Đề tài Thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần phát triển phần mềm ASIA

LỜI MỞ ĐẦU Như chúng ta đã biết trong khoảng thập niên vừa qua công nghệ thông tin đã phát triển như vũ bão, tin học đã và đang là một trong những vấn đề không thể thiếu đối với bất kỳ một tổ chức, công ty nào. Điều xảy ra trong vòng vài năm vừa qua là sự đầu tư ồ ạt vào công nghệ, đặc biệt là trong thời đại “ bong bóng” khi hàng trăm triệu đôla được đầu tư để thiết lập kết nối khắp nơi trên thế giới, Internet và tất cả mọi thứ liên quan đến tin học hoá. Tin học ngày càng có vai trò quan trọng trong vấn đề quản lý tại các cơ quan, tổ chức đặc biệt là trong lĩnh vực thu thập thông tin vì việc thu thập thông tin là một vấn đề hết sức cần thiết để mỗi tổ chức có thể đứng vững và cạnh tranh trong xã hội thông tin ngày nay. Việc thực hiện tin học hoá tại các doanh nghiệp, tổ chức sẽ làm cho năng suất lao động cao hơn và tạo cho chúng ta một cách làm việc tự do hơn, tiết kiệm thời gian hơn. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới, sáng tạo và năng động mà không mất đi sự chính xác và nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học hoá vào hệ thống quản lý. Từ đó và là một sinh viên khoa Tin học kinh tế em đã chọn phòng Triển khai của Công ty Cổ phần phát triển phần mềm ASIA là nơi thực tập. 1. Tổng quan về nơi thực tập - Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA được thành lập vào năm 2001 với định hướng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm và cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin. ASIA được thành lập bởi các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho thị trường. Mục tiêu của AsiaSoft là trở thành một công ty có uy tín trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm phần mềm và các giải pháp phục vụ cho vấn đề quản trị. “Chất lượng chuyên nghiệp-Dịch vụ hoàn hảo!” là tôn chỉ kinh doanh của Asia nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Asia chỉ kinh doanh trong lĩnh vực duy nhất là phát triển phần mềm. Với sự chuyên nghiệp này ASIA sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn. “Vì sự thành công của khách hàng!” là phương châm hành động của ASIA hướng tới khách hàng. Bằng nỗ lực và sự tận tuỵ của mỗi cá nhân và của toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng và năng lực sáng tạo không ngừng sẽ mang lại thành công và hiệu quả cho khách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao của ASIA.  2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty ASIA Tên công ty Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA Tên tiếng Anh: ASIA SoftWare Development JointStock Company Khi giao dịch công ty sử dụng tên gọi ASIA JSC Logo của công ty được thể hiện như sau: Công ty được thành lập ngày 30/07/2001 với tên gọi là “Công ty Cổ phần đầu tư và Phát triển Phần mềm ASIA”, là trụ sở tại Hà Nội. Sau một thời gian phát triển, công ty thành lập thêm chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh vào tháng 8 năm 2003. Và gần một năm sau đó, vào tháng 6 năm 2004 chi nhánh tại TP Đà Nẵng cũng được thành lập. Từ sau năm 2003, công ty đổi tên thành “Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm ASIA”. Địa chỉ liên hệ Văn phòng tại Hà Nội Địa chỉ : số 6 Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa Điện thoại : 04.776.1663 Fax : 04.776.1823 Email : asiasoft@hn.vnn.vn Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ : E46 Nguyễn Oanh, F17, Quận Gò Vấp Điện thoại : 08.989.2737 Fax : 08.989.1637 Email : asiasoftsg@hcm.vnn.vn Văn phòng tại Thành phố Đà Nẵng Địa chỉ : Lô 642 Tây Nam Hoà Cường, Phường Hoà Cường, Quận Hải Châu Điện thoại : 0511.644.723 Fax : 0511.611.308 Email : asiasoftdn@vnn.vn Website: http:// www.Asiasoft.com.vn Công ty được thành lập dưới hình thức sở hữu là Cổ phần, với vốn đăng ký 1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng Việt Nam). SẢN PHẨM, DỊCH VỤ VÀ CÔNG NGHỆ Sản phẩm: Phần mềm kế toán Asia Accounting trên Visual FoxPro 8.0 Phần mềm kế toán Asia Accounting trên SQL Server Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Asia.FA 5.0 Phần mềm quản trị nhân sự Asia Human Resource Management trên SQL, VFP6 Phần mềm quản lý và thanh toán lương Asia Payrols Management trên SQL, VFP6 Phần mềm quản lý khen thưởng trên SQL, ASP Cổng thông tin điện tử Asia Portal (Oracle, uPortal, Java…) Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Asia ERP ( Viết trên ngôn ngữ VB.Net, hỗ trợ Unicode) Dịch vụ: Tư vấn xây dựng hệ thống thông tin cho các cơ quan, đơn vị và các dự án chính phủ điện tử. Phân tích, thiết kế, xây dựng và phát triển các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng. Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng, hỗ trợ sử dụng, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. Nâng cấp và mở rộng cùng sự phát triển của khách hàng. Công nghệ: Ngôn ngữ lập trình: .Net, Visual FoxPro, Java … Kiến trúc lập trình: Client/Server, File Server, Multi-tieer, Web-based. Cơ sở dữ liệu: SQL Server, FoxPro, Oracle. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp- ERP (Enterprise Resource Planning). Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn… Tư vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin theo đơn đặt hàng như cổng thông tin điện tử, các bài toán của đề án 112, các bài toán về nghiệp vụ tín dụng, vay vốn… UY TÍN CỦA ASIASOFT TRÊN THỊ TRƯỜNG Huy chương vàng năm 2002 tại hội chợ “Sản phẩm mới - Công nghệ mới”. Giải thưởng “Sản phẩm công nghệ thông tin” của Hội tin học Việt Nam. Chứng chỉ “Phần mềm uy tín, chất lượng” do Phòng TMCN Việt Nam cấp năm 2006. Huy chương vàng “ Đơn vị công nghệ thông tin Việt Nam” do Hội tin học Tp Hồ Chí Minh trao tặng năm 2006. Giấy chứng nhận bản quyền phần mềm số 196/2002/QTG do Cục bản quyền tác giả cấp ngày 10 tháng 04 năm 2002. Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hoá số 54617 do Cục sở hữu trí tuệ - Bộ khoa học và công nghệ cấp theo quyết định số A2946/QĐ-ĐK, ngày 08/06/2004 của Cục trưởng Cục sở hữu trí tuệ. Đến tháng 12 năm 2006 đã có trên 700 khách hàng trên toàn quốc đang sử dụng các phần mềm của AsiaSoft. 3. Chức năng của ASIASOFT Chức năng kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực sau: Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng ( thiết bị máy tính, tin học, điện tử) Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinh doanh các giải pháp phần mềm phục vụ quản trị doanh nghiệp và các dự án chính phủ điện tử. 4. Sơ lược cơ cấu tổ chức tại công ty ASIA Sơ đồ tổ chức công ty ASIA như sau Hội đồng quản trị Ban giám đốc Chi nhánh Tp.Hồ Chí Minh Văn phòng Hà Nội Giám đốc Giám đốc Phòng triển khai Phòng phát triển sản phẩm Phòng kinh doanh Phòng triển khai Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng hỗ trợ khách hàng Phòng hành chính Văn phòng & Kế toán Phòng hỗ trợ khách hàng Văn phòng & Kế toán Chi nhánh Đà Nẵng Giám đốc Phòng triển khai Phòng kinh doanh Phòng hành chính Phòng hỗ trợ khách hàng Văn phòng & Kế toán NHÂN LỰC CỦA ASIASOFT Số lượng cán bộ nhân viên của công ty như sau: Năm Hà Nội Đà Nẵng TP.HCM Tổng cộng 2001 15 15 2002 20 5 25 2003 25 15 40 2004 26 6 20 52 2005 28 11 22 61 2006 29 12 23 64 Trình độ cán bộ nhân viên trong công ty: Trình độ Hà Nội Đà Nẵng TP.HCM Tổng cộng Thạc sỹ 02 01 01 04 Đại học 26 08 21 55 Cao đẳng 03 01 04 Trung cấp 01 01 KINH NGHIỆM CỦA ASIASOFT Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia là công ty có nhiều kinh nghiệm trong triển khai các dự án Công nghệ thông tin như sau: Thiết kế và phát triển các phần mềm kế toán dùng cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau như sản xuất, xây dựng, thương mại, xuất nhập khẩu và dịch vụ. Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc thù, Asia có khả năng phục vụ khách hàng với các yêu cầu đặc thù đó. Thiết kế và phát triển các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác như phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý công văn, quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất... Thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng: xây dựng, triển khai dự án từ nguồn vốn ODA như Dự án giảm nghèo cho các tỉnh Miền Trung (Huế, KonTum, Quảng Bình, Quảng Trị); Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho dự án Phát triển du lịch MEKONG; Tư vấn, thiết kế, xây dựng cổng thông tin điện tử (www.vinhphuc.gov.vn), cổng giao dịch chứng khoán trực tiếp (www.agriseco.com.vn) ... Triển khai ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp một cách có hiệu quả: khách hàng của Asia có các trình độ khác nhau về nghiệp vụ cũng như tin học, Asia có khả năng triển khai trên diện rộng cho nhiều đơn vị thành viên của một doanh nghiệp nằm rải rác khắp Việt Nam. Hỗ trợ sử dụng và bảo hành, bảo trì phần mềm: hiện nay trên khoảng 700 khách hàng của Asia trên toàn quốc hoàn toàn yên tâm trong việc sử dụng các phần mềm do Asia cung cấp. Mọi thắc mắc, khó khăn và các nhu cầu mới phát sinh đều được Asia giải quyết một cách hiệu quả thông qua các phương tiện thông tin như điện thoại, fax, email, internet hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng. 5. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Triển khai Sau khi sản phầm phần mềm đã hoàn thành, nhân viên phòng Triển khai có nhiệm vụ mang phần mềm đó tới đơn vị khách hàng để triển khai, bao gồm các công việc như cài đặt phần mềm, sửa đổi một số nội dung không đúng theo như hợp đồng đã đưa ra, nhập một số dữ liệu điển hình mà khách hàng đã có để kiểm tra độ chính xác của phần mềm. Nếu kết quả kiểm tra không khớp với kết quả chính xác mà hệ thống cũ của đơn vị đó đưa ra thì phòng triển khai phải có nhiệm vụ sửa lại một số điểm trong phần mềm đó để đưa ra kết quả chính xác. Hướng dẫn, đào tạo khách hàng sử dụng và khai thác các chương trình. Phòng triển khai có nhiệm vụ theo dõi khách hàng sử dụng phần mềm trong khoảng thời gian thường là một hoặc vài ba tháng, nếu phần mềm có gì sai sót thì nhân viên phòng triển khai phải sửa lại và hướng dẫn khách hàng sử dụng. Sau đó, nếu phần mềm hoạt động tốt thì khi đó sản phẩm phần mềm đó được thanh lý và được chuyển sang cho bộ phận bảo hành. 6. Tình hình ứng dụng tin học tại công ty ASIA Công ty đã được trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc phục vụ cho công việc của mình, bao gồm một server và các máy tính được phân bổ cho các phòng ban với tỷ lệ 1 máy tính/1 nhân viên. Mỗi người được phân quyền sử dụng nên truy cập vào server với quyền hạn khác nhau và được phép sử dụng những tài liệu cho phép. Sau đó các máy trạm phải post dữ liệu lên server. Tức là để truy cập vào server thì mỗi máy có 1 account. Với số lượng máy tính được trang bị mỗi người một máy và đội ngũ nhân viên hầu hết đều có bằng Đại học và một số có bằng Thạc sỹ. Do đó, trình độ tin học của nhân viên ở đây rất cao. Hiện nay, tại công ty đã sử dụng phần mềm AsiaCRM để quản lý khách hàng và phần mềm kế toán AsiaAccouting 2006. Phần mềm kế toán AsiaAccounting 2006 được viết bằng ngôn ngữ lập trình FoxPro & sử dụng database SQL. 7. Giới thiệu về đề tài nghiên cứu 7.1 Lý do chọn đề tài Tài sản cố định là một phần rất quan trọng đối với mọi công ty, tổ chức bởi vì đó là loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và còn là cơ sở hạ tầng của công ty. Tài sản cố định quyết định rất nhiều đến quá trình hoạt động của công ty. Quản lý tài sản cố định là một vấn đề cần thiết đối với mọi cơ quan, tổ chức thông qua việc mua bán các thiết bị, nhập các thiết bị, quản lý các bộ phận sử dụng các tài sản đó, quản lý việc sửa chữa, bảo hành các thiết bị… Xuất phát từ quá trình thực tế tại công ty, với những kiến thức mà mình đã được học ở trường cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty và sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn. Do đó em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện phần mềm Quản lý tài sản cố định tại công ty Asia”. 7.2 Mục đích của đề tài Mục đích chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán tài sản cố định trong công ty. Do đó, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất của nhân viên kế toán, đó là đơn giản nhưng đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Để trở thành một chương trình tốt thì mọi phương pháp tính toán trong chương trình phải yêu cầu chính xác, dữ liệu phải được chuẩn hoá và tuân theo quy định của Bộ Tài chính và của công ty. 7.3 Nội dung của đề tài Đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin trong Công ty Cổ phần phát triển phần mềm ASIA mà chủ yếu là hệ thống quản lý tài sản cố định tại công ty trong thời gian thực tập tại công ty. Từ đó xây dựng và phát triển phần mềm quản lý tài sản cố định. Chương trình được xây dựng phải đảm bảo thực hiện được các vấn đề sau: Cập nhật tài sản cố định sau đó tiến hành phân bổ cho các bộ phận sử dụng Phân quyền cho người sử dụng theo các quyền hạn cụ thể do người quản lý phần mềm đặt ra. Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, năm sản xuất… Theo dõi tình hình tăng, giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định. Tính khấu hao và lên bảng tính khấu hao… 7.4 Yêu cầu của đề tài Đề tài được xây dựng phải thoả mãn các yêu cầu như sau: Mỗi loại tài sản cố định của công ty phải được theo dõi thường xuyên thông qua mỗi bộ hồ sơ riêng. Tài sản phải được phân loại, thống kê, đánh số theo từng đối tượng và phải được phản ánh trong sổ theo dõi Tài sản cố định. Nguyên giá Tài sản cố định phải được dựa trên cơ sở đánh giá cả tình hình thực tế trên thị trường và phụ thuộc vào nguồn hình thành tài sản. Quá trình quản lý một tài sản cố định bắt đầu từ khi tài sản đó được nhận về và được phản ánh vào sổ kế toán cho tới khi kế toán trưởng nộp Báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo và sở Tài chính. Việc quản lý tài sản cố định sẽ được quản lý qua các kỳ kế toán, qua các nghiệp vụ phát sinh TSCĐ, qua các đợt kiểm kê tài sản vào cuối mỗi năm. Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm kê tài sản để xác định lại giá trị TSCĐ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị tăng thêm, giá trị giảm đi, giá trị còn lại… 7.5 Các thông tin đầu ra và các thông tin đầu vào Chương trình phải đảm bảo đưa được các thông tin đầu ra như sau: Thẻ Tài sản cố định. Báo cáo tài sản cố định. Thông tin về tài sản được sửa chữa, thông tin về tài sản đã thanh lý, thông tin về tài sản bảo hành. Báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính. Danh mục các tài sản thôi tính khấu hao. Để đưa ra được các thông tin đó, chương trình cần cacs thông tin đầu vào như sau: Hoá đơn mua Tài sản cố định. Các chứng từ kê toán liên quan. Thông tin về bộ phận sử dụng, thông tin về phân nhóm tài sản. Lý do tăng, giảm tài sản. Danh mục tài sản cố định, danh mục khấu hao tài sản cố định… Chứng từ và sổ Tài sản cố định đã được kiểm kê và tính khấu hao… 7.6 Dự kiến tổng số giao diện Chương trình được dự kiến có khoảng 10 giao diện, như: Giao diện chính của chương trình. Danh mục tài sản cố định. Danh mục Tài sản cố định bảo hành, danh mục Tài sản cố định được di chuyển, danh mục Tài sản thanh lý, danh mục Tài sản cố định sửa chữa. Bộ phận sử dụng. Báo cáo Tài sản cố định. Báo cáo khấu hao TSCĐ. Báo cáo tài sản thanh lý KẾT LUẬN Trong xã hội thông tin hiện nay, tin học đã và đang là vấn đề hết sức quan trọng và không thể thiếu đối với mọi cơ sở sản xuất kinh doanh hay một tổ chức Kinh tế - Xã hội. Và tin học hoá trong lĩnh vực quản lý là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu tại mỗi cơ quan, tổ chức vì nếu không có quản lý, không có thu thập thông tin thì không một cơ quan hay tổ chức nào có thể tồn tại. Do đó, em đã chọn nơi thực tập là một công ty về tin học. Sau khoảng thời gian 5 tuần đầu trải qua giai đoạn thực tập tổng hợp tại “Công ty Cổ phần phát triển phần mềm ASIA” em đã được làm quen với cơ sở thực tiễn, tìm hiểu các vấn đề về cơ cấu tổ chức và kinh tế tại công ty, từ đó xác định hướng nghiên cứu trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Trên đây là “Báo cáo thực tập tổng hợp” em đã hoàn thành sau một thời gian thực tập ban đầu tại công ty ASIASOFT. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy TS.Đặng Quế Vinh đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này. Mục lục