Đề tài Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty đầu tư và phát triển phần mềm mạng Việt Nam - Vnnetsoft

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện sản phẩm- dịch vụ của mình. Đối với Vnnetsoft thành công của họ là đưa ra dịch vụ hỗ trợ khách hàng rất thuận lợi, nhanh chóng. Trong thời gian bảo hành, triển khai toàn bộ sự cố vướng mắc kỹ thuật phát sinh đều được Công ty Vnnetsoft khắc phục miễn phí chậm nhất sau 48h kể từ khi nhận được thông báo từ khách hàng, đảm bảo công việc của khách hàng không bị gián đoạn. Tất cả những thắc mắc, những phản ánh về sản phẩm, cách sử dụng, cách cài đặt, các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, thao tác đều được Vnnetsoft phản hồi lại bằng cách cung cấp thông tin tư vấn cho khách hàng hoặc khắc phục các sự cố. Tất cả mọi người có thể liên hệ với Vnnetsoft, rất đơn giản bạn có thể liên hệ qua một trong những cách sau: +Liên hệ trực tiếp tại trụ sở công ty tại 151 Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội. +Liên hệ qua điện thoại: 04.5763250 04.5763457 +Fax: (84-4). 5763073 +Email: info@vnnetsoft.vn +Form Contact: Contact +Trợ giúp trực tuyến qua Yahoo Messenger Đặc biệt qua đường dây Hostline 24/24: 0953345790 Vnnetsoft cung cấp cho khách hàng dịch vụ hỗ trợ trực tuyến (Online) dịch vụ đường dây nóng (Hostline). Với sự hỗ trợ này khách hàng dù ở bất kỳ đâu cũng có thể được đáp ứng, tư vấn trực tiếp với các chuyên gia tin học, quản trị mạng của Vnnetsoft để khắc phục các sự cố phát sinh trong quá trình triển khai. Qua dịch vụ này các chuyên gia của Vnnetsoft cũng liên tục cung cấp cho khách hàng các thông tin mới nhất về công nghệ thông tin, tư vấn cho khách hàng trong việc duy trì, phát triển hệ thống thông tin. Chính nhờ có dịch vụ hỗ trợ này mà có rất nhiều khách hàng mới biết đến công ty, góp phần tạo dựng uy tín cho Vnnetsoft. Vnnetsoft luôn duy trì khả năng tiếp cận với các công nghệ mới, giải pháp phần mềm mạng tiến bộ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao chất lượng dich vụ do công ty cung cấp. Vì vậy mà Vnnetsoft luôn có được sự tín nhiệm từ phía khách hàng và đối tác cả trong và ngoài nước, là một trong những đơn vị đứng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ phần mềm và dịch vụ thương mại địên tử. Vnnesoft tự hào là một trong những đơn vị có dịch vụ chăm sóc khách hàng uy tín tại Việt Nam. Một mảng hoạt động hỗ trợ khác rất quan trọng mà công ty thực hiện là việc phát triển các phần mềm với các đối tác quan trọng có thể kể ra như: * Đối tác ngân hàng Standard bank về phần mềm kế toán * Đối tác NXB Kim Đồng về phần mềm quản lý xuất bản * Đối tác là trường Đại học Quốc gia, Trung tâm công nghệ cao Vi điện tử Tin học Imet về thư viện điện tử *Công ty Vinamilk, Fintec về phần mềm Quản lý Nhân sự * Siêu thị hải sản Vincom- phần mềm Quản lý bán hàng siêu thị .... 2.2.5. Phương tiện nhận dạng công ty Bạn đang kinh cần tìm một giải pháp phàm mềm cho doanh nghiệp của mình, bạn không thể tự xây dựng, bạn muốn tìm một doanh nghiệp chuyên doanh giúp bạn. Thật dễ dàng bạn chỉ cần thực hiện một thao tác đơn giản là đã có một danh sách các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm mà bạn đang tìm kiếm. Qua tình huống này bạn nhận thấy điều gì? Một mặt nó cho thấy lợi ích của internet và các công cụ tìm kiếm thông tin hiện đại, mặt khác điều mà các doanh nghiệp kinh doanh như Vnnetsoft quan tâm hơn đó là trong danh sách rất dài đó phải làm sao để khách hàng chọn bạn chứ không phải đối thủ cạnh tranh của bạn. Chưa nói tới sản phẩm mà bạn cung cấp với giá cả, chất lượng ...ra sao mà trước tiên là phải lôi cuốn được khách hàng họ di chuột vào biểu tượng của công ty bạn. Chính vì lẽ đó mà các phương tiện nhận dạng công ty rất quan trọng. Phương tiện nhận dạng doanh nghiệp bao gồm logo, câu slogan, bảng hiệu, danh thiếp, và web... Với Vnnetsoft là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử thì vấn đề nhận dạng doanh nghiệp là rất quan trọng và được công ty chú ý xây dựng. Vnnetsoft đã xây dựng cho mình một logo riêng rất rõ ràng tính thông tin cao và sử dụng nó cho tất cả các tài liệu, hình ảnh của công ty. Tuy nhiên Vnnetsoft vẫn chưa xây dựng cho mình một câu slogan định hướng hoạt động cho doanh nghiệp. Mặc dù công ty có rất nhiều khẩu hiệu như: “ Phương châm hoạt động của chúng tôi là cung cấp dịch vụ với chất lượng cao, mang tính tổng thể với giá cả hợp lý”; “ Sản phẩm của chúng tôi luôn đạt chất lượng cao và luôn làm hài lòng khách hàng” hay “ Nhân tố con người luôn luôn được chúng tôi đặt lên hàng đầu” Một phương tiện để nhận dạng công ty là Hồ sơ năng lực công ty. Đây là một tài liệu giới thiệu về công ty với rất nhiều thông tin quan trọng như quyết định thành lập, sản phẩm dịch vụ kinh doanh, cơ cấu tổ chức, nhân lực, khách hàng, định hướng hoạt động... Hồ sơ năng lực công ty được xây dựng khá sớm và luôn có sự cập nhật, điều chỉnh qua các năm để thông tin trong đó luôn chính xác và đầy đủ. Mỗi thành viên của công ty đều có trách nhiệm tìm hiểu Hồ sơ năng lực công ty, tha gia xây dựng chỉnh sửa, vừa tạo sự gắn bó với công ty vừa giúp hoàn thiện tài liệu này. Các phương tiện nhận dạng này tao ra sự biết đến của công chúng với công ty, mang lại sự khác biệt cho Vnnetsoft , giúp nhận dạng công ty trong số vô vàn các doanh nghiệp khác kinh doanh cùng lĩnh vực mà tốn chỉ một số nhỏ kinh phí. Đây cũng là ưu điểm của PR so với quảng cáo chỉ với một phần nhỏ kinh phí quảng cáo nhưng PR lại tạo ra sự biết đến gấp nhiều lần quảng cáo. Một phương tiện nhận dạng vô cùng quan trọng khác đó là trang Web của doang nghiệp. Với một Website ta vừa có thể giới thiệu về công ty vừa có thể quảng cáo, đưa tin không những về chính doanh nghiệp mình mà còn về nhiều đối tượng khác nữa. Đây còn là phương tiện liên hệ với công chúng một cách hiệu quả mà không bị giới hạn về thời gian về không gian. Tầm quan trọng của Website đang càng trở nên quan trọng khi toàn cầu hoá về kinh tế, thông tin ngày một mạnh mẽ, Web là địa chỉ mạng của doanh nghiệp và là trụ sở hoạt động ảo của công ty, thậm chí còn hơn thế nữa. www.vnnetsoft.vn là địa chỉ web của Vnnetsoft. Là một công ty mà thiết kế, lập trình Web là một trong những sản phẩm chủ yếu nên Vnnetsoft rất chú trọng quan tâm xây dựng trang Web của doanh nghiệp mình. Bắt đầu bằng trang chủ với giao diện đẹp, màu sắc hài hoà, kết cấu rất khoa học tạo cho người truy cập sự thoải mái và tiện lợi khi tra cứu tìn kiếm thông tin. Web gồm 4 phần chính: Thứ nhất là phần thông tin chung bao gồm: - Giới thiệu - Lĩnh vực hoạt động - Quy định - Khách hàng tiêu biểu - Liên hệ Thứ hai là phần thông tin về dịch vụ mà công ty cung cấp với 7 dịch vụ chủ yếu là: - Đăng ký tên miền, cho thuê máy chủ, thiết kế và lập trình Website - Multimedia - Lập trình ứng dụng Web( Web based application) - Giải pháp mạng LAN, WAN - Các thiết bị tin học - Thiết kế, quảng cáo, in ấn, hội trợ triển lãm - Nghiên cứu phát triển và tổ chức thực hiện Thứ ba là phần Thương mại Điện tử bao gồm: - Thanh toán điện tử - E- marketing - Tư vấn Thương mại điện tử - Từ điển Thương mại điện tử Thứ tư là phần hỗ trợ bao gồm: - Trợ giúp trực tuyến - Hỏi đáp -Dowload Với mỗi lựa chọn bạn sẽ có được đầy đủ thông tin về vấn đề quan tâm. Ví dụ bạn cần đăng ký một tên miền, bạn vào dịch vụ lựa chọn dịch vụ đăng ký tên miền. Tại đây có đầy đủ thông tin về việc đăng ký cả tên miền quốc tế và tên miền quốc gia như: + Dạng thức tên miền + Phí cài đặt + Phí duy trì 1 năm Các thông tin đưa ra cụ thể, kèm theo là cả những giải đáp như: khái niệm tên miền, tên miền tối ưu, hướng dẫn quá trình đăng ký... Thực sự mọi cái đều đơn giản, đầy đủ. Khi bạn đã biết chính xác cái mình muốn thì có thể liên hệ ngay với Vnnetsoft bằng cách điền vào bảng thông tin có sẵn ngay cuối trang. Vnnetsoft sẽ liên hệ với bạn ngay sau đó và sẽ trao đổi cụ thể về việc đăng ký của bạn, làm bạn hài lòng với chất lượng dịch vụ cũng như thái độ phục vụ. Ngoài bốn phần chính đó Vnnetsoft còn rất chú trọng tới việc giới thiệu về dịch vụ thiết kế Web bởi đây là hoạt động chính, quan trọng của công ty nên có một cột ngay tại trang chủ giới thiệu về dịch vụ thiết kế Web với rất nhiều khung giá khác nhau để bạn lựa chọn. Đây là môt cách tìm kiếm thông tin nhanh hơn cho dịch vụ thiết kế Web, thay vì bạn phải đi theo đường dẫn từ dịch vụ- thiết kế Web bạn chỉ cần knich ngay vào một trong những mức giá thiết kế Web là bạn có ngay những thông tin cụ thể về Web tại mức giá đó. III- Những hạn chế, thiếu sót trong triển khai hoạt động PR tại Vnnetsoft 1. Hoạt động mang tính riêng lẻ, không theo một chiến lược kế hoạch cụ thể Qua việc xem xét các hoạt động PR đã và đang triển khai của Vnnetsoft có thể nhận thấy đặc điểm chung của các hoạt động này là chúng diễn ra cách nhau, đơn lẻ chưa có sự gắn kết, hỗ trợ nhau giữa các hoạt động. Vnnetsoft mới dừng lại ở việc tham gia một cách thụ động các hoạt động quan hệ công chúng, tính truyền thông chưa rộng rãi. Thụ động từ cách thu nhận thông tin của các hoạt động ủng hộ, gây quỹ, thụ động trong việc tìm hướng, cách thức thực hiện, thiếu thông tin về các hoạt động để có cơ hội bảo trợ... Chính do vậy mà hiệu quả hoạt động PR thường không đạt được hiệu quả tốt nhất. Các hoạt động được thực hiện đơn lẻ, không theo một chiến lược hay kế hoach cụ thể nên không có tính liên kết tạo sức mạnh tổng hợp Biểu hiện nữa của việc chưa gắn kết, thống nhất các hoạt động này là ở việc xác định nguồn tài trợ cho các hoạt động này chưa được xác định rõ ràng, gây nhiều khó khăn trong việc triển khai, nắm bắt cơ hội. Vì thiếu kinh phí và kinh phí không kịp thời mà cường độ các hoạt động PR không đủ không tác động đủ manh để tạo sự ghi nhớ nơi công chúng. Tương lai gần tới thôi Vnnetsoft sẽ có thêm rất nhiều đối thủ cạnh tranh mới nguy hiểm hơn nhiều các đối thủ cạnh tranh hiện tại. Đây là thực tế của việc nền kinh tế Việt Nam hội nhập với kinh tế thế giới. Thách thức khó khăn này sữ ảnh hưởng rất lớn tới tình hình kinh doanh của công ty, nếu không sớm đề ra các giải pháp mới thì khả năng chiếm ưu thế trong cạnh tranh của Vnnetsoft là rất thấp nói chi đến giành thắng lợi. Đây là vấn đề đặt ra cho ban lãnh đạo công ty phải đi tìm hướng giải quyết. 2. Chưa tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với giới báo chí truyền thông. Dù đã có những hoạt động nhất định trong việc xây dựng mối quan hệ với các cơ quan báo chí và các phương tiện truyền thông nhưng Vnnetsoft chưa thực sự tạo được một mối quan hệ bền chặt đôi bên cùng có lợi. Nhược điểm này cần phải được khắc phục ngay bởi hiện nay quyền lực của giới báo chí ngày càng lớn, có sức ảnh hưởng sâu rộng tới mọi mặt của đời sống và kinh doanh. Hoạt động báo chí, truyền thông với tần suất thấp và dung lượng tin không lớn như hiện nay thì chưa đủ để công ty tạo ra sự biêt đến cũng như gây dựng niềm tin của đông đảo công chúng. Mặt khác, Vnnetsoft chưa có được những câu chuyện mới, hấn dẫn với cánh nhà báo, các tin tức cung cấp cho họ không có tính đặc biệt hay mới mẻ nên không thu hút sự quan tâm của họ. Không chú ý xây dựng các thông tin đắt giá, thông tin đưa ra thiếu giá tri về tin tức báo chí. Mọi báo hay đơn vị truyền thông sẽ chỉ quan tâm tới các thông tin mới, có sự khác biệt thu hút khán thính giả, nhiệm vụ của công ty là phải cây dựng được các thông tin như vậy. 3. Đối tượng hướng tới của hợt động PR còn bị hạn chế rất nhiều. Hiện nay Vnnetsoft mới chỉ chú ý công tác PR trong việc xây dựng hình ảnh công ty trong mắt người tiêu dùng, khách hàng, mang tính hỗ trợ cho việ kinh doanh sản phẩm dịch vụ mà theo phân loại của ngành PR là PR trong tiếp thị (marketing PR). Nhưng trong quá trính kinh doanh, một doanh nghiệp không chỉ có mối quan hệ với những nhóm người đó mà còn có mối quan hệ với rấ nhiều nhóm người khác nữa mà sức ảnh hưởng của họ tới hình ảnh doanh nghiệp và cả kết quả kinh doanh là rất lớn. Những nhóm người khác như: Cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế, cơ quan thuế, ngân hàng, các nhà phân phối... lại chưa được công ty quan tâm xây dựng các mối quan hệ. Đây là những nhóm có lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp gắn với công ty và có mối quan hệ quan trọng trong quá trình kinh doanh. Hạn chế về đối tượng là thu hẹp phạm vi phát huy tác dụng của PR. Thiếu sự ủng hộ của những nhóm công chúng này sẽ hạn chế rất nhiều lợi thế cạnh tranh của công ty trên thương trường. 4. Chưa xây dựng được các sự kiện nổi bật gây tiếng vang lớn. Hoạt động PR có thành công hay không không phụ thuộc nhiều vào số lượng các hoạt động được triển khai mà phụ thuộc nhiều vào chất lượng, tính độc đáo sáng tạo của các hoạt động đó. Đôi khi chỉ cần một hoạt động một sự kiện nổi bật cũng khiến hoạt động PR đạt được kết qủa mong đợi. Sự kiện đó có thể là sự thành công vượt trội đôi khi cũng có thể là một sự tranh cãi hay khó khăn cho doanh nghiệp. Muốn để công chúng chú ý quan tâm hơn tới công ty cần phải tạo ra được những sự kiện đặc biệt, mang tính mới mẻ, khác biệt. Hiện các hoạt động của PR mà Vnnetsoft đang triển khai mới chỉ mang tính xã hội hoá không có đặc điểm đặc biệt thu hút dư luận. Thực tế thì các tin tức về Vnnetsoft chưa thu hút được cả giới báo chí truyền thông và các cơ quan tổ chức hiệp hội ngành nghề liên quan là do thông tin đó chưa hấp dẫn, chưa thông tin được các lợi ích thiết thực hay ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của những nhóm đối tượng này. Để làm được điều này phụ thuộc rất nhiều vào việc người làm PR có sáng tạo ra được các thông tin có giá trị hay không, người làm PR không chỉ đơn giản là truyền thông tin mà phải là người sáng tạo ra thông tin. Nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế đó có thể kể tới là do Vnnetsoft còn chưa đầu tư đúng mức cả về nhân lực, tài chính, thời gian để cho việc thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng. Những quyết định cho hoạt động PR tại Vnnetsoft thường do cấp lãnh đạo cao nhát của công ty quyết định và thường là những quyết định được đưa ra để giải quyết những tình huống trước mắt mang tính sự vụ chưa có phòng ban chuyên trách mảng quan hệ quần chúng này. Trước đây là phòng phát triển thị trường kiêm nhiệm luôn cả những hoạt động PR, sau này khi cơ cấu lại tổ chức doanh nghiệp thì hoạt động PR thường do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện. Chưa có phòng ban chuyên trách thì cũng chưa có luôn cán bộ chuyên trách. Đặc điểm yếu kém này hạn chế rất nhiều đến việc triển khai hoạt động quan hệ công chúng. Làm quan hệ công chúng là đi xây dựng mối quan hệ với nhiều nhóm người khác nhau sao cho dành được sự thông hiểu hợp tác hay ủng hộ cho tổ chức của mình, để thực hiện được công việc này đòi hỏi người làm công tác quan hệ công chúng phải được đào tạo về chuyên môn và có những kỹ năng cơ bản. Đó là vấn đề về nguồn nhân lực còn một vấn đề quan trọng không kém đó là ngân sách cho hoạt động PR. Thực tế là ngân sách cho hoạt động này của công ty còn rất hạn chế. Chính vì chưa có chiến lược PR cụ thể nên không có cơ sở để dự trù một ngân sách cho hoạt động này. Thường thì những chi phí cho hoạt động PR được lấy từ nguồn vốn hoạt động hàng ngày của công ty nhưng nó có rất nhiều hạn chế như số lượng nhỏ không đủ để đáp ứng cho những hoạt động PR. Do không có nguồn và kế hoạch huy động, sử dụng rõ ràng nên gây trở ngại rất nhiều tới việc triển khai các hoạt động cụ thể. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG PR NHẰM NÂNG CAO NĂNG LỰC CẠNH TRANH CỦA CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM MẠNG VIỆT NAM. Đứng trước thực tế là đến năm 2010 nước ta mở cửa hoàn toàn thị trường Công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp nước ngoài theo lộ trình cam kết khi gia nhập WTO thì liệu những lợi thế mà Vnnetsoft đang có, các hoạt động đang triển khai đó có sức giúp công ty dành ưu thế trong cạnh tranh với các công ty nước ngoài. Với lợi thế cả về kinh nghiệm cũng như tài chính họ sẽ là đối thủ cạnh tranh nguy hiểm, nếu không có sự chuẩn bị trước từ bây giờ thì thật khó cỏ thể nói trước tương lai của công ty sẽ như thế nào. Sự chuẩn bị đó phải là sự chuẩn bị về mọi mặt: tài chính, nhân sự, các hoạt động nghiệp vụ, sản phẩm-dịch vụ kinh doanh ... trong đó có sự chuẩn bị cho một chiến lược quan hệ công chúng. Với những ưu thế của PR trong việc tạo sự biết đến và sự yêu thích nhãn hiệu đối với cả sản phẩm mới lẫn những sản phẩm đã đứng vững mà chi phí cho hoạt động PR ít hơn gửi thư trực tiếp và quảng cáo trên các phương tiện truyền thông. Sự quan tâm của Vnnetsoft tới hoạt động PR là chưa thích đáng, những hoạt động đang triển khai là chưa đủ và chưa hiệu quả. Nhất là khi ngân sách cho khuyến mãi của công ty nhỏ thì càng nên sử dụng PR để tranh thủ sự ủng hộ của công chúng. Trong quá trình thực tập tại công ty tôi có điều kiện được tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng như tình hình triển khai các hoạt động PR của Vnnetsoft. Nhất là trong quá trình thực tập chuyên đề thì tôi có được cơ hội tìm hiểu sâu hơn về mảng hoạt động PR của công ty, tuy thời gian không dài nhưng tôi cũng nhận thức rõ những thành tựu và hạn chế mà công ty đang gặp phải. Mục đích của quá trình tìm hiểu, nghiên cứu là để tìm ra giải pháp hoàn thiện hoạt động PR nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty, sau đây tôi xin đưa ra một số giải pháp 3.1. Xây dựng chiến lược PR hoàn thiện và khả thi. Nguyên nhân chính mà những hoạt động PR trước đây của Vnnetsoft không đạt kết quả tốt là do những hoạt động đó diễn ra tự phát không theo một chiến lược, lộ trình cụ thể. Vì vậy mà công việc đầu tiên và quan trọng với công ty lúc này là xây dựng một chiến lược PR đúng đắn và khả thi. 3.1.1. Xác định mục tiêu của chiến dịch PR Mục tiêu chiến lược của Vnnetsoft trong chiến dịch PR này là: - Tạo sự biết đến: một nguyên nhân quan trọng khiến cho thị trường cuả công ty chưa được mở rộng và khai thác hết khu vực thị trường hiện tại là do Vnnetsoft chưa được công chúng biết đến trong đó có rất nhiều khách hàng tiềm năng. Những khách hàng hiện có của công ty biết đến công ty chủ yếu là do các mối quan hệ cá nhân và sự giới thiệu từ các khách hàng trước. Đó đã và sẽ là hạn chế rất lớn cho công ty trong việc mở rộng thị phần và chinh phục khách hàng. Tạo sự biết đến ở đây bao gồm sự biết đến cả về sản phẩm, dich vụ, con người, tổ chức hay ý tưởng kinh doanh của công ty. - Tạo dựng tín nhiệm: kết quả của chiến lược PR này sẽ phải cải thiện theo hướng tốt hơn thái độ, niềm tin của công chúng dành cho Vnnetsoft. Vì PR tạo được sự tin cậy hơn quảng cáo, theo một số chuyên gia thì người tiêu dùng chịu ảnh hưởng của những bài viết lớn hơn gấp hơn 5 lần ảnh hưởng của quảng cáo do vậy đây là công cụ hữu dụng để gây dựng sự tín nhiệm từ các nhóm công chúng hơn bất cứ công cụ marketing nào. 3.1.2. Nhóm công chúng mà công ty hướng tới Xác định nhóm công chúng mà hoạt động PR hướng tới là một việc quan trọng bởi với những sự lựa chọn khác nhau bạn sẽ phải có các cách thiết lập thông điệp, cách truyền thông điệp đó cũng như các phương tiện PR sử dụng. Ngoài khách hàng và người tiêu dùng là đối tượng chính trước đây công ty hướng tới thì bây giờ cần phải xác định thên những nhóm công chúng quan trọng khác nữa đó là giới báo chí truyền thông, nhà phân phối và đối tác, cộng đồng địa phương. Với hướng xác định như vậy đã khắc phục được hạn chế trước đây của các hoạt động PR của Vnnetsoft góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quan hệ công chúng. Một điều cần chú ý tới nữa đó là với mỗi đối tượng công chúng ta phải xác định cách thức tiếp cận hiệu quả nhất. Mỗi đối tượng lại có những lợi ích khác nhau, cách thức thoả mãn lợi ích đó cũng khác nhau, làm sao để có thể dung hoà lợi ích của những nhóm người công chúng đó và lợi ích của chính doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi các nhân viên PR phỉa có tầm nhìn xa và cách thức giải quyết sáng tạo, thoả đáng. 3.1.3. Xác định những công cụ PR hợp lý và hiệu quả Khi đã xác định rõ được mục tiêu và đối tượng hướng tới của chiến dịch PR thì công việc tiếp theo vô cùng quan trọng là xây dựng, lựa chọn thông điệp và phương tiện PR. Thông điệp Vnnetsoft muốn đưa tới công chúng là hình ảnh Vnnetsoft một công ty đầu tư và phát triển phần mềm mạng chuyên nghiệp, luôn cung cấp các dịch vụ phầm mềm và giải pháp mạng tối ưu và phù hợp nhất. Đến với công ty các bạn sẽ hài lòng với chất lượng sản phẩm- dịch vụ với tinh thần thái độ phục vụ của đội ngũ nhân viên công ty. Thêm nữa là một công ty có hoạt động xã hội mạnh, đầy uy tín. Thông điệp này được thể nhiện dưới hình thức là những câu chuyện lý thú về sản phẩm, con người hay tổ chức của công ty. Nếu không có đủ câu chuyện thì người làm PR cần đề xuất những sự kiện đáng đưa tin để công ty bảo trợ. Để truyền tải được những thông điệp đó thì Vnnetsoft xác định những phương tiện PR sử dụng là: + Quan hệ với báo chí, phương tiện truyền thông (họp báo, thông cáo báo chí, viết bài, phóng sự...) + Hoạt động tài trợ cộng đồng (trách nhiệm xã hội của công ty) + Các công cụ trên internet ( blog, RSS, báo điện tử, online forum...) + Quan hệ với nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp Đây sẽ là bốn công cụ quan trọng nhất và chúng được sử dụng phối hợp với nhau nhằm tạo được hiệu quả cao nhất, giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh của mình so với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường. 3.1.4. Kế hoạch nguồn nhân lực Thông thường có hai cách tổ chức thực hiện một chiến dịch PR. Cách thứ nhất là tự doanh nghiệp tổ chức triển khai, cách thứ hai là thuê một doanh nghiệp chuyên doanh thực hiện thay. Mỗi cách đều có những ưu nhược điểm, tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng công ty mà có sự lựa chọn tối ưu. Với điều kiện thực tế của Vnnetsoft thì giải pháp cho công ty là tự mình triển khai thực hiện vì: - Không ai hiểu tình hình công ty mình như chính các nhân viên công ty. Tự mình xây dựng, triển khai tì sẽ đảm bảo hoạt động PR đó sẽ thực hiện đúng mục tiêu của công ty, giúp doanh nghiệp và công chúng quan tâm có nhiều cơ hội hiểu nhau hơn - Tiết kiệm chi phí: với một ngân sách hạn hẹp thì việc đi thuê doanh nghiệp ở ngoài thực hiện là một việc nằm ngoài khả năng của công ty, vì vậy tự tổ chúc sẽ giúp công ty chủ động hơn về tài chính và kiểm soát tài chính tốt hơn. - Vì hoạt động PR mang tính thời cơ nên để ứng phó với các sự kiện diễn ra xung quanh doanh nghiệp yêu cầu phải đưa ra quyết định nhanh chóng và chuẩn xác. Hình thức tự mình triển khai sẽ phát huy tốt tính nhanh nhạy trong giải quyết các tình huống cụ thể. Hiện tại Vnnetsoft chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện hoạt động quan hệ công chúng mà cả những người đang thực hiện công việc này cũng chưa được đào tạo chuyên sâu về PR nên công việc đầu tiên cần thiết là phải tổ chức phòng quan hệ công chúng, tuyển dụng đào tạo nhân viên PR chuyên nghiệp. Công tác này đặc biệt quan trọng bởi yếu tố chính quyết định sự thành công của một chiến dịch PR chính là yếu tố con người, chính con người tạo ra thông điệp, xây dựng mối quan hệ giữa người với người. 3.1.5. Ngân sách và thời gian triển khai Thời gian cho một chiến dịch PR thường lớn hơn một năm. Kết quả hoạt động PR thậm chí còn khó đánh giá hơn cả quảng cáo nên việc đề xuất một ngân sách và thời gian cần thiết là rất khó đánh giá, nó phụ thuộc rất nhiều vào việc có đề ra được một ý tưởng hay cho PR hay không. Song có thể khẳng định là PR có khả năng ảnh hưởng đến mức độ biết đến của công chúng lớn hơn gấp nhiều lần so với quảng cáo với một phần chi phí cho quảng cáo. Công ty không phải trả tiền mua dung lượng của phương tiện truyền thông, công ty chỉ phải chi tiền cho đội ngũ nhân viên để biên soạn và phát hành các tài liệu và xử lý các tình huống xảy ra. Có nhiều điển hình công ty trên thế giới đã thành công nhờ vào PR chứ không hề chi tiền cho quảng cáo. Vnnetsoft cũng nên học tập theo hướng đó và vì vậy mà PR sẽ là công cụ marketing quan trọng nhất của công ty, có thể đưa ra con số dự kiến chi phí cho hoạt động này là khoảng 100- 150 triệu VNĐ. Không nên xác định ngân sách này là một con số cụ thể mà nên có một khoảng dao động phù hợp. Và con số này là phù hợp với khả năng tài chính của công ty. 3.2. Triển khai thực hiện chiến lược PR Triển khai thực hiện là việc hiện thực hoá các ý tưởng PR thành các hoạt động cụ thể. Xây dựng chiến lược PR đúng đắn đã, có tính khả thi cao đã là một công việc khó khăn, mất nhiều công sức nhưng triển khai chiến lược PR lại là công việc khó khăn hơn nhiều. Do đặc thù của công việc quan hệ công chúng khác nhiều so với các nghiệp vụ kinh doanh khác mà việc triển khai thực hiện càng khó khăn hơn nhiều. Một chiến lược PR có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc có đề ra được những ý tưởng hay cho PR. Việc thực hiện chiến lược ảnh hưởng không chỉ đến hoạt động của phòng PR, kết quả của chiến lược PR mà còn ảnh hưởng tới nhiều nhièu bộ phận khác và tới tất cả hoạt động của công ty. Tiến trình triển khai thực hiện chiến lược PR bao gồm các bước sau: 1. Thành lập các mục tiêu hàng năm; xét duyệt mục tiêu Nếu hiện tại doanh số của Vnnetsoft là khoảng gần 4 tỷ VNĐ và có 35% công chúng biết đến công ty và chỉ trên 15% công chúng tín nhiệm thì với sự triển khai chiến dịch PR công ty đặt ra mục tiêu cho chiến dịch này trên cơ sở ba chỉ tiêu là doanh thu, sự biết đến và sự tín nhiệm. Ta có bảng dự kiến kết quả cụ thể như sau: 2008 2009 2010 Doanh số 3 tỷ 3,8 tỷ 4,4 tỷ Sự biết đến 65% 75% 90% Sự tín nhiệm 45% 60% 75% Đây là mục tiêu cao không dễ đạt được, muốn thực hiện được mục tiêu đề ra cần có sự cố gắng, nỗ lực của toàn bộ công ty đặc biệt là của phồng quan hệ công chúng. Để đưa ra những con số đó cần phải dựa trên việc phân tích, đánh giá mực tiêu của chiến lược PR, khả năng của soanh nghiệp, tình hình thị trường và căn cứ cả vào chiến lược kinh doanh tổng quát của công ty. Mục tiêu đề ra vừa phải đảm bảo tính khả thi vừa phải thể hiện được sự quyết tâm của công ty trong viếc nỗ lực nâng cao vị thế của mình. Trước khi có quyết định lựa chọn mục tiêu này cần có công tác duyệt, xét mục tiêu.đây là khâu nhằm thẩm định lại tính đúng đắn phù hợp của mục tiêu đề ra nhằm tránh những sai sót không đáng có 2. Đảm bảo nguồn lực để thực hiện Để triển khai thành công chiến lược PR đề ra cần đảm bảo rất nhiều điềm kiện cho nó. Có hai nguồn lực chủ yếu nhằm đảm bảo cho việc triển khai đúng kế hoạch là: - Nguồn lực về con người: trong đó cần chú ý tới công tác tuyển dụng, tổ chức phòng quan hệ công chúng; bồi dưỡng, đào tạo nâng cao chuyên môn; chính sách tiền lương và các chế độ liên quan nhằm thu hút và giữ chân người tài. - Nguồn lực về tài chính: bao gồm nguồn huy động, công tác phân bổ và tổ chức quản lý về tài chính. Sau đây tôi sẽ trình bày cụ thể từng nguồn lực chính trên: 2.1 Nguồn nhân lực Muốn thành công trong kinh doanh thì việc quan trọng là chinh phục khách hàng, tức là thu phục được nhân tâm, một cách hiệu quả nhằm thu phục nhâm tâm là dụng sức mạnh của bên thứ ba- sức mạnh của báo chí và giới truyền thông. Mà muốn thu hút được sự chú ý của bên thứ ba và được họ nhắc đến thì trước hết phải có cái mới mẻ và khác biệt. Cái mới mẻ và khác biệt này từ đâu mà có chính là những ý tưởng PR do nhân viên PR hay nhân viên công ty sáng tạo, đề xuất ra. Điêù này đặt vị trí nguồm nhân lực lên hàng quan trọng nhất trong việc triển khai thực hiện chiến lược PR. 2.1.1 Tổ chức phòng quan hệ công chúng Trước tiên vì Công ty Vnnetsoft chưa có phòng chuyên trách và nhân viên chuyên trách mảng hạt động quan hệ công chúng vì thế mà việc đầu tiên phải làm là trong quá trình triển khai thực hiện chiến lược PR là phải cơ cấu lại tổ chức công ty có thêm phòng quan hệ công chúng. Ta xây dựng cơ cấu cho phòng PR trước rồi mới thực hiện công tác tuyển dụng sau nhằm đảm bảo tuyển đủ, đúng người đúng việc. - Số lượng nhân viên của phòng PR: tuy đây không phải là điều quan trọng trong việc tổ chức phòng quan hệ công chúng nhưng cũng cần phăi đưa ra xem xét. Vnnetsoft xác định sẽ có 3 nhân viên trong phòng PR bao gồm một trưởng phòng và hai nhân viên - Yêu cầu công việc: Phòng PR sẽ trực hiện những công việc cụ thể sau * Tư vấn chiến lược với lãnh đạo công ty: nhiệm vụ hàng đầu của phòng quan hệ công chúng là dành thời gian tham mưu cho ban lãnh đạo tối cao, đề ra những chương trình tích cực và tránh những hành động thực tiễn không chắc chắn để khỏi gây ra những dư luận không tốt * Quan hệ với báo chí: tổ chức họp báo, soạn thảo thông cáo báo chí, thu xếp các buổi phỏng vấn...Mục đích của của các quan hệ với báo chí là đăng tải những thông tin có giá trị trên các phương tiện truyền thông dại chúng có thể thu hút sự chú ý đến một con người, sản phẩm dịch vụ, hay tổ chức của công ty * Tuyên truyền sản phẩm: Tuyên truyền sản phẩm là nhưng nỗ lực khác nhau nhằm công bố về những sản phẩm cụ thể. Có thể thực hiện việc tuyên truyền sản phẩm qua việc tổ chức các sự kiện, các hoạt động tài trợ cộng đồng hay các hoạt động phi thương mại với khách hàng. *Truyền thông của công ty: hoạt động này bao gồm truyền thông đối nội và đối ngoại làm cho mọi người hiểu sâu hơn về công ty. Để thực hiện được có thể sử dụng các công cụ như các xuất bản phẩm, các bài viết về con người, tổ chức liên quan đến công ty... * Vận động hành lang: là làm việc với các nhà lập pháp và các quan chức trong chính phủ để cổ động, ủng hộ hây huỷ bỏ một đạo luật hay một quy định nào đó. Việc này có thể được thực hiện thông qua việc tham gia xây dựng các dự thảo luật của chính phủ. 2.1.2 Tuyển dụng nhân viên PR Nhân viên PR nên là các nhà báo, người làm truyền hình có mối quan hệ xã hội rộng, quen biết nhiều với các biên tập viên của các phương tiện truyền thông. Một trong những tài sản quý giá của những người làm quan hệ công chúng là những mối quan hệ của họ và khả năng khai thác các mối quan hệ đó phục vụ cho công việc của mình. Họ biết những biên tập viên cần thông tin gì, vào lúc nào và công việc của họ không đơn thuần là truyền những thông tin sẵn có của công ty mà quan trọng hơn là phải biết tạo ra những tin tức đắt giá, độc đáo từ những câu chuyện hết sức bình thường về công ty. Họ biết cách làm thế nào để thu hút sự chú ý của giới báo chí, nhân viên PR xem các biên tập viên của các phương tiện truyền thông là một thị trường cần thoả mãn để họ tiếp tục sử dụng những tư liệu của mình. Tính sáng tạo linh hoạt, khả năng xử lý tình huống cũng là những yêu cầu rất quan trọng đối với nhân viên PR. Từ các yêu cầu đó mà công ty có kế hoạch tuyển dụng hợp lý, lựa chọn được người có năng lực làm việc và yêu thích công việc PR. 2.1.3 Chế độ lương bổng và các điều kiện khác để thu hút và giữ chân người tài. Đây được xem như một giải pháp tốt để có được những nhân viên giỏi. Những gì họ cống hiến cho công ty chắc chắn sẽ rất lớn và để đáp lại công ty phải có chế độ trả công xúng đáng với công lao đó. Xong lương chưa phải là tất cả còn có nhiều yếu tố khác ảnh hưởng tới kết quả làm việc của họ như thái độ quan tâm của ban lãnh đạo công ty, mục tiêu để họ phấn đấu, điều kiện làm việc hấp dẫn, có nhiều thử thách trong công việc tăng tính hấp dẫn của công viậc.... Giải quyết tốt những vấn đề này còn có tác động tích cực tới thái độ làm việc của không những các nhân viên PR mà còn ảnh hưởng tốt tới tất cả nhân viên trong công ty, góp phần củng cố sự gắn bó, tinh thần cống hiến cho công ty. 2.1.4 Công tác bồi dưỡng đào tạo nhân lực Bên cạnh việc tuyển dụng cần phải chú ý cả tới công tác bồi dưỡng, đào tạo nâng cao chuyên môn cho nhân viên PR. Cách bồi dưỡng tốt nhất có lẽ là những cơ hội tham gia các buổi hội thảo chuyên đề về hoạt động PR. Đây là cơ hội tốt để họ hoàn thiện kỹ năng, học hỏi kinh nghiệm từ các nhà làm quan hệ công chúng nhiều kinh nghiệm và thành đạt. Tạo cơ hội cho họ mở rộng các mối quan hệ xã hội cần thiết, công ty có thể tổ chức các buổi lễ, liên hoan để nhân viên PR có cơ hội tiếp xúc nhiều hơn vói đông đảo công chúng quan tâm tới công ty. Có được những nhân viên PR giỏi là công ty đang sở hữu một tài sản vô cùng lớn, vậy có lý do gì để bạn không đầu tư hoàn thiện các tài năng đó. 2.2 Nguồn lực về tài chính. Để đảm bảo cho chiến lược PR được triển khai theo đứng dự kiến ban đầu thì một yếu tố không kém phần quan trọng đó là nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động triển khai thực hiện. Vói định hướng PR sẽ là tạo sự biết đến và xây dựng sự tín nhiệm với các mục tiêu cụ thể đã nêu thì việc xác định nguồn tài chính cần được phòng quan hệ công chúng xem xét đề ra mức thích hợp. Ban lãnh đạo công ty cần có sự quan tâm thoả đáng tạo điều kiện cho hoạt động PR được triển khai hiệu quả. Một số vấn đề nguồn kinh phí cần phải chú ý như: Thứ nhất là về số lượng và nguồn của kinh phí. Như đã dự đoán từ phần xây dựng chiến lược PR, thì ngân sách cho chiến lược PR trong một năm vào khoảng từ 100- 150 triệu VNĐ và có xu hướng tăng qua các năm. Nguồn kinh phí này được lấy từ đâu? Thường thì hoạt động PR mang tính dài hạn, hiệu quả của nó ít khi thấy được ngay nhưng kinh phí cho nó thì cần có đủ và đúng lúc mới có khả năng phát huy tác dụng. Một khi cơ hội đi qua thì rất khó có được một cơ hội khác tốt như vậy và dù có nhiều kinh phí hơn nữa cũng chưa chắc sẽ tổ chức được một hoạt động PR hiệu quả bằng trước đó.Vì vậy mà việc đảm bảo ngân sách cho hoạt động PR là rất cần thiết và quan trọng. Vnnetsoft xác định cho mình hai nguồn huy động ngân sách cho hoạt động PR của mình là: - Nguồn vốn tự có của doanh nghiệp, đây là nguồn có sẵn tính sẵn có của nguồn này rất cao dẽ dàng huy động khi cần nhưng cùng có những hạn chế nhất định. Ta nên xác định nguồn này chỉ chiếm khoảng 1/3 ngân sách và có xu hướng giảm dần. Điều này đảm bảo cho các hoạt động khác của công ty vẫn diễn ra bình thường và hỗ trợ tốt cho hoạt động quan hệ công chúng - Nguồn vay dài hạn. Đây sẽ là nguồn huy động chính cho ngân sách hoạt động của quan hệ công chúng. Tuy không sẵn có như nguồn tự có của công ty nhưng nó là nguồn có số lượng lớn, có thể giúp công ty giải quyết những khoản chi lớn, lâu dài đủ để hoạt động PR phát huy tác dụng làm lợi cho công ty. Thứ hai là về cơ cấu chi ngân sách cho các hoạt động PR cụ thể. Ngân sách này sẽ được phân bổ chủ yếu cho hoạt động với giới báo chí truyền thông thông qua các hoạt động như tổ chức sự kiện gây quỹ làm từ thiện, tài trợ cho các chương trình truyền hình hấp dẫn.... Nó sẽ chiếm khoảng 80% ngân sách hoạt động quan hệ công chúng, phần còn lại sẽ để sử dụng cho các hoạt động nhỏ khác hay đẻ dự trù các khoản chi phí phát sinh khi cần thiết. Trong quá tình sử dụng ngân sách này cho các hoạt động cụ thể cần Thứ ba là vấn đề quản lý ngân sách của hoạt động PR. Cần pahỉ tổ chức công tác quản lý thu chi chặt chẽ nhưng cũng phải linh hoạt. Tại sao lại nói như vậy bởi nếu không quản lý chặt chẽ việc sử dụng ngân sách thì rất có thể ngân sách sẽ được sử dụng không đúng mục đích hoặc lãng phí... còn nếu quá cứng nhắc trong việc quản lý thì lại có thể gây ra tình trạng để tuột mất thời cơ làm quan hệ công chúng, nếu cần phải chi thì phải giải quyết khoản chi đó thật nhanh để nhân viên PR có thể triển khai hoạt động hiệu quả nhất có thể. Thu chi phải hợp lý, đảm bảo tính minh bạch rõ ràng vừa phải tạo động lực cho hoạt động PR diễn ra đúng kế hoạch vừa đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn. 3. Triển khai các hoạt động cụ thể 3.1 Tổ chức các kiện sự - Tổ chức các buổi quyên góp làm từ thiện: Truyền thồng này của công ty cần được duy trì và nâng lên một tầm cao mới mang tính truyền thông rộng rãi hơn. Có thể tổ chức quyên góp trong nội bộ công ty từ sự quyên góp của cán bộ công nhân viên nhưng và từ việc trích tiền thu được từ hoạt động bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ của công ty. Có trể tổ chức thành các đợt kéo dài nhưng sau mỗi đợt sẽ có buổi tổng kết được thông tin rộng dãi trên các phương tiện truyền thông. Chắc chắn hoạt động này sẽ thu hút sự chú ý của đông đảo công chúng quan tâm và góp phần cải thiện hình ảnh công ty trong suy nghĩ của họ. Dặc biệt nếu cót hẻ tổ chức các hoạt động từ thiện lôi kéo được nhóm người cùng tham gia thì càng gây hiệu quả tố hơn như kết hợp nới các tổ chức tại địa phương... - Tổ chức các buổi lễ kỷ niệm: Năm 2008 đánh dấu bước đầu trong 5 năm hoạt động của Vnnetsoft. Đây là dấu móc quan trọng với công ty và sự kiện này được đánh dấu bằng buổi lễ kỷ niệm 5 năm hoạt động dự kiến tổ chức vào ngày 17-8-2008. Việc thành lập chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh đang dược công ty xúc tiến triển khai mạnh mẽ và mục tiêu alf sẽ hoàn thành trong năm nay. Nếu đúng kế hoạch thì đây sẽ là dịp tốt để công ty làm quan hệ công chúng, khẳng định sự lớn mạnh của công ty trong kinh doanh và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Ngay từ bây giờ các nhân viên PR sẽ phải lên kế hoạch cho buỏi lễ này thật chu đáo mang ý nghĩa sâu sắc và thật đặc sắc. - Tài trợ cho các chương trình ý nghĩa phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty, hoặc cũng có thể là những chương trình giải trí hấp dẫn. Trước tiên phải tìm được chương trình thích hợp như các trương trình về công nghệ mới, gắn liền với máy tính và mạng internet. Nếu không có sẵn những chương trình như vậy ta có thể tự xây dựng một chương trình cho riêng mình trong khả năng cho phép. Tất cả các sự kiện được tổ chức sẽ có những bài tin do nhân viên Pr của công ty soạn thảo sau đó cung cấp cho các báo, phương tiện truyền thông một cách rộng rã hoặc có thể mời giới truyền thông trực tiếp tham gia và đưa tin về công ty. Các sự kiện được tổ chức nhằm tác động tới các nhóm công chúng vì vậy phải tìm mọi cách để đưa tin đến với công chúng và phải được hoàn thiện để cải thiện hình ảnh Vnnetsoft trong tâm trí đông đảo công chúng quan tâm. 3.2 Xây dựng các tài liệu ấn phẩm về công ty Điều này là hết sức càn thiết bởi những tài liệu này có ý nghĩa như là một báo cáo tình hình kinh doanh của công ty , thông qua đó ta có thể thông báo tới đông đảo công chúng biết về những thành quả công ty đạt được trong kinh doanh thể hiện qua những con số doanh thu, lợi nhuận thu được thật ấn tượng. Ngoài ra còn có thể thông báo cho khách hàng biết thêm về những ưu việt của sản phẩm công ty, những tiến bộ khoa học được công ty cập nhật nhằm đem lại giải pháp tốt nhất cho người sử dụng. Nó vừa mang tính thông tin cao vừa mang tính quảng bá, đánh bóng hình ảnh trong mắt công chúng quan tâm. Bên cạnh đó ta có thể sử dụng những ấn phẩm tư liệu này cung cấp cho giới báo chí truyền thông làm tư liệu để viết về công ty. Nếu những tài liệu này được xây dựng hoàn chỉnh có tính đặc sắc mới mẻ sẽ là một tài liệu vô cùng hữu dụng. Để xây dựng được các tài liệu hoàn chỉnh có nội dung mới mẻ hấp dẫn cần phải có sự liên kết hỗ trợ của các nhân viên các bộ phận khác trong công ty. Họ sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho nhân viên PR sàng lọc, lựa chọn và cùng nhau biên soạn thành một tài liệu, ấn phẩm hoàn chỉnh. Xây dựng mối quan hệ công chúng cho công ty luôn là yêu cầu đặt ra bất cứ thời điểm nào. Nhiều công ty rất muốn thực hiện thành công chiến dịch PR nhưng họ không biết phải bắt đầu từ đâu và triển khai như thế nào. Để quá trình triển khai thực hiện chiến lược quan hệ cộng chúng đúng kế hoạch và đạt hiệu quả cao, Vnnetsoft cần tham khảo học tập các doanh nghiệp đi trước đã thành công trong việc xây dựng quan hệ với công chúng. Tôi xin đưa ra một tài liệu để công ty tham khảo được lấy từ website doanhnghieptre.vn: Ngày thứ nhất: Xác định rõ mục tiêu của bạn Bạn hãy khởi đầu bằng việc lên danh sách những mối giao tế công cộng trong thị trường mục tiêu của bạn. Những mối giao tế này phần lớn là với các tạp chí như tạp chí hàng tuần, báo ngày, tạp chí chuyên ngành kinh doanh, những nhà quảng cáo miễn phí tại địa phương, hay các tạp chí của Phòng thương mại khu vực. Bạn không cần thiết phải liên lạc với các cơ quan báo chí quốc gia trừ khi câu chuyện PR của bạn thật sự nổi bật trên phạm vi toàn quốc hay bạn có một mối quan hệ mật thiết nào đó với cơ quan báo chí quốc gia. Tiếp theo, bạn hãy lên danh sách những đài phát thanh truyền hình tại khu vực thị trường mục tiêu của bạn. Những đài này bao gồm đài AM, FM, đài phát thanh phổ thông, đài phát thanh của trường đại học. Ngày thứ hai: Lập cơ sở dữ liệu các số điện thoại, địa chỉ liên lạc của các tạp chí, đài phát thanh truyền hình mà bạn xác định trong ngày thứ nhất. Đối với một mối quan hệ giao tế công cộng, bạn cần xác định đâu là cách thức thông báo hay những thông tin đăng tải phù hợp nhất. Một khi bạn hoàn thành được công việc này, bạn hãy tìm ra ai là chủ bút hay phóng viên chịu trách nhiệm chính cũng như đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực mà bạn cần giao tế tại các tạp chí và đài phát thanh truyền hình. Đôi khi họ là một chủ bút của một chuyên mục nào đó, một phóng viên chuyên viết một lĩnh vực nhất định, một phóng viên đặc trách, hay một biên tập viên quản lý. Đừng gửi bản thông cáo báo chí của bạn tới bất kỳ ai hay tới tất cả mọi người trong tạp chí. Tiếp theo, bạn tiến hành những công việc tương tự đối với các đài phát thanh truyền hình: Tìm ra người phù hợp với các thông cáo báo chí của bạn tại đây như cán bộ chuyên phân công mảng tin tức cho các phóng viên phụ trách, hay biên tập viên mảng tin tức,…  Ngày thứ ba: Xác định câu chuyện PR nào mà bạn sẽ truyền đạt Hãy suy nghĩ kỹ lưỡng về những chủ đề PR. Bạn đang đưa ra một thông cáo báo chí, truyền đạt một sự thay đổi, trình bày diễn giải một ý kiến hay công bố một khám phá mới? Bạn có một quan điểm bản địa trong một câu chuyện mang tính quốc gia hay không? Liệu thông tin của bạn có đáng để lên báo chí và không mang trong mình một thành kiến cục bộ không? Tất cả những gì bạn cần là 12 chủ đề PR khác nhau, tính trung bình là cứ một tháng có một thông cáo báo chí trải dài trong thời gian một năm. Tuy nhiên, đừng để điều này bó buộc việc bạn thường xuyên đưa ra những thông tin mới khi nó xuất hiện hay công bố những thông cáo mang tính cập nhập. Ngày thứ tư: Viết bản thông cáo báo chí thực sự Chủ bút của các tạp chí thường yêu thích những người nói theo ngôn ngữ của họ. Bản thông cáo báo chí dài một trang được mở đầu với ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao sẽ phù hợp hơn với các chủ bút, qua đó bản thông cáo báo chí của bạn càng có nhiều cơ hội xuất hiện một cách nhanh chóng trên tạp chí. Bản thông cáo báo chí nên bao gồm một vài thông tin cơ bản, trích dẫn lời của một cá nhân có uy tín trong một tổ chức nào đấy và địa chỉ liên hệ của công ty bạn. Đó là tất cả những “chất liệu” cần thiết hình thành nên một bản thông cáo báo chí. Bản thông cáo này không cần phải dài như bản luận văn, cũng như không cần thiết phải có những thông tin đơn lẻ, đi sâu vào tiểu tiết. Nếu chủ bút muốn thêm những thông tin cho câu chuyện, họ sẽ gọi điện cho bạn để bổ sung. Ngày thứ năm: Gửi bản thông cáo báo chí tới các tạp chí, đài phát thanh truyền hình trong cơ sở dữ liệu mà bạn đã lập vào ngày thứ hai  Một vài chủ bút thích những bản thông cáo báo chí được gửi bằng fax, trong khi đó một xu hướng đang phát triển hiện này là gửi bản thông cáo báo chí qua email. Rất hiếm khi các bản thông cáo báo chí được gửi bằng thư tín thông thường; tuy nhiên, trong một vài trường hợp việc gửi bằng thư tin thông thường là cần thiết nếu bản thông cáo báo chí của bạn có kèm theo một vài bức ảnh. Bạn hãy tìm ra cách thức mà các chủ bút, phóng viên và nhà sản xuất ưa thích nhận bản thông cáo báo chí của bạn, bởi nếu vậy thì cơ hội xuất hiện nhanh chóng trên các tạp chí, đài phát thanh truyền hình sẽ lớn. Ngày thứ sáu: Sử dụng bản thông cáo báo chí cho những việc khác Thông thường bản thông cáo báo chí không được đăng tải toàn bộ, các chủ bút sẽ biên tập lại chúng, cắt đi những phần không cần thiết, cũng như không phải tạp chí nào cũng đăng tải bản thông cáo báo chí của bạn. Đừng để việc này khiến bạn dừng đăng tải bản thông cáo và cố gắng đưa nó ra với công chúng. Có một số công việc khác bạn có thể thực hiện với những bản thông cáo báo chí. Bạn có thể đăng tải chúng trên trang web của mình. Bạn có thể sử dụng chúng trong các direct-mail gửi tới khách hàng. Bạn có thể sử dụng chúng trong hộp thư trả lời điện thoại lúc đường dây bận,… Sử dụng những thông tin của bạn ở bất kỳ đâu có thể, và bạn sẽ ngạc nhiên với những kết quả bất ngờ mà bạn có được, qua đó hình ảnh công ty bạn sẽ ngày một phổ biến hơn trong công chúng. Ngày thứ bảy: Tiếp tục những nỗ lực của bạn nhằm thiết lập mối quan hệ gần gũi hơn với các chủ bút, phóng viên và nhà sản xuất chương trình truyền hình Mối quan hệ giữa bạn và các cơ quan báo chí truyền hình càng gần gũi bao nhiêu, bạn càng có khả năng tiếp cận công chúng dễ dàng bấy nhiêu. Thời điểm để thực hiện công việc này không phải là khi bạn có một câu chuyện “sốt dẻo”. Hãy tận dụng mọi thời gian có thể nhằm tạo dựng những mối quan hệ thân thiết nhất. Nhờ đó, sau này bất cứ khi nào bạn có một tin tức “sốt dẻo” hay một câu chuyện hấp dẫn, bạn sẽ biết ngay ai là người mà bạn cần tiếp xúc trực tiếp và nhanh chóng có được những kết quả PR tốt nhất. 3.3. Đánh giá hoạt động PR Sau khi đã thực hiện tất cả những công việc cho lập kế hoạch và triển khai thực hện thì công việc cuối cùng là đánh giá và rút ra bài học nhằm hoàn thiện mối quan hệ với công chúng. Việc kiểm tra đánh giá là cần thiết nó vừa cho biết kết quả hoạt động PR ảnh hưởng như thế nào tới tình hình kinh doanh của công ty, tới sự mở rộng sự biết đến cũng như sự tín nhiệm của công chúng dành cho Vnnetsoft. Mặt khác qua công tác đánh giá sẽ giúp công ty nhận ra những chỗ chưa tốt trong quá trình lên kế hoạch hoặc trong quá trình triển khai và tìm biện pháp khắc phục hiện tượng đó. Nhờ vậy mà những lần sau chắc chắn quan hệ công chúng của công ty sẽ tốt hơn lên và công việc cũng dễ dàng hơn. Với mục tiêu là tạo sự biết đến và tạo dựng sự tín nhiệm cần đánh giá kết quả hoạt động PR qua các chỉ tiêu sau: - Những trưng dẫn: là số những trưng dẫn được đưa ra trên những phương tiện truyền thông. VD các phương tiện truyền thông đã đăng tải tin và ảnh với tổng diện tích là 550 trên 35 ấn phẩm với số phát hành là 12 triệu bản. Những con số này cũng là mục tiêu để Vnnetsoft thực hiện. Nhược điểm của những trưng dẫn này là không có trưng dẫn nào cho thấy có bao nhiêu người thực sự đọc, nghe và nhớ lại thông điệp và những gì họ suy nghĩ sau đó, không có thông tin nào rõ ràng về sự tiếp xúc với khán thính giả. - Sự nhận biết, thay đổi thái độ: đây là một số đo có giá trị hơn nó cho biết có bao nhêu người nhớ lại đã nghe một mẩu tin, bao nhiêu người kể lại cho người khác nghe về mẩu tin đó, bao nhiêu người thay đổi thái độ, ý kiến sau khi nghe mẩu tin. VD mục tiêu cụ thể khi đưa thông tin về sản phẩm Web trong chiến dịch PR của Vnnetsoft là tăng từ 36%- 87% số người đồng ý với nhận định rằng Web là một công cụ truyền tin và canh tranh mới đầy tiềm năng, và số người quan tâm tới sản phẩm thiết kế và lập trình Web của công ty tăng từ 25% lên 75%... - Ngoài ra còn có một chỉ tiêu rất quan trọng là sự đóng góp vào doanh số và lợi nhuận. Đây là thước đo tốt nhất nhưng cũng khó đo lường nhất bởi công cụ PR được sử dụng cùng với những công cụ marketing khác. Nếu nó được sử dụng trước khi những công cụ khác khởi sự thì sự đóng góp này sẽ dễ dàng đánh giá hơn VD tới cuối chiến dịch PR của Vnnetsoft mức doanh thu của công ty tăng 3 tỷ VNĐ và ước tính PR đã đóng góp 72% tổng mức tăng doanh thu thì hiệu quả đầu tư cho PR được tính như sau Mức tăng doanh thu: 3.000.000.000 Ước tính mức doanh thu tăng do PR: 2.160.000.000 Phần đóng góp tiền lời cho bán sản phẩm (10%) : 216.000.000 Tổng chi phí cho PR: 100.000.000 Phần đóng góp tiền lời cho đầu tư PR: 116.000.000 Hiệu quả đầu tư PR: 116% KẾT LUẬN Các doanh nghệp Việt Nam nói chung và Vnnetsoft nói riêng lại sẽ có thêm nhiều đố thủ cạnh tranh lớn trong thời gian tới từ sự kiện mở của thị trường Công ngệ thông tin cho các nhà kinh doanh nước ngoài. Mà với sự phát triển Công nghệ thông tin, Công nghệ Phần mềm chóng mặt như hiện nay thì chúng ta yếu thế hơn họ cả về trình độ công nghệ, nguồn nhân lực, tài chính. Vậy chúng ta bước vào canh tranh mà không có lợi thế nào thì sẽ chiến thắng làm sao? Đây là câu hỏi đặt ra cho tất cả các doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp phải tự tìm ra câu trả lời cho mình để làm sao vẫn có thể tồn tại và phát triển trong điều kiện khó khăn đó. Đứng trước thời cơ thách thức mới Vnnetsoft đã và đang cố gắng hoàn thiện các hoạt động tạo sự thống nhất trong toàn thể công ty. đặc biệt với quan hệ công chúng sẽ là mũi nhọn marketing của công ty nhằm tạo lợi thế cạnh tranh cho mình thì việc hoàn thiện hoạt động này là rất quan trọng. Thông qua các hoạt động quan hệ công chúng công ty sẽ xay dựng cho mình những mối quan hệ với các nhóm công chúng, họ sẽ là những người ủng hộ, hỗ trợ công ty trong suốt quá trình kinh doanh. Xây dựng được sự tín nhiệm từ đông đảo công chúng thì Vnnetsoft sẽ có được lợi thế lớn so với các doanh nghiệp nước ngoài và cả các doanh nghiệp trong nước. Nhưng không vì thế mà Vnnetsoft coi nhẹ các hoạt đọng khác như hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ, chiến lược giá cả, bảo hành....Phải có sự thống nhất giữa việc xây dựng sự tín nhiệm của công chúng với công tác hoàn thiện hoạt động của công ty, với khả năng và thực tế hoạt động của công ty. Với tất cả những gì công ty đã làm được cũng như tinh thần chuẩn bị sẵn sàng cho tương lai chúng tin tưởng vào sự lớn mạnh của Vnnetsoft trong tương lai. Có những ưu thế đặc biệt so với các đối thủ cạnh tranh như sự ủng hộ, tín nhiệm của công chúng sẽ giúp công ty đứng vững trong môi trương cạnh tranh găy gắt như hiện nay. Với việc lựa chọn đề tài: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động PR nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Phần mềm mạng Việt Nam và với một số giải pháp tôi đế suất trong đề án này sẽ giúp Vnnetsoft hoàn thiện hoạt động PR của công ty. Trong qúa trình thực hiện đế tài khó tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý của giáo viên hướng dẫn- Ths Ngô Thị Mỹ Hạnh và của quý công ty để đề tài được hoàn thiện và có tính thực tế cao, thực sự có ích cho hoạt động của công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình- sách: Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại- PGS.TS Hoàng Minh Đường, PGS.TS Nguyễn THừa Lộc Giáo trình Marketing căn bản Quản trị marketing- Philip Kotler Quản trị Marketing- Lê Thế Giới, Nguyễn Xuân Lãn Quản trị Marketing- TS Nguyễn Thi Liên Diệp, TS Hồ Đức Hùng, Phạm Văn Nam Quảng cáo thoái vị và PR lên ngôi- Al Ries & Laura Ries Báo, tạp chí: Tạp chí kinh tế phát triển Nhà quản lý ... Website: Marketingvietnam.net Nghiencuumarketing.com Procompany.com.vn Prvietnam.com.vn Wikipedia.org ... MỤC LỤC