Đề tài Phân tích thực trạng và kinh nghiệm triển khai ERP tại Vinamilk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÀI THẢO LUẬN Lớp : 1101ECOM0311 Nhóm : 1 Môn : Quản trị tác nghiệp thương mại điện tử B2B BÀI THỨ NHẤT ĐỀ TÀI THẢO LUẬN: Phân tích thực trạng và kinh nghiệm triển khai ERP tại một doanh nghiệp Việt Nam. Giáo viên hướng dẫn : Thầy . Trần Hoài Nam Thầy . Nguyễn Minh Đức Hà nội, năm 2011 Nhóm 1 Các thành viên : STT Họ và tên Chức vụ 1 Nguyễn Thị Vân Anh Thư ký 2 Trần Hoàng Anh Nhóm trưởng 3 Nguyễn Sơn Cương Thành viên 4 Tống Đức Cường Thành viên 5 Bùi Công Điển Thành viên 6 Nguyễn Văn Dinh Thành viên 7 Nguyễn Đoàn Đông Thành viên 8 Đàm Anh Dũng Thành viên 9 Hoàng Đình Duy Thành viên Đề tài thảo luận : Phân tích thực trạng và kinh nghiệm triển khai ERP tại một doanh nghiệp VN. MỤC LỤC Lời mở đầu Cơ sở lý luận Khái niệm ERP Lịch sử hình thành và phát triển của ERP Hệ thống kế hoạch hóa các nguồn lực ERP Các yếu tố quyết định đến việc triển khai ERP thành công Nguồn nhân lực Qui trình Công nghệ Đầu tư Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét ERP của doanh nghiệp Vinamilk Giới thiệu công ty Giới thiệu chung Hoạt động của công ty Mục tiêu Hoạt động của công ty trước khi áp dụng hệ thống ERP Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP Thực trạng triển khai 2.3.1.1 Thực trạng về công nghệ 2.3.1.2 Thực trạng về qui trình 2.3.1.3 Thực trạng về nhân lực 2.3.1.4 Thực trạng về ngân sách Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk Lợi ích, thành công đạt được Một số hạn chế Kinh nghiệm triển khai Khó khăn gặp phải Lý do thành công Kết luận Bài làm Lời mở đầu Thời đại kinh tế mở cửa, cạnh tranh trở nên vô cùng gay gắt. Nếu doanh nghiệp không tự thân tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh thì sẽ không thể tồn tại lâu dài trên thị trường. Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến và là một yếu tố cần thiết không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí và cho thấy rõ ràng hiệu quả công việc. ERP là viết tắt của từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Có thể nói một cách đơn giản hơn, ERP chính là Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp.Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp khi ứng dụng ERP. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. DN có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Trong buổi tọa đàm về ứng dụng và triển khai ERP cho các doanh nghiệp, ông Nguyễn Văn Thảo, Phó tổng thư ký Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI), nhận định sức ép về cạnh tranh khi gia nhập WTO sẽ rất lớn và các doanh nghiệp Việt Nam có thể thua và bị loại khỏi cuộc chơi ngay trên sân nhà nếu không tự cải tổ. "Đã đến thời điểm chúng ta tìm đường đưa CNTT vào doanh nghiệp và biến việc ứng dụng công nghệ trở thành thế mạnh chứ không phải gánh nặng", ông nói. Vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất là vô cùng quan trọng, Đặc biệt là các doanh nghiệp của Việt Nam trong nền kinh tế trên đà tăng trưởng như hiện nay . Cơ sở lý luận Khái niệm ERP: ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v.... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. Lịch sử ra đời và phát triển của ERP:      Khái niệm ERP đã có từ những năm 60. Hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning). Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:- Sản xuất cái gì?- Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?- Hiện nay đã có trong tay những gì?- Những gì cần phải có nữa để sản xuất? Giai đoạn 2: Closed-loop MRP            Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu. đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch. Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII)      Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ… nếu”      Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,…         Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP). Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, …. Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển:        Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operationMục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM). Khái niệm về Dây chuyền cung cấp (Supply Chain) được định nghĩa là quá trình từ khi doanh nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm, và đưa sản phẩm đó đến tay khách hàng. Nói chung hệ thống phần mềm SCM sẽ phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.SCM là họ PM khó chuẩn hoá và định nghĩa nhất trong các hệ PM quản lý; một phần mềm SCM có thể chỉ nhắm vào một khâu trong cả dây chuyền cung cấp, như hệ thống quản lý bưu kiện của UPS hoặc Federal Express tập trung theo dõi bưu kiện khi chúng đi từ điểm trung chuyển này qua điểm trung chuyển khác; trong khi phần mềm mua hàng của General Electric tập trung vào việc đưa các yêu cầu về phụ kiện của GE lên mạng và tổ chức cho các nhà cung cấp trên khắp thế giới đấu thầu cung cấp. Hệ thống ERP thông thường cũng cung cấp nhiều tính năng của SCM.Các nhà sản xuất phần mềm SCM cũng phân tán và thường tập trung xây dựng sản phẩm chuyên sâu cho một khâu nào đó trong dây chuyền cung cấp.          Giai đoạn 4c: Collaborative BusinessMục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh. Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP): Khi cố gắng máy tính hóa các qui trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp triển khai các hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các quá trình kinh doanh đặc thù. Trong nhiều trường hợp, điều này sẽ dẫn đến hình thành các hệ thống tách biệt, gây khó khăn cho việc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt quá trình kinh doanh. Cần thiết lập một hệ thống kế hoạch hóa các nguồn lực. Vì thế mà ERP ra đời. ERP là một bố các gói phần mềm module trên máy tính tự động hóa các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp bao trùm gần như tất cả các quá trình kinh doanh nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của DN. ERP không phải là phần mềm cá biệt hóa cho từng doanh nghiệp mà là một hệ thống phổ cập, được xây dựng từ thực tiễn kinh doanh tốt nhất. Do vậy khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp nên thay đổi các qui trình kinh doanh của mình cho phù hợp với phần mềm và tận dụng được các ưu việt của hệ thống. Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với các áp dụng nhiều phần mềm quản lý cho từng chức năng như kế toán, tài chính, nhân sự… là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo qui trình. Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai cả hệ thống module. Quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp là khác nhau nhưng hệ thống ERP có khả năng tích hợp chúng vào một ứng dụng duy nhất và sử dụng cơ sở dữ liệu chung.--> dễ dàng chia sẻ thông tin, cải thiện truyền thông. Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công: Bao gồm 4 yếu tố cơ bản : nguồn nhân lực Qui trình Công nghệ Đầu tư 1.4.1 Nguồn nhân lực: + Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành. + Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng. Nhân viên phải là những người có năng lực. + Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung. + Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ. 1.4.2 Qui trình: + Thực hiện khảo sát, mô tả qui trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai ERP. + Áp dụng các qui trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng. Qui trình này đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi. + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy. 1.4.3 Công nghệ: + Lựa chọn ERP phù hợp với DN. (cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ….) + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP sao cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ. + Giảm thiểu các chi phí bảo trì bảo dưỡng. 1.4.4 Ngân sách: + Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư. + Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP. Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét ERP của doanh nghiệp Vinamilk Giới thiệu công ty: Giới thiệu chung: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam. Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003. Trước ngày 01/12/2003, Công ty là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp. Vốn điều lệ đăng ký hiện nay của công ty là 1.590 tỷ đồng, trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội bộ chiếm 13,10% và cổ đông bên ngoài chiếm 36,89% . Hoạt động của công ty: Ngành, nghề kinh doanh và các sản phẩm chính: sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác. Ngoài ra, công ty Vinamilk còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải bằng ô tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, cà phê rang – xay – phin – hòa tan; và sản xuất, kinh doanh một số ngành nghề khác theo phạm vi cho phép của pháp luật. Mục tiêu : Tầm nhìn “Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người “ Sứ mệnh “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội” Giá trị cốt lõi Chính trực Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch. Tôn trọng Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp. Tôn trọng Công ty, tôn trọng đối tác. Hợp tác trong sự tôn trọng. Công bằng Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác. Tuân thủ Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của Công ty. Đạo đức Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP: Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam. Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các nước khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á. Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp. Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp. Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công ty thì công ty gặp phải một số khó khăn như sau: Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều chưa đạt hết công suất… tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho. Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải. Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình. Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thể tránh khỏi việc mất mát hoặc hư hại. Hệ thống thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được thực hiện giữa Công ty và các đại lý. Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP: 2.3.1 Thực trạng về việc triển khai ERP ở vinamilk: Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, trong thời gian qua, Vinamilk đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm. Năm 1999, Vinamilk đã áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và hiện đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 - là phiên bản mới nhất trên thế giới. Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin và hiện đang ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan hệ khách hàng) và BI (Hệ thống thông tin báo cáo). 2.3.1.1 Thực trạng về Công nghệ: Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Vinamilk Quản lý kênh phân phối luôn là thách thức đối với các doanh nghiệp. Hệ thống này vận hành có hiệu quả không chỉ giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà còn là cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhất nhằm tạo ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối sản phẩm. Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP và Microsoft. Làm thế nào để có thể làm chủ và tích hợp cả ba giải pháp này? Thay đổi quy trình phân phối  Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đang ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) của SAP. Đây là dự án giai đoạn hai trong việc triển khai ERP của công ty này. Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai đã được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển khai đến hơn 40 nhà phân phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào hệ thống này.  Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai tình huống online hoặc offline. Thông tin tập trung sẽ giúp Vinamilk đưa ra các xử lý kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch. Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý là để có thể đáp ứng kịp thời, đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng ở cấp độ cao hơn.  - Trước khi có hệ thống SAP CRM : Thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và các đại lý. Hiện nay: Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại. Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft. Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch. Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin. Chương trình đã giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng. Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống.Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối. Trong khi đó, đối tượng quan trọng của doanh nghiệp là khách hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện.  Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin (CNTT) của Vinamilk, cho đến nay hệ thống đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của công ty khi xây dựng dự án. Sau khi triển khai và vận hành tại 48 nhà phân phối, Vinamilk sẽ mở rộng hệ thống đến toàn bộ 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008. Ứng dụng EPR trong kế toánTrong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải. Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình. Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP. (Mô hình ứng dụng ERP trong ngành dịch vụ Ngân Hàng)  Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ các nhân viên bán hàng. Một hệ thống thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ... của mỗi nhà phân phối. Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xác nhất có thể được.  Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver. Tại Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng. Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc.  2.3.1.2 Thực trạng về quy trình: Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI). Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc. Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính. Vì thế, trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên đã phát sinh các vấn đề về hệ thống báo cáo, điều hành công ty. Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó. Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình của Vinamilk. Đây cũng là một tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án. Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn. Thực hiện việc khảo sát mô tả qui trình hiện tại : Phòng CNTT của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon là một phần mềm của microsoft). Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất-thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk. Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis tâm sự: “Hệ thống phần mềm triển khai tại 13 địa điểm cách xa nhau. Giao diện phần mềm toàn bằng tiếng Anh, điều quan trọng là làm sao cho mọi nhân viên công ty sử dụng hiểu được để vận hành? Rồi thì, mọi thứ phải được huấn luyện, đào tạo và không ít thì nhiều, sẽ có những xáo trộn trong đội ngũ nhân viên của Vinamilk…”. Trước bối cảnh đó, phía Pythis đã thành lập đội dự án hơn 20 tư vấn nghiệp vụ và tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ cao suốt 2 năm trời với dự án” 2.3.1.3 Thực trạng về nhân lực : Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn. Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu. Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện. Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một mục tiêu chung. Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình hoạt động. Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời. Tuy nhiên, vinamilk cũng như những doanh nghiệp đã áp dụng ERP ở Việt Nam không thể không tránh khỏi những giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin của một số bộ phận nhân viên. 2.3.1.4 Thực trạng về ngân sách: Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản ngân sách khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng. Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể bỏ ra một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này. Còn hầu như là chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào ở Việt Nam triển khai được. Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu đô-la Mỹ.( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP) Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk: 2.3.2.1 Lợi ích, thành công đạt được: Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực. Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước. Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố. Bà Trang (Phó giám đốc công ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn. Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời. Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối. Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft. Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch. Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin. Vinamilk cũng thống nhất các quy trình kinh doanh với các nhà phân phối theo các yêu cầu quản lý mang tính hệ thống như quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, cũng như quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng bằng PDA. 2.3.2.2 Một số hạn chế : Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu. Không riêng gì Vinamilk mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều gặp khó khăn trong vấn đề nhân sự. Đặc biệt là Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên môn ERP. Vì thế mà hầu hết các doanh nghiệp phải cử nhân viên đi đào tạo, tập huấn. Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn hàng đầu của Việt Nam, nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt tiền đối với doanh nghiệp, Vinamilk đã tốn một khoản chi phí lớn cho việc đầu tư này. Kinh nghiệm triển khai Khó khăn Tuy Pythis là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tại Việt Nam nhưng khả năng đáp ứng của Pythis cho toàn bộ quá trình ERP của Vinamilk là chưa đủ. Có thể thấy, là nhà cung cấp hàng đầu nhưng nguồn nhân lực, công nghệ và năng lực của Pythis cũng chỉ có hạn. Tầm của Pythis có thể là đối tác chiến lược của Oracle tại Việt Nam nhưng để hoàn toàn phát huy hết khả năng của Oracle tại một doanh nghiệp lớn như Vinamilk là chưa thể được. Do đó, Vinamilk mua cả giải pháp phần mềm của Oracle và SAP để hoàn thiện hơn khả năng quản lý công nghệ ở mức cao. Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp của Oracle cho các năng lực quản lý lõi và riêng CRM ( Customer Relationship Management ) của SAP để củng cố khả năng quản lý khách hàng ở mức cao nhất. Ở một mức nào đó, các chức năng ERP của Oracle ở mảng CRM chưa được phát huy, một phần là do năng lực, nhân lực không đủ (mà nguyên nhân chính là do Pythis) điều này khiến cho chi phí dành cho ERP tại Vinamilk lại bị đội lên một lần nữa. Đồng thời, khả năng đồng bộ hóa cho qua trình quản lý của các giải pháp cũng bị giảm đáng kể. Những số liệu từ khách hàng và nhà cung cấp đưa vào vẫn thông qua hệ thống nhập tay từ các nhân viên nghiệp vụ của mình nhận chứng từ của nhân viên nghiệp vụ đối tác. Do vậy, có độ trễ và thiếu chính xác. Chi phí để đầu tư cho ERP và để đưa nó vào hoạt độn g hoàn chỉnh là tương đối lớn không chỉ về năng lực phần cứng, phần mềm mà còn cả năng lực con người. Hệ thống phần cứng cần được đầu tư lớn để có khả năng chạy được tất cả các module. Hệ thống phần mềm thì cũng cần thường xuyên phải cập nhật các phiên bản mới nhất dùng cho việc quản lý một cách hiệu quả nhất. Khi hệ thống phần cứng và phần mềm có thể mua được thì một vấn đề khác cần được nhắc đến như là một vấn đề quan trọng, then chốt. Đó là năng lực, nhân lực cần có để sử dụng được hệ thống đó. Việc đầu tư cho nhân lực không phải ngày một ngày hai mà còn là một quá trình dài. Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP thì không chỉ phải đầu tư cho cơ sở hạ tầng mà còn phải chú trọng đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống. Nguồn nhân lực này không những phải am hiểu về tình hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng vận hành hệ thống. Muốn vậy thì Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ thống và thêm vào đó là đưa nhân viên của mình thực hành trên hệ thống thật sự để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng hệ thống. Phần triển khai CRM và distribution cho các vendor là những module khác hẳn các module trong core central mà Vinamilk đã mua. Nghiệp vụ đã vươn ra để kiểm soát thị trường, kiểm soát năng lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh của đối thủ... Điều ấy quá xa lạ với các nhân viên và các nhà tư vấn triển khai ERP thông thường. Ngoài ra, điểm đặc biệt của Vinamilk là hiện công ty đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft. Do đó, làm cách nào để kết hợp được 3 giải pháp một cách hiện quả cũng là một thách thức. Lý do thành công Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng và đi đến cùng Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án Đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ. Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG. Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh. Kết Luận Các doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty. Bài học từ kinh nghiệm triển khai ERP cũng là bài học cho các doanh nghiệp khác muốn triển khai: + Lựa chọn đúng giải pháp + Lựa chọn đúng đơn vị triển khai + Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận + Tập trung vào những lợi ích đã xác định + Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp + Đảm bảo có sự cam kết từ cấp lãnh đạo + Hạ tầng CNTT cần phải được đồng bộ hóa, chuẩn hóa và củng cố. + Cần có sự hợp tác hỗ trợ từ các đối tác và nhà tư vấn.