Đề tài Quy trình xuất hàng hóa tại công ty cổ phần vận tải mặt trời 2011

LỜI MỞ ĐẦU Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hoá, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta không thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì nó đảm bảo sự giao lưu hàng hoá, thông thương với các nước bè bạn năm châu, giúp chúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hoá quốc tế. Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau. Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu. Bên cạnh đó, với hơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứng minh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác. Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam. Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước ta trên thị trường thế giới. SUN VN là nhà cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyển quốc tế với một sự khác biệt nổi bật – kết hợp nhiều nguồn tài nguyên từ khắp nơi trên thế giới, công nghệ hàng đầu và niềm đam mê thực hiện các dịnh vụ cho từng khách hàng, và việc hoàn thành mục tiêu của khách hàng là sự ưu tiên, tất cả đều mang đến sự hài lòng cho khách hàng . Với đề tài “QUY TRÌNH XUẤT HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI MẶT TRỜI ”. em hy vọng sẽ đưa ra cái nhìn khái quát về thực trạng tình hình giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế từ SUNVN nói riêng và trong ngành nói chung. 1.Phạm vi báo cáo: Thực trạng hoạt động của công ty cổ phần Mặt Trời Việt Nam Cách làm chứng từ xuất hàng hóa sang thị trường nước ngoài 2.Đối tượng báo cáo: Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam Dịch vụ xuất khẩu của công ty Sunvn 3.Phương pháp báo cáo: Phương pháp thực tế từ việc theo dõi quá trình xuất khẩu của Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam Phương pháp nghiên cứu khoa học và suy luận logic 4.Kết cấu bài báo cáo Gồm 2 phần Phần 1: Thực trạng hoạt động của Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam Phần 2: Nhận xét về đánh giá chung tình hình hoạt động của công ty Do sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự giới hạn về thời gian, bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót cả về nội dung lẫn hình thức. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý quý báu của các thầy cô và các bạn để giúp em trong quá trình nghiên cứu và cộng tác sau này PHẦN 1 : THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY VẬN TẢI MẶT TRỜI VIỆT NAM 1.1.Giới thiệu chung về công ty Sun VN : 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển : Văn phòng đại diện Seko với trụ sở tại Hoa Kỳ hoạt động như một vận tải toàn cầu và Công ty Logistics. Được thành lập vào năm 1976, với hơn 46 văn phòng ở Bắc Mỹ, các văn phòng tại hơn 60 quốc gia trên thế giới, tại Việt Nam trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh và hai chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hải Phòng. Sun VN được chính thức thành lập tại Việt Nam năm 2003, là một trong những công ty vận tải đứng đầu trong nước, Tên công ty: Công ty cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam Tên giao dịch: Sun VN Transport . Thành lập: năm 2003 theo quyết định số 0310257069 của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh với tên gọi là Công ty cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam. Trụ sở chính: Tầng trệt, Cao ốc Phú Nhuận ,20 Hoàng Minh Giám., Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp HCM Website: Tel: 84 - 8 - 39971199 Fax: 84 - 8 - 39971188 Mã số thuế: 0310257069 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 1.1.2.1. Chức năng: Theo giấy phép thành lập, công ty có chức năng làm dịch vụ trong các lĩnh vực sau: Dịch vụ vận tải, giao nhận, xếp dỡ hàng hóa trong nước. Đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu dịch vụ vận tải với các công ty nước ngoài bằng các phương tiện vận tải. Chức năng chính của Sun VN Việt Nam là thực hiện các hoạt động giao nhận vận tải trong kinh doanh xuất nhập khẩu tại thị trường Việt Nam. 1.1.2.2.Nhiệm vụ: Công ty không ngừng tiếp cận, khai thác nhiều thị trường mới, duy trì mối quan hệ với khách hàng lâu năm, tìm kiếm, tạo uy tín với các khách hàng mới. Sử dụng đồng vốn hiệu quả, bảo toàn vốn, khai thác tiềm lực kinh tế nội địa, đảm bảo việc quay vòng vốn hiệu quả và hợp lý. Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu. Tổ chức mô hình kinh doanh phù hợp với đặc điểm, điều kiện hiện có của công ty cũng như thích ứng với cơ chế của đất nước trong từng thời kỳ. Thực hiện tốt chính sách nhân sự, chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động tiền lương. Tuân thủ nguyên tắc, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại hiện hành của Nhà Nước. 1.1.3. Các dịch vụ của công ty 1.1.3.1 Đại lý vận tải Sun VN là bộ phận quản lý vận tải, liên kết các lục địa bằng đường hàng không và bằng đường biển, nó đóng một vai trò thiết yếu trong việc phát triển kinh doanh toàn cầu của công ty cung cấp. Trong ngành công nghiệp liên quan cung cấp các giải pháp vận chuyển hàng hóa thích hợp, công ty cho phép khách hàng của công ty có được dịch vụ tốt nhất Quản lý vận chuyển hàng không, đường biển và của khách hàng trên toàn cầu Tăng cường tính minh bạch qua chuỗi cung cấp của khách hàng Giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa của khách hàng Giải pháp của công ty là: Sun VN làm cho khách hàng của mình cạnh tranh hơn bằng cách kết hợp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng cao thành một trong những giải pháp thích hợp liền mạch chuỗi cung ứng. Trong quan hệ đối tác với các khách hàng của công ty, công ty tạo ra giải pháp phù hợp đáp ứng những thách thức của ngành công nghiệp cụ thể. Hàng Sea – Air NVOCC, LCL, FCL, RORO & Project Cargo Services. Tất cả các dịch vụ của công ty là sẵn door – to door, và công ty cung cấp một số dịch vụ giá trị gia tăng như thủ tục hải quan, quản lý, nhà cung cấp, quản lý KPI, kho bãi và đóng gói, cũng như bảo hiểm hàng hóa. Châu Á, Châu Âu, Bắc Mỹ và Mỹ Latin 30% đến 50% nhanh hơn so với một lô hàng đạt tiêu chuẩn nước biển 30% đến 50% rẻ hơn so với các lô hàng không khí Hàng Air By Air : Door to Airport, Airport to Airport, Airport to Door & Door to Door Service. Phù hợp với nhu cầu của khách hàng và các ưu tiên của khách hàng Cam kết giá tốt nhất / tốc độ tỷ lệ Hàng Sea Ít-hơn-toàn-lô hàng container (LCL) Đầy đủ tải container (FCL) cho các tiêu chuẩn, container lạnh hoặc quá khổ Số liệu của Sun VN Freight như sau: 35% doanh thu của công ty 150 nhân viên Biển lô hàng: 411.000 TEU Không vận chuyển: 202.000 tấn 1.1.3.2 Logistics Quản lý hậu cần đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp và chính sách bán hàng. Bất cứ nơi nào khách hàng đang có, Sun VN Logistics góp phần vào sự phát triển của khách hàng với các giải pháp để quản lý hậu cần của khách hàng và tối ưu hóa hóa chi phí Lĩnh vực của công ty bao gồm các chuỗi cung ứng cung cấp : Inbound hậu cần: cung cấp quản lý, quản lý  thành phần và kết thúc managementstocks hàng tồn kho sản phẩm, VMI, lắp ráp, tuỳ biến và roll-ra của thiết bị công nghệ cao, Các dịch vụ giá trị gia tăng, lineside giao hàng, dây chuyền sản xuất giao hàng Tour quốc tế hậu cần: quản lý chứng khoán, cross docking, Tổng hợp các nguồn lực, tự chọn, trì hoãn sự khác biệt, giá trị gia tăng dịch vụ, nhãn mác / stickering, quản lý tồn kho Với sự hiện diện toàn cầu của công ty,với năng lực sáng tạo, khách hàng có thể tái tập trung vào kinh doanh cốt lõi của khách hàng: Interfaceable đầy đủ, linh hoạt và mạnh mẽ hệ thống thông tin Phục vụ chiến lược phát triển của khách hàng Tăng giá trị thông qua hậu cần dịch vụ hiệu quả cao Điều hành các đội có chuyên môn trong lĩnh vực của khách hàng Thân thiện với môi trường Pháp luật và các quy định cũng như với chính sách của riêng từng khách hàng. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm: Toàn phần hoặc một phần vận tải Vận chuyển, chuyên dụng hoặc cho thuê Phân phối và intersite Chuyên ngành giao thông vận tải ... Các giải pháp của chúng tôi đặt khách hàng ngoài việc các đối thủ, bao gồm từ quan điểm phát triển bền vững (an toàn, chất lượng môi trường). Sun VN cũng là người quản lý và thí điểm, tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng 1.1.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty 1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty: Bộ phận Chứng từ Bộ phận Kinh doanh & Tiếp thị Bộ phận Nhân sự Air nhập Air xuất Sea xuất Sea nhập Bộ phận giao nhận hiện trường (Handling dept) Bộ phận giao nhận Air nhập Bộ phận giao nhận Air xuất Bộ phận giao nhận Sea nhập Bộ phận giao nhận Sea xuất GIÁM ĐỐC Bộ phận IT Bộ phận Kế toán Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty Sun VN Việt Nam 1.1.4.2 Giám Đốc: Đại diện về mặt pháp lý cho công ty đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty sao cho đạt hiệu quả cao nhất, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà Nước đặt ra. Trực tiếp chỉ đạo, xét duyệt và phê chuẩn các hợp đồng kinh tế với các công ty đối tác. Quyết định bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm bất cứ nhân viên nào dưới quyền cũng như khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định công ty. Trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ như: quản lý nguồn vốn, quỹ tiền mặt, nguồn lợi nhuận và nộp thuế theo quy định Nhà Nước. 1.1.4.3 Bộ phận IT: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám Đốc về kế hoạch phát triển công nghệ thông tin của công ty. Thiết kế các chương trình quản lý phục vụ các khâu nghiệp vụ trong công ty cũng như huấn luyện cho toàn bộ nhân viên công ty sử dụng các phần mềm ứng dụng mới. Quản lý hệ thống mạng nội bộ công ty, khắc phục các sự cố liên quan đến máy tính hàng ngày. 1.1.4.4 Bộ phận kế toán: Kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu tài chính, tham mưu cho Ban Giám đốc các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, điều hành, các quyết định về kinh tế, tài chính. Quản lý tiền vốn, nguồn vốn, tài sản, vật tư hàng hóa, bảo toàn và phát triển vốn. Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà Nước, hoạch toán kinh doanh, phân tích hoạt động kinh doanh của công ty hàng năm. Đề xuất các biện pháp điều hòa vốn, trích lập các quỹ, hướng dẫn và thực hiện chế độ kiểm tra, chế độ thống kê các loại tài sản kinh doanh. Tiến hành các hoạt động quyết toán thuế theo quy định Nhà Nước. 1.1.4.5 Bộ phận nhân sự Xây dựng, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của công ty. Thực hiện việc tiếp nhận, điều động, bố trí, sắp xếp, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật nhân viên theo quy định của công ty phù hợp với Luật Lao động Việt Nam. Đánh giá chất lượng nhân viên. Hoạch định các chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân viên. Chịu trách nhiệm bảo đảm các quyền lợi của nhân viên về mặt tiền lương và các chế độ ưu đãi về bảo hiểm cho người lao động theo quy định Nhà Nước. 1.1.4.6 Bộ phận chứng từ: Chuẩn bị các loại chứng từ gồm cả tờ khai Hải quan cho nhân viên Bộ phận giao nhận hiện trường. Tư vấn cho khách hàng về các vấn đề trong lĩnh vực Hải quan. Thực hiện việc thanh lý sản xuất xuất khẩu và gia công cho khách hàng. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu để khai Hải quan. Liên lạc trực tiếp với hãng tàu, hãng hàng không thực hiện việc booking mỗi ngày đối với hàng xuất khẩu. Thực hiện quy trình xuất nhập khẩu kể cả đối với loại hàng hóa được xuất nhập khẩu qua bưu điện hay các đại lý chuyển phát nhanh. Theo dõi giấy phép và xin giấy phép xuất nhập khẩu. 1.1.4.7 Bộ phận kinh doanh & tiếp thị: Chịu trách nhiệm về kế hoạch kinh doanh, mở rộng thị trường, nghiên cứu chiến lược thị trường, phát triển dịch vụ mới, duy trì và gia tăng giá trị thương hiệu. Chăm sóc khách hàng thân thiết, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Phát triển thị trường nội địa theo chiến lược công ty. Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội tại công ty. 1.1.4.8.Bộ phận giao nhận hiện trường: Phụ trách các khâu nghiệp vụ từ lúc mở tờ khai đến lúc kiểm hóa và giao hàng cho khách hàng. Bảo đảm giao hàng đúng thời hạn, đúng địa điểm, đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hóa từ lúc tiếp nhận hàng đến khi giao cho khách hàng. Theo dõi, giám sát quá trình đóng hàng xuất khẩu, kiểm tra nhập kho quá trình nhập khẩu. 1.1.5. Tình hình họat động của công ty Sun VN trong những năm gần đây Khách hàng hiện nay của công ty là các doanh nghiệp Việt Nam kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, chủ yếu là quần áo gia công, đồ nội thất bằng gỗ, giày dép cao cấp, nước uống đóng chai, trang thiết bị gia đình…(đường biển), mỹ phẩm, hoa quả đông lạnh, quần áo thời trang, thực phẩm tươi sống…(đường hàng không). Những mặt hàng này được xuất hay nhập khẩu từ khắp nơi trên thế giới, chủ yếu là Singapore, Hongkong, Hàn Quốc, Nhật Bản, Úc, Mỹ, Canada, các nước Mỹ Latin, New Zealand, Trung Đông, Đức, Hà Lan, Đan Mạch, Ai Len, Pháp, Tây Ban Nha… Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Mục tiêu hàng đầu của nhà kinh doanh là tạo ra lợi nhuận tối đa với chi phí tối thiểu và cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt nhất cho khách hàng của mình. Để đạt được mục tiêu đó, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên đã nổ lực không ngừng và đạt được kết quả khả quan. ĐVT: VND CHỈ TIÊU NĂM 2008 2009 2010 Tổng Doanh thu 7.849.428.765,00 9.574.846.257,00 10.763.238.790,00 Tổng Chi phí 7.506.243.309,76 9.111.572.988,60 9.986.992.775,20 Tổng Lợi nhuận 343.185.456,24 463.273.269,40 776.246.014,80 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010- Bộ phận Kế toán) Bảng 1.2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010 CHỈ TIÊU NĂM 2008 2009 2010 Tổng Doanh thu 7.849.428.765,00 9.574.846.257,00 10.763.238.790,00 Doanh thu từ hoạt động giao nhận 7.647.454.440,00 9.342.406.257,00 10.420.593.790,00 Tỷ trọng % 97.43% 97.57% 96.82% ĐVT: VND Bảng 1.3 Bảng doanh thu từ hoạt động giao nhận của công ty Nhận xét: Qua 2 bảng số liệu trên, ta thấy kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm qua đều tăng về doanh thu, lợi nhuận. Doanh thu tăng từ 7.849.428.765,00 (2008) đến 7.849.428.765,00 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 121,98% và tiếp tục tăng đến 10.763.238.790,00 (2010) đạt tỷ lệ tăng 121,41%. Lợi nhuận tăng từ 343.185.456,24 (2008) đến 463.273.269,40 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 134,99% và tiếp tục tăng đến 776.246.014,80 (2010) đạt tỷ lệ tăng 167,56%. Giao nhận giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của công ty. Tỉ lệ đóng góp của hoạt động giao nhận năm 2008 chiếm 97,43%, đến năm 2009 tăng lên 97, 57%. Tuy nhiên năm 2010, tỷ trọng này giảm xuống 96,82%, nguyên nhân là do khủng hoảng kinh tế thế giới ảnh hưởng đến các ngành sản xuất và dịch vụ, mặt khác, năm 2010 lại xảy ra nhiều thiên tai biến cố thiên nhiên gây thiệt hại cho hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty. Tình hình doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm cho thấy Sun VN Việt Nam đang dần ổn định, Ban Giám đốc vẫn tiếp tục duy trì chính sách mở rộng giao dịch với khách hàng, mở rộng quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, đồng thời ổn định chất lượng dịch vụ. Đây là yếu tố giữ chân khách hàng cũ đồng thời thu hút khách hàng tiềm năng. Với thế mạnh thương hiệu hiện có cùng đội ngũ nhân viên năng động, giàu kinh nghiệm, Sun VN Việt Nam sẽ tiếp tục phát triển trên thị trường dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu. 1.1.6. Định hướng phát triển trong thời gian tới Công ty tiếp tục khai thác triệt để lĩnh vực giao nhận vì đây là định hướng của công ty. Định hướng lớn nhất của công ty là tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường trong bối cảnh ngày càng có nhiều công ty giao nhận ra đời, sự cạnh tranh gay gắt không chỉ về giá mà còn về chất lượng dịch vụ. Ban Giám đốc đã xác định được tầm quan trọng của 2 yếu tố này nên luôn chú trọng tìm kiếm những biện pháp và xây dựng kế hoạch kinh doanh để công ty luôn đứng vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt. Khắc phục những điểm yếu kém còn tồn đọng trong hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu nhằm giữ vững mối quan hệ thân thiết, tạo sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng cũ. Áp dụng thêm một số biện pháp hỗ trợ khách hàng thực hiện giao dịch tận nhà, giao nhận trọn gói. Sun VN lấy phương châm “Nhanh chóng, đúng hẹn và an toàn” để phục vụ khách hàng. Thông qua hoạt động marketing, quảng cáo hình ảnh của công ty đến khách hàng tiềm năng để mở rộng quy mô hoạt động. Tiếp tục tuyển dụng, nâng cao trình độ nguồn nhân lực, kiến thức pháp luật, kỹ năng làm thủ tục xuất nhập khẩu cho toàn nhân viên nhằm thúc đẩy công ty khai thác tốt hơn các dịch vụ khác. 1.2. Quá trình làm chứng từ hàng xuất khấu bằng đường biển của công ty Sun VN 1.2.1. Lấy booking : Nhận chi tiết booking từ sales liên hệ hãng tàu để lấy booking, sau khi nhận được booking sẽ gửi booking cho khách hàng. Theo dõi quá trình đóng hàng của khách hàng để lấy số container và số seal gữi cho hãng tàu trước closing time khoảng 3 tiếng. Hình 1.4 Hình 1.5 1.2.2. Xuất Bill Nhận chi tiết bill từ khách hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ. Cách xuất bill bằng phần mền SMS: Sau khi đăng nhập SMS màn hình sẽ có dạng như hình bên dưới Để tạo một bill mới chúng ta chọn như hình sau Màn hình sẽ có giao diện như sau (mặc định lúc này ở General) General: sử dụng để tạo MBL File’s document: tạo HBL Sau khi chúng nhập hết các thông tin MBL và SAVE lại sau đó mới có thể nhập được các thông tin HBL o button Files’s document 1.2.2.1. General 1.2.2.1.1 File no: sẽ có tổng cộng 14 kí tự 3 kí tự đầu: SUN 3 kí tự kế tiếp: là loại hàng FCL hoặc LCL, ở hình bên dưới lấy ví dụ LCL Kí tự tiếp theo là E (export) 2 kí tự kế tiếp sẽ là 2 số cuối của năm (ở trường hợp này là năm 2010) 5 kí tự cuối cùng sẽ là số FILE theo dõi 1.2.2.1.2 H/Agent Nhập vào agent se handle lô hàng này Trường hợp dữ liệu đã có trên SMS thì chúng ta chỉ cần nhập tên vào và nhấp tab thì đã xem như nhập xong Nếu agent chưa có trên SMS thi chúng ta phải tạo mới. Việc tạo mới agent sẽ được tiến hành bằng cách nhấp vào biểu tượng như trên hình Bất cứ việc tạo mới nào sẽ được tiến hành tương tự như nhau bằng cách nhấp vào biểu tượng trên. Một cửa sổ mới sẽ được hiện lên như sau: Nhấp vào NEW để tạo data agent mới. Man hình se hiện lên cửa sổ mới như sau Hình trên chúng ta bắt buộc phải điền những ô đánh dấu. Ở phần Group of Agent’s name chúng ta chọn bất kì agent nào bên dưới (nếu không chọn phần này SMS sẽ không cho chúng ta SAVE). Agent ID: là tên viết tắt của agent, chúng ta phai đặt cho dễ nhớ. Điều nay giúp chúng ta dễ dàng hơn cho những lần làm bill sau trong việc tìm kiếm tên agent ACC code: có thể viết tương tư Agent ID. Sau khi đã nhập xong hết chúng ta bấm SAVE để luư lại dữ liệu Sau khi save chúng ta trở ra H/agent để load agent đã nhập. Nhập tên agent cần thiết vào như trên hình. Tên của agent mà chúng ta đã nhập sẽ hiện lên chỉ cần nhấp chọn. Ấn TAD để qua phần khác 1.2.2.1.3 Carrier: Cũng tương tự như H/Agent. Chúng ta sẽ chọn tên carrier đối với FCL va tên FWD nếu chúng ta coload hàng. Nếu data chưa có chúng ta sẽ tạo mới giống như H/agent 1.2.2.1.4 Feeder: Nhập tên tàu, bao gồm có ETD, ETA , và số chuyến Nếu chưa có tên tàu. nhấp vào hình như bên dưới để tạo tên tàu mới Nhấp chọn New để tạo tên tàu mới. Màn hình sẽ hiện lên như sau Chúng ta sẽ nhập những thông tin cần thiết như hình bên dưới sau đó nhấp Save Ở Terminal: chúng ta bất kì phần nào cũng được, mục đích là đề SAVE lại Các chi tiết còn lại nhập như trên hình Loại hàng là LCL Service và DDC mặc định như đã chọn Cảng đi: HCM Cảng đến: SYD Crt.type: hàng LCL thường không cần nhập phần này nhưng chúng ta bắt buộc phải nhập thì mới SAVE được. Phần MBL no chúng ta căn cứ vao MBL de nhập vào Nhấp SAVE để luu lai. Hình 1.6 1.2.2.2. File’s document Sau khi nhấp vào button File’s document thì trên màn có dạng như sau 1.2.2.2.1 HBL Detail Chúng ta nhấp NEWàH/BL như trên hình để tạo HBL Để tạo HBL chúng ta cần nhập tất cả các ô đánh dấu như hình trên B/L no: nhập vào số HBL# SYD100610A Shipper: Nếu shipper chưa được tạo trên SMS thì chúng tao tạo mới như sau Chọn NEW Chúng ta nhập các thông tin cần thiết như hình trên sau đó nhập SAVE Sau khi đã tạo data của shipper. Lúc này chỉ cần điền tên của shipper vào mục shipper để load dữ liệu. Chỉ cần nhấp chọn và nhấp TAB Connee Tiến hành tương tự như nhập shipper Notify Party Quotation: để nhập Quotation chúng tiến hành nhấp theo hình sau Chúng ta nhấp vào New Quot Tuỳ theo FCL hoặc LCL mà chúng ta chọn, trường hợp này chúng ta chọn LCL. Màn hình sẽ thể hiện như sau: Trước tiên chúng ta xóa 2 dòng H-OCEAN FREIGHT và REFUND TO CLIENT vì lúc làm bill chưa có order. Xóa bằng cách nhấp chuột vào dòng đó và nhấn DELETE Effective date: tính từ lúc làm bill Expire date: cách effective 30 days Wgt Constraint: 1000 (1000 kgs/CBM) Ref: Nobill (no bill fee) Nhấp SAVE để lưu lại quotation vừa tạo. chúng ta nhấp MORE điền tên dest và tên shipper sau đó nhấp Searchàclick đúp vào quotation vừa search ở bên dưới để load Nhập tất cả các số liệu còn lại như hình trên 1.2.2.2.2 Discription of goods Nhấp vào button Description of goods màn hình sẽ thể hiện như sau Nhập hết các số liệu cần thiết vào. Sau đó nhấn ADD. Lưu ý ở phần cont/seal do hàng LCL đôi khi không có cont seal, nhưng để lưu được HBL chúng ta để một dấu chấm vào để lưu được 1.2.2.2.3 Freight charge & Print status Ở button này điền đầy đủ các thông tin như hình trên. Sau đó nhấp SAVE H/BL để lưu HBL Sau khi đã save HBL chúng ta tiến hành in HBL đó bằng càch nhấp vào button Print bên dưới Màn hình sẽ hiện thị như sau: Nhấp vào biểu tượng có hình bao thư để chuyển sang file word, lúc này chưa thể chỉnh sửa trực tiếp trên bill được Chọn như trên hình và nhấp ok, bill sẽ được chuyển sang word, lúc này chúng ta có thể chỉnh sửa trực tiếp sang bill Hình 1.7 1.2.3. Giao Bill cho khách hàng Gửi bill cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Nếu khách hàng lấy Original Bill, sau khi xuất trình giấy giới thiệu và thanh toán, giao OB/L cho khách hàng. Nếu khách hàng sử dụng Surrendered Bill, sau khi khách hàng thanh toán, sẽ làm điện giao hàng (T/R) cho HB/L. Đồng thời, yêu cầu hãng tàu làm T/R cho MB/L. Sau đó gửi T/R cho HB/L & MB/L đến đại lí. PHẦN 2: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HỌAT ĐỘNG CỦA CÔNG TY SUN VN TRANSPORT CORPORATION 2.1. Cơ cấu tổ chức nhân sự: Công ty Sun VN ở Việt Nam nổi tiếng về lĩnh vực vận chuyển giao nhận và thương mại nên đối với công ty việc tuyển dụng nhân sự, huấn luyên, đào tạo cho từng bộ phận là rất quan trọng . Đưa ra các tiêu chuẩn thích hợp cho từng bộ phận sau đó qua những hình thức tuyển chọn khắt khe đề tìm ra những người thích hợp cho từng vị trí. Vị trí đầu tiên quan trọng nhất trong công ty là giám đốc, là người có thể đưa ra những quyết định, tính toán, điều hành đưa ông ty phát triển đúng hướng và tốt nhât. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm đặc biệt là nhân viên phòng kinh doanh rất năng động giúp công ty trong việc tìm kiếm thêm khách hàng mới, và bộ phận chăm sóc khách hàng duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với tất cả khách hàng. Đội ngũ nhân viên giao nhận làm việc nhiệt tình, tích cực, mặc dù làm việc ở bên ngoài nhưng không lãng phí thời gian của công ty. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ- ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao cả về nhận thức, tư tưởng và trách nhiệm. Tổ chức biên chế gọn nhẹ, hiệu quả. 2.2. Các họat động chức năng của doanh nghiệp 2.2.1. Công tác quảng bá, tìm kiếm khách hàng mới, duy trì khách hàng cũ: 2.2.1.1 Nâng cao chất lượng phục vụ, dịch vụ cho khách hàng Trong lĩnh vực giao nhận hiện nay tại Việt Nam, ngoài những tổ chức giao nhận trong nước có thâm niên như Viettrans, Saigontran,… còn có nhiều tổ chức quốc tế tham gia giành thị phần. Điều này đã tạo ra cạnh tranh gay gắt gây khó khăn cho công ty. Khách hàng hiện nay đã bắt đầu lựa chọn đối tác để mang lại hiệu quả cho mình. Do đó để cạnh tranh với các đối thủ của mình, thì uy tín và chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng phải được đặt lên hàng đầu. Uy tín ở đây bao gồm sự lanh lẹ, chính xác, hợp lý, an toàn và hiệu quả. Chẳng hạn như luôn bảo vệ an toàn cho hàng hóa, cho tàu trong quá trình đóng gói, bố và vận chuyển, luôn chỉ cho khách hàng thấy phương thức thực hiện của mình là tối ưu, có uy tín với cơ quan, ban ngành có liên quan và cung cấp các dịch vụ tuyệt vời nhằm giao nhận hàng hóa với thời gian nhanh nhất, đảm bảo kịp thời đối với lô hàng gấp. Trong quá trinh bán sản phẩm dịch vụ của mình, nhân viên của công ty phải thu thập thông tin, ý kiến để phục vụ khách hàng tốt hơn. Giá cước xuất, nhập của Sun VN có thể nói rất cạnh tranh trên thị trường. Các công tác booking hiện nay ở Sun VN Việt Nam chủ yếu vẫn được thực hiện qua giấy và điện thoại, khiến cho nhân viên booking rất bận rộn và mất nhiều thời gian để thỏa thuận với khách hàng. Trong khi một cổng thương mại điện tử đã được xây dựng cho các đại lý khác của Sun VN hỗ trợ việc booking trực tuyến, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. 2.2.1.2 Đẩy mạnh và hoàn thiện công tác Marketing: Giao nhận là hoạt động nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, sản phẩm của sản phẩm vô hình. Vì vậy đòi hỏi đội ngũ nhân viên Marketing của công ty phải có những chiến lược tiếp thị quảng cáo cho sản phẩm của mình, phải kết hợp nhiều phương thức quảng cáo trên thị trường tiềm năng. Riêng lĩnh vực giao nhận đòi hỏi Marketing phải nắm thật vững nhiệm vụ của mình như: Lịch trình của hàng Địa điểm cần thiết của hàng để chọn hàng, tạo uy tín đối với khách hàng Giá cước và sự biến động của giá Trình tự khai báo, thủ tục giấy tờ liên quan Cước phi bốc dỡ Có thể hướng dẫn cho khách hàng một cách rõ ràng, từng bước thực hiện như một người giao nhận Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng Ngoài ra, công ty nên có biểu cước linh hoạt cho từng khách hàng cũng như khối lượng hàng chuyên chở mà công ty đưa ra biểu giá thích hợp. Cần có chinh sách đãi ngộ thỏa đáng cùng với chất lượng dịch vụ cao sẽ là yếu tố hàng đầu để thu hút khách hàng mới, duy trì khách hàng cũ góp phần tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 2.2.1.3 Mở rộng hoạt động tìm kiếm khách hàng: Muốn thu hút khách hàng mới, khách hàng tiềm năng công ty cùng lúc cần phải đầu tư phát triển nhiều mặt, nhiều khâu, không xem nhẹ hoặc xem thường khâu nào. Cụ thể phải xây dụng mở rộng quan hệ rộng rãi với các hãng tàu để tìm kiếm nguồn hàng vì bất cứ một hàng nào cũng cần phải vận chuyển để phục vụ kinh doanh xuất nhập khẩu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hơn nữa các chủ hàng và chủ tàu luôn muốn thông qua đại lý, môi giới để giải quyết công việc nhằm có thời gian tập trung chuyên môn vào sản xuất kinh doanh. Vì vậy chúng ta cần có mặt kịp thời để quảng cáo cho các dịch vụ của mình 2.2.1.4 Mở rộng lĩnh vực hoạt động giao nhận vận tải Công ty nên đầu tư mở rộng và phát triển các lĩnh vực dịch vụ mới như: tư vấn khách hàng, kiểm kiện giám định, môi giới… mở rộng liên doanh liên kết với công ty giao nhận,đại lý trong và ngoại nước…nếu hoạt động có hiệu quả thì sẽ tăng nguồn vốn cho công ty . Vì môi giới là hoạt động không bao giờ lỗ, mức lợi nhuận của nó phụ thuộc vào khả năng tìm kiếm khách hàng và những mối quan hệ của công ty với khách hàng của mình 2.2.1.5 Giám sát chặt chẽ việc thực hiên hợp đồng: Điều kiện quyết định sự thành công trong công việc thực hiện một thương vụ kinh doanh là giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng và đưa ra những quyết định quản lý kịp thời. Việc giám sát sẽ được tổ chức trên các điều khoản của hợp đồng vì các điều khoản hay các điều kiện trên hợp đồng sẽ định rõ thời hạn mà bên đối tác sẽ hoàn thành. Việc giám sát cũng nên thực hiện một cách chặt chẽ trên các loạt thông báo về lô hàng như: thông báo của nhà cung cấp sẵn sàng gửi hàng, thông báo đến, thông báo nhận chứng từ và các chứng từ khác. Từ đó công ty biết được sự cần thiết phải làm công việc khác có thể được xúc tiến. Ví dụ: kho thông báo hàng đến mà đơn vị chuẩn bị đầy đủ các chứng từ để nhận hàng thì các chi phí cho việc lưu kho bãi sẽ tăng lên 2.2.2. Công tác kế tóan, tài chính của công ty Khả năng sử dụng và bảo toàn vốn rất có hiệu quả, làm tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước. Việc quản lý ngoại tệ của công ty cũng hợp lý giúp cho hoạt động thanh toán các hợp đồng nhập khẩu dễ dàng hơn. Hầu hết các hợp đồng đều được trao đổi qua Fax, việc gặp mặt trao đổi trực tiếp giữa cán bộ của công ty và nhà cung cấp được hạn chế và tối thiểu hóa, điều này khiến cho công ty giảm được chi phí cho hoạt động đi lại, làm việc… rất tốn kem tại nước ngoài Chính sách quản lý ngoại tệ của Chính phủ cũng ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động nhập khẩu nói chung và khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu, nguồn ngoại tệ các doanh nghiệp thu về thông qua hoạt động giao nhận, xuất nhập khẩu. 2.2.3. Quản trị nhân sự của công ty 2.2.3.1. Công tác tuyển dụng, bố trí nhân lực của công ty Sun VNlà một bộ phận thuộc tập đoàn Geodis, nhân viên ở Geodis được tuyển chọn từ những người giỏi nhất, có kiến thức cũng như tay nghề và kinh nghiệm thực tế, am hiểu được nhiều mặt hàng cho nên có thể giải quyết khéo léo được các vấn đề phát sinh trong quy trình xuất nhập khẩu hàng Môi trường làm việc trực tiếp với các đại lý ở khắp nơi trên thế giới đòi hỏi nhân viên có tác phong làm việc công nghiệp, đáp ứng kịp thời các yêu cầu từ khách hàng cũng như đại lý nước ngoài. Từ khâu chuẩn bị đến khâu xuất hàng được thực hiện một cách hiệu quả, đúng lúc, đúng thời điểm, tạo uy tín cho công ty. Sun VN đã có những phương pháp tuyển dụng nhân viên vừa chặt chẽ vừa hữu ích để tìm ra những nhân viên, những nguồn lực thích hợp cho từng vị trí trong công ty đặc biệt là những vị trí then chốt, chẳng hạn như các vị trí quản lý, trưởng phòng. 2.2.3.2. Công tác đào tạo, phát triển nhân lực Công ty luôn tìm cách để đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên. Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng các chính sách nhân sự hợp lý quan tâm đến từng cán bộ công ty nhân viên và trong công ty, các chế độ ưu đãi nhân viên khuyến khích nhằm phát huy ưu điểm và tính sáng tạo, lòng nhiệt tình của từng cá nhân, tạo môi trường thuận lợi cho họ phát huy được khả năng của mình. Đối với những nhân lực thiếu kinh nghiệm hoặc chưa đủ trình độ trong các bộ phận, công ty sẽ có các kế hoạch cho họ học tập các khóa đào tạo nhân sự, nâng cao kỹ năng làm việc cũng như ý thức đối với công việc của họ. Nhờ vậy mà Sun VNluôn đảm bão có một đội ngũ nhân viên có kỹ năng tốt trong công việc . Ngoài ra, đối với những nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc ở Sun VNmà còn có khả năng phát huy thêm những năng lực tiềm ẩn trong công việc, họ sẽ được gửi về công ty mẹ để được đào tạo thêm, nâng cao trình độ chuyên môn của họ để sau đó trở thành những nhà lãnh đạo tài năng giúp cho việc phát triển tập đoàn Geodis Wilson. 2.2.3.3 Công tác thu hút nguồn nhân lực Công ty Sun VNcòn xây dựng các dự án, các chính sách để thu hút nhân tài như: giáo sư, thạc sĩ, tiến sĩ trong các ngành kinh tế, xuất nhập khẩu giao nhận vận tải. Các chính sách để thu hút các sinh viên ngành kinh tế tốt nghiệp loại giỏi về “đầu quân” cho công ty chẳng hạn như các khoảng trợ cấp, ưu đãi hỗ trợ cho các sinh viên mới ra trường, cho các giáo sư, tiến sĩ ,v..v.. 2.3. Nhận xét tình hình họat động của công ty Sun VN trong những năm gần đây 2.3.1. Cơ cấu thị trường Sự ra đời ngày càng nhiều các công ty giao nhận tạo nên xu thế cạnh tranh trong lĩnh vực này ngày càng gay gắt, công ty đã gặp không ít những khó khăn đặc biệt có thể mất một số khách hàng trong lĩnh vực giao nhận Thị trường sản xuất và tiêu thụ cả nội thương và ngoại thương của công ty có chiều hướng phát triển tốt, thương hiệu của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường. Trong những năm gần đây, đời sống người dân trong nước ngày càng cao, do đó ngoài những sản phẩm thông dụng, nhu cầu về sử dụng những sản phẩm mới lạ và cao cấp ngày càng tăng. Vì vậy, việc tìm kiếm nhu cầu nội địa về các sản phẩm đang có nhu cầu cao đưa đến công ty nhiều cơ hội hơn nữa trong việc mở rộng hoạt động tự doanh. Công ty có thể thông qua cửa hàng bán lẻ và các công ty khác nhờ xuất khẩu ủy thác, để nắm bắt nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng nội địa, giúp cho việc nghiên cứu thi trường tiến hành thuận lợi. 2.3.2. Tính thời vụ của họat động giao nhận Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bởi lượng hàng hóa xuất nhập khẩu chính là đối tượng của hoạt động giao nhận. Tuy vậy trong khi nước ta đang ngày càng hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì sự lưu thông hàng hóa sẽ ngày càng được đẩy mạnh. Dù có lúc lượng hàng hóa có sụt giảm nhưng không phải là không có hàng, nếu biết khai thác tốt, Sun VNvẫn có thể ổn định được nguồn hàng, tiến tới chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn hạn chế được ảnh hưởng của tính thời vụ, Sun VNphải có sự tín nhiệm của khách hàng, hoặc phải ký được những hợp đồng ủy thác giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn. Đây là một công việc đòi hỏi phải có chiến lược lâu dài. 2.4 Công tác của phòng IT: Hệ thống RED GLOBAL, SMS hỗ trợ rất nhiều trong quá trình làm House B/L giúp quản lý tốt các file, tiết kiệm thời gian. Hệ thống cơ sở vật chất công ty tương đối ổn định, sẵn sàng cho việc kết nối hệ thống mạng với Hải quan, dễ dàng trong việc đăng ký hải quan bằng điện tử Công ty rất đầu tư thiết kế trang website. Wesite là một công cụ hỗ trợ đắc lực, quan trong nhằm quảng bá doanh nghiệp đến các đối tác, khách hàng tiềm năng cũng như thu hút nguồn nhân lực về cho công ty. Một website hoàn thiện về mặt nội dung và hình thức sẽ giúp doanh nghiệp được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp của mình. Phát triển công nghệ cho ngành, chủ yếu là công nghệ thông tin như các hệ thống IT, phần mềm TMS (Transort management system,) hoặc WMS (warehouse management system) . Các hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh 2.5. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 2.5.1 Những ưu điểm Nhu cầu thông tin đối với doanh nghiệp là rất quan trọng, với xu thế bùng nổ thông tin như hiện nay, doanh nghiệp nào bắt được thông tin trước sẽ có nhiều lợi thế hơn, nhiều cơ hội hơn trong kinh doanh. Đối với Sun VN thì việc tìm kiếm những thông tin liên quan đến tiến trình xuất nhập khẩu nói riêng, cho từng bộ phận hoạt động kinh doanh nói chung rất quan trọng. Các nguồn thông tin cần thiết bao gồm những thông tin về sự phát triển về nền kinh tế trong nước, thông tin liên quan đến các lĩnh vực ngành, phát triển về nền kinh tế toàn cầu. Hoạt động của một doanh nghiệp không thể thiếu thông tin. Do đó, bộ phận nghiên cứu thị trường của công ty luôn tự nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách mở rộng nguồn thông tin nghiên cứu, tuy nhiên cần phải khai thác có chọn lọc những nguồn thông tin để có những thông tin có giá trị với mức giá hợp lý. Thường xuyên nâng cao và phân tích các quá trình trong nghiệp vụ để đưa ra giải pháp tốt cho từng thời gian nhằm giảm các chi phí và nâng cao hiệu quả Với vị trí gần kho hàng - cửa khẩu Chi cục Hải quan sân bay Tân Sơn Nhất là một lợi thế cho công ty trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không và dịch vụ tư vấn cho khách hàng làm hàng hóa bằng đường hàng không. 2.5.2 Những nhược điểm cần khắc phục Với lượng khách hàng như hiện nay cũng như khách hàng được dự đoán trong tương lai thì công ty không đủ nhân viên để thực hiện. Một nhân viên kiêm rất nhiều việc, mặc dù có chuyên môn và kinh nghiệm nhưng với cường độ làm việc quá cao sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Mặc dù với số lượng nhân viên như hiện nay công ty vẫn đảm bảo được rút ngắn hơn nữa nếu có đủ nhân viên cho các công đoạn thực hiện quy trình cũng như phân công công việc một cách hợp lý. Vì với số lượng công ty giao nhận ngày càng nhiều thì một trong biện pháp để giữ khách hàng là thời gian hoàn thành việc giao nhận lô hàng. Cụ thể, công ty phải có nhân viên chuyên khai báo hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu, tập hợp các chứng từ đầy đủ cho bộ hồ sơ hải quan… Cũng như các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu ủy thác, công ty vẫn chưa quen với việc áp dụng rộng rãi các điều kiện thương mại quốc tế khác, ngoại trừ nhập theo điều kiện CIF và xuất theo FOB. Đây là thói quen được hình thành từ khi Việt Nam tham gia mua bán với thị trường thế giới, các thương nhân nước ngoài cũng hình thành thói quen chào hàng theo giá CIF khi nhập hàng hóa tọa một không khí an toàn đối với công ty nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung. Với suy nghĩ theo điều kiện này sẽ an toàn cho hàng hóa nhưng thực ra nếu nhập theo FOB hay CIF nhà nhập khẩu cũng phải chịu rủi ro và chi phí kể từ khi hàng qua khỏi lan can tàu tại nước người bán. Những sai sót trong bất cứ công tác nào của quá trình xuất khẩu cũng dẫn đến việc gây chậm trễ, khiến cho việc vào sổ tàu chậm hơn giờ cắt máng, hàng sẽ bị rớt vào chuyển tàu sau. Sẽ không phải làm lại toàn bộ thủ tục tuy nhiên sẽ làm chậm trễ kế hoạch của khách hàng gây mất uy tín công ty, đó còn chưa kể đến phí lưu container, lưu bãi… Việc này đôi lúc không hẳn phụ thuộc vào các sơ sót của nhân viên mà còn tùy nhiều điều kiện khách quan như: điều kiện thời tiết hay các nhân viên hải quan không lúc nào cũng chuyên nghiệp và có trách nhiệm. 2.6. Đánh giá chung Vận tải giao nhận ngày nay thực sự được xã hội coi là một nghề với đầy đủ những tính chất phức tạp cũng như tính hấp dẫn riêng của nó. Trong tình hình gay gắt giữa các công ty giao nhận hiện nay việc xây dựng được chiến lược kinh doanh khả thi, đúng đắn có hiệu quả là một thách thức không nhỏ nhưng cũng quyết định phần thắng lợi cho công ty. Vấn đề chất lượng luôn là chìa khóa thành công của sự thành công doanh nghiệp. Tạo được sự khác biệt trong các sản phẩm dịch vụ của mình đồng nghĩa với sự tồn tại vững chắc, trong giao nhận đó là chương trình riêng cho từng khách hàng hoặc từng nhóm khách hàng, cách thức làm việc uy tín, đảm bảoviệc giao nhận luôn đúng kế hoạch để ra… Trên thực tế Sun VNđã đạt được những thành tựu trong bước đi đầu sau hơn 5 năm hoạt động tại Việt Nam chứng tỏ Sun VNđã đúng trong các chính sách phát triển của mình, và tham vọng trở thành một trong những công ty giao nhận vận tải hàng đầu Việt Nam Ở bộ phận làm hàng (Handing) cũng có những khó khăn tránh khỏi. Do làm việc ở một công ty giao nhận, lượng hàng hóa đa dạng đòi hỏi người làm thủ tục hải quan và C/O phải có kiến thức về mặt hàng mình chịu trách nhiệm. Đặc biệt là trong khâu kiểm hóa, Hải quan sẽ có những câu hỏi mang tính chuyên môn. Điều này gây trở ngại cho việc hoàn tất thủ tục hải quan, dẫn đến trở ngại cả quy trình xuất khẩu. Các nhân viên handing phải là những người thực sự có kinh nghiệm. Trong quá trình mở rộng quy mô công ty, rất nhiều nhân viên trẻ được tuyển dụng không tránh khỏi những hạn chế về mặt bản chất chỉ có thể giải quyết bằng kinh nghiệm. Thách thức của thị trường sẽ ngày càng gay gắt, sự tụt hậu ngày càng diễn ra nhanh chóng nếu không có sự đổi mới. Vấn đề then chốt của Sun VNlà làm sao trụ vững, tiếp tục mở rộng và phát triển hơn nữa. Do đó, Sun VNnên khắc phục những mặt còn tồn tại, có chiến lược tận dụng triệt để những tiềm năng của mình để nâng cao năng lực cạnh tranh. Đồng thời nắm bắt cơ hội để thúc đẩy sự phát triển của công ty. Sau khi gia nhập WTO, Việt Nam phải mở cửa các lĩnh vực kinh tế của mình theo các lộ trình nhất định. Theo cam kết Việt Nam phải mở cửa hoàn toàn dịch vụ logistics vào năm 2013, tức là còn hơn 3 năm nữa. Theo dự báo dịch vụ Logistics và SC sẽ trở thành một ngành kinh tế quan trọng tại Việt Nam, đóng góp khoảng 15% GDP của cả nước. Sự phát triển kinh tế kéo theo tăng tưởng trong hoạt động xuất nhập khẩu, sản xuất tiêu dùng do đó tiềm năng phát triển của ngành là rất lớn. Việt Nam cần có một chiến lược phát triển Logistics và Supply chain cụ thể bền vững để không bị thua trên sân nhà khi hội nhập Có các chính sách vay vốn đầu tư đối với các doanh nghiệp tư nhân, các công ty TNHH tạo điều kiện cho các doanh nghiệp, các đơn vị có vốn vay đầu tư hoạt động kinh doanh Thủ tục hành chính rườm rà, nhất là các thủ tục Hải Quan, thủ tục nhận hàng,….rất phức tạp, để thực hiện được mất rất nhiều thời gian. Tiếp tục cải thiện các thủ tục hải quan ngày càng đơn giản để giúp cho việc thực hiện giao nhận nhanh chóng thuận lợi Đổi mới các quy định, chính sách, luật thương mại thông thoáng nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thuận lợi hoạt động kinh doanh góp phần phát triển nền kinh tế Việt Nam. Nhà nước cần xây dựng các hành lang pháp lý, các hiệp hội về logistics và SC tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động trong ngành có định hướng để phát triển Bỏ dần các chi phí xuất nhập khẩu không hợp lý Làm sạch bộ phận nhà nước, tránh tình trạng tiêu cực trong các nhân viên hải quan. Hiện nay các cơ sở hạ tầng nhà nước còn yếu đặc biệt là hệ thống đường bộ gây khó khăn trong việc chuyên chở hàng hóa với trọng tải lớn làm chậm tiến bộ giao nhận dẫn đến việc tăng các chi phí khác. Cần phải quy hoạch dài hạn cơ sở hạ tầng giao thông, các điểm thông quan, cảng biển, sân bay, kho bãi Đầu tư phát triển đội tàu chuyên chở mạnh dạn đổi mới nâng cao chất lượng của đội tàu, thanh lý những tàu đã quá cũ lạc hậu để thu hồi vốn, đầu tư vào những tàu mới có trang thiết bị hiện đại để mang lại những lợi ích cho nền kinh tế nước nhà và cho các doanh nghiệp trong nước Tiếp tục mở rộng các mối quan hệ hợp tác đối với nhiều nước trên thế giới, gia nhập các tổ chức kinh tế giúp các doanh nghiệp mở rộng thị trường của mình và thu được ngoại tệ về cho quốc gia Cánh cửa giao thương quốc tế đã mở việc thu hút đầu tư nước ngoài là nhiệm vụ then chốt của nước ta. Ngoài việc đầu tư tăng cường các hoạt động ngoại giao nhằm tạo mối quan hệ tốt đẹp với các nước khác, Việt Nam cần có những chính sách thu hút vốn đầu tư nước ngoài, tạo điều kiện cho họ bằng cách hỗ trợ làm ăn hay giảm thuế, giảm giá thuế đất, vvv cộng với nguồn năng lượng dồi dào của nước ta sẽ là một thị trường tiềm năng cho các nhà đầu tư Các doanh nghiệp ngành hiện chưa liên kết với nhau trong kinh doanh, điều đặc biệt cần thiết, trong bối cảnh cạnh tranh mạnh mẽ sau khi VN gia nhập Tổ chức thương mại thế giới. Hệ thống kho bãi nhỏ, quy mô rời rạc, chất lượng dưới trung bình và không phát huy đầy đủ chức năng. Việc xây dựng, quản lý và khai thác thiếu khoa học. Những phương tiện trang thiết bị như xe nâng hạ hàng hóa, dây chuyền, băng tải, phương tiện đóng gói mã hóa, hệ thống đường ống, an ninh an toàn, đèn chiếu sáng... đều còn hết sức thô sơ. KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại công ty Sun VN đã giúp em phần nào hiểu biết thêm về công việc của một nhân viên chứng từ hàng hóa xuất – nhập khẩu, có cơ hội tiếp cận thực tế với các quy trình để tiếp nhận một lô hàng xuất – nhập khẩu như: làm chứng từ xuất nhập hàng hóa thực tập, nhất là trong quá trình giao nhận lô hàng, em rút ra được một số nhận xét: Muốn thực hiện tốt công việc giao nhận hàng hóa xuất – nhập khẩu thì trước hết người giao nhận phải nắm vững nghiệp vụ chuyên môn và điều quan trọng nữa là phải am hiểu thực tế. Nghiệp vụ giao nhận được thực hiện theo một quy trình nhất định, mặc dù đối với một số mặt hàng khác nhau sẽ có thể có thêm một vài khâu nhỏ như hàng cần giám định thì phải qua khâu giám định và ở một số cảng khác nhau thì một số bước có thể thay đổi lẫn nhau. Thời gian giao nhận hàng nhanh hay chậm cũng phụ thuôc một phần vào khả năng xử lý nhanh hay chậm của nhân viên giao nhận. Việt Nam đã là thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) tạo ra nhiều cơ hội mở rộng giao thương, hợp tác với tất cả các nước trên toàn cầu. Cũng như các doanh nghiệp khác, công ty Sun VN lôn từng bước nỗ lực, phấn đấu không ngừng để phát triển ngành dịch vụ giao nhận nói chung cũng như phát triển công ty nói riêng tại Việt Nam. Trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, đặc biệt là cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đã tác động không nhỏ đến từng doanh nghiệp. Do vậy, vấn đề sống còn hiện nay là tất cả các công ty đã tham gia vào sân chơi chung của nền kinh tế thì cần có những chính sách, những cải tiến kịp thời về mọi mặt nhằm phù hợp hơn với tình hình chung của nền kinh tế Việt Nam nói riêng cũng như nền kinh tế thế giới nói chung. Ngoại thương nói chung và xuất nhập – khẩu nói riêng, trong đó việc phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập – khẩu là rất quan trọng trong việc hỗ trợ giao thương giữa các nước. Trong những năm gần đây tuy đã có nhiều chuyển biến tích cực nhưng bên cạnh đó vẫn không tránh khỏi những tồn tại cần khắc phục nhằm giúp cho công việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu luôn được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi nhằm tạo điều kiện giúp hàng hóa được thông quan dễ dàng hơn, từng bước hoàn thiện để ghi tên mình vào danh sách những quốc gia có hoạt động xuất – nhập khẩu bền vững và lâu dài trên thế giới. MỤC LỤC