Đề tài Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Bộ Xây dựng

lý con dấu. Trong Tổng công ty Sông Đà, nhận thức đƣợc tầm quan trọng của con dấu nên con dấu đƣợc bảo quản cẩn thận, quản lý chặt chẽ, đƣợc cho vào tủ khóa lại nên không có tình trạng mất dấu. Việc sử dụng con dấu đóng dấu đúng quy định, đúng vị trí, đúng chiều, không có tình trạng đóng dấu khống là điều rất cần thiết. Việc đóng dấu phải đúng theo quy định sau: - Đóng dấu chứa 1/3 chữ ký phía bên trái của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc và các đồng chí đƣợc phép thừa lệnh Tổng giám đốc để giải quyết việc công. Dấu phải đƣợc đóng ngay ngắn, rõ nét. - Đóng dấu góc công thƣ của ngƣời đƣợc khắc dấu tên để gửi cho cá nhân hoặc cơ quan về việc công. - Đóng dấu góc các bản trƣơng trình công tác, kế hoạch, báo cáo…của Tổng công ty mà đƣợc phép của Chánh văn phòng. - Đóng dấu giáp lai các văn bản quan trọng, phụ lục và các văn bản thuyết minh, diễn giải các văn bản chính. - Đóng dấu giấy đi đƣờng, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, các giấy tờ chuyển tiền, séc, các văn bản sao lục có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Không đóng dấu vào chữ ký có tính chất cho ý kiến. - Không đƣợc đóng dấu vào văn bản chƣa có chữ ký của cấp có thẩm quyền, giấy tờ chƣa ghi nội dung. Trƣờng hợp đặc biệt phải có giấy của Chánh văn phòng ghi rõ đóng dấu vào giấy tờ nào, để làm gì và số lƣợng cần đóng dấu, có ký nhận. Khi giải quyết công việc xong nếu còn thừa phải bàn giao lại và tiêu hủy. Việc quản lý con dấu cũng là việc hết sức quan trọng. Con dấu phải đƣợc để đúng nơi quy định. Khi hết giờ làm việc phải cất con dấu ở nơi có khóa chắc chắn. Phải tuân theo những quy định về quản lý con dấu nhƣ sau: - Khi đóng dấu xong phải cho vào ngăn kéo, khi ra ngoài phải khóa lại. - Phải bảo quản con dấu cẩn thận, không làm biến dạng con dấu. - Không đƣợc giao con dấu và việc đóng dấu cho ngƣời khác khi chƣa có ý kiến của Chánh văn phòng. - Trƣờng hợp mất con dấu, đóng dấu không đúng nơi quy định, lợi dụng việc bảo quản con dấu mà hoạt động phạm pháp, văn phòng sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm. Nhìn chung, nhân viên văn thƣ đã cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, giữ gìn, bảo quản con dấu cẩn thận, thực hiện đầy đủ các quy định về đóng dấu văn bản, góp phần nâng cao hiệu quả công việc chung trong văn phòng. Lập hồ sơ hiện hành Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các điểm khác nhau của văn bản đồng thời xắp xếp và biên mục chúng để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và nghiên cứu lâu dài. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Bộ phận văn thƣ của Tổng công ty không lập hồ sơ hiện hành mà chỉ xắp xếp theo từng tập theo tên loại văn bản. Sau một thời gian, văn bản lƣu nộp lên kho lƣu trữ. Tuy bộ phận văn thƣ không lập hồ sơ hiện hành nhƣng các bộ phận trong cơ quan khi giải quyết công việc đều lập thành hồ sơ theo vấn đề cụ thể. Trong các hồ sơ này, có danh mục tài liệu. Mỗi bộ hồ sơ sau khi giải quyết xong đều có đầy đủ các văn bản nhƣ trong danh mục. Việc lập hồ sơ này đƣợc các bộ phận thực hiện tƣơng đối tốt. b. Nghiệp vụ lưu trữ Công tác chỉ đạo lưu trữ Công tác lƣu trữ bao gồm: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liêu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng và công tác tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu lƣu trữ khi hết giá trị. Phòng lƣu trữ tài liệu của Tổng công ty Sông Đà đƣợc đặt ở tầng 4 rất phù hợp với chức năng của mình. Phòng lƣu trữ đƣợc trang bị những thiết bị cần thiết cho hoạt động thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu nhƣ : máy vi tính, máy hút bụi, quạt thông gió, giá để tài liệu… Tài liệu lƣu trữ phản ánh tình hình hoạt động của công ty, nguồn tài liệu này giúp cho việc xây dựng các chiến lƣợc kinh tế cũng nhƣ kế hoạch kinh tế của Công ty đƣợc hoàn chỉnh. Để đảm bảo và hoạt động tốt trong công tác lƣu trữ, dù ở bất kỳ cơ quan nào đều phải thực hiện đúng, đủ, chính xác quy trình, đúng các khâu trong nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ : thu thập tài liệu lƣu trữ vào cơ quan, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê, kiểm tra, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Trong suốt quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty, cán bộ lƣu trữ đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình. Sau một năm thì các đơn vị phải nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ của công ty. Đến nay, công tác lƣu trữ của công ty đã thu thập đƣợc đầy đủ tài liệu từ năm 1965 đến năm 2009 với các cặp hộp tài liệu tƣơng đƣơng với 50m giá tài liệu. Không những khối lƣợng tài liệu mà thành phần tài liệu của các đơn vị trong công ty cũng đầy đủ với các loại tài liệu phong phú, bao gồm tài liệu của: - Phòng kinh tế - Phòng kế hoạch - Phòng đầu tƣ - Phòng tài chính - Phòng kế toán - Phòng tổ chức đào tạo - Phòng thiết bị công nghệ - Phòng quản lý kỹ thuật - Văn phòng Ngoài ra còn có tài liệu của các công ty cổ phần và các đơn vị thành viên trong công ty. Xác định giá trị tài liệu Trong quá trình hoạt động của công ty, nhiều tài liệu đã đƣợc hình thành nhằm mục đích khác nhau do chức năng, nhiệm vụ của Công ty quy định. Trong đó có những tài liệu khi giải quyết xong công việc thì không cần sử dụng nữa nhƣng có những loại tài liệu cần tiếp tục sử dụng. Thời gian lƣu ngắn hay dài là tùy thuộc giá trị của tài liệu. Vì vậy nên khi đƣa và bảo quản tại kho lƣu trữ phải có sự lựa chọn, xác định giá trị của tài liệu. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Tuy nhiên, ở TCT Sông Đà chỉ có một cán bộ lƣu trữ trong khi công việc lƣu trữ rất nhiều nên việc xác định giá trị tài liệu chƣa đƣợc thực hiện triệt để, vẫn còn nhiều tài liệu trùng lặp. Chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ chuyên môn của công tác lƣu trữ nhƣ : Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thống kê… để tổ chức khoa học của một phòng lƣu trữ. Công tác chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông chữ của cơ quan theo một phƣơng án phân loại khoa học. Để chỉnh lý tốt chúng ta phải tiến hành đầy đủ các khâu nhƣ : Khảo sát tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu, xác định và xây dựng phƣơng án phân loại tài liệu… Ngoài ra, còn phải chuẩn bị những phƣơng tiện để chuẩn bị chỉnh lý. Thống kê và kiểm tra Thống kê và kiểm tra là áp dụng các biện pháp và các công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng chính xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần nội dung, tình hình tài liệu về hệ thống trang thiết bị bảo quản trong kho. Công tác thống kê giúp cho cán bộ quản lý kho tài liệu dễ dàng hơn, từ đó có kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định và tổ chức phù hợp với công ty. Việc thống kê hiện nay ở công ty chỉ có sổ nhập tài liệu. Sổ nhập tài liệu dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào lƣu trữ của công ty, quản ký thành phần số lƣợng tài liệu. Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Với điều kiện khí hậu của nƣớc ta, có độ ẩm không khí cao cho nên tài liệu dễ bị hỏng. Điều đó ảnh hƣởng Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P không nhỏ đến việc bảo quản tài liệu lƣu trữ. Vì vậy phòng lƣu trữ đƣợc đặt trên tầng 4 có điều kiện khô thoáng, sạch sẽ và đƣợc trang bị những thiết bị hiện đại đảm bảo điều kiện tốt nhất cho việc lƣu trữ tài liệu. Tổ chức sử dụng tài liệu Công tác này là khâu quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lƣu trữ. Tuy nhiên, ở Tổng công ty Sông Đà việc này tƣơng đối khó khăn bởi chỉ có một cán bộ lƣu trữ. Việc tổ chức sử dụng tài liệu chỉ đƣợc thực hiện khi có yêu cầu. Ai có yêu cầu, phòng nào có yêu cầu thì gặp cán bộ lƣu trữ và đề nghị đƣợc xem tài liệu. Đây chính là hạn chế trong công tác lƣu trữ vì không tổ chức đƣợc phòng đọc. Do vậy, những năm tới Tổng công ty nên bổ sung thêm cán bộ lƣu trữ có trình độ chuyên môn để công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt hơn. Mặc dù Tổng công ty Sông Đà có số lƣợng tài liệu tƣơng đối nhiều nhƣng công tác lƣu trữ mới chỉ thực hiện đƣợc nhiệm vụ thu thập tài liệu rồi sắp xếp vào những vị trí nhất định, đánh số thứ tự từng cặp hồ sơ lƣu trữ. Còn việc chỉnh lý tài liệu vẫn còn nhiều hạn chế. Vẫn còn nhiều tài liệu trùng lặp, tài liệu hết giá trị sử dụng trong hồ sơ chƣa đƣợc loại bỏ. Sự phân loại, xác định giá trị tài liệu gần nhƣ chƣa đƣợc thực hiện. Nhìn chung, cán bộ lƣu trữ đã rất cố gắng, nỗ lực để hoàn thành công việc. Nhƣng do công việc của phòng lƣu trữ quá nhiều một cán bộ không thể đảm nhận hết đƣợc. Do vậy, để công tác lƣu trữ đạt kết quả tốt cần bổ sung thêm cán bộ có trình độ chuyên môn về nghành lƣu trữ. c. Đánh giá chung Những ưu điểm: Trong công tác văn thƣ, việc soạn thảo văn bản của cơ quan đã đƣợc thực hiện theo đúng quy định. Công văn đi – đến đƣợc quản lý khá chặt chẽ. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Ngoài việc quản lý bằng sổ thì các loại công văn còn đƣợc quản lý trên máy tính nối mạng Internet. Vì vậy việc quản lý công văn luôn đƣợc đảm bảo. Con dấu đƣợc quản lý tốt, công văn luôn đƣợc chuyển giao kịp thời không có tình trạng để tồn công văn… Các cán bộ văn thƣ đã nỗ lực, cố gắng rất nhiều để từng bƣớc khắc phục những hạn chế. Chính vì thế công tác văn thƣ đã góp phần rất quan trọng vào hoạt động của cơ quan. Việc lƣu trữ tài liệu cũng đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, ít hiện tƣợng làm mất tài liệu, điều kiên trong phòng lƣu trữ nhƣ ánh sáng, độ ẩm, giá để tài liệu cung đƣợc đảm bảo. Những hạn chế Văn bản soạn thảo vẫn còn mắc phải những lỗi nhỏ trong thể thức nhƣng không làm ảnh hƣởng đến giá trị nội dung của văn bản. Công tác lập hồ sơ hiện hành chƣa đƣợc thực hiện mà chỉ có sự sắp xếp các văn bản theo tên loại văn bản sau đó nộp lƣu hồ sơ. Việc tổ chức cho nhân viên trong công ty tìm tài liệu lƣu trữ vẫn khó khăn, không có hệ thống. Nguyên nhân Trong công tác văn thƣ lƣu trƣ của văn phòng vẫn còn gặp phải những hạn chế trên là do khối lƣợng công việc ngày càng nhiều trong khi TCT vẫn chƣa bổ sung nhân viên kịp thời. Trong thời gian tới, TCT cần nhanh chóng khắc phục tình trạng này để đảm bảo hiệu quả công việc của văn phòng. 2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Lập chương trình kế hoạch Chƣơng trình kế hoạch đƣợc thể hiện bằng văn bản có tên loại tƣơng Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P ứng với tính chất của một văn bản dự kiến những công việc Tổng công ty phải làm trong một khoảng thời gian nào đó, định hình công việc hàng năm, là mục tiêu định hƣớng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định: năm, quý, tháng, tuần. Bộ phận văn phòng phải lên kế hoạch tốt, hợp lý để lãnh đạo có thể điều hành đƣợc công việc vừa chủ động, toàn diện vừa thực hiện đƣợc các công việc trọng tâm, đảm bảo đúng tiến độ. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc của công ty có đạt đƣợc đúng với chƣơng trình kế hoạch đã định hay không. Ở Tổng công ty Sông Đà việc lập chƣơng trình kế hoạch đƣợc giao cho bộ phận văn phòng thực hiện. Bộ phận văn phòng sẽ tập hợp toàn bộ kế hoạch xây dựng, tình hình sản xuất tại đội thi công, các chi nhánh của công ty đồng thời phân tích đánh giá thời gian và tốc độ thực hiện để lập kế hoạch làm việc hàng tuần,tháng, quý, năm cho công ty cũng nhƣ cho các lãnh đạo. Chƣơng trình công tác năm: Dựa trên chƣơng trình kế hoạch của Bộ xây dựng, các dữ liệu liên quan từ các phòng ban trong cơ quan, sau đó tiến hành tổng hợp,điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo thành chƣơng trình công tác năm. Bản chƣơng trình đƣợc in và gửi tới ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện. Chƣơng trình công tác tháng (3 tháng): chƣơng trình công tác quý đƣợc xây dựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chƣơng trình kế hoạch năm. Các công việc phát sinh sẽ đƣợc đƣa thêm vào. Chƣơng trình công tác tháng: đây là bản chi tiết công việc phải làm trong quý. Nhân viên văn phòng phải phân bổ các công việc cụ thể cho từng phòng ban, phòng ban nào sẽ thực hiện các công việc gì, thời gian thực hiện là trong bao lâu. Chƣơng trình công tác tuần, ngày, của các phòng ban do các phòng ban tự xây dựng dựa trên chƣơng trình công tác tháng. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Chƣơng trình công tác sau khi đƣợc ban hành thì văn phòng có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng theo bản chƣơng trình đã xây dựng. Đánh giá chung Công tác lập chƣơng trình kế hoạch ở Tổng công ty Sông Đà đã đạt đƣợc các kết quả sau: Các chƣơng trình kế hoạch đƣa ra rất hợp lý, nhanh chóng và đúng thời gian quy định nhƣng vẫn liệt kê đầy đủ, có hệ thống công việc chính cần giải quyết. Đồng thời giúp cho ban lãnh đạo và các phòng ban phải giải quyết các công việc theo trình tự khoa học, đúng chức năng, thẩm quyền, công việc không chồng chéo. Mặc dù vậy vẫn còn những hạn chế chƣa đƣợc khắc phục: Vẫn còn có những phòng ban chƣa giải quyết công việc theo đúng hạn trong kế hoạch, nên công việc vẫn có lúc bị tồn đọng và vẫn còn những chƣơng trình ngắn hơn khoảng thời gian đƣợc phân công giải quyết nên việc sử dụng thời gian làm việc của nhân viên vẫn chƣa đạt hiệu quả tối ƣu Nguyên nhân của những hạn chế bày đó làvăn phòng vẫn chƣa kiểm tra, theo dõi sát sao việc thực hiện chƣơng trình công tác của các phòng ban, chƣa tích cực giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chƣơng trình công tác của các phòng ban. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Các nhà lãnh đạo thƣờng xuyên phải đi dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…của công ty mình hoặc của các đơn vị khác tổ chức . Với lƣợng công việc rất lớn, nên nhà lãnh đạo không thể quản lý hết đƣợc thời gian thực hiện công việc.Vì vậy văn phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phƣơng tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao. Việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác là hết sức quan trọng, nó Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P quyết định tính hiệu quả của chuyến đi. Khi lập kế hoạch công tác thƣờng đƣa vào bản kế hoạch những nội dung sau: - Mục đích của chuyến đi. - Nội dung của chuyến đi. - Thành phần của chuyến đi. - Thời gian đi, địa điểm đến, phƣơng tiện đi lại, những giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị, dự trù kinh phí bao nhiêu… Những công việc đƣợc tiến hành để chuẩn bị cho chuyến đi công tác bao gồm: Thứ nhất: Liên hệ với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác Tất cả các chuyến đi công tác đều đƣợc liên hệ trƣớc với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác nhằm mục đích để nơi đến công tác sắp xếp lịch đón tiếp, lịch làm việc và có thể bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách…Trƣớc khi đoàn công tác xuất phát, trƣởng phòng sẽ gọi điện cho nơi đến công tác để thông báo về thời gian đoàn xuất phát thời gian đoàn sẽ tới, những thay đổi hoặc bổ sung nếu có . Thứ hai: Chuẩn bị nội dung Đây là phần quan trọng nhất của chuyến đi công tác. Đây là yếu tố quan trọng để làm nên sự thành công của chuyến đi công tác. Nếu là chuyến đi quan trọng thì mức độ chuẩn bị sẽ phức tạp, còn những chuyến đi thông thƣờng thì mức độ chuẩn bị sẽ đơn giản hơn. Thứ ba: Chuẩn bị tư liệu, tài liệu Tùy theo mục đích, yêu cầu của chuyến đi công tác mà phòng chuẩn bị cho ban lãnh đạo những tƣ liệu, tài liệu có liên quan. Những tài liệu này phải Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P đƣợc cán bộ công tác cất giũ cẩn thận, cho vào cặp tài liệu Thứ tư: Chuẩn bị giấy tờ cá nhân Trƣớc chuyến đi công tác, cán bộ văn thƣ chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho các cán bộ, công chức cùng đi với lãnh đạo trong chuyến đi công tác. Cán bộ đi cùng cầm giấy đi đƣờng đã có chữ ký của lãnh đạo rồi xuống phòng văn thƣ đóng dấu rồi giao cho từng ngƣời trong đoàn đi công tác. Ngoài ra, trƣớc khi cán bộ đi công tác thì văn thƣ cũng có trách nhiệm nhắc nhở mọi ngƣời mang theo các giấy tờ cần thiết khác nhƣ giấy chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận học hàm, học vị… Thứ năm: Chuẩn bị kinh phí Kinh phí cho chuyến đi công tác là tiền tạm ứng cho ngƣời đi công tác để chi tiêu vào các khoản: ăn, ở, đi lại…Khi chi trả các khoản chi phí trong suốt chuyến đi và lấy lại các hóa đơn, chứng từ cần thiết để khi đi công tác về sẽ thanh toán với bộ phận kế toán. Đánh giá chung Những kết quả công ty đạt đƣợc trong công tác này đó là: Các giấy tờ, tƣ liệu, tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác của lãnh đạo luôn đƣợc đảm bảo đầy đủ và đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến đi. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại hạn chế: tài liệu tại nơi đến công tác nhiều khi còn chung chung, sơ sài, chƣa thật chi tiết. Nguyên nhân của những hạn chế này: Việc nắm bắt các thông tin còn chƣa kịp thời. Văn phòng chƣa tìm hiểu kỹ nơi mà cán bộ đến làm việc. 2.3.3 Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Việc tổ chức các hội nghị rất quan trọng trong đối nội và đối ngoại đối với TCT Sông Đà. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời quyết định đến yếu tố thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trên thực tế tại Tổng công ty thƣờng có các loại cuộc họp, hội nghị sau: - Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề ra phƣơng hƣớng cho năm kế tiếp. - Hội nghị hàng quý để kiểm điểm tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốc nhắc nhở những vấn đề còn đang thực hiện dang dở. - Các cuộc họp giao ban với nội dung là nhìn nhận lại tình hình thực hiện công việc trong tháng và phối hợp giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các đơn vị, phòng ban. Đây là cơ sở để báo cáo lên Tổng giám đốc công ty. Việc tổ chức hội họp trong công ty đƣợc tiến hành trình tự nhƣ sau: Lên kế hoạch và chuẩn bị cho hội nghị. Để tổ chức hội nghị thành công trƣớc hết bộ phận văn phòng phải lên kế hoạch hội nghị, cụ thể phải xác định rõ các yếu tố sau: - Tên, mục đích, nội dung, yêu cầu của cuộc họp - Phạm vi, thời gian, địa điểm tổ chức - Các công việc cần chuẩn bị, kinh phí, phân công công viêc Ngoài ra,văn phòng còn phải chuẩn bị trƣớc chƣơng trình nghị sự - văn bản liệt kê các chủ đề cần đƣợc thảo luận phù hợp với cấu trúc của hội nghị. Trƣớc khoảng hai tuần các nội dung đƣợc đƣa lên, phải luôn đảm bảo những yêu cầu sau: - Trình tự lôgic, nội dung phụ đi sau nội dung chính. - Vấn đề đơn giản đặt trƣớc. - Vấn đề không còn tranh cãi đặt trƣớc. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Vấn đề không quan trọng hay chƣa cấp bách không để cuối cùng. Tiến hành hội nghị. Công tác đón tiếp, hƣớng dẫn khách đòi hỏi nhân viên trong văn phòng phải có những kỹ năng nhất định. Công việc đón khách thƣờng đƣợc tiến hành nhƣ sau: Đối với hội nghị nhỏ công ty thƣờng tổ chức chào đón từng ngƣời một. Đối với hội nghị lớn thì công ty tổ chức chào mừng đại biểu ngay tại hội nghị. Phân công ngƣời đứng đón đại biểu để phát tài liệu, giải đáp những công việc cần thiết của đại biểu. Tiến hành điểm danh trong hội nghị: có nhiều phƣơng pháp để điểm danh: phát hành thẻ đại biểu, yêu cầu đại biểu nộp lại giấy mời, nếu đại biểu đông khi phát tài liệu yêu cầu đại biểu ký. Duy trì thời gian hội nghị: Đại hội bắt đầu đúng giờ, nghỉ giải lao đúng giờ và kết thúc đúng giờ và không xê dịch thời gian giữa các phần trong hội nghị. Ghi biên bản của hội nghị: Căn cứ vào tầm quan trọng và tính chất của hội nghị theo sự chỉ đạo của chủ tịch đoàn công ty áp dụng phƣơng tiện ghi biên bản nhƣ: đánh máy, băng ghi âm, băng video....Dù ghi bằng cách nào cũng luôn đảm bảo tính trung thực, đầy đủ và lôgic của hội nghị. Biên bản đƣợc đọc lại và có xác nhận của chủ toạ. Chủ toạ hội nghị: Là ngƣời điều khiển hội nghị. Nếu là hội nghị lớn thì có đoàn chủ tịch. Tiến hành hội nghị thƣờng đƣợc trƣởng phó phòng điều hành Công việc sau hội nghị. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Triển khai các mệnh lệnh thông báo của hội nghị sau đó sắp xếp lại các văn bản, giấy tờ để lập hồ sơ hội nghị bao gồm: Giấy mời, danh sách đại biểu, báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, chƣơng trình làm việc, lời khai mạc, lời phát biểu cấp trên, quyết định khen thƣởng, lời bế mạc, lời cám ơn cấp trên đã về dự, cám ơn những ngƣời chuẩn bị và giúp hội nghị thành công. Rút kinh nghiệm giữa các bộ phận, cá nhân liên quan đến hội nghị. Đánh giá chung Kết quả thu đƣợc trong công tác hội nghị của TCT: Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, ban lãnh đạo công ty có thể đánh giá đƣợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm, quý hay tháng đó rút ra kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện. Ngoài ra thông qua các cuộc họp ban lãnh đạo công ty có thể biết đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa giám đốc và cán bộ công nhân viên. Nguồn kinh phí tổ chức hội nghị luôn đƣợc kiểm tra, theo dõi kiểm tra nên không xảy ra tình trạng lãng phí, lạm dụng của công. Bên cạnh những kết quả thu đƣợc thì vẫn còn một vài hạn chế nhƣ sau: Một số CBCNV vẫn còn thờ ơ với việc tham gia hội nghị, xem đó là một nghĩa vụ mà chƣa hiểu hết đƣợc tầm quan trọng của hội nghị; Việc tổ chức hội nghị lớn đôi khi còn gặp vài sơ sót nhỏ trong việc điểm danh, nhận quà, tổ chức bữa ăn Nguyên nhân: Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chƣa cao, vẫn còn lúng túng trong khâu tổ chức cuộc họp, hội nghị. Công tác tuyên truyền đến CBCNV trong văn phòng chƣa đƣợc tốt. 2.3.4 Công tác hậu cần Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Hậu cần là một chức năng quan trọng của văn phòng. Chức năng này đảm bảo cung cấp mọi trang thiết bị, vật dụng, nguồn tài chính cho toàn công ty để mọi hoạt động trong công ty đều thông suốt và tiến hành nhanh chóng. Ở Tổng công ty Sông Đà công tác hậu cần cũng đƣợc hết sức chú trọng. Mọi trang thiết bị bị hỏng hóc chỉ cần báo với văn phòng thì văn phòng sẽ gọi ngƣời đến sửa chữa, khắc phục sự cố. Việc cung cấp các vật dụng văn phòng phẩm đƣợc tiến hành thƣờng xuyên. Những thiết bị có giá trị cao cần đƣợc thay mới đều đƣợc văn phòng thống kê, trình lên lãnh đạo để xin ký duyệt. Hàng năm, Tổng công ty Sông Đà đều trích một phần trong ngân sách của công ty để sửa chữa, thay mới các trang thiết bị văn phòng. Nhờ đó công tác văn phòng luôn đạt đƣợc hiêu quả cao. Đánh giá chung Kết quả đạt đƣợc trong công tác hậu cần: Đảm bảo đầy đủ mọi trang thiết bị cần thiết cho các phòng ban: bàn, nghế, giá tài liệu… Hầu hết các phòng đều đƣợc trang bị máy tình kết nối Internet; Cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho các phòng ban. Những mặt hạn chế: Hệ thống trang thiết bị vẫn chƣa đồng bộ, vẫn còn một số máy tính cũ chƣa đƣợc thay mới, CBCNV vẫn còn lãng phí trong việc sử dụng văn phòng phẩm. Nguyên nhân của những hạn chế này: Nhân viên chƣa thực hiện quy chế tiết kiệm, nguồn kinh phí để mua trang thiết bị vẫn còn hạn chế. 2.3.4 Nghiệp vụ tiếp khách Tiếp khách là một trong những nghi lễ công cụ quan trọng để giao lƣu, tiếp xúc với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quả trình quản lý, giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài. Nhiệm vụ trực tiếp của văn phòng trong công tác đón khách là: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Lên kế hoạch mời khách, gọi điện thoại hoặc gửi thiệp mời khách, tổ chức sắp xếp lịch gặp khách cho lãnh đạo. - Chuẩn bị chu đáo mọi điều kiện để tiếp khách nhƣ trang trí phòng hẹn gặp, hoa quả, đồ uống… - Chuẩn bị những tài liệu cần thiết cho lãnh đạo bàn bạc với khách. - Tiếp khách thay lãnh đạo khi có chỉ thị trực tiếp của lãnh đạo Những kết quả đã đạt đƣợc trong công tác tiếp khách của TCT Sông Đà: Lên lịch hẹn chu đáo, không bị trùng lặp; Đội ngũ lễ tân tiếp khách lịch sự, hữu nghị; Thay mặt lãnh đạo tiếp khách không quan trọng. 2.4 Đánh giá chung 2.4.1 Những điểm mạnh trong hoạt đông văn phòng tại TCT Sông Đà Về các nghiệp vụ văn phòng: bộ phận văn phòng đã thực hiện các nghiệp vụ văn phòng theo đúng nội quy, quy chế của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của toàn công ty. Trong công tác văn phòng, Tổng công ty đã nhận thức rõ đƣợc tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ văn phòng không còn bị phân tán nhƣ trƣớc nữa mà đã tập trung và đồng bộ hơn. Các nghiệp vụ văn phòng luôn thực hiện đúng theo trình tự quy định. Việc thực hiện các văn bản bắt buộc đều có văn bản hƣớng dẫn cụ thể rất thuận tiện, chính xác, phù hợp với quy của công ty. Có thể nói, công tác văn phòng của Tổng công ty Sông Đà đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình, là bộ phận tham mƣu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhƣng công việc điều hành trong cơ quan cũng nhƣ công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và vững mạnh của công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dƣới sự lãnh đạo, điều Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P hành của chánh văn phòng. Hoạt động văn phòng TCT đạt đƣợc những ƣu điểm nhƣ trên phần lớn là nhờ những nguyên nhân sau: Về cơ cấu tổ chức : TCT Sông Đà có cơ cấu tổ chức bộ máy một cách thống nhất và chặt chẽ rất phù hợp với chức năng của Tổng công ty. Về nhân sự: Tổng công ty vừa có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm đồng thời lại có những nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết, năng động và sáng tạo. Lãnh đạo là ngƣời có kinh nghiệm, năng lực quản lý, điều hành. Đội ngũ lãnh đạo văn phòng có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nhạy bén, tinh tế phân tích tƣơng đối chính xác sự ảnh hƣởng của thị trƣờng tới hoạt động của công ty. Về công tác Quản trị văn phòng: nhìn chung, cơ quan đã có những quy định về mô hình tổ chức văn phòng cũng nhƣ tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng. Cách bố trí phòng làm việc tƣơng đối hợp lý, các trang thiết bị đƣợc trang bị hiện đại, sắp xếp khoa học, môi trƣờng làm việc thuận lợi. Các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng cũng đƣợc đổi mới hiện đại hơn… Không những thế, CBCNV trong văn phòng đã tự nâng cao ý thức làm việc của mình, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhờ thế mà hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà ngày càng đƣợc hoàn thiện, đạt hiệu quả cao. 2.4.2 Những vấn đề cần khắc phục Mô hình văn phòng vẫn là mô hình cổ điển nên vẫn còn những mặt hạn chế. Các trang thiết bị đa số là đồng đều và xắp xếp hợp lý nhƣng bên cạnh đó có một số trang thiết bị đã hỏng, lỗi thời cần đƣợc đổi mới cho phù hợp hơn. Đặc biệt trong công tác văn thƣ, việc soạn thảo văn bản của cơ quan đã đƣợc chú ý song vẫn mắc phải những lỗi nhỏ trong thể thức nhƣng không Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P làm ảnh hƣởng đến giá trị nội dung của văn bản. Việc quản lý công văn đi – đến khá chặt chẽ. Ngoài quản lý bằng sổ thì các loại công văn còn đƣợc quản lý trên máy tính nối mạng Internet. Vì vậy việc quản lý công văn tƣơng đối tốt. Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ hiện hành chƣa đƣợc thực hiện mà chỉ có sự sắp xếp các văn bản theo tên loại văn bản sau đó nộp lƣu hồ sơ. Các nghiệp vụ văn phòng tuy thực hiện rất tốt những vẫn còn nhiều thủ tục cứng nhắc, rắc rối không cần thiết làm ảnh hƣởng đến công việc. Nguyên nhân của những hạn chế trên là: Số lƣợng nhân viên vẫn còn ít so với khối lƣợng công việc lớn nhƣ hiện nay, đặc biệt là cán bộ lƣu trữ. Đội ngũ nhân viên vẫn chƣa đƣợc trẻ hóa nhiều. Nhìn chung, bộ phận văn phòng tại TCT đã hoàn thành suất sắc nhiệm vụ của mình, thực hiện theo đầy đủ quy chế, quy định của Tổng công ty về công tác văn phòng. Với khối lƣợng công việc ngày càng lớn nhƣ hiện nay, công tác văn phòng mắc phải một vài thiếu sót là điều không tránh khỏi, tuy nhiên cán bộ và nhân viên văn phòng đã và đang cố gắng khắc phục những tồn tại đó để hỗ trợ tốt nhất cho ban lãnh đạo cũng nhƣ toàn thể Tổng công ty. Tiểu kết chương Qua việc tìm hiểu thực thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà, chƣơng này đã đi sâu phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng của tổng công ty. Nhìn chung, trong những năm qua, văn phòng Tổng công ty luôn đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình, hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh đó văn phòng Tổng công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế và thiếu sót cần khắc phục để bộ phận văn phòng luôn đạt hiệu quả công việc cao nhất. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Chƣơng III : Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà 3.1 Định hướng chung Hiện nay, nƣớc ta ngày càng hội nhập sâu với nền kinh tế thế giới, điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết trong việc đổi mới hoạt động quản lý đặc biệt là hoạt động văn phòng. Xu hƣớng chung hiện nay đó là hiện đại hóa công tác quản lý trong doanh ngiệp đồng thời nâng cấp cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệp vào quản lý, điều hành, đề cao vị trí văn phòng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời phải luôn quan tâm phát triển con ngƣời trong tổ chức, đào tạo họ thành những ngƣời có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cao, năng động, cung cấp cho họ những trang thiết bị cần thiết, tạo cho họ môi trƣờng làm việc tiện nghi và hiên đại để thực thi công việc đồng thời nâng cao tinh thần học hỏi, sáng tạo, có thái độ nghiêm túc, có trách nhiệm với những nhiệm vụ đƣợc giao. Theo xu hƣớng đó, định hƣớng chung để phát triển, nâng cao hiệu quả văn phòng đƣợc cụ thể nhƣ sau: Một là: đầu tƣ nâng cao chất lƣợng nguồn nhân sự. Đây là cốt lõi trong sự tồn tại và phát triển của mọi công ty vì thế nâng cao chất lƣợng nguồn nhân sự là nhiệm vụ hàng đầu và rất quan trọng, đòi hỏi mỗi công ty phải thƣờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên và trình độ quản lý cho cán bộ của mình. Hai là: tạo môi trƣờng làm việc tốt cho nhân viên, bố trí phòng làm việc hợp lý. Không thể phủ nhận rằng, công việc của nhân viên sẽ tiến hành tốt hơn trong môi trƣờng làm việc tốt. Cán bộ trong công ty phải luôn quan tâm tạo cho nhân viên một môi trƣờng làm việc thoải mái đồng thời xắp xếp, bố trí phòng làm viêc, máy móc trang thiết bị làm việc trong văn phòng một Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P cách khoa học, hợp lý sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian cho nhân viên, hiệu quả công việc của nhân viên cũng đƣợc nâng cao hơn. Ba là: hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng. Các nghiệp vụ văn phòng bao gồm : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin; nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ; nghiệp vụ lập chƣơng trình, tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo; nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị; nghiệp vụ tiếp khách; công tác hậu cần. Đây chính là phƣơng thức để nhân viên văn phòng thực thi nhiệm vụ của mình. Vì vậy phải không nghừng hoàn thiện, đổi mới các nghiệp vụ văn phòng để công việc của văn phòng tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí nhƣng vẫn đạt hiệu quả cao nhất. Bốn là: Đơn giản hóa thủ tục làm việc. Hiện nay, nhà nƣớc ta đã cải tiến, đổi mới những thủ tục hành chính. Yếu tố này vẫn đảm bảo thực hiện đúng quy chế, dân chủ nhƣng lại tiết kiệm thời gian, không gây phiền hà, quan liêu, trì trệ. Chính vì thế, hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng đang từng bƣớc thay đổi, đơn giản hóa mọi thủ tục hành chính nhƣng vẫn đảm bảo tuân theo đúng pháp luật của nhà nƣớc và quy chế của công ty. Năm là: hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng CNTT trong quản lý. Khi đất nƣớc đang ngày càng hiện đại hóa trên tất cả mọi lĩnh vực của cuộc sống thì tự bản thân mỗi doanh nghiệp cũng phải tự hiện đại hóa hoạt động quản lý, điều hành sản xuất, cơ sở vật chất của mình để theo kịp với đà phát triển chung. Đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý để việc quản lý trở nên chuyên nghiệp, thuận tiện và nhanh chóng hơn. 3.2 Giải pháp cụ thể Từ định hƣớng chung ở trên, chúng ta đi vào những giải pháp cụ thể nhƣ sau: 3.2.1 Đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho văn phòng Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng thì việc nâng cao chất lƣợng nhân sự là việc rất cần thiết. Hiện nay, nhân viên trong văn phòng Tổng công ty Sông Đà phần lớn là những CBCNV làm việc lâu năm tuy có nhiều kinh nghiệm trong công việc nhƣng cũng còn một vài hạn chế đó là không theo kịp đƣợc với những công nghệ mới đòi hỏi họ phải thƣơng xuyên cập nhật, đổi mới. Chính vì vậy mà phải quan tâm nhiều hơn nữa đối với công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên. Không chỉ với nhân viên, mà ngay cả với những ngƣời quản lý, nhà lãnh đạo cũng phải thƣờng xuyên nâng cao trình độ hiểu biết của mình để lãnh đạo đội ngũ nhân viên cấp dƣới hiệu quả. Thƣờng xuyên liên kết với các trung tâm, các trƣờng có mở lớp đào tạo về hoạt động quản lý để tổ chức bồi dƣỡng nâng cao, cập nhật kiến thức mới về công tác quản lý, công tác chuyên môn cho cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật nhƣ lớp “Cao cấp lý luận chính trị”, các lớp về “Quản lý doanh nghiệp” cho cán bộ quản lý, các lớp về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ chuyên nghành… Khi hoàn thành khóa học, cán bộ nhân viên phải thi tuyển để đánh giá chất lƣợng, đƣợc cấp bằng chứng nhận. Không chỉ thế, để theo kịp với sự hiện đại hóa không ngừng của hiện nay đòi hỏi CBCNV trong văn phòng phải sử dụng thành thạo máy tính, ứng dụng đƣợc các chƣơng trình đánh máy, quản lý thông tin mới nhƣ Office 2007… đồng thời phải biết sử dụng ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh để tiếp khách nƣớc ngoài hay soạn các hợp đồng kinh tế với đối tác nƣớc ngoài. Chính vì vậy nhân viên văn phòng còn phải theo học các lớp tin học, ngoại ngữ để nâng cao trình độ của mình. Thƣờng xuyên tổ chức cho nhân viên văn phòng đi tham quan, du lịch, tổ chức giao lƣu giữa các phòng ban trong công ty… vừa có thể nâng cao sự hiểu biết cho nhân viên về kiến thức xã hội, vừa để tạo mối quan hệ thân Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P thiết, đoàn kết giữa nhân viên trong công ty, tạo cho họ tinh thần làm việc sảng khoái. Bên cạnh đó, cũng phải quan tâm đến công tác tuyển dụng nhân sự, bổ sung nhân viên vào phòng còn thiếu để đảm bảo công việc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Trong công tác tuyển dụng, không đƣợc chỉ chú ý đến lƣợng còn thiếu, mà phải đồng thời quan tâm đến chất lƣợng của nguồn nhân sự tuyển mới. Phải xây dựng kế hoạch tuyển dụng hợp lý, quy hoạch đào tạo cán bộ nguồn, tuyển dụng cán bộ, nhân viên theo đúng tiêu chuẩn phù hợp với cơ chế quản lý tiên tiến và tốc độ phát triển của Tổng công ty. 3.2.2 Tạo môi trường làm việc tốt cho nhân viên, bố trí phòng làm việc hợp lý. Môi trƣờng làm việc bao gồm cả môi trƣờng về vật chất lẫn môi trƣờng về tinh thần. Môi trƣờng có ảnh hƣởng rất lớn đến tâm lý ngƣời lao động. Nó khiến ngƣời lao động hăng say cống hiến hơn ngƣợc lại có thể họ chán nản và làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với công việc. Chính vì vậy, phải tạo cho nhân viên một không gian làm việc thoải mái,đầy đủ điệu kiện vật chất trang thiết bị nhƣ điều hòa, đèn chiếu sáng, bàn, nghế…và bố trí vị trí phù hợp với vị trí và chuyên môn của mình để họ phát huy đƣợc tối đa sự sáng tạo, chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Ở Tổng công ty Sông Đà, phòng làm việc vẫn đƣợc bố trí theo phong cách cổ điển (tách thành từng phòng riêng biệt). Do các phòng bi tách riêng biệt khép kín nên tạo khoảng cách phân biệt thủ trƣởng và nhân viên vì vậy việc quản lý nhân viên không đƣợc chặt chẽ, bố trí chỗ ngồi cho nhân viên không đƣợc thuận tiện. Hơn nữa, văn phòng cổ điển không áp dụng đƣợc việc tổ chức lao động khoa học, việc bố trí trang thiết bị văn phòng hợp lý. Công ty cần thay đổi bố trí văn phòng theo kiểu sơ đồ mở, có vách ngăn Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P thấp, kiểu bố trí này sẽ tận dụng tốt hơn mặt bằng sẵn có của công ty, dễ kiểm soát hoạt động của nhân viên 3.2.3 Hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng Công tác thu thập và xử lý thông tin Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn cầu. Chính vì thế việc nâng cao chất lƣợng thông tin trong công ty là điều rất cần thiết. Việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo cho lãnh đạo cơ quan đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, đảm bảo cho các phòng ban hoạt động hiệu quả. Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thu thập và xử lý thông tin trƣớc hết phải xác định nhu cầu thông tin của công ty mình, đồng thời phải xác định rõ các loại thông tin nào cần thu thập và đảm bảo nguồn thông tin đó phải đáng tin cậy. Tổng công ty Sông Đà muốn làm tốt công tác thông tin phải chú ý đến những yêu cầu sau: Sau khi thu thập thông tin phải tóm tắt lại những chú ý quan trọng, điều đó giúp ban lãnh đạo có thể đễ dàng giải quyết công việc. Thông tin có nhiều loại vì vậy phải phân chia ra thành các vấn đề, để dễ dàng tìm kiếm, lƣu trữ. Hiện nay ở Tổng công ty Sông Đà, mỗi phòng đều đƣợc trang bị máy vị tính nối mạng Internet nhƣng vẫn còn thiếu. Vì vậy, nên cấp cho mỗi nhân viên trong văn phòng một máy tính riêng để dễ dàng truy cập thông tin trên mạng đồng thời thông tin quan trọng sẽ đƣợc bảo mật tốt hơn. Cần đặt thêm nhiều loại báo chí để CBCNV trong cơ quan có thể cập nhật tin tức mới. Khi cán bộ giao cho nhân viên văn phòng thu thập thông tin gì hoặc nộp báo cáo cần đƣa ra mức thời hạn cụ thể để thông tin không bị chậm trễ. Cán bộ nên quản lý tài liệu trên máy tính, để việc tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời có thể gửi tài liệu từ phòng này sang phòng kia mà không làm mất thời gian và công sức tới tận nơi để lấy. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ: Để nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ đƣợc tốt hơn cần phải thực hiện một số chú ý sau: Cán bộ văn thƣ lƣu trữ nên làm một hệ thống các biểu mẫu thể thức văn bản gửi đến các phòng để các phòng khi làm văn bản không phải xuống phòng văn thƣ kiểm tra lại thể thức. Cán bộ văn thƣ – lƣu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mƣợn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát. Nên quản lý hệ thống văn bản đến văn bản đi trên máy vi tính. Hàng năm cán bộ văn thƣ nên tập hợp lại hệ thống giấy tờ, văn bản trong năm, lập thành bảng biểu sau đó mới chuyển tài liệu đến phòng lƣu trữ. Những tài liệu quan trọng hoặc tài liệu mật thì cho vào tủ có khóa rồi khóa lại. Quản lý chặt chẽ các loại văn bản văn phòng do các phòng khác ban hành, gửi đi các đơn vị, yêu cầu phải nộp lại bản gốc để lƣu tại phòng văn thƣ. Bổ sung nhân viên có chuyên môn cho phòng lƣu trữ. Hàng năm nên cho nhân viên trong phòng lƣu trữ đi học nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, bồi dƣỡng kỹ năng sử dụng máy vi tính. Riêng với công tác lƣu trữ, phải có một vài lƣu ý sau: - Tài liệu lƣu trữ bằng giấy tờ cho nên rất đễ bị hƣ hại, mối mọt vì thế phải đảm bảo kỹ lƣỡng điều kiện nhiệt độ, không khí, ánh sánh cho phòng lƣu trữ tài liệu. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Trong phòng phải có thiết bị chữa cháy, để đề phòng khi có trƣờng hợp xấu xảy ra. Đồng thời, phải bố trí các giá tài liệu hợp lý, phân chia theo từng năm, từng tháng và có đề mục rõ ràng, để dễ dàng tìm kiếm. - Nên tổ chức phòng đọc riêng cho nhân viên để thuận tiện trong việc tìm kiếm và tra cứu tài liệu đồng thời phải có sổ sách ghi rõ thời gian đối tƣợng mƣợn tài liệu để tránh việc mất mát tài liệu. Công tác lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo Văn phòng phải xác định đƣợc khối lƣợng công việc trong từng thời kỳ, công việc nào là trọng tâm, mục tiêu phấn đấu của công ty. Khi đƣa ra chƣơng trình phải đƣa ra thời hạn hoàn thành. Đến thời gian quy định, phải tiến hành họp tổng kết, đánh giá kết quả công việc có đạt so với yêu cầu hay chƣa. Tiến thành khen thƣởng động viên với những phòng, cá nhân thực hiện tốt. Trong công tác tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo phải chuẩn bị thật chu đáo, đầy đủ tài liệu giấy tờ cần thiết cho lãnh đạo. Phải gọi điện thoại kiểm tra, xác nhận tại địa điểm đến của lãnh đạo. Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghi: Cần đảm bảo yêu cầu sau: Mua sắm những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác hội nghị nhƣ máy chiếu, máy quay… để đảm bảo hội nghị tiến hành thuận lợi, hấp dẫn. Quy định cụ thể mức kinh phí cho mỗi lần tổ chức hội nghị, hội thảo. Trong trƣờng hợp có phát sinh, cần báo cáo lên trên để xin phê duyệt sẽ tránh việc lãng phí tiền công. Sau mỗi kỳ hội nghị cần họp để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra những mặt hạn chế, đánh giá thành công cho lần tổ chức sau. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P 3.2.4 Đơn giản hóa thủ tục làm việc Hiện nay, Nhà nƣớc đã không ngừng cải tiến các thủ tục hành chính, những thủ tục hành chính đã bớt rƣờm rà hơn. Đây cũng là điều kiện thuận lợi để công ty đổi mới cách quản lý các thủ tục hành chính của mình. Khi tiến hành các thủ tục hành chính, nếu bớt đi một và bƣớc sẽ tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian và chi phí. Tổng công ty Sông Đà nên rút gọn các thủ tục của mình sao cho vẫn đảm bảo tuân theo đúng quy định của pháp luật và quy chế công ty mà vẫn tiết kiệm đƣợc thời gian. Ví dụ nhƣ: Văn phòng chuyển các biểu mẫu văn bản đến các phòng để các phòng tự soạn thảo văn bản theo mẫu mà không cần phải qua văn phòng kiểm tra thể thức văn bản. Văn phòng chỉ cần đóng dấu khi văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo. Làm nhƣ vậy, sẽ tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian. 3.2.5 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng CNTT trong quản lý Trang thiết bị văn phòng là điều kiện đảm bảm để tiến hành các công việc văn phòng. Trang thiết bị càng hiện đại thì công việc tiến hành càng nhanh chóng. Tổng công ty nên đầu tƣ những trang thiết bị hiện đại, tốc độ xử lý nhanh để không làm trì trệ công việc văn phòng nhƣ thay lại hệ thống máy tính, máy in mới... Công ty nên lập danh sách những thiết bị cần thay đổi, sau đó xét duyệt kỹ rồi mới tiến hành mua để không bị lãng phí. Đầu tƣ trang thiết bị hiện đại không những làm công việc tiến hành hiệu quả hơn mà còn tạo ra một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp và hiện đại. Việc đƣa CNTT vào trong quản lý cũng hết sức cần thiết. Nó đã trở thành xu thế chung trong các công ty hiện nay. Văn phòng nên áp dụng Công nghệ thông tin trong việc chuyển giao văn bản, trình duyệt văn bản, quản lý văn bản trên máy vi tính, xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu trên máy tính… Việc làm này rất đơn giản, gọn nhẹ, dễ tìm kiếm và tra cứu. 3.3 Điều kiện để thực hiện giải pháp Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Để những giải pháp nêu trên có thể thực hiện đƣợc và đạt hiệu quả cao thì bộ phận văn phòng cũng nhƣ Tổng công ty phải tạo điều kiên để thực hiện các giải pháp đó nhƣ: Các giải pháp trƣớc tiên là phải phù hợp với hoạt động văn phòng của công ty, phải có kế hoạch cụ thể vì không thể tiến hành các giải pháp cùng một lúc đƣợc mà phải xắp xếp ƣu tiên giải pháp nào phải tiến hành ƣu tiên trƣớc để làm cơ sở tiền đề cho việc thực hiện các giải pháp kế tiếp. Các giải pháp muốn tiến hành tốt thì phải có đủ điều kiện tài chính để nâng cấp, đầu tƣ cả vào con ngƣời lẫn cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đồng thời phải đề ra điều kiện thời gian để thực thi, tùy vào các giải pháp mà đƣa ra điều kiện thời gian hợp lý. Các nhà lãnh đạo công ty phải luôn ủng hộ cũng nhƣ đƣợc sự đồng thuận của toàn thể nhân viên trong công ty khi triển khai các giải pháp. Nhƣ vậy các giải pháp sẽ đƣợc tiến hành nhanh chóng, suôn sẻ, tiết kiệm thời gian mà vẫn đạt hiệu quả cao. Đồng thời, các giải pháp phải đƣợc áp dụng đồng bộ ở tất cả các bộ phận, các đơn vị trong toàn thể Tổng công ty Những giải pháp này phải đƣợc áp dụng một cách linh hoạt, theo thứ tự, có điều chỉnh nếu cần thiết, đúng ngƣời đúng việc, không áp dụng một cách cứng nhắc phù hợp với chính sách của Nhà nƣớc và đƣờng lối phát triển của công ty. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P KẾT LUẬN Có thể nói, văn phòng chính là bộ não của một cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - là một trong những yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì thế, ngày nay, công tác văn phòng ở các tổ chức doanh nghiệp đã đƣợc ít nhiều quan tâm. Nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng đã trở thành nhiệm vụ cấp thiết đối với các cơ quan, tổ chức nhằm khẳng định vị trế của mình trên thị trƣờng. Tổng công ty Sông Đà là một trong những công ty công nghiệp – xây dựng lớn nhất nƣớc ta. Công ty đã có nhiều đóng góp to lớn váo sự phát triển của nền kinh tế. Tuy nhiên, khi Việt Nam thâm nhập ngày càng sâu vào nền kinh tế của thế giới, Tổng công ty cũng gặp không ít khó khăn, thách thức của các công ty nƣớc ngoài. Điều này đồi hỏi Tổng công ty Sông Đà phải luôn luôn đổi mới phƣơng pháp hoạt động của mình trong đó có công tác văn phòng. Khóa luận đã tập trung vào những mục tiêu chính đó là khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà và đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phƣơng pháp nghiên cứu, khóa luận này đã kiểm chứng đƣợc các giả thuyết nghiên cứu ban đầu là đúng. Văn phòng Tổng công ty đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Tổng công ty. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về văn phòng tại Tổng công ty, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Mike Harvey( 2001), Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà nội 2. Đồng Thị Thanh Phƣơng; ThS. Nguyễn Thị Ngọc An (2008), Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội. 3. Tổng công ty Sông Đà (2009), Gới thiệu Tổng công ty Sông Đà, Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2010 và quy chế làm việc VP TCT 4. Bùi Thanh Nhàn (2009), Bài giảng Tổ chức quản trị văn phòng, dành cho chƣơng trình đào tạo cử nhân, Đại học dân lập Hải Phòng 5. Trần Thị Ngà (2008), Bài giảng Tổ chức quản trị văn phòng, dành cho chƣơng trình đào tạo cử nhân, Đại học dân lập Hải Phòng.