Đề tài Thực trạng công tác và giải pháp quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam

các hãng vận tải biển, đường bộ, đường sắt và hàng không để tham gia hoạt động vận tải đa phương thức. - Tư vấn, liên kết với các nhà sản xuất trong việc thiết lập hệ thống Logistics cho việc sản xuất của họ từ khâu vận chuyển nguyên vật liệu thô, lưu kho thành phẩm, vận chuyển đến nơi tiêu thụ. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 Trong năm 2008, mặc dù tình hình sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn do diễn ra cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu bị ảnh hưởng nặng nề, đơn giá dịch vụ liên tục thay đổi theo hướng bất lợi, nhưng Công ty đã tập trung nắm bắt tốt các cơ hội kinh doanh, xác định thời điểm đầu tư hợp lý, kiểm soát rủi ro đêr hạn chế phần nào các tác động tiêu cực trên. Vì vậy, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cả năm vượt mức kế hoạch do Hội đồng quản trị đề ra, cụ thể như sau : Bảng 1.2 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Vinalines Logistics năm 2008 Đơn vị : VNĐ STT Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2008 Thực hiện năm 2008 % thực hiện so với kế hoạch 1 Tổng doanh thu 33.720.000.000 48.466.631.010 143,73% 2 Tổng chi phí 26.600.000.000 34.471.817.489 129,59% 3 Lợi nhuận trước thuế 7.210.000.000 13.994.813.521 196,55% 3 Thuế phải nộp _ 4.236.784.408 _ Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Vinalines Logistics năm 2008 Tóm lại, mặc dù trong năm 2008 gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt tình hình thế giới và trong nước ảnh hưởng nặng nề trong cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới nhưng với tinh thần phấn đấu, vượt khó khăn, chủ động, sáng tạo trong quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh của tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên cùng sự chỉ đạo, hỗ trợ kịp thời của Hội đồng quản trị, công ty đã đạt được những thành tích nhất định, các chỉ tiêu đề ra đều đạt và vượt mức kế hoạch đề ra, góp phần cho sự phát triển của Tổng công ty hàng hải Việt Nam nói chung và Công ty cổ phần Vinalines Logistics nói riêng. Đó sẽ là tiền đề cơ bản để Công ty ngày càng phát triển. Giới thiệu về dự án cảng nội địa (ICD) Lào Cai Dự án đầu tư xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai do công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam làm chủ đầu tư. Cảng được xây dựng mới hoàn toàn trên diên tích 18,2ha tại khu công nghiệp Đông Phố Mới – thành phố Lào Cai, với tổng mức đầu tư hơn 100 tỷ đồng. Nội dung cảng nội địa (ICD) Lào Cai. Cảng ICD Lào Cai là một địa điểm thông quan hàng hóa trong nội địa để hoàn tất các thủ tục xuất nhập khẩu, nhận gửi hàng bằng container. Đây là một đầu mối giao thông quan trọng trong hệ thống dịch vụ Logistics nói chung và chuyển tiếp hàng hóa giữa các phương thức vận tải “từ cửa tới cửa” cho các cơ sở sản xuất, tiêu thụ. Đầu mối giao thông này nhằm : - Phát huy vai trò vận tải đa phương thức, một dịch vụ trong và ngoài nước đang thực hiện có hiệu quả. - Thúc đẩy quá trình luân chuyển hàng hoá phục vụ phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Lào Cai và cả nước. - Thu hút hang hoá quá cảnh của Trung Quốc qua cảng Hải phòng và các cảng khác trong khu vực. Để thực hiện những dịch vụ này, cảng nội địa cần bố trí các trang thiết bị nâng chuyển, thong tin liên lạc, tổ chức hệ thống xếp dỡ hàng, xưởng sửa chữa, và có đủ các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành giúp cho các hoạt động khai thác ICD có hiệu quả. ICD Lào Cai có thể xem là một bộ phận của cảng biển nằm sâu trong nội địa để phục vụ bốc xếp vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, hoặc trung chuyển hàng hóa giữa các phương thức vận tải cho các chủ hàng trong vùng hấp dẫn. Một khối lượng lớn hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container thông qua các cảng biển Hải Phòng sẽ được gom, chất, rút vào container và hoàn tất các thủ tục hải quan, kiểm dịch hàng hóa trước khi đến cảng biển để xuất và giao trả hàng cho các chủ hàng nhập khẩu tại Lào Cai. Tiến trình đầu tư. Dự án được chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 (2 năm đầu): giai đoạn đầu có tổng mức đầu tư là 78 tỷ đồng với diện tích khoảng 4,7ha (lô F9,F10) sẽ tiến hành đầu tư vào một số hạng mục sau: Bãi chứa: + Tổng diện tích sử dụng đất: GĐ1/GĐ2: 4,7/13,5ha+ Diện tích bãi: 3,1ha+ Tải trọng mặt bãi: 4-10T/m2, chất xếp container 4-5 tầng.+ Số chỗ xếp container trên các loại trên bãi 708slot+ Tổng diện tích đường bãi 21.715m2 Kho hàng CFS: + Diện tích: 3.528m2  (84m x 42m) + Kết cấu: khung thép tiền chế. + Chịu tải trọng Q=2,5T/m2 Khu văn phòng điều hành: + Nhà điều hành: 242m2 (22m x 11m), với trang thiết bị thông tin liên lạc đầy đủ và hiện đại (điện thoại, fax, internet, radio...) + Khuôn viên sân: 1.000m2 Công trình phụ trợ: + Trạm cân 80T + Hệ thống cấp điện; cấp, thoát nước và cứu hỏa được bố trí đồng bộ hiện đại. Trang thiết bị: + Thiết bị nâng RMG (02 chiếc), RTG, RSD loại 45T: 09 chiếc (trong đó 3-4RTG) + Xe nâng hàng 3-5T: 10 chiếc + Đầu kéo và Sơmi-rơmooc 20-40 feet: 17 chiếc + Ngoài ra còn đầu tư hệ thống quản lý khai thác bãi bằng công nghệ thông tin hiện đại với phần mềm chuyên dụng cho hoạt động quản lý, khai thác hàng hóa tại trung tâm, đảm bảo các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng. Nhằm đạt công suất đạt từ 60.000 đến 65.000 TEU/năm. Giai đoạn 2 (2 năm tiếp theo): tiếp tục hoàn tất các thủ tục cần thiết để kết nối đường sắt vào bãi, đầu tư hệ thống toa chuyên dùng vận chuyển container, tạo ra một chuỗi dịch vụ logistics hoàn chỉnh; đồng thời căn cứ vào nhu cầu thực tế tập trung nghiên cứu đầu tư phát triển để hoàn thiện và mở rộng các hạng mục còn lại tại lô F9’, F11, F12, xây dựng một trung tâm logistics hoàn thiện với tổng diện tích dự kiến 13,5ha, có khả năng thông quan hang hoá, đạt công suất từ 130.000 đến 300.000 TEU/năm. Ngày 15/1/2009, công ty đã khởi công xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai giai đoạn 1. Hình thức quản lý dự án. Chủ đầu tư là công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam trực tiếp quản lý dự án thông qua một ban quản lý dự án ICD Lào Cai để triển khai công tác đầu tư theo các quy chế hiện hành Giải pháp về tiến độ. Do tính cấp bách của dự án, khối lượng công tác xây lắp tương đối lớn, để dự án nhanh chóng đi vào hoạt động, tiến trình đầu tư xây dựng các hạng mục công trình giai đoạn 1 được thực hiện đồng loạt ngay trong năm đầu thực hiện dự án. 1.2. Thực trạng công tác quản lý dự án của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. “Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu: lập kế hoạch, điều phối thực hiện dự án, giám sát. Sơ đồ 1. 2: Chu trình quản lý dự án Lập kế hoạch - Thiết lập mục tiêu - Dự tính nguồn lực - Xây dựng kế hoạch Điều phối thực hiện - Bố trí độ thời gian - Phân phối nguồn lực - Phối hợp các hoạt động - Khuyến khích động viên Giám sát - Đo lường kết quả - So sánh kết quả - Báo cáo - Giải quyết các vấn đề 1.2.1.Thực trạng quản lý dự án theo chu kỳ. “Chu kỳ của một dự án đầu tư là các bước hoắc các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu tư khi dự án mới chỉ là ý đồ cho đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động”. Các giai đoạn của chu kỳ dự án gồm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư. Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là vô cùng quan trọng. Nếu công tác chuẩn bị đầu tư được thực hiện tốt thì sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư ở giai đoạn thực hiện đầu tư (do dự án thực hiện được đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác...) và hành kết quả đầu tư. Đây cũng chính là cơ sở để quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư. Như vậy việc quản lý dự án theo chu kỳ là vô cùng quan trọng. Nhờ đó mà dự án đầu tư có thể hoạt động một cách suôn sẻ, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và thu lãi. Ở phần này, em chỉ đề cập đến thực trạng quản lý dự án ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, vì dự án xây dựng cảng nội địa Lào Cai đang trong quá trình xây dựng (thực hiện đầu tư), chưa hoàn thành để đưa vào vận hành, khai thác cảng nội địa.. 1.2.1.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Sau khi có quyết định số 110/QĐ – HĐQT ngày 10/02/2004 của hội đồng quản trị Tổng công ty hàng hải Việt Nam phê duyệt chủ trương đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai do cảng Hải Phòng làm chủ đầu tư; cảng Hải Phòng đã giao cho công ty CP tư vấn xây dựng công trình hàng hải lập báo cáo nghiên cứu khả thi cho dự án. Ngày 24/09/2007, Hội đồng quản trị Tổng công ty hàng hải Việt Nam đưa ra quyết định số 935/QĐ - HĐQT về việc chuyển chủ đầu tư dự án “đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai” từ cảng Hải Phòng sang Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. Ban đầu dự án dự định có tổng mức đầu tư là 78 tỷ đồng, tổng diện tích là 47.457m2 với công suất từ 29.000 đến 65.000 TEU/năm. Giai đoạn 1 sẽ được tiến hành tư năm 2007- 2008 và đưa vào khai thác quí III năm 2008. Nhưng dựa trên thực tế, công ty CP xây dựng công trình hang hải đã lập lại báo cáo nghiên cứu tiền khả thi. Đến ngày 15/1/2009, dự án mới được khởi công xây dựng giai đoạn 1, với tổng vốn đầu tư lớn hơn so với dự kiến ban đầu là 100ỷ đồng (giai đoạn 1 là 78 tỷ đồng) trên diện tích 13,5 ha, công suất dự kiến là 130.000 đến 300.000 TEU/ năm. 1.2.1.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư. Xin cấp đất và giấy phép xây dựng: Sau khi dự án được Tổng công ty hàng hải Việt Nam phê duyệt dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã tiến hành thực hiện các thủ tục về xin cấp đất và giấy phép xây dựng. Các thủ tục đã tiến hành để được giao đất: + Trong khi tiến hành lập dự án khả thi, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam cùng với bên tư vấn là công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình hàng hải xin phép cơ quan quản lý nhà nước tại tỉnh Lào Cai giới thiệu đất xây dựng. +Xác định chỉ giới đường đỏ các lô đất F9,F9’, F10,F11,F12 của khu công nghiệp Đông Phố Mới - tỉnh Lào Cạ, phê duyệt phạm vi quy hoạch. +Triển khai quyết định giao đất. Đây là khu đất đã được đền bù, giải phóng, san gạt hoàn chỉnh nên theo quyết định số 751/QĐ – UB ngày 13/12/2004 của UBND tỉnh Lào Cai về mức ban hành mức thu tiền đền bù, san tạo mặt bằng tại Khu công nghịêp Đông Phố Mới thì đơn giá đền bù cho các lô đất này là 9,8ÚD/m2. Như vậy tổng kinh phí phải nộp trong giai đoạn 1 là 7.441.257.600 đồng (tỷ giá: 1USD = 16.000 đồng). + Sau khi công ty hoàn tất thủ tục nộp tiền, giám đốc sở tài nguyên môi trường tỉnh Lào Cai đã cắm mốc chính thức, bàn giao mốc giới trên bản đồ và ngoài thực địa cho chủ đầu tư. Trình duyệt và phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán Sơ đồ 1.3: Quy trình trình duyệt, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán Tổng công ty hàng hải Việt Nam Phê duyệt Trình duyệt Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam Trình duyệt Tư vấn Ban quản lý dự án có nhiệm vụ lập thiết kế kỹ thuật, tài chính và tổng dự toán; sau đó trình lên công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam, tổng công ty hàng hải Việt Nam để chờ được phê duyệt. Công tác đấu thầu. Đấu thầu là một cách thức thực hiện hoạt động mua bán mà trong đó người mua và người bán phải tuân thủ theo các quy định do người/tổ chức quản lý nguồn vốn sử dụng cho hoạt động mua bán này đề ra. Nhờ có hoạt động đấu thầu mà chủ đầu tư tìm được nhà cung cấp sản phẩm có chất lượng và giá cả hợp lý nhất, do đó đảm bảo chất lượng công trình và có thể tiết kiệm chi phí. Trong dự án này, chỉ có 1 gói thầu. Sơ đồ 1.4: Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu Lập kế hoạch đấu thầu Phê duyệt kế hoạch dấu thầu Lập hồ sơ mời thầu Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu Tổ chức lựa chọn nhà thầu Ký kết và thực hiện hợp đồng Tổ chức tư vấn chọn thầu CONINCO Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN Tổ chức tư vấn chọn thầu CONINCO Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN Tổ xét thầu (do chủ đầu tư lập) Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN Sau khi báo cáo nghiên cứu khả thi được phê duyệt, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã giao cho tổ tư vấn chọn thầu CONINCO lập kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu. Trong đó chỉ có 1 gói thầu xây lắp giai đoạn 1, tổng mức đầu tư là 28.557.718.811 đồng, hình thức đấu thầu là đấu thầu rộng rãi, phương thức là một túi hồ sơ. Sau khi kế hoạch đấu thầu được phê duyệt, công ty đã tiến hành lập tổ chuyên gia xét thầu với sự tham gia thành viên trong công ty và đơn vị tư vấn chọn thầu CONINCO. Hồ sơ mời thầu bao gồm: + Thông báo mời thầu. + Mẫu đơn dự thầu. + Chỉ dẫn đối với các nhà thầu. + Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật. + Dự thảo hợp đồng + Mẫu bảo lãnh dự thầu. + Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng Sau khi phát hành hồ sơ mời thầu, tổ xét thầu nhận các hồ sơ dự thầu, mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu. Và sau thời gian tổ chức đấu thầu rộng rãi gói thầu xây lắp giai đoạn 1 - Cảng nội địa (ICD) Lào Cai, chủ đầu tư công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam cùng đơn vị tư vấn chọn thầu CONINCO đã quyết định lựa chọn liên danh nhà thầu CJSC – PHT thực hiện gói thầu. Ngày 03-01-2009, tại văn phòng Công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam đã diễn ra lễ ký hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư với đại diện liên doanh nhà thầu CJSC- PHT, tổng giá trị hợp đồng lên đến 26 tỷ đồng. Theo đó, liên danh nhà thầu sẽ thực hiện các hạng mục công việc như sau: • Công trình giao thông: San lấp tổng mặt bằng, sân, đường nội bộ, bờ kè. • Công trình công nghiệp: Kho chứa hàng, nhà văn phòng kho 02 tầng. • Công trình dân dụng. • Công trình hạ tầng. Như vậy, công tác đấu thầu đã được thực hiện đúng tiến độ, và các văn bản pháp luật quy định về công tác đấu thầu như: Nghị định số 88/1999/NĐ – CP ngày 1 tháng 9 năm 1999, nghị định số 14/2000/NĐ – CP ngày 5 tháng 5 năm 2000 sửa đổi bổ sung quy chế đấu thầu của Chính Phủ, văn bản số 952/ CP – CN ngày 16 tháng 8 năm 2002 của Chính Phủ. 1.2.2. Thực trạng quản lý dự án theo nội dung. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được phê duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. 1.2.2.1. Quản lý chất lượng. Công tác giám sát tư vấn: Công tác tư vấn bao gồm các loại hình: tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi, tư vấn thẩm định dự án, tư vấn lập thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công… Vì kết quả của công tác tư vấn ảnh hưởng đến toàn bộ chất lượng của dự án nên nhà tư vấn được lựa chọn phải có đầy đủ tư cách pháp nhân và được đánh giá qua các tiêu chí: trình độ đội ngũ cán bộ, khả năng tài chính, kinh nghiệm thực hiện các dự án có đặc điểm tương tự với dự án và nhà tư vấn phải cam kết sản phẩm tư vấn theo đúng hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư. Các đơn vị tư vấn tham gia vào dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai: Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình hàng hải: khaor sát thu thập số liệu, lập báo cáo nghiên cứu khả thi; Khảo sát lập thiết kế kỹ thuật; Thiết kế bản vẽ thi công. Tổng công ty hàng hải Việt Nam: thẩm định hồ sơ thiết kế kỹ thuật, báo cáo nghiên cứu khả thi, thẩm định tổng dự toán và tổng mức đầu tư. Mặc dù lựa chọn nhà tư vấn lập dự án và thiết kế kỹ thuật có đủ năng lực nhưng dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai vẫn phải điều chỉnh lại dự án do dự án mở rộng quy mô thực hiên. Việc điều chỉnh dự án đã làm chậm thời gian khởi công xây dựng dự án so với dự kiến ban đầu. Công tác xây lắp Công việc quản lý chất lượng xây lắp nhằm đảm bảo chất lượng công trình được thực hiện theo đúng thiết kế kỹ thuật đã được phê duyệt. - Bước1: chuẩn bi cho công tác xây lắp: công ty tổ chức đấu thầu cạnh tranh để lựa chọn nhà thầu thực sự có năng lực, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, về giá cả. Nhà thầu tham gia và trúng thầu phải thoả mãn các yêu cầu sau: + Các đơn vị xây lắp phải có tư cách pháp nhân, có chứng chỉ hành nghề xây dựng và phải chịu trách nhiệm về chất lượng công trình do mình thực hiện. + Đơn vị được chỉ định thầu thi công những công trình tương ứng với điều kiện và năng lực được xác nhận trong chứng chỉ hành nghề xây dựng và hợp đồng cho nhận thầu, phải chịu sự kiểm tra giám sát chất lượng của chủ đầu tư, cơ quan giám định chất lượng công trình xây dựng của nhà nước. - Bước 2: Thực hiện công tác xây lắp: Trong thời gian thi công công trình xây dựng cảng, công ty đã bố trí cán bộ kỹ thuật thực hiện giám sát chất lượng của cá vật tư vật lieu đầu vào, giám sát kỹ thuật xây dựng, đảm bảo các đơn vị thi công phải thực hiện đúng theo thiết kế kỹ thuật, chất lượng đã phê duyệt theo tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành của nhà nước và trong điều khoản hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa các bên tham gia. Đồng thời, cần thực hiện một số biện pháp sau: + Phải có nhật ký công trình, nhật ký phải được ghi chép đầy đủ khối lượng các công việc thực hiện từ khi công trình bắt đầu được khởi công. + Trong quá trình thi công cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình, tiêu chuẩn từ vật tư đến thiết bị máy móc thi công… + Kết thúc các hạng mục thì phải có hồ sơ hoàn công để làm công tác nghiêm thu kỹ thuật cho công trình. Tuy nhiên công tác quản lý chất lượng còn một số tồn tại như: không thường xuyên có mặt tại công trường thi công, chưa có những biện pháp cương quyết đối với những sai phạm trong thi công công trình. Công tác nghiệm thu chất lượng công trình. Hiện nay, dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai đang trong quá trình xây dựng nên chưa đưa vào nghiệm thu sử dụng. Một số căn cứ để nghiệm thu chất lượng công trình: + Tài liệu thiết kế đã được duyệt. + Các quy chuẩn xây dựng, quy chuẩn chất lượng đã được bộ xây dựng ban hành. + Những điều khoản quy định về khối lượng, chất lượng vật liệu thiết bị được thực hiện trong quá trình xây dựng. + Các kết quả kiểm tra, thí nghiệm khối lượng, chất lượng vật liệu thiết bị được thực hiện trong quá trình xây dựng. 1.2.2.2. Quản lý chi phí. Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức phân tích số liệu và báo cáo về những thông tin chi phí. Công việc này đảm bảo hiệu quả dự án về mặt tài chính và tiết kiệm vốn cho chủ đầu tư. Phòng tài chính - kế toán kiểm tra chặt chẽ các chứng từ, hoá đơn đầu vào mà ban quản lý dự án đã thực hiện thanh quyết toán vốn cho đơn vị thi công và các nhà thầu sau khi các hạng mục công trình hoặc toàn bộ công trình được nghiệm thu. Phương thức tạm ứng, thanh quyết toán được áp dụng: để làm cơ sở cho việc thực hiện xây dựng cảng và thanh quyết toán quản lý chi phí, chủ đầu tư sẽ kí hợp đồng với nhà thầu thực hiên, trong đó phương thức tạm ứng và thanh toán sẽ được thoả thuận trong hợp đồng kinh tế. Quản lý chi phí theo hạng mục công trình: Để dự toán chi phí một cách chính xác nhất, dự án được chia thành các hạng mục nhỏ. Bảng1.3: Các hạng mục công trình ở giai đoạn 1 Đơn vị: ngàn đồng STT Hạng mục Dự toán (DT) Thực hiên(TH) TH/DT (%) I Chi phí xây dựng công trình 36.310.593 - 1 Gia cố nền giai đoạn 1 983.617 984.552 100,095 2 Gia cố nền giai đoạn 2 608.661 618.654 101,642 3 Kho hàng CFS 7.020.000 - - 4 Nhà thường trực - bảo vệ 22.400 - - 5a Cổng chính 60.000 65.021 108,368 5b Cổng đường sắt 40.000 40.541 101,353 6 Trạm cân 60T 70.000 72.352 103,36 7 Đường bãi nội bộ 5.720.839 5.724.235 100,059 8 Ốp đá ta luy chống xói 1.139.066 1.200.234 105,370 9 Kè đường góc đường sắt 5.032.078 5.052.451 100,405 10 Tuyến kè bảo vệ cao 10m 781.110 782.325 100,156 11 Tuyến kè bảo vệ cao 1 – 4m 948.480 950.211 100,283 12 Tuyến kè bảo vệ cao 1m 69.116 - - 13 Ray cần trục RMG 4.663.360 - - 14 Tường rào tạm 212.100 220.000 103,725 15 Tường rào xây mới 837.600 - - 16 Nhà vệ sinh công nhân 50.400 - - 17 Hạ tầng kỹ thuật 6.051.766 - - II Chi phí đất đai 7.441.258 7.441.258 100 III Chi phí thiết bị 22.701.534 - - 1 Thiết bị RMG 6.400.000 - - 2 Đầu kéo và móc 20-40 đã qua sdụng 3.000.000 - - 3 Thiết bị nâng RSD 45T đã qua sdụng 9.000.000 - - 4 Xe nâng 3-5 T 1.625.534 - - 5 Thiết bị cân xe 60T (đồng bộ) 650.000 - - 6 Máy bơm nước 26.000 - - 7 Thiết bị khác 2.000.000 - - IV Chi phí khác 4.650.340 - - V Chi phí dự phòng 7.110.372 7.110.372 100 Nguồn: Báo cáo thực hiện dự án ICD Lào Cai Qua bảng trên ta thấy hầu hết tất cả các hạng mục công trình đã hoàn thành đều có chi phí thực hiện lớn hơn dự toán. Hầu hết sự thay đổi này không phải là do công ty sử dụng nguồn vốn không đúng mục đích, phân bổ không hợp lý mà lý do chính là có sự thay đổi về giá trên thị trường giữa thời điểm lập dự toán và thi công công trình, cũng như sự thay đổi trong chính sách của nhà nước. Ngoài ra việc công ty khởi công xây dựng dự án xây dựng Lào Cai vào lúc diễn ra cuộc khủng hoảng thế giới.Đây là thực tế mà công ty không thể lường trước được. Do đó công ty cần có những biện pháp để hạn chế những rủi ro này. - Quản lý chi phí theo giai đoạn đầu tư: Quản lý chi phí dự án theo giai đoạn đầu tư giúp công ty có biện pháp phân bổ nguồn vốn hợp lý, và có các phương pháp quản lý riêng đối với từng giai đó. Bảng 1.4: Chi phí theo giai đoạn thực hiện dự án giai đoạn 1 Đơn vị: ngàn đồng STT Giai đoạn Dự toán(DT) Thực hiện(TH) DT/TH(%) 1 Thu thập số liệu, khảo sát địa hình phục vụ lập dự án công trình 92.841 90.564 97,547 2 Lập dự án đầu tư xây dựng công trình 168.070 166.252 98,918 3 Khảo sát phuc vụ thiết kế 500.000 450.000 90 4 Chi phí xây dựng 36.310.593 - - 5 Chi phí giải phóng mặt bằng 7.441.258 7.441.258 100 6 Chi phí quản lý dự án - - 7 Chi phí thiết bị 22.701.534 - - 8 Chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành 41.464 41.464 100 9 Chi phí kiểm toán vốn đầu tư dự án hoàn thành 49.877 - - 10 Chi phí bảo hiểm công trình xây dựng 618.959 - - Nguồn: Báo cáo thực hiện dự án ICD Lào Cai Như vậy, nhìn vào bảng trên ta thấy, hầu hết các chi phí ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư đề thấp hơn so với dự kiến . 1.2.2.3. Quản lý thời gian và tiến độ dự án. Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định. Phương pháp lập mạng công việc. Trong dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai, công trình được chia thành một số hạng mục công trình chính, bao gồm: san nền, kè bảo vệ bãi, đường bãi nội bộ, kho CFS, tuyến đường sắt làm hang, mạng công trình kỹ thuật (gồm mạng cấp điện, mạng cấp nước, mạng thoát nước). Do tính cấp bách của dự án nên các hạng mục công trình này sẽ được đồng loạt được khởi công. Để các công việc hạng mục không có sự chồng chéo và sự phức tạp về kỹ thuật nên trong quá trình quản lý tiến độ dự án, công ty đã chọn phương pháp lập mạng công việc theo biểu đồ Gantt. Thông qua biểu đồ gantt, chúng ta sẽ thấy được thời gian thực hiện các công việc, mối quan hệ giữa các công việc,tình hình thực hiện các công việc nhanh hay chậm, trên cơ sở đó sẽ có các biện pháp đẩy nhanh tiến độ, tái sắp xếp lại nguồn lực… Xác định thời gian thực hiện từng công việc. Thực tế không thể dự báo được một cách chính xác thời hạn hoàn thành một dự án trước thời điểm nó bắt đầu vì thực tế trong quá trình thực hiện dự án dẽ có những tình huống xảy ra, mà khi lập dự án các nhà tư vấn không thể lường trước được. Mặc dù vây, việc ấn định thời gian hoàn thành các công việc vẫn cần được ấn định, bởi lẽ, đó sẽ là căn cứ cho việc quản lý tiến độ dự án. Thời gian thực hiện dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai như sau: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: từ tháng 8/2007 đến tháng 9/2008 Giai đoạn thực hiện đầu tư: từ tháng 1/2009 đến tháng 8/2010 Quản lý tiến độ thi công: Quản lý tiến độ thi công là một công việc rất qua trọng; đó là cơ sở giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án. Thời gian thực hiện dự án kéo dài sẽ làm phát sinh thêm các loại chi phí không có trong kế hoạch, có thể ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Ngược lại, nếu muốn đẩy nahnh tiến độ thi công, thực hiện dự án thì phải tăng chi phí thực hiện. Do đó, để đạt được hiệu quả trong công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án, cần có sự phối hợp giữa các bên liên quan, gồm: chủ đầu tư, tổ chức tư vấn và đơn vị thi công thực hiện dự án. Mặc dù có sự kết hợp chặt chẽ giữa các chủ thể tham gia song việc quản lý thời gian, tiến độ công trình là công việc khó khăn vì có nhiều sự cố có thể xảy ra trong quá trình thi công làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện dự án. - Quá trình xin cấp đất: do dự án Xây dựng dự án cảng nội địa (ICD) Lào Cai được thực hiện tại khu công nghiệp Đông Phố Mới – Lào Cai đã được quy hoạch, san lấp, giải phóng mặt bằng, lại được sự quan tâm của UBND tỉnh Lào Cai nên thủ tục xin cấp đất, cắm mốc giới đã diễn ra nhanh chóng theo đúng kế hoạch đã dự tính. - Quá trình xây dựng thi công: Hiện tại, dự án đang trong quá trình xây dựng giai đoạn 1, chỉ mới có một số hạng mục công trình đã hoàn thành và đang chuyển sang thực hiện các hạng mục khác, bao gồm: + Gia cố nền giai đoạn 1: đúng tiến độ + Gia cố nền giai đoạn 2: chậm 5 ngày so với tiến độ + Cổng chính: đúng tiến độ + Cổng đường sắt: đúng tiến độ + Trạm cân 60T: chậm 10 ngày so với tiến độ + Đường, bãi nội bộ: chậm 7 ngày so với tiến độ + Ốp đá taluy chống xói: đúng tiến độ + Tuyến kè bảo vệ cao 10m: chậm tiến độ 3 ngày + Tuyến kè bảo vệ cao 1 – 4m: đúng tiến độ + Tường rào tạm: đúng tiến độ Hiện tại, công ty đang thực hiện xây dựng các hạng mục khác của dự án trong giai đoạn 1. 1.3. Đánh giá công tác quản lý dự án tại Vinalines Logistics 1.2.3. Những thành tựu đạt được. - Lập kế hoạch tổng quan: Việc lập kế hoạch tổng quan tốt đã giúp công ty phát hiện ra các yếu tố có thể phát sinh ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến việc thực hiện dự án, từ đó có những phương án điều chỉnh kịp thời mang lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. - Công tác quản lý chất lượng: + Hệ thống và phương pháp quản lý dự án của công ty ngày càng được hoàn thiện nhờ việc đúc rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý dự án và áp dụng những tiến bộ khoa học quản lý. + Thực hiện nghiêm túc theo quy định quản lý chất lượng do nhà nước ban hành. + Nhóm tư vấn giám sát công trình của công ty thường xuyên có mặt tại hiện trường thi công. - Công tác quản lý tiến độ: + Có sự kết hợp chặt chẽ và phân công phù hợp các công việc cho các bên tham gia thực hiện dự án, nhờ đó việc thực hiện dự án được tiến hành 1 cách khoa học. + Để hoàn thành đúng tiến độ các hạng mục cũng như toàn bộ dự án là hết sức khó khăn và phức tạp; tuy nhiên các hạng mục trong dự án đã được hoàn thành tương đối sát với kế hoạch tiến độ đã đề ra. Điều này cũng chứng tỏ rằng việc lập kế hoạch về thời gian thực hiện dự án là tương đối khoa học, hợp lý, chặt chẽ. Cần phát huy hơn điều này. - Công tác quản lý chi phí: + Các phương pháp huy động vốn có hiệu quả và hợp lý, bảo đảm giải ngân đúng tiến độ của dự án. + Chi phí xây dựng công trình được xác lập khoa học, có căn cứ dựa trên bảng định đơn giá của nhà nước. + Việc phân chia các hạng mục công trình nhỏ, cụ thể, chi tiết giúp cho việc tính toán chi phí các hạng mục công trình dễ dàng, với độ chính xác cao. 1.3.2. Những vấn đề còn tồn tại. Bên cạnh những thành tựu mà công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã đạt được trong công tác quản lý dự án thì vẫn còn nhiều vấn đề còn tồn tại. - Công tác lập dự án: Dự án đã phải tiến hành điều chỉnh lại quy mô thực hiện dự án do thời gian lập dự án và thời gian tiến hành triển khai thực hiện dự án cách xa nhau. Ngoài ra dự án còn phải điều chỉnh do phần phòng chống cháy nổ chưa đáp ứng được yêu cầu hiện hành. - Về quản lý chất lượng: mặc dù cho đến nay các hạng mục của dự án vẫn đảm bảo đúng chất lượng, nhưng trong quá trình thực hiện, vẫn tồn tại những sai sót, do đó, kéo theo thời gian thực hiện các hạng mục kéo dài. - Các cán bộ trong ban quản lý dự án phần lớn là các cán bộ kỹ thuật chuyên ngành nên khi tham gia vào công tác quản lý không thể tránh khỏi các thiếu sót, hạn chế. - Việc quản lý dự án đôi khi còn lỏng lẻo, đôi khi chưa bám sát được quá trình thi công công trình tại công trường. Do đó, có những sai phạm xảy ra rồi mới bị phát hiện, làm tăng chi phí và thời gian thực hiện. 1.4. Một số nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án tại Vinalines Logistics. Có những tồn tại trên là do một số nguyên nhân sau: - Khi lập kế hoạch tiến độ chỉ chú ý đến khối lượng công việc, tính chất công việc mà chưa chú ý đúng mức về năng lực nhân sư, máy móc, nguồn lực để hoàn thành hạng mục công trình đó không. - Vốn huy động chưa kịp thời với tiến độ thực hiện dự án, vừa thi công, vừa chờ vốn phân bổ nên còn chậm tiến độ. - Sự biến đổi giá trên thị trường nguyên vật liệu xây dựng làm chi phí thực hiện dự án thay đổi. - Sự thay đổi trong chính sách của nhà nước. - Chưa có sự giám sat, kiểm tra sát sao tới quá trình thực hiện dự án. CHƯƠNG II: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI VINALINES LOGISTICS. 2.1. Phương hướng hoạt động và nhiệm vụ của Vinalines Logistics trong thời gian tới. 2.1.1. Phương hướng hoạt động của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam Ngành kinh doanh kho vận (hay còn gọi là logistic) là một ngành có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sản xuất và lưu thông hàng hóa. Ở nhiều nước trên thế giới, logistic đã phát huy tác dụng và làm tăng giá trị cũng như sức cạnh tranh của hàng hóa. Còn ở Việt Nam, mặc dù hoạt động logistic cũng đã được đưa vào hoạt động nhưng nhìn chung quy mô vẫn còn nhỏ lẻ, phân tán, chưa hình thành được các trung tâm lớn cũng như chưa kết nối được các hoạt động vận tải đa phương thức, từ vận tải biển kết nối với cảng, vận tải đường bộ, thủy nội địa, mà mới chỉ thực hiện một khâu đầu của logistic, đó là vận tải hoặc kho bãi hay có doanh nghiệp chỉ mới giải quyết được thủ tục thông quan… Chính vì vậy, trong những năm qua, ngành logistic Việt Nam chưa thể hiện rõ nét được vị trí, vai trò của nó đối với sản xuất và lưu thông hàng hóa. Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam “Xác định hoạt động Logistics là hoạt động trọng tâm, bao trùm; Xây dựng và hình thành mạng lưới cung cấp dịch vụ logistics toàn cầu thông qua việc thành lập công ty CP Vinalines Logistics Việt Nam, nhằm huy động mọi nguồn lực về đất đai, lao động, nguồn vốn, kinh nghiệm của các doanh nghiệp thành viên của Vinalines, đồng thời liên kết với các đối tác nước ngoài thiết lập mạng lưới hoạt động tại các nước trong khu vực như Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc và thâm nhập vào thị trường các nước phát triển như Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ”. Một trong những nhiệm vụ chiến lược, trọng tâm của Vinalines Logistics sau khi được thành lập là xây dựng và khai thác hệ thống ICD (cảng nội địa) tại 3 miền. Theo chiến lựoc chung của Tổng Công ty Hàng Hỉa Việt Nam giai đoạn 2006- 2010, định hướng đến năm 2020, định hướng đầu tư phát triển của công ty trước mắt sẽ tập trung vào một số dự án như : - Cải tạo nâng cấp và mở rộng một số cảng hiện có. - Xây dựng và khai thác hệ thống ICD tai : ICD tại Lào Cai ICD Thăng Long- Hà Nội ICD tại khu vực Đồng Bằng sông Cửu Long ICD tại các cửa khẩu giáp Lào, Campuchia. - Xây dựng và khai thác hệ thống kho bãi, trung tâm phân phối hàng hóa gần các cảng biển, cảng hàng không Việt Nam. - Liên kết hoặc làm đại lý cho các hãng vận tải biển, đường bộ, đường sắt và hàng không để tham gia hoạt động vận tải đa phương thức. - Tư vấn, liên kết với các nhà sản xuất trong việc thiết lập hệ thống Logistics cho việc sản xuất của họ từ khâu vận chuyển nguyên vật liệu thô, lưu kho thành phẩm, vận chuyển đến nơi tiêu thụ. 2.1.2. Phương hướng hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. - Cần hoàn thiện các quy chuẩn trong khâu lập kế hoạch. - Cơ giới hoá, công nghệ hoá công tác quản lý thông qua các ứng dụng công nghệ mới. - Sắp xếp tổ chức quản lý, không ngừng nâng cao trình độ quản lý, kỹ năng quản lý của các cán bộ công nhân viên. - Tạo tính chủ động hơn cho các cán bộ quản lý dự án. Đối với công tác quản lý dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai, trong thời gian tới, cần phát huy các ưu điểm đang có, các thành tựu đang đạt được và hạn chế, khắc phục các vấn đề đang tồn tại. 2.2. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Vinalines Logistics. 2.2.1. Cơ cấu nhân sự. Trong thời gian qua, ban quản lý đã bộc lộ những yếu kém, thiếu sót của mình. Vấn đề chính là do nhân sự của ban quản lý quá mỏng trong khi khối lượng công việc thực hiện lại lớn. Do đó dù cố gắng bám sát công trường để quản lý giám sát nhưng vẫn không thể nắm bắt hết toàn bộ công việc; dẫn đến việc để xảy ra các sai sót của nhà thầu. Để ban quản lý có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, công ty cần bổ sung thêm nhân sự cho ban quản lý dự án Lào Cai. Vì ngay khi khởi công xây dựng, tất cả các hạng mục công trình đã được thực hiện đồng loạt nên việc giám sát thực hiện thi công cần rất nhiều người. Để rút kinh nghiệm cho những dự án sắp tới của mình, trước khi bắt đầu khởi công dự án mới, công ty cần cân nhắc khối lượng công việc trong từng giai đoạn dự án để có sự phân bố nhân sự trong ban quản lý dự án hợp lý, bảo đảm cho việc thực hiện dự án được diễn ra trôi chảy, đảm bảo tiến độ và chất lượng đã đề ra. 2.2.2. Nâng cao trình độ cán bộ. Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng mang tính chất quyết định đối với sự sự phát triển của công ty và sự thành công hay thất bại của bất kỳ dự án đầu tư nào. Do đó nâng cao chất lượng và trình độ của cán bộ trong công ty là công việc tất yếu. Để có thể như vậy, công ty cần làm một số hoạt động sau: - Thường xuyên hoặc định kỳ mở các khoá học cho công nhân viên nhằm huấn luyện nâng cao nghiệp vụ và ý thức về nhiệm vụ được giao. Đối với các cán bộ quản lý dự án đầu tư cần có các khoá học ngắn hạn về quản lý dự án, quản lý đấu thầu, và nâng cao về kiến thức xây dựng cơ bản… - Công ty cần có chế độ khen thưởng thích hợp nhằm kích thích công nhân viên phát huy tính sang tạo của mình, nâng cao ý thức trách nhiệm để cùng nhau giải quyết những công việc chung. - Nâng cao trình độ ngoại ngữ, đào tạo để các cán bộ sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý dự án để nâng cao chất lượng quản lý dự án. - Thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luât, nghị định liên quan đến đầu tư, đấu thầu, xây dựng công trình, quản lý chất lượng công trình, dự án đầu tư… 2.2.3. Áp dụng khoa học công nghệ. Hiện nay phần mềm Microsoft project đang được sử dụng rộng rãi trong công tác lập kế hoạch tiến độ dự án; do đó cần phát huy hơn nữa các ưu thế và chức năng của phần mềm này để giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao chất lượng của công tác quản lý dự án. Nghiên cứu và xây dựng phần mềm quản lý dự án riêng cho công ty, phù hợp với đặc điểm và tính chất của các dự án mà công ty sẽ thực hiện trong tương lai. 2.2.4. Giải pháp cho tiến độ. Thời gian thực hiện dự án có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí thực hiện của dự án. Thời gian thực hiện bị kéo dài có thể dẫn đến việc giá nguyên vật liệu tăng cao so với dự kiến ban đầu, đồng thời làm cho chi phí lãi vay ngân hang tăng lên, bộ phận chi phí gián tiếp tăng lên…sẽ làm chi phí thực hiện dự án tăng lên nếu không sẽ phải đánh đổi chất lượng dự án. Ngược lại, việc rút ngắn thời gian thực hiện xây dựng dự án sẽ rút ngắn thời gian thu hồi vốn, giảm thiểu thời gian ứ đọng vốn đầu tư, nhưng đồng thời sẽ làm tăng chi phí. Để 1 dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ đã đề ra cần làm những công việc sau: - Đối với giai đoạn chuẩn bị đầu tư: + Cần đẩy nhanh tiến độ trình duyệt + Lựa chọn, phân tích kỹ lưỡng các phương án thực hiện trước khi lựa chọn. + Bám sát hồ sơ thiết kế kỹ thuật, hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công để lập kế hoạch thi công một cách khoa học nhất dựa trên sự nghiên cứu, phân tích, khảo sát hiện trường, năng lực thực hiện và các dự trù biến cố. + Có biện pháp huy động vốn kịp thời, thích hợp đảm bảo giải ngân vốn đúng với tiến độ dự án, tránh tình trạng thiếu vốn hoặc ứ đọng vốn trong từng giai đoạn. + Lập kế hoạch điều phối nguồn lực phù hợp với kế hoạch thi công. - Đối với giai đoạn tiến hành đầu tư: + Yêu cầu đơn vị thi công công trình, hạng mục công trình phải lập kế hoạch tiến độ, kế hoạch điều phối các nguồn lực + Phân cấp quản lý chức năng theo tính chất công việc, tránh chồng chéo. + Tổ chức lao động một cách khoa học trong quá trình xây dựng công trình. Tăng cường kỷ luật lao động, đồng thời khuyến khích về lợi ích vật chất, khen phạt để nâng cao ý thức tự giác của người lao động. + Tổ chức họp định kỳ với các bên lien quan: ban quản lý dự án, tư vấn giám sát và đơn vị thi công để báo cáo về tiến độ công trình, cùng nhau phát hiện, xử lý kịp thời các vướng mắc, sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, góp phần đẩy nhanh tiến độ dự án. + Thực hiện công tác giám sát một cách chặt chẽ để theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Khi thấy có sự chậm trễ trong tiến độ thì tham gia đóng góp ý kiến nhằm tìm ra biện pháp khắc phục, bảo đảm tiến độ đã đề ra. + Nghiên cứu, dự đoán kịp thời các thay đổi trên thị trường về nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào để có biện pháp đối phó kịp thời. 2.2.5. Giải pháp cho quản lý chất lượng. Để quản lý chất lượng dự án có hiệu quả thì ngay từ khâu lập dự án, các phương án thiết kế, các phương án thi công, các giải pháp về kỹ thuật phải đảm bảo chất lượng và phù hợp với thực tế. Để làm được điều đó, cần thực hiện những công việc sau: - Lựa chọn nhà tư vấn có đủ năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực mà dự án đầu tư, đủ tư cách pháp nhân, uy tín trên thị trường.Sản phẩm của nhà tư vấn bao gốm các nghiên cứu khả thi, hồ sơ thiết kế kỹ thuật, hồ sơ khảo sát... là cơ sở để thực hiện dự án; do đó sự lựa chọn này mang tính chất xuyên suốt quá trình thục hiện dự án. Để có thể tìm được nhà thầu có chất lượng và giá thành tư vấn hợp lý nhất, chủ đầu tư nên áp dụng đấu thầu rộng rãi. - Chủ đầu tư và nhà tư vấn cần có sự phối hợp với nhau để tạo ra sản phẩm có chất lượng cao nhất. - Lựa chọn đơn vị thẩm định dự án có đủ năng lực và kinh nghiệm. - Giám sát quá trình khảo sát thiết kế dự án. - Trong quá trình thi công thực hiện dự án, nhà tư vấn có trách nhiệm giám sát công trình. - Chủ đầu tư cần tiến hành đấu thầu để chọn ra nhà thầu thực hiện dự án.Nhà thầu được chọn là nhà thầu có giá thầu thấp nhất, phù hợp với các yêu cầu để thực hiện dự án, có trình độ kinh nghiệm được xác định bằng đội ngũ kỹ thuật, công nhân lành nghề nhất. - Kiểm tra độ tin cậy của các nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu váo để đảm bảo chất lượng công trình, tránh các sự cố xảy ra. - Kiểm tra lại báo cáo tuần của tư vấn giám sát. - Kiểm tra lại kết quả nghiệm thu, kết quả thẩm định chất lượng công trình - Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát, có mặt thường xuyên tại công trình,nâng cao trách nhiệm của đơn vị xây lắp, buộc các nhà thầu phải thực hiện đúng thiết kế, tránh dung sai hay bớt xén nguyên vật liệu. - Thực hiện giám sát thường xuyên để theo sát, kiểm tra chủng loại, số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ nhằm có những thông tin cho chủ đầu tư để xử lý kịp thời. - Công tác giám sát của đơn vị tư vấn cần giám sát cần được diễn ra xuyên suốt quá trình thực hiện dự án, kiểm tra sự chuẩn bị thi công các hạng mục mới. - Việc thực hiện nghiệm thu các giai đoạn của công trình và toàn bộ công trình phải do chủ đầu tư chủ trì, có sự chứng kiến của các bên tham gia. Biên bản nghiệm thu là căn cứ cho chủ đầu tư đưa công trình vào sử dụng, thực hiện thanh quyết toán và đăng ký sở hữu. - Trang bị đầy đủ các phương tiện hỗ trợ công tác quản lý. Quán triệt công tác quản lý chất lượng như trên, việc quản lý dự án sẽ bảo đảm được chất lượng công trình theo chỉ tiêu đã đề ra. 2.2.6. Giải pháp cho quản lý chi phí. - Đây là dự án do công ty làm chủ dự án và quản lý thực hiện bằng nguồn vốn tự có và một phần vốn vay thương mại; do đó trong quá trình thực hiện dự án, công ty có thể chủ động trong việc giải ngân vốn theo tiến độ thực hiện dự án mà không phải chờ đợi được cấp vốn một cách bị động như các dự án do Nhà nước làm chủ đầu tư. Tuy nhiên sự chủ động này cũng bị giới hạn bởi nó chịu ảnh hưởng của nguồn vốn mà công ty vay và mức độ uy tín của công ty để có thể huy động vốn nhanh chóng dễ dàng hay không. Vì vậy, trước khi thực hiện bất kỳ dự án nào, công ty cũng cần đưa ra được phương án huy động vốn một cách chắc chắn, hợp lý theo tiến độ thực hiện dự án, đảm bảo cho dự án được tiến hành một cách bình thường, tránh tình trạng thất thoát lãng phí vốn do dự án bị kéo dài thời gian, không đúng tiến độ. - Chủ đầu tư cần khuyến khích sử dụng lực lượng tư vấn có trình độ cũng như kinh nghịêm chuyên sâu để có những sản phẩm tư vấn chất lượng cao. Kế hoạch chi phí được lập càng kỹ và chi tiết thì càng là cơ sở để quản lý hợp lý. Bởi vì việc lập kế hoạch chi phí có tác động sâu sắc tới công tác quản lý chi phí sau này, do đó cần có những biện pháp nhằm nâng cao chấp lượng công tác lập tổng dự toán, như: Cần phải hiểu rõ về đặc thù sản phẩm của dự án;Phải tiến hành công việc theo đúng các trình tự lập dự toán: + Nghiên cứu rõ hồ sơ thiết kế kỹ thuật nhằm nắm bắt được tổng quát kết cấu công trình, các hạng mục, các bộ phận công trình, tiến độ thi công… + Liêt kê các hạng mục công trình và các loại công tác lập dự toán chi tiết. + Liệt kê các bộ phận công trình trong dự toán hạng mục. + Nghiên cứu kỹ định mức dự toán, các bộ đơn giá đã ban hành để đối chiếu nôi dung thành phần công việc, các hạng mục công tác đã liệt kê phù hợp với mã hiệu nào trong bộ đơn giá xây dựng cơ bản. - Trong quá trình thi công, cần có giải pháp tổ chức lao động một cách khoa học phù hợp với quy mô từng hạng mục công trình, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của dự án, phương án thi công hợp lý. - Đảm bảo thi công công trình đúng chất lượng đã thiết kế. - Lập chi phí chi tiết mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiên liệu tham gia thi công công trình. Quản lý chặt chẽ mức điện năng, nược tiêu thụ… - Kiểm tra bản tiên lượng trước khi xuất vật tư thiết bị đưa vào thi công. - Quán triệt tiết kiem vật tư thiết bị và chi phí quản lý dự án. 2.2.7. Quản lý theo từng giai đoạn. Thời gian để thực hiện một dự án là rất dài và thường có nguồn vốn lớn, do đó cần phải phân loại các công việc trong dự án theo từng giai đoạn để có kế hoạch thực hiện, kế hoạch huy động nguồn lực cho dự án và dễ dàng hơn trong công tác quản lý dự án. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Công tác lập dự án đầu tư : Như chúng ta đã biết, để đảm bảo cho mọi công cuộc đầu tư được tiến hành thuận lợi, đạt được mục tiêu mong muốn, đem lại hiệu quả cao thì trước khi thực hiện dự án, cần phải làm tốt công việc chuẩn bị, đó là việc xem xét tính toán toàn diện các khía cạnh, thị trường, kinh tế tài chính, môi trường xã hội…có liên quan đến quá trình đầu tư; đồng thời phải dự đoán được các yếu tố bất định có ảnh hưởng đến kết quả của công cuộc đầu tư. Mọi việc xem xét, tính toán, chuẩn bị này được thể hiện trong việc soạn thảo các dự án đầu tư. Có thể nói, dự án đầu tư là kim chỉ nam, là cơ sở vững chắc cho việc thực hiện các công cuộc đầu tư đạt hiệu quả kinh tế - xã hội mong muốn. Do đó, ở giai đoạn này, ngoài việc lựa chọn nhà tư vấn lập dự án đầu tư có đủ năng lực tài chính, năng lực chuyên môn và kinh nghiêm trong công tác tư vấn lập những dự án tương tự thì cần quan tâm đúng mức đến việc tổ chức thẩm định dự án. Bởi lẽ, công tác thẩm định dự án nhằm lựa chọn được dự án có tính khả thi cao, đánh giá khả năng thực hiện của dự án. Một dự án có hiệu quả cao nhưng cần phải có khả năng thực hiện, nếu không dự án sẽ bị thất bại. Bên cạnh việc chọn nhà tư vấn và quan tâm đến công tác thẩm định dự án, cần đưa ra các điều kiện, điều khoản ràng buộc trong hợp đồng khi ký kết giữa chủ đầu tư với bên tư vấn nhằm gắn trách nhiệm của tổ chức tư vấn lập dự án với sản phẩm tư vấn của mình. Lập kế hoạch dự án : “Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hoá những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện công việc đó”. Việc lập kế hoạch dự án có vị trí rất quan trọng trong công tác quản lý dự án; đó là cơ sở để tuyển dụng đào tạo nhân lực, tổng quyết toán ngân sách toàn bộ dự án cũng như từng công việc,… Việc lập kế hoạch dự án không phải là đơn giản, đòi hỏi người lập ra kế hoạch phải có trình độ quản lý, có kinh nghiêm trong công tác quản lý dự án, đặc biệt là các dự án có tính chất tương tự và nắm rõ các quy định, văn bản có liên quan đến quản lý đầu tư, quản lý xây dựng. Do đó rất cần sự quan tâm đúng mức. Việc lập kế hoạch dự án chính xác có tác dụng làm giảm thiểu mức rủi ro không thành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực và những hiện tượng tiêu cực. Giai đoạn thực hiện đầu tư. Giải phóng mặt bằng: Công tác đền bù, giải phóng mặt bằng của dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai đã diễn ra đúng kế hoạch và không có khó khăn nào. Có được điều đó là vì khu vực xây dựng nằm trên lô F9, F10 đã được quy hoạch, đền bù, giải phóng và san lấp hoàn chỉnh. Ngoài ra do được sự quan tâm của UBND tỉnh Lào Cai bằng công văn số 04/TBUB ngày 16/02/2004 tạo điều kiện và ưu tiên quy hoạch quỹ đất cấp cho dự án; các chính sách ưu đãi thu hút đầu tư nên các thủ tục liên quan đã được giải quyết nhanh chóng. Để phát huy công tác giải phóng mặt bằng tốt hơn trong các dự án sắp tới của mình, công ty cần nắm rõ các văn bản pháp luật về đất đai, giá đất của bộ tài chính; các chính sách ưu đãi đầu tư tại nơi dự án sẽ triển khai… - Công tác đấu thầu: Để nâng cao khả năng tổ chức đấu thầu cần có những biện pháp sau: + Nắm vững các văn bản, nghị định pháp luật của nhà nước về quy chế đấu thầu và quản lý đấu thầu. + Có những khoá học nhằm nâng cao trình độ về tổ chức đấu thầu cho các cán bộ tham gia quản lý dự án. + Thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về các nhà thầu dự thầu. + Hồ sơ mời thầu phải được soạn thảo bởi các tổ chức có đủ năng lực - Giám sát thi công: Kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo các mặt về thời gian, chi phí, chất lượng… của dự án. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm tra, giám sát thi công: + Tổ chức các khoá học về giám sát công trình, giám sát tư vấn. + Thường xuyên kiểm tra, giám sát trong quá trình thi công. + Thực hiện chặt chẽ quy trình kiểm tra, giám sát thi công, từ khâu kiểm tra vật tư thiết bị đưa vào công trình đến khối lượng thi công, và chất lượng từng hạng mục công trình, toàn bộ công trình. + Có các biện pháp xử lý nghiêm đối với các vi phạm của đơn vị thi công công trình. 2.2.8. Một số giải pháp khác - Lĩnh vực thông tin: Cần tổ chức, sắp xếp sao cho thông tin từ chủ đầu tư đến các bộ phận tham gia thực hiện dự án và ngược lại có thể truyền đi nhanh nhất, chính xác nhất; có như thê, sự phản ứng trong mọi tình huống, biến cố xảy ra có thể chủ động và kịp thời. - Quản lý rủi ro: Do thời gian thực hiện dự án không phải ngắn nên không thể tránh khỏi những rủi ro. Cần phân tích, dự đoán trước được rủi ro để đưa ra được những biện pháp phòng ngừa hiệu quả. - Quản lý hợp đồng: Cần tìm hiểu rõ các đối tác của mình trên các phương diện năng lực tài chinh, kinh nghiệm, uy tín của họ trên thị trường. Khi hợp đồng được thực hiện, chủ đầu tư cần theo dõi chặt chẽ để đảm bảo đối tác của mình thực hiện đúng hợp đồng 2.3. Một số kiến nghị. Với mục đích để hoàn thiện công tác quản lý dự án của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam, công ty cần có những biện pháp sau: Lập kế hoạch phân phối và điều phối nguồn lực cho các dự án. Tăng cường kiểm tra, động viên cán bộ tham gia quản lý, thực hiên dự án. Phân quyền, phân cấp gắn với công việc được giao. Nâng cao trình độ các cán bộ trong công ty, đặc biệt là các cán bộ tham gia hoạt động quản lý dự án Áp dụng các khoa học công nghệ tiên tiến Thực hiện các biện pháp khuyến khích nâng cao năng suất lao động, phát huy sự sáng tạo của công nhân viên. Thực hiện tốt các chế độ trong công ty Giải quyết nhanh chóng các thủ tục trình duyệt … KẾT LUẬN “Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm bảo đảm cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”. Do đó, quản lý dự án có vai trò rất quan trọng quyết định đến sự thành công của mỗi dự án. Qua thời gian thực tập tìm hiểu hoạt động kinh doanh, đầu tư của công ty nói chung và công tác quản lý dự án nói riêng, bằng những kiến thức mình đã được trang bị, chuyên đề thực tập này chỉ đưa ra các ý kiến nhận xét, đánh giá, đồng thời đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. Để hoàn thiện công tác quản lý dự án của công ty, vấn đề cần thiết hiện nay là tìm ra được những biện pháp kịp thời hiệu quả để xử lý các tình huống bất cập còn tồn tại trong công tác quản lý dự án. Song việc đưa ra các giải pháp là rất khó bởi nó liên quan đến nhiều vấn đề khác, vì vậy, khi thực hiện một giải pháp nào đó cần phải cân nhắc thật kỹ lưỡng sao cho giải pháp đó mang lại hiệu quả nhiều nhất. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. Giáo trình kinh tế đầu tư, chủ biên PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt, TS Từ Quang Phương, NXB Đại học kinh tế quốc dân Giáo trình quản lý dự án, chủ biên PGS.TS Từ Quang Phương, NXB Đại học kinh tế quốc dân Bài giảng Đấu Thầu, biên soạn Th.S Đinh Đào Ánh Thuỷ Quy chế quản lý đấu thầu Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng Đề án thành lập công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam Dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai Báo cáo thực hiện dự án xây dựng cảng nội địa ICD Lào Cai website: www.vinalines.vn website: www.saga.vn website: www.dauthau.mpi.gov.vn Một số luận văn các khoá trước.