Đề tài Thực tập tổng hợp về Bưu điện tỉnh Lào Cai - Cơ cấu tổ chức, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

vị khác do Giám đốc Bưu điện tỉnh quyết định. 4.5.2 Quản lý doanh thu và chi phí tại Bưu điện tỉnh Lào Cai 1/ Quản lýý doanh thu: * Doanh thu Bưu điện tỉnh gồm: - Doanh thu phát sinh tại các đơn vị trưc thuộc Bưu điện tỉnh và doanh thu phát sinh tại Bưu điện tỉnh. Doanh thu phát sinh tại các đơn vị trưc thuộc Bưu điện tỉnh bao gồm: doanh thu kinh doanh và doanh thu các hoạt động khác. - Doanh thu kinh doanh phát sinh: gồm doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT và doanh thu kinh doanh khác hạch toán riêng. * Doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT phát sinh gồm: - Tiền thu cước dịch vụ BCVT - Tiền thu phí phát hành báo chí đã phát hành sau khi đã trừ đi các khoản thiệt về báo ế, báo thiếu hụt. - Tiền thu lắp đặt, dịch chuyển máy thuê bao. - Doanh thu dịch vụ tiết kiệm bưu điện - Thu khác: là thu các đơn vị cung cấp dịch vụ Bưu chính viễn thông có các hoạt động kinh doanh khác kèm theo như: Thu về bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phần mềm tin học. * Doanh thu kinh doanh khác là doanh thu các hoạt động ngoài dịch vụ Bưu chính viễn thông ( chỉ bao gồm các đơn vị được thành lập để hoạt động các kinh doanh khác ) và hạch toán riêng như sau: - Thu về tư vấn, thiết kế, xây lắp công trình xây dựng cỏ bản. - Thu về kinh doanh phát triển phần mềm tin học, các trung tâm phát triển phần mềm tin học. - Doanh thu hoạt động kinh doanh còn lại bao gồm các khoản trợ giá, phụ thu theo quy định của Nhà nước. * Doanh thu các hoạt động khác: là doanh thu từ hoạt động đầu tư tài chính và doanh thu các hoạt động bất thường. * Doanh thu từ hoạt động đầu tư tài chính bao gồm các khoản thu: - Từ hoạt động liên doanh lên kết, lãi tiền gửi, thu tiền lãi bán hàng trả chậm, bán hàng trả góp - Tiền thuê tài sản đối với đơn vị cho thuê tài sản không phải là hoạt động kinh doanh thường xuyên. - Chiết khấu thanh toán do mua vật tư, hàng hoá , tài sản cố định. - Thu nhập khác liên quan đến hoạt động tài chính. * Doanh thu các hoạt động bất thường: là các khoản thu từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên ngoài các khoản thu từ hoạt động tài chính bao gồm: - Thu bán vật tư hàng hoá, tài sản dôi thừa. - Thu bán công cụ, dụng cụ đã phân bổ hết giá trị, bị hư hỏng hoặc không cần sử dụng. - Thu từ các khoản phải trả nhưng không trả được vì nguyên nhân từ phía chủ nợ. - Thu chuyển nhượng thanh lýý tài sản, nợ khó đòi đã xoá sổ nay đã thu hồi được. - Thu hoàn nhập số dư chi phí trước về bảo hành hàng hoá, sản phẩm, công trình và hạng mục công trình khi hết thời hạn bảo hành. - Các khoản thu nhập kinh doanh của những năm trước bị bỏ sót, hay lãng quên ghi sổ kế toán, năm nay mới phát hiện ra. - Các khoản tiền bồi thường của khách hàng có liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm dịch vụ không tính trong doanh thu. - Thu nhập quà biếu, quà tặng bằng tiền, hiện vật của các tổ chức, cá nhân tăng cho đơn vị. * Các khoản thu bất thường khác: - toàn bộ doanh thu của đơn vị phát sinh trong kỳ , giảm cước, hoàn cước giảm giá, hàng bán, hàng bán bị trả lại phải được thể hiện trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ và phải được phản ánh đầy đủ, rõ ràng vào sổ sách kế toán trong kỳ báo cáo theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty để xác định doanh thu hạch toán tập trung của Bưu điện tỉnh và xác định doanh thu hạch toán riêng của đơn vị. Đơn vị phải báo cáo đầy các khoản doanh thu nói trên về Bưu điện tỉnh để tổng hợp kết quả kinh doanh toàn Bưu điện tỉnh và báo cáo về Tổng công ty đúng thời hạn quy định. Không được để ngoài sổ sách các khoản doanh thu, thu nhập phát sinh trong kỳ, cá nhân hoặc tập thể vi phạm phải quy trách nhiệm, phải đền bù, xử lýý hành chính. * Doanh thu riêng của đơn vị trực thuộc: - Doanh thu riêng của đơn vị bao gồm phần doanh thu kinh doanh dịch vụ Bưu chính viễn thông được hưởng. Phương pháp xác định doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT đơn vị được hưởng do Giám đốc Bưu điện tỉnh quyết định trên cơ sở đảm bảo cân đối với doanh thu riêng của Bưu điện tỉnh theo phương pháp xác định của Tổng công ty. Đơn vị phải thanh toán với Bưu điện tỉnh các khoản chênh lệch giữa doạnh thu kinh doanh dịch vụ BCVT thuần tại đơn vị với phần doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT đơn vị được hưởng: - Đơn vị được Bưu điện tỉnh cấp bù nếu có mức doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT thuần nhỏ hơn doanh kinh doanh dịch vụ BCVT được hưởng. - Đơn vị phải nộp về Bưu điện tỉnh cấp bù nếu có mức doanh thu kinh doanh thuần lớn hơn doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT được hưởng. - Doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT phát sinh, doanh thu kinh doanh dịch vụ BCVT thuần và doanh thu riêng được thể hiện trong kế hoạch tài chính hàng năm do Giám đốc Bưu điện tỉnh giao cho các đơn vị. - Doanh thu riêng của đơn vị để bù đắp chi phí hợp lýý. - Kết thúc năm tài chính nếu chi phí thực tế lớn hơn doanh thu riêng thì tuỳ theo mức độ vượt, tính hợp lýý Bưu điện tỉnh sẽ tính bổ sung hoặc trừ vào điểm năng suất chất lượng của các đơn vị, đồng thời Kế toán Trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Bưu điện tỉnh. Kết thúc năm tài chính, nếu chi phí nhỏ hơn doanh thu riêng thì đơn vị phải nộp về Bưư điện tỉnh phần chi không hết. 2/ Quản lý chi phí: - Quản lýý chi phí hoạt động kinh doanh: Chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm: chi nguyên vật liệu, khấu hao tài sản cố định, tiền lương và các khoản có tính chất tiền lương, chi ăn giữa ca, các khoản trích nộp theo quy định của Nhà nước như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí Công đoàn, chi nghiên cứu khoa học, công nghệ, đào tạo, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Việc chi phí được quy định như sau: Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ, dụng cụ phải quản lýý chặt chẽ trong hai khâu mức tiêu hao vật tư, giá vật tư. Căn cứ mức tiêu hao do Nhà nước ban hành và Giám đốc Bưu điện tỉnh quy định các loại vật tư sử dụng vào kinh doanh phải được quản lýý chặt chẽ theo định mức tiêu hao vật tư do Nhà nước ban hành và Giám đốc Bưu điện tỉnh quy định. Trong các khâu dự trữ, thanh quyết toán đơn vị phải theo dõi, kiểm tra tổ chức phân tích tình hình thực hiện định mức vật tư thường xuyên và định kỳ đề rta biện pháp nhằm không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức. Kịp thời đề nghị biểu dương, khen thưởng cho những tập thể cá nhân sử dụng tiết kiệm vật tư và xử lýý trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức. Kết thúc năm tài chính đơn vị phải quyết toán vật tư theo hướng dẫn của Bưu điện tỉnh. Giá vật tư dùng để hạch toán và xác định chi phí vật là giá thực tế bao gồm: giá vật tư mua ngoài thì giá thanh toán ghi trên hoá đơn của người bán cộng với chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lýý đi đường, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho, phí chọn lọc tái chế. Giá vật tư tự chế gồm giá thực tế xuất kho cộng với chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tự chế. Giá vật tư thuê ngoài gia công chế biến gồm giá vật tư thực tế xuất kho đem gia công cộng với chi phí gia công cộng với chi phí gia công như chi phí vạn chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm và phí trả cho người gia công.Giá vật tư tồn kho là giá thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ. Đối với công cụ, dụng cụ sử dụng cho quá trình kinh doanh như: cân, giá đựng, bàn ghế, máy tính sách tay, quạt, ổn áp… đơn vị căn cứ vào thời gian sử dụng và giá trị của công cụ để phan bổ dần vào các khoản chi phí trong các kỳ kinh doanh theo tiêu thức phù hợp đồng thời mở sổ chi tiết theo dõi cụ thể từng tài sản một, khi hư hỏng phải báo cáo bằng văn bản về Bưu điện tỉnh. Căn cứ nhu cầu sản xuất kinh doanh thủ trưởng đơn vị chủ động duyệt mua sắm vặt, công cụ có giá trị dưới 5triệu đồng đồng thời đảm bảo kế hoạch chi phí và nộp về Bưu điện tỉnh, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quyết định của mình. Chi phí vật tư phát sinh trong kỳ phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu liên quan. Cá nhân hoặc tạp thể gây ra tiêu hao vật tư vượt định mức phải đền bù số chênh lệch. Giá trị vật tư tiêu hao thực tế sau khi từ tiền đền bù của cá nhân hoặc tập thể gây ra tiêu hao vật tư vượt định mức và giá trị phế liệu thu hồi ( nếu có ) số tiền giảm giá mua hàng ( nếu có ) được hạch toán vào chi phí vật tư. * Chi phí khấu hao tài sản cố định Mọi tài sản cố định phải huy động vào sản xuất kinh doanh và pahỉ trích khấu hao đủ khấu hao theo quy định của Nhà nước để thu hồi vốn. Sau khi khấu hao hết tài sản cố định vẫn còn sử dụng được thì không phải trích khấu hao nhưng phải quản lýý và sử dụng theo chế độ hiện hành. Chi tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương, tiền ăn giữa ca. Chi phí tiền lương của Bưu điện tỉnh bao gồm các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của đơn vị theo quy chế hiện hành. Tiền lương phải được quản lýý chắt chẽ và chi đúng mục đích, gắn với kết quả kinh doanh trên cơ sở định mức lao động, việc tính lương cho đơn vị trực thuộc do Bưu điện tỉnh thực hiện trên cơ sở quy định về hình thức trả lương, phân phối tiền lương của Bưu điện tỉnh và được hạch toán vào chi phí của dơn vị. Lương hợp đồng thuê phát xã, Bưu điện tỉnh quy định mức chi trả tuỳ theo khối lượng và các dịch vụ bưu chính viễn thông phát sinh và tính vào chi phí của đơn vị. Chi phí tiền ăn giữa ca: phải chi cho người lao động, tham gia vào hoạt động kinh doanh của đơn vị theo quy định của Nhà nước, của Tổng công ty và của Bưu điện tỉnh. Chi phí bảo hiẻm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn được tính trên cơ sở quỹ tiền lương của đơn vị theo các chế độ hiện hành của Nhà nước và theo hướng dẫn của Bưu địên tỉnh. Thuế phí và lệ phí bao gồm: Thuế môn bài, tiền thuê nhà, tiền thuê đát, lệ phí các loại. Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gòm chi phí sửa chữa tài sản mua ngoài như chi sửa chữa lớn tài sản cố định là khoản chi nhằm khôi phục năng lực của tài sản. Đơn vị phải tuân thủ đúng trình tự lập thủ tục đầu tư xây dựng và chỉ được khởi công xây dựng khi có điều kiện sau: Được bố trí kế hoạch vốn Quyết định phê duyệt dự toán công trình Có hợp đồng giao nhận thầu hợp pháp Kết thúc công trình sửa chữa tài sản cố định đơn vị phải quýyết toán với Bưu điện tỉnh trên cơ sở dự toán được duyệt, các hợp đồng kinh tế đã kýýý kết và chi phí hợp lýý, hợp lệ đã phát sinh, các biên bản nghiệm thu khối lượng công trình, biên bản nghiệm thu bàn giao công trình. - Chi sửa chữa thường xuyên tài sản là việc tiến hành sửa chữa tài sản nhưng không cần làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Đơn vị chủ động việc sửa chưa thường xuyên hoặc bảo trì tài sản. Các khoản chi này phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, có dự toán được thủ trưởng đơn vị duyệt, có hợp đồng thi công, hợp đồng bảo trì, hợp đồng mua vật tư phụ tùng thay thế và hoá đơn hợp lệ theo quy định của Bộ tài chính. Các khoản chi sửa chữa thường xuyên mạng cáp có sử dụng vật tư là cáp các loại, sửa chữa lớn thiết bị vi ba, thiết bị tổng đài nguồn điện phải có dự toán được Giám đốc Bưu điện tỉnh phê duyệt. Sau khi sửa chữa xong phải quyết toán về Bưu điện tỉnh trên cơ sở chứng từ hợp lệ. Chi phí sửa chữa tài sản đặc thù như thiết bị chuyển mạch, thiết bị truyền dẫn, nguồn điện, đường lên trạm thông tin được trích trước chi phí sửa chữa mức trích bằng 5% nguyên giá tài sản, số trích chưa chi được chuyển sang năm sau. Khi số dư trích trước chi phí sửa chữa bằng 15% nguyên giá tài sản cố định thì không trích tiếp. - Chi phí điện nước mua ngoài. - Chi phí bốc vác, vận chuyển hàng hoá, sản phẩm. - Chi phí trả hoa hồng đại lýý. - Thuê thu bưu điện phí phải thể hiện trong hợp đồng đại lýý và chỉ hạch toán theo số thực chi. - Chi phí mua bảo hiểm tài sản - Chi phí cho điểm Bưu điện văn hoá xã. - Chi phí dịch vụ mua ngoài khác, chi phí bằng tiền khác: các khoản chi phí quảng cáo, tiếp thị khuyến mãi cho hoạt động kinh doanh, các khoản chi tiếp tân, khành tiết, hội họp giao dịch, đối ngoại và chi phí bằng tiền khác phải gắn liền với kinh doanh và hiệu quả kinh tế, phải đúng theo quy định của Bộ tài chính, của Tổng công ty và bưu điện tỉnh, phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Bộ tài chính và không được vượt quá mức khống chế tối đa được giao trong kế hoạch tài chính hàng năm. Chi bảo hộ lao động thực hiện chi bằng hiện vật theo quy định của Nhà nước, của Tổng công ty và của Bưu điện tỉnh. Trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân không có lýý do chính đáng phải bồi thường theo nội quy lao động. Khoản chi phí đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, năng lực quản lýý, chỉ được hạch toán vào chi phí đối với các khoản chi cho các đối tượng là CBCNV của đơn vị được Bưu điện tỉnh cử đi học các lớp đào tạo, bồi dưỡng theo kế hoạch hàng năm tối đa không vượt quá định mức của Tổng công ty và Bưu điện tỉnh. Chi trợ cấp thôi việc cho ngwowì lao động, thực hiện theo quy định của Nghị định 198/CP ngày 31/12/1998 của Chính phủ. Các khoản chi sai chế độ, chính sách, chi không đúng đối tượng hoặc không có tên, địa chỉ, chữ ký của người nhận thì bị thu hồi. Tuỳ theo mức độ sai phạm, người duyệt chi phải bồi thường, chịu trách nhiệm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Đối với các Đài viễn thông trực thuộc Công ty viễn thông thực hiện chi theo dự toán của Giám đốc Công ty viễn thông, chứng từ kế toán do Công ty viễn thông lưu giữ. Không được tính vào chi phí sản xuất kinh các khoản chi phí sau đây: Các khoản đã được tính vào chi phí hoạt động tài chính và hoạt động khác. Các khoản tiền vi phạm pháp luật như: vi phạm luật giao thông, luật thuế, luạt môi trường và các luật khác. Nếu tập thể hoặc cá nhân vi phạm pháp luật thì tập thể hoặc cá nhân vi phạm phải nộp tiền phạt. Ngoài các khoản tiền đền bù nói trên phần nộp phạt lấy từ lợi nhuận sau thuế. Chi phí công tác nước ngoài vượt mức quy định. Các khoản chi do nguồn kinh phí khác đài thọ. Quản lý chi phí hoạt động khác: Chi phí đằu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định các khoản chi đầu tư khác * Chi phí hoạt động khác bao gồm chi phí hoạt động tài chính và chi phí bát thường a) Chi phí hoạt động tài chính: - Chi phí cho thuê tài sản Chi phí liên doanh liên kết Chi phí chiết khấu thanh toán Chi phí hoạt động tài chính khác. b) Chi phí bất thường: - Chi phí thu hòi các khoản nợ, phait thu khó đòi, đã xoá sổ kế toán - Chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản. - Chi phí tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế - Chi phí do bị nhầm hoặc bỏ sót năm trước khi ghi sổ kế toán. - Chi phí bất thường khác. Một số điểm cần lưu lý: đối với dịch vụ, sản phẩm , hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì chi phí vật tư, nguyên nhiên liệu, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác không bao gồm tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào. 4.5.3 Công tác quản lý bưu điện phí ghi nợ Hàng tháng tiền thuê bao của các cơ quan tổ chức và cá nhân phải trả tiền thuê bao cố định tháng là 27.000đ chưa có thuế VAT, riêng đối với các thuê bao cố định tại xã, vùng đặc biệt khó khăn theo quy định của Tổng công ty là 18.000đ chưa có thuế VAT. Cước gọi hàng tháng thuê bao trả tiền theo cuộc gọi của thuê bao theo giá cước quy định ban hành. Bưu điện tỉnh mở sổ theo dõi in xuất hoá đơn bưu điện phí ghi nợ được in tập trung sau đó gửi đi các Bưu điện huyện. Đối với một số thuê bao không thanh toán cước với nhiều lýý do : chủ thuê bao chết đột ngột, bỏ chốn, phải đi tù, doanh nghiệp giải thể chuyển đi nơi khác. Mặc dù Bưu điện tỉnh đã dùng nhiều biện pháp để thu đòi nợ nhưng không thu được. Trong trường hợp không gặp được chủ thuê bao và hai năm kể từ ngày không đòi được nợ thì kế toán tiến hành kê các khỏn nợ này có dấu xác nhận của địa phương sau đó đè nghị Tổng công ty xoá các khoản nợ này đồng thời Bưu điện tỉnh theo dõi các khoản nợ này ngoài bảng tổng kết tài sản. Sau hai năm Bưu điện phát hiện chủ nợ và đòi được thì các khoản nợ đã đòi được hạch toán vào khoản thu bất thường. 4.5.4 Lợi nhuận và trích lập các quỹ Xác định trích lập và nội dung chi quỹ để lại đơn vị Đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh thuộc khối thông tin Bưu điện không hạch toán, xác định kết quả tài chính như sau: Lãi ( lỗ) = Doanh thu – chi phí Nếu lãi đơn vị được trích lập hai quỹ khen thưởng và phúc lợi tập thể theo tỷ lệ % trên số lãi (tỉ lệ % được trích quỹ do Giám đốc Bưu điện tỉnh ghi trong kế hoạch tài chính của đơn vị). Nếu lỗ đơn vị không được hạch toán phần lỗ về Bưu điện tỉnh mà phải lưu ại năm sau để lấy phần lãi bù đắp. * Quỹ khen thưởng: - Chi động viên khen thưởng kịp thời cho CBCNV trong các phong trào phát động thi đua sáng kiến cải tiến kỹ thuật, các giải pháp trong công ttác quản lýý đã mang lại hiệu quả cho đơn vị. - Chi khen thưởng cho các cá nhân, đơn vị hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch tháng, Quýýý, năm. * Quỹ phúc lợi tập thể : - Chi cho các hoạt động xã hội. - Chi cho các phong trào văn thể, phúc lợi công cộng của đơn vị. Đối với khối thông tin Bưu điện căn cứ mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm Bưu điện tỉnh trích lợi nhuận. 4.6. Thực hiện chế độ báo cáo và kiểm tra kế toán - Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo Tài chính: Tại Bưu điện Tỉnh Lào cai hàng năm phải lập các báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B01-DN. + Báo cáo kết quả hoạt động - Mẫu số B02-DN. + Báo cáo thu chi sự nghiệp - Mẫu số B08-DN. + Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B04-DN. - Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo nội bộ: TT Tên báo cáo Chu kỳ báo cáo Thời hạn gửi Ký hiệu BC Số bản Ghi chú I Từ mạng kế toán (như ký hiệu trên mạng ) 1.1 Bảng cân đối số phát sinh TK kế toán Quý Ngày 8 sau KBC B01-KTNB 1 1.2 Giá thành sản xuất Quý Ngày 8 sau KBC B02-KTNB 1 1.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp và bán hàng Quý Ngày 8 sau KBC B03-KTNB 1 1.4 Thanh toán với cấp trên Quý Ngày 8 sau KBC B05-KTNB 1 1.5 Tổng hợp doanh thu, chi phí Quý Ngày 8 sau KBC B08-KTNB 1 1.6 Sản lượng, doanh thu và thuế GTGT Tháng Ngày 7 sau KBC BTK3 2 02 bản 1.7 Sản lượng, doanh thu và thuế GTGT Quý Ngày 8 sau KBC BTK3 1 1.8 Bảng kê HĐ c.từ hàng hoá, dịch vụ mua vào Tháng Ngày 7 sau KBC 03/GTGT 1 1.9 Bảng cân đối tài khoản ngoài bảng chi tiết Quý Ngày 8 sau KBC 1 2 Từ ngoài mạng kế toán 2.1 Chi tiết các khoản thu chi hội BĐT khác Quý Ngày 8 sau KBC Q01/BCNB 1 2.2 Chi tiết các khoản thu hộ đơn vị khác Quý Ngày 8 sau KBC Q02/BCNB 1 Như cũ 2.3 Báo cáo trích nộp BHXH Quý Ngày 8 sau KBC Q03/BCNB 1 2.4 Danh sách trích nộp BHXH Quý Ngày 8 sau KBC Q04/BCNB 1 2.5 Bảng tổng hợp thanh toán trợ cấp BHXH Quý Ngày 8 sau KBC Q05/BCNB 1 2.6 Báo cáo sử dụng hoá đơn GTGT đặc tù Quý Ngày 8 sau KBC ASBĐ/02 1 2.7 Báo cáo Vinacard Tháng Ngày 7 sau KBC T06/BCNB 1 2.8 Báo cáo Cardphone Tháng Ngày 7 sau KBC T07/BCNB 1 2.9 Quyết toán nhập, xuất, tồn kho tem Quý Ngày 8 sau KBC Q08/BCNB 1 2.10 T.toán với BĐT về mua sắm, trang bị TSCĐ Quý Ngày 8 sau KBC Q09/BCNB 1 2.11 Bảng kê thanh toán vật tư với BĐT Quý Ngày 8 sau KBC Q10/BCNB 1 2.12 Bảng kê công trình XDCB hoàn thành được duyệt thanh toán với BĐT Quý Ngày 8 sau KBC Q11/BCNB 1 2.13 Bảng kê công trình XDCB dở dang Quý Ngày 8 sau KBC Q12/BCNB 1 2.14 Tổng hợp tình hình SXKD Tháng Ngày 7 sau KBC T13/BCNB 2 02 bản 2.15 Doanhthu Collect Call Tháng Ngày 7 sau KBC T14/BCNB 1 2.16 Đối chiếu doanh thu và thuế GTGT giữa đơn vị thu hội và được thu hộ Tháng Ngày 7 sau KBC T15/BCNB 1 2.17 Thuế thu nhập cá nhân Năm Ngày 8 sau KBC N16/BCNB 1 2.18 Bảng kê phiếu trả lời quốc tế CN01 Tháng Ngày 7 sau KBC T17/BCNB 1 2.19 Báo cáo tình hình thu nhập của CBCNV Quý Ngày 8 sau KBC Q18/BCNB 1 - Kiểm tra kế toán. + Kiểm tra kế toán là một nội dung quan trọng của công tác kế toán, nó đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện đúng yêu cầu nhiệm vụ, chức năng của mình. Thông tin kế toán cung cấp chính xác, trung thực kịp thời. + Chức năng kiểm tra kế toán tại Bưu điện Tỉnh Nghệ an được giao cho Kế toán trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực thi toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị. + Nội dung kiểm tra: * Kiểm tra chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính do kế toán cung cấp. * Kiểm tra đánh giá sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính kế toán, quy định nội bộ của Bưu điện tỉnh. * Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đề xuất các giải pháp cải tiến hệ thống quản lý tài chính, kế toán. 4.7 Tin học hoá công tác kế toán ở Bưu điện Tỉnh, BĐ huyện Ở Bưu điện Lào cai cũng như ở tất cả các Bưu điện tỉnh, thành phố khác đều được trang bị máy vi tính vào công tác kế toán. Việc tin học hoá công tác kế toán đã đem lại nhiều thuận lợi cho việc ghi chép hạch toán số liệu, chứng từ, việc chuyển số liệu từ đơn vị cấp dưới lên cấp trên trở nên dễ dàng thuận tiện hơn đặc biệt là hệ thống tài khản kế toán được áp dụng thống nhất trong toàn Tổng Công ty và các tài khoản được chi tiết đến cấp 4. Nhờ áp dụng tin học hoá vào công tác kế toán mà việc hạch toán kế toán được thực hiện trên máy vi tính, nhờ đó khối lượng công việc giảm đi rất nhiều. 4.8 Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán cho đội ngũ kế toán viên Hàng năm đơn vị đều căn cứ nhu cầu của đơn vị, đơn vị cử cán bộ đi học các lớp tập huấn tại Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I và II thuộc Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông cũng như ở Tại Bưu điện Tỉnh về tài chính, kế toán, tin học, ngoại ngữ ... nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán, đáp ứng nhu cầu phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh trên nền kinh tế thị trường. 5. Kế toán kinh doanh dịch vụ BCVT tại BĐ Tỉnh, BĐ huyện Toàn bộ công việc hạch toán kế toán trên máy vi tính các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện đúng theo sơ đồ hachj toán kế toán mà Tổng Công ty hướng dẫn. 5.1 Báo cáo kế toán tài chính, kế toán quản trị 5.1.1. Báo cáo kế toán tài chính Bưu điện Lào cai có trách nhiệm lập và gửi các báo cáo Tài chính sau: TT Tên biểu Ký hiệu biểu Kỳ hạn lập biểu 1 Bảng cân đối kế toán B01-DN Quý 2 Kết quả hoạt động kinh doanh B02-DN Quý 3 Thuyết minh báo cáo tàI chính B09-DN Quý, năm Thời hạn gửi báo cáo - Báo cáo quý: Chậm nhất là sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý. - Báo cáo năm: Chậm nhất là sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm. Nơi nhận báo cáo - Sở Tài chính - Cục Thuế Tỉnh - Tổng Công ty 5.1.2. Báo cáo kế toán quản trị TT Tên biểu Ký hiệu biểu Kỳ hạn lập biểu I Báo cáo kế toán nội bộ 1 Bảng cân đối số phát sinh tàI khoản kế toán B01-KTNB Quý, năm 2 Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố B02-KTNB Quý 3 Giá thành sản xuất sản phẩm, dịch vụ B03-KTNB Quý 4 Chi phí bán hàng B04-KTNB Quý 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp B05-KTNB Quý 6 Thu chi ngoại tệ B06-KTNB Tháng, Quý 7 Báo cáo tổng hợp doanh thu, chi phí B08-KTNB Quý, năm 8 báo cáo tình hình tăng giảm các quỹ xí nghiệp F09A-DN Quý, năm 9 Báo cáo chi sửa chữa tàI sản F09B-DN Quý, năm 10 báo cáo tình hình thực hiện lao động tiền lương F09C-DN Năm 11 Báo cáo chi tiết tăng giảm TSCĐ 01/TSCĐ Quý, năm 12 Sản lượng, doanh thu, thuế GTGT B02-05/GTGT-BCVT Tháng,Quý, năm II Báo cáo quyết toán vốn đầu tư 1 Báo cáo tổng hợp thực hiện nguồn vốn đầu tư và XD B02/CĐT Quý 2 Báo cáo tổng hợp thực hiện khối lượng đầu tư và XD B03/CĐT Quý 3 Báo cáo chi tiết thực hiện nguồn vốn đầu tư và XD F02/CĐT Quý 4 Báo cáo chi tiết thực hiện khối lượng đầu tư và XD F03A/CĐT Quý 5 Chi phí KTCB khác F03B/CĐT Quý 6 Chi phí ban quản lý dự án F03C/CĐT Quý 7 Báo cáo tình hình quyết toán vốn đầu tư hoàn thành 01/BCTHQT Năm 8 Báo cáo các công trình hoàn thành 01/NB-CĐT Năm 9 Báo cáo các công trình dở dang 02/NB-CĐT Năm 10 Báo cáo thực hiện vốn tư 03/NB-CĐT Năm Thời hạn gửi báo cáo - Thời hạn gửi báo cáo quý: Chậm nhất là sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý. - Thời hạn gửi báo cáo năm: Chậm nhất là sau 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm. Nơi nhận báo cáo - Báo cáo quyết toán vốn đầu tư: Cơ quan Thống kê Tỉnh và Tổng công ty. - Báo cáo kế toán nội bộ: Tổng công ty. PHẦN IV: CÔNG TÁC TỔ CHỨC, NHÂN SỰ 4.1. Lập kế hoạch lao động Hàng năm. Bưu điện Tỉnh lập kế hoạch lao động toàn đơn vị cho năm sau và trình TCT. Căn cứ vào kế hoạch phát triển mạng lưới, dịch vụ mới, số lượng lao động đén tuổi nghỉ chế độ, số lượng lao động do điều động, thuyên chuyển công tác,..Kế hoạch lao động mới xác định dựa trên cơ sở khối lượng công việc tăng thêm trong năm kế hoạch. 4.2. Công tác tuyển chọn -Việc tuyển chọn người lao động vào làm việc tại Bưu điện tỉnh căn cứ vào kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh, đảm bảo yêu cầu tăng năng suất lao động, quy hoạch phát triển nguồn nhân lực của BĐT hàng năm hoặc của từng giai đoạn đã được TCT Bưu chính - Viễn thông Việt Nam phê duyệt. Trình tự, thủ tục tiến hành tuyển chọn thực hiện theo quyết định 403/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 03/12/2001 của Hội đồng quản tri Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam. -Việc tuyển dụng ngưòi lao động phải thông qua hình thức thi tuyển do Hội đồng thi tuyển, Hội đồng tuyển dụng của bưu điện Tỉnh thực hiện. -Hình thức thi tuyển là thi viết hoặc thi vấn đáp hoặc được kết hợp cả hai hình thức. 4.3. Công tác đào tạo Căn cứ vào yêu cầu phát triển nguồn nhân lực, Bưu điện Tỉnh xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn và kế hoạch đào tạo hàng năm. Trong đó xác định rõ nhu cầu học cho từng lĩnh vực cụ thể: Số lượng học theo từng cấp trình độ, ngành nghề và hình thức học. -Việc cử người đi học căn cứ Quyết định số 397/QĐ/TCCB/HĐQT ngày 20/11/2001 của Hội đồng quản trị TCT Bưu chính Viễn thông Việt nam v/v ban hành Quy chế cử người đi đào tạo, bồi dưỡng trong nước của TCT Bưu chính Viễn thông Việt nam. Đối với những ngành nghề, cấp trình độ và loại hình đào tạo mà các trường thuộc TCT có đào tạo thì trình tự cử người đi đào tạo được thực hiện như sau: +BĐT căn cứ kế hoạch lập báo cáo trình TCT +CBCNV được cử đi học làm hồ sơ dự thi +BĐT tập hợp hồ sơ cá nhân, xét và lập danh sách người dự thi cho các hoặc cơ sở đào tạo có thông báo tuyển sịnh. Đối với những ngành nghề, cấp trình độ và loại hình đào tạo mà các trường không thuộc TCT đào tạo thì Bưu điện Tỉnh có kế hoạch hàng năm trình TCT duyệt bao gồm: số lượng cần học cho từng cấp trình độ, ngành nghề và loại hình đào tạo, dự kiến kinh phí đào tạo. Chỉ những ngành nghề hoặc hình thức đào tạo không được tổ chức ở các trường thuộc TCT thì Bưu điện mới cử người đi học tại các trường bên ngoài. Trình tự cử người đi đào tạo tương tự như trên 4.4. Định mức lao động, năng suất lao động Định mức lao động là căn cứ quan trọng để tính toán số lượng lao động biến động trong năm kế hoạch. Là căn cứ để bố trí sắp xếp lao động khoa học hợp lý theo yêu cầu về trình độ, chuyên môn nghiệp vụ phục vụ theo kế hoạch hàng năm của BĐT. Giám đốc BĐT có trách nhiệm tổ chức, xây dựng, quản lý áp dụng hệ thống định mức lao động theo hướng dẫn của Bộ Lao động Thương binh và xã hội; của TCT Bưu chính Viễn thông Việt nam làm cơ sở cho việc sử dụng lao động hợp lý, xây dựng đơn giá tiền lương và trả lương gắn với năng xuất, chất lượng lao động. 4.5. Sử dụng lao động +Phân công lao động: đựơc bố trí theo chức danh, nội dung công việc. Đối với những đơn vị có khối lượng công việc nhiều thì được được định mức lao động nhiều, còn những đơn vị có khối lượng công việc ít thì định mức lao động cũng sẽ ít hơn đảm bảo nguyên tắc bố trí lao động khoa học để người lao động phát huy được năng lực, sở trường làm việc có năng suất, chất lượng tốt nhất. +Việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của từng tập thể, cá nhân người lao động bằng hệ số chất lượng công tác và mức độ hoàn thành công việc. Chỉ tiêu hệ số này được xác định bằng bốn nhóm chỉ tiêu chất lượng và điểm giảm trừ như sau: -Nhóm các chỉ tiêu chất lượng tuyệt đối. -Nhóm các chỉ tiêu chấp hành thể lệ thủ tục; quy trình, quy phạm. -Nhóm các chỉ tiêu về thái độ phục vụ văn minh lịch sự. -Nhóm các chỉ tiêu kỷ luật lao động, kỷ luật sản xuất. Hàng tháng hội đồng đánh giá chất lượng của từng đơn vị và từng bộ phận, tổ, đội, phòng... sẽ đánh giá chất lượng của từng thành viên. Mức độ hoàn thành nhiệm vụ của tập thể và cá nhân là 100% tương ứng với chất lượng = 1 (chất lượng loại A). Nếu tập thể phạm lỗi chất lượng thì chấm điểm giảm trừ tối thiểu là 1,5 điểm ; tối đa giảm không quá 20% tổng tiền lương khoán của tập thể. Nếu cá nhân vi phạm điểm giảm trừ tối thiểu là 5 điểm; tối đa giảm là 100% tổng tiền lương khoán của cá nhân. +Đãi ngộ: Thu nhập chủ yếu của CBCNV là tiền lương. Vậy trả tiền lương đúng cho người lao động là thực hiện cho việc đầu tư phát triển nguồn nhân lực góp phần nâng cao năng suất chất lượng và hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh; nâng cao trách nhiệm cá nhân và cộng đồng giữa các nghiệp vụ trong đơn vị. Bưu điện Tỉnh xây dựng nội quy xét năng suất chất lượng cho tập thể và cá nhân. -Tiền lương cho tập thể gồm: Quỹ tiền lương chính sách tập thể theo kế hoạch và quỹ tiền lương khoán của tập thể theo kế hoạch. -Tiền lương cá nhân gồm 2 phần: Tiền lương chính sách được phân phối theo lương cấp bậc, các khoản phụ cấp lương theo quy định của Nhà nước, của ngành. Tiền lương khoán được phân phối theo kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ phức tạp của công việc được giao. Nguyên tắc phân phối tiền lương thực hiện phân phối theo lao động, trả lương theo công việc và kết quả hoàn thành công việc. Như vậy đã kích thích tinh thần làm việc sáng tạo trong sản xuất của tập thể và cá nhân. Những người lao động thực hiện những công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tay nghề giỏi, đóng góp nhiều vào hiệu quả sản xuất kinh doanh của BĐT sẽ được trả lương cao hơn. Ngoài ra BĐT còn xây dựng quy chế xét thưởng cho tập thể và cá nhân (thưởng về năng suất, thưởng về chất lượng; thưởng có sáng kiến hoặc giải pháp khắc phục khó khăn mang lại hiệu qủa trong HĐSXKD; thưởng có đề tài khoa học kỹ thuật ...); xây dựng Quy chế v/v tạo lập và sử dụng quỹ Chính sách xã hội; Quy chế khen thưởng thi đua; Quy chế Tham quan, du lịch trong và ngoài nước; Quy chế cử người đi học, bồi dưỡng trong nước... Cơ cấu lao động theo trình độ tuổi, chuyên môn: TS CBCNV Giới tính Trình độ Tính chất Lao động Nam Nữ Đại học và trên Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Chưa qua ĐT LĐ quản lý LĐ C. nghệ LĐ Phục vụ 633 391 242 104 33 171 266 59 75 489 69 % 61,8 38,2 16,43 5,21 27,02 42,02 9,32 11,85 77,25 10,9 Số liệu trên được tính đến hết 31/12/2004 bao gồm những lao động có hợp đồng từ 1 năm trỏ lên. PHẦN V: CÔNG TÁC MARKETING 5.1 Nhận thức, tư duy kinh doanh: Trong những năm gần đây, trước sự phát triển mạnh mẽ của các ngành kinh tế trong xã hội, nhu cầu của xã hội về các dịch vụ bưu chính viễn thông ngày một cao. Trước xu thế cạnh tranh của các công ty liên doanh, công ty cổ phần, công ty Điện tử Viễn thông Quân đội,...khác trong xã hội đòi hỏi ngành Bưu điện phải không ngừng đổi mới phấn đấu đi lên, sẵn sàng bước vào cạnh tranh để hội nhập. Do đó để sinh tồn và phát triển được thì phải có tư duy kinh doanh mới coi trọng khâu tiêu thụ sản phẩm, hướng về khách hàng, phụng sự khách hàng, tức là hướng về thị trường,... chính vì vậy phòng kế hoạch kinh doanh tiếp thị được thành lập. Mặc dù mới thực hiện trong những ngày cuối năm 2004.nhưng đã triển khai được một số công việc đáng kể: -Đề ra những chương trình hành động" Vì khách hàng" và những quy định về chăm sóc khách hàng của TCT và BĐT. -Tăng cường công tác khảo sát thị trường để nắm vững nhu cầu của thị trường và những thông tin phản ánh của khách hàng đề xuất Ban Giám đốc các biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và phục vụ. 5.2 Công tác chăm sóc khách hàng lớn: Căn cứ quyết định số 3838/QĐ-GCTT ngày 26/9/2002 của Tổng giám đốc TCT Bưu chính-Viễn thông Việt nam v/v ban hành "Qui định nghiệp vụ chăm sóc khách hàng" thì nghiệp vụ chăm sóc khách hàng được được quản lý có khoa học và hệ thống: -Quản lý khách hàng: +Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng được cập nhật thường xuyên, trực tuyến. +Phân loại khách hàng: gồm có khách hàng đặc biệt; khách hàng là nhà khai thác khác; khách hàng doanh nghiệp đặc biệt; khách hàng lớn; khách hàng vừa và nhỏ; khách hàng cá nhân, hộ gia đình. BĐT căn cứ từng loại khách hàng sử dụng dịch vụ xây dựng cơ sở dữ liệu trên cơ sở những thông tin về khách hàng: Tên, địa chỉ, mức sử dụng dịch vụ từng lần, từng tháng...để các bộ phận chuyên trách tiếp thị và chăm sóc phù hợp. Đôí với khách hàng lớn ngoài quá trình thường xuyên liên hệ với khách hàng; trưng cầu ý kiến tham gia góp ý; giới thiệu dịch vụ.. BĐT còn thường xuyên tổ chức thực hiện các chương trình quảng cáo, khuyến mại riêng cho các khách hàng lớn nhân dịp lễ tết, ngày sinh, ngày thành lập DN... để khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ, giữ vững và mở rộng thị phần. -Tổ chức hệ thống giải đáp và hỗ trợ dịch vụ cho khách hàng một cách thống nhất và tập trung, kết hợp cả hai chế độ: giải đáp nhân công và giải đáp tự động. Nghiệp vụ giải đáp dịch vụ bao gồm các công tác sau: +hướng dẫn, tư vấn sử dụng dịch vụ +Hướng dẫn thủ tục nhận đăng ký dịch vụ +Hướng dẫn cách sử dụng các thiết bị đầu cuói +Thông báo, giới thiệu các dịch vụ mới +Giải đáp về cước phí dịch vụ -Thực hiện chế độ KSV đối với bộ phận giao dịch -Xây dựng qui trình giải quyết khiếu nại nhằm rút ngắn thời gian giải quyết khiếu nại. -Tổ chức tìm hiểu và tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng về chất lượng dịch vụ, chất lượng phục vụ bằng các hình thức: Thư góp ý, sổ góp ý,... -Xây dựng các nguyên tắc ứng xử cơ bản khi các nhân viên Bưu điện tiếp xúc với khách hàng: +Tất cả cán bộ, công nhân viên ở mọi cấp độ quản lý, vị trí công tác khi tiếp xúc với khách hàng phải thể hiện phong cách văn minh, lịch sự, bình đẳng, tôn trọng, cùng hợp tác vì lợi ích của khách hàng, vì lợi ích và uy tín của TCT. +Khi làm việc phải đeo thẻ, mặc trang phục theo qui định, thái độ phải niềm nở, lịch sự, tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu cảu khách hàng theo đúng thể lệ , thủ tục. +Nghiêm cấm các hành vi cửa quyền, coi thường khách hàng, gây thái độ xấu, nhận quà, tiền bồi dưỡng... trong quá trình cung cấp dịch vụ. +Nghiêm cấm việc tiết lộ các thông tin liên quan đến khách hàng, sử dụng các thông tin của khách hàng vào mục đích ngoài mục đích chăm sóc và cung cấp dịch vụ. 5.3 Tình hình cạnh tranh trên địa bàn tỉnh Lào cai: Tỉnh Lào cai là một tỉnh miền núi, mới được khởi sắc từ khi có các chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước. Thị trường thương mại giữa hai biên giới Việt nam- Trung quốc trở lên sôi động so với trước đây. Lào cai cũng là một trong những miếng bánh mà các đối thủ cạnh tranh để ý tới đó là Công ty điện tử viễn thông Quân đội.Viêttel, VNE Telecom của điện lực , nhưng doanh thu cũng đã chiếm một phần đánh kể về dịch vụ viễn thông, BC-PHBC. Về Viễn thông họ đua ra các chính sách: chọn số đẹp, cước tính theo BLock như ĐT quốc tế , chi khuyến mại khách hàng với tỷ lệ cao hơn BĐ; việc nhận, phát bưu gửi nhanh, gọn, không cứng nhắc. 5.4 Chiến lược cạnh tranh của Bưu điện Tỉnh Lào cai 5.4.1 Mạmg lưới: -Bưu chính: +Tổ chức lao động khoa học ở tất cả các khâu. đặc biệt chú trọng đến khâu giao tiếp với khách hàng. +Căn cứ vào tải trọng để bố trí lao động hợp lý +Mở thêm mạng lưới các kiốt, đại lý +Đầu tư , tăng cường thêm phương tiện vận chuyển + Trang bị thêm các máy vi tính, máy đếm và soi tiền, cân các loại...tạo nên bộ mặt công nghiệp hiện đại tại nơi giao dịch. +Sửa lại các Bưu cục, trang trí nội thất, mua sắm các thiết bị cần thiết phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn . 5.4.2 Viễn thông: -Sử dụng công nghệ tiên tiến có khả năng xử lý lớn, độ tin cậy cao, cấu hình linh hoạt và cúng cấp giải pháp mạng tổng thể đảm nhiều chức năng cho phép truyền tải các luồng thông tin nhiều cấp độ. -Tiếp tục xây các trạm phủ sóng thông tin di động để nâng cao chất lượng truyền dẫn và mở rộng vùng phủ sóng. -Triển khai thi công cáp quang một số tuyến trong tỉnh; triển khai mở rộng mạng cáp ngọn tại trung tâm thị xã Lào Cai. -Tiếp tục triển khai công tác lập cấu hình phát triển mạng Viễn thông tỉnh Lào cai giai đoạn 2006-2010. 5.4.3. thị trường: -Đối với thị trường hiện tại: + Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, chất lượng dịch vụ, thực hiện tốt các công tác sau bán hàng, công tác chăm sóc khách hàng như; thái độ giao tiếp, các công tác bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, ... +Thực hiện nghiêm chỉnh những qui định về ngiệp vụ tính cước, giải quyết các yêu cầu hoặc khiếu nại của khách hàng nhanh chóng, thuận lợi và có những chính sách linh hoạt, ưu tiên đối với những khách hàng lớn. -Đối với thị trường tiềm năng: +Căn cứ các kết quả điều tra, khảo sát thị trường xác định thị trường mục tiêu cho mỗi dịch vụ trên địa bàn để xây dựng chương trình tuyên truyền quảng cáo. +tiếp tục tăng cường công tác tiếp thị, quảng cáo, tuyên truyền tại các địa điểm của giao dịch bưu điện. +Thực hiện các chương trình khuyến mại phù hợp để khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ của đơn vị. Đối với vùng nông thôn tiếp tục phát triển thêm các điểm BĐVHX, nhằm chiếm lĩnh thị trường, phục vụ tốt hơn nhu cầu thông tin của chính quyền địa phương và nhân dân sở tại. Đối với thành thị phát triển mạng kiốt, đại lý, mở rộng vùng phủ sóng, mở thêm các dịch vụ mới, các dịch vụ gia tăng đảm bảo đáp ứng các nhu càu của khách hàng. Tăng cương công tác điều tra thị trường, quảng cáo, tiếp thị và xây dựng các chương trình chăm sóc khách hàng để gữi và phát triển thị phần. 5.4.4 Nguồn nhân lực: -Điều tra số CBCNV trong đơn vị theo các chỉ tiêu về độ tuổi, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực, sở trường, sức khoẻ để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bố trí klao động phù hợp. - Tăng cường xây dựng, củng cố đội ngũ cán bộ có năng lực, phẩm chất chính trị, trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao. -Xây dựng cơ chế khuyến khích tài năng trẻ, tiêu chuẩn hoá đội ngũ có tính kế thừa. -Phát động các phong trào thi đua, các hội thi: Nhân viên điểm BĐVHX giỏi, Giao dịch viên duyên dáng và kinh doanh giỏi, Chăm sóc khách hàng giỏi, phát huy sáng kiến.... -Chăm lo đến đời sống vật chất và tinh thần cho CBCNV. 5.4 Công tác quản trị bán hàng: -Phát triển tổ chức bán hàng có hiệu quả từ tỉnh đến các bưu cục 3, điểm BĐVHX, các kiốt, đại lý PHẦN VI. TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI ĐƠN VỊ 6.1. Mạng lưới bưu chính: 6.1.1 Tổ chức mạng bưu chính: Tính đến thời điểm hiện tại mạng lưới Bưu chính của BĐT Lào Cai gồm: -Mạng bưu cục: + 01 bưu cục cấp 1 +07 bưu cục cấp II +23 bưu cục cấp III +87 Điểm bưu điện VHX và hàng trăm các kiốt, đại lý được trải đều trên các vùng kinh tế, dân cư trọng điểm. -Mạng vận chuyển: +Đường thư cấp I: hàng ngày có 01 chuyến từ công ty VPS - Vĩnh yên - Việt trì - Yên bái- Lào cai - Tam đường (Lai châu) và ngược lại. +đường thư cấp II: gồm có 5 tuyến o Lào Cai - Bát xát : 12 KM; đi 2 chuyến/ngày có 06 địa điểm giao nhận với bưu cục 2, bưu cục 3 và điểm BĐVHX. o Lào Cai - Sa pa : 38KM, đi 2 chuyến/ngày có 02 địa điểm giao nhận với bưu cục 3 và điểm BĐVHX. o Lào Cai - Mường khương: 50 KM; đi 1 chuyến/ngày có 02 địa điểm giao nhận với bưu cục 3 o Lào Cai - Simacai: 56 KM; đi 1 chuyến/ngày có 08 địa điểm giao nhận với bưu cục 2 và bưu cục 3 o Lào Cai - văn bàn: 75 KM; đi 1 chuyến/ngày có 02 địa điểm giao nhận với bưu cục 3. Các tuyến vận chuyển trên đều là phương tiện xe ôtô chuyên dùng, do đó đã đảm bảo được yêu cầu về chỉ tiêu phát báo ngày đén các trung tâm huyện là 100%. +Đường thư cấp 3: o Thị xã Lào Cai: 13 tuyến o Huyện Bảo thắng: 08 tuyến o Huyện Văn bàn: 08 tuyến o Huyện Bảo yên: 11 tuyến o Huyện Bắc hà: 09 tuyến o Huyện Si ma cai: 04 tuyến o Huyện Bát xát: 09 tuyến o Huyện Mường khương: 10 tuyến o Huyện Sa Pa: 07 tuyến. + Đường thư nội thị: tuỳ theo sản lượng, địa bàn phục vụ các BĐ huyện, thị bố trí lực lượng bưu tá phát trong ngày bằng các phương tiện xe đạp, xe máy, ôtô chuyên dùng. Thời gian phát đảm bảo từ 7 giờ đến 17 giờ đối với các cơ quan hành chính sự nghiệp; đến 20 giờ đối với địa chỉ là tư nhân. Những trường hợp phục vụ công tác thông tin chỉ đạo của các cơ quan Đảng, chính quyền địa phương được phục vụ 24/24. 6.1.2 Tính ưu việt của mạng Bưu chính: - Mạng lưới Bưu chính được trải khắp địa bàn từ trung tâm tỉnh đến các xã vùng núi cao. Vì vậy đã đáp ứng được nhu cầu thông tin của mọi tầng lớp nhân dân trong tỉnh. Để phù hợp với nhu cầu của từng địa điểm dân cư, khu vực kinh tế. Bưu điện Tỉnh đã rà xét đến mức độ nhu cầu cao thấp để có phương thức phục vụ phù hợp như những bưu cục có doanh thu thấp chuyển sang là kiốt BĐ, hoặc Đại lý, điểm BĐVHX. Chuyển những kiốt, đại lý, điềm BĐVHX có doanh thu cao, ổn định và phát triển thành bưu cục 3. - Cải tạo, năng cấp các địa điểm phù hợp, đưa dần các dịch vụ truyền thống xuống các điểm BĐVHX, trang bị mạng internet cho một số điểm BĐVHX. Phát triển các Đại lý bưu điện đa dịch vụ... Nhằm mục đích rút ngắn bán kính phục vụ, tạo việc làm cho lao động của địa phương, giảm được chi phí khai thác mạng. - Mạng lưới Bưu chính được tổ chức và hoạt động theo các qui định của Pháp lệnh Bưu chính, Viễn thông, các thể lệ quy trình khai thác, định mức, thời gian biếu đảm bảo được tính thống nhất, đồng bộ. Các mạng đường thư được tổ chức hợp lý với hành trình ngắn nhất, do đó đã rút ngắn được các chỉ tiêu nhận, phát bưu gửi, chỉ tiêu toàn trình nâng cao chất lượng phục vụ và là đòn bảy đạt được mục tiêu về kinh doanh của đơn vị. 6.1.3 Công tác quản lý chất lượng: Căn cứ các qui định về công tác quản lý chất lượng của TCT Bưu chính-Viễn thông Việt nam. Bưu điện tỉnh Lào Cai đã triển khai và xây dựng nội quy xét năng suất chất lượng cho tập thể, cá nhân. Hàng tháng các tổ sản xuất căn cứ vào nhiêm vụ, kế hoạch, chất lượng công việc để họp bình xét xác định điểm năng xuất chất lượng của tứng cá nhân và tập thể, sau đó lập báo cáo lên Hội đồng xét năng suất chất lượng bưu điện huyện, thị và hội đồng xét năng suất chất lượng bưu điện Tỉnh. - Hội đồng xét năng suất chất lượng của Bưu điện huyện thị: + Giám đốc + Phó giám đốc + Chủ tịch Công đoàn + Kế toán trưởng + Các uỷ viên khác do Giám đốc đơn vị quyết định. - Hội đồng xét năng suất chất lượng của Bưu điện Tỉnh: + Giám đốc + Các Phó giám đốc + Chủ tịch Công đoàn + Các trưởng phòng ban chức năng BĐT + Chuyên viên tiền lương + Chuyên viên Tổng hợp, Thi Đua, Kiểm toán nội bộ, Thanh tra. Hội đồng xét năng suất chất lượng căn cứ bốn nhóm chỉ tiêu chất lượng và điểm giảm trừ để xét chất lượng cho cá nhân và tập thể. Các nhốm chỉ tiêu chất lượng này đều được phổ biến tới từng cá nhân người lao động. Đặc biêt các nhóm chỉ tiêu chất lượng tuyệt đối, chỉ tiêu chấp hành về thể lệ, thủ tục, qui trình, thái độ phục vụ khách hàng được BĐT rất coi trọng. Số điểm giảm trừ có thể lên tới 46 điểm = 100% tiền lương NSCL cá nhân; tập thể có thể bị giảm trừ tới 20% tổng tiền lương NSCL của tập thể. Đồng thời với việc xây dựng các chỉ tiêu xét giảm trừ tiền lương NSCL của cá nhân, tập thể. Bưu điện Tỉnh xây dựng quy ché thưởng cho cá nhân, tập thể có NSCL cao như thưởng vượt KH doanh thu; thưởng vượt kế hoạch PHBC; thưởng vượt kế hoạch phát triển máy điện thoại; thưởng chất lượng đảm bảo tốt; thưởng những cá nhân, tập thể có đề tài, sáng kiến áp dụng cho sản xuất... Đây cũng chính là một trong những đòn bảy để nâng cao năng suất, chất lượng phục vụ của mạng lưới bưu chính. . Ngoài ra Bưu điện Tỉnh còn thường xuyên lấy ý kiến tham gia góp ý kiến của khách hàng về chất lượng phục vụ của nhân viên Bưu điện để đánh gía chất lượng phục vụ của nhân viên, kịp thời bổ khuyết, rút kinh nghiệm. Mô hình tổ chức sản xuất tại Bưu điện Thị xã Lào cai: 6.2 Mạng lưới Viễn thông: 6.2.1 Tổ chức mạng viễn thông: Mạng viễn thông được hiện đại hoá. Hệ thống chuyển mạch được đầu tư trang bị 1 tổng đài HOST Lào Cai A1000.E10. Dung lượng tính đến thời điểm 31/8/2004 là 10240 số. Các tổng đàivệ tinh được lắp đặt tại các huyện, thị gồm: -Tổng đài vệ tinh Cam đường CSND 2.048 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Phố Mới CSND 2.048 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Bẩo thắng CSND 2048 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Bắc ngầm bảo thắng CSNMM 684số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Bảo yên CSND 1280 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Bảo hà Bảo yên CSND 5128 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang qua các trạm trung gian đến tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Văn bàn CSND 1024 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang qua các trạm trung gian đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Than uyên CSND 896 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang qua các trạm trung gian đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Thân thuộc Than uyên Cam đường CNE 256 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang qua các trạm trung gian đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Sapa CSND 1792 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang qua các trạm trung gian đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Bát xát CSND 2.048 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Bắc hà CSND 1024 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang qua các trạm trung gian đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Mường khương CSND 768 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang qua các trạm trung gian đén tổng dài HOST Lào Cai -Tổng đài vệ tinh Si Ma Cai CSND 512 số nối qua tuyến truyền dẫn vi ba và cáp quang qua các trạm trung gian đén tổng dài HOST Lào Cai. *Sơ đồ tổ chức mạng Viễn thông 6.2.2 Tính tối ưu của mạng viễn thông: -Hệ thống chuyển mạch của Bưu điện Tỉnh Lào Cai được trang bị có nhiều tính năng, dịch vụ mới và hỗ trợ đa phương tiện tốc độ cao. Các ttổng đài vệ tinh hoạt động động lập khi có sự cố đường truyền, có hỗ trợ hệ thống điện thoại vô tuyến mạch vòng thuê bao. Khả năng mở rộng dung lượng để phục vụ phát triển mạng lưới trong thời gian tiếp theo. Nâng cao chất lượngđa dịch vụ, nâng cao độ vững chắc và an toàn mạng, tận dụng năng lực mạng lưới. -Áp dụng công nghệ tiên tiến có khả năng sử lý lớn, độ tin cậy cao, cấu hình linh hoạt. -Cấu trúc mở, dẽ dàng thêm các dịch vụ mới trong tương lai. Đáp ứng đầy đủ các dịch vụ đa phương tiện. Hệ thống còn cho phép nâng cấp để thực hiện các dịch vụ íDN băng rộng và các dịch vụ tiến tiến khác. -Giao diện mở, các chỉ tiêu kỹ thuật của Tổng đầi cho phép kết nối và hoà nhập với hệ thống chuyển mạch đa dạng của các nhà cung cấp khác phù hợp với môi trường đa dạng thiết bị. 6.2.3 Năng lực đáp ứng nhu cầu thi trường: -So với mạng Bưu chính thì mạng Viễn thông phát triễn không ngừng với tốc độ lớn. Số máy điện thoại tăng từ 1600 máy năm 1994; 2850 máy năm 1995; 18650 máy năm 2002; 25 445 máy năm 2003 và cho đến nay (30/11/2004) là 31 945 máy đưa tỷ lệ tăng bình quân tăng từ 125% đén 136%/năm. Mật độ điện thoại bình quân hiện nay là 5,4 máy/100dân. -Đẩy mạnh các dịch vụ Viễn thông có nhiều tiềm năng phát triển như thông tin di động Vinaphone; Vinacard; Internet; 1080, carphone... phát triến đồng bộ với việc bán các loại thẻ trả tiền trước để sử dụng cho các dịch vụ trên tất cả các điểm bán hàng của Bưu điện. Có khả năng tiêu thụ. - Áp dụng các biện pháp kích cầu lắp đặt máy điện thoại bằng các đợt quảng cáo, tuyên truyền, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng một cách linh hoạt có hiệu quả. 6.2.4 Công tác quản lý chất lượng; Quản lý chất lượng dịch vụ, mạng lưới: dựa trên những qui định chung về chỉ tiêu chất lượng của TCT về quản lý và khai thác dịch vụ, mạng lưói viễn thông. Bưu điện Tỉnh Lào cai đã triển khai cụ thể các qui định chỉ tiêu chất lượng phù hợp với đặc thù của địa phương. Triển khai và xây dựng nội quy xét năng suất chất lượng cho tập thể, cá nhân. như trong phần quản lý chất lượng Bưu chính đã đề cập. PHẦN ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Trong quá trình thực tập khảo sát thực tế về hoạt động SXKD, cơ cấu tổ chức, quản lý tình hình thực hiện các quy chế của Tổng Công Ty Bưu chính-Viễn thông Việt nam tại Bưu điện Tỉnh Lào Cai thấy nổi bật một số nét cơ bản sau: Điểm mạnh: - Bưu điện Tỉnh có lợi thế về đặc điểm tự nhiên và xã hội do vậy có nhiều khả năng thu hút sự đầu tư của các nhà đầu tư trong và ngoài nước. - Bưu điện Tỉnh đã xây dựng được cơ cấu tổ chức lãnh đạo hợp lý. Có sự đoàn kết và thống nhất cao. Sự phân công trách nhiệm và nhiệm vụ cho từng bộ phận, các phòng ban chức năng rõ ràng, cụ thể, có chương trình kiểm tra và giám sát thường xuyên. - Có sự đoàn kết, phối hợp nhịp nhàng giữa các tổ chức đoàn thể. Được sự ủng hộ nhất trí của toàn thể CBCNVC trong đơn vị . Tạo được bầu không khí thi đua lao động-học tập rất sôi nổi. - CBCNVC trong đơn vị đều có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đoàn kết tương trợ giúp đỡ nhau trong công việc và trong cuộc sống. - Cơ sở vật chất: Các thiết bị trang bị cho sản xuất đều tốt và đầy đủ. Như mạng vận chuyển, mạng viễn thông, các bưu cục, điểm bưu điện văn hoá xã ...khang trang, đẹp và tiện lợi rất phù hợp cho việc quảng cáo và quản lý chất lượng. - Phương pháp quản lý, điều hành: Các cấp quản lý, điều hành đều là những người có năng lực, am hiểu và giỏi về chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ. Luôn quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của CNVC dưới quyền. Tạo điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật tốt cho CBCNVC tham gia hoạt động có năng suất, đạt chất lượng cao. - Các chế độ của người lao động được chi đúng, chi đủ và đúng kỳ hạn theo chế độ của Nhà nước, qui chế của TCT, BĐT Lào cai ban hành. ýÝ kiến đề xuất và kiến nghị: - Công tác chăm sóc khách hàng cần được nâng cao hơn nữa. Đặc biệt địa điểm Trung tâm chăm sóc khách hàng để hiện nay không thuận tiện cho khách hàng và không phù hợp mặt bằng sản xuất tiếp thị kinh doanh. - Phần quảng cáo tiếp thị trên các phương tiện thông tin đại chúng còn ít, chưa có sức thu hút khách hàng. - Bố trí nguồn nhân lực chưa cụ thể hoá về sở trường, năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nên năng suất chất lượng chưa cao.