Đề tài Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

ình sau; ưu tiên biết ngoại ngữ, tin học. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 54 - Tất cả các đối tượng tuyển dụng trên đều phải có ngành nghề phù hợp với yêu cầu sản xuất của công ty. Đều phải qua kiểm tra sức khoẻ do công ty tổ chức hoặc đi bệnh viện kiểm tra, người được tuyển phải đạt sức khoẻ loại A, không nghiện ma tuý hoặc nhiễm HIV, riêng đối với thuyền viên phải biết bơi, công ty kiểm tra thực tế bơi lội trước khi tuyển dụng. Tất cả các đối tượng tuyển dụng đều phải thông qua kiểm tra đánh giá lại tay nghề thực tế để có quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận. - Tuổi đời tuyển dụng dưới 30, trường hợp đã làm việc ở nơi khác xin chuyển về làm tại công ty có thể cao hơn nhưng cũng không vượt quá 35 tuổi. - Hồ sơ đăng ký tuyển dụng gồm giấy tờ sau: Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương, bao sao khai sinh, đơn xin việc làm, văn bằng chứng chỉ nghề đạo tạo ( sao công chứng ), giấy chững nhận sức khoẻ ( quận hoặc huyện khám). Hồ sơ dự tuyển nộp tại phòng TCCB - LĐ 3.4.2 Bố trí và sử dụng nhân viên - Những người được tuyển dụng vào công ty làm việc được học các nội quy lao động, nội quy an toàn lao động, những nội quy và quy chế khác của công ty đề ra. - Tuỳ theo tính chất công việc mà Giám đốc công ty ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn từ 1 đến 3 năm hoặc hợp đồng thời vụ. - Khi hết hợp đồng lao động (đối với hợp đồng có thời hạn và hợp đồng thời vụ) tuỳ theo từng loại thợ, công việc và nhu cầu sản xuất mà Giám đốc công ty có thể chấm dứt hoặc thoả thuận ký gia hạn thêm thời gian. - Đối với tuyển lao động gián tiếp là sinh viên mới ra trường: + Kỹ sư, cử nhân kinh tế vào làm việc tại công ty được bố trí làm việc thực tế tại các trạm điều độ vận tải ít nhất 02 năm sau đó khi có nhu cầu mới được chuyển về làm việc tại văn phòng công ty. + Kỹ sư cơ khí vào làm việc tại công ty được bố trí làm việc thực tế tại các xí nghiệp sửa chữa ít nhất 02 năm sau đó khi có nhu cầu mới được chuyển về làm việc tại văn phòng công ty. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 55 - Tất cả các trường hợp được nhận vào công ty đều phải tự túc nơi ăn, ở, phương tiện đi lại. 3.4.3 Công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV * Đối tượng được cử đi học: - Cán bộ trong quy hoạch được công ty cử đi học tập trung hoặc tại chức. - Sỹ quan tàu sông được công ty cử đi học đào tạo thuyền, máy trưởng tàu sông hạng nhất ( tối đa 45 tuổi ), hạng nhì ( tối đa 40 tuổi ) Trong thời gian đi học được công ty thanh toán 100% lương cấp bậc và được thanh toán học phí theo quy định của Nhà nước. * Đối tượng tự xin đi học: - Cán bộ công nhân viên có nguyện vọng đi học sẽ được công ty tạo điều kiện về thủ tục, cá nhân tự lo kinh phí và không được trả lương trong suốt thời gian học. Công ty có trách nhiệm sắp xếp đúng ngành nghề đào tạo cho đối tượng công ty cử đi học, còn lại các đối tượng tự xin đi học khi có nhu cầu công ty mới bố trí, nếu không có nhu cầu thì công ty không chịu trách nhiệm. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 56 3.4.4 Tình hình nhân sự Do yêu cầu về sản xuất kinh doanh nên lao động của Xí nghiệp gồm tổng hợp nhiều ngành nghề với các kỹ năng khác nhau. Bảng cơ cấu lao động của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 STT Các tiêu chí Năm 2009 Đơn vị 01 Tổng số lao động 214 Người 02 Độ tuổi trung bình 41.5 Tuổi 03 Giới tính Nam 86 Người Nữ 128 Người 04 Trình độ chuyên môn Đại học 12 Người Cao đẳng 02 Người Trung cấp 02 Người Công nhân kỹ thuật 198 Người (Ngoài ra, theo yêu cầu sản xuất kinh doanh và thời vụ Xí nghiệp sử dụng số lao động hợp đồng công việc, thời vụ với trên 20 người, sử dụng vào việc phun cát và vệ sinh triền đà). Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 57 Trong đó bảng cơ cấu lao động Ban Nhân chính – Kế hoạch như sau: Bảng cơ cấu lao động của Ban Nhân chính – Kế hoạch STT CÁC TIÊU CHÍ NĂM 2009 ĐƠN VỊ 1 Tổng số lao động 10 Người 2 Độ tuổi trung bình 46.5 Tuổi 3 Giới tính Người Nam 07 Người Nữ 03 Người Độ tuổi 30 – 40 (tuổi) 03 Người > 40 (tuổi) 07 Người 4 Trình độ chuyên môn Đại học 03 Người Cao đẳng 01 Người Trung cấp 0 Người Đào tại nghề 06 Người (Nguồn: Ban Nhân chính – Kế hoạch) Căn cứ và bảng số liệu trên ta thấy độ tuổi bình quân của người cán bộ công nhân viên trong phòng là tương đối cao 46.5 tuổi, nó phần nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả công việc, năng suất lao động nhân viên. Với những nhân viên có độ tuổi cao thường thì việc thích nghi và sử dụng các trang thiết bị hiện đại, cũng như ứng dụng Công nghệ thông tin trong các hoạt động văn phòng gặp những trở ngại nhất định. Trình độ chuyên môn của nhân viên cũng là yếu tố quyết định sự thành công trong kinh doanh. Ban lãnh đạo Xí nghiệp đã cử nhân viên đi tập huấn các khóa đào tạo ngắn ngày, tạo điều kiện thuận lợi cả về thời gian, vật chất khuyến khích cán bộ công nhân viên đi học để nâng cao trình độ. Nhưng tất cả mới chỉ dừng lại ở các lớp có liên quan trực tiếp về nghiệp vụ, chưa có lớp nào tập huấn về kiến thức mở rộng như tin học, ngoại ngữ… đây là một bất lợi rất lớn đối với Xí nghiệp nói chung và bản thân cán bộ công nhân viên nói riêng, thời gian tới cần được khắc phục. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 58 3.5 Công tác văn thƣ lƣu trữ 3.5.1 Công tác văn thư - Công tác văn thư lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động văn phòng, là đầu mối quan trọng cho các hoạt động quản lý văn bản diễn ra trong Xí nghiệp. - Công tác văn thư tại Ban Nhân chính – Kế hoạch gồm các nội dung sau: + Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản. + Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. + Quản lý sử dụng con dấu. - Văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong cơ quan, tổ chức nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao cần thực hiện nhiệm vụ sau: + Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến. + Phân loại sơ bộ văn bản, trình Giám đốc phê duyệt, chuyển giao, theo dõi việc giải quyết văn bản đến. + Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu trong toàn Xí nghiệp. + Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu. + Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu. + Sử dụng và quản lý con dấu. * Xây dựng và ban hành văn bản - Văn bản là cánh tay giúp đắc lực cho hoạt động quản lý của Xí nghiệp, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của Xí nghiệp. - Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên văn thư đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 59 - Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn bản theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính. - Trong Xí nghiệp thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản, để việc quản lý văn bản trong Xí nghiệp được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Xí nghiệp đã xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được thực hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp. * Trong Xí nghiệp việc quản lý văn bản bao gồm: - Nếu là đơn, thư, các công văn mang tính chất phong trào, hưởng ứng, thông báo thì nhân viên văn thư sẽ vào sổ văn bản đến, trình Giám đốc sau đó chuyển đến các phòng ban, đơn vị, cá nhân có liên quan. - Nếu là văn bản gửi đến có tính pháp chế của các Ban, ngành như: quyết định thành lập Xí nhiệp, các chính sách điều lệ mới thì trước khi phân phối nhân viên văn thư giữ lại bản gốc để lưu giữ. - Đối với văn bản gửi đi nhân viên văn thư giữ lại bản gốc để lưu giữ. * Quy trình xử lý văn bản đến - Tiếp nhận văn bản do bưu điện chuyển, gửi fax hoặc gửi trực tiếp. Các văn bản mà bộ phận văn thư tiếp nhận chủ yếu là các văn bản như giấy giao dịch, hợp đồng kinh tế, quyết định, thông báo của các cơ sở, ngành có liên quan…. - Phân loại và bóc bì văn bản: khi nhận được văn bản nhân viên văn thư đã tiến hành phân loại văn bản theo tiêu chí: loại văn bản nào vào sổ đăng ký và loại văn bản nào không vào sổ đăng ký. Sau đó tiến hành việc bóc bì với văn bản, những bì có đóng dấu “khẩn” luôn được bóc trước. - Khi văn bản lấy ra khỏi phong bì nhân viên văn thư luôn đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài với văn bản xem có đúng không rồi mới tiến hành bóc bì. - Vào sổ: với các văn bản vào sổ đăng ký, nhân viên văn thư đã tiến hành vào sổ ngay trong văn bản đến, không để hôm sau để tránh quên hoặc thất lạ. Nếu là công văn mật thì đăng ký vào sổ riêng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 60 - Chuyển giao công văn đến: sau khi ghi vào sổ công văn đến nhân viên văn thư trình lên Giám đốc xin ý kiến phân phối văn bản. Theo ý kiến Giám đốc nhân viên văn thư có trách nhiệm nhận văn bản đó và chuyển giao cho các bộ phận, phòng ban có liên quan và phải ký vào sổ chuyển giao văn bản. Trang bìa của mẫu sổ được trình bày như sau: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THỦY SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số:……đến số…… Từ ngày…….đến ngày…… Quyển số………… Năm 2009 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến có những nội dung sau: MẤU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Sổ đến Ngày đến Tên cơ quan gửi văn bản đến Sổ, ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên, loại và trích yếu Đơn vị hoặc người nhận Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … … … … … … … … … … (Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch) Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 61 * Quy trình xử lý văn bản đi: - Do yêu cầu về việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị….mà xuất hiện yêu cầu soạn thảo văn bản. Các văn bản được ban hành chủ yếu là các quyết định về hoạt động của Xí nghiệp, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh theo quý, năm của, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động của Xí nghiệp. - Nhân viên văn thư, lưu trữ chịu trách nhiệm kiểm tra văn bản đã đúng với mẫu quy định chưa, dấu chức danh của người ký và dấu cơ quan. Kiểm tra thể thức văn bản, số ký hiệu, tác giả, ngày tháng, trích yếu, nơi nhận, khi phát hiện sai sót tiến hành chỉnh sửa ngay. - Sau khi văn bản được đánh máy in hoàn hỉnh thì văn thư tiến hành đóng dấu, ghi sổ và ngày tháng phát hành lên văn bản. Có bao nhiêu bản gửi thì đóng bấy nhiêu dấu. - Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác, rõ ràng. - Mọi văn bản được ban hành nhân viên văn thư phải lưu ít nhất 2 bản. Một bản được lưu ở bộ phận soạn thảo, một văn bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 62 Trang bìa của sổ trình bày như sau: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THỦY SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số:……đến số…… Từ ngày…….đến ngày…… Quyển số………… Năm 2009 MẤU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Sổ ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị người nhận bản lưu Số lượng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 … … … … … … … … (Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch) Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 63 Gửi văn bản đi: tại Xí nghiệp, văn bản đi thường được nhân viên văn thư tuân thủ nguyên tắc gửi văn bản đi ngay trong ngày vào sổ đăng ký và văn bản chỉ mức độ khẩn cấp phải được chuyển đi trước. Văn bản đi của Xí nghiệp chuyển qua 2 hình thức: + Chuyển văn bản qua đường bưu điện Khi gửi văn bản qua đường bưu điện, nhân viên văn thư yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận và đóng dấu bưu điện vào cột 5 của sổ chuyển giao. Mẫu sổ chuyển giao văn bản qua đƣờng bƣu điện Ngày, tháng gửi văn bản Số, ký hiệu văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận Ký nhận, đóng dấu 1 2 3 4 5 (Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch) + Chuyển trực tiếp trong nội bộ Xí nghiệp Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ Xí nghiệp, khi phát hành cùng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ, khi chuyển văn bản nhân viên văn thư yêu cầu người nhận văn bản ký vào sổ chuyển giao văn bản đó. Sổ chuyển giao văn bản nội bộ bao gồm: Mẫu sổ chuyển giao văn bản nội bộ Ngày,tháng gửi văn bản Số, ký hiệu hoặc số lượng Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 64 * Nguyên tắc ghi sổ đăng ký của Xí nghiệp: - Số và ký hiệu văn bản ghi rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt những từ không thông dụng, không dập xoá. - Viết bằng bút mực, không viết bằng bút chì hoặc bút dễ phai. - Văn thư ký nhận, kê mẫu vào sổ. * Soạn thảo văn bản đã đáp ứng được các yêu cầu sau: - Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản, không dùng ngôn ngữ địa phương, thể loại văn nói. - Văn bản được xây dựng đảm bảo tiết kiệm câu chữ nhưng bao hàm đầy đủ lượng thông tin, sử dụng ngôn từ chặt chẽ, không lặp từ, lặp ý. * Quản lý con dấu - Việc quản lý con dấu do nhân viên văn thư đảm nhiệm và chỉ nhân viên văn thư được phép đóng dấu. Khi nhân viên văn thư vắng mặt thì con dấu được bàn giao cho trưởng phòng tạm thời quản lý. - Con dấu được cất ở trong hộp để trong tủ có khoá. Nhân viên văn thư không mang con dấu đi tuỳ tiện, không mang về nhà, không nhờ cất giữ hộ. - Nhân viên văn thư luôn giữ con dấu không bị biến dạng, thường xuyên lau chùi đảm bảo con dấu luôn sạch sẽ. - Nhân viên văn thư không đóng dấu khống vào văn bản ( tức là văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyển và văn bản không có nội dung ) - Khi đóng dấu nhân viên văn thư đã đóng rõ nét, trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. 3.5.2 Công tác lưu trữ - Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của Xí nghiệp để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động. Những năm qua công tác lưu trữ tại Xí nghiệp được thực hiện như sau: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 65 - Hàng năm hướng dẫn cho các đơn vị cá nhân trong Xí nghiệp về công tác lập hồ sơ hoặc lựa chọn tài liệu giao nộp cho nhân viên văn thư để tiến hành lưu trữ. - Nhân viên văn thư tiến hành thu thập tài liệu cũ ở các đơn vị, cá nhân trong Xí nghiệp, bên cạnh đó còn sưu tầm các tài liệu khác để bổ sung cho công tác lưu trữ ở Xí nghiệp. - Đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: khi cá nhân, bộ phận hay đơn vị có nhu cầu được nghiên cứu tài liệu lưu trữ trong kho, nhân viên văn thư tra tìm tài liệu được yêu cầu cung cấp cho người đọc. Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tình trạng hư hỏng nặng thì nhân viên văn thư không cung cấp bản gốc cho người sử dụng mà chỉ cung cấp bản sao. Tuy có những kết quả đáng khích lệ trên nhưng công tác văn thư lưu trữ vẫn tồn tại những mặt hạn chế sau: - Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn. - Việc quản lý công văn đến, đi được thực hiện bằng phương pháp thủ công gây ra lãng phí, văn bản chưa được xử lý theo đúng quy trình, thường được làm tắt. - Văn bản chưa được sắp xếp một cách khoa học khiến cho việc tìm kiếm tài liệu mất nhiều thời gian. - Với các hợp đồng bằng tiếng nước ngoài nhân viên văn thư vẫn còn khá lúng túng khi giải quyết. - Vẫn còn hiện tượng hồ sơ tài liệu bị ẩm mốc, mối mọt. Nguyên nhân của những hạn chế trên: - Công tác lưu trữ vẫn chưa thực sự được quan tâm, đầu tư đúng mức. Nhân viên văn thư chưa được đào tạo bài bản để sẵn sàng ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ nhằm tăng hiệu quả của công tác văn phòng. - Sổ quản lý công văn đến, đi vẫn được ghi chép một cách thủ công, nên khi muốn tìm lại tài liệu, công văn mất thời gian. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 66 - Trình độ ngoại ngữ của nhân viên văn thư chưa đáp ứng được yêu cầu công việc nên nhiều lúc vẫn phải thuê ngoài để dịch các hợp đồng kinh tế. - Kho lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn. Nhìn chung, cơ sở có đầy đủ các loại sổ sách và thực hiện đúng quy định về công tác văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, chuyển giao công văn đi, đến ở các sở chưa được thực hiện , việc vào sổ tiếp nhận và chuyển giao giải quyết công văn đi, đến văn thư làm chủ yếu bằng hình thức thủ công. Về thể thức văn bản nhìn chung đúng theo quy định, tuy nhiên vẫn còn một số văn bản khi ban hành chưa chú ý đến thể thức, còn sai sót. * Huỷ tài liệu: trước khi huỷ tài liệu nhân viên văn thư đánh giá lại tài liệu, văn bản, việc huỷ tài liệu do Phó phòng làm đơn xin huỷ. - Căn cứ vào tình hình thực tế, tài liệu hết giá trị của Xí nghiệp được tổ chức tiêu hủy hàng năm hoặc 2-3 năm/lần. - Việc tiêu hủy tài liệu đảm bảo đúng thủ tục, đúng quy trình, được thẩm định bởi hội đồng xác định giá trị tài liệu và thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền. - Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm kiểm tra, xem xét và tư vấn cho thủ trưởng đơn vị quyết định danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, đồng thời giám sát và tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị. - Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được bảo quản tại đơn vị. 3.6 Công tác hậu cần Theo khái niệm văn phòng thì văn phòng được hiểu là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. Do đó công tác hậu cần được quan tâm càng nhiều sẽ tạo cho nhân viên động lực làm việc, hăng say lao động, gắn bó hơn với doanh nghiệp. Công tác hậu cần là một trong những chức năng cơ bản của văn phòng, tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 bao gồm các các công tác sau: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 67 3.6.1 Quản lý tài sản trong doanh nghiệp: Do đặc thù sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp luôn quan tâm sâu sát đến công tác này. Thời gian qua việc quản lý tài sản được thực hiện như sau: - Các thiết bị, tài sản mua về đều được phân loại và lập hồ sơ để theo dõi và quản lý có hiệu quả. - Là một doanh nghiệp sửa chữa và đóng mới các phương tiện vận tải thuỷ nên bộ phận văn phòng thường xuyên kiểm kê và cập nhật danh sách tài sản hạn chế đến mức tối thiểu những thiệt hại không đáng có làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của toàn Công ty. - Dựa vào tình trạng của tài sản để đưa ra biện pháp quản lý phù hợp. - Công tác kiểm kê tài sản luôn được đối chiếu giữa thực tế và sổ sách để kịp thời phát hiện sai sót và có biện pháp xử lý. - Đối với những tài sản đã hư hỏng hoặc không đảm bảo giá trị sử dụng theo yêu cầu sẽ tiến hành đề xuất với lãnh đạo về việc thanh lý tài sản. 3.6.2 Quản lý vật tư, hàng hoá - Trong những năm qua Xí nghiệp đã thực hiện tốt quy chế về xuất nhập vật tư từ khâu mua bán, nhập xuất kho đều đúng quy trình. - Khi tổ sản xuất thi công đều tổ chức nghiệm thu, kiểm tra lại số liệu vật tư đã cấp với khối lượng thi công thực tế về chất lượng và số lượng vào sản phẩm. 3.6.3 Quản lý việc cấp phát văn phòng phẩm Chi phí văn phòng phẩm được khoán hàng quý cho các phòng ban trong công ty được quy định như sau: - Các phòng Tài chính – Kế toán, Kỹ thuật, Kế hoạch, Quản lý phương tiện: 20.000đồng/người-tháng - Các phòng nghiệp vụ gồm Phòng Vận tải ( trừ khối trạm điều độ ), Tổ chức cán bộ lao động và văn phòng công ty được chi: 25.000 đồng/người-tháng + Tổ bảo vệ coi xe: 15.000 đồng/người-tháng Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 68 + Nhà bếp, nhà vệ sinh: 300.000 đồng/tháng + Chi hút bụi, rửa xe ôtô 50.000 đồng/người-tháng - Chè nước tiếp khách tại các phòng ban làm việ của lãnh đạo Công ty: 600.000 đồng/tháng 3.6.4 Chế độ sử dụng điện thoại và thanh toán cước phí Thực hiện chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong công tác quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh, công ty có quy định sử dụng điện thoại bàn, điện thoại di động cho các đơn vị phòng ban và cá nhân được trang bị nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, không phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt cá nhân và việc riêng, sử dụng tiết kiệm tránh lãng phí. Thủ tục thanh toán: hàng tháng văn phòng công ty sẽ tập hợp số liệu của các đơn vị và cá nhân để thanh toán theo tiêu chuẩn. Các máy điện thoại công ty đăng ký thì thanh toán theo hoá đơn của Bưu điện, đơn vị nếu sử dụng gọi vượt quá tiêu chuẩn thì phải nộp bù vào; điện thoại di động cá nhân thì lĩnh theo tiêu chuẩn nhưng hàng tháng tập hợp hoá đơn về Văn phòng công ty để thanh toán. 3.6.5 Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác - Ban Nhân chính – Kế hoạch là bộ phận có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao. - Khi lập kế hoạch cho chuyến công tác của lãnh đạo Ban Nhân chính – Kế hoạch thường đưa các nội dung sau vào bản kế hoạch: + Mục đích chuyến đi + Nội dung chuyến đi + Thành phần của chuyến đi + Thời gian đi, địa điểm đến, phương tiện đi lại, những giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị, dự trù kinh phí chuyến đi... - Ban Nhân chính – Kế hoạch liên hệ trước với nơi lãnh đạo đến công tác về nơi ăn, ở, các phương tiện đi lại được sử dụng trong quá trình đi công tác. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 69 - Văn phòng thông báo với lái xe để chuẩn bị xe cho chuyến công tác, luôn đảm bảo về độ an toàn của xe trong mỗi chuyến đi của lãnh đạo. - Trước khi đi công tác Giám đốc cần họp để bàn giao công việc cho Phó Giám đốc, biên bản cuộc họp được lưu tại Ban Nhân chính – Kế hoạch. - Ban Nhân chính – Kế hoạch có trách nhiệm ghi chép lại công việc trong những ngày Giám đốc đi công tác để báo cáo lại để Giám đốc nắm rõ tình hình. - Sau khi Giám đốc đi công tác về toàn bộ các biên lai, giấy tờ liên quan đến chi phí chuyến công tác của lãnh đạo được tập hợp lại để tiến hành thủ tục thanh toán. 3.6.6 Công tác tiếp khách - Ngoài các công tác trên, tiếp khách một phần trong các hoạt động của công tác hậu cần tại Ban Nhân chính – Kế hoạch. Việc đón tiếp khách ở đây không chỉ là đón khách và tổ chức các buổi hẹn mà còn phải trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách đến gặp Giám đốc. Trong trường hợp lãnh đạo vắng mặt văn phòng đã chủ động xin lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo và Xí nghiệp. - Văn phòng đảm bảo những nhu cầu cần thiết cho việc tiếp khách khi có khách đến làm việc với Giám đốc. Ngoài ra văn phòng cũng chịu trách nhiệm đặt tiệc tại nhà hàng để tiếp đón với những khách quan trọng hoặc từ xa đến. - Công tác tiếp khách tại Ban Nhân chính - Kế hoạch : + Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách. + Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách như: sắp xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc, trao đổi công việc. Ngoài những công việc đã nêu ở trên, công tác hậu cần ở Xí nghiệp còn đảm bảo điều kiện làm việc như: - Bố trí đầy đủ các phòng phục vụ cho công tác quản lý và điều hành của Ban lãnh đạo cũng như phòng ban chuyên môn. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 70 - Khu sản xuất được bố trí cách xa khu văn phòng việc tạo không gian yên tĩnh đảm bảo việc hoàn thành công việc được giao. - Cung cấp đủ thiết bị bảo hộ lao động cho công nhân đảm bảo an toàn, giúp cho công nhân yên tâm sản xuất. Đánh giá về công tác hậu cần tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 thời gian qua: - Thời gian qua công tác hậu cần tại Xí nhgiệp đã được thực hiện khá tốt. - Luôn đảm bảo đầy đủ trang thiết bị, máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. - Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, không để tình trnạg lịch tiếp khách của lãnh đạo bị trùng lặp, chồng chéo. - Làm tốt công tác bảo trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị phục vụ sản xuất đảm bảo quá trình sản xuất được thông suốt, liên tục. - Mặc dù đi lên từ một doanh nghiệp Nhà nước nhưng Xí nghiệp luôn thực hiện tốt chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong công tác quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh, việc khoán các chi phí như: điện thoại, văn phòng phẩm... đã tỏ ra có hiệu quả. - Công tác quản lý tài sản, vật tư, hàng hoá trong Xí nghiệp được quan tâm. - Văn phòng đảm bảo chuyến công tác của lãnh đạo được chu đáo an toàn. Bên cạnh đó cũng tồn tại những hạn chế: - Nhân viên văn phòng vẫn tranh thủ làm việc riêng trong giờ làm việc, chưa có ý thức cao trong việc nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn. - Còn khá thụ động trong việc đổi mới công tác văn phòng, việc cập nhật thông tin mới tỏ ra chậm chạp. - Tồn tại một số thiếu sót trong việc sử dụng và bảo quản thiết bị máy móc. Nguyên nhân: - Trang thiết bị văn phòng mới chỉ dừng ở mức đảm bảo hoàn thành công việc, để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác văn phòng cần cập nhật thêm các thiết bị văn phòng hiện đại. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 71 - Độ tuổi trung bình của khối văn phòng khá cao nên họ thường ngại khi tiếp thu những cái mới, cũng như trau dồi thêm kiến thức ngoại ngữ, tin học. - Ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân trong việc bảo quản, sử dụng máy móc, vật tư chưa được cao. 3.6 Công tác tham mƣu Hiện công tác tham mưu của Ban Nhân chính - Kế hoạch tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 còn khá yếu, chưa thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác này còn nhiều hạn chế trong công tác tham mưu như: - Công tác tham mưu mới chỉ dừng ở việc lập các chương trình công tác cho phòng ban đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, chiến lược chung của Xí nghiệp. - Công tác tham mưu vẫn phải dựa trên ý kiến của các phòng ban chuyên môn trong Xí nghiệp. Nguyên nhân của hạn chế trên do nhân viên trong Ban Nhân chính - Kế hoạch chưa có kiến thức chuyên sâu về ngành đóng tàu nên chưa có khả năng phân tích thông tin, tài liệu để tham mưu cho lãnh đạo. 3.7 Công tác phục vụ Đây là một trong những hoạt động thường xuyên của văn phòng, mặc dù nó không ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị nhưng lại có vai trò quan trọng và cần thiết đến hoạt động quản lý của Xí nghiệp. * Công tác bảo vệ: Tổ bảo vệ có 3 người, được chia thành 3 ca và luân phiên thay đổi đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên bảo vệ làm tốt công tác an ninh, trật tự cho Xí nghiệp. Công tác bảo vệ ở bất kỳ cơ quan, xí nghiệp nào cũng luôn được coi trọng nhưng với đặc thù của Xí nghiệp là sửa chữa và đóng mới phương tiện vận tải thuỷ, có vị trí ở ven Quốc lộ và đường thủy rất thuận lợi cho Xí nghiệp nhưng tình hình trật tự trị an khá phức tạp. Xác định và nắm vững đặc điểm như vậy Xí nghiệp đã chủ động ký hợp đồng thuê bảo vệ chuyên nghiệp, liên kết với Công an phường, Công an đường thuỷ làm tốt công tác bảo vệ trật tự trị an. Khi nhân viên bảo vệ có việc đột xuất hoặc có vấn đề về sức khoẻ đã báo lại cho tổ bảo vệ để bố trí kịp thời vào ca trực đó đảm bảo an ninh, hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp được thông suốt. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 72 * Công tác phục vụ: nước uống, chè, thuốc cho cán bộ nhân viên và vấn đề vệ sinh trong Xí nghiệp được kiểm tra đảm bảo môi trường làm việc lành mạnh, diện mạo khang trang giúp nhân viên yên tâm trong công tác. * Công tác y tế: cũng được Ban Nhân chính - Kế hoạch kiểm tra thường xuyên, đảm bảo luôn có nhân viên y tế trong giờ làm việc để chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Ngoài ra Xí nghiệp luôn tổ chức khám sức khoẻ định kỳ và cấp sổ bảo hiểm đảm bảo quyền lợi của cán bộ công nhân viên. * Công tác lái xe: nhân viên lái xe có mặt ở cơ quan trong giờ làm việc để phục vụ nhu cầu đi lại thường xuyên cũng như đột xuất của lãnh đạo, luôn giữ xe sạch sẽ, đảm bảo an toàn bằng cách cho xe đi bảo dưỡng định kỳ. Nhận xét công tác phục vụ thời gian qua: - Tổ bảo vệ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, hạn chế đến mức thấp nhất các tổn thất về tài sản và vật tư của Xí nghiệp. Tuyệt đối không có hiện tượng gây mất trật tự an ninh trên đại bàn Xí nghiệp, đây là những nỗ lực đáng được ghi nhận của tổ bảo vệ. - Khu văn phòng luôn được vệ sinh sạch sẽ, vườn hoa cây cảnh được chăm sóc đảm bảo không gian xanh, sạch, đẹp tại Xí nghiệp - Về công tác y tế: việc cấp phát sổ bảo hiểm, khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên về cơ bản đã đảm bảo yêu cầu. - Công tác lái xe: Ngoài việc đạt được kết quả trên công tác phục vụ vẫn tồn tại những hạn chế: - Các phương tiện và đồ dùng cho việc vệ sinh các phòng ban chưa được sử dụng tiết kiệm dẫn đến tình trạng lãng phí. Vẫn còn hiện tượng công việc bị đẩy sang ngày hôm sau do nhân viên tạp vụ nghỉ phép không báo trước. - Nhân viên bảo vệ được sắp xếp 1 người 1 ca là quá ít so với địa bàn hoạt động của Xí nghiệp. - Công tác bàn giao chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, khi kết thúc ca trực thường chưa ký nhận ngay vào sổ giao ca. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 73 Nguyên nhân của những hạn chế trên: - Ban Nhân chính – Kế hoạch không quản lý chặt việc ghi chép sổ giao ca của tổ bảo vệ. - Nhân viên tạp vụ chưa ý thức vai trò của mình trong việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý các dụng cụ, phương tiện được giao. Tiền lương của nhân viên tạp vụ khá thấp, các chế độ khen thưởng, đãi ngộ không có nên họ thường không tích cực trong công việc, chỉ hoàn thành những công việc được giao. Trên đây là toàn bộ các hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Nhìn chung Ban Nhân chính - Kế hoạch đã làm tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó kết quả kinh doanh của Xí nghiệp những năm qua đã phần nào cho thấy sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ Công ty giao, cũng như khẳng định vị trí của mình với các thành viên còn lại trong Công ty. Tuy nhiên các hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp vẫn còn tồn tại những hạn chế mà theo em cần được khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng để phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay. Chính vì lý do này em xin đưa ra một số kiến nghị ở chương III với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 74 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 Nội dung chương II em đã nêu lên những mặt được và chưa được, hạn chế và thiếu sót cũng như nguyên nhân của các hạn chế đó trong thời gian thực tập tại Ban Nhân chính - Kế hoạch thuộc Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Hy vọng rằng chương III những kiến nghị, giải pháp mà em nêu ra nhằm hn thiện công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 sẽ giúp ích cho đơn vị thực tập để nhanh chóng đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. 3.1 Giải pháp về nhân sự Với số lượng nhân viên như hiện nay các công việc được sắp xếp trong Ban Nhân chính - Kế hoạch là khá hợp lý, chỉ có một vài bộ phận cần xem xét lại về số lượng như: tổ bảo vệ, nhân viên văn thư lưu trữ. - Về nhân viên y tế, với số lượng 1 nhân viên đã có thể đáp ứng công việc hiện nay vì Xí nghiệp luôn nâng cao ý thức của công nhân viên về đảm bảo an toàn lao động, nêu cao khẩu hiệu “ An toàn để sản xuất, sản xuất phải an toàn” lấy đó làm phương châm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, do đó vị trí này là hợp lý không cần thay đổi. - Tổ bảo vệ cần tăng thêm số lượng để đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ của mình là giữ gìn an ninh trật tự của toàn Xí nghiệp 24/24h. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 có một lợi thế về vị trí ( ven Quốc lộ và đường thủy ) nhưng tình hình trị an lại khá phức tạp, với lực lượng mỏng như vậy lại phải đảm bảo an ninh cho khu vực làm việc thuộc khối văn phòng cũng như an toàn cho khu vực sản xuất tránh gây thất thoát vật tư, hàng hóa sẽ gây áp lực, ảnh hưởng đến sức khoẻ cho nhân viên bảo vệ. - Nhân viên văn thư của Ban Nhân chính - Kế hoạch ở độ tuổi sắp nghỉ hưu, với công việc này nhân viên càng có số năm công tác lâu lại càng có kinh nghiệm nhưng trên thực tế họ thường thiếu tính sáng tạo bởi họ quen sử dụng các phương Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 75 pháp thủ công trong văn thư lưu trữ ảnh hưởng không nhỏ đến việc hoàn thành công việc được giao khi hiện nay khoa học công nghệ được ứng dụng ngày càng nhiều vào công tác văn phòng. Thường với cơ quan nhỏ thì nhân viên văn thư lưu trữ sẽ do 1 nhân viên đảm nhiệm, nhưng tại Ban Nhân chính - Kế hoạch nhân viên văn thư lại nằm trong độ tuổi sắp nghỉ hưu nên thời gian tới sẽ cần tuyển nhân viên mới thay thế vị trí này. Nếu cơ quan đợi đến khi nhân viên văn thư nghỉ hưu rồi mới tiến hành tuyển thêm nhân viên mới sẽ làm cho công việc bị gián đoạn bởi mất thời gian đào tạo lại và làm quen với công việc. Vì vậy Ban Nhân chính - Kế hoạch nên tuyển thêm nhân viên mới khi nhân viên văn thư lưu trữ hiện tại còn đang làm việc để họ có điều kiện chỉ bảo cũng như chuyển giao công việc cho nhân viên mới, giúp nhân viên mới thiết lập các mối quan hệ cần thiết cho công việc. Ngoài ra việc tuyển dụng nhân viên mới có lợi thế hơn bởi những người trẻ tuổi lại mới được nhận vào làm việc có nhiệt huyết cao, tuổi trẻ thường có sức sáng tạo và luôn sẵn sàng tiếp thu những thành tựu khoa học, tiến bộ kỹ thuật một cách nhanh chóng phục vụ tốt hơn cho công việc. 3.2 Nâng cao trình độ cán bộ nhân viên trong Ban Nhân chính - Kế hoạch Xem qua bảng cơ cấu nhân sự ta thấy tuổi đời trung bình của nhân viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch khá cao, họ có nhiều năm kinh nghiệm nhưng không phải vì lý do này mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu trong công việc. Khi trình độ khoa học phát triển một cách nhanh chóng như hiện nay nếu họ không được đào tạo lại sẽ không đủ kiến thức để vận hành những máy móc thiết bị hiện đại. Việc thu thập, xử lý thông tin là bước hết sức quan trọng nếu như nhân viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch không có trình độ chuyên môn, kỹ năng soạn thảo văn bản, đặc biệt là khả năng phân tích tình huống, khả năng dự báo, giải quyết vấn đề thực tế sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công tác văn phòng. Bởi vậy để đáp ứng được yêu cầu trên cần chú ý những vấn đề sau: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 76 - Nâng cao trình độ kỹ năng soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, lưu trữ: + Đây là bộ phận phải tiếp xúc với lượng thông tin nhiều nhất trong Xí nghiệp, là đầu mối thu thập và trung chuyển mọi thông tin chủ yếu dưới dạng văn bản. Các thông tin từ phía khách hàng, các tổ chức chính quyền, cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới.... đều qua bộ phận văn thư tập hợp và phân phối thông tin đến các phòng ban liên quan. Qua đây ta có thể thấy tầm quan trọng của bộ phận văn thư trong việc đảm bảo luồng thông tin được gửi đi nhanh chóng, đúng địa chỉ. + Trên thực tế nhân viên văn thư lưu trữ có khả năng soạn thảo văn bản, nhưng văn bản đó có đảm bảo tính khoa học, chính xác, đủ về nội dung, đẹp về hình thức hay không lại đòi hỏi nhân viên văn thư nắm được yêu cầu, nguyên tắc của quy trình soạn thảo văn bản. Nhân viên văn thư phải luôn cập nhật thông tin mới, đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng nhằm đảm bảo công tác văn thư lưu trữ đáp ứng được nhiệm vụ được giao. Để làm được việc này Xí nghiệp nên tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học các lớp đào tạo ngắn hạn hàng năm để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn. - Nâng cao khả năng sử dụng các máy móc thiết bị hiện đại, tiên tiến: + Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng. Đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại. Văn phòng phải luôn có ý thức đi trước một bước so với các phòng ban khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không quá khó, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại, với phong cách làm việc mới lại là vấn đề cần bàn. Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và việc trang bị tri thức cần được tiến Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 77 hành trước một bước. Bên cạnh đó nên “trẻ hoá” nhân viên khối văn phòng để việc ứng dụng thiết bị văn phòng hiện đại không gặp phải khó khăn. + Công nghệ thông tin với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về căn bản. Văn phòng hiện đại là văn phòng gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiên tiến của công nghệ thông tin. Hiện nay, nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ (LAN) và nối mạng diện rộng bên ngoài (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu ra. Tất cả các công văn giấy tờ, thông tin hầu hết được xử lý và truyền trên mạng với hệ thống máy tính. Do đó không cần sao chép, nhân, in công văn và chuyển giao văn bản theo kiểu thủ công như trước nữa. Để đồng bộ hệ thống trang thiết bị phục vụ cho một văn phòng hiện đại như vậy cần thời gian, do đó ngay từ bây giờ Ban Nhân chính – Kế hoạch nên đưa ra bản kế hoạch chi tiết việc mua sắm các trang thiết bị này trình lên lãnh đạo xem xét. - Nâng cao ý thức của CBCNV trong việc thực hiện chính sách tiết kiệm + Bộ phận văn phòng phải luôn đôn đốc, nhắc nhở CBCNV thực hiện triệt để việc sử dụng tiết kiệm điện, nước trong văn phòng làm việc, sinh hoạt và sản xuất. Đối với các phòng ban phải đặc biệt chú ý khi không có người trong văn phòng làm việc phải ngắt các thiết bị điện: quạt, máy vi tính, điều hoà, đèn….tránh gây lãng phí. + Muốn nhân viên thực hiện nghiêm chỉnh việc tiết kiệm thì trước hết đội ngũ cán bộ, lãnh đạo phải là đầu tầu gương mẫu có như vậy mới nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp. 3.3 Giải pháp về công tác thông tin Hiện nay khi khoa học ngày càng phát triển, công nghệ thông tin truyền thông phát triển như vũ bão, nhân viên văn phòng cần phải am hiểu về khoa học kỹ thuật để có thể ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công việc của mình. Thông tin có vai trò to lớn trong quá trình hình thành và phát triển của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào, đó là một nguồn lực quý báu quyết định đến dự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 78 - Thông tin được coi là hệ thống huyết mạch cảu tổ chức, nếu thông tin khong được cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo sẽ không có cơ sở để ra các quyết định. Do đó bộ phận văn phòng phải đảm bảo thông tin đến với Giám đốc là nhanh và chính xác nhất. - Để Xí nghiệp hoạt động hiệu quả thì không thể tách rời hoạt động của các phòng ban, đơn vị. Xí nghiệp cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ đảm bảo hoạt động của Xí nghiệp được liên hoàn và hiệu quả. - Ban Nhân chính - Kế hoạch cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó tập hợp thành hệ thống theo từng lĩnh vực tránh chồng chéo, trùng lặp đảm bảo độ chính xác của thông tin. - Cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin bằng cách triển khai mạng nội bộ để việc chuyển tải thông tin giữa lãnh đạo với các phòng ban, và giữa các phòng ban chuyên môn với nhau. 3.4 Công tác phục vụ - Tổ bảo vệ ngoài nhiệm vụ giữ vững an ninh trật tự cho toàn cơ quan còn có trách nhiệm tiếp khách trong khoảng thời gian khách chờ đợi khi đến cơ quan liên hệ công tác. Do đó cần trang bị thêm bàn tiếp khách, tivi, bình lọc nước để tổ bảo vệ có thể tiếp khách trong thời gian chờ liên hệ lên phòng ban, đơn vị liên quan. Ban lãnh đạo cũng nên đưa ra chuẩn mực trong giao tiếp đối với nhân viên bảo vệ bởi khi khách đến cơ quan, nơi đầu tiên họ phải đi qua đó là phòng bảo vệ, nếu nhân viên bảo vệ có thái độ vui vẻ, nhiệt tình chỉ dẫn sẽ tạo được thiện cảm ban đầu đối với khách đến liên hệ công tác. Việc này sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy mình được ban lãnh đạo quan tâm khi đó họ sẽ nhiệt tình, hăng say với công việc. Để nâng cao hiệu quả của công tác bảo vệ, ngoài việc tăng thêm số lượng nhân viên bảo vệ (đề cập trong phần giải pháp về nhân sự), ngoài ra Xí nghiệp cần lắp thêm hệ thống camera ở khu vực văn phòng, nhà xe, phân xưởng sản xuất để công tác bảo vệ được thuận tiện hơn. - Đối với nhân viên tạp vụ, Ban Nhân chính – Kế hoạch cần quan tâm, có những chính sách về lương bổng, đãi ngộ hợp lý để họ hăng say nhiệt tình với công Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 79 việc, ngoài ra cũng cần phải tuyên truyền cho họ thấy rõ vai trò của mình trong sự phát triển của Xí nghiệp, trong việc tiết kiệm các vật tư, dụng cụ được giao làm giảm chi phí cho công tác văn phòng. 3.5 Công tác tham mƣu Như phần thực trạng đã nêu ở trên, công tác tham mưu của Ban Nhân chính – Kế hoạch tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 còn khá yếu, mới chỉ dừng ở việc lập các chương trình công tác cho phòng ban đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, chiến lược chung của Xí nghiệp chưa làm tốt công tác tham mưu tổng hợp. Các ý kiến tham mưu của phòng ban có tính chuyên môn sâu nhưng nếu mỗi một phòng ban có ý kiến riêng và không được bộ phận văn phòng tập hợp thành hệ thống trước khi trình lên lãnh đạo sẽ gây khó khăn trong việc hình thành các quyết định của Giám đốc. Để làm tốt công tác này nhân viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch cần nâng cao khả năng phân tích, dự báo để có thể tổng hợp các ý kiến của phòng ban chuyên môn thành hệ thống rồi trình lên lãnh đạo hoặc từ việc tổng hợp các ý kiến đó đưa ra những phương án giúp lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành. 3.6 Công tác văn thƣ lƣu trữ Hiện nay công tác văn thư lưu trữ ở Ban Nhân chính – Kế hoạch vẫn được thực hiện một cách thủ công, chưa khoa học từ việc quản lý văn bản đến, đi đến tìm kiếm các tài liệu, hồ sơ. Công tác bồi dưỡng cho nhân viên văn thư lưu trữ nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, và việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng cần được quan tâm hơn nữa. - Để công tác văn thư lưu trữ được hoàn thiện hơn thì văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham gia các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng hàng năm để cập nhật những thay đổi mới nhất của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc của mình. Nhân viên văn thư khi được cử đi học cần phải tìm tòi, học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm khi đó việc tham gia các khoá học bồi dưỡng nghiệp vụ mới phát huy hết hiệu quả. - Công tác văn thư ở Ban Nhân chính – Kế hoạch còn tồn tại yếu điểm, về thể thức văn bản nhìn chung đúng theo quy định, tuy nhiên vẫn còn một số văn bản khi Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 80 ban hành chưa chú ý đến thể thức, còn sai sót. Để hạn chế tình trạng này nhân viên văn thư nên soạn thảo sẵn các mẫu văn bản có tính chuẩn mực theo quy định lưu trong máy tính khi cần sẽ lấy ra điền thêm các thông tin cần thiết, sau khi hoàn thành cần kiểm tra lại toàn bộ văn bản cả về nội dung và hình thức hạn chế đến mức tối đa những sai sót. - Các văn bản đến, đi được thực hiện một cách thủ công tốn nhiều thời gian, nhất là là khi muốn tra cứu thông tin cần thiết nếu nhân viên văn thư vắng mặt sẽ rất khó bởi các tài liệu được sắp xếp chưa khoa học. Để hạn chế tình trạng này nhân viên văn thư nên áp dụng cách sắp xếp và tìm kiếm tài liệu như trong thư viện tức là mỗi loại tài liệu được gán một mã số dán ở gáy sách rồi đưa vào hệ thống máy tính để quản lý. Sau đó thành lập danh mục tài liệu, khi có nhu cầu tra cứu chỉ cần tìm ở danh mục tài liệu rồi truy xuất trên máy tính tìm ra vị trí của tài liệu cần nghiên cứu, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên văn thư. 3.7 Giải pháp về công tác tổ chức hội nghị - Cần đào tạo nhân viên giao tiếp ngoại ngữ thành thạo (tập trung vào ngôn ngữ của đối tác) để có thể tổ chức tiếp đón được tốt hơn. - Ban lãnh đạo nên quan tâm đến việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị: máy chiếu, hệ thống đèn điện, máy điều hoà.... để các hội nghị diễn ra tốt đẹp. - Nâng cao hơn nữa ý thức của cán bộ công nhân viên trong việc tham dự các cuộc họp, hội nghị. Cần cho họ hiểu được tham gia cuộc họp họ sẽ nắm bắt tình hình phát triển của Xí nghiệp, những kết quả đạt được trong thời gian qua, đồng thời cũng là nơi họ đề đạt nguyện vọng của mình tới lãnh đạo, rút ngắn khoảng cách để lãnh đạo và nhân viên hiểu nhau hơn khi đó các chính sách đưa ra sẽ được mọi người ủng hộ. 3.8 Xây dựng môi trƣờng làm việc và các chế độ đãi ngộ Môi trường làm việc là một yếu tố quyết định không nhỏ đến việc hiệu quả và năng suất lao động của nhân viên. Đầu tư cho nhân viên có tiềm năng đi học nhiều khoá học, tham gia vào nhiều những chuyên đề quan trọng để nâng cao trình độ. Bên cạnh đó cho họ được hưởng nhiều chế độ, sự đãi ngộ khá ưu ái để phát triển. Khi đánh giá quá trình làm việc nếu xét thấy nhân viên có đóng góp cho Xí nghiệp cần khen Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 81 thưởng ngay tạo động lực để họ phấn đấu hơn nữa trong công việc, cũng cần có biện pháp xử lý có tính răn đe đối với những cá nhân, đơn vị vi phạm, tránh tình trạng tái phạm sau này. Một môi trường làm việc tốt, với Ban lãnh đạo tài tình sẽ ra những động lực, truyền nhiệt huyết, kinh nghiệm, niềm đam mê cho nhân viên. Tạo dựng một môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp, luôn có sự thông cảm, lắng nghe giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp, cho mọi thành viên cảm nhận được. Đó là những tiêu chí mà không chỉ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 muốn vươn tới, mà đó là đích đến của tất cả các công ty trong nền kinh tế nói chung. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 82 KẾT LUẬN Lý luận và thực tiễn đã chứng minh vai trò quan trong của công tác văn phòng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức rõ được vai trò quan trọng của công tác văn phòng nên Ban lãnh đạo luôn đảm bảo cho công tác văn phòng được thông suốt, liên tục để quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn. Trong điều kiện hạn chế về thời gian, điều kiện nghiên cứu và khả năng bản thân có hạn nên đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Xí nghiệp sửa chữa tài 81 đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành bài khoá luận. Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị kinh doanh Trường đại học Dân lập Hải Phòng. Đặc biệt là cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà – giảng viên trường Học viện hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này./.