Đề tài Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng

hiệp. Nội dung bao gồm: + Xây dựng, ban hành văn bản + Tổ chức giải quyết, quản lý văn bản + Quản lý và sử dụng con dấu + Lập và quản lý hồ sơ Trong đó, phòng HC-KT thực hiện việc tổ chức giải quyết, quản lý văn bản rất chặt chẽ theo đúng mục tiêu chất lượng của phòng với nguyên tắc là: - Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký vào sổ văn bản đến. - Trước khi văn bản được giao cho các bộ phận, phòng ban giải quyết phải trình Giám đốc Chi nhánh xem xét. - Người nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ văn bản đến. - Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời. 2.3.3.1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Việc bố trí các yếu tố của thể thức văn bản, quy định cách trình bày đều được thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ. Nhân viên thực hiện việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản sau: (1) Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp (2) Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức (3) Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định đối với các chức danh của Chi nhánh (4) Văn bản phải đảm bảo tính khả thi (5) Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 52 Nguyên tắc soạn thảo văn bản của Chi nhánh: 1. Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan Nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành. 2. Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức Nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. 3. Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan. Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp, đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch…. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định. 4. Văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác. 5. Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 53 .Quy trình soạn thảo văn bản của Chi nhánh được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị Việc xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì. Xác định nội dung, tên loại văn bản cần soạn thảo: xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo. Xác định đối tượng nhận văn bản: Xác định đối tượng mà văn bản tác động đến. Thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp. Bước 2: Làm dàn bài và đề cƣơng Dựa trên những thông tin đã thu thập người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn và sắp xếp những ý chính để tạo thành đề cương. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần thiết. Bước 3: Viết thành văn Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ viết thành văn từng phần trình bày từ thể thức đến nội dung văn bản (văn bản này thường được gọi là bản thảo). Bước 4: Duyệt và ký văn bản Người soạn thảo văn bản trình bày lại bản thảo sạch sẽ để trình duyệt. Bản thảo được duyệt gọi là bản gốc, đây là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính. Khi văn bản hoàn chỉnh trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền sẽ duyệt các vấn đề sau: + Thẩm quyền ban hành + Thể thức của văn bản + Nội dung của văn bản Thẩm quyền ký văn bản ở Chi nhánh được quy đinh: - Giám đốc Chi nhánh ký các văn bản quan trọng như: quyết định, hợp đồng, kế hoạch, phương án, báo cáo, tờ trình, công văn. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 54 - Phó Giám đốc được ký thay Giám đốc theo sự ủy nhiệm của Giám đốc Chi nhánh về những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công. -Trong trường hợp Giám đốc, Phó Giám đốc đi vắng thì Giám đốc Chi nhánh có thể ủy quyền cho một cán bộ dưới quyền của mình một cấp (thường là Trưởng phòng HC – KT hoặc là Trưởng phòng Nghiệp vụ tổng hợp) ký thừa ủy quyền một số văn bản. Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở lề trái, dưới số và ký hiệu văn bản. Bước 5: Hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản Từ bản gốc đã duyệt hình thành bản trình ký (tuyệt đối trung thành với bản gốc). Trước khi trình ký phải kiểm tra kỹ văn bản về thể thức, nội dung, lối diễn đạt. Trình bày văn bản cho Trưởng phòng HC-KT hoặc Giám đốc trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phía bên phải thành phần thể thức ký của bản trình ký. Nhân bản bản trình ký, trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền ký chính thức. Đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng ban có liên quan trong nội bộ Chi nhánh và bên ngoài Chi nhánh. Sau đó phải có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới. Kết quả thực hiện nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản là nghiệp vụ không của riêng nhân viên văn thư và công việc ban hành văn bản không chỉ do phòng HC – KT đảm nhiệm hết mà những vấn đề cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ giám định do phòng Nghiệp vụ tổng hợp và phòng Giám định soạn thảo, trình gửi Giám đốc duyệt hoặc người có thẩm quyền được Giám đốc ủy nhiệm duyệt. 2.3.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến Bước 1: Nhận công văn, phân loại, bóc bì văn bản - Nhận công văn: kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc Chi nhánh thì phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì phải lập biên bản ngay với sự chứng kiến của người đưa công văn. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 55 - Phân loại văn bản: + Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho Chi nhánh, Giám đốc hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong Chi nhánh. + Loại không phải vào sổ đăng ký: Thư riêng, báo, tạp chí + Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo của Chi nhánh. + Loại không được bóc bì (chỉ ghi vào sổ): những công văn ghi rõ người nhận, gửi Đảng ủy, các đoàn thể trong Chi nhánh. - Bóc bì phải khéo để không bị rách văn bản bên trong. Công văn có dấu mật thì không được bóc bì, phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết. Bước 2: Đóng dấu đến - Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đến. - Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào dưới số ký hiệu, trích yếu của công văn. - Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản. Hình 5: Mẫu dấu đến VINACONTROL HẢI PHÒNG CÔNG VĂN ĐẾN Số đến:………. Ngày:………... Chuyển:……… Lưu:………….. (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến Mỗi văn bản chỉ được đăng ký 1 lần tránh trùng lặp. Văn bản đến phải được vào sổ ngay ngày nhận. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 56 Hình 6: Bìa sổ đăng ký Công văn đến VINACONTROL VINACONTROL HẢI PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Từ số…........ đến số………. Từ ngày…… đến ngày……. Quyển số……………… (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Hình 7: Nội dung trong sổ đăng ký công văn đến STT Ngày đến Số văn bản Ký hiệu văn bản Nơi gửi Trích yếu nội dung Nơi nhận Ký nhận 25 12/03/2009 135 CV CTCP đầu tư và phát triển điện Miền Bắc I Mở kiểm tra thiết bị điện P.GĐ2 Quang 40 20/03/2009 140 TGĐ Vinacontrol Lịch mở lớp đào tạo giám định viên xăng dầu P.NVTH Đô (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Bước 4: Trình văn bản đến Thủ trưởng xem và cho ý kiến vào lề, nhân viên văn thư lấy lại văn bản và chuyển giao cho các phòng ban, bộ phận trong Chi nhánh. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 57 Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết Bước 6: Chuyển đến các phòng, đối tượng giải quyết Văn bản phải được chuyển giao đúng và trực tiếp cho phòng và cá nhân người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ người nhận hộ. Bước 7: Tìm phương án giải quyết - Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị cá nhân đó trực tiếp giải quyết. - Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh, đặc biệt đối với những văn bản khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản đó. - Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo khi có ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. - Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành chuyên môn. Bước 8: Theo dõi giải quyết Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản theo quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước. Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và chuyển giao văn bản. Hình 8: Mẫu Sổ theo dõi giải quyết công văn đến STT Tác giả công văn Số, ký hiệu công văn Ngày ký hiệu công văn Trích yếu nội dung công văn Người nhận giải quyết Thời hạn giải quyết Nội dung giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời (nếu có) Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 58 2.3.3.3 Quy trình quản lý văn bản đi Việc quản lý văn bản đi ở phòng HC-KT Vinacontrol Hải Phòng đảm bảo theo đúng nguyên tắc: + Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở phòng HC-KT + Tất cả văn bản đi đều được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi Quy trình quản lý văn bản đi của Chi nhánh gồm các bƣớc sau: Bước 1: Kiểm tra văn bản (thể thức, số, ngày, tháng….) Bước 2: Đóng dấu lên văn bản Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi theo đúng quy định Hình 9: Mẫu Sổ công văn đi STT Ngày tháng Số công văn Ký hiệu Nơi hoặc người nhận công văn Trích yếu Ghi chú 135 10/03/2009 146 GĐ Cty phân đạm Hà Bắc Thảo luận giám định lô hàng nitơ 160 25/03/2009 170 GĐ Ông Lưu Ngọc Hiến-Kế toán trưởng Vinacontrol, 54- Trần Nhân Tông- Hà Nội Biên bản kiểm toán (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Bước 4: Chuyển phát Bước 5: Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đều phải được lưu ít nhất 2 bản: 1 bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, 1 bản lưu ở văn thư để tra tìm phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của ngăn nào để riêng ngăn đấy, bản lưu phải là bản chính. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 59 2.3.3.4 Quản lý sử dụng con dấu. Quản lý và sử dụng con dấu được nhân viện văn thư thực hiện theo Nghị định số 110/2004/ND-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nhân viên văn thư phòng HC – KT đóng dấu theo nguyên tắc: - Kiểm tra văn bản. - Chỉ đóng dấu văn bản đúng thể thức, đúng yêu cầu. - Văn thư tự tay đóng dấu. - Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký lệch về bên trái. - Có thể đóng dấu treo. Con dấu của Chi nhánh được giao cho nhân viên văn thư có trách nhiệm giữ, và phải chịu trách nhiệm trước Chi nhánh, trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Nhân viên văn thư bảo quản con dấn cẩn thận, nếu mất phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng HC – KT hoặc Giám đốc. * Việc quản lý, sử dụng con dấu và lập danh mục hồ sơ, phòng HC-KT cũng thực hiện theo đúng mục tiêu chất lượng đã đề ra. Quản lý chặt chẽ, thực hiện nghiêm ngặt và khoa học việc lập hồ sơ theo từng tập, từng cặp những hồ sơ có liên quan với nhau, để khi cần lấy ra hoặc có kiểm tra của thanh tra thuận lợi. 2.3.3.5 Nghiệp vụ lƣu trữ của phòng HC-KT Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện tại. Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Công tác lưu trữ có chức năng: - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quản để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 60  Kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ: Phòng HC-KT thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trong hoạt động của Chi nhánh, cán bộ công nhân viên Chi nhánh để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Phòng thực hiện nghiệp vụ này theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 và Nghị định của Chính phủ số: 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Các khâu của nghiệp vụ lưu trữ mà phòng HC-KT thực hiện gồm có: - Phân loại tài liệu lưu trữ: là việc phân chia các tài liệu, văn bản thành từng khối, tập nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học… Đồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. - Bổ sung tài liệu lưu trữ: là việc sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo những phương pháp, nguyên tắc thống nhất. - Thống kê tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lưu trữ. - Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm hoàn thiện và đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là công tác nhằm đảm bảo cho Công ty, Chi nhánh những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa….và các quyền lợi khác của toàn thể CBCNV. Phòng HC – KT thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Vinacontrol như sau (Trích điều 22 trong trong quy định thực hiện công tác lưu trữ của Vinacontrol): - Hồ sơ, tài liệu, chứng thư giám định được bảo quản tại cơ quan, đơn vị Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 61 phải phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yêu cầu khai thác, tra cứu. - Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên tiến hành xác định tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư + Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định. + Phân loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu tiếp để hủy. + Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản phải đúng quy trình. - Thời gian lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu theo các thời hạn sau: + Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử phát triển của cơ quan, đơn vị, hồ sơ của cán bộ đương chức, về hưu phải được bảo quản đến khi còn hiệu lực thi hành. + Những hồ sơ, tài liệu, báo cáo có giá trị thực tiễn trong thời hạn lâu dài thì được bảo quản ít nhất 10 năm. + Tài liệu về những dịch vụ giám định có liên quan đến việc khiếu nại, đòi bồi thường, tranh chấp được bảo quản 5 năm. + Những tài liệu liên quan đến công tác kế toán thì được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước. 2.3.4 Nghiệp vụ tổ chức hội họp. Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng, nhu cầu tập hợp giao tiếp và quản lý. Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định. Tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung sau: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 62 - Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. - Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp. - Để phát huy trí tuệ tập thể. Việc thực hiện tổ chức hội họp của Vinacontrol Hải Phòng. Vinacontrol Hải Phòng sử dụng phương pháp tổ chức hội họp theo kiểu truyền thống, tức là mời các đại biểu họp tại Hội trường 56-Phạm Minh Đức. Các cuộc họp ở đây thường là cuộc họp giao ban hàng tháng họp vào các ngày đầu tiên của tháng, họp tổng kết 6 tháng, 1 năm. Do vậy, nội dung chủ yếu của các cuộc họp này là: tổng kết hoạt động của Chi nhánh trong tháng trước, 6 tháng trước, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đã đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải pháp cho những khó khăn, hạn chế, tổ chức rút kinh nghiệm… Thành phần tham gia các cuộc họp này gồm có: Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng, Phó phòng, nhân viên hành chính, nhân viên nghiệp vụ tổng hợp và những người khác tham dự theo yêu cầu của cuộc họp. Phòng HC – KT có trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội họp và phòng Nghiệp vụ tổng hợp có trách nhiệm hỗ trợ thực hiện để các cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Công việc mà phòng HC – KT thực hiện: - Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trình Giám đốc duyệt, sau đó chuẩn bị tiến hành. - Thông báo thời gian, địa điểm họp. - Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu. - Chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất: bố trí, trang trí phòng họp, chuẩn bị các dụng cụ nghe, nhìn (máy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kê bàn ghế… - Theo dõi cuộc họp. Hai phòng HC – KT và phòng Nghiệp vụ tổng hợp kết hợp chuẩn bị rõ ràng và chi tiết cho các cuộc họp nên khi tổ chức các cuộc họp đã được diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Trưởng phòng HC – KT thường xuyên xem xét, kiểm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 63 tra sổ quỹ công và quy định tổ chức hội họp để tránh lãng phí hay lạm dụng quỹ công, tránh quan liêu, bao cấp. Do đó, các cuộc họp ở Vinacontrol Hải Phòng luôn diễn ra hiệu quả, đảm bảo các nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phí. Kết quả đạt đƣợc: Thông qua việc tổ chức các cuộc họp Ban lãnh đạo Chi nhánh có thể đánh giá được tình hình hoạt động của Chi nhánh hàng tháng, quý, năm từ đó đưa ra được những kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện. Đồng thời thông qua các cuộc họp Ban lãnh đạo Chi nhánh có thể nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của tập thể CBCNV làm việc tại công ty đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và CBCNV từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý và sản xuất. CBCNV trong Chi nhánh hiểu rõ được tầm quan trọng và ý nghĩa của mỗi cuộc họp nên đã tham gia rất nhiệt tình. Đây cũng là yếu tố dẫn đến thành công cho mỗi cuôc họp. 2.3.5 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước. Tiếp khách là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xúc của cá nhân, cơ quan này với cá nhân, tổ chức khác nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của qua trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài. Kết quả thực hiện: Việc đón tiếp khách của Chi nhánh cũng rất được coi trọng vì đó có thể tạo ra những cơ hội hợp tác kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho Chi nhánh. Khách đến Chi nhánh có nhiều loại: khách ngoài doanh nghiệp (khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách quen, nhân viên ngân hàng, người đến xin việc, người than phiền…..); khách nội bộ doanh nghiệp (trưởng, phó và nhân viên các phòng ban đến liên hệ công tác, nhân viên xin gặp Giám đốc…..). Nhân viên thường trực khi đón tiếp khách phải phân chia khách để ứng xử tốt: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 64 + Đối với khách hàng : khách hàng đang có hợp đồng yêu cầu giám định và khách hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đón bất kỳ lúc nào. Khách đến bán hàng, chào hàng thì được tiếp vào những thời gian nhất định. + Đối với khách đến than phiền về cung cách làm việc, tình hình cấp chứng thư của các giám định viên….. thì phải lắng nghe, thông cảm với khách, giữ thái độ bình tĩnh, tránh tranh luận với khách và phải khôn ngoan đừng tự gắn mình hay doanh nghiệp vào sự than phiền của khách. + Đối với khách nội bộ thì có nhiều cách giải quyết, nếu là cộng sự thân cận thì có thể gặp lãnh đạo Chi nhánh bất cứ lúc nào, còn cán bộ nhân viên khác phải sắp xếp thời gian tiếp. Ngoài ra cũng cần phải chú ý đến những trường hợp ngoại lệ. Phương châm ứng xử khi tiếp khách của nhân viên thường trực Vinacontrol Hải Phòng: + Bình tĩnh, kiên nhẫn. + Mềm mỏng nhã nhặn, lịch sự. + Ân cần, chu đáo. + Linh hoạt. + Không tự ái. + Không hách dịch với người có địa vị thấp. + Không quá hạ mình với người có địa cao. + Lấy việc bảo vệ lợi ích và uy tín của Chi nhánh làm mục tiêu xuyên suốt. 2.3.6 Nghiệp vụ lập chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân. Chương trình được hiểu theo 2 nghĩa: Một là các định hướng và biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đặt ra, chương trình có độ dài trung hạn trở lên như: chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, chương trình xóa đói, giảm nghèo… Hai là lịch trình làm việc để thực hiện nội dung công việc đặt ra trong một thời Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 65 gian nhất định. Ví dụ như: chương trình tổ chức cuộc họp, chương trình văn nghệ… Tục ngữ Việt Nam có câu: “Một người hay lo bằng một kho người hay làm”. Ở đây việc hay lo chính là sự suy nghĩ, tính toán trước sau một cách đầy đủ, liên tục cho công việc. Nhờ sự hay lo mà mỗi công việc được xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, cách thức, thời gian thực hiện…. Việc lập kế hoạch giúp cho: - Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc. - Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thống nhất đúng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp. - Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể, đây là cơ sở để các nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ. Kết quả thực hiện: Phòng HC – KT lập chương trình, kế hoạch làm việc cho Chi nhánh nói chung và cho phòng nói riêng dựa vào: + Định hướng phát triển kinh doanh dịch vụ giám định của Công ty và của Chi nhánh. + Thực tế hoạt động của Chi nhánh. + Chức năng, nhiệm vụ của phòng. + Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước, các quyết định của Công ty. + Yêu cầu thực tế đòi hỏi trong từng thời kỳ của Công ty, Chi nhánh. + Xu thế vận động chung của thời đại. Phòng HC – KT lập chương trình, kế hoạch hoạt động cho Chi nhánh, cho phòng thường trong khoảng thời gian 1 tháng, 1 năm với nội dung chủ yếu là: thu hồi nợ đọng, hoàn thành hợp đồng giám định với khách hàng, đào tạo nâng cao tay nghề giám định viên tại Công ty…. Việc lập kế hoạch này được thực hiện theo quy định của Chi nhánh và được soạn thảo trình Giám đốc phê duyệt mới được thực hiện. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 66 KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO GIÁM ĐỊNH VIÊN THỬ VIỆC VÀ TẬP SỰ Tháng 8 năm 2010 TT bài học Nội dung bài học Thời gian Thời lƣợng Địa điểm Ngƣời đảm nhận 1 Giới thiệu về CTCP giám định Vinacontrol 14h thứ 2 ngày 2/8/10 120 phút 56 Phạm Minh Đức Trương văn Đô 2 Những hiểu biết chung về dịch vụ giám định 8h thứ 3 ngày 3/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnTrườngQuang 3 Những nội dung cơ bản của pháp luật về dịch vụ giám định 8h thứ 4 ngày 4/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức Lê Thị Hoài Thu 4 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 5 ngày 5/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnQuangNguyên 5 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 6 ngày 6/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnQuangNguyên 6 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng tại Vinacontrol 8h thứ 2 ngày 9/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức Vũ Thanh Hằng 7 Thương hiệu Vinacontrol và chính sách chăm sóc KH 8h thứ 3 ngày 10/8/10 60 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnQuangNguyên Kiểm tra 8h thứ 5 ngày12/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 67 CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH VINACONTROL HẢI PHÒNG Căn cứ vào mục tiêu, nội dung và kế hoạch sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, Chi nhánh tiếp tục củng cố và hoàn thiện bộ máy tổ chức phòng HC – KT theo hướng quy định những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của Phòng. Từng bước nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV Chi nhánh, hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ chung với năng suất, chất lượng và hiệu quả cao, xây dựng phong cách làm việc khoa học, văn minh trong hoạt động của phòng HC – KT. 3.1 Giải pháp đầu tƣ con ngƣời cho phòng Hành chính – Kế toán Yếu tố quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp chính là con người, vì vậy việc đầu tiên mà phòng HC – KT Vinacontrol cần làm là đầu tư vào con người. Do đó không chỉ hoàn thiện người quản lý, lãnh đạo (Trưởng, Phó phòng) mà phải hoàn thiện cả các nhân viên. Qua thời gian thực tập tại phòng HC – KT của Chi nhánh, em nhận thấy Trưởng phòng và Phó phòng HC – KT luôn gương mẫu trong mọi công việc, họ là những người có năng lực quản lý, điều hành nên luôn được ban Giám đốc và các phòng ban khác tin tưởng. Nhưng để áp dụng những tiến bộ về quản lý điều hành hoạt động của phòng HC – KT thì cả cán bộ, nhân viên của phòng cần được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp Giám đốc những vấn đề thuộc chuyên môn hành chính, kế toán và theo dõi việc thực hiện của toàn Chi nhánh. Thực tế cán bộ và nhân viên của toàn Chi nhánh nói chung và phòng HC – KT nói riêng đều có thể soạn thảo văn bản nhưng để đảm bảo việc soạn thảo đúng quy định, đẹp cả về nội dung và hình thức thì không phải ai cũng biết để thực hiện cho đúng. Điều này đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải nắm được các yêu Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 68 cầu, nguyên tắc, quy trình soạn thảo văn bản một cách đầy đủ, chính xác. Vì vậy, Chi nhánh và phòng HC – KT nên tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại để nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn soạn thảo văn bản cho cán bộ, nhân viên của phòng. Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỹ thuật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong phòng. Hiện nay, hầu hết các bộ phận trong phòng đều được trang bị máy điện thoại, máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Công tác tuyển dụng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động, để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần được quan tâm đúng mức. Mục tiêu của Chi nhánh là mở rộng quan hệ hợp tác và phát triển dịch vụ giám định nên sẽ có những mối quan hệ hợp tác với khách hàng nước ngoài cho nên cần khuyến khích nhân viên nâng cao khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là ngoại ngữ chuyên ngành kinh doanh dịch vụ giám định. Do đó, khi tuyển dụng nhân sự cho phòng HC – KT nên lựa chọn người có năng lực chuyên môn và khả năng giao tiếp ngoại ngữ tốt, nhất là ngoại ngữ về thương mại, ngoại ngữ về chuyên ngành dịch vụ giám định. Vì Trưởng phòng HC – KT kiêm cả Kế toán trưởng Chi nhánh nên Chi nhánh cần tuyển thêm một nhân viên kế toán thực hiện mảng kế toán ngân hàng để giảm bớt công việc cho Trưởng phòng và hoạt động của phòng sẽ hiệu quả hơn. 3.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng Hành chính – Kỹ thuật Mô hình của phòng HC – KT được trình bày ở trên đã gọi là đơn giản, gọn Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 69 nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phân công một cách rõ ràng, cụ thể hơn để tạo tính chuyên nghiệp trong quản lý của Trưởng phòng và chuyên môn sâu các nghiệp vụ mà nhân viên của phòng thực hiện. Chi nhánh cần sắp xếp nguồn nhân sự cho phòng HC – KT hợp lý hơn, lựa chọn người có đủ năng lực, phẩm chất vào từng vị trí công việc của phòng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất. 3.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong quản lý Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mới diễn ra một cách khoa học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phòng hành chính cần nắm rõ và bám chắc trọng tâm trọng điểm. Để tránh văn phòng hoạt động một cách thụ động thì lãnh đạo Chi nhánh phối hợp cùng các nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có sự phân tích và đưa ra những quyết định kịp thời nhất. Xây dựng mối quan hệ đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc vì mục tiêu chung của Chi nhánh thông qua các chuyến du lịch, thăm quan công ty bạn nhằm giao lưu, học hỏi kinh nghiệm và nâng cao tinh thần làm việc tập thể. Đặc biệt là người lãnh đạo tạo ra mối quan hệ tốt trong nội bộ phòng, sự thân thiện, động viên, giúp đỡ sẽ khiến họ cảm thấy được quan tâm chia sẻ như vậy họ sẽ làm việc nhiệt tình hơn, hăng say trong công việc, nhiệt tình và trung thành với Chi nhánh. 3.4 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng. Hiện nay, doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì việc đầu tư mua sắm trang thiết bị là cần thiết. Trong khả năng của mình, các doanh nghiệp nên có sự đầu tư đúng đắn về trang thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc, không bị lãng phí mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra. Trang thiết bị của Chi nhánh nói chung và phòng HC – KT nói riêng tương đối đầy đủ, hiện đại, song cần phải xây dựng phần mềm tin học để quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ. Điều này vừa góp phần nâng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt bằng phòng vừa đảm bảo tính khoa học trong quản lý hồ sơ. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 70 3.5 Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng 3.5.1 Nghiệp vụ thông tin Qua nhiều năm tháng, tầm quan trọng của thông tin liên lạc đã được con người thừa nhận. Không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc bởi vì sẽ không thể thực hiện được sự điều phối và trao đổi. Do đó, việc tổ chức, nắm bắt thông tin cho việc ra quyết định trở thành mục tiêu hàng đầu cho các cấp quản lý. Chính vì thế mà hiện nay ở các cơ quan, đơn vị đã trang bị các phương tiện, thiết bị về thông tin khá đầy đủ như: máy vi tính, máy fax, nối mạng internet…. Việc tổ chức thông tin tại Chi nhánh Vinacontorl Hải Phòng đã có rất nhiều tiến bộ song vẫn có thể thấy tốc độ chậm, và cách khai thác thông tin đôi khi còn máy móc, thụ động. Để khắc phục tình trạng trên việc phân bổ vốn đầu tư cho việc thu thập xử lý thông tin cần được đặc biệt quan tâm nhưng phải làm sao tránh đầu tư tràn lan gây lãng phí mà hiệu quả sử dụng lại không cao. Để nâng cao chất lượng nghiệp vụ thông tin, phòng HC – KT nên: - Thiết lập kênh thông tin rõ ràng. - Sử dụng nhiều kênh thông tin bằng việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân hoặc bộ phận hành chính của phòng có trách nhiệm thu thập, phân tích các khía cạnh của thông tin. - Tăng cường thông tin phản hồi để lãnh đạo biết được những thông điệp của khách hàng có được các nhân viên trong Chi nhánh hiểu, chấp nhận và thi hành đúng hay không. - Bảo đảm thông tin phải đúng lúc để khắc phục việc kém hiệu quả khi người nói bắt đầu nói, người nghe sẵn sàng nghe. - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên để họ có khả năng quản lý, vận hành các phương tiện lỹ thuật. 3.5.2 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ Do nhân viên văn thư lưu trữ của Chi nhánh kiêm rất nhiều việc như: quản lý văn bản đến, đi, soạn thảo văn bản, viết giấy đi đường, viết phiếu nhập, xuất, quản lý con dấu đến tiếp khách, nhiều khi phải xuống tận hiện trường để Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 71 truyền đạt thông tin chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh, lấy báo cáo nghiệm thu giám định…. Nhìn từ bên ngoài thì nhân viên văn thư ở đây rất đa năng nhưng thực tế về nghiệp vụ văn thư lưu trữ thì họ làm việc theo thói quen, kinh nghiệm. Đặc biệt quá trình ghi chép lập danh mục hồ sơ lưu trữ chưa đảm bảo đúng quy trình. Vì vậy, nhân viên văn thư, lưu trữ nên tham gia vào các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các trường, trung tâm có đào tạo nghiệp vụ văn phòng. Hoặc đề xuất lên Công ty cử cán bộ văn phòng Công ty xuống tập huấn nâng cao nghiệp vụ. Nhân viên văn thư, lưu trữ phải thường xuyên cập nhật những thông tin mới, kinh nghiệm ở các cơ quan, doanh nghiệp bạn để có thể trau dồi thêm kiến thức mới về nghiệp vụ. Ngoài ra, để đảm bảo giữ gìn, bảo quản tài liệu được nguyên vẹn, lâu bền, an toàn thì Chi nhánh nên bố trí một phòng lưu trữ riêng với các trang thiết bị bảo quản tốt. Khi thực hiện nghiệp vụ văn thư cần bổ sung thêm sổ chuyển giao văn bản để việc quản lý văn bản chặt chẽ hơn, thực hiện khoa học hơn và cần phải làm sổ đăng ký văn bản mật theo mẫu sau: Hình 10: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến STT Ngày tháng chuyển giao văn bản Số, ký hiệu văn bản (hoặc số phiếu gửi) Số lượng văn bản hoặc số lượng bì văn bản Đơn vị hoặc người nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Hình 11: Mẫu sổ văn bản mật STT Ngày đến Nơi gửi công văn Ngày tháng công văn Trích yếu nội dung Mức độ mật Người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 72 3.5.3 Giải pháp cho công tác hậu cần Công ty nên làm mới các trang thiết bị, mua sắm các trang thiết bị cho Chi nhánh, thường xuyên theo dõi kiểm tra các trang thiết bị làm việc trong văn phòng Chi nhánh, có chế độ bảo dưỡng hợp lý đồng thời việc cung ứng đồ dùng văn phòng phẩm cần được tiến hành nhanh chóng hơn. Đối với việc chuẩn bị chuyến đi công tác của lãnh đạo hiện nay đã được thực hiện tương đối tốt, đảm bảo yêu cầu và những nguyên tắc nhất định. Tuy nhiên để công tác này được đảm bảo chặt chẽ hoăn nữa phòng HC – KT cần có một văn bản quy định về việc chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo. Giao cho một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo một chuỗi công việc quen thuộc với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu xót trong quá trình chuẩn bị do chưa quen với công việc. Bên cạnh đó cũng cần có những mức hạn kinh phí đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo. 3.6 Giải pháp về môi trƣờng làm việc Để bàn tiếp khách cùng phòng làm việc với nhân viên thuộc bộ phận hành chính làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên hoặc gián đoạn cuộc tiếp xúc với khách. Vì vậy, nên bố trí phòng tiếp khách riêng hoặc làm vách ngăn ngăn đôi phòng, điều này sẽ không làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên cũng như việc tiếp khách của Chi nhánh. Nên bố trí 3, 4 cái ghế dành cho khách chờ ngoài của phòng làm việc của phòng HC – KT ở trụ sở 56 – Phạm Minh Đức để làm không mất thiện cảm của khách khi đến làm việc tại đây mà phải đứng chờ. Mục tiêu hoạt động của phòng không chỉ đảm bảo hiệu quả mà còn đảm bảo tiết kiệm chi phí. Thực tế phòng làm việc có cửa sổ nhưng không mở điều này cho thấy các phòng làm việc đã không sử dụng ánh sáng tự nhiên, hoàn toàn chỉ sử dụng ánh sáng điện. Các phòng làm việc cần có sự kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng điện để có thể thực hiện việc tiết kiệm điện. Bàn làm việc của nhân viên văn thư mặc dù được bố trí ngay bên ngoài cửa phòng làm việc của Trưởng phòng cũng nên có vách ngăn lối hành lang để nhân viên văn thư không phải chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài khi làm việc. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 73 Phòng làm việc của Trưởng phòng nên giảm bớt việc kê nhiều tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, điều này sẽ làm cho không gian của phòng rộng và thoáng hơn. Lãnh đạo Chi nhánh cũng phải hiểu rõ sức mạnh tập thể là yếu tố thúc đẩy sự nghiệp của Chi nhánh cho nên Chi nhánh nên tạo điều kiện cho mỗi nhân viên có quyền tự do đóng góp ý kiến với cán bộ quản lý về điều kiện làm việc, về chế độ khen thưởng. Chi nhánh nên lập quỹ khen thưởng cho những CBCNV có thành tích xuất sắc trong công việc. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 74 KẾT LUẬN Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, doanh nghiệp để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng hiện đại, đầy đủ về vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và hăng say làm việc là nhiệm vụ của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng. Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đã giúp em hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng trong kết quả hoạt động kinh doanh. Văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng với tên gọi là phòng HC – KT đã thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ như lý luận về văn phòng đã nêu. Để đạt được kết quả đó là nhờ đội ngũ cán bộ nhân viên phòng HC – KT có năng lực, nhiệt tình, làm việc đúng cam kết; lãnh đạo phòng là những người giỏi chuyên môn, sát sao với công việc; lãnh đạo Chi nhánh có sự quản lý khoa học và luôn tạo bầu không khí thoải mái trong Chi nhánh. Tuy nhiên, trong thực tiễn hoạt động vẫn còn một số hạn chế, thiếu sót nên em xin đưa ra một số kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng. Qua đó Chi nhánh có thể xem xét và áp dụng phù hợp vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. Đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng” được hoàn thành với sự hướng dẫn trực tiếp của cô giáo Ths. Trần Thị Ngà – giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia và sự nhiệt tình chỉ bảo của các cô chú, anh chị phòng HC – KT trong Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do có những hạn chế về thời gian và trình độ nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự tham gia, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn để bài khóa luận của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Hải Phòng, tháng 6 năm 2010. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quản trị hành chính văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất bản thống kê) 2. Bài giảng môn Quản trị văn phòng – Th.s Trần Thị Ngà 3. Tài liệu môn Quản trị văn phòng – Th.s Bùi Thị Thanh Nhàn 4. Nghiệp vụ thư ký – Ts Nguyễn Hữu Thời 5. Các tài liệu của Chi nhánh 6. Một số khóa luận cùng đề tài MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................. 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................... 2 3. Phạm vi nghiên cứu .......................................................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 2 5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương ..................................................................... 2 CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ............................................................................................. 3 1.1.2 Vai trò, vị trí của Văn phòng. ..................................................................... 4 1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. .................................................... 5 1.1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng ................................ 10 1.1.4.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp, tổ chức ........................................ 10 1.1.4.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức ........................................ 14 1.2. Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng. ............................................. 16 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng ................................................................. 16 1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng. ................................................ 16 1.3 Hiệu quả của hoạt động công tác văn phòng. ............................................... 17 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL HẢI PHÒNG .............................................................................................................. 19 2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng .......................... 19 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng và Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ............................................... 19 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh. ................................................................................. 22 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ............................. 24 2.1.4.1 Kết quả đạt được ..................................................................................... 30 2.1.4.2 Những thuận lợi ....................................................................................... 31 2.1.4.3 Những khó khăn ...................................................................................... 32 2.2 Tổ chức bộ máy phòng hành chính – kế toán. .............................................. 34 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – kế toán. ............................ 34 2.2.2 Hoạt động của Phòng ................................................................................. 38 2.2.3 Điều kiện làm việc của phòng .................................................................... 42 2.2.3.1 Công tác sắp xếp bố trí văn phòng .......................................................... 42 2.2.3.2 Trang thiết bị văn phòng ......................................................................... 43 2.3 Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Chi nhánh. ................. 44 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin. ...................................................... 44 2.3.2 Công tác hậu cần của phòng Hành chính – Kế toán .................................. 48 2.3.3 Công tác văn thư lưu trữ............................................................................. 50 2.3.3.1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản .................................................................... 51 2.3.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến ................................................................ 54 2.3.3.3 Quy trình quản lý văn bản đi ................................................................... 58 2.3.3.4 Quản lý sử dụng con dấu. ........................................................................ 59 2.3.3.5 Nghiệp vụ lưu trữ của phòng HC-KT ..................................................... 59 2.3.4 Nghiệp vụ tổ chức hội họp. ........................................................................ 61 2.3.5 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. ...................................................................... 63 2.3.6 Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo ............... 64 CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH VINACONTROL HẢI PHÒNG ...................................................................... 67 3.1 Giải pháp đầu tư con người cho phòng Hành chính – Kế toán ................... 67 3.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng Hành chính – Kỹ thuật ......................... 68 3.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong quản lý ................... 69 3.4 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý ................................................................................................................. 69 3.5 Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng .............................. 70 3.5.1 Nghiệp vụ thông tin .................................................................................... 70 3.5.2 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ......................................................................... 70 3.5.3 Giải pháp cho công tác hậu cần.................................................................. 72 3.6 Giải pháp về môi trường làm việc ................................................................. 72 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 77 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT XNK : xuất nhập khẩu CBCNV : cán bộ công nhân viên HC-KT : Hành chính - Kế toán LN : lợi nhuận TNDN : thu nhập doanh nghiệp BHXH : bảo hiểm xã hội BHYT : bảo hiểm y tế KPCĐ : kinh phí công đoàn TNCN : thu nhập cá nhân TSCĐ : tài sản cố định