Đề tài Thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH MTV dịch vụ khai thác hải sản biển đông

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ KHAI THÁC HẢI SẢN BIỂN ĐÔNG (ESF). QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CHI NHÁNH ESF: Qúa trình hình thành và phát triển: Chi nhánh ESF được thành lập căn cứ vào Quyết định số: 212/2000 – HSBD ngày 09/03/2000 của Chủ Tịch Hôi Đồng Quản Trị Tổng Công Ty Hải Sản Biển Đông. Chi Nhánh Công Ty Khai Thác Và Dịch Vụ Hải Sản Biển Đông kinh doanh căn cứ vào giấy phép đăng ký số: 312839 cấpngày 06/200 do sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp. Tên đơn vị: Chi Nhánh Công Ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Hải Sản Biển Đông. Tên giao dịch: East Sea Fishing And Searvice Company Branch. Tên viết tắt: ESF. Trụ sở giao dịch: Số 211 Đường Nguyễn Thái Học Quận, TP. HCM. Mã số thuế: 3500376750001 . Điện thoại: (08)9207288 –fax : (08)9207366. Email: esf@hcm.vnv.vn Qua hơn chín năm hoạt động, Chi Nhánh đã từng bước định hình và phát triển, tạo công ăn việc làm cho người lao động. Với hai hoạt đông chủ yếu : Hoạt động khai thác hải sản xa bờ: Chi Nhánh đã tập trung vào các tàu khai thác có công suất lớn để phát huy tiềm năng hiện có, tăng cường khai thác hải sản xa bờ vùng biển Miền Trung và Đông Nam Bộ là ngư trường trọng điểm của Việt Nam, là nơi tập trung nguồn lợi hải sản lớn. Ước tính chiếm hơn 70% trữ lượng của cả nước với những giống, và loại hải sản có giá trị kinh tế cao. Vì vậy, sau khi giải phóng, Nhà Nước và Nghành Thủy Sản triển khai ngay việc thành lập các đơn vị khai thác và nuôi trồng thủy sản . Hoạt động xuất nhập khẩu: Đây là hoạt đông chủ yếu của Chi Nhánh công ty. Hằng năm, doanh thu xuất nhập khẩu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng doanh thu cả Chi Nhánh, bao gồm xuất nhập khẩu trục tiếp và xuất nhập khẩu ủy thác. 2) Chức năng , nhiệm vụ của chi nhánh ESF: a) Chức năng : Tổ chức trực tiếp các hoạt động khai thác đánh bắt hải sản và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trên cơ sở nghành nghề hiện có của Chi Nhánh. Được phép ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế, hợp đồng xuất khẩu ủy thác kí gửi , hợp đồng liên doanh, liên kết với các tổ chức, đơn vị trong và ngoài nước theo phạm vi hoạt động của Chi Nhánh. Giao dịch tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước để tổ chức tiêu thụ các loại thủy hải sản theo các hợp đồng đã được ký kết. Chi Nhánh còn chấp hành đầy đủ các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà Nước cũng như những quy định của công ty đề ra. b) Nhiệm vụ : Chi Nhánh tự lo kịp thời các loại thuế theo quy định của Nhà Nước. Tổ chức quản lý thực hiện chỉ tiêu kế hoạch tài sản và các nguồn lợi khác do Nhà Nước và công ty, giao theo quy định để thực hiện công ích. Xây dựng định mức lao đông, đơn giá tiền lương và phụ cấp theo định mức của Nhà Nước và công ty, được hưởng chế độ trợ cấp, hoặc các chế độ ưu đãi khác của Nhà Nước theo chính sách đối với doanh nghiệp hoạt động công ích đặc thù. c) Sơ đồ bộ máy tổ chức: Do Chi Nhánh ESF chỉ là chi nhánh trực thuộc công ty ESF nên sơ đồ bộ máy tổ chức theo kiểu trực tuyến , rất gọn nhẹ , dễ quản lí, được lãnh đạo trực tiếp bởi Giám Đốc Chi Nhánh . Các phòng ban hoạt động độc lập nhau. Dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của Chi Nhánh : Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Ban Giám đốc Chi Nhánh: bộ phận cao nhất công ty, chịu trách nhiệm xét duyệt vấn đề đối ngoại, triển khai. Đồng thời có vai trò chịu trách nhiệm đại diện công ty ký các hợp đồng sản xuất kinh doanh, chỉ đạo XNK. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : - Nghiên cứu thị trường, nhu cầu tiêu thụ các sản phẩm thủy hải sản trong khu vực và trên thế giới nhằm đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Chi Nhánh. Đồng thời, thực hiện các hoạt động XNK ủy thác cho khách hàng theo quy định của Nhà Nước. Đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán, maketing, lên kế hoạch đầu tư thống kê số liệu. Ngoài ra, còn tham mưu cho Giám Đốc trong công tác kinh doanh nội địa và mở rộng xuất khẩu. Hỗ trợ cho Giám Đốc lập phương án kinh doanh, dự trữ hàng hóa, nghiên cứu giá cả thị trường . - Bên cạnh đó, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu còn quản lý hợp đồng, thư tín dụng, tổ chức giao nhận hàng, đồng thời phụ trách sắp xếp, điều hành các kho hàng của Chi Nhánh để tham mưu cho Phó Giám Đốc kinh doanh những vấn đề Chiến lược trước mắt cũng như lâu dài để phát trển kinh doanh sản xuất của Chi Nhánh, quản lý hệ thống thông tin liên quan đến hoạt động của Chi Nhánh thông qua Điện thoại, Fax, Internet…… - Tổ chức công tác mua bán hàng tại các siêu thị, cửa hàng của công ty và tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường tiêu thụ bằng cách tham gia các hội chợ thương mại trong nước. Đồng thời tổ chức kiểm tra kế hoạch công việc được giao, luôn cố gáng hoàn thành kế hoạch và báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ lên ban Giám đốc công ty một các chính xác, kịp thời và trung thực. Phòng kế toán tài vụ : - Giúp Giám Đốc thực hiện các chức năng tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính, kế toán hướng dẫn các bộ phân trực thuộc tổ chức hạch toán kế toán. - Thực hiện phân phối lợi nhuận theo đúng quy định của Nhà Nước và tham mưu cho Ban Giám đốc về giá cả hàng hóa XNK, tỷ giá hối đoái, sự biến động về giá cả, phương thức thanh toán. - Tổ chức theo dõi công nợ để thanh toán kịp thời, lập kế hoạch ngân sách, xây dựng chế độ kế toán tiền lương, lập báo cáo tình hình tồn kho hợp lý theo định kỳ. - Quản lý tài sản, vốn hàng hóa, kinh phí và các quỹ, tổng kết thu chia tài chính , báo cáo quyết toán. Thường xuyên kiển tra hoạt động thu chi tài chính các bộ phận, nắm bắt tình hình kinh doanh của Công Ty để từ đó lập ra kế hoạch tài chính, bên cạnh đó ,cung cấp những thông tin hữu ích cho các bộ phận có liên quan đến vấn đề đó . - Tổ chức ghi chép, hạch toán kế toán kịp thời, trung thực toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, phản ảnh toàn bộ tình hình tăng, giảm nguồn vốn tài sản. Ngoài ra, bộ phận này còn có chức năng kiểm tra kế toán nội bộ trong Công Ty, thi hành kịp thời các chế độ hạch toán của Nhà nước. - Tổ chức bảo quản lưu tữ tài liệu kế toán và lập báo tài chính, kịp thời, chính xác theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của ban Giám đốc cơ quan chủ quản cấp trên. - Thực hiện nộp ngân sách theo đúng quy đinh của Nhà Nước . 4) Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh ESF . a) Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu tại Chi Nhánh ESF. Hoạt động chủ yếu của Chi Nhánh ESF là xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác. Các mặt hàng thủy hải sản đông lạnh. Ngoài ra Chi Nhánh còn xuất khẩu nhiều mặt hàng khác như than…. Đây là hoạt động góp phần đem lại lợi nhuận rất lớn cho Chi Nhánh. Bảng 1 : KIM NGẠCH XUẤT KHẨU THEO CƠ CẤU MẶT HÀNG Mặt hàng 2007 2008 2009 Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Bạch tuộc 2,230,799 33% 2,802,602 31% 3,798,9807 30% Sò điệp, sò lông 2,568,799 38% 3,797,073 42% 4,937,580 39% Mặt hàng khác 1,960,400 29% 2,440,997 27% 3,925,539 31% Tổng cộng 6,759,998 100% 9,040,672 100% 12,663,026 100% Nguồn : Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Biểu đồ 1 : Tỷ trọng xuất khẩu theo cơ cấu của Chi Nhánh 2007- 2009 + Qua bảng phân tích, ta thấy tổng kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng của Chi nhánh ESF năm 2007 đạt: 6.759.998 USD. Trong đó, mặt hàng sò điệp sò lông đạt 2.568.799USD chiếm 38% tổng kim ngạch xuất khẩu và đây là mặt hàng có kim ngạch xuất khẩu cao nhất trong năm. Xếp thứ hai là, mặt hàng bạch tuộc đạt 2.568.799 USD chiếm 33% tổng kim ngạch xuất khẩu. Cuối cùng là mặt hàng khác đạt 1.960.400 USD chiếm 23% tổng kim ngạch xuất khẩu. Với kết quả đạt năm 2007 Chi Nhánh có cơ sở để đề ra kế hoạch cho năm 2008 và những năm tiếp theo . + Trong năm 2008 tổng kim ngạch xuất khẩu của Chi Nhánh đạt 9.040.672 USD tăng 2.280.674 USD so với năm 2007 với tỷ lệ tăng 33.74%. Trong đó mặt hàng sò điệp, sò lông đạt 3.797.073 USD chiếm 42% tổng kim ngạch xuất khẩu trong năm và tăng 1.228.274 USD so với năm 2007. Kim ngạch xuất khẩu mặt hàng bạch tuộc đạt 2.802.602 USD chiếm 31% tổng kim ngạch xuất khẩu trong năm, tăng 571.803 USD so với năm 2007 với tỷ lệ tăng: 25.63% nhưng về tỷ trọng lại giảm hơn so với năm 2007 là 2%. Bên cạnh đó, mặt hàng khác cũng tăng: 480.579 USD với tỷ lệ tăng 24.5% so với năm 2007, về tỷ trọng cũng giảm hơn so với năm 2007 là 2%. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu trong năm 2007 có sự thay đổi hơn so với năm 2007 nhưng sự thay đổi này lại có tính tích cực. Với kết quả đạt được trong năm 2007 Chi Nhánh sẽ có kế hoạch cụ thể năm tới. + Năm 2009 tổng kim ngạch xuất khẩu của Chi Nhánh đạt 12.663.354 USD so với năm 2008 và tăng 5.903.028 USD so với năm 2007, với tỷ lệ tăng 40.06% năm 2008 và 87.3% so với năm 2007. Trong đó mặt hàng sò điệp sò lông đạt 4.938.580 USD chiếm 39% tổng kim ngạch xuất khẩu trong năm, tăng 1.141.507 USD so với năm 2008 và tăng 2.369.781 USD so với năm 2007. Mặt hàng bạch tuộc đạt 3.798.907 USD chiếm 30% tổng kim ngạch xuất khẩu trong năm, tăng 996.305 USD so với năm 2008 và tăng 1.568.108 USD so với năm 2007, nhưng về tỷ trọng lại giảm hơn so với hai năm trước . + Bên cạnh đó, mặt hàng khác cũng tăng so với hai năm 2007 và 2008 cụ thể với mức tăng 1.965.139 USD và 1.484.562 USD. Tóm lại, tổng kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng của Chi Nhánh luôn tăng đều qua các năm. Đây là xu hướng tốt Chi Nhánh cần phát huy hơn nữa để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cơ cấu thị trường xuất khẩu tại Chi Nhánh ESF: Thị trường xuất khẩu của Chi Nhánh ESF là các nước Châu Á, Mỹ, EU. Bảng 2 : Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu thị trường của Chi Nhánh ESF ĐVT : USD Thị trường 2007 2008 2009 Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Châu á 4,075,296 60% 3,984,862 49% 5,436,284 45% Mỹ 1.698,042 25% 1,707,798 21% 2,416,128 20% Eu 1,018,819 15% 2,439,706 30% 4,228,216 35% Tổng cộng 6,792,157 100% 8,132,366 100% 12,080,628 100% Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Biểu đồ 2: Tỷ trọng xuất khẩu theo cơ cấu thị thường của Chi Nhánh ESF + Qua bảng phân tích, tổng kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu thị trường của Chi Nhánh ESF năm 2007 đạt: 6.702.157 USD. Trong đó, kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Châu Á đạt 4.075.296 USD chiếm 60% tổng kim ngạch xuất khẩu và đây là thị trường đạt kim ngạch cao nhất trong năm. Xếp thứ hai là thị trường Mỹ, với kim ngạch đạt 1.698.042 USD chiếm 25% tổng kim ngạch xuất khẩu cả năm. Cuối cùng trường EU với kim ngạch đạt 1.018.819 USD chiếm 15% tổng kim ngạch. Với cơ cấu thị trừong thị trừơng ổn dịh như thế chắc chắn trong năm ới Chi Nhánh sẽ có cơ hội để phát triển sản phẩm của mình. + Năm 2008 tổng kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu của Chi Nhánh đạt 8.132.366 USD tăng 1.340.209 USD so với năm 2007, với tỷ lệ tăng 19.73%. Trong đó thị trường Châu Á đạt 3.984.209 USD chiếm 49% tổng kim ngạch xuất khẩu. Nhưng giảm: 90.434 USD so với năm 2007.Tổng kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Mỹ đạt 1.707.798 USD chiếm 21%tổng kim ngạch cả năm và tăng 9.756USD. Bên cạnh đó, tổng kim ngạch xuất khẩu sang thị trường EU đạt 2.439.706 USD chiếm 30% tổng kim ngạch cả năm và tăng 1.420.887 USD so với năm 2007. Trong năm 2008 tổng kim ngạch xuất khẩu trong các thị trường có sự thay đổi hơn so với năm 2007. Cụ thể việc xuất khẩu sang thị trừơng EU lại có chiều hướng quan trọng hơn so với hai thị trường còn lại. + Năm 2009, tổng kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu thị trường đạt 12.080.628 USD tăng 3.948.262 USD so với năm 2008 và tăng 5.288.284 USD so với năm 2007. Trong đó, kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Châu Á đạt 5.436.284 USD chiếm 45% tổng kim ngạch cả năm tăng 1.451.422 USD so với năm 2008 và tăng 1.360.998 USD so với năm 2007. Kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Mỹ đạt 2.416.128 USD, tăng 708.333 USD so với năm 2008 và tăng 718 .806 USD so với năm 2007. Tóm lại, tổng kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu thị trừơng luôn tăng đều và ổn định qua các năm Chi Nhánh nên có chiến lược để tiếp tục mở rộng thị trường. 5) Những thuận lợi và khó khăn trong họat động kinh doanh xuất khẩu của Chi nhánh ESF. Thuận lợi: Hệ thống thuế quan được ưu đãi hơn, hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam sẽ không phân biệt đối xử , trên thị trường các nước thành viên của WTO chính vì vậy mà hàng hóa của Chi Nhánh dễ dàng xâm nhập vào thị trường khó tính như: Nhật, Hàn Quốc, Mỹ, EU. Đồng thời, thị trường Việt Nam sẽ được nhìn với góc độ khác nó sẽ hấp dẫn hơn với các nhà đầu tư nước ngoài tạo điều kiện cho Chi Nhánh dễ dàng hợp tác với các doanh nghiệ nước ngoài để giới thiệu sản phẩm của mình một cách rộng rãi và học hỏi những kinh nghiệm làm ăn của đối tác. Bên cạnh đó, việc mở cửa nền kinh tế nhà nước cũng tạo nhiều điều kiện thuận lợi để đẩy mạnh công tác xuất khẩu trong nước Nhiều buổi hội thảo về thông tin thị trường xuất khẩu đã được mở ra để giới thiệu những thị trường tiềm năng giúp Chi Nhánh tiết kiệm thời gian và tiền bạc để đẩy mạnh vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hơn thế nữa, Ban Giám Đốc công ty có trình độ chuyên môn cao thành viên năng động và có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cao. Chi Nhánh ESF còn là doanh nghiệp được nhiều người biết đến với sự phục vụ tận tâm và chu đáo với khách hàng. Khó khăn: Cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp xuất nhâp khẩu trong và ngoài nước là không thể tránh khỏi doanh nghiệp của Thái Lan , Ấn Độ. phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của Chi Nhánh kiêm luôn việc nghiên cứu thị trường , nên công việc bị chồng chéo gây khó khăn cho việc tiếp xúc và tìm ra ccá thị trừong tiềm năng. Doanh nghiệp thiếu nguồn internet mạnh làm giảm đi khả năng được nhiều kháchn hàng quan tâm về vấn đề kinh doanh của công ty. Thêm một khó khăn nữa mà Chi Nhánh phải đối mặt đó là khó khăn về nguồn vốn không thực hiện được những hợp đồng , điều đó sẽ làm giảm đi uy tín của Chi Nhánh và Chi Nhánh đã bỏ lỡ một phần lợi nhuận từ thưong vụ mang lại. CHƯƠNG 2: THỦ TỤC VÀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ KHAI THÁC HẢI SẢN BIỂN ĐÔNG (ESF). Để thuận tịên cho việc trình bày và hiểu rõ hơn về thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Chi Nhánh ESF. Nhóm chúng em xin được trình bày thủ tục và nghiệp vụ giao nhận lô hàng than gỗ đước theo hợp đồng số 02-10/ESF tại Chi Nhánh ESF. Theo như lô hàng gỗ đước này xuất khẩu thanh toán bằng TTR , nên nhân viên chứng từ sẽ không tốn nhiều thời gian cho việc kiểm tra L/C và cũng tiết kiệm được một khoảng chi phí cho Chi Nhánh. CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU: Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước, về cơ bản là một nền sản xuất phân tán. Vì vậy, trong rất nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng xuất nhập khâủ phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng (cơ sở sản xuất). Cũng chính vì vậy, mà Chi Nhánh xuất khẩu được lô hàng than gỗ đước này cũng phải thu mua nguồn hàng từ Cà Mau để làm thành lô hàng xuất khẩu. Cụ thể lô hàng than gỗ đước này Chi Nhánh đã thu mua tại công ty TNHH Tấn Đạt Ấp Thạnh Điền, xã Lý Văn Lâm –TP. Cà Mau. Người mua lô hàng này là ông Lê Quang Đức Giám Đốc đại diện của Chi Nhánh ( bên mua) và ông Đoàn Văn Kẹo đại diện công ty Tấn Đạt (bên bán) với số là 50,40 tấn. Và lô hàng này đã được Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Cà Mau sở nông nghiệp và phát triển nông thôn xác nhận nguồn gốc nguyên liệu để sản xuất than gỗ đước. Và việc mua bán giữa hai bên đươc thực hiện qua địên thoại và thể hiện cụ thể nhất là hóa đơn số 0022469. Việc chuẩn bị cho lô hàng than gỗ đước này phải qua nhiều giai đọan nhưng nhân viên Chi Nhánh đã hoàn thành tốt, nhờ vào mối quan hệ làm ăn của Chi Nhánh trong suốt thời gian qua.Việc chuyên chở lô hàng từ Cà Mau lên Cảng ICD Tanamexco bằng đường biển. Sau khi đàm phán, mua bán gữa nhân viên Chi Nhánh và chủ lô hàng thì việc chuyên chở lô hàng than gỗ đước này do chủ lô hàng thuê phương tiện vận tải để chuyên chở lô hàng lên đúng ngày giờ đã hỏa thuận. Và lô hàng đã được cập cảng ICD Tanamexco vào lúc 17 giờ ngày 22/04/2010. Vì vậy việc chuẩn bị lô hàng than gỗ đước này xem như hoàn tất và thành công. XIN GIẤY PHÉP XUẤT KHẨU: Theo lô hàng than gỗ đước này thủ tục xin giấy phép xuất khẩu thì không cần. Lô hàng này không đòi hỏi giấy phép xuất khẩu nên Chi Nhánh sẽ không phải xin giấy cấp phép xuất khẩu. THUÊ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI: Theo hợp đồng mua bán số 02-10/ESF –TAW ngày18/03/2010, Người bán là Chi Nhánh công ty ESF Địa chỉ: 211 Nguyễn Thái Học, quận 1, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam. Điện thoại: 84839207288 Fax 84839207366 Số tài khoản : 000147960002 Ngân Hàng Đông Á Người mua : công ty TNHH JONG YIN ENTERPRISE Địa chỉ : 48LANE 97 CHUNG HSIN WEST ROAD HSIEN CHIAO CHUNTAHSIANG KAOHSIUNG HSIEN TAIWAMROC. Điện thoại 8866939331808 Fax : 88676525878 Chi Nhánh ESF ký hợp đông bán lô hàng than gỗ đước với số lượng là 50,40 tấn. Trị Giá là 8,416.80 USD và điều kiện giao hàng là FOB. Vì thế, nhân viên Chi Nhánh ESF sẽ liên hệ với người mua để xem xét lịch trình cho phù hợp . Theo đề nghị của bên mua, thì nhân viên của Chi Nhánh booking note qua hãng tàu OVEREAS TRANSPORT CORPORATION, bên nhà nhập khẩu sẽ fax sang cho Chi Nhánh ESF một Booking note, trên booking sẽ nêu rõ tên tàu , số chuyến, số luợng container, nơi cấp container, ngày tàu chạy. Sau khi nhân và kiểm tra các nội dung trên booking note, nhân viên của Chi Nhánh thấy nội dung của booking này phù hợp với các điều kiện giao hàng sau đó mang booking đến phòng điều độ của cảng ICD Tanamexco để xác nhận vào booking. Tại phòng điều độ của cảng sẽ cấp cho nhân viên Chi Nhánh booking container, hai container packing list ( Trên container packing list sẽ thể hiện tên người gửi hàng, cảng đến, cảng chuyển tải, số container, tên tàu, số chuyến. Để nhân viên giao nhận của Chi Nhánh ESF khai báo các thông tin liên quan vào các mục đã nêu). Sau khi nhân viên đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cung cấp lệnh giao container rỗng để cho Chi Nhánh ESF đóng hàng . Lệnh cấp container rỗng, trên chứng từ này có ghi rõ số container, số seal của hãng tàu. Theo như lô hàng than gỗ đước này thì Chi Nhánh ESF đóng hàng vào container rỗng tại cảng ICD Tanamexco và hàng được gửi nguyên container. Sau khi có lệnh cấp container rỗng nhân viên giao nhận của Chi Nhánh ESF sẽ liên hệ với nhân viên giám sát kho bãi cảng ICD Tanamexco để biết được khu vực để container rỗng tại cảng . Nhân viên giao nhận của Chi Nhánh sẽ kiểm tra container để xem có đúng số container và số seal và kiểm tra container có sạch không, có bị lủng, hay hỏng. Nếu không đúng với yêu cầu thì sẽ yêu cầu đổi container. Container rỗng này thì phải sạch nếu không sạch, lủng hoặc hư hỏng gì thì phải yêu cầu đổi lại container khác. Vì lô hàng than gỗ đước này đóng hàng tại cảng ICD Tanamexco nên nhân viên giao nhận của Chi Nhánh chỉ kiểm tra để biết được vị trí của container rỗng, để sau đó đóng hàng vào container. Chứ không cần phải thuê xe kéo container rỗng về kho riêng. Vì thế ở khâu này nhân viên Chi Nhánh chỉ cần đóng phí trải bãi tại cầu cảng và liên hệ với phòng điều độ cảng để nhận container rỗng vì lô hàng này được vận chuyển lên cảng bằng thuyền. Và thực tế ở lô hàng than gỗ đước này thì Chi Nhánh cần hai contairer rỗng để xếp hàng vào. Ở lệnh cấp container rỗng thể hiện số container và số seal là : TSU 4503234/ TSL8060096 và DFSU 6168470/ TSL 8060098. mỗi container là 40f. LẬP CÁC CHỨNG TỪ CẦN THIẾT ĐỂ KHAI BÁO HẢI QUAN: Để khai báo hải quan nhân viên chứng từ của Chi Nhánh ESF sẽ lập các chứng từ như : Hợp đồng và packing list . Lập tờ khai và phụ lục (nếu có). Cách lập tờ khai được tiến hành như sau: Tờ khai hải quan đối với hàng xuất khẩu có màu hồng, ký hiệu HQ/2002-xk bao gồm hai phần. A. PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI Trong đó , PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI, gồm 20 ô, nhân viên giao nhận phải kê khai đầy đủ ,rõ ràng và chính xác các nộ dung sau: Tại ô tổng cục Hải Quan Cục hải quan : Hồ Chí Minh Chi Cục Hải Quan; khu vực 4-4 Các cảng còn lại sẽ đưa mã hóa theo từng khu vực: Khu vực 1: Cảng Tân Cảng , Cảng cát Lái. Khu vực 2; cảng Khánh Hội Khu vực 3: cảng Lotus, Tân Thuận, Bến Nghé ICD Tây nam, ICD Transimex. Ô 1 : Người xuất khẩu : Ghi các thông tin của nhà xuất khẩu : tên, địa chỉ, điện thoai, fax, mã số thuế. Theo lô hàng than gỗ đước này thì ở ô 1 trên tờ khai thể hiện như sau : Mã số thuế: 350037675001 Chi Nhánh công ty TNHH MTV dịch vụ khai thác hải sản biển đông 211 nguyễn thái học Q1, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại : 822525 Ô 2 : Người nhập khẩu Nhân viên chứng từ phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ số điện thoại của nước người nhập khẩu. theo lô hàng này ở ô 2 được ghi như sau: JONG YI ENTERPRTSE CO,. LTD 48 LANE 97 HUNG HSIN EST ROAD HSIEN CHAO CHUN TA SHU HSIANG KAOHSIUNG HSIEN TAIWAN Ô 3 : Ngừơi ủy thác (để trống) Ô 4 : đại lý làm thủ tục hải quan (để trống) Ở ô số 3 và số 4 nếu hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng ủy thác hoặc đại lý thì ghi tên địa chỉ, mã số thuế của pháp nhân làm dich vụ này. Nếu không thì để trống. Ô 5 : Khi lập tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ đánh dấu vào loại hình được liệt kê bên dưới cho lô hàng xuất khẩu theo đúng mục đích sử dụng Có thuế (đối với lô hàng này thì đánh dấu vào loại hình có thuế) Không thuế KD : kinh doanh ĐT: Đầu tư GC: Gia công SXXK: Sản xuất xuất khẩu XTN: xuất tái nhập TX : Tái xuất Ô 6: Giấy phép (nếu có) Ô này khai báo số giấy phép, ngày cấp phép, ngày hết hạn của giấy phép xuất khẩu do Bộ Thương Mại, các Bộ, cơ quan chuyên ngành cấp. Đối với lô hàng than gỗ đước này không cần giấy phép nên ô này được để trống. Ô 7 : Hợp đồng Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký . Theo lô hàng này ở ô 7 sẽ được thể hiện như sau: Số :02-10/ESF-TAW Ngày : 18/03/2010 Ô 8 : Nước nhập khẩu: Ghi đầy đủ tên nước bằng tiếng Anh và mã ISO nước nhập khẩu hoặc cảng dỡ hàng của nước nhập khẩu Theo lô hàng này ô 8 sẽ thể hiện như sau: TAIWAN T W Ô 9 Cửa khẩu xuất hàng: Ghi tên cửa khẩu mà hàng hóa được thông quan để vận chuyển sang nuớc nhập khẩu. Trong trường hợp này đươc thông quan ở ICD Ta namexco nên trên tờ khai sẽ thể hịên ở ô 9 là: ICD TANAMEXCO Ô 10: Điều khiện giao hàng: Ghi theo điều kiện giao hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng (Thường áp dụng các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms để thuận tiện cho việc phân chia trách nhiệm và rủi ro giữa các bên) .Theo lô hàng này ô 10 được thể kiện là FOB / HCM Ô 11 : Đồng tiền thanh toán và tỷ giá tính thuế: Thể hiện theo đông tiền qui định của hợp đồng hoặc L/C . Tỷ giá tính thuế được lấy theo tỷ giá ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam của ngày đăng ký tờ khai. Để biết tỷ giá của ngày đăng ký mở tờ khai nhân viên của Chi Nhánh thường sử dụng hộp thư tỷ giá 8001108. Đồng tiền thanh toán cho lô hàng này là USD và tỷ giá tính thuế là 18.544 Ô 12 : Phương thức thanh toán Ghi rõ phuơng thức thanh toán được quy định trong truờng đồng hợp (TTR,D/A, D/P , CAD, L/C). Phương thức thanh toán cho lô hàng này là TTR Ô 13: Tên hàng , quy cách, phẩm chất Việc thể hiện rõ tên hàng và các đặc điểm đặc trưng của hàng hóa. Việc thể hiện tên hàng và các đặc điểm đặc trưng của hàng hóa giúp hải quan dễ dàng trong việc kiểm tra. Theo lô hàng này ở ô 13 thể hiện như sau : than gỗ đuớc Trong trường hợp lô hàng xuất khẩu có nhiều hơn chín mặt hàng thì trên tờ khai chỉ thể hiện tên chung của lô hàng, tổng số kiện, tổng số kg. Còn tên chi tiết của từng mặt hàng thì sẽ được thể hiện phụ lục đính kèm. Ô 14: Mã số hàng hóa Đây là mã số mà nhân viên giao nhận phải căn cứ vào biểu thuế quy định theo từng năm do Bộ Tài chính ban hành, để áp mã cho đối tượng hàng hóa cần khai báo hải quan. Đối với mặt hàng than gỗ đước này theo biểu thuế sẽ được áp mã:HS 4402900090 Ô 15: Lượng: Theo lô hàng được thể hịên 50,400 Ô 16: Đơn vị tính: Theo đơn vị tình được thể hiên trên invoice và packing list . Đơn vị tính cho lô hàng là : tấn Ô 17: đơn giá nguyên tệ: Đơn giá nguyên của lô hàng là :167,00 Ô 18: Trị giá nguyên tệ: Là tổng giá trị của ô hàng: 8.416,80 Ô 19: Chứng từ đính kèm: Hợp đồng ngoại thương (sao y bản chính) Bản kê chi tiết (bản chính) Ô 20: Đây là ô cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai. Người khai báo ghi rõ họ tên chức danh ký tên và đóng dấu. Thường là Giám Đốc và Phó Giám Đốc là người có đủ quyền hạn để ký và đóng dấu ô này. B. PHẦN DÀNH CHO KIỂM TRA CỦA HẢI QUAN. Ô 21 : Phần ghi kết quả kiểm tra của hải quan : Theo lô hàng này được miễn kiểm. Ô 22: Nhân viên làm thủ tục hải quan , sẽ ký và ghi rõ họ và tên vào ô này. Ô 23 : Sẽ do cán bộ hải quan kiểm tra hàng hóa sẽ ký và ghi rõ họ và tên vào ô này . Vì theo lô hàng này được miễn kiểm nên ô này được để trống. Ô 26 : Sau khi đã hoàn thành thủ tục sẽ được cán bộ hải quan đóng dấu hoàn thành thủ tục hải quan vào mặt trước tờ khai và đóng dấu xác nhận vào ô 26 này. Ô 27 : Sau khi thanh lý thực xuát sẽ được cán bộ hải quan xác nhận và đóng dấu vào ô này. Phụ lục tờ khai hàng hóa xuất khẩu có thuế Tờ khai số :2563/XK/KD Trị giá tính thuế (VND): 156,081,139.20 Thuế xuất 10% Tiền thuế:15,608,114. Hợp đồng Tiêu đề hợp đồng: SALE & PURCHASE CONTRACT SỐ Hợp đồng :02-10/ESF-TAW Ngày 18-3-2010 Bên bán là Chi Nhánh ESF Địa chỉ : 211 Nguyễn thái học quận 1 tp. Hồ Chí Minh Điện thoại : 84839207288 Fax: 84839207366 Số tài khoản 000147960002 ĐÔNG Á BANK Bên mua : JONG YIN ENTERPRISE CO, LTD 48 LANE 97 CHUNG HSIN WEST ROAD HSIEN CHIAO CHUNTA SHU HSIANG KAOHSIUNG HSIEN TAIWAN ROC Điện thoại :886939331808 fax: 88676525878 Nội dung hợp đồng thể hiện số lượng than gỗ, ngày giao hàng , cảng đi , cảng đến, thanh toán chứng từ ….. Khai báo Hải Quan điện tử từ xa: Hiện nay Tổng Cục Hải Quan quy định tất cả các Doanh Nghiệp đều phải thực hiện việc khai báo hải quan điện tử từ xa theo “ phần mềm khai báo hải quan điện tử từ xa_ ECUS/KD2.0”( dành cho khai báo hàng xuất khẩu) của công ty Thái Sơn (Công ty này ký hợp đồng cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử từ xa cho Tổng Cục Hải Quan). Nhằm giảm bớt thời gian nhập dữ liệu khai báo hải quan của công chức hải quan ở khâu đăng ký tờ khai. Phần mềm này giống như nội dung trên mẫu “ tờ khai hàng hóa xuất khẩu” nên việc khai báo thông tin cũng giống như khai báo trên “tờ khai hang hóa xuất khẩu”. Sau khi nhập đầy đủ thông tin và chọn cảng Chi Cục hải quan khai báo nhân viên giao nhận công ty nhập Password truy cập ( Password này được cấp bởi “ Chi Cục Hải Quan Cảng ICD Tanamexco” trên màn hình máy tính sẽ phản hồi số tiếp nhận dữ liệu, công ty sẽ ghi lại hoạc in ra số tiếp nhận này để cung cấp cho Cán bộ đăng ký tờ khai. LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN: Sắp xếp bộ chứng từ để chuẩn bị cho việc khai báo hải quan Bộ hồ sơ đăng ký mở tờ khai hàng xuất cho lô hàng này gồm có: 1. Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan 2. Bộ tờ khai hàng xuất hai bản (bản lưu người khai hải quan và bản lưu hải quan) 3. Giấy giới thiệu của công ty 4. Bản kê chi tiết : bản chính. 5. Hợp đồng ngoại thương:01 bản sao y 6. Số tiếp nhận khai báo hải quan điện tử từ xa. Đăng ký tờ khai Nhân viên Chi Nhánh xuất trình bộ hồ sơ khai báo hải quan cho công chức đăng ký tờ khai cùng số tiếp nhận khai báo hải quan điện tử từ xa, công chức hải quan mở phần mềm quản lý khai báo hải quan điện tử từ xa và nhập số tiếp nhận để tìm dữ liệu khai báo của công ty để đối chiếu với nội dung khai báo trong bộ chứng từ khai báo hải quan, kiểm tra các chứng từ kèm theo tờ khai gồm : Hợp đồng , invoice, packing list....để đối chiếu lẫn nhau. Sau khi kiểm tra chi chứng từ hợp lệ, công chức hải quan đăng ký mở chương trình theo dõi, tra cứu nợ thuế của Doanh nghiệp. Nếu tường hợp doanh nghiệp không nợ thuế xuất nhập khẩu, công chức đăng ký tiếp nhận dữ liệu khai báo hải quan điện tử để cho số tờ khai, in chứng từ nộp và in “ lệnh hình thức , phân công tờ khai”( Khi công chức hải quan tiếp nhận dữ liệu khai báo và cho số tờ khai thì chương trình phần mềm quản lý sẽ tự động in Lệnh hình thức và kẹp bộ hồ sơ để lãnh đạo Chi Cục Hải Quan phân công cho các cán bộ công chức thực hiện (Giấy này chỉ lưu hành nội bộ của cơ quan hải Quan). Trường hợp doanh nghiệp nợ thuế xuất nhập khẩu công chức hải quan sẽ in ra danh sách nợ thuế và bắt doanh nghiệp phải bổ sung nợ thuế : Nếu hàng thuộc danh mục nộp thuế ngay thì công chức hải quan sẽ cho số tờ khai và ghi chú lên Lệnh hình thức những số tờ khai nợ thuế để hoàn tất thủ tục hải quan Nếu hàng được ân hạng thuế 30 ngày thì công chức hải quan buộc doanh nghiệp phải bổ sung chứng từ nợ thuế trước khi tiếp nhận dữ liệu khai báo hải quan điện tử để cho số tờ khai (vì doanh nghiệp còn treo nợ thuế thì chương trình quản lý nợ thuế tự động không cho doanh nghiệp ân hạng thuế 30 ngày- Nếu muốn mở tờ khai trong trường hợp này doanh nghiệp phải đóng thuế ngay trước khi nhận hàng). Khi nào doanh nghiệp bổ sung chứng từ nợ thuế thì công chức mở tờ khai mới tiếp nhận chứng từ và cho số tờ khai xác nhận lên lệnh hình thức phần “ doanh nghiệp được ân hạn thuế”. Sau khi cho số tờ khai và ghi số tờ khaivà ghi chú lên 02 tờ khai hải quan và tờ khai trị giá, đánh số thứ tự lên các chứng từ của bộ hồ sơ gồm bao nhiêu tờ, sau đó ghi chú số lượng chứng từ vào phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan và ký tên dóng dấu công chức vào ô “ cán bộ đăng ký” trên tờ khai và in cho doanh nghiệp 1 tờ “ chứng từ thu thuế” trên đó thể hiện tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số tờ khai, ngày tờ khai, số tiền thuế phải thu, thời hạn nộp thuế (một ngày đối với hàng nộp thuế ngay, 30 ngày đối với hàng ân hạn thuế) để doanh nghiệp làm chứng từ nộp thuế. Theo lô hàng này được miễn kiểm và có số tờ khai 2563/XK/KD/KV4-4. Phần tỷ lệ kiểm tra: Có ba mức kiểm tra : Mức 1 : miễn kiểm tra (luồng xanh) Mức 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ ( luồng vàng) Mức 3: kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa (luồng đỏ). ở mức 3 này sẽ bao gồm các mức kiểm tra chi tiết như sau: Mức 3(a) : Kiểm tra toàn bộ lô hàng Mức 3(b) : kiểm tra thực tế 10% lô hàng nếu không phát hiện ghi vấn sẽ kết thúc việc kiểm tra , nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận được mức độ vi phạm Mức 3 (c): Kiểm tra thực tế 5% lô hàng , nếu không phát hiện thì kết thúc vịêc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận đươc mức độ vi phạm. Nếu cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ không đồng ý với mức độ kiểm tra của máy tính đề nghị, đề xuất mức độ kiểm tra tương ứng trên lệnh hình thức .Chẳng hạn, đối với bộ hồ sơ khi máy xác định mức 1, cán bộ tiếp nhận đề xuất mức 2, hồ sơ sẽ chuyển cho lãnh đạo chi cục, nếu lãnh đạo đề xuất mức 3c .Bộ hồ sơ sẽ chuyển cho bộ phận phân công kiểm tra thực tế hàng hóa. Nhân viên giao nhận sẽ lấy số tờ khai và viết tên công ty mang đến cán bộ hải quan thu phí để nộp lệ phí hải quan. Lệ phí hải quan cho mỗi lô hàng là 20.000 VND ( riêng Cát Lái sử dung tem lệ phí theo mẫu của Bộ Tài Chính) nhân viên giao nhận sẽ giữ biên lai để nhận lại tờ khai . Bộ hồ sơ sau khi hoàn tất các khâu, sẽ chuyển cho bộ phúc tập tờ khai. Tại đây, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tổng quát tờ khai và đóng dấu “Đã hoàn thành thủ tục hải quan” lên ô đăng ký. Sau đó , bộ hồ sơ sẽ chuyển sang bộ phận trả tờ khai , để lấy được tờ khai hải quan, nhân viên giao nhận phải nộp biên lai lệ phí hải quan , cán bộ hải quan sẽ trả tờ khai hải quan cho nhân viên giao nhận ( bản lưu người khai hải quan). GIAO HÀNG: Trong thời gian làm thủ tục hải quan thì nhân viên giao nhận tiến hành đóng hàng vào container tại cảng ICD Tanamexco. Trước khi đóng hàng phải báo cho hải quan giám sát bãi. Vào lúc 17giờ ngày 22/04/2010 nhân viên tiến hành bốc hàng vào container tại cảng. Việc giao hàng được tiến hành như sau: Sau khi lô hàng than gỗ đước này đựơc vận chuyển từ Cà Mau lên cập cảng ICD Tanmexco, thì nhân viên giao nhận, thuê một đội bốc xếp làm việc tại cảng ICD Tanamexco. Để tiến hành bốc xếp hàng từ tàu chở hàng của chủ hàng chuyển từ Cà Mau lên container. Than đước được bỏ vào bao, và may miệng bao lại. Để vận chuyển than từ tàu dưới cảng lên cầu cảng thì than phải bỏ vào pallet và võng. Để xe cẩu kéo lên cầu cảng . Đội bốc xếp của cảng sẽ tiến hành bỏ vào container. Trong đó, đội bốc xếp sẽ chia làm hai, một nữa số người sẽ ở dưới tàu của chủ hàng để xếp hàng vào pallet và võng, rồi xe cẩu sẽ kéo hàng lên. Sau đó một nữa số người còn lai của đội bốc xếp ở trên cầu cảng sẽ tiến hành dỡ hàng từ trong pallet và võng để chất xếp vào container. Lô hàng than này, khi bốc xếp cũng nên cẩn thận để cho than khỏi bị vỡ vụn. Để khỏi bị vỡ vụn thì nhân viên giao nhận yêu cầu đội bốc xếp, bỏ hàng vào pallet thì nên bỏ sáu bao thành một hàng và một pallet thì gồm bốn hàng. Vậy tổng cộng một pallet cẩu lên tất cả là hai mươi bốn bao thì hàng sẽ không bị đỗ trong quá trình kéo hàng lên. Trong quá trình kéo hàng nên chất hàng ngay ngắn và tránh va chạm và làm đổ hàng để than khỏi bị vỡ vụn, để đảm bảo chất lượng cho việc xuất khẩu. Trong quá trình giao nhận thì nhân viên chủ lô hàng, phải kiểm tra lô hàng và phải giao đúng và đủ số lượng và lẫn chất lượng. Bên cạnh đó, trong quá trình giao nhận này nhân viên giao nhận của Chi Nhánh ESF cũng phải kiểm tra cẩn thận trong việc giao nhận, như là về số lượng thì phải đảm bảo về số luợng bao than như đã thỏa thuận. Và việc kiểm soát quá trình bốc xếp, để đảm bảo cho chất luợng của lô hàng xuất khẩu này. Nếu trường hợp giao thiếu hoặc dư thì phải báo cho bên nhập khẩu biết là giao hàng thiếu hay dư nếu như nhà nhập khẩu chấp nhận. Nhưng với nhân viên giao nhận của Chi Nhánh ESF có nhiều kinh nghiệm trong việc giao nhận tạo được lòng tin tưởng ở khách hàng , nên việc giao thiếu hay dư xảy ra thì nhà nhập khẩu cũng không gây khó khăn đối với Chi Nhánh. Nhưng trường hợp này rất hiếm xảy ra . Và đối với lô hàng than gỗ đước này đã giao đủ hoàn tất việc giao hàng ở cảng. Sau 4 giờ đồng hồ thì hàng đã đóng xong vào hai cotainer. èViệc giao hàng đến đây được xem như hoàn tất. THANH LÝ BÃI: Nhân viên giao nhận của Chi Nhánh ghi số container, số seal, tên hãng tàu và số chuyến lên tờ khai hải quan và xuất trình cho cán bộ hải quan giám sát bãi. Hải quan giám sát bãi sẽ nhập lại số container, số seal, tên hàng, trọng lượng, tên tàu, số chuyến vào sổ theo dõi. Và ký xác nhận vào “ phiếu xác nhận đã vào sổ hải quan”. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang phiếu này cùng với tờ khai hải quan đến bộ phận vào sổ tàu của cảng ICD Tanamexco. Nhân viên giao nhận xuất trình “ phiếu xác nhận đã vào sổ hải quan” của hải quan giám sát bãi và tờ khai cho nhân viên vào sổ tàu của cảng. Tại đây, nhân viên vào sổ tàu sẽ nhập vào số container, số seal vào máy tính để kiểm tra lại : tên tàu , tên công ty. Sau đó in ra “phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan”. Trên phiếu này sẽ thể hiện Tên khách hàng Tàu Chuyến xuất Số container Số seal Nhân viên giao nhận sẽ ký vào vị trí khách hàng. XÁC NHẬN THỰC XUẤT: Sau khi nhận được B/L gốc từ hãng tàu , nhân viên giao nhận của Chi Nhánh sẽ photo sao y một Bill Original , để lập thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh, cho việc xác nhận. Bộ hồ sơ gồm có: Tờ khai hải quan photo và bản chính ( Để đối chiếu và đóng dấu xác nhận thực xuất) Invoice bản chính Bill of lading sao y Khi đã hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ xác nhận thực xụất, nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ này đến nộp tại bộ phận chứng nhận thực xuất cửa khẩu ICD Tanamexco Cán bộ hải quan sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ sẽ ghi lại số bill, và đóng dấu xác nhân thực xuất vào ô 27. LẬP BỘ CHỨNG TỪ ĐỂ THANH TOÁN: Invoice và Packing list Trong trường hợp lô hàng than gỗ đước này không thanh tóan bằng L/C nên việc lập bộ chứng từ để được thanh toán sẽ dựa vào các chứng từ yêu cầu trong hợp đồng để lập hai chứng từ này. Chi tiết cách lập được tiến hành như sau: Invoice và pasking list, có logo của Chi Nhánh, thể hiện tên giao dịch bằng tiếng anh, địa chỉ, số điện thoại, fax, email. Sau đó thể hiện tiêu đề chứng từ là invoice và pasking list. Trên chứng từ này còn phải thể hiện một số nội dung như sau: COMMERCIAL INVOICE Invoice no:100422 Date:22/04/2010 Beneficiary : EAST SEA FISHING SERVICE COMPANY LTD BRANCH ( ESF ) Place of Departure: HOCHIMINH CITY PORT Place Of Destination: KAOHUNG, TAIWAN FOR ACCOUNT AND RISKS OF MESSRS JONG YIN ENTERPRISE CO.,LTD 48 LANE 97 CHUNG HSIN WEST ROAD HSIEN CHIAO CHUN TA SHU HSIANG, KAOHUNG HSIEN TAIWAN ROC TEL: 886 9393 31808 FAX: 886 7652 5878 PACKING: EXPORT STANDARD PACKING 30KG/PACKAG PRICE TERM: FOB HOCHIMINH CITY VIETNAM SAY: US DOLLARS SEVEN THOUSAND FIVE HUNDRED AND SIXTY ONLY PACKING LIST Giống như INVOICE PACKING: EXPORT STANDARD PACKING 30KG/PACKAG TOTAL: ONE THOUSAND SIX HUNDERD AND EIGTHY PACKAGS IN 02 CONTAINER. BILL OF LADING Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan cho lô hàng nhân viên sẽ lập B/L nháp cho phù hợp Việc thành lập bill nháp sẽ được tiến hành như sau: Tên tiêu đề: BILL OF LADING B/L No. OVCHCMF1004163 Tên và địa chỉ của hãng tàu: OVERSEAS TRANSPORT CORPORATION INTERNATIONNAL FRIEGHT FORWARDER Tell: 84-4-35764186 (8 lines) *Fax: 84-4-35764164/65 84-8*62914924 84-8-62912302 Email: operation@overseas.com.vn.* Shipper: EST 211, NGUYỄN THÁI HỌC ST, DISTRICT 1, HOCHIMINH CITY, VIETNAM TEL: 848 920 7288 FAX: 848 920 7366 Consignee: JONQ YIN ENTERPRISE CO.,LTD 48 LANE 97 CHUNG HSIN WEST ROAD HSIEN CHIAO CHUN TA SHU HSIANG, KAOHUNG HSIEN TAIWAN ROC TEL: 886 9393 31808 FAX: 886 7652 5878 Notify party: JONQ YIN ENTERPRISE CO.,LTD 48 LANE 97 CHUNG HSIN WEST ROAD HSIEN CHIAO CHUN TA SHU HSIANG, KAOHUNG HSIEN TAIWAN ROC TEL: 886 9393 31808 FAX: 886 7652 5878 Place of Receipt HOCHIMINH CITY PORT Port of Loading: HOCHIMINH CITY PORT Place of Delivery: KAOHUNG, TAIWAN CONTAINER/SEAL NO.: TSLU4503234/TSL8060096/840 PACKAGES/ 25,368.00 KGS DFSU6168470/TSL8060098/840 PACKAGES/ 25,368.00 KGS Sau khi chi tiết B/L làm xong, nhân viên chứng từ ESF sẽ fax qua cho hãng tàu sẽ dựa vào chi tiết này để lập B/L nháp. Sau đó fax sang cho nhân viên chứng từ của ESF để kiểm tra xem có giống như yêu cầu. Các mục cần kiểm tra: Shipper Consignee Notify party Place of Receipt Port of Loading Place of Delivery Sau khi kiểm tra nếu có bất kỳ sai sót nhỏ nào, dù là dấu chấm hoặc dấu phẩy nhân viên chứng từ sẽ yêu cầu hãng tàu chỉnh lại cho phù hợp. Sau khi tàu chạy một ngày nhân viên lấy B/L nháp đến hãng tàu.Khi lấy B/L nhân viên của chi nhánh phải trình B/L nháp để lấy B/L chính. Nhân viên hãng tàu sẽ trả cho nhân viên chi nhánh trọn bộ B/L gồm 3 bản Original và 3 bản copy. Trước khi đóng phí B/L nhân viên chi nhánh sẽ kiểm tra lại tính chính xác của B/L dựa vào B/L nháp. Sau khi kiểm tra hợp lệ nhân viên nhận B/L, nhân viên hãng tàu yêu cầu nhân viên nhận B/L ký và ghi rõ họ tên trên B/L copy của hãng tàu và ghi thêm câu: “Đã nhận đủ B/L và đóng phí B/L”. Trường hợp ký phát B/L SURRENDERD Đối với lô hàng than gỗ đước, nhà nhập khẩu yêu cầu ký phát B/L SURRENDERD. Việc làm chứng từ này cũng giống như ký phát vận đơn gốc. sau khi giao hàng xong nhân viên chứng từ cũng tiến hành lập B/L nháp và fax sang cho hãng tàu để hãng tàu lên B/L. Nhưng nhân viên chứng từ sẽ yêu cầu hãng tàu đóng dấu B/L SURRENDERD chứ không phải là dấu Original. Việc lấy B/L SURRENDERD cũng như việc lấy B/l gốc, nhân viên chứng từ cũng mang B/L nháp đến hãng tàu lấy B/L SURRENDERD. Sau khi nhận B/L về, nhân viên chứng từ fax B/L SURRENDERD cho người nhận hàng để họ có thể nhận hàng. Còn về phía hãng tàu sẽ gọi điện hoặc đánh telex sang cho đại lý của họ về việc lưu hành lô hàng sử dụng B/L SURRENDERD để biết mà giao hàng cho người mua. LỜI KẾT LUẬN Trong giai đoạn nền kinh tế mở cửa như hiện nay, đặc biệt là sau khi Việt Nam trở thành thành viên của WTO đã đem lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.Bao giờ cũng vậy, đi kèm với môi trường thuận lợi luôn có sự cạnh tranh gay gắt khốc liệt trên thị trường là không thể tránh khỏi giữa các doanh nghiệp trong nuớc và nuớc ngoài. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong giai đoạn này nhất thiết là phải tự mình hoàn thiện để đủ sức cạnh tranh và hòa nhập vào nền kinh tế thế giới. Và Chi Nhánh cũng không nằm ngoài quy luật đó, hiện tại Chi Nhánh đang hoạt động rất tốt và ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thương trường trong và ngoài nước. Tuy nhiên trước giai đoạn mới, thì sự phát triển ấy chỉ là một con số nhỏ nếu Chi Nhánh không có chiến luợc họat động , và cơ cấu tổ chức nhân sự cho phù hợp, cải tổ lối tư duy của cán bộ nhân viên, để họ có thể tiếp thu những gì mà nền kinh tế đang diễn ra và sáng tạo hơn trong công việc. Đây không chỉ là thử thách cho Chi Nhánh mà còn cho tất cả các doanh nghiệp Việt Nam trong giai đoạn mới này.