Đề tài Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội

ó xu hướng giảm vào năm 2003. 2.2. Nguyên nhân khách quan Đầu tiên là về thị trường cạnh tranh: Hiện nay ngày càng nhiều công ty ra đời hoạt động trong lĩnh vực XNK, còn những công ty cũ thì mở rộng ngành nghề kinh doanh, cứ có hàng là thực hiện nên đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều và mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt. Trong khi đó nhu cầu của khách hàng càng cao, thông tin chính xác về tình hình kinh doanh, tài chính của khách hàng rất khó nắm bắt, do vậy hoạt động nghiên cứu thị trường gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến khả năng thu hút khách hàng. Tiếp theo là vấn đề vốn: Vốn chủ sở hữu để hoạt động của công ty chỉ trên 5 tỉ đồng, đây là con số nhỏ, lượng vốn còn lại công ty phải tự huy động. Vậy thì làm sao đủ sức cạnh tranh trong môi trường như hiện nay. Ngoài ra, vì là doanh nghiệp nhà nước nên mọi hoạt động chịu sự quản lý các các cấp chính quyền, lại phải theo kế hoạch của nhà nước. Tuy nhà nước không trực tiếp quản lý chặt chẽ như trước nhưng điều đó cũng tác động đến khả năng tự hạch toán kinh doanh của công ty. Tất nhiên là còn nhiều nguyên nhân khác nhưng đó chỉ là tạm thời, công ty cần cố gắng khắc phục để đạt hiện quả cao hơn trong thời gian tới. CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MÁY HÀ NỘI I. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2004 1. Định hướng, mục tiêu phát triển năm 2003: Năm 2004 là năm công ty tiến hành cổ phần hóa vì vậy định hướng kinh doanh sản xuất lấy mục tiêu hiệu quả là chính, đảm bảo an toàn vốn, tránh phát sinh công nợ nhất là nợ quá hạn và nợ khó đòi, cụ thể như sau: Tập trung đẩy mạnh đấu thầu để nhập khẩu cung cấp các hệ thống dây chuyền thiết bị lớn cho các dự án lớn để tăng nguồn thu. Tập trung kinh doanh cung cấp các loại nguyên vật liệu cho các nhà máy sản xuất đảm bảo khả năng thanh toán, hạn chế kinh doanh trả chậm nhất là các đơn vị khả năng thanh toán không chắc chắn, hạn chế các khoản nợ khó trả phát sinh và tích cực thu các khoản nợ cũ. Tập trung sức củng cố, đẩy mạnh sản xuất của Xí Nghiệp may xuất khẩu, đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động, thu đủ khấu hao và trả vốn, lãi ngân hàng, phấn đấu không để lỗ tiếp. Tiếp tục đẩy mạnh làm dịch vụ nhập khẩu ủy thác không bỏ vốn, khả năng thanh toán nhanh và hiệu quả cao. Khai thác cơ sở vật chất sẵn có bằng cách hợp tác kinh doanh nhằm tăng nguồn thu chắc chắn. Tích cực triển khai các bước cổ phần hóa theo đúng kế hoạch đã đề ra vào đầu năm 2004. 2. Các chỉ tiêu cơ bản kế hoạch 2004: Xuất khẩu: 1.000.000 USD Gồm: + Hàng may mặc: 600.000 USD + Hàng nông sản: 200.000 USD + Hàng khác: 200.000 USD Nhập khẩu: 13.500.000 USD Gồm: - Nhập khẩu kinh doanh: 9.500.000 USD + Thiết bị máy móc XD: 5.500.000 USD + Nguyên vật liệu: 4.000.000 USD - Nhập khẩu ủy thác: 4.000.000 USD + Thiết bị máy móc: 4.000.000 USD Tổng doanh thu: 140.000 triệu đồng + Doanh thu bán hàng nhập khẩu: 133.500 triệu đồng + Doanh thu gia công sản xuất: 3.500 triệu đồng. + Doanh thu dịch vụ: 3.000 triệu đồng Tổng quỹ lương: 3.929 triệu đồng. Thu nhập bình quân: + Kinh doanh: 1.300.000đ/người /tháng + Công nhân Xn: 600.000đ/người/tháng Lợi nhuận: 300 triệu đồng. 3. Các biện pháp thực hiện kế hoạch 2004: 3.1. Về xuất khẩu: Công ty tập trung vào san xuất gia công hàng may mặc để xuất khẩu sang EU, Bắc Mỹ và các nước khác. Đồng thời chú ý khai thác các mặt hàng nông sản như: chè, cà phê, cao su, bao PP,… 3.2. Về nhập khẩu. Công ty sẽ chủ động nhập khẩu kinh doanh một số ô tô tải, ô tô khách, thiết bị xây dựng như máy ủi, máy xúc, cần cẩu,… để cung cấp cho nhu cầu trong nước. Tập trung nhập khẩu các nguyên liệu cho các nhà máy sản xuất trong nước thực sự sản xuất và có khả năng thanh toán tốt. Trực tiếp đấu thầu và liên doanh vói các công ty nước ngoài để tham gia đấu thầu cung cấp máy móc thiết bị cho các dự án đầu tư trong nước. Tiếp tục bám sat các địa phương, các tỉnh, các dự án để làm công tác nhập khẩu ủy thác. Tuy nhiên việc nhập khẩu ủy thác các năm tới sẽ giảm nhiều vì các khách hàng, kể cả các địa phương tự động nhập khẩu không cần thông qua ủy thác. Tìm nguồn hàng mua bán trong nước đảm bảo chắc chắn và không phải bỏ vốn. 3.3. thực hiện tổng doanh thu: Công ty duy trì nhập khẩu kinh doanh, giữ khách hàng và nâng cao chất lượng công tác nhập khẩu, xem đây là khả năng, thế mạnh sẵn có của công ty để tăng doanh số bán hàng và tăng thu nhập, chuẩn bị cho sau cổ phần hóa. Tích cực khai thác các nguồn hàng trong nước để cung ứng cho các đơn vị trong nước thay thế các mặt hàng nhập khẩu, tăng cường hợp tác kinh doanh, tập trung khai thác kinh doanh cửa hàng hiện có nhằm tăng doanh số bán hàng nội địa, mở hướng đại lý bán hàng trong nước. Đẩy mạnh dịch vụ tiếp nhận và vận chuyển hàng nhập khẩu, khai thác hết năng lực hiện có về kho tàng, nhà xưởng và đất đai để tạo nguồn thu chắc chắn cho công ty. 3.4. tăng cường các biện pháp quản lý kinh doanh a) công tác tài chính Đảm bảo nguyên tắc tài chính trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong khâu kiểm tra, giám sat chặt chẽ các hoạt động. Coi việc bảo toàn vốn là vẫn đề hàng đầu trong công tác kinh doanh. Tăng cường tìm hiểu kỹ khách hàng, chỉ bán hàng trả chậm đối với khách hàng có khả năng thanh toán tốt, hạn chế bán trả chậm đối với các công ty TNHH không có bảo lãnh của ngân hàng, không để thua lỗ, thất thoát vốn, làm tốt công tác kế toán thống kê. Khai thác các nguồn vốn tín dụng để đảm bảo phát triển kinh doanh và đáp ứng nhu cầu đầu tư phát triển của công ty. Có các biện pháp tiết kiệm triệt để trong kinh doanh và tiêu dùng, chống lãng phí, tham ô. Giảm bớt chi phí kinh doanh để tăng hiệu quả kinh tế, đảm bảo tăng thu nhập cho công ty b) Công tác tổ chức và lao động tiền lương - Nghiên cứu sắp xếp lại tổ chức theo hướng tăng cường cho sản xuất, kinh doanh, giảm bớt khâu gián tiếp. Động viên CBCNV phát huy tinh thần tích cực, chủ động tìm việc. Có phươngán sắp xếp lao động hợp lý để giảm bớt số CBCNV dôi sư như động viên nghỉ hưu theo NQ 41/CP hoặc các chế độ nghỉ khác. Tuyển dụng thêm các cán bộ mới có năng lực, tăng cường sức trẻ cho công ty và đổi mới lao động. Có chế độ khuyến khích lực lượng trẻ và đảm bảo lực lượng này gắn bó với công ty. Tiếp tục duy trì quy chế trả lương và thưởng theo cơ chế khoán. Nghiên cứu kiện toàn quy chế khoán lương theo hướng động viên các đơn vị, cá nhân tích cực kinh doanh và kinh doanh có hiệu quả, hạn chế những cá nhân chưa tích cực tìm việc và lao động. Thực hiện tốt công tác quy hoạch và đào tạo cán bộ phục vụ kinh doanh và phát triển lâu dài. Thực hiện tốt các chủ trương chính sách của nhà nước đối với người lao động khi chuyển đổi sơ hữu để hoàn thành tốt nhất công tác cổ phần hóa công ty từ năm 2004 3.5. Kế hoạch đầu tư va XDCB năm 2004 Ổn định sản xuất Xí nghiệp may xuất khẩu, tìm mọi biện pháp đảm bảo việc làm cho xí nghiệp, trả lãi vay đầu tư và thu hồi khấu hao, hạn chế thấp nhất lỗ phát sinh Thanh quyết toán toàn bộ công tác đầu tư đã thực hiện trong các năm trước 3.6. công tác cổ phần hóa doanh nghiệp Phấn đấu hoàn thành việc cổ phần hóa công ty trong năm 2004, trước mắt tập trung vào các việc sau: + Tập trung giải quyết những khoản nợ khó thu, nhất là các khoản nợ quá hạn + Quyết toán thuế từ năm 2002 – 2003 + Làm xác nhận quyền sở hữu và sử dụng nhà, đất tại số 8 Phố Tràng Thi và 31 Nguyễn Chí Thanh – Hà Nội. + Tiến hành xác định giá trị doanh nghiệp + Xây dựng phương án sắp xếp lao động và sử dụng lao động sau cổ phần hóa để trình Bộ phê duyệt + Xây dựng phương án cổ phần hóa và điều lệ công ty cổ phần trình Bộ phê duyệt + Xây dựng kế hoạch bán cổ phiếu và tiến hành đại hội cổ đông + Làm các thủ tục thành lập công ty cổ phần, ổn định bộ máy tổ chức và đưa công ty cổ phần vào hoạt động có hiệu quả + Đề nghị Bộ quan tâm giúp đỡ công ty tháo gỡ những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện CPH và kinh doanh II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TẠI TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MÁY HÀ NỘI Qua chương II, chúng ta thấy rằng hoạt động thanh toán rất quan trọng, trong quá trình thực hiện không tránh khỏi nhiều vướng mắc. Sau khi đã tìm hiểu, phân tích hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở công ty XNK Máy Hà Nội, em xin đưa ra một số giải pháp sau: 1. Cân đối hợp lý giữa các khoản phải thu – phải trả với khách hàng. Vì đây là phần thanh toán quan trọng nhất đối với công ty, nên phải có cơ cấu hợp lý để đảm bảo khả năng thanh toán. Sau đây là số liệu về phải thu – phải trả trong 3 năm qua nhưng là số dư cuối kỳ chứ không phải là giá trị giao dịch. SỐ DƯ CUỐI KỲ CỦA PHẢI THU – PHẢI TRẢ Chỉ tiên Năm 2001 NĂM 2002 Năm 2003 1. Phải thu KH 4.821.073.176 37.395.008.026 44.601.770.999 2. trả trước cho NB 11.944.815.140 3.466.233.052 7.961.557.324 3. Phải trả cho NB 6.485.836.043 13.013.823.027 13.616.943.582 4. Người mua trả trước 7.767.503.788 4.329.408.952 11.820.134.905 Các khoản phải thu – phải trả với khách hàng chính là thanh toán với nhà cung cấp và người mua hàng. Như trên cho thấy các khoản phải thu từ khách hàng lớn hơn nhiều so với các khoản phải trả cho người bán. Do vậy để đảm bảo khả năng thanh toán cần cân đối hợp lý giữa chúng. Vậy sẽ cân đối như thế nào? Đầu tiên là cân đối về khối lượng. Khi quan hệ với người bán, doanh nghiệp cần phát huy vai trò uy tín và khả năng thương lượng để được mua chịu nhiều. Hơn nữa quan hệ với người bán chủ yếu là người bán nước ngoài, nên phải tranh thủ mọi điều kiện vì người bán cũng rất muối bán nhanh, tiêu thụ hàng hóa và thâm nhập thị trường. Do vậy phải tận dụng mọi cơ hội để được thanh toán chậm. Song song với hoạt động đó, đồng thời phải giảm tỉ lệ phải thu từ khách hàng. Cân đối hợp lý về khối lượng tức là tỉ lệ giữa phải thu – phải trả khách hàng phải xấp xỉ, tương quan với nhau, nâng cao giá trị phải trả cho người bán và hạ thập phải thu từ khách hàng xuống. Như vậy sẽ đảm bảo khả năng thanh toán khi không thể huy động từ nguồn vay khác. Mục đích của tín dụng thương mại không phải là tiết kiệm được chi phí trả lãi mà giảm bớt gánh nặng phải thanh toán một lúc, do đó tỉ số về khối lượng hai loại đó phải gần nhau, để hỗ trợ cho nhau. Nếu phải thu lớn quá sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, quay vòng đồng tiền chậm lại phải đi vay để tài trợ cho các khoản thanh toán khác. Nếu phải trả quá lớn, đến thời hạn thanh toán lại không huy động kịp thời thì mất cân bằng về khả năng thanh toán. Tuy nhiêu chỉ cần cân đối về khối lượng thôi chưa đủ, nếu thời gian thanh toán các khoản đó không khớp nhau thì cũng có thể dẫn tới mất khả năng thanh toán. Do vậy thứ hai là cần cân đối hợp lý về mặt thời gian, thời hạn thanh toán. Thông thường trong một giao dịch, thời hạn thanh toán với nhà cung cấp bao giờ cũng sớm hơn so với thanh toán với người mua hàng. Cách hiệu quả nhất là công ty cần xét đến thời gian thanh toán giữa các giao dịch hay giữa các hợp đồng kinh tế. Nghĩa là phải làm sao cho thời gian thanh toán với nhà cung cấp trong giao dịch này khợp với thời hạn trả nợ của ngươi mua ở giao dịch trước. Khi cần tiền để thanh toán thì đã có số tiền do người mua hàng trả, cứ như vậy sẽ làm cho hoạt động thanh toán thêm linh hoạt và hiệu quả. Để làm được việc này, khi soạn thảo hợp đồng và đàm phán, người phụ trách phải xét đến các hợp đồng trước và khả năng thu hút khách hàng sau này của doanh nghiệp, nên đòi hỏi người phụ trách phải nhanh nhạy và quyết đoán. Ngoài ra còn tận dụng, phối hợp tốt giữa các khoản thanh toán trước, ngay và thanh toán chậm giữa các khoản thanh toán. Như vậy sẽ hạn chế được vay ngân hàng và tiền trả lãi cho ngân hàng. Không nên chỉ dựa vào các khoản vay ngân hàng để thanh toán mà phải tận dụng, phối hợp các khoản phải thu – phải trả hợp lý sẽ tạo nên khả năng thanh toán cao. Thứ ba cần cân đối đó là giá cả. Thanh toán chậm thì giá bán sẽ cao, đó là điều tất yếu nhưng không thể vì được thanh toán chậm mà chấp nhận giá bán cao. Phải so sánh giữa phần giá cả tăng thêm ấy với lãi suất ngân hàng và giá cả khi bán cho người mua. Để từ đó xác định khoảng giá cả có thể chấp nhận được trong mỗi hợp đồng. Xưa nay công ty hoạt động chưa quan tâm đúng mực về việc phối hợp các yếu tố trên. chỉ phân tích giữa các hợp đồng mua – bán với khách hàng trong và ngoài nước, nếu có lợi nhuận là thực hiện, nếu thiếu tiền lại vay ngân hàng. Làm như thế sẽ giảm tỉ suất lợi nhuận xuống. Do vậy công ty cần nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này để ứng dụng vào trong các hợp đồng kinh tế. Điều cần lưu ý khi thực hiện vấn đề này là công ty phải có các tiêu chuẩn để đánh giá khách hàng, sắp xếp khách hàng để từ đó xác định thời hạn thanh toán chậm bao nhiêu là phù hợp. Sau đây là một số tiêu chuẩn để đánh giá khách hàng khi có hoạt động tín dụng thương mại: Đặc điểm: Sự sẵn sàng của khách hàng trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Năng lực: Khả năng của khách hàng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Vốn: Dự trữ tài chính của khách hàng Tài sản thế chấp: Tài sản cam kết dùng trong trường hợp vỡ nợ. Các điều kiện: Các điều kiện kinh tế nói chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Và những tiều chuẩn khác. Từ đó sẽ sắp xếp khách hàng theo các tiều thức sau đây: Các khách hàng đã có quan hệ kinh doanh lâu dài và có uy tín về việc thanh toán. Các khách hàng đã có quan hệ lâu dài nhưng vẫn hay chiếm dụng vốn, cũng thường hay thanh toán chậm hơn thời hạn ghi trong hợp đồng Khách hàng ít có quan hệ với công ty Khách hàng mới có quan hệ với công ty lần đầu Khách hang tiềm năng, tuy chưa từng quan hệ kinh tế với công ty nhưng tương lai sẽ là khách hàng của công ty. Từ sự phân tích đó, công ty sẽ xem xét tỉ lệ thanh toán chậm giữa các khách hàng nằm trong khoảng nào là chấp nhận được mà lại cân đối được các yếu tố như trên đã phân tích. Đây là công việc không đơn giản và phải có đầy đủ tài liệu về những vấn đề đó mới có thể phân tích và đưa ra quyết định cuối cùng một cách chính xác. 2. Về phương thức và phương tiện thanh toán 2.1. Đối với thanh toán trong nước Như ở chương II chúng ta đã phân tích và thấy rằng tỉ lệ sử dụng tiền mặt trong thanh toán như vậy là vẫn còn nhiều, trong ba năm đều chiếm từ 12 – 17% tổng giá trị thanh toán. Sử dụng tiền mặt không có lợi ích gì nhiều đặc biệt là trong thanh toán với khách hàng vì giữ tiền mặt vừa không an toàn lại vừa tốn chi phí. Hơn nữa hiện nay ngân hàng cũng trả tiền lãi cho tiền gửi để thanh toán, do vậy nên sử dụng các tiện ích mà ngân hàng cung cấp, sử dụng hình thức chuyển tiền là thích hợp nhất. Tiền mặt chỉ thích hợp trong thanh toán nội bộ và thanh toán với nhà nước mà thôi, còn các loại thanh toán khác không nên sử dụng tiền mặt. Do vậy trong thanh toán với khách hàng, chủ yếu lầ người mua trong nước nên giảm tỉ lệ dùng tiền mặt, nên duy trì tỉ lệ khoảng từ 5 – 7% tổng giá trị thanh toán là hợp lý. Nói như vậy không có nghĩa là sử dụng tiền mặt tuyệt đối, những khách hàng ở xa nhau về mặt địa lý nên sử dụng hình thức chuyển tiền. Vậy nên trong các giao dịch thương mại, công ty nên sử dụng lượng tiền mặt thích hợp, phải biết tận dụng các dịch vụ của ngân hàng vừa nhanh vừa an toàn lại rẻ. Để thay thế việc sử dụng tiền mặt, công ty nên phát huy vai trò của séc, nâng cao tỉ lệ sử dụng séc. Trong các món thanh toán nhỏ, thay vì sử dụng tiền mặt, công ty nên phát hành séc để thanh toán. Như vậy vừa giảm tỉ lệ sử dụng tiền mặt lại nâng cao hiệu quả của hoạt động thanh toán. Tuy nhiên sử dụng séc cũng không phải là loại séc gì cũng được. Hình thức chủ yếu nên dùng séc chuyển tiền, séc chuyển khoản. Vì nếu bị sử dụng séc bảo chi, séc định mức thì phải kí quỹ vào tài khoản riêng và không thể sử dụng số tiền đó nên sẽ làm giảm số tiền có thể sử dụng được trong thanh toán. Do đó phải xem xét điều kiện thanh toán của khách hàng. Nếu khách hàng yêu cầu sử dụng séc bảo chi, séc định mức thì nên sử dụng tiền mặt còn nếu không có điều kiện đó thì séc là hình thức tối ưu. Ngoài ra trong hoạt động thanh toán với người mua hàng, công ty nên sử dụng UNT là tốt nhất. Séc chỉ dùng trong trường hợp giá trị nhỏ, địa lý phải gần nhau để dẽ dàng thanh toán séc với ngân hàng phát hành, còn lại sử dụng UNT là hiệu quả cao vì khi mình giao hàng rồi, thỏa thuận sử dụng UNT để thanh toán thì lúc đó ngân hàng sẽ có trách nhiệm hơn trong việc đòi tiền hộ. Khách hàng lại khó mà tránh được. Còn khi thanh toán với người bán trong nước nên sử dụng UNC vì như vậy công ty sẽ đảm bảo chắc chắn nhận hàng đạt yêu cầu rồi mới thanh toán cho người bán. Đây là hai phương tiện sử dụng đạt hiệu quả cao trong thanh toán, do vậy công ty nên phát huy hơn nữa hai loại phương tiện này. Chú ý cuối cùng với hoạt động thanh toán trong nước đó là công ty không nên chỉ tập trung tiền gửi tại một ngân hàng. Phải phân tán các khoản tiền gửi tại nhiều ngân hàng khác nhau. Chọn những ngân hàng có chi nhánh tại nhiều tỉnh, địa phương để dễ dàng trong thanh toán. Thường công ty chỉ hay gửi tiền tại Ngân Hàng Ngoại Thương, Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn là chính, do vậy công ty cần phân tán tiền gửi ở nhiều ngân hàng hơn nữa. Vì việc này có nhiều ưu điểm: Thứ nhất là khi quan hệ giao dịch với những khách hàng ở xa, cách trở về mặt địa lý thì công tác thanh toán rất khó khăn. Do vậy nếu tại các địa phương ấy có các ngân hàng của nhà nước như Ngân Hàng Công Thương, Ngoại Thương,… thì việc thanh toán qua ngân hàng sẽ dễ dàng hơn. Không cần giáp mặt nhau mà vẫn thực hiện thanh toán được. Như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí đi lại, ăn ở…. Và chi phí này sẽ lớn hơn nhiều so với chi phí dịch vụ của ngân hàng. Thứ hai là khi đã phân tán tiền gửi tại nhiều ngân hàng, thì khả năng kiểm soát của ngân hàng rất khó, do vậy khi đang vay ở ngân hàng này quá nhiều mà nếu có tiền chuyển về thì ngân hàng sẽ tự chuyển sang để trả nợ vay, làm cho tiền sử dụng để thanh toán giảm xuống. Do vậy nếu đặt tiền gửi tại nhiều ngân hàng thì sẽ tránh được hiện tượng trên. Lúc đó sẽ yêu cầu khách hàng chuyển vào tài khoản tại ngân hàng mà nợ vay không có hoặc không lớn. Làm như thế thì vừa kéo dài thời hạn vay nợ của ngân hàng vừa có tiền trong tài khoản tiền gửi để thực hiện hoạt động thanh toán. Ngoài ra còn có nhiều lợi ích khác nên công ty cần thực hiện phân tán tiền gửi thanh toán tại nhiều ngân hàng hơn nữa. 2.2. Đối với thanh toán quốc tế Do đây là phần thanh toán chiếm tỉ lệ rất cao trong công ty, nên công ty cũng cần phải hoàn thiện nó hơn. Hiện nay công ty thường sử dụng hình thức thanh toán tín dụng chứng từ là chính, còn chuyển tiền chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ. Với những khách hàng không quen thì phương thức tín dụng chứng từ là thích hợp nhất. Nhưng đối với những khách hàng đã từng giao dịch công ty nên thương lượng để có thể được sử dụng phương thức chuyển tiền nhanh, vì nó vừa nhanh chi phí lại thấp hơn. Do vậy uy tín trong thanh toán là điều tiên quyết, nâng cao uy tín là việc doanh nghiệp phải làm, tạo niềm tin với nhà cung cấp, thực hiện thanh toán sòng phẳng và đúng thời hạn sẽ làm cho vị thế của doanh nghiệp nâng cao, nên việc thương lượng các điều khoản trong hợp đồng sẽ đạt hiện quả hơn. Ngoài ra với hình thức thanh toán quốc tế công ty chỉ nên sử dụng Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam làm ngân hàng thanh toán vì đây là ngân hàng có uy tín trong thương trường quốc tế, là một trong những ngân hàng lớn của Việt Nam nên khi chọn ngân hàng thanh toán thì nên chọn ngân hàng này. Làm như vậy đỡ phải sử dụng phương thức tín dụng chứng từ không thể hủy ngang có xác nhận, giảm các khoản chi phí trả cho các ngân hàng lại thanh toán nhanh hơn và đỡ phức tạp hơn. 3. Về điều kiện thanh toán Điều kiện thanh toán chỉ có ý nghĩa đối với thanh toán quốc tế, còn với thanh toán trong nước thì không quan trọng lắm. Đầu tiên là điều kiện về tiền tệ: Đây là điều kiện quan trọng nhất trong 4 điều kiện. Với thanh toán trong nước thì tất nhiên là sử dụng đồng tiền Việt Nam trong cả tính toán và thanh toán hợp đồng. Nhưng trên thương trường quốc tế không bao giờ chấp nhận đồng tiền Việt Nam vì đây không phải là đồng tiền mạnh. Những đồng tiền mà công ty hay dùng là: EURO, FRF, DEM, USD, JPY,… nên công ty thường xuyên có tài khoản tiền gửi tại Việtcombank hay Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn để phục vụ cho hoạt động thanh toán. Trong thời gian trả chậm, đồng tiền thanh toán và tính toán thường xuyên biến động, cho nên công ty cũng đã có không ít thiệt hại do sự thay đổi đó. Vậy công ty phải theo dõi sự biến động tỉ giá để có biện pháp khắc phục kịp thời. Vì khi biến động, có tỉ giá tăng lên, có tỉ giá giảm xuống, nếu giá trị đồng tiền này tăng thì giá trị đồng tiền kia lại giảm nên nếu sử dụng nhiều đồng tiền chúng sẽ triệt tiêu nhau và làm cho tỉ giá trung bình ổn định hơn. Hiện nay những đồng tiền đó không còn là đồng tiền đóng vị trí quan trọng, tỉ giá của chúng cũng biến động luôn, do thế nên phải thận trọng trong việc chọn đồng tiền đảm bảo. Hơn nữa khi thực hiện kí quỹ vào tài khoản tại các ngân hàng để chuẩn bị cho việc thanh toán, công ty thường sử dụng ngoại tệ thanh toán trong hợp đồng luôn. Vì từ khi kí quỹ đến khi thanh toán còn một thời gian trống mà tỉ giá các ngoại tệ biến đổi từng giờ, từng ngày. Ngoài ra công ty không trông đợi gì phần lãi khi tỉ giá thay đổi, chỉ sợ bị lỗ mà thôi. Do vậy công ty nên sử dụng các hợp đồng kỳ hạn hay mua bán ngoại tệ của ngân hàng là chắc chắn nhất. Do công ty cũng hay vướng mắc về vấn đề tỉ giá, tăng chi phí khi tỉ giá thay đổi so với tính toán ban đầu. Nên sử dụng các hợp đồng đó sẽ ngăn chặn được tác động xấu do biến động tỉ giá. Công ty nên nghiên cứu kỹ về vấn đề này để có thể khắc phục được tình trạng trên. Ngoài ra điều kiện về địa điểm thanh toán cũng quan trọng không kém tuy nhiên chúng thường gắn kết với điều kiện trên, do vậy còn tùy thuộc vào đồng tiền thanh toán trong giao dịch quốc tế. Nhưng đối với thanh toán trong nước nên sử dụng các ngân hàng hoặc chi nhánh ngân hàng mà mình có tài khoản tiền gửi là hay nhất. Còn điều kiện về thời gian thanh toán và phương thức thanh toán thì chúng ta đã đề cập ở phần trên nên sẽ không nhắc lại. Như vậy trong 4 điều kiện về hoạt động thanh toán, điều kiện về tiền tệ là quan trọng nhất đối với thanh toán quốc tế. Tuy lầ số chi phí tăng thêm do sự biến động thời gian không nhiều nhưng nên nghiên cứu để có biện pháp xử lý kịp thời, có thể sử dụng điều kiện đảm bảo bằng các đồng tiền mạnh và các hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng mua bán ngoại tệ như trên đã trình bày. 4. Hạn chế một số rủi ro trong quá trình thanh toán Rủi ro trong quá trình thanh toán mà doanh nghiệp gặp phải là nợ quá hạn khách hàng không trả được và bị ngân hàng phong tỏa tài khoản. Đầu tiên là xét nợ quá hạn, đây là thống kê nợ quá hạn trong 3 năm qua: Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1.Phải thu từ KH 2.316.302.777 2.604.609.658 3.839.349.928 2.Trả trước cho NB 0 0 150.000.000 3. Phải thu khác 0 0 61.112.355 Như vậy là hai năm đầu, nợ quá hạn chỉ xấp xỉ 2 tỉ đồng nhưng sang năm 2003 nợ quá hạn tăng lên nhiều, ngoài khoản phải thu từ khách hàng còn có trả trước cho người bán và phải thu khác. Để có thể hạn chế được tình hình trên, theo em doanh nghiệp nên thực hiện chặt chẽ tiêu chuẩn đánh giá khách hàng. Đầu tiên phải xem xét đến khả năng thanh toán của khách hàng một cách tỉ mỉ, dù là khách hàng quen biết cũng phải nghiên cứu kỹ, nếu thấy rằng khả năng thanh toán không tốt thì giảm số lượng thanh toán chậm. Ngoài ra với doanh nghiệp như vậy nên chia các khoản thanh toán làm nhiều lần, thời gian tương đối gần nhau, mỗi đợt trả một lượng nhỏ thì đối tác sẽ dễ dàng xoay sở. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải xem đến tài sản đảm bảo thanh toán của khách hàng, tốt nhất la với những khách hàng khả năng thanh toán không tốt phải có tài sản đảm bảo, nếu không thì phải có hình thức thanh toán phù hợp. Khi chọn tài sản đảm bảo cũng phải chú ý tài sản đó có bị hao mòn nhiều không? Bảo quản có khó khăn, tốn kém không? Giá trị có thay đổi theo thời gian nhiều không? để có khi không thể thanh toán được thì cũng dùng tài sản đó thay cho các khoản nợ. Cuối cùng khi đã có nợ quá hạn nhiều như vậy thì phải tìm cách đòi lại. Theo em cách tốt nhất là phải đưa khách hàng đó vào sổ theo dõi, nghiên cứu hoạt động thanh toán của khách hàng cả về luồng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp, để ngay khi có tiền vào thì phải buộc thanh toán ngay. Nếu không trong hợp đồng giao dịch phải quy định rõ ràng lãi phạt cho nợ quá hạn, ngoài ra nếu thanh toán sớm hơn thời hạn thì được hưởng chiết khấu. Làm như thế sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán vì có khi mặc dù có tiền trong tài khoản nhưng khách hàng muốn sử dụng vốn nhiều thời gian hơn nên đã cố tình trì hoãn thanh toán. Do vậy phải có biện pháp xử lý với từng khách hàng cụ thể. Hơn nữa, năm nay doanh nghiệp sẽ tiến hàng chuẩn bị cổ phần hóa doanh nghiệp, nếu không xử lý các khoản nợ quá hạn, khó đòi này thì không thể làm trong sạch, lành mạnh hóa tình hình tài chính được, vậy thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình cổ phần hóa và giá cả cổ phiếu bán ra. Thứ hai là về tài khoản phong tỏa: Doanh nghiệp phải hạn chế giá trị phong tỏa của ngân hàng. Tài khoản phong tỏa được hiểu là việc khi doanh nghiệp đang còn nợ ngân hàng đến hạn thanh toán mà vẫn chưa có tiền để trả, như vậy món nợ đó sẽ được đưa vào nợ quá hạn của ngân hàng, khi đó có khoản giá trị người mua hàng thanh toán cho doanh nghiệp được chuyển vào tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng thì ngân hàng sẽ từ động chuyển khoản thanh toán đó từ tài khoản tiền gửi sang trả nợ cho các món vay. Như vậy tức là phong tỏa tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp. Nếu giá trị tài khoản phong tỏa này càng nhiều chứng tỏ nợ quá hạn của doanh nghiệp ở ngân hàng càng nhiều. Do vậy cần hạn chế khoản này vì nó liên quan đến uy tín của doanh nghiệp đối với ngân hàng, còn ảnh hưởng đến tình hình thanh toán và khả năng tận dụng được các dịch vụ tín dụng của ngân hàng sau này. Một khi đã có món vay thì doanh nghiệp phải có kế hoạch thanh toán cụ thể và chấp hành tuyệt đối kế hoạch đó. Nếu không thì có thể vay món mới để thanh toán cho món cũ hay do quan hệ với nhiều ngân hàng nên vay của ngân hàng này trả cho ngân hàng kia. Tóm lại là phải nghiêu cứu cách thức thanh toán nợ khi đến hạn. Vì nếu trì hoãn hoặc làm mất uy tín với ngân hàng the sẽ rất khó khăn nên doanh nghiệp cần xem xét thận trọng về vấn đề này. 5. Về tổ chức công tác thanh toán Ta biết rằng tổ chức công tác thanh toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa đối tượng thanh toán và phương pháp của hoạt động thanh toán thông qua các chỉ tiêu, kế hoạch và việc thực hiện nó. Có thể hiểu một cách tổng quát là quá trình lên kế hoạch cho hoạt động thanh toán, đặt ra các chỉ tiêu và phương pháp thực hiện các chỉ tiêu đó. Do doanh nghiệp là doanh nghiệp nhỏ, số vốn và nhân lực đều ít, lại là doanh nghiệp nhà nước nên việc tổ chức công tác thanh toán hầu như không được quan tâm đúng mực. Thông thường doanh nghiệp chỉ vạch ra kế hoạch kinh doanh và phương pháp thực hiện được kế hoạch đó. Còn đối với hoạt động thanh toán thì chỉ nghĩ được thanh toán chậm càng nhiều càng tốt, thu được tiền khách hàng càng nhanh càng hay chứ không có kế hoạch gì cả. Do vậy trong thời gian tới, đặc biệt là khi đã tiến hành cổ phần hóa, theo em công ty nên xem xét và nghiêu cứu sâu hơn về tổ chức công tác thanh toán. Cụ thể quá trình có thể thực hiện những bước cơ bản sau: - Đầu tiên là công tác lập kế hoạch cho thanh toán: Dựa trên phương hướng, kế hoạch thực hiện kinh doanh năm tới, từ đó xác định với kế hoạch về tổng doanh thu, lợi nhuận, nhập khẩu, xuất khẩu thì trung bình sẽ phải có bao nhiêu hợp đồng (về vấn đề này thì phải dựa vào giá trị bình quân của các hợp đồng những năm trước) và thời gian nào là nhiều hợp đồng nhất. Khi đã xác định được số lượng hợp đồng có thể có, giá trị bình quân mỗi hợp đồng thì sẽ tiến hành mua ở nhà cung cấp như thế nào. Từ đó vạch kế hoạch bao nhiêu % là thanh toán trước, ngay và thanh toán chậm, thời hạn thanh toán chậm đó bình quân là bao nhiêu ngày, như vậy thì khối lượng mỗi phương thức thanh toán, loại thanh toán phát sinh sẽ chiếm tỉ trọng bao nhiêu. Tiếp đến là nguồn tài trợ cho hoạt động thanh toán từ đâu? liệt kê các nguồn có thể huy động được, xác định mỗi nguồn chiếm bao nhiêu % trong tổng giá trị, thời hạn mỗi nguồn , lãi suất có thể chấp nhận được là bao nhiêu? Sau khi đã có được các nguồn tài trợ, doanh nghiệp phải vạch kế hoạch cụ thể với các chỉ tiêu để phấn đấu thực hiện, kế hoạch cho cả năm, kế hoạch cho mỗi quý, mỗi kỳ. Việc xác định các chỉ tiêu này dựa vào kế hoạch kinh doanh mà công ty đã lập. Cuối cùng là phương pháp nào để thực hiện nó, phải xác định cách thức nào để hoạt động thanh toán đạt hiệu quả hơn trong thời gian tới, với phương thức và phương tiện thanh toán ra sao. Khi đã vạch ra kế hoạch cụ thể, sau khi thực hiện phải thường xuyên đánh giá, kiểm tra về quá trình thanh toán có hiệu quả không? Khả năng thanh toán có tốt không?,…. Bộ phận thực hiện các kế hoạch này nên giao cho phòng tài chính – kế toán, vì ở đây có các cán bộ tốt nghiệp từ các trường chuyên ngành về tài chính, kế toán nên sẽ am hiểu về hoạt động thanh toán, cùng với kế hoạch của các phòng kinh doanh, các bộ phận sẽ kết hợp với nhau đề ra kế hoạch không những chỉ cho hoạt động thanh toán mà còn những vấn đề khác trong công ty. Nếu công ty trở thành công ty cổ phần, hàng quý ban điều hành phải trình bày công khai về kết quả đạt được trong thời gian vừa qua, kế hoạch sắp tới. Tuy các cổ đông không quan tâm nhiều lắm đến hoạt động thanh toán, họ chỉ quan tâm đến lợi tức cổ phần là bao nhiêu. Nhưng ban quả lý cũng phải kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động thanh toán vì nó gắn liền với kết quả kinh doanh của công ty. Vấn đề cuối cùng của tổ chức công tác thanh toán mà công ty nên quan tâm đó là dự trữ. Chúng ta biết rằng đã là công ty thương mại, hoạt động theo nhu cầu của khách hàng thì dự trữ là rất ít, chỉ là hàng ở kho chờ chuyển đi cho khách hàng mà thôi. Hơn nữa lại do sổ sách chứng từ chưa đủ nên không thể hoàn tất được. Do đó việc hàng đã giao rồi nhưng vẫn ghi là dự trữ trên các số sách. Điều này ảnh hưởng đến các chỉ số về khả năng thanh toán. nên vấn đề về sổ sách công ty cần xem xét lại cho phù hợp với thực tế, giảm tỉ lệ dự trữ, nâng cao khả năng thanh toán nhanh, thanh toán nợ ngân hàng cho công ty. Tất nhiên là trong quá trình thực hiện thì việc tổ chức công tác thanh toán sẽ phát sinh nhiều vấn đề nhưng từng trường hợp, tình huống cụ thể công ty sẽ phải có biện pháp xử lý để làm lành mạnh hóa tình hình tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động thanh toán và hoạt động kinh doanh của công ty. 6. Đa dạng hóa các nguồn tài trợ cho hoạt động thanh toán Như ta đã biết nguồn tài trợ chính cho hoạt động kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp là vay ngân hàng. Do đó công ty xem vay ngân hàng là nguồn vốn chính để trang trải cho hoạt động thanh toán. Cho nên với nguồn tài trợ này doanh nghiệp đã thực hiện rất tốt, có hiệu quả nhưng cần đa dạng hoá các nguồn ngắn hạn bằng cách tăng các khoản vay với các thời gian khác nhau, lãi suất khác nhau, nhiều ngân hàng khác nhau để có thể tăng hơn nguồn tài trợ này. Tiếp đến là tín dụng thương mại, phần này đã được đề cập sâu ở phần trước nên đến đây sẽ không đi sâu nữa. Nguồn thứ ba là từ cán bộ công nhân viên. Đây cũng là nguồn tài trợ cho hoạt động ngắn hạn và dài hạn. Hiện nay công ty có vay của công nhân viên nhưng còn ít và không thường xuyên. Nguồn này có ưu điểm là rẻ hơn lãi suất vay ngân hàng, khối lượng huy động không phải là ít và có thời hạn lâu dài. Do đó, công ty nên phát huy nguồn tài trợ này. Hiện nay, hầu hiết các nhân viên của công ty đền có cuộc sống khá giả, có tài sản tích luỹ vậy nên công ty phải khuyến khích họ thay vì gửi tiền ở ngân hàng thì có thể cho công ty vay để kinh doanh, tất nhiên là lãi vay có thể trả cao hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng một chút nhưng nó vẫn thấp hơn đi vay ngân hàng. Khi đó sẽ thu hút được một số lượng vốn khá lớn, thời gian dài vì công nhân viên bao giờ cũng muốn có nhiều lãi và chỉ trong trường hợp quá đột xuất, cần thiết mới lấy về, nếu không thì gửi càng lâu càng tốt. Đó là tâm lý chung của tất cả mọi người. Vậy nên doanh nghiệp sẽ có được lượng vốn lâu dài mà lại rẻ để tài trợ cho hoạt động kinh doanh và hoạt động thanh toán. Chuẩn bị thực hiện cổ phần hoá doanh nghiệp, năm tới doanh nghiệp đã phát huy hết khả năng huy động nguồn vốn này bằng cách mỗi công nhân viên được quyền mua 5 triệu cổ phiếu. Tuy nhiên theo quy định của nhà nước là công ty phải bán ra ngoài ít nhất là 20% số cổ phiếu. Do vậy 80% còn lại nên huy động nhân viên công ty mua càng nhiều càng tốt không nên đưa ra giới hạn cao nhất. Số dư cuối cùng sẽ bán ra ngoài hoặc nhà nước sẽ mua. Như vậy tận dụng mọi nguồn vốn để tăng lượng vốn kinh doanh mà làm cho nhân viên tham gia tích cực hơn vào công ty vì trong đó có lợi ích của họ. Đó là việc làm cần thiết. Cuối cùng đó là tham gia vào thị trường tài chính. Trong những năm hoạt động vừa qua công ty chưa một lần tham gia vào hoạt động của thị trường tài chính. Mặc dù bị hạn chế về số vốn, uy tín và hiện nay thị trường tài chính Việt Nam chưa phát triển nhưng cũng có thể tham gia vào thị trường trái phiếu, ví dụ như phát hành trái phiếu cho công nhân viên trong công ty, trong tổng công ty hay trong lĩnh vực hoạt động của mình để tăng nguồn vốn là việc nên làm. Vì trong những giới hạn đó không đòi hỏi quá cao như nhà nước quy định, do vậy thời gian tới công ty nên tận dụng những hình thức đó bên cạnh việc sử dụng cổ phiếu (sau khi đã cổ phần hoá). Tuy là thị trường trái phiếu Việt Nam chưa phát triển mạnh nhưng đó là thị trường chính thức, còn thì trường phi chính thức (hay gọi là thì trường trao tay - OTC) thì hoạt động của trái phiếu khá sôi động. Rất nhiều doanh nghiệp nhà nước đã phát hành trái phiếu để huy động vốn từ nội bộ, từ bên ngoài để gia tăng vốn kinh doanh. Vậy nên trong thời gian tới công ty phải phát huy thế mạnh của trái phiếu, tham gia nhiều hơn vào thị trường tài chính để tạo cơ sở ban đầu cho việc gia nhập vào thị trường chứng khoán, thị trường tài chính trong tương lai. 7. Nâng cao trình độ và hiệu quả làm việc của nhân viên Nhân sự là vấn đề quan trọng đối với công ty vì nó liên quan đến con người. Hiện nay công ty có đội ngũ cán bộ đa dạng về tuổi tác lẫn trình độ. Nhưng chủ yếu là người trong độ tuổi 40 – 50. Do vậy trong thời gian tới vừa tiến hành cổ phần hoá vừa đưa vào hoạt động một số nhà máy xí nghiệp nên nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên, công ty cần tuyển chọn những người trẻ tuổi, có trình độ vào làm việc để làm cân băng sự chênh lệch về tuổi tác trong công ty. Hơn nữa bên cạnh những người lớn tuổi có kinh nghiệm cần có những người trẻ tuổi linh hoạt, xông xáo, dám nghĩ dám làm thì hoạt động kinh doanh của công ty mới đem lại hiệu quả tốt. Tiếp theo là vấn đề đào tạo cán bộ. Trong công ty không phải tất cả đều có trình độ đại học, tốt nghiệp đúng chuyên ngành, hơn nữa môi trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt, công ty phải chú ý đào tạo cán bộ bằng cách gửi đi học thêm, học tiếp đối với những cán bộ ở vị trí chủ chốt, đặc biệt là các phòng kinh doanh để nâng cao hơn khả năng phân tích tình hình và tìm kiếm khách hàng cho công ty. Vì khi đã tiến hành cổ phần hoá, nếu làm ăn có hiệu quả trong thời gian tới có thể đủ tiêu chuẩn để niêm yết cổ phiếu, lúc đó thì việc công ty tận dụng thị trường chứng khoán, thị trường tài chính để huy động vốn và phát triển kinh doanh là chuyện không khó. Vả lại trong những năm qua công ty luôn có lợi nhuận dương, lại tăng lên dần trong 3 năm thì sẽ rất có lợi cho công ty sau khi cổ phần hoá, do vậy việc đào tạo thêm chuyên môn cho cán bộ là việc cần làm và làm ngay thì mới kịp. Ngoài ra khi doanh nghiệp đưa vào hoạt động các nhà máy, xí nghiệp hàng xuất khẩu cũng phải có đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề, có kinh nghiệm thì mới có thể dành được hợp đồng trong điều kiện hiện nay. Vì thế nên đào tạo chuyên môn cho nhân viên, nâng cao khả năng quản lý, phân tích cho cán bộ là điều cần thiết. Nếu có đội ngũ nhân viên giỏi, vừa có kinh nghiệm, vừa có chuyên môn lại năng động sẽ làm cho hoạt động kinh doanh của công ty phát triển hơn. Do vậy đây cũng là vấn đề doanh nghiệp phải xem xét để có thể xây dựng đội ngũ cán bộ có thể xử lý tốt trong mọi tình huống và làm việc đạt hiệu quả cao. 8. Chính sách thu hút khách hàng Năm 2003 doanh thu của công ty giảm xuống là do công ty không thể có được lượng khách hàng như ơ năm 2002. Do vậy tìm kiếm và thu hút khách hàng là nhiệm vụ chính của các phòng kinh doanh. Ở công ty, do chính sách giao khoán, nên việc tìm kiếm hợp đồng kinh tế là nhiệm vụ của các phòng kinh doanh, còn phòng nghiên cứu và đầu tư thị trường chỉ thực hiện việc tìm kiếm thông tin về thị trường . Do vậy để thu hút nhiều khách hàng em xin có một số ý kiến sau: Đầu tiên là công tác Marketing, hiện nay chỉ ở các công ty lớn mới có phòng marketing còn ở các doanh nghiệp nhỏ thì vấn đề không được quan tâm. Nhưng cũng đâu cần cả một phòng lớn, trong các phòng kinh doanh hoặc phòng nghiên cứu và đầu tư thị trường thành lập một đội khoảng 3 – 5 người là đủ. Nhóm người này có nhiệm vụ tìm hiểu các khách hàng nào hoạt động trong lĩnh vực của công ty và các khách hàng có thể sử dụng được những sản phẩm mà công ty cung cấp. Để từ đó có cơ hội tiếp cận và giới thiệu về công ty. Ngoài ra phải vạch kế hoạch marketing cụ thể cho từng giai đoạn. Sau đó khi đã có được khách hàng nên có các chính sách về khách hàng để khuyến khích hơn nữa vào khả năng mua của khách hàng. Cụ thể có thể sư dụng chính sách giảm giá, chính sách thưởng với những khách hàng mua thường xuyên, khách hàng mua với giá trị lớn. Thực hiện chính sách chiết khấu với những khách hàng thanh toán ngay, có uy tín hoặc kèm theo quà khuyến mại (có thể là những hàng hoá mà công ty đang sản xuất để xuất khẩu). Như vậy sẽ khích lệ được khách hàng rất nhiều. Ngoài ra phải có tài liệu về tất cả khách hàng có thể có, cả những khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng mới buớc vào lĩnh vực có sử dụng sản phẩm của công ty, phát huy mọi mối quan hệ để phát hiện nhiều khách hàng hơn. Đây là vấn đề khó, do vậy khi thực hiện sẽ gặp khó khăn vì đối thủ cạnh tranh cũng không ngồi yên. Nên chỉ trông chờ vào sự nhạy bén và khả năng của cán bộ công ty mà thôi. 9. Thường xuyên phân tích, đánh giá hoạt động thanh toán Qua thực tập em nhận thấy rằng việc đánh giá tình hình thanh toán không được công ty chú trọng nhiều mà chỉ thực hiện tính toán một số chỉ tiêu trong thuyết minh báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ. Do vậy, để thực hiện tốt hơn hoạt động thanh toán, làm cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao công ty nên thường xuyên đánh giá hoạt động thanh toán để tìm ra những điểm chưa tốt, có giải pháp xử lý kịp thời và rút kinh nghiệm cho những kỳ sau. Ngoài những chỉ tiêu mà công ty đã tính toán, công ty nên đưa vào một số chỉ tiêu sau đây vào công tác đánh giá mỗi quý. Dựa vào số liệu trên Bảng Cân Đối Kế Toán, Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh và thống kê về tổng giá trị thanh toán ta tính các chỉ tiêu cho năm 2001, 2002, 2003. Sau đây là cách tính một số chỉ tiêu thêm của năm 2001: Năm 2001: Sau đây là thống kê một số chỉ tiêu phục vụ cho cách tính các chỉ số đưa vào, số liệu từ BCĐKT, BCKD của năm 2001. Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Bình quân hoặc cả năm 1. Nợ 48.835.289.546 32.117.978.343 40.476.633.944,5 2. Tài sản có 54.474.885.641 37.764.738.387 46.117.812.014 3. Lợi nhuận TT - - 175.557.545 4. Doanh thu BH - - 89.335.010.930 5. Doanh số bán chịu - - 56.218.192.662 6. Tồn kho 5.301.514.206 6.269.058.964 5.785.286.585 7. Phải thu KH 4.494.259.063 4.821.073.176 4.657.666.119,5 8. Doanh số mua hàng - - 84.219.533.435 9. Doanh số mua chịu - - 54.373.429.115 Chỉ số mắc nợ chung. Nợ dài, trung, ngắn hạn Chỉ số mắc nợ chung Tài sản có = = = 0.8776 = 87.76% 40.776.633.944,5 46.119.812.014 Trong đó các chỉ tiêu lấy trung bình cả năm bằng cách lấy số dư đầu năm + số dư cuối năm rồi chia cho 2. Chỉ số này thể hiện tỉ số nợ trong tổng tài sản và khả năng trang trải nợ của doanh nghiệp. Vòng quay dự trữ. Doanh số bán 89.335.010.930 Vòng quay dự trữ Tồn kho 5.785.286.585 = 15.44 (lần) = = Tồn kho ta tính bình quân cho cả năm, nó phản ánh vòng quay của tài sản dự trữ trong 1 năm. 365 (ngày) Từ đó tính được độ dài chu kỳ dự trữ = Số vòng quay 365 ngày = = 23.64 (ngày) 15.44 Chỉ tiêu này thể hiện độ dài thời gian bình quân hàng hoá tồn kho, từ đó cho thấy thời gian thanh toán nhanh hay chậm. Thời hạn thu hồi tiền bán chịu 56.218.192.662 = x 365 = 229,69 (ngày) 89.335.010.930 Doanh số bán chịu Thời hạn thu hồi X 365 ngày Doanh số bán hàng = Chỉ số này chỉ thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi tiền về công ty. Nó phụ thuộc vào chính sách bán chịu cho khách hàng của công ty. Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp = 54.373.429.115 = x 365 = 235,65 (ngày) 84.219.533.435 Doanh số mua chịu Thời hạn trả tiền X 365 (ngày) Doanh số mua hàng Tương tự như trên, chỉ tiêu này thể hiện thời hạn bình quân mà nhà cung cấp chấp nhận cho công ty thanh toán trả tiền chậm. Chu kỳ chờ tiền Tổng doanh thu bán chịu Số lần chờ tiền = Phải thu BQ năm 56.218.192.662 = = 12,07 (lần) 4.657.666.119,5 365 Từ đó tính được chu kỳ chờ tiền = = 30,24 (ngày) 12,07 Từ các chỉ tiều trên ta tính được chu kỳ kinh doanh của công ty: Chu kỳ kinh doanh = chu kỳ dự trữ + chu kỳ chờ thu tiền = 23,64 + 30,24 = 53,88 (ngày) Tương tự cách tính trên, ta có bảng tính sau cho cả 3 năm Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2001/2002 2003/2002 1. Chỉ số mắc nợ chung 87,76% 89,3% 91,87% 75% 188% 2. Chu kỳ dự trữ 23,64 20,23 14,91 - 14,42% - 26,3% 3. Chu kỳ thu tiền 30,24 74,8 278,62 147,35% 272,48% 4. Chu kỳ kinh doanh 53,88 95,03 293,53 76,37% 208,88% 5.Thời hạn thu tiền bán chịu 229,69 253,64 147,1 10,43% - 42,80% 6. Thời hạn trả tiền mua chịu 235,65 186,93 230,48 - 20,67% 23,30% Qua bảng thống kê trên cho thấy là nợ của doanh nghiệp ngày càng chiếm tỉ lệ cao, chu kỳ kinh doanh tăng lên đặc biệt là năm 2003 do chu kỳ chờ tiền quá dài. Chứng tỏ thời gian thu tiền quá lâu, điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và sự cân đối giưa phải thu – phải chi trong doanh nghiệp. Cuối cùng là thời hạn thanh toán trả chậm rất cao, nhưng không khác nhau nhiều giưa phải thu và phải trả nên sẽ hỗ trợ cho việc thanh toán của doanh nghiệp. Như vậy ngoài những chỉ tiêu doanh nghiệp đưa ra thì nên tính thêm các chỉ tiêu này để có thể phân tích, đánh giá một cách cụ thể hơn về hoạt động thanh toán và nên đánh giá thường xuyên sau mỗi kỳ kinh doanh. Như thế sẽ biết được thời gian qua thực hiện như thế nào để kỳ tới còn sửa chữa. 10. Kiến nghị với nhà nước 10.1. Về môi trường pháp lý Chúng ta biết rằng các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay rất bí mật về các báo cáo tài chính thực và tình hình tài chính của họ được xem là các thông tin mật , chỉ có ban quản lý và một số thành viên liên quan mới được biết còn với bên ngoài thì sẽ là các thông tin đã được thay đổi, chỉnh sửa. Nhà nước đã có quy định về việc công khai tình hình tài chính nhưng áp dụng cho những công ty cổ phần có cổ phiếu niêm yết trên thị trường chứng khoán, còn lại hầu hết không được công bố ra ngoài. Việc này sẽ tác động đến các thông tin về khách hàng, nhà cung cấp…. Giữa các đối tượng trong một giao dịch, sẽ không minh bạch và chính xác, nên dẫn đến nhiều rủi ro trong quá trình kinh doanh và thanh toán. Nó lại ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản lý. Do vậy việc công khai các báo cáo tài chính là việc cần thiết đối với doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nên nhà nước phải có biện pháp cụ thể để buộc các doanh nghiệp áp dụng, phải làm triệt để thì mới thể hiện được môi trường lành mạnh để phát triển kinh tế. Tuy nhiêu việc giữ bí mật trong kinh doanh là điều chắc chắn nhưng là bí mật về công nghệ khoa khọc, quy trình sản xuất sản phẩm hay kỹ năng quản lý chứ không phải là các báo cáo tài chính. Nên việc công khai thông tin đó sẽ làm lành mạnh hoá các hoạt động kinh doanh, tránh các hiện tượng lừa đảo nên cần được nhà nước có quy định và biện pháp xử lý triệt để và kịp thời. Ngoài ra hàng quý hay định kỳ thanh tra thì cơ quan thanh tra của nhà nước cũng thường xuyên đi đến các doanh nghiệp để kiểm tra, tuy nhiên hoạt động này còn sơ sài, chỉ là hình thức mà chưa đi sâu vào phân tích, nghiêu cứu cụ thể. Do vậy nhà nước cũng phải có quy định và biện pháp để hoạt động thanh tra được thực hiện công bằng, có hiệu quả và chính xác cao. 10.2. Về môi trường kinh doanh. Hiện nay nạn buôn lậu diễn ra rất nhiều, trên thị trường xuất hiện các mặt hàng từ Trung Quốc và nhiều nước khác nhập trái phép vào Việt Nam, do hàng nhập lậu nên không phải đánh thuế hải quan làm chi giá cả của chúng rất rẻ, rẻ hơn nhiều so với các công ty VN bán ra. Vậy thường xuyên kiểm tra các cơ sở buôn bán để ngăn chặn tình trạng nhập lậu tràn lan như hiện nay. Vấn đề thứ hai là tỉ giá hối đoái thường xuyên biến động làm cho hoạt động xuất nhập khẩu bị ảnh hưởng, khi tỉ giá biến động không thể dự đoán được xu thế của nó trong tương lai dẫn đến thiệt hại cho các doanh nghiệp. Do đó nhà nước phải kiểm soát tỉ giá hối đoái làm cho nó ổn định, nâng cao giá trị VNĐ trên thương trường quốc tế sẽ giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp Việt Nam. Thứ ba là hiện nay các dịch vụ khách về tài chính chỉ do ngân hàng cung cấp, tính chất độc quyền đó làm cho chi phí, giá cả tăng lên nhiều. Do thế nhà nước nên tích cực thành lập nhiều công ty cung cấp các dịch vụ đó để giảm bớt sự độc quyền của ngân hàng, để tạo ra sự cạnh tranh thì sẽ làm cho giá cả các dịch vụ giảm xuống, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tốt hơn và có hiệu quả hơn. Cuối cùng là nhà nước cần xây dựng thị trường tài chính phát triển, bao gồm cả thị trường vốn và thị trường tiền tệ. Phát triển thị trường tiền tệ sẽ giúp cho việc lưu thông các giấy tờ có giá ngắn hạn dễ dàng hơn, do đó tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt thuận tiện hơn, tiết kiệm chi phí và thời gian so với thanh toán bằng tiền mặt. Hiện nay thị trường chứng khoán, thị trường tài chính đang dần dần phát triển. Nhà nước cần tạo môi trường thuận lợi để các doanh nghiệp có thể tham gia vào nhiều loại thị trường, tìm được các nguồn vốn rẻ hơn cũng như kích thích hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Khi đã có được môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh thông thoáng sẽ tạo điều kiện cho các DN phát huy thế mạnh của mình, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. KẾT LUẬN Hoạt động thanh toán là vấn đề khó không những đối với người nghiên cứu mà còn với các doanh nghiệp. Nhất là trong điều kiện thị trường phát triển như hiện nay, ngoài những thuận lợi, tiện ích do sự phát triển đem lại thì cũng không ít các hành vi lừa đảo ngày càng tinh vi và phức tạp hơn. Trên đây là thực trạng hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty nhưng cũng chưa phải là tất cả. Hiện nay công ty đang có nhiều biện pháp để đảm bảo khả năng thanh toán và nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Vì với sự phát triển như hiện nay thì công ty phải có kế hoạch và phương pháp thực hiện mới có thể đứng vững được. Tuy nhiên những phân tích trên là ý kiến chủ quan của bản thân khi tìm hiểu thực tế hoạt động thanh toán tại công ty nên có thể có những vướng mắc so với khi thực hiện. Vậy nên chỉ là các biện pháp mang tích chất tham khảo cho công ty. để thực hiện bài viết này, Em xin chân thành cảm ơn các cô, chú và cán bộ công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu thực tế tại công ty, các thầy cô khoa Ngân Hàng – Tài Chính đã cho em cơ sở lý luận vững chắc và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Kim Quý đã tận tình chỉ bảo cho em để hoàn thành chuyên đề này. MỤC LỤC CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TRONG KINH DOANH 3 Tổng quan về công tác thanh toán trong kinh doanh 3 Khái niệm về thanh toán 3 Quá trình ra đời và phát triển 3 Đặc điểm của công tác thanh toán hiện nay 5 phân loại 6 Thanh toán trong nước 7 Khái niệm 7 Nội dung thanh toán 7 2.1. Thanh toán nội bộ 7 2.2. Thanh toán với nhà nước 8 2.3. Thanh toán với khách hàng trong nước 9 Phương thức thanh toán 11 Phương tiện thanh toán 11 Thanh toán quốc tế 14 Định nghĩa 14 Nội dung 14 Điều kiện thanh toán 14 Phương thức thanh toán 17 Phương tiện thanh toán 24 Đánh giá hoạt động thanh toán 26 Khái niệm, mục đích 26 Các chỉ số về khả năng thanh toán 26 chương II. Thực trạng hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty XNK Máy Hà Nội 28 Tổng quan về công ty 28 Lịch sử hình thành và phát triển 28 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức 29 Đặc điểm về tình hình tài chính và kinh doanh 32 3.1. Đặc điểm chung về sản phẩm 32 3.2. Đặc điểm về thị trương 32 3.2. Đặc điểm về tài chính và hoạt động kinh doanh 33 Thực trạng hoạt động thanh toán trong 38 Hoạt động thanh toán trong kinh doanh 38 Thanh toán nội bộ 42 2.1. Nội dung thanh toán 42 2.2. Phương thức và phương tiện thanh toán 44 Thanh toán với nhà nước 46 3.1. Nội dung thanh toán 46 3.2. Phương thức và phương tiện thanh toán 50 Hoạt động thanh toán với khách hàng trong nước 51 4.1. Nội dung thanh toán 51 4.2. Phương thức và phương tiện thanh toán 54 Thanh toán với khách hàng nước ngoài 57 Các nguồn tài trợ cho hoạt động thanh toán 60 Đánh giá hoạt động thanh toán trong kinh doanh 62 Đánh giá chung 62 Nguyên nhân 63 chương III. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty 65 Phương hướng hoạt động năm 2004 65 Định hướng, mục tiêu 65 Các chỉ tiêu 65 Các biện pháp thực hiện 66 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán 69 Tài liệu tham khảO Tài chính doanh nghiệp Chủ biên: TS. LƯU THỊ HƯƠNG khoa Ngân Hàng – Tài Chính xuất bản năm 2002 Hạch toán kế toán và xử lý thông tin trong các ngân hàng thương mại Chủ biên: PTS LÊ ĐỨC LỮ xuất bản năm 1996 Thanh toán quốc tế Chủ biên: PGS – TS TRẦN HOÀNG NGÂN xuất bản năm2003 Quản lý tài chính doanh nghiệp của JOSETTE PEYRARD nhà xuất bản thống kê năm 1994 Các báo cáo tài chính năm 2001, 2002, 2003 Phương hướng năm 2004 Bảng cân đối phát sinh các tài khoản của 3 năm Bảng cân đối phát sinh công nợ các năm Một số bài luận văn khoá trước. Những tài liệu khác