Đề tài Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng

lĩnh vực công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, hành chính, quản trị, tài vụ, tự vệ, trật tự và an toàn của Sở. * Nhiệm vụ - Công tác tổ chức cán bộ - nhân sự, tiền lương và đào tạo Giúp giám đốc Sở về công tác tổ chức bộ máy các phòng chuyên môn giúp việc, các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở. Quản lý cán bộ, công chức và người lao động thuộc cơ quan Sở; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách xã hội đối với cán bộ, công chức, người lao động thuộc cơ quan Sở và toàn ngành. Xây dựng và phối hợp với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện thực hiện kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cán bộ chuyên môn thuộc quận, huyện, thị xã theo tiêu chuẩn của Ngành. - Công tác tài chính – kế toán Lập kế hoạch thu chi tài chính thường xuyên hàng tháng, quý, năm, 5 năm và đột xuất; lập kế hoạch chi tiêu nội bộ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan Sở. Đảm bảo tiền lương, phụ cấp, các khoản được thanh toán đối với cán bộ, công chức và người lao động kịp thời, đúng quy định. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ tài chính kế toán theo các quy định hiện hành đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở. Kết hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước trong Ngành định kỳ và đột xuất. - Công tác hành chính quản trị Tiếp nhận công văn đến, chuyển công văn đi và lưu trữ, nộp lưu trữ văn bản của Sở theo quy định của pháp luật về lưu trữ và bảo mật. Trực tiếp chuyển giao các công văn khẩn của Sở tới các đơn vị trong và ngoài Ngành trên địa bàn thành phố đảm bảo thời gian để kịp thời triển khai gấp nhiệm vụ. Lập kế hoạch mua sắm, sử dụng vật tư, văn phòng phẩm; đảm bảo đủ điều kiện vật chất, hậu cần, kỹ thuật và phương tiện làm việc phục vụ hoạt động chung của cơ quan Sở, các phòng chuyên môn và lãnh đạo Sở. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các hội nghị, hội thảo, hướng dẫn và đón tiếp khách đến cơ quan làm việc, liên hệ công tác, chuẩn bị nội dung và đảm bảo hậu cần cho công tác đối ngoại. Đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự trong cơ quan Sở, phối hợp cùng chính quyền địa phương, tham gia gìn giữ trật tự chung trong khu vực cơ quan; phòng, chống cháy nổ. Tổ chức công tác y tế, chăm sóc sức khỏe đối với cán bộ, công chức, viên chức, đảm bảo vệ sinh môi trường. Quản lý tài sản công theo quy định của pháp luật. 2.2.3. Chế độ làm việc Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc Sở về toàn bộ hoạt động của phòng. Phó trưởng phòng giúp việc trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp lãnh đạo Sở giao nhiệm vụ trực tiếp cho phó trưởng phòng hoặc cán bộ, công chức, viên chức thì phó trưởng phòng hoặc cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm thi hành và báo cáo với trưởng phòng. Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ do trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng giao và chịu trách nhiệm về việc thực hiện các nhiệm vụ đó. 2.2.4. Các trang thiết bị văn phòng Phương tiện và các điều kiện làm việc phục vụ công tác là các yếu tố không thể thiếu để cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Điều kiện tốt, cán bộ tốt là hai yếu tố quyết định sự thành công trong công việc. Ban lãnh đạo của Sở qua nhiều thế hệ rất quan tâm đến các phương tiện làm việc, phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác nhất là máy tính, qua từng thời kỳ máy móc được thay thế, trang bị ngày càng đầy đủ hiện đại phù hợp với nhu cầu công tác thực tế. Từ đó đã đóng góp không nhỏ trong việc hoàn thành tốt công việc được giao một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và chất lượng, đặc biệt là phải quan tâm phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin. Phòng Tổ chức - Hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng được bố trí ở tầng một. Các trang thiết bị làm việc được trang bị khá đầy đủ. Bảng thống kê các dụng cụ, trang thiết bị văn phòng STT Tên các loại thiết bị, dụng cụ Số lượng Đơn vị 1 Máy vi tính 3 Bộ 2 Máy in 3 Bộ 3 Máy Fax 2 Chiếc 4 Ô tô 3 Chiếc 5 Máy điều hoà 3 Chiếc 6 Máy photocopy 1 Chiếc 7 Điện thoại bàn 2 Chiếc 8 Tủ đựng tài liệu 1 Chiếc 9 Tủ đựng đồ cho nhân viên 1 Chiếc 10 Bàn ghế làm việc 3 Bộ 11 Bàn ghế tiếp khách 1 Bộ ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) 2.2.5. Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính 2.2.5.1. Công tác thông tin Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thì nhu cầu về thông tin là rất lớn. Không những vậy, nhu cầu này còn rất đa dạng và thường xuyên biến đổi. Nó được xác định tùy thuộc vào từng công việc hay từng loại công việc, vào phạm vi hoạt động của các cơ quan. Mục tiêu phục vụ thông tin cho các hoạt động của Sở là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho từng bộ phận, từng đơn vị trong Sở, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của Sở đạt được hiệu quả cao nhất. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, công tác thu thập và xử lý thông tin được phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện như sau: Thông tin chủ yếu được thu thập từ các nguồn: Nguồn thông tin tiếp nhận được từ các quyết định, thông báo, các chương trình kế hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường, của ủy ban nhân dân thành phố… Nguồn thông tin từ ban lãnh đạo Sở và các phòng ban chuyên môn trong nội bộ Sở. Nguồn thông tin từ ban lãnh đạo Đảng và chính quyền thành phố Hải Phòng. Nguồn thông tin thu thập qua hệ thống báo cáo của các đơn vị cấp dưới gửi lên. Nguồn thông tin thu được qua các cuộc họp, giao ban như:họp giao ban lãnh đạo Sở, họp giao ban lãnh đạo các phòng, đơn vị sự nghiệp thuộc Sở và các phòng tài nguyên và môi trường quận huyện (hàng tháng, hàng quý) để đánh giá việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên… Nguồn thông tin từ việc giao tiếp với dân (các ý kiến đóng góp). * Trong quá trình hoạt động, công tác thông tin tại Sở đã đạt được những kết quả đáng kể sau: - Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực. - Văn phòng đã giúp ban lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn Sở. - Tiến hành truyền thông tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận. - Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn. * Bên cạnh những kết quả đã đạt được ở trên, công tác thông tin tại Sở vẫn còn tồn tại một số thiếu sót, đó là: - Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chưa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp những thông tin chung chung, mơ hồ. - Thông tin gửi lên cho cấp trên có lúc còn chậm, chưa kịp thời. - Văn phòng đã được trang bị máy vi tính nối mạng internet nhưng việc thu thập thông tin trên mạng chưa thu được kết quả cao. * Sở dĩ còn có những thiếu sót trên là do các nguyên nhân: - Ban lãnh đạo chưa thường xuyên đôn đốc, hướng dẫn nhân viên thực hiện tốt công tác bảo đảm thông tin. - Trình độ tin học, ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên còn hạn chế. - Văn phòng nhiều khi phải giải quyết quá nhiều công việc trong khi đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn là chưa cao. 2.2.5.2. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác Chương trình công tác của một cơ quan là sự định hình công việc hàng năm, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định: năm, quý, tháng, tuần, ngày. Việc xây dựng chương trình công tác tại Sở do trưởng phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện. Các chương trình công tác được xây dựng là chương trình công tác năm, quý, tháng. Chương trình công tác năm: Người soạn thảo dựa trên chương trình kế hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường giao, các dữ liệu liên quan từ các phòng ban trong cơ quan, sau đó tiến hành tổng hợp,điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo thành chương trình công tác năm. Bản chương trình được in và gửi tới ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện. Chương trình công tác quý (3 tháng): chương trình công tác quý được xây dựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chương trình kế hoạch năm. Các công việc phát sinh sẽ được đưa thêm vào. Chương trình công tác tháng: đây là bản chi tiết công việc phải làm trong quý. Người soạn thảo chương trình phân bổ các công việc cụ thể cho từng phòng ban, phòng ban nào sẽ thực hiện các công việc gì, thời gian thực hiện là trong bao lâu. Chương trình công tác tuần, ngày, của các phòng ban do các phòng ban tự xây dựng dựa trên chương trình công tác tháng. Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng chương trình làm việc tuần, ngày cho ban lãnh đạo Sở. Chương trình công tác sau khi được ban hành thì phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng theo bản chương trình đã xây dựng. * Công tác này đã đạt được các kết quả sau: - Các chương trình công tác đã đưa ra đầy đủ các công việc chính, cần thiết phải thực hiện theo các khoảng thời gian. - Việc lập chương trình diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian quy định. - Giúp cho ban lãnh đạo và các phòng ban phải giải quyết các công việc theo trình tự khoa học, đúng chức năng, thẩm quyền, công việc không chồng chéo. * Trong quá trình hoạt động, công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác còn có những hạn chế chưa được khắc phục là: - Vẫn còn hiện tượng các phòng ban giải quyết các công việc chưa đúng theo kế hoạch. - Chương trình công tác lập ra nhiều khi còn chưa phù hợp với thực tiễn. * Nguyên nhân của những hạn chế trên là do: - Văn phòng chưa tích cực giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của các phòng ban. - Chưa làm tốt công tác sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả việc thực hiện chương trình để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp. 2.2.5.3. Công tác hậu cần Công tác hậu cần trong các cơ quan, đơn vị là rất cần thiết, nơi nào có hoạt động thì nơi đó có nhu cầu cần cung ứng những điều kiện trang bị và nguồn tài chính, do đó việc bảo đảm cung ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy, thuận lợi là nhiệm vụ của văn phòng. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, công tác tổ chức phục vụ hậu cần đã được ban lãnh đạo Sở rất quan tâm. Hàng năm, phòng Tổ chức – Hành chính căn cứ vào số kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp để lập kế hoạch mua sắm sửa chữa cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn, bản kế hoạch được trình lên giám đốc Sở để xin ý kiến và duyệt ký. Sau khi được duyệt ký, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành mua sắm các trang thiết bị và phân phối cho các phòng ban trong cơ quan. Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dụng cụ và văn phòng phẩm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên thì trong quá trình thực hiện công việc, bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để văn phòng tiến hành thực hiện. * Trong thời gian qua, công tác hậu cần đã đạt được những kết quả sau: - Đảm bảo các văn phòng phẩm phục vụ, cán bộ, công chức của toàn Sở như giấy, bút, cặp đựng tài liệu… - Hầu hết các phòng ban đều được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại, internet được nối tới các phòng ban. - Đảm bảo các điều kiện làm việc như phòng làm việc có đầy đủ bàn ghế, tủ đựng cá nhân, tủ đựng tài liệu, các máy móc, thiết bị chuyên dùng… * Những hạn chế còn tồn đọng trong công tác hậu cần: - Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa được nhiều. - Cán bộ, nhân viên còn lãng phí trong việc sử dụng các văn phòng phẩm. * Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên là: - Nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp không đều giữa các năm. - Nhân viên chưa thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ và thực hành tiết kiệm của Sở. 2.2.5.4. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan Hàng năm ban lãnh đạo Sở thường xuyên phải đi dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… Vì vậy phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao. Việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác là hết sức quan trọng, nó quyết định tính hiệu quả của chuyến đi. Khi lập kế hoạch công tác phòng Tổ chức – Hành chính thường đưa vào bản kế hoạch những nội dung sau: - Mục đích của chuyến đi. - Nội dung của chuyến đi. - Thành phần của chuyến đi. - Thời gian đi, địa điểm đến, phương tiện đi lại, những giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị, dự trù kinh phí bao nhiêu… Những nội dung được lập ra một cách đầy đủ, chi tiết sau đó in ra thành văn bản và trình lên giám đốc Sở để xin ý kiến. Sau khi có ý kiến của giám đốc Sở, nếu có chỗ sai sót phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành chỉnh sửa cho phù hợp và sẽ theo bản kế hoạch đã lập ra để tiến hành chuẩn bị cho chuyến đi công tác của ban lãnh đạo. Những công việc được tiến hành để chuẩn bị cho chuyến đi công tác bao gồm: * Liên hệ với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác Tất cả các chuyến đi công tác đều được liên hệ trước với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác.Việc liên hệ sẽ do trưởng phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện. Đối với những chuyến công tác xa và dài ngày, hình thức liên hệ chủ yếu là gọi điện thoại trực tiếp đến nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác và gửi văn bản kèm theo. Đối với chuyến công tác gần thì trưởng phòng sẽ đến nơi công tác và trực tiếp liên hệ với những người có trách nhiệm. Việc liên hệ trước này nhằm mục đích để nơi đến công tác sắp xếp lịch đón tiếp, lịch làm việc và có thể bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách…Khi đến liên hệ thường có các nội dung như sau: + Dự kiến ngày, tháng, đoàn sẽ đến công tác. + Thành phần của đoàn gồm những ai? + Mục đích của đoàn đến sẽ giải quyết được những gì? + Thời gian đoàn sẽ ở lại trong bao lâu… Sau khi đã liên hệ xong với nơi đến công tác, trưởng phòng Tổ chức – Hành chính sẽ báo cáo lại với giám đốc Sở. Trước khi đoàn công tác xuất phát, trưởng phòng sẽ gọi điện cho nơi đến công tác để thông báo về thời gian đoàn xuất phát thời gian đoàn sẽ tới, những thay đổi hoặc bổ sung nếu có . * Chuẩn bị nội dung Đây là phần quan trọng nhất của chuyến đi công tác. Nếu là chuyến đi quan trọng thì mức độ chuẩn bị sẽ phức tạp, còn những chuyến đi thông thường thì mức độ chuẩn bị sẽ đơn giản hơn.  * Chuẩn bị tư liệu, tài liệu Tùy theo mục đích, yêu cầu của chuyến đi công tác mà phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị cho ban lãnh đạo những tư liệu, tài liệu có liên quan. Những tài liệu này khi chuẩn bị xong thì được cho vào túi hoặc cặp đựng hồ sơ một cách cẩn thận và giao cho giám đốc Sở hoặc người do giám đốc Sở chỉ định mang theo trong suốt chuyến đi công tác. * Chuẩn bị giấy tờ cá nhân Trước chuyến đi công tác, cán bộ văn thư chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho các cán bộ, công chức cùng đi với lãnh đạo trong chuyến đi công tác. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, loại giấy tờ này có mẫu sẵn, cán bộ văn thư tiến hành điền họ tên và những thông tin cần thiết vào các loại giấy tờ trên rồi nộp cho trưởng phòng để trình lên giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở để xin chữ ký. Sau khi có chữ ký của lãnh đạo, văn thư đóng dấu rồi giao cho từng người trong đoàn đi công tác. Ngoài ra, cán bộ văn thư cũng có trách nhiệm nhắc nhở mọi người mang theo các giấy tờ cần thiết khác như giấy chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận học hàm, học vị… * Chuẩn bị phương tiện giao thông Hiện tại, Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng có ba chiếc xe ô tô: một chiếc TOYOTA 16A.0889 – 12 chỗ ngồi, một chiếc TOYOTA 16A.1367 – 4 chỗ ngồi và một chiếc MITSUBISHI 16A.1457 – 7 chỗ ngồi. Đến nay, ba chiếc xe này vẫn sử dụng tốt và là phương tiện chủ yếu phục vụ cho chuyến đi công tác của ban lãnh đạo Sở. Ba chiếc xe này do phòng Tổ chức – Hành chính quản lý, khi lãnh đạo Sở cần dùng thì trưởng phòng bố trí lái xe phục vụ lãnh đạo. Tuy nhiên nếu chuyến đi công tác quá xa thì phương tiện đi lại sẽ là máy bay. Khi đó việc mua vé máy bay thường do cán bộ văn thư chịu trách nhiệm. Sau khi mua vé xong cán bộ văn thư thông báo cho mọi người trong đoàn giờ bay chính xác, địa điểm bay từ đâu đến đâu, có những phương tiện gì để đón đưa ở hai đầu và giá vé máy bay.  * Chuẩn bị kinh phí Kinh phí cho chuyến đi công tác là tiền tạm ứng cho người đi công tác để chi tiêu vào các khoản: ăn, ở, đi lại… Nếu lãnh đạo Sở đi công tác một mình thì bộ phận kế toán giao trực tiếp tiền tạm ứng cho lãnh đạo, còn nếu có nhiều người đi cùng thì tiền tạm ứng được giao cho một người trong đoàn đã được ban lãnh đạo phân công. Người giữ tiền tạm ứng có trách nhiệm chi trả các khoản chi phí trong suốt chuyến đi và lấy lại các hóa đơn, chứng từ cần thiết để khi đi công tác về sẽ thanh toán với bộ phận kế toán. * Chuẩn bị các nhu cầu khác Trước khi đoàn công tác lên đường, bộ phận y tế chuẩn bị một số thuốc chữa bệnh thông thường như thuốc ho, thuốc cảm cúm, thuốc giảm đau, cao dán… để đoàn mang theo phòng khi trong đoàn có người ốm đau. Khi liên hệ với nơi đến công tác, nếu họ không bố trí được chỗ ăn ở cho đoàn khách thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trực tiếp gọi điện đến một số khách sạn hoặc nhà nghỉ hoặc có thể nhờ nơi đến công tác đặt phòng và đặt ăn cho đoàn công tác. Thực tế cho thấy việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo Sở được phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có những mặt hạn chế. * Trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan, những kết quả đạt được là: - Các giấy tờ, tư liệu, tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác của lãnh đạo luôn được đảm bảo đầy đủ. - Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu đi lại của lãnh đạo trong chuyến công tác được bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra. - Việc liên lạc trước với nơi sẽ đến công tác để bố trí chỗ ăn, ở cho đoàn đi công tác được phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị rất chu đáo. - Đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến đi. * Những hạn chế còn tồn đọng: - Việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến công tác nhiều khi còn chung chung, sơ sài, chưa thật chi tiết. - Việc điều chỉnh những thay đổi, bổ sung trong kế hoạch của lãnh đạo còn chưa phù hợp. * Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế trên là: - Phòng Tổ chức – Hành chính chưa nắm được chi tiết các công việc mà ban lãnh đạo sẽ làm tại nơi đến công tác. - Việc nắm bắt các thông tin từ ban lãnh đạo còn chưa kịp thời. 2.2.5.5. Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị Họp là một trong những hoạt động thường xuyên, có tính phổ biến ở các cơ quan, tổ chức hiện nay để phổ biến các chủ trương, chính sách và bàn bạc để tìm ra các biện pháp quản lý, điều hành. Hội thảo là một dạng họp để thảo luận về những vấn đề có tính chất khoa học, phục vụ cho hoạt động quản lý. Lễ hội là những hoạt động có tính chất kỷ niệm những mốc lịch sử quan trọng trong chặng đường phát triển của cơ quan, hoặc nhân dịp cơ quan được biểu dương, khen thưởng nhằm ghi nhận những kết quả đã đạt được và động viên cán bộ, nhân viên tiếp tục cố gắng làm việc tốt hơn. Trong ba hoạt động trên thì họp là hoạt động diễn ra thường xuyên nhất. Các hội nghị là cuộc gặp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông người nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc, lấy ý kiến hoặc biểu thị ước vọng và tạo ra sự phối hợp hoạt động nhằm giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, các hội nghị thường được tổ chức là hội nghị tổng kết; hội nghị triển khai công tác; tổ chức giao ban với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện để kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ và hướng dẫn giải quyết những vướng mắc của địa phương, tổ chức toàn thể cán bộ công chức học tập, nghiên cứu chính sách pháp luật, thông tin khoa học công nghệ và kỹ năng lãnh đạo quản lý, từng bước nâng cao nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Sở, trong ngành; tổ chức giao lưu trực tuyến với các doanh nghiệp và công dân đúng yêu cầu của Bộ… Công việc tổ chức các hội nghị do phòng Tổ chức – Hành chính đảm nhiệm cùng với sự phối hợp của các phòng ban khác trong toàn Sở. Khi ban lãnh đạo Sở có quyết định tổ chức các cuộc họp, hội nghị, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành các công việc sau: * Lập kế hoạch hội nghị Theo yêu cầu của ban lãnh đạo, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành lập kế hoạch hội nghị. Các nội dung chính của bản kế hoạch là: - Tên hội nghị. - Nội dung của hội nghị. - Hình thức của hội nghị. - Thời gian tiến hành hội nghị. - Địa điểm hội nghị. - Kết quả hội nghị. Khi đã có bản kế hoạch hội nghị, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trình giám đốc Sở xem xét, nếu đã hợp lý sẽ tiến hành in bản kế hoạch đó và gửi cho ban lãnh đạo Sở và các phòng ban để làm căn cứ thực hiện. * Chuẩn bị cho hội nghị - Lập chương trình nghị sự: Nội dung chương trình nghị sự sẽ được chuẩn bị trước. Trong chương trình hội nghị, những vấn đề quan trọng, những vấn đề có liên quan đến tất cả mọi người trong hội nghị sẽ được sắp xếp lên trước, những vấn đề ít quan trọng được đưa xuống phía sau. Trong công việc sắp xếp chương trình sẽ đưa ra thời gian cụ thể cho mỗi nội dung và nêu ra cán bộ nào là người chịu trách nhiệm về công việc báo cáo, ai chịu trách nhiệm về tài liệu. - Quy định thành phần hội nghị: Tùy theo quy mô của hội nghị và yêu cầu của ban lãnh đạo Sở mà thành phần hội nghị có thể là toàn bộ cán bộ, công chức, nhân viên trong toàn Sở hoặc chỉ gồm một số người có liên quan trực tiếp đến hội nghị. Đối với những hội nghị lớn, quan trọng, ban lãnh đạo Sở thường mời các đơn vị hoặc tổ chức cấp trên đến dự đó là lãnh đạo Bộ Tài nguyên và Môi trường, lãnh đạo UBND Thành phố Hải Phòng, lãnh đạo các ban ngành địa phương… - Xác định thời gian hội nghị: Đó là việc xác định hội nghị khai mạc vào lúc nào, bao lâu, kết thúc khi nào, thời gian của mỗi phần việc là bao lâu… - Làm giấy mời: Cán bộ văn thư cơ quan căn cứ vào bản danh sách khách mời sau đó tiến hành làm giấy mời. Nội dung của giấy mời gồm có: + Lý do tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức hội nghị. + Thời gian và địa điểm hội nghị. + Lời yêu cầu, đề nghị… Sau khi làm xong giấy mời thì trình lên giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở để xin chữ ký. Sau khi có chữ ký, cán bộ văn thư đóng dấu vào giấy mời và làm thủ tục gửi giấy mời. Những khách mời ở xa, giấy mời được gửi qua đường bưu điện, những đơn vị ở gần trưởng hoặc phó phòng Tổ chức – Hành chính trực tiếp đến và gửi giấy mời. Giấy mời được gửi đi trước khi hội nghị được tổ chức. - Chọn và trang trí phòng họp: Đối với những hội nghị nhỏ, phòng họp được tổ chức tại hội trường đặt ở tầng 5 của Sở. Những hội nghị lớn, hội trường họp được thuê ở bên ngoài. Trong phòng họp thường được trang trí cờ, hoa, biểu ngữ, tượng Bác Hồ… - Chuẩn bị phương tiện: Các tài liệu cần chuẩn bị: chương trình nghị sự, danh sách đại biểu, báo cáo chính, bản tham luận… Các phương tiện ghi biên bản: giấy, bút, máy vi tính, máy ghi âm… Chuẩn bị chỗ ngồi của chủ tọa và tổ thư ký. - Chuẩn bị khác: Trong thời gian diễn ra hội nghị, phòng Tổ chức – Hành chính đã phân công người chuyên lo từng mặt như: + Điện sáng, âm thanh, điều hòa… + Nước uống trước hội nghị và trong giờ nghỉ. + Sinh hoạt văn hóa giải trí. Đặc biệt luôn có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra những vấn đề trên để đảm bảo không xảy ra sai sót. * Nhìn chung công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng đã đạt được những kết quả sau: - Công tác tổ chức luôn chu đáo, gây ấn tượng tốt cho các đại biểu tham dự hội nghị. - Bản kế hoạch của hội nghị được lập rất khoa học, bao gồm đầy đủ những thông tin cần thiết. Do đó rất thuận lợi cho ban lãnh đạo Sở và các phòng ban làm căn cứ thực hiện. - Các mệnh lệnh, thông báo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thúc được triển khai nhanh dưới dạng văn bản đến các phòng ban chuyên môn và các đơn vị liên quan. - Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần thiết và được bảo quản cẩn thận. - Các báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, bài phát biểu của lãnh đạo được chuẩn bị chu đáo. * Tuy nhiên, các công việc cần làm để tổ chức một hội nghị là rất nhiều và phức tạp, do đó công tác tổ chức còn có những hạn chế: - Trong một số hội nghị, số lượng văn phòng phẩm mua quá nhiều không dùng hết, do đó gây lãng phí. - Phòng họp nhiều khi được thuê quá rộng so với số lượng đại biểu tham dự hội nghị. - Các trang thiết bị trong phòng họp hầu hết phải đi thuê ở bên ngoài. * Nguyên nhân: Phòng Tổ chức – Hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng chưa có bộ phận chuyên lo công tác hậu cần. 2.2.5.6. Công tác văn thư – lưu trữ Quản lý văn bản Tất cả các loại văn bản đến, văn bản đi đều qua cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm đăng ký các văn bản, vào sổ văn bản đi và chuyển đến các đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm giải quyết. Trong quá trình hoạt động, Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng thường có các loại văn bản sau: - Báo cáo về thực hiện nhiệm vụ, báo cáo xin ý kiến cấp trên… - Quyết định: bổ nhiệm cán bộ, luân chuyển cán bộ, thành lập phòng mới, đơn vị mới, kỷ luật cán bộ, nâng lương cán bộ… - Tờ trình về việc thu hồi đất, tờ trình cấp trên về việc bổ nhiệm cán bộ (cấp thành phố quản lý)… - Thông báo về việc quy định thời gian làm việc, thông báo về việc chuyển địa điểm, thông báo về việc chi trả tiền bồi thường giải phóng mặt bằng, thông báo giới thiệu chữ ký, thông báo giới thiệu con dấu… * Đối với văn bản đi, quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đi tại Sở được giải quyết như sau: Cán bộ được phân công soạn thảo văn bản theo từng lĩnh vực chuyên môn riêng và chịu trách nhiệm về độ chính xác, về nội dung và tính pháp lý của văn bản. Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra tất cả các văn bản do các cán bộ soạn thảo chuyển đến, kiểm tra xem văn bản đã được trình bày đúng thể thức, vị trí các thành phần và thẩm quyền ban hành văn bản hay không. Khi phát hiện sai sót thì báo với người soạn thảo để sửa chữa bổ sung. Sau khi đã kiểm tra văn bản soạn thảo đã đúng thể thức, cán bộ văn thư trình giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở xem xét và ký chính thức. Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền được cán bộ văn thư đóng dấu, ghi ngày tháng lên văn bản, vào sổ văn bản đi và phát hành văn bản. Văn bản có mức độ mật, khẩn thì phải đóng dấu “mật”, “tuyệt mật”, “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” lên văn bản và bì thư dưới số và ký hiệu. Cán bộ văn thư viết bì văn bản, đề đầy đủ tên cơ quan, địa chỉ của người nhận văn bản. Sở sử dụng bì thư được in riêng của Sở đã đề sẵn tên và địa chỉ của Sở. Cán bộ văn thư chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đi được hoàn thành thủ tục và chuyển phát ngay trong ngày sau khi văn bản đó được ký, hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Mỗi văn bản đi được cán bộ văn thư lưu hai bản chính, một bản lưu tại văn thư Sở và một bản lưu trong hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại văn thư Sở được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bìa sổ đăng ký văn bản đi: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: .... Từ ngày..........đến ngày.......... Từ số..........đến số................ Quyển số:.... Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đi: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (Nguồn : Phòng Tổ chức – Hành chính) * Đối với văn bản đến, quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến tại Sở được giải quyết như sau: Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư trực tiếp kiểm tra ngoài bì xem địa chỉ người nhận đã đúng chưa. Nếu nhầm thì cán bộ văn thư tiến hành gửi trả lại. Đối với văn bản “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư không được bóc bì mà căn cứ vào thông tin ghi trên phong bì để đăng ký vào sổ văn bản đến, sau đó chuyển tận tay người có tên trên bì thư. Đối với văn bản thường, cán bộ văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu văn bản đến để xác định văn bản đã được đăng ký vào sổ văn bản đến vào giờ, tháng, năm nào. Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, bằng mực đỏ. Bìa sổ đăng ký văn bản đến: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: .... Từ ngày..........đến ngày.......... Từ số..........đến số................ Quyển số:.... Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (Nguồn:Phòng Tổ chức – Hành chính) * Nguyên tắc ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Sở Cán bộ văn thư của Sở đã thực hiện như sau: Ghi số và ký hiệu rất rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt những từ không thông dụng, không dập xóa, không viết bằng bút mực dễ phai hoặc bút chì. Cán bộ văn thư tự vào sổ, tự kẻ mẫu sổ. Đối với ngày dưới 10, đối với tháng dưới 3 thì có số 0 ở đằng trước. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu của Sở được sắp xếp gọn gàng trên giá theo thứ tự nhất định, dễ thấy khi sử dụng. Hết thời gian làm việc, cán bộ văn thư cất vào tủ có khóa. Cán bộ văn thư không mang dấu ra khỏi trụ sở làm việc, không nhờ người khác cất hộ, không làm biến dạng con dấu và thường xuyên lau chùi con dấu cho sạch sẽ. Khi con dấu bị mất thì cán bộ văn thư báo ngay cho lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền. Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức, đã có chữ ký của lãnh đạo vào bản chính. Dấu trong văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùng lên chữ ký một phần ba hoặc một phần tư về phía trái. Mực dấu là màu đỏ tươi, màu cờ Tổ quốc. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm về con dấu mà mình đóng trước giám đốc Sở và pháp luật. Công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng được chia làm 2 loại: - Những tài liệu mang tính kỹ thuật, chuyên môn thì do các cán bộ đó tự lưu trữ và quản lý. - Cán bộ văn thư lưu trữ những tài liệu mang tính chất chung của Sở. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. * Quy trình lưu giữ văn bản được cán bộ văn thư tiến hành theo các bước sau: Trước tiên, cán bộ văn thư lập hồ sơ, việc lập hồ sơ được thực hiện bắt đầu từ khi xuất hiện văn bản đầu tiên. Những văn bản tài liệu liên quan đến công việc gì thì được đưa vào hồ sơ của công việc đó và được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơ, đánh số trang cho hồ sơ. Tiếp theo, cán bộ văn thư tiến hành thu thập văn bản đưa vào lưu trữ. Cuối cùng kết thúc hồ sơ và cán bộ văn thư cất hồ sơ vào tủ lưu trữ. * Hồ sơ của Sở được chia làm 2 loại: - Hồ sơ tạm thời (hồ sơ ngắn hạn): là những văn bản chỉ sử dụng trong quá trình giải quyết công việc, được tiêu hủy ngay khi giải quyết xong công việc, nội dung hồ sơ này không liên quan làm ảnh hưởng tới việc lưu trữ. Bìa đựng hồ sơ tạm thời làm bằng nhựa cứng khổ B4 có nhãn tiêu đề dán ở gáy, được cán bộ văn thư sắp xếp theo trình tự thời gian. - Hồ sơ lưu trữ (hồ sơ dài hạn): được cán bộ văn thư phân loại sắp xếp theo thứ tự thời gian và tên loại văn bản. Hồ sơ lưu trữ cứ 3 năm được lập lại một lần và sau 10 năm thì bị tiêu hủy. Bìa đựng hồ sơ lưu trữ được làm bằng bìa catton hoặc cặp nhựa. Hồ sơ được cất trong tủ và có khóa cẩn thận, chỉ có bộ phận văn thư giữ chìa khóa của tủ lưu trữ. Trước khi tiêu hủy, cán bộ văn thư đã đánh giá tài liệu, xem xét văn bản còn giá trị hay không.  * Công tác văn thư - lưu trữ tại Sở đã đạt được những kết quả sau: Trong thời gian qua, công tác văn thư – lưu trữ tại Sở đã có sự tiến bộ rõ rệt. Đặc biệt, cán bộ văn thư được đi tập huấn về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ nên công việc giải quyết nhanh chóng. Việc sử dụng máy tính, máy in, máy photocopy vào soạn thảo và in ấn làm cho văn bản của Sở được nâng cao về hình thức trình bày. Nội dung văn bản đi đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra, nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, bám sát thực tế, phù hợp với pháp luật hiện hành, đảm bảo được độ tin cậy cần thiết, hạn chế được nhiều sai sót về mặt nội dung. Việc đăng ký văn bản đến, văn bản đi đều do cán bộ văn thư thực hiện, đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước về quản lý văn bản. Việc lưu trữ các tài liệu chuyên môn do từng cán bộ đó quản lý. Trong hoạt động của mình, khi cần cán bộ đó có thể tra cứu tài liệu ngay. * Một số hạn chế trong công tác văn thư – lưu trữ tại Sở: - Cán bộ văn thư đã được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại có kết nối internet nhưng vẫn chưa khai thác hết những chức năng của máy để phục vụ cho công việc của mình mà hầu như chỉ dùng máy tính như công cụ để đánh máy. Việc đăng ký văn bản đến, văn bản đi chỉ thực hiện trên sổ sách mà chưa đăng ký bằng máy tính, việc quản lý lưu trữ hồ sơ cũng chưa được thực hiện trên máy tính. - Sở có kho lưu trữ riêng nhưng việc quản lý và sử dụng chưa được tốt, đem lại hiệu quả không cao. Công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức. * Nguyên nhân của những hạn chế trên là do: - Trình độ của cán bộ văn thư còn hạn chế, các công việc giải quyết tương đối nhiều. - Sở chưa có nhân viên phụ trách về công tác lưu trữ (cán bộ văn thư kiêm nhiệm luôn công tác lưu trữ). KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Trong thời gian thực tập tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, em đã phân tích, tìm hiểu thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở. Công tác văn phòng tại Sở đã đạt được nhiều kết quả mang lại hiệu quả không nhỏ trong hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, công tác văn phòng cũng có những hạn chế cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn nữa nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất, tối ưu nhất. Từ đó, quá trình quản lý và điều hành cơ quan sẽ được thuận lợi, suôn sẻ. Trên đây, em đã phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở, tìm ra những mặt được, những mặt chưa được và nguyên nhân của những hạn chế đó. Theo em, ban lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến công tác văn phòng ở nhiều lĩnh vực như nhân sự, điều kiện làm việc, quy chế quản lý… CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới công tác văn phòng trong các cơ quan nhà nước đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết và có tác dụng trực tiếp tới việc giúp cho các cơ quan nhà nước nâng cao hiệu quả công việc. Để công tác văn phòng thực sự là một bộ máy giúp việc đắc lực cho các cơ quan, doanh nghiệp thì cần phải có các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. 3.1. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO Thông tin được coi là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn cầu. Thời đại công nghệ thông tin mới đã tạo cho mọi người có cơ hội tốt để phát triển mọi mặt, nâng cao chất lượng trong công việc. Vì vậy việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo cho lãnh đạo ra được các quyết định đúng đắn, đảm bảo cho các phòng ban hoạt động hiệu quả. Hoạt động quản lý luôn cần đến thông tin, thông tin có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự thống nhất hoạt động của văn phòng. Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần phải nắm vững nhu cầu về thông tin của ban lãnh đạo vào các bộ phận khác trong Sở; đồng thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp những thông tin đó. Thông thường bộ phận văn phòng sẽ nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, liên quan đến nhiều vấn đề, nhiều lĩnh vực. Do vậy, thông tin phải được tập hợp và hệ thống theo từng vấn đề, từng lĩnh vực nhất định. Sau khi các thông tin được tóm tắt, bộ phận văn phòng cần sắp xếp theo hệ thống để tránh có những trùng lặp, chồng chéo và xác định độ chính xác của thông tin. Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các cán bộ trong Sở, bộ phận văn phòng cần tìm hiểu chính xác yêu cầu của người cần cung cấp thông tin (yêu cầu cung cấp thông tin về vấn đề gì, thời gian cho phép để thu thập và xử lý thông tin, hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản, sao chụp hay báo cáo trực tiếp…). Sau khi cung cấp thông tin xong, bộ phận văn phòng cần lưu lại các thông tin đã cung cấp. Điều này sẽ giúp bộ phận văn phòng thuận lợi trong việc cung cấp thông tin lần sau, hoặc có thể làm bằng chứng cần thiết khi những thông tin đã cung cấp bị phản đối, hoặc bị xuyên tạc, bóp méo. * Để khắc phục hạn chế trong công tác thông tin, báo cáo của hoạt động văn phòng tại Sở cần có những biện pháp sau: + Cần đặt mua thêm lượng báo chí nhiều hơn nữa để các cán bộ trong cơ quan có thể nắm bắt kịp thời và thu thập được nhiều thông tin hơn. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin là Internet, hiện nay các thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội đều được đưa lên mạng Internet một cách đầy đủ và chính xác. Vì vậy việc truy cập Internet sẽ giúp cho các cán bộ có được nhiều thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất. + Để không ảnh hưởng tới tiến độ, thời gian lập báo cáo của cán bộ văn phòng, Sở cần đưa ra quy định về thời gian cụ thể đối với các cán bộ phải nộp báo cáo chi tiết cho cán bộ văn phòng. + Sở đã trang bị cho văn phòng hệ thống máy tính hiện đại và đã kết nối Internet nhưng trong thực tế cho thấy việc thu thập và truyền tải thông tin qua mạng Internet của nhân viên vẫn còn hạn chế. Để khắc phục tình trạng trên, ban lãnh đạo Sở cần thường xuyên quan tâm, đôn đốc hướng dẫn cán bộ công chức làm việc trong bộ phận văn phòng phát huy tối đa ưu thế quan trọng của máy vi tính và mạng Internet. Nếu biết áp dụng triệt để các lợi ích của máy vi tính, các cán bộ có thể quản lý thông tin bằng máy tính thay vì sử dụng sổ sách như hiện nay, có thể dùng mật mã để bảo vệ thông tin mật của mình, tránh tình trạng để lộ thông tin ra bên ngoài. Qua hệ thống Internet, văn phòng cũng có thể truyền tải thông tin tới các bộ phận và nhận thông tin phản hồi nhanh nhất bằng hình thức gửi email mà không cần cử người trực tiếp đến phòng ban, làm tốt điều này sẽ tiết kiệm được rất nhiều sức người, sức của cho cơ quan. + Nếu bộ phận văn phòng có những biện pháp tăng cường nguồn thông tin và xử lý thông tin tốt sẽ góp phần phục vụ kịp thời cho hoạt động của cơ quan. Khi các thông tin đã đầy đủ và chính xác sẽ giúp ban lãnh đạo có thể xử lý nhanh các tình huống xảy ra trong quản lý. 3.2. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP Chương trình công tác là kế hoạch tác chiến giúp cho ban lãnh đạo cơ quan chỉ đạo điều hành công việc được toàn diện, vừa đảm bảo công việc thực hiện trước mắt, đồng thời quán xuyến được mọi công việc trọng tâm, lâu dài tạo ra được sự thích ứng hợp lý về mục tiêu và biện pháp thực hiện. Việc xây dựng chương trình công tác có ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đảm bảo cho các hoạt động của Sở và các bộ phận trong Sở được tiến hành liên tục, hiệu quả. Ngoài ra, việc xây dựng chương trình công tác còn có chức năng điều chỉnh xử lý các tình huống khác nhau trong thực tế, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của cơ quan. * Để hạn chế những khó khăn trong công tác tham mưu, tổng hợp cần có một số biện pháp sau: + Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể giữa các cán bộ trong văn phòng, từ đó mỗi cán bộ sẽ chuyên sâu vào công việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn. + Các cán bộ trong Sở cần chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với lãnh đạo. Ban lãnh đạo Sở cũng cần kịp thời khen thưởng những cán bộ có sự cố gắng, có tính sáng tạo trong công việc. Điều này thể hiện sự dân chủ, tình cảm mật thiết giữa ban lãnh đạo với các cán bộ trong Sở. + Cán bộ văn phòng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của các cán bộ trong cơ quan để soạn thảo báo cáo tổng hợp, do đó cần nắm vững 3 nguyên tắc: Thứ nhất là nguyên tắc hệ thống. Nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để cho các hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới. Nguyên tắc thứ hai là nguyên tắc ưu tiên. Sự ưu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết. Cuối cùng là nguyên tắc dự phòng. Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp. Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ giúp cán bộ văn phòng có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các cán bộ trong Sở, phù hợp với mục tiêu hoạt động của Sở, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo được tính khả thi. 3.3. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN * Chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo: Đối với công tác này, hiện nay văn phòng đã thực hiện được tương đối tốt, đảm bảo theo yêu cầu và những nguyên tắc nhất định. Tuy nhiên để công tác được đảm bảo và chặt chẽ hơn nữa, văn phòng nên có một bản quy định về việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo. Trưởng phòng TC – HC nên giao cho một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo ra một chuỗi công việc quen thuộc đối với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị do chưa quen với công việc đó. Bên cạnh đó cũng cần có những hạn mức kinh phí đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo. * Công tác mua sắm trang thiết bị cho cơ quan: Sở phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị luôn sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm các văn phòng phẩm cho cơ quan luôn đầy đủ, kịp thời. Ngoài ra cũng cần có sự quản lý tránh tình trạng lãng phí không cần thiết. * Công tác phục vụ: Sở cần có những yêu cầu nhất định đối với nhân viên bảo vệ và nhân viên tạp vụ như yêu cầu khả năng giao tiếp của nhân viên bảo vệ để có thể tạo thiện cảm với khách của cơ quan ngay khi họ đến và trước khi ra về. Bên cạnh đó cũng cần có yêu cầu về tuổi tác đối với nhân viên bảo vệ, theo em độ tuổi đảm bảo và phù hợp với công việc này từ 25 đến 40 tuổi. Hiện nay tại Hải Phòng có rất nhiều các công ty bảo vệ có uy tín, Sở có thể lựa chọn một trong các công ty bảo vệ đó để thuê nhân viên bảo vệ. Nhân viên của các công ty bảo vệ này được đào tạo, huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ. Do đó chất lượng hay nói cách khác hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao hơn. Đối với nhân viên tạp vụ đòi hỏi phải có sự nhiệt tình với công việc, ý thức tiết kiệm cho cơ quan. 3.4. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO Hiện nay, văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng đã thực hiện các công tác hội nghị, hội thảo khá tốt, tuy nhiên vẫn cần phải có những quy định cụ thể về mức kinh phí có thể cấp cho từng cuộc họp, hội nghị. Làm được như vậy sẽ thực hành được tiết kiệm, tránh lãng phí. Công tác này tại văn phòng của Sở vẫn tồn tại hạn chế cần khắc phục, đó là việc chưa tuyên truyền được cho các cán bộ nhân viên trong cơ quan về tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị. Bởi vậy, văn phòng cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mọi người nhận thấy các cuộc họp là cơ hội để mọi người nắm bắt được các kế hoạch sắp tới của cơ quan, những kết quả đã đạt được và là cơ hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng của mình với lãnh đạo. 3.5. GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ Hiện tại phòng Tổ chức – Hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng vẫn chưa có nhân viên lưu trữ, việc lưu trữ của cơ quan vẫn do cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Khối lượng công việc của cán bộ văn thư là rất lớn nên công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Công tác lưu trữ là một trong những khâu trọng yếu, là mắt xích quan trọng trong việc xử lý thông tin. Bởi vậy làm tốt công việc này sẽ tạo điều kiện cho việc sử dụng những thông tin, tài liệu được hình thành trong quá khứ. Theo em, để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng nói chung và nghiệp vụ lưu trữ nói riêng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng thì phòng Tổ chức – Hành chính cần xin ý kiến ban lãnh đạo của Sở tuyển thêm một cán bộ chuyên phụ trách về công tác lưu trữ cho Sở. Cán bộ được tuyển dụng phải có năng lực, trình độ chuyên môn về lưu trữ được đào tạo tại các trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photocopy, máy fax… và có trình độ ngoại ngữ, tin học để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào công tác tại bộ phận lưu trữ là rất cần thiết. 3.6. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Để công tác văn thư – lưu trữ hoàn thiện hơn, bộ phận văn phòng nên áp dụng một số biện pháp sau: + Cần xây dựng ngay quy chế về công tác văn thư – lưu trữ. Trong văn phòng Sở nên dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức trình bày văn bản để các cán bộ trong cơ quan nắm rõ và thực hiện. Biện pháp này sẽ giúp cán bộ văn thư – lưu trữ không phải mất nhiều thời gian để kiểm tra văn bản đã đúng thể thức hay chưa trước khi trình lãnh đạo ký. + Phòng văn thư – lưu trữ phải được trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, giá để hồ sơ và hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự dễ tìm thấy. Trưởng phòng TC – HC nên trình ý kiến ban lãnh đạo Sở xin được bố trí một phòng đọc riêng để các cán bộ, nhân viên trong Sở đến mượn tài liệu, tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất. + Cán bộ văn thư – lưu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát. + Mỗi năm, cán bộ văn thư – lưu trữ phải lập danh mục hồ sơ để các bộ phận trong Sở thuận tiện cho việc sắp xếp và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định vị trí hồ sơ trên giá. Những hồ sơ của năm trước, những văn bản mật sẽ được cất trong tủ đựng hồ sơ có khóa. Trên giá chỉ đựng hồ sơ của năm hiện tại. + Đối với công tác lưu trữ, Sở thường có nhiều văn bản giầy tờ đã giải quyết xong nhưng chúng vẫn có giá trị cho việc nghiên cứu và theo dõi sau này. Nếu không có chế độ bảo quản tốt thì sẽ làm hư hại tài liệu. Do vậy, việc bảo quản hồ sơ phải tuân theo những quy định sau: Đối với tủ đựng hồ sơ: do các văn bản giấy tờ rất dễ bị hư hại, mối mọt và mục nát do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Cán bộ văn thư – lưu trữ nên sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm, sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc. Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt giá đựng hồ sơ là nơi không bị ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp và lau bụi bẩn. Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra. 3.7. GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Để nâng cao hiệu quả công việc thì việc thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức là rất cần thiết. Các cán bộ công chức làm việc trong bộ phận văn phòng của Sở hầu hết đều là những cán bộ lâu năm, có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Nhưng không phải có nhiều kinh nghiệm mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu của công việc mà khi trình độ khoa học đang được áp dụng trong công tác văn phòng nếu như họ không được đào tạo lại thường xuyên. Theo em để mang lại hiệu quả cao trong công tác văn phòng tại Sở thì phòng Tổ ban lãnh đạo Sở cần lên chương trình đào tạo thường xuyên cho đội ngũ nhân viên của mình để đáp ứng ngày càng tốt hơn khối lượng công việc ngày càng nhiều và phức tạp. Ngoài việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên thì việc cử nhân viên đi học thêm các lớp nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cũng là rất cần thiết. Bởi vì văn phòng được coi là cổng gác thông tin của cơ quan, toàn bộ thông tin từ các tổ chức chính quyền, từ cơ quan quản lý cấp trên đều qua bộ phận văn phòng và được các cán bộ công chức tập hợp và phân phối cho các bộ phận có liên quan. Hơn nữa hiện nay việc truyền tải thông tin qua mạng internet đang rất phổ biến, nếu các cán bộ nhân viên có trình độ tin học, ngoại ngữ thì việc giải quyết các công việc và thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo, phục vụ cơ quan sẽ giản đơn hơn rất nhiều. Không những vậy các thông tin thu thập sẽ đa dạng không chỉ thu được những thông tin trong nước mà còn có những thông tin hữu ích của nước ngoài. Hình thức đào tạo là đề xuất với UBND thành phố Hải Phòng và các ngành chức năng cấp kinh phí mở lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức. Bên cạnh đó cũng thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ. Văn phòng Sở nên lập kế hoạch để cử người đi học mà vẫn không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc (học ngoài giờ hành chính là tốt nhất). KẾT LUẬN CHUNG Luận văn đã tập trung nghiên cứu, phân tích vị trí, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng trong vấn đề giúp việc cho ban lãnh đạo Sở. Luận văn đi sâu phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở, trọng tâm là công tác thông tin báo cáo, công tác tham mưu tổng hợp, công tác văn thư – lưu trữ, công tác hậu cần và tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Từ đó đưa ra những kết quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ việc phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, luận văn đưa ra phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Sở. Các giải pháp nêu ra trong luận văn khi thực hiện tốt sẽ góp một phần nào nâng cao chất lượng và hoàn thiện hơn công tác văn phòng tại Sở, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng của Sở trong xu hướng phát triển chung của nền kinh tế đất nước. Tuy nhiên, do phạm vi nghiên cứu đề tài làm luận văn khá rộng, mang tính tổng hợp cùng với trình độ hạn chế nên chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Bởi vậy, em rất mong được sự giúp đỡ góp ý của thầy cô giáo. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong bộ môn quản trị kinh doanh trường Đại học Dân lập Hải Phòng, đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sỹ Trần Thị Ngà – Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành chính văn phòng (Tác giả Mike Harvey) Tổ chức của hoạt động công sở nhà nước (Luận văn Thạc sỹ Quản lý nhà nước – Tác giả Khuất Văn Sách) Giáo trình môn Tổ chức và Quản trị văn phòng (Thạc sỹ Trần thị Ngà – Học viện Hành chính Quốc gia) Làm thế nào để công việc hành chính có năng suất cao (Tác giả Miêu Tú Kiệt – Nhà xuất bản Lao động xã hội)