Đề tài Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức - Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3

viên. Phòng ban chuyên môn lƣu trữ tài liệu đào tạo,các bài kiểm tra đánh giá kết quả Phòng tổ chức cán bộ lƣu trữ sổ đào tạo.  Đào tạo bên ngoài: *Lập kế hoạch đào tạo năm và phê duyệt. *Lập kế hoạch đào tạo cho từng đợt và phê duyệt Phòng Tổ chức – hành chính căn cứ vào kế hoạch đào tạo năm và phiếu yêu cầu đào tạo của các bộ phận, chƣơng trình các lớp tổ chức ngoài công ty hoặc công văn để đề xuất kế hoạch đào tạo cụ thể bao gồm: Nội dung, thời gian, địa điểm, danh sách học viên, kinh phí, tổ chức đào tạo. Nội dung đề xuất này phải đƣợc ban giám đốc phê duyệt. Quyết định đào tạo đƣợc gửi đến các bộ phận và các cá nhân có liên quan. *Tiến hành đào tạo: Cá nhân nhận hồ sơ và sổ đào tạo tại phòng tổ chức và thực hiện đào tạo theo quyết định. *Báo cáo và lƣu trữ: Kết thúc khóa đào tạo, cá nhân báo cáo trƣởng bộ phận, nộp chứng chỉ (nếu có) và sổ đào tạo về phòng tổ chức hành chính.  Đào tạo mới Đào tạo mới là đào tạo bắt buộc với các nhân viên mới. Nhân viên mới khi nhận quyết định tuyển dụng / quyết định điều động phải nhận kèm sổ đào tạo tại phòng tổ chức – hành chính. Trƣởng bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm đào tạo mới để đảm bảo nhân viên mới có thể thực hiện đƣợc công việc đƣợc giao. Nội dung đào tạo có thể bao gồm: Nội quy, quy định, các SOP liên quan, các hƣớng dẫn công việc cụ thể, kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn cần thiết…. Kiểm tra, đánh giá bằng các hình thức bài kiểm tra, trắc nghiệm, kiểm tra thao tác, tay nghề trên các nội dung công việc cụ thể….theo 2 cấp độ đạt và không đạt. Nếu không đạt thì tiến hành đào tạo và đánh giá lại. Nếu 3 lần không đạt thì trƣởng bộ phận báo cáo lãnh đạo công ty và xin ý kiến chỉ đạo. Nếu đạt thì ký nhận vào sổ đào tạo và chuyển về phòng tổ chức hành chính để lƣu trữ. 2.3.2.6.Công tác sắp xếp, sử dụng, đánh giá nhân lực: Trong bất kỳ một công ty nào, việc sử dụng và sắp xếp lao động bao giờ cũng là một vấn đề hết sức khó khăn. Nguồn nhân lực là nguồn mang tính chiến lƣợc. Việc quản lý nguồn nhân lực có liên quan đến sự tồn tại và phát triển bền vững của công ty. Bởi vì Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P nguồn nhân lực là một trong những nhân tố chủ quan tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề này cần đƣợc chú trọng, quan tâm hết sức đặc biệt. Hiện nay, do các cán bộ trong văn phòng đều là cử nhân Dƣợc, nên bộ máy nhân viên văn phòng chƣa mang tính nghiệp vụ cao. Tất cả đều thực hiện một cách máy móc theo những SOP quy định chung. Việc sắp xếp chƣa phù hợp do công việc quá nhiều mà nhân viên văn phòng ít nên một ngƣời phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau do đó dẫn đến áp lực công việc. Về công tác đánh giá nhân viên thì đƣợc tiến hành khá tốt, công ty đƣa ra những tiêu chuẩn bằng phiếu cho những nhân viên đang trong quá trình làm việc để cho trực tiếp trƣởng phòng đánh giá. + Tuy nhiên việc đánh giá còn mất thời gian và trải qua nhiều giai đoạn đánh giá mới đƣa ra kết luận chung. Khi đƣa ra kết luận chung thì thành tích của nhân viên lại có hai cách xếp loại. Một là xếp loại theo mức yếu kém, trung bình, khá, xuất sắc. Hai là xếp loại theo mức A, B, C. Mà việc xếp loại A, B, C của công ty chỉ là để làm căn cứ để thƣởng cho nhân viên. Trong việc xếp loại nhân viên, công ty lại đánh đều mức trung bình, yếu, kém vào loại C điều này sẽ không tạo ra sự công bằng cho mỗi nhân viên, không tạo ra động lực thúc đẩy nhân viên cố gắng. + Nội dung phiếu đánh giá: Công ty đã đƣa ra các tiêu thức để đánh giá nhƣ đánh giá về mức độ tính cách, mức độ kết quả công việc. Nói chung nội dung của các phiếu mà công ty đƣa ra tƣơng đối phong phú, phản ánh đầy đủ các khía cạnh của nhân viên về tính cách, đạo đức và năng lực làm việc. Tuy nhiên những tiêu chuẩn đƣa ra để đánh giá đói hỏi những ngƣời đánh giá phải là những ngƣời có óc quan sát, có trình độ chuyên môn thì mới đánh giá một cách chính xác và công bằng cho mỗi nhân viên. + Việc thực hiện: Công ty áp dụng phƣơng thức đánh giá là trƣởng các bộ phận đánh giá nhân viên của mình. Vì các cấp lãnh đạo cho rằng để cấp trên đánh giá cấp dƣới thứ nhất là vì cấp trên trực tiếp biết rõ việc hoàn thành công việc của cấp dƣới, lý do thứ hai là cấp quản trị trực tiếp có trách nhiệm quản trị đơn vị mình cho nên cần phải trực tiếp đánh giá nhân viên mình, sau cùng là vì đào tạo và phát triển là một yếu tố quan trọng trong các chƣơng trình đánh giá và phát triển nhân viên cần phải kết hợp chặt chẽ. Thực hiện đánh giá và phát triển cần phải kết hợp chặt chẽ. Thực hiện đánh giá theo phƣơng thức này sẽ có một số nhƣợc điểm nhƣ thực hiện một cách chủ quan, trƣởng các bộ phận khi đánh giá có thể nhấn mạnh một vài khía cạnh mà bỏ qua các khía cạnh khác. Vì vậy khi đƣa ra kết quả có thể thiếu chính xác hoặc thiếu công bằng cho mỗi nhân viên. Và để khắc phục đƣợc nhƣợc điểm này công ty có thể đƣa phiếu đánh giá để cho nhân viên đánh giá lẫn nhau, bởi họ là những ngƣời thƣờng xuyên có sự tác động qua lại với nhau, sau đó trƣởng các bộ phận sẽ tham khảo những kết quả đánh giá đó để đƣa ra kết luận chung, điều này sẽ tạo ra đƣợc tính dân chủ trong công ty, mỗi nhân viên cũng cảm thấy hài lòng với kết quả đánh giá khi trƣởng các bộ phận đƣa ra và có sự công bằng cho mỗi nhân viên. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P + Về hiệu quả: việc đánh giá nhân viên thƣờng đƣợc tổ chức theo định kỳ vào cuối mỗi năm, đối với nhân viên đang tập sự thì việc đánh giá đƣợc tiến hành ngay trƣớc khi hết hạn tập sự. Thông qua việc đánh giá nhân viên sẽ giúp cho công ty nhiều trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực và điều chỉnh lại kế hoạch hoạt động kinh doanh của mình. Mẫu phiếu đánh giá nhân viên Tên nhân viên: Chức danh công việc: Bộ phận: Giai đoạn đánh giá: từ …đến… Các yếu tố đánh giá Kém 1đ Dƣới TB 2 đ Trung bình 3đ Giỏi 4đ Xuất sắc 5đ Khối lƣợng công việc Chất lƣợng công việc Tính đáng tin cậy Sáng kiến Tính thích nghi Sự phối hợp Tiềm năng tăng trƣởng và phát triển trong tƣơng lai  Có khả năng tiến bộ sau khi đƣợc đào tạo và có kinh nghiệm  Không thấy có những hạn chế  Có tiềm năng cải tiến đối với công tác khác nhƣ: …………………………………………………………………………. Nhận xét: ……………………………. …………………………….. …………………………….. Trƣởng phòng:……………. Ngày:………………….. Cấp quản trị duyệt:……….. Ngày:………………….. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P *Hƣớng dẫn đánh giá: + Mỗi lần xem xét một yếu tố. Không cho phép đánh giá một yếu tố ảnh hƣởng đến việc quyết các yếu tố khác. + Xem xét sự hoàn thành công tác trong suốt giai đoạn đánh giá. Trành tập trung vào các biến cố hiện tại hoặc các biến cố riêng lẻ. + Lƣu ý rằng điểm trung bình là điểm đạt yêu cầu. Điểm trên trung bình hoặc xuất sắc cho thấy rằng nó trội hơn hẳn nhân viên trung bình. + Điểm tính từ thấp 1 điểm đến cao (xuất sắc) 5 điểm. 2.3.2.7. Chính sách đãi ngộ Về cơ bản việc đãi ngộ nhân lực tại công ty đã thực hiện tốt, chặt chẽ theo quy chế của công ty. Đối với tất cả các nhân viên khi đã ký kết hợp đồng lao động thì đƣợc hƣởng mọi quyền lợi của công ty tùy thuộc vào vị trí làm việc và thời gian làm việc của ngƣời nhân viên. Những nhân viên làm việc trong công ty đều tham gia đóng bảo hiểm. Đối với nhân viên văn phòng hàng tuần đƣợc nghỉ chiều thứ 7 và ngày chủ nhật, ngoài ra còn đƣợc nghỉ các ngày lễ tết theo quy định nhà nƣớc. Nếu nhân viên làm theo giờ thì sẽ đƣợc tính theo thời gian làm việc đó để trả công. Nhân viên nữ nghỉ sinh con trong vòng 6 tháng và trong thời gian đó nhân viên đƣợc hƣởng lƣơng BHXH theo quy định của công ty. Trong trƣờng hợp kết hôn hoặc cha mẹ, vợ chồng, các con của nhân viên qua đời sẽ đƣợc nghỉ 7 ngày hƣởng nguyên lƣơng. Ngày sinh nhật, lễ tết đều nhận quà của Công ty. Công ty có chính sách khuyến khích các cán bộ công nhân viên trong công ty thúc đẩy khả năng làm việc của mỗi cá nhân, mỗi tập thể. Chính sách khuyến khích đƣợc áp dụng cho phòng ban căn cứ vào những chỉ tiêu sau: + Thành tích đạt đƣợc trong kinh doanh do nỗ lực bản thân của bộ phận đó. + Thái độ, ý thức trong công việc và chấp hành các quy định của công ty bao gồm cả chính sách về giá cả. + Tiết kiệm chi phí (hiệu quả trong công việc) + Các chỉ tiêu khác (quản lý tài sản, chất lƣợng dịch vụ) Công ty Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 thực hiện chế độ trả lƣơng theo thời gian từng tháng. Tiền lƣơng từng tháng của nhân viên đƣợc trả vào ngày 20 và cuối mỗi tháng. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P STT HỌ VÀ TÊN CHỨC DANH LƢƠNG CƠ BẢN 1 Nguyễn Thị Tần Trƣởng phòng 5.000.000 2 Bùi Đức Tân Phó phòng 3.500.000 3 Phan Thị Thiết Nhân viên văn thƣ 2.400.000 4 Nguyễn Minh Hồng Cán bộ chính sách lƣơng 2.400.000 5 Nguyễn Minh Tuyết Nhân viên nhân sự 2.400.000 6 Trịnh Thị Nhung Nhân viên nhân sự 2.400.000 7 Đoàn Minh Thu Nhân viên y tế 2.400.000 8 Lê Nhƣ Thùy Nhân viên vệ sinh 1.500.000 9 Lê Hải Yến Nhân viên vệ sinh 1.500.000 10 Lê Mạnh Huy Lái xe 2.100.000 11 Lê Văn Khƣơng Lái xe 2.100.000 12 Trần Duy Mạnh Lái xe 2.100.000 13 Bùi Quốc Hùng Bảo vệ, tự vệ 1.700.000 14 Đinh Xuân Hƣởng Bảo vệ, tự vệ 1.700.000 15 Lê Thanh Tùng Bảo vệ, tự vệ 1.700.000 16 Trần Chí Công Bảo vệ, tự vệ 1.700.000 17 Phạm Mạnh Hiển Bảo vệ, tự vệ 1.700.000 18 Bùi Văn Hiển Bảo vệ, tự vệ 1.700.000 19 Nguyễn Thành Long Bảo vệ, tự vệ 1.700.000 20 Trần Mạnh Đức Bảo vệ, tự vệ 1.700.000 Bảng lƣơng cán bộ nhân viên tính đến hết tháng 3/2010 Qua bảng lƣơng ta thấy cán bộ nhân viên thuộc bộ phận công tác văn phòng có mức lƣơng từ 2 triệu trở lên. Số nhân viên còn lại có mức lƣơng trên mức lƣơng thối thiểu mà nhà nƣớc quy định. Theo em thấy mức lƣơng này khá hợp lý với nhiệm vụ của các nhân viên. Kết luận: Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao văn phòng Tổ chức – Hành chính luôn duy trì các mối quan hệ trong nội bộ cơ quan và cả các tổ chức bên ngoài. Văn phòng Tổ chức – Hành chính có mối quan hệ với các phòng chức năng nghiệp vụ, các tổ chức đoàn thể khác để nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh, tính chất công tác của từng bộ phận và từ đó giải quyết tốt phần công việc của mình nhƣ sau: + Có mối quan hệ thƣờng xuyên với các phòng ban xí nghiệp hàng tuần để nắm bắt đƣợc tình hình sản xuất kinh doanh và mọi hoạt động của công ty, đơn vị báo cáo nhanh với lãnh đạo giải quyết, xử lý kịp thời. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P + Quan hệ với phòng Vật tƣ để nghiên cứu thay dổi mua sắm thiết bị phƣơng tiện ô tô đáp ứng phục vụ công tác tốt, cùng xem xét, giải quyết sửa chữa lớn… + Quan hệ với các cơ quan đoàn thể nhƣ Đảng ủy Công ty, công đoàn, đoàn thanh niên của Công ty để nắm đƣợc kế hoạch sắp xếp bố trí nơi làm việc, mua sắm phƣơng tiện bàn ghế phục vụ cho công việc. Nhƣ vậy thực hiện tốt công tác tham mƣu cho lãnh đạo công ty, hoàn thành nhiệm vụ và giải quyết tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Bên cạnh đó còn tồn tại một số bất cập đó là: Hoạt động văn phòng Tổ chức – Hành chính đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình, là bộ phận tham mƣu giúp lãnh đạo giải quyết tốt các công việc điều hành trong cơ quan cũng nhƣ công tác đối nội và đối ngoại góp phần phát triển công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo cơ quan giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dƣới sự điều hành lãnh đạo trƣởng phòng, phó phòng. Tuy nhiên với nhịp độ phát triển kinh tế và sự cạnh tranh gay gắt nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay thì văn phòng của công ty còn một số mặt cần khắc phục. + Cơ cấu quản lý: Cơ cấu quản lý chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu và khối lƣợng công việc giải quyết, nguyên nhân chủ yếu là văn phòng nhận quá nhiều công việc mà số lƣợng nhân viên trong văn phòng quá ít, diện tích văn phòng nhỏ. Đôi khi có sự chồng chéo khi thực hiện chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng và văn phòng. Do bị động không lƣờng hết công việc đột xuất. Đôi khi chƣơng trình làm việc thiếu tính khoa học, do vậy mà khi thực hiện công việc theo kế hoạch lập sẵn đã không có tính khả thi, lãnh đạo không giải quyết hết công việc. + Nhân sự : Lực lƣợng cán bộ công nhân viên trong công ty còn thiếu, những cán bộ năng động trong chuyên môn và quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với cơ chế mới. Nhân viên văn phòng : số lƣợng nhân viên văn phòng còn quá ít so với khối lƣợng công việc, thƣờng một nhân viên phải kiêm nhiệm các công việc khác không thuộc chức năng và nghiệp vụ chuyên môn của họ. Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn còn hạn chế, các thao tác nghiệp vụ chƣa linh hoạt, trong khi công việc ngày càng đòi hỏi sự sáng tạo và năng động. + Thiết bị và môi trƣờng làm việc: Một số thiết bị lạc hậu, không đảm bảo chất lƣợng bảo quản. Chƣa có phòng tiếp khách riêng biệt nên bất tiện khi tiếp khách tại văn phòng, ảnh hƣởng Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P không khí làm việc của các nhân viên và tâm lý không thoải mái của khách khi đến công ty. + Các nghiệp vụ văn phòng :  Thực hiện đúng quy định, quy chế, nội quy dẫn đến việc thực hiện cứng nhắc, không linh hoạt.  Trang thiết bị hiện đại, phục vụ cho công tác thông tin chƣa đƣợc đầy đủ nên khai thác, xử lý thông tin hạn chế.  Nguồn thông tin chƣa đảm bảo chính xác và trung thực.  Đôi khi chạy theo thành tích, còn tình trạng làm báo cáo không đúng làm lãnh đạo không nắm đƣợc tình hình thực tế. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM TRUNG ƢƠNG 3 Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3, em thấy Công ty có lợi thế về vị trí địa lý, cảnh quan Công ty, cơ sở vật chất đồng bộ, công nghệ sản xuất thuốc hiện đại, có thể đáp ứng nhu cầu thị trƣờng trong thời gian sắp tới. Ngoài ra Công ty đã và đang thu hút thêm nhiều dƣợc sĩ đại học và các cử nhân kinh tế. Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi đó còn có những khuyết điểm mắc phải trong quá trình thực hiện công việc. Điều này đƣợc đặc biệt nhắc đến ở công tác nhân sự văn phòng, hơn ai hết ban lãnh đạo công ty và cán bộ quản lý đều hiểu rằng không một máy móc nào có thể thay thế đƣợc con ngƣời nhất là trong công việc văn phòng. Hiện đại hóa công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cùng với việc nâng cao hiệu quả quản lý trong công tác văn phòng nói riêng, cải tiến và nâng cấp cơ sở vật chất trong hoạt động văn phòng chính là mục tiêu mà các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc luôn đặt ra trong mọi thời kỳ phát triển. Đây cũng là điều mà Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 hƣớng tới. Điểm yếu nhất của văn phòng nƣớc ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính thụ động, bị động rất cao.Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn át, chức năng thụ động chờ xử lý thông tin. Do vậy yêu cầu xây dựng để đổi mới văn phòng theo hƣớng hiện đại là rất cấp bách. Muốn làm đƣợc điều đó thì cần phải nâng cao chất lƣợng nhân sự hơn nữa. Bộ máy nhân sự văn phòng còn tồn tại không ít hạn chế. Qua tìm hiểu và nghiên cứu thực tế em xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm phát triển nhân sự văn phòng. 3.1. Hoàn thiện công tác hoạch định nhân sự trong văn phòng: Trên bƣớc đƣờng chuyển sang kinh doanh theo cơ chế mới, việc hoạch định nhân lực của doanh nghiệp theo những chuẩn mực mới, tiêu thức mới là điều tất yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Bởi vì nguồn nhân lực của doanh nghiệp không thể đƣợc giữ nguyên từ lúc bắt đầu hoạt động cho tới khi kết thúc hoạt động sản xuất kinh doanh. Nguồn nhân lực phải luôn có sự thay đổi sao cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt là các nhân viên văn phòng – một nguồn nhân lực hỗ trợ đắc lực cho các lãnh đạo giúp cho việc vận hành các quy chế, hoạt động kinh doanh trong công ty đƣợc thông suốt. Đối với Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 để thực hiện công tác này em xin đƣa ra một số tiêu chuẩn sau: + Trong mỗi giai đoạn phát triển thƣờng là sau một năm kinh doanh, Công ty phải xem xét đánh giá số lƣợng chất lƣợng lao động hiện tại trong các bộ phận, phòng ban, của công ty ðã thích hợp chƣa. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Nếu chƣa thích hợp thì cần xác định nhu cầu sử dụng lao động tăng hay giảm và xây dựng các biện pháp khắc phục tình trạng thừa hoặc thiếu lao động + Việc hoạch định nhân sự cần phải xem xét cẩn thận, chính xác tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân viên ở các bộ phận, phòng ban. Tất cả các tiêu chuẩn phải gắn liền với chiến lƣợc, mục tiêu kinh doanh của công ty theo từng thời kỳ, vì mục đích kinh doanh của Công ty là cơ sở để hoạch định nguồn nhân lực của Công ty. Hiện nay đội ngũ nhân viên phòng Tổ chức – Hành chính hầu nhƣ ở lứa tuổi trung niên do đó cần phải phân tích nguồn lao động hiện có trong phòng. Theo em để phân tích đƣợc chính xác thì đầu tiên ta cần phải xem xét các vấn đề sau: 3.1.1. Phân tích sức cung nội bộ: A, Sau đây em xin lập bảng kê kỹ năng của các nhân viên làm nghiệp vụ văn phòng trong phòng Tổ chức – Hành chính nhƣ sau: Bảng kê kỹ năng nhân viên phòng Tổ chức – Hành chính STT HỌ TÊN CHƢƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO CÁC CHỨNG CHỈ KINH NGHIỆM LÀM VIỆC KHẢ NĂNG LÀM VIỆC TUỔI ĐỜI (TUỔI) 1 Nguyễn Thị Tần Thạc sĩ Tin học, ngoại ngữ C +1985-1982: công tác tại Ban thanh tra Sở Tài Chính HP +1983-2005: công tác phòng Kế toán Xí nghiệp Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 +2005-2006: phó phòng phụ trách phòng Tổ chức – Hành chính +2006 đến nay: trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính +Có khả năng làm việc theo nhóm. +Khả năng làm việc cá nhân tốt. +Nhanh nhạy trong giải quyết các tình huống. +Có khả năng làm các công việc trong phòng Tổ chức – Hành chính +Quản lý nhân viên chƣa chặt chẽ 45 2 Bùi Đức Tân Đại học Tin học, ngoại ngữ C +1974 -2006: công tác phòng Kinh doanh xí nghiệp Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. +2006 đến nay: phó phòng phụ trách phòng Tổ chức – Hành chính + Khả năng làm việc cá nhân cao +Thực hiên tốt các nhiệm vụ đƣợc giao + Có ý chí cầu tiến 56 Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 3 Nguyễn Minh Hồng Đại học Tin học, ngoại ngữ ĐH +1992-2010: Công tác tại phòng Tổ chức – Hành chính +Chịu khó học hỏi +Nắm bắt tốt công việc đƣợc giao + Khả năng làm việc tập thể chƣa tốt 40 4 Phan Thị Thiết Đại học Tin học, ngoại ngữ ĐH +1988 – 2001: Công tác trong quân đội +2001-2010: nhân viên văn thƣ phòng Tổ chức – Hành chính + Chịu khó trong công việc + Khả năng tƣ duy cao + Hoàn thành tốt công việc đƣợc giao 42 5 Nguyễn Minh Tuyết Đại học Tin học, ngoại ngữ C + 1988-2010: nhân viên nhân sự phòng TCHC tại Cty CP DP TƢ 3 + Có khả năng hoàn thành công việc độc lập + Nắm bắt tốt các thông tin 43 6 Trịnh Thị Nhung Đại học Tin học, ngoại ngữ ĐH +1995-2006: Công tác tại phòng Kế toán +2006-2010: Công tác phòng Tổ chức – Hành chính + Khả năng tính toán nhanh + Nắm bắt các nghiệp vụ tốt 38 7 Đoàn Minh Thu Cao đẳng Tin học, ngoại ngữ C +1997-2010: Công tác phòng Tổ chức Hành chính + Có ý chí tiến thủ + hoàn thành tốt công việc đƣợc giao + Có kinh nghiệm +Làm việc độc lập 35 Từ bảng kỹ năng trên chúng ta có thể biết đƣợc năng lực cũng nhƣ tuổi đời để có thể phân tích xen nguồn nhân lực trong phòng thông qua đó ta sẽ biết đƣợc: + Hiện tại có bao nhiêu ngƣời làm nghiệp vụ văn phòng + Khả năng làm việc của mỗi ngƣời đối với công việc đƣợc giao + Xem ai đến tuổi về hƣu không + Ai có khả năng thay thế cho các khác vị trí khác B, Biểu đồ thay thế: Sau đây em đƣa ra một ví dụ về biểu đồ thay thế nếu nhƣ Trƣởng phòng phòng Tổ chức – Hành chính về hƣu hoặc xin nghỉ việc. Theo em thì Phòng Tổ chức – Hành Chính nên thiết kế biểu đồ nhƣ thế này để có thể hoạch định nhân sự, đặc biệt là những chỗ trống nếu phòng định tuyển dụng nguồn nội bộ. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Đây là một biểu đồ ví dụ thay thế chức phó phòng Tổ chức nhân sự nếu nhƣ phòng dự định tuyển nguồn nhân sự nội bộ. Đầu tiên là ƣu tiên những nhân viên trong phòng, tiếp theo là những phòng tiếp theo theo thứ tự nhƣ trên biểu đồ, Nếu phòng định tuyển nhân sự bên ngoài thì cần phải nêu ra những yêu cầu cụ thể đặc biệt nên chú ý nghiệp vụ để quá trình đào tạo không nất thời gian. Ví dụ nhƣ phòng cần tuyển thêm nhân viên văn thƣ lƣu trữ thì đặt ra các yêu cầu nhƣ có trình độ vi tính, có khả năng ngoại ngữ, ƣu tiên những ngƣời có ngành học nhƣ quản trị văn phòng và có kinh nghiệm. Bên cạnh đó phải chú ý xem khả năng cạnh tranh thu hút nhân sự của doanh nghiệp với các doanh nghiệp các qua mức lƣơng 3.1.3. Phân tích sức cung bên ngoài: Đây là nguồn cung cấp một đội ngũ nhân lực có chất lƣợng cao cho Công ty và là nguồn nhân lực phong phú về chất lƣợng và số lƣợng, Công ty cũng dễ dàng thu hút nhân sự từ nguồn này nhất. Trong thời gian qua trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính đã nhận thức ƣu điểm từ việc tuyển dụng nhân sự từ nguồn bên ngoài và đã cố gắng trong việc Phó phòng Tổ Chức – Hành Chính Bộ Phận Tổ Chức Hành Chính Nguyễn Minh Tuyết 43T ( Công tác 22 năm) Phan Thị Thiết 42T ( Công tác 9 Năm) Trịnh Thị Nhung 38T ( công tác 15 năm) Bộ Phận Kinh Doanh Nguyễn Minh Huyền 40T ( công tác 9 năm) Bùi Quốc Hùng 45T( Công tác 10 năm) Bộ Phận Kế Toán Phan Thị Thu 38 T(Công tác 15 năm) Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P tuyển chọn lao động từ nguồn này. Song trên thực tế,khi tuyển dụng từ nguồn bên ngoài chủ yếu là dựa vào sự giới thiệu của ngƣời quen, nhân viên trong công ty, trung tâm giới thiệu việc làm, các cơ quan đơn vị cung ứng lao động và một số ít ứng viên nộp đơn xin việc. Vì thế dẫn đến sự hạn chế nhất định về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng các ứng viên tham gia dự tuyển. Vì vậy muốn có đƣợc nhân viên tốt từ nguồn tuyển này thì ngoài những nguồn tuyển sẵn có thì văn phòng nên đa dạng hóa các nguồn tuyển. Với nhiệm vụ công việc đƣợc giao của phòng cùng với việc ngày càng phát triển của công ty đòi hỏi nguồn nhân sự văn phòng với số lƣợng và chất lƣợng cao thì việc đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng bên ngoài là cần thiết. Nó cũng tạo điều kiện cho việc tăng số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng các hồ sơ dự tuyển, tạo cơ hội cho những ngƣời có năng lực thực sự, có nhiệt huyết với công ty đƣợc tuyển dụng. Khi thực hiện việc đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng, văn phòng nên chú ý đến một số nguồn sau: - Từ người thân, người quen của các cán bộ công nhân viên trong công ty: Văn phòng có thể vẫn lựa chọn nguồn tuyển dụng chủ yếu là con em của cán bộ công nhân viên trong công ty, nhƣng văn phòng nên phát huy tối đa những ƣu điểm của nguồn này bằng cách văn phòng nên đề nghị Công ty khuyến khích con em trong công ty theo học các trƣờng của ngành thì sẽ đƣợc hƣởng những lợi ích về vật chất lẫn tinh thần. Sau đó Công ty có thể thỏa thuận với các ứng viên trong tuwong lai của mình bằng bản hợp đồng ghi rõ công ty sẽ chấp nhận chi trả chi phí đào tạo trong thời gian ứng viên đi học nhƣng với điều kiện ứng viên phải đạt đến một trình độ nào đó, và sau khi kết thúc khóa học phải làm việc cho công ty theo đúng những yêu cầu mà công ty đƣa ra. Tuy nhiên theo cách làm này thì công ty phải bỏ ra một khoản tiền khá lớn và phải mất thời gian dài mới nhận đƣợc kết quả đầu tƣ, đây là hình thức mới và đã đƣợc một số công ty áp dụng để giành chiến thắng trong cạnh tranh nguồn nhân sự của mình. - Tuyển nhân viên từ các cơ sở đào tạo: Các trƣờng đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp ngày càng trở thành nơi cung cấp nhân lực quan trọng với hầu hết các công ty. Tuy nhiên trong thời gian qua văn phòng chƣa quan tâm và chú trọng tới nguồn này. Đây là nguồn tuyển dụng lớn và đang có xu hƣớng phát triển. Các sinh viên đƣợc đào tạo khá bài bản, khoa học và hệ thống. Mặc dù học chƣa có kinh nghiệm nhƣng họ lại có sức trẻ, sự nhiệt tình, năng động, sáng tạo, tinh thần ham học hỏi và cầu tiến, khả năng thích ứng với môi trƣờng. Trong trƣờng hợp văn phòng có chiến lƣợc lâu dài về nhân sự, để có thể thu hút những ngƣời có năng lực, có trình độ ngay khi ngồi trên ghế nhà trƣờng thì vƣn phòng Tổ chức – Hành chính nên tham mƣu cho công ty thiết lập mối quan hệ mật thiết với các cơ sở đào tạo. Công ty có thể cử các chuyên viên tới các trƣờng đƣa ra các yêu cầu cụ thể cho các sinh viên có khả năng đến công ty thực tập. Khi Công ty có nhu cầu thì cơ sở đào tạo sẽ chọn lọc và giới thiệu những ứng Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P viên có chất lƣợng cao nhất để công ty chọn lựa sau đó công ty tạo điều kiện cho họ đi quan sat, học hỏi thực tế và làm việc ngoài giờ tại công ty. Công ty có thể ra các điều kiện khuyến khích sinh viên học tập, trao học bổng cho sinh viên có thành tích cao trong học tập.Công việc này sẽ mang lại lợi ích cho cả sinh viên và cả với công ty. Các sinh viên có điều kiện tiếp xúc, cọ sát với thực tế ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trƣờng. Mặt khác để chứng tỏ khả năng của mình họ sẽ nỗ lực cố gắng hết sức hoàn thành nhiệm vụ. Do vậy khi ra trýờng ðýợc tuyển vào công ty họ nhanh chóng hòa nhập với công việc và hết lòng làm để đáp ứng lại sự tin tƣởng của công ty. Đồng thời công ty có nguồn nhân lực bổ sung cần thiết mà không mất nhiều chi phí cho thời gian tuyển dụng. - Các sinh viên thực tập: Đây là phƣơng pháp tuyển dụng hiệu quả mà nhiều công ty đã làm. Trong thời gian tới công ty nên đến các trƣờng đại học , cao đẳng nhận các sinh viên năm cuối có nguyện vọng và kết quả khá trở lên vào thực tập. Văn phòng sẽ cho họ làm quen với các công việc có nghiệp vụ đơn giản nhƣ đóng dấu, sắp xếp chứng từ…Đây là bƣớc đào tạo và thử việc trong quá trình tuyển chọn nhân sự. Trong quá trình thực tập của sinh viên, văn phòng tiến hành xem xét, lựa chọn những ngƣời có khả năng để tiếp tục bồi dƣỡng, đào tạo và tuyển vào làm việc tại công ty. Nhƣ vậy văn phòng sẽ chọn đƣợc những nhân viên ƣu tú, có năng lực. Đây là cách tuyển dụng không mất chi phí và thời gian mà vẫn khiến nhân viên tận tâm tận lực với công việc. Tóm lại để có thêm nguồn nhân lực văn phòng phải đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng, không bỏ qua bất cứ cơ hội nào để đƣợc nguồn nhân viên có năng lực cho văn phòng 3.2. Nâng cao chất lƣợng công tác tuyển dụng nhân lực: Một chính sách tuyển dụng nhân viên đúng đắn, đƣợc chuẩn bị chu đáo, tiến hành nghiêm túc có tiêu chuẩn xác đáng theo một quy trình khoa học sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp chọn đƣợc những ngƣời có kiến thức, tài giỏi và chắc chắn sẽ góp phần mang lại những thành công cho công ty. Ngƣợc lại nếu tiến hành tùy tiện thiếu nghiêm túc, không có tiêu chuẩn, chẳng những không mang lại lợi ích gì mà đôi khi còn gây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ. điều này không những không mang lại thành công cho Công ty mà còn gây ra lãng phí. Hiện nay công tác tuyển dụng của phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 tƣơng đối phù hợp với xu thế thời đại, những không có gì là hoàn hảo do đó theo em nên tiếp tục cải tiến nâng cao công tác tuyển dụng. Cần phải dựa theo một số tiêu chuẩn: + Cân đối nhu cầu lao động với nhiệm vụ của văn phòng, xem số nhân viên giữ ở mức ổn định nhƣ hiện nay đã hợp lý chƣa. + Mở rộng phạm vi nguồn tuyển dụng song song với việc áp dụng linh hoạt các phƣơng thức tuyển dụng khác. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P + Tiêu chuẩn hóa, công khai các tiêu chuẩn tuyển dụng. + Chú ý tới trình độ nhân viên đƣợc tuyển dụng có phù hợp với công việc mà văn phòng sắp xếp không. Các cán bộ công nhân viên phải có nghiệp vụ cơ bản, có khả năng giao tiếp tốt, biết hòa nhập với mọi ngƣời, biết đoàn kết để tiến tới một tổ chức, đơn vị vững mạnh. Công tác tuyển dụng có ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng lao động do đó để có đƣợc một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực thì tuyển dụng lao động ở văn phòng cần đƣợc quan tâm :  Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Công ty về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc.  Phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhƣ: có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt. 3.3. Nâng cao chất lƣợng đào tạo, bồi dƣỡng nhân sự: 3.3.1. Đối với cán bộ quản trị văn phòng: Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhƣng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng. Không nhƣ nhân viên bộ phận khác “việc ai ngƣời ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần nhƣ phải thâu tóm, nắm bắt đƣợc hết những chuyện xảy ra trong công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là ngƣời đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Ngoài ra, họ cần có những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả: Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn nhƣ thời xƣa, các tài liệu giấy tờ cứ xếp đống nhƣ núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ đây, sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phòng rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình những kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các chƣơng trình phần mềm; mạng; các thiết bị văn phòng nhƣ điện thoại nội bộ, máy photo, fax... Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy ngƣời quản trị văn phòng không phải là một giám đốc nhân sự nhƣng họ là ngƣời thƣờng xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc. Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm ngƣời giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng nhƣ năng lực của nhân Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ để có thể biết đƣợc đội làm dự án đang làm gì, làm nhƣ thế nào, kết quả ra sao… Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhà quản trị văn phòng là ngƣời sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi ngƣời. Và trong cuộc họp, nhà quản trị văn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa. Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chức các hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán bộ công đoàn. 3.3.2. Đối với nhân viên văn phòng: Đối với nhân viên cấp dƣới thì cần có kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ. Biết thành thạo tin học và ngoại ngữ để có thể bắt nhịp đƣợc với tiến độ công nghệ, có thể nắm bắt đƣợc công nghệ mới giúp cho công việc đƣợc giải quyết nhanh chóng. Ví dụ hiện nay đã có phần mềm dành cho “ cơ chế một cửa” , đây là một phần mềm hiện đại, khoa học giúp cho việc giải quyết công việc thông suốt hơn thì lãnh đạo và nhân viên nên nghiên cứu và học hỏi, muốn vậy thì toàn bộ nhân viên văn phòng Tổ chức – Hành chính phải có trình độ về tin học và ngoại ngữ Công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ dựa trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, độ tuổi, đồng thời xem xét xem thời gian công tác ở đơn vị từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp. Hiện nay ở các bộ phận văn phòng đều đƣợc trang bị đầy đủ điện thoại, máy in, máy fax, vi tính.. do đó đòi hỏi nhân viên trong văn phòng phải sử dung thành thạo, ngoài ra cập nhập thông tin mới giúp cho nhân viên năng động và sáng tạo hơn chính vì thế nên khuyến khích nhân viên học ngoại ngữ và tin học để có thể giải quyết những sự cố trên máy cũng nhƣ tự tin hơn. Ngoài ra trƣởng phòng, phó phòng thƣờng xuyên kiểm tra, giúp đỡ nhân viên. Tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao các chuyên môn nghiệp vụ bằng cách mở các lớp chuyên đề ngắn hạn tại công ty, gửi đi học các trƣờng đại học, cao đẳng chuyên ngành. Nên kết hợp hình thức vừa học vừa làm, vừa luân chuyển công việc để nhân viên hiểu đƣợc các công việc liên quan đến nghiệp vụ của họ. Nên tổ chức các buổi giao lƣu chuyên môn cho các nhân viên, đƣa ra các tình huống trong công việc để cùng tháo gỡ. Ví dụ nhƣ nhân viên văn thƣ mặc dù hoàn thành các công việc đƣợc giao nhƣng theo lối làm việc cũ tức là hầu nhƣ là ghi chép sổ sách ít khi làm trên vi tính nên khiến công việc hoàn thành chậm không nhanh chóng do chƣa nắm bắt kịp các phần mềm văn phòng. Vì thế nên em mạnh dạn đề xuất nên gửi nhân viên văn thƣ theo học một lớp dạy các kỹ năng văn phòng ở các trung tâm hoặc là ở công ty. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 3.4. Sắp xếp sử dụng nhân lực năng động hợp lý Một số cán bộ công nhân viên của văn phòng vẫn còn bị ảnh hƣởng bởi lối làm việc cũ. Họ làm việc và thực hiện các chỉ thị một cách thụ động. Khi chuyển sang cơ chế đổi mới họ sẽ không tránh khỏi những lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi công việc ngày càng đòi hỏi sự sáng tạo, năng động. Hầu nhƣ văn phòng của các cơ quan hiện nay đều áp dụng các phần mềm, do đó em nhận thấy văn phòng nên thiết kế một thƣ mục các văn bản soạn thạo theo kiểu thay thế trên , ví dụ soạn thảo một biên bản hợp đồng chế biến sẵn nhƣ “hợp đồng lao động” mỗi khi cần soạn thảo hợp đồng ta chỉ cần thay tên của công ty nhƣ thế giúp cho công việc nhanh chóng hơn. Cần sắp xếp vị trí phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng ngƣời. Thƣờng xuyên tạo điều kiện cho những nhân viên có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những ngƣời không có đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc đƣợc giao.Tạo môi trƣờng làm việc thuận tiện cho nhân viên. Chăm lo, động viên đời sống tinh thần cũng nhƣ vật chất của họ. Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải:  Đánh giá các mặt nhƣ trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, năng lực, tuổi đời…  Đánh giá và phân tích mức độ phức tạp, số lƣợng công việc của từng công việc giao cho nhân viên.  Xem xét thực tế công việc của bộ phận, cá nhân đó đảm trách đã phù hợp chƣa, nếu chƣa cần điều chỉnh, bố trí lại hoặc tổ chức cho họ học tập để đảm bảo tiến độ công việc. Từ đó tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình, tạo tâm lý thoải mái cho họ. Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cƣờng cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại. Bố trí nhân sự linh hoạt, bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, giao việc rõ ràng cho từng nhân viên. Tránh trƣờng hợp ngƣời làm quá nhiều việc ngƣời lại chơi. Bố trí nhân sự phải dựa theo nhiệm vụ, chức năng của phòng ban và từng bộ phận để sắp xếp nhân viên sao cho hợp lý. Hiện nay nhân viên văn thƣ của phòng đảm nhận quá nhiều công việc nhƣng lại chỉ có một ngƣời dẫn đến công việc bị ùn tắc do đó cần phải tuyển thêm nhân viên để công việc có thể giải quyết nhanh chóng hơn. Ví dụ nhƣ mỗi khi Công ty chào bán cổ đông thì so chỉ có một mình nhân viên văn thƣ làm nhiệm vụ lễ tân dẫn đến việc giải quyết công văn chậm lại, gây tâm lý căng thẳng cho nhân viên do phải tiếp đón và trả lời các thắc mắc về việc mua bán cổ phiếu. Do đó em nghĩ Phòng Tổ chức – Hành chính nên bố trí thêm một nhân viên nữa để làm nhiệm vụ lễ tân giúp cho hoạt động văn phòng thuận lợi và nhanh chóng hơn. Ngoài ra có thể hƣớng dẫn các nghiệp vụ văn phòng để nhân viên có thể đảm trách ở nhiều chức năng. Ví dụ nhân viên nhân sự có thể sắp xếp giấy tờ giúp nhân viên viên văn thƣ, vào sổ các thƣ từ giấy tờ, công văn đến đi. Nhân viên văn Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P thƣ cũng có thể đảm trách việc tổng hợp chấm công của các bộ phận giúp bộ phận văn thƣ nếu nhƣ nhân viên nhân sự có việc bận hoặc nghỉ. Một văn phòng muốn hoạt động thông suốt thì cần phải sắp xếp nhân sự sao cho đúng ngƣời đúng việc. Ví dụ nhƣ ở vị trí văn thƣ nên sắp xếp các nhân viên đã học ở các ngành nhƣ văn thƣ lƣu trữ, quản trị văn phòng… sẽ phù hợp hơn vì họ đƣợc đào tạo bài bản nên nắm bắt công việc nhanh chóng và làm việc sẽ khoa học và năng động hơn. Còn nếu nhƣ ở vị trí cán bộ chính sách lƣơng thì ta nên ƣu tiên những ngƣời chuyên ngành kinh tế, kế toán…họ có khả năng tính toán nhanh chóng giúp cho việc tính lƣơng sẽ chính xác và thông suốt. + Quản lý nhân sự văn phòng: Hiện nay nhân viên mặc dù hoàn thành mọi công việc nhƣng cũng có một số nhân viên làm việc chống đối. Nếu không có sự giám sát, đôn đốc của Trƣởng phòng, phó phòng thì họ vẫn còn chơi điện tử trong giờ, làm việc riêng dẫn đến công việc hoàn thành lâu hơn khả năng có thể của họ. Do đó Phòng Tổ chức – Hành chính nên đặt ra các nội quy về giờ giấc cụ thể, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Có chế độ thƣởng nếu hoàn thành công việc tốt. Theo em cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc các hình thức khen thƣởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao nhằm khuyến khích họ phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời cũng có các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi nhân viên vi phạm nội quy, quy chế, để đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng. Những nhân viên văn phòng Tổ chức – Hành chính thƣờng làm việc nghiêm túc nấu có sự theo dõi của trƣởng phòng, nếu nhƣ không có sự theo dõi đôi lúc họ đến muôn hoặc không tập trung công việc. Các nhân viên chỉ đảm trách nhiệm vụ của mình đƣợc giao một cách máy móc do đó dẫn đến việc giải quyết công việc đôi lúc bị chậm lại do chƣa rự giác phối hợp, giúp đỡ nhau. Chƣa linh hoạt trong các công tác, nhiệm vụ. Ví dụ nhƣ khi nhân viên văn thƣ đi vắng theo nhiệm vụ trƣởng phòng thì những nhân viên cùng phòng có thể giúp nhân viên văn thƣ nhận các thƣ từ , công văn gửi đến nhƣ thế sẽ không gây mất thời gian. Do đó trƣởng phòng cần đƣa ra quy trình làm việc linh hoạt hơn, ví dụ nhƣ không nhất thiết cứ phải nhân viên văn thƣ mới nhận thƣ từ mà các nhân viên các có thể thay thế khi nhân viên văn thƣ đi vắng. Cập nhập các phần mềm mới giúp cho công việc văn phòng nhƣ các phần mềm vi tính văn phòng Microsoft Word 2008 để có thể đọc đƣợc các thƣ từ gửi qua mail của các doanh nghiệp khác và khách hàng gửi đến công ty tránh trƣờng hợp thƣ đƣợc soạn thảo bằng chƣơng trình mới mà phần mềm văn phòng là phần mềm cũ sẽ không đọc đƣợc. Tất cả văn bản, công văn, thông báo gửi bằng đƣờng bƣu điện đều phải kiểm tra lại bằng điện thoại. Cần bổ sung cán bộ trẻ có năng lực, sức khỏe, trình độ đảm bảo cho hoạt động văn phòng nói chung và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty nói chung.Qua thực tế, phòng hành chính có một số vị trí còn thiếu mà công việc lại Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P quá nhiều khó khăn trong quá trình giải quyết.Một ngƣời làm quá nhiều việc trong khi đó lại có ngƣời nhàn rỗi. Do đó em xin phép đƣa ra mô hình mới: Chức danh Số lƣợng(ngƣời) Trƣởng phòng 1 Phó phòng 1 Cán bộ chế độ chính sách lƣơng 1 Nhân viên văn thƣ lƣu trữ 2 Nhân viên nhân sự 2 Bộ phận vệ sinh 2 Bộ phận y tế 1 Bộ phận lái xe 3 Bộ phận bảo vệ , tự vệ 8 Bộ phận lễ tân 1 Tổng 22 Trƣởng phòng Bộ phận lái xe Bộ phận nhân sự Bộ phận văn thƣ Phó phòng phụ trách hành chính Bộ phận vệ sinh Bộ phận y tế Bộ phận bảo vệ, tự vệ Thủ kho hành chính Bộ phận lễ tân, khánh tiết Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm trung ƣơng 3 do áp lực về doanh thu, tiền lãi cổ tức của cổ đông nên đã cắt giảm1phó phòng,nhân viên khá ít mà nhiệm vụ nhiều.Nhân viên văn thƣ làm khá nhiều nhiệm vụ mà lại có 1 ngƣời do đó em nghĩ cần phải thêm 1 ngƣời để công việc đạt đƣợc hiệu quả cao hơn, ngoài ra thêm bộ phận lễ tân để công tác văn thƣ không bị ảnh hƣởng . 3.5. Đổi mới công nghệ và trang thiết bị văn phòng: Ta thấy rằng công nghệ và trang thiết bị làm việc, không gian cũng ảnh hƣởng tới tâm lý nhân viên do đó muốn phát triển đội ngũ nhân viên vững mạnh ta cần phải chú ý tới các yếu tố này.  Tác nghiệp văn thƣ: sử dụng máy đánh số, máy đóng tem.  Hệ thống hóa các văn bản theo mẫu.  Sử dụng mạng Lan để truyền tin cho các bộ phận khác trong công ty  Thay thế các thiết bị cũ bằng các thiết bị cũ bằng các thiết bị mới hiện đại hơn. Ví dụ nhƣ thay vì lƣu trữ các hồ sơ bằng tủ sắt dễ mối mọt , han gỉ thì sẽ để hồ sơ bằng các giá, tủ Inox có thể chi phí cao những sử dụng lâu hơn.  Không gian làm việc hiện tại của phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 hiện nay quá nhỏ mà trang thiết bị cồng kềnh làm ảnh hƣởng đến không gian làm việc của nhân viên nên công ty có thể xây dựng không gian mở cho văn phòng: bố trí phòng viên cho trƣởng phòng, xây dựng cho nhân viên phòng làm việc mở với các ô ngăn cách cho mỗi nhân viên.  Áp dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển giao văn bản, quản lý văn bản, lƣu trữ tài liệu Cùng với sự phát triển của nền kinh tế xã hội là sự tiến bộ khoa học quản lý ở mỗi quốc gia và trên thế giới, hoạt động văn phòng đang ngày đƣợc quan tâm. Phát triển nhân sự văn phòng trở nên cấp thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức trong thời gian gần đây nhằm đạt đƣợc mục tiêu mong muốn. 3.6. Cải thiện mối quan hệ nhân sự: Hiện nay nhân viên trong phòng quan hệ chƣa tốt, chƣa có tinh thần tập thể, phối hợp trong công việc mặc dù làm việc cùng nhau trong một thời gian dài. Vẫn còn trƣờng hợp ai biết nhiệm vụ ngƣời nấy, không dám cùng phối hợp trong công việc sợ nếu có xảy ra sai sót bị liên quan. Môi trƣờng làm việc của văn phòng nói chung ngoài sự không phối hợp trong công tác thì hầu nhƣ quan hệ đồng nghiệp khá thân thiện. Nhƣng bên cạnh đó vẫn xảy ra trƣờng hợp bênh vực bao che cho nhau do là đồng nghiệp lâu năm với nhau. Để văn phòng hoạt động lành mạnh, gắn bó thì trƣớc hết phải xây dựng một hệ thống thông tin thông suốt, đảm bảo tính hai chiều của hệ thống thông tin để thấy đƣợc tình hình làm việc của nhân viên, tránh hiện tƣợng thiên vị hoặc sai lệch. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Muốn đạt đƣợc điều đó cần phải có mối quan hệ tốt giữa lãnh đạo với nhân viên. Trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính thƣờng xuyên tiếp xúc, động viên nhân viên và tổ chức các cuộc họp lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của từng cá nhân. Nếu nhƣ có sự bất đồng trong văn phòng, quan hệ với nhau không tốt thì không thể nào tạo ra đƣợc môi trƣờng làm việc hợp lý, dẫn đến việc hoạt động văn phòng kém hiệu quả. Do đó Trƣởng phòng thƣờng xuyên tạo điều kiện cho nhân viên trong phòng trao đổi kinh nghiệm, giúp đỡ lẫn nhau, cùng nâng cao trình độ chuyên môn mà mình đang đảm nhiệm. Nhƣ chúng ta thấy ngày nay các Công ty không chỉ thiết lập mối quan hệ giữa các nhân viên trong cùng phòng ban với nhau mà còn chú trọng tạo mối quan hệ của các nhân viên ở các bộ phận khác nhau của Công ty. Có thể nói rằng sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau thực hiện các công việc của các bộ phận đó nhƣ một dây chuyền lắp ráp, thiếu sự hoạt động của bộ phận nào thì sẽ dẫn đến sự thiệt hại việc thực hiện công việc đó, ảnh hƣởng lớn đến chiến lƣợc Công ty. Nếu nhƣ các bộ phận trong công ty có sự bất đồng, quan hệ với nhau không tốt thì không thể tạo ra đƣợc một môi trƣờng làm việc hợp lý, dẫn đến việc hoạt động của Công ty kém hiệu quả. Do vậy Công ty phải thƣờng xuyên tổ chức các cuộc giao lƣu thi đua giữa các bộ phận với nhau trong công ty, để từ đó mỗi nhân viên trong từng bộ phận hiểu đƣợc công việc của nhau, có điều kiện trao đổi giúp đỡ lẫn nhau, cùng nâng cao trình độ chuyên môn mà mình đảm nhiệm, từ đó mối quan hệ giữa các bộ phận ngày càng hoàn thiện hơn, lúc đó hiệu quả kinh doanh của Công ty đƣợc nâng cao. Hiện nay vấn đề vui chơi giải trí của cán bộ công nhân viên vẫn còn lẻ tẻ, diễn ra tự phát không do một tổ chức đoàn thể nào của Công ty đứng lên tổ chức. Nếu nhƣ bộ phận Công đoàn của Công ty tổ chức cho nhân viên bằng nguồn kinh phí công đoàn thì nhân viên sẽ gắn bó nhau hơn. Qua việc đi chơi sẽ tạo điều kiện, cơ hội cho mọi ngƣời tiếp xúc, gần gũi nhau hơn, có thể hiểu và thông cảm cho nhau, những điều còn vƣớng mắc chƣa đƣợc giải quyết sẽ đƣợc giải toả giữa nhân viên với nhân viên, và giữa nhân viên với lãnh đạo. Bầu không khí thân mật trong Công ty sẽ đƣợc củng cố và duy trì. Trên đây là toàn bộ những giải pháp em đã mạnh dạn đề xuất tuy còn nhiều thiếu sót nhƣng kính mong quý công ty xem xét, tham khảo để hoàn thiện bộ máy công tác văn phòng ngày càng phát triển Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P KẾT LUẬN Ngày nay vấn đề phát triển nhân sự trong văn phòng đã trở thành một trong những vấn đề đƣợc quan tâm hàng đầu đối với tất cả các doanh nghiệp. Bởi vì văn phòng là “cánh tay đắc lực” giúp cho lãnh đạo công ty có thể điều hành sản xuất kinh doanh tốt hơn. Công ty nào cũng cần có đội ngũ nhân viên giỏi, có trình độ chuyên môn cao, yêu nghề, có lòng nhiệt tình, có trách nhiệm đối với công việc. Đó chính là lực lƣợng nòng cốt tạo ra lợi nhuận cho công ty. Đổi mới xã hội, đổi mới kinh tế xét cho cùng là đổi mới con ngƣời. Một trong những khâu then chốt của công cuộc đổi mới hoạt động quản trị kinh doanh của doanh nghiệp là đổi mới và phát triển nhân sự văn phòng. Từ nhiều năm nay Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 luôn làm ăn có lãi, tạo đƣợc uy tín trên thị trƣờng. Có đƣợc kết quả nhƣ vậy là do công ty đã cố gắng trong hoạt động của mình, trong đó có vấn đề sử dụng nhân viên văn phòng. Đội ngũ nhân viên văn phòng của Công ty là trẻ, có tri thức chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức quản lý nhân sự hợp lý, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh. Để phát triển nhân lực văn phòng thì giải pháp cấp bách đƣợc đặt ra là nâng cao chất lƣợng đào tạo, bồi dƣỡng nhân lực, đa dạng và tăng mức độ khuyến khích, cải thiện mối qua hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Mặc dù em đã có nhiều cố gắng trong quá trình thực tập tại công ty, tham khảo nhiều ý kiến khác nhau, tham khảo một số tài liệu, nhƣng do điều kiện hạn chế về nguồn tƣ liệu thông tin của Công ty, thời gian ngắn nên nhiều vấn đề chƣa đề cập đến, chƣa nghiên cứu sâu do đó không tránh khỏi sai sót. Em rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các thầy, các cô và tập thể ban lãnh đạo công ty để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn.Cuối cùng , em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty , các thầy cô trong bộ môn quản trị kinh doanh trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng và đặc biệt là cô giáo Thạc sĩ Bùi Thị Thanh Nhàn đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Trần Kim Dung – Quản trị nguồn nhân lực – NXB Giáo dục – 2002 2. Vũ Việt Hằng – Quản trị nhân sự - NXB Thống kê - 1994 3. Thạc sĩ Trần Thị Thu Hƣơng - Nghiệp vụ hành chính văn phòng – NXB Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh – 2008 4. Thạc sĩ Bùi Thị Thanh Nhàn – Bài giảng môn Quản trị văn phòng – 2009 5. Nguyễn Tấn Phƣớc – Quản trị học – NXB Thống Kê – 1995 6. Vƣơng Thị Kim Thanh - Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê – 2006 7. Nguyễn Hữu Thân – Quản trị nhân sự - NXB Thống kê - 2006 8. Nguyễn Hữu Thân - Quản trị nhân viên – Viện Đại học Mở 9. Hoạch định nguồn nhân lực PDF/hoachdinhnnl.html 10. Lƣơng bổng và đãi ngộ / store / Co – PDF / Luongbongdaingo.htm