Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán sách tại nhà sách Fahasa Đà Nẵng

ĐỀ TÀI:   PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG    QUẢN LÝ BÁN SÁCH TẠI NHÀ SÁCH FAHASA ĐÀ NẴNG Lời mở đầu:Ngày nay khoa học kỹ thuật ngày càng ừng dụng rộng ở nhiều ngành khác nhau đáp ừng nhu cầu của con người quản lý một khối lượng công việc lớn đồng thời làm giảm không gian lưu trữ.Quản lý sách là công việc khá phức tạp, mỗi cửa hàng, doanh nghiệp có một đặc thù riêng.Trước kia công việc này được làm thủ công nhưng ngày nay máy móc đã thay thể con người trong việc quản lý, lưu trữ, tính toán…Nó làm tăng độ chính xác, độ tin cậy cao rất hiệu quả.Có nhiều cửa hàng doanh nghiệp dùng phân mềm để quản lý đồng thời việc sử dụng tin học làm đã tiết kiệm nhiều thời gian, công sức con người. Bài thảo luận này chùng tôi muốn giúp các bạn hiểu thêm về công việc quản lý sách bằng phần mềm và cách tạo ra nó.    1.Các yêu cầu của khách hàng về hệ thống là: Hệ thống phải dễ dàng truy xuất, vận hành, sử dụng. Đạt và phù hợp mục đích của người dùng, phù hợp với trình độ của người dùng nghĩa là ai cũng có thể dùng được. Phải có tính phân cấp để người dùng dễ dàng nắm được khung sườn của toàn bộ hệ thống. Đồng thời phải ổn định, chắc chắn, có khả năng cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của người dùng khi họ cần. Dễ dàng bảo hành, cải tiến, nhanh chóng chỉ ra những lỗi cần điều chỉnh. Giao diện phải dễ nhìn phù hợp không gian làm việc của người dùng, có tính thẩm mỹ. Sử dụng ngôn ngữ viết sao cho phù hợp với thể hệ máy tính hiện nay đó là Windown XP, 98,…. 2.Các yêu cầu về kỹ thuật. Phải xử lý được khối công việc, thông tin lớn. Khối lượng thông tin ngày càng nhiều, thông tin cần cập nhập thường xưyên, cần được lưu trữ. Phải xử lý chính xác. Nếu xử lý không chính xác ngay cả chỉ vài  chi tiết nhỏ thôi cũng gây ra thiệt hại cho khách hàng hoặc chủ, sẽ ảnh hưởng đến uy tín, chất lượng. 3.Kế hoạch triển khai đề tài Tuần 08: Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài. Khảo sát thực tế thu thập tài liệu. Tuẩn 09: Phát khảo khung đê tài và tiến hành triển khai đề tài. Tuần 10: Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và luồng dữ liệu DFD Tuần 11: Thiết kế các form nhập liệu và các báo cáo Tuần 12: Hoàn chỉnh đề tài 4. Khảo sát thực tế Đề tài thực hiện với mục đích thiết kế một HTTTKT tại Nhà sách FaHaSa Đà Nẵng – thuộc công ty cổ phần phát hành sách TP HCM tại 300-302 Lê Duẩn – phường Thạch Gián – Quận Thanh Khê -TP ĐN. Nhà sách có hơn 40.000 tựa sách quốc văn và ngoại ngữ như ; sách giáo khoa, giáo trình chuyên ngành, sách tham khảo, sách kinh tế, văn học, khoa học kỹ thuật, khoa học xa hội, từ điển các loại, sách thiếu nhi…nguồn hàng văn hóa phẩm, văn phòng phẩm phong phú, đa dạng, chất lượng cao luôn được cập nhập thường xuyên. Nhà sách hiên nay vẫn là một chi nhánh nhỏ chưa sử dụng phần mềm Kế toán, các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu là thủ công tốn nhiều thời gian và chi phí không đem lại ích cao cho Công ty. Phân tích hệ thống về xử lý & về dữ liệu 1.Biểu đồ phân cấp chức năng Sau khi tiến hành điều tra bằng việc phỏng vấn trực tiếp, đưa ra các phiếu điều tra với những người sẽ sử dụng hệ thống đồng thời chúng tôi đi quan sát thực tế ở các cửa hàng sách nghiên cứu các tài liệu có liên quan. Chúng tôi đã tổng hợp và đưa ra sơ đồ phân cấp chức năng dưới đây. Phần mềm chúng tôi thiết  kế là “Quản lý bán hàng sách” vì vậy mà các chức năng hệ thống chỉ chú trọng ở khâu bán hàng mà ít chú ý việc mua hàng. Chức năng “Nhập sách” trong hệ thống được hiểu là sách đã được mua về và người nhập sách vào hệ thống chỉ nhập các thông tin của từng quyển sách (tên sách, tên tác giả, NXB, giá thành). Chức năng “Thông kê” được chia thành các chức năng nhỏ hơn nhằm mô tả rõ nét nhiệm vụ của chức năng này như “Thông kê doanh thu” một yêu cầu quan trọng của người bán hàng, “Thông kê sách tồn”, “Thông kê sách bán” để từ đó chủ cửa hàng tức người sử dụng hệ thống có những điều chỉnh phù hợp để việc kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Chức năng “Cập nhật” có nhiệm vụ cho phép người sử dụng được phép lưu những thay đổi các thông tin về sách. Ví dụ khi nhập sách do sơ suất có thể nhầm lẫn tên sách, hoặc tên tác giả thì mục này sẽ cho phép thay đổi. Hoặc khi một quyển sách được bán ra thì ta cần “Đánh dấu” để hệ thống sẽ giảm đi số lượng hiện có ở kho sách đi. Chức năng “In ấn” thực hiện yêu cầu in hoá đơn bán cho khách hàng hoặc yêu cầu in các thông tin ở mục thống kê để tiện theo dõi.         Kết hợp với các quy ước biểu diễn một biểu đồ phân cấp chức năng chúng em đưa ra mô hình phần mềm quản lý bán hàng như sau: Kết hợp với các quy ước biểu diễn một biểu đồ phân cấp chức năng chúng em đưa ra mô hình phần mềm quản lý bán hàng như sau: Top of Form Bottom of Form                                          Hình 4. Biểu đồ phân cấp chức năng 2.Biểu đồ luồng dữ liệu        Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram _DFD) là một công cụ đổ hoạ mô tả luồng dữ liệu luân chuyển trong một hệ thống và những hoạt động xử lý được thực hiện bởi hệ thống đó.          Ở biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh ta xác định chức năng và tác nhân tác động vào hệ thống, các thông tin ra vào giữa chúng. Phần mềm thiết kế chỉ cho người bán hàng được quyền sử dụng tức là khi một khách hàng tới mua sách, nhân viên bán hàng sẽ hỏi họ cần loại sách nào, tên nxb, hoặc tên tác giả nhân viên sẽ yêu cầu phần mềm tìm kiếm, sau đó nhân viên sẽ trả lời khách hàng. Vì vậy ở đây sẽ chỉ xuất hiện một tác nhân ngoài là nhân viên (có vai trò như khách hàng tới mua hàng) và có một số quyền hạn khác nữa với hệ thống (nhập sách, yêu cầu thông kê).T ừ các phân tích đó xây dựng được các biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh, biểu đồ mức đỉnh và 2 biểu đồ mức dưới đỉnh mô tả chi tiết cách thức thực hiện của 2 chức năng “Tìm kiếm” và “Thông kê”.                                              Hình 5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh        Ở biểu đồ BLD mức ngữ cảnh bao gồm chức năng của hệ thống, đối tượng tác động của hệ thống và các luồng dữ liệu vào/ra của hệ thống, ở đây chưa xuất hiện các kho dữ liệu Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form        Ở biểu đồ BLD mức đỉnh gồm các thao tác hoạt động và chức năng của hệ thống như: nhập sách, cập nhật, tìm kiếm, thống kê, in ấn.Trong biểu đồ này chúng tôi sử dụng tới hai kho dữ liệu là :”kho sách”và”kho hoá đơn” với một tác nhân tác động trực tiếp vào hệ thống là “nhân viên”.  Chức năng “câp nhật” giúp cho các nhà quản lý và các bộ phận liên quan(NV xuất kho) kiểm soát tốt nhất thong tin chi tiết về các loại sách hiên có tại nhà sách. Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form Sau khi thống kê và bán sách người quản lí cửa hàng muốn biết thông tin lượng sách bán,lượng sách tồn và tổng doanh thu được trong một ngày.Từ đó dễ quản lí được hoạt động kinh doanh của cửa hàng trước hết là theo ngày sau dó la theo tháng và theo quý. Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form Ở biểu dồ này chúng tôi vẫn sử dụng 2 kho dữ liệu là “kho sách” và “kho hoá đơn”.Chúng tôi đã tinh chỉnh các tác nhân và chức năng chỉ là các thao tác vật lí mà không liên quan đến các chức năng trong lòng hệ thống. Loại bỏ những chức năng  gắn liền với các thao tác xử lí do đó chỉ còn lạị các chức năng như biểu đồ. 3.Biểu đồ BCD theo mô hình thực thể liên kết:  a.Phân tích: -Trong biểu đồ loại này chúng tôi xác định được các thực thể với các thuộc tính tương ứng của nó . Đó là:   Thực thể tblnhap có các thuộc tính như: mã sách(masach), tên sách(tensach), ngày nhập(ngaynhap), tháng nhập(thangnhap), tổng tiền nhập sách(tiennhaps), chiết khấu nhập(thuế nhập)(chietkhau),số lượng sách nhập(slnhap).   Thực thể tblxuat có các thuộc tính như:mã sách(masach),tên sách(tensach),ngày xuất(ngayxuat),tháng xuất(thangxuat), đơn giá(dongia),số lượng xuất(slxuat),chiết khấu xuất(ckhxuat).   Thực thể tblhoadon gồm các thuộc tính như: đơn giá(dongia),loại thuế(loaithue), ngày lập(ngaylap), mã nhân viên(manv), mã khách hàng(makh).   Thực thể tblnhanvien gồm các thuộc tính như: mã nhân viên(manv), tên nhân viên(tennv), quê quán(quequan), email, số điện thoại nhân viên(sdtnv), quyền hạn(quyenhan), mật khẩu(matkhau).   Thực thể tblkhachhang có các thuộc tính như:mã khách hàng(makh),tên khách hàng(tenkh), đơn vị công tác(donvicongtac), địa chỉ(diachi),số diện thoại(sodienthoai),số lượng sách yêu cầu(slyeucau),tuổi(tuoi),chức vụ nơi công tác(cvnoicngtac). b.Ta xây dựng được bảng thực thể liên kết ER như trong bảng dưới. -Giải thích bảng thực thể liên kết ER   Trong mỗi thực thể dòng chữ màu xanh thể hiện khoá của thực thể.       Vd: thực thể tblnhap thì khoá của nó là “masach”              thực thể tblxuat thì khoá của nó là “tensach”   Từ bảng tblnhap tới bảng tblxuat có liên kết 1-n ở thuộc tính masach vì khi nhập một loại sách thì chỉ có một mã nhất định nhưng có thể một loại sách đó có thể dược phân phát đi nhiều nơi,mỗi một nơi dược phân phát đi thì lại có một phiếu nhập riêng.   Từ bảng tblxuat tới bảng tblhoadon có lien kết 1-n ở thuộc tính tensach vì một tên sách có thẻ có nhiều hoá đơn (mỗi hoá đơn bán cho một nơi khác nhau).    Từ bảng tblxuat tới bảng tblnhanvien có liên kết 1-n ở thuộc tính manv do một hóa đơn  chỉ có thể do một nhân viên viết ra ,còn một nhên viên có thể viết nhiều loại hoá đơn khác nhau.    Từ bảng tblxuat tới bảng tblkhachhang có liên kết 1-n ở thuộc tính  makh là vì một hoá đơn cho một khách hàng dùng nhưng một khách hàng có thể có nhiều hoá đơn. Ta có thể hình dung sơ đồ sau khi kết nối có dạng như sau Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form Ta có thể hình dung sơ đồ Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form 4. Thiết kế Database vật lý (gồm 9 bảng) trình bày về các thông tin như Field Name, Type, Size, Description… Bảng 1:Ctnhap(MaPN, SoPN,NgayNhap, MaSach,SoLuong,Dongia,MaNCC,MaNV)           Khoá chính là MaPN Field Name Data Type Description Field Properties MaPN Text Ma phieu nhap Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes SoPN Text So phieu nhap Field size 30 Masach Text Mã Sách Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes Soluong Number Số lượng nhập sách Field size double Dongia Number Đơn giá sách Field size double MaNCC Text Ma nha cung cap Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes MaNV Text Ma nhan vien Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes Ngaynhap Date/Time Ngày nhap   Format Input mark Required Valudation rule dd/mm/yyyy 99/99/9999 yes >=01/01/1900# and<= ,date() Bảng 2: CTxuat( MaPX, SoPN,NgayXuat, MaSach,SoLuong,Dongia,MaNCC,MaNV) Khoá chính là MaPX Field Name Data Type Description Field Properties MaPX Text Ma phieu xuat Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes SoPX Text số phiếu xuất Field size 30 Ngayxuat Date/Time Ngày xuất Format Input mark Required Valudation rule dd/mm/yyyy 99/99/9999 yes >=01/01/1900# and<= ,date() Masach Text Mã Sách Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes Soluong Number Số lượng nhập sách Field size double Dongia Number Đơn giá Field size double MaKH Text Mã khách hàng Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes Bảng 3: KH(MaKH, TenKH, DiachiKH, TkKH) Khóa chính là MaKH Field Name Data Type Description Field Properties makhach Text Mã KH Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes tenkhach Text Tên KH Field size 30 diachi Text Địa chỉ Field size 50 TkKH Number Tàikhoan khách hàng Field size double Bảng 4: Ncc(MaNCC, TenNCC,D iachiNCC,TkNCC))     Khóa chính là MaNCC Field Name Data Type Description Field Properties MaNCC Text Ma nha cung cap Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes TenNCC Text Field size 30 diachi Text Địa chỉ Field size 50 TkNCC Number Tài khoản nhà cung cấp Field size double Bảng 5:Nv(MaNV,TenNV,DiachiNV, CMNDNV,Dienthoai)      Khóa chính là MaNV Field Name Data Type Description Field Properties MaNV Text Ma nhan vien Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes tenNV Text Tên nhân viên Field size 30 diachi Text Địa chỉ Field size 50 CMNDNV Number CMND nhân viên Field size double DienthoaiNV Number Điện thoại nhan viên Field size double Bảng 6:Hoadon(MaHD,SoHD,NgayHD)    Khóa chính là MaHD Field Name Data Type Description Field Properties MaHD Text Mã hoá đơn Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes SoHD Number Số hoá đơn Field size double NgayHD Date/Time Ngày hoá đơn Format Input mark Required Valudation rule dd/mm/yyyy 99/99/9999 yes >=01/01/1900# and<= ,date() Bảng 7:CTHD(MaHD,MaSach,soluong,MaNV) Field Name Data Type Description Field Properties MaHD Text Mã hoá đơn Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes MaSach Text Mã sách Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes Soluong Number Số lượng nhập sách Field size double MaNV Text Ma nhan vien Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes Bảng 8:Dmucsach(MaDM, TenDM,MotaDM)     Khóa chính là MaDM Field Name Data Type Description Field Properties MaDM Text Mã danh mục Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes TenDM Text Tên danh mục Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes MotaDM Text Mô tả danh mục Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes Bảng 9:Loaisach(Masach, Tensach,NXB, Tacgia, Luongton, MaDM)         Khóa chính là Masach Field Name Data Type Description Field Properties MaSach Text Mã sách Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes Tensach Text Tên sách Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes NXB Text Nhà xuất bản Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes LuongTon Number Lương tồn Field size double MaDM Text Mã danh mục Field size Format Input Mark Required Indexed 5 >  LL000 Yes Yes 5.Lưu đồ thuật toán:      Thuật toán nhập xuất sách Thuật toán tìm kiếm 6.Form thiết kế: Form 1: From đăng nhập: Form 2:Danh sach nhap_xuat tim kiem sack.Có thể tìm kiếm theo tên sách hoặc theo mã sách,tháng nhập,giá. Form 3:Đánh giá kết quả: Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form Form 4: cho ta biết hoá đơn bán lẻ,danh khách hang có 4 GroupBox, 1 CheckListBox. Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form Thiết Kế Báo Cáo Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form Top of Form Bottom of Form KẾT THÚC ĐỀ TÀI 1.Kết luận: Kế  toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của một tổ chức. là người nắm giữ và phân tích các hoạt động tài chính của doanh nghiệp vậy để làm việc một cách chính xác, hiệu quả thì kế toán cần phải sử dụng CNTT bằng cách áp dụng một hệ thống thông tin kế toán trong một quy trình nào của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu chi phí đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp mình. 2.Hướng mở của đề tài :            Khi thiết kế hệ thống thông tin kế toán cho quy trình bán hàng với mong muốn các doanh nghiệp sớm ứng dụng CNTT vào hoạt động của doanh nghiệp mình. 3.Tài liệu tham khảo : Tài liệu học tập Accounting Information System :Khoa CNTT trường ĐH Duy Tân Hệ thống thông tin kế toán :Khoa KTKT Trường ĐH KTQD ,NXB2004 www.caohockinhte.info/upload/forumdisplay.php?f=281 - 48k www.ou.edu.vn/vietnam/files/Decuongmonhoc/ Tạp chí công nghệ thông tin Tạp chí kế toán Sách hướng dẫn thiết kế hệ thống thông tin