Đề tài Quản trị khoản phải thu tại công ty may thanh trì

I. Cở sở lý thuyết quản trị khoản phải thu 1.1 Chính sách tín dụng và các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng 1.1.1. Chính sách tín dụng a. Tiêu chuẩn tín dụng. Tiêu chuẩn tín dụng là những yếu tố liên quan tới sức mạnh tài chính và mức độ tín nhiệm mà mỗi khách hàng phải đảm bảo để có quyền hưởng mức tín dụng mà công ty cấp cho họ. Nếu khách hàng không đáp ứng được yêu cầu với thời hạn tín dụng thông thường, họ vẫn có thể mua hàng của công ty nhưng với thời hạn khắt khe hơn. Tiêu chuẩn này được sử dụng để xác định những khách hàng nào được đảm bảo tiêu chuẩn tín dụng bình thường và mức tín dụng họ có thể được hưởng. Tiêu chuẩn tín dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chính sách của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ, giá trị sản phẩm cao hay thấp… Phân tích tín dụng khách hàng thông qua việc phân tích các thông số tài chính sau: Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Bản mô tả điều kiện vật lý về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Lịch sử thanh toán tín dụng của công ty trong thời gian gần đây: thường trả đúng thời hạn hay trễ hạn, trong thời gian gần đây có lần nào không thanh toán nợ hay không, nếu có thì tỉ lệ là bao nhiêu lần. Thời hạn tín dụng. Thời hạn tín dụng là thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán, thời hạn cuối cùng họ phải thanh toán. Thời hạn tín dụng có thể tác động lớn tới doanh số, nếu như cầu đối với một loại sản phẩm nào đó phụ thuộc vào thời kỳ bán hàng, việc mở rộng thời hạn tín dụng vừa làm cho khách hàng cũ kéo dài thời gian thanh toán đồng thời thu hút thêm khách hàng mới cho công ty. Khi mở rộng thời hạn tín dụng, các nhà quản trị tài chính cần xem xét giữa việc lợi nhuận tăng thêm và các khoản chi phí tăng thêm. Cần phải phân tích những ảnh hưởng có thể có của việc kéo dài thời hạn tín dụng tới lợi nhuận của công ty. Cụ thể, cần phải so sánh khả năng sinh lợi của doanh số kỳ vọng tăng thêm với tỷ suất sinh lợi cần thiết vào các khoản đầu tư vào khoản phải thu và tồn kho. Chiết khấu thanh toán. Là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền trước thời hạn. Chiết khấu nhờ trả sớm cho khách hàng là tỉ lệ phần trăm giảm giá và thời hạn trả trước để được nhận chiết khấu tiền mặt. Ví dụ 2/10 net 60 : nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%, thời hạn cuối cùng phải thanh toán là 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn. Được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và giảm đầu tư vào khoản phải thu và chi phí liên quan. Mặt khác, công ty mất đi chi phí chiết khấu trên phần doanh thu của các hóa đơn. d. Chính sách thu tiền Bao gồm các quy định về cách thức thu tiền như thu 1 lần hay nhiều lần, hay trả góp và biện pháp xử lý đối với các khoản tính dụng quá hạn. 1.1.2. Các yếu tố tác động đến chính sách tín dụng: a. Điều kiện của doanh nghiệp Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp này có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có thời gian sử dụng lâu bền thường cho phép mở rộng chính sách tín dụng hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ hư hỏng, mất phẩm chất, khó bảo quản. Đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ, trong thời kỳ sản phẩm của doanh nghiệp có nhu cầu tiêu thụ lớn cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn. b. Điều kiện của khách hàng Điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào các phán đoán sau: - Vốn hay sức mạnh tài chính (capital): là thước đo về tình hình tài chính của một doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán. Yếu tố này được xác định dựa vào quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh. - Khả năng thanh toán (capacity): được đánh giá qua các hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay…của khách hàng. - Tư cách tín dụng (character): là thái độ tự giác đối với việc thanh toán nợ của khách hàng. Yếu tố này được coi là rất quan trọng vì mỗi một giao dịch tín dụng được ngầm hiểu là một sự hứa hẹn thanh toán. - Vật thế chấp (collateral): là tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình. - Điều kiện kinh tế (condition): là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và muwacs độ phát triển của từng vùng địa lý nói riêng có ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng đối với món nợ. Thông tin về khách hàng có thể thu thập được thông qua việc điều tra trực tiếp như phân tích báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp thông tin trước đó, đến thăm khách hàng… Đồng thời có thể thu thập thông tin từ các trung tâm xử lý dữ liệu về vị thế tín dụng của doanh nghiệp. Kết quả điều tra là căn cứ quan trọng để xac định chính sách tín dụng đối với khách hàng. Nếu khách hàng có tiềm lực tài chính hạn chế, uy tín ( hay tư cahs tín dụng) thấp không thể thực hiện một chính sách tín dụng nới lỏng như những khách hàng có tiềm lực tài chính mạnh luôn giữ chữ tín trong quan hệ thanh toán. 1.2 Phân tích, đánh giá các khoản phải thu Người làm công tác quản lý tài chính phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu, đồng thời thường xuyên đôn đốc khách nợ để thu hồi vốn đúng hạn. Theo định kì nhất định, doanh nghiệp phải tiến hành phân loại tổng nợ phải thu và chi tiết theo từng khách nợ. Tổng nợ phải thu có thể phân loại theo các tiêu thức sau : Nhóm 1: Nợ loại A (nợ có độ tin cậy cao hay nợ đủ tiêu chuẩn): thường bao gồm các khoản nợ trong hạn mà doanh nghiệp đánh giá có đủ khả năng thu hồi đúng hạn. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp vững chắc về tài chính, về tổ chức, uy tín và thương hiệu. Nhóm 2 : Nợ loại B (nợ có rủi ro thấp hay nợ cần chú ý): thường bao gồm các khoản nợ quá hạn dưới 90 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn nợ. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp có tình hình tài chính khá tốt, khách nợ truyền thống, có độ tin cậy. Nhóm 3 : Nợ loại C (nợ quá hạn có thể thu hồi được hay nợ dưới tiêu chuẩn): thường bao gồm các khoản nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn dưới 90 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Các khách nợ này thường là các doanh nghiệp có tình hình tài chính không ổn định, hiện tại có khó khăn nhưng có triển vọng phát triển hoặc cải thiện. Nhóm 4 : Nợ loại D (nợ ít có khả năng thu hồi và nợ quá hạn khó đòi hay nợ nghi ngờ): thường bao gồm các khoản nợ quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn từ 90 đến 180 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Các khoản nợ này thường là những doanh nghiệp có tình hình tài chính xấu, không có triển vọng rõ ràng hoặc khách nợ cố ý không thanh toán nợ. Nhóm 5 : Nợ loại E (nợ không thể thu hồi được hay nợ có khả năng mất vốn): thường bao gồm các khoản nợ quá hạn trên 360 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn trên 180 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp phá sản hoặc chuẩn bị phá sản không có khả năng trả nợ hoặc không tồn tại. Kết quả phân loại nợ là cơ sở quan trọng giúp nhà quản trị xác định đúng thực trạng và tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền của doanh nghiệp. Nếu tỉ lệ nợ xấu ( bao gồm các khoản nợ thuộc nhóm 3, 4, 5 ) cao, chứng tỏ chất lượng quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp còn yếu kém. Doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai các biện pháp giải quyết thích hợp. Đồng thời đây cũng là căn cứ để xây dựng các chính sách tín dụng trong các kỳ tiếp theo. Ngoài ra, để theo dõi các khoản phải thu ( KPT ) có thể sử dụng các công cụ sau : Kỳ thu tiền bình quân - Kỳ thu tiền bình quân (còn gọi là số ngày của một vòng quay các khoản phải thu) phản ánh số ngày cần thiết bình quân để thu được các khoản phải thu. Nó được tính bằng cách lấy số dư bình quân khoản phải thu nhân (x) với 360 ngày rồi chia cho tổng doanh thu bán chịu trong kỳ. - Kỳ thu tiền bình quân ngắn, chứng tỏ doanh nghiệp không bị đọng vốn trong khâu thanh toán. Ngược lại, nếu kỳ thu tiền dài chứng tỏ thời gian thu hồi khoản phải thu chậm. Tuy nhiên, để đánh giá thực trạng này tốt hay xấu còn phụ thuộc vào chính sách tín dụng thương mại và thực tế thanh toán nợ của từng khoản phải thu. Trong nhiều trường hợp do công ty muốn chiếm lĩnh thị trường thông qua bán hàng trả chậm, hay tài trợ cho các chi nhánh đại lý nên dẫn tới kỳ thu tiền bình quân tăng lên. b. Phân tích “tuổi” của các khoản phải thu - Phương pháp phân tích này dựa trên thời gian biểu về tuổi của các khoản phải thu tức là khoảng thời gian có thể thu được tiền của các khoản phải thu để phân tích. - Xác định tuổi của các khoản phải thu cho phép đánh giá một cách chi tiết hơn quy mô và độ dài thời gian tương ứng của các khoản phải thu đó tại một thời điểm nhất định. Đây là căn cứ quan trọng để các doanh nghiệp lựa chọn các biện pháp quản lý và chính sách thu tiền thích hợp. c. Mô hình số dư khoản phải thu Phương pháp này đo lường quy mô doanh số bán chịu chưa thu được tiền tại thời điểm cuối các tháng do kết quả bán hàng của tháng và của các tháng trước đó. Thực tế cho thấy, khối lượng hàng bán chịu phụ thuộc nhiều vào đặc điểm của ngành và mặt hàng kinh doanh, điều kiện của khách hàng ở từng khu vực địa lý. Do đó nếu chỉ dựa vào những con số trong mô hình này để so sánh và đánh giá thực trạng khoản phải thu của từng chi nhánh, bộ phận ở các khu vực khác nhau trong một công ty thì sẽ không phù hợp. Bởi vậy, cách tốt nhất là nên phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán của họ. 1.3. Phòng ngừa rủi ro và xử lí đối với các khoản phải thu khó đòi 1.3.1 Phòng ngừa rủi ro Phòng ngừa rủi ro đối với các khoản phải thu là nhu cầu cần thiết đối với mọi doanh nghiệp để ổn định tình hình tài chính, tăng hiệu quả của chính sách tín dụng. Rủi ro đối với các khoản phải thu thường bao gồm: - Rủi ro do không thu hồi ddwowcjnowj (rủi ro tính dụng) Rủi ro tín dụng là rủi ro một hoặc một nhóm khách hàng không thực hiện được nghĩa vụ tài chính đối với doanh nghiệp, khách hàng không trả được nợ khi đến hạn thanh toán. Hay nói cách khác, rủi ro tín dụng là rủi ro không thu được nợ khi đến hạn thanh toán. Đây là rủi ro thường xảy ra đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và thường gây hậu quả nặng nề nhất tới nguồn tài chính phục vụ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Biểu hiện ở việc khách hàng không thực hiện nghĩa vụ trả nợ, vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng, khó có khả năng thu hồi, khoản phải thu quá hạn ngày càng lớn… - Rủi ro do tác động của sự thay đổi tỷ giá, lãi suất,… Tỉ giá hối đoái là giá của một đơn vị ngoại tệ tính theo đồng nội tệ. Rủi ro hối đoái là rủi ro do sự biến động của tỷ giá hối đoái gây ra. Rủi ro hối đoái xảy ra đối với doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, các khoản phải thu của doanh nghiệp được thực hiện bằng ngoại tệ. Rủi ro do thay đổi lãi suất: Do tiền có giá trị theo thời gian, nên trong chính sách tín dụng của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ bán hàng với giá cao hơn khi khách hàng trả chậm, mức giá cao hơn đó chính là giá của chi phí cơ hội khi doanh nghiệp chưa thu hồi được khoản phải thu ngay. Mặt khác, do tính chất của thị trường là luôn biến động không ngừng, một trong những chỉ số đó là lãi suất. Nguyên nhân dẫn tới rủi ro thanh toán của các khoản phải thu trong doanh nghiệp: quy mô của khoản phải thu quá lớn, số khoản phải thu quá hạn nhiều, khách hàng không trả nợ, doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn do đó không có tiền để kinh doanh, thanh toán. 1.3.2 Xử lí các khoản phải thu khó đòi Trên cơ sở phân loại các khoản nợ quá hạn tìm nguyên nhân của các khoản nợ (khách quan và chủ quan) doanh nghiệp phải có các giải pháp thích hợp để nhanh chóng thu hồi tiền vốn trong thanh toán theo nguyên tắc hiệu quả, linh hoạt và kiên quyết. Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp sau: - Cơ cấu lại thời hạn nợ: doanh nghiệp có thể điều chỉnh kì hạn nợ hoặc gia hạn nợ cho khách hàng nếu doanh nghiệp đánh giá khách hàng suy giảm khă năng trả nợ nhưng có thể trả nợ đầy đủ theo thời hạn cơ cấu lại. - Xóa một phần nợ cho khách hàng. - Thông qua các bạn hàng của khách nợ để giữ hàng. - Bán nợ. - Tranh thủ sự giúp đỡ của các ngân hàng, các tổ chức tín dụng để phong tỏa tài sản, tiền vốn của khách nợ. - Khởi kiện trước pháp luật….. II. Thực trạng quản trị khoản phải thu tại một doanh nghiệp 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần may Thanh Trì Công cổ phần  may Thanh Trì được thành lập năm 1996, địa chỉ tại Km 11 Quốc lộ 1A, Văn Điển, Thanh Trì, Hà Nội Công ty chuyên sản xuất và xuất khẩu nhiều loại sản phẩm may mặc. Sản phẩm chính: Trang phục thể thao: Áo khoác, váy, quần; Trang phục trẻ em,...  Thị trường: Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản, Trung Quốc, Canada, Nam Mỹ, Autralia, Newzealand, Hàn Quốc, Nga....  Cơ cấu tài sản và nguồn vốn Các chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tổng tài sản 13.416.296.429 21.348.183.356 25.485.966.125 1. Tài sản ngắn hạn 9.497.312.725 14.877.408.491 17.414.023.696 2. Tài sản dài hạn 3.918.983.704 6.470.774.865 8.071.942.429 Tổng nguồn vốn 13.416.296.429 21.348.183.356 25.485.966.125 1. Nợ phải trả 7.317.370.444 13.488.193.813 18.184.290.290 2. Vốn chủ sở hữu 6.098.925.985 7.859.989.543 7.301.675.835 (Nguồn: Báo cáo tài chính 2007, 2008) 2.2 Cơ cấu khoản phải thu Bảng 2.1: Cơ cấu khoản phải thu của công ty. Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 ST TT% ST TT% Phải thu của khách hàng 6.324.589.054 97.45 9.281.075.727 98.9 Trả trước cho người bán 110.632.089 1.7 65.360.500 0.697 VAT được khấu trừ 45.000.000 0.69 37.454.460 0.349 Phải thu nội bộ - - - - Phải thu khác 10.162.283 0.06 - - Dự phòng thu khó đòi - - - - Các khoản phải thu 6.490.383.426 100 9.383.890.687 100 (Nguồn: bảng quyết toán năm 2007-2008) Năm 2008, doanh thu thuần tăng 21,6%, nhưng các khoản phải thu lại tăng 44,58% so với năm 2007, mức độ tăng nhanh hơn mức độ tăng của doanh thu thuần, đây là mức tăng đột biến. Mặt khác, khi xem xét tỉ chỉ tiêu tỉ lệ % giữa khoản phải thu khách hàng với doanh thu thuần: = (Khoản phải thu khách hàng/ Doanh thu trong năm). Năm 2007, tỷ lệ này là 15,3% và năm 2008 là 18,3%. Chứng tỏ công ty đã thu hồi tương đối tốt số tiền doanh thu hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, năm 2008 tỷ lệ doanh thu thuần chưa được thu hồi lại tăng 3% so với năm 2007. Phản ánh hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu đang có chiều hướng đi xuống. Qua bảng số liệu trên thấy tỉ lệ khoản phải thu của khách hàng chiếm hầu hết các khoản phải thu (năm2007 là 97,45% năm 2008 là 98,9%). Năm 2008, khoản phải thu của khách hàng tăng lên đột biến là 46,75% so với năm 2007 cùng với đó là tỷ trọng trong cơ cấu tăng 1,46%. Phản ánh công tác quản lý khoản phải thu khách hàng cho hiệu quả. Bảng 2.2: Bảng tính chi tiêu vòng quay khoản phải thu Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2007 Năm 2008 Doanh thu thuần VND 42.395.618.671 51.367.089.273 Khoản phải thu bình quân VND 6.053.962.128 7.937.137.052 Vòng quay khoản phải thu Vòng 7 6.4 Kỳ thu tiền BQ Ngày 51 56 Xem xét kỳ thu tiền bình quân năm 2007 chỉ tiêu này là 51 ngày tương ứng với số vòng quay khoản phải thu là 7 vòng. Năm 2008 kỳ thu tiền bình quân là 56 ngày ứng với 6,4 vòng quay 1 năm. Điều này cho thấy sự đi xuống của các chỉ tiêu trên, phản ánh có những khó khan trong công tác thu hồi nợ. Mặt khác nếu so với chi tiêu chung của ngành gia công may mặc, vòng quay khoản phải thu trung bình là 8.1 (vòng/năm) thì vẫn còn kém xa. Tuy nhiên, nếu chỉ xem xét các chỉ tiêu này thì chưa phản ánh hết được thực trạng công tác quản trị các khoản phải thu tại doanh nghiệp. 2.3. Phân loại khoản phải thu 2.3.1 Theo độ tuổi Phân loại theo độ tuổi thì các khoản phải thu tại công ty được chia thành nhóm: Dưới 30 ngày - Từ 91 – 120 ngày Từ 30 - 60 ngày - Từ 120 – 180 ngày Từ 60 – 90 ngày Bảng các khoản phải thu theo độ tuổi Đơn vị tính : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 St TT% St TT% Từ 0-30 ngày 2.972.556.855 47 2.784.322.718 30 Từ 30-60 ngày 2.308.475.005 36.5 3.359.749.413 36.2 Từ 60-90 ngày 853.819.522 13.5 2.181.052.796 23.5 Từ 90-120 ngày 189.737.672 3 510.459.165 5.5 Từ 120-180 ngày 445.491.635 4.8 Các khoản phải thu 6.324.589.054 1.00 9.281.075.727 1.00 (Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2007, 2008) Năm 2008 các khoản phải thu của khách hàng có độ tuổi dưới 30 ngày chiếm 30% số khoản phải thu, giảm 6.33% so với năm 2007. Ngoài ra tuổi của các khoản phải thu cũng được nới rộng ra trong năm 2008. Các khoản phải thu đều có xu hướng gia tăng so với năm trước đó là năm 2007. Chiếm chủ yếu vẫn là các khoản phải thu có độ tuổi dưới 30 ngày (chiếm 30% giảm 17% so với năm 2007) và khoản phải thu có độ tuổi 60-90 ngày (chiếm 23.5% tăng 10% so với năm trước đó) Tỷ trọng của hai khoản phải thu có độ tuổi nhiều nhất tăng mạnh nhất, nhưng chỉ chiếm lần lượt 5.5% và 4.8% trong tổng số khoản phải thu khách hàng nên về giá trị không lớn), Tuy nhiên khoản phải thu có độ tuổi từ 30 -60 ngày chiếm 36.2% giảm 3% so với năm trước Tổng số khoản phải thu tăng lên 46,75% so với năm 2007 tương ứng với nó độ tuổi của các khoản phải thu cũng được nới rộng ra nhiều hơn. Điều đó chứng tỏ khả năng quản trị khoản phải thu khách hàng hiệu quả chưa cao. 2.3.2 Theo khách hàng Bảng phân loại khoản phải thu của khách hàng theo nhóm khách hàng Đơn vị tính : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 ST TT % ST TT % Nhóm A 4.743.441.791 75 5.939.888.465 64 Nhóm B 1.075.180.139 17 1.856.215.145 20 Nhóm C 360.501.576 5.7 696.080.680 7.5 Nhóm N 145.465.548 2.3 788.891.437 8.5 Các KPT 6.324.589.054 100 9.281.075.727 100 (Nguồn: Báo cáo tài chính 2007- 2008) Năm 2008, số khoản phải thu của nhóm các khách hàng A tăng 25.22% so với năm 2007, nhóm khách hàng B tăng 72.64%, nhóm khách hàng C tăng 93% và nhóm khách hàng N tăng 442.32%. tương ứng với số tổng phải thu của khách hàng trong năm tăng 46.75%. Nhóm N tăng mạnh nhất là bời công ty đã mở rộng điều kiện tín dụng đối với nhóm này để thu hút thêm khách hàng mới, tạo hấp dẫn, vì theo đánh giá đây có thể là nhóm khách hàng lớn có chất lượng trong tương lai. Tỷ trọng khoản phải thu nhóm khách hàng A và B trong tổng số khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng cao. Tổng nhóm khách hàng A và B chiếm 84% số khoản phải thu năm 2008. Tuy nhiên tỷ trọng nhóm khách hàng Atrong tổng khoản phải thu năm 2008 lại giảm 11%, nhóm B tăng 3%, nhóm C tăng 1.8% và nhóm N tăng 6.2%. Chứng tỏ công ty đang thận trọng có sự chuyển dịch phân bổ những nới lỏng chính sách tín dụng sang các nhóm khách hàng khác. Như vậy chiếm phần lớn các khoản nợ phải thu của khách hàng tại công ty là nhóm khách hàng A và B ( nhóm có độ tin cậy cao, ít rủi ro tài chính). Số còn lại là nhóm các khách hàng khác, trong đó đáng kể đến là sự gia tăng nhanh chóng của nhóm khách hàng N, đây là nhóm khách hàng tiềm năng mới của công ty, có khả năng trở thành nhóm A và B. Vì thế,các khoản phải thu có độ tuổi bị kéo dài phần nhiều cũng thuộc về nhóm A và B này ( tập trung vào tuổi 0 – 90 ngày). Chính sách tín dụng hiện hành tại công ty may Tiêu chuẩn tín dụng - Đối với các khách hàng lớn, truyền thông và có mối quan hệ làm ăn lâu năm, công ty xếp họ là nhóm A. Do đã có sự tin tưởng hiểu biết lẫn nhau, các hãng đều có vị thế tài chính vững chắc, có uy tín trong thị trường ngành dệt may thế giới. - Đối với các hãng, các doanh nghiệp có tiềm lực tài chính và quy mô hoạt động nhỏ hơn, thanh toán có thể không đúng hạn nhưng chưa phát sinh nợ khó đòi. Nhưng cũng đã có mối quan hệ làm ăn lâu năm với công ty như: may Đức Giang, may Phố Hiến, may Hưng Long... là các công ty trong nước cũng như các hãng nước ngoài như: Shin Han, Flexcon, Yoolim...Công ty xếp nhóm B. Các đơn vị này khả năng tài chính khá vững chắc, nhưng thường đơn hàng không thường xuyên được quanh năm, thường thanh toán không đúng hạn, thậm chí để quá hạn 3 tháng sau khi ký hợp đồng. - Đối với khách hàng có uy tín thấp, tài chính không chắc chắn (nhóm C). Nhưng khi cần tạo việc làm cho công nhân công ty vẫn ký hợp đồng với họ. Tuy nhiên đi kèm với nó là các rằng buộc chắc chắn về tài chính và thanh toán. - Đối với đối tác nước ngoài tiềm năng mới như Roy G, Young one của Hàn Quốc, công ty xếp họ nhóm N (New), áp dụng các điều khoản tín dụng ở mức vừa phải và mang tính thăm dò. Mức chiết khấu Hiện tại công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán cho khoản phải thu của khách hàng dưới bất kỳ hình thức nào. Và quy mô vốn công ty không lớn, nhu cầu chi thường xuyên cao, thường vay ngắn hạn ngân hàng, cho nên không thể quy định hạn tín dụng cao hơn được. Mặc dù vậy, không phải khách hàng nào, không phải lúc nào cũng thanh toán đúng hạn được, thường chậm hơn và đó là điều không thể tránh khỏi. 2.4.3 Chính sách thu nợ Chính sách thu được, thì chính sách thu nợ của công ty được tiến hành phụ thuộc theo lộ trình hàng xuất của đơn hàng. Phòng kế hoạch phối hợp với phòng kế toán và thông báo cho phòng kế toán về lịch kế hoạch hàng đi, cùng thông tin chi tiết liên quan. Phòng kế toán căn cứ vào đó và tiến hành thông báo thanh toán một phần giá trị hợp đồng (thường nhỏ hơn hoặc bằng giá trị lô hàng xuất). Đến khách hàng để công ty có vốn tái sản xuất. Tuy nhiên thường chỉ được thanh toán với mức ít hơn mong muốn của phòng kế toán. Khi các đơn hàng đi hết, kết thúc đơn hàng, công ty cho khách hàng thời hạn 30 ngày để thanh toán hết toàn bộ hợp đồng. Thông thường các khách hàng thường thanh toán nhiều lần với giá trị nhỏ trong quá trình sản xuất, còn dồn lại hết hạn tín dụng mới thanh toán hết. Thực ra quy định thanh toán nhiều lần theo lộ trình này không phải là điều khoản chính mang tính bắt buộc, mà chỉ dựa trên sự thông cảm lẫn nhau. Cho nên chưa phát huy hiệu quả của nó. Tỷ lệ đặt trước Đối với khách hàng thuộc nhóm A, thường công ty không yêu cầu khách hàng đặt cọc trước theo tỷ lệ % giá trị hợp đồng ký mới. Đối với khách hàng thuộc nhóm B, thường công ty yêu cầu khách hàng đặt cọc trước 5% giá trị toàn bộ hợp đồng mới. Đối với khách hàng thuộc nhóm C và nhóm N (New), thì công ty yêu cầu khách hàng đặt trước 10% giá trị toàn bộ hợp đồng mới. 2.5 Công tác theo dõi khoản phải thu Công tác theo dõi đánh giá và đôn đốc thu hồi vốn tuy có nhiều kết quả tích cực và tương đối hiệu quả nhưng vẫn còn nhiều vấn đề cần xem lại. Hiện tại, phòng kế toán đảm bảo nhiệm vụ này, còn có 1 phòng chuyên trách theo dõi khoản phải thu trong đó có khoản phải thu của khách hàng. Đến hạn thanh toán, cán bộ theo dõi liên tục gửi văn bản nhắc nhở đến phòng đại điện của hang, đến văn phòng công ty để nhắc thanh toán hoặc gọi điện thúc giục. Tuy nhiên không phải lần nào cũng thành công. Thông thường, theo 1 thói quen, khách hàng của công ty thường chủ động thanh toán với công ty khi có tiền, có khi sớm hơn thời hạn tín dụng, cũng có khi lại muộn hơn, thường xảy ra ở nhóm khách hàng A. Các khách hàng này thanh toán bình thường, lúc sớm hơn, lúc đúng hạn, lúc quá hạn, tuy nhiên chưa có khoản nợ nào trở thành khó đòi và cũng chưa có khoản nợ nào quá thời hạn 3 tháng. 2.6 Biện pháp phòng ngừa rủi ro và xử lý nợ khó đòi Hiện công ty chưa có áp dụng 1 biện pháp phòng ngừa hối đoái nào cho các khoản phải thu của khách hàng nước ngoài. Thực tế thì hiện công ty chưa có tình trạng phát sinh các khoản nợ lớn hay nợ chưa thu hồi được, phần vì các khách hàng luôn có ý thức thanh toán dù có quá hạn. Công ty cũng chủ quan nên chưa trích lập quỹ dự phòng rủi ro. III. Thành công, hạn chế và nguyên nhân 3.1. Thành công Qua các năm cùng với sự tăng lên mạnh mẽ về doanh thu thuần thì các khoản phải thu cũng tăng lên theo. Đây là kết quả của chính sách nhằm mở rộng quy mô sản xuất, gia tăng lượng khách hàng mới cho công ty. Trong các năm vừa qua, công ty đã tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp và luôn sát sao trong quá trình thu hồi các khoản phải thu nên chưa xuất hiện tình trạng nợ khó đòi hay khoản phải thu không thu hồi được, đây là cố gắng đáng ghi nhận của công tác đôn đốc thu hồi nợ. Trong năm 2008, số vòng quay khoản phải thu của công ty là 6,4 (vòng/năm) là tương đối tốt trong ngành gia công xuất khẩu may mặc, tạo nền tảng thuận lợi cho những bước tiến trong những giai đoạn tiếp theo. Công ty đã tạo mối quan hệ hợp tác tốt và uy tín vơi nhà cung cấp, các nhà cung cấp hầu như không yêu cầu đặt tiền trước trong một vài năm gần đây nên đã hạn chế được nhiều khoản phải đặt trước cho người bán, qua đó hạn chế được tình trạng hạn chế bị chiếm dụng vốn và giảm số dư các khoản phải thu. Trong năm 2008 tuy có nhiều biến động về tình hình kinh tế thế giới nói chung cũng như trong nước nói riêng, nhưng các khoản phải thu của khách hàng của công ty (chiếm chủ yếu khoản phải thu) tuy có bị kéo dài độ tuổi so với năm 2007 nhưng vẫn nằm trong khoảng an toàn và ổn định, phản ánh công tác phân tích đánh giá các khoản phải thu trong năm. Thị trường ngành gia công may mặc luôn tồn tại các khách hàng khó tính, mức độ cạnh tranh cao nhưng công ty đã có những quy định chính sách tín dụng trong các hợp đồng hợp lý. Công ty cũng có những tiêu chuẩn tín dụng, quy chiếu vào đó để có sự ứng xử về điều kiện tín dụng vơi từng khách hàng, dù mức độ áp dụng và hiệu quả chưa cao nhưng đã phản ánh sự cố gắng của công ty. Các khoản phải thu của công ty đã được thu hồi đầy đủ qua các năm, không để mất vốn là sự cố gắng lớn của công ty. 3.2 Hạn chế Việc công ty chưa xây dựng được chính sách tín dụng hoàn chỉnh và mang tính bắt buộc sẽ tạo các nguy cơ rủi ro trong kinh doanh. Dù có mối quan hệ với khách hàng tốt đẹp đến đâu, đối tác có vững mạnh tài chính và có uy tín nhưng không thể đảm bảo trong tương lai mối quan hệ hợp tác này bị đổ vỡ, tất nhiên không thể dựa mãi vào sự tin tưởng trong kinh doanh được. Công tác thực thi chính sách tín dụng chưa được quan tâm đúng mức khi bản thân chính sách tín dụng không rõ ràng. Việc thực thi chưa được áp dụng đúng với nhiều đối tượng và phù hợp với điều kiện môi trường. Không có cơ chế giám sát hay kiểm tra việc thực hiện chính sách tín dụng để đảm bảo được thực thi nghiêm túc Công ty chưa có biện pháp nào phòng ngừa rủi ro tài chính đối với các khoản phải thu, cũng như để xử lý các khoản nợ xấu trong tương lai. 3.3 Nguyên nhân 3.3.1 Nguyên nhân chủ quan Do đã thiết lập được mối quan hệ hợp tác lâu năm và có uy tín giữa khách hàng với công ty, đã hình thành sự tin tưởng lẫn nhau. Hơn nữa lịch thanh toán nợ của khách hàng chưa có vấn đề nghiêm trọng nào xảy ra, nên công ty đã chủ quan không xây dựng hoặc kiên quyết áp dụng một chính sách sử dụng hoàn chỉnh và rõ ràng nào. - Do công ty hiện có ít khách hàng truyền thống và lớn nên bị phụ thuộc nhiều vào một số ít khách hàng này, do đó cũng khó khi kiên quết áp dụng những điều kiện ràng buộc tín dụng trong thõa thuận. Các cán bộ thu nợ cũng không thúc ép kiên quyết và mạnh tay hơn để thu nợ do sợ mất lòng khách hàng đặc biệt là chưa thể đưa ra áp dụng lãi suất phạt khi khách hàng để nợ quá han. - Trong những năm hợp tác với khách hàng chưa xảy ra tình trạng nợ khó đòi hay nợ không thể thu hồi, nên công ty rất tin tưởng khách hàng chưa tiến hành quỹ dự phòng rủi ro phải thu khó đòi hay các biện pháp phòng ngừa rủi ro và xử lý nợ xấu. - Do bản thân công ty thiếu tính kiên quyết trong việc thực hiện các chính sách thanh toán với khách hàng. Hợp tác chủ yếu dựa trên sự tin tưởng lẫn các cam kết trong thanh toán. Hơn nữa nhằm mục tiêu khong hạ giá nên đã không thực hiện chiết khấu thanh toán. - Sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty chưa thật sự hiệu quả cho nên công ty đã không ít lần vi phạm các nguyên tắc quan trọng của họ. 3.3.2 Nguyên nhân khách quan - Xã hội phát triển nhu cầu may mặc ngày càng tăng do đó xuất hiện nhiều công ty may mặc thời trang tạo nên sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, để cạnh tranh trên thị trường công ty phải liên tục thay đổi mẫu mã và nâng cao chất lượng. - Các công ty may mặc truyền thống đã có uy tín trên thị trường như Viettien, May 10, Nhà Bè… Được sự tin dùng của người tiêu dùng đã tạo nên thương hiệu riêng cho mình, vì vậy để có chỗ đứng trong lòng người tiêu dùng là một vấn đề khó khăn. - Sự xâm nhập của hàng kém chất lượng như hàng Trung Quốc chất lượng kém nhưng mẫu mã đẹp, đa dạng phong phú, giá lại rẻ phù hợp với thị yếu và thu nhập thấp của người Việt Nam đã chiếm một thị phần lớn trên thị trường nước ta làm cho các công ty may mặc trong nước nói chung và công ty may Thanh Trì nói riêng gặp nhiều khó khăn. - Việt Nam gia nhập WTO tạo ra nhiều cơ hội để phát triển ngành may mặc nhưng cũng là một thử thách lớn: Các thương hiệu cao cấp ở nước ngoài chiếm thế đứng trong thị trường hàng may mặccao cấp nước ta, các hàng may mặc giá rẻ và bình dân của nước khác cũng chiếm ưu thế. Bởi công nghệ khoa học nước ta còn yếu kém nên chi phí sản xuất ra một sản phẩm là rất cao, chi phí cho logistics là 30% GDP. Do đó việc cạnh tranh hàng cao cấp cũng như hàng bình dân hàng giá rẻ của công ty may mặc ở đây là một vấn đề không phải là dễ. IV. Đề xuất kiến nghị. Hoàn thiện chính sách tín dụng 4.1.1 Tiêu chuẩn tín dụng Hiện nay công ty đang áp dụng các tiêu chuẩn tín dụng được đánh giá là khá hiệu quả. Về cơ bản các tiêu chuẩn đó được đưa ra dựa trên các thông tin thu thập trong một thời gian dài và được kiểm chứng trong suốt quá trình hợp tác với khách hàng. Vì vậy tính xác thực và khách quan đã đạt ở mức tốt nhất có thể trong phạm vi năng lực của công ty. Nhưng đối với khách hàng mới sắp ký kết công ty nên cẩn trọng thu thập thông tin khách hàng từ nhiều kênh khác nhau không nên chỉ dựa vào lời giới thiệu từ những khách hàng quen biết. 4.1.2 Thời hạn tín dụng Hiện nay công ty thường áp dụng hạn thanh toán là 30 ngày kể từ ngày giao hết hàng.Tuy nhiên tới nay nó đã không còn hợp lý công ty nên tăng thời hạn thanh toán nên 60 ngày để khách hàng có đủ thời gian phân phối hàng hóa cho các đại lý và tiến hành thủ tục thanh toán 4.1.3 Chính sách tín dụng Công ty nên áp dụng mức chiết khấu cho cả những lần thanh toán theo lộ trình,số tiền giảm giá tính theo số tiền thanh toán mỗi lần để khuyến khich khách hàng.Công ty sẽ tập trung vào việc thu nợ khi các chuyến hàng đã được giao hết.Tránh tình trạng đốc thúc khách hàng quá.Khi đó các khoản nợ nếu chưa được trả sẽ được cộng dồn vào khi kết thúc hợp đồng,lúc này cán bộ chuyên trách sẽ có trách nhiệm thông báo tình hình thực tế thanh toán nợ kèm với đó là chính sách chiết khấu thanh toán của công ty để khách hàng có quyết định thanh toán.Hình thức này sẽ giúp công ty đạt hiệu quả tối ưu vừa giữ được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. 4.1.4 Tỷ lệ đặt trước bắt buộc Hiện nay công ty có sự phân biệt mức tỷ lệ này cho các nhóm khách hàng.Để đảm bảo tính công bằng và giảm sự biến động của các khoản nợ công ty nên áp dụng mức ứng trước chung cho khách hàng là 10 %.Với mức ứng trước 10% công ty có kỳ vọng giảm gánh nặng cho các khoản phải thu sau này. 4.2. Nâng cao hiệu quả công tác thực thi chính sách tín dụng với khách hàng. Khi đã có một chính sách toàn diện và được đánh giá có hiệu quả thì khâu quan trọng tiếp đó là thực thi nó trong thực tế. Công ty nên chú trọng và nghiêm túc áp dụng chính sách này một cách triệt để đảm bảo tôn trọng tính trung thực, khách quan và công bằng với khách hàng. Việc thực thi cúng đòi hỏi tính sang tạo, linh hoạt mềm dẻo, cần có những thay đổi hợp lý nếu thấy cần thiết. Khi áp dụng cần có sự cân nhắc đến các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến các điều kiện của khách hàng, điều kiện hiện tại của công ty để có thể đạt được hiệu quả cao nhất. Công ty cần có một hướng dẫn thực thi cụ thể bao gồm các quy định về chính sách tín dụng, điều kiện khách hàng được hưởng các ưu đãi tài chính, qui trình nghiệp vụ cần thiết… để làm căn cứ cho các bộ phận trong công ty đổi chiếu thực hiện. Đồng thời công ty cũng có thong báo cụ thể về các quy trình mới này cho các đối tác khách hàng, nhằm cung cấp thông tin đầy đủ và khuyến khích khách hàng hợp tác với công ty. Cần có một cơ chế, công ty có thể giao trách nhiệm cụ thể cho bộ phận kế toán tài chính có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra công việc thực thi chính sách tín dụng đối với khách hàng, nếu có bất cứ sự thay đổi, biến động nào thì bộ phận chuyên trách cần có sự điều chỉnh chính sách tín dụng và công tác thực thi cho phù hợp với diễn biến mới. 4.3 Đánh giá và phân loại các khoản phải thu Hiện tại phương pháp đánh giá và phân loại các khoản phải thu theo độ tuổi và nhóm các khách hàng hoàn toàn hợp lý với tình hình hiện nay của công ty. Vì phương pháp phân loại theo tuổi khoản phải thu phản ánh thực trạng tình hình thực hiện công tác nợ và chất lượng các khoản nợ, tuy nhiên chưa nói hết được tính khách quán và toàn diện vì thế, song song với nó là phân loại nhóm khách hàng: A, B, C, N sẽ đầy đủ hơn. Nếu trong thời gian tới lượng khách hàng được mở rộng với những đặc điểm mới khác biệt thì sẽ tiến hành phân them nhóm mới sau. Phòng ngừa và xử lý nợ khó đòi Công ty cần cố gắng hạn chế các chi phí không cần thiết, tùy tình hình công ty có thể tham khảo một số biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái như: hoán đổi lãi suất, quyền chọn tỷ giá, bảo hiểm tín dụng… với mức phí hợp lý. Chú ý hơn nữa công tác thực thi chính sách tín dụng, đảm bảo đúng đối tượng, đúng quy trình nghiệp vụ tránh sai sót. Nếu thực hiện tốt công tác này cũng góp phần hạn chế rủi ro tín dụng cho doanh nghiệp sau này. Nâng cao chất lượng thẩm định thong tin về khách hàng, thường xuyên theo dõi tình hình tài chính đối tác. Nếu phát hiện có dấu hiệu bất thường sẽ có biện pháp xử lý kịp thời. Công ty nên trích dự phòng đối với các khoản phải thu khoàn phải thu khó đòi. Mặt khác, nếu có nợ xấu thì hạn chế tối đa trường hợp phải đưa ra pháp luật. Nâng cao hiệu quả phối hợp giữa phòng kế toán tài chính - phòng kế hoạch xuất nhập khẩu - bộ phận sản xuất. Cần xác định ngay việc quản trị tài chính hay quản trị các khoản phải thu không chỉ đơn thuần là trách nhiệm của riêng phòng kế toán tài chính mà còn là trách nhiệm chung của các bộ phận khác trong công ty. Nếu công tác này được sự quan tâm chia sẻ đúng mức, được sự hợp tác tích cực của các bộ phận liên quan như: kế hoạch, quản lý sản xuất, xuất nhập khẩu… thì hiệu quả sẽ được nâng cao hơn. Sự phối hợp trong chuỗi các hoạt động sẽ góp phần làm cho hiệu quả và chất lượng quản lý các khoản phải thu nâng cao. 4.6 Đối với nhà nước Hoàn thiện các cơ chế pháp lý giúp các doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết và thu hồi nợ. Ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng thương phiếu và hối phiếu trong thanh toán, trong khi đó luật và các văn bản hướng dẫn chưa đầy đủ và rõ ràng, nhiều văn bản chưa phù hợp với thông lệ quốc tế. Để ngành may mặc hoạt động có hiệu quả thì Nhà nước đóng vai trò rất quan trọng. Nhà nước không chỉ điều tiết cho ngành phát triển đúng hướng, mà còn tạo ra môi trường kinh doanh thuận lợi. Doanh nghiệp rất cần sự trợ giúp của Nhà nước trong việc tăng cường khả năng hiểu biết thị trường, khả năng tiếp thị, mở văn phòng đại diện…