Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN ***************** MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU GVHD : NHÓM TH : LỚP : KHOÁ : ĐÀ NẴNG 6/2008 Sự phát triển của CNTT và toàn cầu hóa đã tạo ra môi trường kinh doanh phức tạp ,thay đổi liên tục tạo ra nhiều thách thức và nguy cơ đối với doanh nghiệp Việt Nam mà lĩnh vực CNTT là lĩnh vực then chốt .Nếu chậm đổi mới ứng dụng vào quá trình sản xuất thì Doanh nghiệp Việt Nam sẽ dần mất đi vị thế trên trường quốc tế ,hàng hàng hóa làm ra khó có thể tồn tại trên thị trường .CNTT không còn là lĩnh vực mới mẽ và xa lạ nữa mà nó trở thành một phần quan trọng không thể thiếu trong thời đại công nghệ toàn cầu phát triển như vũ bão .Trong khi các nước trên thế giới đã ứng dụng phổ biến rộng rãi thành tựu CNTT vào tất cả các lĩnh vực của đời sống thì ở Việt Nam còn rất ít nếu không nói là hiếm .Nếu không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu xa về kinh tế ngày càng lớn.Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hoạt động chủ yếu là bằng thủ công trong hầu hết các công đoạn từ khâu đầu vào đến khâu sản xuất và tiêu thụ .Nếu có sử dụng CNTT thì chỉ là số ít doanh nghiệp tiên phong hay các công ty liên doanh liên kết nước ngoài mà thôi .Trong khi đó mô hình doanh nghiệp chủ yếu ở nước ta là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mức độ ứng dụng CNTT vào quá trình sản xuất kinh doanh càng ít ỏi .Nếu có điều kiện ứng dụng CNTT vào sản xuất thì sẽ tạo nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp . Chẳng hạn như ứng dụng CNTT vào quá trình bán hàng và tiêu thụ .Một hoạt động diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại của tất cả các doanh nghiệp ở bất kì quy mô nào trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh .Việc ứng dụng CNTT vào quá trình này sẽ giúp giảm thiếu được thời gian tiến hành hoạt động cũng như các khoản chi không cần thiết thay vào đó là thực hiện các hoạt động khác mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh .Đây là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh hơn xa hơn .Người ta thường nói mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế ,một khi doanh nghiệp mạnh thì nền kinh tế ngày càng đi lên ,sản phẩm làm ra được chấp nhận nhiều hơn ,tạo được vị thế trên trường quốc tế . Vì những lẽ đó mà chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng –thu tiền )với mong muốn nếu đề tài có điều kiện phát triển xa hơn thành phần mềm kế toán nó sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết ,mạng lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh . Để tiến hành thực hiện đề tài ,chúng tôi đã chọn doanh nghiệp tư nhân ,một doanh nghiệp thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhổ ,một mô hình rất phổ biến ở nước ta .Nếu có những ứng dụng CNTT thì sẽ phát triển xa hơn . Với lượng thời gian gấp rút ,nhưng chúng tôi cũng đã cố gắng hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định .Tất nhiên không thể không tồn tại những thiếu sót và khuyết điểm ,rất mong được sự góp ý bổ sung . Thông qua đề tài chúng tôi xin được nói lời cảm ơn đến các anh chị trong công ty TNHH đã giúp đỡ chúng tôi hoàn thành đề tài ,và đặc biệt xin được gởi lời cảm ơn đến thầy giáo bộ môn HTTTKT đã tư vấn ,giúp đỡ tận tình để chúng tôi hoàn thành được đề tài này .Chúng tôi xin chân thành cảm ơn. Đà Nẵng,Ngày15 tháng5 năm 2008 I Bảng kế hoạch triển khai thực hiện: Tuần 30:Lập kế hoạch triển khai đề tài Tuần 31:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài Tuần 32:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu Tuần 33:Phác thảo khung đề tài Tuần 34:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu Tuần 35-36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level) Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship) Tuần 38:Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo Tuần 39:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài.Thảo luận sữa chữa bổ sung và duyệt xong lần cuối Tuần 40:Hoàn thành đề tài II .Khảo sát thực tế : Đề tài được thực hiện tại công ty TNHH Thúy Mai.Là công ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử điện lạnh ,các mặt hàng gia dụng gồm có :tủ lạnh ,tivi.máy giặt,đầu đĩa các loại,máy điều hòa,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán,các hoạt động bán hàng thu tiền diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí III .Giới thiệu về đề tài : Đề tài PT&TKHTTT Kế toán doanh thu là một đề tài rất hữu ích đáng dể cho các doanh nghiệp nên quan tâm và hướng đến ứng dụng nếu được phát triển thành hệ thống phần mềm dùng cho các doanh nghiệp .Nó giúp cho DN vừa giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết khác như phải trả thêm lương cho công nhân ,chi phí phát sinh khác ,trong khi chỉ cần 1 lần chi cho phần mềm và dùng lâu dài ,lại vừa tiết kiệm thời gian để tiến hành các hoạt động khác hữu ích hơn .Đề tài này giúp cho DN chỉ phải tốn thời gian cho việc nhập liệu vào cuối kì hoặc thường kì ,tùy DN lựa chọn .Thời gian rãnh có thể dùng cho hoạt động khác .Có như thế mới tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn cho công ty,giúp công ty phát triển mạnh mẽ hơn . I.Thiết kế sơ đồ phân cấp chức năng FHD: - Chu trình doanh thu là một quá trình bán hàng thu tiền ,là hoạt động diễn ra ở bất cứ một doanh nghiệp nào .Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình doanh thu tại công ty TNHH KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG BÁN HÀNG LẬP HĐBH NHẬN ĐĐH KIỂM TRA TT LẬP LỆNH BÁN TRẢ LỜI ĐĐH KIẺM TRA CT LẬP HĐBH TH BÁO CÁO GIAO HÀNG LẬP LỆNH GIAO ĐÓNG GÓI THU TIỀN LẬP PHIẾU thuTHU KIỂM TRA CT TH GHI SO BÁO BẤO -Trong doanh thu có hoạt động bán hàng được diễn ra tại bộ phận bán hàng có 3 hoạt động đó là :Bán hàng,lập hoá đơn bán hàng và giao hàng.Hoạt động thu tiền gồm có :lập phiếu thu tiền ,kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn,và lập báo cáo và cuối kì.Hoạt động quản lí kho gồm:kiểm tra hàng mua ,nhập hàng sau khi kiểm tra,xuất hàng bán cho khách hàng,và lập phiếu nhập xuất. II.Biểu đồ phân luồng dữ liệu –DFD 1.Mức khung /bối cảnh (Mức 0) Chu trình doanh thu ở mức khung cảnh được miêu tả bằng sơ đố sau: KT DOANH THU NGÂN HÀNG BAN LÃNH ĐẠO KHÁCH HÀNG ĐĐH TT TIỀN G. HÀNG TRẢ LỜI ĐƠN HĐBH BÁO CÁO Y.CẦU B.CÁO NỘP TIỀN GIẤY BÁO Hình 1-Kế toán doanh thu ở mức khung cảnh QUẢN LÍ KHO YÊU CẦU BÁO CÁO -KH đến đặt hàng tại doanh nghiệp,cung cấp thông tin về bản thân cá nhân hoặc tổ chức đặt hàng và có nhiệm vụ thanh toán tiền khi nhận được hàng -Quá trình doanh thu bao gồm :Bán hàng và thu tiền +Tiến hành trả lời đơn hàng,lập hóa đơn bán hàng,giao hàng cho KH . +Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên +Cuối kì hay cuối niên độ kế toán (tuỳ thuộc vào mỗi công ty) gửi tiền vào ngân hàng và nhận giấy báo từ ngân hàng xác nhận tiền đã gửi 2. DFD Mức đỉnh(Mức 1) -Chu trình doanh thu gồm có hai hoạt động là bán hàng và thu tiền .Sau đây là biểu đồ thể hiện mức dưới đỉnh của hoạt động doanh thu KHÁCH HÀNG BÁN HÀNG NGÂN HÀNG BAN LÃNH ĐẠO THU TIỀN TT TIỀN TRẢ LỜI ĐƠN HĐBH ĐĐH G.HÀNG T.TKH YÊU CẦU B.KÊHĐ Y.CẦU BC BC D.THU Y.CẦU BC BÁO CÁO GỬI TIỀN GIẤY BÁO Hình 2-Sơ đồ thể hiện hoạt động doanh thu mức đỉnh KHO HÀNG HÀNG TRẢ LẠI YÊU CẦU BÁO CÁO -Khách hàng hàng sẽ đến đặt hàng tại công ty đồng thời công ty sẽ có được những thông tin về khách hàng hàng.Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận những thông tin đó -Bọ phận bán hàng tiền hành kiểm tra,xử lí thông tin về khách hàng hàng ,xét duyệt và trả lời đơn hàng nếu không chấp nhận bán . Nếu chấp nhận bán thì giao hàng và gửi hóa đơn bán hàng cho khách -Khi nhậ sau khi nhận hàng sẽ thanh toan tiền hang tại bộ phận thu tiền Cuối kì bộ phn thu tiền gửi tiền vào ngân hàng hàng và nhận lại giấy báo có Bên cạnh đó ban lãnh đạo có yêu cầu bộ phận bán hàng và thu tiền tổng hợp và báo cáo thông tin liên quan 2.1 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động bán hàng BÁN HÀNG GIAO HÀNG LẬP HĐBH KHÁCH HÀNG QUẢN LÍ KHO ĐĐH G.HÀNG T.LỜI ĐƠN GIẤY GỬI HÀNG HĐBH H HOÁ NHẬN HẦNG TRẨI LẠI Sổ TT.HH Y.CẦU K.HÀNG HÀNGH H.HOÁ Hình 3-Sơ đồ thể hiện hoạt động bán hàng (mức dưới đỉnh 1) -Khách hàng đến đặt hàng bộ phận bán hàng nhận đơn,tiến hành xét duyệt và trả lời đơn -Nếu bán hàng thì tiến hành giao hàng đồng thời lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng hàng -Nếu không chấp nhận đơn đặt hàng thì trả lời -Khách hàng hàng nhạ hàng xong sẽ kiểm tra hàng nếu thấy không đảm bảo chất lượng thì trả hàng -Bộ phận kho tiến hành nhập hàng bị trả lại 2.2 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động thu tiền Hình 4- Sơ đồ thể hiện hoạt động thu tiền ( mức dưới đỉnh 1) LẬP PHIẾU THU BÁO CÁO KIỂM TRA CT GHI SỔ KHÁCH HÀNG NGÂN HÀNG BAN LÃNH ĐẠO KHO KHÁCH HÀNG NỘP TIỀN GIẤY BÁO CÓ PHIẾU THU GIÁY BÁO THU TIỀN HÀNG HÓA -Khách hàng nhận được hàng sẽ thanh toán tiền cho doanh nghiệp,kèm cả giấy giao hàng mà DN đã giao.DN thu tiền,kiểm tra chứng từ và tiến hành lập phiếu thu giao cho khách hàng đồng thời tiến hàng ghi sổ -Cuối niên độ hay kì kế toán lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo 2.1.1 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho bán hàng trong hoạt động bán hàng NHẬN ĐƠN KIỂM TRA TRẢ LỜI ĐƠN LẬP LỆNH BÁN HÀNG BỘ PHẬN BH KHÁCH HÀNG Hình 5- Sơ đồ thể hiện hoạt động bán hàng (mức dưới đỉnh 2) KHÁCH HÀNG HÀNG HOÁ ĐƠN Đà KT TỪ CHỐI CHẤP NHẬN ĐĐH CHƯA KT ĐĐH -Khách hàng đặt hàng ,bộ phận nhận đơn tiếp nhận đơn hàng ,tiến hành kiểm tra các thông tin yêu cầu cùng như các thông ti về khách hàng hàng -bộ phận trả lời đơn trả lời đơn hàng là chấp nhận bán hay không dồng thời lập lệnh bán hàng giao cho bộ phận giao hàng 2.1.2 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho hoạt động giao hàng trong hoạt động bán hang LỆNH BÁN HÀNG ĐÓNG GÓI GỬI HÀNG LẬP GIẤY GỬI HÀNG KHÁCH HÀNG Hình 6-Sơ đồ thể hiện hoạt động giao hàng(mức dưới đỉnh 2) KHÁCH HÀNG HÀNG HÀNG HÓA LOẠI HÀNG KHO GIẤY GỬI HÀNG -Bộ phận giao hàng nhận được lệnh bán hàng tại bộ phận bán hàng tiến hành lập giấy gửi hàng sau đó đóng gói và gửi hàng cho khách hàng -Để lập được giấy gửi hàng các thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa ,loại hàng ,lệnh bán hàng 2.1.3 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động lập hóa đơn bán hàng tronghoạt động bán hàng LẬP HĐBH LỆNH BÁN HÀNG GIẤY GỬI HÀNG KIÊM TRA CT Hình 7-Sơ đồ thể hiện hoạt động lập hoá đơn bán hàng (mức dưới đỉnh 2 HÀNG HÓA KHÁCH HÀNG Sổ KHO LỆNH BH LOẠI HÀNG NHANVIEN -Bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng từ lệnh bán hàng và giấy gửi hàng mà bộ phận giao hàng đã lập ,tiếp đến tiến hành kiểm tra chứng từ và lưu vào kho -Để lập hóa đơn bán hàng thi thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa loại hàng ,lệnh bán hàng và hóa đơn bán hàng sẽ được lưu sổ -Cuối kì tiến hành lập tổng hợp chứng từ III.Các kiểu thực thể &mô hình ER(Entity Relationship) IV.Thiết kế Database vật lí (gồm có 9 bảng )trình bày về các thông tin như Field Name,Type,Size,Description…. 4.1Bảng HANGHOA: Trình bày các thông tin liên quan đến hàng hóa nhập xuấtgồm:MAHANG,TENHANG,ĐVT,MANCC,MALOAI,SLTON,SHTK,GHICHU HANGHOA Field Name Data Type Description Field Properties MAHANG Text Mã hàng Field size Format Input Mark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes TENHANG Text Tên hàng Field size 30 ĐVT Text Đơn vị tính Field size 10 MANCC Text Mã nhà cung cấp Field size Format Input Mark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes MALOAI Text Mã loại hàng Field size Format Input Mark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes SLTON Number Số lượng tồn Field size Single HINHANH Hình ảnh về hàng hóa SHTK Text Số hiệu tài khoản Field size 15 GHICHU Text Ghi chú Field size 50 4.2 Bảng LOAIHANG:Cung cấp các thông tin về các loại hàng có tại DN gồm có :MALOAI,TENLOAI,DIENGIAI,SOLUONG,GHICHU LOAIHANG Field Name Data Type Description Field Properties MALOAI Text Mã loại hàng Field size Format Input Mark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes TENLOAI Text Tên chủng loại hàng hoá Field size 30 DIENGIAI Text Diễn giải Field size 50 SLTON Number Số lượng tồn Field size Single GHICHU Text Ghi chú Field size 50 4.3 Bảng KHACHHANG:Cung cấp các thông tin liên quan đến đến khách hàng gồm có :MAKH,TENKH,DIACHI,TENCTY,STKPT,EMAILKH,FAX. Field Name Data Type Description Field Properties MAKH Text Mã khách hàng hàng Field size Format Input Mark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes TENKH Text Tên khách hàng Field size 30 DIACHI Text Địa chỉ khách hàng Field size 50 DIENTHOAI Text Điện thoại của khách hàng Field size 15 TENCTY Text Tên công ty mua hàng Field size 30 STKPT Text Số tài khoản phải thu khách hàng Field size 20 EMIALKH Text Địa chỉ email của khách hàng Field size 30 FAX Text Số fax của khách hàng Field size 30 4.4 Bảng NHACUNGCAP cung cấp các thông tin liên quan đến nhà cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp gồm :MANCC,TENCTY,STKPTR,DIACHI,SĐT,EMAIL NHACUNGCAP Field Name Data Type Description Field Properties MANCC Text Mã nhà cung cấp Field size Format Input Mark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes TENCTY Text Tên công ty bán hàng Field size 30 STKPTR Text Số tài khoản của công ty bán hàng Field size 30 DIACHI Text Địa chỉ công ty ,kh bán hàng Field size 30 SDT Text Số điện thoại công ty bán hàng Field size 15 EMAIL Text Địa chỉ email của nhà cung cấp Field size 15 4.5 Bảng HOADON:Cung cấp thông tin về hàng hóa xuất trong kì:Gồm có :MASHD,SOHD,NGAYHD,MSKH,MANV,MSPGH,TONGTIEN,TONGVAT HOADON Field Name Data Type Description Field Properties MSHĐ Text Mã số hoá đơn nhập xuất,nếu hoá đơn nhập thì kí tự đầu tư tiên là”N”,ngược lại là”X’ Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes SOHĐ Text số hoá đơn Field size 5 NGAYHĐ Date/Time Ngày lập hoá đơn Format InputMark Required ValudationRule dd/mm/yyyy 99/99/9999 Yes >=01/01/1900# and<=date() MSKH Text Mã số khách hàng mua hàng Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes MSNV Text Mã số nhân viên bán hàng Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes MSPGH Text Mã số phòng giao hàng Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes TONGTIEN Number Tổng tiền bán hàng Field size Single TONGVAT Number Tổng thuế VAT phải nộp Field size Single 4.6 Bảng CTHOADON:Cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến hàng bán đã có ở HOADON gồm có :MSHD,MSHH,SLUONG,DONGIA,T.TIEN,VAT Field Name Data Type Description Field Properties MSHĐ Text Mã số hoá đơn nhập xuất,nếu hoá đơn nhập thì kí tự đầu tư tiên là”N”,ngược lại là”X’ Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes MSHH Text Mã hàng Field size Format Input Mark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes SLUONG Number Số lượng hàng nhập xuất Field size Single DONGIA Number Dơn giá hàng hoá nhập xuất Field size Single T.TIEN Number Tổng tiền thanh toán cho hàng nhập xuất Field size Single VAT% Number Tổng thuế VAT phải nộp Field size Single 4.7 Bảng NHANVIEN:Cung cấp các thông tin liên quan đến nhân viên bán hàng gồm :MSNV,TENNV,HOLOT,GIOITINH,DIACHI,SDT,MSPGH Field Name Data Type Description Field Properties MSNV Text Mã số nhân viên bán hàng Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes HOLOT Text Họ lót của nhân viên bán hàng Field size 30 GIOITINH Yes/No Giới tính nhân viên ; Nam:Yes(-1) Nữ:No(0) default Yes TENNV Text Tên nhân viên Field size 15 DIACHI Text Địa chỉ nhân viên Field size 30 SDT Text Số điện thoại nhân viên Field size 15 MSPGH Text Mã số phòng giao hàng nhân Viên đang làm việc Field size Format InputMark Required 5 > LL000 Yes 4.8 Bảng GIAOHANG :Cung cấp thông tin về hàng giao cho khách hàng gồm có :MSPGH,NGAYGIAO,TENCTY,DIACHI,PHONE,FAX GIAOHANG Field Name Data Type Description Field Properties MSPGH Text Mã số phòng giao hàng nhân Viên đang làm việc Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes NGAYGIAO Date/Time Ngày giao hàng Format InputMark Required dd/mm/yyyy 99/99/9999 Yes TENCTY Text Tên công ty bán hàng Field size 30 DIACHI Text Địa chỉ công ty bán hàng Field size 30 SDT Text Số điện thoại công ty bán hàng Field size 15 FAX Text Số fax của người bán Field size 30 4.9 Bảng CTGIAOHANG:Cung cấp thông tin chi tiết cho hàng giao đã đề cấp đến ở GIAOHANG gồm có :MSPGH,MSHH,SOLUONG,DONGIA,THANHTIEN CTGIAOHANG Field Name Data Type Description Field Properties MSPGH Text Mã số phòng giao hàng nhân Viên đang làm việc Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes MSHH Text Mã hàng Field size Format Input Mark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes DONGIA Number Đơn giá hàng giao Field size Single SOLUONG Number Số lượng hàng giao Field size Single THANHTIEN Number Thành tiền cần thu Field size Single 4.10 bảng THU cung cấp thông tin về số tiền đã thu của khách hàng và còn có:MAPHIEU,SOHD,TENKH,DIACHI,LIDOTHU,TONGTHU,CONTHU Field Name Data Type Description Field Properties MAPHIEU Text Mã thiếu thu tiền hàng Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes SOHD Text Số hóa đơn đã giao Field size Format InputMark Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes TENKH Text Tên khách hàng mua hàng Field size Format 30 > DIACHI Text Địa chỉ khách hàng mua hàng Feld size 30 LIDOTHU Text Lí do thu tiền hàng Feld size 30 TONGTHU Number Tổng tiền hàng đã thu Field size Single CONTHU Number Số tiền hàng còn phải thu Field size Single V.Thiết kế các thuật toán (Algorthms)xử lí (sơ đồ khối) 5.1 Sơ đồ khối thể hiện hoạt động thu tiền : -Bắt đầu ta tiến hành nhập thông tin dữ liệu về giấy báo thanh thu tiền mà trước đây chúng ta dã giao cho KH khi giao hàng ,bây giờ KH trả tiền cho DN thì trả lại GBTT cho DN . -DN tiến hành kiểm tra chứng thực xem có thực là KH đã thanh toán hay chưa (KINH Tế tại ngân hàng nếu như trả bằng chuyển khoản) -Nếu Đúng CHI TIẾT NHẬN TIỀN NHẬP LIỆU (GBTT) KT N.VỤ HỢP LỆ BẢNG KÊ SAI SÓT KẾT THÚC ĐÁNH DẤU XOÁ HĐ SẮP XẾP THEO MSKH BẢNG KÊ HĐ Đà XOÁ SAI ĐÚNG BẮT ĐẦU 5.2 Sơ đồ khối thể hiện hoạt động:Trả lời đơn đặt hàng của KH -Bắt đầu :Nhập thông tin về đơn đặt hàng như là hàng gì ,số lượng ,chủng loại xuất xứ …. -Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu bộ phận quản lí kho cung cấp các thông tin cần thiết về loại hàng dó :số lượng tồn là bao nhiêu có đủ lượng hàng khách yêu cầu hay không ,đáp ứng được bao nhiêu thiếu bao nhiêu … -Nếu SAI tức là không đáp ứng được các yêu cầu của KH thì bộ phận bàn hàng tiến hành trả lời đơn hàng :Không bán hàng -Nếu ĐÚNG thì tiến hành lập lệnh bán hàng ,đồng thời lập lệnh giao hàng .Tiến hành in ra và cuối kì hoặc cuối mỗi tháng tiến hành lập bảng kê -Và kết thúc BẮT ĐẦU KẾT THÚC TRẢ LỜI ĐƠN KT ĐIỀU KIỆN :BÁN NHẬP THÔNG T.TIN ĐĐH IN HÀNG NGÀY LẬP LỆNH BÁN HÀNG BẢNG KÊ SAI ĐÚNG 5.3 Sơ đồ khối thể hiện hoạt động nhập hàng vào kho -B1Bắt đầu nhập vào thông tin hàng hóa -B2 Nếu mã hàng đã tồn tại tức là nhập sai thì tiến hành nhập lại -B3 Nếu sai thì làm bước tiếp theo nhập thông tin về hàng hóa ,lưu lại và kết thúc BẮT ĐẦU KẾT THÚC NHẬP T.TIN HH VÀ LƯU NHẬP T.TIN HH Mà HÀNG Đà TỒN TẠI SAI ĐÚNG B1Tiến hành nhập vào thông tin hàng hóa B2-Nếu mã hàng đã tồn tại thì trở lại bước 1,nhập lại thông tin về hàng hóa BNếu đúng thì tiến hành nhập tiếp và lưu lại VI Thiết kế Form nhập liệu CẬP NHẬT HÀNG HÓA Mã loại Tên loại Diễn giải Mã Hàng Tên hàng ĐVT SL tồn SHTK Mã NCC Thoát Xóa Thêm Về cuối Về sau Về trước Về đầu CẬP NHẬT PHIẾU THU Tên KH Địa chỉ Lí do nộp Tổng thu Còn thu Về trước Về sau Thoát Xóa Thêm ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gởi: Công ty TNHH Thúy Mai Công ty TNHH Huy Việt xin đặt quý công ty mặt hàng sau: STT Tên hàng,qui cách,phẩm chất sản phẩm,hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Tủ 1400*800*250 Cái 50 1783875.5 89193775 02 Tủ 1000*900*400 Cái 20 1187201 23744020 03 Tủ 750*120*250 Cái 40 461095.8 18443832 Tổng cộng 131381627 Tổng số tiền(Viết bằng chữ): Một trăm ba mươi mốt triệu ba trăm tám mươi Mốt ngàn sáu trăm hai mươi bảy đồng. (Đơn giá chưa bao gồm thuế VAT 10%) Yêu cầu: Hàng phải đảm bảo chất lượng tốt Tủ phải được niêm phong cẩn thận Hàng phải có giấy chứng nhận chất lượng Phương thức thanh toán chuyển khoản hay tiền mặt 15 ngày sau khi nhận hàng Địa điểm giao hàng: Công ty TNHH Trung Á Thời điểm giao hàng: Sau 10 ngày đặt hàng Xin cảm ơn! Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) VII Thiết kế báo cáo HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-311 GIÁ TRỊ GIA TĂNG BX/2006N Liên 3:Nội bộ No:0070689 Ngày 14 tháng 10 năm 2007 Đơn vị bán hàng :Công ty TNHH Thúy Mai Địa chỉ : 25 Trưng Nữ Vương –Đà Nẵng Số tài khoản : Điện thoại: 05113215876 MS: Họ và tên người mua hàng :Trần Thanh Tên đơn vị :Công ty TNHH Trung Việt Địa chỉ :310 Nguyễn Hoàng ,Đà Nẵng Số tài khoản : Hình thức thanh toán:Tiền mặt MS: Thành tiền Đơn giá SL ĐVT Tên hàng hóa dịch vụ STT 3=1*2 2 1 C B A 01 Tủ 1400*800*750 Cái 50 1800000 9000000 02 Tủ 1000*900*400 Cái 20 1200000 24000000 03 Tủ 750*120*250 Cái 40 470000 18800000 Cộng tiền hàng: 132800000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 13280000 Tổng cộng tiền thanh toán: 146080000 Số tiền viết bằng chữ:Một trăm bốn mươi sáu triệu không trăm tám mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký ,họ tên) Người bán hàng (Ký ,họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký,đóng dấu ,họ tên) BẢNG KÊ DỊCH VỤ HÀNG HÓA BÁN RA Ngày …tháng …năm 2007 Tên đơn vị : Ngành nghề kinh doanh: STT SHĐ Ngày HĐ Họ tên địa chỉ người mua Mã số thuế Mặt hàng Doanh số chưa thuế Thuế VAT(%) 1 Cộng: Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên,đóng dấu ) Mẫu phiếu thu tiền hàng Đơn Vị: Công ty TNHH Thúy Mai Địa Chỉ : 25 Trưng Nữ Vương _Đà Nẵng PHIẾU THU Số: 10T Ngày 2 tháng 4 năm 2008 Nợ TK 111: 30.000.000 Có TK 112: 30.000.000 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Thu Lài Địa chỉ: Thủ quỹ Lý do: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt Viết bằng chữ: Ba mươi triệu đồng y Kèm theo 1 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: ba mươi triệu đồng y Ngày 02 tháng 4 năm 2008 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Mẫu phiếu xuất kho hàng hóa Đơn Vị: Công ty TNHH Túy Mai Bộ phận : Bán hàng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 5 tháng 4 năm 2008 Tên điạ chỉ người nhận: Lý do xuất: Xuất bán Xuất tại kho ngăn lỗ: Hàng hoá Địa điểm: 18 Văn Cao STT Tên sản phẩm, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Yêu cầu 01 Máy Fax panasonic Một mặt hàng Máy 7 7 2.285.715 16.000.000 Cộng: 16.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo Ngày 02 tháng 4 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ (Ngày ….Tháng…Năm…) Tên cơ sỏ kinh doanh: Địa chỉ: Họ tên người bán hàng; Địa chỉ nơi bán: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Doanh thu có thuế suất Thuế suất VAT A B C 1 2 3 4 Tổng cộng tiền: Tổng số tiền bằng chữ: Ngày …Tháng…Năm… Người bán (Ký,họ tên) Đơn vị :………… Mẫu số S06DN Địa chỉ:………… (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC) BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH (Tháng….năm…) SHTK Tên TK SDĐK SPS trong kì SDCK Nợ Có Nợ Có Nợ Có A B 1 2 3 4 5 6 Cộng: Mẫu số 01-1/GTGT (Ban hành kèm theo thông tư) BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT) Người nộp thuế: Mã số thuế: Đơn vị tiền : đồng Việt Nam STT Hoá đơn chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế người mua Mã hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất Thuế VAT Ghi chú Kí hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày tháng năm phát hành 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế : 2.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0%: 3.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 5%: 4.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 10%: Tổng : Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra: 1.Kết luận: Bộ môn hệ thống thông tin kế toán là một môn rất quan trọng và thiết thực cho các kết toán kiểm toán viên tương lai.Nhờ có bộ môn này mà các nhân viên kế toán không chỉ dừng lại ở công việc là theo dõi và ghi chép sổ sách một cách máy móc nữa mà có thể tham gia vào qua trình phân tích và thiết kế hệ thông thông tin kế toán ứng dụng trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển . 2.Hướng mở của đề tài : Chu trình doanh thu là một chu trình quan trọng trong hoạt động của mọi loại hình doanh nghiệp ,nếu được ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu này sẽ mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp .Hy vọng rằng trong tương lai ứng dụng công nghệ vào kinh doanh sẽ phổ biến sâu rộng hơn . 3.Tài liệu tham khảo : Tài liệu học tập Accounting Information System :Khoa CNTT trường ĐH Duy Tân Hệ thống thông tin kế toán :Khoa KTKT Trường ĐH KTQD ,NXB2004 www.caohockinhte.info/upload/forumdisplay.php?f=281 - 48k www.ou.edu.vn/vietnam/files/Decuongmonhoc/ Tạp chí công nghệ thông tin Tạp chí kế toán Sách hướng dẫn thiết kế hệ thống thông tin A Lời mở đầu 2 I Bảng triển khai kế hoạch thực hiện 3 II Khảo sát thực tế 3 III Giới thiệu về đề tài 3 B Nội dung đề tài: 4 I Thiết kê sơ đồ phân cấp chức năng FHD 4 II Biểu đồ phân luồng dữ liệu DFD 5 III Các liểu thực thể và mô hình ER (Entity Relationship) 10 IV Thiết kế Database vật lí 11 V Thiết kế các thuật toán (Algorthms)xử lí(sơ đồ khối) 15 VI Thiết kế Form nhập liệu 19 VII Thiết kế báo cáo 22 C Kết bài: 26 Nhận xét của giáo viên hướng dẫn :