Đề tài Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản quản lý nhà nước tại văn phòng ủy ban nhân dân huyện Ý Yên

vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-UBND (Quyết định của Ủy ban nhân dân); Số: 234/UBND-VP (Công văn của UBND huyện do Văn phòng soạn thảo). (4) Địa danh, ngày... tháng... năm... ban hành văn bản: a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau: - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại Thị Trấn Lâm, huyện Ý Yên, tỉnh Nam Định): Nam Định, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh: Nam Định Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Nam Định(tỉnh Nam Định) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Nam Định. - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Ý Yên (tỉnh Nam Định) và của các phòng, ban thuộc huyện: Ý Yên. - Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Yên Phong (huyện Ý Yên, tỉnh Nam Định): Yên Phong. - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Ý Yên, ngày 05 tháng 02 năm 2011 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu. (5). Tên văn bản và trích yếu nội dung: - Thể thức: Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. - Kỹ thuật trình bày: Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNHVề việc điều động cán bộ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 (6). Nội dung văn bản: - Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: + Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; + Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; + Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; + Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; + Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; + Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; + Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó; + Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định viết hoa trong văn bản hành chính. - Bố cục của văn bản: Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể: + Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; + Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; + Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; + Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề. - Kỹ thuật trình bày: Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau: + Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; + Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; + Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; + Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau: + Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm. (7). Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu: * Thể thức: - Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: + Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM. ỦY BAN NHÂN DÂN + Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ: KT. CHỦ TỊCHPHÓ CHỦ TỊCH KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng; + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TL. CHỦ TỊCHCHÁNH VĂN PHÒNG + Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TUQ. CHỦ TỊCHCHÁNH THANH TRA - Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản. Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của UBND huyện thành lập mà lãnh đạo UBND huyện làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của UBND huyện) CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂNNguyễn Văn A KT. TRƯỞNG BANPHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của UBND huyện) PHÓ CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂNTrần Văn B - Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm. * Kỹ thuật trình bày: Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c. - Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. (8). Nơi nhận văn bản: - Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định. - Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. Chú ý: Yếu tố (7) và (8) phải tạo thành một khối thống nhất với nội dung văn bản, không được để riêng trang mới. (9). Các thành phần khác(tùy loại văn bản): a) Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. b) Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website). đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập. Các yếu tố trên phải được trình bày bằng các phông chữ, cỡ chữ, dáng chữ theo tiêu chuẩn và theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. II.4. Yêu cầu về phong cách ngôn ngữ: Có nhiều loại phong cách ngôn ngữ khác nhau. Trong văn bản quản lý Nhà nước chỉ sử dụng phong cách ngôn ngữ pháp luật hành chính. Phong cách ngôn ngữ pháp luật hành chính rất chuẩn mực nó có những đặc điểm chính sau: II.4.1. Tính chính xác: Văn bản phải viết chính xác, chỉ có một cách hiểu duy nhất, không cho phép có những cách hiểu và giải thích khác nhau. Từ ngữ trong văn bản quản lý Nhà nước phải gợi lên cho người đọc những ý niệm giống nhau. Người viết văn bản phải quan tâm làm cho người đọc hiểu đúng ý mình. Muốn đạt được yêu cầu trên thì phải xác lập khái niệm rõ ràng, cụ thể. Dùng trật tự từ xuôi, tránh sự hiểu lầm. II.4.2. Tính phổ thông: Văn bản quản lý Nhà nước phải được viết dễ hiểu, dễ tiếp thu, dễ nhớ. Đồng thời phải gắn với tính chính xác, không vì dễ hiểu mà bỏ qua những khái niệm cần thiết. Ngày nay do trình độ dân trí được nâng cao thì tính dễ hiểu phải được quan niệm đúng. Nhưng từ gốc việt phản ánh đúng bản chất sự việc thì nên dùng, không nên lạm dụng từ nước ngoài. Để cho văn bản dễ hiểu thì phải viết ngắn gọn. II.4.3. Tính khách quan: Văn bản quản lý Nhà nước phải thể hiện ý trí của Nhà nước ở mức tối đa. Các yếu tố cá nhân phải giảm đến mức tối thiểu. Trong phong cách pháp luật hành chính phải tránh dùng sắc thái biểu cảm. II.4.4. Tính lịch sự trang nhã: Ngôn ngữ trong văn bản quản lý Nhà nước phải mang tính lịch sự, nhã nhặn và văn minh. Đặc tính này phải được duy trì ngay cả khi ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới hoặc quyết định khiển trách đối với người phạm lỗi. Tính lịch sự, văn minh trong giao tiếp, đặc biệt giao tiếp bằng văn bản phản ánh trình độ văn minh của một nhà nước của dân, do dân và vì dân. Lời lẽ trong văn bản thiếu nhã nhặn, thô bạo có thể gây ra sự phản ứng trong tâm lý người đọc, dẫn đến không tôn trọng văn bản. Vì vậy khi viết văn bản phải cân nhắc kỹ khi dùng từ ngữ, khi nào dùng, phải, cần, yêu cầu, đề nghị, xét, giải quyết,... cho đúng đối tượng. II.4.5. Tính khuôn mẫu: Tính khuôn mẫu của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở các yếu tố: Sử dụng từ ngữ chuẩn mực. Kích thước theo quy định. Chất liệu văn bản. Phương pháp trình bày. Font chữ, dáng chữ. Lề của văn bản: Trên, dưới, trái, phải. Các yếu tố trong văn bản và vị trí của nó trong văn bản. Một số văn bản in sẵn theo mẫu như các hoá đơn đỏ, chứng minh nhân dân, hộ tích, hộ khẩu... II.5. Yêu cầu về sử dụng từ ngữ, sử dụng câu, cách hành văn: II.5.1. Yêu cầu về sử dụng từ ngữ: Trong văn bản quản lý Nhà nước có dùng từ đa phong cách như: Đời sống, khó khăn, thuận lợi,... nhưng trong một số trường hợp phải dùng từ Hán Việt để loại trừ đa nghĩa, làm cho từ ngữ chuẩn xác, xúc tích hơn, trang trọng hơn. Thí dụ: Không dùng từ “lấy nhau” mà dùng từ “kết hôn”. Đặc biệt văn bản quản lý Nhà nước thường sử dụng từ ngữ mang đặc thù phong cách ngôn ngữ pháp luật hành chính. Đó là các tên gọi các tổ chức, tên gọi các loại hình văn bản, tên gọi các lĩnh vực. Trong các văn bản quy phạm pháp luật thường sử dụng thuật ngữ luật học để diễn đạt các khái niệm, các phạm trù luật học như: Phạm tội, nguyên đơn, công tố,... Ngoài ra trong văn bản quản lý Nhà nước còn sử dụng những từ ngữ thuộc các lĩnh vực khoa học kỹ thuật như: Chính trị, kinh tế, ngoại giao, văn hoá, quốc phòng,... Thí dụ: Kinh doanh, tiếp thị, phần cứng, phân viện, tần số,... Trong văn bản phải sử dụng từ ngữ đơn nghĩa, đảm bảo sự khách quan, trung tính, loại trừ các cách hiểu khác nhau. * Không sử dụng từ ngữ khuyết tật trong các văn bản quản lý Nhà nước, không dùng từ ẩn dụ, tu từ, hoán dụ, nhân cách hoá. - Không dùng từ thơ ca. - Không dùng từ hình ảnh, bóng bảy trống rỗng. - Không dùng các đại từ: Tôi, chúng tôi, nó,... - Không dùng từ thiếu chuẩn xác. - Không dùng từ địa phương. - Không dùng từ quá cũ trong khi đã có từ mới thay thế. II.5.2. Yêu cầu về sử dụng câu trong các văn bản quản lý Nhà nước: Trong văn học tiếng Việt có nhiều loại câu, trong văn bản quản lý Nhà nước chỉ dụng dụng các loại câu sau: Câu tường thuật. Câu mệnh lệnh. Câu khẳng định và câu phủ định. Câu chủ động, ít dùng câu bị động. Cầu đơn và câu kép. Câu trong văn bản được trình bày theo trật tự từ xuôi: Chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ. Nếu sử dụng câu kép thì không nên viết quá nhiều mệnh đề: Nên viết câu ngắn. * Cần tránh viết những câu sai trong văn bản như: Câu sai ngữ pháp, thiếu thành phần. Câu không dùng dấu câu hoặc dấu câu đánh sai. Câu diễn tả ý không cân đối, so sánh khập khễnh. Câu biểu cảm. Câu nghi vấn. Câu chấm lửng. * Thường một trang văn bản nên chia thành nhiều đoạn và có thể sử dụng khoảng trống để trình bày cho sáng sửa. II.5.3. Yêu cầu về hành văn: Hành văn trong văn bản quản lý Nhà nước phải viết nhịp nhàng, mạch lạc, các đoạn phải có mối liên kết với nhau, phản ảnh một chủ đề. Diễn đạt ý tưởng phù hợp với đối tượng tác động. Viết rõ ràng, sử dụng từ ngữ quen thuộc với người đọc. Các sự kiện, hiện tượng phải được trình bày theo trình tự lô gíc về thời gian, không gian. Lập luận chặt chẽ, không lạc đề, hành văn trôi chảy, nhịp nhàng, khi cần nhấn mạnh thông tin có thể viết đậm, nghiêng, hoa nhưng không nên quá lạm dụng làm văn bản rậm rì, rắc rối. II.6. Yêu cầu về quy trình ban hành văn bản: Để có những văn bản có chất lượng cao thì phải tuân thủ quy trình chặt chẽ gồm các bước: Bước 1: Chuẩn bị: Xác định nội dung văn bản. Xác định mục đích, yêu cầu của văn bản và của chủ thể quản lý. Xác định đối tượng, phạm vi tác động. Lựa chọn hình thức và thời điểm ban hành. Bước 2: Làm dàn bài và đề cương: Làm dàn bài. Viết đề cương chi tiết. Bước 3: Viết thành văn: Viết một mạch cả văn bản hoặc từng đoạn. Viết xong phải kiểm tra ngữ pháp, chính tả, bố cục, ý tứ, từ ngữ, lời lẽ. Bước 4: Duyệt và ký văn bản: Kiểm tra lại bản in. Thủ trưởng phải đọc kỹ văn bản trước khi ký. Bước 5: Ban hành, triển khai văn bản: Nhân viên Văn phòng giúp thủ trưởng phát hành văn bản kịp thời theo đúng quy định của Nhà nước. Ngoài các yêu cầu trên, văn bản quản lý Nhà nước phải được viết đúng, trúng ý đồ của lãnh đạo, các thủ trưởng cơ quan. Văn bản quản lý Nhà nước phải có thể loại (từng loại văn bản) được Nhà nước quy định, các văn bản phải được luân chuyển theo đúng thủ tục,... Tóm lại: Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động quản lý Nhà nước. Cần chú ý đảm bảo các yêu cầu của văn bản trên đây, thiếu hoặc sai bất cứ yêu cầu nào cũng làm cho hiệu lực pháp lý, ý nghĩa và giá trị của văn bản quản lý Nhà nước giảm sút, làm ảnh hưởng đến quá trình quản lý Nhà nước. B./ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN I./ Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Ý Yên:   I.1. Vị trí, chức năng:   Văn phòng UBND huyện Ý Yên là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Ý Yên, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND huyện về các hoạt động của UBND; Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành các hoạt động của UBND huyện; Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện. Văn phòng UBND huyện Ý Yên có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; đồng thời chịu sự kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Nam Định. I.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:   Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện:   + Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc kiểm tra các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật. + Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật. + Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện. + Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị sự nghiệp và Chủ tịch UBND các xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách; + Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn trước khi trình UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định; + Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Uỷ ban MTTQ huyện và các đoàn thể nhân dân và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện; + Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn. + Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà ước của UBND huyện; + Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện. + Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND các xã, thị trấn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật; + Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện; + Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm các điều kiện hoạt động của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện; + Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức cơ quan; + Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện; + Giúp UBND huyện trong công tác bầu cử Đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND các xã, thị trấn; + Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giao;   I.3. Cơ cấu tổ chức: - Văn phòng UBND huyện có Chánh Văn phòng, 03 Phó Chánh Văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật. + Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng. + Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan. + Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật; - Biên chế của Văn phòng UBND huyện do UBND huyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện. II./ Công tác quản lý văn bản quản lý nhà nước: II.1. Quy trình quản lý văn bản đi, đến, con dấu: Quy trình này quy định phương pháp quản lý thống nhất áp dụng cho hoạt động quản lý văn bản đi, đến tại UBND huyện. Để quản lý một cách có hiệu quả văn bản đi, văn bản đến chúng ta phải hiểu đúng về văn bản đi, văn bản đến: Văn bản đến: Bao gồm toàn bộ văn bản của các cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi đến UBND Huyện; Văn bản đi: Bao gồm các văn bản được ban hành bởi UBND huyện. II.1.1. Quản lý văn bản đến Tiếp nhận công văn Vào sổ Tham mưu Sao/ Gửi Công văn Theo dõi việc giải quyết công văn Báo cáo và Lưu hồ sơ Chỉ đạo Văn thư Văn thư Chánh văn Phòng Văn thư Chuyên viên Chuyên viên/ Văn thư Chủ tịch UBND - Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến: - Mô tả chi tiết lưu đồ: + Tiếp nhận văn bản văn: Tất cả các văn bản gửi đến UBND huyện đều được chuyển đến bộ phận văn thư của Văn phòng. Văn bản có thể đến từ các đường như bưu điện, thư điện tử, fax hoặc trực tiếp đưa đến. Văn thư tiếp nhận văn bản, bóc bì, đóng dấu đến và vào sổ công văn đến (theo biểu mẫu BM.VP.01.01 Sổ công văn đến). Đối với các thư từ gửi đích danh mang tính chất riêng tư cá nhân thì văn thư chuyển thẳng cho cá nhân đó. Trong một số trường hợp nếu thư mang tính chất cơ quan hoặc thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư vẫn tiến hành bóc và vào sổ công văn đến (chuyên theo dõi đơn thư). Đối với các công văn đến bằng thư điện tử thì văn thư in ra thành bản cứng và vào sổ công văn đến. + Tham mưu và cho ý kiến chỉ đạo. Công văn sau khi vào sổ thì đầu giờ chiều văn thư trình Chánh Văn phòng xem xét, phân loại. Chánh Văn phòng cho ý kiến tham mưu vào từng văn bản trước khi trình Chủ tịch UBND Huyện cho ý kiến chỉ đạo. + Sao gửi các đơn vị Văn thư tiếp nhận các công văn đã được Chủ tịch UBND Huyện duyệt văn bản để sao ra chuyển cho các cá nhân, đơn vị có liên quan để giải quyết, vào sổ công văn đến đơn vị hay cá nhân xử lý văn bản. + Theo dõi việc giải quyết Các chuyên viên văn phòng phụ trách từng khối theo sự phân công công việc có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết công việc, thu thập thông tin tình hình xử lý các văn bản vào sáng thứ 6 hàng tuần, lập báo cáo tình hình xử lý văn bản đến phục vụ họp giao ban Thường trực Đảng vào chiều thứ 6 hàng tuần và họp giao ban Thường trực UBND Huyện vào sáng thứ 2 tuần sau. Tất cả các văn bản gửi đến UBND Huyện sẽ được lưu tại văn thư một năm và sau đó thì chuyển sang bộ phận lưu trữ hiện hành của Văn phòng UBND huyện. II.1.2. Quản lý văn bản đi Dự thảo văn bản Xem xét Ký duyệt Sao/ Gửi Công văn Đăng ký Văn bản Chuyên viên Lãnh đạo VP UBND Lãnh đạo UBND Văn thư Chuyên viên/ Văn thư - Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi - Mô tả chi tiết lưu đồ: + Dự thảo văn bản: Căn cứ nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng phòng ban, đơn vị phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của mình theo quy chế phân công, hoạt động của phòng, ban, đơn vị. Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc huyện khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thủ trưởng các phòng, ban, các đơn vị thuộc huyện được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào bên phải của dòng cuối cùng, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó. + Xem xét: Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện có trách nhiệm kiểm tra về thể thức các văn bản do các phòng, ban chuyên môn chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu cầu Lãnh đạo văn phòng ký nháy vào cạnh phần nơi nhận và trình Lãnh đạo UBND huyện ký duyệt. Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải sửa đổi, Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện cho ý kiến vào văn bản và chuyển lại bản thảo cho thủ trưởng đơn vị soạn thảo để hoàn thiện văn bản. + Ký duyệt: Lãnh đạo UBND huyện hoặc lãnh đạo Văn phòng khi được ủy quyền ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu. Nếu văn bản không đạt yêu cầu, chuyển trả lại Văn phòng để chuyển lại đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa. Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản. + Đăng ký văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền có hợp lệ. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định. Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào Sổ văn bản đi (BM.VP.01.02) để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc. + Sao, gửi văn bản đi: Văn thư, cán bộ được phân soạn thảo có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận, đóng dấu, gửi văn bản đi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn bản và ký sổ chuyển giao văn bản (BM.VP.01.03- Sổ chuyển giao văn bản) với nhân viên bưu điện nhận gửi văn bản. Những văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật” lên bì văn bản. Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc. Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ký. Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận. II.1.3. Quản lý con dấu: - Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND huyện không để người không có trách nhiệm sử dụng một cách tuỳ tiện. Khi vắng mặt phải có người thay thế theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng UBND huyện và phải có biên bản giao nhận. - Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người đúng thẩm quyền. - Dấu đóng trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực dấu quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không được đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn bản đó và đóng dấu lại. - Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lục được đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan. Đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai. - Nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ lên văn bản. II.1.4. Hồ sơ: Stt Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu 1 Sổ công văn đến: BM.VP.01.01 Văn thư Lâu dài 2 Sổ công văn đi: BM.VP.01.02 Văn thư Lâu dài 3 Sổ chuyển giao văn bản: BM.VP.01.03 Văn thư Lâu dài 4 Văn bản Văn thư Lâu dài - BM.VP.01.01: Sổ công văn đến SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yêu nội dung Đơn vị hoặc người ký nhận Ký nhận Ghi chú - BM.VP.01.02: Sổ công văn đi SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú - BM.VP.01.03: Sổ chuyển giao văn bản SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Ngày tháng chuyển Số ký hiệu Tên cơ quan đơn vị nhận văn bản Số lượng bì Ký và đóng dấu bưu điện Ghi chú II.2. Quy trình xây dựng văn bản quản lý nhà nước, văn bản quy phạm pháp luật: Quy trình này quy định phương pháp quản lý thống nhất áp dụng cho hoạt động xây dựng văn bản hành chính và xây dựng văn bản quy phạm pháp luật tại UBND huyện: II.2.1. Khái niệm: Văn bản quy phạm pháp luật: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc sử sự có tính bắt buộc chung được áp dụng nhiều lần trong đời sống xã hội và được nhà nước đảm bảo nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Văn bản hành chính: Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm nhà nước. Nó cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Nhu cầu xây dựng văn bản Xây dựng văn bản Kiểm tra Ban hành văn bản Đăng công báo và lưu hồ sơ(đối với VB QPPL) Lưu hồ sơ Ký duyệt Các đơn vị chuyên môn Các đơn vị chuyên môn Chuyên viên/ Văn thư Chuyên viên/ Văn thư Chuyên viên/ Văn thư Chủ tịch UBND Văn phòng/Phòng Tư pháp (đối với VB QPPL) Văn phòng (đối với VB hành chính) II.2.2. Lưu đồ quá trình xây dựng văn quy phạm pháp luật, văn bản hành chính: - Mô tả chi tiết lưu đồ: + Xây dựng văn bản căn cứ vào: * Thực tế nhu cầu quản lý nhà nước về các lĩnh vực trên địa bàn Huyện; * Chỉ đạo của Lãnh đạo UBND Huyện; * Chỉ đạo của cơ quan quản lý cấp trên. Lãnh đạo phòng ban, đơn vị chuyên môn phân công cán bộ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật theo quy định tại Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật ngày 16/12/1996 và Luật bổ xung một số điều của luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng chính phủ; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Lãnh đạo phòng ban đơn vị chuyên môn có trách nhiệm kiểm tra về mặt nội dung của văn bản và ký nháy vào cuối phần nội dung của văn bản trước khi chuyển Phòng Tư pháp(đối với văn bản quy phạm pháp luật) và Văn phòng kiểm tra về tính pháp lý và hình thức. + Kiểm tra: * Lãnh đạo phòng Tư pháp có trách nhiệm thẩm định nội dung văn bản Quy phạm pháp luật theo các căn cứ pháp lý liên quan. Nếu không đạt yêu cầu, cho ý kiến trực tiếp vào văn bản và chuyển lại phòng ban và đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản để chỉnh sửa và bổ sung. Nếu đạt yêu cầu, Lãnh đạo Phòng Tư pháp ký nháy vào cuối phần nơi nhận trong văn bản và chuyển lại cho phòng ban và đơn vị soạn thảo văn bản để chuyển Văn phòng thẩm định về mặt thể thức văn bản. * Lãnh đạo văn phòng thẩm định văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính về mặt thể thức theo quy định. Nếu không đạt yêu cầu, cho ý kiến trực tiếp vào văn bản và chuyển lại phòng ban và đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản để chỉnh sửa và bổ sung và Nếu là văn bản quy phạm pháp luật phải lấy xác nhận của Lãnh đạo Phòng Tư pháp. Nếu đạt yêu cầu, Lãnh đạo Văn phòng ký nháy vào phần nơi nhận trong văn bản và chuyển trình Lãnh đạo UBND Huyện ký duyệt. + Ký duyệt: Văn phòng UBND huyện, các phòng và đơn vị chuyên môn có trách nhiệm trình Lãnh đạo UBND huyện ký duyệt văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính. + Ban hành văn bản: Sau khi lãnh đạo UBND huyện ký duyệt, Văn thư đăng ký vào sổ công văn đi, in sao và gửi đến các cơ quan, đơn vị liên quan theo quy định tại Quy trình quản lý công văn đi đến QT.VP.01. + Đăng công báo tỉnh và lưu hồ sơ: Văn thư của UBND huyện có trách nhiệm gửi văn bản quy phạm pháp luật đến nơi đăng công báo của UBND tỉnh để đăng công báo. Lưu các văn bản theo quy định. II.2.3. Hồ sơ: Stt Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu 1 Văn bản chỉ đạo (nếu có) VP Lâu dài 2 Văn bản QPPL soạn thảo VP Lâu dài 3 Văn bản hành chính soạn thảo VP Lâu dài II.3. Quy trình tổng hợp báo cáo: Quy trình này qui định các bước thu thập sử lý dữ liệu và xây dựng các báo cáo đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của UBND huyện. Quy trình này áp dụng cho việc thu thập dữ liệu và xây dựng các báo cáo định kỳ gồm các loại báo cáo sau: - Báo cáo định kì đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch (Gồm báo cáo tháng, quý): Kiểm điểm tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng trong tháng, quí và đề ra kế hoạch cần thực hiện trong tháng, quý tiếp theo của các đơn vị trong Huyện; - Báo cáo năm: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch năm và xây dựng kế hoạch năm tiếp theo. II.3.1. Lưu đồ quy trình tổng hợp báo cáo: Gửi báo cáo về qua Văn phòng UBND huyện Tiếp nhận báo cáo và tổng hợp thành dự thảo báo cáo Soạn thảo báo cáo tổng hợp Phê duyệt Ban hành báo cáo Lưu hồ sơ Kiểm tra - Các đơn vị thuộc UBND Huyện. - UBND các xã, thị trấn Chuyên viên được phân công Chuyên viên tổng hợp Lãnh đạo UBND huyện Chuyên viên/ Văn thư Bộ phận Tổng hợp / Văn thư Lãnh đạo VP ` - Diễn giải quy trình tổng hợp báo cáo: + Gửi báo cáo về UBND huyện: Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng, ngày 15 tháng cuối quý, ngày 31/11 hàng năm thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn gửi báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quí và báo cáo năm về UBND huyện qua Văn phòng UBND huyện, trong đó phải đánh giá được tình hình thực hiện nhiệm vụ trong thời gian qua, những tồn tại phát sinh và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. + Tiếp nhận và tổng hợp thành dự thảo báo cáo: Chuyên viên của Văn phòng UBND huyện được phân công tiếp nhận, nghiên cứu, so sánh, đối chiếu với yêu cầu và chương trình công tác của tháng, quý, năm trước đã đề ra để đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu KT-XH, AN-QP do các đơn vị và UBND các xã, thị trấn báo cáo. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực tổng hợp báo cáo lĩnh vực phụ trách. + Soạn thảo dự thảo báo cáo tổng hợp: Bộ phận tổng hợp soạn thảo dự thảo báo cáo tổng hợp tháng, quý, năm chuyển lãnh đạo Văn phòng UBND huyện kiểm tra. + Kiểm tra: Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện kiểm tra, nếu thấy cần phải bổ sung, chỉnh sửa lãnh đạo Văn phòng UBND huyện cho ý kiến trực tiếp vào dự thảo báo cáo và chuyển lại cho bộ phận tổng hợp để hoàn thiện báo cáo. + Phê duyệt: Sau khi Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện thông qua, chuyên viên tổng hợp trình dự thảo báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo UBND huyện. Nếu lãnh đạo UBND huyện đồng ý với bản dự thảo báo cáo thì ký duyệt báo cáo chính thức. Trường hợp không đồng ý và có ý kiến chỉ đạo thì chuyển lại cho chuyên viên tổng hợp tiếp tục chỉnh sửa hoàn thiện để ký duyệt. Chậm nhất vào ngày 25 của tháng, ngày 20 của tháng cuối quý Văn phòng UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện phê duyệt báo cáo tháng, quý. Báo cáo năm sau 7 ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác năm được UBND huyện thông qua, Văn phòng UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện phê duyệt. + Ban hành báo cáo: Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành báo cáo, Văn phòng UBND huyện chịu trách nhiệm sao gửi báo cáo theo quy định. Bộ phận Tổng hợp lưu 01 bản; văn thư lưu 01 bản. II.3.2. Hồ sơ: TT Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu 1 Các công văn hướng dẫn của cấp trên và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện (nếu có); Văn phòng 5 năm 2 Công văn hướng dẫn các đơn vị xây dựng báo cáo, hệ thống biểu mẫu; Văn phòng 5 năm 3 Báo cáo của các cơ quan đơn vị và UBND các xã, TT gửi về UBND Huyện; Văn phòng 5 năm 4 Dự thảo báo cáo Văn phòng 5 năm 5 Các ý kiến đóng góp của các đơn vị và UBND các xã, TT (nếu có); Văn phòng 5 năm 6 Báo cáo chính thức Văn phòng 5 năm Tóm lại: Công tác quản lý văn bản nhà nước tại Văn phòng UBND huyện đã đạt được nhiều kết quả tốt, đúng theo quy định. Việc quản lý, sử lý văn bản đi, đến kịp thời, đúng theo quy định; Lưu trữ hồ sơ sạch sẽ, quản lý dấu đúng theo quy định; Các văn bản được ban hành đúng thể thức, sử dụng đúng các căn cứ pháp lý,.. Tuy nhiên với lượng văn bản ban hành hàng năm của UBND huyện rất lớn (năm 2010 là hơn 12.000 văn bản), do đó tôi thấy còn một số tồn tại ta cần lưu ý: Thứ nhất: Việc sử dụng văn bản hành chính trong công tác chỉ đạo, điều hành ta nên sử dụng văn bản dưới dạng Quyết định, Chỉ thị để chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn(một số trường hợp cụ thể vẫn thể hiện dới dạng công văn hành chính thông thường); còn công văn hành chính thông thường ban hành để giải quyết một số vấn đề trong quản lý như trao đổi thông tin, ghi chép,... Thứ hai: Việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật cần được kiểm soát chặt chẽ hơn, cần có sự kiểm kiểm tra của các cơ quan: Văn phòng UBND huyện, Phòng Tư Pháp huyện, cần thiết lấy ý kiến của Sở Tư pháp tỉnh. Thứ ba: Việc tập huấn huân môn cho chuyên viên tổng hợp, văn thư của đơn vị chưa thường xuyên, đặc biệt là khi có các quy định thay đổi về thể thức văn bản, công tác văn thư, quản lý và lưu trữ văn bản nhà nước,…. Thứ tư: Việc trang bị các thiết bị, tin học hóa công tác văn thư còn nhiều hạn chế, do đó hiệu quả hoạt động chưa cao. C./ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Cùng với thực trạng nêu trên, tôi đã chỉ ra được những yêu cầu khách quan, cấp bách mang tính lý luận và thực tiễn đòi hỏi phải tăng cường quản lý văn bản. Từ đó, đã đề xuất hệ thống các giải pháp khả thi: Thứ nhất: Các giải phải pháp có liên quan tới hoàn thiện cán bộ, công chức trên cả bốn mặt cơ bản của chỉnh thể thống nhất “con người”: thức, tâm, lực và hành. Thứ hai: Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. Thứ ta: Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác quản lý văn bản. Thứ tư: Về quản lý, xử lý và luân chuyển văn bản hồ sơ theo quy trình một cửa. Thứ năm: Nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ, tin học vào trong công tác văn thư; không ngừng hiện đại hóa công tác văn thư và công tác quản lý văn bản. Thứ sáu: Việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật cần được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ. Trước khi ban hành phải qua kiểm tra của các đơn vị: Văn phòng UBND huyện, Phòng Tư pháp huyện, Sở Tư pháp tỉnh. Thứ bẩy: Trong công tác chỉ đạo điều hành chung của UBND huyện, chủ tịch UBND huyện, xét các công việc cụ thể ta phân loại và sử dụng hình thức văn bản phù hợp, không lẫn giữa văn bản chỉ đạo với công văn hành chính thông thường để chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn. Tóm lại, Văn bản vừa là công cụ quản lý vừa đối tượng quản lý cho nên công tác quản lý văn bản là công tác không thể thiếu được đối với hoạt động quản lý nhà nước. Công việc của mọi cơ quan nhà nước được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu, hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước có đảm bảo hay không, phần lớn là do việc tổ chức quản lý văn bản có khoa học, hợp lý hay không mà trong đó quan trọng nhất là việc tổ chức chu chuyển văn bản đến và văn bản đi. Thực trạng quản lý văn bản trong các đơn vị tồn tại nhiều bất cập, cho nên tìm kiếm và nghiên cứu áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản nhằm tăng cường quản lý văn bản đang là một yêu cầu cấp bách của mọi cấp văn phòng./. Tài liệu tham khảo: Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật ngày 16/12/1996 và Luật bổ xung một số điều của luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002; Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 của Chính phủ về việc kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ về quy định cơ cấu, tổ chức bộ máy, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Quyết định số 4538/QĐ-UBND ngày 16 /9 / 2009 của UBND Huyện về việc ban hành Quy chế làm việc của UBND Huyện khóa không tổ chức hội đồng nhân dân; Quy chế làm việc của UBND huyện./. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU A./ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC I. Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước: I.1. Khái niệm văn bản: I.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước: I.3. Các loại văn bản quản lý Nhà nước : I.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật: I.3.2. Văn bản cá biệt: I.3.3. Văn bản hành chính thông thường: I.3.4. Văn bản chuyên môn, kỹ thuật: II. Các yêu cầu của một văn bản quản lý nhà nước: II.1. Văn bản quản lý Nhà nước ban hành phải đúng thẩm quyền: II.2. Yêu cầu nội dung: II.3. Văn bản quản lý Nhà nước phải đúng thể thức Nhà nước quy định: II.4. Yêu cầu về phong cách ngôn ngữ: II.4.1. Tính chính xác: II.4.2. Tính phổ thông: II.4.3. Tính khách quan: II.4.4. Tính lịch sự trang nhã: II.4.5. Tính khuôn mẫu: II.5. Yêu cầu về sử dụng từ ngữ, sử dụng câu, cách hành văn: II.5.1. Yêu cầu về sử dụng từ ngữ: II.5.2. Yêu cầu về sử dụng câu trong các văn bản quản lý Nhà nước: II.5.3. Yêu cầu về hành văn: II.6. Yêu cầu về quy trình ban hành văn bản: B./ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN I./ Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Ý Yên:   I.1. Vị trí, chức năng: I.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:   I.3. Cơ cấu tổ chức: II./ Công tác quản lý văn bản quản lý nhà nước: II.1. Quy trình quản lý văn bản đi, đến, con dấu: II.1.1. Quản lý văn bản đến II.1.2. Quản lý văn bản đi II.1.3. Quản lý con dấu: II.1.4. Hồ sơ: II.2. Quy trình xây dựng văn bản quản lý nhà nước, văn bản quy phạm pháp luật: II.2.1. Khái niệm: II.2.2. Lưu đồ quá trình xây dựng văn quy phạm pháp luật, văn bản hành chính: II.2.3. Hồ sơ: II.3. Quy trình tổng hợp báo cáo: II.3.1. Lưu đồ quy trình tổng hợp báo cáo: II.3.2. Hồ sơ: C./ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN. D./ TÀI LIỆU THAM KHẢO.