Đề tài Nghiên cứu và tìm hiểu về tổng quan và thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty CP xuất nhập khẩu Viglacera

ng nhập khẩu, xuất khẩu, soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu, tổ chức thực hiện và giám sát hoạt động xuất nhập khẩu.Cuối kỳ, báo cáo kết quả hoạt động xuất nhập khẩu lên ban Giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông. Phòng xuất khẩu lao động:có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc( Giám đốc) về lĩnh vực xuất khẩu lao động sang các thị trường mà Công ty đang khai thác.Đồng thời, tìm kiếm các thị trường mới để thoả mãn nhu cầu khách hàng, nâng cao công tác đào tạo, giữ vững uy tín của Công ty trong hoạt động xuất khẩu lao động. Ngoài các bộ phận, phòng ban chính tại trụ sở thì Công ty còn có cửa hàng kinh doanh có nhiệm vụ buôn bán các sản phẩm do Công ty kinh doanh; trưng bày, giới thiệu hàng hoá XNK, làm đại lý bán hàng cho các đơn vị trong và ngoài nước theo quy định của Công ty. 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ 1.3.1. Chính sách quản lý và quy định trong đơn vị Chính sách quản lý và quy định của Công ty CP XNK Viglacera được phản ánh trong điều lệ kinh doanh của Công ty. 1.3.1.1. Chính sách quản lý sản xuất kinh doanh Quyền hạn : Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn do các cổ đông góp và các nguồn lực khác nhằm thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh. Tổ chức bộ máy quản lý, phòng ban phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. Kinh doanh những nghành nghề được Nhà Nước cho phép. Tìm kiếm thị trường , trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng với các khách hàng trong nước, ngoài nước, trực tiếp xuất khẩu theo yêu cầu kinh doanh của Công ty và phù hợp với pháp luật. Quýêt định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu , sản phẩm và dịch vụ chủ yếu trừ những sản phẩm , dịch vụ được Nhà Nước ấn định giá. Được quyền bảo hộ và quyền sử dụng công nghiệp bao gồm: các sáng chế, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi, xuất xứ hàng hoá theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn hình thức trả lương, thưởng, quyết định mức lương trên cơ sở cống hiến và hiệu quả sản xuất kinh doanh và các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật lao động và các quy định khác của pháp luật. Nghĩa vụ - Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng nghành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về sản phẩm, dịch vụ Công ty kinh doanh. - Xây dựng chiến lược phát triển , kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu của thị trường. - ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác. - Thực hiện các quy định của Nhà nước bảo vệ tài nguyên môi trường, an ninh quốc gia và công tác phòng cháy chữa cháy. - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động, đảm bảo cho ngừơi lao động tham gia quản lý Công ty, bằng thoả ước lao động và các quy chế khác. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán ,báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước và báo cáo bất thường theo yêu cầu của Đại hội đồng cổ đông và chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo. - Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định của pháp luật. 1.3.1.2. Chế độ quản lý tài chính Quyền hạn sử dụng các quỹ của Công ty để phục vụ các nhu cầu trong kinh doanh. Nhượng bán, cho thuê những tài sản không dùng đến hoặc chưa dùng hết công suất. Phát hành, chuyển nhượng, bán cổ phiếu, trái phiếu theo quy định của pháp luật, hoặc thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền sở hữu , quản lý của Công ty tại các ngân hàng Việt Nam để vay vốn kinh doanh theo quy định của pháp luật. Quyết định sử dụng và phân phối lợi nhuận cho các cổ đông sau khi đã thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, lập và sử dụng các quỹ theo quy định của Nhà nước và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Nghĩa vụ Thực hiện đúng chế độ và quy chế về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, hạch toán, kế toán- thống kê, chế độ báo cáo tài chính hàng năm với phòng đăng ký kinh doanh và các chế độ khác do pháp luật quy định, chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của BCTC. Bảo toàn và phát triển vốn. Thực hiện các khoản thu, phải trả ghi trong bảng cân đối kế toán của Công ty Công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của Công ty. Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Công ty chịu trách nhiệm vật chất đối với khách hàng trong phạm vi vốn điều lệ của Công ty. 1.3.2. Tổ chức bộ máy quản lý Một DN chỉ hoạt động kinh doanh hiệu quả khi mà bộ máy quản lý được tổ chức một cách khoa học và hợp lý. Xuất phát từ tầm quan trọng đó , Công ty XNK Viglacera đã, đang xây dựng và dần hoàn thiện bộ máy quản lý của mình nhằm đảm bảo bố trí công việc chuyên môn, quản lý phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của mỗi cá nhân.Đồng thời, đảm bảo sự hoạt động có hệ thống của toàn công ty. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm 1 lần.Các cổ đông có quyền bỏ phiếu, được tham dự đại hội các cổ đông. Cổ đông là những người chủ sở hữu của Công ty, có các quyền và nghĩa vụ tương ứng theo số cổ phần mà họ sở hữu.Quỳên và nghĩa vụ của ĐHĐCĐ cũng như cổ đông được quy định chi tiết trong dự thảo điều lệ của Công ty. Hội đồng quản trị ( HĐQT) : Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về ĐHĐCĐ. Số lượng thành viên HĐQT là năm (05) người.Nhiệm kì của HĐQT là năm(05) năm.Nhiệm kì của thành viên HĐQT không quá năm (05) năm; thành viên HĐQT có thể bầu lại với số nhiệm kì không hạn chế. Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của HĐQT. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc và những người quản lý khác.Quỳên và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp, điều lệ, các quy định nội bộ của Công ty và quýêt định của ĐHĐCĐ quy định. Giám đốc( Tổng giám đốc)điều hành: HĐQT sẽ bổ nhiệm một thành viên trong Hội đồng hoặc một người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành. Nhiệm kì của Giám đốc(Tổng giám đốc điều hành) là 5 năm và có thể tái bổ nhiệm. Giám đốc( Tổng giám đốc) là người thực hiện các nghị quyết của HĐQT và ĐHĐCĐ, kế hoạch kinh doanh của Công ty đã được HĐQT và ĐHĐCĐ thông qua.Giám đốc(Tổng giám đốc) là người tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty. Bộ máy giúp việc: được thành lập theo đề nghị của Giám đốc(Tổng giám đốc) và được HĐQT chấp thuận nhằm phục vụ yêu cầu quản lý.Bộ máy giúp việc bao gồm: Phó Tổng giám đốc kiêm Giám đốc Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh. Phó Tổng giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu. Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh. Kế toán trưởng. Ban kiểm soát: Thành viên của ban kiểm soát sẽ có quyền hạn và trách nhiệm theo quy định tại điều 88.2 của Luật doanh nghiệp và điều lệ của Công ty.Ban kiểm soát gồm 3 thành viên, trong đó ít nhất phải có 1 thành viên là người có chuyên môn về tài chính kế toán.Thành viên này không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính của công ty.Ban kiểm soát phải chỉ định 1 thành viên là cổ đông của công ty làm Trưởng ban. Nhiệm vụ và chức năng của Ban kiểm soát được quy định trong dự thảo điều lệ mới sửa đổi năm 2008 của công ty.Về mối quan hệ, Ban kiểm soát chỉ phải chịu sự chỉ đạo của Đại hội đồng cổ đông và chịu trách nhiệm xem xét các báo cáo tài chính trước khi trình lên Hội đồng quản trị.Đồng thời, mọi thành viên của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc điều hành phải cung cấp tất cả các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát. Đại hội đồng cổ đông Có thể minh hoạ cơ cấu tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý thông qua sơ đồ sau: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó TGĐ kiêm GĐ CN Tp HCM Phó TGĐ xuất nhập khẩu Kế toán trưởng Chi nhánh Tp HCM Phòng X.K lao động Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Tc-Hc Phó TGĐ kinh doanh Ban kiểm soát Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XNK VIGLACERA 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 2.1.1. Mô hình bộ máy kế toán Kế toán là hoạt động cơ bản, thường xuyên, giữ vai trò quyết định và chi phối đối với mọi hoạt động trong DN. Xuất phát từ đặc điểm quản lý, đồng thời đảm bảo tính thống nhất, kịp thời và tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kế toán nói riêng, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty gồm 5 người : Kế toán trưởng và các kế toán viên. Kế toán trưởng Kế toán XNK Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán TTSP 2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.2. Tình hình lao động và phân công lao động trong bộ máy kế toán Phòng kế toán có 5 kế toán viên, đứng đầu là kế toán trưởng. Các kế toán viên trong phòng đều là nữ và chủ yếu tuổi đời còn rất trẻ. Tuy còn trẻ nhưng họ đều có trình độ chuyên môn vững vàng( 4/5 trình độ đại học), có kinh nghiệm công tác, đặc biệt có tình yêu nghề nghiệp và nhiệt huyết trong công việc. Để công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, không chồng chéo lên nhau , bộ máy kế toán được phân công lao động rõ ràng, cụ thể và khoa học. Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh theo cơ chế quản lý tài chính quy định. Ngoài ra, kế toán trưởng còn tham gia xét duyệt các phương án kinh doanh của Công ty, phân tích, tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty; hàng tháng, hàng quý theo định kỳ, niên độ kế toán phải chịu trách nhiệm lập các báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo Công ty. Kế toán tổng hợp: Cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập các báo cáo tài chính. Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá đầu ra, đầu vào. Mở sổ theo dõi hàng xuất bán, hàng đại lý. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong hoạt động kinh doanh của các phòng. Kế toán xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ theo dõi tất cả hàng hoá xuất nhập khẩu. Các nhân viên kế toán phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng; phải chấp hành mọi sự phân công lao động,hoàn thành công việc được giao;hàng ngày báo cáo tình hình hoạt động, công việc và hỗ trợ Kế toán trưởng trong lập báo cáo tài chính.Giữa các kế toán viên từng phần hành phải hợp tác, giúp đỡ nhau vì mỗi phần hành tuy là riêng biệt nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. 2.2. ĐẶC ĐIỂM VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN 2.2.1. Các chính sách, chế độ kế toán đang áp dụng Chế độ, chính sách kế toán là những quy định, văn bản có vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại mỗi DN. Nó chỉ đạo và hướng dẫn mọi công việc kế toán từ giai đoạn lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ; lập và ghi các mẫu sổ khác nhau; cơ sở lập các BCTC, thời gian nộp báo cáo; trình tự, phương pháp hạch toán kế toán… Bên cạnh những chính sách, chế độ kế toán chung Công ty XNK Viglacera còn vận dụng các chính sách, chế độ kế toán riêng để phù hợp với thực tế kinh doanh tại đơn vị. Hiện nay, Công ty đang vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC trong hạch toán và ghi chép các nghiệp vụ. Đồng thời, Công ty cũng vận dụng máy tính vào công tác kế toán.Phần mềm kế toán Công ty sử dụng là phần mềm kế toán Fast.Nhờ đó, nghiệp vụ kế toán được xử lý nhanh hơn, chính xác hơn, đảm bảo được yêu cầu quản lý đặt ra. Một số nguyên tắc kế toán chủ yếu được cụ thể hoá từ quyết định 15/2006/QĐ-BTC hiện đang áp dụng tại Công ty CPXNK Viglacera bao gồm: nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho(HTK): Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Vào cuối niên độ kế toán, hàng tồn kho được đánh giá theo giá trị thấp hơn giữa giá trị ghi sổ và giá trị thuần có thể thực hiện được( LCM).Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng tồn kho. thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng mức thuế 10% đối với sản phẩm và 5% đối với chi phí vận chuyển. Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ được quản lý, sử dụng, khấu hao theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC thay thế quyết định cũ( 166/1999/QĐ-BTC) được Công ty áp dụng từ ngày 1/1/2004. TSCĐ được phản ánh thông qua 3 chỉ tiêu: nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại. Nguyên tắc khấu hao TSCĐ:Công ty hạch toán khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Tỉ lệ khấu hao các loại TSCĐ tại Công ty như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc: 10%- 20% Máy móc thiết bị: 5%- 10% Phương tiện vận tải: 6%- 10% Thiết bị, dụng cụ quản lý: 3%- 6% - Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu , phải trả: tuân thủ quyết định 15 Hệ thống sổ kế toán được lập bằng tiếng Việt và hồ sơ kế toán được lưu trữ theo loại hình của các hoạt động kinh doanh mà công ty tham gia. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc vào 31/12/N. Đơn vị tiền tệ: đồng Việt Nam. Hạch toán ngoại tệ: + ngoại tệ không được hạch toán vào TK 007 mà phản ánh trực tiếp lên tài khoản + tỷ giá ngoại tệ được quy đổi theo tỉ giá thực tế hoặc tỉ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày phát sinh nghiệp vụ. 2.2.2. Vận dụng các yếu tố trong chế độ kế toán hiện hành Công ty đã vận dụng linh hoạt và sáng tạo các chế độ, chính sách kế toán trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị.Bên cạnh tuân thủ những quy định chung được ban hành bởi Bộ Tài Chính thì đơn vị còn sử dụng những quy định riêng cho phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, Công ty CP XNK Viglacera áp dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chung”. Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu. Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung Nhằm đáp ứng chủ trương tin học hoá các hoạt động kinh doanh trong các DN, Công ty đã áp dụng phần mềm “FAST” trong tổ chức hạch toán kế toán. SỔ KẾ TOÁN Sổ Cái Sổ chi tiết Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại, tổng hợp được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi cú lệnh chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các Sổ cái, Sổ chi tiết, Nhật ký chung và báo cáo kế toán tương ứng... Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm các Sổ cái và các Sổ chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Có thể khái quát quá trình tổ chức hạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán của Công ty như sau: Chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu. 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CP XNK Viglacera Vốn bằng tiền: Phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ. TỔNG HỢ P Tài sản cố định Thẻ TSCĐ Bán hàng và phải thu: HĐ bán hàng và các chứng từ phải thu Hàng tồn kho: Phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển Chi phí và giá thành: Bảng tính giá thành Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ Thẻ kho, nhập-xuất-tồn Thẻ TSCĐ, Bảng tính khấu hao Sổ chi tiết, sổ cái, Nhật ký chung Báo cáo tài chính Báo cáo thuế Báo cáo chi phí và giá thành Báo cáo quản trị Mua hàng và phải trả: Phiếu mua hàng và chứng từ phải trả khác 2.4.Tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast 2.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU CỦA ĐƠN VỊ 2.3.1. Phần hành bán hàng và thanh toán với người mua 2.3.1.1. Đặc điểm chung Với mục tiêu đẩy nhanh khối lượng hàng bán ra, khách hàng đến với Công ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp; hơn nữa Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu như hàng hoá kém phẩm chất, sai về quy cách. Do vậy, Công ty luôn chú trọng các mặt sau: - Về chất lượng: hàng hoá trước khi bán được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng, chủng loại, quy cách.. - Về giá bán: được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường. Công ty CP XNK Viglacera là một công ty XNK do đó nó tiến hành bán hàng trên cả 2 thị trường: bán hàng trong nước và bán hàng xuất khẩu. Hàng hoá được Công ty thu mua hoặc nhập khẩu nhập về kho Công ty, sau đó xuất bán theo hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng Hoạt động bán hàng trong nước, hiện nay đang áp dụng phương thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp.Khi giao hàng khách hàng sẽ thanh toán ngay hoặc ký chấp nhận thanh toán trên hoá đơn hoặc biên bản qiao nhận hàng hoá.. Hoạt động bán hàng xuất khẩu là hoạt động quan trọng và thường xuyên tại Công ty. Nó phải tuân theo phương thức bán hàng, phương thức thanh toán, thủ tục và hồ sơ chứng từ. Công ty thực hiện thanh toán quốc tế chủ yếu bằng hình thức thư tín dụng (L/C) . Đây là hình thức thanh toán quốc tế có nhiều ưu điểm và được sử dụng rộng rãi trong quan hệ thanh toán quốc tế trên toàn thế giới. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, quen thuộc nên ngoài hình thức thanh toán ngay thì thường là hình thức thanh toán sau, người mua chậm thanh toán. Là một doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nên nghiệp vụ bán hàng trong Công ty luôn được chú trọng, đặc biệt là bán hàng xuất khẩu. Vì vậy, đối với mỗi một hợp đồng xuất khẩu, các phòng nghiệp vụ đều phải lập phương án kinh doanh xuất khẩu cho hợp đồng xuất khẩu mà phòng thực hiện, trình Tổng giám đốc duyệt. Sau khi thực hiện xong sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và xác định kết quả kinh doanh đạt được và so sánh với chỉ tiêu đã vạch ra trong phương án kinh doanh để đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ xuất khẩu của từng phòng trong từng lần xuất. 2.3.1.2. Thực trạng kế toán Chứng từ sử dụng Hạch toán nghiệp vụ bán hàng Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm: +Vận đơn( Bill of Lading) +Hoá đơn thương mại( commercial invoice) +Giấy chứng nhận xuất xứ( certificate of Origin) +Giấy chứng nhận số lượng(certificate of Quantity) + Giấy chứng nhận phẩm chất( certificate of Quality) +Giấy chứng nhận bảo hiểm (issurance certificate) +Giấy chứng nhận kiểm định vật tư, hàng hoá + Phiếu đóng gói( packing list) Ngoài ra, còn có một số chứng từ khác như: giấy giám định của Hải quan… Mẫu một số chứng từ kế toán chủ yếu sử dụng tại Công ty. *Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho: TỔNG CÔNG TY THUỶ TINH VÀ GỐM XÂY DỰNG SỐ: 202 CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIGLACERA HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Họ, tên người mua: Công ty CP kính Việt Hưng. Địa chỉ: TP Hải Dương – Hải Dương Xuất tại kho: Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 0900234152 Số TT Tên, quy cách sản phẩm hàng hoá (tên lao vụ, dịch vụ) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Kính 10ly trà 2000x1500 M2 412 129333 53285196 Cộng tiền hàng 53285196 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 5328520 Tổng cộng tiền thanh toán 58613716 Số tiền viết bằng chữ: Năm tám triệu sáu trăm mười ba nghìn bảy trăm mười sáu đồng/. Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT) HÓA ĐƠN (GTGT) Liên1: (Lưu) Ngày 04 tháng 0 3 năm 2006 Sêri: AA/2002 Số:272956 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIGLACERA Địa chỉ: Số 2 – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại:047568869 0 1 0 0 1 0 8 1 7 3 Mã số thuế: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Liêm Đơn vị mua hàng: CÔNG TY KÍNH ĐÁP CẦU 2 3 0 0 1 0 0 4 7 1 Địa chỉ: Bắc Ninh Mã số thuế: Hình thức thanh toán: Trả chậm S T T Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số Lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1x2 01 Xuất bán Soda Tấn 61 2.350.400 143.374.400 02 Chiết khấu thương mại 7.168.720 03 Cộng tiền hàng 136.250.680 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 6.810.284 Tổng cộng tiền thanh toán 143.015.964 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn ba triệu không trăm mười năm nghìn chín trăm sáu tư đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị( ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua: Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng Hoá đơn bán hàng * Phiếu thu: Đơn vị: Công ty CP XNK Viglacera Mẫu số: 01- TT Địa chỉ: Số 2-Hoàng Quốc Việt- Hà Nội PHIẾU THU Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Nợ TK: 111.1 Có TK: 131 Họ tên người nộp tiền: Anh Khoa Địa chỉ: Công ty kính đáp cầu Lý do nộp: Thu tiền bán hàng Số tiền: 143.015.964 Viết bằng chữ: Một trăm bốn ba triệu không trăm mười năm nghìn chín trăm sáu tư nghìn đồng chẵn. Kèm theo: …………………………………….01……..chứng từ gốc Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp Người lập Thủ quỹ phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b) Tài khoản sử dụng Nghiệp vụ bán hàng Tài khoản 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 511 có 2 TK cấp 2: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá + TK 51111: Doanh thu xuất khẩu + TK 51112: Doanh thu hàng hoá kinh doanh nội địa TK 5112: Doanh thu dịch vụ + TK 51121: Doanh thu dịch vụ - Phí uỷ thác xuất nhập khẩu + TK 51122: Doanh thu dịch vụ - Vận chuyển TK 521: Chiết khấu thương mại TK 531: Hàng mua bị trả lại TK 532: Giảm giá hàng bán TK 632: Giá vốn hàng bán +6321: Giá vốn hàng bán nội địa +6322: Giá vốn hàng bán xuất khẩu - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 156: Hàng hoá TK 1561: Hàng hoá trong nước TK 1562: Hàng hoá nhập khẩu Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua: - TK 111: Tiền mặt +1111: Tiền mặt VNĐ +1112: Tiền mặt USD - TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ + TK 1122: Tiền gửi ngân hàng USD - TK 131: Phải thu khách hàng + 1311: Phải thu khách hàng VNĐ + 1312: Phải thu khách hàng USD - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp + TK 33311: Thuế GTGT đầu ra + TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu Sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ Nghiệp vụ bán hàng: - Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết TK 51111,51112, 51121, 51122 + Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng + Sổ chi tiết giá vốn: sổ chi tiết TK 6321, 6322 + Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn + Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Sổ tổng hợp: + Nhật ký chung + Sổ cái TK 511, 632, 521, 531, 532, 641, 642,156, 421,911 - Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc( phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có, hoá đơn GTGT) hàng ngày kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết HTK, sổ quỹ,sổ cái các TK 632, 511, 512,111, 112, 131, 156, 157.Cuối kỳ, kế toán đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp chi tiết và sổ cái, sau đó lập BCTC và BC kế toán khác. Phiếu xuất, HĐ bán hàng, chứng từ thanh toán Sổ chi tiết HTK tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết Sổ cái TK 156, 157, 632, 511, 512 Sổ tổng hợp chi tiết TK 632, 511 Bảng cân đối số phát sinh BCTC và BC kế toán khác Nhật ký chung Sổ chi tiết giá vốn Sổ chi tiết bán hàng : ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu 2.5. Sơ đồ hạch toán hoạt động bán hàng SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG Tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày: 31/03/2008 Số dư đầu kỳ: 0 TK đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có 131 Phải thu của khách hàng 27.970.342.835 1311 Phải thu của khách hàng trong nước 12.601.657.382 1312 Phải thu của khách hàng nứơc ngoài 15.368.685.453 331 Phải trả cho người bán 417.590.762 3312 Phải trả cho người bán nước ngoài 417.590.762 531 Hàng bán bị trả lại 63.861.323 5311 Hàng bán bị trả lại 63.861.323 911 Xác định kết quả kinh doanh 28.324.072.274 Tổng phát sinh nợ: 28.387.933.597 Tổng phát sinh có: 28.387.933.597 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Người lập biểu (Ký, họ tên) Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng Công ty cổ phần xuất nhập khẩu viglacera SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày: 31/03/2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 03/03 D 080 03/03 XK kính VIFG theo HĐN VD0664 TK3317 - Cty TNHH giao nhận và vận tải liên lục địa - VC05 50 200 1312 547.935.136 O5/03 HD 081 10/03 XK kính VIFG theo HĐN 02/VIG-PRATIK/2006 TK 3430-PRATIK- International - XK kính VFG-XKK2.41 50 209 1312 900.024.177 …. …. …. …………….. 50 …. …. …. ….. 27/03 HD 083 20/03 Mua soda theo HĐKT VPL526 từ ngày 01 đến ngày 20/03/08-Cty TNHH Kính nổi Việt Nam(VGF)-VIGK4.01 50 232 1311 4.528.725.094 30/03 PKT 47371 29/03 Khách hàng trả lại hàng ngày 15/02 50 237 5311 239.176.168 31/03 … 31/03 K/c TK 51111à911 50 238 911 14.629.790.196 31/03 31/03 K/c TK 51112à911 50 239 911 13.327.511.053 -Cộng số phát sinh tháng -số dư cuối tháng 28.387.933.597 0 28.387.933.597 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày31tháng 03 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Tuy nhiên,hiện nay quá trình hạch toán của Công ty được thực hiện bằng máy thông qua phần mềm kế toán Fast.Căn cứ vào chứng từ gốc( phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có, hoá đơn GTGT) kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, sau đó ấn nút lưu thì máy tính tự động thực hiện bút toán giá vốn và doanh thu.Tuy nhiên, số liệu trên bút toán giá vốn được điền giá trị vào cuối kỳ, do Công ty tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền.Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt khi có lệnh chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ chi tiết và sổ cái các TK liên quan : TK 632, TK 511, … Quy trình nhập như sau: Từ màn hình chọn phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, chọn tiếp cập nhập dữ liệu, sau đó chọn hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Có thể minh hoạ mẫu hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho như sau: Mẫu hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đối với bán hàng nội địa: Tại ô loại hoá đơn : ghi 1 Tại ô mã khách: ghi DL 76 Tại ô người mua hàng: ghi Nguyễn Việt Anh Tại ô diễn giải: ghi xuất bán kính nội địa Tại ô mã nx( TK nợ): ghi 1311 Tại ô số HĐ: ghi 2022 Tại ô ngày hạch toán: ghi 03/12/2007 Tại ô ngày lập chứng từ: chương trình tự động cập nhật Tại ô tỷ giá: chọn VNĐ Trong khung: Tại cột mã hàng: ghi KNDTRAI, chương trình tự động điền hàng, đơn vị tính Tại cột số lượng: điền số lượng hàng bán vào Tại cột giá bán: điền giá bán đơn vị vào Tại cột thành tiền: máy tự tính Tại cột mã thuế: chọn mã 10( thuế suất GTGT 10%): chương trình tự động tính thuế, tổng tiền thanh toán. Sau đó ấn lưu máy sẽ tự động lên các sổ liên quan: sổ chi tiết, sổ cái TK 511, 131, 632… Đối với hoạt động bán hàng xuất khẩu thì quy trình ghi sổ tương tự trên chỉ khác tại ô tỷ giá( USD), mã nx ( 1312) và mã thuế ( 00).Mẫu hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đối với hàng xuất khẩu như sau: Nghiệp vụ thanh toán với người mua: Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết TK 1311, 1312 + Sổ tổng hợp chi tiết TK 1311, 1312 Sổ tổng hợp: + Nhật ký chung + Sổ cái TK 131 - Quy trình ghi sổ: Đối với khách hàng mua hàng theo phương pháp trả chậm, kế toán căn cứ vào HĐ bán hàng phản ánh vào bên Nợ TK 131 trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, và phản ánh vào doanh thu tiêu thụ hàng hoá. Khi khách hàng thanh toán các khoản nợ đối với Công ty, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: phiếu thu, giấy báo Có ngân hàng, séc chuyển khoản…và phản ánh bên có TK 131 trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính, máy sẽ tự động lên các sổ kế toán chi tiết và sổ cái TK 131. HĐbán hàng, chứng từ thanh toán Nhật ký chung Sổ cái TK 131 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 131 Sổ tổng hợp chi tiết TK 131 BCTC và BC kế toán khác :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu 2.6.Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng Hệ thống báo cáo Phần hành bán hàng và thanh toán với khách hàng là hoạt động kinh doanh thường xuyên diễn ra tại Công ty.Do đó, các số liệu trên sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết là cơ sở quan trọng để lập BCTC và BC kế toán khác. Phần hành bán hàng và thanh toán với khách hàng sẽ được phản ánh thông qua các báo cáo kế toán sau: Báo cáo bán hàng( chi phí giá vốn, doanh thu): phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty vào cuối kỳ, là cơ sở để các cấp quản lý phân tích, so sánh, đối chiếu từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Báo cáo tình hình công nợ của Công ty: thông qua báo cáo này cấp quản lý có thể nắm bắt được tình hình công nợ, khả năng thanh toán của Công ty.Từ đó, đưa ra các chính sách nhằm đảm bảo khả năng thanh toán, tính ổn định trong kinh doanh. Hai báo cáo trên là báo cáo kế toán nội bộ gắn liền với từng bộ phận kinh doanh của Công ty.Các báo cáo này được lập từng ngày, tuần, tháng, năm tuỳ theo yêu cầu của cấp quản lý. BCTC: kế toán viên sẽ căn cứ vào sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết liên quan đến phần hành bán hàng và thanh toán với người mua để tổng hợp số liệu cho một số chỉ tiêu trên BCTC.Chẳng hạn như chỉ tiêu giá vốn hàng bán, doanh thu, lợi nhuận gộp, chi phí bán hàng, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế trên Báo cáo kết quả kinh doanh; chỉ tiêu phải thu khách hàng, HTK trên Bảng cân đối kế toán; phản ánh các khoản thu chi trên Báo cáo lưu chưyển tiền tệ. 2.3.2. Phần hành mua hàng và thanh toán với người bán 2.3.2.1. Đặc điểm chung Công ty CP XNK Viglacera là một công ty xuất nhập khẩu kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, mạng lưới đại lý, chi nhánh được xây dựng rộng rãi trong và ngoài nước.Với nhu cầu ngày càng gia tăng như vậy đòi hỏi hệ thống cung cấp hàng hoá phải được vận hành liên tục, suôn sẻ và luôn có hàng dự trữ để đảm bảo hoạt động kinh doanh của Công ty không bị ngắt quãng và có hiệu quả kinh doanh cao nhất. Hoạt động mua hàng của Công ty gồm 2 bộ phận chính: -Thu mua hàng trong nước: Các mặt hàng, sản phẩm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty có thể được cung cấp bởi chính các đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng hoặc bởi các doanh nghiệp kinh doanh khác trong nước. - thu mua hàng nhập khẩu: Bên cạnh việc thu mua hàng hoá trong nước, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, Công ty còn mở rộng hoạt động thu mua hàng nhập khẩu. Minh chứng là Công ty đã xây dựng được mạng lưới các nhà cung cấp uy tín tại nhiều nước trên thế giới như: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Italy, Mỹ, CHLB Nga, Tây Ban Nha… và đã được nhiều bạn hàng trong nước tin cậy chọn làm nhà nhập khẩu cho nhiều dự án đầu tư lớn ở Việt Nam.Tổng kim ngạch nhập khẩu hàng năm của Công ty đạt hơn 30 triệu USD/ năm. Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Công ty là dây chuyền sản xuất, máy móc thiết bị, nguyên nhiên vật liệu và hoá chất phục vụ cho sản xuất. Trị giá hàng nhập kho được theo dõi trên TK 156.Trong đó, trị giá hàng hoá là giá ghi trên hợp đồng mua hàng ( Hoá đơn GTGT). Riêng đối với hàng nhập khẩu, giá mua là giá CIF ghi trên hợp đồng nhập khẩu và thuế nhập khẩu phải nộp. Chi phí thu mua phát sinh như chi phí vận chuyển , chi phí bảo hiểm từ cảng về nhập kho Công ty sẽ tính và phân bổ vào giá vốn hàng bán nhưng Công ty không tiến hành theo dõi trên TK 1562 mà chỉ mở sổ chi tiết theo dõi giá mua hàng hoá. Trong nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, đối với nhà cung cấp trong nước, Công ty thường thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản , séc hoặc tiền mặt. Đối với nhà cung cấp nước ngoài, Công ty thanh toán chủ yếu theo hình thức L/C. 2.3.2.2. Thực trạng hạch toán a) Chứng từ sử dụng Mua hàng trong nước: - Hợp đồng mua hàng - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn vận tải - Phiếu nhập kho - Phiếu chi - Giấy báo Nợ ngân hàng - uỷ nhiệm chi - Giấy đề nghị thanh toán - Giấy đề nghị tạm ứng Hoạt động nhập khẩu: - Hoá đơn vận chuyển hàng nhập khẩu( bill of fading) - Hoá đơn mua hàng nhập khẩu - chứng chỉ chất lượng hàng nhập khẩu - chứng chỉ bảo hiểm của hàng nhập khẩu - Hợp đồng thương mại mua bán hàng nhập khẩu Bên cạnh bộ chứng từ trên, trong quá trình thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài Công ty còn sử dụng các chứng từ sau: Lệnh chuyển tiền ( với phương thức thanh toán bằng lệnh chuyển tiền) Yêu cầu mở thư tín dụng( với phương thức thanh toán bằng L/C) Phiếu chi Ngân hàng, Giấy báo Nợ Phiếu nhập kho Sau đây là mẫu một số chứng từ chủ yếu sử dụng trong quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp: BIDV GIẤY BÁO NỢ Số:302 Ngày: 06 / 03/2008 Số tài khoản: 926511207776135 Tên tài khoản: Công ty CP XNK Viglacera Kính gửi Công ty CP XNK Viglacera Ngân hàng chúng tôi trân trọng thông báo : TK quý khách đã ghi Nợ với nội dung như sau: Ngày hiệu lực Số tiền Loại tiền Diễn giải 06/03/2007 1,596,000 VNĐ  Thanh toán tiền chi phí vận chuyển theo HĐ 176 cho công ty Hoàng Mai Giao dịch viên Kiểm soát viên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty CP XNK Viglacera Mẫu số : 01-TT Số 2- Hoàng Quốc Vịêt (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyến số :.............. Ngày 04 tháng 04 năm 2008 Số : 170 Nợ 641: 2,198,000 Nợ 133: 109,900 Có 111:2,307,900 Họ tên người nhận tiền: Lê Minh Tuấn Địa chỉ : Công ty CP XNK Viglacera Lý do nộp : Thanh toán tiền tiếp khách Số tiền: 2,307,900 Viết bằng chữ: Hai triệu ba trăm linh bảy nghìn chín trăm Kèm theo :............................................................................Chứng từ gốc Ngày 04/04/2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: ( Viết bằng chữ ) + Tỉ giá ngoại tệ : + Số tiền quy đổi: b) Tài khoản sử dụng - TK 156: Hàng hoá + TK 1561: Hàng hoá trong nước + TK 1562: Hàng hoá nhập khẩu Trong đó TK 1561, 1562 được chi tiết thành các tài khoản cấp 3,4 chi tiết theo loại hàng hoá. TK 331: Phải trả người bán + TK 3311: Phải trả nhà cung cấp trong nước + TK 3312: Phải trả nhà cung cấp nước ngoài Trong đó TK 3311,3312 được chi tiết thành các TK cấp 3, 4 theo tên nhà cung cấp trong nước và ngoài nước. TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 111, 112, 635, … c) Sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ Sổ sách sử dụng: - sổ chi tiết TK 1111,1112,1121,1122, 1561, 1562, 3311, 3312,133 - sổ cái TK 111, 112,156, 331 - Nhật ký chung Quy trình ghi sổ Khi tiến hành thu mua hoặc ký hợp đồng mua hàng trực tiếp của các đơn vị, tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước, thông thường Công ty thường đặt mua theo hợp đồng xuất khẩu. Khi mua hàng, kế toán thường lập Bảng kê mua hàng hoá. Bảng kê này cùng với Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp , Phiếu nhập kho, và các chứng từ thanh toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Hàng ngày, từ các chứng từ gốc kế toán ghi sổ chi tiết các TK 1561, 1562,1111, 1112,1121,1122,3311,3312,133, đồng thời cập nhập các số liệu vào Phiếu kế toán. Cuối tháng, từ Phiếu kế toán tổng hợp vào Sổ cái TK 156, 111, 112, 331, 133… Và từ các sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với các Sổ Cái. Để thấy rõ được quy trình ghi sổ chúng ta xem xét sơ đồ sau: BCTC và BC kế toán khác Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái TK 156,152,153 Sổ(thẻ)kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu 2.7.Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng BCTC và BC kế toán khác Bảng cân đối số phát sinh HĐ bán hàng, chứng từ thanh toán Nhật ký chung Sổ cái TK 331 Sổ chi tiết TK 331 Sổ tổng hợp chi tiết TK 331 : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu 2.8.Sơ đồ hạch toán thanh toán với nhà cung cấp Tuy nhiên, do Công ty sử dụng phần mềm kế toán trong hạch toán và ghi sổ nên toàn bộ quá trình hạch toán trên sẽ được máy tính tự động thực hiện sau khi kế toán nhập số liệu trên các chứng từ gốc vào máy tính. Quy trình nhập dữ liệu vào máy tương tự như phần hành bán hàng và thanh toán với người mua ở trên. Một số mẫu sổ chủ yếu đang áp dụng tại Công ty: SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 3111- Phải trả nhà cung cấp trong nước Tên khách hàng: Công ty TNHH Tân Hưng Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/03/2008 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu kỳ 2.963.075.480 …. …. …. …. …. …. …. 04/02 HĐGTGT 00371 04/02 Mua gạch ốp lát 15612 1.726.862.758 04/02 HĐGTGT 00371 04/02 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 1331 172.686.276 09/02 Q3/ 1176 09/02 Thanh toán 70% giá trị HĐ763 bằng tiền mặt 1111 1.304.625.000 15/02 1179 15/02 Thanh toán 30% giá trị HĐ763 còn lại bằng tiền gửi ngân hàng 1121 559.125.000 …… … …. - Cộng số phát sinh - số dư cuối kỳ X X 2.765.239.320 4.652.980.300 4.850.816.460 SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/03/2008 Tên nhà cung cấp SDĐK PS trong kỳ SDCK Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … Công ty Viglacera Hạ Long 2.983.599.683 11.345.564.853 11.554.602.718 2.774.561.823 Công ty TNHH Việt Hưng 2.963.075.480 2.765.239.320 4.652.980.300 4.850.816.460 Nhà cung cấp vãng lai trong nước 236.429.444 55.121.956.346 55.681.132.967 322.747.176 … …. … … … … … Glass Kote 5.670.863.264 30.052.863.285 23.984.357.831 397.642.186 … … … … … … … Tổng cộng 24.011.462.164 19.018.366.590 247.285.655.224 228.406.908.153 58.412.464.952 34.540.622.307 Hệ thống báo cáo Hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán là hoạt động thường xuyên do đó định kỳ cần phải tiến hành lập báo cáo để nộp cho ban lãnh đạo.Đối với hoạt động mua hàng và thanh toán với người mua thì các báo cáo chủ yếu được lập: Báo cáo công nợ: cụ thể là báo cáo về tình hình thanh toán với nhà cung cấp của Công ty.Qua đó, cấp quản lý nắm được tình hình tài chính và khả năng thanh toán của Công ty. Báo cáo mua hàng: cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Công ty về hệ thống cung cấp hàng hoá, sản phẩm về các mặt khác nhau như số lượng nhà cung cấp, mặt hàng cung cấp, mặt hàng nào mới, mặt hàng nào thôi không cung cấp, đơn giá mua hàng, …. BCTC: Từ 2 báo cáo quan trọng trên, kế toán sẽ lập nên BCTC với các chỉ tiêu chính sau: hàng tồn kho, phải trả người bán, thuế giá trị gia tăng đượckhấu trừ, giá vốn hàng bán, kết hợp với báo cáo bán hàng và các báo cáo khác để tính lợi nhuận và các chỉ tiêu khác trên BCTC. PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP XNK VIGLACERA. 3.1. ƯU ĐIỂM Nhìn chung hoạt động hạch toán- kế toán đã cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của Công ty. Kế toán Công ty đã phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị lên hệ thống sổ kế toán,báo cáo nhằm cung cấp các số liệu giúp cho hoạt động kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao nhất. Về công tác tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung gọn nhẹ, tiết kiệm được nhiều chi phí cho Công ty, phù hợp được yêu cầu đòi hỏi của công việc. Tại phòng kế toán, mỗi kế toán đảm nhiệm một mảng riêng, rõ ràng, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của họ về công việc và có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác. Thủ kho tách bạch với kế toán, thủ quỹ tách bạch với kế toán thanh toán để thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo nguyên tắc an toàn bí mật tài chính, nâng cao ý thức trách nhiệm và tính trung thực của các kế toán. Về công tác hạch toán ban đầu của Công ty: Các chứng từ được lập tại Công ty phù hợp với yêu cầu thực tế và đảm bảo theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành. Những thông tin kinh tế phát sinh được ghi chép đầy đủ, chính xác. Việc tiếp nhận các chứng từ bên ngoài được giám sát và kiểm tra chặt chẽ, có sổ theo dõi chứng từ giao nhận, chứng từ xuất nhập khẩu với chữ ký người giao nhận. Chứng từ được luân chuyển, sắp xếp, phân loại theo từng nghiệp vụ kinh tế, từng lô hàng xuất khẩu; theo trình tự thời gian và được bảo quản cẩn thận, dễ tìm, thuận tiện cho người sử dụng và thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng. Về hình thức kế toán Công ty sử dụng: Hiện nay việc lựa chọn hình thức kế toán áp dụng ở Công ty là hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm và quy mô của Công ty. Mặt khác, hình thức Nhật ký chung của Công ty đã được đơn giản hoá hơn so với lý thuyết. Bằng việc áp dụng một cách sáng tạo hình thức Nhật ký chung, kế toán Công ty đã giảm bớt được số lượng sổ sách, số lượng công việc ghi chép và tránh được việc ghi chép trùng lặp; hình thức sổ sách lại đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá cán bộ kế toán, dễ dàng cho việc vi tính hoá công tác kế toán của đơn vị. Về công nghệ: Công ty Cổ phần XNK Viglacere đã áp dụng phần mềm kế toán FAST vào công tác kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty đã được kế toán phản ánh và quản lý trên máy thông qua việc mã hoá các đối tượng cần theo dõi như các loại hàng hoá, hợp đồng, khách hàng... Các loại sổ sách như Sổ chi tiết, Sổ cái tài khoản hay một số các chứng từ như Phiếu thu, Phiếu chi đều được thực hiện trên máy. Về tài khoản sử dụng: Công ty CP XNK Viglacera là một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu do đó chủng loại hàng hoá và các hình thức dịch vụ rất phong phú, đa dạng, lĩnh vực hoạt động rộng và Công ty cũng có quan hệ với nhiều khách hàng, ngân hàng... nên khi sử dụng tài khoản hạch toán, Công ty đã chi tiết hoá các tài khoản cấp 3, cấp 4 để thuận tiện cho việc quản lý đối tượng hạch toán. Về hạch toán ngoại tê: Đặc thù trong hoạt động kinh doanh của Công ty CP XNK Viglacera là các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ diễn ra thường xuyên.Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ, kế toán tiến hành quy đổi từ USD, EUR sang đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Việc quy đổi được tiến hành trên cơ sở áp dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm giao dịch, tức theo tỉ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Về đội ngũ kế toán của Công ty: Đội ngũ kế toán của Công ty có trình độ nghiệp vụ thành thạo, trình độ tiếng Anh tốt. Trong quá trình làm việc, trên cơ sở những vấn đề thực tiễn diễn ra tại Công ty các kế toán viên đã mạnh dạn đề xuất ý kiến , cùng trao đổi nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Kế toán trưởng của Công ty là người có kinh nghiệm, nắm vững chế độ kế toán tài chính hiện hành, hiểu rõ nghiệp vụ ngoại thương vì thế các nghiệp vụ phát sinh được tổ chức hợp lý, đáp ứng yêu cầu của ban lãnh đạo của Công ty. 3.2. HẠN CHẾ Về luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban khác cho phòng kế toán còn chậm. Chẳng hạn như khi có hợp đồng bán hàng, phòng XNK làm thủ tục hoàn tất chứng từ để đưa cho phòng kế toán chậm hơn so với kế hoạch. Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC thì tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” bao gồm 5 tài khoản cấp 2 mở chi tiết cho hoạt động bán hàng hoá, bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ, trợ cấp trợ giá, kinh doanh bất động sản đầu tư. Nhưng trong hệ thống tài khoản về doanh thu của Công ty vẫn chưa áp dụng theo hệ thống tài khoản này. Cụ thể, TK 511 được mở chi tiết thành 2 TK cấp 2: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá TK 5112: Doanh thu dịch vụ Trong đó, trong quyết định 15 quy định TK 5113- Doanh thu dịch vụ Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ không được phản ánh lên TK 007- Ngoại tệ các loại mà được phản ánh trực tiếp lên các TK liên quan.Đây là sự khác biệt so với chuẩn mực. Việc không phản ánh ngoại tệ trên TK 007 sẽ khiến Công ty khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát và xác định số dư cuối kỳ ngoại tệ các loại. Chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập khẩu như chi phí vận chuyển, bảo hiểm, …Công ty có tính và phân bổ cho số hàng hoá bán ra trong kỳ nhưng không theo dõi chi tiết trên TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá mà chỉ mở sổ chi tiết theo dõi giỏ mua hàng hoá, đến cuối tháng công ty mới tiến hành phân bổ cho số hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ trong kỳ để tính giá vốn.Thực chất, việc xác định giá vốn hàng bán như thế này không sai nhưng thực sự chưa hợp lý bởi vì Công ty tiến hành nhập khẩu nhiều chủng loại hàng khác nhau, do đó nếu không tiến hành theo dõi chi tiết chi phí thu mua trên TK 1562 thì sẽ rất khó cho công tác kiểm soát , quản lý chi phí thu mua cũng như xác định ảnh hưởng đến giá bán hàng nhập khẩu. Về kế toán quản trị: Tại Công ty, báo cáo nội bộ được lập chung cho tất cả các loại hàng hoá, không lập chi tiết riêng cho từng loại mặt hàng, từng nhóm hàng. Điều này sẽ ảnh hưởng phần nào tới quýêt định của các nhà quản trị doanh nghiệp. 3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Cổ phần XNK Viglacera, kết hợp với kiến thức đã học và tích luỹ của mình, em xin mạnh dạn đề xuất một số phương hướng và giải pháp hoàn thiện hơn về hệ thống kế toán tại Công ty như sau: Một là, cần phối hợp chặt chẽ hơn nữa trong việc luân chuyển chứng từ. Phòng kế toán cần phối hợp chặt chẽ hơn nữa trong việc giao nhận chứng từ với các phòng ban như việc nhận các hợp đồng đã ký của phòng XNK theo đúng quy định thời gian. Hai là, sử dụng hệ thống tài khoản hợp lý. Mở thêm TK 007- Ngoại tệ các loại Để theo dõi chi tiết, kịp thời ngoại tệ theo nguyên tệ nhằm đáp ứng yêu cầu về quản lý và chủ động trong việc thu chi ngoại tệ thì nên mở thêm TK 007- Ngoại tệ các loại và chi tiết theo từng loại ngoại tệ. Mở thêm TK 1562- Chi phí thu mua hàng hoá Tại Công ty chi phí thu mua không được theo dõi trên TK 1562- chi phí thu mua hàng hoá.Do đó, để thuận tiện theo dõi Công ty cần mở thêm TK 1562. Các chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong kỳ sẽ được hạch toán vào TK 1562, cuối kỳ tiến hành phân bổ cho số hàng hoá được xác định là tiêu thụ trong kỳ Ba là, vận dụng kế toán quản trị trong việc xác định kết quả bán hàng, cụ thể xác định kết quả bán hàng cho từng nhóm, loại hàng hoá. Với mục tiêu cung cấp thông tin cho nhà quản trị để đưa ra những quyết định đúng đắn, phù hợp để đầu tư , mở rộng quy mô hoạt động, mặt hàng kinh doanh, chiếm lĩnh thị trường, tăng khả năng cạnh tranh… thì Công ty CPXNK Viglacera nên xác định kết quả bán hàng và lập các báo cáo khác theo từng nhóm hàng,từng chủng loại hàng hoá theo từng thị trường trong nước và ngoài nước. Bốn là , nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ Hiện nay, hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò đặc biệt quan trọng trong mỗi đơn vị, đảm bảo cho doanh nghiệp tuân thu theo pháp luật và các quy định kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện các gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản có hiệu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.Như vậy, phạm vi hoạt động của kiểm soát nội bộ là rất rộng, nó không giới hạn trong phạm vi của những hoạt động tài chính mà còn bao gồm tất cả những hoạt động của Công ty. Hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh thì các quy định, chế độ quản lý đặt ra sẽ được thực hiện nghiêm túc, ngăn ngừa,phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm có tính trọng yếu, giám sát các hoạt động kinh tế đang diễn ra trong Công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.Đặc biệt, là một công ty cổ phần với sự góp vốn của nhiều cổ đông, kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu với nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau thì vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Công ty CPXNK Viglacera là đặc biệt quan trọng.Công ty cần nhanh chóng quan tâm đến việc tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ cụ thể , chi tiết hơn.Nhờ đó, hoạt động tài chính của Công ty được lành mạnh, minh bạch hơn. KẾT LUẬN Việt Nam đang trong quá trình xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, với chính sách nền kinh tế mở, thu hút đầu tư nước ngoài, từng bước hội nhập với kinh tế quốc tế và khu vực. Trong bối cảnh như vậy thì hoạt động ngoại thương nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng ngày càng phát triển và giữ một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Xuất nhập khẩu là một hoạt động kinh tế phức tạp, liên quan đến giao dịch quốc tế do đó bộ máy kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức kinh doanh và vận hành doanh nghiệp, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, có hiệu quả cao nhất. Thông qua đợt kiến tập do Nhà trường tổ chức em đã hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức cũng như nguyên tắc hoạt động ở các doanh nghiệp nói chung và Công ty XNK Viglacera nói riêng, đặc biệt là bộ máy kế toán. Những kiến thức thực tế này sẽ hỗ trợ em rất nhiều trong đợt thực tập kiểm toán sắp tới. Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đông cùng cán bộ nhân viên phòng kế toán Công ty CPXNK Viglacera đã giúp đỡ em trong quá trình kiến tập và hoàn thành báo cáo này. Do thời gian, kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế, báo cáo kiến tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của thầy cô và cán bộ phòng kế toán của Công ty để em có thể hoàn thiện hơn nữa kiến thức của mình. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp Trường Đại học kinh tế Quốc dân. 2 Chế độ kế toán doanh nghiệp Nhà xuất bản tài chính 3. Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 4.Tư liệu trên Internet.