Đề tài Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Imexin

PhÇn I: Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ (IMEXIN) Tªn c«ng ty: C«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­. Tªn giao dÞch: The Import Export and Investment Company (IMEXIN). Trô së t¹i: 62 Gi¶ng Vâ - QuËn §èng §a - Hµ Néi. §iÖn tho¹i: (+844) 8256552/ 8262919/ 8253435. Fax: (+844) 8253435. I.1. LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn c«ng ty IMEXIN. + C«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ -tªn giao dÞch lµ IMEXIN - ®­îc thµnh lËp tõ n¨m 1970 víi tªn ban ®Çu lµ C«ng ty kinh doanh tæng hîp cÊp I theo quyÕt ®Þnh thµnh lËp sè 204/HT-TC ngµy 10/4/1970 do Bé Néi th­¬ng (nay lµ Bé Th­¬ng M¹i) ký. C«ng ty cã trô së ®Æt t¹i 62- Gi¶ng Vâ- QuËn §èng §a- Hµ Néi. Lµ c«ng ty cÊp I chuyªn ngµnh cña Nhµ n­íc nªn chøc n¨ng chÝnh cña c«ng ty lµ: tæ chøc thu mua, b¸n bu«n b¸n lÎ n«ng s¶n, thùc phÈm, l©m s¶n, thuû h¶i s¶n,... cho c¸c thµnh phÇn kinh tÕ thuéc trung ­¬ng vµ ®Þa ph­¬ng, chñ yÕu ph©n bè trªn toµn miÒn B¾c n­íc ta. + §Õn n¨m 1975, miÒn Nam hoµn toµn gi¶i phãng, c¶ n­íc thèng nhÊt. §¶ng vµ Nhµ n­íc ta chñ tr­¬ng më réng vµ ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ nh»m kh«i phôc ®Êt n­íc sau chiÕn tranh. Nhê ®ã mµ c«ng ty cã ®iÒu kiÖn ®Ó më réng ph¹m vi vµ lo¹i h×nh kinh doanh. C«ng ty ®Ò nghÞ Bé Néi th­¬ng ra quyÕt ®Þnh thµnh lËp thªm mét sè tr¹m kinh doanh: * Tr¹m kinh doanh sè I vµ tr¹m kinh doanh sè II t¹i Hµ Néi víi chøc n¨ng tæ chøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trªn toµn ®Þa bµn miÒn B¾c. * Tr¹m kinh doanh sè III ®Æt trô së t¹i thµnh phè Quy Nh¬n- tØnh NghÜa B×nh (nay lµ B×nh §Þnh) cã chøc n¨ng tæ chøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ë miÒn Trung. * Tr¹m kinh doanh sè IV ®Æt trô së t¹i thµnh phè Hå ChÝ Minh phô tr¸ch tæ chøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trªn toµn ®Þa bµn phÝa Nam. MÆc dï, ho¹t ®éng trong c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung cña Nhµ n­íc song c«ng ty vÉn lu«n lµ ®¬n vÞ ®Çu nghµnh cña Bé Th­¬ng M¹i. + N¨m 1978 c«ng ty ®æi tªn lµ C«ng ty kinh doanh tæng hîp hîp t¸c x· mua b¸n miÒn B¾c theo quyÕt ®Þnh sè 124/NT- Q§ ngµy 01/12/1998. + Ngµy 29/12/1994 c«ng ty ®­îc thµnh lËp l¹i theo quyÕt ®Þnh sè 4286/Q§- UB cña Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi víi tªn lµ: C«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ (IMEXIN) trùc thuéc Héi ®ång liªn minh c¸c hîp t¸c x· ViÖt Nam. Tõ ®ã ®Õn nay ho¹t ®éng cña c«ng ty kh«ng ngõng ph¸t triÓn vµ ®­îc më réng. Ph¹m vi ho¹t ®éng cña c«ng ty kh«ng chØ cßn bã hÑp trong ph¹m vi quèc gia mµ s¶n phÈm cña c«ng ty ®· cã uy tÝn trªn thÞ tr­êng §«ng ¢u. S¶n phÈm tiªu thô cña c«ng ty ngµy cµng phong phó ®a d¹ng h¬n. Ngoµi c¸c mÆt hµng truyÒn thèng nh­: n«ng l©m s¶n, thuû h¶i s¶n, thñ c«ng mü nghÖ,... ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu nguyªn vËt liÖu, vËt t­, vËt liÖu x©y dùng,... cña c«ng ty ngµy cµng thu ®ù¬c nhiÒu lîi nhuËn vµ cã hiÖu qu¶. Víi sè vèn ph¸p ®Þnh ban ®Çu lµ 3.782.039.000 ®ång, sau h¬n 30 n¨m ho¹t ®éng nguån vèn cña c«ng ty ®· lªn ®Õn 22.252.300 ®ång. Doanh thu b×nh qu©n hµng n¨m t¨ng 11%, tØ träng doanh thu hµng xuÊt khÈu trong tæng doanh thu ngµy cµng t¨ng nhanh. Bé m¸y tæ chøc cña c«ng ty ho¹t ®éng ngµy cµng n¨ng ®éng vµ cã hiÖu qu¶. §êi sèng c«ng nh©n viªn ngµy cµng æn ®Þnh vµ ®­îc c¶i thiÖn. I.2. Chøc n¨ng - nhiÖm vô - quyÒn h¹n: I.2.a) Chøc n¨ng cña c«ng ty: C«ng ty IMEXIN lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, c«ng ty cã chøc n¨ng chÝnh lµ kinh doanh vµ xuÊt khÈu hµng n«ng s¶n, thùc phÈm, mü nghÖ; tæ chøc s¶n xuÊt s¶n phÈm b¸n trong n­íc vµ xuÊt khÈu. I.2.b) NhiÖm vô cña c«ng ty: * Kinh doanh ®óng ngµnh nghÒ ®· ®¨ng ký. * Tu©n thñ ph¸p luËt vµ chÕ ®é kinh tÕ, kÕ to¸n tµi chÝnh Nhµ n­íc quy ®Þnh. * Thùc hiÖn nguyªn t¾c ph©n phèi theo lao ®éng, sö dông c¸c biÖn ph¸p khuyÕn khÝch vËt chÊt, tinh thÇn theo ®óng chÕ ®é, chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc. * N©ng cao tr×nh ®é tæ chøc qu¶n lý; ®µo t¹o, båi d­ìng ®éi ngò c¸n bé, c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é, chuyªn m«n, nghiÖp vô v÷ng vµng, thµnh th¹o, phï hîp víi c«ng viÖc. * Qu¶n lý, sö dông vèn vµ lao ®éng mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nhÊt. * Nghiªn cøu, øng dông c¸c thµnh tùu khoa häc kü thuËt vµ kh«ng ngõng ¸p dông, c¶i tiÕn trang thiÕt bÞ m¸y mãc cho phï hîp víi tr×nh ®é chuyªn m«n chung cña nghµnh vµ c«ng ty. * Nghiªn cøu thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc, c¸c m«i tr­êng ph¸p luËt - kinh tÕ - v¨n ho¸ - x· héi, n¾m v÷ng nhu cÇu, thÞ hiÕu, ph¹m vi ho¹t ®éng ®Ó ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt. * §¶m b¶o chÊt l­îng, gi¸ c¶, chñng lo¹i hµng ho¸ vµ c¸c quy ®Þnh chung cña Nhµ n­íc khi s¶n xuÊt, kinh doanh hµng ho¸. I.2.c) QuyÒn h¹n cña c«ng ty: * C«ng ty ®­îc quyÒn ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ víi c¸c ®¬n vÞ trong vµ ngoµi n­íc; tham dù héi chî, triÓn l·m, qu¶ng c¸o trong n­íc vµ quèc tÕ ®Ó phôc vô cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty; mêi kh¸ch n­íc ngoµi hoÆc cö c¸n bé ra n­íc ngoµi ®Ó trao ®æi nghiÖp vô, kh¶o s¸t thÞ tr­êng vµ ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ. * C«ng ty ®­îc quyÒn kinh doanh, bu«n b¸n tÊt c¶ c¸c mÆt hµng nh­ ®· ®¨ng ký vµ ®­îc phÐp më réng ph¹m vi ho¹t ®éng theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. * C«ng ty ®­îc quyÒn ®Æt ra c¸c ®¹i diÖn hoÆc chi nh¸nh trong vµ ngoµi n­íc theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc ViÖt Nam vµ Nhµ n­íc së t¹i. * C«ng ty ®ù¬c phÐp më tµi kho¶n tiÒn göi, tiÒn vay t¹i ng©n hµng ViÖt Nam hoÆc tæ chøc ng©n hµng n­íc ngoµi t¹i ViÖt Nam vµ huy ®éng vèn theo luËt ®Þnh. * C«ng ty ®­îc phÐp khiÕu n¹i tr­íc c¬ quan ph¸p luËt ®èi víi nh÷ng c¸ nh©n, ®¬n vÞ vi ph¹m hîp ®ång lao ®éng, hîp ®ång kinh tÕ hay c¸c hîp ®ång kh¸c g©y thiÖt h¹i ®Õn tµi s¶n vµ danh dù cña c«ng ty. * C«ng ty ®­îc phÐp trÝch lËp, sö dông c¸c quü theo chÕ ®é vµ quy cña ph¸p luËt hiÖn hµnh. I.3. §Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty IMEXIN: H×nh thøc së h÷u vèn: Së h÷u nhµ n­íc. H×nh thøc ho¹t ®éng: s¶n xuÊt, kinh doanh, xuÊt nhËp khÈu. C«ng ty IMEXIN lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc song ho¹t ®éng trong c¬ chÕ thÞ tr­êng mét c¸ch linh ho¹t vµ n¨ng ®éng, do vËy c«ng ty kh«ng chØ cã tiÕng trªn thÞ tr­êng trong n­íc mµ cßn cã uy tÝn ®èi víi c¸c b¹n hµng n­íc ngoµi. LÜnh vùc ho¹t ®éng kinh doanh chÝnh cña c«ng ty bao gåm: * Kinh doanh néi ®Þa: - N«ng l©m h¶i s¶n. - Thñ c«ng mü nghÖ. - Hµng tiªu dïng. - Ph­¬ng tiÖn, thiÕt bÞ, vËt t­. * XuÊt khÈu: - N«ng l©m h¶i s¶n. - Thñ c«ng mü nghÖ. - DÇu thùc vËt c¸c lo¹i. - B¸ch ho¸, c«ng nghÖ. * NhËp khÈu: - Nguyªn vËt liÖu, vËt t­. - Ph­¬ng tiÖn thiÕt bÞ. - Hµng tiªu dïng. - VËt liÖu x©y dùng. Ho¹t ®éng kinh doanh néi ®Þa cña c«ng ty ngoµi c¸c mÆt hµng n«ng l©m h¶i s¶n, thñ c«ng mü nghÖ truyÒn thèng, hiÖn nay c«ng ty cßn kinh doanh thªm hµng tiªu dïng, thiÕt bÞ, vËt t­ nhËp ngo¹i mµ n­íc ta ch­a s¶n xuÊt ®­îc. So víi khi b¾t ®Çu thµnh lËp, hiÖn nay lo¹i mÆt hµng c«ng ty kinh doanh ®a d¹ng vµ phong phó h¬n nhiÒu. Tr­íc ®©y c«ng ty chØ kinh doanh trong ph¹m vi néi ®Þa th× b©y giê ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu cña c«ng ty l¹i chiÕm tØ träng cao trong doanh thu. MÆt hµng xuÊt khÈu cña c«ng ty ngµy cµng phong phó. C¸c mÆt hµng thñ c«ng mü nghÖ xuÊt khÈu chñ yÕu lµ: chiÕu tre, ®òa, c¸c dông cô gia dông,... MÆt hµng n«ng l©m h¶i s¶n nh­: t«m, cua, c¸, ngao, sß,... ®­îc chÕ biÕn råi xuÊt khÈu hoÆc b¸n ngay trong néi ®Þa. C¸c thÞ tr­êng truyÒn thèng cña c«ng ty lµ thÞ tr­êng §«ng ¢u nh­: Trung Quèc, Hång K«ng, Th¸i Lan, Singapo, §µi Loan vµ mét sè n­íc kh¸c nh­: §øc, Mü, Balan. Trong ®ã, Trung quèc võa lµ thÞ tr­êng xuÊt khÈu còng võa lµ thÞ tr­êng nhËp khÈu lín cña c«ng ty. Hµng n¨m kim ng¹ch xuÊt khÈu sang Trung Quèc chiÕm 70% tæng kim ng¹ch xuÊt khÈu cña c«ng ty. MÆt hµng nhËp khÈu cña c«ng ty chñ yÕu lµ: nguyªn vËt liÖu, vËt t­, thiÕt bÞ, hµng tiªu dïng cao cÊp, vËt liÖu x©y dùng. Riªng m¸y mãc c«ng nghiÖp, linh kiÖn ®iÖn tö c«ng ty nhËp tõ §øc, Ba Lan vµ Ph¸p. Chñng lo¹i hµng c«ng ty ®ang kinh doanh ngµy cµng ®a d¹ng nªn ngµy cµng ®¸p øng ®­îc ®Çy ®ñ h¬n nhu cÇu cña kh¸ch hµng. Tæng kim ng¹ch hµng n¨m cña c«ng ty ngµy cµng t¨ng, ®Æc biÖt lµ kim ng¹ch hµng xuÊt khÈu vµ nhËp khÈu cña c«ng ty. ChØ tiªu 1999 2000 2001 2002 Tæng doanh thu (triÖu ®ång) 112572 140746 145791 152896 Tæng kim ng¹ch xuÊt khÈu (USD) 21192 19517 28572 32572 Tæng kim ng¹ch nhËp khÈu (USD) 18256 20812 19765 25657 Kinh doanh néi ®Þa (triÖu ®ång) 51265 56126 72591 75591 B¶ng 1: Mét sè chØ tiªu thÓ hiÖn kÕt qu¶ ho¹t ®éng qua c¸c n¨m. Ngoµi c¸c ho¹t ®éng kinh doanh trªn, c«ng ty cßn cã c¬ së s¶n xuÊt chiÕu tre t¹i Thanh Ho¸. C¬ së nµy hµng n¨m ®· s¶n xuÊt l­îng s¶n phÈm lín ®Ó cung cÊp trong n­íc vµ xuÊt khÈu ra n­íc ngoµi. Ho¹t ®éng cña c¬ së ®· t¹o c«ng ¨n viÖc lµm æn ®Þnh cho hµng tr¨m lao ®éng, ®ãng gãp phÇn kh«ng nhá trong tæng doanh thu cña c«ng ty. Bªn c¹nh ®ã, phßng du lÞch cña c«ng ty phô tr¸ch phÇn du lÞch trong c¶ n­íc, c¸c trung t©m v¨n phßng víi chøc n¨ng m«i giíi, ®¹i lý cho c«ng ty võa giíi thiÖu, thu hót kh¸ch hµng cho c«ng ty, võa t­ vÊn cho kh¸ch hµng cña c«ng ty. Hµng n¨m, ho¹t ®éng cña c«ng ty kh«ng nh÷ng mang l¹i lîi nhuËn cho c«ng ty, t¹o c«ng ¨n viÖc lµm ®Çy ®ñ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn mµ cßn nép cho ng©n s¸ch Nhµ n­íc l­îng tiÒn lín gãp phÇn kh«ng nhá trong viÖc cñng cè nÒn kinh tÕ trong n­íc, t¹o viÖc lµm cho ng­êi lao ®éng. ChØ tiªu 1999 2000 2001 Gi¸ trÞ tæng s¶n l­îng 412658000 420825000 425198000 Vèn s¶n xuÊt kinh doanh 239615635812 239615388450 241567000000 Vèn cè ®Þnh 90560142000 90591142000 92101132000 Vèn l­u ®éng 149055493812 149024264450 150698720000 Doanh thu 130058694000 140746886795 152896710245 Lîi nhuËn 190998600 191009589 200195689 C¸c kho¶n nép ng©n s¸ch 1096000000 11898900000 11378078900 Sè c«ng nh©n b×nh qu©n 192 195 200 Thu nhËp b×nh qu©n 750000 850000 850000 B¶ng 2: B¶ng kÕt qu¶ kinh doanh vµ mét sè chØ tiªu 1999- 2001 C«ng ty IMEXIN ho¹t ®éng trong c¬ chÕ thÞ tr­êng víi tinh thÇn “Nhµ bu«n ph¶i giµnh lÊy kh¸ch hµng” vµ víi khÈu hiÖu “ch÷ tÝn quÝ h¬n vµng” lµm t«n chØ cho ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh. C«ng ty ®Æc biÖt quan t©m ®Õn nhu cÇu cña thÞ tr­êng, nhu cÇu cña toµn x· héi, cè g¾ng huy ®éng vµ sö dông hîp lý nguån vèn kinh doanh, nguån nh©n lùc s½n cã. Nh÷ng ph­¬ng h­íng, biÖn ph¸p, chÝnh s¸ch ®óng ®¾n, linh ho¹t mµ ban l·nh ®¹o c«ng ty ®Ò ra ®· ®­a c«ng ty ®Õn víi nh÷ng th¾ng lîi lín trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y. Tæng doanh thu t¨ng nhanh, tæng tµi s¶n còng t¨ng, nguån vèn kinh doanh cña c«ng ty ngµy cµng lín, nî ph¶i tr¶ còng gi¶m. Do vËy, sau h¬n 30 n¨m ho¹t ®éng c«ng ty ®· cñng cè vµ kh¼ng ®Þnh râ vÞ thÕ cña m×nh trªn thÞ tr­êng trong n­íc vµ c¶ thÞ tr­êng quèc tÕ. HiÖn nay, sù biÕn ®éng cña t×nh h×nh trong n­íc vµ quèc tÕ ®· t¹o ra cho c«ng ty kh«ng Ýt nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n. Tr­íc hÕt lµ sù biÕn ®éng cña t×nh h×nh trong n­íc. §Ó ho¹t ®éng kinh tÕ trong n­íc ngµy cµng ®­îc më réng, ph¸t triÓn vµ t¹o ra sù c¹nh tranh gi÷a c¸c doanh nghiÖp, §¶ng vµ Nhµ n­íc ta ®· ban hµnh nhiÒu chÝnh s¸ch ­u ®·i ®èi víi ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i. Nhê ®ã, ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty cµng cã ®iÒu kiÖn ®Ó më réng, viÖc th«ng th­¬ng víi n­íc ngoµi kh«ng cßn khã kh¨n nh­ tr­íc, c¸c mÆt hµng kinh doanh ngµy cµng phong phó. Song bªn c¹nh ®ã, sè l­îng c¸c doanh nghiÖp ®­îc phÐp tham gia ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu vµ kinh doanh tæng hîp ngµy cµng nhiÒu ®· t¹o ra sù c¹nh tranh m¹nh mÏ gi÷a c¸c doanh nghiÖp, c¸c ®¬n vÞ. NhiÒu kh¸ch hµng néi ®Þa ®· tù tæ chøc kinh doanh, trong khi c¸c kh¸ch hµng quèc tÕ còng trùc tiÕp ký hîp ®ång víi c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt trong n­íc kh¸c... ®Òu khiÕn c«ng ty vÊp ph¶i nh÷ng trë ng¹i lín. Thªm vµo ®ã thÞ tr­êng quèc tÕ còng cã nhiÒu biÕn ®éng lín. ThÞ tr­êng Ch©u ¸ giê ®©y ®· trë thµnh m¶nh ®Êt mµu mì cho c¸c nhµ ®Çu t­ do tÝnh chÊt an toµn, Ýt biÕn ®éng cña nã khi tham gia kinh doanh. Song chÝnh tÝnh chÊt æn ®Þnh, Ýt rñi ro cña thÞ tr­êng nµy l¹i Ýt khi mang l¹i nh÷ng mãn lîi lín cho nhµ ®Çu t­, ®iÒu nµy ®· Ýt nhiÒu lµm gi¶m môc tiªu ®Çu t­ cña c¸c nhµ ®Çu t­ vµo n­íc ta. ViÖc th«ng th­¬ng kh«ng chØ víi c¸c n­íc trong khu vùc mµ c¶ víi c¸c n­íc Ch©u ¢u... kh«ng cßn qu¸ phøc t¹p nh­ tr­íc song nh÷ng thñ tôc r­êm rµ, nhiÒu kh©u, nhiÒu c«ng ®o¹n cña n­íc ta l¹i lµ nh÷ng rµo c¶n sù ®Çu t­ cña n­íc ngoµi . Vµ ®ã còng chÝnh lµ nh÷ng khã kh¨n trë ng¹i ®èi víi c«ng ty hiÖn nay. Tr­íc t×nh h×nh ®ã, chiÕn l­îc ho¹t ®éng cña c«ng ty còng cã nhiÒu thay ®æi. §Ó thu hót kh¸ch hµng, c«ng ty ®· ®­a ra nhiÒu chÝnh s¸ch ­u ®·i, marketing víi ®èi víi kh¸ch hµng nh­: mét sè mÆt hµng c«ng ty kh«ng yªu cÇu thanh to¸n ngay, kh¸ch hµng cã thÓ tr¶ chËm, mua nhiÒu sÏ ®­îc gi¶m gi¸,... Víi ph­¬ng ch©m “ch÷ tÝn quý h¬n vµng” c«ng ty lu«n ®¶m b¶o chÊt l­îng, chñng lo¹i hµng ho¸ vµ cã nhiÒu ­u ®·i ®èi víi kh¸ch hµng h¬n c¸c c«ng ty kh¸c nªn l­îng kh¸ch hµng ®Õn víi c«ng ty ngµy cµng nhiÒu, uy tÝn cña c«ng ty trªn thÞ tr­êng ngµy cµng lín. * Trong 3 n¨m tíi (2003- 2005) c«ng ty ®· ®Æt ra môc tiªu: - Tæng doanh thu: t¨ng 20%. - Tæng kim ng¹ch xuÊt khÈu: t¨ng 30%. - Tæng kim ng¹ch nhËp khÈu: t¨ng 10%. - Kinh doanh néi ®Þa: t¨ng 17,64%. * Ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng kinh doanh trong kú tíi: - T¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý, n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. - Nghiªn cøu thÞ tr­êng ®Ó t×m kiÕm thÞ tr­êng míi vµ s¶n phÈm míi. - Qu¶n lý vµ n©ng cao c¬ së vËt chÊt kü thuËt, n©ng cao ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn. - T¨ng c­êng tÝch luü, ®¶m b¶o thùc hiÖn ®óng nghÜa vô ®èi víi nhµ n­íc. I.4. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý: I.4.a) S¬ ®å tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty: C«ng ty IMEXIN lµ doanh nghiÖp nhµ n­íc ¸p dông m« h×nh qu¶n lý trùc tuyÕn chøc n¨ng. Theo m« h×nh nµy, ban gi¸m ®èc c«ng ty cã thÓ n¾m b¾t mét c¸ch chÝnh x¸c t×nh h×nh thùc tÕ kinh doanh vµ qu¶n lý, ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng mét c¸ch kÞp thêi. H×nh 2: BiÓu ®å kim ng¹ch xuÊt khÈu cña Viglacera Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng xuÊt nhËp khÈu Phßng kinh doanh Chi nh¸nh TP HCM Chi nh¸nh Qu¶ng B×nh Chi nh¸nh §¾c L¾c Chi nh¸nh L¹ng S¬n Chi nh¸nh Thanh Ho¸ V¨n phßng ®aÞ diÖn t¹i Nga, Bungari, Céng Hoµ SÐc Quan hÖ chØ ®¹o Quan hÖ chøc n¨ng S¬ ®å 1: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y c«ng ty IMEXIN. I.4.b) Chøc n¨ng nhiÖm vô c¸c phßng ban: + Gi¸m ®èc: Lµ ng­êi ®øng ®Çu c«ng ty, lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña ®¬n vÞ, ®¹i diÖn cho mäi quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña c«ng ty tr­íc c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn vµ tr­íc ph¸p luËt. Gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm toµn diÖn vµ ®iÒu hµnh toµn bé ho¹t ®éng cña c«ng ty. + Phã gi¸m ®èc: thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc gi¸m ®èc giao phã hoÆc uû quyÒn, trî gióp gi¸m ®èc trong viÖc theo dâi, gi¸m s¸t, ®«n ®èc, chØ ®¹o mäi ho¹t ®éng kinh doanh. + Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: trî gióp gi¸m ®èc trong viÖc thoe dâi, kiÓm tra, ®¸nh gi¸ vÒ nghiÖp vô qu¶n lý lao ®éng tiÒn l­¬ng; thùc hiÖn s¾p xÕp, bè trÝ c¸n bé; ®µo t¹o, ph©n lo¹i lao ®éng ®Ó ph©n c«ng ®óng ng­êi, ®óng viÖc hîp lý; thanh to¸n, quyÕt to¸n c¸c chÕ ®é cho ng­êi lao ®éng theo quy ®Þnh, chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc vµ theo quy chÕ, ®iÒu lÖ cña c«ng ty. + Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh: thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n cña Nhµ n­íc t¹i c«ng ty mét c¸ch hîp lý; theo dâi, kiÓm tra, ®¸nh gi¸ vÒ c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n vµ t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty, trî gióp gi¸m ®èc trong viÖc ra quyÕt ®Þnh chØ ®¹o mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty. + Phßng kinh doanh: thùc hiÖn chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu, chÕ ®é th«ng tin b¸o c¸o; tiÕp thÞ vµ trùc tiÕp cung øng hµng ho¸ cho mäi ®èi t­îng; mua hµng ho¸ trong n­íc hoÆc nhËp tõ n­íc ngoµi råi b¸n bu«n hoÆc b¸n ®¹i lý; qu¶n lý tiÒn, tµi s¶n ®­îc giao ®Ó phôc vô cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. + Phßng xuÊt nhËp khÈu: thùc hiÖn ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu c¸c mÆt hµng do c«ng ty s¶n xuÊt, kinh doanh. + C¸c chi nh¸nh: thùc hiÖn viÖc thu mua, b¸n bu«n b¸n lÎ vµ c¸c giao dÞch kinh tÕ t¹i ®Þa bµn vµ c¸c vïng phô cËn. + C¸c cöa hµng kinh doanh: b¸n bu«n, b¸n lÎ c¸c mÆt hµng cña c«ng ty. + Tr¹m kinh doanh: tËp kÕt hµng ho¸ thu mua tõ c¸c ®¹i lý, c¸c ®Þa ph­¬ng råi vËn chuyÓn vÒ kho cña c«ng ty, b¸n bu«n hµng ho¸ cho c¸c ®èi t­îng. + V¨n phßng ®¹i diÖn: ®¹i diÖn cho c«ng ty ®Ó thùc hiÖn c¸c giao dÞch kinh tÕ. Nhê m« h×nh qu¶n lý chÆt chÏ nµy mµ tõ khi thµnh lËp tíi nay mäi ho¹t ®éng cña c¸c phßng ban trong c«ng ty ®Òu rÊt ¨n khíp, phèi hîp nhÞp nhµng. MÆc dï hiÖn nay ph¹m vi ho¹t ®éng vµ chñng lo¹i hµng ho¸ mµ c«ng ty s¶n xuÊt kinh doanh ngµy cµng ®­îc më réng, c«ng ty ®· më thªm nhiÒu v¨n phßng ®¹i diÖn, chi nh¸nh t¹i Hµ Néi vµ c¸c tØnh song nhê m« h×nh qu¶n lý nµy mµ ho¹t ®éng qu¶n lý cña ban l·nh ®¹o c«ng ty lu«n hoµn thµnh mét c¸ch xuÊt s¾c. I.4.c) C¬ së vËt chÊt kü thuËt vµ lao ®éng: C«ng ty cã gÇn 200 c¸n bé c«ng nh©n viªn ®­îc ph©n bæ trªn toµn quèc, trong ®ã: nam chiÕm 70%, n÷ 30%, sè ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc trë lªn chiÕm 75%, tr×nh ®é trung cÊp 20%, tr×nh ®é phæ th«ng 5%.Víi sè l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn lín, viÖc qu¶n lý vµ sö dông nguån nh©n lùc mét c¸ch cã hiÖu qu¶ lµ tr¸ch nhiÖm hÕt søc nÆng nÒ ®èi víi ban gi¸m ®èc cña c«ng ty. Tr¶i qua nh÷ng n¨m th¸ng khã kh¨n, giê ®©y lùc l­îng lao ®éng cña c«ng ty ngµy cµng lín m¹nh vÒ c¶ quy m« vµ chÊt l­îng. Khi míi thµnh lËp, c«ng ty chØ cã vµi chôc c¸n bé c«ng nh©n viªn, víi c¬ së vËt chÊt kü thuËt nghÌo nµn, l¹c hËu; l¹i lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc víi sè vèn Ýt ái nªn ho¹t ®éng cña c«ng ty gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n, thiÕu thèn. Nh­ng víi sù l·nh ®¹o nhiÖt t×nh, ®Çy kinh nghiÖm cña ban l·nh ®¹o, cïng víi sù cè g¾ng nç lùc cña tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn, c«ng ty ®· tõng b­íc v­ît qua khã kh¨n, ®Èy lïi thiÕu thèn, ngµy cµng ph¸t triÓn mét c¸ch v÷ng ch¾c. C¬ së vËt chÊt kü thuËt cña c«ng ty lu«n ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña mäi ho¹t ®éng trong c«ng ty. C¸n bé c«ng nh©n viªn ngµy cµng cã tr×nh ®é,chuyªn m«n nghiÖp vô t­¬ng xøng víi chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh. PhÇn II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty IMEXIN. II.1. ChÕ ®é kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty: - Niªn ®é kÕ to¸n: b¾t ®Çu tõ 01/01 hµng n¨m, kÕt thóc 31/12 hµng n¨m. - §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong ghi chÐp kÕ to¸n: §ång ViÖt Nam. - H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông: NhËt ký chøng tõ. - Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. - C«ng ty ¸p dông thuÕ gia trÞ gia t¨ng (GTGT) theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ vµ sö dông ho¸ ®¬n GTGT phï hîp víi quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh. XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh, tæ chøc qu¶n lý ph¶i phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý vµ tr×nh ®é cña bé m¸y kÕ to¸n; c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm quy tr×nh s¶n xuÊt, kinh doanh, ban l·nh ®¹o c«ng ty IMEXIN ®· quyÕt ®Þnh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo m« h×nh nöa tËp trung, nöa ph©n t¸n. Theo h×nh thøc nµy th× c¸c ®¬n vÞ phô thuéc ®Òu cã bé phËn kÕ to¸n riªng, cã tr¸ch nhiÖm lËp, xö lý, l­u tr÷ chøng tõ, ghi chÐp sæ s¸ch, lËp b¸o c¸o ®Ó nép vÒ phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cña c«ng ty theo ®Þnh kú. KÕ to¸n cña c«ng ty tËp hîp chøng tõ, sæ s¸ch, ph©n tÝch, xö lý vµ lËp b¸o c¸o. Phßng kÕ to¸n cña c«ng ty gåm 6 ng­êi víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô riªng biÖt hoµn toµn sö dông kÕ to¸n thñ c«ng b»ng tay ®Ó ghi chÐp, cËp nhËt, xö lý chøng tõ. KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ng©n hµng KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n tiÒn mÆt KÕ to¸n doanh thu Thñ quü Quan hÖ chØ ®¹o Quan hÖ nghiÖp vô S¬ ®å 2: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty IMEXIN. + KÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n, cã nhiÖm vô tæ chøc toµn diÖn c«ng t¸c kÕ to¸n; kiÓm tra viÖc h¹ch to¸n, chÊp hµnh c¸c chÝnh s¸ch, quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vÒ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n t¹i c«ng ty; trî gióp cho gi¸m ®èc vÒ mäi mÆt tæ chøc kÕ to¸n vµ ho¹t ®éng tµi chÝnh, kinh doanh cña c«ng ty. + KÕ to¸n tæng hîp: cã nhiÖm vô kiÓm tra ®èi chiÕu sè ph¸t sinh cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n, sæ c¸i vµo cuèi kú kÕ to¸n råi tæng hîp, tÝnh ra kÕt qu¶ kinh doanh trong kú, kª khai nép thuÕ vµ lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n toµn c«ng ty. + KÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng: theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tiÒn göi t¹i ng©n hµng trong quý, cuèi quý tæng hîp sè liÖu cung cÊp cho kÕ to¸n tæng hîp. + KÕ to¸n doanh thu: theo dâi t×nh h×nh tiªu thô, kinh doanh c¸c mÆt hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. + KÕ to¸n tiÒn mÆt: theo dâi sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña tiÒn mÆt ®Ó ban gi¸m ®èc cã kÕ ho¹ch chi tiªu hîp lý. + KÕ to¸n t¹i c¸c chi nh¸nh, cöa hµng, tr¹m kinh doanh, v¨n phßng ®¹i diÖn theo dâi toµn bé c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô tµi chÝnh kÕ to¸n t¹i bé phËn cña m×nh phô tr¸ch råi h¹ch to¸n theo h×nh thøc b¸o sæ vÒ c«ng ty. + Thñ quü: hµng ngµy cã nhiÖm vô cïng c¸c bé phËn kÕ to¸n liªn quan qu¸n triÖt trùc tiÕp c¸c lÖnh thu chi tiÒn mÆt, ng©n phiÕu. II.2.ChÕ ®é sæ s¸ch ¸p dông: §Ó ®¸p øng nhu cÇu qu¶n lý, yªu cÇu cña c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vµ bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty kh«ng ngõng ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. HiÖn nay, c«ng ty ®ang ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n ®­îc ban hµnh theo QuyÕt ®Þnh sè 1141TC/C§KT ngµy 1-11-1995 cña Bé tr­ëng Bé Tµi ChÝnh. H×nh thøc sæ kÕ to¸n c«ng ty ®ang ¸p dônglµ h×nh thøc nhËt ký- chøng tõ. Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ B¶ng kª NhËt ký chøng tõ ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra S¬ ®å 3: Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ. Theo h×nh thøc nµy, khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc gi¶m nhÑ, phï hîp víi tr×nh ®é qu¶n lý vµ lo¹i h×nh kinh doanh cña c«ng ty. H×nh thøc nµy kÕt hîp chÆt chÏ viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian víi viÖc hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô theo néi dung kinh tÕ. §ång thêi kÕt hîp viÖc h¹ch to¸n tæng hîp víi h¹ch to¸n chi tiÕt trªn cïng mét sæ kÕ to¸n vµ trong cïng mét qu¸ tr×nh ghi chÐp. H×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ c«ng ty sö dông c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n sau: + NhËt ký chøng tõ sè 1, 2, 5, 6, 8. + B¶ng kª sè 1, 2, 8, 11. + Sæ c¸i TK 156, 511, 911. + Sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt dïng cho tµi kho¶n 131, 331, 511. II.3. ChÕ ®é tµi kho¶n: KÕ to¸n cña c«ng ty sö dông chÕ ®é tµi kho¶n (TK) theo HÖ thèng chÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp cña Bé Tµi chÝnh ¸p dông thèng nhÊt trong c¶ n­íc tõ 1-1-1996 vµ c¸c v¨n b¶n söa ®æi, h­íng dÉn thi hµnh ¸p dông hÖ thèng chÕ ®é kÕ to¸n míi nhÊt. II.4. ChÕ ®é chøng tõ: C«ng ty sö dông toµn bé chøng tõ kÕ to¸n theo quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh. Do ®Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh c«ng ty th­êng sö dông c¸c chøng tõ sau: phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, ho¸ ®¬n c­íc vËn chuyÓn, ho¸ ®¬n gi¸m ®Þnh hµng xuÊt nhËp khÈu,ho¸ ®¬n c¶ng phÝ, phiÕu thu, phiÕu chi,... Ngoµi ra, do c«ng ty cßn cã ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu nªn sö dông thªm mét sè c¸c chøng tõ kÌm theo nh­: tê khai h¶i quan nhËp khÈu, ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i, BIN tµu, BIN hµng kh«ng, .... II.5. ChÕ ®é b¸o c¸o tµi chÝnh: Cuèi niªn ®é kÕ to¸n, kÕ to¸n tæng hîp cña c«ng ty tËp hîp sæ s¸ch, ®èi chiÕu sæ s¸ch, tæng hîp vµ lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo quy ®Þnh cña chÕ ®é hiÖn hµnh. B¸o c¸o tµi chÝnh cña c«ng ty gåm: + B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. + B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh. + ThuyÕt minh b¸o c¸o. II.6. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n theo tõng phÇn hµnh : II.6.a) KÕ to¸n ng©n hµng: * NhiÖm vô: ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng (t¨ng, gi¶m) cña tiÒn göi ng©n hµng, bao gåm c¶ tiÒn ViÖt Nam, ngo¹i tÖ vµ c¸c chøng chØ cã gi¸ trÞ. * Tµi kho¶n sö dông: TK 112 (cïng c¸c tµi kho¶n liªn quan kh¸c). 1121- TiÒn ViÖt Nam. 1122- Ngo¹i tÖ. Do c«ng ty cã ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu nªn TK 1122 ph¶i chi tiÕt theo tõng lo¹i ngo¹i tÖ. * Chøng tõ sö dông: phiÕu thu, phiÕu chi, giÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã cña ng©n hµng göi tíi kÌm theo uû nhiÖm thu, chi, ho¸ ®¬n... * Sæ s¸ch sö dông: sæ c¸i tµi kho¶n 112; nhËt ký chøng tõ sè 2, 3, b¶ng kª sè 2; sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ (phô lôc 2). * Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n: - C¨n cø vµo giÊy b¸o cã cña ng©n hµng kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 1121 Cã TK 511, 512, 131... - C¨n cø vµo giÊy b¸o nî cña ng©n hµng kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 156, 152, 211... Cã TK 1121 - Do ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu cña c«ng ty cã liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ vµ th­êng xuyªn ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô cã liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ nªn kÕ to¸n c«ng ty sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n cè ®Þnh. TK 1122 ®­îc sö dông theo tû gi¸ h¹ch to¸n cè ®Þnh c¶ mét kú, c¸c tµi kho¶n ®èi øng víi tµi kho¶n ®­îc sö dông theo tû gi¸ h¹ch to¸n th× sö dông theo tû gi¸ thùc tÕ t¹i ngµy ph¸t sinh ngo¹i tÖ theo th«ng b¸o cña Ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt Nam. Chªnh lÖch gi÷a hai tû gi¸ ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 413, nguyªn tÖ ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 007. - Cuèi kú, c¨n cø vµo nguyªn tÖ, tû gi¸ thùc tÕ, tû gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ®iÒu chØnh ngo¹i tÖ tõ tû gi¸ h¹ch to¸n vÒ tû gi¸ thùc tÕ, cuèi kú vÉn ®¶m b¶o chÝnh x¸c tiÒn cña c«ng ty c©n ®èi víi c¸c sæ kh¸c. * Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: +) §èi víi nghiÖp vô rót tiÒn tõ ng©n hµng: Tõ giÊy ®Ò nghÞ chi tiÒn, ho¸ ®¬n b¸o nî cña ng©n hµng, kÕ to¸n kiÓm tra chøng tõ, ho¸ ®¬n råi viÕt phiÕu thu tiÒn, kÕ to¸n tr­ëng ký phiÕu thu tiÒn. Ng­êi nép tiÒn mang tiÒn tíi nép cho thñ quü, thñ quü nhËn tiÒn vµ ghi sè tiÒn thùc nhËn vµo phiÕu thu, ng­êi nép tiÒn ký. KÕ to¸n phÇn hµnh ®Þnh kho¶n, ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 2 (phô lôc 3) vµ ghi vµo c¸c sæ chi tiÕt. KÕ to¸n sau khi ghi sæ th× l­u tr÷ chøng tõ. +) §èi víi nghiÖp vô nép tiÒn vµo ng©n hµng: Tõ giÊy ®Ò nghÞ chi tiÒn gi¸m ®èc c«ng ty ký ®ång ý chi tiÒn, kÕ to¸n tr­ëng ký x¸c nhËn. KÕ to¸n viÕt phiÕu chi tiÒn, gi¸m ®èc c«ng ty, kÕ to¸n tr­ëng ký phiÕu chi tiÒn, ng­êi nhËn tiÒn mang phiÕu chi tíi thñ quü lÜnh tiÒn. KÕ to¸n phÇn hµnh ®Þnh kho¶n, ghi vµo b¶ng kª sè 2 (phô lôc 4) vµ ghi vµo c¸c sæ chi tiÕt, råi l­u tr÷ chøng tõ. Cuèi quý, kÕ to¸n kho¸ sæ nhËt ký chøng tõ, më nhËt ký chøng tõ míi cho quý sau. §ång thêi chuyÓn toµn bé sè d­ cÇn thiÕt tõ nhËt ký chøng tõ cò sang nhËt ký chøng tõ míi, x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh ®Ó ghi vµo sæ c¸i. B¶ng kª chØ phôc vô cho viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu vµ chuyÓn sæ cuèi quý. II.6.b) KÕ to¸n doanh thu: * NhiÖm vô: ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi c¸c kho¶n thu nhËp theo tõng lo¹i ho¹t ®éng trong tõng thêi kú ®Ó phôc vô cho viÖc ph©n tÝch ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh vµ viÖc kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chÕ ®é thÓ lÖ tµi chÝnh hiÖn hµnh cña c«ng ty. * Tµi kho¶n sö dông: TK 511, 512, 811, 711, 531, 532 cïng mét sè tµi kho¶n liªn quan. * Chøng tõ sö dông: ho¸ ®¬n b¸n hµng, hîp ®ång mua b¸n hµng, phiÕu thu tiÒn,... * Sæ s¸ch sö dông: nhËt ký chøng tõ sè 8, sæ chi tݪt b¸n hµng. * Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n: Tuú theo mÆt hµng b¸n ra hoÆc xuÊt khÈu, tuú theo hîp ®ång ký kÕt gi÷a hai bªn mµ ph­¬ng thøc tiªu thô hµng cña c«ng ty víi mçi kh¸ch hµng cã kh¸c nhau. Song c«ng ty chñ yÕu tiªu thô theo c¸c ph­¬ng thøc: trùc tiÕp, chuyÓn hµng theo hîp ®ång, giao hµng cho ®¹i lý. ViÖc thanh to¸n víi ngõ¬i mua còng b»ng nhiÒu ph­¬ng thøc: thanh to¸n ngay trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt, qua ng©n hµng hay víi nh÷ng kh¸ch hµng quen c«ng ty cã thÓ cho thanh to¸n chËm. - Khi xuÊt kho hµng ho¸ hay thùc hiÖn c¸c dÞch vô víi kh¸ch hµng kÕ to¸n ®ång thêi ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n vµ doanh thu b¸n hµng: + Nî TK 632- gi¸ vèn hµng b¸n. Cã TK 154, 155, 156. + Nî TK 111, 112, 131. Cã TK 511- doanh thu b¸n hµng Cã TK 3331- thóª GTGT ®Çu ra ph¶i nép. - Trong tr­êng hîp c«ng ty b¸n hµng theo ph­¬ng thøc chuyÓn hµng theo hîp ®ång: Khi xuÊt hµng chyÓn ®Õn cho ng­êi mua, kÕ to¸n ghi theo gi¸ trÞ vèn thùc tÕ cña hµng xuÊt: + Nî TK 157- hµng göi b¸n. Cã TK 154, 155. Khi ®­îc kh¸ch hµng chÊp nhËn kÕ to¸n ghi: + Nî TK 632 Cã TK 157 + Nî TK 131, 111, 112- tæng gi¸ thanh to¸n. Cã TK 511 Cã TK 3331- thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép. - Tr­êng hîp giao hµng cho ®¹i lý th× kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh thªm sè tiÒn hoa hång ph¶i tr¶ cho ®¹i lý th«ng qua TK 641. - Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 531, chiÕt khÊu thanh to¸n ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 811, gi¶m gi¸ hµng b¸n ®­îc kÕ to¸n h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 532. - Tr­êng hîp c«ng ty xuÊt khÈu hoÆc uû th¸c xuÊt khÈu th× kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh thªm kho¶n thuÕ xuÊt khÈu, hoa hång uû th¸c vµ chªnh lÖch ngo¹i tÖ. * Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: Tõ hîp ®ång mua hµng, kÕ to¸n kho viÕt phiÕu xuÊt kho. Gi¸m ®èc c«ng ty ký, kÕ to¸n tr­ëng ký x¸c nhËn. Thñ kho xuÊt kho hµng ho¸, kÕ to¸n doanh thu viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng hoÆc ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng. Ng­êi mua nép tiÒn ngay th× viÕt phiÕu thu tiÒn råi nép cho thñ quü. Sau ®ã, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n, ghi sæ chi tiÕt b¸n hµng, nhËt ký chøng tõ sè 8 (phô lôc 5) vµ l­u tr÷ chøng tõ. Cuèi quý (n¨m) kÕ to¸n céng sæ nhËt ký chøng tõ, kho¸ sæ; më sæ nhËt ký chøng tõ míi cho quý sau, chuyÓn toµn bé sè d­ cÇn thiÕt sang sæ míi. Céng tæng sè ph¸t sinh ®Ó ghi vµo sæ c¸i. II.6.c) KÕ to¸n tiÒn mÆt: * NhiÖm vô: ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña tiÒn mÆt t¹i c«ng ty. * Tµi kho¶n sö dông: TK 111 cïng c¸c tµi kho¶n liªn quan kh¸c 1111- TiÒn ViÖt Nam 1112- Ngo¹i tÖ. Do c«ng ty cã ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu nªn th­êng sö dông ngo¹i tÖ, v× thÕ TK 1112 ®­îc chi tiÕt theo tõng lo¹i ngo¹i tÖ. * Chøng tõ sö dông: phiÕu thu, phiÕu chi,... * Sæ s¸ch sö dông: nhËt ký chøng tõ sè 1, b¶ng kª sè 1, sæ c¸i TK111. * Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n: - C¨n cø vµo c¸c chøng tõ: phiÕu thu tiÒn, ho¸ ®¬n b¸n hµng, giÊy thanh to¸n tiÒn,... kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: + Nî TK 111 Cã TK 511, 131,... - C¨n cø vµo phiÕu chi tiÒn, ho¸ ®¬n mua hµng,... kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: + Nî TK 156, 211, 331,... Cã TK 111. - Riªng c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ, kÕ to¸n sö dông tû gi¸ cè ®Þnh c¶ kú. TK 1112 ®­îc sö dông theo tû gÝa cè ®Þnh, c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i thanh to¸n cã gèc ngo¹i tÖ còng ®­îc sö dông theo tû gi¸ h¹ch to¸n. C¸c tµi kho¶n kh¸c ®èi øng víi tµi kho¶n sö dông theo tû gi¸ h¹ch to¸n th× s­ dông tû gÝa thùc tÕ t¹i ngµy ph¸t sinh ngo¹i tÖ theo th«ng b¸o cña Ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt Nam. Chªnh lÖch gi÷a hai tû gi¸ ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n TK 413, nguyªn tÖ ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 007. - Cuèi kú, c¨n cø vµo nguyªn tÖ, tû gÝa thùc tÕ, tû gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ®iÒu chØnh ngo¹i tÖ tõ tû gi¸ h¹ch to¸n vÒ tû gi¸ thùc tÕ. * Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: +) §èi víi nghiÖp vô thu tiÒn: Ng­êi nép tiÒn ®Ò nghÞ nép tiÒn, kÕ to¸n c«ng ty viÕt phiÕu thu tiÒn. Gi¸m ®èc c«ng ty, kÕ to¸n tr­ëng ký phiÕu thu tiÒn. Ng­êi nép tiÒn nép tiÒn cho thñ quü, thñ quü nhËn tiÒn, ký phiÕu thu. KÕ to¸n phÇn hµnh ®Þnh kho¶n, ghi b¶ng kª sè 1 (phô lôc 6) vµ c¸c sæ chi tiÕt råi l­u tr÷ chøng tõ. +) §èi víi nghiÖp vô chi tiÒn: C¸n bé hoÆc c«ng nh©n viªn viÕt giÊy ®Ò nghÞ chi tiÒn, gi¸m ®èc c«ng ty ký giÊy x¸c nhËn ®ång ý chi tiÒn. KÕ to¸n c«ng ty viÕt phiÕu chi tiÒn. Ng­êi nhËn tiÒn mang phiÕu chi tíi thñ quü ®Ó nhËn tiÒn, thñ quü sau khi kiÓm tra chøng tõ, ®­a tiÒn cho ng­êi nhËn tiÒn vµ ng­êi nhËn tiÒn ký x¸c nhËn. KÕ to¸n tiÒn mÆt ®Þnh kho¶n, ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 1 (phô lôc 7) vµ c¸c sæ chi tiÕt kh¸c råi l­u tr÷ chøng tõ. Cuèi kú, kÕ to¸n céng sæ nhËt ký chøng tõ, kho¸ sæ vµ më sæ nhËt ký chøng tõ míi cho quý sau, chuyÓn toµn bé sè liÖu cÇn thiÕt tõ sæ cò sang sæ míi. KÕ to¸n céng tæng sè ph¸t sinh råi ghi vµo sæ c¸i. II.6.d) KÕ to¸n tæng hîp: KÕ to¸n tæng hîp cña c«ng ty theo dâi toµn bé ho¹t ®éng kÕ to¸n mét c¸ch bao qu¸t, qu¶n lý toµn bé sæ s¸ch, chøng tõ cÇn thiÕt. Cuèi n¨m, kÕ to¸n tËp hîp sè liÖu tõ c¸c chi nh¸nh vµ t¹i c«ng ty ®Ó lËp b¸o c¸o. II.6.e) Thñ quü: Thñ quü qu¶n lý mäi ho¹t ®éng chi tiªu cña c«ng ty, ®ång thêi cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n tiÒn c«ng quü, b¸o c¸o th­êng xuyªn víi ban gi¸m ®èc vÒ t×nh h×nh chi tiªu cña c«ng ty vµ l­îng tiÒn mÆt hiÖn cã cña c«ng ty ®Ó ban gi¸m ®èc cã c¸c chÝnh s¸ch, biÖn ph¸p xö lý, kÞp thêi. Ngoµi ra, ®Ó theo dâi chÆt chÏ t×nh h×nh thanh to¸n vµ kh¶ n¨ng thanh to¸n kÕ to¸n c«ng ty cßn sö dông c¸c sæ s¸ch theo dâi chi tiÕt nh­: sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, ng­êi b¸n; sæ chi tiÕt tiÒn vay; sæ theo dâi thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ,... Nãi chung bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc tæ chøc kh¸ chÆt chÏ, cã sù ph©n c«ng, ph©n nhiÖm râ rµng ®èi víi mçi ng­êi. Nhê sù tæ chøc chÆt chÏ nµy mµ mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh vµ ghi sæ. Cïng víi sù nç lùc, cè g¾ng hÕt m×nh tËp thÓ phßng kÕ to¸n lu«n hoµn thµnh xuÊt s¾c nhiÖm vô cña m×nh, gãp phÇn kh«ng nhá trong viÖc æn ®Þnh t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty vµ gióp ban gi¸m ®èc ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh kÞp thêi, chÝnh x¸c. PhÇn III §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty IMEXIN vµ mét sè ý kiÕn ®ãng gãp. III.1. §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty IMEXIN: III.1.a) Nh÷ng ­u ®iÓm: * VÒ tæ chøc bé m¸y c«ng ty: C«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t­ IMEXIN lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc, sau h¬n 30 n¨m ho¹t ®éng c«ng ty ®· t¹o cho m×nh mét chç ®øng v÷ng ch¾c trªn thÞ tr­êng vµ cã mèi quan hÖ tèt víi c¸c b¹n hµng truyÒn thèng. C«ng ty ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn giµu kinh nghiÖm, nhiÖt t×nh, n¨ng ®éng trong c«ng viÖc. Ngoµi ra, hÖ thèng nhµ x­ëng, kho tµng, trang thiÕt bÞ phôc vô cho c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng cña c«ng ty kh¸ ®Çy ®ñ, hiÖn ®¹i ®¶m b¶o cho c«ng ty thùc hiÖn tèt c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh. Theo thèng kª, trªn ®Þa bµn Hµ Néi hiÖn nay cã rÊt nhiÒu doanh nghiÖp, c«ng ty kinh doanh vµ cã ho¹t ®éng xuÊt khÈu, trong khi ®ã l­îng kh¸ch hµng cã nhu cÇu ®èi víi c¸c mÆt hµng trong lÜnh vùc nµy l¹i cã xu thÕ ch÷ng l¹i . Thªm vµo ®ã, cµng ngµy cµng xuÊt hiÖn nhiÒu mÆt hµng míi cã nhiÒu ®Æc tÝnh tèt h¬n, cã kh¶ n¨ng thay thÕ c¸c mÆt hµng c«ng ty ®ang kinh doanh. §©y chÝnh lµ lý do g©y ra sù c¹nh tranh gay g¾t gi÷a c¸c c«ng ty trong ®iÒu kiÖn thÞ tr­êng hiÖn nay vµ còng chÝnh lµ nh÷ng khã kh¨n hiÖn t¹i cña c«ng ty. Song víi sù cè g¾ng, nç lùc cña toµn bé c¸n bé c«ng nh©n viªn c«ng ty vµ sù l·nh ®¹o nhiÖt t×nh, s¸ng suèt cña ban l·nh ®¹o, tÝnh ®Õn thêi ®iÓm nµy c«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tÝch ®¸ng kÓ trong ®ã cã sù ®ãng gãp kh«ng nhá cña bé phËn kÕ to¸n c«ng ty. Nhê cã bé m¸y tæ chøc chÆt chÏ, ®­îc chän läc cÈn thËn vµ kh¸ch quan, toµn bé ho¹t ®éng cña c«ng ty ®Òu ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch khoa häc vµ ®óng tiÕn ®é vµ ®­îc ®iÒu hµnh bëi nh÷ng ng­êi cã n¨ng lùc thùc sù. Song song víi sù lín m¹nh vÒ c¬ së vËt chÊt kü thuËt, tr×nh ®é qu¶n lý kü thuËt cña c«ng ty còng tõng b­íc ®­îc n©ng cao vµ hoµn thiÖn. Víi chÝnh s¸ch qu¶n lý vµ sö dông nh©n lùc khoa häc cña c«ng ty, tr×nh ®é, n¨ng lùc cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn vµ n©ng cao. Hµng n¨m, c«ng ty cã c¸c chÝnh s¸ch ­u ®·i ®èi víi nh÷ng ng­êi cã nhiÒu thµnh tÝch ®ãng gãp cho c«ng ty vÒ vËt chÊt vµ c¶ tinh thÇn. C«ng ty còng kh«ng ngõng ¸p dông c¸c thµnh tùu khoa häc c«ng nghÖ, th«ng tin trong s¶n xuÊt vµ trong kinh doanh. Víi tæ chøc bé m¸y c«ng ty theo m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng, ®éi ngò l·nh ®¹o cña c«ng ty cã tr×nh ®é cao, cã n¨ng lùc thùc sù ®· ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh, c¸c chÝnh s¸ch ®óng ®¾n chÝnh lµ ­u ®iÓm vµ còng chÝnh lµ thÕ m¹nh cña c«ng ty. Nhê ®ã, tr­íc nh÷ng biÕn ®éng lín trªn thÞ tr­êng c«ng ty vÉn lu«n ho¹t ®éng tèt vµ ngµy cµng cã hiÖu qu¶. Lîi nhuËn cña c«ng ty ngµy cµng t¨ng, hiÖu qu¶ ho¹t ®éng ngµy cµng cao, ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ngµy cµng æn ®Þnh vµ ®­îc n©ng cao, c¬ së vËt chÊt cña c«ng ty v× thÕ còng ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn vµ ®Çy ®ñ. C¸c chÝnh s¸ch ­u ®·i cña c«ng ty ®èi víi kh¸ch hµng ngµy cµng ®­îc më réng ch¼ng h¹n nh­: ®èi víi kh¸ch hµng quen c«ng ty th­êng cho thanh to¸n chËm, gi¶m gi¸, bít gi¸,...MÆt hµng kinh doanh cña c«ng ty ngµy cµng phong phó nªn kh¸ch hµng cµng cã ®iÒu kiÖn lùa chän, chÊt l­îng s¶n phÈm, hµng ho¸ ngµy cµng ®­îc n©ng cao, c«ng ty lu«n ®¶m b¶o uy tÝn, chÊt l­îng, chñng lo¹i, thêi h¹n giao hµng t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho kh¸ch hµng trong khi mua hµng cña c«ng ty. V× thÕ, l­îng kh¸ch hµng ®Õn víi c«ng ty ngµy cµng nhiÒu, vÞ thÕ cña c«ng ty trªn thÞ tr­êng cµng æn ®Þnh vµ ®­îc cñng cè. * VÒ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n: NhËn thøc râ vai trß cña c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh kh«ng chØ ¶nh h­ëng tíi quyÒn, nghÜa vô cña c«ng ty ®èi víi Nhµ n­íc mµ cßn ¶nh h­ëng lín tíi sù tån t¹i cña c«ng tytrong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, ngay tõ khi thµnh lËp ban l·nh ®¹o cña c«ng ty ®· ®Æc biÖt chó träng tíi bé m¸y nµy. Nhê cã sù tuyÓn chän kü cµng, kh¸ch quan, bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ngay tõ khi thµnh lËp ®· ho¹t ®éng rÊt tÝch cùc vµ cã hiÖu qu¶. Lµ mét doanh nghiÖp th­¬ng m¹i cã quy m« lín, tæ chøc ho¹t ®éng kinh réng kh¾p trªn nhiÒu ®Þa bµn kh¸c nhau nªn c«ng ty sö dông m« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty. H×nh thøc tæ chøc nµy ®· t¹o kh¸ nhiÒu thuËn lîi cho viÖc thùc hiÖn, kiÓm tra, gi¸m s¸t cña phßng kÕ to¸n ®èi víi c¸c bé phËn trùc thuéc còng nh­ toµn c«ng ty, cung cÊp kÞp thêi th«ng tin chÝnh x¸c cho ho¹t ®éng kinh doanh vµ quyÕt ®Þnh cña ban gi¸m ®èc, ®ång thêi ph¸t huy tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o trong kinh doanh. C«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n ®­îc tæ chøc kh¸ khoa häc, cã kÕ ho¹ch s¾p xÕp chØ ®¹o tõ trªn xuèng d­íi nªn cho dï sè l­îng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nhiÒu nh­ng bé phËn kÕ to¸n vÉn tiÕn hµnh h¹ch to¸n, quyÕt to¸n nhanh chãng, ®¶m b¶o cung cÊp kÞp thêi ®Çy ®ñ c¸c sè liÖu, th«ng tin cÇn thiÕt cho c«ng t¸c qu¶n lý cña ®¬n vÞ. §a phÇn ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n c«ng ty cã nghiÖp vô cao, cã nhiÒu kinh nghiÖm thùc tÕ, cã ý thøc tæ chøc kû luËt vµ tinh thÇn tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc. Dùa trªn n¨ng lùc, tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm cña mçi kÕ to¸n viªn mµ ban gi¸m ®èc ph©n c«ng nhiÖm vô phï hîp cho tõng ng­êi, t¹o ®iÒu kiÖn cho hä cã kh¶ n¨ng ®i s©u, ph¸t huy vµ n©ng cao nghiÖp vô cña m×nh. Sù ph©n c«ng chuyªn tr¸ch nµy ®· t¹o cho c«ng ty mét bé m¸y lao ®éng kÕ to¸n gon nhÑ nh­ng hiÖu qu¶. C«ng ty ®· ¸p dông h×nh thøc sæ NhËt ký- chøng tõ ®Ó ph¶n ¸nh ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, h×nh thøc sæ nµy phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña c«ng ty khi ch­a ¸p dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n. Tr×nh ®é kÕ to¸n c«ng ty t­¬ng ®èi ®ång ®Òu nªn tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng trïng l¾p trong ghi chÐp sæ s¸ch. Trong c«ng t¸c h¹ch to¸n, kÕ to¸n ®· ¸p dông “HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp” míi cña Bé Tµi chÝnh ban hµnh. Kh©u tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu, hÖ thèng chøng tõ mµ c«ng ty sö dông phï hîp víi yªu cÇu kinh tÕ vµ ph¸p lý cña nghiÖp vô. C¸c chøng tõ ®­îc sö dông theo ®óng mÉu cña Bé Tµi chÝnh ban hµnh, mäi chøng tõ ®­îc sö dông, s¾p xÕp, ph©n lo¹i, b¶o qu¶n, l­u tr÷ theo ®óng quy ®Þnh. III.1.b) Nh÷ng tån t¹i: * VÒ tæ chøc bé m¸y c«ng ty: Nh×n chung tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty ®· phï hîp víi ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty, v× thÕ ho¹t ®éng cña c«ng ty ®· diÔn ra kh¸ thuËn lîi vµ cã hiÖu qu¶. Song mét bé m¸y dï cã hoµn thiÖn tíi ®©u còng kh«ng tr¸nh khái nh÷ng khiÕm khuyÕt. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm trªn, tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty vÉn cßn tån t¹i mét sè vÊn ®Ò sau: + Do ®Þa bµn ho¹t ®éng cña c«ng ty rÊt réng lín nªn dï cã hoµn thiÖn tíi ®©u ban l·nh ®¹o cña c«ng ty kh«ng thÓ bao qu¸t hÕt mét c¸ch toµn diÖn mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty trªn tÊt c¶ c¸c ®Þa bµn. V× vËy, ho¹t ®éng kiÓm tra, gi¸m s¸t cÇn ®­îc t¨ng c­êng, ho¹t ®éng qu¶n lý ph¶i ®­îc tiÕn hµnh chÆt chÏ h¬n. + §éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty cÇn ®­îc tuyÓn chän kü cµng h¬n cho phï hîp víi c«ng viÖc, c«ng ty cÇn cã chÕ ®é th­ëng ph¹t thÝch ®¸ng ®Ó khÝch lÖ tinh thÇn vµ th¸i ®é lµm viÖc cña c«ng nh©n viªn. + Ho¹t ®éng marketing cña c«ng ty cßn yÕu, chñng lo¹i hµng ho¸ cña c«ng ty cÇn ®a d¹ng h¬n, c«ng ty cÇn t¹o ra nhiÒu chÝnh s¸ch ­u ®·i ®Ó thu hót kh¸ch hµng. + Riªng ®èi víi kh¸ch hµng n­íc ngoµi, thñ tôc ph¸p lý cña c«ng ty cßn nhiÒu kh©u, nhiÒu c«ng ®o¹n phøc t¹p g©y khã kh¨n cho kh¸ch hµng song ®©y còng chÝnh lµ nh÷ng bÊt cËp chung trong mét sè thñ tôc, quy ®Þnh cña n­íc ta. * VÒ c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n: + C«ng ty ®· tõng b­íc ¸p dông m¸y vi tÝnh trong kÕ to¸n song hiÖu qu¶ sö dông ch­a cao, trong khi ®ã, c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh l¹i rÊt nhiÒu, g©y nhiÒu vÊt v¶, khã kh¨n cho bé phËn kÕ to¸n. Trong ®iÒu kiÖn khoa häc kü thuËt ph¸t triÓn nh­ hiÖn nay th× møc ®é khai th¸c hiÖu qu¶ sö dông cña m¸y tÝnh nh­ vËy lµ thÊp. + Thùc tÕ cho thÊy, c«ng ty ¸p dông h×nh thøc sæ NhËt ký- chøng tõ lµ phï hîp víi viÖc h¹ch to¸n b»ng tay song nÕu ¸p dông kÕ to¸n m¸y th× h×nh thøc sæ nµy kh«ng phï hîp v× ph¶i sö dông qu¸ nhiÒu sæ s¸ch, chøng tõ kh¸ phøc t¹p. III.2. Mét sè ý kiÕn ®ãng gãp: Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty, ®­îc thùc tÕ thÊy mäi ho¹t ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty so víi nh÷ng kiÕn thøc ®­îc häc trªn s¸ch vë, em xin ®­a ra mét sè ý kiÕn ®ãng nh»m hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty. III.2.a) VÒ tæ chøc bé m¸y c«ng ty: + Tr­íc t×nh h×nh biÕn ®éng cña thÞ tr­êng, ®Ó t¹o ra vµ gi÷ v÷ng ®­îc chç ®øng cña m×nh trªn thÞ tr­êng c«ng ty ph¶i kh«ng ngõng n©ng cao tr×nh ®é, chuyªn m«n cña toµn bé c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, ®Æc biÖt quan t©m vµ ¸p dông khoa häc c«ng nghÖ vµ th«ng tin míi nhÊt øng dông trong s¶n xuÊt, kinh doanh ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. + T¹o mäi ®iÒu kiÖn thuËn lîi, ­u ®·i ®èi víi kh¸ch hµng ®Ó thu hót thªm kh¸ch hµng. + T×m kiÕm thÞ tr­êng míi vµ nhiÒu lo¹i s¶n phÈm, hµng ho¸ míi ®Ó n©ng cao kh¶ n¨ng ®¸p øng ®èi víi kh¸ch hµng. + Víi ®Þa bµn ho¹t ®éng réng lín, c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty cµng ph¶i ®­îc chó träng. + C«ng ty cÇn rót gän bít c¸c thñ tôc, giÊy tê trong ho¹t ®éng kinh doanh víi kh¸ch hµng n­íc ngoµi. III.2.b) VÒ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n: + §Ó ho¹t ®éng cña c«ng t¸c kÕ to¸n thªm hiÖu qu¶, c¸c nh©n viªn kÕ to¸n ph¶i kh«ng ngõng ®­îc n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô. C¸c v¨n b¶n, quy ®Þnh míi cña Nhµ n­íc ban hµnh ph¶i ®­îc tiÕp cËn mét c¸ch kÞp thêi nhÊt. + §Ó c«ng t¸c lu©n chuyÓn chøng tõ trong phßng kÕ to¸n vµ c«ng t¸c ghi nhËn, söa ch÷a bæ sung sè liÖu trªn sæ s¸ch ®­îc tu©n thñ theo ®óng chÕ ®é cÇn cã sù kiÓm tra, gi¸m s¸t cña kÕ to¸n. Ngoµi viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®¬n vÞ, s¾p xÕp, ph©n c«ng c¸c phÇn viÖc trong phßng cho c¸c c¸n bé trùc thuéc theo tr×nh ®é chuyªn m«n vµ vÞ trÝ c«ng t¸c, kÕ to¸n tr­ëng cÇn ph¶i tiÕn hµnh kiÓm tra, gi¸m s¸t møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc cña tõng ng­êi ®Ó tõ ®ã cã sù ®iÒu chØnh cho phï hîp. Bªn c¹nh ®ã c¸c nh©n viªn trong phßng ph¶i cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao ®Ó thùc hiÖn phÇn viÖc cña m×nh mét c¸ch tèt nhÊt. + C«ng ty nªn triÖt ®Ó khai th¸c tÝnh n¨ng cña m¸y vi tÝnh ®Ó gi¶m bít khã kh¨n, vÊt v¶ cho c¸c kÕ to¸n viªn. C«ng ty cã thÓ mua c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n tiÕng viÖt phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty ®Ó sö dông dÔ dµng vµ hiÖu qu¶ h¬n. Theo em, nÕu c«ng ty ¸p dông m¸y vi tÝnh trong kÕ to¸n th× h×nh thøc sæ kÕ to¸n c«ng ty nªn sö dông lµ h×nh thøc NhËt ký chung. V× víi h×nh thøc NhËt ký- chøng tõ nh­ c«ng ty ®ang sö dông hiÖn nay th× khèi l­îng sæ s¸ch sö dông rÊt lín, cÊu t¹o sæ phøc t¹p nªn khã øng dông trªn m¸y vi tÝnh. Cã thÓ m« t¶ qu¸ tr×nh ghi sæ kÕ to¸n theo ph­¬ng ph¸p NhËt ký chung qua s¬ ®å sau: Chøng tõ gèc Sæ nhËt ký chung Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ nhËt ký ®Æc biªt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu S¬ ®å : Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo ph­¬ng ph¸p nhËt ký chung. §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc ghi sæ nµy lµ tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ph¶i ®­îc ghi vµo sæ nhËt ký, träng t©m lµ sæ nhËt ký chung theo tr×nh tù thêi gian ph¸t sinh vµ ®Þnh kho¶n cña nghiÖp vô ®ã. Sau ®ã lÊy sè liÖu trªn c¸c sæ nhËt ký ®Ó ghi sæ c¸i theo tõng nghiÖp vô. Theo h×nh thøc ghi sæ nµy, c¸c sæ s¸ch sö dông gåm: Sæ nhËt ký chung. - Sæ c¸i. - C¸c sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. V× vËy, sè l­îng c¸c sæ kÕ to¸n ph¶i sö dông ®· gi¶m ®i rÊt nhiÒu do gi¶m ®­îc c¸c b¶ng kª vµ sè l­îng nhËt ký chøng tõ. Trong khi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ t¹i c«ng ty ph¸t sinh rÊt lín, viÖc ghi chÐp, tÝnh to¸n b»ng tay cïng víi khèi l­îng chøng tõ, sæ s¸ch l­u tr÷ kh¸ lín theo h×nh thøc NhËt ký- chøng tõ sÏ tèn nhiÒu thêi gian vµ søc lùc cña nh©n viªn kÕ to¸n. Do vËy, c«ng ty nªn tõng b­íc ®­a m¸y vi tÝnh vµo phôc vô c«ng t¸c kÕ to¸n ®Ó gi¶m bít nh÷ng vÊt v¶, khã kh¨n cho nh©n viªn vµ ®¹t d­îc hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖc. Phô lôc 1 B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n n¨m 2002 Tµi s¶n M· sè Sè ®Çu n¨m Sè cuèi n¨m A. Tµi s¶n l­u ®éng vµ ®Çu t­ ng¾n h¹n I. TiÒn TiÒn mÆt t¹i quü gåm c¶ ng©n phiÕu TiÒn göi ng©n hµng TiÒn ®ang chuyÓn II. C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh ng¾n h¹n §Çu t­ chøng kho¸n ng¾n h¹n §Çu t­ ng¾n h¹n kh¸c Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t­ ng¾n h¹ III. C¸c kho¶n ph¶i thu Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n Ph¶i thu néi bé -Vèn kinh doanh - Ph¶i thu kh¸c C¸c kho¶n ph¶i thu kh¸c Dù phßng c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi ThuÕ GTGT ®Çu vµo IV. Hµng tån kho Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng Nguyªn liÖu, vËt liÖu tån kho C«ng cô, dông cô trong kho Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang Thµnh phÈm tån kho Hµng tån kho Hµng göi b¸n Dù phßng gi¶m hµng tån kho V. Tµi s¶n l­u ®éng kh¸c T¹m øng Chi phÝ tr¶ tr­íc Chi phÝ chê kÕt chuyÓn Tµi s¶n thiÕu chê xö lý C¸c kho¶n thÕ chÊp, ký c­îc, ký quü ng¾n VI. Chi sù nghiÖp Chi sù nghiÖp n¨m tr­íc Chi sù nghiÖop n¨m nay B. Tµi s¶n cè ®Þnh vµ ®Çu t­ dµi h¹n I.Tµi s¶n cè ®Þnh 1 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u ®Þnh - Nguyªn gi¸ - Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 2.Tµi s¶n cè ®Þnh thuª tµi chÝnh Nguyªn gi¸ Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ Tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh Nguyªn gi¸ Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ II. C¸c kho¶n ®Çu t­ dµi h¹n §Çu t­ chøng kho¸n dµi h¹n Gãp vèn liªn doanh C¸c kho¶n ®Çu t­ dµi h¹n kh¸c III. Chi phÝ x©y dùng c¬ b¶n dë dang IV. C¸c kho¶n ký quü ký c­îc dµi h¹n 100 110 111 112 113 120 121 128 129 130 131 132 133 134 135 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 149 150 151 152 153 154 155 160 161 162 200 210 211 212 213 214 215 216 217 218 .219 220 221 222 229 230 240 21,563,319,698 1,525,103,230 1,134,705,819 390,397,411 11,414,595,046 4,163,108,820 4,594,129,210 635,696,700 1,659,346,464 362,313,852 7,378,196,288 92,508,242 194,918,135 8,841,766 174,644,748 4,843,993,523 2,063,289,874 1,245,425,134 622,712,567, 4,672,866, 618,039,701 2,253,694,426 1,918,796,926 1,918,796,926 2,684,116,402 (765,319,476) 276,963,693, 314,174,135 (37,210,422) 57,933,807 19,239,599,495 411,666,623 377,860,773 33,805,850 9,861,663,938 6,590,316,161 300,000,000 1,880,000,000 1,880,000,000 728,807,675 362,540,102, 8,478,343,256 132,560,000 169,635,479 7,983,092 168,736,652 7,402,673,432 596,754,600 487,925,678 487,925,678 3,312,701,451 1,770,348,200 1,770,348,200 2,742,000,209 (971,702,009) 239,753,251 314,174,135 (74,420,884) 1,002,600, 000 Tæng céng tµi s¶n 250 23,817,014,124 22,252,300,946 Nguån vèn M· sè Sè ®Çu n¨m Sè cuèi n¨m A. Nî ph¶i tr¶ I. Nî ng¾n h¹n Vay ng¾n h¹n Nî dµi h¹n ®Ôn h¹n tr¶ Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Ng­êi mua tr¶ tiÒn tr­íc. ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép Nhµ n­íc Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn Ph¶i tr¶ c¸c ®¬n vÞ néi bé C¸c kho¶n ph¶i tr¶ nép kh¸c II. Nî dµi h¹n Vay dµi h¹n Nî dµi h¹n III. Nî kh¸c Chi phÝ ph¶i tr¶ Tµi s¶n thõa chê xö lý NhËn ký quü, c­îc dµi h¹n B. Nguån vèn chñ së h÷u I. Nguån vèn quü Nguån vèn kinh doanh Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n Chªnh lÖch tû gi¸ Quü ph¸t triÓn s¶n xuÊt kinh doanh Quü dù tr÷ L·i ch­a ph©n phèi Quü khen th­ëng phóc lîi Nguån vèn ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n II. Nguån kinh phÝ Quü qu¶n lý cÊp trªn Nguån kinh phÝ sù nghiÖp Nguån kinh phÝ sù nghiÖp n¨m tr­íc Nguån kinh phÝ sù nghiÖp n¨m nay 300 310 311 312 313 314 315 316 317 318 320 321 322 330 331 332 333 400 410 411 412 413 414 415 416 417 418 420 421 422 423 424 21,329,230,596 21,010,348,359 11,794,764,201 5,662,071,498 91,654,331 678,098,057 13,212,895, 2,770,547,377 318,882,237 310,664,964, 8,217,273 2,487,783,528 2,487,783,528 2,331,393,782 (20,259,277) 160,643,937 16,005,036 19,190,266,329 19,190,266,329 17,081,832,453 1,526,717,959 469,091,917 112,624,000 3,062,034,617 3,062,034,617 2,331,393,782 714,635,799 16,005036 Tæng céng nguån vèn 430 23,817,014,124 22,252,300,946 Phô lôc 2 Sæ theo dâi thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ (Dïng cho c¸c TK: 138, 141, 222, 333, 334, 336, 338, 344) Tµi kho¶n:…………………. §èi t­îng:………………….. Lo¹i ngo¹i tÖ:……………. Ngµng th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Tû gi¸ Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã Ngo¹i tÖ Quy ra VN§ Ngo¹i tÖ Quy ra VN§ Ngo¹i tÖ Quy ra VN§ Ngo¹i tÖ Quy ra VN§ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1. Sè d­ ®Çu kú 2. sè ph¸t sinh …… Céng ph¸t sinh 3. sè d­ cuèi kú Ng­êi ghi sæ) Ngµy…… th¸ng…. N¨m ….. (Ký , hä vµ tªn KÕ to¸n tr­ëng (ký , hä vµ tªn)