Đề tài Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG VÀ TẦM QUAN TRỌNG TRONG GIAO TIẾP Giáo viên hướng dẫn: Lê Việt Hưng Sinh viên thực hiện: Ngô Thanh Phương Lớp QT02 - K13 Số thứ tự 90 Năm 2009 Lời mở đầu Các bạn trẻ ngày nay đang đổ xô tìm đến các trung tâm đào tạo và rèn luyện những kỹ năng cơ bản trong đó có kỹ năng giao tiếp. Hành trang cho bạn trẻ bước vào công việc, áp lực cuộc sống chính là những kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp bạn bè trong cuộc sống. Những nhà quản lý, những nhà kinh doanh trong quan hệ với đồng nghiệp, với đối tác thì kỹ năng giao tiếp, đầm phán là rất quan trọng. Tưởng như đơn giản, nhưng để có được những kỹ năng hoàn hảo đó không phải là dễ. Cần phải hiểu được bản chất và tầm quan trọng của các kỹ năng là điều trước tiên. Trong tháp nhu cầu của Maslow thì nhu cầu xã hội, trong đó có giao tiếp đứng ở tầng thứ 3 sau nhu cầu về sinh lý và an toàn. Ông cha ta cùng từng nói: "Sự ăn cho ta cái lực, sự ở cho ta cái trí và sự bang giao cho ta cái nghiệp". Không chỉ vậy, 1 trong 3 yêu cầu hàng đầu của nhà tuyển dụng ngày nay đó là giao tiếp tốt. Hiện nay, những người đi học nhận thấy, việc các bạn trẻ có điều kiện giao tiếp và tiếp xúc với môi trường thực tế còn quá ít. Việc quá chú trọng vào chuyên môn học tập của mình khiến tính năng động trong môi trường giao tiếp còn yếu, rất nhiều các bạn trẻ không biết cách bắt đầu một câu chuyện dù là đơn giản nhất. Không biết ứng xử và thể hiện thế mạnh của mình khi đứng trước nhà tuyển dụng. Có nhiều thất bại trong kinh doanh mà nguyên nhân nhiều là ở khâu giao tiếp. Xuất phát từ những điều thực tiễn, tiểu luận của em với đề tài "Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp" hy vọng sẽ góp phần giúp cho các bạn thêm những hiểu biết về kỹ năng trong giao tiếp. CHƯƠNG I KỸ NĂNG GIAO TIẾP Kỹ năng nói Kỹ năng nói được sử dụng nhiều trong cuộc sống. Muốn giao tiếp có hiệu quả, các nhà quản lý phải rèn luyện cho mình một kỹ năng nói thật tốt. Nói bao gồm sự giao tiếp phi ngôn ngữ và sự giao tiếp bằng ngôn ngữ, nghĩa là cần xem xét "nói như thế nào" và "nói cái gì". Giao tiếp phi ngôn ngữ Đặc điểm của giao tiếp phi ngôn ngữ là:Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp cao, hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ, Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ, phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa Tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ là cách đi đứng, nói năng, dáng vẻ khi giao tiếp. Giao tiếp phi ngôn ngừ có tầm quan trọng của nó vì ngôn từ chỉ chiếm một phần những điều truyền đạt, và những điều không nói ra đôi khi lại quan trọng hơn những điều nói. Hầu như mọi người tin nói như thế nào nhiều hơn "nói cái gì". Ví dụ: đối với người nào đó, nếu ta nói: "vâng, anh đó giỏi lắm" với một giọng mỉa mai, người nghe có lẽ tin nơi giọng nói của ta, chứ không tin ý nghĩa lời ta nói. Giao tiếp phi ngôn ngữ tuy quan trọng nhưng không nên lạm dụng đừng coi nó là chiếc đũa thần, là một công thức có định lượng hoàn hảo chỉ cần áp dụng là dạt được kết quả. Hiểu biết và giao tiếp phi ngôn ngữ có thể giúp ta nâng cao kỹ năng giao tiếp, giúp ta truyền đạt những biểu hiện thích hợp và nhạy cảm giúp ta tránh được những cản trở trong khi giao tiếp. Những thành phần của giao tiếp phi ngôn ngữ Có bốn thành phần của giao tiếp phi ngôn ngữ: thân thể, giọng nói, khoảng cách giao tiếp và đồ vật xung quanh. Trong tiểu luận này chúng ta nói hai thành phần đầu: Thân thể Người ta có thể phân tích thái 'độ của người khác trên cơ sở ngôn ngữ thân thể của người đó. Những khía cạnh của ngôn ngữ thân thể là: tư thế, cử chì, vẻ mặt, ánh mắt. Tư thế: Tư thế tạo nên ấn tượng đầu tiên có ảnh hưởng quan trọng, nó bộc lộ sự tin tưởng, tính cởi mở và thái độ của một người. Dù đứng hay ngồi, hãy đứng hay ngồi thoải mái theo cung cách "nhà nghề" nghĩa là đứng, ngồi thẳng lưng không gượng gạo, nhìn thẳng vào cử tọa, sức nặng cơ thể phân phối đều. Nếu ngồi thì hãy tránh tư thê quá trịnh trọng, mà cũng đừng ngồi thu hình lại, quá xuề xòa hoặc quá khép nép hay như gây hấn. Nếu đứng thì hãy tránh tư thế quá nghiêm trang hoặc quá sướng sả, quá phục tùng và quá gây hấn. Cử chỉ: Mọi người đều dùng cử chỉ một cách vô thức để hậu thuần cho điều mình đang nói, như dùng bàn tay để miêu tả một vật hay một thao tác, để đếm hay liệt kê Cử chỉ không ngừng nhấn mạnh những điều người ta nói mà còn bộc lộ thái độ của người nói. Người ta có thể nhận biết một cử chỉ là "nồng nhiệt" hay "lạnh nhạt". Hầu hết mọi người có cử chỉ tự nhiên khi ngồi vì khi đó không cần dùng hai bàn tay, song' hãy tránh những cử chỉ nóng nảy và vẻ mặt trơ như đá. Khi đứng, đừng có cử chỉ kiểu cách hay giả tạo, cũng đừng cử động một cách nóng nảy, cũng đừng lắp đi lắp lại một cử chỉ hay vướng mắc mãi với một tư thế. Vẻ mặt và ánh mắt Mặt và mắt là những bộ phận biểu cảm nhất của cơ thể. Với nét mặt, người ta có thể thiết lập quan hệ như: mỉm cười, gật dầu, nhướng mày hay nhăn mày... và cũng có thể điều tiết chiều hướng cuộc trò chuyện. ánh mắt là cửa sổ của tâm hồn, nói lên rất nhiều thứ. Người nói chuyện giỏi tiếp xúc bằng mắt nhiều hơn người nói kém. Trong một cuộc chuyện trò, hãy duy trì sự tiếp xúc bằng mắt từ 50 đến 60% thời gian bạn nói, và từ 75 đến 85% thời gian nếu bạn nghe. Tiếp xúc tốt bằng mắt có nghĩa là tạo được sự tiếp xúc Có tính cảm với những con người thực sư trọng cư tọa. Giọng nói Giọng nói có thể hiện rất nhiều trạng thái cảm xúc Độ cao thấp Nhấn giọng Âm lượng Phát âm Từ đệm Nhịp điệu (trôi chảy-nhát gừng) Cường độ (to-nhỏ) Tốc độ (nhanh-chậm) VD: Tôi sẽ tăng lương cho anh Tôi sẽ tăng lương cho anh Tôi sẽ tăng lương cho anh Phải làm gì để phát triển một giọng nói có hiệu quả? Một là. hãy nói với độ cao nghe rõ. hãy nói diễn cảm và hứng khởi thay vì giọng nói đều đều mệt mỏi. Hãy nói với giọng ấm áp. vui vẻ thay vì giọng lơ đãng (the thé, khàn khàn, rêu n). Hãy nói cho rõ ràng, tránh khuynh hướng hạ thấp ở cuối câu. Hai là, hãy nói với tốc độ thích hợp và phát âm đúng. Nói chậm đủ để người nghe hiểu được, nhưng vẫn mau vừa đủ đề giữ sự năng động. Hãy thay đối tốc độ để tránh giọng đều đều. Hãy ngừng đúng lúc: trước hay sau một tự chủ yếu, ngăn cách các mục khác nhau, cho rõ sự chuyển biến tư tưởng. Ba là, hãy tránh lạm dụng vì lơ đãng những từ lấp lỗ trống như "à", "ờ", nghĩa là những từ không có ý nghĩa gì. Giao tiếp bằng ngôn ngữ.    Giao tiếp ngôn ngữ là sự giao tiếp được tiến hành thông qua hệ thống tín hiệu thứ hai: lời nói và chữ viết.   Đây là hình thức giao tiếp đặc trưng cơ bản nhất trong hệ thống giao tiếp xã hội bởi nó có những chức năng: chức năng thông báo, chức năng diễn cảm và chức năng tác động.    Giao tiếp ngôn ngữ có thể được biểu hiện qua nhiều hình thức. Trong giao tiếp, tuỳ vào đối tượng, mục đích, hoàn cảnh… mà người ta sử dụng các hình thức biểu đạt ngôn ngữ khác nhau. Tầm quan trọng của giao tiếp bằng ngôn ngữ. Giao tiếp bằng ngôn ngữ có vai trò quan trọng trong quán lý. Những cuộc đàm thoại, các cuộc nói chuyện qua điện thoại nói chung thuộc vào loại giao tiếp thông thường, không nghi thức. Các buổi nói chuyện, các buổi diễn thuyết, báo cáo bằng miệng thuộc vào loại giao tiếp chính thức. trịnh trọng (nói gọn lại là các buổi nói chuyện với một nhóm người). Các buổi nói chuyện với một nhóm người thường diễn ra khi có một trong ba tình huống: Khi diễn giải vừa có nhiều điều cho người ta kết vừa có nhiều điều phải tìm hiểu có tính chất trao đổi thông tin; khi phải trả lời những câu hỏi. Khi cử tọa nói nhiều nhất khi cần giải quuyết một vấn đề với tư cách tập thể. Tất nhiên còn có những ngoại lệ. Trong tiểu luận này chỉ chú ý đến những tình huống phát biểu và diễn giải nói nhiều nhất. Những bài nói chuyện được phân thành hai loại dựa trên mục đích của chúng: trình bày hay thuyết phục. Loại bài nói chuyện mang tính chất trình bày được dùng để miêu tả một tình huống, kể lại một câu chuyện, cung cấp thông tin xác thực, hoặc giải thích các lý do cho một hành động đã xảy ra. Trong loại bài nói chuyện mang tính thuyết phục thì những lời lẽ thuyết phục chiếm vị trí quan trọng. Trong đó phải đưa ra các lý lẽ khêu gợi các cảm xúc như sự kiêu hãnh, lòng tự hào, tự trọng, sự sợ hãi, tĩnh yên, tính hiệu quả, phẩm chất thông qua đó thuyết phục người nghe hành động hoặc chấp nhận ý kiến người nói. Ai cũng muốn nói hay viết hay. Nói hay cũng như viết hay phải căn cứ theo chiến lược giao tiếp: xác định mục tiêu, phân tích cử tọa và kiến trúc thông điệp. Để phác thảo chiến lược cho mình, chúng ta hãy xác định mục đích của buổi nói chuyện và kiểm tra xem đã biết rõ người nghe như thế nào? Khi phân tích đối tượng người nghe hãy chú ý tới một số điểm sau đây: (l) Quy mô đối tượng người nghe? (2) Mức độ tinh tế của người nghe: vốn kiến thức của họ, mức quan tâm của họ về vấn đề sẽ trình bày. (3) Tâm trạng, thái độ tiếp thu của người nghe sẽ như thế nào? Chú ý không gian và thời gian cho buổi nói chuyện. Kết hợp các đặc điểm này với mục tiêu của chúng ta, có thể xây dựng một chiến lược nói chuyện một cách hợp lý nhất. - Xây dựng nội dung bài nói chuyện. - Làm nổi bật những ý tưởng quan trọng nhất. - Mở đầưvà kết thúc có hiệu quả. Việc soạn thảo bài thuyết trình gồm ba giai đoạn: (1) Giới hạn những điểm chính: Luôn luôn nhớ rằng nói không giống như viết. Đơn giản là nói không thể chi tiết như viết, đừng bắt người nghe chịu đựng quá nhiều thông tin. Chỉ nên tập trung nhiều ý tưởng của chúng ta vào ba tới năm phạm trù chính vì thường cử tọa không thể nhớ nhiều hơn chừng đó điểm. Nhiệm vụ của người nói là làm nổi bật những điểm quan trọng, giới hạn những điểm quan trọng sẽ có cơ hội tốt để đạt mục tiêu. Cần chú ý là: đơn giản vấn đề nhưng không giống như sơ sài. người nghe sẽ nhớ những điểm chính dễ dàng và dùng những điềm chính đó để nhớ một số hay tất cả những mềm quan trọng hơn, nếu bắt nhớ nhiều quá họ sẽ rối loạn. (2) Làm nổi bật những ý tưởng quan trọng nhất. Khi đã giới hạn con số những điềm chính, phải làm cho mỗi điểm đó nổi bật lên. Phải dự kiến một chương trình làm việc, một phác họa đại cương, một ý tướng là chúng ta sẽ đi tới đâu với bài thuyết trình của mình. Tiếp đó tạo ra một sự chuyển tiếp rõ ràng. Khi nói nên dùng một câu chuyển tiếp minh bạch, không nên dùng một từ chuyển tiếp ngắn gọn như khi viết. Ví dụ: khi viết dùng từ "một là", "hai là", khi nói cần dùng câu chuyển tiếp rõ ràng "khuyến nghị thứ hai là". Sau cùng, có thể dùng phương pháp "tổng kết nửa chừng" để làm nổi bật những điểm quan trọng, hãy tóm tắt giữa những điểm chính hay những điểm phụ . Đừng ngượng ngùng vì cứ lặp di lặp lại thường xuyên khi thuyết trình. (3) Mở đầu và kết thúc hiệu quả. Khi viết mở đầu và kết thúc nhanh, điều này lại trở thành đột ngột trong khi nói. Mở Đầu, Có nhiều cách mở đầu: nói chuyện vui, đề cập tới cái bất thường hoặc đề cập tới cái quen thuộc. Không phải đi cùng có tài nói đùa Nếu ta có khả năng này thì đó là xuất lợi thế; tuy nhiên chỉ nên sử dụng nó nếu đâu đó mang lại hiệu quá tốt cho đề tài của chúng. Hãy nhớ bốn quy tắc này khi chọn cáu chuyện vui để kích thích cử tọa. Thứ nhất, chuyện vui không bao giờ được cỏ tính cách công kích bất cứ người nào trong cư tọa. Thứ hai, đừng hạ mình Thứ ba, sử dụng chuyện vui có chừng xược. Thứ tư, chuyện vui phải liên quan tới chủ đề hay hoàn cảnh. Lời mở đầu bằng cách đề cập cái bất thường sẽ gây được sự chú ý của người nghe bằng cách cho người ta biết điều gì đó mà họ chưa biết, để gây sự diệu kỳ. Ví dụ: đưa ra những câu hỏi cường điệu (nghĩa là một câu hỏi cố ý cho cử tọa không trả lời được), một hình ảnh sinh động, một câu chuyện làm sửng sốt, hoặc một con số thống kê quan trọng. Đề cập cái quen thuộc gây được sự chú ý của người nghe bằng cách liên kết với một điều gì đó mà người nghe đã biết rồi. Ơ đây. cần đến sự hiểu biết của cử tọa hơn là cần đến sự hiếu kỳ của họ. Lối mở đầu này bao gồm: những lời đề cập đến chính người nghe. hoàn cảnh, sự liên quan giữa diễn giả và người nghe, giữa người nghe và chủ đề giữa diễn giả và chủ đề hoặc một người nào đó hay sự việc gì quen thuộc với người nghe. Hãy nhớ rằng: đoạn mở đầu hãy ngắn gọn: nếu quá dài sẽ gây hoang mang cho người nghe. Kỹ năng viết Cũng như nói. để viết có hiệu qua phải thiết lập được chiến lược giao t.lép: xác định mục tiêu rõ ràng, phân tích cứ tọa và bố cục có hiệu quả. Sau đó, mới xem xét đến kỹ thuật viết. Nên nhớ rằng: viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, chứ không phái là một công thức thuần túy đơn giản. Thường quá trình soạn thao gồm ba giai đoạn: trước khi viết, phác thảo và biên soạn. Tài liệu là toàn bộ văn bán chúng ta viết: một bức thư, một công văn, một báo cáo hay bất cứ thứ gì khác. Làm thế nào để diễn đạt các ý tưởng trong một văn bản là bước cuối cùng. Phải quan tâm thích đáng bước ban đầu trước đó thì mới làm tôi bước cuối cùng. Các bước ban đầu bao gồm: a. Phải khẳng định chắc chắn từ những gì cần phải viết trong bức thông điệp. b. Nhận định được đâu là ý chính, đâu là ý phụ. c sắp xếp các ý tưởng theo một thứ tự thích hợp. Nếu đầu óc chưa hiểu rõ vấn đề này thì người viết khó tránh khỏi lúng túng khỉ muốn diễn đạt các ý tưởng thành ngôn ngữ viết. Nhận định được đâu là ý chính, đâu là ý phụ và sắp xếp chúng theo một thứ tự thích hợp thực ra là một phần trong quá trình phác thảo. Để giảm bớt khó khăn cho người viết, cần chú ý: Phân cách các giai đoạn trước khi viết, phác thảo và biên soạn nhất là đối với những tài liệu quan trọng và phức tạp. Không nên viết liền một mạch, hãy ấn định thời khắc cho bản thân. Phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình tổ chức trật tự những tư tưởng đó. Tư tưởng rõ ràng và viết rõ ràng có liên quan với nhau, nhưng không phải là đồng nhất. Hãy sắp xếp tư tưởng của mình một cách thích hợp cho người đọc, đừng viết đơn thuần theo thứ tự tư tưởng nẩy sinh trong dầu bạn. Phân.cách quá trình tổ chức trật tự khỏi quá trình phác thảo. Đừng bao giờ bắt đầu viết khi chưa có một dàn đồ ý tưởng. Hãy tổ chức ý tưởng của bạn trước khi bạn bắt đầu viết ý tưởng đó. Phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong khi phác thảo. Trong giai đoạn phác thảo cứ để cho tinh thần sáng tạo nẩy nở, bạn có thể xem lại và xác định chúng sau. Giai đoạn chuẩn bị này hỗ trợ rất nhiều cho người viết: Nâng cao tính khúc chiết (giảm bớt các trường hợp để sơ sót các ý quan trọng và giữ lại những ý không cần thiết). Cho phép người viết tập trung cao vào bước kế tiếp diễn đạt các ý tưởng. - Tiết kiệm thời gian viết và đọc chính tả. Nâng cao tự tin cho bản thân. - Cho phép người viết dễ dàng sắp xếp các ý cần phái nhấn mạnh hoặc không cần nhấn mạnh. Ngoài ra, do bức thông điệp được chuẩn bị rất kỹ, cho nên người đọc cũng sẽ cảm thấy hài lòng: - Bản thông điệp rõ ràng khúc chiết. - Mối tương quan giữa các ý chặt chẽ, giúp cho người đọc dễ hiểu, dễ nhớ. Người đọc có ý phản ứng tích cực hơn và chịu ảnh ~ hưởng mạnh bởi trình độ sắp xếp các ý tưởng. b) Các nguyên tắc áp dụng cho tài liệu. Có bốn nguyên tắc áp dụng cho tài liệu: (l) sự thống nhất và tầm quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải. Tính thống nhất và tầm quan trọng: Thống nhất có nghĩa là bài viết có tính chất' đồng nhất; nó kết hợp xung quanh một ý tưởng trọng tâm, tất cả nhằm vào một chủ đề. Tầm quan trọng được hiểu là những ý tưởng chính được làm nổi bật, được nhấn mạnh cho người đọc nhận ra. Để thực hiện nguyên tắc này cần chú ý những điểm: - Vứt bỏ mọi thông tin không liên hệ, làm cho tài liệu thống nhất quanh mục tiêu giao tiếp và nhiệm vụ cụ thể. - Chú ý phần giới thiệu và phàn kết luận là những phân cốt yếu loà llgt[ói học cô kha là nó nhiêu nhai Trong llhâìl giới thiệu hãy kiến tạo sự quan tâm và thái độ tiếp thu cua người đọc. Trong phần kết luận, có thê phát biểu lại \ chính }lay không tùy theo tài liệu dài hay ngắn: phát biểu ký luận hay đề nghị của bạn, phát biểu trước hành động tránh đưa vào một chủ đề mới hoặc biện giát hay châm chước cho luận cứ của bạn. Bố cục và cách làm nổi bật: Bố cục là phân chia những ý tưởng của bạn cho có hệ thống: thứ bậc và sắp xếp chúng thế nào cho có tính thuyết phục. Làm sao cho người đọc nhìn thấy rõ ràng. Hãy nhớ bốn quy tắc. Một là phải nhất quán, như: viết hoa những ý tưởng chính từ đầu chí cuối. Thứ hai, hãy sử dụng những tiêu đề theo ý tưởng. Thứ ba, chớ có lạm dụng kỹ thuật này vì nếu làm nổi bật mọi thứ thì giống như không có điểm nào nổi bật lên cả. Thứ tư, trình bày những ý tưởng có tầm quan trọng ngang nhau bằng những hình thức ngữ pháp giống nhau. Mạch lạc: Mạch lạc có nghĩa là tính liên kết chặt chẽ với nhau của ý tưởng. Điều này liên quan đến cách sư dụng những từ liên kết. hình thức ngừ pháp cũng như kỳ thuật làm nổi bật. Độ dài thích hợp Người ta hay khuyên: hây viên ngân goá những thê nói tài liệu ngắn nhất luôn luôn là tài liệu có hiệu quá nhất. Cần biên soạn tài liệu với độ dài thích hợp. Dì nhiên. một mặt, phái lưu tâm đến thì giờ cua người đọc. đừng bắt họ phái vất vả với những thông tin không cần thiết, mặt khác. cũng không cần phai cắt bỏ những thông tin thiết yếu. Kỹ năng nghe Nghe là một trong những kỹ năng quan trọng cua quá trình giao tiếp. Nó giúp các thu trướng xác định được những nhu cầu, những vấn đề, tâm trạng hoặc mức độ quan tâxn của nhân viên. Quá trình giao tiếp trớ liên tốt hơn. nếu như các bên tham gia vào giao tiếp biết lắng nghe một cách có hiệu quả. Lắng nghe là một trong những chìa khóa chủ chốt. cho phép cư xừ và ngoại giao. Nghe là việc khó làm do có những trở ngại chú quan và khách quan khiến không tập trung tinh thần được. Có những trở ngại chủ quan sau đây: Khả năng suy nghĩ nhanh hơn người ta có thể nói. Con người có thề suy nghĩ nhanh hơn từ 10 đến 20 lần so với họ nói. Với thời gian thừa thãi đó nên óc bạn dễ xao lãng, lang thang từ chủ đề này sang chủ đề khác không liên hệ gì với nhau. Do tập quán xua đuổi "tiếng ồn" ra khỏi đầu óc nên bạn có thể tự động xua đuổi ồn ra khỏi đầu óc ngay cà khi không cần thiết. Khó mà kháng cự lại ý muốn nhảy phắt tới kết luận, bảo vệ lập trường mình, nghi ngờ những ý tưởng mới, phê phán những khái niệm bạn không đồng ý. a) Cải thiện dáng điệu: Giữ tư thế cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói, tránh tư thế khép kín uể oải hay tư thế khiêu khích. Cử chỉ cũng phải cởi mở làm cho người nói cảm thấy dễ chịu, tránh những cử chỉ nóng nảy gây khó chịu. Nét mặt cũng quan trọng. Đừng có bộ mặt đờ đẫn, trơ như đá. Hãy bày tỏ quan tâm: nhướng mày hay cau mày, thình thoảng mỉm cười hoặc gục gặc đầu. Những cử chỉ đó có thể giúp quan hệ tốt. Tiếp xúc bằng mắt là dấu hiệu quan trọng nhất củ sự lắng nghe. Tóm lại, hết sức chú ý đến dấu hiệu phi ngôn ngữ, những cử chỉ phi ngôn ngữ không thích hợp có thể làm cho người ta hiểu lầm một cách tai hại. bị Cải thiện cách suy nghĩ. Biết lắng nghe phải do lòng chân thành nên cần kiểm soát cả cảm tưởng lẫn tư tưởng của bản thân. Hãy thông cảm với người nói, lắng nghe trước đã, nên nhẫn nại để người nói có đủ thời gian, không nên chặn ngang hay phản đối trước khi diễn giả nói xong. Những ý tưởng hay không nhất thiết được nói ra nhanh chóng và chính xác, thậm chí rõ ràng. Hãy kiềm chế sự nóng nảy của mình, đừng làm cho sự giao tiếp bế tắc bằng cách tranh cãi, chỉ trích hay nổi giận quá sớm. Tránh phán đoán trước hoặc người nói hoặc chủ đề thảo luận. Hãy tạo cơ hội cho những vấn đề mới mẻ. Đừng để bị ảnh hưởng nhiều vì cảm giác ban đầu hoặc cách phát biểu của họ. Những ý tưởng hữu ích có thể không được diễn đạt một cách mỹ lệ hãy dè chừng những thành kiến hay khuynh hướng tự nhiên của mình khi lắng nghe. Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh thần phân tích. Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý chính, cân nhắc những chứng cứ. Ngoài việc lắng nghe nội dung lời nói, hãy phân tích cảm tưởng của người nói, cách người đó nói như thế nào (giọng nói, âm lượng, nét mặt, cử chỉ) vì đôi khi người ta nói ra điều khác hẳn với điều muốn nói. c) Phải nói gì ? Trong phần lớn thời gian lắng nghe ta không nói.gì cả Bí quyết để biết lắng nghe là biết chịu đựng sự im lặng. Hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng. Tuy vậy, ngoài sự im lặng cũng có thể nói một vài câu chuyện để khuyến khích người khác nói. Trước hết, hãy đặt câu hỏi để người ta bắt đầu nói. Hỏi để làm sáng tỏ hay để biết chi tiết, để nhắc rằng mình hiểu. Thứ hai, dùng những câu ngắn có tính khuyến khích người ta nói thêm hoặc có tác dụng như dáng điệu chăm chú nghe. Ba kỹ thuật: chăm chú quan tâm; suy luận, không phê phán cho tới khi người ta nói hết; nói những câu ngắn và giữ im lặng thay vì tranh luận có tác dụng lớn trong việc lắng nghe. Nhưng cần nhớ rằng: muốn tác động có hiệu quả đến người khác, không thể chỉ đơn thuần sử dụng kỹ thuật, mà phải xuất phát từ tính cách, phải làm cho người ta hiểu mình. Nghe là để hiểu người khác, nhưng đa số nghe người khác ' không phải để hiểu và thực sự không bao giờ hiểu được cái gì đang diễn ra trong nội tâm của người khác. Có nhiều mức độ "nghe" khi người khác nói: Có thể lờ người khác, thực sự là không nghe gì cả. - Có thể giả vờ nghe. Có thể nghe một cách chọn lọc, chi nghe một phần lúc nói chuyện. Có thể châm chú nghe, tập trung chú ý và sức lực vào những lời mình nghe được. - Nghe thấu cảm, hình thức nghe cao nhất; rất ít người thực hiện. Nghe thấu cảm không chỉ dựa vào kỹ nàng mà phải quan tâm dấn tính cách và quan hệ bởi vì nghe thấu cảm là đi sâu vào các ý kiến của người khác, qua đó mà phát hiện nhiều vấn đề theo cách nhóm của người khác, ta hiểu họ' cảm nghĩ như thế nào. Bản chất của nghe thấu cảm là sự hiểu biết đầy đủ, sâu sắc của ta về một con người, về mặt tình cảm cũng như lý trí. Trong nghe thấu cảm, ta nghe bằng tai, nhưng quan trọng hơn là nghe bằng mắt, bằng con tim. Nghe để cảm nhận. để hiểu ý nghĩa, để cọ hành vi, nghĩa là ta làm việc với thực tế bằng suy nghĩ và tình cảm của người khác; tập trung tiếp nhận những thông tin sâu kín nhất trong tâm hồn của con người. Khi nghe thấu cảm người khác, ta cho họ một không khí tâm lý, sau đó có thể tập trung phát huy ảnh hướng và giải quyết vấn đề. Nhu cầu về không khí tâm lý ảnh hưởng đến giao tiếp trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nghe thấu cảm cũng là mạo hiểm. Phải hy sinh nhiều an toàn để nghe thật sâu sắc, bởi vậy phải hết sức cởi mở để chịu tác động của người khác. Để phát húy ảnh hướng của mình phải chịu ảnh hưởng của người khác. Kỹ năng đọc Đọc là một kỹ năng đáp ứng đem lại nhiều lợi ích như: Có thông tin, biết được những ý tưởng mới, nâng cao sự hiểu biết. Biết đọc bao hàm sự phán đoán, sự tóm lược và sự tập trung tinh thần. Cần cải tiến sự lĩnh hội do đọc và tốc độ đọc của ban. a) Sự lĩnh hội do đọc: Trở ngại chính cho sự lĩnh hội là khi đọc không tiếp xúc với người viết, nên điều cất yếu là phải thực hiện một cuộc đối thoại tưởng tượng với người viết. Đó là sự đọc tích cực Có hai phương pháp để đọc tích cực: (l) đặt câu hỏi và (2) dùng những kỹ thuật gợi nhớ. Đặt câu hỏi: Câu hỏi có thể là những câu trắc nghiệm trí nhớ đơn giản cho đến những lời đánh giá phức tạp và những quyết định. Có thể đặt những câu hỏi loại sau đây: Câu hỏi để ghi nhớ nhằm nhớ lại thông tin. Câu hỏi để giải thích. Câu hỏi phân tích. - Câu hỏi tổng hợp gom thông tin lại để tạo ra ý tưởng mới. Câu hỏi lượng giá đòi hỏi phán đoán. Có thể đặt câu hỏi trước khi, trong khi và sau khi đọc Trước khi đọc, tự hỏi đọc nhằm mục đích gì; trong khi đọc chuyển vấn đề thành câu hỏi; đọc hết.tài liệu nên đặt câu hỏi về giá trị của nó, về sự áp dụng và sự liên quan của nó đối với những điều dã biết. Sử dụng những kỹ thuật giúp trí nhớ. Những kỹ thuật giúp trí nhớ có thể gồm ba phần: bố cục, ghi chú và tóm tắt. Để nhớ một điều gì phải bố cục theo cách nào đó, nghĩa là xác định ý nghĩa theo những bình diện khác nhau: kết luận, ý tưởng chính và chi tiết chưng minh. Có thể bố cục như thế nào? Có thể bố cục trong từ nhớ, viết ra một giản đồ trên giấy, hoặc đánh dấu ngay trên tài liệu. Kỹ thuật giúp trí nhớ thứ hai là chú thích. Dùng các ký hiệu (vòng tròn, đường gạch, dấu ngoặc, ngôi sao v.v...) để phân biệt những bình diện quan trọng khác nhau khi .ghi chú. Kỹ thuật cuối cùng để ghi nhớ là tóm lược. Một bản tóm lược bao gồm kết luận và những ý tưởng chính. Tóm lược có thể nhẩm trong trí, bằng miệng hoặc viết ra, chỉ viết tóm lược nếu tài liệu thật quan trọng. Khó khăn chính mà những kỹ thuật này không giải quyết được là sự thiếu thời gian để đọc. Bị Tốc độ đọc: Tốc độ đọc bình quân là 250 từ một phút. Do thiếu thời gian nên phải tìm phương pháp mới để đọc. Bí quyết đọc có hiệu quả là sự mềm dẻo, nghĩa là phải đọc những tài liệu khác nhau với tốc độ khác nhau. Không nên đọc thật nhanh bất cứ tài liệu gì và Cũng đừng bận tâm đọc kỹ mọi thứ... Có một phương pháp để phát triển tính mềm dẻo là phương pháp SARAS (Survey, Analysis, Read ạt Appropriate Speed - Khảo sát, phân tích và đọc với tốc độ thích hợp). Khảo sát, có nghĩa là xem xét trước tài liệu bằng cách đọc tóm tắt kỹ lưỡng và lướt nhanh qua tất cả các lần còn lại. Khi khảo sát chỉ đọc: phần đầu, phần cuối và bố cục Khảo sát như vậy có lợi gì ? Nó giúp cho việc hiểu rất nhanh cấu trúc tổng quát và những điểm chính trước lâu đọc tài liệu. Sau đó có thể xác định mục đích, tốc độ và thời gian đọc. Phân tích. Căn cứ vào sự khảo sát, . có thể quyết định xem có đáng bỏ thì giờ để: (l) đọc toàn bộ tài liệu (2) chỉ đọc vài phần của tài liệu hoặc (3) không đáng đọc chút Nếu quyết định đọc, cần xác định mục đích đọc: để biết ý chính thôi? Để biết những chi tiết cá biệt? Chỉ đọc một phần tài liệu? Đọc với tốc độ thích hợp: Có ba tốc độ đọc cơ bản: đọc lướt qua, đọc bình thường và đọc kỹ lưỡng. Kỹ năng phản hồi. Phản hồi là một hình thức đáp ứng. Khi ta đọc hay lắng nghe, mục đích là để hiểu những gì người khác viết hay nói. Khi ta thực hiện phản hồi, mục đích là làm thay đổi hay tác động vào những gì người khác làm. Kỹ thuật phản hồi có hiệu quả có tính thiết yêu. cho sự thành công trong bất cứ công việc hay tổ chức nào. Nó cho phép làm việc hữu hiệu hơn, tăng thêm khả năng tham:gia tập thể, duy trì liên hệ công việc tốt hơn. a) Thực hiện phản hồi. Thực hiện phản hồi là một việc rất tế nhị và khó khăn. Ai cũng biết, thật khó chịu khi có người chỉ trích công việc của mình, nên chúng ta phải có lòng trắc ẩn và tế nhị với người khác. Mặt khác, thật dễ thất vọng khi người khác quá khó tính và có vẻ không sẵn lòng giúp đỡ, cho nên chúng ta phải chi tiết và cụ thể. Có lẽ khó khăn nhất liên quan đến sự thực hiện phản hồi là phải chối bỏ khuynh hướng tự nhiên muốn vạch ra từng vấn đề có thể nhìn thấy và thay vào đó, phải tập trung vào những vấn đề quan trọng mà chúng ta hy vọng làm thay đổi. sự phản hồi tốt nhất bao gồm cả lời phê bình viết và nói. Sự thực hiện phản hồi có hiệu quả đặt trên cơ sở hai tiêu chuẩn: lòng tin cậy và sự hiểu biết. Sự tin cậy. Sự phản hồi sẽ không có hiệu quả nếu người khác không tin cậy bạn. Bạn có thế đưa ra những đề nghị rất hay nhưng không có kết quá gì vì ngưó~ khác nghi ngờ ý định của bạn và giữ thế thú. Để chiếm được lòng tin, hãy cân nhắc những biện pháp sau đây nhằm tạo ra thông khí thiện cảm để giúp người ta dễ chấp nhận. Thứ nhất, hãy xem xét chính động cơ của mình, mặt mình vào tâm trạng chỉ có ý định giúp tờ người khác, chứ không phải phô trương hay trả đũa. Thứ hai, hãy chiếm lòng tin của nguỵ ' óc. tránh đùng những từ. nặng nề và rõ ràng có ý nghĩa là phán; cố giải quyết những thái độ cư xử đặc thù nhất định thay cho việc giản lược toàn bộ việc làm của người khác. Ví dụ: thay vì nói "đây là một báo cáo tồi", nên nói "ý tưởng chính của bán chưa được phát biểu rõ ràng". Thứ ba, thận trọng đưa ra những lời phê bình cả tích cực lẫn tiêu cực. Ai cũng biết, người ta không vui lòng chấp nhận sự phản hồi hoàn toàn tiêu cực: nếu bị phê bình dồn dập quá, người ta có thể cảm thấy bị đe dọa và có thể không thay đổi thái độ. Nhưng, người ta cũng có khuynh hướng không hoàn toàn thích những lời phê bình tích cực. Vì vậy bạn phải cẩn thận tạo ra thế quân bình. Sự cần thiết. Thực hiện phản hồi là để đạt được sự hiểu biết. Hãy chỉ rõ cho người ta bức tranh toàn cảnh, đừng nhồi nhét vào óc người ta một đống chi tiết rời rạc. một khi ta đã vẽ được bức tranh toàn cảnh, càng cụ thể càng hay, càng có hy vọng được người ta hiểu mình rõ hơn. Nên tránh làm quá mức cần thiết, vì mục đích của sự phản hồi có hiệu quả là thay đổi và thái độ cư xử. Có một giới hạn đối với những gì mà người ta có thể chấp nhận và thay đổi, hãy tập trung vào những kết quả có ý nghĩa nhất, đừng nghĩ rằng mình phải có bổn phận nói hết những điều mình nghĩ cho người khác nghe. Tiếp nhận phản hồi: Khả năng tiếp nhận phản Hồi cũng quan trọng cho sự thành công trong công việc. Chỉ có chấp nhận sự phản hồi của người khác mới tự cải thiện, trưởng thành và thay đổi Những bí quyết để tiếp nhận phản hồi là tránh thái độ đề phòng và khuyến khích người khác đáp ứng. Thái độ đề phòng là một trong những trở ngại chính ngăn cản sự tiếp nhận phản hồi và khuyến khích giao tiếp. Thái độ đề phòng chỉ có kết quả tốt khi ta tìm cách giữ thể diện hoặc tránh tỏ ra ngớ ngẩn, nhưng nó có khía cạnh tệ hại là thái độ đề phòng căn cứ theo một tiền đề sai lầm: tương quan giữa mọi người đặt cơ sở trên sự đối kháng lẫn nhau, tương tác nghĩa là đấu tranh, nên nó có hai khả năng: thỏa hiệp với nhau và học hỏi lẫn nhau, làm cho ta có vẻ khó chịu và thiếu tin cậy. Hãy tránh thái độ đề phòng. Có thể tránh được thái độ đề phòng bằng cách nuôi dưỡng bốn thái độ. Một là, trao đổi thông tin và ý kiến. Hãy giả định rằng bản thân chúng ta và công việc của chúng ta chi có thể cải thiện bằng cách trao đổi và cho ý tưởng tác động lẫn nhau; cử tọa sẽ thích thú và điều này có lợi khi giao tiếp. Thứ hai, đừng xem sự chỉ trích ý tưởng của mình như chỉ trích bản thân.A có bao giờ trong suốt một cuộc đi lại không có ý kiến nào bị chỉ trích. Cho dù ý kiến của bạn có bị bác bỏ thì chút ít bạn cũng đã tham gia vào quá trình giao tiếp và nên nhớ rằng bác bỏ ý kiến không phải là bác bỏ con người: Thứ ba, hãy nhớ rằng người khác cũng mắc phải sự không chắc chắn và tâm trạng bất an như bạn. Người ta cảm thấy phải đề phòng khi người ta có tlllế nghĩ rằng người khác tự tin và chắc chắn không làm sao biết được nội tâm của người khác. Thật ra, một chút tâm trạng bất an nào đó gần như là một điều kiện cần thiết của một người thông minh, ham học hỏi và hiểu biết. Thứ tư, đừng tự vệ tức thì mót cách máy móc khi có người không đồng ý với ta. Thay vì tránh né và phủ nhận sự phản hồi, ta hãy đánh giá nó, có thể sử dụng nó để tự cải thiện ý tướng của mình. Hãy tự hỏi sự phản hồi của ~ịlgười khác có đúng không. Nếu đúng hãy biểu lộ sự đồng ý nếu chỉ đúng một phần hãy đồng ý trong chừng mực cần thiết, nếu sai hãy tìm cách đáp ứng lại bằng những câu hỏi và trao đổi với nhau nhiều hơn để đánh tan sự bất đồng. Hãy khuyến khích sự đáp ứng. Khuyến khích sự đáp ứng có thể cải thiện khả năng tiếp nhận phản hồi. Trước hết, hãy yêu cầu người ta đáp ứng, hãy xác định một phương pháp hay một hệ thống cụ thể (ta muốn họ trả lời bằng cách nào) và những câu hỏi rõ ràng. Sự cụ thể rõ ràng không chỉ giúp cho người nghe đáp ứng dễ dàng hơn mà còn chứng tỏ sự thành thật trong lời yêu cầu của ta. Để ý tới những dấu hiệu phi ngôn ngữ của người nghe cũng là một cách yêu cầu đáp ứng. Yêu cầu loại này thay đổi tùy theo cử tọa và tình huống; nó thích hợp trong cuộc đối thoại hai chiều; nhưng tránh đưa người ta vào cảnh lúng túng giữa cuộc họp. Có thể nói riêng với họ sau. Thứ hai, hãy để cho người ta có thời gian phản hồi. Hãy ấn định thời gian để người nghe có đủ thời gian suy nghĩ, sắp đặt ý tứ. Thứ ba, hãy đáp lại sự phản hồi. Trong cách nói, nên tỏ ra quan tâm tới ý kiến của người khác bằng cách đặt những câu hỏi tỏ ra mình hiểu sự đáp ứng xây dựng của họ và khen ngợi sự đáp ứng đó. Trong cách viết, hãy có một câu trả lời cụ thể hoặc một lời cảm ơn, hãy cho người ta biết mình đánh giá cao thì giờ và nỗ lực của họ. CHƯƠNG II KỸ NĂNG VÀ TẦM QUAN TRỌNG TRONG GIAO TIẾP Giao tiếp là điều có tính sống còn đối với bất kì sự quan hệ nào của nhân loại. Và kỹ năng giao tiếp là phương tiện tiên quyết cho sự thành bại trong giao tiếp. Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp. Đây là quá trình liên quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá trình này. Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp. Kỹ năng nói Kỹ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh doanh – nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu. Hãy giới hạn những điểm chính. Luôn luôn nhớ rằng nói không giống như viết. Nói không thể chi tiết như viết, đừng bắt người nghe chịu đựng quá nhiều thông tin. Nhiệm vụ của người nói là làm nổi bật những điểm quan trọng giới hạn những điểm quan trọng sẽ có cơ hội tốt để đạt mục tiêu. Một điểm quan trọng là đơn giản vấn đề nhưng không giống như sơ sài, người nghe sẽ nhớ những điểm chính dễ dàng và dùng những điểm chính đó để nhớ một số hay tất cả những điểm quan trọng hơn, nếu bắt nhớ nhiều quá họ sẽ rối loạn.. Khi đã giới hạn những điểm chính, phải làm cho mỗi điểm đó nổi bật lên. Phải dự kiến một chương trình làm việc, một phác họa đại cương, một ý tưởng là chúng ta sẽ đi tới đâu với bài thuyết trình của mình. Khi nói nên dùng một câu chuyển tiếp minh bạch, không nên dùng một từ chuyển tiếp ngắn gọn như khi viết. Đừng ngại ngùng vì cứ lăp đi lặp lại thường xuyên khi thuyết trình Kỹ năng nghe Nghe là một trong những kỹ năng quan trọng của quá trình viết. Nó giúp xác định được những nhu cầu, những vấn đề, tâm trạng hoặc mức độ quan tâm của người nói. Quá trình giao tiếp trở nên tốt hơn, nếu như các bên tham gia vào giao tiếp biết lắng nghe một cách có hiệu quả. Hãy có một dáng điệu lắng nghe tích cực, cải thiện cách suy nghĩ và biết mình phải nói gì trong lúc lắng nghe. Đấy là những tín hiệu cho ng nói thấy người nghe đang lắng nghe họ một cách tích cực. Lắng nghe là một trong những chìa khóa chủ chốt cho phép cư xử và ngoại giao. Dáng điệu lắng nghe tích cực: Dáng điệu lắng nghe tích cực được cho là dấu hiệu phi ngôn ngữ. Phải hết sức chú ý đến dấu hiệu này, những cử chỉ phi ngôn ngữ không thích hợp có thể làm cho người ta hiểu lầm một cách tai hại. Giữ tư thế và cử chỉ cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói nói, đừng có bộ mặt đờ đẫn trơ như đá, hãy bày tỏ quan tâm: nhướn mày hay cau mày, thỉnh thoảng mỉm cười hay gục gặc đầu. Dấu hiệu quan trọng nhất của sự lắng nghe đó là tiếp xúc bằng mắt, không luôn luôn nhìn chằm chằm vào người nói nhưng thời gian tiếp xúc bằng mắt phải khá nhiều. Sự thiếu tiếp xúc bằng mắt có thể bị cọi là làm cao hay hợm hĩnh. Cải thiện cách suy nghĩ: Biết lắng nghe phải do lòng chân thành nên cần kiểm soát cả cảm tưởng lẫn tư tưởng của bản thân. Hãy thông cảm với người nói, lắng nghe trước đã, nên nhẫn nại để người nói có đủ thời gian, không nên chặn ngang hay phản đối trước khi diễn giả nói xong. Tránh phán đoán trước hoặc người nói hoặc chủ đề thảo luận. Hãy tạo cơ hội cho những vấn đề mới mẻ. Đừng để bị ảnh hưởng nhiều vì cảm giác ban đầu hoặc cách phát biểu của họ. Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh thần phân tích. Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý chính, cân nhắc những chứng cứ. Nói gì trong lúc lắng nghe? Trong phần lớn thời gian lắng nghe ta không nói gì cả. Bí quyết để biết lắng nghe là biết chịu đựng sự im lặng. Hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng. Tuy vậy, ngoài sự im lặng cũng có thể nói một vài câu chuyện để khuyến khích người khác nói. Trước hết hãy đặt câu hỏi để người ta bắt đầu nói. Hỏi để làm sáng tỏ hay để biết chi tiết, để nhắc rằng mình hiểu. Thứ hai, dùng những câu ngắn có tính khuyến khích người ta nói thêm. Kỹ năng viết Kỹ năng viết không hề đơn giản, đó là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Bạn sẽ nhận được những gì bạn nói, do vậy cần phải viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và chính xác. Để có được một bài viết thành công dù đó là một bức thư, một công văn, một báo cáo hay bất cứ thứ gì khác cũng cần phải có một công tác chuẩn bị kỹ lưỡng, sau đó là sự thống nhất và tầm quan trọng, kế đến là bố cục và cách làm nổi bật, sự mạch lạc và cuối cùng là độ dài vừa phải. Chuẩn bị: Phải khẳng định chắc chắn tất cả những gì cần phải viết trong bức thông điệp, nhận định được đâu là ý chính, đâu là ý phụ, sau đó sắp xếp các ý tưởng theo một thứ tự thích hợp. Nếu đầu óc chưa hiểu rõ vấn đề này thì người viết khó tránh khỏi lúng túng khi muốn diễn đạt các ý tưởng thành ngôn ngữ. Tính thống nhất và tầm quan trọng: Vứt bỏ mọi thông tin không liên hệ với những ý tưởng chính làm cho tài liệu thống nhất quanh mục tiêu giao tiếp và nhiệm vụ cụ thể. Chú ý phân phần giới thiệu và phần kết luận là những phần cốt yếu mà người đọc có khả năng nhiều nhất. Trong phần giới thiệu, hãy kiến tạo sự quan tâm và và thái độ tiếp thu của người đọc. Trong phần kết luận, phát biểu lại ý chính để người nghe nắm rõ hơn điều bạn muốn truyền tải. Bố cục và cách làm nổi bật: Hãy phân chia những ý tưởng có hệ thống, thứ bậc và sắp xếp chúng thế nào cho có tính thuyết phục. Làm sao cho người đọc nhìn thấy rõ ràng và quan trọng là phải nhất quán. Mạch lạc: Các ý tưởng phải có tính liên kết chặt chẽ. Điều này liên quan đến cách sử dụng những từ liên kết, hình thức ngữ pháp. Độ dài thích hợp: Hãy viết ngắn gọn. Tài liệu ngắn nhất luôn là tài liệu có hiệu quả nhất. Cần biên soạn tài liệu với độ dài thích hợp. Hãy lưu tâm đến thì giờ của người đọc, đừng bắt họ phải vất vả với những thông tin không cần thiết, mặt khác, cũng không cần phải cắt bỏ những thông tin thiết yếu. Kỹ năng phản hồi Phản hồi là một hình thức đáp ứng. Khi ta đọc hay lắng nghe, mục đích là để hiểu những gì người khác viết hay nói. Khi ta thực hiện phản hồi, mục đích là làm thay đổi hay tác động vào những gì người khác làm. Sự phản hồi tốt nhất bao gồm cả lời phê bình viết và nói. Sự thực hiện phản hồi có hiệu quả đặt trên cơ sở hai tiêu chuẩn: lòng tin cậy và sự hiểu biết. Kỹ năng phản hồi có hiệu quả có tính thiết yếu cho sự thành công tong bất cứ công việc hay tổ chức nào. Nó cho phép làm việc hữu hiệu hơn, tăng thêm khả năng tham gia tập thể, duy trì liên hệ công việc tốt hơn Sự tin cậy: Sự phản hồi sẽ không có hiệu quả nếu người khác không tin cậy bạn. Bạn có thể đưa ra những đề nghị rất hay nhưng không có kết quả gì vì người khác nghi ngờ ý định của bạn và giữ thé chủ. Hãy xem xét chính động cơ của mình, hãy chiếm lòng tin của người khác và thận trọng đưa ra những lời phê bình cả tích cực lẫn tiêu cực. Sự hiểu biết: Thực hiện phản hồi là để đạt được sự hiểu biết. Hãy chỉ rõ cho người ta bức tranh toàn cảnh, đừng nhồi nhét vào óc người ta một đống chi tiết rời rạc. Hãy tập trung vào những kết quả có ý nghĩa nhất, đừng nghĩ rằng mình phải có bổn phận nói hết những điều mình nghĩ cho người khác nghe. KẾT LUẬN  Giao tiếp là một hình thức hoạt động của con người. Thông qua giao tiếp, những mối quan hệ giữa con người được kiến tạo. Sự hiểu biết và nắm những quy luật của giao tiếp góp phần làm tăng hiệu quả lao động và điều chỉnh các quan hệ xã hội.  Liệu bạn có thể trở thành người quản lý lãnh đạo một đội ngũ nhân viên, một hệ thống chi nhánh hay trở thành người quản lý doanh nghiệp của mình hay không? Giao tiếp tốt và hiệu quả là yếu tố vô cùng quan trọng giúp bạn thành công. Một khi bạn biết rõ tại sao bạn cần làm điều đó, bạn có thể thực hiện tốt điều đó và thậm chí có thể thu hút được mọi người. Bằng cách giao tiếp hiệu quả như lời nói và hành động bạn khiến nhân viên của mình hiểu rõ thông điệp bạn muốn truyền tải. Bạn chỉ cần dùng rất ít lời thôi! Các nghiên cứu vừa qua một lần nữa cho thấy rằng chỉ 7% trong những lời chúng ta nói khi giao tiếp là có ý nghĩa thực sự. Ngữ điệu và chất lượng của lời nói chiếm 38% trong khi 55% hiệu quả giao tiếp nằm ở sự biểu hiện ở khuôn mặt và các cử chỉ giao tiếp.    Giao tiếp xã hội là một chủ đề thu hút được sự quan tâm của mọi người trong xã hội, đặc biệt là của các nhà Tâm lý học. Có biết bao quyển sách dạy về ứng xử, giao thiệp xã hội, đắc nhân tâm, bí quyết thành công trong ứng xử, bí quyết thành công trong giao tiếp kinh doanh, ngôn ngữ cơ thể…Tuy nhiên các nhà nghiên cứu vẫn luôn khẳng định với chúng ta rằng, để đạt được hiệu quả cao trong giao tiếp không hề dễ dàng. Hiểu biết những vấn đề chung về giao tiếp xã hội là cần thiết song chưa đủ. Bạn đừng hy vọng sau khi đọc xong một cuốn sách nào đó dạy về nghệ thuật ứng xử xã hội mà sau đó có thể luôn thành công trong mọi cuộc giao tiếp. Một cuộc giao tiếp bị chi phối bởi rất nhiều yếu tố khác nhau, đặc biệt là các yếu tố chủ quan từ cả hai phía tiến hành giao tiếp. Quan trọng hơn cả là chúng ta đã dành cho vấn đề này một sự quan tâm tìm hiểu đúng mức hay chưa và luôn cố gắng hoàn thiện tri thức cũng như nhân cách của mình. Đó chính là bí quyết tốt nhất giúp bạn thành công trong giao tiếp, ứng xử xã hội, qua đó có cơ hội để phát triển hài hoà hơn nữa về mọi mặt. MỤC LỤC