tình hình hoạt động của khách hàng. Tốt Không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng chi trả hoặc không muốn trả ở lần thanh toán thứ 2 hoặc 3) Fast quy định rõ thời gian thanh toàn và việc thanh toán được chia làm nhiều lần. Nhưng lần thanh toán thứ 2 và thứ 3 Tốt Xác định giá trị hợp đồng không đúng Xây dựng chính sách giá theo các tiêu chuẩn cụ thể như: độ phức tạp các phần hành, các yêu cầu đặc thù… Bảng báo giá phải được phê duyệt bởi trưởng phòng kinh doanh trước khi gửi cho khách hàng Tốt Tranh chấp với khách hàng trong tương lai Những vấn đề phát sinh sẽ được hai bên bàn bạc thoả thuận và bổ sung bằng văn bản có xác nhận của hai bên. Nếu có tranh chấp thì sẽ giải quyết trên tinh thần thương lượng, nếu không giải quyết được, thì sẽ đưa ra toà án kinh tế TP Đà Nẵng. Tốt Rủi ro Kiểm soát tại Fast Đánh giá Tiền thu qua ngân hàng không đúng với hợp đồng Hàng tháng, kế toán chỉ nhận được bảng kê của ngân hàng (không có giấy báo có) và tiến hành Phiếu thu tiền gửi ngân hàng để tiện trong việc đối chiếu Chưa tốt Cập nhật số liệu chậm trễ (cuối tháng mới ghi nhận các nghiệp vụ trong tháng) Sai sót trong quá trình ghi sổ số tiền thu được Fast sử dụng phần mềm kế toán nên định kì kế toán sẽ xuất bảng tổng hợp để kiểm tra đối chiếu Tốt Bỏ sót không ghi sổ các khoản tiền thu qua ngân hàng Rủi ro Kiểm soát tại Fast Hóa đơn được lập cho những nghiệp vụ giả mạo hoặc lập nhiều hóa đơn cho một nghiệp vụ Việc kiểm tra và lập hóa đơn do một người thực hiện nên không có sự phân ly trách nhiệm Chưa tốt Những hợp đồng đã thanh toán không được lập hóa đơn Căn cứ vào phần mềm nên mỗi lần nhập liệu, kế toán đã đối chiều với dữ liệu về hợp đồng đã lưu trữ Tốt Hóa đơn có số tiền không đúng Việc kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn và bảng kê của ngân hàng do kế toán đảm nhiệm Chưa thực sự độc lập trong kiểm tra đối chiếu Hóa đơn không được ghi sổ nhật ký Hóa đơn ghi sổ chi tiết sai khách hàng Khi yêu cầu thanh toán, phòng kinh doanh đã lập Giấy đề nghị thanh toán nhưng không gửi bảng kê khai chi tiết cho khách hàng Chưa tốt Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại…. 3.1. Đánh giá chung về công tác kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại công ty Ưu điểm Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST là một đơn vị hoạt động hiệu quả và có ý thức trong việc thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh của đơn vị, đặc biệt là với quy trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại công ty. - Quy trình Tạm ứng: có hệ thống chứng từ đầy đủ, có quy định đầy đủ về định mức tạm ứng. - Quy trình thanh toán hợp đồng: hợp đồng quy định rõ ràng về phương thức và thời hạn thanh toán nên việc thanh toán của khách hàng ít gặp rủi ro. Công ty xây dựng chính sách giá dựa trên các điều kiện, đặc điểm phần mềm mà khách hàng yêu cầu. Nhược điểm Fast chỉ có một kế toán nên sẽ không đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công tác kiểm soát. Ngoài ra, trong qua trình thực hiện còn nhiều thiếu sót so với chu trình, cụ thể như: - Tạm ứng: Thiếu chữ kí và xét duyệt của những người có thẩm quyền: Thiếu chữ kí của trưởng phòng, chưa có sự xét duyệt của giám đốc trên các chứng từ quan trọng. Lập nhiều phiếu thu cho một nghiệp vụ dẫn đến khó kiểm soát, dễ xảy ra việc thiếu chứng từ, thiếu số tiền. Còn tồn tại sai sót khi thực hiện việc hoàn ứng như thu thiếu số tiền, không quy định rõ thời gian hoàn ứng. Nhiều khoản chi trong quá trình công tác không có chứng từ rõ ràng (lập bảng kê) dẫn đến việc khó quản lý những khoản này. Một số nghiệp vụ vẫn còn thiếu chứng từ chứng minh. Không có chứng từ chứng minh việc thu lại tiền của nhân viên (trong bộ chứng từ do công ty cung cấp). - Thanh toán hợp đồng: Cập nhật số liệu chậm trễ (cuối tháng mới ghi nhận các nghiệp vụ trong tháng) Chưa thực sự độc lập trong kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn và bảng kê của ngân hàng do kế toán đảm nhiệm Khi yêu cầu thanh toán, phòng kinh doanh đã lập Giấy đề nghị thanh toán nhưng không gửi bảng kê khai chi tiết cho khách hàng 3.2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng của công ty Về bộ máy: Tùy vào khối lượng công việc kế toán mà công ty nên bổ nhiệm thêm nhân viên và phân chia trách nhiệm rõ ràng. Ban giám đốc cần quan tâm hơn đến công tác kiểm soát các khoản mục quan trọng như hai khoản mục trên Về tạm ứng: Cần có những quy định rõ ràng, đưa ra quy chế công ty bằng văn bản liên quan tạm ứng cho nhân viên khi đi công tác, cần chú ý đến các vấn đề sau: Quy định rõ thời gian hoàn ứng cho mỗi đợt công tác. Xác định hạn mức để lập bảng kê và tuân thủ chính xác hạn mức đó. Đối với công tác kiểm tra, kiểm soát: Cần có sự xét duyệt đúng mức liên quan đến các khoản tạm ứng. Phiếu thu, phiếu chi nên có sự xét duyệt của giám đốc Giấy đề nghị tạm ứng nên có sự xác nhận của các trưởng bộ phận để xác minh tính chính xác của công việc. Kiểm tra định kì và trước mỗi lần tạm ứng các khoản chưa hoàn ứng để nhắc nhở nhân viên thanh toán hoặc có biện pháp xử lý kịp thời. Về thanh toán hợp đồng: Cần yêu cầu ngân hàng gửi giấy báo có cho từng lần phát sinh, định kì hàng tuần gửi bảng kê tiền gửi và căn cứ trên giấy báo có để ghi sổ (thay thế cho Phiếu thu tiền gửi ngân hàng). Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ và bảng kê để phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu. Định kì gửi bảng kê chi tiết thanh toán cho khách hàng PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – Đà Nẵng” nhằm tăng cường công tác kiểm soát các khoản phải thu, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong xu thế hội nhập và triển. Về cơ bản, đề tài đã giải quyết được những vấn đề sau: Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu nói riêng. Tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ khoản phải thu tại công ty Fast – CN Đà Nẵng. Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ khoản phải thu tại công ty này. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như khó khăn trong việc tiếp cận số liệu kế toán thực tế, khoảng cách địa lý nên không thể trực tiếp quan sát quá trình làm việc của nhân viên trong công ty… nên đề tài vẫn còn hạn chế như sau: Đề tài mới chỉ tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ khoản phải thu của công ty Fast – CN Đà Nẵng trên khía cạnh các yếu tố định tính mà chưa phân tích các yếu tố định lượng để làm rõ quá trình và thủ tục kiểm soát 2. Kiến nghị Từ những kết luận trên, chúng tôi xin đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện đề tài trên: Mở rộng nghiên cứu toàn bộ chu trình trong công ty Fast chi nhánh Đà Nẵng và tổng công ty Fast để có thể đánh giá được tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Nếu có điều kiện thì nghiên cứu cả hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp có quy mô và lĩnh vực kinh doanh tương tự làm cơ sở để đánh giá và so sánh tốt hơn. Xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể để làm cơ sở đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Từ đó đề xuất một số biện pháp cụ thể giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu thực hiện được những điều trên thì kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và ra quyết định của ban giám đốc doanh nghiệp Mục lục