Đề tài Quản lý cung ứng hàng hóa tại thị trường Lào Cai của Công ty TNHH xây dựng và thương mại Thái Bình Minh

hoạch cung ứng hàng hóa của Công ty Công ty chia các loại hàng hóa của mình thành ba nhóm: hàng vật liệu thép, hàng vật liệu xi măng và hàng vật liệu khác (bao gồm: vật liệu gạch,vật liệu tấm lợp, hàng nội thất). Ba nhân viên phòng kinh doanh, mỗi người chịu trách nhiệm về một nhóm hàng. Các nhân viên này trước hết là dựa vào sổ kho theo dõi hàng hóa theo từng nhóm hàng đã được phân công để biết được thông tin lưu kho mỗi loại, kết hợp với sổ theo dõi lượng đặt hàng từ các nhà cung cấp tại các thời điểm khác nhau. Đồng thời dựa vào kinh nghiệm đã có của mình có sự trao đổi với cấp trên để xác định nhu cầu, biến động thị trường trong kì kế hoạch làm cơ sở để lên kế hoạch cung ứng. Xác định số lượng hàng hóa cần cung ứng Xác định chính xác số lượng từng hàng hóa cụ thể cần cung ứng trong kì kế hoạch là một việc vô cùng quan trọng. Bởi nếu xác định không chính xác: Nếu dự báo ít hơn nhu cầu thật, hàng hóa không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường không những giảm lợi nhuận trong kinh doanh mà còn làm mất uy tín, thị trường... của Công ty; Nếu dự báo lớn hơn nhu cầu thực tế, hàng hóa lưu kho nhiều sẽ làm tăng chi phí lưu kho. Việc xác định cầu mua sắm trong kì kế hoạch thường bao gồm ba bộ phận: Cầu hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường, cầu cho hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho và cầu dự trữ đề phòng biến động thị trường. Đối với từng thời điểm cụ thể, và với từng loại hàng hóa cụ thể mà có thể xác định được từng lượng hàng hóa cho các bộ phận trên. Trước hết là cầu để đáp ứng nhu cầu thị trường: Số lượng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường chính là lượng cầu tiêu dùng hàng hóa mà các nhân viên phụ trách đã dự báo cho kì kế hoạch. Hàng tháng, Công ty phải báo trước nhu cầu của mình trong tháng sau cho các nhà cung ứng để họ có kế hoạch sản xuất, lượng hàng đặt cho tháng sau bằng số lượng hàng hóa đã được tiêu thụ thực tế cùng kì năm trước. QDi = QD*i Trong đó: QDi - Cầu loại hàng hóa thứ i để cung ứng cho thị trường QD*i - Lượng hàng hóa thứ i đã được tiêu thụ thực tế cùng kì năm trước Lượng hàng đã tiêu thụ cùng kì năm trước được theo dõi trong sổ xuất kho từng mặt hàng. Trong trường hợp, lượng hàng đặt trước rất lớn, Công ty sẽ bổ xung thêm lượng hàng đó vào đơn đặt hàng. Song xác suất sảy ra trường hợp đó là rất thấp. Thứ hai, cầu cho hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho: Số lượng hàng này được xác định trên kinh nghiệm thực tế và lượng hỏng hóc, mất mát đã kiểm kê được trong các kì trước. Trên thực tế, lượng hàng hư hỏng mất mát trong quá trình lưu kho tại Công ty không nhiều cho thấy công tác bảo quản hàng hóa trong lưu kho là khá tốt. Theo định kì, ngày 30 hàng tháng Công ty sẽ kiểm kê từng mặt hàng. Xem lượng xuất, nhập, tồn có khớp không với công thức sau: Tồn cuối kì = Tồn đầu kì + nhập trong kì - xuất trong kì Chênh lệch giữa lượng tồn cuối kì tính được với lượng tồn thực tế sẽ thấy được công tác lưu kho và xuất nhập của kì đó có sai sót hay không. Từ đó làm cơ sở để điều tra lượng chênh lệch đó. Lượng tồn kho thực tế được kiểm kê và lập biên bản như mẫu biên bản kiểm kê sau: Công ty TNHH XD&TM Thái bình minh Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------o0o---------- Lào Cai, ngày 30 tháng 9 năm 2008 BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA 1. Bà Đào Thị Hoa : Thủ kho xi măng 2. Ông Mai Quốc Vương : Cán bộ nghiệp vụ xi măng 3. Ông Bùi Văn Minh : Kế toán Chúng tôi gồm: Cùng nhau kiểm kê số lượng xi măng trong kho Công ty ngày 30/9/2008 STT Chủng loại xi măng ĐVT Số lượng bao vỡ 1 Xi măng Hải Phòng PCB30 tấn 246.8 2 Xi măng Hải Phòng PCB40 tấn 75.55 3 Xi măng Phúc Sơn PCB30 tấn 87.3 4 Xi măng Phúc Sơn PCB40 tấn 34 Tổng cộng tấn 26 Chúng tôi cùng nhau lập biên bản này để xác nhận số hàng tồn kho tháng 9/2008. Thủ kho Kế toán NVNV P.Giám đốc Đào Thị Hoa Bùi Văn Minh Mai Quốc Vương Nguyễn Thị Liễu Lượng tồn kho trong sổ sách cũng được tính toán dựa trên sổ theo dõi suất nhập tồn trong kì tính toán và được lập thành sổ theo dõi suất nhập tồn như trong mẫu sau: Thẻ theo dõi xuất - nhập -tồn thép tsco từ 01/12 đến 31/12 năm 2008 loại thép đơn trọng tồn kho 30/11 nhập sócsơn Xuất trả sóc sơn tồn kho tbminh xuất tb minh kg cây đơn trọng kg cây kg cây kg cây kg cây Thép F6 16.184 - 811,0 4.438,0 10.935,0 - Thép F 8 36.317 - 7.074,0 19.183,5 10.059,5 - Thép D 10 6,245 3.283,0 527,0 6,26 28.040 4.479,0 31.323,0 5.006,0 Thép D 12 9,535 29.882,1 3.136,0 9,54 28.840 3.023,0 58.722,1 6.159,0 Thép D14 12,915 25.589,7 1.993,0 12,99 8.810 678,0 17.073,6 1.322,0 17.326,1 1.349,0 Thép D 16 17,450 20.599,4 1.181,0 17,46 41.530 2.379,0 30.764,4 1.763,0 31.365,1 1.797,0 Thép D 18 21,785 21,82 36.090 1.654,0 3.054,8 140,0 27.470,9 1.261,0 5.564,3 253,0 Thép D 20 27,290 46.888,5 1.718,0 27,29 33.540 1.229,0 2.729,0 100,0 34.057,9 1.248,0 43.641,6 1.599,0 Thép D 22 33,425 31.225,2 936,0 33,49 9.042 270,0 837,2 25,0 33,4 1,0 39.396,6 1.180,0 Thép D 25 43,180 20.707,1 479,0 43,13 6.038 140,0 7.470,1 173,0 19.275,0 446,0 Thép F 20 trơn 21,020 2.522,0 120,0 2.522,0 120,0 - - Thép D 28A2 1.490,4 28,0 1.490,4 28,0 Thép D 32A2 - - L 80x80x7x9 91,12692 4.738,6 52,0 4.738,6 52,0 - - L 90x90x7x9 83,883 5.033,0 60,0 4.613,6 55,0 419,4 5 L 100x100x7x9 122,33 4.893,0 40,0 4.281,6 35,0 611,5 5 U 120x120x6 47,125 2.827,5 60,0 2.356,3 50,0 471,3 10 Thép D 22A3 Thép D 25A3 Thép D 28A3 Thép D 32A3 199.679,5 10.330,0 244.431,0 13.852,0 14.506,0 265,0 159.003,9 6.080,0 270.600,7 17.837,0 Xác nhận của thủ trưởng Xác nhận của kế toán Ngoài ra, trong quá trình vận chuyển, bốc, xếp hàng cũng dẫn đến việc làm hỏng hàng hóa. Khi đó, Công ty sẽ lập biên bản để xác nhận lượng hàng hỏng và lượng hàng đã được khắc phục như mẫu sau: Công ty TNHH XD&TM Thái Bình Minh Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------o0o---------- Lào Cai, ngày 02 tháng 9 năm 2008 BIÊN BẢN XÁC NHẬN HÀNG HÓA Chúng tôi gồm: 1. Bà Đào Thị Hoa : Thủ kho xi măng 2. Ông Mai Quốc Vương : Cán bộ nghiệp vụ xi 3. Ông Nguyễn Tiến Hưng : Kế toán 4. Ông Phạm Ngọc Thơ : Nhân viên PTCKD Cùng nhau xác nhận lượng xi măng vỡ đóng lại ngày 6/9/2008 số lượng gồm: STT Loại hàng ĐVT Số lượng bao vỡ Số lượng đóng lại 1 Xi măng Hải Phòng bao 20 13 2 Xi măng Chinfon bao 6 5 Tổng 26 18 Chúng tôi cùng nhau lập biên bản này để kế toán Công ty làm cơ sở để xuất phí xi măng vỡ đóng lại. Thủ kho Kế toán NVNV NVTCKD P.Giám đốc Đào Thị Hoa Nguyễn Tiến Hưng Mai Quốc Vương Phạm Ngọc Thơ Nguyễn Thị Liễu Thứ ba, cầu dự trữ đề phòng sự biến động thị trường. Giá cả thị trường luôn biến động, việc dự báo chính xác biến động trên thị trường sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh rất lớn. Những năm gần đây, cơn sốt thép đã làm giá thép tăng chóng mặt. Theo các doanh nghiệp nhận xét thì thép là lĩnh vực kinh doanh "hốt bạc" trong năm 2007, ngay cả một doanh nghiệp thương mại cũng đã phát biểu: “Ai có tiền đầu tư vào thép đều trúng lớn”. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của việc dự báo chính xác biến động thị trường đối với mỗi doanh nghiệp. Việc dự báo ấy sẽ cho ta biết nên dự trữ hàng hóa nào đó với số lượng là bao nhiêu và khi nào thì mua vào, khi nào thì bán ra. Công ty luôn trú trọng việc dự báo và theo dõi biến động thị trường. Trong các phòng ban đều có nối mạng để nhân viên tiện thu thập tin tức. Trong các mặt hàng mà Công ty cung cấp thì có mặt hàng thép là biến động nhiều và thường xuyên nhất. Sự thay đổi từng giờ của giá thép đã khiến nhân viên phụ trách luôn phải cập nhật thông tin để kịp thời đưa ra các quyết định và việc xác định lượng dự trữ cho mặt hàng này không phải cho kì kế hoạch là tháng như các mặt hàng khác mà tùy vào sự biến động sẽ đưa ra thời gian mua hàng đó. Có khi thời gian quyết định mua chỉ tính bằng giờ, bằng phút. Các mặt hàng khác khá ổn định nên lượng hàng dự trữ cho biến động thị trường gần như không có. Cầu từ ba bộ phận trên của từng mặt hàng cộng lại sẽ là lượng cầu từng loại hàng hóa cần cung ứng trong kì kế hoạch. Sau khi tính toán được lượng cầu cho kì kế hoạch, Công ty sẽ gửi kế hoạch đặt hàng cho các nhà cung ứng vào ngày 05 hàng tháng. Tuy nhiên số lượng hàng đặt theo kế hoạch hàng tháng của Công ty không được chính xác. Số lượng hàng trong kế hoạch thường chênh rất nhiều so với lượng hàng thực tế mua trong kì. Ta có thể thấy được sự yếu kém trong công tác dự báo và xác định cầu cho kì kế hoạch. Sau đây là một đơn đặt hàng của Công ty: UBND tỉnh Lào Cai Cty TNHH XD&TM Thái Bình Minh CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Lào Cai, ngày 05 tháng 01 năm 2008 KẾ HOẠCH ĐẶT HÀNG THÁNG 02 NĂM 2008 Kính gửi: Trung Tâm Tiêu Thụ Xi Măng Hải Phòng. Công ty TNHH XD&TM Thái Bình Minh. Địa chỉ: 093 Nguyễn Du – P.Kim Tân – TP.Lào Cai – Tỉnh Lào Cai. Điện thoại: 020 840 609 Fax: 020 843 219 Tài Khoản: 102010000414342. Tại Ngân hàng Công Thương tỉnh Lào Cai. Mã số thuế: 5300208939. Xin đặt lượng hàng xi măng Hải Phòng tháng 02 năm 2008 như sau: STT Tên Hàng ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền 1  Xi măng bao PCB 30  tấn  4.000 2  Xi măng bao PCB40  tấn Cộng  4.000 Công ty TNHH XD & TM Thái Bình Minh Giám đốc Xác định chất lượng và dự kiến nhà cung ứng Việc xác định chất lượng và nhà cung ứng phụ thuộc vào việc chọn nhà cung ứng phụ thuộc chủ yếu vào việc lựa chọn khách hàng mục tiêu của Công ty. Khách hàng mục tiêu của Công ty là những đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tiêu dùng hàng vật liệu xây dựng và có điều kiện về vật chất, muốn tiêu dùng hàng hóa có chất lượng sản phẩm cao. Do đó, Công ty đã chọn những nhà cung ứng là các doanh nghiệp có sản phẩm với chất lượng tốt, đã có uy tín trên thị trường. Việc chọn nhiều nhà cung ứng cùng cung cấp một chủng loại sản phẩm vừa tạo ra sự phong phú về chủng loại, chất lượng và giá cả hàng hóa, vừa giúp Công ty tránh được những rủi ro trong kinh doanh. Đó cũng là một công tác đã luôn được ban lãnh đạo Công ty chú trọng. Cho đến nay, trừ vật liệu gạch mới có một nhà cung ứng là công ty TNHH một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu PRIME, các mặt hàng còn lại đều có ít nhất là hai nhà cung ứng. Ngoài ra, Công ty cũng chú ý đến việc tìm kiếm các nhà cung ứng các sản phẩm mới, đáp ứng được yêu cầu chất lượng, giá cả hợp lý và nhất là trên trường có cầu về sản phẩm đó. 2.1.1.2. Xác định lượng đặt hàng và lượng dự trữ tối ưu Sau khi có kế hoạch đặt hàng cho kì kế hoạch, cụ thể là tháng kế tiếp, thì việc tiếp theo là xác định số lần đặt hàng, thời điểm và số lượng cụ thể của từng lần đặt hàng trong tháng đó. Bởi cầu về cung ứng hàng hóa của Công ty trong một tháng là rất lớn so với tốc độ tiêu thụ sản phẩm trong một đơn vị thời gian nhỏ hơn, đó là một ngày. Công ty phải tính toán sao cho tổng chi phí nhỏ nhất trong giới hạn về kho tàng, tài chính và biến động thị trường sao cho lợi nhuận thu về là lớn nhất. Hàng vật liệu xây dựng là mặt hàng mang tính chất mùa vụ, các công trình xây dựng đa số được thực hiện vào mùa khô, mùa mưa thì ít hơn. Hơn nữa, nhu cầu thường biến đổi, vì đây là mặt hàng mà người tiêu dùng chỉ dùng một số lần nhất định. Khi họ có nhu cầu xây dựng thì phát sinh nhu cầu tiêu dùng hàng vật liệu xây dựng, để đưa ra lượng đặt hàng tối ưu thì công tác tìm hiểu nhu cầu thị trường nói trên phải khá chính xác. Trong đó có chú ý đến nhu cầu của các cửa hàng, các đại lý truyền thống, bởi lượng tiêu thụ của các đơn vị này có thể dự báo khá chính xác, bởi nó đã có một dãy số liệu về lượng hàng tiêu thụ tại từng đơn vị tró, dựa vào việc tính toán, sử lý tài liệu đó và dự báo nhu cầu, biến động thị trường tốt sẽ đem lại kết quả có độ chính xác cao. Tuy nhiên, Công ty chưa làm tốt công tác xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu. Bởi trên thực tế, Công ty vẫn còn tồn tại các trường hợp như: thiếu hàng để bán có nghĩa lượng hàng nhập lên nhiều khi không đủ số lượng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hàng hóa đó, nhiều khách hàng phải trờ đợi để láy hàng, cũng có khi chờ lâu, khách hàng buộc phải mua hàng của đơn vị khác; hay có \những hàng nhập vào nhưng phải bán trong một thời gian dài như một số mặt hàng gạch, đã làm tăng chi phí lưu kho hàng hóa, trong khi giá bán không thể đẩy lên, do đó kết quả kinh doanh mặt hàng đó thấp. 2.1.1.3. Xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết là lượng hàng hóa cần thiết để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành bình thường trong mọi điều kiện. Với Công ty, lượng dự trữ này chưa được tính toán một cách cụ thể. Mà chỉ là việc ước lượng của các nhân viên phụ trách. Khi lượng hàng trong kho giảm xuống khá nhiều, và thường là một mức nhất định, thấy đã đến lúc phải đặt hàng thì nhân viên sẽ tiến hành công việc đặt hàng rồi bố trí vận chuyển và mua hàng. Chính vì chưa xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết chính xác nên hiệu quả kinh doanh của Công ty chưa cao. Bởi nhiều trường hợp Công ty thiếu hàng để cung cấp cho khách hàng, ngay cả khi khách hàng đã đặt trước. Và trong nhiều trường hợp, không có hàng hóa nào đó trong một thời gian dài như gạch PRIME. 2.1.1.4. Xác định lượng thông báo hay khoảng cách đặt hàng Nhân viên phụ trách sẽ tiến hành thông báo đặt hàng khi thấy hàng trong kho giảm đến một mức nhất định và do lượng tiêu thụ trong một khoảng thời gian cụ thể là khác nhau nên khoảng cách đặt hàng khác nhau. Và lượng hàng đặt mỗi lần lại khác nhau tùy thuộc vào sức tiêu thụ hàng hóa tại Công ty. Công ty áp dụng chính sách mua trước để dự trữ kết hợp với mua đúng kịp thời nhưng mua trước để dự trữ là chủ yếu. Đối với mặt hàng xi măng, do thời gian sống của sản phẩm ngắn (khoảng 3 tháng) nên chủ yếu bán đến đâu mua đến đó, lượng lưu kho của mặt hàng này khá nhỏ, khi xi măng về đến ga Lào Cai đã được bán luôn tại đó, một số lượng nhỏ được trở về kho và các cửa hàng của Công ty. Sau đây là một đơn đặt hàng của Công ty: UBND tỉnh Lào Cai Cty TNHH XD&TM Thái Bình Minh CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Lào Cai, ngày 06tháng 10 năm 2008 ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT CÔNG TY NHHH XD & TM THÁI BÌNH MINH Địa chỉ: 093 Nguyễn Du – P.Kim Tân – TP.Lào Cai – Tỉnh Lào Cai. Điện thoại: 020 840 609 Fax: 020 843 219 Tài Khoản: 102010000414342. Tại Ngân hàng Công Thương tỉnh Lào Cai. Mã số thuế: 5300208939. Xin đặt lượng hàng với chủng loại và số lượng sau: Tt Chủng loại Hàng hoá Số lượng Đơn giá chưa VAT Ghi chú 1 Thép D10 CII 3.000 kg 1 bó 2 Thép D10 SD295A 16.000 kg 3 Thép F6 5.000 kg 4 Thép D12 CIII 62 cây 5 Thép D16 CIII 60 cây 6 Thép D22 CIII 45 cây 7 Thép D32 CIII 63 cây 8 Thép D25 CIII 66 cây Tổng 34.845 Thời gian giao nhận hàng: ngày 10/9/2008 Đại diện nhận hàng: Nguyễn Đức Thọ CMT: 131238285 . Xe: 19L - 9799 Thị trường tiêu thụ: Lào Cai và Lai Châu Công ty TNHH XD & TM Thái Bình Minh Giám đốc 2.1.2. Lựa chọn người cung cấp Trên thị trường, số lượng các nhà cung cấp mặt hàng vật liệu xây dựng là rất lớn, với các chủng loại hàng hóa khác nhau, có chất lượng, kiểu dáng ... khác nhau. Việc lựa chọn sản phẩm hàng hóa và người cung cấp chúng là hết sức cần thiết và quan trọng. Với mục tiêu cung cấp hàng hóa với chất lượng tốt đã được khẳng định trên thị trường, Công ty đã lựa chọn các nhà cung cấp như đã nói ở trên (phần 1 mục 3.1.2). Công ty thực hiện việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với các nhà cung ứng. Ngoài ra, Công ty cũng tiếp tục tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung ứng mới để làm tăng thêm sự phong phú về chủng loại hàng hóa và để tránh rủi ro cho những tình huống xấu do chỉ có một nhà cung cấp. Song, các nhà cung cấp những sản phẩm có chất lượng phù hợp với yêu câu Công ty đã đặt ra sẽ được lựa chọn. 2.1.3. Xây dựng và quản trị hệ thống kho tàng 2.1.3.1. Xây dựng hệ thống kho tàng Ngoài mặt hàng xi măng chủ yếu được bán tại bãi ga Lào Cai còn lại tất cả các mặt hàng đều được đưa về kho Công ty trước khi bán chúng do đó, Công ty cần một hệ thống kho tàng khá lớn. Việc xây dựng kho tàng luôn được quan tâm và đầu tư xây dựng. Hiện nay, Công ty đã có hai kho với tổng diện tích là 2950m2 với hai địa chỉ cụ thể: 1_ 093-Nguyễn Du-Kim Tân- Lào Cai 2_ 415-Nhạc Sơn- Cốc Lếu- Lào Cai Và đang xây dựng thêm hai kho với tổng diện tích 3150 m2 tại đường B1- Bắc Cường và tại đường Minh Khai - Phố Mới dự tính cuối năm 2009 sẽ đưa vào sử dụng hai kho này. Cả bốn kho này đều nằm ở vị trí khá thuận lợi, chúng đều nằm trên các trục đường nằm trong trung tâm thành phố Lào Cai đường dải nhựa lớn thuận tiện cho việc ra vào của các xe tải trở hàng. Mỗi kho được chia thành các ô nhỏ và phân chia các loại hàng vào từng ô đó, tùy theo số lượng và kích thước của từng mặt hàng mà các ô có kích thước khác nhau. Các mặt hàng cùng một chủng loại được xếp gần nhau; các chủng loại thuộc nhóm ngành hàng thì được xếp vào cùng một khu vực. Các kho được thiết kế xây dựng tuy không khoa học nhưng khá kiên cố đảm bảo độ an toàn lưu kho tránh tình trạng mất mát hàng hóa. Đồng thời cũng đảm bảo chất lượng hàng hóa trong lưu kho. Do đặc điểm của hàng hóa này là không dễ cháy, nổ nên hai kho hiện tại của Công ty không được trang bị các thiết bị an toàn như thiết bị chống cháy, nổ và thiết bị cứu hỏa. Hai kho đang xây dựng với thiết kế mới với việc rút kinh nghiệm và sửa chữa những hạn chế của các kho trước đó và đảm bảo tốt hơn các yêu cầu của kho tàng. 2.1.3.2. Công tác quản trị hàng hóa lưu kho Tiếp nhận hàng hóa Ø Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu. Có thể nói tiếp nhận hàng hóa là khâu bổ xung, hỗ trợ cho công tác mua sắm hàng hóa. Tại Công ty mọi hàng hóa về đến Công ty đều phải qua khâu kiểm định chất lượng, công việc này thường là do nhân viên phòng kinh doanh các nhân viên phụ trách mặt hàng đó chịu trách nhiệm. Hàng hóa nào không đảm bảo chất lượng sẽ không được nhập kho. Nếu hàng hóa đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu kĩ thuật thì thủ kho có trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng , chủng loại hàng hóa theo đúng quy định đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng. Hàng hóa thuộc kho nào thì thủ kho kiểm tra lượng thực nhập, so sánh với hoá đơn, hợp đồng, nếu có hiện tượng thiếu thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh và nhân viên chịu trách nhiệm mua bán để giải quyết và có biên bản xác nhận việc kiểm tra, sau đó thủ kho ghi thực nhận cùng với người giao hàng và cho nhập kho, từ đó phòng kế toán sẽ lập sổ theo dõi nhập kho hàng hóa. Để đảm bảo số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho đã được kiểm tra kĩ lưỡng. Để đảm bảo chất lượng trong quá trình lưu kho không chỉ do trang thiết bị cũng như điều kiện của kho mà còn dựa vào trình độ và kinh nghiệm của cán bộ quản lý kho. Vì vậy, thủ kho yêu cầu phải có bắng cấp, trình độ chuyên môn, hiểu biết về các loại hàng hóa thường lưu trong kho, bên cạnh đó phải chịu trách nhiệm về khối lượng, chất lượng hàng hóa do mình quản lý trước thủ trưởng đơn vị. Tuy nhiên, thủ kho của Công ty chỉ có trình độ phổ thông và chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác lưu kho hang hóa. Song các thủ kho đều đã cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Việc tiếp nhận hàng hóa được tiến hành theo các bước sau: + Nhận chứng từ. - Hàng hóa chủ yếu nhà xi măng; sắt thép; gạch ốp, lát; vật liệu lợp và vật liệu nội thất -Theo dõi bằng số sách, hóa đơn, nhập xuất hàng ngày. -Công việc cụ thể mà một thủ kho phải làm: Ghi lại số lượng báo cáo nhập, xuất hàng ngày Liệt kê số lượng , chủng loại, quy cách NVL để sắp xếp mặt bằng hợp lý Ghi lại mã số phiếu nhập, xuất kho vào sổ nhập, xuất + Chuẩn bị mặt bằng. Tính toán chi tiết số lượng , quy cách từng loại hàng hóa Bố trí sơ đồ kho Vệ sinh kho sạch sẽ Sắp xếp, phân loại hàng hóa theo từng ô Giữa các ô phải có lối đi thuận tiện cho việc vận chuyển Hàng hóa phải được sắp xếp sao cho khoa học và đảm bảo độ an toàn + Chuẩn bị công cụ. Căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu, số liệu nhập để chuẩn bị công cụ, số lượng nhân công bốc xếp vận chuyển hàng vào kho +Kiểm tra nguyên vật liệu. Kiểm tra số lượng hang hóa, quy cách, thời hạn sử dụng , nhãn hiệu Nếu sản phẩm không đúng với thông số ghi trên tem nhãn, phải báo cáo sửa đổi và yêu cầu sử lý theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp Nếu đúng thì bố trí vào khu vực đã được chuẩn bị Đánh ký hiệu để phân biệt sản phẩm không phù hợp Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào được áp dụng cho toàn bộ hàng hóa. Chất lượng hàng hóa quyết định đến uy tín của Công ty nên công tác kiểm tra được tiến hành theo một nguyên tắc nhất định. Khi các loại hàng hóa được mua phải có đầy đủ các tài liệu đi kèm : Chứng chỉ chất lượng. Hạn sử dụng bao gồm ngày sản xuất, ngày hết hạn sử dụng Những tiêu chuẩn ghi trong chứng chỉ phân tích hạn sử dụng và những tiêu chuẩn đặt ra đối với từng loại hàng hóa. Khi nhân viên kiểm tra thấy không đúng, không đủ, đều phải loại bỏ, trả lại nhà cung ứng. +Nhập kho. Hàng hóa được mua về hoặc do khách hàng cung cấp trước khi nhập kho phải qua các bước sau: Kiểm tra trước khi nhập kho Sắp xếp số lượng hàng hóa đủ tiêu chuẩn được nhập kho theo đúng vị trí của chúng đã được quy định Vào thẻ kho, theo dõi kiểm soát hàng nhập kho hàng ngày Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại hàng hóa sau khi xếp đủ để tránh nhầm lẫn + Cập nhật số liệu báo cáo. Cập nhật số liệu hàng hóa vào sổ theo dõi để báo cáo Vào thẻ kho Vào sổ kiểm tra Phiếu nhập kho được ghi làm 4 liên: 1 liên do thủ kho giữ 1 liên kế toán giữ 1 liên người giao hàng giữ 1 liên để lưu máy Nhìn chung khâu nhập kho tương đối khoa học và chặt chẽ nhưng mỗi đơn hàng vẫn có những báo cáo không phù hợp do chất lượng, số lượng hàng hóa không đảm bảo theo đúng hóa đơn của nhà cung ứng. Ví dụ: Mẫu thẻ kho của Xí nghiệp. THẺ KHO Ngày lập thẻ: Nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Đơn vị tính: ngày Chứng từ ghi chú Số lượng kí nhận Số phiếu ngày tháng nhập xuất tồn nhập xuất Công tác bảo quản, cấp phát hàng hóa Kho là nơi tập trung dự trữ hàng hóa của Công ty trước khi tiêu thụ. Doanh nghiệp có rất nhiều loại hàng hóa khác nhau. Do đó, để tập trung chúng cũng cần phải có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng loại đối tượng dự trữ. Việc sắp xếp hợp lý hàng hóa trong kho có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi để quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả diện tích kho. Việc sắp xếp hợp lý diện tích trong kho phải đảm bảo các yêu cầu: + Sử dụng hợp lý diện tích, không gian và vị trí các khu vực trong kho + Sắp xếp hợp lý vật tư theo phương châm “4 dễ”. Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra. Để tạo điều kiện thuận lợi thực hiện công việc chăm sóc, bảo quản và xuất nhập hàng hóa + Vận dụng tốt các thành tựu KH-KT hiện đại, nhất là kỹ thuật vi tính vào việc sắp xếp quản lý kho Hoạt động sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho: Công ty sử dụng các phương pháp sắp xếp chủ yếu là sắp xếp hàng hóa theo từng loại vào từng ô và các hàng hóa cùng chủng loại được sắp xếp gần nhau, các hàng hóa thuộc cùng ngành hàng được sắp xếp vào cùng khu vực. Đây là phương pháp khá khoa học và phù hợp với đặc điểm của hàng vật liệu xây dựng rất thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Những loại vật tư sẽ được bảo quản tùy theo đặc điểm của từng loại, đối với hàng thép dễ bị han gỉ nên được bảo quản nơi thoáng mát, không bị ẩm và tránh các điều kiện không tốt cũng như tiếp xúc với các chất làm thép bị hư, hỏng. Đối với mặt hàng xi măng có đặc điểm là chất kết dỉnh thủy dễ bị hỏng, chết khi bị gặp ẩm, ướt nên cũng được xắp xếp vào khu vực thoáng, mát độ ẩm thích hợp. Các vỏ bì dễ bị rách khi bị va đập vào các vật cứng, nhọn sắc như sắt, dao nên công việc bảo cũng được trú trọng vấn đề này... Nói chung, các hàng hóa đều được sắp xếp vào các kho riêng chuyên dụng đảm bảo khá tốt các điều kiện bảo quản hàng hóa đồng thời đem lại hiệu quả cao trong lưu kho. Bên cạnh đó, Công ty cũng sử dụng phương pháp tần suất quay vòng. Đặc điểm của phương pháp này là loại vật tư nào xuất nhập nhiều lần nhất trong một đơn vị thời gian thì ưu tiên sắp xếp vào những chỗ gần nhất, dễ lấy nhất và ngược lại. Phương pháp này đỡ tốn sức lao động của công nhân khuân vác, bốc xếp, hợp với loại vật tư cồng kềnh, khó di chuyển như sắt thép, xi măng. Đây cũng là một phương pháp đem lại hiệu quả lưu kho cao bởi nó làm tiết kiệm chi phí bốc xếp, khuân vác và giảm bớt không ít khó khăn cho nhân viên quản lý kho. Nhìn chung công tác lưu kho và bảo quản hàng hóa tương đối ổn định do đã áp dụng triệt để và đồng thời hai phương pháp trên nên đã đem lại hiệu quả lưu kho tốt hơn. Công tác tổ chức bảo quản kho tại xí nghiệp luôn phải đáp ứng những yêu cầu chung là: Cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, kho có sơ đồ sắp xếp phân loại NVL. Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được sắp xếp và bảo quản đúng quy định. Xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho. Tuy nhiên, do trang thiết bị bảo quản , trình độ và trách nhiệm của cán bộ quản lý kho còn hạn chế nên các quy định và yêu cầu trên thực hiện chưa thực sự tốt. Dù hệ thống sổ sách rõ ràng song không tránh khỏi những sai sót. Điển hình là trong đơn hàng xi măng Bút Sơn ngày 6 tháng 7 năm 2007, Công ty đã phải thu hồi hàng hóa vơi số lượng là 817 tấn sau khi được bán ra thị trường do không ghi rõ hạn sử dụng cũng như lô, ngày sản xuất. Cụ thể các lô nhập kho sau: - Lô B.114 (Số lượng: 105 tấn) - Lô B.106 (Số luợng: 70 tấn) - Lô B.130 (Số lượng: 66 tấn) - Lô B.131 (Số lượng: 70 tấn) - Lô B.116 (Số lượng: 65 tấn) - Lô B.132 (Số lượng: 90 tấn) - Lô B.136 (Số lượng: 35 tấn) Công tác theo dõi, ghi chép tại kho Công tác thống kê, lập sổ sách theo dõi suất nhập, tồn kho đối với tàng loại hàng hóa cụ thể đã được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, kịp thời với các biểu, mẫu được thiết kế khoa học như đã nêu ở trên. Kho được kiểm tra định kì hàng tháng để đối chiếu số lượng cũng như kiểm tra chất lượng của hàng hóa. Ban giám đốc có thể ra quyết định kiểm tra bất thường khi thấy cần thiết. Công tác cấp phát hàng hóa Mô hình bán hàng của Công ty là: KH đặt hàng NVBH lập phiếu xuất kho Thủ kho xuất hàng theo phiếu xuất Công ty thụ động nhận các đơn đặt hàng là chủ yếu. Mà Công ty sử dụng hình thức cấp phát theo lệnh mà cụ thể là theo phiếu xuất kho nên làm cho thủ bị động trong việc chuẩn bị hàng xuất kho cũng như bố trí nhân viên bốc xếp. Khi nhận được phiếu xuất kho từ các nhân viên bán hàng thủ kho sẽ chuẩn bị các thủ tục xuất hàng theo phiếu xuất đồng thời vào sổ sách, giấy tờ. Mẫu phiếu giao hàng của Công ty: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc ------***------ PHIẾU GIAO HÀNG Ngày … tháng … năm 200.. Đơn vị bán: Công ty TNHH Hoà Bình Địa chỉ: 267 Đ. Hoàng Hoa thám – TP Yên Bái Điện thoại: 029.852.630 Đơn vị mua: ……………………………….. Địa chỉ: ……………………………………. Nơi giao hàng : …………………….……… Điện thoại:………………………………… STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành Tiền Tổng cộng Người mua hàng Người bán hàng (ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) 2.1.4. Tổ chức hoạt động vận chuyển Với nguồn vốn nhất định, để đạt được kết quả kinh doanh tốt Công ty phải luôn cân nhắc mọi hoạt động đầu tư. Để mua sắm các phương tiện vận chuyển cần phải bỏ ra một lượng tiền rất lớn mà số tiền đó lại được trích từ nguồn vốn kinh doanh. Nếu Công ty đầu tư mua phương tiện vận chuyển sẽ làm giảm nguồn vốn kinh doanh lưu động, ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của mình trong khi chưa có gì đảm bảo công tác vận chuyển sẽ tốt hơn thuê ngoài. Do đó, Công ty đã sử dụng phương thức vận chuyển thuê ngoài là chủ yếu. Đối với hoạt động vận chuyển đầu vào, do số lượng cần vận chuyển lớn với quãng đường dài do khoảng cách từ các nhà cung ứng đến kho Công ty nên vận chuyển đầu vào của Công ty được thuê ngoài 100%. Vận chuyển đầu ra chủ yếu do Công ty tự vận chuyển do tần suất vận chuyển nhiều và không hay chồng chéo với số lượng ít và quảng đường gần, phù hợp với số lượng phương tiện vận chuyển của Công ty. Công ty hỗ trợ vận chuyển trong nội thành phố Lào Cai với các khách hàng mua hàng với tổng giá trị thanh toán trên 20 triệu đồng, và vận chuyển khi có nhu cầu của các khách hàng khác. Đối với các đơn hàng lớn, phải vận chuyển xa thì được thuê ngoài. Hiện này, Công ty đã có khá nhiều các hợp đồng vận chuyển với các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp, vừa đảm bảo chi phí kinh doanh vận chuyển lại đáp ứng được yêu cầu về tốc độ vận chuyển. Tùy theo đặc điểm của hàng hóa và điều kiện giao thông, cũng như chi phí vận chuyển của từng loại phương tiện vận chuyển mà Công ty sẽ lựa chọn phương tiện vận chuyển cũng như đơn vị vận chuyển. Phương tiện vận chuyển mà Công ty sử dụng bao gồm: Tàu hỏa và tàu thủy chuyên chở xi măng, tàu thủy chở từ nhà máy xi măng Phúc Sơn tới cảng Việt Trì, từ đó chuyển sang tàu hỏa hoặc vận chuyển theo đường bộ bằng các ô tô tải. Tàu hỏa vận chuyển xi măng Hải Phòng từ ga Hải Phòng, xi măng Yên Bái đến ga Lào Cai. Xi măng Bút Sơn được chuyển chủ yếu bằng đường bộ do số lượng nhập ít và không thường xuyên. Các mặt hàng khác được vận chuyển theo đường bộ bằng các xe tải với kích thước và trọng tải khác nhau tùy vào số lượng hàng cần nhập. Các công ty vận tải truyền thống của Công ty là: Công ty vận tải đường sắt Hải Phòng, Công ty vận tải đường sắt Lào Cai, Công ty vận tải đường sắt Yên Bái, Công ty dịch vụ vận tải đường thủy Việt trì, Công ty TNHH Quốc Thắng, Công Ty TNHH Vận tải Toàn Thắng, Công ty TNHH TM XD Vận Tải Thanh Phương. Khi có nhu cầu vận chuyển, Công ty sẽ lựa chọn phương tiện và đơn vị vận chuyển thích hợp nhất rồi thông báo trước cho các đơn vị vận chuyển các thông tin về chủng loại, số lượng hàng hóa vận chuyển, địa điểm và thời gian nhận và trả hàng trước cho các đơn vị đó bố trí phương tiện và thời gian. Còn đối với việc tự vận chuyển, Công ty cũng thực hiện việc bố trí phương tiện và nhân viên lái xe túc trực và báo trước địa thời gian và điểm nhận, trả hàng. 2.2. Đánh giá chung về công tác quản lý cung ứng hàng hóa tại Công ty 2.2.1. Những kết quả đã đạt được trong công tác quản lý cung ứng hàng hóa Qua những phân tích về tình hình quản lý cung ứng hàng hóa ở trên ta, có thể thấy rõ những kết quả mà công tác này đã đạt được: Về công tác xác định các chỉ tiêu cung ứng và dự trữ Việc xác định các chỉ tiêu cung ứng và dự trữ đã được tiến hành một cách nghiêm túc, đã đưa ra các thông số chỉ tiêu cung ứng dự trữ cụ thể cho kì kế hoạch. Thứ nhất, là hàng tháng Công ty đã xây dựng và đưa ra số lượng từng loại hàng hóa cụ thể cần cung ứng trong tháng kế tiếp để thông báo cho các nhà cung ứng chuẩn bị kế hoạch sản xuất kinh doanh đồng thời đó chính là cơ sở để phòng kế toán tài chính chuẩn bị tài chính trả cho các nhà cung ứng, cho việc lên kế hoạch hợp đồng phương tiện vận chuyển cũng như việc chuẩn bị kho bãi của thủ kho. Thứ hai, là để đạt được mục tiêu đề ra, Công ty đã có chính sách lựa chọn nhà cung ứng cho mình. Sau 7 năm hoạt động kinh doanh đến nay Công ty đã xây dựng được mối quan hệ tốt với bạn hàng là những nhà cung ứng. Có những nhà cung ứng đã trở thành đối tác truyền thống của Công ty. Bên cạnh đó việc tìm kiếm các bạn hàng mới nhằm đa dạng hóa sản phẩm của mình cũng đã thu được kết quả khá tốt. Từ những năm đầu mới thành lập, Công ty mới chỉ cung ứng số lượng khiêm tốn các mặt hàng như sắt thép TISCO, xi măng Hải Phòng, xi măng CHIN FON, xi măng Lào Cai, gạch PRIME, ngói Đông Anh, ống nhựa Tiền Phong, cho đến nay số lượng đó đã tăng nên rất nhiều, không chỉ tăng lên về số lượng nhà cung ứng mà sản phẩm của Công ty đa dạng lên rất nhiều. Thứ ba, là đã xác định rõ lượng đặt hàng và dự trữ ưu, lượng dự trữ tối thiểu cần thiết đó là căn cứ để đưa ra lượng thông báo và thời gian đặt hàng, từ đó giảm đáng kể chi phí kinh doanh cho Công ty. Đồng thời vẫn đáp ứng được 93% nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của Công ty trên thị trường. Việc xây dựng và quản trị hệ thống kho tàng Thứ nhất là việc xây dựng hệ thống kho tàng ngày càng phù hợi với các yêu cầu của kho bãi và khoa học hơn tại các địa điểm thuận tiện đã góp phần tạo nên thành công của Công ty. Bởi nó đã tạo ra những tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh, đồng thời góp phần vào việc xây dựng hình ảnh Công ty. Thứ hai là công tác quản trị kho tàng cũng là một thành công trong quản lý cung ứng hàng hóa của Công ty. Với việc theo dõi, quản lý sát sao đầu vào, đầu ra cũng như số lượng và chất lượng hàng hóa trong quá trình lưu trữ bằng các bảng biểu sổ sách được thiết kế khoa học đã làm tăng thêm hiệu quả trong công tác này. Từ việc sắp xếp bố trí hàng hóa trong kho hợp lý, khoa học đã giúp giảm đáng kể chi phí vận chuyển, khuân vác, bốc xếp cũng như chi phí kiểm tra, kiểm soát hàng hóa trong kho. Giúp thủ kho giảm bớt các khó khăn trong công tác lưu kho. Việc sắp xếp kho hợp lý cũng làm cho việc luân chuyển hàng hóa trong kho được thuận lợi và đảm bảo đúng chất lượng sản phẩm cũng như thời hạn sống của mọi hàng hóa trong Công ty. Tổ chức hoạt động vận chuyển Việc tổ chức hoạt động vận chuyển tốt không những đem lại hiệu quả kinh doanh cao mà còn tiết kiệm được chi phí đầu tư mua sắm phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển. Việc lựa chọn phương thức, phương tiện vận chuyển và đơn vị vận chuyển cũng là thành công của Công ty bởi các hoạt động này rất phù hợp. Nó đã đáp ứng được nhu cầu vận chuyển của Công ty với chi phí hợp lý. Việc vận chuyển hàng hóa kịp thời đã làm tăng khả năng cung ứng hàng hóa. Đồng thời chi phí vận chuyển hợp lý cũng làm tăng sức cạnh tranh cho hàng hóa nhờ giảm được chi phí. Từ đó đem lại kết quả kinh doanh tốt hơn cho Công ty. Nguồn nhân lực Nguồn nhân lực của Công ty không chỉ phát triển về mặt số lượng mà chất lượng cũng ngày một tăng lên. Điều này đã được thể hiện rất rõ thông qua số liệu về số lượng, trình độ lao động hàng năm của Công ty. Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhất trong mọi tổ chức. Trong kinh doanh, việc sử dụng đúng người, đúng việc là một điều rất quan trọng. Nhân viên trong Công ty đã không ngừng nỗ lực cố gắng trau dồi kiến thức, thu thập thông tin để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Chất lượng lao động là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty, nhận thức rõ điều này, ban lãnh đạo Công ty đã thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo kĩ năng nghiệp vụ cho nhân viên đồng thời tạo điều kiện cho các nhân viên có nhu cầu phát triển trình độ của mình bằng việc đăng kí học các lớp đại học dành cho đối tượng vừa học vừa làm. Tóm lại, công tác quản lý cung ứng hàng hóa của Công ty đã có những thành công nhất định, điều này đã đem lại hiệu quả ngày càng cao trong kinh doanh của Công ty. Điều này được thể hiện rõ thông qua bảng kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2003-2008. Và việc tạo lập được uy tín, hình ảnh, chỗ đứng vững chắc trên thị trường hai tỉnh Lào Cai và Lai Châu thông qua việc lượng hàng được tiêu thụ của Công ty ngày càng tăng, doanh thu ngày một lớn. 2.2.2. Những tồn tại trong công tác quản lý cung ứng hàng hóa của Công ty Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác quản lý cung ứng hàng hóa của Công ty cũng còn nhiều điểm hạn chế. Cụ thể như sau: Trong công tác xác định các thông số về đặt mua và dự trữ hàng hóa, các thông số xác định được chỉ mang tính chất ước lượng, độ chính xác thấp nên đã tạo ra sự yếu kém cho hoạt động cung ứng hàng hóa của Công ty. Cụ thể, Công ty mới đáp ứng được 93% nhu cầu của khách hàng, và trong đó có khoảng 2% là khách hàng phải mua hàng hóa cùng chủng loại nhưng khác nhãn hiệu do lượng dữ trữ hàng hóa đó không đủ hay bị hết. Có tình trạng thiếu hàng hóa trong một thời gian tương đối dài là do việc xác định sai nhu cầu tiêu dùng sản phẩm nên thông báo lượng đặt hàng cho kì kế hoạch thấp hơn thực tế nên bị thiếu hàng. Tình trạng này tuy không quá nhiều nhưng cũng phần nào ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh, uy tín và kết quả kinh doanh của Công ty. Trong công tác lưu kho, mặc dù đã được kiểm soát khá chặt chẽ song nhiều khi vẫn sảy ra các sai sót trong công tác lưu kho. Đối với việc cấp hàng cho các cửa hàng của Công ty đã có tình trạng xuất hàng nhưng không vào thẻ kho, dẫn đến việc mất thời gian và chi phí cho việc kiểm kê hàng hóa trong kho và điều tra nguyên nhân thiếu. Hay việc chồng tréo giữa nhân viên bán hàng và nhân viên lưu kho nên cũng dẫn tới tình trạng sai sót và phức tạp trong công tác xuất hàng. Bởi nhiều khi nhân viên bán hàng cũng có thể xuất kho. Việc xuất kho trực tiếp của nhân viên bán hàng khiến cho việc vào sổ xuất kho không đảm bảo chính xác cũng làm tăng chi phí và mất thời gian cho việc kiểm kê, đối chiếu sổ sách và hàng hóa trong kho. 2.2.3. Nguyên nhân của các tồn tại trong công tác quản lý cung ứng hàng hóa Trước hết là do trình độ hạn chế của đội ngũ nhân viên: Mặc dù trình độ của nhân viên trong Công ty ngày càng được nâng cao song vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của việc nghiên cứu, dự báo nhu cầu và biến động thị trường nên không thể đưa ra các thông số dự báo chính xác. Từ đó, tạo ra năng lực cung ứng hàng hóa của Công ty không đảm bảo. Hơn nữa do trình độ hạn chế của nhân viên cũng tạo ra những khó khăn cho công tác lưu kho. Cán bộ phòng kinh doanh đi mở thị trường làm không tốt công việc được giao nên cũng gây nên việc dự báo sai, và không mở rộng được thị trường không đẩy mạnh được lượng tiêu thụ hàng hóa. Thứ hai, Công ty chưa xây dựng được chiến lược phù hợp để từ đó làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch cho Công ty. Thứ ba, do sự chồng tréo trong công tác quản lý. Công ty còn mang nặng tính chất Công ty gia đình, nên việc quản lý chưa thật sự hợp lý và chặt chẽ. Đã gây ra nhiều sự chồng tréo khiến cho công việc của các nhân viên gặp nhiều khó khăn. Thứ tư, do thiếu cán bộ có trình độ quản lý chuyên môn. Nên công tác quản lý còn nhiều bất cập. Thứ năm, vốn đầu tư của Công ty hạn hẹp, nên cản trở phần lớn các dự án đổi mới của của mình Phần III: Giải pháp hoàn thiện công tác cung ứng hàng hóa tại công ty TNHH xây dựng và thăng mại thái Bình Minh tại thị trường Lào Cai 3.1.Định hướng phát triển thị trường và năng lực cung ứng hàng hóa của công ty Với mục tiêu đẩy mạnh lượng tiêu thụ hàng hóa của mình, Công ty đã đưa ra định hướng phát triển thị trường cả về chiều rộng và chiều sâu. Với việc đưa hàng hóa ra thị trường mới là các tỉnh Điện Biên và Yên Bái cùng các huyện tại hai tỉnh Lào Cai và Lai Châu chưa có hàng hóa của Công ty. Công ty dự tính đến năm 2015 sẽ đưa hàng hóa của mình xâm nhập các thị trường mới đó. Về phát triển thị trường theo chiều sâu, đó là việc tìm kiếm các chủng loại hàng hóa khác và các hàng hóa cùng chủng loại nhưng khác về mẫu mã, chất lượng nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tiêu dùng hàng hóa của thị trường hiện tại. Đồng thời cũng làm tăng khả năng cung ứng hàng hóa của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty mong muốn xây dựng được nhiều hơn nữa các cửa hàng, đại lý cung ứng hàng hóa của mình bằng việc xây dựng mối quan hệ tốt với các cửa hàng đại lý mới, và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các cửa hàng đại lý hiện tại của mình. 3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác cung ứng hàng hóa tại thị trường Lào Cai của công ty TNHH xây dựng và thương mại thái Bình Minh 3.2.1. Phát triển nguồn nhân lực Nội dung của biện pháp Lao động đóng vai trò quan trọng đối với quá trình kinh doanh, sự tác động của lao động lên đối tượng lao động bằng công cụ lao động cần thiết để tạo ra của cải vật chất cho xã hội nói chung và đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp nói riêng. Từ vai trò của người lao động trong hoạt động kinh doanh mà Công ty cần có biện pháp đào tạo nâng cao trình độ cho người lao động là một biện pháp cần thiết và đem lại hiệu quả cao. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ người lao động là yếu tố giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc. Trình đội chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên trong Công ty rất thấp. Lực lượng lao động chủ yếu là có trình độ phổ thông và trung cấp. Trong tổng số 86 lao động thường xuyên hiện nay mới chỉ có 1 cán bộ có trình độ đại học. Chất lượng lao động ảnh hưởng lớn nhất đến chất lượng và hiệu quả công việc do đó cần phải có sự đầu tư đáng kể vào việc phát triển đội ngũ lao động tạo dựng nên lực lượng lao động giỏi, vững mạnh cho Công ty. Trước hết, đối với cán bộ quản lý: Để nâng cao trình độ quản lý, nhất là với ban lãnh đạo Công ty và cán bộ quản lý nói chung, Công ty cần thực hiện theo các hướng sau: + Cử một số cán bộ đi đào tạo về nghiệp vụ quản lý cũng như các lớp đào tạo chuyên môn, chuyên ngành kinh tế. + Tuyển dụng lao động có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ quản lý cao, nên ưu tiên hoạt động tuyển dụng bởi vừa tiết kiệm chi phí, thời gian đào tạo lại có thêm lực lượng lao động trong thời gian ngắn. Đối với nhân viên nghiệp vụ: Công ty cần phải tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên để đảm bảo họ có những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về công việc được giao. Đồng thời cũng phải trú trọng đến việc nâng cao tinh thần, ý thức trách nhiệm trong công việc cho từng công nhân viên. +Bố trí người lao động đúng người đúng việc, phù hợp với trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu về quy mô và cơ cấu của từng bộ phận. Hình thức đào tạo: + Đối với ban lãnh đạo và cán bộ quản lý: Cử đi học tập tại các trường đại học đào tại chuyên ngành quản lý và kinh tế, Cử đi tập huấn, tham gia các hội thảo chuyên đề, nghiên cứu khoa học. + Đối với nhân viên nghiệp vụ: Cử đi học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp kinh tế theo đúng chuyên môn cần đào tạo, cử đi dự các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ, tham gia các hội thảo, nghiên cứu khoa học. - Điều kiện thực hiện + Công ty cần lập kế hoạch cụ thể trên cơ sở đánh giá, phân loại lao động, xem xét danh sách đề cử do các phòng ban gửi lên. + Chuẩn bị thực hiện các công tác này, Công ty cần chuẩn bị kinh phí để thực hiện. + Thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng đào tạo. khuyến khích học hỏi đối với các nhân viên. + Đòi hỏi sự cố gắng, nỗ lực của từng cá nhân Hình thức tuyển dụng: + Xem xét các vị trí và số lượng cần tuyển dụng + Xác định yêu cầu trình độ, kinh nghiệm... các điều kiện liên quan đến lao động + Đăng thông tin tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng + Tổ chức tuyển dụng - Điều kiện thực hiện: + Chuẩn bị kinh phí cho việc thực hiện công tác tuyển dụng + Tạo thời gian thử việc cho những ứng viên được tuyển + Liên tục theo dõi chất lượng công việc cũng như ý thức, tinh thần trách nhiệm của các ứng viên trong thời gian thử việc để đưa ra quyết định tuyển dụng Kết quả mang lại Thực hiện biện pháp này giúp nâng cao trình độ, ý thức trách nhiệm của đội ngũ lao động. Đồng thời từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho Công ty. 3.2.2. Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường Nội dung biện pháp: Hiệu quả cao của hoạt động nghiên cứu thị trường là mục tiêu hướng tới của Công ty bởi nó đem lại số liệu chính sác cho nhu cầu tiêu thụ của thị trường cũng như các thông số về mua sắm, dự trữ và vận chuyển một cách hiệu quả nhất. Nhằm tăng cường khả năng cung ứng hàng hóa của Công ty và đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu thị trường. + Cử các cán bộ có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và hiểu biết thị trường nhằm thu thập, xử lý thông tin về nhu cầu từng loại hàng hóa của thị trường mà Công ty muốn hướng tới. + Thực hiện phân tích, kiểm tra lại các thông tin mà cán bộ nghiên cứu thị trường báo cáo nhằm đảm bảo độ chính xác của kết quả có được. Điều kiện thực hiện: + Đội ngũ nhân viên điều tra thị trường phải có trình độ cao, có nhiều kinh nghiệm và có trình độ phân tích, thu thập số liệu để có kết quả công việc cao. + Đầu tư kinh phí để thực hiện công việc trên Kết quả đạt được: + Có được các thông số mua sắm, dự trữ, vận chuyển đem lại hiểu quả kinh doanh cao, nhằm đáp ứng đúng nhu cầu thị trường, tăng thêm hình ảnh của Công ty. 3.2.3. Cải tạo, nâng cấp xây dựng cơ sở vật chất Nội dung biện pháp Hệ thống kênh phân phối và kho tàng bến bãi với điều kiện về cơ sở hạ tầng của chúng rất quan trọng đối với công tác cung ứng hàng hóa. Hệ thống kho tàng đảm bảo các yêu cầu về bảo quản chất lượng cũng như số lượng hàng hóa là rất cần thiết. Hệ thống kênh phân phối phải đảm bảo sự thuận tiện cho khách hàng. + Xây dựng mới các cửa hàng, đại lý, kho bãi tại các địa điểm thuận tiện hơn, phù hợp với nhu cầu của Công ty và đáp ứng tôi đa nhu cầu thị trường. + Tiến hành cải tạo, sửa chữa các cửa hàng, các kho hiện tại hiện đã xuống cấp nhằm sử dụng, khai thác có hiệu quả cao. + Tiếp tục bám sát tiến độ thực hiện kế hoạch về đầu tư xây dựng 2 kho mới Công ty đề ra. Trước mắt trong năm 2009 tiến hành xây dựng và đưa vào sử dụng hai kho với tổng diện tích 3150 m2 tại đường B1- Bắc Cường và tại đường Minh Khai - Phố Mới. Đồng thời xây dựng các kế hoạch cho việc xây dựng các cửa hàng mới, tại các điểm thị trường mà Công ty hướng tới. + Tiến hành cải tạo, sửa chữa các kho hiện tại hiện đã xuống cấp nhằm sử dụng, khai thác có hiệu quả hệ thống kho tàng của Công ty. Điều kiện thực hiện + Đầu tư kinh phí để thực hiện dự án + Có hướng phát triển hệ thống cửa hàng, đại lý, kho bãi phù hợp với năng lực của Công ty và yêu cầu của thị trường Kết quả đạt được + Có được hệ thống kho tàng với các thông số kĩ thuật phù hợp và đảm bảo được nhu cầu của Công ty, đồng thời góp phần vào việc giảm chi phí trong công tác lưu kho. + Có hệ thống kênh phân phối rộng lớn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường và tăng sức cạnh tranh của Công ty 3.2.4. Biện pháp đổi mới quản lý doanh nghiệp Nội dung biện pháp + Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc, chế độ quản lý kho bãi và hoạt động của các cửa hàng đảm bảo các cửa hàng thực hiện đúng giá cả và đảm bảo chất lượng hàng hóa do Công ty đề ra + Thực hiện kế hoạch bổ nhiệm lại cán bộ, kế hoạch luân chuyển cán bộ giữa các phòng ban, lên kế hoạch đào tạo lại cán bộ để nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động ở các khâu công tác nhất là ban lãnh đạo Công ty cùng lãnh đạo các phòng ban + Xây dựng cơ chế trả lương, thưởng hợp lý, khuyến khích người lao động hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và tạo ra đội ngũ lao động ổn định về tư tưởng, vững vàng về chuyên môn + Công tác an toàn, phòng chống cháy nổ phải đảm bảo và duy trì tốt + Tiếp tục đầu tư máy móc, trang thiết bị hiện đại, đưa tin học vào phục vụ công tác quản lý và hoạt động kinh doanh Điều kiện thực hiện + Cung cấp kinh phí và thời gian thực hiện giải pháp + Có các trang thiết bị cần thiết để thực hiện Kết quả đạt được + Hoàn thiện cung cách quản lý, làm việc của cán bộ công nhân viên trong Công ty + Nâng cao trình độ quản lý, ý thức làm việc của toàn thể nhân viên trong Công ty 4.2.5. Nâng cao năng lực tài chính của Công ty Nội dung biện pháp Vốn là yếu tố quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động của Công ty. Đối với Công ty thương mại thì tác động của vốn là rất lớn. Trong kinh doanh, nếu thặng dư vốn hay có đủ năng lực huy động vốn sẽ tạo ra lợi thế rất lớn cho Công ty. + Tăng cường việc tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các ngân hàng + Tiến hành các hoạt động thu hồi vốn, nhất là việc thu công nợ của các khách hàng chậm nợ + Có các kế hoạch phù hợp để sử dụng tiết kiệm tiền của cho Công ty nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc + Có thể thực hiện huy động vốn góp của cán bộ công nhân viên Kết quả đạt được + Tăng cường năng lực huy động vốn của Công ty, đảm bảo lượng vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh của Công ty diễn ra bình thường 3. Kiến nghị Trước tiên, Nhà nước phải có các chính sách để tạo ra một sân chơi thực sự bình đẳng giữa các doanh nghiệp. Nhà nước có các chính sách tạo điều kiện, hỗ trợ cho Công ty được tiếp cận với các nguồn vốn vay ưu đãi, vốn vay trả chậm để Công ty có đủ vốn đầu tư xây dựng hoàn thiện cơ sở hạ tầng cũng như mở rộng hoạt động kinh doanh. KẾT LUẬN Trong xu hướng hội nhập kinh tế thế giới, với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế xã hội nước nhà đã mở ra một trang mới cho nền kinh tế nước ta kinh tế thị trường. Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt buộc các doanh nghiệp phải nỗ lực không ngừng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra các lợi thế cạnh tranh cho mình. Hoàn thiện công tác quản lý cung ứng hàng hóa là mục tiêu quan trọng và có tác động rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của Công ty thương mại. Với kiến thức đã tiếp thu được trong thời gian học tập tại trường cùng mong muốn đóng góp một phần nào đó cho công tác quản lý cung ứng hàng hóa của Công ty nên em đã chọn chuyên đề thực tập này. Trong chuyên đề đã thể hiện rất rõ hoạt động kinh doanh của công ty cùng công tác quản lý cung ứng hàng hóa. Với sự so sánh giữa kiến thức lý luận trong nhà trường với tình hình thực tế tại Công ty để đánh giá những ưu điểm, khuyết điểm còn tồn tại, em đã mạnh dạn trình bày một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác quản lý cung ứng hàng hóa tại công ty. Qua đầy, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS Lê Công Hoa đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Em cũng xin cảm ơn các cô các chú trong Công ty TNHH XD & TM Thái Bình Minh đã tạo điều và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại Công ty. Lào Cai, ngày 10 tháng 04 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Thị Hà Danh mục tài liệu tham khảo 1/ GS.TS Nguyễn Thành Độ, PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền (Đồng chủ biên): Quản trị kinh doanh, NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, 2007 2/ Ths Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (Chủ biên): Giáo trình quản trị nhân lực, NXB Lao Động- Xã Hội, 2004 3/ PGS.TS Lê Thế Giới, TS Nguyễn Thanh Liêm, Ths Trần Hữu Hải: Quản trị chiến lược, NXB Thống Kê, 2007 4/ : Quản trị sản xuất và tác nghiệp 5/ : Quản trị hầu cần 6/ TuoiTreOnline - Kinh tế - Giá thép lại dựng lên 7/ Vietnamnet.vn 8/ Các tài liệu giới thiệu về Công ty; số liệu Kế toán và quản lý, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty THNN XD & TM Thái Bình Minh 9/ Các tài liệu khác Nhận xét của cơ sở thực tập Nhận xét của giảng viên hướng dẫn