Đề tài Một số biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân

g nghÜa víi viÖc lo¹i bá c¸c cÊp qu¶n lý thÊp h¬n ra khái qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh vµ lµm gi¶m sù quan t©m, tÝnh tÝch cùc vµ kh¶ n¨ng s¸ng t¹o cña hä. Ph©n quyÒn kh«ng ph¶i bao giê còng cã lîi, bëi ph©n quyÒn cã thÓ t¹o ra sù thiÕu nhÊt qu¸n trong chÝnh s¸ch, t×nh tr¹ng mÊt ®i kh¶ n¨ng kiÓm so¸t cña cÊp trªn ®èi víi cÊp d­íi, t×nh t¹ng c¸t cø cña cÊp trªn ®èi víi cÊp d­íi. Khi ph©n quyÒn ë møc ®é cao, c¸c nhµ qu¶n lý cã xu h­íng trë thµnh nh÷ng ng­êi diÒu hµnh ®éc lËp cña c¸c tæ chøc nhá. Hä còng cÇn ®Õn bé m¸y tham m­u vÒ thèng kª, kÕ to¸n, kü thuËt cho riªng m×nh, dÉn ®Õn t×nh tr¹ng trïng l¾p chøc n¨ng, g©p thiÖt h¹i vÒ tµi chÝnh cho tæ chøc. Mét kÕt luËn chung ®· ®­îc rót ra r»ng cèt lâi cña viÖc ph©n quyÒn cã hiÖu qu¶ lµ ®¶m b¶o sù c©n b»ng thÝch ®¸ng gi÷a tËp trung vµ ph©n quyÒn. Mét tæ chøc gi÷ ®­îc c©n b»ng tèt nÕu cã kh¶ n¨ng tËp trung ë cÊp cao quyÒn ra quyÕt ®Þnh chiÕn l­îc vµ chÝnh s¸ch nh»m t¹o ra khu«n khæ thèng nhÊt cho ho¹t ®éng cña toµn tæ chøc. Mét khi c¸c quyÕt ®Þnh chiÕn l­îc vµ chÝnh s¸ch ®­îc ®Ò ra ë cÊp cao nhÊt, c¸c quyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp sÏ ®­îc uû quyÒn cho c¸c bé phËn. §Ó ®¹t ®­îc møc ®é ph©n quyÒn mong muèn cÇn cã sù uû quyÒn chu ®¸o, ®­îc ®¶m b¶o bëi mét sè ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt: C¸c nhµ qu¶n lý ph¶i thùc sù tù gi¸c trao cho cÊp d­íi quyÒn tù do ®Ó hä cã thÓ hoµn thµnh nhiÖm vô, chÊp nhËn viªc cÊp d­íi lùa chän ph­¬ng ph¸p, gi¶i ph¸p kh¸c ®i so víi suy nghÜ cña m×nh, cho phÐp cÊp d­íi ®­îc m¾c sai lÇm vµ häc hái tõ chÝnh nh÷ng sai lÇm ®ã. X©y dùng hÖ thèng më gi÷a cÊp trªn víi cÊp d­íi. Nh÷ng nhµ qu¶n lý n¾m ®­îc chÝnh x¸c kh¶ n¨ng cña cÊp d­íi cã thÓ lùa chän ®óng ®èi t­îng uû quyÒn, ng­îc l¹i, khi cÊp d­íi nhËn ®­îc sù quan t©m cña cÊp trªn hä sÏ cè g¾ng hoµn thµnh nhiÖm vô vµ cã tr¸ch nhiÖm cao ®èi víi c«ng viÖc. C¸c nhµ qu¶n lý ph¶i cã kh¶ n¨ng ph©n tÝch c¸c yÕu tè nh­ môc tiªu cña tæ chøc, nh÷ng ®ßi hái cña nhiÖm vô vµ n¨ng lùc cña nh©n viªn ®Ó thùc sù lµm chñ qu¸ tr×nh uû quyÒn. 3.6. Phèi hîp c¸c bé phËn tæ chøc. Phèi hîp lµ qu¸ tr×nh liªn kÕt ho¹t ®éng cña nh÷ng con ng­êi, nh÷ng bé phËn, ph©n hÖ vµ hÖ thèng riªng rÏ nh»m thùc hiÖn cã kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ c¸c môc tiªu chung cña tæ chøc. Môc tiªu cña phèi hîp lµ ®¹t ®­îc sù thèng nhÊt ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn trong vµ c¶ víi bªn ngoµi tæ chøc. Ph¹m vi cÇn thiÕt cña phèi hîp phô thuéc vµo thuéc tÝnh cña c¸c nhiÖm vô vµ møc ®é ®éc lËp cña con ng­êi trong c¸c bé ph©n thùc hiÖn nhiÖm vô . Khi c¸c nhiÖm vô ®ßi hái sù t­¬ng t¸c gi÷a c¸c ®¬n vÞ, sÏ lµ tèt nÕu ®¹t ®­îc møc ®é phèi hîp cao. Khi sù trao ®æi th«ng tin lµ Ýt quan träng, c«ng viÖc cã thÓ hoµn thµnh víi hiÖu qu¶ cao h¬n khi c¸c mèi liªn hÖ lµ h¹n chÕ gi÷a c¸c ®¬n vÞ. Møc ®é phèi hîp cao cã lîi ®èi víi nh÷ng c«ng viÖc kh«ng th­êng nhËt vµ dÔ gÆp ph¶i nh÷ng t×nh huèng khã dù do¸n, ph¶i thùc hiÖn trong m«i tr­êng thay ®æi vµ nh÷ng c«ng viÖc phô thuéc lÉn nhau. Thªm vµo ®ã, mét tæ chøc ®Æt ra cho m×nh mét hÖ thèng môc tiªu cµng lín, cµng ®ßi hái møc ®é cao cña sù phèi hîp. Mét sè ®iÒu gióp ®¹t ®­îc sù phèi hîp tèt: X©y dùng c¸c kªnh th«ng tin ngang däc, lªn xuèng th«ng suèt gi÷a c¸c bé phËn vµ c¸c cÊp qu¶n lý. Duy tr× mèi liªn hÖ c«ng viÖc gi÷a c¸c bé phËn vµ trong mçi bé phËn riªng lÎ. Duy tr× mèi liªn hÖ gi÷a tæ chøc víi m«i tr­êng trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp. 4. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. ViÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc ph¶i ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu sau: TÝnh thèng nhÊt môc tiªu. Mét c¬ cÊu tæ chøc ®­îc coi lµ cã kÕt qu¶ nÕu nã cho phÐp mçi c¸ nh©n gãp phÇn c«ng søc vµo c¸c môc tiªu cña tæ chøc. TÝnh tèi ­u. Trong c¬ cÊu tæ chøc cã ®Çy ®ñ c¸c bé phËn, ph©n hÖ, con ng­êi ®Ó thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt. Gi÷a c¸c bé phËn thiÕt lËp ®­îc nh÷ng mèi quan hÖ hîp lý víi sè cÊp nhá nhÊt, nhê ®ã c¬ cÊu sÏ mang tÝnh n¨ng ®éng cao, lu«n ®i s¸t vµ phôc vô môc ®Ých ®Ò ra cña tæ chøc. TÝnh tin cËy. C¬ cÊu tæ chøc ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, kÞp thêi, ®Çy ®ñ th«ng tin ®­îc sö dông trong tæ chøc, nhê ®ã ®¶m b¶o phèi hîp tèt c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c bé phËn cña tæ chøc. TÝnh linh ho¹t. §­îc coi lµ mét hÖ lÜnh, c¬ cÊu tæ chøc ph¶i cã kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra trong tæ chøc còng nh­ ngoµi m«i tr­êng. 5. Mét sè m« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. 5.1. C¬ cÊu gi¶n ®¬n kiÓu doanh nghiÖp c¸ nh©n. §©y lµ cÊu tróc ®¬n gi¶n nhÊt, mäi viÖc nãi chung phô thuéc vµo ng­êi chñ doanh nghiÖp. Ng­êi chñ doanh nghiÖp quyÕt ®Þnh vµ thùc hiÖn mäi c«ng viÖc qu¶n lý, nh÷ng ng­êi c«ng nh©n ®­îc thuª ®Ó th­c hiÖn nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ. Kh«ng cã hoÆc cã rÊt Ýt phßng ban râ rµng, ®ã lµ nh÷ng tæ chøc linh ho¹t, c¸c c«ng ty bu«n b¸n th­êng cã cÊu tróc linh ho¹t nµy. 5.2. M« h×nh tæ chøc theo chøc n¨ng. Gi¸m ®èc Trî lý gi¸m ®èc Phã G§ marketing Phã G§ kü thuËt Phã G§ tµi chÝnh Qu¶ng c¸o Qu¶n lý b¸n hµng Phã G§ s¶n xuÊt B¸n hµng Ngiªn cøu thÞ tr­êng Kü thuËt ®iÖn Qu¶n lý kü thuËt LËp KH marketing ThiÕt kÕ Kü thuËt c¬ khÝ KiÓm tra chÊt l­îng Ph©n x­ëng 2 Ph©n x­ëng 1 Dông cô LËp kÕ ho¹ch SX Thèng kª vµ sö lý KÕ to¸n chi phÝ KÕ to¸n chung Ng©n quü LËp KH tµi chÝnh Tr­ëng phßng nh©n sù Ph©n x­ëng 3 S¬ ®å 1: M« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo chøc n¨ng Lµ h×nh thøc ph©n chia bé phËn trong ®ã c¸c c¸ nh©n chuyªn tr¸ch vÒ nh÷ng lÜnh vùc kh¸c nh­ marketing, nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn, s¶n xuÊt, tµi chÝnh… hîp nhãm trong cïng mét ®¬n vÞ c¬ cÊu. + ¦u ®iÓm: HiÖu qu¶ t¸c nghiÖp cao nÕu c¸c nhiÖm vô cã tÝnh t¸c nghiÖp lÆp ®i lÆp l¹i hµng ngµy. Ph¸t huy ®Çy ®ñ h¬n nh÷ng ­u thÕ cña chuyªn m«n ho¸ ngµnh nghÒ. Gi÷ ®­îc søc m¹nh vµ uy tÝn cña c¸c chøc n¨ng chñ yÕu. §¬n gi¶n ho¸ viÖc ®µo t¹o. Chó träng ®Õn tiªu chuÈn nghÒ nghiÖp vµ t­ c¸ch nh©n viªn. T¹o ®iÒu kiÖn cho kiÓm tra chÆt chÏ cña cÊp cao nhÊt. + Nh­îc ®iÓm: Th­êng dÉn ®Õn m©u thuÉn gi÷a c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng khi ®Ò ra chØ tiªu, chiÕn l­îc. ThiÕu sù phèi hîp hµnh ®éng gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng. Cã thÓ dÉn ®Õn chuyªn m«n ho¸ qu¸ møc vµ t¹o ra c¸ch nh×n nh©n h¹n hÑp cña c¸n bé qu¶n lý. H¹n chÕ viÖc ph¸t triÓn ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý chung. §æ tr¸ch nhiÖm vÒ vÊn ®Ò thùc hiÖn môc tiªu chung cña tæ chøc cho l·nh ®¹o cÊp cao nhÊt. M« h×nh nµy t­¬ng ®èi dÔ hiÓu vµ ®­îc hÇu hÕt c¸c tæ chøc, doanh nghiÖp sö dông trong mét giai ®o¹n ph¸t triÓn nµo ®ã, khi tæ chøc cã quy m« võa vµ nhá, ho¹t ®éng trong mét lÜnh vùc, ®¬n s¶n phÈm, ®¬n thÞ tr­êng. 5.3. M« h×nh tæ chøc bé phËn theo s¶n phÈm. ViÖc hîp nhãm c¸c ho¹t ®éng vµ ®éi ngò nh©n sù theo s¶n phÈm hoÆc tuyÕn s¶n phÈm ®· tõ l©u cã vai trß ngµy cµng gia t¨ng trong c¸c tæ chøc quy m« lín víi nhiÒu d©y truyÒn c«ng nghÖ. Phã tæng gi¸m ®èc s¶n xuÊt Phã tæng gi¸m ®èc nh©n sù Tæng gi¸m ®èc Phã tæng gi¸m ®èc marketing Phã tæng gi¸m ®èc tµi chÝnh Gi¸m ®èc khu vùc ph­¬ng tiÖn vËn t¶i Gi¸m ®èc khu vùc ®Õn chØ thÞ Gi¸m ®èc khu vùc ®o l­êng ®iÖn tö Gi¸m ®èc khu vùc dông cô c«ng nghiÖp S¶n xuÊt B¸n hµng KÕ to¸n Kü thuËt S¶n xuÊt B¸n hµng KÕ to¸n Kü thuËt S¬ ®å 2. M« h×nh tæ chøc bé phËn theo s¶n phÈm - ¦u ®iÓm: DÔ dµng quy ®Þnh tr¸ch nhiÖm ®èi víi c¸c môc tiªu cuèi cïng. ViÖc phèi hîp hµnh ®éng gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng v× môc tiªu cuèi cïng cã hiÖu qu¶ h¬n. T¹o kh¶ n¨ng tèt h¬n cho viÖc ph¸t triÓn ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý chung. C¸c ®Ò xuÊt ®æi míi c«ng nghÖ dÔ ®­îc quan t©m h¬n. Kh¸ch hµng sÏ ®­îc quan t©m nhiÒu h¬n trong mçi quyÕt ®Þnh cña tæ chøc. - Nh­îc ®iÓm: Sù tranh giµnh quyÒn lùc gi÷a c¸c tuyÕn s¶n phÈm cã thÓ dÉn ®Õn ph¶n hiÖu qu¶. CÇn nhiÒu ng­êi cã n¨ng lùc qu¶n lý chung. Cã xu h­íng lµm cho viÖc thùc hiÖn c¸c dÞch vô hç trî tËp trung trë nªn khã kh¨n. Lµm n¶y sinh khã kh¨n ®èi víi viÖc kiÓm so¸t cña cÊp qu¶n lý cao nhÊt. 5.4. M« h×nh tæ chøc bé phËn theo ®Þa d­. ViÖc h×nh thµnh bé phËn dùa vµo l·nh thæ lµ mét ph­¬ng thøc kh¸ phæ biÕn ë c¸c ho¹t ®éng tæ chøc trªn ph¹m vi ®Þa lý réng. Trong tr­êng hîp nµy, ®iÒu quan träng lµ c¸c ho¹t ®éng trong mét khu vùc hay ®Þa d­ nhÊt ®Þnh ®­îc hîp nhãm vµ giao cho mét ng­êi qu¶n lý. Tæng gi¸m ®èc Phã tæng gi¸m ®èc marketing Phã tæng gi¸m ®èc nh©n sù Gi¸m ®èc khu vùc miÒn B¾c Phã tæng gi¸m ®èc tµi chÝnh Gi¸m ®èc khu vùc miÒn Trung Gi¸m ®èc khu vùc miÒn Nam KÕ to¸n B¸n hµng S¶n xuÊt Nh©n sù Kü thuËt S¬ ®å 3: M« h×nh tæ chøc bé phËn theo ®Þa d­ - ¦u ®iÓm: Chó ý ®Õn nhu cÇu thi tr­êng vµ nh÷ng vÊn ®Ò ®Þa ph­¬ng. Cã thÓ phèi hîp hµnh ®éng cña c¸c bé phËn chøc n¨ng vµ h­íng c¸c ho¹t ®éng nµy vµo c¸c thÞ tr­êng cô thÓ. TËn dông ®­îc tÝnh hiÖu qu¶ cña c¸c nguån lùc vµ c¸c ho¹t ®éng t¹i ®Þa ph­¬ng. Cã ®­îc th«ng tin tèt h¬n vÒ thi tr­êng. T¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho qu¸ tr×nh qu¶n lý chung. - Nh­îc ®iÓm: Khã duy tr× ho¹t ®éng thùc tÕ trªn diÖn réng cña tæ chøc mét c¸ch nhÊt qu¸n. §ßi hái ph¶i cã nhiÒu c¸n bé qu¶n lý. C«ng viÖc cã thÓ trïng l¾p. Khã duy tr× viÖc ra quyÕt ®Þnh vµ kiÓm so¸t mét c¸ch tËp trung. C¸c doanh nghiÖp th­êng sö dông m« h×nh tæ chøc bé phËn theo ®Þa d­ khi cÇn tæ chøc c¸c ho¹t ®éng gièng nhau trªn nh÷ng khu vùc kh¸c nhau. NhiÒu c¬ quan nhµ n­íc nh­ c¬ quan thuÕ, toµ ¸n… ¸p dông h×nh thøc tæ chøc theo ®Þa d­ ®Ó cung cÊp nh÷ng dÞch vô gièng nhau, ®ång thêi ë mäi n¬i trong c¶ n­íc. 5.5. M« h×nh tæ chøc bé phËn theo ®èi t­îng kh¸ch hµng. Nh÷ng nhu cÇu mang ®Æc tr­ng riªng cña kh¸ch hµng ®èi víi s¶n phÈm vµ dÞch vô ®· dÉn nhiÒu nhµ cung øng ®Õn víi viÖc h×nh thµnh c¸c bé phËn dùa trªn c¬ së kh¸ch hµng. Gi¸m ®èc ph©n phèi s¶n phÈm Qu¶n lý b¸n lÎ Qu¶n lý giao dÞch víi c¬ quan NN Qu¶n lý bu«n b¸n Tæng gi¸m ®èc Phã tæng gi¸m ®èc marketing Phã tæng gi¸m ®èc nh©n sù Phã tæng gi¸m ®èc tµi chÝnh Gi¸m ®èc nghiªn cøu thÞ tr­êng S¬ ®å 4: M« h×nh tæ chøc bé phËn theo ®èi t­îng kh¸ch hµng. - ¦u ®iÓm: T¹o ra sù hiÓu biÕt kh¸ch hµng tèt h¬n. §¶m b¶o kh¶ n¨ng ch¾c ch¾n h¬n lµ khi so¹n th¶o c¸c quyÕt ®Þnh, kh¸ch hµng sÏ ®­îc giµnh vÞ trÝ næi bËt ®Ó xem xÐt. T¹o cho kh¸ch hµng c¶m gi¸c hä cã nh÷ng nhµ cung øng ®¸ng tin cËy. T¹o ra hiÖu n¨ng lín h¬n trong viÖc ®Þnh h­íng c¸c nç lùc ph©n phèi. - Nh­îc ®iÓm: Tranh giµnh quyÒn lùc gi÷a c¸c bé phËn m«t c¸ch ph¶n hiÖu qu¶. ThiÕu sù chuyªn m«n ho¸. §«i khi kh«ng thÝch hîp víi ho¹t ®éng nµo kh¸c ngoµi Marketing. C¸c nhãm kh¸ch hµng cã thÓ kh«ng ph¶i lu«n x¸c ®Þnh râ rµng. Nh÷ng nh­îc ®iÓm nµy cã thÓ ®­îc kh¾c phôc nÕu m« h×nh ®­îc sö dông ®Ó bæ trî cho m« h×nh kh¸c chø kh«ng dïng nh­ mét m« h×nh chÝnh. 5.6. M« h×nh tæ chøc bé phËn theo ®¬n vÞ chiÕn l­îc. Khi mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn trong tæ chøc ®· trë nªn qu¸ phøc t¹p, ng¨n c¶n sù phèi hîp, c¸c nhµ l·nh ®¹o cao cÊp sÏ t×m c¸ch t¹o ra c¸c ®¬n vÞ chiÕn l­îc mang tÝnh ®éc lËp cao, cã thÓ tù tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng thiÕt kÕ, s¶n xuÊt vµ ph©n phèi s¶n phÈm cña m×nh. Thùc chÊt m« h×nh tæ chøc bé phËn theo ®¬n vÞ chiÕn l­îc lµ biÕn thÓ cña m« h×nh tæ chøc theo s¶n phÈm, theo ®Þa d­ hoÆc kh¸ch hµng. C¸c ®¬n vÞ chiÕn l­îc lµ c¸c ph©n hÖ ®éc lËp ®¶m nhËn mét hay mét sè ngµnh nghÒ ho¹t ®éng kh¸c nhau, víi nh÷ng nhµ qu¶n lý quan t©m tr­íc hÕt ®Õn sù vËn hµnh cña ®¬n vÞ m×nh vµ rÊt cã thÓ cßn c¹nh tranh víi c¸c ®¬n vÞ kh¸c trong tæ chøc. Tuy nhiªn cã mét ®Æc tr­ng c¬ b¶n ®Ó ph©n biÖt ®¬n vÞ chiÕn l­îc víi c¸c tæ chøc ®éc lËp, ®ã lµ ng­êi l·nh ®¹o ®¬n vÞ chiÕn l­îc sÏ ph¶i b¸o c¸o víi l·nh ®¹o cÊp cao nhÊt cña tæ chøc. Tæng gi¸m ®èc Ng©n hµng cho vayB§S vµ thõa kÕ Ng©n hµng sù nghiÖp Ng©n hµng n«ng nghiÖp Ng©n hµng hîp t¸c x· Ng©n hµng ph¸t triÓn ®« thÞ S¬ ®å 5: M« h×nh tæ chøc theo ®¬n vÞ chiÕn l­îc - ¦u ®iÓm : X©y dùng trªn c¬ së ph©n ®o¹n chiÕn l­îc nªn gióp ®¸nh gi¸ ®­îc vÞ trÝ cña tæ chøc trªn thÞ tr­êng, ®èi thñ c¹nh tranh vµ diÔn biÕn cña m«i tr­êng. Ho¹t ®«ng dùa vµo nh÷ng trung t©m chiÕn l­îc, cho phÐp tiÕn hµnh kiÓm so¸t trªn mét c¬ së chung thèng nhÊt. Cã nh÷ng ®¬n vÞ ®ñ ®éc lËp víi nh÷ng môc tiªu râ rµng. - Nh­îc ®iÓm: Cã kh¶ n¨ng xuÊt hiÖn t×nh tr¹ng côc bé khi lîi Ých cña ®¬n vÞ chiÕn l­îc lÊn ¸t lîi Ých cña toµn tæ chøc. Chi phÝ cho c¬ cÊu tæ t¨ng do tÝnh trïng l¾p cña c«ng viÖc. Nh÷ng kü n¨ng kü thuËt kh«ng thÓ chuyÓn giao mét c¸ch dÔ dµng v× c¸c kü thuËt gia vµ chuyªn viªn ®· bÞ ph©n t¸n trong c¸c ®¬n vÞ chiÕn l­îc C«ng t¸c kiÓm so¸t cña cÊp qu¶n lý cao nhÊt cã thÓ gÆp nhiÒu khã kh¨n. 5.7. M« h×nh tæ chøc bé phËn theo qu¸ tr×nh. Tæ chøc theo qu¸ tr×nh lµ ph­¬ng thøc h×nh thµnh bé phËn trong ®ã c¸c ho¹t ®éng ®­îc hîp nhãm trªn c¬ së c¸c giai ®o¹n cña d©y truyÒn c«ng nghÖ Phã gi¸m ®èc kinh doanh Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt Phã gi¸m ®èc tµi chÝnh Ph©n x­ëng sîi Ph©n x­ëng nhuém Gi¸m ®èc Ph©n x­ëng dÖt S¬ ®å 6: Tæ chøc theo qu¸ tr×nh t¹i mét c«ng ty dÖt. ViÖc h×nh thµnh bé phËn theo qu¸ tr×nh lµ ph­¬ng thøc kh¸ phæ biÕn ®èi víi c¸c tæ chøc cã d©y truyÒn ho¹t ®éng chÆt chÏ, cã thÓ ph©n chia thµnh nh÷ng ®o¹n mang tÝnh ®éc lËp t­¬ng ®èi, rÊt thÝch hîp víi ph©n hÖ s¶n xuÊt. 5.8. M« h×nh tæ chøc theo c¸c dÞch vô hç trî. §Ó thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng c¬ b¶n cØa tæ chøc nh­ marketing, nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn ( R&D), tµi chÝnh, s¶n xuÊt… cÇn cã c¸c dÞch vô hËu cÇn nh­ th«ng tin, ph¸p luËt, quan hÖ giao dÞch, hç trî s¶n xuÊt… c¸c dÞch vô nµy cã thÓ ®­îc thùc hiÖn phi tËp trung t¹i c¸c bé phËn chÝnh, nh­ng còng cã thÓ ®­îc tËp hîp l¹i trong mét bé phËn chuyªn m«n ho¸ nh»m môc ®Ých tËn dông lîi thÕ quy m« hay n©ng cao kh¶ n¨ng kiÓm so¸t. Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc dÞch vô Phã gi¸m ®èc R&D Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt Phã gi¸m ®èc marketing Phã gi¸m ®èc tµi chÝnh Phô tr¸ch ph¸p luËt Phô tr¸ch giao dÞch Phô tr¸ch s¶n xuÊt Phô tr¸ch th«ng tin Phô tr¸ch nh©n sù S¬ ®å 7: M« h×nh tæ chøc theo c¸c dÞch vô hç trî - ¦u ®iÓm: TiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ do lîi thÕ quy m« cña c¸c ho¹t ®éng ®­îc chuyªn m«n ho¸. Sö dông c¸c chuyªn gia giái víi t­ c¸ch nh÷ng tham m­u. - Nh­îc ®iÓm. G©y tèn kÐm nhiÒu h¬n cho c¸c bé phËn ®­îc phôc vô, t¹o nªn "tÝnh phi hiÖu qu¶ cña hiÖu qu¶" . Cã vÊn ®Ò trong viÖc ®¹t ®­îc dÞch vô ®¸p øng nhu cÇu cña c¸c bé phËn ®­îc phôc vô. Nh­ng nh­îc ®iÓm nµy cã thÓ ®­îc kh¾c phôc nÕu nh÷ng ng­êi ë bé phËn dÞch vô hiÓu ®­îc rµng nhiÖm vô cña hä lµ hç trî c¸c bé phËn kh¸c thùc hiÖn môc tiªu chung cña tæ chøc chø kh«ng ph¶i chØ lµ tiÕt kiÖm chi phÝ thùc hiÖn c¸c dÞch vô. Cã mét c¸ch ®Ó ®¶m b¶o r»ng mäi ng­êi sÏ tá ra biÕt ®iÒu h¬n khi ®ßi hái sù phôc vô cña c¸c bé phËn dÞch vô lµ yªu cÇu ng­êi ®­îc phôc vô ph¶i nép phÝ tæn. CÇn bè trÝ c¸c bé phËn dÞch vô gÇn c¸c ®èi t­îng ®­îc phôc vô vµ kh«ng bao giê coi nhÑ kh¶ n¨ng sö dông c¸c dÞch vô bªn ngoµi. 5.9. M« h×nh ma trËn. §©y lµ sù kÕt hîp cña hai hay nhiÒu m« h×nh tæ chøc bé phËn kh¸c nhau. - ¦u ®iÓm. §Þnh h­íng c¸c ho¹t ®éng theo kÕt qu¶ cuèi cïng. TËp trung nguån lùc vµo c¸c kh©u xung yÕu. KÕt hîp ®­îc n¨ng lùc cña nhiÒu c¸n bé qu¶n lý vµ chuyªn gia. T¹o ®iÒu kiÖn ®¸p øng nhanh chãng víi nh÷ng thay ®æi cña m«i tr­êng. - Nh­îc ®iÓm. HiÖn t­îng song trïng l·nh ®¹o dÉn ®Õn sù kh«ng thèng nhÊt mÖnh lÖnh. QuyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ trïng l¾p vµ t¹o ra c¸c xung ®ét. C¬ cÊu phøc t¹p vµ kh«ng bÒn v÷ng Cã thÓ g©y tèn kÐm. Tæng gi¸m ®èc Phã tæng gi¸m ®èc marketing Phã tæng gi¸m ®èc kü thuËt Phã tæng gi¸m ®èc s¶n xuÊt Phã tæng gi¸m ®èc tµi chÝnh Chñ nhiÖm dù ¸n: X Tr­ëng phßng ®iÖn Tr­ëng phßng thuû lùc Tr­ëng phßng c¬ khÝ Tr­ëng phßng thiÕt kÕ Chñ nhiÖm dù ¸n: Y Chñ nhiÖm dù ¸n: Z S¬ ®å 8: M« h×nh tæ chøc theo chøc n¨ng kÕt hîp víi m« h×nh theo s¶n phÈm C¸ch tæ chøc theo ma trËn mang l¹i triÓn väng lín cho nhiÒu tæ chøc trong ®iÒu kiÖn m«i tr­êng thay ®æi nhanh víi nhiÒu yÕu tè bÊt ®Þnh. §iÒu mÊu chèt lµm cho c¬ cÊu nµy ph¸t huy t¸c dông lµ sù râ rµng cña mèi quan hÖ quyÒn h¹n gi÷a c¸c c¸n bé qu¶n lý vµ c¬ chÕ phèi hîp. 5.10. M« h×nh tæ chøc hçn hîp. ë bÊt kú møc ®é nµo, viÖc lùa chän mét c¸ch h×nh thµnh bé phËn cô thÓ cÇn ®­îc tiÕn hµnh sao cho cã thÓ ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu cña tæ chøc mét c¸ch hiªu qu¶. §Ó thùc hiÖn ®­îc ®iÒu ®ã, phÇn lín c¸c tæ chøc ®Òu cÇn ®Õn c¸c h×nh thøc ph©n chia bé phËn hçn hîp, trong ®ã kÕt hîp hai hoÆc nhiÒu m« h×nh tæ chøc bé phËn thuÇn tuý trªn.Th«ng th­êng tæ chøc lÊy mét lo¹i m« h×nh nµo ®ã lµm c¬ së vµ ®­a thªm vµo ®ã c¸c m« h×nh tæ chøc kh¸c nÕu thÊy cÇn thiÕt. Tæng gi¸m ®èc Phã tæng gi¸m ®èc nh©n sù Phã tæng gi¸m ®èc kinh doanh Phã tæng gi¸m ®èc tµi chÝnh Qu¶n lý b¸n bu«n Qu¶n lý b¸n lÎ Qu¶n lý giao dÞch víi c¬ quan NN Gi¸m ®èc khu vùc miÒn B¾c Gi¸m ®èc khu vùc miÒn Trung Gi¸m ®èc khu vùc miÒn Nam S¬ ®å 9: M« h×nh tæ chøc bé ph©n hçn hîp. - ¦u ®iÓm: TËn dông ®­îc c¸c ­u thÕ cña m« h×nh chÝnh ®ång thêi gi¶m ¶nh h­ëng cña c¸c nh­îc ®iÓm cña nã nhê viÖc kÕt hîp víi c¸c m« h×nh kh¸c. Gióp sö lý c¸c t×nh huèng phøc t¹p, cã t¸c dông tèt ®èi víi c¸c tæ chøc lín. Cho phÐp chuyªn m«n ho¸ mét sè c¬ cÊu tæ chøc. - Nh­îc ®iÓm. C¬ cÊu tæ chøc qu¸ phøc t¹p cã thÓ dÉn ®Õn viÖc h×nh thµnh c¸c bé phËn ph©n hÖ qu¸ nhá vµ lµm t¨ng thªm nh­îc ®iÓm cña mçi lo¹i m« h×nh h¬n lµ ­u ®iÓm. II. Xu h­íng hoµn thiÖn b« m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. 1. Hoµn thiÖn ph©n c«ng vµ hîp t¸c lao ®éng trong bé m¸y qu¶n lý. Ph©n c«ng lao ®éng qu¶n lý lµ sù ph©n chia qu¸ tr×nh qu¶n lý thµnh c¸c qu¸ tr×nh, c¸c bé phËn cã tÝnh chÊt chuyªn m«n ho¸ thµnh nh÷ng c«ng viÖc riªng biÖt vµ giao cho nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é chuyªn m«n vµ nghÒ nghiÖp thÝch hîp thùc hiÖn. Hîp t¸c lao ®éng, qu¶n lý lµ sù phèi hîp gi÷a c¸ nh©n trong néi bé nhãm, tæ, gi÷a c¸c tæ trong néi bé vµ gi÷a c¸c bé phËn qu¶n lý víi nhau nh»m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý. H­íng hoµn thiÖn ph©n c«ng vµ hîp t¸c lao ®éng qu¶n lý hiÖn nay lµ: 1.1. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc theo h­íng võa ®¶m b¶o sù phï hîp gi÷a bé phËn qu¶n lý vµ bé phËn bÞ qu¶n lý (s¶n xuÊt kinh doanh), võa gän nhÑ, tr¸nh l·ng phÝ chi phÝ lao ®éng vµ chi phÝ qu¶n lý. 1.2. Hoµn thiÖn lao ®éng, tuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng vµo bé m¸y qu¶n lý. - X¸c ®Þnh chÝnh x¸c tiªu chuÈn phÈm chÊt cña lao ®éng qu¶n lý nhÊt lµ lao ®éng l·nh ®¹o. Tiªu chuÈn ë ®©y gåm tiªu chuÈn chÝnh trÞ, tiªu chuÈn chuyªn m«n vµ tiªu chuÈn vÒ n¨ng lùc tæ chøc. - X¸c ®Þnh nguån bæ xung lao ®éng . - Thu thËp th«ng tin vÒ vÞ trÝ cßn trèng. - T×m hiÓu vÒ c¸c nguån ®Ó lµm vÞ trÝ phï hîp víi vÞ trÝ cßn trèng. - QuyÕt ®Þnh tuyÓn chän. - KiÓm tra kÕt qu¶ tuyÓn chän b»ng kÕt qu¶ thùc hiÖn c«ng viÖc cña vÞ trÝ ®ã. 1.3. Hoµn thiÖn h×nh thøc ph©n c«ng vµ hîp t¸c lao ®éng trong bé m¸y qu¶n lý. Cã ba h×nh thøc ph©n c«ng lao ®éng: Theo chøc n¨ng qu¶n lý lµ ph©n c«ng trªn c¬ së ph©n hia toµn bé c«ng viÖc qu¶n lý ra thµnh c¸c chøc n¨ng. Theo c«ng nghÖ qu¶n lý thùc chÊt lµ ph©n chia toµn bé c«ng viÖc qu¶n lý theo qu¸ tr×nh th«ng tin (nhËn tin, ghi chÐp ban ®Çu, xö lý th«ng tin) Theo tr×nh ®é phøc t¹p cña c«ng viÖc qu¶n lý lµ ph©n c«ng trªn c¬ së ph©n chia c«ng viÖc qu¶n lý thµnh nh÷ng phÇn c«ng viÖc nhá cã møc ®é phøc t¹p kh¸c nhau. 2. Hoµn thiÖn viÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng. Ph©n tÝch sù phï hîp gi÷a chøc n¨ng vµ bé phËn qu¶n lý. Mçi phßng nªn phô tr¸ch mét chøc n¨ng qu¶n lý phï hîp, nh­ng còng cã thÓ ghÐp vµi ba chøc n¨ng cã liªn quan mËt thiÕt víi nhau thuéc cïng mét lÜnh vùc ho¹t ®éng vµo mét phßng khi mµ quy m« vµ ®Æc ®iÓm cña doanh nghiÖp yªu cÇu nh­ vËy. TiÕn hµnh lËp s¬ ®å tæ chøc, nh»m m« h×nh ho¸ mèi quan hÖ gi÷ c¸c phßng chøc n¨ng víi gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc. Ghi râ chøc n¨ng cña tõng phßng. TÝnh to¸n chÝnh x¸c sè l­îng c¸n bé, nh©n viªn mçi phßng chøc n¨ng mét c¸ch chÝnh x¸c, ®¶m b¶o võa hoµn thµnh nhiÖm vô, võa gi¶m tû lÖ nh©n viªn qu¶n lý, gi¶m bít chi phÝ qu¶n lý . 3. Hoµn thiÖn ®Þnh møc lao ®éng trong bé m¸y qu¶n lý. NhiÖm vô cña ®Þnh møc lao ®éng lµ x¸c ®Þnh l­îng lao ®éng cña tõng d¹ng c«ng viÖc vµ x¸c ®Þnh l­îng ng­êi cÇn thiÕt. Ph­¬ng ph¸p ®Þnh møc lao ®éng qu¶n lý kh«ng ph¶i chØ dïng thèng kª, kinh nghiÖm mµ ®ßi hái ph¶i cã c¨n cø khoa häc, nh­ng ph¶i ®¹t hiÖu qu¶. Do ®ã tuú theo ®Æc ®iÓm cña tong lo¹i lao ®éng qu¶n lý, tÝnh hiÖu qu¶ ®Ó lùa chän ph­¬ng ph¸p võa chÝnh x¸c võa hiÖu qu¶. Qua kh¶o s¸t ta lo¹i trõ ®­îc sù l·ng phÝ, tÝnh thêi gian cã Ých cña c¸n bé nh©n viªn, tõ ®ã xem xÐt kh¶ n¨ng giao thªm viÖc hoÆc t¨ng, gi¶m sè ng­êi. Kh¶o s¸t xong, dïng ph­¬ng ph¸p to¸n tæng hîp l¹i t×m ph­¬ng ¸n tèi ­u tøc lµ sö dông Ýt lao ®éng, chi phÝ thÊp nhÊt. Ch­¬ngII. Thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty «t« xe m¸y thanh xu©n. 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp C«ng ty c¬ khÝ « t« xe m¸y Thanh Xu©n lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc trong l­c l­îng vò trang .TiÒn th©n cña c«ng ty lµ mét x­ëng söa ch÷a « t« xe m¸y cña Bé néi vô, ra ®êi n¨m 1963, ®Õn n¨m 1968 ®­îc n©ng cÊp thµnh xÝ nghiÖp söa ch÷a « t« xe m¸y (do bé néi vô bao cÊp). N¨m 1988 ®­îc ®æi tªn lµ Nhµ m¸y ®¹i tu « t« xe m¸y sè 1 - Bé Néi vô. Tõ khi thµnh lËp nhµ m¸y hiÒu n¨m liÒn hoµn thµnh kÕ ho¹ch, ®­îc nhµ n­íc vµ bé Néi vô tÆng hu©n huy ch­¬ng vµ b»ng khen. §Ó phï hîp víi t×nh h×nh míi trong c¬ chÕ thÞ tr­êng, nhµ m¸y ®¹i tu « t« sè 1 ®­îc trë thµnh mét doanh nghiÖp nhµ n­íc ho¹t ®éng ®éc lËp theo nghÞ ®Þnh 388 cña ChÝnh phñ vµ QuyÕt ®Þnh sè 300/BNV ngµy 9/7/1993. N¨m 1999 do tÝnh chÊt ®Æc biÖt nhµ m¸y ®· ®­îc chuyÓn thµnh C«ng ty c¬ khÝ « t« xe m¸y Thanh Xu©n- Bé C«ng an. Ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty c¬ khÝ « t« xe m¸y Thanh xu©n chñ yÕu lµ tËp trung söa ch÷a, phôc håi vµ c¶i t¹o c¸c lo¹i « t« xe m¸y trong vµ c¶ ngoµi nghµnh C«ng an. C«ng ty cßn s¶n xuÊt c¸c lo¹i biÓn sè xe « t« xe m¸y, c¸c lo¹i biÓn b¸o giao th«ng ph¶n quang vµ c¸c s¶n phÈm ph¶n quang kh¸c phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ an toµn giao th«ng. §©y còng lµ mét lÜnh vùc míi rÊt quan träng cña xÝ nghiÖp ®Ó ®¸p øng yªu cÇu cña nghµnh C«ng an còng nh­ nhu cÇu cña thÞ tr­êng. Lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc trong lùc l­îng vò trang, võa ph¶i ®¸p øng c¸c yªu cÇu cña nghµnh võa ph¶i ®¶m b¶o s¶n xuÊt kinh doanh cã l·i, c«ng ty c¬ khÝ « t« xe m¸y Thanh xu©n ®· cã nhiÒu cè g¾ng trong viÖc n©ng cao uy tÝn chÊt l­îng trong söa « t« xe m¸y kh«ng chØ phôc vô trong nghµnh mµ mµ cßn thu hót kh¸ch hµnh bªn ngoµi ®Õn söa ch÷a. C«ng ty cßn m¹nh d¹n ®Çu t­ c«ng nghÖ tiªn tiÕn, thiÕt bÞ hiÖn ®¹i vµo s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm ph¶n quang cã chÊt l­îng cao ®Ó phôc vô cho yªu cÇu cña nghµnh mµ cßn c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng. S¶n phÈm cña c«ng ty ®­îc mét sè n­íc trong khèi ASEAN biÕt tíi. §Æc biÖt c«ng ty ®· ®­a mét d©y chuyÒn s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang cña m×nh vµ cö chuyªn gia sang n­íc CHDCDN Lµo ®Ó s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang cho n­íc b¹n theo yªu cÇu cña bé Néi vô Lµo B»ng uy tÝn vµ chÊt l­îng s¶n phÈm, c«ng ty ®· dÇn kh¼ng ®Þnh ®­îc vÞ thÕ cña m×nh trªn thÞ tr­êng. Mét sè chØ tiªu mµ c«ng ty ®¹t ®­îc trong c¸c n¨m gÇn ®©y STT ChØ Tiªu §¬n vÞ 2000 2001 2002 2003 1. Tæng doanh thu TriÖu §ång 10868 11697 22663 25798 2. Doanh thu thuÇn TriÖu §ång 10868 11697 22663 25798 3. Gi¸ vèn b¸n hµng TriÖu §ång 8756 9190 18094 19179 4. Lîi nhuËn gép TriÖu §ång 2112 2507 4569 6619 5. Lîi nhuËn thuÇn TriÖu §ång 531 632 2663 3051 6. LN hîp ®ång tµi chÝnh TriÖu §ång 0 0 6 3,5 7. Tæng LN tr­íc thuÕ TriÖu §ång 525 620 2556 3015 8. Vèn kinh doanh -Vèn cè ®Þnh -Vèn l­u ®éng TriÖu §ång 5052 3021 2031 5989 3940 2049 6814 4279 2534 8215 6326 1889 9. Sè nép ng©n s¸ch TriÖu §ång 2212 2576 3104 2757 10. Sè lao ®éng Ng­êi 179 186 198 198 11. Thu nhËp bq 1000® 698 727 1108 1200 Qua c¸c chØ tiªu trªn ta thÊy c«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng kÓ trong 4 n¨m trë l¹i ®©y lµ liªn tôc t¨ng doanh thu vµ lîi nhuËn lµm cho c¸c kho¶n nép ng©n s¸ch Nhµ n­íc vµ thu nhËp cña ng­êi lao ®éng còng t¨ng theo. 2. §Æc ®iÓm cña tæ chøc s¶n xuÊt vµ quy tr×nh c«ng nghÖ: C«ng ty c¬ khÝ « t« xe m¸y Thanh xu©n víi tÝnh chÊt lµ mét c«ng ty c¬ khÝ võa söa ch÷a «t« xe m¸y võa s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang nªn mçi lÜnh vùc gåm nhiÒu b­íc vµ nhiÒu quy tr×nh kh¸c nhau. Víi ®Æc ®iÓm nµy C«ng ty tæ chøc s¶n xuÊt thµnh 3 ph©n x­ëng chÝnh, mçi ph©n x­ëng cã mét chøc n¨ng, nhiÖm vô kh¸c nhau nh­ng ph©n x­ëng I vµ ph©n x­ëng II cã mèi quan hÖ h÷u c¬ víi nhau trong qu¸ tr×nh söa ch÷a c¸c lo¹i «t« xe m¸y, nh÷ng ph©n x­ëng ®ã lµ: + Ph©n x­ëng I: chuyªn söa ch÷a phôc håi vµ c¶i t¹o vÒ c¸c phÇn m¸y, gÇm vµ phÇn ®iÖn cña xe. Ph©n x­ëng nµy ®­îc chia ra c¸c tæ riªng lµ tæ m¸y, tæ gÇm vµ tæ ®iÖn «t«. + Ph©n x­ëng II: chuyªn söa ch÷a phôc håi vµ c¶i t¹o c¸c phÇn vÒ th©n xe. Ph©n x­ëng nµy ®­îc chia ra c¸c tæ riªng lµ: Tæ gß hµn, tæ s¬n vµ tæ ®Öm, méc. + Ph©n x­ëng III: chuyªn s¶n xuÊt c¸c lo¹i biÓn sè «t« xe m¸y, c¸c lo¹i biÓn b¸o giao th«ng ph¶n quang vµ c¸c s¶n phÈm ph¶n quang kh¸c phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ an toµn giao th«ng Do ®Æc thï lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty nªn h×nh thµnh 2 quy tr×nh c«ng nghÖ: Xe cÇn söa KiÓm tra kü thuËt PX söa ch÷a m¸y, gÇm, ®iÖn KiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm PX söa ch÷a th©n xe XuÊt x­ëng S¬ ®å 10: Quy tr×nh c«ng nghÖ söa ch÷a «t« xe m¸y. Nguyªn vËt liÖu S¬n ph¶n quang vµ xö lý kü thuËt DËp khu«n KiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm XuÊt x­ëng PX III S¬ ®å 11: Quy tr×nh s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang. 3.§Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý : C«ng ty c¬ khÝ « t« xe m¸y Thanh xu©n lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, bé m¸y qu¶n lý ®­îc tæ chøc thµnh c¸c phßng ban, ph©n x­ëng thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý nhÊt ®Þnh, bao gåm: *Ban gi¸m ®èc bao gåm: + Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y qu¶n lý, chÞu tr¸ch nhiÖm chØ huy toµn bé bé m¸y qu¶n lý, phô tr¸ch chung. + Mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch vÒ kü thuËt söa ch÷a «t« xe m¸y. + Mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch vÒ s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang. * C¸c phßng ban. + Phßng hµnh chÝnh- Tæng hîp: Cã nhiÖm vô tham m­u cho gi¸m ®èc c¸c mÆt vÒ nh©n sù, chÕ ®é chÝnh s¸ch, b¶o vÖ an ninh, chÝnh trÞ, ®èi néi, ®èi ngo¹i. +Phßng kÕ ho¹ch kü thuËt-KCS: Cã nhiÖm vô chØ ®¹o vµ thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®· ®­îc th«ng qua, nghiªn cøu chÕ thö mÆt hµng míi, c¶i tiÕn vµ ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p c«ng nghÖ míi vµo s¶n xuÊt kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ chÊt l­îng s¶n phÈm trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt,lËp kÕ ho¹ch kiÓm tra, b¶o d­ìng söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ. +Phßng kinh doanh: Cã nhiÖm vô thùc hiÖn triÓn khai tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh trong n­íc vµ xuÊt khÈu, tæ chøc ho¹t ®éng l­u tr÷ cho b¸n hµng. MÆt kh¸c phßng kinh doanh cßn c¨n cø kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó triÓn khai cung øng vËt t­ kÞp thêi cho s¶n xuÊt ®­îc liªn tôc vµ æn ®Þnh. ChuÈn bÞ c¸c v¨n kiÖn ®Ó ký hîp ®ång. +Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: Cã nhiÖm vô thùc hiÖn tèt chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ, thèng kª tµi chÝnh, th«ng tin kinh tÕ trong c«ng ty, gióp cho l·nh ®¹o tæ chøc c«ng t¸c th«ng tin kinh tÕ vµ ph©n tÝch c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ®Ó ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý, th«ng qua tiÒn tÖ ®Ó qu¶n lý sö dông tiÕt kiÖm vËt t­ thiÕt bÞ ®Ó b¶o toµn vèn trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Ph©n x­ëng s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang Ph©n x­ëng söa ch÷a th©n xe Phßng kinh doanh PG§ phô tr¸ch söa ch÷a «t« xe m¸y PG§ phô tr¸ch s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang Gi¸m ®èc P. Hµnh chÝnh tæng hîp Ph©n x­ëng söa ch÷a m¸y, gÇm, ®iÖn P. Tµi chÝnh kÕ to¸n P. KÕ ho¹ch kü thuËt S¬ ®å 12: Bé m¸y tæ chøc vµ qu¶n lý cña c«ng ty - ¦u ®iÓm: Gióp gi¸m ®èc c«ng ty n¾m s¸t ®­îc c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty. TÊt c¶ c¸ ®¬n vÞ trong c«ng ty ®Òu chÞu sù chØ ®¹o cña ban gi¸m ®èc nªn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong c«ng ty ®Òu thèng nhÊt. Ban gi¸m ®èc kiÓm so¸t mäi ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ. Do ®ã viÖc ®¸nh gi¸ chÊt l­îng c«ng t¸c cña c¸c ®¬n vÞ do ban gi¸m ®èc c«ng ty quyÕt ®Þnh tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng bao che lÉn nhau gi÷a c¸c ®¬n vÞ. - Nh­îc ®iÓm: Gi¸m ®èc ph¶i xö lý qu¸ nhiÒu c«ng viÖc do ph¶i qu¶n lý tÊt c¶ c¸c ®¬n vÞ, ®ã lµ nhiÖm vô qu¸ nÆng nÒ, trong khi nhiÖm vô cña c¸c phßng ban l¹i ®¬n gi¶n. C¸c phßng ban kh«ng trùc tiÕp chØ ®¹o c¸c ®¬n vÞ cÊp d­íi m×nh khi mµ kh«ng cã sù chØ ®¹o cña ban gi¸m ®èc. C¸ch xö lý nµy lµm mÊt tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña c¸c phßng ban, vµ nÕu nh­ c¸c phßng ban trong c«ng ty kh«ng phèi hîp chÆt chÏ víi nhau th× rÊt dÔ x¶y ra sù chång chÐo, thËm chÝ tr¸i ng­îc nhau gi÷a c¸c chØ thÞ h­íng dÉn. Thêi gian xö lý th«ng tin th­êng chËm, ch­a ph¸t huy ®­îc tÝnh n¨ng ®éng s¸ng t¹o cña c¸c phßng ban. Nªn cã mét m« h×nh qu¶n lý míi theo kiÓu ph©n cÊp, ë ®ã quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm kh«ng chØ tËp trung ë ban l·nh ®¹o vµ ë bé phËn chøc n¨ng, mµ më réng ®Õn c¸c thµnh viªn, tõng bé phËn nhá, lµm cho mäi ng­êi ®Òu cã quyÒn, cã tr¸ch nhiÖm sö dông tèt c¸c nguån lùc cña m×nh ®Ó phôc vô cho b¶n th©n vµ cho c«ng ty. ViÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong c«ng ty còng ch­a tèt. Nguyªn nh©n lµ do sù thiÕu ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n mét c¸ch chÝnh x¸c vµ râ rµng gi÷a c¸c bé phËn trong bé m¸y qu¶n lý. C¬ së cña chøc n¨ng tæ chøc lµ mèi quan hÖ tån t¹i trong mäi x· héi 4. T×nh h×nh ph©n cÊp trong c«ng ty. Trong c«ng ty thùc hiÖn ph©n cÊp qu¶n lý theo 3 cÊp kh¸ râ rÖt : Qu¶n lý viªn cao cÊp: Gåm gi¸m ®èc, phã gi¸m phô tr¸ch tong viÖc, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ ®­êng lèi, chiÕn l­îc, c¸c c«ng t¸c tæ chøc hµnh chÝnh tæng hîp cña c«ng ty. Qu¶n lý viªn cÊp trung gian lµ c¸c tr­ëng phßng, thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp do cÊp qu¶n lý cao nhÊt giao cho, ®ång thêi gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn kÕ hoach cña c«ng ty ®Ó b¸o c¸o víi cÊp trªn. Qu¶n lý viªn cÊp c¬ së lµ c¸c tæ tr­ëng ph©n x­ëng chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch s¶n l­îng cña ban gi¸m ®èc ®Ò ra. Nh÷ng mÆt hîp lý: Mçi cÊp ®Òu cã chøc n¨ng nhiÖm vô râ rµng, thÓ hiÖn chøc n¨ng, chøc danh, quyÒn h¹n vµ nghÜa vô cña tõng cÊp vÒ ho¹t ®éng chung cña toµn c«ng ty vµ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nãi riªng. Mçi cÊp ®Òu cã hÖ thèng phßng ban, sù ph©n lo¹i hîp lý víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty. HÖ thèng th«ng tin khÐp kÝn cña c«ng ty gióp cho viÖc gi¸m s¸t trë nªn hiÖu qu¶ h¬n. Nh÷ng mÆt ch­a hîp lý: ViÖc tæ chøc c¸c phßng ban ë c¸c cÊp qu¶n lý viªn cßn nhiÒu, dÉn ®Õn viÖc truyÒn ®¹t th«ng tin kh«ng ®­îc tËp trung vµo mét mèi, th«ng tin bÞ lan to¶ ra nhiÒu phßng, kh«ng cã nhiÒu chøc n¨ng thu thËp vµ xö lý, v× vËy viÖc xö lý th«ng tin chËm, kh«ng kÞp thêi g©y ¸ch t¾c trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt. Gi÷a ba cÊp b¾t buéc ph¶i cã sù trïng l¾p vÒ chøc n¨ng nh­ng nÕu cã giíi h¹n cho phÐp th× ®ã lµ ®iÒu hîp lý, cßn nÕu v­ît qu¸ giíi h¹n th× sÏ x¶y ra t×nh tr¹ng nhiÒu ng­êi cïng lµm mét viÖc, nh­ng còng cã nh÷ng viÖc l¹i ch¼ng cã ai phô tr¸ch. 5. C¸c mèi liªn hÖ tån t¹i trong c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty. a. Mèi liªn hÖ däc: §ã lµ mèi liªn hÖ gi÷a cÊp trªn vµ cÊp d­íi. C«ng ty c¬ khÝ «t« xe m¸y Thanh Xu©n chÞu tr¸ch nhiÖm víi cÊp trªn trùc tiÕp lµ Bé c«ng an. Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®iÒu hµnh trùc tiÕp c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc bé c«ng an vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty m×nh. C¸c phã gi¸m ®èc gióp viÖc cho gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô quyÒn h¹n cña m×nh trong c«ng t¸c ®iÒu hµnh bé m¸y, c¸c phßng ban, x­ëng s¶n xuÊt. C¸c phßng ban chøc n¨ng chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ban gi¸m ®èc vÒ ho¹t ®éng mµ phßng m×nh ®­îc giao, cô thÓ lµ trùc tiÕp ®iÒu hµnh c¸n bé c«ng nh©n viªn trong phßng gióp ban gi¸m ®èc n¾m b¾t ®­îc cô thÓ t×nh h×nh s¶n xuÊt ë c¸c ph©n x­ëng. Cïng víi ban gi¸m ®èc, c¸c phßng ban chøc n¨ng giao nhiÖm vô, kÕ ho¹ch cô thÓ cho c¸c tæ s¶n xuÊt. C¸c tæ, ph©n x­ëng s¶n xuÊt chô tr¸ch nhiÖm tr­íc c«ng ty vÒ s¶n phÈm cña m×nh lµm ra. NhËn kÕ ho¹ch tõ c«ng ty chØ ®¹o c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn thùc hiÖn nhiÖm vô vµ b¸o c¸o vÒ c«ng ty. b. Mèi liªn hÖ ngang. - Tr­íc hÕt ph¶i ®Ò cËp ®Õn sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a ban gi¸m ®èc- §¶ng uû – C«ng ®oµn. §©y lµ mèi quan hÖ ngang chñ chèt cña c«ng ty, chøc n¨ng cña mçi bé phËn lµ kh¸c nhau nh­ng cïng chung mét môc ®Ých lµ x©y dùng vµ ph¸t triÓn c«ng ty. §¶ng uû c«ng ty lµ tæ chøc l·nh ®¹o tèi cao trong ®¬n vÞ vÒ chÝnh trÞ, t­ t­ëng, ®­êng lèi. §¶ng uû thùc hiÖn chøc n¨ng l·nh ®¹o b»ng viÖc ra c¸c nghÞ quyÕt ®éng viªn c¸c ®¶ng viªn thùc hiÖn nhiÖm vô chuyªn m«n ®¹t hiÖu qu¶ cao. Ban gi¸m ®èc tæ chøc thùc hiÖn c¸c nghÞ quyÕt cña §¶ng uû ®Ò ra, cô thÓ ho¸ nghÞ quyÕt trong viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô chuyªn m«n s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng ®oµn cïng víi chuyªn m«n thùc hiÖn tèt nhiÖm vô b»ng c¸c phong trµo thi ®ua lao ®éng s¶n xuÊt, tham gia qu¶n lý tuyªn truyÒn vËn déng, ký tho¶ ­íc lao ®éng tËp thÓ b»ng c¸ch tæ chøc héi nghÞ c«ng nh©n viªn chøc cho c«ng nh©n, gãp ý kiÕn sau ®ã míi tiÕn hµnh ký kÕt. Bªn c¹nh ®ã, c«ng ®oµn cßn tham gia c¶i tiÕn ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho c«ng nh©n, ®Çu t­ ®æi míi trang thiÕt bÞ m¸y mãc, x©y dùng néi quy lao ®éng cña c«ng ty. Cïng víi viÖc phèi hîp chÆt chÏ gi÷a Ban gi¸m ®èc- C«ng ®oµn- §¶ng uû lµ sù liªn kÕt gi÷a c¸c phßng ban cña c«ng ty víi c¸c tæ ®éi s¶n xuÊt. Trong ®ã mèi quan hÖ râ nÐt nhÊt, ¶nh h­ëng m¹nh mÏ nhÊt ®Õn tiÕn tr×nh s¶n xuÊt còng nh­ ®Õn sù ph¸t triÓn cña c«ng ty lµ quan hÖ gi÷a phßng kinh tÕ – kÕ ho¹ch, kü thuËt vµ ph©n x­ëng. §Ó ®¶m b¶o gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®­îc nhanh chãng, th¸o gì c¸c khóc m¾c trong viÖc triÓn khai c«ng viÖc chung cña c«ng ty th× phßng kinh tÕ - kÕ ho¹ch, phßng kü thuËt vµ c¸c ph©n x­ëng ph¶i phèi hîp víi nhau trong ph¹m vi chøc n¨ng nhiÖm vô ®· quy ®Þnh, ®ång thêi kÕt hîp víi kh¶ n¨ng riªng cña tõng bé phËn ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc. 6. Nh÷ng ­u ®iÓm, nh­îc ®iÓm cña c¬ cÊu tæ chøc hiÖn hµnh. 6.1. ¦u ®iÓm. Trong thêi gian thùc hiÖn c¬ chÕ cò còng nh­ ho¹t ®éng theo c¬ chÕ míi, trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y tuy cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n do ph¶i tiÕp xóc víi nh÷ng quan ®iÓm qu¶n lý míi, nh­ng l·nh ®¹o c«ng ty ®· cè g¾ng häc hái vËn dông linh ho¹t, s¸ng t¹o cã hiÖu qu¶ c¬ chÕ qu¶n lý míi vµo ®iÒu kiÖn cô thÓ cña c«ng ty. Nhê vËy mµ c«ng ty lu«n ®øng v÷ng, hoµn thµnh nhiÖm vô kÕ ho¹ch, æn ®Þnh ®êi sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. Ban l·nh ®¹o c«ng ty lµ nh÷ng ng­êi cã n¨ng lùc chuyªn m«n, cã nhiÒu kinh nghiÖm trong c«ng viÖc. §· ban hµnh vµ söa ®æi, bæ xung kÞp thêi néi quy lao ®éng vµ c¸c quy chÕ phï hîp gióp cho viÖc qu¶n lý ®­îc chÆt chÏ, ®ång bé. Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr­ëng, gi¸m ®èc cã sù ph©n c«ng nhiÖm vô quyÒn h¹n cô thÓ cho c¸c phã gi¸m ®èc gióp viÖc còng nh­ ph©n cÊp c¸c mÆt trong qu¶n lý trong c«ng ty. C¸c phßng ban chøc n¨ng ®Òu ®­îc quy ®Þnh râ chøc n¨ng nhiÖm vô tham m­u gióp gi¸m ®èc qu¶n lý c¸c mÆt vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô vµ ®Òu triÓn khai thùc hiÖn tèt. C¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt, c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c¸c ph©n x­ëng ®Òu ®­îc quy ®Þnh râ nhiÖm vô s¶n xuÊt vµ phôc vô s¶n xuÊt cô thÓ, s¸t thùc. Hµng th¸ng, hµng quý ®Òu ®­îc c«ng ty giao nhiÖm vô cô thÓ theo lÖnh s¶n xuÊt vµ ®­îc kiÓm tra, ®«n ®èc thùc hiÖn s¶n xuÊt kÞp thêi, cã hiÖu qu¶. Gi÷a c¸c ®éi cã sù thi ®ua n©ng cao thµnh tÝch b»ng viÖc hoµn thµnh v­ît kÕ ho¹ch s¶n l­îng ®­îc giao. C«ng t¸c ph¸t triÓn nguån nh©n lùc trong c«ng ty lu«n ®­îc coi träng. C«ng ty ®· thùc hiÖn c«ng t¸c quy ho¹ch c¸n bé dù bÞ vµ ®µo t¹o båi d­ìng c¸n bé theo kh¶ n¨ng, nhu cÇu cña c«ng ty . Hµng n¨m ®Òu cã nhËn xÐt ®¸nh gi¸ c¸n bé rÊt s¸t thùc nªn ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý cña c«ng ty ®Òu ph¸t huy tèt phÈm chÊt , n¨ng lùc, hoµn thµnh tèt nhiÖm vô ®­îc giao. 6.2. Nh­îc ®iÓm: - Bé ph©n lao ®éng gi¸n tiÕp trong c¸c phßng ban, ph©n x­ëng lµ 57 c¸n bé c«ng nh©n viªn trªn tæng sè 198 c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn c«ng ty, tû lÖ nµy lµ kh¸ cao so víi yªu cÇu tinh gi¶m c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý hiÖn nay. §iÒu nµy ®ßi hái ph¶i cã sù ph©n c«ng s¾p xÕp l¹i lao ®éng gi¸n tiÕp trong c¸c phßng ban, ph©n x­ëng. §èi víi nh÷ng bé phËn cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô kh«ng thùc sù cÇn thiÕt th× ph¶i cã sù tinh gi¶m hoÆc s¸t nhËp l¹i ®Ó gi¶m chi phÝ qu¶n lý cho c«ng ty. - Chøc n¨ng, nhiÖm vô quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña mét sè bé phËn cña c¬ cÊu tæ chøc ch­a thùc sù râ rµng. - ViÖc bè trÝ c¸n bé ë mét sè phßng ch­a thùc sù phï hîp. - Sù phèi hîp liªn hÖ gi÷a mét sè phßng ch­a thùc sù chÆt chÏ. - Ch­a cã ®éi ngò lao ®éng trÎ ®ñ tr×nh ®é ®Ó cã thÓ ®¶m nhËn, kÕ cËn cho ®éi ngò kü s­, ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý ë c¸c phßng ban mµ phÇn lín tuæi ®êi ®Òu ®· cao. - M¸y mãc trang thiÕt bÞ ch­a ®ång bé nªn cßn nhiÒu c«ng ®o¹n thñ c«ng, g©y khã kh¨n cho sù ph¸t triÓn vµ ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ cña bé m¸y qu¶n lý . - Do tån t¹i c¬ chÕ bao cÊp qu¸ l©u mµ trong c¬ chÕ ®ã ®iÒu kiÖn kÕ ho¹ch lµ thuËn lîi, tÊt c¶ ®Òu û l¹i vµo cÊp trªn, vµo nhµ n­íc lµm cho, c¸n bé c«ng nh©n viªn mang nÆng tÝnh chÊt dùa dÉm, bao cÊp. Trong s¶n xuÊt th­êng kh«ng chó ý ®Õn tÝnh hiÖu qu¶, th­êng chØ tÝnh ®Õn c¸c ®Þnh møc chi phÝ, ch­a chó träng ®Õn tiÕt kiÖm… dÉn ®Õn viÖc ®æi míi, chuyÓn h­íng theo c¬ chÕ thÞ tr­êng bÞ h¹n chÕ . - C«ng t¸c cñng cè hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý c«ng ty kh«ng ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn. - T¸c phong lµm viÖc cßn chËm, theo chñ nghÜa b×nh qu©n. Víi nh÷ng ­u nh­îc ®iÓm trªn, c«ng ty cÇn ph¶i ngµy cµng hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý , phßng ban, ph©n x­ëng, tinh gi¶m bé m¸y gän nhÑ, kh«ng ngõng n©ng cao tr×nh ®é tay nghÒ cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, lu«n chó träng viÖc ®Çu t­ mÊy mãc thiÕt bÞ, d©y truyÒn s¶n xuÊt, më réng s¶n xuÊt, gi¶m chi phÝ tèi ®a. Ch­¬ng III: Mét sè biÖn ph¸p c¬ b¶n nh»m cñng cè vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty c¬ khÝ «t« xe m¸y thanh xu©n Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty. Tõ khi trë thµnh mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, c«ng ty co khÝ «t« xe m¸y Thanh Xu©n ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ kinh doanh ®¸ng khÝch lÖ, doanh thu cña c«ng ty liªn tôc t¨ng lªn, møc ®ãng gãp vµo ng©n s¸ch nhµ n­íc còng t¨ng lªn. §iÒu ®ã gióp cho ban gi¸m ®èc c«ng ty thªm tù tin vµo nh÷ng chÝnh s¸ch ®æi míi cña m×nh, trong thêi gian tíi, nhiÖm vô mµ ban gi¸m ®èc ®Æt ra lµ tiÕp tôc duy tr× møc t¨ng tr­ëng æn ®Þnh trong nh÷ng n¨m qua. Cô thÓ lµ: S¶n xuÊt kinh doanh ®¶m b¶o nhÞp ®é t¨ng tr­ëng, tæng s¶n l­îng h»ng n¨m t¨ng 10%-20% §¶m b¶o viÖc lµm, n©ng cao ®êi sèng x· héi, thu nhËp b×nh qu©n t¨ng tõ 5-10%. §Õn n¨m 2004 ®¹t 1.500.000®ång/ng­êi/th¸ng. N©ng cao c«ng t¸c x©y dùng ®¶ng, gi÷ v÷ng danh hiÖu §¶ng bé c¬ së trong s¹ch v÷ng m¹nh. §Ó ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu trªn, c«ng ty ®· ®­a ra nh­ng biÖn ph¸p sau: Cñng cè vµ më réng thÞ tr­êng, n©ng cao n¨ng lùc c¹nh tranh b»ng c¸ch ®Çu t­ l¾p ®Æt d©y chuyÒn c«ng nghÖ hiÖn ®¹i, nh»m ®¸p øng tèi ®a nhu cÇu cña thÞ tr­êng. Cö c¸n bé ®i häc, më c¸c líp båi d­ìng, ®µo t¹o vµ n©ng cao tr×nh ®é cho c¸n bé c«ng nh©n viªn c«ng ty. X©y dùng t¸c phong lµm viÖc c«ng nghiÖp, ph¸ bá thãi quen xÊu ”®i muén vÒ sím” cña c¸n bé c«ng nh©n viªn . Cã vËy míi n©ng cao ®­îc n¨ng suÊt lao ®éng, vµ hiÖu qu¶ lao ®éng. Ph¸t ®éng phong trµo thi ®ua ®¹t thµnh tÝch cao trong c«ng ty, thùc hiÖn chÕ ®é khen th­ëng ®èi víi nh÷ng ng­êi cã thµnh tÝch tèt, ph¹t nghiªm kh¾c ®èi víi nh÷ng ng­êi vi ph¹m néi quy cña c«ng ty. M¹nh d¹n sö dông nh÷ng ng­êi cã tµi vµo nh÷ng vÞ trÝ xøng ®¸ng, t¹o c¬ héi cho nh÷ng ng­êi trÎ tuæi ®­îc thÓ hiÖn kh¶ n¨ng cña hä. Mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty c¬ khÝ «t« xe m¸y Thanh Xu©n. Hoµn thiÖn tæ chøc khoa häc n¬i lµm viÖc. C«ng t¸c tæ chøc n¬i lµm viÖc lµ rÊt cÇn thiÕt, nã cã t¸c dông thiÕt thùc ®èi víi qu¸ tr×nh lao ®éng s¶n xuÊt vµ chÊt l­îng cña lao ®éng qu¶n lý. V¨n phßng c«ng ty n»m s¸t ®­êng giao th«ng, mËt ®é xe ®i l¹i nhiÒu sÏ lµm ¶nh h­ëng ®Õn kh¶ n¨ng tËp trung vµ t­ duy cña ng­êi lao ®éng. Bëi vËy c«ng ty cÇn cã nh÷ng biÖn ph¸p kh¾c phôc ®iÒu nµy, ch¼ng h¹n nh­ thay c¸c cöa gç b»ng cöa kÝnh c¸ch ©m, mét vµi chËu c¶nh trong phßng còng sÏ gióp tinh thÇn ng­êi lao ®éng tho¶i m¸i… Quan t©m ®Õn ®iÒu kiÖn lµm viÖc, vÖ sinh, phßng bÖnh, tæ chøc c¸c phßng tËp thÓ dôc thÓ thao cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, tæ chøc c¸c buæi ®i tham quan d· ngo¹i cho nh©n viªn c«ng ty… sÏ lµm cho ng­êi lao ®éng thªm g¾n bã víi c«ng ty h¬n. Cung cÊp ®Çy ®ñ trang thiÕt bÞ cÇn thiÕt cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, t¹o ®iÒu kiÖn tèt nhÊt ®Ó hä hoµn thµnh nhiÖm vô. Tham kh¶o ý kiÕn c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®èi víi viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Gi¸o dôc ý thøc tr¸ch nhiÖm, tinh thÇn tù gi¸c cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô cña m×nh. 2. hoµn thiÖn c«ng t¸c ®µo t¹o båi d­ìng n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý. a. N¨ng lùc chuyªn m«n. - Tèt ngiÖp §H trë lªn, cã tr×nh ®é hiÓu biÕt tæng hîp kinh tÕ x· héi. - BiÕt râ tiÒm n¨ng vµ am hiÓu c«ng nghÑ s¶n xuÊt, m«i tr­êng kinh doanh. - Cã kh¶ n¨ng qu¶n lý doanh nghiÖp theo c¬ chÕ s¶n xuÊt, kinh doanh ®óng ph¸p luËt. - Cã kh¶ n¨ng giao tiÕp, phèi hîp liªn lÕt trªn c¸c mÆt ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. §· ®­îc ®µo t¹o, båi d­ìng cã hÖ thèng trong c¸c lÜnh vùc qu¶n lý kinh doanh, khoa häc kü thuËt vµ lý luËn chÝnh s¸ch chÝnh trÞ x· héi, biÕt sö dông nhiÒu ngo¹i ng÷. Cã ®ñ søc khoÎ ®Ó ®¶m nhËn nhiÖm vô qu¶n lý doanh nghiÖp. b. VÒ phÈm chÊt. - BiÕt v× lîi Ých tËp thÓ, kh«ng cã biÓu hiÖn tham «, l·ng phÝ, t­ lîi c¸ nh©n. - Quan t©m ®Õn ®êi sèng ng­êi lao ®éng, thùc hiÖn c«ng b»ng trong doanh nghiÖp. - Trung thµnh víi ®­êng lèi x©y dùng chñ nghÜa x· héi, quyÕt t©m víi c«ng cu«c ®æi míi, trung thµnh víi tËp thÓ c«ng ty. c. VÒ phong c¸ch. - ChØ ®¹o ph¶i quyÕt ®o¸n, d¸m lµm d¸m chÞu. - Qu¶n lý ®iÒu hµnh n¨ng ®éng s¸ng t¹o, ®éng viªn mäi ng­êi ph¸t huy c¸i míi, thùc hiÖn c«ng cuéc ®æi míi. - Ph­¬ng ph¸p lµm viÖc khoa häc, tæ chøc thu thËp th«ng tin nhiÒu chiÒu, xö lý th«ng tin chÝnh x¸c. 3. X©y dùng mèi quan hÖ hîp lý gi÷a c¸c bé phËn. Mét tæ chøc bao giê còng ®­îc h×nh thµnh bëi nhiÒu bé phËn, ph©n hÖ nh»m thùc hiÖn mét hoÆc mét sè môc tiªu chung nµo ®ã. ViÖc x¸c ®Þnh râ tõng bé phËn chøc n¨ng ®ã dï chØ do mét ng­êi phô tr¸ch hay nhiªu ng­êi cïng ®¶m nhiÖm lµ viÖc lµm tÊt yÕu. Ngay tõ ®Çu ban l·nh ®¹o cña tæ chøc ph¶i ®Æt ra c©u hái: ai? NhiÖm vô g×? lµm c«ng viÖc nh­ thÕ nµo? lµm sao ®Ó nh÷ng c«ng viÖc ®ã cã cïng vÞ trÝ, chøc n¨ng cho tõng nhãm ng­êi? Tr¸nh t×nh tr¹ng nhiÒu ng­êi cïng coi viÖc ®ã ®óng ë vÞ trÝ chøc n¨ng cña m×nh, hay ng­îc l¹i, cã nh÷ng c«ng viÖc kh«ng ai coi ®ã thuéc chøc n¨ng cña m×nh. Bëi vËy: C¸c bé phËn cã quan hÖ chÆt chÏ víi nhau theo chiÒu däc, hay chiÒu ngang, ®Ó t­ ®ã x©y dùng c¸c bé phËn sao cho hîp lý C¸c c¸n bé ph¶i cã mèi quan hÖ qua l¹i víi nhau t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì nhau trong c«ng viÖc ®Ó cïng h­íng tíi môc tiªu chung cña tæ chøc. III. Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong doanh nghiÖp. 1. Víi chÝnh phñ: TiÕp tôc hoµn thiÖn hÖ thèng luËt doanh nghiÖp. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, luËt doanh nghiÖp cã vai trß rÊt quan träng, nã h­íng c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng theo nhu cÇu cña thÞ tr­êng vµ t¹o ra m«i tr­êng c¹nh tranh b×nh ®¼ng cho c¸c chñ thÓ tham gia vµo thÞ tr­êng. Tuy nhiªn, víi hÖ thèng luËt nh­ ch­a hoµn thiÖn nh­ hiÖn nay ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho mét sè doanh nghiÖp lîi dông kÏ hë cña ph¸p luËt, l¸ch luËt, lµm ¨n phi ph¸p t¹o ra nh÷ng lîi thÕ kh«ng lµnh m¹nh trong qu¸ tr×nh c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng, g©y nhiÒu bÊt lîi cho nh÷ng doanh nghiÖp lµm ¨n chÝnh ®¸ng. HÖ thèng ph¸p luËt cßn ch­a ®ång bé. NhiÒu khi c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt ra ®êi cã nh÷ng ®iÓm xa rêi víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña c¸c doanh nghiÖp, ¶nh h­ëng kh«ng nh÷ng ®Õn sù ph¸t triÓn cña b¶n th©n c¸c doanh nghiÖp mµ cßn ¶nh h­ëng ®Õn sù gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t cña Nhµ n­íc. Bªn c¹nh ®ã lµ viÖc tæ chøc thùc hiÖn ph¸p luËt ch­a tèt. Nhµ n­íc ®· ban hµnh luËt, chÕ ®é, chÝnh s¸ch tuy ch­a thËt hoµn chØnh, ®ång bé, song còng t¹o còng t¹o ®­îc m«i tr­êng ph¸p lý cÇn thiÕt tèi thiÓu, nh­ng kh«ng Ýt doanh nghiÖp võa vµ nhá vÉn tån t¹i nhê c¸c ho¹t ®éng ngoµi khu«n khæ ph¸p luËt. Râ rµng lµ thiÕu bé m¸y tæ chøc thùc hiÖn cã hiÖu qu¶. Nhµ n­íc cÊm bu«n lËu nh­ng bu«n lËu vÉn trµn lan, Nhµ n­íc cã luËt thuÕ, cã biÓu thuÕ, nh­ng hµng n¨m vÉn thÊt thu thuÕ. C¬ chÕ qu¶n lý ch­a t¹o ra ®­îc m«i tr­êng kinh doanh thuËn l¬i cho c¸c doanh nghiÖp v­ît qua c¸c h¹n chÕ vÒ tµi chÝnh, kü thuËt vµ thÞ tr­êng. HÖ thèng ng©n hµng, tæ chøc tÝn dông ch­a ph¸t huy ®­îc hiÖu qu¶ trong viÖc huy ®éng vèn vµ cho vay vèn, viÖc cho vay còng cßn cã sù ph©n biÖt gi÷a doanh nghiÖp nhµ n­íc vµ doanh nghiÖp t­ nh©n. Trong khi ®ã hiÖn nay c¸c doanh nghiÖp quy m« võa vµ nhá ho¹t ®éng ch­a bµi b¶n, kh«ng cã chiÕn l­îc thÞ tr­êng cô thÓ, hä quen ho¹t ®éng theo kiÓu “®¸nh qu¶”, “nÒn v¨n minh kinh doanh” theo tinh thÇn kinh doanh ch©n chÝnh ch­a ®­îc t¹o lËp. Tr×nh ®é trang thiÕt bÞ cña c¸c doanh nghiÖp võa vµ nhá còng cßn h¹n nhiÒu h¹n chÕ, sù c¹nh tranh gi÷a c¸c doanh nghiÖp ch­a ph¶i lµ c¹nh tranh ®æi míi mµ chñ yÕu lµ c¹nh tranh ®Ó thu hót lao ®éng cã tay nghÒ cao, ®iÒu nµy phô thuéc vµo chÕ ®é tr¶ c«ng cña c¸c chñ doanh nghiÖp. 2. Víi c«ng ty. C«ng ty nªn thµnh lËp thªm phßng tiÕp thÞ kinh doanh. - XuÊt ph¸t ®iÓm. Sau nhiÒu n¨m chÞ sù qu¶n lý cña Bé c«ng an, C«ng ty c¬ khÝ «t« xe m¸y Thanh Xu©n míi chuyÓn sang chÕ ®é s¶n xuÊt kinh doanh ®éc lËp, tham gia vµo c¬ chÕ thÞ tr­êng víi t­ c¸ch lµ mét doanh nghiÖp ®éc lËp víi chÕ ®é h¹ch to¸n kinh doanh riªng. Bëi vËy, viÖc t×m kiÕm kh¸ch hµng vµ th©m nhËp thÞ tr­êng lµ yªu cÇu bøc xóc ®Æt ra ®èi víi c«ng ty, nh­ng bªn c¹nh ®ã vÉn ph¶i ®¶m b¶o ®¸p øng nhu cÇu cho nh÷ng b¹n hµng cò. ViÖc trë thµnh ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, cã nghÜa lµ c«ng ty chËp nhËn sù b¶o trî cña Nhµ n­íc, chÊp nhËn c¹nh tranh b×nh ®¼ng nh­ c¸c doanh nghiÖp kh¸c trªn thÞ tr­êng. §©y võa lµ thuËn lîi nh­ng còng võa lµ khã kh¨n cho c«ng ty. - ThuËn lîi: Víi c¬ chÕ míi, toµn bé nh©n viªn trong c«ng ty sÏ ph¶i cè g¾ng nç lùc nhiÒu h¬n míi cã thÓ ®­a c«ng ty trô v÷ng trªn thÞ tr­êng. ViÖc chuyÓn ®æi nµy sÏ gióp mäi ng­êi cã thªm ®éng lùc trong c«ng viÖc, bëi muèn nhËn ®­îc sù ®·i ngé cao th× c¸c thµnh viªn ph¶i gióp c«ng ty lµm ¨n sinh lîi. ViÖc chuyÓn h­íng ho¹t ®éng cña c«ng ty lµ phï hîp víi quy luËt ph¸t triÓn vµ hîp víi chñ tr­¬ng cña Nhµ n­íc trong thêi gian gÇn ®©y. - Khã kh¨n Kh«ng cßn sù b¶o trî cña Nhµ n­íc, c«ng ty sÏ gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n trong viÖc c¹nh tranh víi c¸c doanh nghiÖp kh¸c trªn thÞ tr­êng. C«ng ty kh«ng thÓ lÊy sù n¨ng ®éng cña m×nh lµm lîi thÕ trong qu¸ tr×nh c¹nh tranh, thËm chÝ ®ã cßn lµ ®iÓm yÕu cña c«ng ty. Tr­íc ®©y c«ng ty chñ yÕu ho¹t ®éng theo ®¬n ®Æt hµng cña c¸c ®¬n vÞ, c¬ quan Nhµ n­íc, nay chuyÓn sang c¬ chÕ míi, c«ng ty mét mÆt ph¶i gi÷ uy tÝn víi b¹n hµng cò, mÆt kh¸c ph¶i t×m kiÕm nh÷ng kh¸ch hµng míi ngoµi ngµnh. Víi t×nh h×nh trªn c«ng ty cÇn ph¶i cã mét phßng ban chuyªn tr¸ch vÒ vÊn ®Ò t×m kiÕm vµ më réng thÞ tr­êng. ViÖc ra ®êi cña phßng chuyªn tr¸ch nµy sÏ gióp cho t¸c phong lµm viÖc trong c«ng ty trë nªn chuyªn nghiÖp h¬n vµ lÏ dÜ nhiªn lµ sÏ mang l¹i nhiÒu hiÖu qu¶ h¬n. C¬ cÊu cña phßng tiÕp thÞ kinh doanh. Tr­ëng phßng ph¶i lµ ng­êi cã n¨ng lùc trong viÖc tiÕp nhËn kÕ ho¹ch chiÕn l­îc tõ ban gi¸m ®èc, tõ ®ã v¹ch ra nh÷ng kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cho phßng cña m×nh. §ã ph¶i lµ ng­êi cã chuyªn m«n cao vÒ kinh tÕ còng nh­ ph¶i cã kiÕn thøc s©u réng vµ kinh nghiÖm trong lÜnh vùc tiÕp thÞ vµ qu¶ng c¸o. Tr­ëng phßng tiÕp thÞ kinh doanh. Bé phËn tiÕp thÞ dÞch vô s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang. Bé phËn nghiªn cøu thÞ tr­êng. Bé phËn tiÕp thÞ dÞch vô söa ch÷a «t« xe m¸y. Bé phËn tiÕp thÞ S¬ ®å 14: C¬ cÊu phßng tiÕp thÞ kinh doanh Chøc n¨ng cña tong bé phËn: Tr­ëng phßng chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ban gi¸m ®èc vÒ thùc hiÖn kÕ ho¹ch cña c«ng ty, ®ång thêi cã tr¸ch nhiÖm h­íng dÉn c¸c bé phËn tiÕp thÞ vµ nghiªn cøu thÞ tr­êng triÓn khai thùc hiÖn c¸c b­íc cô thÓ. C¸c bé phËn tiÕp thÞ vµ nghiªn cøu thÞ tr­êng cã tr¸ch nhiÖm tham m­u víi tr­ëng phßng trong c¸c kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña phßng, h­íng dÉn chØ ®¹o c¸c bé phËn cÊp d­íi thùc thi nhiÖm vô(®èi víi bé phËn tiÕp thÞ dÞch vô söa ch÷a «t« xe m¸y). C¸c bé phËn tiÕp thÞ dÞch vô söa ch÷a «t« xe m¸y vµ s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang chÞu tr¸ch nhiÖm víi cÊp trªn vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña m×nh. Chøc n¨ng cña phßng tiÕp thi kinh doanh. Thùc hiÖn nghiªn cøu, t×m hiÓu kh¸ch hµng, ®èi thñ c¹nh tranh, thÞ tr­êng môc tiªu vµ thÞ tr­êng tiÒm n¨ng. Xóc tiÕn qu¶ng c¸o, tiÕp thÞ vÒ c«ng ty nh»m ®¹t ®­îc doanh thu vµ lîi nhuËn lín nhÊt cã thÓ. §­a ra c¸c chiÕn l­îc ph¸t triÓn s¶n phÈm, dÞch vô, chiÕn l­îc gi¸ c¶, gi¸ thµnh s¶n phÈm… Xö lý c¸c th¾c m¾c cña kh¸ch hµng, nh÷ng vÊn ®Ò ®èi víi kh¸ch hµng. C¬ chÕ ho¹t ®éng cña phßng. Tr­ëng phßng qu¶n lý c¸c bé phËn chuyªn m«n, giao nhiÖm vô cho c¸c bé phËn nµy. C¸c bé phËn chuyªn m«n ph©n tÝch triÓn khai nhiÖm vô cho cÊp d­íi trùc tiÕp cña m×nh thùc hiÖn. Tr­ëng phßng lµ ng­êi trùc tiÕp nhËn b¸o c¸o cña c¸c bé phËn chuyªn m«n råi b¸o c¸o lªn ban gi¸m ®èc. 3. Thay ®æi c¬ cÊu c«ng ty. Víi sù bæ xung thªm phßng tiÕp thÞ kinh doanh th× c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty c¬ khÝ «t« xe m¸y Thanh Xu©n ®­îc x©y dùng l¹i nh­ sau: Ph©n x­ëng s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang Ph©n x­ëng söa ch÷a th©n xe Phßng kinh doanh PG§ phô tr¸ch söa ch÷a «t« xe m¸y PG§ phô tr¸ch s¶n xuÊt biÓn ph¶n quang Gi¸m ®èc P. Hµnh chÝnh tæng hîp Ph©n x­ëng söa ch÷a m¸y, gÇm, ®iÖn P. Tµi chÝnh kÕ to¸n P. KÕ ho¹ch kü thuËt Phßng marketing S¬ ®å15: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty sau khi bæ xung phßng marketing KÕT LUËN Mçi tæ chøc ®Òu cã nh÷ng môc tiªu vµ ph­¬ng h­íng riªng cña m×nh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng, nh­ng tÊt c¶ ®Òu cïng chung mét môc ®Ých ®ã lµ lîi nhuËn, lµ sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc m×nh. §Ó lµm ®­îc ®iÒu nµy cÇn ph¶i cã ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý giái, ®ñ n¨ng lùc, cã ®¹o ®øc kinh doanh vµ cÇn ®­îc tæ chøc mét c¸ch khoa häc ®Ó bé m¸y ho¹t ®éng cã hiÖu qña. §ã chÝnh lµ hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Trªn ®©y lµ mét sè ý kiÕn cña em vÒ viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty c¬ khÝ «t« xe m¸y Thanh Xu©n. §ã lµ qu¸ tr×nh t×m hiÓu thùc tÕ kÕt hîp víi nh÷ng kiÕn thøc ®· tiÕp thu ®­îc trong thêi gian häc tËp t¹i tr­êng. Néi dung chñ yÕu cña chuyªn ®Ò chñ yÕu tËp trung nãi ®Õn sù ph©n bæ nguån lùc vµ s¾p xÕp nh©n sù, tinh gi¶n bé m¸y qu¶n lý ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. ViÖc t×m hiÓu thùc tÕ trong thêi gian mét thêi gian ng¾n nªn em kh«ng thÓ ph©n tÝch ®Çy ®ñ mäi khÝa c¹nh mét c¸ch ®Çy ®ñ. Vµ do kiÕn thøc cßn h¹n chÕ nªn kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt, em rÊt mong ®­îc sù gióp ®ì gãp ý cña c« gi¸o vµ c¸c thµnh viªn trong c«ng ty C¬ khÝ «t« xe m¸y Thanh Xu©n ®Ó bµi viÕt cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Tµi liÖu tham kh¶o §æi míi c¬ chÕ qu¶n lý doanh nghiÖp võa vµ nhá (NXB ChÝnh trÞ-1995) Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ doanh nghiÖp Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ kinh doanh th­¬ng m¹i (NXB gi¸o dôc- 1996) Hoµng Minh §­êng- NguyÔn Thõa Léc Nh÷ng vÊn ®Ò cèt yÕu cña qu¶n lý (NXB khoa häc kü thuËt- 1994) Vò ThiÕu- NguyÔn M¹nh Qu©n - NguyÔn §¨ng DËu dÞch. Gi¸o tr×nh qu¶n trÞn kinh doanh (NXB Gi¸o dôc -1998) Lª Thµnh T©m Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý (NXb tr­êng §H KTQD) GS. §ç Hoµng Toµn ChiÕn l­îc qu¶n lý vµ kinh doanh (NXB ChÝnh trÞ QG -1996) Cao Nguyªn - TÊn C­êng Qu¶n lý s¶n xuÊt ( NXB thèng kª) NguyÔn V¨n Nghiªn MỤC LỤC