Đề tài Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng (1)

ng cạnh tranh của công ty bị giảm xuống. 2.3.1.3 Đối với công tác thơng lợng và đặt hàng. Do có sự chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, các mối quan hệ làm ăn gần nh sẵn có, do vậy công ty rất ít quan tâm đến lựa chọn nhà cung cấp mới, các nhà cung cấp chủ yếu có từ lâu đời, các nhà cung cấp truyền thống, công tác thơng lợng và đặt hàng vẫn cha thật sự đợc quan tâm. Trong hoạt động mua hàng công ty cha thật sự giữ đợc vai trò của mình là khách hàng đối với nhà cung cấp nên không tận dụng đợc u thế trong đặt hàng. Quá trình thơng lợng và đặt hàng không tách rời nhau. Với mỗi nhân viên phụ trách một hoặc một số mặt hàng thì họ có trách nhiệm thơng lợng và đặt hàng khi có nhu cầu mua. Tuy nhiên các nhân viên phụ trách khâu này rất ít quan tâm đến công tác thơng lợng. Họ luôn ỷ lại vào các nàh cung cấp truyền thống cho nên khi hàng hết họ thờng đặt hàng các nhà cung cấp mà đang có quan hệ làm ăn qua điện thoại hoặc qua đơn đặt hàng. Họ không tận dụng đợc u thế của ngời đi mua hàng, của “ thợng đế” Thậm chí nhiều khi họ chỉ quan tâm đến số lợng càn mua mà quên đi các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng của mình. Việc đặt hàng đợc phân chia cho các nhân viên phụ trách từng mặt hàng. Đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ nh mỹ phẩm, xà phòng, sách vở, bút... thì các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ đặt hàng khi hàng hết hoặc còn ít. Khi hết họ gọi điện cho nhà cung cấp yêu cầu về số lợgn và chủng loại, và nhà cung cấp tự mang hàng đến. Điều này có u điểm là các nhân viên mua hàng là ngời theo sát hoạt động bán hàng, nắm rõ đợc mặt hàng nào tiêu thụ nhanh, mặt hàng nào khả năng tiêu thụ chậm để từ đó đặt hàng đúng số lợng, cơ cấu, đảm bảo luôn có hàng để bán. Tuy nhiên có hạn chế là nhân viên chỉ làm trong phạm vi trách nhiệm của mình, họ chỉ biết hết hàng thì gọi mà không quan tâm đến giá cả, chất lợng, mẫu mã... của sản phẩm họ cũng không có khả năng dự báo nhu cầu của ngời tiêu dùng trong thời gian tới. Còn đối với mặt hàng có giá trị lớn hay mặt hàng nhập khẩu thì có đội ngũ cán bộ chuyên phụ trách đảm nhiệm khâu lựa chọn và đặt mua hàng. Phần lớn họ là nhân viên chuyển từ bộ phận khác sang ngời có kinh nghiệm thực tế thì lại hạn chế về ngoại ngữ và ngơì có trình 40 độ ngoại ngữ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế... nên khả năng nhận biết, phản ứng với tình huống bất ngờ còn chậm làm cho quá trình thơng lợng và đặt hàng cha đạt hiệu quả kinh tế cao. 2.3.1.4 Đối với công tác theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa. Đây là công tác đợc công ty tơng đối chú trọng và làm khá tốt. Công ty thờng xuyên theo dõi, kiểm tra và kiểm soát việc giao nhận hàng hóa về số lợng, chất lợng, thời gian giao hàng và các điều khoản trong hợp đồng mua hàngcủa công ty với nhà cung cấp. Đối với mỗi mặt hàng khi có nhu cầu mua hàng công ty đặt hàng và theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa. Nếu gần đến ngày giao nhận mà cha thấy gì công ty sẽ thúc giục các nhà cung cấp. Khi nhận hàng công ty bao giờ cũng có một bộ phận chuyên trách kiểm tra lại hàng hóa để đảm bảo đủ về số l ợng, chất lợng. Ngoài ra công ty cũng đã chú trọng đến việc kiểm tra các chứng từ, hóa đơn liên quan đến quá trình mua hàng. Do làm tốt công tác này nên đã góp phần làm cho hàng hóa giao nhận đủ về số lợng, đúng về chất lợng, thời gian giao nhận nh trong hợp đồng mua bán đã ghi, góp phần làm tăng hiệu quả của công ty. Công ty cần phải tiếp tục hơn nữa không ngừng nâng cao chất lợng công tác này vì đây là một công tác trong quá trình quản trị mua hàng. 2.3.1.5 Đối với công tác đánh giá kết quả thực hiện. Công tác kiểm tra, kiểm soát đợc diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lợng thì hàng hóa sẽ không đợc nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không đợc phép thanh toán mặt hàng đó. Những ngời có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng. Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lợng cao và chi phí thấp nhất không.. Sau mỗi lần mua hàng công ty thờng đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra nh về số lợng, chất lợng, mẫu mã, chủng loại... tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếp tục đặt hàngcủa nhà cung cấp đó. Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu nh là khách quan thì công ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhng nếu nh đó là lỗi của nhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác. Trên thực tế công tác mua hàng đợc thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nớc đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhng những hàng hóa nhập công ty vẫn phải mua với giá cao. Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa nhiều. 2.3.2 Đánh giá công tác tổ chức và quản trị nhân sự trong khâu mua hàng. 41 Đối với công tác tổ chức hoạt động mua hàng: Bộ phận mua hàng thuộc phòng quản lí kinh doanh. Gồm trởng phòng kinh doanh và sáu nhân viên mua hàng. Trởng phòng là ngời có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế (đối với những mặt hàng có giá trị lớn), báo cáo giám đốc quá trình thực hiện mua hàng,đồng thời chịu trách nhệm trớc giám đốc về quá trình thực hiện hợp đồng. Trởng phòng kinh doanh luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng và dự trữ. Mỗi nhân viên mua hàng đợc giao nhiệm vụ kí kết hợp đồng, giao dịch với nhà cung cấp của một hoặc một số loại hàng hoá nhất định và quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc đảm bảo cung ứng hàng hóa cho bán hàng, thực hiện hợp đồng đã kí kết. Nếu do chủ quan, thiếu trách nhiện gây thiệt hại về kinh tế cho công ty thì những nhân viên này sẽ phải bồi thờng thiệt hại tuỳ theo mức độ do công ty quy định. Mặt khác những nhân viên này cũng đợc hởng “ tháng lơng thứ mời ba” nếu trong năm nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, mua đợc hàng theo đúng tiêu chuẩn, chi phí mua hàng nhỏ nhất, trực tiếp mang lại lợi ích kinh tế cho công ty. Mỗi nhân viên thờng xuyên kiểm tra nguyên liệu tồn kho để nắm rõ tình hình nhu cầu cần mua loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm. Với chế độ thởng phạt vật chất đối với nhân viên mua hàng, công ty đã khuyến khích đ ợc nhân viên mua hàng hoàn thành tốt công việc mà mình đợc giao. Kết quả là trong những năm vừa qua công ty luôn có hàng để bán. Tuy nhiên đây là kinh doanh kiểu siêu thị nên đối với mặt hàng có giá trị nhỏ thì việc đặt hàng lại do chính nhân viên đứng quầy bán đảm nhiệm, mà nhân viên bán hàng thì hởng lơng và chế độ u đãi của nhân viên bán hàng không liên quan đến phòng kinh doanh nên họ chỉ làm đúng phận sự của mình. Hàng hết thì họ chủ động gọi đặt mà không hề đi nghiên cứu nhu cầu thị trờng, nghiên cứu mặt hàng, nghiên cứu sự thay đổi nhu cầu thị trờng, thay đổi về giá cả, lựa chọn nhà cung cấp mới nên nhiều khi công ty vẫn phải mua hàng với giá đắt hơn so với giá hàng cũ, hàng sắp bị lỗi mốt. Đây là vấn đề phòng kinh doanh nên quan tâm. Về nhân sự: Với số lợng lao động khá lớn từ thời bao cấp để lại trình độ của nhân viên còn hạn chế, chủ yếu mới chỉ tốt nghiệp phổ thông. Trong bộ phận mua hàng mặc dù lợng nhân viên chiếm ít hơn so với các bộ phận khác nhng trình độ của nhân viên còn nhiều hạn chế. Có nhân viên đã tốt nghiệp đại học nhng cũng có nhân viên mới chỉ tốt nghiệp trung học. Đây là một hạn chế lớn đối với công tác mua hàng vì thành công trong mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên mua. Với một nhân viên có trình độ cao thì khả năng thành công là lớn. Công ty cần tổ chức đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng thêm nhân viên mới có khả năng thật sự trong mua hàng. 2.3.3 Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại công ty 42 Trong quá trình mua hàng công ty đã xác định đợc mục tiêu của công tác quản trị mua hàng là mục tiêu an toàn, mục tiêu chất lợng và mục tiêu chi phí. Công tác quản trị mua hàng của công ty thời gian qua có u điểm sau: - Ngày càng có nhiều đối tác muốn có quan hệ làm ăn với công ty, cung cấp hàng hóa cho công ty thể hiện trong thời gian qua có rất nhiều các nhà cung cấp tự tìm đến thơng lợng và đặt hàng với công ty. Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung ứng tối u. - Chiến lợc nội địa hóa đầu vào, công ty đã tìm kiếm nhà cung cấp trong nớc có thể cung cấp các mặt hàng mà công ty có nhu cầu với chất lợng đảm bảo, giá cả hợp lí giúp cho công ty có khả năng cạnh tranh với các mặt hàng ngoại và giúp cho công ty có thể giảm đợc chi phí mua hàng, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. - Khả năng quay vòng vốn do công ty thực hiện nhu cầu và đúng thời điểm, tức là chỉ khi nào cần mới mua. Mặt khác công ty đã giảm đến mức thấp nhất chi phí bảo quản do mua nhiều hàng. Bên cạnh những u điểm thì công tác quản trị mua hàng còn những hạn chế sau: - Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng do hạn chế của nhân viên không xác định cụ chể nhu cầu của ngời tiêu dùng nên còn tồn tại tình trạng hàng mua không phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của ngời tiêu dùng, hàng mua lỗi mốt hay mẫu mã không phù hợp. - Trong công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp, công ty đã lựa chọn nhà cung cấp lớn có uy tín, có độ vững vàng về tài chính, đáp ứng đợc yêu cầu về tiêu chuẩn, kỹ thuật của hàng hóa. Nh ng công ty cha thờng xuyên lựa chọn nhà cung cấp qua các cuộc triển lãm, qua hội chợ, qua các phung tiện thông tin đại chúng, điều này dẫn đến công ty có thể bị nhà cung cấp ép giá khi trên thị trờng có sự biến động về giá cả hàng hóa. - Đối với công tác thơng lợng và đặt hàng công ty cha tận dụng đợc u thế của ngời đi mua. - Vì lập kế hoạch cung ứng của công ty nhiều khi cha chính xác, có loại thì thiếu, có loại thì thừa. Và nhiều lần công ty phải dùng vào hàng mua vào cho kì sau. - Về vấn đề tổ chức và nhân sự:Trởng phòng kinh doanh đảm nhiệm chức vụ kiểm soát mua hàng phải quản lí toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc xây dựng kế hoạch tổng hợp về kinh doanh ngắn và dài hạn, lập và triển khai thực hiện kế hoạch mua hàng, tổ chức nghiệp vụ mua hàng, quản lí phung tiện vận tải... Do phải đảm trách quá nhiều nhiệm vụ nh vậy nên không thể theo sát sao đến từng nhân viên của phòng nói chung và nhân viên mua hàng nói riêng. - Số lợng cán bộ nghiệp vụ chủ chốt có trình độ nghiệp vụ cao còn thiếu cho nên cha phát huy đợc hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh tại các đơn vị này. - Do đội ngũ cán bộ chuyên môn ít có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả năng phản ứng với các tình huống bất ngờ xảy ra còn kém làm cho quá trình thơng lợng và đặt hàng đạt hiệu quả không cao. 43 - Cơ cấu mặt hàng thay đổi chậm so với nhu cầu của thị trờng. Về chính sách mặt hàng kinh doanh còn cha đa dạng, phong phú, mặt hàng chủ lực của công ty còn cha mạnh. - Về chính sách giá cả cũng có nhiều tiến bộ song vẫn cha có chính sách giá lâu dài vào mục tiêu đã định mà chủ yếu nhằm vào giải quyết tốt việc bán ra. Vì vậy mà đôi khi còn làm giảm lợi nhuận kinh doanh của công ty. - Việc phân tích, đánh giá các dữ liệu phục vụ cho mua hàng và hoạt động kinh doanh của công ty cha đợc chú ý sát sao, kế hoạch mua hàng đợc đa ra đôi khi không sát với thực tế. - Thủ tục hành chính rờm rà, các quyết định đa ra cha nhanh. Khi có sự thay đổi hay thông báo của các bên bán về thay đổi đơn hàng hoặc muốn xin ý kiến chỉ đạo phải trình đơn qua từng bậc. - Công ty còn bị đọng vốn ở những mặt hàng nhập khẩu do những mặt hàng này thờng phải nhập lô lớn, trong khi đó nhu cầu sử dụng lại cha cao, lô hàng nhập lại phải sử dụng trong thời gian dài. 44 Chơng3: Một số giải pháp nhằm nâng cAO chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 3.1 Phơng hớng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới. Với hơn 47 năm tồn tại và phát triển công ty bách hoá số 5 Nam Bộ đã từng bớc trởng thành và mở rộng về quy mô. Sản phẩm của công ty đã đa dạng phong phú có thể đáp ứng đợc nhu cầu của mọi tầng lớp dân c. Trong thời buổi hiện nay rất nhiều siêu thị mọc lên nh Fivimart, intimex, siêu thị Láng Hạ, Siêu thị Thái Dơng… Mặc dù công ty bách hoá số 5 Nam bộ ra đời lâu hơn so với rất nhiều các siêu thị khác, với lợng khách hàng truyền thống khá lớn nhng để cạnh tranh đợc với các siêu thị khác, để giữ đợc khách hàng truyền thống và thu hút đợc khách hàng mới về phía mình công ty đã không ngừng nỗ lực, cố gắng phấn đấu tự tìm cho mình một đờng đi riêng. Vào cuối mỗi năm công ty luôn tổng kết những gì đạt đợc trong năm qua và đề ra phơng hớng phấn đấu cho những năm tiếp theo. Đồng thời xem xét, kiểm điểm lại xem kế hoạch đề ra dài hạn có phù hợp không. Để thích ứng với tình hình kinh tế mới, công ty đã đề ra phơng hớng phát của công ty trong năm tới. Phơng hớng của công ty trong năm tới: - Doanh thu tăng từ 10-12%, nộp ngân sách nhà nớc tăng từ 5-8% so với năm trớc. - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng để tiếp tục đa ra thị trờng những sản phẩm mới có chất lợng cao, gía thành hạ, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thơng trờng. - Duy trì và phát triển sản phẩm và sản phẩm mới trên thị trờng hiện tại và thị trờng truyền thống. - Nâng cao chất lợng quản trị trong toàn công ty trên tất cả các khâu về mọi mặt. - Mở rộng mạng lới tiêu thụ ra các khu vực khác. Nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới. - Xắp xếp lại ngành hàng, nhóm hàng kinh doanh đảm bảo tính cạnh tranh đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, mang lại hiệu quả kinh doanh cao. - Đẩy mạnh hoạt động kiinh doanh mà trớc mắt là mở rộng kinh doanh siêu thị và các loại hình bán hàng tự chọn khác. - Cải tiến công tác quản lí, tổ chứa lại lực lợng lao động, bố trí, sắp xếp lao động một cách hợp lí, khoa học tiến tới tinh giảm bộ máy quản lí. - Đẩy mạnh hoạt động bán ra, tăng doanh số bán hàng, thực hiện khoán doanh thu tới từng nhân viên bán hàng, nâng cao năng suất lao động của nhân viên. 45 - Coi khách hàng là trọng tâm của mọi hoạt động trong công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Một số phơng hớng nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty trong thời gian tới. Để chất lợng công tác quản trị mua hàng của công ty ngày càng đợc nâng lên, xuất phát từ thực tế, công ty đã đề ra một số phơng hớng sau: - Hoàn thiện và củng cố quy trình mua hàng của công ty theo các bớc công việc một cách hợp lí. - Giải quyết tốt mối quan hệ giữa các hoạt động mua hàng, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá. Sao cho các khâu này diễn ra một cách hài hoà và hỗ trợ cho nhau. - Tăng cờng công tác quản lí các chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá. Giảm chi phi mua hàng và chi phí bảo quản hàng hoá, sao cho hai khoản chi phí này luôn bằng nhau trong mọi chu kì sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Thờng xuyên nâng cao chất lợng đội ngũ lao động tham gia vào hoạt động mua hàng. 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Qua phân tích cơ sở lí luận của quản trị mua hàng ở chơng 1 và qua quá trình khảo sát thực tế ở chơng 2 em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại để hoàn thiện tốt hơn công tác quản trị mua hàng tại công ty. 3.2.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện các bớc của quy trình mua hàng. Giải pháp 1: Giải pháp về công táãpác định nhu cầu mua hàng của công ty. Đối với côg tác xác định nhu cầu mua hàng công ty đã biết xác định mình mua cái gì, với số lợng bao nhiêu. Đối với mỗi mặt hàng kih doanh công ty xác định dựa vào nhu cầu của thị tr ờng mà thực tế là dựa vào kế hoạch bán ra từ đó xây dựng kế hoạch mua vào. Sau khi xác định đ ợc mua cài gì công ty đã tính toán đợc mua với số lợng bao nhiêu dựa vào mức bán ra, lợng hàng tồn kho và nhu cầu tiêu dùng trong khoảng thời gian đó. Tuy nhiên việc xác định chất l• ợng mua, cơ cấ, chủng loại nh thế nào công ty cha làm tốt. thông qua số lợng hàng hóa tồn kho cha tiêu thụ đợc của công ty còn lớn tập trung ở mặt hàng nh quần áo thời trang, hàng cơ khí, xe đạp, kính đeo mắt… Do đó công ty cần chú trọng hơn nữa công tác nghiên cứu, thăm dò và xâm nhập thị trờng để giúp công ty nhận biết đánh giá và dự đoán nhu cầu tiêu dùng của thị trờng đối với từng loại mặt hàng hoá, ngành hàng từ đó có kế hoạch mua hàng và kinh doanh hợp lí. Công tác nghiên cứu thị trờng tại công ty phải đi liền với việc tiêu thụ hàng hoá. Thông qua nghiên cứu thị trờng công ty phải thấy đợc mình nên kinh doanh mặt hàng nào, mặt hàng nào công ty đang kinh doanh mà trên thị trờng không có hoặc có ít nhu cầu tiêu dùng, số lợng 46 mỗi mặt hàng công ty nên kinh doanh là bao nhiêu, đối thủ cạnh tranh trên thị trờng nh thế nào… Việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng nên tập trung nghiên cứu sự phân bố của mặt hàng theo kết cấu địa lí, sự phân bố của dân c và nhu cầu tiêu dùng của mỗi ngời dân. Với vị trí địa lí nằm ngay tại trung tâm thủ đô Hà Nội nên khách hàng của công ty chủ yếu là tầng lớp trí thức, những ngời có công việc ổn định và thu nhập khá cao nên nhu cầu dối với hàng hoá cũng cao nên công ty mua hàng phải đảm bảo chất lợng nếu không sẽ mất uy tín với khách hàng và sẽ dẫn tới tình trạng mất khách ví những khách hàng này rất khó tính, nếu nh họ mua phải hàng giả hay kém chất lợng họ sẽ khong bao giờ quay lại mua lần thứ hai nữa. Việc nghiên cứu nhu cầu tiêu dung của dân c để từ đó có đợc biện pháp hợp lí nhằm đáp ứng đợc nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và tránh tình trạng hàng hóa ế đọng. Trớc mắt công ty cần tập trung nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng đối với ngành quần áo thời trang, tình hình cạnh tranh trên thị trờng của mặt hàng này để có đợc các chính sách hữu hiệu nhằm tăng doanh thu của các ngành hàng này; chẳng hạn chính sách về giá thu hút khách hàng. Bên cạnh đó công ty nên tập trung nghiên cứu thị trờng để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hàng hóa trong siêu thị. Do kinh doanh siêu thị là hoạt động bán lẻ chủ yếu của ty nên đẩy mạnh hoạt động kinh doanh này sẽ ý nghĩa trên nhiều mặt. Việc nghiên cứu thị trờng phải chỉ ra đợc vào những thời điểm nào trong năm thì ngời tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùng lớn đối với mặt hàng nào từ đó giúp cho công ty trong việc chuẩn bị hàng hoá phục vụ cho thị trờng một cách tốt nhất vào các dịp trọng điểm trong năm khắc phục tình trạng thiếu hụt hoặc d thừa hàng hoá quá lớn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của mình. Đối với công ty bách hoá số 5 Nam Bộ kinh doanh chủ yếu mặt hàng tiêu dùng nên công ty đã xác định đợc thời điểm quý I là lúc mà nhu cầu về hàng hoá đặc biệt là lơng thực, thực phẩm là rất lớn và từ đó công ty đã có chính sách mua hàng và dự trữ hàng hóa hợp lí song công ty lại không xác định đợc nhu cầu trong quý II giảm mạnh nên đã không đa ra đợc một chính sách mua hàng hợp lí hơn. Đây là điều mà công ty cần quan tâm. Ngoài ra công ty cũng cần nghiên cứu nhu cầu của khách hàng: nghiên cứu tâm lí khách hàng, tập tính và thói quen mua hàng của khách hàng, thu nhập bình quân của nhóm khách hàng … để phân loại khách hàng theo các chỉ tiêu kinh tế và xã hội học. Thông qua việc nghiên cứu thị trờng và khách hàng công ty thấy đợc những nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hởng tới sự tăng giảm doanh thu của doanh nghiệp trong thời gian vừa qua, có đợc một trong những căn cứ để tiến hành dự báo mức sản phẩm mua vào và lập kế hoạch mua vào của công ty trong thời gian tới. Giải pháp 2: Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp. Để có một hệ thống các nhà cung cấp hợp lí đảm bảo cho quá trình mua hàng đợc diễn ra 47 một cách thờng xuyên, đều đặn thì công ty phải thực hiện những công việc sau: - Công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đã có uy tín với công ty, Những nhà cung cấp này sẽ đảm bảo cho công ty kịp thời gian, đảm bảo đúng số lợng và chất lợng mà công ty yêu cầu. Tuy nhiên đối với họ công ty luôn phải có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ xem liệu chất lợng hàng hoá, giá cả cả họ so với các nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không. Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp của mình xem có cần phải thay bằng các nhà cung cấp khác hay vẫn tiếp tục mua của các nhà cung cấp cũ. Với những nhà cung cấp mới công ty nên mua với số lợng ít để phòng ngừa rủi ro. - Công ty nên tăng cờng tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp mới, từ đó tìm ra nhà cung cấp tối u có thể cung cấp hàng hoá cho công ty với chất lợng cao, giá thành hợp lí, kịp thời về mặt thời gian. Với sự phát triển của khoa học kĩ thuật thì ngày nay rất nhiều loại hàng hoá mới ra đời có thể thay thế hàng cũ mà giá cả, mẫu mã lại đẹp hơn và rẻ hơn. Công ty nên cố gắng tìm những sản phẩm mới có khả năng thay thế để đảm bảo có lợi nhất cho mình và ngời tiêu dùng. Để làm đợc điều đó ngoài việc nghiên cứu nhu cầu ngời tiêu dùng công ty nên có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp bởi không chỉ các công ty thơng mại mới là ngời quan tâm tới nhu cầu tiêu dùng mà ngay cả bản thân các nhà cung cấp cũng là ngời rất quan tâm đến các nhu cầu thị trờng. Họ rất nhạy cảm với nhu cầu mới xuất hiện đặc biệt là nhà cung cấp mới. Mỗi mặt hàng mới xuất bên cạnh các nhà cung cấp cũ thờng xuất các nhà cung cấp mới. Với mỗi nhu cầu mới xuất hiện họ thờng tự tìm đến chào hàng các doanh nghiệp thơng mại cho nên nếu doanh nghiệp quan tâm thờng xuyên tới các nhà cung cấp, có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, thờng xuyên theo dõi các nhà cung cấp mới thì sẽ nhanh chóng nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng và đợc nhà cung cấp u ái hơn trong việc đặt mua hàng. - Cần duy trì và phát triển các mối quan hệ cung ứng đã tạo lập đợc. Để làm đợc điều đó thì tr• ớc hết công ty phải thanh toán đúng hẹn và có phơng thức thanh toán hợp lí, thuận tiện cho bên bán đảm bảo giữ uy tín với bên bán. Để có thể tìm và lựa chọn đợc nhà cung cấp ổn định về nguồn, chất lợng hàng hóa tốt, giá cả hợp lí… công ty cần căn cứ vào các tiêu thức cơ bản sau: Mức độ tín nhiệm của nhà cung cấp, uy tín tài chính, kết quả giao hàng của họ trong những lần gần đây đối với công ty và đối với các bạn hàng khác. Giá cả: phải hợp lí. Giá cả theo giá thị trờng và phải đảm bảo hai bên cùng có lợi. Vị trí địa lí của nhà cung cấp ảnh hởng đến khả năng giao hàng. Sự thích ứng của nhà cung cấp đối với sự biến động của thị trờng và đòi hỏi của công ty. Giải pháp 3: Nâng cao chất lợng công tác thơng lợng và đặt hàng. Hiện nay công ty cha thực sự quan tâm tới vấn đề này. Công ty thờng xuyên mua hàng của các nhà cung cấp đã có từ trớc và đối với những mặt hàng cũ cứ mỗi lần hết ngời phụ trách 48 về mặt hàng đó chỉ việc gọi điện cho các nhà cung cấp để họ mang hàng đến. Cho nên doanh nghiệp trong vai trò là ngời đi mua, trong vai trò là “ thợng đế” đã không tận dụng đợc lợi thế của mình. Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế trên là do đôi ngũ cán bộ chuyên trách trong công tác thơng lợng và đặt hàng trình độ chuyên môn còn hạn chế trong năng lực, kinh nghiệm nên kết quả trong giao dịch đàm phán không cao. đặc biẹt là do nhận thức của nhà quản trị mua hàng. Các nhà quản trị mua hàng chỉ quan tâm đến việc làm sao có hàng để bán mà cha nhận thức đợc hết vai trò của thơng lợng. Thơng lợng thực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc lỏng và ràng buộc chặt, những ràng buộc này liên quan đến số lợng, chủng loại hàng hoá, chất lợng hàng hoá, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng. Hơn nữa nhiều khi phân chia quyền hạn và trách nhiệm còn cha rõ ràng. Để khắc phục đợc tình trạng trên công ty nên có biện pháp nâng cao trình độ mọi mặt cho đội ngũ này đặc biệt là đội ngũ chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch. Đặc biệt công ty bách hoá số 5 Nam Bộ vốn là một doanh nghiệp nhà nớc với lợng lao động trong biên chế từ bao lâu vẫn còn lại nên trình độ chuyên môn rất hạn chế thậm chí có ng ời chỉ mới tốt nghiệp phổ thông, cha hề qua trờng lớp đào tạo nào công ty nên có chính sách tổ chức đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng những nhân viên có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm để giao cho họ làm công tác này. Nếu không có nghiệp vụ giỏi thì công ty sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng và phải chấp nhận các điều khoản bất lợi về phía mình và thiệt hại là không thể tránh khỏi cho công ty. Trách nhiệm mua hàng của công ty là rất lớn. Nên việc tuyển nhân viên mua hàng là rất quan trọng. Chọn một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp có kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. Kinh doanh có kiếm lời đợc hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên viên mua hàng. Nhất là đối với công tác thơng lợng và đặt hàng nếu nh có đợc một nhân viên giỏi, có nhiều kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của công ty. Giải pháp 4: Đối với công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá. Nhìn chung công tác kiểm tra, kiểm soát của công ty đợc tiến hành khá tốt. Công ty đã chú trọng đến công tác này. Tuy nhiên việc kiểm tra, kiểm soát quá trình giao nhận hàng hoá phải đợc tiến hành chu đáo và chặt chẽ hơn. Công tác kiểm tra, kiểm soát phải đợc tiến hành một cách toàn diện mà trớc hết là kiểm tra chất lợng hàng hoá mua vào phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty tránh tình trạng bán ra thị trờng những sản phẩm hàng hoá không đảm bảo chất lợng. Bên cạnh đó cần chú trọng tới việc kiểm tra, kiểm soát quá trình mua hàng. Thông qua đó để sử dụng chi phí một cách tiết kiệm hơn có hiệu quả và từ đó làm cơ sở cho việc phấn đấu hạ giá thành, nâng cao sức cạnh tranh với các thủ đối thủ khác. Ngoài ra công ty cũng cần quan tâm hơn nữa đến việc kiểm tra đối với nhân viên mua 49 hàng. Sự kiểm tra, kiểm soát này đợc tiến hành nghiêm túc, công bằng gắn nó với thi đua trong công việc và đặt mức thởng phạt về vật chất cũng nh về công việc một cách công khai. Thông qua sự kiểm tra, kiểm soát này nhằm khuyến khích ngời lao động, kịp thời uốn nắn những hành vi tiêu cực trong lao động và nắm bắt một cách chính xác số lợng lao động cần thiết ở mỗi bộ phận trong từng giai đoạn để có sự điều chuyển, bố trí và phân công lao động một cách hợp lí. Đặc biệt là công ty nên kiểm tra các nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp mang hàng đến thì cả hai bên mua và bán đều phải có nhân viên giám sát việc giao nhận hàng hoá có diễn ra theo đúng thoả thuận trong hợp đồng hay không. Hiện nay ở công ty việc khi mang hàng đến công ty thì bên cung ứng không có nhân viên đi theo giám sát mà chỉ có ngời vận chuyển do vậy nhiều khi phát hiện hàng kém phẩm chất công ty phải gọi điện đến nhà cung cấp thì nhân viên của họ mới đến công ty để xác định hàng kém phẩm chất hay bị thiếu hụt. Hơn nữa các nhân viên cung ứng của công ty phải thờng xuyên nắm bắt thông tin về phía đối tac làm ăn với mình. Nếu không nắm bắt đợc thông tin về phía họ, công ty sẽ không thể biết đợc tình hình sản xuất kinh doanh của họ, càng không thể lờng trớc đợc hậu quả do không chuẩn bị khi những nhà cung cấp mới không có khả năng cung cấp hàng hoá cho công ty. Mặt khác nhân viên cung ứng theo dõi biến động giá hàng hoá trên thị trờng để biết bên cung ứng có ép giá mình không. Hiện nay công tác này cha đợc làm tốt. Phòng kinh doanh nên tiến hành kiểm tra hàng hoá nhanh chóng hơn để hàng hoá nhanh chóng đợc đa vào kho bảo quản nhng cũng phải kĩ lỡng hơn để kịp thời phát hiện những sai hỏng để báo cho nhà cung cấp biết. Giải pháp 5: Đối với công tác đánh giá kết quả thực hiện. Công ty đã thực hiện khá tốt công tác việc đánh giá đã đợc công ty tiến hành trong tất cả các khâu tuy nhiên không vì thế mà công ty chủ quan. Công ty cần làm tốt hơn nữa hơn nữa công tác. Công ty nên tìm ra các biện pháp, các tiêu chuẩn khắt khe hơn để đánh giá đánh giá kết quả mua hàng. Nh vậy mới có thể làm cho công tác đánh giá đợc chính xác hơn, giúp cho công ty có kế hoạch mua hàng hợp lí hơn, giảm chi phí mua hàng cho công ty và đảm bảo đợc chất lợng hàng hoá cho tiêu thụ. 3.2.2 Các giải pháp liên quan đến việc tổ chức và nhân sự Về tổ chức: Thực ra trong mỗi doanh nghiệp thì con ngời vẫn đóng vai trò chủ chốt trong mọi hoạt động của doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp có hiện đại đến đâu. Vì vậy muốn quản trị tốt một lĩnh vực nào đó trớc tiên phải quản trị tốt con ngời thực hiện trong lĩnh vực đó. Mỗi nhân viên trong bộ phận mua hàng đợc giao trách nhiệm mua một hoặc một vài loại hàng hoá nhất định. Công ty nên quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của họ, có thể bằng các văn bản cụ thể, gắn trách nhiệm của họ với công việc đợc giao. Nếu nh hoạt động bán hàng bị 50 chậm lại xuất phát từ việc thiếu hàng hoá do nhân viên mua hàng nào phụ trách thì nhân viên đó sẽ phải bồi thờng tiền tơng đơng với giá trị thiệt hại của công ty trong thời gian ngừng bán hàng do thiếu. Tuy hình phạt này có thể hơi nặng nhng nh vậy thì nhân viên mua hàng mới thực sự lao tâm với công việc. đồng thời có những phần thởng vật chất cũng nh tiinh thần đối với họ khi họ hoàn thành tốt công việc(nh thởng tiền, thởng bàng các kì nghỉ, tham quan du lịch hay tặng bằng khen …). Về nhân sự: Hiện nay lực lợng lao động của công ty bách hoá số 5 Nam Bộ đang ở trong tình trạng d thừa và bản thân công ty cũng phải chấp nhận tình trạng này do họ đều là những lao động trong biên chế của công ty. Mặc dù công ty đã chú trọng đến việc tổ chức lại lực lợng lao động, tiến hành điều chỉnh từ bộ phận d thừa sang các phòng ban, bộ phận thiếu nhng vẫn xảy ra tình trang d thừa một cách giả tạo giữa các phòng ban do số lợng lao động thực sự có hiệu quả cha nhiều. Điều này do hầu hết các lao động của các lao động của công ty cha qua trờng lớp đào tạo về nghiệp vụ chính quy nào cả. Do đó khó lòng đáp ứng đợc nhu cầu phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình đặc biệt là đối với nhân viên mua hàng. Hầu hết trong số họ mới tốt nghiệp phổ thông hoặc từ nhân viên mua hàng chuyển lên, kinh nghiệm lẫn trình độ nghiệp vụ chuyên môn đều không có, đặc biệt là đối với nhân viên phụ trách khâu mua hàng ngoại nhập. Những ngời có trình độ chuyên môn lại không có khả năng về ngoại ngữ nên họ thờng bị động, khả năng phản ứng trớc những tình huống bất ngờ còn rất kém. Vì vậy công ty cần có những biện pháp về đào tạo và đào tạo lại lực lợng lao động cả về kiến thức trình độ nghiệp vụ và về phẩm chất chính trị. Việc đào tạo laị các lực lợng lao động sẽ giúp cho ngời lao động nâng cao tay nghề hay kĩ năng của mình, trang bị cho ngời lao động thêm kĩ năng mới về mặt hàng kinh doanh mà mình đảm nhiệm, chuẩn bị cho ngời lao động theo kịp những đòi hỏi mới về chuyên môn nghiệp vụ, chất lợng lao động và những đòi hỏi khác về nghiệp vụ kinh doanh trong tơng lai. + Công ty có thể sử dụng hình thức huấn luyện chính quy hay đào tạo huấn luyện nội bộ nh kèm cặp huấn luyện tại chỗ, thi nâng bậc tay nghề, sử dụng công nghệ lao động mới. + Bên cạnh việc đào tạo, huấn luyện lại lao động việc tuyển dụng nhân viên mới cũng là việc làm cần thiết cho sự phát triển lâu dài. Việc tuyển nhân sự theo đúng tiến trình có sự giám sát chặt chẽ của ban giám đốc công ty sẽ giúp cho công ty sẽ có thêm những lao động mới có đầy đủ năng lực, phẩm chất, đạo đức cũng nh sức khoẻ để đảm nhận công việc một cách tốt nhất, tạo luồng sinh khí mới trong hoạt động của công ty. + Ngoài biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, công ty phải chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Làm thế nào để phát huy hết khả năng tiềm tàng của mỗi nhân viên, làm cho nhân viên nhiệt tình và hăng hái lao động tạo nên sức mạnh tổng hợp cho công ty. Làm thế nào 51 để các nhân viên trung thành với công ty, làmviệc tận tâm và luôn cố gắng phấn đấu để đạt đợc mức năng suất,chất lợng và hiệu quả cao. Để làm đợc điều đó đòi hỏi công ty phải có một chế độ đãi ngộ nhân sự hợp lí và phải có một chế độ đãi ngộ hợp lí và phải có một phong trào thi đua trong toàn công ty. Về đãi ngộ nhân sự: thông qua hình thức đãi ngộ vật chất và phi vật chất nh: + Tiền lơng: đây là nguồn thu nhập chính và cơ bản nhất của ngời lao động, công ty nên tìm mọi cách để tăng mức lơng cho ngời lao động sao cho ít ra họ cũng đủ trang trải cho cuộc sống của gia đình họ thông qua hình thức thi nâng bậc tay nghề, áp dụng các hình thức trả lơng nh khoán sản phẩm cho ngời lao động … + Tiền thởng: ngoài ý nghĩa kinh tế tiền thởng còn có tác dụng kích thích động viên những ng ời lao động có thành tích đóng góp trên mức trung bình, vợt quá chỉ tiêu đề ra. Công ty nên áp dụng trả lơng khác nhau một cách linh hoạt. + Thởng chung cho ngời lao động nhân các dịp lễ tết đặc biệt. + Thởng cho những ngời có đóng góp lớn cho công ty, những ngời trung thành tận tuỵ với công ty. + Bán sản phẩm hạ giá cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. + Tiền thởng hoa hồng cho các nhân viên mua hàng đảm bảo chất lợng, giá cả hợp lí, hoàn thành đúng thời hạn, hay mua đợc hàng với giá rẻ. + Trợ cấp và các khoản thu nhập khác: trợ cấp y tế, giáo dục, các ngày nghỉ đợc trả lơng, trợ cấp hoàn cảnh ra đình khó khăn, tiền hu trí, quà nhân dịp ngày lễ, tết …ở các mức độ nhất định. + Ngoài ra công ty nên chú trọng tới hình thức đãi ngộ nhân sự thông qua công việc nh giao cho nhân viên có năng lực những công việc quan trọng đòi hỏi trình độ chuyên môn cao hơn và nhiều kinh nghiệm hơn so với các công việc mà ngời đó đang làm hoặc một công việc hàm chứa cơ hội thăng tiến để họ thể hiện hết khả năng của mình. + Tuy nhiên công tác đãi ngộ phải dựa trên nguyên tắc công bằng và hợp lí bởi vì làm tốt công tác này sẽ tạo nên bầu không khí tin cậy lẫn nhau, một động cơ tốt thúc đẩy tất cả mọi ngời mang hết tài năng và nhiệt tình phấn đấu vì lợi ích của cá nhân và toàn công ty. + Công ty nên có các phong trào thi đua: Trớc hết phải xác định đúng đắn mục tiêu của các phong trào thi đua. Việc tổ chức phong trào thi đua phải đợc tiến hành thờng xuyên có tác dụng thúc đẩy nhân viên hăng say làmviệc chứ không phải làhình thức. Một số doanh nghiệp đã thành công trong kinh doanh là nhờ vào sự thi đua trong nội bộ. Do vậy công ty nên tổ chức phong trào thi đua: mua đợc hàng hoá chất lợng tốt nhất, mua đợc nhiều hàng hoá và bán đợc hàng hoá nhanh nhất tức là có doanh số bán nhiều nhất giữa các đơn vị kinh doanh đồng thời để tăng tính cạnh tranh trong nội bộ doanh nghiệp thì công ty cần thông báo doanh số bán của các đơn vị đạt doanh số mua vào và bán ra đạt mức cao nhất kết hợp với cả thởng cho đơn vị đó... giúp cho các 52 đơn vị ở công ty đó cạnh tranh nhau. + Công ty nên tăng cờng hơn nữa trong công việc giáo dục nâng cao tinh thần trách nhiệm. Mỗi nhân viên trong bộ phận mua hàng phải đợc giao trách nhiệm mua một số hàng nhất định, chịu trách nhiệm trớc công ty khi hàng hoá chất lợng kém hay hàng hoá thất thoát hay một số vi phạm khác xảy ra. Việc chịu trách nhiệm này phải đợc cụ thể hóa thành văn bản, đợc mọi thành viên tham gia chấp nhận. Nếu trờng hợp hàng hoá mua vào không đạt tiêu chuẩn đặt ra do nhân tố chủ quan của nhân viên thì nhân viên đó phải tự chịu trách nhiệm bồi thờng vật chất cho công ty tuỳ theo mức độ vi phạm. Có nh vậy nhân viên mua hàng mới thật sự tận tâm với công việc của mình. 3.2.3 Các giải pháp khác Về vốn: Vốn kinh doanh luôn là vấn đề khó khăn đối với các doanh nghiệp và công ty bách hoá số 5 Nam Bộ cũng là một trong số doanh nghiệp đó. Là một nghiệp hoạt động trong lĩnh vực th ơng mại do đó hoạt động tiêu thụ hàng hoá là hoạt động không mang tính sản xuất trực tiếp sản xuất ra hàng hoá vì vật nó không đòi hỏi phải nhiều vốn cố định nhng vốn lu động lại là một vấn đề quan trọng nhất là đối với vấn đề mua hàng. Với số vốn khoảng 3 tỷ đồng nh hiện nay cha cho phép công ty đầu t vào lĩnh vực quan trọng đòi hỏi vốn lớn mà số vốn này chỉ đủ công ty duy trì hoạt động kinh doanh hiện tại. Do đó đối với công ty bách hoá số 5 Nam Bộ cần phải quan tâm đến vấn đề tạo nguồn vốn,sử dụng nguồn vốn có hiệu quả đặc biệt là trong lĩnh vực mua hàng. Bởi hàng hoá trong mua vào là một bộ phận trong cơ cấu tài sản lu động của công ty. Công ty không thể bắt nhân viên mua hàng phải đảm bảo luôn có đủ hàng để bán mà không có vốn. Nhất là khi có cơ hội mua hàng hoá với giá thấp hoặc nhu cầu mua về một loại hàng hoá có khả năng tăng cao trong tơng lai mà vốn lu động của doanh nghiệp bị hạn chế hoặc không có nguồn tài trợ thì công ty sẽ mất đi cô hội thu đợc một khoản lợi nhuận. Do đó công ty cần quan tâm đến việc tạo lập nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn. Việc tạo lập nguồn vốn của công ty đợc thực hiện thông qua các giải pháp: + Nguồn tự tài trợ từ hoạt động kinh doanh. + Nguồn huy động từ cán bộ công nhân viên(nguồn này rất ít gần nh không đáng kể) + Tranh thủ tận dụng các khoản tín dụng từ các điều kiện thanh toán- tín dụng của các nhà cung cấp và khách hàng, các khoản phải trả, phải nộp nhng cha đến hạn. + Vay vốn ngân hàng và từ các đơn vị kinh tế khác. + Đẩy mạnh thu hút vốn đầu t liên doanh, liên kết với các đối tác nếu có điều kiện phù hợp với các hoạt động của công ty. + Mặt khác nớc ta đang tiến hành cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nớc,công ty nên cổ phần hoá để thu hút vốn nhàn rỗi ngay trong những công ty làm việc cho công ty. Trớc mắt nếu cha 53 cổ phần hoá đợc thì vào những thời điểm cần vốn lu động công ty có thể huy động vốn bằng việc phát hành trái phiếu ngắn hạn. Ngoài ra công ty cần sử dụng vốn một cách hợp lí nhằm bảo toàn và phát triển vốn đợc giao nh: + Xác định nhu cầu vốn lu động cần thiết cho từng thời kì nhằm huy động hợp lí các nguồn bổ sung. Nếu không xác định đúng nhu cầu vốn lu động cần thiết công ty sẽ gặp khó khăn trong việc mua hàng hoặc sử dụng vốn lãng phí làm chậm tốc độ chu chuyển của vốn. + Giao vốn kinh doanh, phân cấp tự chủ vốn kinh doanh, hạch toán cho từng bộ phận thu mua hàng. + Tiết kiệm chi phí trong mua hàng. + Mua hàng đúng số lợng cần mua bằng cách xác định một cách chính xác mức tiêu thụ hàng hoá, mức dự trữ hợp lí để tránh tình trạng hàng hoá tồn kho. Vì hàng hoá tồn kho ngoài việc tăng chi phi bảo quản, dự trữ nó còn làm vốn bị ứ đọng,không thu hồi đợc vốn. + Trong những năm tới công ty cần nâng cấp, cải thiện các điều kiện làm việc và cảnh quan làm việc. Mỗi phòng ban cần trang bị những thiết bị phục vụ cho hoạt động đợc tiến hành nhanh chóng nh: điện thoại, máy Fax, máy vi tính, máy photocopy…tơng ứng với tính chất, yêu cầu công việc. Về cơ sở vật chất, kĩ thuật: Công ty có một lợi thế là đợc thừa hởng một hệ thống rất lớn có giá trị từ thời kì trớc để lại. Tuy nhiên những trang thiết bị này đã trở nên lỗi mốt, lạc hậu. Với những trang thiết bị không còn giá trị sử dụng công ty nên bán thanh lí để đầu t vào trang thiết bị mới, hiện đại, phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty. Đối với cơ cấu tổ chức, công tác lãnh đạo taị công ty. Công ty nên tổ chức bộ máy mua hàng hợp lí, gọn nhẹ hơn đặc biệt là bộ phận thuộc phòngkinh doanh. Nên giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên mua hàng để giảm bớt gánh nặng cho trởng phòng kinh doanh. Chẳng hạn đối với nhân viên mua hàng đảm nhiệm mua loại hàng hoá nào thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với loại hàng hoá đó về chất lợng, mẫu mã, giá cả, thời hạn để đảm bảo cho hoạt động tiêu thụ. Nhân viên đảm nhiệm về loại hàng hoá nào thì có toàn quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán,thơng lợng đối với loại hàng hoá đó và chỉ báo lại kết quả cho trởng phòng biết. - Mặt khác công ty nên tăng cờng sự thống nhất trong lãnh đạo, phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty. Điều này sẽ mang lại tính khả thi cho mỗi quyết định đợc đa ra. Đối với hoạt động mua hàng thì đặc biệt phải biết phối hợp nhịp nhàng với bộ phận tiêu thụ để kịp thời nắm bắt nhu cầu và sự thay đổi nhu cầu để từ đó có quyết định mua hàng hợp lí. Nếu quyết định đa ra trong mua hàng không mang tính thống nhất thì việc thực hiện sẽ gặp nhiều 54 khó khăn do đó không thể mang lại hiệu quả cao trong công tác cung ứng hàng hoá. 3.2.4 Kiến nghị đối với cơ quan chủ quản có liên quan. Đây là yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty nhng nó có tác dụng mạnh mẽ tới sự tồntại và phát triển của doanh nghiệp. Sự ổn định và đúng đắn về quyết định và chính sách cuả nhà nớc tạo nên môi trờng kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp trong nớc và ngoài nớc. Mỗi doanh nghiệp đều tiến hành trong môi trờng kinh doanh trong một môi trờng nhất định do đó không thể tránh khỏi những tác động từ môi trờng kinh doanh. Trong bối cảnh nh hiện nay nhà nớc đang không ngừng hoàn thiện hệ thống pháp luật nhằm tạo ra một hành lang pháp lí an toàn và hấp dẫn, đảm bảo khả năng cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp. Tuy nhiên các chính sách về hoạt động sản xuất kinh doanh đặc biệt là hoạt động ngoại thơng còn nhiều bất cập, để hoạt động mua hàng của công ty đợc hoàn thiện ngoài những nỗ lực của công ty thì sự giúp đỡ của nhà nớc là rất cần thiết. Qua nghiên cứu công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em xin mạnh dạn đề xuất một vàíy kiến đối với các cơ quan,chức năng của nhà nớc để công ty có thể hoàn thành những mục tiêu đề ra. Để đảm bảo quyền lợi cho các doanh nghiệp sản xuất trong nớc đồng thời cũng giúp cho công ty không mua phải hàng giả, hàng kém phẩm chất, kém chất lợng Nhà nớc phải có biện pháp quản lí con dấu, giám sát chặt chẽ nguồn gốc, xuất xứ của các mặt hàng. Nhà nớc phải có những quy định chặt chẽ trong việc thi hành pháp luật, phát hiện và xử lí nghiêm minh những đơn vị cá nhân làm hàng giả, hàng nhái, hàng lậu lấy nhãn hiệu của các doanh nghiệp có uy tín trên thị trờng hay việc nhập khẩu hàng lậu, hàng trốn thuế nhập khẩu. Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học, kĩ thuật thì việc nhái hàng lại hàng thật không phải là khó. Với một loại hàng hoá của một hãng nổi tiếng nào đó vừa ra đời một thời gian ngắn sau đã xuất hiện hàng giả hay hàng nhái lại tràn ngập trên thị trờng. Với ngời tiêu dùng việc phân biệt hàng giả và thật là rất khó. Thậm chí với nhân viên đi mua hàng nhiều khi còn nhầm. Tình trạng hàng giả ở nớc ta rất phổ biến bởi sự quản lí lỏng lẻo của nhà nớc đặc biệt là đăng kí bản quyền của nớc ta còn ch a rõ ràng. Sự cạnh tranh không bình đẳng, tình trạng hàng giả tràn lan làm cho ngời ngời tiêu dùng mất niềm tin vào ngời bán. Ngời mua giờ có xu hớng mua tại các đại lý độc quyền hơn là mua tại các đại lí. Điều này ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp th ơng mại nhất là công ty bách hoá số 5 Nam Bộ vì công ty này là đại lí cho rất nhiều hãng. Cho nên nhà nớc phải có biện pháp làm sao để hạn chế dần tiến tới loại bỏ hàng giả đảm bảo cho các doanh nghiệp trong nớc. Nhà nớc công khai hoá các quy trình giải quyết các thủ tục hành chính, trách nhiệm xử lí của các cơ quan nhà nớc, ngăn chặn và xử línghiêm khắc tình trạng cửa quyền, sách nhiễu của công chức nhà nớc. Hạn chế đến mức tối đa chi phí phát sinh do chậm về thủ tục, các chi phí trung gian. Nhà nớc cần phải cải cách triệt để và đồng bộ hệ thống quản lí hành chính về các thủ 55 tục, thể chế, con ngời theo xu hớng tinh giảm gọnnhẹ, hoạt động có hiệu quả, nâng cao chất l• ợng phục vụ. Nhà nớc nên có chính sách u đãi về thuế đối với các mặt hàng mới ra đời và đợc sản xuất trong nớc để kích thích sản xuất trong nớc phát triển. Qua đó tạo điều kiện kích thích tiêu thụ trong nớc. Nhà nớc có chính sách phát triển liên ngành, phối hợp đồng bộ giữa các bộ ngành trong n ớc. Hiện nay ở nớc ta một số công việc chịu sự giám sát của nhiều bộ ngành khác nhau gây ra sự chồng chéo trong quản lí. Chẳng hạn việc nhập hàng hoá từ nớc ngoài vào và vận chuyển từ cửa khẩu hải quan về kho của các doanh nghiệp trên đờng vận chuyển doanh nghiệp phải chịu sự kiểm tra của rất nhiều bộ ngành nh cục hải quan, cục quản lí thị trờng, sở giao thông công chính của địa phơng nơi doanh nghiệp đi qua… Nh vậy việc vận chuyển của các doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian, nhiều khi chỉ vì quên hoăc mất một loại giấy tờ nào đó không nhất thiết là quan trọng thì hàng bị nằm lại một thời gian đến khi về đợc đến nơi thì nhu cầu mua của ngời tiêu dùng giảm đi rất nhiều. Nhà nớc nên thay đổi cách quản lí bằng cách giảm bớt mối quan hệ chồng chéo, không cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đợc thuận tiện hơn. Về hệ thống giao thông vận tải: hiện nay nhà nứơc đầu t rất nhiều vào xây dựng cơ sở hạ tầng nhng cũng là chỉ ở các thành phố lớn nên việc chọn nguồn hàng mua của doanh nghiệp rất nhiều hạn chế. Vì vị trí địa lí của các nhà cung ứng so với doanh nghiệp cũng ảnh hởng rất lớn đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp. Nếu vị trí địa lí của nhà cung cấp quá xa hơn nữa điều kiẹn giao thông vận tải không tốt thì cho dù các điều khoản nhà cung ứng đa ra có hấp dẫn đến đâu thì công ty cũng không giám mạo hiểm mua bởi liệu nhà cung cấp có đảm bảo hàng đến nơi đúng yêu cầu hay không. Cho nên nhà nớc nên chú ý đến hệ thống giao thông vận tải, đờng xá đối với các vùng khác nhau. Nhà nớc nên đơn giản hoá các thủ tục hành chính rờm rà, làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp. Hoàn thuế một cách nhanh chóng giúp cho các doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh để tiếp tục đầu t cho quá trình kinh doanh. Tránh tình trạng doanh nghiệp cứ phải ngồi chờ nhà nớc hoàn lại vốn làm gián đoạn quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. 56 57 Kết luận Trên đây là một số vấn đề lí luận và thực tiễn trong hoạt động quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ trong 3 năm qua(2001, 2002, 2003). Mua hàng và hoạt động quản trị mua hàng là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó góp phần không nhỏ vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy trong quá trình thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị mua hàng đối với hoạt động của công ty nên em đã đi sâu vào phân tích, nghiên cứu nhằm hiểu sâu hơn về công tác nầymong muốn học hỏi, tìm tòi để so sánh giữa lí thuyết va thực tế. Em đã đi sâu vào tìm hiểu về quá trình mua hàng của công ty, những thành công, những mặt còn tồn tại va nguyên nhân của chúng. Từ đó em mạnh dạn đa ra đề xuất để nhằm hoàn thiện hơn trong công tác quản trị mua hàng của công ty nói riêng và của bản thân hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. Tuy nhiên với kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Với tinh thần cá nhân muốn học hỏi em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến, phê bình của thầy cô, nhà quản trị trong công ty và những ngời quan tâm đến vấn đề này để bài luận văn của em đợc hoàn hảo hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Trờng Đại Học Thơng Mại, Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp, các thầy cô giáo trong bộ môn Quản Trị Doanh Nghiệp và đặc biệt là thầy giáo Th.s Bùi Minh Lý đã giúp em nhìn nhận, xử lí vấn đề một cách lô gic, khoa học hơn. Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn cô, chú, anh, chị trong công ty bách hoá số 5 Nam Bộ đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hơng K36A4 Tài liệu tham khảo TS Nguyễn Duy bột, Giáo trình kinh tế thơng mại, trờng DHKTQD, NXB thống kê 1997. 1. PGS. TS Trần Thế Dũng – TS Nguyễn Quang Hùng- Ths Lơng Thị Trâm, Giáo trình phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp thơng mại – Trờng DHTM, NXB DHQG Hà Nội. 2. TS Phạm Vũ Luận, Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, Trờng DHTM 1997. 58 3. TS Phạm Công Đoàn, TS Nguyễn Cảnh Lịch, Giáo trình Kinh tế doanh nghiệp thơng mại. 4. PGS. PTS Phạm Thị Gái, Giáo trình phân hoạt động kinh doanh, trờng DHKTQD. 5. Quản trị kinh doanh, Học viện hành chính quốc gia, Nhà xuất bản lao động xã hội. 6. Các tài liệu của công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 7. Một số luận văn của trờng DHTM. 59 Mục lục Chơng 1: Cơ sở lí luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại 1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 1.2.1 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng 1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 1.3.2 Các nhân tố ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng. 1.3.3 Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng. Chơng 2: Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 2. 1 Vài nét sơ lợc về công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức. 2.1.4 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của công ty. 2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm qua(2001,2002,2003). 2.2 Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng của công ty trong thời gian qua. 2.3 Đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 2.4 Đánh giá công tác tổ chức và nhân sự trong khâu mua hàng. 2.5 Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại công ty. Chơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 3. 1 Phơng hớng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới. 3.1.1 Phơng hớng kinh doanh của công ty trong thời gian tới. 3.1.2 Nhiệm vụ của công ty. 3.1.3 Một số phơng hớng nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng của công ty thời gian tới. 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng của công ty thời gian tới. 3.2.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình mua hàng. 60 3.2.2 Các giải pháp liên quan đến tổ chức, thực hiện quá trình mua hàng. 3.2.3 Đề xuất về mặt hàng kinh doanh. 3.2.4 Một số kiến nghị với cơ quan chủ quản có liên quan. 61