Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình

nh cña C«ng ty. (Tõ n¨m 2000 ®Õn n¨m 2004) TÝnh ®Õn ngµy 31/12/2004. TT ChØ tiªu §¬n vÞ N¨m 2000 N¨m 2001 N¨m 2002 N¨m 2003 N¨m 2004 1 Gi¸ trÞ SXCN Tû ®ång 90 95,15 104,5 108,11 118 2 S¶n l­îng TriÖu ®«i 3,91 4,05 4,15 4,37 4,5 3 Doanh thu Tû ®ång 120 107,5 117 103,85 110 4 Kim ng¹ch XK TriÖu USD 6,36 4,31 5,20 3,605 4,5 5 Nép ng©n s¸ch Tû ®ång 2,83 1,597 1,15 1,170 2,520 6 Lîi nhuËn TriÖu ®ång 1.309 1.438 1.600 1.602 1.800 7 §Çu t­ ph¸t triÓn TriÖu ®ång 2.560 4.740 14.000 873 1.700 8 Tæng sè lao ®éng Ng­êi 1.125 1.250 1.352 1.552 2.052 9 Thu nhËp b×nh qu©n Ngh×n ®ång 740 750 790 800 850 II. thùc tr¹ng cña bé m¸y tæ chøc qu¶n lý ë c«ng ty giÇy Th­îng §×nh 1. Bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty. Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc XNK Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt Phã gi¸m ®èc Kü thuËt C«ng nghÖ - ChÊt l­îng Phã gi¸m ®èc ThiÕt bÞ VSMT vµ ATL§ Phßng KÕ to¸n tµi chÝnh Phßng HC-TC & BPI -ISO Phßng Tiªu thô Phßng XuÊt nhËp khÈu Phßng ChÕ thö mÉu Phßng KÕ ho¹ch vËt t­ Phßng S¶n xuÊt vµ gia c«ng Phßng Kü thuËt c«ng nghÖ Phßng Qu¶n lý chÊt l­îng Phßng B¶o vÖ Phßng VÖ sinh lao ®éng Tr¹m ytÕ X­ëng s¶n xuÊt giÇy v¶i X­ëng s¶n xuÊt giÇy thÓ thao X­ëng C¬ n¨ng S¬ ®å : S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty giÇy Th­îng §×nh C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë C«ng ty giÇy Th­îng §×nh ®­îc tæ chøc theo m« h×nh kÕt hîp trùc tuyÕn - chøc n¨ng. §©y lµ m« h×nh tæ chøc phæ biÕn mµ rÊt nhiÒu Doanh nghiÖp Nhµ n­íc hiÖn nay ®ang ¸p dông. Bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty ®­îc ph©n thµnh hai cÊp qu¶n lý vµ trong ph¹m vi ®Ò tµi chØ ®Ò cËp ®Õn cÊp qu¶n lý Doanh nghiÖp: CÊp qu¶n lý Doanh nghiÖp (gåm Ban l·nh ®¹o vµ phßng ban chøc n¨ng). - Thùc tr¹ng cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý c«ng ty GiÇy Th­îng §×nh Qua s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc ta nhËn thÊy viÖc ph©n cÊp qu¶n lý lµ rÊt cô thÓ vµ râ rµng. Ngay trªn s¬ ®å ®· thÓ hiÖn ®­îc c¸c mèi quan hÖ trong tæ chøc cña C«ng ty. Tõ viÖc ®¶m b¶o mçi cÊp d­íi chØ cã mét cÊp trªn trùc tiÕp cho ®Õn viÖc hç trî gi÷a c¸c bé phËn phßng ban ngang hµng víi nhau trªn nguyªn t¾c phèi hîp cïng phôc tïng. Vµ theo m« t¶ c«ng viÖc cña c¸c phßng ban vµ cña c¸c c¸ nh©n th× viÖc ph©n ®Þnh quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm còng ®­îc chØ ra rÊt cô thÓ. Víi nh÷ng quy ®Þnh vÒ tr¸ch nhiÖm nh­ vËy lµ ®· ®¶m b¶o ®­îc viÖc thùc hiÖn theo ®óng nguyªn t¾c vµ yªu cÇu chung cña tæ chøc qu¶n lý. ë cÊp phßng ban chøc n¨ng cã 12 ®Çu mèi chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin, nh­ vËy c¸c c«ng viÖc chøc n¨ng sÏ rÊt chuyªn s©u vµ ®­îc ®¶m b¶o qu¸n xuyÕn hÕt khèi l­îng c«ng viÖc ®­îc giao. Tuy nhiªn ®«i khi vÉn cßn tån t¹i mét vµi tr­êng hîp mµ c«ng viÖc bÞ chång chÐo. Nguyªn nh©n lµ do nh÷ng c«ng viÖc ph¸t sinh mµ Gi¸m ®èc vµ Ban l·nh ®¹o C«ng ty muèn giao cho mét vµi kh©u chøc n¨ng cïng gi¶i quyÕt, xö lý. Trong khi quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm l¹i kh«ng ®­îc ph©n ®Þnh râ rµng nh­ tr­êng hîp c«ng t¸c ®iÒu ®éng lao ®éng trong C«ng ty. C«ng viÖc nµy thuéc vÒ bé phËn qu¶n lý lao ®éng cña Phßng Hµnh chÝnh Tæ chøc qu¶n lý. Vµ khi mét bé phËn nµo cÇn lao ®éng ph¶i th«ng qua Phßng Hµnh chÝnh Tæ chøc ®Ó xin lao ®éng. Nh­ng trong thùc tÕ Gi¸m ®èc l¹i cho phÐp mét vµi bé phËn trùc tiÕp xin lao ®éng ë Ph©n x­ëng. Trªn nguyªn t¾c c¸c bé phËn nµy khi xin ng­êi ë ®©u còng ph¶i th«ng qua Phßng Hµnh chÝnh Tæ chøc. Tr­êng hîp sau ®©y sÏ minh chøng cho viÖc nµy: Khi Phßng KÕ ho¹ch vËt t­ cÇn lao ®éng cho viÖc kiÓm ®Õ ë Ph©n x­ëng Gß thÓ thao, l¹i kh«ng th«ng qua Phßng Hµnh chÝnh Tæ chøc mµ l¹i trùc tiÕp xuèng Ph©n x­ëng xin lao ®éng. Nh­ vËy Phßng Hµnh chÝnh Tæ chøc sÏ kh«ng kiÓm so¸t ®­îc sè lao ®éng biÕn ®éng nµy trong C«ng ty, dÉn tíi c«ng viÖc cña bé phËn qu¶n lý lao ®éng kh«ng hoµn thµnh ®­îc nhiÖm vô mét c¸ch tèt nhÊt. C¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty còng rÊt linh ho¹t trong nh÷ng ®iÒu kiÖn thay ®æi cña bªn ngoµi còng nh­ bªn trong néi bé C«ng ty. Trong vµi n¨m qua c¬ cÊu tæ chøc cña bé m¸y qu¶n lý ®· cã nhiÒu lÇn thay ®æi nh­ t¸ch ra nhËp vµo. §©y còng lµ do sù thay ®æi cña c¸c m«i tr­êng bªn ngoµi nh­ m«i tr­êng vÜ m«... vµ do nh÷ng yªu cÇu cÊp thiÕt bªn trong ®ßi hái ph¶i cã sù thay ®æi. Trong thêi gian tíi sÏ cã rÊt nhiÒu sù thay ®æi tõ m«i tr­êng vÜ m« nh­ c¸c chÝnh s¸ch, quyÕt ®Þnh cña thñ t­íng chÝnh phñ vÒ viÖc s¾p xÕp l¹i bé m¸y tæ chøc cña c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc... TÊt c¶ nh÷ng ®iÒu nµy ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã mét bé m¸y linh ho¹t, uyÓn chuyÓn víi nh÷ng thay ®æi. MÆc dï mçi lÇn thay ®æi lµ rÊt khã lÊy l¹i ®­îc sù æn ®Þnh trong mét thêi gian ng¾n. Tuy nhiªn ®©y l¹i lµ nh÷ng yªu cÇu cÊp thiÕt mµ c¸c doanh nghiÖp ph¶i ®¸p øng ®­îc nÕu kh«ng sÏ bÞ tôt l¹i phÝa sau, dÉn tíi kÐm hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n lý, lµm ¨n thua lç vµ ph¸ s¶n. - CÊp qu¶n lý Doanh nghiÖp. Ban l·nh ®¹o cña C«ng ty ®­îc sù gióp viÖc cña c¸c phßng, ban chøc n¨ng. Trong Ban l·nh ®¹o cã Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®øng ®Çu C«ng ty, ®¹i diÖn cho Nhµ n­íc vµ c«ng nh©n viªn, qu¶n lý toµn bé mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, cã quyÒn quyÕt ®Þnh mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty theo ®óng kÕ ho¹ch, ®óng chÝnh s¸ch ph¸p luËt cña Nhµ n­íc vµ NghÞ quyÕt cña §¹i héi c«ng nh©n viªn chøc. Gi¸m ®èc trùc tiÕp x©y dùng ®Þnh møc vµ chÊt l­îng s¶n phÈm, coi ®ã lµ c¨n cø c¬ b¶n ®Ó thùc hiÖn chÕ ®é l­¬ng, th­ëng. Gi¸m ®èc ph¶i chÞu mäi tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty tr­íc Nhµ n­íc vµ toµn thÓ C«ng ty. (xem S¬ ®å :C¬ cÊu tæ chøc). Trùc tiÕp gióp viÖc cho Gi¸m ®èc lµ 4 Phã gi¸m ®èc vµ 2 Trî lý gi¸m ®èc, bao gåm:  Phã gi¸m ®èc Kü thuËt, c«ng nghÖ vµ chÊt l­îng; ‚Phã gi¸m ®èc S¶n xuÊt; ƒPhã gi¸m ®èc XuÊt nhËp khÈu; „Phã gi¸m ®èc vÖ sinh m«i tr­êng vµ an toµn lao ®éng. Cã c¶ ®¹i diÖn cña l·nh ®¹o vÒ chÊt l­îng - QMR. - C¸c mèi quan hÖ trong tæ chøc cña C«ng ty GiÇy Th­îng §×nh. Quan hÖ chØ ®¹o. Lµ mèi quan hÖ trùc tuyÕn theo chiÒu däc tõ trªn xuèng vµ tõ d­íi lªn, ®©y lµ mèi quan hÖ chñ yÕu trong mäi doanh nghiÖp nãi chung vµ cña C«ng ty giÇy Th­îng §×nh nãi riªng. Mèi quan hÖ trong Ban l·nh ®¹o cña C«ng ty. Ban l·nh ®¹o lµm viÖc theo nguyªn t¾c mét thñ tr­ëng, c¸c Phã gi¸m ®èc vµ Trî lý gi¸m ®èc lµ nh÷ng ng­êi gióp Gi¸m ®èc chØ ®¹o thùc hiÖn nh÷ng mÆt c«ng t¸c cô thÓ do Gi¸m ®èc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm hoÆc ñy quyÒn. C¸c Phã gi¸m ®èc cã quyÒn quyÕt ®Þnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ c¸c m¶ng c«ng viÖc do hä phô tr¸ch. §èi víi nh÷ng vÊn ®Ò míi ph¸t sinh ch­a cã chñ tr­¬ng th× b¸o c¸o Gi¸m ®èc ®Ó bµn b¹c vµ xin ý kiÕn gi¶i quyÕt nh»m ®­a ra ®­îc c¸c quyÕt ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c vµ ®óng víi ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña C«ng ty. Mèi quan hÖ cña Ban l·nh ®¹o víi c¸c Phßng ban chøc n¨ng. Lµ mèi quan hÖ chØ ®¹o trùc tiÕp, Gi¸m ®èc trùc tiÕp chØ ®¹o vµ quyÕt ®Þnh c¸c c«ng viÖc cña c¸c phßng ban chøc n¨ng. C¸c phßng ban chøc n¨ng cã nhiÖm vô tham m­u cho Gi¸m ®èc vµ Ban l·nh ®¹o trong mäi c«ng viÖc. Vµ vÉn ph¶i hoµn thµnh tèt nh÷ng nhiÖm vô chøc n¨ng cña m×nh. Mèi quan hÖ nµy ®­îc thùc hiÖn trªn nguyªn t¾c ®iÒu khiÓn phôc tïng. VÒ c¬ b¶n mèi quan hÖ nµy rÊt ®óng víi nguyªn t¾c trªn, nh­ng ®«i khi nguyªn t¾c nµy l¹i t¹o ra mét sè v­íng m¾c cho c¸c cÊp thùc hiÖn (cÊp phôc tïng). Nguyªn nh©n lµ do ph¸t sinh mét vµi c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn hai hoÆc ba l·nh ®¹o trong C«ng ty. Gi¶ dô nh­ viÖc chÕ ®é nghØ ®iÒu d­ìng t¹i nhµ nghØ cña C«ng ty ë SÇm S¬n. ViÖc nµy sÏ liªn quan ®Õn Phã gi¸m ®èc ThiÕt bÞ, An toµn lao ®éng vµ VÖ sinh m«i tr­êng vµ liªn quan ®Õn Tæ chøc C«ng ®oµn C«ng ty trong ®ã cã vÞ Chñ tÞch C«ng ®oµn. Nh­ vËy, sÏ kh«ng cã v­íng m¾c nµo nÕu nh­ ý kiÕn cña c¸c L·nh ®¹o thèng nhÊt. Nh­ng nÕu mçi vÞ L·nh ®¹o l¹i cã mét ý kiÕn riªng th× sÏ rÊt khã cho c¸c cÊp d­íi thùc hiÖn. Do ®ã tr­íc khi ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh mÖnh lÖnh, ®ßi hái ph¶i cã mét sù thèng nhÊt gi÷a c¸c bªn trong cÊp l·nh ®¹o. Cã nh­ vËy sÏ tr¸nh khái tr­êng hîp x¶y ra viÖc cÊp d­íi kh«ng biÕt ph¶i gi¶i quyÕt ra sao ®Ó cã thÓ thùc hiÖn ®­îc cïng mét lóc c¶ hai ý kiÕn tr¸i ng­îc nhau cña cÊp trªn cã liªn quan. Quan hÖ céng t¸c. Lµ c¸c mèi quan hÖ theo chiÒu ngang, gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng víi nhau vµ gi÷a c¸c bé phËn cã liªn ®íi trong c«ng viÖc. Trªn c¬ së phèi hîp cïng phôc tïng nh»m hoµn thµnh c¸c môc tiªu ®· ®Ò ra vµ c¸c nhiÖm vô theo chøc n¨ng cña m×nh. Mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng víi nhau: C¸c phßng ban chøc n¨ng cã nhiÖm vô hç trî, bæ sung vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho nhau hoµn thµnh tèt c¸c nhiÖm vô ®­îc giao. C¸c bé phËn nµy cïng nhau cung cÊp c¸c th«ng tin vµ tham m­u kÞp thêi cho Gi¸m ®èc vµ Ban l·nh ®¹o ®Ó cã thÓ ®iÒu khiÓn ho¹t ®éng trong toµn C«ng ty, ®¹t tíi hiÖu qu¶ chung cao nhÊt. Nh­ng bªn c¹nh ®ã vÉn cßn tån t¹i mét vµi sù ®ïn ®Èy thiÕu tr¸ch nhiÖm hay qu¸ cøng nh¾c, qu¸ nguyªn t¾c trong c«ng viÖc, dÉn tíi t¹o ra nh÷ng khã kh¨n kh«ng cÇn thiÕt cho bé phËn cã liªn quan. MÆc cho viÖc nµy cã thÓ sÏ dÉn tíi nh÷ng sù chËm chÔ kh«ng ®¸ng cã hay nh÷ng lîi Ých vµ tr¸ch nhiÖm khã x¸c ®Þnh. Nh­ viÖc lµm c«ng t¸c qu¶ng c¸o vµ marketing cña C«ng ty, ®«i khi Gi¸m ®èc giao nhiÖm vô cïng mét lóc cho hai ®Õn ba bé phËn cïng thùc hiÖn. Nh»m môc ®Ých t¹o ra mét sù hç trî cho nhau gi÷a c¸c bé phËn víi nh÷ng th«ng tin riªng cña bé phËn tham gia. Nh­ng trong thùc tÕ ®«i lóc l¹i diÔn ra ng­îc víi chñ tr­¬ng cña L·nh ®¹o C«ng ty. Nguyªn nh©n lµ do tÊt c¶ cïng chÞu chung tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ cuèi cïng nªn khã tr¸nh t×nh tr¹ng ®ïn ®Èy tr¸ch nhiÖm hay û l¹i, thiÕu nhiÖt t×nh trong c«ng t¸c... §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy, trong khi giao nhiÖm vô cho c¸c bé phËn cïng thùc hiÖn mét c«ng viÖc chung th× nªn ph©n ®Þnh quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm râ rµng cho c¸c phÇn c«ng viÖc ë tõng thêi ®iÓm. Cã nh­ vËy míi t¹o ra ®­îc mét hiÖu qu¶ cao víi nh÷ng thµnh c«ng nhÊt trong c«ng viÖc. Ngoµi c«ng viÖc, nãi chung ë C«ng ty c¸c mèi quan hÖ kh«ng chÝnh thøc dùa trªn c¬ së sù giao tiÕp øng xö, kh«ng mang tÝnh hµnh chÝnh lµ t­¬ng ®èi tèt. 2. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña Ban Gi¸m ®èc. Gi¸m ®èc: Lµ ng­êi ®øng ®Çu C«ng ty, ®¹i diÖn cho Nhµ n­íc vµ c«ng nh©n viªn, qu¶n lý toµn bé mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, cã quyÒn quyÕt ®Þnh mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty theo ®óng kÕ ho¹ch, ®óng chÝnh s¸ch ph¸p luËt cña Nhµ n­íc vµ NghÞ quyÕt cña §¹i héi c«ng nh©n viªn chøc. Gi¸m ®èc trùc tiÕp x©y dùng ®Þnh møc vµ chÊt l­îng s¶n phÈm, coi ®ã lµ c¨n cø c¬ b¶n ®Ó thùc hiÖn chÕ ®é l­¬ng, th­ëng. Gi¸m ®èc ph¶i chÞu mäi tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty tr­íc Nhµ n­íc vµ toµn thÓ C«ng ty Phã gi¸m ®èc XuÊt nhËp khÈu (XNK). Phô tr¸ch c«ng t¸c XNK, c«ng t¸c ®èi ngo¹i, gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn c«ng t¸c XNK. ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn kh¸ch hµng vµ tho¶ m·n c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng. Phô tr¸ch c«ng t¸c thiÕt kÕ chÕ thö mÉu. Phô tr¸ch c«ng t¸c héi nhËp vµ øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo s¶n xuÊt kinh doanh trong C«ng ty. Phô tr¸ch c¸c phßng : Kinh doanh-XuÊt nhËp khÈu, ChÕ thö mÉu. Phã gi¸m ®èc S¶n xuÊt. C«ng t¸c qu¶n lý kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ng¾n h¹n, tæ chøc s¶n xuÊt, tæ chøc gia c«ng b¸n thµnh phÈm vµ thµnh phÈm. C«ng t¸c lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng khu vùc s¶n xuÊt (QuyÕt ®Þnh ®iÒu phèi lao ®éng gi÷a c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt vµ phª duyÖt thanh to¸n l­¬ng tuÇn cña 2 ph©n x­ëng May giÇy v¶i vµ May thÓ thao). C«ng t¸c qu¶n lý ®Þnh møc cÊp ph¸t vËt t­. Phô tr¸ch c«ng t¸c s¶n xuÊt thö vµ s¶n xuÊt mÉu ®èi. Phô tr¸ch toµn bé hÖ thèng kho cña C«ng ty. ChÞu tr¸ch nhiÖm cuèi cïng vÒ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ chÊt l­îng giao hµng. Phô tr¸ch bé phËn kÕ ho¹ch cña Phßng KH-VT, Phßng S¶n xuÊt gia c«ng, X­ëng s¶n xuÊt giÇy v¶i, X­ëng s¶n xuÊt giÇy thÓ thao. Phã gi¸m ®èc Kü thuËt c«ng nghÖ vµ chÊt l­îng. Phô tr¸ch c«ng t¸c ®Þnh møc vËt t­. Phô tr¸ch c«ng t¸c kü thuËt c«ng nghÖ vµ chÊt l­îng s¶n phÈm. Phô tr¸ch qu¸ tr×nh thùc hiÖn HÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng ISO 9001 : 2000.C«ng t¸c ®Ò tµi, s¸ng kiÕn - c¶i tiÕn kü thuËt. ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ s¶n xuÊt thö vµ s¶n xuÊt mÉu ®èi. ChÞu tr¸ch nhiÖm cuèi cïng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm. Phô tr¸ch phßng : Kü thuËt c«ng nghÖ, QC, Bé phËn h­íng dÉn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña Phßng ChÕ thö mÉu, Bé phËn ISO thuéc Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc. Phã gi¸m ®èc thiÕt bÞ, VSMT (vÖ sinh m«i tr­êng) vµ ATL§ (an toµn lao ®éng). C«ng t¸c qu¶n lý, kiÓm so¸t toµn bé hÖ thèng m¸y mãc, thiÕt bÞ ¸p lùc trong C«ng ty. C«ng t¸c l¾p ®Æt, söa ch÷a, b¶o d­ìng, kiÓm tra, kiÓm ®Þnh hÖ thèng m¸y mãc, xem xÐt kÕ ho¹ch bæ sung thiÕt bÞ vµ phô tïng thay thÕ. C«ng t¸c qu¶n lý viÖc sö dông ®iÖn vµ n­íc trong toµn C«ng ty. C«ng t¸c ®µo t¹o c«ng nh©n vËn hµnh m¸y mãc thiÕt bÞ. C«ng t¸c an toµn lao ®éng, b¶o hé lao ®éng, phßng chèng ch¸y næ, vÖ sinh lao ®éng, vÖ sinh m«i tr­êng trong C«ng ty. C«ng t¸c b¶o vÖ vµ tù vÖ. C«ng t¸c ch¨m sãc søc khoÎ cho ng­êi lao ®éng, c«ng t¸c d©n sè vµ kÕ ho¹ch ho¸ gia ®×nh. C«ng t¸c hµnh chÝnh qu¶n trÞ vµ ®êi sèng. C«ng t¸c x©y dùng, söa ch÷a nhµ x­ëng vµ qu¶n lý ®Êt ®ai. Phô tr¸ch quü hç trî c«ng nh©n, quü tai n¹n rñi ro. Thay mÆt Gi¸m ®èc gi¶i quyÕt mèi liªn hÖ víi c¸c ®oµn thÓ khi ®­îc uû quyÒn. Phô tr¸ch c¸c bé phËn : X­ëng c¬ n¨ng, Phßng b¶o vÖ, Tr¹m Y tÕ, Ban vÖ sinh c«ng nghiÖp vµ An toµn lao ®éng, Bé phËn qu¶n trÞ hµnh chÝnh thuéc Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc. Trî lý Gi¸m ®èc. Tæng hîp c¸c th«ng tin tõ c¸c phßng ban sau ®ã tr×nh lªn Gi¸m ®èc. Tham m­u cho L·nh ®¹o khi cÇn thiÕt. 3. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c bé phËn phßng ban. Trong c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty cã 12 phßng ban chøc n¨ng vµ 01 X­ëng C¬ n¨ng: 3.1. Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc (HC - TC). Tæ chøc c«ng t¸c lao ®éng, tuyÓn dông, ®µo t¹o vµ qu¶n lý lao ®éng. Tæ chøc c«ng t¸c tiÒn l­¬ng – BHXH: x©y dùng c¸c chÝnh s¸ch tiÒn l­¬ng, BHXH ®èi víi ng­êi lao ®éng, x©y dùng vµ qu¶n lý quü tiÒn l­¬ng trong C«ng ty, gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch cho ng­êi lao ®éng theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ C«ng ty. Tæ chøc c«ng t¸c hµnh chÝnh qu¶n trÞ, v¨n th­ vµ c«ng t¸c ®êi sèng, dÞch vô, du lÞch .. cña c¸n bé c«ng nh©n viªn. Tæ chøc c«ng t¸c söa ch÷a x©y dùng nhµ x­ëng, c¬ së h¹ tÇng vµ c«ng t¸c m«i tr­êng cña C«ng ty. Tæ chøc héi chî triÓn l·m, qu¶ng c¸o vµ c«ng t¸c ®èi ngo¹i vÒ c¸c phÇn viÖc cã liªn quan. Phô tr¸ch vÒ c«ng nghÖ th«ng tin trong C«ng ty. C«ng t¸c thi ®ua: tham m­u cho Gi¸m ®èc, Héi ®ång thi ®ua c¸c chÝnh s¸ch th­ëng, ph¹t thi ®ua; tæ chøc xÐt duyÖt c¸c danh hiÖu thi ®ua vµ quü tiÒn th­ëng cña C«ng ty. Qu¶n lý bé phËn ISO; V¨n phßng Gi¸m ®èc. Tham m­u cho Gi¸m ®èc c¸c chÝnh s¸ch ®èi víi ng­êi lao ®éng vÒ tiÒn l­¬ng, BHXH theo ph¸p luËt vµ quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Nghiªn cøu ®Ò xuÊt víi Gi¸m ®èc ph­¬ng ¸n s¾p xÕp tæ chøc lao ®éng ®Þnh biªn cho c¸c bé phËn. Tãm l¹i, Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc ph¶i ®¶m nhËn hÇu hÕt c¸c c«ng viÖc n»m ngoµi nghiÖp vô chuyªn m«n mµ c¸c phßng ban kh¸c ®ang ®¶m nhËn vµ thùc hiÖn. Tõ qu¶n lý vÖ sinh m«i tr­êng, c«ng t¸c söa ch÷a, x©y dùng cho ®Õn c¸c c«ng viÖc mang tÝnh nghiÖp vô chuyªn m«n kh¸c nh­ c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù, c«ng t¸c tiÒn l­¬ng,... Tuy tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc trong Phßng ®Òu cã sù t¸ch biÖt nhau, thµnh tõng khèi c«ng viÖc riªng biÖt hÇu nh­ kh«ng cã sù liªn quan ®Õn nhau. Vµ còng kh«ng n»m chung trong mét n¬i mµ l¹i n»m ë nhiÒu n¬i kh¸c nhau trong C«ng ty. Cïng víi nhiÒu bé phËn nh­ vËy nªn tæng sè nh©n viªn cña Phßng còng rÊt ®«ng. Víi nhiÒu bé phËn vµ ®«ng c¸n bé nh©n viªn nh­ vËy nªn mèi quan hÖ trong Phßng còng ®¸ng nãi. §Ó qu¶n lý tõng ®Êy c«ng viÖc vµ bÊy nhiªu con ng­êi lµ mét ®iÒu rÊt khã. Vµ vÊn ®Ò ë ®©y lµ ng­êi ®øng ®Çu chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý chung cho c¶ Phßng, ®ã lµ Tr­ëng phßng. Tr­ëng phßng lµ ng­êi trùc tiÕp ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh vÒ tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc mµ Phßng ®ang ®¶m nhËn. Nh­ vËy, cã thÓ sÏ t¹o ra mét sù thiÕu triÖt ®Ó, do bëi Tr­ëng phßng sÏ ph¶i tiÕp nhËn cã thÓ lµ cïng mét lóc rÊt nhiÒu th«ng tin cÇn ph¶i ®­îc xö lý ngay. Cïng víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô réng nh­ vËy, nªn tæng sè c¸n bé nh©n viªn cña Phßng còng rÊt ®«ng. TÝnh ®Õn ngµy 31/12/2004 tæng sè c¸n bé, nh©n viªn lµ 55 ng­êi. Cã thÓ nãi mét Phßng mµ cã kho¶ng 55 ng­êi víi rÊt nhiÒu viÖc ph¶i ®¶m nhËn, th× sù qu¶n lý cña c¸c c¸n bé ®øng ®Çu lµ kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Khi nãi ®Õn mét Phßng ban víi gÇn 60 nh©n viªn, ng­êi ta sÏ cho r»ng ®ã lµ mét phßng ph¶i ®¶m nhËn rÊt nhiÒu viÖc nªn cã rÊt nhiÒu nh©n viªn nh­ vËy. Vµ víi sè nh©n viªn nh­ thÕ vÉn cã thÓ cho lµ qu¸ nhiÒu vµ kh«ng cÇn thiÕt ph¶i ®«ng nh­ vËy. Nh­ng trong thùc tÕ, c«ng viÖc t¹p vô, nhµ ¨n ®· chiÕm kho¶ng 30 nh©n viªn trong tæng sè nh©n viªn cña Phßng. Trong khi hai bé phËn nµy kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i thuéc sù qu¶n lý cña Phßng Hµnh chÝnh Tæ chøc, mµ cã thÓ ®éc lËp hoÆc thuéc Bé phËn Hµnh chÝnh qu¶n trÞ trùc tiÕp qu¶n lý. Nh­ vËy, ph¶i cã gi¶i ph¸p kh¾c phôc t×nh tr¹ng cïng trong mét phßng mµ cã bé phËn l¹i thiÕu ng­êi trong khi l¹i cã bé phËn rÊt nhiÒu ng­êi. Nh­ vËy, c¬ cÊu tæ chøc cña Phßng sÏ trë lªn qu¸ tæng hîp vµ «m ®åm nhiÒu viÖc mµ ch­a biÕt lµ cã thÓ gi¶i quyÕt hÕt kh«ng, gi¶i quyÕt ®­îc th× hiÖu qu¶ ®¹t ®­îc cã cao kh«ng,.. Biªn chÕ nh©n sù: Bé phËn Th¹c sü Cö nh©n Trung cÊp PTTH PTCS Tæng Qu¶n lý L§-TL 1 7 2 10 Qu¶n trÞ V¨n phßng 1 8 9 Qu¶n lý ISO 2 1 3 Qu¶n lý CSHT vµ ®êi sèng 1 19 13 33 Tæng 1 10 4 27 13 55 3.2 Phßng KÕ to¸n - Tµi chÝnh (KT - TC). Qu¶n lý toµn bé vèn vµ tµi s¶n cña C«ng ty, ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh ®Çu t­, h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong kú. Bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung, h¹ch to¸n ®éc lËp theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn, ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc: NhËt ký chøng tõ, h¹ch to¸n thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng (VAT) theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ (®Çu ra - ®Çu vµo) c¸c c«ng viÖc cô thÓ ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: Phô tr¸ch c«ng t¸c kiÓm to¸n theo chÕ ®é quy ®Þnh. TËp trung nguån lùc vÒ tµi chÝnh ®Ó s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶ vµ phô tr¸ch c«ng t¸c h¹ch to¸n chÊt l­îng cña C«ng ty. H¹ch to¸n kÕ to¸n tæng hîp tõng th¸ng, th«ng b¸o ®Þnh kú cho Gi¸m ®èc vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty. Theo dâi c¸c quü vµ nguån vèn cña C«ng ty. Tham m­u cho Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh, gi¸ c¶. * Biªn chÕ nh©n sù: Chøc n¨ng Sè l­îng Tr×nh ®é Tuæi ®êi §H C§ TC 20-30 30-40 >40 KÕ to¸n tr­ëng 1 1 1 KÕ to¸n tæng hîp 1 1 1 KÕ to¸n XNK 2 2 1 1 KÕ to¸n Chi nh¸nh vµ XÝ nghiÖp 2 1 1 1 1 KÕ to¸n Chi phÝ vµ l­¬ng 1 1 1 KÕ to¸n vÒ tiÒn 2 1 1 1 1 Thñ quü 2 1 1 1 1 Tæng sè 11 6 3 2 3 5 3 - KÕ to¸n tr­ëng: ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n cña C«ng ty. §iÒu hµnh, theo dâi ho¹t ®éng còng nh­ c«ng viÖc kÕ to¸n, tËp hîp sè liÖu, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh vµ lËp b¸o c¸o tµi chÝnh theo tõng kú. - KÕ to¸n tæng hîp: Trî gióp kÕ to¸n Tr­ëng, tæng hîp hÕt c¸c sè liÖu do c¸c kÕ to¸n viªn cung cÊp. Theo dâi c«ng nî cña C«ng ty. TÝnh to¸n nép ng©n s¸ch theo ®Þnh kú. - KÕ to¸n xuÊt khÈu: Phèi hîp víi c¸c bé phËn kinh doanh thùc hiÖn hîp ®ång xuÊt khÈu, cïng theo dâi hîp ®ång. ChÞu toµn bé tr¸ch nhiÖm tµi chÝnh cña hîp ®ång nh­ ®èi chiÕu chøng tõ, theo dâi c«ng nî, quyÕt to¸n hîp ®ång. - KÕ to¸n nhËp khÈu: Gièng víi kÕ to¸n xuÊt khÈu, chÞu tr¸ch nhiÖm theo dâi c¸c hîp ®ång nhËp khÈu. - KÕ to¸n Chi nh¸nh vµ XÝ nghiÖp: H­íng dÉn c¸c chi nh¸nh vµ xÝ nghiÖp c¸c nghiÖp vô vÒ më sæ s¸ch theo dâi h¹ot ®éng cña ®¬n vÞ, chÕ ®é b¸o c¸o thèng kª kÕ to¸n, h¹ch to¸n néi bé theo kú nhÊt ®Þnh. - KÕ to¸n Chi phÝ vµ l­¬ng: H¹ch to¸n c¸c chi phÝ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. ChÞu tr¸ch nhiÖm tÝnh l­¬ng, th­ëng, hoa hång… cho nh©n viªn. Cã tr¸ch nhiÖm chÊm c«ng vµ ph¸t l­¬ng cho nh©n viªn theo ®Þnh kú. - KÕ to¸n vÒ tiÒn: Cã nhiÖm vô h¹ch to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp c¸c nghiÖp vô thu chi, tiÒn quü. T×nh h×nh thanh to¸n néi bé vµ bªn ngoµi C«ng ty, tæng hîp t×nh h×nh vay vèn, huy ®éng vèn. - Thñ quü: Cã nhiÖm vô nhËp vµ xuÊt quü tiÒn mÆt, ghi sæ quü vµ nép tiÒn vµ ng©n s¸ch ®óng thêi h¹n. XÐt vÒ c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty, phßng kÕ to¸n lµ phßng cã chøc n¨ng nhiÖm vô hîp lý vµ hoµn thiÖn nhÊt. Chøc n¨ng chÝnh cña phßng kÕ to¸n lµ c¸c vÊn ®Ò vÒ qu¶n lý kinh doanh, lËp vµ qu¶n lý ph¸t triÓn c¸c quü dù phßng cho s¶n xuÊt kinh doanh. §¶m b¶o nghiÖp vô vÒ tµi chÝnh cho C«ng ty vµ c¸c chi nh¸nh. Phßng cÇn n¾m ch¾c th«ng tin tµi chÝnh cña phßng kinh doanh vµ c¸c xÝ nghiÖp chi nh¸nh. Theo s¸t tõng hîp ®ång kinh doanh h¬n ®Ó tõ ®ã lµm c¬ së th«ng tin theo chiÒu däc, gióp Gi¸m ®èc n¨m b¾t ®­îc t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty. Thùc tÕ ®· chøng minh r»ng phßng KÕ to¸n ®· thùc hiÖn tèt chøc n¨ng cña m×nh trong thêi gian dµi. Nh­ng víi mét l­îng c«ng viÖc nh­ thÕ, biªn chÕ nh©n sù nh­ vËy lµ thõa, vÝ dô: kÕ to¸n vÒ tiÒn, kÕ to¸n chi phÝ vµ tiÒn l­¬ng. Biªn chÕ nh©n sù trong phßng kh«ng hîp lý lµm cho nh©n viªn kh«ng ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng, t¹o ra c¶m gi¸c nhµm ch¸n. 3.3 Phßng Tiªu thô. Phô tr¸ch viÖc bèc dì, l­u kho vËn chuyÓn vµ tiªu thô s¶n phÈm phôc vô thÞ tr­êng néi ®Þa: Nghiªn cøu thÞ tr­êng, thÞ hiÕu kh¸ch hµng, mÉu m·; ®Ò xuÊt dù kiÕn s¶n xuÊt vµ tiªu thô s¶n phÈm. Lùa chän, qu¶n lý c¸c cöa hµng giíi thiÖu s¶n phÈm vµ c¸c ®¹i lý cña C«ng ty. KiÓm kª ®Þnh kú c¸c ®¹i lý b¸o c¸o hµng th¸ng vµ thanh quyÕt to¸n hµng n¨m. Phèi hîp víi phßng Hµnh chÝnh- Tæ chøc tæ chøc c¸c ®ît triÓn l·m, héi chî phôc vô viÖc giíi thiÖu s¶n phÈm cña C«ng ty. 3.4 Phßng XuÊt nhËp khÈu (XNK). Cã chøc n¨ng thu thËp c¸c th«ng tin thÞ tr­êng, n¾m b¾t nhu cÇu thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc. Trùc tiÕp thùc hiÖn viÖc ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ ngo¹i th­¬ng theo ®óng chÝnh s¸ch mµ Nhµ n­íc quy ®Þnh trong luËt th­¬ng m¹i vµ theo th«ng lÖ quèc tÕ. T×m hiÓu vµ lùu chän ph­¬ng ¸n tèi ­u nh»m ph¸t triÓn thÞ tr­êng víi môc ®Ých t¨ng thªm kh¸ch hµng vµ tËp trung chó träng nhiÖm vô xuÊt nhËp khÈu. Ngoµi ra cßn trùc tiÕp gi¶i quyÕt khiÕu n¹i cña kh¸ch hµng vµ ®Ò xuÊt víi Ban l·nh ®¹o C«ng ty c¸c biÖn ph¸p xö lý. 3.5 Phßng ChÕ thö mÉu (CTM). ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc thiÕt kÕ, chÕ thö mÉu, ®¶m b¶o viÖc thùc hiÖn kü thuËt s¶n xuÊt theo ®óng quy tr×nh c«ng nghÖ, cô thÓ nh­ sau: Chµo hµng vµ tæ chøc triÓn khai viÖc chÕ thö mÉu. TriÓn khai s¶n xuÊt, h­íng dÉn lËp quy tr×nh c«ng nghÖ t¹i c¸c qu¸ tr×nh: Båi - C¾t - May - Gß. KiÓm tra s¶n phÈm mÉu tr­íc khi chuyÓn cho kh¸ch hµng. 3.6 Phßng KÕ ho¹ch - vËt t­ (KH-VT). Tæ chøc x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt dµi h¹n (th¸ng, quý, n¨m) trong ph¹m vi toµn C«ng ty. Tæ chøc x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt giÇy v¶i ng¾n h¹n (ngµy, tuÇn, th¸ng). Tæ chøc t¸c nghiÖp, ®iÒu ®é kÕ ho¹ch s¶n xuÊt x­ëng s¶n xuÊt giÇy v¶i. Tæ chøc qu¶n lý viÖc mua b¸n, cÊp ph¸t vËt t­, nguyªn nhiªn vËt liÖu. Qu¶n lý kho vËt t­ cña C«ng ty. Tæ chøc qu¶n lý c¸c thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn, dông cô phôc vô viÖc mua b¸n, cÊp ph¸t vËt t­, nguyªn nhiªn vËt liÖu. Tæ chøc theo dâi, thèng kª vµ b¸o c¸o Gi¸m ®èc t×nh h×nh ph©n x­ëng giÇy v¶i. Tæng hîp vµ lËp b¸o c¸o néi bé, ®èi ngo¹i vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh chung cña C«ng ty. 3.7 Phßng Qu¶n lý chÊt l­îng (QC). Qu¶n lý vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm cña C«ng ty, th­êng xuyªn theo s¸t tõng c«ng ®o¹n s¶n xuÊt vµ kiÓm tra chÊt l­îng cña s¶n phÈm tr­íc khi ®em ra thÞ tr­êng tiªu thô. Thèng kª, tæng hîp, ph©n tÝch t×nh h×nh chÊt l­îng toµn C«ng ty. Tham m­u cho Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c chÊt l­îng, cô thÓ nh­ sau: Phóc tra b¸n thµnh phÈm, s¶n phÈm cuèi cïng cña c¸c qu¸ tr×nh: c¾t may, gß, bao gãi. KiÓm so¸t s¶n phÈm kh«ng phï hîp, cã hµnh ®éng kh¾c phôc vµ hµnh ®éng phßng ngõa. §ãn tiÕp c¸c c¬ quan kiÓm hµng, kh¸ch hµng kiÓm hµng. Phèi hîp víi c¸c x­ëng vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng xö lý c¸c ph¸t sinh vÒ chÊt l­îng. KiÓm tra x¸c nhËn tû lÖ chÊt l­îng s¶n phÈm A,B,C vµ c¸c b¸n thµnh phÈm c¾t. KiÓm tra x¸c nhËn giÇy mÉu xuÊt hµng, xem xÐt xö lý khiÕu n¹i cña kh¸ch hµng. KiÓm tra vµ x¸c nhËn tr×nh ®é bËc thî, tay nghÒ cho c«ng nh©n c«ng nghÖ trong C«ng ty. 3.8 Phßng Kü thuËt c«ng nghÖ (KT-CN). §­a ra quy tr×nh c«ng nghÖ (c¸c b­íc c«ng viÖc) trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. §Þnh møc nguyªn vËt liÖu vµ kiÓm tra. Theo dâi, kiÓm so¸t vµ ®o l­êng s¶n phÈm nÕu cã khuyÕt tËt th× ph¶i cã hµnh ®éng phßng ngõa vµ kh¾c phôc. Thùc hiÖn c«ng t¸c s¶n xuÊt mÉu. Qu¶n lý c«ng t¸c s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt. Tham gia c«ng t¸c ®µo t¹o trong C«ng ty cïng víi Phßng HC- TC. §èi ngo¹i vÒ c«ng t¸c khoa häc c«ng nghÖ. 3.9 Phßng S¶n xuÊt - Gia c«ng (SX - GC). Tæ chøc t¸c nghiÖp, ®iÒu ®é kÕ ho¹ch s¶n xuÊt x­ëng giÇy thÓ thao. Tæ chøc gia c«ng thµnh phÈm, b¸n thµnh phÈm giÇy v¶i vµ giÇy thÓ thao. Tæ chøc qu¸ tr×nh s¶n xuÊt thªu vi tÝnh. Tæ chøc qu¶n lý thiÕt bÞ m¸y mãc, dông cô, nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh thªu vi tÝnh. Tæ chøc theo dâi, thèng kª b¸o c¸o Gi¸m ®èc t×nh h×nh s¶n xuÊt cña x­ëng giÇy thÓ thao. Tæng hîp vµ lËp b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt gia c«ng cña C«ng ty. 3.10 C¸c phßng ban kh¸c. Tr¹m y tÕ th­êng xuyªn kiÓm tra, kh¸m søc khoÎ ®Þnh kú cho ng­êi lao ®éng vµ kh¸m søc kháe cho ng­êi lao ®éng míi ®­îc tuyÓn vµo C«ng ty (häc sinh). Phßng b¶o vÖ ®¶m b¶o an ninh trËt tù cho mäi ho¹t ®éng diÔn ra trong C«ng ty vµ cã nhiÖm vô tr«ng gi÷a xe cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn C«ng ty. Ban vÖ sinh lao ®éng thùc hiÖn nhiÖm vô kiÓm tra gi¸m s¸t c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn m«i tr­êng trong C«ng ty. X­ëng c¬ n¨ng. Cã nhiÖm vô b¶o d­ìng vµ söa ch÷a kÞp thêi c¸c m¸y mãc, thiÕt bÞ s¶n xuÊt bÞ háng hãc nh»m phôc vô cho viÖc s¶n xuÊt diÔn ra ®óng víi tiÕn ®é ®· ®Þnh. iii. ®¸nh gi¸ chung vÒ bé m¸y tæ chøc qu¶n lý. Nh÷ng ­u ®iÓm cña bé m¸y tæ chøc qu¶n lý. Bé m¸y tæ chøc qu¶n lý ë C«ng ty giÇy Th­îng §×nh hiÖn nay ®­îc tæ chøc theo c¬ cÊu kÕt hîp trùc tuyÕn vµ chøc n¨ng. C¬ cÊu cña C«ng ty cã ­u ®iÓm lµ t¹o ®­îc mét khung hµnh chÝnh v÷ng ch¾c ®Ó qu¶n lý, ®iÒu hµnh cã hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ cao. C¸c phßng, ban chøc n¨ng cã nhiÖm vô hoµn thµnh tèt c¸c nghiÖp vô chuyªn m«n cña m×nh vµ cã chøc n¨ng tham m­u cho Ban l·nh ®¹o cña C«ng ty. Sù gióp viÖc cña c¸c phßng, ban chøc n¨ng cho c¸c l·nh ®¹o nh»m môc ®Ých chuÈn bÞ ra quyÕt ®Þnh, h­íng dÉn vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh. C¸c phßng, ban chøc n¨ng kh«ng cã quyÒn tù quyÕt ®Þnh hoÆc ra mÖnh lÖnh trùc tiÕp cho c¸c cÊp ph©n x­ëng, mµ chØ cã nhiÖm vô tæng hîp th«ng tin hoÆc dù th¶o lªn ®Ó tham m­u, xin ý kiÕn quyÕt ®Þnh cña l·nh ®¹o sau ®ã míi thùc hiÖn. Do vËy, cÊp l·nh ®¹o cña C«ng ty ®­îc chuÈn bÞ rÊt kü vÒ c¸c mÆt nghiÖp vô chuyªn m«n vµ th«ng tin khi cÇn thiÕt ®Ó ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh. Gi¸m ®èc lµ l·nh ®¹o cÊp cao nhÊt cña C«ng ty, nªn cã thÓ chØ ®¹o trùc tiÕp cho c¸c Phã gi¸m ®èc, Trî lý gi¸m ®èc, c¸c phßng, ban chø n¨ng, bé phËn vµ c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. Gi¸m ®èc ®­îc sù gióp viÖc trùc tiÕp cña c¸c Phã gi¸m ®èc vµ Trî lý gi¸m ®èc ®Ó ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh, chØ thÞ vµ th«ng b¸o trong C«ng ty. Do vËy, Gi¸m ®èc kh«ng ph¶i tù m×nh qu¸n xuyÕn s©u vµo c¸c c«ng viÖc cô thÓ mµ chØ bao qu¸t chung, tæng thÓ ®Ó ®Ò ra c¸c ph­¬ng h­íng vµ c¸c quyÕt ®Þnh cho cÊp d­íi thùc hiÖn. Nh­ vËy, Gi¸m ®èc vÉn tËp trung ®­îc quyÒn lùc vÒ mét mèi trong khi vÉn ph¸t huy ®­îc sù s¸ng t¹o cña cÊp d­íi. C¸c phßng, ban chøc n¨ng ®­îc h­íng dÉn c«ng viÖc cô thÓ b»ng c¸c phiÕu m« t¶ c«ng viÖc theo c¸c thñ tôc cña ISO (ISO 9001 : 2000 mµ C«ng ty ¸p dông), tõ ®ã c¸c phßng, ban chøc n¨ng thùc hiÖn theo ®óng chøc n¨ng vµ quyÒn h¹n cña m×nh. Nh­ vËy, quyÒn lùc vÉn tËp trung vµo tay ng­êi l·nh ®¹o vµ kh«ng bÞ ph©n t¸n nhiÒu mµ vÉn ®¶m b¶o hiÖu qu¶ cao trong c«ng t¸c chuyªn m«n. Trong khi c¸c phßng, ban chøc n¨ng vÉn cã mét sè quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh thuËn lîi vµ hiÖu qu¶ cao. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c phßng, ban chøc n¨ng ®· ®­îc m« t¶ rÊt râ rµng nªn c«ng viÖc cña phßng nµo th× phßng ®ã thùc hiÖn, trõ tr­êng hîp cã c«ng viÖc ph¸t sinh mµ ch­a cã chñ tr­¬ng cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty th× ph¶i b¸o c¸o ®Ó xin ý kiÕn gi¶i quyÕt. §iÒu nµy cã ­u ®iÓm lµ c¸c c«ng viÖc cña c¸c phßng, ban kh«ng bÞ chång chÐo nhau. Cßn c¸c phßng, ban trong cïng mét m¶ng c«ng viÖc do mét Phã gi¸m ®èc qu¶n lý th× ®«i khi hä cïng ph¶i thùc hiÖn mét nhiÖm vô ngoµi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña m×nh, ®©y lµ tr­êng hîp céng t¸c, phèi hîp cïng phôc tïng. Mét sè tån t¹i cÇn kh¾c phôc. 2.1. NghiÖp vô cña mét sè phßng, ban vµ bé phËn chøc n¨ng. Phßng hµnh chÝnh - Tæ chøc: HiÖn nay, phßng HC - TC ë C«ng ty giÇy Th­îng §×nh lµ mét phßng cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô rÊt réng. Nh­ ë phÇn chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c bé phËn, phßng ban ë trªn ®· nªu rÊt râ. Cã thÓ m« t¶ c¸c c«ng viÖc cña phßng HC - TC thµnh mÊy m¶ng c«ng viÖc lín sau: C«ng t¸c Nh©n sù (bao gåm: TuyÓn dông, ®µo t¹o vµ qu¶n lý nh©n sù ). C«ng t¸c TiÒn l­¬ng - BHXH (bao gåm: c¸c c«ng viÖc vÒ tiÒn l­¬ng vµ vÒ chÕ ®é chÝnh s¸ch ¸p dông cho ng­êi lao ®éng theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc). C«ng t¸c Hµnh chÝnh qu¶n trÞ (bao gåm: v¨n th­ l­u tr÷, tæng ®µi, c«ng t¸c phôc vô ®êi sèng, dÞch vô vµ du lÞch cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, qu¶n lý nhµ nghØ SÇm S¬n). C«ng t¸c x©y dùng vµ söa ch÷a (bao gåm: x©y dùng míi vµ söa ch÷a c¬ së h¹ tÇng, c¶i t¹o nhµ x­ëng, phßng lµm viÖc nh»m phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ s¶n xuÊt). Bé phËn qu¶n lý ISO (bao gåm c¸c thñ tôc, v¨n b¶n, yªu cÇu... cña hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9000 : 2001). Ngoµi ra, cßn cã rÊt nhiÒu c¸c c«ng viÖc kh¸c do Phßng qu¶n lý, vÝ dô nh­: c«ng nghÖ th«ng tin trong toµn C«ng ty, tæ chøc khen th­ëng thi ®ua vµ kû luËt, héi chî triÓn l·m, qu¶ng c¸o...Nh­ vËy, Phßng HC - TC cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô qu¸ réng. Qua nh÷ng ph©n tÝch ë trªn, vÊn ®Ò cÇn ®Æt ra lµ ph¶i t¸ch nhá phßng HC - TC hiÖn nay ra thµnh c¸c phßng, ban riªng rÏ. Nh»m gi¶m bít søc Ðp c«ng viÖc trong phßng, t¸ch biÖt nh÷ng c«ng viÖc kh«ng cã liªn quan ®Õn nhau ra cïng víi c¸c c¸n bé nh©n viªn cña m¶ng c«ng viÖc ®ã. Phßng Kinh doanh xuÊt nhËp khÈu vµ Phßng Tiªu thô: HiÖn nay, hai phßng nµy cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô vÒ 2 m¶ng c«ng viÖc nh×n chung lµ kh¸c nhau. Nh­ng l¹i cã cïng mét bé phËn c«ng viÖc lµ nghiªn cøu thÞ tr­êng vµ kÕt hîp víi mét bé phËn cña Phßng HC - TC ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶ng c¸o. Phßng Kinh doanh xuÊt nhËp khÈu cã nhiÖm vô lµ thu thËp th«ng tin vÒ thÞ tr­êng n­íc ngoµi. Phßng Tiªu thô cã nhiÖm vô nghiªn cøu thÞ tr­êng vµ thÞ hiÕu, nhu cÇu cña ng­êi tiªu dïng cïng víi nh÷ng mÉu m· s¶n phÈm cïng lo¹i cã trªn thÞ tr­êng. Phßng HC - TC sÏ ®¶m nhËn mét sè c«ng viÖc liªn quan ®Õn ho¹t ®éng qu¶ng c¸o cña C«ng ty. Nh­ lµm ®Üa CD Room marketing cho C«ng ty, tæ chøc c¸c héi chî triÓn l·m qu¶ng b¸ mÆt hµng cho C«ng ty,... Nh­ vËy, cã cÇn thiÕt ph¶i ®Ó c«ng viÖc nghiªn cøu thÞ tr­êng vµ qu¶ng c¸o tån t¹i c¶ ë 3 phßng kh¸c nhau kh«ng, trong khi cã thÓ gép l¹i thµnh mét. 2.2. §éi ngò c¸n bé qu¶n lý vµ nh©n viªn phßng ban chøc n¨ng. C«ng ty giÇy Th­îng §×nh lµ mét Doanh nghiÖp Nhµ n­íc víi chøc n¨ng nhiÖm vô s¶n xuÊt nªn cã mét sè l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn rÊt lín vµo kho¶ng 2052 lao ®éng. Trong ®ã, cã 229 c¸n bé vµ nh©n viªn, chiÕm 11,16% trªn tæng sè lao ®éng cña C«ng ty. Nh­ vËy, víi tû träng lao ®éng gi¸n tiÕp cña mét c«ng ty s¶n xuÊt nh­ C«ng ty giÇy Th­îng §×nh lµ t­¬ng ®èi hîp lý. VÊn ®Ò ë ®©y lµ vÒ tr×nh ®é cña ®éi ngò lao ®éng gi¸n tiÕp nµy, bëi ®ã lµ mét vÊn ®Ò sèng cßn cña bÊt kú mét bé m¸y tæ chøc nµo. C¸c nh©n viªn phßng ban cã tr×nh ®é ®¹i häc chiÕm kho¶ng 57% trong tæng sè nh©n viªn th­êng. Nh­ vËy, tû lÖ nh©n viªn cã tr×nh ®é ®¹i häc lµ mét con sè t­¬ng ®èi ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ®Æt ra cña C«ng ty nãi riªng vµ cña xu thÕ héi nhËp kinh tÕ toµn cÇu nãi chung. Nh­ng vÉn cÇn ph¶i ngµy mét n©ng cao h¬n n÷a nh»m ®¸p øng nhu cÇu chung cña c¶ x· héi vµ thÕ giíi. Cßn vÒ c¸c c¸n bé kü thuËt nghiÖp vô, sè l­îng cã tr×nh ®é cao (tõ bËc 5 - 7) chiÕm 41,4% trong tæng sè c¸n bé kü thuËt nghiÖp vô cña C«ng ty. Vµ c¸c c¸n bé ®­îc ®µo t¹o ë tr×nh ®é ®¹i häc kü thuËt nghiÖp vô lµ 9 c¸n bé, chiÕm kho¶ng 12,8%. Sè cßn l¹i ®¹t møc kü thuËt tõ bËc 4 trë xuèng. §©y lµ mét con sè t­¬ng ®èi hîp lý, nh­ng nÕu ®Ó nh÷ng lao ®éng cã tr×nh ®é kü thuËt cao lªn lµm ng­êi qu¶n lý th× sÏ lµ mét ®iÒu rÊt bÊt cËp cho C«ng ty vµ cho c¸c doanh nghiÖp kh¸c nãi chung. Do bëi hä cã tr×nh ®é kü thuËt cao nh­ng ch­a ch¾c hä ®· cã tr×nh ®é vµ n¨ng lùc trong c«ng t¸c qu¶n lý. HiÖn nay ë rÊt nhiÒu c«ng ty mÆc dï ®· nhËn thøc ®­îc vÊn ®Ò nµy nh­ng hä vÉn chñ tr­¬ng bæ nhiÖm nh÷ng ng­êi lao ®éng cã tay nghÒ cao lªn lµm nhµ qu¶n lý. Nh­ vËy hä ®· kh«ng chØ mÊt ®i mét ng­êi thî cã tay nghÒ cao mµ cßn cè t×nh t¹o ra mét ng­êi qu¶n lý kÐm lµm ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ cña c¶ mét tæ chøc. ë C«ng ty giÇy Th­îng §×nh sè l­îng c¸c c¸n bé ®­îc tr­ëng thµnh tõ d­íi ph©n x­ëng lªn lµ t­¬ng ®èi nhiÒu, hÇu hÕt nh÷ng ng­êi nµy ®Òu cã rÊt nhiÒu kinh nghiÖp trong lÜnh vùc s¶n xuÊt nh­ng kh«ng Ýt trong sè hä l¹i thiÕu n¨ng lùc vÒ qu¶n lý con ng­êi. VÒ lÜnh vùc qu¶n lý, yªu cÇu vµ ®ßi hái ®­îc ®Æt ra cho c¸c nhµ qu¶n lý lµ rÊt cao, kh«ng chØ cã kinh nghiÖm lµ ®ñ, mµ ®©y chØ lµ ®iÒu kiÖn cÇn chø ch­a ®ñ ®Ó trë thµnh mét nhµ qu¶n lý giái. PhÇn II Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc qu¶n lý ë c«ng ty giÇy th­îng ®×nh mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc qu¶n lý ë C«ng ty giÇy Th­îng §×nh. §Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty. 1.1. T¸ch nhá Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc. HiÖn nay, hÇu hÕt c¸c Doanh nghiÖp Nhµ n­íc ®Òu cã ph­¬g ¸n ®Ó nhËp hai bé phËn Hµnh chÝnh vµ bé phËn Tæ chøc l¹i lµm mét. §iÒu nµy chØ phï hîp khi quy m« cña C«ng ty ë møc nhá vµ võa. NÕu quy m« s¶n xuÊt ®­îc më réng cïng víi viÖc sè l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn t¨ng lªn sÏ dÉn t¬Ý nhiÒu bÊt cËp cho c¸ch tæ chøc kiÓu nµy. Còng nh­ vËy C«ng ty giÇy Th­îng §×nh ®· ®Ó hai bé phËn nµy cïng tån t¹i trong mét phßng. Nh­ng nay khi sè l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn ®· t¨ng lªn h¬n 2000 ng­êi th× víi quyÒn h¹n chØ lµ mét bé phËn nh­ Bé phËn lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng cña Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc lµ v­ît qu¸ søc. Sè lao ®éng mµ Bé phËn lao ®éng - TiÒn l­¬ng ph¶i qu¶n lý sÏ kh«ng chØ dõng l¹i ë con sè h¬n 2000 lao ®éng nh­ hiÖn nay, mµ sÏ cßn t¨ng lªn trong nh÷ng n¨m tíi. Møc t¨ng lao ®éng b×nh qu©n vµi n¨m qua lµ vµo kho¶ng 10% - 15%. Bªn c¹nh Bé phËn Lao ®éng - TiÒn L­¬ng cßn cã rÊt nhiÒu bé phËn kh¸c trong Phßng HC- TC, ®ã lµ Bé phËn Hµnh chÝnh qu¶n trÞ; X©y dùng vµ c¶i t¹o, söa ch÷a nhµ x­ëng, phßng lµm viÖc; Tæ nhµ ¨n, tæ tap vô; Bé phËn ISO vµ V¨n phßng Gi¸m ®èc. Khèi l­îng c«ng viÖc cña c¸c bé phËn nµy lµ kh«ng nhá vµ sÏ cßn t¨ng lªn khi mµ C«ng ty cã chñ tr­¬ng më réng s¶n xuÊt cïng víi sè l­îng lao ®éng t¨ng lªn trong thêi gian tíi. Ngoµi ra Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc cßn cã mét sè l­îng c¸n bé nh©n viªn rÊt lín vµo kho¶ng gÇn 60 ng­êi. §iÒu nµy lµ qu¸ møc cho phÐp c¬ cÊu tæ chøc cña mét phßng ban trong C«ng ty. Víi sè lao ®éng cña Phßng cã lÏ gÇn b»ng tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cña mét c«ng ty nhá bªn ngoµi. Víi nh÷ng nhËn ®Þnh trªn, ®iÒu cÇn thiÕt lóc nµy lµ ph¶i t¸ch nhá Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc ra thµnh tõng bé phËn riªng biÖt vµ lËp thµnh c¸c phßng ban kh¸c nhau. Thµnh lËp Phßng Tæ chøc (Lao ®éng - TiÒn l­¬ng). HiÖn t¹i, m¶ng c«ng viÖc vÒ qu¶n lý nh©n sù vµ c«ng t¸c tiÒn l­¬ng chØ lµ mét bé phËn cña Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc. Tuy chØ lµ mét bé phËn nh­ng l¹i cã mét khèi l­îng c«ng viÖc rÊt lín. Bé phËn nµy ph¶i gi¶i quyÕt mét khèi l­îng c«ng viÖc vÒ nghiÖp vô cho h¬n 2000 lao ®éng cña C«ng ty. §©y lµ mét sù ph©n chia c«ng viÖc vµ quyÒn h¹n qu¸ søc ®èi víi mét bé phËn cña mét phßng. §Ó phï hîp víi ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña C«ng ty trong nh÷ng n¨m tíi, cÇn ph¶i t¸ch hai bé phËn nµy ra vµ t¹o thµnh mét phßng riªng biÖt d­íi sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc. Nh­ vËy, Phßng sÏ cã mét chøc n¨ng vµ nhiÖm vô nh­ c¸c c«ng viÖc mµ bé phËn nµy ®ang thùc hiÖn. Vµ nã ®­îc t¸ch riªng biÖt ra khái c¸c c«ng viÖc kh«ng cã liªn quan ®Õn nh­ hiÖn nay ®ang tån t¹i ë Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc. Phßng Tæ chøc nµy sÏ ph¶i trùc tiÕp qu¶n lý mét Trung t©m ®µo t¹o trong thêi gian s¾p tíi (C«ng ty ®ang tiÕn hµnh triÓn khai x©y dùng t¹i mÆt b»ng cña C«ng ty). Cã thÓ m« t¶ Phßng Tæ chøc (Lao ®éng - TiÒn l­¬ng) theo s¬ ®å: S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña Phßng Tæ chøc. Tr­ëng phßng Bé phËn TuyÓn dông Bé phËn QL Nh©n sù Bé phËn TiÒn l­¬ng Bé phËn Khen th­ëng & Kû luËt + TuyÓn dông Lao ®éng. + §µo t¹o nghÒ (t¹i Trung t©m cña C«ng ty). + Tæ chøc thi ra nghÒ vµ cÊp chøng nhËn + Theo dâi c«ng lao ®éng (chÊm c«ng). + §iÒu ®éng lao ®éng. + Ký hîp ®ång lao ®éng (3 th¸ng, 6 th¸ng...). + Qu¶n lý quü l­¬ng cña C«ng ty. + Lµm ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng vµ tiÒn th­ëng A,B,C. + BHXH vµ c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch ®èi víi ng­êi Lao ®éng. + Tæ chøc c¸c héi thi ®ua trong C«ng ty. + XÐt duyÖt c¸c danh hiÖu thi ®ua trong C«ng ty. + Khen th­ëng vµ kû luËt (c¶ chÊm døt H§L§). Chó thÝch: Quan hÖ chØ ®¹o Quan hÖ Phèi hîp phôc tïng Nh­ vËy, Phßng Tæ chøc sÏ cã mét chøc n¨ng vµ nhiÖm vô t¸ch biÖt râ rµng. §iÒu nµy sÏ t¹o thuËn lîi cho c¸c cÊp l·ng ®¹o trong C«ng ty dÔ dµng qu¶n lý vµ kiÓm so¸t ®­îc, khi mµ c¸c c«ng viÖc cña Phßng sÏ cã hiÖu qu¶ cao h¬n, nhanh h¬n so víi hiÖn t¹i, trong khi khèi l­îng c«ng viÖc sÏ t¨ng lªn. Vµ mét ®iÒu ®Æc biÖt lµ sù thµnh lËp nµy phï hîp víi ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña C«ng ty trong nh÷ng n¨m tíi. Tæng gi¸m ®èc sÏ trùc tiÕp qu¶n lý phßng nµy. Thµnh lËp Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ. Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc, hiÖn t¹i ®ang qu¶n lý c¸c bé phËn Hµnh chÝnh qu¶n trÞ, bé phËn x©y dùng vµ söa ch÷a c¬ së h¹ tÇng, tæ nhµ ¨n, tæ t¹p vô, qu¶n lý V¨n phßng Gi¸m ®èc. Nay khi Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc ®­îc t¸ch ra, th× c¸c bé phËn nªu tªn ë trªn sÏ ®­îc t¸ch ra vµ t¹o thµnh mét phßng riªng biÖt mang tªn Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ. Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ nµy sÏ nhËn lÖnh trùc tiÕp cña Phã gi¸m ®èc ThiÕt bÞ, VSMT vµ ATL§. ViÖc thµnh lËp Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ sÏ ®¶m b¶o ®­îc hiÖu qu¶ cao cho c«ng viÖc, lµm gi¶m ¸p lùc vµ n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c cho Phßng h¬n khi cßn tån t¹i ë cïng mét Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc. Cã thÓ m« t¶ c¸c c«ng viÖc cña Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ theo s¬ ®å sau: Tr­ëng phßng Bé phËn Hµnh chÝnh Bé phËn X©y dùng & Söa ch÷a + Qu¶n lý V¨n phßng Gi¸m ®èc. + Qu¶n lý v¨n th­, ®ãng dÊu... vµ toµn bé tµi s¶n cña C«ng ty + Qu¶n lý Tæ nhµ ¨n, tæ t¹p vô. + Tæ chøc dÞch vô, du lÞch cho CB.CNV. + Tæ chøc vµ qu¶n lý phßng lµm viÖc vµ phßng ë. + Tæ chøc qu¶n lý toµn bé mÆt b»ng cña C«ng ty. + X©y dùng, söa ch÷a c¬ së h¹ tÇng vµ nhµ x­ëng. + C«ng t¸c vÖ sinh m«i tr­êng cña C«ng ty. + Qu¶n lý hÖ thèng ®iÖn, n­íc...trong C«ng ty. S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ. Thµnh lËp Ban C«ng nghÖ th«ng tin vµ ISO. Bé phËn c«ng nghÖ th«ng tin cña C«ng ty do míi lËp ra vµi n¨m gÇn ®©y, nªn ®­îc giao cho Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc trùc tiÕp qu¶n lý. Nh­ng hiÖn nay sè l­îng m¸y vi tÝnh trong C«ng ty t¨ng lªn rÊt nhiÒu, nh»m môc ®Ých phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý tèt h¬n. Vµ trong thêi gian tíi C«ng ty ®ang tiÕn hµnh triÓn khai thùc hiÖn Dù ¸n c«ng nghÖ th«ng tin, ®©y lµ mét Dù ¸n lín víi tæng kinh phÝ lªn tíi 9 tû VN§. Víi môc ®Ých t¹o ra mét hÖ thèng m¹ng néi bé trong toµn C«ng ty vµ cïng víi hÖ thèng m¹ng cña c¸c cöa hµng ®¹i lý cña C«ng ty trong vµ ngoµi n­íc. Dù ¸n sÏ ®Çu t­ mét hÖ thèng m¸y vi tÝnh míi vµ cïng víi mét phÇn mÒm phôc vô cho c«ng t¸c thiÕt kÕ nh»m môc ®Ých thµnh lËp ra mét Trung t©m thiÕt kÕ mÉu n»m ngay trong C«ng ty. Trung t©m thiÕt kÕ mÉu n»m ngay trong mét c«ng ty lµ mét ®iÒu ch­a hÒ cã ë bÊt kú mét c«ng ty nµo ë n­íc ta. Ban c«ng nghÖ th«ng tin vµ ISO nµy sÏ ®­îc sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Phã gi¸m ®èc KTCN. Cã thÓ m« t¶ Ban c«ng nghÖ th«ng tin theo s¬ ®å sau: S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña Ban c«ng nghÖ th«ng tin. Tr­ëng Ban Bé phËn C«ng nghÖ th«ng tin Bé phËn ISO + Qu¶n lý toµn bé m¸y mãc thiÕt bÞ vÒ vi tÝnh. + Söa ch÷a vµ thay thÕ thiÕt bÞ (nÕu cã sù cè). + B¶o d­ìng ®Þnh kú cho c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ vi tÝnh. + Qu¶n lý hÖ thèng m¹ng néi bé vµ m¹ng ®¹i lý. + Kh¾c phôc c¸c sù cè vÒ phÇn mÒm vµ m¹ng. + Tæ chøc ®µo t¹o cho CBNV sö dông ®­îc hÖ thèng m¹ng. + Qu¶n lý c¸c hå s¬ tµi liÖu vÒ hÖ thèng ISO cña C«ng ty. + Tæ chøc viÖc thùc hiÖn theo ®óng yªu cÇu cña hª thèng tiªu chuÈn ISO. + KiÓm so¸t viÖc thùc hiÖn qu¶n lý cña c¸c bé phËn theo thñ tôc ISO. + Liªn tôc c¶i tiÕn hÖ thèng ISO cho tèt h¬n vµ phï hîp h¬n. 1.2. Thµnh lËp Phßng Marketing. HiÖn nay trong C«ng ty ch­a cã mét Phßng nµo ®¶m nhËn c«ng viÖc vÒ marketing. C¸c ho¹t ®éng marketing cña C«ng ty chñ yÕu do viÖc phèi hîp gi÷a Phßng Kinh doanh - XuÊt nhËp khÈu vµ Phßng Tiªu thô kÕt hîp thùc hiÖn. C«ng viÖc qu¶ng c¸o th× hai Phßng trªn kÕt hîp víi mét bé phËn cña Phßng Hµnh chÝnh - Tæ chøc vµ cïng Ban l·nh ®¹o C«ng ty thùc hiÖn. Nh­ vËy, hiÖn nay c«ng t¸c marketing cña C«ng ty cßn mang tÝnh manh món ch­a cã tÝnh hÖ thèng. ChÝnh v× vËy, biÖn ph¸p thµnh lËp Phßng Marketing d­íi sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Phã gi¸m ®èc XuÊt nhËp khÈu, cïng víi viÖc thóc ®Èy c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng lµ mét vÊn ®Ò cÊp thiÕt lóc nµy. BiÖn ph¸p nµy cã môc ®Ých gióp cho C«ng ty chñ ®éng trong s¶n xuÊt ra s¶n phÈm ®¸p øng nhu cÇu cña thÞ tr­êng vµ t×m kiÕm ®èi t¸c, t×m hiÓu ®èi thñ c¹nh tranh. M« h×nh Phßng Marketing trong t­¬ng lai m« t¶ nh­ sau: S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña Phßng Marketing. Tr­ëng phßng Bé phËn S¶n phÈm Bé phËn Gi¸ s¶n phÈm + Nghiªn cøu vÒ s¶n phÈm cïng lo¹i trªn thÞ tr­êng. + Nghiªn cøu sù thay thÕ cña c¸c lo¹i s¶n phÈm. + Nghiªn cøu vÒ gi¸ c¶ cña c¸c lo¹i s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng. + Nghiªn cøu c¸c møc gi¸ cho tõng thÞ tr­êng. Bé phËn KhuÕch tr­¬ng + Nghiªn cøu c¸c h×nh thøc qu¶ng c¸o, khuÕch tr­¬ng. + Tæ chøc c¸c h×nh thøc qu¶ng c¸o cho C«ng ty. Thµnh lËp Phßng Marketing sÏ t¹o ra cho C«ng ty cã kh¶ n¨ng chñ ®éng h¬n trªn thÞ tr­êng tiªu thô vµ thÞ tr­êng xuÊt khÈu. Tr¸nh t×nh tr¹ng ®èi t¸c vµ kh¸ch hµng cña C«ng ty ph¶i tù t×m ®Õn víi C«ng ty cïng víi nh÷ng yªu cÇu vÒ gi¸ c¶ vµ mÉu m· cña hä. Mµ ph¶i lµm sao khi kh¸ch hµng vµ ®èi t¸c lµm ¨n t×m ®Õn th× hÇu nh­ C«ng ty ®· cã thÓ ®¸p øng ngay ®­îc nh÷ng yªu cÇu cña hä tõ tr­íc. Lóc nµy khi ®· thµnh lËp Phßng Marketing th× c«ng viÖc chñ ®éng trong t×m kiÕm b¹n hµng vµ ®èi t¸c lµm ¨n hay c¸c mÉu m· cã trªn thÞ tr­êng sÏ ®­îc chñ ®éng h¬n rÊt nhiÒu. Nh­ vËy, c«ng viÖc t¹o ®­îc ®Çu ra cho s¶n phÈm cña C«ng ty lµ mét thµnh c«ng rÊt lín trong c«ng t¸c marketing. Nh­ vËy, sau khi c¶i tiÕn bè trÝ l¹i c¸c bé phËn phßng ban víi nh÷ng chøc n¨ng, nhiÖm vô râ rµng nµy th× s¬ ®å chøc n¨ng cña C«ng ty sÏ nh­ sau: Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc KD- XNK Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt Phã gi¸m ®èc Kü thuËt C«ng nghÖ - ChÊt l­îng Phã gi¸m ®èc ThiÕt bÞ VSMT vµ ATL§ X­¬ng SX vµ gia c«ng Phßng Tiªu thô SP Phßng XuÊt nhËp khÈu Phßng ChÕ thö mÉu Phßng KÕ ho¹ch vËt t­ X­¬ng SX giÇy thÓ thao Phßng Kü thuËt CN Phßng QL chÊt l­îng Phßng B¶o vÖ P. VS ATL§ Tr¹m ytÕ Phßng KÕ to¸n tµi chÝnh Phßng Tæ chøc L§TL S¬ ®å: C¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty giÇy Th­îng §×nh sau khi c¶i tiÕn, hoµn thiÖn Phßng Mar X­¬ng SX giÇy v¶i Ban CNTT vµ ISO Phßng HC-QT Ban C¬ n¨ng NhËn xÐt: Qua s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc ta thÊy viÖc ph©n cÊp qu¶n lý rÊt cô thÓ vµ râ rµng: - Ph©n c«ng ®óng chøc n¨ng - NhiÖm vô kh«ng chång chÐo - Bè trÝ nh©n sù phï hîp ®¶m ®­¬ng hÕt khèi l­îng c«ng viÖc. N©ng cao chÊt l­îng ®éi ngò CBCNV. Con ng­êi lu«n lµ yÕu tè trung t©m quyÕt ®Þnh tíi sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña bÊt kú mét ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nµo. Con ng­êi t¸c ®éng ®Õn viÖc n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, tiÕt kiÖm chi phÝ vµ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm....ChÝnh v× vËy, cã mét ®éi ngò c¸c bé c«ng nh©n viªn (CBCNV) ®ñ n¨ng lùc vµ tr×nh ®é cÇn thiÕt ®Ó ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña c«ng viÖc lµ hÕt søc quan träng. C«ng ty giÇy Th­îng §×nh cã rÊt nhiÒu nh÷ng ng­êi thî lao ®éng giái, nh÷ng ng­êi qu¶n lý cã tr×nh ®é cao vµ giÇu kinh nghiÖm. Song trong thêi ®¹i khoa häc kü thuËt vµ c«ng nghÖ cao th× yªu cÇu, ®ßi hái ®Æt ra cho mäi ng­êi lµ ph¶i cã mét tr×nh ®é nhÊt ®Þnh míi cã thÓ theo kÞp tiÕn tr×nh chung vµ ®Ó cã thÓ vËn hµnh ®­îc nh÷ng thiÕt bÞ, m¸y mãc hiÖn ®¹i. C¨n cø vµo t×nh h×nh vµ nhiÖm vô thùc tÕ hiÖn nay cña C«ng ty, Ban l·nh ®¹o C«ng ty cÇn ph¶i thùc hiÖn mét sè chÝnh s¸ch ®µo t¹o nh»m n©ng cao chÊt l­îng ®éi ngò CBCNV cña C«ng ty nh­ sau: §µo t¹o c¸n bé chñ chèt cña C«ng ty b»ng ch­¬ng tr×nh ng¾n h¹n vµ do c¸c tr­êng ®¹i häc tæ chøc hay do chÝnh C«ng ty tù tæ chøc gi¶ng d¹y. Cö c¸n bé tham gia vµo c¸c cuéc héi th¶o trong vµ ngoµi n­íc ®Ó häc tËp nh÷ng kinh nghiÖm qu¶n lý tiªn tiÕn cña n­íc ngoµi. Mêi c¸c chuyªn gia giái cña n­íc ngoµi vÒ gi¶ng d¹y hay më c¸c cuéc nãi chuyÖn chuyªn ®Ò vÒ thiÕt kÕ mÉu m· s¶n phÈm vµ c¸c s¶n phÈm hiÖn cã trªn thÞ tr­êng thÕ giíi. Tæ chøc c¸c líp häc tËp trong néi bé (vÒ quy chÕ, néi quy lao ®éng, vÒ tæ chøc cuéc thi tay nghÒ cho CBNCV). Tæ chøc thi tuyÓn c¸c vÞ trÝ c¸n bé qu¶n lý, c«ng nh©n cã tay nghÒ cao.... NÕu ®Ò ra ®­îc nh÷ng chiÕn l­îc ®óng ®¾n vÒ con ng­êi, C«ng ty sÏ tËn dông ®­îc hÕt søc lùc vµ trÝ tuÖ cña mäi thµnh viªn trong tæ chøc cña m×nh. §iÒu nµy sÏ t¹o ra kh¶ n¨ng thµnh c«ng cho bÊt kú mét tæ chøc nµo, ho¹t ®éng d­íi bÊt kú mét h×nh thøc nµo. Nh­ vËy, trong thêi gian tíi C«ng ty cÇn ph¶i ®Èy m¹nh viÖc tæ chøc c¸c ho¹t ®éng ®µo t¹o, n©ng cao tr×nh ®é cho ®éi ngò lao ®éng cña m×nh nhiÒu h¬n, víi môc ®Ých t¹o ra ®­îc nhiÒu thµnh c«ng h¬n n÷a. Mét sè kiÕn nghÞ. §èi víi Nhµ n­íc. §Ó cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®­îc kh«ng chØ cã c¸c biÖn ph¸p n»m trong kh¶ n¨ng cña Doanh nghiÖp mµ cßn cÇn cã sù hç trî vµ t¹o ®iÒu kiÖn tõ phÝa Nhµ n­íc. Trong nh÷ng n¨m qua, tuy chÝnh s¸ch vµ c¬ chÕ ho¹t ®éng cña Nhµ n­íc ®· cã nhiÒu thuËn lîi cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c Doanh nghiÖp. Nh­ng trong t×nh h×nh thùc tÕ hiÖn nay vÉn cßn tån t¹i nhiÒu bÊt cËp, ®Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy Nhµ n­íc cÇn ph¶i xem xÐt vµ gi¶i quyÕt mét sè kiÕn nghÞ sau: - T¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c¸c Doanh nghiÖp Nhµ n­íc cã thÓ c¶i tæ l¹i bé m¸y tæ chøc qu¶n lý nÕu cã nhiÒu sù bÊt hîp lý. Nh»m t¹o ra hiÖu qu¶ tæ chøc qu¶n lý cã chÊt l­îng vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. - Cã chÝnh s¸ch hç trî ngµnh Da giÇy trong viÖc t×m kiÕm thÞ tr­êng míi, vÒ trî gi¸, vÒ c¸c kho¶n ­u ®·i thuÕ quan xuÊt nhËp khÈu, c¸c chÝnh s¸ch vÒ vïng nguyªn vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt giÇy dÐp. - Phª duyÖt c¸c Dù ¸n ®Çu t­ cã tÝnh kh¶ thi ®èi víi sù ph¸t triÓn cña c¸c C«ng ty trong ngµnh Da giÇy. Do bëi, ®Æc tr­ng cña ngµnh lµ ph¶i ®Çu t­ rÊt lín cho c¸c trang thiÕt bÞ, d©y chuyÒn s¶n xuÊt ®Ó cã thÓ chÕ t¹o ra ®­îc c¸c s¶n phÈm giÇy dÐp. Nh­ vËy, Nhµ n­íc cÇn ph¶i cã sù hç trî vÒ vèn rÊt lín cho c¸c Doanh nghiÖp. §èi víi Ban l·nh ®¹o C«ng ty giÇy Th­îng §×nh. Víi nh÷ng ®Ò xuÊt ®· nªu ë phÇn gi¶i ph¸p, ®©y lµ nh÷ng ®iÒu rÊt gÇn víi chñ tr­¬ng cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty. Do vËy, rÊt mong cã sù xem xÐt vµ ñng hé c¸c kiÕn nghÞ sau ®©y cho c¸c gi¶i ph¸p ®· nªu ë trªn: - Xem xÐt, bæ sung vµ hoµn thiÖn c¸c gi¶i ph¸p ®· nªu vÒ c¬ cÊu tæ chøc cña bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty. Sau khi ®· ®­îc hoµn thiÖn h¬n, ®Ò nghÞ nªn tæ chøc triÓn khai thùc hiÖn, nh»m môc ®Ých n©ng cao chÊt l­îng, hiÖu qu¶ cña tæ chøc. - VÒ hoµn thiÖn ®éi ngò c¸c bé c«ng nh©n viªn, Ban l·nh ®¹o cÇn ph¶i thùc hiÖn nhanh chãng. Do bëi, trong bÊt kú mét tæ chøc nµo th× vÊn ®Ò vÒ con ng­êi vµ kh¶ n¨ng c«ng t¸c qu¶n lý, lµm viÖc cña hä lµ mét vÊn ®Ò then chèt cho sù thµnh c«ng cña mäi tæ chøc. Khi mçi con ng­êi ®Òu ®¹t ®Õn mét tr×nh ®é nhÊt ®Þnh vµ cã mét kinh nghiÖm thùc tÕ, cïng víi sù phèi hîp nhÞp nhµng trong mét bé m¸y tæ chøc hîp lý th× hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña C«ng ty sÏ ®­îc n©ng cao lªn rÊt nhiÒu. RÊt mong cã sù xem xÐt vµ tham kh¶o cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty giÇy Th­îng §×nh. kÕt luËn Trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty giÇy Th­îng §×nh, em ®· nhËn thÊy mét sè vÊn ®Ò cãn tån t¹i trong bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty. ChÝnh v× vËy, nay em cã nªu ra mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty giÇy Th­îng §×nh. ViÖc tæ chøc cña bé m¸y qu¶n lý mang mét ý nghÜa hÕt søc quan träng, nã quyÕt ®Þnh ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cïng víi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty. Vµ còng trong thêi gian thùc tËp ë C«ng ty giÇy Th­îng §×nh, em ®· tiÕp nhËn ®­îc nhiÒu th«ng tin vÒ chñ tr­¬ng cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty cho thêi gian tíi. §ã lµ c¸c chñ tr­¬ng vÒ hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty do c¸c yªu cÇu vÒ viÖc t¸ch nhËp theo quyÕt ®Þnh cña Thñ t­íng ChÝnh phñ vµ c¸c cña ph­¬ng h­íng tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty trong t­¬ng lai. Do vËy, em ®· ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ vµ mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn. Víi môc ®Ých gióp cho C«ng ty cã mét sè ph­¬ng h­íng tham kh¶o cho viÖc tæ chøc qu¶n lý trong t­¬ng lai. Nh­ng do cßn mét sè tån t¹i nhÊt ®Þnh vµ cïng víi nh÷ng kiÕn thøc, kinh nghiÖm cßn h¹n chÕ cña m×nhnªn kh«ng thÓ tr¸ch khái nh÷ng thiÕu sãt. Mét lÇn n÷a rÊt mong cã sù chØ b¶o thªm tõ phÝa c¸c thÇy c«. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n./. Sinh viªn L£ C¤NG SONG Tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nhTæ chøc qu¶n lý. Biªn so¹n: KS. Th.sü Ph¹m Quang lª - Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ Néi. Gi¸o tr×nh Tæ chøc Qu¶n lý Doanh nghiÖp. Biªn so¹n: NguyÔn M¹nh Qu©n - Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ Néi. Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý (VËn dông vµo qu¶n lý Doanh nghiÖp). Biªn so¹n: KS. Th.sü Ph¹m Quang lª - Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ Néi. Kû yÕu 45 n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh cña C«ng ty giÇy Th­îng §×nh. B¸o c¸o tæng kÕt c¸c n¨m 2002 ®Õn n¨m 2004. Vµ mét sè tµi liÖu kh¸c cña C«ng ty giÇy Th­îng §×nh cã liªn quan ®Õn bµi luËn v¨n nµy. §Þnh h­íng ph¸t triÓn kinh doanh vµ ph¸t triÓn tõ n¨m 2003 ®Õn n¨m 2010 cña C«ng ty giÇy Th­îng §×nh. B¸o c¸o ®¸nh gi¸ n¨m 2004 vµ môc tiªu nhiÖm vô trong nh÷ng n¨m tíi cña Ngµnh Da giÇy ViÖt Nam. Tµi liÖu do HiÖp héi Da giÇy ViÖt Nam thùc hiÖn ®¸nh gi¸. Mét sè luËn v¨n tham kh¶o kh¸c. Môc lôc Trang Tµi liÖu tham kh¶o Phô lôc Phô lôc Phô lôc 1: S¬ ®å Chñng lo¹i s¶n phÈm cña C«ng ty: Chñng lo¹i s¶n phÈm C«ng ty S¶n phÈm míi S¶n phÈm míi t­¬ng tù S¶n phÈm míi c¶i tiÕn S¶n phÈm nhËn gia c«ng S¶n phÈm truyÒn thèng GiÇy GTS GiÇy Supega Black Snoweat Avia GiÇy Allstar GiÇy Eagle GiÇy Nike GiÇy Arian GiÇy 98-01 GiÇy 98-02 GiÇy 98-03 GiÇy cao cæ GiÇy Basket GiÇy Bata GiÇy Foottech 9709 GiÇy Foottech 9710 GiÇy Foottech 9711 GiÇy Foottech 9712 GiÇy Foottech 9713 GiÇy Foottech 9714 GiÇy Foottech 9715 GiÇy Foottech 9716 Phô lôc 2: Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt giÇy cña C«ng ty. ChØ, «zª V¶i, xèp, PE, PU Cao su, ho¸ chÊt, Keo Qu¸ tr×nh Båi, tr¸ng NVL QT C¾t c¸c chi tiÕt mò Qu¸ tr×nh May mò giÇy Qu¸ tr×nh Gß giÇy vµ L­u ho¸ giÇy v¶i hoÆc Lµm l¹nh giÇy ThÓ thao QT. Bao gãi s¶n phÈm Qu¸ tr×nh c¸n C¸c chi tiÕt cao su: §Õ ViÒn Pho hËu Xèp gan gµ Xèp lãt giÇy Keo Nguyªn vËt liÖu (NVL) Thªu S¶n phÈm hoµn chØnh NhËp kho QC QC QC QC QC QC QC QC Chó thÝch: QC: (Quality control). Nh©n viªn kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm cña Phßng QC.