Đề tài Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

LỜI MỞ ĐẦU Trong những Thập kỷ gần đây, với chính sách đổi mới đúng đắn của Đảng và Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa và đặc biệt là nước ta đã trở thành Thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) với mong muốn học hỏi, hợp tác với tất cả các quốc gia trên thế giới. Để có những cơ chế, chính sách, những quyết định phù hợp với quy luật thị trường, hệ thống kiểm soát nội bộ đã trở thành một công cụ đắc lực không chỉ với hoạt động tài chính của Nhà nước mà còn vô cùng quan trọng và cần thiết đối với hoạt động tài chính của Doanh nghiệp. Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hiện nay, nền kinh tế nói chung và hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng đã có nhiều thay đổi phong phú. Các hoạt động kinh tế diễn ra một cách sôi động trên phạm vi rộng lớn và thu hút mọi thành phần kinh tế tham gia. Để đứng vững trên thị trường, phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh đều cố gắng tìm mọi cách để làm cho doanh nghiệp mình tăng trưởng và phát triển. Vì vậy, bên cạnh việc thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm, công tác tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Các nhà quản lí còn phải quan tâm đến vấn đề kiểm soát trong doanh nghiệp bởi vì trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát luôn giữa vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Chỉ có kiểm soát tốt nội bộ doanh nghiệp thì doanh nghiệp mới có thể đứng vững được trong nền kinh tế thị trường khốc liệt như hiện nay chính vì vậy mà em đã quyết định chọn đề án “ nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay” với mong muốn tìm hiểu kĩ hơn về lĩnh vực này, đồng thời góp một phần cho mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, một vấn đề đã được đặt ra, nhiều doanh nghiệp đã làm nhưng tính hiệu quả không phản ánh đúng đủ tiền bạc, công sức mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại cho các nhà quản trị doanh nghiệp của doanh nghiệp. Nội dung đề án gồm có 3 phần Nội dung đề án nghiên cứu gồm 3 phần : Phần 1: lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ Phần 2: Thực tế hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống hoạt động kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1.1 Khái niệm: Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục đựơc thiết lập nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các tổ chức, đơn vị. Trên cơ sở đó có thể đánh giá rủi ro xảy ra để tìm biện pháp ngăn chặn hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị : Bảo vệ tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý vì vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạt động của doanh nghiệp. - Ngăn chặn phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận . - Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác lập BCTC trung thực khách quan. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực. * Bốn mục tiêu nói trên của hệ thống kiểm soát nội bộ tuy nằm trong một thể thống nhất tuy nhiên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Cụ thể như nếu chúng ta muốn tăng cường việc bảo vệ tài sản thì sẽ làm tăng thêm chi phí như vậy sẽ không đảm bảo được mục tiêu nâng cao tính hiệu quả của hoạt động. Vậy nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu nói trên 1.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được xây dựng và không ngừng củng cố dựa trên 4 yếu tố chính sau: Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Các thủ tục kiểm soát Hệ thống kiểm toán nội bộ. 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát: Khái niệm: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hay không. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát: Tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Và như vậy các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức của các nhà quản lý. * Môi trường bên trong bao gồm 5 nhân tố: Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm nhận thức và hành động của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp, chi phối việc tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo ra tính hệ thống trong việc ban hành triển khai thực hiện cho tới việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó. Hơn nữa một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức tốt các nhà quản lý cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: - Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Chính sách nhân sự: Một doanh nghiệp muốn phát triển được thì phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ nhân viên vì họ là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu các nhân viên có năng lực và tin cậy nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của hệ thống kiểm soát, ngược lại nếu các nhân viên kém năng lực và thiếu trung thực thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Vì vậy chính sách nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng. Các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch Để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành đồng bộ, khoa học thì trong bất kỳ hoạt động nào các nhà quản lý doanh nghiệp đều phải có kế hoạch rõ ràng bao gồm: Kế hoạch sản xuất Kế hoạch tài chính Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Kế hoạch hay dự toán đầu tư … Trong đó đặc biệt quan tâm tới các kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. Đó là căn cứ để các nhà quản lý xem xét tiến độ thực hiện nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý điều chỉnh kịp thời. Đồng thời đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp. Ủy ban kiểm soát: Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có những nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. - Giám sát tiến trình lập BCTC. - Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. * Môi trường bên ngoài Môi trường bên ngoài là những nhân tố không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát như: đường lối phát triển đất nước, hệ thống pháp luật, hệ thống các chính sách của từng ngành nghề, sự kiểm soát của cơ quan cấp trên… 1.1.2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm: - Hệ thống chứng từ kế toán - Hệ thống sổ kế toán - Hệ thống tài khoản kế toán - Hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đôg tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp. 1.1.2.3. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát được các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công phân nhiệm Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Nguyên tắc phân công phân nhiệm Nội dung: trách nhiệm và công việc cần đựơc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Tác dụng: tạo sự chuyên môn hoá trong công việc sai sót ít xảy ra, và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nội dung: quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan. Tác dụng: nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Để tuân thủ tốt quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng… Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. 1.1.2.4. Kiểm toán nội bộ: Khái niệm: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu: Về tổ chức: - Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp đủ cao để không giới hạn phạm vu hoạt động của nó. - Bộ phận kiểm toán nội bộ phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự: - Tuyển chọn những nhân viên có đạo đức nghề nghiệp có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. 1.1.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Trong kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện theo một trình tự nhất định theo 4 bước sau: - Thu Thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy tờ làm việc - Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho cac khoản mục trên báo cáo tài chính - Thực hiện thử nghiệm kiểm soát (thử nghiệm tuân thủ) - Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ 1.1.3.1.Thu Thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy tờ làm việc Tìm hiểu Trong giai đoạn này kiểm toán viên phải tìm hiểu về kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp trên hai mặt chủ yếu: - Thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm: + Thiết kế về quy chế kiểm soát + Thiết kế về bộ máy kiểm soát - Hoạt động liên tục và có hiệu lực của kiểm soát nội bộ Kiểm toán viên phải tìm hiểu về thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng theo từng yếu tố cấu thành để : - Đánh giá xem liệu BCTC có thể kiểm toán được hay không - Nhận diện đánh giá các sai phạm tiềm tàng - Quy định số lượng bằng chứng cần thu thập - Kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp Có rất nhiều phương pháp tiếp cận để thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ trong đó có hai cách phổ biến: Phương pháp tiếp cận theo khoản mục và Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ. Phương pháp tiếp cận theo khoản mục: cách này dễ thực hiện nhưng kiểm toán viên sẽ khó đánh giá về những ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ đến các số dư của khoản mục trong BCTC. Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: theo phương pháp này các kiểm toán viên xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ. Phương pháp này cho phép kiểm toán viên phân chia các nghiệp vụ và các số dư tài khoản thành từng loại rõ ràng. Thể thức để đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ: - Dựa vào kinh nghiệm trước đây của kiểm toán viên với khách hàng - Thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng - Xem xét các sổ tay về thủ tục và chế độ của công ty khách hàng - Kiểm tra chứng từ đã hoàn tất - Quan sát các mặt hoạt động, quá trình hoạt động của công ty khách hàng. Mô tả: Phương pháp: - Vẽ lưu đồ - Bảng câu hỏi: bảng này đưa ra các câu hỏi theo các mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, các câu hỏi được thiết kế dưới dạng “có”- “không” và các câu trả lời “không” sẽ cho thấy nhược điểm của kiểm soát nội bộ - Bảng tường thuật Kiểm toán viên sử dụng một trong ba phương pháp hoặc cả ba phương pháp tùy theo đặc điểm của đơn vị được kiểm toán và quy mô của cuộc kiểm toán. * Ở bước 1 này nếu như trong quá trình tìm hiểu về các báo cáo tài chính này nếu kiểm toán viên thấy rằng các BCTC không thể kiểm toán được thì sẽ đưa ra lí do từ chối và rút khỏi hợp đồng còn nếu như có thể kiểm toán được thì ta hoàn tất các quá trình trong bước 1 và chuyển sang bước 2. 1.1.3.2.Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho các khoản mục trên báo cáo tài chính Các bước đánh giá ban đầu về kiểm soát nội bộ: Nhận diện mục tiêu kiểm soát: Kiểm toán viên sẽ vận dụng các mục tiêu kiểm soát nội bộ cụ thể cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu của công ty. Nhận diện quá trình kiểm soát đặc thù Trong bước này kiểm toán viên không cần phải xem xét mọi quá trình kierm soát mà chỉ phải nhận diện và phân tích các quá trình kiểm soát dự kiến có ảnh hưởng lớn nhất đến việc thỏa mãn mục tiêu kiểm soát mà sẽ mang lại tính hiệu quả cho cuộc kiểm toán. Nhận diện đánh giá nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ Nhược điểm được hiểu là sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trên BCTC. Đánh giá rủi ro kiểm soát Nếu rủi ro kiểm soát đựơc đánh giá là tối đa, kiểm toán viên phải tăng cường các thử nghiệm cơ bản để phát hiện những gian lận sai sót. Trong trường hợp này kiểm toán viên không cần thử nghiệm kiểm soát Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp hơn mức tối đa, kiểm toán viên sẽ dựa vào kiểm soát nội bộ của đơn vị để giảm bớt thử nghiệm cơ bản. Trong trường hợp này sẽ thực hiện tuần tự thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản 1.1.3.3. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát (thử nghiệm tuân thủ) Mục đích: Thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của quy chế, thủ tục kiểm soát để giảm thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ Phương pháp: - Nếu thủ tục để lại dấu vết trên tài liệu Kiểm tra tài liệu Thực hiện lại thủ tục kiểm soát - Nếu thủ tục không để lại dấu vết trên tài liệu Quan sát các hoạt động liên quan đến kiểm soát nội bộ Phỏng vấn nhân viên đơn vị về thủ tục kiểm soát. 1.1.3.4. Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ phản ánh các thông tin - Mục tiêu của kiểm soát nội bộ với từng khoản mục, chu trình nghiệp vụ - Các thông tin mô tả thực trạng kiểm soát nội bộ do kiểm toán viên thu thập - Bản chất, tính hệ trọng của rủi ro tương ứng - Nguyên tắc thiết kế, vận hành thủ tục kiểm soát - Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ với từng khoản mục, chu trình PHẦN II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY 2.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp việt nam Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung, quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau sao cho phù hợp với doanh nghiệp. Ở Việt nam các doanh nghiệp thường xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên năm yếu tố : Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nói đến môi trường kiểm soát, người ta hay đề cập đến những vấn đề như: Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán trong doanh nghiệp Triết lý kinh doanh và phong làm việc của ban lãnh đạo doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp Các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này. Đánh giá rủi ro không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động. Các yếu tố bên trong. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm... Các yếu tố bên ngoài. Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức... Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Những hoạt động kiểm soát Những hoạt động kiếm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi. Những hoạt động kiểm soát cũng đảm rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm các công việc như: Phê duyệt Ủy quyền Kiểm tra Đối chiếu Soát xét hoạt động Bảo vệ tài sản Phân công trách nhiệm Những hoạt động kiểm soát có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt. Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ. Thông tin và trao đổi thông tin Thông tin được thu thập bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm cung cấp cho lãnh đạo với những nội dung về hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến những mục tiêu đã được đề ra. Thông tin được cung cấp chi tiết, kịp thời và đúng đối tượng để có thể trợ giúp người được cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hiệu quả và hữu hiệu. Việc trao đổi thông tin phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trong toàn bộ doanh nghiệp. Những kênh thông tin cởi mở, hữu hiệu cần được thiết lập giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm trao đổi thông tin. Hệ thống giám sát và thẩm định: Là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết và là quy trình do người có trách nhiệm thực hiện đánh giá kịp thời những thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát qua đó đưa ra những hành động cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như: Giám sát thường xuyên Đánh giá độc lập Báo cáo những sai sót Thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực tiếp, những giá trị được chia sẻ và một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm soát. Trong khi đó, những rủi ro khác nhau mà doanh nghiệp phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ ở các cấp độ và các bộ phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp. Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu. Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ doanh nghiệp đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua những kênh khác nhau theo chiều dọc từ trên xuống dưới và ngược lại cũng như chiều ngang trong toàn bộ doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ được giám sát thường xuyên và những vấn đề nảy sinh được xử lý kịp thời. Tuy nhiên một số doanh nghiệp một số doanh nghiệp của Việt Nam chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ hoặc chưa xây dựng cho mình những hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. 2.2. Thực trạng hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Việt nam Trong công cuộc hiện đại hóa công nghiệp hóa đất nước. Việt nam theo đuổi nền kinh tế nhiều thành phần chính vì thế, hiện nay ở Việt Nam xuất hiện rất nhiều loại hình doanh nghiệp cùng nhau hoạt động. Mội loại hình lại biến thể ra nhiều loại khác nhau tạo nên nền kinh tế thị trường sôi động ở Việt Nam. Hiện nay ở nước ta có những loại doanh nhiệp như: Công ty trách nhiệm hữu hạn ( một thành viên hoặc hai thành viên trở lên) Công ty cổ phần Công ty hợp danh Doanh nghiệp tư nhân Trong những năm gần đây số lượng công ty, doanh nghiệp ở nước ta được thành lập tăng nhanh,đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đi cùng với nó là tập đoàn kinh tế đầu tầu tạo nên bức tranh nhiều màu sắc, cạnh tranh khốc liệt cho môi trường kình doanh ở Việt Nam. Trong thời gian gần đây dưới sự bất ổn tình hình kinh tế thế giới, Việt Nam cũng bị ảnh hưởng, môi trường kình doanh trở nên bất ổn hơn. Những doanh nghiệp tự phát, không có chiến lược cụ thể, lâu dài trong kinh doanh sẽ dẫn tới thất bại. Chính trong hoàn cảnh này mà các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm hơn đến bộ máy quản lý doanh nghiệp, quản lý rủi ro và HTKSNB trong quá trình thiết kế thực và thực thi cho doanh nghiệp của mình dựa trên pháp luật về doanh nghiệp do nhà nước ta ban hành. Có thể nói, để tạo ra thành công lâu dài cần rất nhiều các yếu tố, song một trong yếu tố rất quan trọng đó là HTKSNB trong doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hữu hiệu nguồn lực, tài chính, rủi ro, thiết lập cơ chế giám sát hữu hiệu công ty nhằm giảm nâng cao hiệu quả quản lý giảm thiểu sai sót ảnh hưởng kinh doanh của doanh nghiệp. Ở Việt Nam số lượng do mỗi loại hình doanh nghiệp thường có cơ chế KSNB khác nhau phù hợp từng doanh nghiệp trong điều kiện cụ thể. + Theo điều 149 LDN quy định: “Tập đoàn kinh tế là nhóm công ty có quy mô lớn. Chính phủ quy định, hướng dẫn tiêu chí, tổ chức quản lý và hoạt động của tập đoàn kinh tế”. Nghị định 139/2007/NĐ-CP hướng dẫn bổ sung: “Tập đoàn kinh tế bao gồm nhóm các công ty có tư cách pháp nhân độc lập, được hình thành trên cơ sở tập hợp, liên kết thông qua đầu tư, góp vốn, sáp nhập, mua lại, tổ chức lại hoặc các hình thức liên kết khác; gắn bó lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác tạo thành tổ hợp kinh doanh có từ hai cấp doanh nghiệp trở lên dưới hình thức công ty mẹ - công ty con”. Vậy tập đoàn kinh tế là tổ chức lớn cần có biện pháp hữu hiệu để có thể kiểm soát được. Vì thế đối với những tập đoàn kinh tế họ phải thiết lập HTKSNB cho doanh nghiệp mình để quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Ở Việt Nam có rất khá nhiều tập đoàn lớn như Đồng Tâm, FPT, Hòa Phát, Hoàng Anh Gia Lai, Kinh Đô, … từ ngày 1/7/2008 mô hình tổ chức mới được áp dụng ở các tập đoàn gồm có: : Đại hội đồng cổ đông; Hội đồng Quản trị (có các Ủy ban chức năng giúp việc); Ban Kiểm soát và hình thành các Khối chức năng. HTKSNB được xuyên suốt từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất. những tập đoàn kinh tế có quy mô lớn nên HTKSNB của họ được thiết kế rất chặt chẽ, có quy trình đầy đủ để tránh sai sót. Bên cạnh những mặt được, hoạt động và tổ chức của HTKSNB ở các tập đoàn kinh tế còn bộc lộ nhiều yếu kém: - Một là môi trường kiểm soát mặc dù được các tập đoàn này đầu tư rất nhiều nhưng vẫn chưa tạo được một môi trường lành mạnh làm nền tảng tốt cho HTKSNB hoạt động có hiệu quả. Sự phân cấp, phân quyền hội đồng quản trị và ban kiểm soát còn chưa rõ ràng chồng chéo nhau. Cơ cấu tổ chức ở một số tập đoàn còn chưa hài hòa dẫn tới chưa phát huy hết tiềm năng của tập đoàn. Các nhà quản lý chưa chú trong vấn đề đạo đức cũng như tác phong làm việc của nhân viên. - Hai là do tập đoàn là một nhóm các công ty có tư cách pháp nhân độc lập, cho nên hệ thống kế toán ở các công ty thường không thống nhất, nên khi lập báo cáo thường không khớp và nhiều sai sót ở báo cáo tài chính toàn tập đoàn. Sự minh bạch trong các báo cáo tài chính ở tập đoàn ở Việt nam thường chưa cao. Kiểm toán viên nộ bộ của các tập đoàn hoạt động ở mức độc lập chưa cao phụ thuộc nhiều ý kiến chủ quan của lãnh đạo cấp cao và thường chưa có sự độc lập một các nhất định với bộ phận kế toán và các bộ phận khác được kiểm tra. - Ba là các hoạt động kiểm soát của HTkSNB được thực hiện nhưng hiệu quả không đạt hiệu suất cao vì rất khó kiểm soát ở nhiều nơi do các công ty trong tập đoàn hoạt động độc lập và thường ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Các thủ tục kiểm soát không được diễn ra thường xuyên và liên tục dễ gây ra những sai sót - Bốn là kiểm soát nộ bộ thường chỉ chú ý tới công tác phát hiện những sai phạm đã xảy ra rồi, bảo vệ tài sản mà chưa làm tốt công tác ngăn ngừa có thể xảy ra trong tương lai. - Năm là đối với tập đoàn hoạt động với quy mô lớn, rộng, hệ thống thông tin là rất cần cho các nhà quản lý có thông tin đầy đủ kịp thời chính xác, nhưng hiện nay hệ thống thông tin chưa quan tâm hoặc nếu có thì không sử dụng hết công suất gây lãng phí. + với những vấn đề gặp ở trên, đối với những tập đoàn kinh tế lớn, là đầu tầu của nền kinh tế việt nam. Các tập đoàn nên sớm hoàn thiện HTKSNB để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Một số giải pháp - Thứ nhất nên sớm hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ. giải các vấn đề giữa công ty chủ và công ty thành viên. Các thanh viên phải được công bố rộng rãi kiểm soát nội bộ của công ty và bất cứ thành viên nào cũng phải tuân thủ. - Thứ hai tiếp tục hoàn thiện mô hình hoạt động của hội đồng quản trị và ban kiểm soát nhằm đạt được sự hài hòa thống nhất không gây chồng chéo. Tăng cường kiểm soát các thủ tục kiểm soát mà doanh nghiệp đề ra. - Tăng cường ứng dụng công nghê thông tin vào bộ máy để tăng khả năng sử lý thông tin. + Hiện nay trong ngân hàng thương mại nhà nước ở Việt Nam, như ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng công thương, ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam … . Những ngân hàng có quy mô và tổ chức lớn như vậy, HTKSNB đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành hiệu quả bộ máy của BIDV hướng đến mục tiêu “Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế”. Tuy nhiên HTKSNB của các ngân hàng nay thực tế hoạt động và tổ chức của nó vẫn chưa thực sự hoàn hảo đáp ứng nhu cầu quản lý nhất là các ngân hàng do bắt đầu chuyển sang hoạt động theo mô hình tổng công ty chưa lâu cùng với sự phát triển quá nhanh về quy mô và tổ chức nên cơ chế kiểm soát nội bộ của các ngân hàng đang dần bộc lộ một số yếu kém.  - Một là, môi trường kiểm soát còn nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ. Mặc dù được tổ chức theo mô hình tổng công ty nhưng mức độ độc lập của các chi nhánh và các công ty trực thuộc của các ngân hàng còn tương đối hạn chế. Sự phân cấp, phân quyền giữa Hội đồng quản trị với Tổng giám đốc, giữa các giám đốc Ban ở Hội sở chính với giám đốc các đơn vị thành viên đã có nhưng chưa rõ ràng và chưa gắn với trách nhiệm cụ thể. Sự chồng chéo trong điều hành và tác nghiệp giữa các bộ phận vẫn diễn ra thường xuyên, cơ chế tập thể quyết định vẫn tồn tại phổ biến. Chính vì thế, trong nhiều trường hợp quyền hạn đã phân cấp không được sử dụng hết hoặc bị lạm dụng.  Hội đồng quản trị là đại diện sở hữu của Nhà nước tại các ngân hàng này nhưng xét về thực chất chưa được trao quyền tương ứng. Đa số các vấn đề phát sinh của ngân hàng đều phải báo cáo và xin phép Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước, Bộ tài chính. Điều này gây khó khăn cho công tác kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát quản lý bởi trách nhiệm quyết định đã không thuộc phạm vi nội bộ của ngân hàng.  Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị được trao trách nhiệm thực hiện toàn diện hoạt động kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, Ban kiểm soát về thực chất vẫn chưa có được sự độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra, đặc biệt là Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Hơn nữa, sự hạn chế về nguồn lực con người và thiết bị đã hạn chế rất nhiều khả năng kiểm soát nội bộ của Ban kiểm soát. Vì lẽ đó, chức năng của Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra, đánh giá các báo cáo tài chính cuối kỳ và xử lý các vấn đề đã phát sinh.  Ban kiểm tra nội bộ thuộc Tổng giám đốc được tổ chức thống nhất từ Hội sở chính đến các đơn vị thành viên. Tuy vậy, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động cũng chưa được triển khai thực hiện, tính độc lập của các cuộc kiểm tra không cao, chưa đạt được mục tiêu đảm bảo an toàn trong hoạt động của ngân hàng. Điều này có nguy cơ dẫn đến rủi ro kiểm soát - tức là báo cáo kiểm toán hoặc không đủ, không đúng, không kịp thời hoặc không đưa ra được biện pháp ngăn chặn và giải quyết phù hợp.  - Hai là, hệ thống kế toán - bộ phận cấu thành quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ của các ngân hàng này vẫn đang ở trong quá trình chuyển đổi. Hoạt động kinh doanh trong một lĩnh vực đặc thù, các ngân hàng áp dụng một hệ thống kế toán tương đối khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, hệ thống chuẩn mực kế toán VN đã được ban hành chưa tính đến những yếu tố đặc thù này và vẫn có sự khác biệt xa so với chuẩn mực kế toán quốc tế. Hệ thống kế toán của các ngân hàng đã được hình thành tương đối đầy đủ gồm hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Chức năng ghi nhận, tính toán, kết chuyển của hệ thống kế toán đã được thực hiện tương đối tốt nhưng chức năng tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh gần như chưa được đề cập. Mặc dù tổ chức hoạt động theo mô hình tổng công ty nhưng hệ thống kế toán chưa lập được các báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể bằng cách sử dụng phương pháp kế toán hợp nhất. Vì lẽ đó, vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán còn rất hạn chế.  - Ba là HTKSNB các ngân hàng này mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm toán đột xuất, trong khi đáng ra cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xây dựng và thực hiện.  + Với những nhược điểm tồn tài HTKSNB ở các ngân hàng nhà nước như trên chúng ta có thế có những giải pháp để hoàn thiện HTKSNB ở các ngân hàng nhà nước : - Một là, cần sớm hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại nhà nước gắn với xu hướng vận động, phát triển tự nhiên theo hình thức tập đoàn tài chính trong nền kinh tế Việt Nam hiện nay. Cần sớm chuyển đổi mô hình tổ chức của các ngân hàng thương mại nhà nước theo mô hình công ty mẹ - công ty con, tăng quyền tự chủ, tự quyết cho các chi nhánh và các công ty trực thuộc, để chúng hoạt động như là một pháp nhân độc lập. Giải quyết vấn đề này là điều kiện căn bản để xác lập các quan hệ đầu tư, quản lý doanh thu – chi phí, kiểm soát...vv giữa hội sở chính và các đơn vị thành viên. Trong thời gian đầu, tổ chức lại Hội sở chính với tư cách là công ty mẹ, các chi nhánh và công ty trực thuộc là các công ty con. Sau đó có thể tiến hành cổ phần hoá toàn bộ hệ thống hoặc cổ phần hoá các công ty con. Nhà nước chỉ nên nắm giữ cổ phần chi phối của tập đoàn ,không nhất thiết phải nắm cổ phần chi phối của các công ty con.  - Hai là, cần tăng cường nhận thức về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại nhà nước với tư cách là một tập đoàn tài chính.   Các ngân hàng thương mại nhà nước đang trong quá trình thực hiện dự án hiện đại hoá, mức độ phân cấp, phân quyền ngày càng cao, kể cả phân quyền đến từng nhân viên giao dịch. Vai trò của kiểm soát quản lý trở nên cực kỳ quan trọng để có thể ngăn chặn và phát hiện những sai sót và tiêu cực, đảm bảo an toàn trong hoạt động của ngân hàng.  Trong thời gian trước mắt, các ngân hàng thương mại cần chú trọng hơn nữa tới việc hoàn thiện các yếu tố của hệ thống kế toán như: hệ thống các chính sách, tài khoản kế toán áp dụng chung trong phạm vi toàn hệ thống; quy trình chuẩn cho hoạt động ghi chép, lập và sử dụng báo cáo tài chính; xây dựng hệ thống báo cáo kế toán bộ phận và báo cáo kế toán hợp nhất cho toàn ngân hàng.  - Ba là, tăng cường ứng dụng tin học trong công tác quản trị điều hành, đặc biệt là quản lý tài chính, quản lý giao dịch và quản lý tài sản, tin học hoá hoàn toàn hệ thống kế toán của các đơn vị thành viên. Điều này cho phép xây dựng một cơ chế giám sát tự động, thường xuyên và liên tục, hoạt động thống nhất tại Hội sở chính, có khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai sót phát sinh.  - Bốn là, cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện mô hình tổ chức và chức năng của Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị và Ban kiểm tra nội bộ thuộc Tổng giám đốc đảm bảo sự phối hợp hài hoà, tránh chồng chéo để hạn chế tối đa rủi ro kiểm soát. Về lâu dài, sau khi tiến hành cổ phần hoá, cần xây dựng Ban kiểm soát độc lập với Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, do Đại hội cổ đông trực tiếp bầu ra để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả của cơ chế giám sát. + Đối với công ty nhà nước và công ty ngoài quốc doanh. Đặc biệt là công ty vừa và nhỏ ở nước ta hiện nay là rất nhiều hàng năm có rất nhiều công ty được thành lập. các công ty nhà nước thường là công ty lớn và thường tồn tại những vấn đề như đề cập ở phần tập đoàn và phần ngân hàng thương mại nhà nược. Còn đối công ty ngoài quốc ngoài quốc doanh thường là doanh nghiệp vừa và nhỏ là chủ yếu thì HTKSNB của công ty này thương là không có, hoặc nếu có thì được thiết kế một các quá loa không đảm bảo hoạt cũng như quy trình cần thiết và thường chỉ là thiết kế do nhà quản lý tự nghĩ sao cho tiện và phù hợp với chính họ nên hay mắc những sai sót. Môi trường kiểm soát thường không đảm bảo không có sự phân công phân nhiệm rõ ràng. Các thủ tục kiểm soát cơ bản gần như là không được thực hiện kế toán có khi kiêm nhiệm cả thủ quỹ … đối với loại hình doanh nghiệp này các nhà quản lý nên thiết kế HTKSNB sao cho phù hợp với doanh nghiệp. Cac phần không cần thiết nên cắt bỏ để cho thật gọn nhẹ giảm chi phí. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 3.1. Đánh giá chung 3.1.1. Ưu điểm Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Ưu điểm của HTKSNB HTKSNB giúp các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp quản lý được vấn đề của doanh nghiệp, đảm bảo trong hoạt động và tổ chức cần xây dựng. HTKSNB giúp doanh nghiệp giảm bớt các loại rủi ro như rủi ro không đáng có trong doanh nghiệp Tạo môi trường kiểm soát trong sạch lành mạnh, giúp cho các nhà quản lý và nhân viên làm việc hiệu quả hơn HTKSNB góp phần điều hòa hoạt động của doanh nghiệp hợp lý theo ý muốn của các nhà quản lý. Tối ưu các nguồn lực là doanh nghiệp đang có. 3.1.2. Nhược điểm HTKSNB do các nhà quản lý thiết kế nhằm duy trì trạng thái hoạt động tốt nhất cho doanh nghiệp vì vậy nó có nhược điểm là được thiết kế theo quan điểm chủ quan của nhà quản lý không tránh khỏi HTKSNB quá cứng nhắc, không tuân theo quy định chuẩn nào. HTKSNB được thiết kế nhưng không phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, gây lãng phí thất thoát. HTKSNB được tạo ra hoạt động nhưng các nhân viên lại không thực hiện một các tuân thủ, hay do môi trường kiểm soát của công ty không lành mạnh. Các thủ tục kiểm soát không được duy trì một các đều đặn HTKSNB thiết kế nhưng không bao quát hết được rủi ro của doanh nghiệp. Đặc biệt là sai sót của nhân viên 3.2. Một số ý kiến hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp. Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kiềm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến điện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Vì vậy em xin trình bày một số ý kiến để nâng cao và hoàn thiện hệ thống nội bộ: Đối với môi trường kiểm soát. Cần sớm hoàn thiện môi trường kiểm soát trong các doanh nghiệp. Các nhà quản lý phải có quan điểm rõ ràng định hướng cho doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng tới chính sách chế độ và các quy đinh tổ chức HTKSNB của doanh nghiệp. Xây dựng một cơ cấu quản lý phù hợp, thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ doanh nghiệp. không bỏ sót và cũng không chồng chéo giữa các bộ phận. Có chính tuyển sự nhân sự một các hợp lý vì nếu năng lực nhân viên yếu kém ảnh hưởng tới chất lượng HTKSNB. Nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện như pháp luật đề ra thì phải thành lập ban kiểm soát giám sát các hoạt động của công ty. Hoàn thiện các yếu tố của hệ thống kế toán như: hệ thống các chính sách, tài khoản kế toán áp dụng chung trong phạm vi toàn hệ thống, thường xuyên cập nhập thông tin mới về kế toán do bộ tài ban hành’ quy trình chuẩn cho hoạt động ghi chép, lập và sử dụng báo cáo tài chính; xây dựng hệ thống báo cáo kế toán bộ phận và báo cáo kế toán hợp nhất cho toàn toàn doanh nghiệp.   Các thủ tục kiểm soát phải được thực hiện dựa trên ba nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn để đảm bảo tính chuyên môn hóa trong công việc và tránh những sai sót. Nếu một doanh nghiệp có đầy đủ yếu tố cần thiết thì nên có kiểm toán viên nội bộ và nó phải trực thuộc cấp cao như hội đồng quản trị đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động và phải hoạt động tương đối đốc lập để có thể giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ Doanh nghiệp nên ứng dụng tin học trong quản lý nhất trong quản lý tài sản tài chính hệ thống kế toán để đảm bảo tính thống nhất và nhà quản lý có thể nhìn xuyên suốt mọi hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện mô hình hoạt động của mình về các chức năng của các bộ phận trong doang nghiệp để HTKSNB không bị chồng chéo. Các bộ phận hoạt động một các đồng nhất Thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nếu doanh nghiệp có điều kiện có thể lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro. KẾT LUẬN Trong công cuộc hiện đại hóa công nghiệp, Việt Nam đã có những bước chuyển mình trên thế giới. kể từ đại hội Đảng VI đánh dấu Việt Nam từ nền kinh tế kiểu bao cấp chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phân. Cùng với sự phát triển ngày càng nhiều các loại hình doanh nghiệp là sự lớn mạnh của các tập đoàn, công ty, doanh nghiệp tư nhân … và Việt Nam đã gia nhập WTO, một số tổ chức kinh tế khác tạo nên một bức tranh đầy sống động cho nên kinh tế Việt Nam. Nhưng cùng với đó là sự cạnh tranh khốc liệt không những là các doanh nghiệp trong nước mà còn canh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài trên một sân chơi công bằng. Đòi hỏi doanh nghiệp không thể làm ăn một cách tự phát nhỏ lẻ. Khổng chỉ canh tranh trên chi phí mà còn canh tranh về cách quản lý để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi nguồn lực có như vậy mới đứng vững trên thị trường đầy khốc liệt này. Trong hoàn cảnh đó thì một yếu tố quan trọng không thể thiếu mà các doanh nghiệp cần đặt ra đó là thiết HTKSNB cho doanh nghiệp mình. HTKSNB tuy là khái niệm mới ở doanh nghiệp Việt Nam nhưng nó đã tồn tại lâu đời trên thế giới, có doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng nhưng chưa hình thành cụ thể hay chưa có tiêu chuẩn cụ thể rõ ràng cho doanh nghiệp. Qua quá trình tìm hiểu và nghiêng cứu HTKSNB trong các doanh nghiệp Việt Nam. Em nhận thấy nó rất có ích cho các doanh nghiệp nước ta, đặc biệt là khi chúng ra sắp gia nhập WTO cần theo quy chuẩn chung của thế giới thì việc thiết lập HTKSNB ở trong các doanh nghiệp là vô cùng cần thiết giúp doanh nghiệp tranh những sai sót không đang có trong quản lý và nhiều vần đề khác. Mặc dù rất cố gắng để tìm hiểu về vấn đề này nhưng với góc nhìn của một sinh, giữa kiến thức học đường và thực tiễn còn một khoảng cách, đề án của em khó tránh khỏi các thiếu sót, đặc biệt là phần đánh giá chung, đề xuất hoàn thiện. Do đó em mong nhận được những kiến đóng góp, bổ xung của cô giáo để em có thể nâng cao và hoàn thiện kiến thức của mình hơn nữa. Một lần nữa em xin trân trọng cảm ơn cô giáo ThS. Nguyễn Thị Mỹ đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đề án này. MỤC LỤC