Đề tài Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của sở thông tin và truyền thông Thái Bình

ảm ơn! NHẬN XÉT (Của giảng viên hướng dẫn) Giáo viên hướng dẫn NHẬT KÝ THỰC TẬP Tuần số: 01 Công việc thực hiện Người hướngdẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn công việc Thứ Ngày Hai 17/5 Nghe giám đốc sở giới thiệu về một số tổng quan về phần mềm, Giới thiệu về Demo một số giải pháp phần mềm do Trung tâm xây dựng: Đỗ Như Lâm Nguyễn ThànhPhúc, Ba 18/5 Chọn đề tài làm đồ án và người hướng dẩn Nguyễn ThànhPhúc Tư 19/5 Gặp giáo viên hướng dẩn vạch đề cương xây dựng đề tài Lê Thanh Hùng Năm 20/5 Viết đề mô cho đề tài Nguyễn Thành Phúc Sáu 21/5 Mục tiêu đề tài, mục tiêu của các chức năng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Nguyễn Thành Phúc Bảy 22/5 Phân tích các chức năng của phần mềm Lê Thanh Hùng CN 23/5 Nghỉ Tuần số: 02 Công việc thực hiện Người hướng dẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn công việc Thứ Ngày Hai 24/5 Chụp các giao diện, các chức năng thêm, sữa, xóa, tìm kiếm Nguyễn Thành Phúc Ba 25/5 Phân tích các chức năng thêm, sữa, xóa, tìm kiếm Nguyễn Thành Phúc Tư 26/5 Phân tích các chức năng thêm, sữa, xóa, tìm kiếm Nguyễn Thành Phúc Năm 27/5 Phân tích thiết kế dữ liệu Lê Thanh Hùng Sáu 28/5 Thiết kế chi tiết các bảng trong hệ thống Lê Thanh Hùng Bảy 29/5 Thiết kế chi tiết giao diện của hệ thống Nguyễn Thành Phúc CN 30/5 Nghỉ Tuần số: 03 Công việc thực hiện Người hướng dẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn công việc Thứ Ngày Hai 1/6 Thiết kế chi tiết giao diện của hệ hống Nguyễn Thành Phúc Ba 2/6 Đánh giá thực trạng và giải pháp Lê Thanh Hùng Mục lục Chương 1.Chức năng của phần mềm 5.3. Yêu cầu về môi trường vận hành hệ thống…………………………………… 54 5.3.1. Yêu cầu về phần cứng…………………………………………………… 54 5.3.2. Yêu cầu về phần mềm…………………………………………………… 54 5.3.3. Yêu cầu về truyền thông………………………………………………… 55 6.1. Các chức năng nâng cấp từ eDocman Lite……………………..58 6.1.1. Quản lý giao việc………………………………………………………… 60 6.1.2. Quản lý văn bản nội bộ………………………………………………….. 62 6.1.3. Quản lý tờ trình…………………………………………………………… 63 7. Đánh giá thực trạng, giải pháp quản lý văn bản và hồ sơ cán bộ, công chức 64 7.1 Một số kiến nghị và giải pháp. …………………………………………. 65 7.2 Kết luận và hướng phát triển. ……………………………………………… 67 7.1.1 Kết luận: 69 7.1.2 Khả năng và hướng phát triển mở rộng 70 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Do nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn. quản lý giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học, Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, Tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu, Giải quyết vấn đề nhân sự cho đơn vị, hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều so với thông thường, Xử lý thông tin nhanh gọn và an toàn,Đẩy mạnh sự phát triển của đơn vị. Đề tài này cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng thể về phần mềm Quản lý văn bản & Hồ sơ công việc cũng như các lợi ích mà phần mềm đem lại cho cơ quan, tổ chức, cho người dùng.Đối tượng đọc báo cáo này là tất cả những ai có quan tâm đến việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. Để có được thông tin mới nhất về sản phẩm của phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, xin vui lòng truy nhập đến trang Web của sở thông tin và truyền thông thái bình: www.thiaibinh.gov.vn. TỔNG QUAN Ngày nay, với sự phát triển chung của toàn xã hội, công việc trong các cơ quan và tổ chức ngày càng nhiều lên. Các loại văn bản giấy tờ, các qui trình nghiệp vụ cũng ngày càng nhiều và không ngừng được thay đổi, điều chỉnh. Để giải quyết vấn đề đó, tăng hiệu quả và giảm chi phí hoạt động, các cơ quan, tổ chức kinh tế, xã hội đều đang có nhu cầu về những giải pháp nhằm chuẩn hóa và quản lý các loại tài liệu và các qui trình công việc trong nội bộ và với các tổ chức bên ngoài dựa trên những tiến bộ mới nhất về khoa học công nghệ mà nhất là công nghệ thông tin. Phần mềm được thiết kế để phục vụ cho các cơ quan hoặc các tổ chức vừa và nhỏ. Là một nền tảng để xây dựng nên tập hợp các công cụ hỗ trợ quản lý và tự động hóa văn phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc là hệ thống được xây dựng phục vụ việc quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý công việc, quy trình công việc, trao đổi thông tin và hỗ trợ điều hành tác nghiệp trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được xây dựng trên công nghệ phát triển ứng dụng Web hay còn gọi là mô hình công nghệ 3 lớp. Hệ thống dễ dàng triển khai trên nhiều mô hình tùy thuộc vào các tổ chức khác nhau từ các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức quy mô vừa và nhỏ đến các tổng công ty, các bộ, nghành với quy trình nghiệp vụ phức tạp, phân tán trên nhiều khu vực địa lý khác nhau Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc hỗ trợ tổ chức nâng cao khả năng quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả năng chia sẻ thông tin và giảm thiểu các chi phí giấy tờ. Bên cạnh đó, phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc còn cho phép cán bộ quản trị hệ thống khả năng tự cấu hình hệ thống, chỉnh sửa luồng công việc điện tử để phù hợp với các yêu cầu thực tế của tổ chức. Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc cho phép tổ chức: Nâng cao khả năng quản lý công việc: kiểm soát tiến độ xử lý văn bản trong toàn bộ tổ chức, theo dõi tình trạng xử lý chi tiết đến từng văn bản hoặc từng người dùng, quản lý phiên bản tài liệu theo từng văn bản; quản lý lịch làm việc của lãnh đạo cũng như lịch làm việc của cơ quan; quản lý xe ô tô và phòng họp trong tổ chức vv... Gửi nhận văn bản nhanh hơn: gửi nhận văn bản trong nội bộ tổ chức theo luồng công việc điện tử được định nghĩa từ trước. Ngoài ra, ứng dụng của phần mềm còn cho phép gửi nhận văn bản từ đơn vị này sang đơn vị khác. Tính năng Công văn mạng này được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức lớn gồm nhiều đơn vị thành viên, phân bổ trên phạm vi địa lý khác nhau. Đối với các văn bản giấy đến tổ chức, cán bộ văn thư có thể quét trực tiếp trên giao diện ứng dụng. Đối với các văn bản fax, hệ thống sẽ tự động nhận fax đến và gửi fax đi. Tăng khả năng chia sẻ thông tin: chia sẻ văn bản, tài liệu thông qua hồ sơ công việc hoặc được phân quyền truy nhập trực tiếp đến từng văn bản. Văn bản mẫu, văn bản dùng chung được lưu tập trung trên hệ thống để người dùng tiện khai thác trong quá trình tác nghiệp. Tiết kiệm chi phí: góp phần giảm chi phí văn phòng với các tính năng tích hợp với máy quét, gửi nhận fax, gửi nhận công văn mạng. Qua đó, tổ chức sẽ không cần phải photo tài liệu giấy, mua máy fax cho từng phòng ban, gửi văn bản qua đường bưu điện đến các đơn vị thành viên khác, tạo các không gian lưu trữ cho văn bản giấy. Khả năng luân chuyển văn bản nhanh chóng, tìm kiếm thông tin dễ dàng cũng góp phần làm giảm chi phí điện thoại, tiết kiệm thời gian xử lý công việc. Quản trị hệ thống dễ dàng: cho phép cài đặt và cấu hình ứng dụng dễ dàng như: thiết lập giá trị cho việc nhận thông báo theo đường thư điện tử, cho việc gửi nhận văn bản giữa các đơn vị thành viên ;nhập danh sách người dùng vào hệ thống; đặt lịch sao lưu dữ liệu; kiểm soát việc vận hành hệ thống thông qua các báo cáo, nhật ký vận hành hệ thống. Bên cạnh đó, cán bộ quản trị hệ thống còn có thể chỉnh sửa luồng công việc điện tử trên ứng dụng phần mềm để phù hợp với yêu cầu thực tế của cơ quan,tổ chức. Giới thiệu giao diện chung của phần mềm: a. Giao diện Desktop Hiển thị lịch công tác tuần Bám nút Đăng nhập để vào hệ thống Bấm nút Huỷ bỏ nếu không muốn vào hệ thống Mật khẩu đăng nhập Nhập tên đăng nhập hệ thống đã được cấp Hiện thị thông báo chung của cơ quan được cập nhật 15 phút 1 lần b. Hướng dẫn đăng nhập Phần mềm sử dụng hệ thống font UNICODE do vậy để gõ được tiếng việt ta phải chuyển sang UNICOE bằng cách bấm chuột phải vào bộ gõ tiếng việt (VD: Unikey, VietKey …) chọn bảng mã UNICODE Ban đầu mỗi cán bộ trong cơ quan được cung cấp một tài khoản bao gồm: Tên người dùng: Họ và tên (viết liền không dấu) và Mật khẩu (mặc định): 123. Hình thức đăng nhập được mô tả như hình vẽ: (Sau khi đăng nhập, mỗi người có trách nhiệm phải thay đổi mật khẩu để bảo mật thông tin cá nhân). Mục đích sử dụng phần mềm -Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc dùng để quản lý các văn bản tài liệu điện tử và quy trình luân chuyển xử lý văn bản, tài liệu điện tử; Quản lý việc xử lý văn bản tài liệu bằng Hồ sơ công việc trong Doanh nghiệp. - Giúp cho cơ quan tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như kinh phí Tiết kiệm không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho đơn vị tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm bất kỳ một công văn chứng từ nào. - Nó giúp sử lý một lượng công việc lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bảo tính an toàn và bảo mật. -Với hệ thống quản trị tác nghiệp thống nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả các đối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành chính… - Giao diện chương trình đơn giản dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết của một chương trình quản lý. - Tìm kiếm tài liệu, công văn nhanh chóng đơn giản thuận tiện. - Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong cơ quan Đảng và chính quyền để xây dựng chính quyền điện tử là biện pháp hiệu quả phát triển và ứng dụng CNTT. - Đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời từ Trung ương đến các cơ quan trong tỉnh; - Đồng thời góp phần thực hiện mục tiêu Qui hoạch do UBND tỉnh phê duyệt. Mô tả các chức năng phần mềm Mô hình các chức năng phần mềm Mô tả mô hình các chức năng phần mềm Quản lý văn bản đến: Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đến cũng như quy trình luân chuyểnxử lý văn bản đến của Cơ quan. Lợi ích của việc sử dụng văn bản đến. -Tiếp nhận văn bản đến theo các hình thức sau: bằng bản giấy, qua đường công văn mạng và qua đường fax. Đối với văn bản đến bằng bản giấy, cán bộ văn thư sẽ nhập thông tin thuộc tính và quét văn bản ngay trên ứng dụng. Đối với văn bản đến qua đường công văn mạng, văn thư có thể tận dụng lại các giá trị có sẵn như trích yếu, nơi gửi, chỉ cần bổ xung một số thông tin khác như số đến, ngày đến. Đối với văn bản đến qua đường fax, văn thư cần nhập thông tin thuộc tính nhưng sử dụng được ngay tệp nội dung của văn bản, không cần thực hiện thao tác quét văn bản. -Hệ thống cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đến (ví dụ: sổ văn bản đến trong ngành, sổ vănbảnđến ngoài ngành); quản lý nhiều cấp sổ văn bản đến (ví dụ: văn bản đến cấp Bộ, văn bản đến cấp Cục) -Hệ thống cho phép theo dõi các văn bản đến cần xử lý, chương trình có dấu hiệu nhận biết văn bản mới đến, văn bản khẩn hoặc mật khẩu cho người sử dụng. Phần mềm cho phép luân chuyển văn bản theo quy trình công việc điện tử, người dùng có khả năng cho ý kiến xử lý vào từng văn bản. Ví dụ một số công văn đến của sở thông tin và truyền thông thái bình thống kê được: Số đến Tên loại và nội dung công văn 372 Báo cáo tổng kết công tác thông tin đối ngoại năm 2008 của ủy ban nhân dân tỉnh. 390 Báo cáo công tác phổ biến giáo dục pháp luật 2008 387 tổng kết công tác năm 2008 và công trình công tác 2009 401 KH thông tin, tuyên truyền trên báo chí 420 Báo cáo tình hình hoạt động báo chí 419 Báo cáo tình hình hoạt động sử dụng đất đai 428 Báo cáo công tác 2008 phương hướng nhiệm vụ năm 2008 429 Báo cáo kết quả kiểm tra công tác thi đua khen thưởng năm 2008 441 Báo cáo năm về tình hình cung cấp dịch vụ internet. 442 Báo cáo tổng kết công tác PCLB,GNTT 2008 443 Báo cáo kết quả công tác VH-TT-TDTT 2008 Các chức năng Quản lý văn bản đến gồm: văn bản đến: Nhập các thông tin văn bản đến vào sổ VB đến ; Tích hợp với máy quét (Scanner) để đưa nguyên bản bản giấy văn bản đến vào hệ thống. Chỉnh sửa, xoá văn bản đến đã nhập. Cập nhật mới cập nhật lại Phân phối văn bản Cho ý kiến chỉ đạo và phân phối VB đến: Hiển thị danh sách VB đến đã vào sổ chờ phân xử lý ; cập nhật thông tin phân xử lý VB và chuyển VB đến các vai trò phân VB. Hiển thị danh sách VB đến chờ cho ý kiến chỉ đạo và phân xử lý ; cập nhật thông tin chỉ đạo xử lý, hạn xử lý và phân VB đến các đơn vị xử lý, có thể chuyển một hoặc nhiều đơn vị xử lý có đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp xử lý. Theo dõi tình hình xử lý văn bản đến: Hiển thị màn hình đồ họa theo dõi tình hình xử lý văn bản đến: văn bản đã được chuyển qua những ai, ai đang xử lý văn bản, ai chưa xử lý văn bản. Xử lý văn bản đến:  Hiển thị danh sách VB đến phải xử lý của người dùng ; Hiển thị các thông tin VB đến. Mở Hồ sơ công việc để tập hợp các văn bản tài liệu liên quan đến việc xử lý văn bản; cập nhật các thông tin trao đổi, góp ý, xử lý của các đơn vị/ cá nhân tham gia xử lý văn bản đến; cập nhật kết quả xử lý văn bản đến Thu hồi VB đến: Khi người phân văn bản cần thu hồi VB đã chuyển mà không đúng địa chỉ cần chuyển hoặc VB không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị được phân xử lý có thể thực hiện việc thu hồi VB để tiến hành phân phối lại Quản lý văn bản đi Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quy trình lập, phê duyệt và phát hành văn bản đi của Cơ quan. Quản lý việc phát hành VB đi – gồm các chức năng sau: Cập số văn bản và phát hành văn bản đi Hiển thị danh sách các văn bản chờ cấp số; chuyển các văn bản chờ cấp số vào sổ văn bản đi, cập nhật các thông tin còn thiếu; tích hợp với máy quét (scanner) để quét nguyên bản bản gốc có dấu và chữ ký của văn bản đi vào hệ thống. Phát hành văn bản đi cho các đơn vị liên quan trong cơ quan theo địa chỉ nới gửi (nếu có) để cùng phối hợp thực hiện. Cho phép quản lý các phiên bản của văn bản đi Luân chuyển văn bản đi theo luồng công việc điện tử Lưu các ý kiến xử lý của người dùng theo từng văn bản đi Cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi trong ngành, sổ văn bản đi ngoài ngành), nhiều cấp sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi của Bộ, sổ văn bản đi của Cục) Cho phép gửi văn bản đi theo đường fax, theo đường công văn mạng . Ví dụ Công văn đi của sở thông tin và truyền thông truyền thông thái bình. Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung 154/STTTT-CNTT KH triển khai việc kiểm tra cài đặt phần mền 151/ STTTT-VP Đánh giá kết quả hoạt động các phòng VHTT2008 125/ STTTT-BCVT Báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ internet 123/ STTTT-KHTT Báo cáo kế hoạch cung ứng dịch vụ viển thông công ích giai đoạn 2009-2010 150/ STTTT-KHTC Cung cấp số liệu thống kê theo quý 3/2008 127/ STTTT-VP Cung cấp thông tin cho web UBND tỉnh 128/ STTTT-CNTT Mạng truyền số liệu chuyên dùng 124/ STTTT-VP Đề nghị kết nối internet của thành ủy qua TSLCD 125/STTTT-CNTT Tham gia dự thảo QĐ thực hiện cơ chế một cửa Hệ thống sẽ hiển thị giao diện như sau: Mục VĂN BẢN ĐI có chức năng lưu trữ những văn bản đã được gửi đi trong phạm vi có liên quan đến chức năng công việc của nhân viên đó. Để tìm kiếm văn bản đi ta thực hiện như sau: Nhập các thông tin về văn bản cần tìm kiếm, Có thể tìm kiếm theo: + Số văn bản: Ví dụ: 1558/UBND –NN + Loại văn bản: Công văn, tờ trình, Báo cáo, nghị định …. + Ngày ban hành; + Ngày gửi văn bản. + Trích yếu: Ví dụ: Thành lập Trung tâm…… Click chuột vào nút Tìm kiếm để xem kết quả. Ghi chú: Nhập càng nhiều thông tin thì kết quả tìm kiếm càng chính xác. Để xem danh sách toàn bộ văn bản đi bạn hãy nhấn vào nút Tìm kiếm, không cần nhập thông tin về văn bản. Quản lý Hồ sơ công việc: Mục đích: Quản lý các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ trong Hồ sơ công việc; Quản lý việc giải quyết công việc thông qua Hồ sơ công việc. Các chức năng của Hồ sơ công việc gồm Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa HSCV: HSCV sẽ được tạo mới khi có nhu cầu xử lý một công việc thông qua HSCV. Những người tham gia xử lý sẽ trao đổi thông tin, ý kiến qua HSCV và kết quả sẽ được cập nhật vào hồ sơ. Chuyển HSCV đến các cá nhân và đơn vị liên quan : Thực hiện việc phân quyền HSCV để các cá nhân và đơn vị liên quan Nhập các VB liên quan, các thông tin trao đổi góp ý giải quyết công việc. Hiển thị danh sách các HSCV được phân quyền của người dùng Nhập các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV : Trong quá trình xử lý công việc những người tham gia sẽ gắn các văn bản liên quan hoặc có thể bỏ các văn bản không cần thiết khỏi HSCV (Liên kết/bỏ liên kết các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV) Nhập kết quả giải quyết công việc, kết thúc HSCV Quản lý quy trình công việc Chỉnh sửa quy trình công việc - Thông báo khi có thay đổi công việc (công việc mới, ý kiến xử lý mới, thời hạn xử lý…) - Quản lý công việc đã nhận (Với nhân viên) - Quản lý công việc đã giao cho cá nhân khác (Với lãnh đạo) Thông báo công việc Cho phép thêm/ xóa các bước xử lý. Cho phép thêm / xóa các đường đi của văn bản trong quy trình Quản lý công việc đã nhận. Quản lý công việc đã giao. Khả năng cho phép người quản trị tự định nghĩa và thiết kế ra các quy trình xử lý công việc.        Khả năng thêm, bớt, sửa đổi các bước trong một quy trình v.v...       Cho phép quản lý công việc theo vai trò, chức năng nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận, khả năng ghi lại thời gian và quá trình xử lý công việc, phân nhóm công việc theo hiện trạng xử lý.      Cho phép phối hợp xử lý công việc theo nhóm.       Với chức năng là một hệ thống quản lý quy trình công việc, cho phép nhiều người tham gia vào quá trình lưu chuyển và phân phối tài liệu trong tổ chức.        Hỗ trợ quản lý luồng công việc bằng các khả năng như theo dõi đường dẫn, theo vết các văn bản, quản lý quy trình lưu chuyển của văn bản trong toàn bộ quá trình tồn tại, cho phép đưa ra các ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp trong quá trình xử lý công việc. Ủy quyền. Cho phép ủy quyền phân phối và xử lý văn bản theo quy định của tổ chức. Cho phép lưu vết lại lịch sử ủy quyền của người dùng Quản lý văn bản dùng chung. Mục đích : Quản lý những tài liệu nội bộ và các biểu mẫu áp dụng trong tổ chức thường hay được sử dụng. Quản lý tài liệu nội bộ Quản lý tài liệu nội bộ cấp công ty Quản lý tài liệu nội bộ cấp phòng ban Khai thác thông tin. Mục đích Các chức năng khai thác thông tin gồm: Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, Các văn bản trong kho dùng chung, HSCV) Theo các tiêu thức (Theo thể loại, Theo nơi gửi/nhận, Theo cấp cơ quan, Theo mức độ quan trọng, ...) Theo thời gian (Theo năm, tháng) Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình) theo tình trạng xử lý : Đang xử lý  Đang phải theo dõi Đã hoàn thành Tìm kiếm văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, HSCV) Theo các trường thông tin quản lý của văn bản tài liệu Tìm kiếm toàn văn đối với những văn bản, tài liệu có nội dung là file điện tử đính kém (Không kể file ảnh) Lập và in sổ văn bản đến/ đi/nội bộ/ tờ trình/ phiếu giao việc Theo số văn bản Theo thời gian nhận, gửi văn bản Thống kê VB đến, Phiếu giao việc theo tình trạng xử lý Theo đơn vị/ cá nhân xử lý Theo tình trạng xử lý văn bản Khai thác các thông tin được quản lý trong hệ thống. Quản lý ủy quyền Mục đích: Quản lý việc trao quyền xử lý văn bản tài liệu theo quy trình xử lý văn bản tài liệu đã được định nghĩa cho người dùng khác theo một nguyên tắc ủy quyền sau: Chỉ có Lãnh đạo mới có quyền ủy quyền (Cấp trưởng ủy quyền cho cấp phó) Người được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác Các chức năng của quản lý ủy quyền: Tạo mới ủy quyền Chỉnh sửa thông tin ủy quyền, gia hạn ủy quyền, thu hồi ủy quyền Xóa ủy quyền In giấy ủy quyền theo mẫu định sẵn Xem báo cáo lịch sử ủy quyền của cá nhân đã tạo Quản trị danh mục Quản trị danh mục gồm các chức năng sau: Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xoá các danh mục Phân quyền tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa thông tin danh mục: Quản trị hệ thống phân quyền tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa thông tin danh mục cho Văn thư thực hiện. Quản trị người sử dụng Quản trị người sử dụng gồm các chức năng sau: Quản trị người sử dùng Quản trị vai trò Quản trị phòng ban Quản trị người dùng Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt người dùng tham gia vào chương trình. Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt các đơn vị của tổ chức Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt các vai trò trong quy trình nghiệp vụ xử lý công việc Hệ thống cho phép thống kê việc sử dụng bằng các báo cáo hoạt động truy cập của người dùng theo đơn vị, theo người sử dụng, theo thời gian. Quản trị hệ thống Quản trị hệ thống gồm các chức năng sau: Kiểm soát sự truy cập của NSD,Sao lưu dữ liệu định kỳ,Khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu Lập các báo cáo vận hành hệ thống Mô tả thiết kế của phần mềmMô hình kiến trúc Mô tả mô hình kiến trúc Hệ thống ứng dụng nền tảng và cơ sở dữ liệu Chức năng: Đây là thành phần quan trọng nhất của hệ thống. Tại đây, có các thành phần được kết hợp với nhau để tạo nên một nền tảng vững chắc cho hệ thống. Đó là: Lưu trữ an toàn dữ liệu: Cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu Cung cấp chế độ bảo mật dữ liệu Cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho các thành phần khác Bảo mật, mã hóa:        -   Được xây dựng trên các nền công nghệ tiên tiến, chế độ bảo mật và an toàn dữ liệu cao.      -  Khả năng phân quyền truy cập, khai thác thông tin tới từng bộ phận, từng đối tượng sử dụng.      -  Có khả năng tích hợp với hệ thống mã hóa.       - Cung cấp các quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu.      -  Có khả năng đảm bảo tính sẵn sàng cao, khả năng hoạt động liên tục 24/24. - Cung cấp khả năng bảo mật cho hệ thống - Cung cấp các dịch vụ mã hóa cho hệ thống như SHA1, AES - Dịch vụ thư mục người dùng: - Cung cấp các dịch vụ về thư mục người dùng - Cung cấp khả năng truy xuất các ứng dụng dùng chung dịch vụ thư mục - Các chức năng điều hành: - Cung cấp các chức năng điều hành hệ thống Chương II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Phân tích, thiết kế chức năng của hệ thống quản lý công văn. ký hiệu được sử dụng Các Màn Hình Giao Diện Các Hình Vẽ Quy Ước ABC Ô nhập liệu Ô chọn Nút điều khiển Thiết bị lưu trữ chọn Bộ nhớ phụ Nội dung thao tác Hàm xử lý A B Mô tả thuật giải Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống Các chức năng chính của hệ thống được mô tả thông qua sơ đồ phân cấp chức năng sau: (Ghi chú: : chức năng thêm của hệ thống, có thể có hoặc không) Công văn đến Khi một công văn được chuyển đến văn phòng tổng công ty, nhân viên văn thư nhận công văn. Sau đó nhân viên văn thư đóng dấu công văn đến, và vào sổ công văn đến. Tại văn phòng tổng công ty, lãnh đạo xác định công văn gửi đến các đơn vị nào, bổ sung ý kiến và chuyển lại cho nhân viên văn thư. Nhân viên văn thư sau khi nhận được công văn đã có ý kiến của lãnh đạo văn phòng tổng công ty sẽ tạo bản lưu công văn sau đó chuyển công văn đến các đơn vị có liên quan theo ý kiến lãnh đạo. Tại đơn vị nhận công văn, khi nhận được công văn phải kí xác nhận là đã nhận được công văn vào sổ kí nhận. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xử lý công văn đến Công văn đi Đơn vị soạn thảo công văn rồi trình qua văn phòng tồng công ty thông qua nhân viên văn thư. Lãnh đạo văn phòng tổng công ty ký, phê duyệt, xác định các đơn vị cần chuyển đến rồi gửi lại cho tổ văn thư. Nếu công văn đó cần sửa thì lãnh đạo văn phòng yêu cầu nhân viên văn thư chuyển lại đơn vị soạn thảo yêu cầu sửa lại. Nếu không phải sửa thì nhân viên văn thư vào sổ công văn đi, làm bản lưu công văn, đóng dấu chuyển đi. Sau đó nhân viên văn thư chuyển công văn cho các đơn vị dựa trên các đơn vị mà lãnh đạo văn phòng tổng công ty chỉ ra. Các đơn vị nhận được công văn kí xác nhận đã nhận được công văn chuyển cho mình. Đối với trường hợp công văn đi chuyển ra ngoài công ty thì nhân viên văn thư làm thủ tục chuyển công văn đó đi (qua bưu điện, Fax…). Nhân viên văn thư sẽ cập nhật lại vào sổ theo dõi công văn đi. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xử lý công văn đi Sơ đồ Usecase các chức năng của phần mềm Lược đồ lớp Lược đồ tuần tự Phân tích, thiết kế dữ liệu của hệ thống quản lý công văn. Mô hình thực thể liên kết của các module trong hệ thống: Danh sách các bảng được sử dụng trong hệ thống và mô tả vắn tắt STT Tên bảng Mô tả 1 Doc_Individual Thông tin thêm của công văn: các thông tin bổ sung. 2 Doc_Level Danh mục cấp độ công văn  3 DocDepartment Bảng lưu thông tin đơn vị gửi / đơn vị nhận công văn 4 Department Danh mục phòng ban 5 Document Bảng lưu trữ thông tin công văn / văn bản 6 Users Bảng danh mục người dùng trong hệ thống Mô hình thực thể liên kết của các module trong hệ thống: Thiết kế chi tiết các bảng trong hệ thống: Doc_Individual Columns Data type Allow NULLs Description DocIndividualID int identity Not allowed Id DocID int Allowed Id Công văn UserID (FK) int Allowed Id Người dùng Progress int Allowed Tiến độ IsReceive bit Allowed Cho phép nhận IsPresident bit Allowed Cho phép xử lý ResullWork nvarchar(255) Allowed Kết quả xử lý Foreign keys Child Parent Users_Doc_Individual_FK1 UserID Users.UserID Doc_Level Columns Data type Allow NULLs Description DocLevelID int identity Not allowed Id Mức độ Name nvarchar(50) Not allowed Tên mức độ Description nvarchar(255) Allowed Mô tả DocDepartment Columns Data type Allow NULLs Description DocDepartmentID int identity Not allowed Id DocID int Allowed Id Công văn DeptID int Allowed Id Đơn vị Progress int Allowed Tiến độ IsReceive bit Allowed Cho phép nhận IsPresident bit Allowed Cho phép xử lý ResullWork nvarchar(255) Allowed Kết quả XL Department Columns Data type Allow NULLs Description DepartmentID int identity Not allowed Id DepartmentCode varchar(25) Allowed Mã phòng ban DepartmentName text Allowed Tên phòng ban Phone char(20) Allowed Điện thoại Fax char(20) Allowed Fax Address text Allowed Địa chỉ Description nvarchar(255) Allowed Mô tả Users Columns Data type Allow NULLs Description UserID int identity Not allowed Id Người dùng UserName nvarchar(50) Not allowed Tên đăng nhập Password nvarchar(50) Allowed Mật mã FullName nvarchar(100) Not allowed Tên đầy đủ Sex bit Allowed Giới tính Address nvarchar(255) Allowed Địa chỉ HomePhone char(15) Allowed Dt nhà CellPhone char(20) Allowed Dt di động WorkPhone char(15) Allowed Dt cơ quan Email nvarchar(50) Allowed Email TitleID (FK) int Allowed Id chức danh EducationID int Allowed Id trình độ ManagerID int Allowed Id người quản lý DepartmentID (FK) int Not allowed Id đơn vị Description nvarchar(255) Allowed Mô tả Salt nvarchar(50) Allowed Salt Foreign keys Child Parent Departments_Users_FK1 DepartmentID Departments.DepartmentID Titles_Users_FK1 TitleID Titles.TitleID Users_Doc_Individual_FK1 Doc_Individual.UserID UserID Mô hình dữ liệu Mô hình cơ sở dữ liệu thể hiện mối quan hệ giữa các bảng của hệ thống, nhờ các mối quan hệ đó mà lập trình viên mới có thể lập trình được nếu mối quan hệ không chính xác sẽ dẫn tới sự sai xót trong quá trình lập trình vì vậy mô hình cơ sở dữ liệu là rất quan trọng trong quá trình lập trình. Thiết kế giao diện Các Màn Hình Giao Diện Quản lý văn bản đến Thêm, Xóa, Sửa văn bản đến Thêm So vb den : Cơ quan ban hành chọn Xóa Sửa Thoát Ngày nhận văn bản Loai vb den : chọn Người nhập văn bản chọn Phương thức Màn hình thêm văn bản đến Hàm thêm văn bản đến Nếu so văn bản đến hoặc loại văn bản đến không thỏa quy định =>Thông báo lỗi. Ngược lại => loại văn bản đã được chấp nhận Màn hình xóa văn bản đến Hàm xóa văn bản đến Nếu so văn bản đến hoặc loại văn bản đến không thỏa quy định =>Thông báo lỗi. Ngược lại => loại văn bản đã được chấp nhận Màn hình sửa văn bản đến Hàm sửa văn bản đến Nếu so văn bản đến hoặc loại văn bản đến không thỏa quy định =>Thông báo lỗi. Ngược lại => loại văn bản đã được chấp nhận Phần2: . Thiết kế quy trình nghiệp vụ 2.1 Đặc tả chức năng nghiệp vụ 2.1.1 báo cáo thống kê bắt đầu Lựa chọn tiêu chí thống kê thích hợp Lấy thông tin văn bản Lấy số văn bản đi Lấy số văn bản đến Lập và in báo cóa thống kê Tổng số văn bản đi tồn tại Lấy văn bản được xử lý Tiếp nhận yêu cầu báo cáo thống kêkê Tổng số văn bản đến tồn tại thực sự Kết thúc Kiểm tra số văn bản tồn tại chọn Báo cáo từ ngày : Mã văn bản đến : chọn Báo cáo đến ngày: Mã văn bản đi : Thông kê Cả Năm : Thoát Tổng Báo cáo thống kê Lược đồ tuần tự Kiểm tra báo cáo :Đơn vị :NV nhận vb dến :kiểm tra văn bản Yêu cầu kiểm tra văn bản kiểm tra số văn bản có kiểm tra chất lượng văn bản lập báo cáo văn bản Thêm mới người sử dụng Gán người sử dụng vào nhóm Xóa người sử dụng Hủy hồ nhóm Xóa danh sách người sử dụng Kiểm soát vai trò của NSD Danh sách người sử dụng Vai trò của các nhóm bắt đầu Kết thúc Thiết kế chi tiết giao diện hệ thống Trong chương này em xin trình bày thiết kế chi tiết một số chức năng của hệ thống. Các chức năng được trình bày bao gồm: Chi tiết toàn màn hình Văn bản đến Thêm mới Tìm kiếm Cập nhập Văn bản đi Gửi VB đi Tìm kiếm VB đi Thống kê Thống kê theo ngày Tìm vết VB In báo cáo Các VB bị trả lại 5. Hệ thống Thêm mới NSD Quản lý nhóm NSD Gán NSD vào nhóm Vai trò các nhóm Danh sách NSD Chi tiết toàn màn hình Văn bản đến Thêm mới Cập nhập 3.3 Văn bản đi Tìm kiếm VB đi Thống kê Thống kê theo ngày In báo cáo Các VB bị trả lại Hệ thống Thêm mới NSD Danh sách NSD Môi trường, công nghệ phát triển: Lưu trữ an toàn dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ bởi hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2000 cung cấp khả năng lưu trữ và bảo mật dữ liệu ở mức dữ liệu. Các thành phần cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho các thành phần khác được xây dựng trên môi trường phát triển Microsoft Visual Studio 6.0 và tuân theo nền tảng công nghệ COM, COM+ đã được module hóa để dễ dàng phân phối Bảo mật, mã hóa: Các thành phần bảo mật và mã hóa được xây dựng và phát triển trên môi trường Microsoft Visual Studio 6.0, tuân theo các chuẩn mã hóa như SHA1, AES để đảm bảo tính bảo mật khi truy cập hệ thống. Cung cấp chức năng bảo mật ở mức ứng dụng và thực hiện mã hóa các thông tin trên đường truyền, mã hóa mật khẩu truy cập hệ thống. Dịch vụ thư mục người dùng: Các thành phần dịch vụ thư mục người dùng được phát triển trên môi trường Microsoft Visual Studio 6.0, được tích hợp với dịch vụ truy xuất thư mục của Windows là Active Directory, cung cấp khả năng truy xuất hệ thống, khả năng bảo mật mức hệ thống, yêu cầu tất cả người dùng khi tham gia vào hệ thống đều phải được xác thực và tuân theo các quyền mà hệ thống cung cấp Sử dụng chức năng xác thực hệ thống của Active Directory, tuân theo đăng nhập duy nhất thông qua kiểm soát của hệ thống để sẵn sàng làm việc và liên kết với các ứng dụng khác, đảm bảo tính năng đăng nhập một lần duy nhất (Single Sign On - SSO) cho hệ thống trong tương lai. Hệ thống tích hợp các thành phần nghiệp vụ Chức năng: DMS Hỗ trợ tính năng quản lý tài liệu,Tổ chức lưu trữ tài liệu trong hệ thống.Phân loại, tìm kiếm tài liệu, Kiểm soát các thay đổi tài liệu,Mô tả các thuộc tính của tài liệu WFS Quản lý qui trình luân chuyển tài liệu,Thiết kế qui trình vận hành dữ liệu của tài liệu,Thực hiện lưu chuyển tài liệu theo các qui trình đã được thiết kế,Theo dõi quá trình lưu chuyển của tài liệu,Thực hiện trao đổi tài liệu liên văn phòng,Tính năng tích hợp,Tích hợp quét, xử lý ảnh và nhận dạng văn bản,Tích hợp hiển thị báo cáo,Mô hình nghiệp vụ,Thực hiện tạo mới văn bản thông qua sử dụng các dịch vụ của DMS và các dịch vụ tích hợp như Fax, Scanner, email hoặc nhập trực tiếp,Thực hiện xử lý, giải quyết các thông tin đã được cập nhật thông qua việc sử dụng các dịch vụ do WFS cung cấp,Thực hiện phân phối, xuất bản do các dịch vụ của DMS và WFS cung cấp,Thực hiện bảo quản, lưu trữ và khai thác thông qua các dịch vụ do hệ nền tảng và báo cáo cung cấp Mô trường, công nghệ phát triển: DMS: Được phát triển bằng môi trường phát triển Microsoft Visual Studio 6.0 theo công nghệ COM, COM+ và tuân theo chuẩn quản lý tài liệu DMA (Document Management Alliant) để quản lý, lưu trữ, phân loại, tìm kiếm, kiểm soát và truy cập tài liệu. DMS tương thích với tất cả các hệ thống hỗ trợ và tích hợp chuẩn DMA do DMS được xây dựng theo cơ chế module hóa, có thể hoạt động độc lập với hệ thống. DMS là một thành phần không thể thiếu trong công tác quản lý văn bản, tài liệu. Nó cung cấp tất cả các khả năng thao tác với văn bản, tài liệu, từ tạo lập đến truy xuất, từ phân loại đến tìm kiếm, và hơn cả, nó cung cấp khả năng quản lý các thông tin về thuộc tính của văn bản, tài liệu DMS có kiến trúc mở, được xây dựng từ bốn thành phần chủ yếu là phần định nghĩa và phần thể hiện, phân tích thành phần định nghĩa được gọi là engine, dùng để chuyển đổi tất cả các thành phần đã định nghĩa thành các màn hình thể hiện, các thông tin trao đổi trực tiếp từ người dùng với hệ thống. WFS: Được phát triển bằng môi trường phát triển Microsoft Visual Studio 6.0 theo công nghệ COM, COM+ và tuân theo chuẩn quản lý qui trình công việc WFMC (WorkFlow Management Collaboration) để quản lý qui trình luân chuyển tài liệu, theo dõi quá trình luân chuyển của văn bản, tài liệu. Nó cung cấp tất cả các khả năng dùng để làm việc với luồng công việc. WFS tương thích với tất cả các hệ thống hỗ trợ chuẩn quản lý qui trình tuân theo chuẩn WFMC do WFS được xây dựng theo cơ chế module hóa, có thể hoạt động độc lập với hệ thống. WFS là thành phần không thể thiếu của trong công tác quản lý qui trình công việc, qui trình quản lý văn bản, tài liệu. Nó cung cấp khả năng bảo mật, khả năng vận chuyển, luân chuyển tài liệu qua các bước khác nhau, lưu trữ các thông tin xử lý tài liệu, phân quyền cho phép khả năng theo dõi qui trình xử lý văn bản, tài liệu. WFS có kiến trúc mở, được tạo thành từ ba thành phần chủ yếu là: thành phần định nghĩa qui trình, luồng công việc; thành phần thực thi, phân tích các thành phần đã dược định nghĩa dùng để chuyển đổi các qui trình đã định nghĩa thành các bước thực hiện công việc cụ thể tương ứng với các văn bản, tài liệu và người dùng khác nhau; thành phần theo dõi kiểm soát quá trình vận hành thực tế của qui trình Tính năng tích hợp: Được phát triển bằng môi trường phát triển Microsoft Visual Studio 6.0. Bao gồm nhiều thành phần khác nhau, mỗi thành phần chịu trách nhiệm tương thích với các thiết bị phần cứng khác nhau Thành phần tích hợp máy quét (Scaner) dùng để chuyển các văn bản giấy thành văn bản điện tử. Thành phần này giao tiếp với thiết bị quét thông qua chuẩn TWAIN. Thành phần hiển thị báo cáo dùng để hiển thị các báo cáo cần thiết của hệ thống. Thành phần này được thiết kế trên nền phát triển Crystal Reports 9.0 của hãng Seagate được liên kết với hệ thống thông qua chuẩn file định dạng XML. Mô hình nghiệp vụ: Là thành phần được xây dựng để sử dụng các dịch vụ do DMS, WFS và các dịch vụ tích hợp cung cấp. Thành phần này sử dụng các tính năng quản lý văn bản, tài liệu do DMS cung cấp, sử dụng các tính năng quản lý luồng công việc do WFS cung cấp. Nó kết hợp nhuần nhuyễn các dịch vụ tích hợp và báo cáo cùng với dịch vụ do DMS và WFS cung cấp thành một hệ thống với đầy đủ các tính năng Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc sử dụng tất cả các dịch vụ do hệ thống tích hợp và các thành phần nghiệp vụ cung cấp. Hệ thống khai báo và định nghĩa văn bản Hệ thống khai báo và định nghĩa luồng công việc Hệ thống vận hành văn bản theo các luồng công việc được khai báo Hệ thống trích xuất báo cáo Yêu cầu môi trường vận hành hệ thống Mô hình cài đặt Mô tả mô hình cài đặt Mô hình cài đặt này được áp dụng cho hệ thống có số lượng người dùng tham gia vào hệ thống không lớn (dưới 10 người) và có số lượng dữ liệu phát sinh hàng tháng không lớn (vai trăm văn bản) và mức độ tăng trưởng số lượng văn bản hàng năm không lớn lắm. Hệ thống này có thể đáp ứng cho việc lưu trữ dữ liệu trong khoảng 5 năm. Sau 5 năm, có thể phải sao lưu ra băng từ hoặc máy chủ backup khác. Ở đây không mô tả máy chủ này vì tùy theo sự lựa chọn của khách hàng. Hệ thống bao gồm: 01 máy chủ (Server): Cài đặt máy chủ Web và cơ sở dữ liệu, dùng để public và quản lý các ứng dụng vận hành trên môi trường Web. Các thiết bị dùng chung: Máy in mạng (nếu có) hoặc máy in bình thường dùng để in các văn bản, máy scaner dùng để quét văn bản, chuyển các văn bản giấy thành các văn bản điện tử. Các máy trạm dùng để tham gia vận hành ứng dụng. Số lượng máy trạm tùy thuộc vào số lượng người tham gia vận hành hệ thống. Trong mô hình này ứng dụng sẽ được cài trên máy chủ Server. Ứng dụng sẽ được phân phối và cung cấp các chức năng, dịch vụ của ứng dụng cho người dùng tham gia vận hành hệ thống thông qua máy chủ Server (Server) này. Nó được kết nối đến máy chủ ứng dụng và được kết nối trực tiếp vào hệ thống mạng của đơn vị. Các thiết bị dùng chung như máy in mạng (máy in thường) được kết nối và quản lý bởi máy chủ Printer Server để cung cấp các dịch vụ về in ấn cho người dùng tham gia vận hành hệ thống. Máy chủ này được kết nối trực tiếp vào hệ thống mạng. Máy scaner và máy in thường (nếu có) được cài đặt trực tiếp vào một máy tính cá nhân chịu trách nhiệm là máy tính cung cấp và phân phối các văn bản cho toàn hệ thống. Các máy tính các nhân khác kết nối và tham gia hệ thống với vai trò là các máy trạm, được cung cấp cho từng người dùng để có thể tham gia xử lý công việc, các văn bản điện tử trong hệ thống. Tùy theo nhu cầu sử dụng, mức độ tăng trưởng dữ liệu của hệ thống và kinh phí cho dự án mà có thể thiết lập cụm máy chủ bao gồm một hoặc nhiều máy chủ. Nếu chỉ có một máy chủ thì toàn bộ các thành phần như: CSDL, eMail, Application Server và Web Server được cài đặt trên cùng một máy chủ đó. Yêu cầu về môi trường vận hành hệ thống Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt • Máy tính CPU tương đương Pentium 4 trở lên • RAM tối thiểu 128MB • Hệ điều hành Windows 2000/XP/2003 • SQL 2000 Server. Yêu cầu về phần cứng Để có thể vận hành được hệ thống, phải có các hệ thống phần cứng sau: Máy trạm (Employee Workstations): Là máy trạm của các chuyên viên (máy tính cá nhân) để có thể thực hiện xử lý các công việc. Máy chủ (Server): Là máy tính dùng để cài đặt hệ thống và các thành phần ứng dụng cơ bản để có thể vận hành được hệ thống. Các thiết bị hỗ trợ khác: Scanner: Thiết bị quét ảnh, tài liệu dạng văn bản (hard copy), dùng để chuyển đổi các văn bản, tài liệu, ảnh, … thành tài liệu dạng số hóa để có thể lưu trữ trong hệ thống. Printer: Thiết bị dùng để in các văn bản dạng số hóa thành các văn bản, tài liệu dạng hard copy (không bắt buộc). Yêu cầu về phần mềm Để có thể vận hành được hệ thống, phải có các phần mềm sau đây: Máy trạm: Hệ điều hành Microsoft Windows 98 hoặc cao hơn. Trình duyệt IE 5.5 hoặc cao hơn, dùng để các máy trạm có thể làm việc, thao tác với dữ liệu thông qua mạng LAN, Internet, Leased Phone Line. Các ứng dụng văn phòng khác như Microsoft Office 97 hoặc cao hơn (không bắt buộc) dùng để thao tác với các dữ liệu dạng văn bản đã được số hóa. Máy chủ: Hệ điều hành Microsoft Windows 2000 hoặc cao hơn (Microsoft Windows 2000 Advance Server, Microsoft Windows 2003 Advance Server). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) Microsoft SQL Server 2000 hoặc Microsoft SQL Server 2003 dùng để lưu trữ, quản trị các thông tin dữ liệu của toàn hệ thống. Web server là Microsoft Internet Information Server (IIS) hoặc Microsoft Personal Web Server dùng để vận hành các ứng dụng Web, trao đổi các trang web, các scripts, các file, … với các máy trạm thông qua HTTP. Tường lửa (FireWall), có thể dùng bất kỳ ứng dụng FireWall nào, dùng để bảo vệ mạng nội bộ hay máy tính cá nhân khỏi sự xâm nhập trái phép khi gia nhập Internet. Trình quét virus (Anti Virus), có thể dùng bất kỳ các ứng dụng Anti virus nào đang có, khuyến nghị nên dùng Norton Anti Virus Corporate 7.6 hoặc cao hơn. Yêu cầu về truyền thông Mạng (Network): Local Area Network (LAN): Là hệ thống được thiết kế để có thể liên kết các máy trạm với nhau hoặc các máy trạm với máy chủ. Các chức năng khác Các chức năng nâng cấp từ phần mềm. Ngoài các tính năng cơ bản của,cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp còn có thể nâng cấp thêm các tính năng khác để giúp cho công việc điều hành được tốt hơn. Các tính năng có thể được năng cấp như: Quản lý giao việc Quản lý văn bản nội bộ Quản lý tờ trình Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung phiếu giao việc cũng như quy trình lập, giao việc và xử lý, báo cáo kết quả công việc của Cơ quan Chức năng Quản lý giao bao gồm các chức năng sau: Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa phiếu giao việc, Phân phối, giao việc,Hiển thị danh sách các Phiếu giao việc cần giao cho đơn vị, cá nhận xử lý; Hiển thị thông tin của Phiếu giao việc Cập nhật ý kiến chỉ đạo, thông tin yêu cầu xử lý, hạn xử lý và chuyển cho cấp dưới để tiếp tục giao việc hoặc phân trực tiếp cho các đơn vị/ cá nhân xử lý,Theo dõi tình hình xử lý Hiển thị màn hình đồ họa theo dõi tình hình xử lý Phiếu giao việc: Phiếu giao việc đã được chuyển qua những ai, ai đang xử lý, ai chưa xử lý. Hiển thị các kết quả xử lý khi người được giao việc cập nhật Báo cáo kết quả công việc,Xử lý phiếu giao việc,Hiển thị danh sách Phiếu giao việc phải xử lý của người dùng ; Hiển thị các thông tin của Phiếu giao việc,Mở Hồ sơ công việc để tập hợp các văn bản, tài liệu liên quan đến công việc được giao; Tập hợp ý kiến trao đổi, đóng góp, thông tin xử lý của các cá nhân/ đơn vị liên quan; Cập nhật Báo cáo kết quả công việc để báo cáo với lãnh đạo giao công việc Quản lý lịch làm việc Lịch làm việc của lãnh đạo Cho phép nhập thông tin lịch làm việc của lãnh đạo, Theo dõi lịch bận rỗi của lãnh đạo theo ngày /tuần/ tháng của từng lãnh đạo hoặc toàn bộ lãnh đạo của cơ quan, Cho phép nhắc lịch qua màn hình nhỏ (pop – up) Ghi nhận những thông tin kết quả làm việc của lãnh đạo sau buổi họp Tiếp nhận các văn bản là giấy mời họp chuyển thành lịch công tác của lãnh đạo b. Lịch công tác: Lịch công tác được Chánh văn phòng sắp xếp và cập nhật sáng thứ 2 mỗi tuần.. Từ giao diện chính chọn mục LỊCH CÔNG TÁC Chọn mục LỊCH CÔNG TÁC Đánh giá thực trạng,giải pháp quản lý văn bản và hồ sơ cán bộ, công chức. Việc quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên vẫn chưa có nền nếp, chưa quy định rõ trách nhiệm quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên. Theo đó, “mỗi đảng viên phải có lý lịch và sơ yếu lý lịch, việc quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ thực hiện theo quy định về phân cấp quản lý cán bộ. Về các tiêu chí trong hồ sơ và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ: từ trước đến nay, đã bốn lần ban hành mẫu lý lịch và hướng dẫn kê khai lý lịch; các mẫu lý lịch cán bộ, sơ yếu lý lịch, bổ sung lý lịch... và hướng dẫn do Ban Tổ chức Trung ương xây dựng và được thực hiện thống nhất trong hệ thống chính trị. Sau nhiều lần rút kinh nghiệm, chỉnh lý, đến nay về cơ bản các mẫu biểu quản lý hồ sơ do Ban Tổ chức Trung ương ban hành đều tiếp thu những ưu điểm của các mẫu trước đây, phân định rõ ràng hơn các nhóm thông tin như: sơ yếu lý lịch; quá trình đào tạo; quá trình công tác; quan hệ gia đình; khen thưởng kỷ luật; hoàn cảnh kinh tế bản thân và gia đình; kê khai tài sản nhà, đất, các tài sản có giá trị lớn; quá trình lương. Tham gia các hội, tổ chức khác trong và ngoài nước của bản thân và gia đình. Kết quả điều tra thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại cơ quan, : 81,82% người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức không được tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ... Như vậy, trên thực tế do còn thiếu các quy định về thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, đơn vị trong việc lập, lưu giữ, bảo quản, khai thác, bổ sung và theo dõi hồ sơ một cách cụ thể; chưa có quy định thống nhất về thành phần và mẫu biểu quản lý hồ sơ và đặc biệt là chưa có chính sách bố trí và sử dụng đối với những người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ nên trên thực tế công tác này ở các bộ, ngành và địa phương triển khai thiếu đồng bộ và thống nhất. Ngoài những khái niệm, nguyên tắc chung, Quy chế này đã cụ thể hoá các nội dung như: quy định thành phần tài liệu trong bộ hồ sơ cán bộ, công chức gồm có những loại tài liệu nào; các biểu mẫu làm công cụ phục vụ công tác quản lý hồ sơ; quy định về lập hồ sơ, về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng hồ sơ; về lưu giữ, sắp xếp hồ sơ; về bảo quản, bảo mật hồ sơ; chế độ báo cáo tình hình quản lý hồ sơ; quản lý hồ sơ điện tử và đặc biệt là quy định về chế độ bồi dưỡng nghiệp vụ đối với những người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Mặt khác, để làm rõ thẩm quyền và trách nhiệm của các chủ thể trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, Quy chế đã quy định cụ thể trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, cơ quan trực tiếp quản lý hồ sơ; cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ, trách nhiệm và quyền lợi của cán bộ, công chức đối với chính hồ sơ cá nhân của mình, đồng thời, phân công cụ thể trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này. Trong đó, quy định rõ thẩm quyền của bộ, ngành và tỉnh trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; thẩm quyền và trách nhiệm của Bộ Nội vụ và trách nhiệm của Vụ Tổ chức cán bộ và Sở Nội vụ trong việc tham mưu cho Chính phủ, bộ, ngành và địa phương những nội dung cụ thể trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Một số kiến nghị và giải pháp. Để sớm đưa công tác quản lý hồ sơ đi vào nền nếp, nâng cao hiệu quả sử dụng, khai thác hồ sơ đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý cán bộ, công chức trong điều kiện đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế, xin có một số kiến nghị và đề xuất như sau: a. Dự thảo Luật Cán bộ, công chức cần có một số điều quy định cụ thể về hồ sơ, nguyên tắc quản lý và phân công, phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ theo hướng: Chính phủ thống nhất quy định về hồ sơ cán bộ, công chức để áp dụng thống nhất đối với tất cả các đối tượng điều chỉnh quy định tại Luật Cán bộ, công chức. b. Thành lập một bộ phận trực thuộc Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác hồ sơ cán bộ, công chức để thực hiện đúng và đầy đủ các quy định của Luật Cán bộ, công chức về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. c. Các cơ quan có thẩm quyền ban hành các quy định về bảo đảm nguồn lực và cơ sở vật chất, kỹ thuật cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như: quy định về định biên làm công tác quản lý hồ sơ; chế độ bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác hồ sơ cán bộ; chế độ kiểm tra, báo cáo công tác hồ sơ cán bộ; cơ sở vật chất để lưu giữ, bảo quản hồ sơ, mẫu biểu hồ sơ. d. Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành tiêu chuẩn chức danh và chế độ chính sách đối với người làm công tác quản lý hồ sơ. Vì hồ sơ cán bộ là tài liệu mật của quốc gia, nên người làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ ngoài tiêu chuẩn bồi dưỡng độc hại theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, đề nghị nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn như đối với người làm công tác cơ yếu. đ. Cơ quan quản lý cán bộ tiến hành rà soát và xử lý nghiêm minh những trường hợp cố tình sử dụng các tài liệu cá nhân kê khai không trung thực. e. Từng bước hiện đại hoá công cụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như: trang bị máy vi tính, thống nhất dùng máy vi tính và phần mềm chung hỗ trợ công tác quản lý hồ sơ, công tác tổ chức cán bộ; tiến tới xây dựng một cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức. f. Đề nghị cấp có thẩm quyền sớm nghiên cứu và biên soạn cuốn sổ tay nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; quy định thống nhất mẫu các loại tem niêm phong hồ sơ, các loại sổ theo dõi, quản lý hồ sơ để thực hiện thống nhất. g. Sớm ban hành quy chế quản lý hồ sơ điện tử để triển khai việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý cán bộ, công chức thống nhất trong toàn quốc, khắc phục sự chồng chéo, gây lãng phí khi triển khai thực hiện. Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là một trong những nội dung quan trọng của công tác cán bộ, do vậy rất cần được sự quan tâm đầy đủ, sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo các cấp cũng như tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức với chính hồ sơ cá nhân của mình và sự tận tâm, tận tụy của những người trực tiếp làm công tác hồ sơ cán bộ, công chức. Như vậy, công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở nước ta sẽ sớm đi vào nền nếp và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý cán bộ, công chức trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước. KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 1 Kết luận: Tính ưu việt của chương trình: - Dễ sử dụng: Phần mềm “văn bản và công việc” được thực hiện với giao diện web thân thiện, tiện dụng cho người dùng, không đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng cao về tin học ứng dụng. Chương trình có giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt, sử dụng font chữ Unicode. - Dễ triển khai: Việc cài đặt, thiết lập hệ thống khá dễ dàng. Người sử dụng chỉ cần chuẩn bị một máy tính Window Server 2003 làm máy chủ phục vụ web và tạo ra tên miền cho website -Phù hợp với hạ tầng mạng của Các cơ quan, doanh nghiệp: Chương trình hoạt động tốt trên hệ thống LAN/WAN nên có thể nhanh chóng triển khai trên mạng máy tính hiện tại của cơ quan doanh nghiệp mà không cần phải đầu tư gì thêm. -Tiện lợi: Với chỉ vài chục Megabyte, chương trình có thể đưa lên internet chứ không chỉ trong mạng LAN, như vậy người dùng có thể dể dàng tham gia điều hành mọi lúc, mọi nơi dù ở cơ quan hay đang đi công tác xa, chỉ cần ở đó có máy tính và kết nối vào Internet. - Hiệu quả cao: Chi phí sản phẩm phần mềm không cao, tính năng đầy đủ, chi phí triển khai thấp, dể sử dụng, rõ ràng đem lại hiệu quả cao cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. 2. Khả năng và hướng phát triển mở rộng - Chương trình là hệ thống gắn kết các module tương ứng với các tính năng độc lập lại với nhau, do đó việc phát triển thêm các tính năng chỉ đơn giản là việc phát triển các module độc lập mà không thay đổi cấu trúc của chương trình - Chương trình hiện tại phục vụ cho mục đích chính là quản lý điều hành công việc, quản lý lịch làm việc, hồ sơ công văn trong một đơn vị, để có được một hệ thống chương trình làm tất cả các công việc của một đơn vị thì chúng ta cần phát triển thêm các module về Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản vật tư, … tích hợp vào hệ thống.