Đề tài Thực trạng hoạt động Kiểm soát nội bộ Chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Long Thọ - Huế

ế toán vật tư Kế toán trưởng A-1 Kiểm tra hàng, kí xác nhận Vào thẻ kho In thẻ kho TB lỗi HTK Thẻ kho B-1 B-1 Kiểm tra, nhập liệu hàng ngày In BC, BB TB lỗi HTK NPT BB đối chiếu công nợ C-1 C-1 Kiểm tra, kí PNK N N NCC PGH 2 HĐMH 2(HĐGTGT) BĐ Kiểm tra, lập phiếu nhập kho In PNK TB lỗi NCC HTK PNK 2 PNK 1 A-1 HĐNT Kiểm tra hàng lập BBKĐVT BBKĐVT BBKĐVT PGH 2 HĐMH 2(HĐGTGT) PGH 2 HĐMH 2(HĐGTGT) PNK 2 PNK 1 PGH 2 HĐMH 2(HĐGTGT)PNK 2 PNK 1 PGH 2 HĐMH 2(HĐGTGT)PNK 2 BC nhập, xuất, tồn VT PGH 2 HĐMH 2(HĐGTGT)PNK 2 PGH 2 HĐMH 2(HĐGTGT)PNK 2 PGH 2 HĐMH 2(HĐGTGT)PNK 2 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 61 Cuối tháng Phân xưởng Phòng KT&ĐHSX Thủ kho Kế toán vật tư Kế toán trưởng Sơ đồ 2.7 - Quy trình luân chuyển chứng từ: Xuất kho NVL cho sản xuất C-1 N Nhập đơn giá, kí duyệt Kí duyệt Nhập liệu In SCT, BCVT TB lỗi HTK Cphí u SCT VT BC NXTVT Xuất vật tư, lập PXK Vào Thẻ Kho In Thẻ kho TB lỗi N HTK BĐ Bảng KHSX P. KH-TT Kiểm tra, lập Phiếu YCVT In PYCVT TB lỗi N Bảng KHSX Phiếu YCVT 1 Phiếu YCVT 2 A-1 A-1 Phiếu YCVT 2 Kiểm tra, kí duyệt Phiếu YCVT 2 PXK 3 PXK 2 PXK 1 B-1 PXK 1 Thẻ Kho C-1 B-1 PXK 2 PXK 2 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 62 Kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu và nhập lại. Công ty kiểm soát việc sử dụng NVL bằng các định mức hao phí NVL. Các định mức này được phòng Kế hoạch thị trường xác lập dựa trên kết quả nghiên cứu và kinh nghiệm thực tiễn đúc kết trong một khoảng thời gian dài làm việc. Nói chung, hoạt động sản xuất luôn phải dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành hay định mức chi phí đã lập ra trước đó, tạo một hình thức kiểm soát tự nhiên và hiệu quả. Ngoài ra, để tránh sử dụng lãng phí, Công ty cũng thường xuyên tuyên truyền, nhắc nhở công nhân sử dụng tiết kiệm, hiệu quả NVL. Tổ trưởng sản xuất các đơn vị luôn kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất thường xuyên. Sản xuất là một quy trình khép kín và liên tục, khi vật tư xuất kho chưa sử dụng hết sẽ không nhập lại kho và được sử dụng tiếp tục để sản xuất. Cuối mỗi tháng, sẽ có một Hội đồng kiểm kê được lập ra với nhiệm vụ kiểm kê, kiểm tra giá trị NVL tồn kho, thành phẩm tồn kho, khối lượng sản phẩm dở dang, Kết quả thực tế được so sánh, đối chiếu với sổ chi tiết tương ứng. Mọi chênh lệch đều được ghi nhận và tìm hiểu nguyên nhân, hướng xử lý thoã đáng. Tuy trên lý thuyết yêu cầu vật tư nên được nhập lại sau khi sử dụng không hết để dễ dàng kiểm soát, nhưng việc công ty không nhập lại có ý nghĩa thực tế cao, tiết kiệm công sức, thời gian cũng như đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục, không bị gián đoạn. Như đã nêu từ trước, công tác xác lập định mức các khoản chi phí sản xuất rất được Ban lãnh đạo công ty xem trọng, được phụ trách bởi phòng Kế hoạch thị trường. Việc lập định mức dựa vào kinh nghiệm thực tiễn đúc kết từ nhiều năm làm việc, bao gồm tất cả các khoản chi phí thuộc chi phí sản xuất, từ chi phí NVL trực tiếp, NC trực tiếp đến chi phí SXC. Kế hoạch giá thành và định mức các chi phí được lập mỗi năm một lần vào đầu mỗi năm tài chính.Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 63 Sau đây là phần trích Chi phí sản xuất từ bảng Giá thành kế hoạch 1 tấn Xi măng nghiền. Bảng 2.5 - Bảng Giá thành kế hoạch 1 tấn Xi Măng nghiền (năm 2011) Ứng với sản lượng: 160.000 tấn ĐVT: đồng/tấn STT Khoản mục ĐVT Định mức Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nguyên liệu chính - Clinker Long Thọ - Clinker mua ngoài Vật liệu phụ - Thạch cao - Phụ gia Động lực: Điện Nước Chi phí tài sản cố định - Khấu hao + Lợi thế kinh doanh - Thuê tài sản - Sửa chữa lớn - Sửa chữa thường xuyên Chi phí nhân công - Công nhân sản xuất XM - Lương dự phòng - Bộ phận phục vụ Chi phí trích nộp Chi phí phân xưởng Bao cước GIÁ THÀNH CÔNG XƯỞNG Tấn “ “ “ “ “ Kwh m3 đồng “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ Cái 0,780 0,526 0,254 0,030 0,190 31,7 0,2 559.056 691.043 565.712 41.875 1.040 780 469.588 294.063 175.525 24.927 16.971 7.956 32.968 156 13.928 2.430 4.825 2.500 7.473 67.672 30.644 28.046 9.045 6.175 12.271 50.556 678.241Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 64 c. Kiểm soát hạch toán đối với Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán Chi phí NVL TT là TK 621, 152, 153, 154, 155 với nhiều tiểu khoản được mở theo từng loại NVL và sản phẩm sản xuất. Bộ chứng từ được sử dụng làm căn cứ để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho NVL: đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua vật tư, hoá đơn mua hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, (Phụ lục 10, 11, 12, 13) Kế toán vật tư căn cứ vào bộ chứng từ trên để lập Sổ chi tiết vật tư. Phiếu xuất kho được sử dụng làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư được kế toán vật tư lập dựa trên các sổ chi tiết vật tư. Công ty dùng báo cáo này để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về số lượng, giá trị từng loại NVL ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho. Căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất kho, Phiếu chi tiền mua vật tư... kế toán tổng hợp vào nhật ký chứng từ. Hệ thống chứng từ được lưu trữ theo quy định của Nhà Nước, cán bộ mua hàng lưu trữ hồ sơ mua hàng trong thời gian 5 năm bao gồm: Kế hoạch mua hàng và các nhu cầu mua hàng; Hợp đồng, đơn đặt hàng và phụ lục hợp đồng (nếu có); Các đơn thư chào hàng; Thư từ giao dịch trong quá trình đàm phán. Phòng vật tư lưu sổ theo dõi nhà cung ứng, danh sách nhà cung ứng, phiếu đánh giá và các biên bản báo cáo về nhà cung ứng (không kỳ hạn). d. Ví dụ minh họa thực tế công tác mua – nhập kho Nguyên vật liệu Than cám 4a là một loại nhiên liệu được Công ty Long Thọ sử dụng với khối lượng lớn mỗi năm, trong khoảng 12 – 18 nghìn tấn. Nhà cung ứng cung ứng đang hợp tác với công ty cung cấp loại Than cám này là Công ty CP Than Miền Trung, với mã nhà cung ứng được Công ty sử dụng là CTCPTHAN. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng theo Kế hoạch sản xuất, phòng Vật tư sẽ gửi thông báo cùng Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp là Công ty CP Miền Trung. Sau khi Trư ờng Đạ i họ c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 65 Đơn đặt hàng được chấp nhận, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế, trong đó quy định rõ về địa điểm giao hàng, số lượng, chủng loại, tiêu chuẩn quy cách (độ tro Ak, độ bốc V, trị số tỏa nhiệt toàn phần và độ ẩm W) theo TCVN 1790-1999, Ở đây số lượng là 1.000 tấn. Đến ngày giao hàng theo Hợp đồng, 1.000 tấn được chuyên chở trên 50 xe tải. Công ty Long Thọ tiến hành lập Hội đồng nghiệm thu với thành phần: Trưởng phòng Kỹ thuật & ĐHSX làm trưởng ban nghiệm thu, tổ thí nghiệm công nghệ thuộc phòng KCS, trưởng phòng Vật tư, đại diện đơn vị sử dụng (gồm xưởng trưởng và thủ kho), đại dện bảo vệ Công ty, đại diện nhà cung ứng. Tất cả vật tư sẽ được đưa đến bàn cân ô tô (SCS 30). Bảo vệ Công ty đảm nhiệm việc cân xác định khối lượng than cám thực tế, trước sự chứng kiến của tất cả thành viên Hội đồng nghiệm thu. Tổ thí nghiệm phòng KCS sẽ trực tiếp lấy mẫu trên mỗi xe để phân tích chất lượng hàng hóa. Trường hợp này có 50 xe nên sẽ có 50 mẫu, với khối lượng 4 – 5kg/mẫu. 50 mẫu này sẽ được trộn và đồng nhất, sau đó chia thành 3 mẫu, 01 mẫu lưu tại bàn cân, 01 mẫu đưa nhà cung ứng và 01 mẫu phòng KCS đem phân tích trong phòng thí nghiệm. Kết quả phân tích sẽ được diền vào biên bản Kết quả kiểm nghiệm chất lượng than, sau đó chuyển biên bản này cho Trưởng phòng Kỹ thuật & ĐHSX. (Phụ lục 14) Vào mùa khô (01/10 – 30/03), độ ẩm đạt chuẩn là W= 8,5%. Nếu than cám nhập có Wtb<= 8,5% thì đạt tiêu chuẩn. Nếu lớn hơn độ ẩm cho phép thì phải trừ đi khối lượng than cám tương ứng. Ví dụ Wtb= 9,2%, chênh lệch độ ẩm là 0,7%, khối lượng than cám cân được đúng 1.000 tấn, khối lượng than cám bị trừ đi sẽ là 0,7%x1.000 = 7 tấn. Vậy khối lượng than cám thực tế giao dịch là 993 tấn. Sau khi hai bên đã thỏa thuận xong khối lượng giao dịch thực tế, Hội đồng nghiệm thu lập Biên bản kiểm định vật tư với đầy đủ số lượng, chất lượng, giá cả, và giao cho phòng Vật tư dùng làm cơ sở lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người giao hàng, Thủ kho và Kế toán trưởng. Thủ kho, Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 66 cũng là một thành viên trong Hội đồng nghiệm thu, nhập kho và ghi vào Thẻ kho trên cơ sở Biên bản kiểm định vật tư và Phiếu nhập kho. 2.2.3.1.2. Kiểm soát nội bộ Chi phí Nhân công trực tiếp Yêu cầu KSNB chi phí NCTT: - Theo dõi tình hình làm việc của lao động. - Ngăn chặn, phát hiện việc thanh toán lương cho công nhân không thực hay đã nghỉ. - Tính toán và phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương, và các khoản trích theo lương vào đối tượng hạch toán chi phí. - Tổ chức lập các báo cáo về lao động tiền lương, tuân thủ các luật lệ, quy định của Nhà nước có liên quan đến quản lý lao động và tiền lương. Mục tiêu kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: - Thuê mướn lao động, nhân sự theo đúng khả năng, trình độ. - Sử dụng lao động đúng mục đích, hợp lý và tiết kiệm tối đa khoản chi phí này. - Theo dõi, chấm công đầy đủ và chính xác. - Chi phí NC được ghi nhận vào sổ sách là đúng. Chi phí tiền lương NC trực tiếp sản xuất chủ yếu phát sinh bao gồm các khoản sau: - Tiền lương theo thời gian lao động từng cá nhân và tổng khối lượng sản phẩm hoàn thành của xí nghiệp. - Các khoản phụ cấp theo lương: phụ cấp làm ca đêm, phụ cấp độc hại, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ - Chi phí tiền lương không bao gồm các khoản trích nộp theo lương cho người lao động theo quy định của Nhà nước như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. a. Phân công phân nhiệm Tách biệt ba chức năng chấm công, tính lương và phát lương Chức năng theo dõi, chấm công: Tổ trưởng sản xuất mỗi phân xưởng Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 67 Chức năng tính lương: Kế toán Công ty và Kế toán từng xí nghiệp Chức năng phát lương: Thủ quỹ Công ty và thủ quỹ từng xí nghiệp Ở mỗi xí nghiệp, việc theo dõi NC và phụ trách chấm công sẽ do Tổ trưởng sản xuất từng xí nghiệp đảm nhiệm, kế toán từng xí nghiệp sẽ tổng hợp lại làm cơ sở để tính lương. Kế toán Công ty dựa vào khối lượng sản phẩm sản xuất được theo báo cáo từng xí nghiệp, xác định mức lương tương ứng của chung xí nghiệp theo định mức được lập. Ở đây, lương công nhân từng xí nghiệp được khoáng theo tổng khối lượng sản phẩm hoàn thành. Kế toán xí nghiệp dựa vào bảng chấm công để ấn định mức lương từng công nhân theo quy định Công ty. Việc phân công phân nhiệm trong công tác KSNB chi phí NC trực tiếp được thực hiện dầy đủ, đảm bảo so với cơ sở lý luận, có sự tách biệt giữa ba chức năng cơ bản. Ưu điểm của công ty là trong mỗi chức năng cơ bản là tính lương và phát lương, được bố trí hai bộ phận đảm trách song song ở công ty và mỗi Xí nghiệp. b. Kiểm soát vật chất Tiền lương NC trực tiếp của từng xí nghiệp được khoán theo tổng khối lượng sản phẩm hoàn thành. Một Hội đồng kiểm kê sẽ được lập cuối mỗi tháng để tiến hành kiểm kê số lượng thành phẩm tồn kho, kết hợp với tình hình tồn kho đầu tháng và số lượng thực xuất trong tháng để xác định lượng thành phẩm sản xuất được trong tháng. Sau đó kiểm tra, đối chiếu với Bảng tổng hợp khối lượng sản phẩm hoàn thành do phân xưởng đã lập, trình Giám đốc hoặc P. Giám đốc kỹ thuật ký. Kế toán lương Công ty căn cứ Bảng tổng hợp khối lượng sản phẩm hoàn thành, kết hợp với Kế hoạch sản xuất, định mức chi phí lương NC, tiến hành tính và hạch toán tiền lương chung cho lao động của cả xí nghiệp, tiến hành lập bảng tổng hợp tiền lương Xí nghiệp và bảng thanh toán lương Xí nghiệp. Đồng thời lập phiếu chi để trình Kế toán trưởng kí duyệt. Thủ quỹ Công ty căn cứ vào phiếu chi đã được duyệt và bảng thanh toán lương Xí nghiệp, tiến hành chi tiền cho thủ quỹ từng xí nghiệp. Các xí nghiệp này sau khi nhận tiền phải ký xác nhận vào Bảng thanh toán lương Xí nghiệp, bảng này được xem như là một chứng từ và chúng được lưu ở thủ quỹ Công ty. Trư ờng Đạ i họ c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 68 Ở mỗi xí nghiệp sản xuất, từng công đoạn sản xuất sẽ được bố trí NC phù hợp, và tổ trưởng sản xuất của từng xí nghiệp là người sẽ đứng ra tiến hành giám sát, kiểm tra, chấm công, chấm điểm cho việc hoàn thành công việc của từng cá nhân theo thành tích. Cuối tháng, kế toán từng xí nghiệp sẽ tổng hợp các bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, bảng tổng hợp tiền lương Xí nghiệp,... để làm cơ sở tính lương cho từng lao động và ban quản lý xí nghiệp, lập bảng tổng hợp tiền lương và bảng thanh toán lương NC. Thủ quỹ xí nghiệp căn cứ vào bảng thanh toán lương, tiến hành phát lương cho từng cá nhân. Cá nhân sau khi nhận tiền phải ký xác nhận vào Bảng thanh toán lương, bảng này được xem như là một chứng từ và chúng được lưu ở thủ quỹ xí nghiệp. Kế toán xí nghiệp sẽ đưa Bảng tổng hợp tiền lương cho kế toán Công ty làm cơ sở hạch toán Chi phí NC trực tiếp và Chi phí lương nhân viên quản lý. Kế toán Công ty chuyển 1 liên phiếu chi cho Kế toán tiền mặt để hạch toán tình hình tăng giảm TK 111- Tiền mặt. Thông thường, công nhân được tuyển dụng sẽ làm Hợp đồng thời vụ. Sau đó, tuỳ theo nhu cầu nhân lực Công ty và khả năng làm việc của công nhân để quyết định việc ký Hợp đồng chính thức. Phòng Hành chính là bộ phận đảm nhận trách nhiệm tuyển dụng lao động, nhân sự cho Công ty. Hình thức tính lương của từng Xí nghiệp có thể có điểm khác nhau trong khâu chấm điểm thành tích, các chế độ lương thưởng, Giám đốc xí nghiệp thường xuyên kiểm tra đột xuất số công nhân thực tế sản xuất tại phân xưởng để xem xét việc chấm công của các tổ trưởng có trung thực hay không. So sánh số công nhân thực tế với số công nhân theo hợp đồng ở Phòng hành chính. Ngoài ra, Công ty luôn đặt sự an toàn cho công nhân trong quá trình sản xuất lên hàng đầu. Do đó, Công ty đã đưa ra một số biện pháp quản lý như: yêu cầu tất cả các công nhân trực tiếp sản xuất phải có bảo hộ lao động. Công ty áp dụng hình thức tính lương theo tổng khối lượng sản phẩm hoàn thành bằng cách giao khoán khối lượng công việc cho từng xí nghiệp, điều này góp phần giảm thiểu gian lận trong việc tính lương như khai khống tiền lương, Trư ờ g Đạ i họ c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 69 Tổ trưởng sản xuất Phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán Xí nghiệp HĐKK: Hội đồng kiểm kê Bảng THTL XN B-1 Kiểm tra, kí duyệt Phiếu Chi Phiếu Chi Phiếu Chi Phiếu Chi E-3 BĐ Theo dõi, chấm công P. Làm thêm giờ A-1 Bảng chấm công N P. KH-TT Bảng KHSX Bảng THKLSPHT HĐKK Nhập liệu, Tính lương từng XN In Bảng THTL, TTL XN TB lỗi NS Lương Bảng THTL XNBảng KHSX In phiếu chi Phiếu Chi Phiếu Chi B-1C-1 Bảng THTL XN Bảng TTL XN Bảng THTL XN Bảng TTL XN D-3 A-1 P. Làm thêm giờ Bảng chấm công Bảng THTL XN C-1 Nhập liệu, Tính lương Nhân công In Bảng THTL, TTL TB lỗi Lương Bảng THTL N P. Làm thêm giờ Bảng chấm công Bảng THTL Bảng THTL Bảng TTL F-2 G-3 Bảng THKLSPHT Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 70 Tổ trưởng sản xuất Phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán Xí nghiệp Sơ đồ 2.8 - Quy trình luân chuyển chứng từ CP NCTT - Ghi nhận chi phí tiền lương Bảng THTL Nhập liệu, In BC TB lỗi CP NCTT CP SXC Sổ chi tiết CP NCTT Sổ chi tiết CP SXC Bảng THTL N F-2 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 71 Thủ quỹ Công ty Thủ quỹ xí nghiệp Kế toán tiền mặt Sơ đồ 2.9 - Quy trình luân chuyển chứng từ CP NCTT - Chi trả lương G-3 H-3 Tiền mặtBảng TTL Phát lương, lấy chữ kí xác nhận Bảng TTL Tiền mặt N Người nhận Bảng TTL XN Phiếu Chi Phiếu Chi Phát lương, lấy chữ kí xác nhận Bảng TTL XN Phiếu Chi Phiếu Chi N Tiền mặt H-3 E-3D-3 I-3 I-3 Kiểm tra, nhập liệu Cập nhật tồn quỹ TM TB lỗi TM Sổ cái TM Phiếu Chi Phiếu Chi N Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 72 c. Kiểm soát hạch toán đối với Chi phí nhân công trực tiếp Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán Chi phí NCTT là TK 622, 334, 335, 338 và mở ra nhiều tiểu khoản cho từng đơn vị. Bộ chứng từ được sử dụng làm căn cứ tính Chi phí NCTT: Bảng chấm công, bảng tổng hợp tiền lương Xí nghiệp và NC, bảng thanh toán lương Xí nghiệp và NC, phiếu chi, (Phụ lục 15, 16) Từ Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, kế toán sẽ nhập Sổ chi tiết TK 622 Chi phí NCTT. Kế toán tiền mặt căn cứ Phiếu chi lương, ghi nhận chi phí đồng thời làm giảm quỹ tiền mặt. Ở Long Thọ, để đơn giản và đồng bộ, các nghiệp vụ chi lương đều sử dụng tiền mặt, không thông qua hệ thống ngân hàng. 2.2.3.1.3. Kiểm soát nội bộ Chi phí sản xuất chung Yêu cầu KSNB chi phí sản xuất chung: - Đối với vật liệu xuất dùng cho quản lý, cần theo dõi cả về số lượng, chất lượng, giá trị. - NC theo dõi về thời gian làm việc của các tổ trưởng, quản đốc xí nghiệp. - Chi phí khấu hao TSCĐ cần tiến hành theo dõi việc trích phân bổ theo chế độ qui định. - Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền yêu cầu quản lý chặt chẽ. Mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất chung: - Khoản mục Chi phí SXC phản ánh đúng giá trị thực tế phát sinh. - Chi phí SXC phải được sử dụng một cách hợp lý, tránh thất thoát, lãng phí. - Các thủ tục kiểm soát tạo điều kiện thuận lợi, giúp hoạt động sản xuất đạt hiệu quả hơn. Chi phí SXC là khoản mục chi phí tổng hợp rất khó kiểm soát. Chi phí SXC tại Long Thọ gồm các chi phí như: Chi phí NVL, công cụ dụng cụ; Chi phí nhân viên quản Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 73 lý phân xưởng; Chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên; Chi phí dịch vụ mua ngoài, a. Kiểm soát vật chất KSNB Chi phí Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tương tự với kiểm soát chi phí NVL trực tiếp. Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện giống kiểm soát chi phí NVL trực tiếp. KSNB Chi phí lương nhân viên quản lý phân xưởng Tương tự với kiểm soát chi phí NCTT. Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện giống kiểm soát chi phí NCTT. KSNB về chi phí TSCĐ Các khoản chi phí TSCĐ luôn được phòng Kế hoạch thị trường lập kế hoạch, dự toán cho cả năm tài chính một cách cụ thể, đặc biệt là đối với chi phí sửa chữa lớn.  Đối với chi phí khấu hao TSCĐ TSCĐ trong Công ty rất đa dạng, bao gồm nhà cửa, máy móc, dây chuyền sản xuất hiện đại và phương tiện vận tải, Do đó, việc quản lý, trích khấu hao TSCĐ khá phức tạp. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức khấu hao theo đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định hữu hình. Thời gian hữu ích của TSCĐ được Công ty ước tính theo quy định của Nhà Nước. Hệ thống sổ sách gồm có các loại: Sổ chi tiết tình hình hiện tại của TSCĐ, sổ chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ trong kỳ, thẻ TSCĐ, mỗi TSCĐ được ghi trên 1 thẻ, chi tiết theo mã TSCĐ, tên, số năm sử dụng, đơn vị tính, quy cách chất lượng, nơi sử dụng, thời gian tăng, sổ chi tiết TSCĐ là cơ sở để tính và định khoản khấu hao, các định khoản tăng, giảm TSCĐ. Trình tự mua sắm TSCĐ tương tự như quá trình mua NVL. Riêng đối với TSCĐ do có giá trị lớn, đặc điểm kỹ thuật phức tạp hơn nên cần kiểm tra giá trị, đặc điểm kỹ thuật của tài sản, chất lượng của tài sản. Do đó, khi tiếp nhận tài sản, thì Công ty và bên bán hàng phải lập một Biên bản nghiệm thu - bàn giao TSCĐ. Trên biên bản này phải ghi Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 74 rõ đặc điểm kỹ thuật và chất lượng của tài sản nhận về. Sau đó, đại diện hai bên phải kí xác nhận trên biên bản này. Biên bản này được lập làm 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản và có giá trị như nhau. Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, căn cứ vào Biên bản nghiệm thu - bàn giao đã lập trước đó, cả hai bên lập Biên bản Thanh lý hợp đồng có chữ kí của đại diện là giám đốc hai bên Công ty. Biên bản này được lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản và có giá trị pháp lý như nhau. Kế toán TSCĐ thu thập những chứng từ: Hoá đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, Biên bản nhiệm thu - bàn giao TSCĐ, Biên bản thanh lý hợp đồng, Giấy báo nợ, UNC làm căn cứ để ghi tăng TSCĐ, và trích khấu hao theo quy định của Công ty. Cuối tháng, kế toán lập Bảng tính khấu hao và Bảng phân bổ chi phí khấu hao vào chi phí SXKD trong kì. Thủ tục KSNB chi phí khấu hao bao gồm: Kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan, chứng từ thanh toán. Kiểm tra việc thực hiện quá trình mua sắm, đầu tư, lựa chọn nhà thầu cung cấp, nhà thầu xây dựng, lắp đặt. Kiểm tra việc cập nhật số liệu trích khấu hao vào giá thành với số liệu tổng hợp khấu hao trong chương trình quản lý TSCĐ. Kiểm tra các tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao vào từng loại hình SXKD, kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các mức trích khấu hao. Mọi trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản đều phải có sự đồng ý của các bộ phận có liên quan, thành lập Hội đồng thanh lý theo quy định. Hàng năm, Công ty sẽ tiến hành kiểm kê định kỳ TSCĐ. Ngoài ra, Công ty còn thiết kế và áp dụng các biện pháp bảo vệ tài sản như chống trộm cắp, hoả hoạn, mua bảo hiểm đầy đủ cho tài sản,  Chi phí sửa chữa thường xuyên và chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí sửa chữa thường xuyên mang tính chất thường xuyên hằng năm, tổng giá trị thường không có sự chênh lệch lớn giữa thực tế và kế hoạch. Các nghiệp vụ phát sinh chi phí này được kế toán tập hợp và hạch toán trên cơ sở bộ chứng từ liên quan (giấy đề nghị cấp vật tư, phiếu xuất kho nguyên nhiên liệu, CCDC, ) Trư ờng Đạ i ọ c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 75 Chi phí SCL thường được quan tâm đặt biệt hơn, bởi tính không thường xuyên và giá trị thường khá lớn. Các thủ tục KSNB chi phí SCL được thực hiện qua các công việc sau: Kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ, sổ sách với thực tế thực hiện, so sánh, đối chiếu giữa thực tế với kế hoạch, dự toán được duyệt, cụ thể là: - Đối chiếu giữa vật tư, thiết bị xuất dùng cho công việc SCL với dự toán, kế hoạch đã được duyệt về số lượng, khối lượng, chủng loại, giá xuất kho. - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ xuất kho như: phiếu đề nghị cấp vật tư, phiếu xuất kho. - Kiểm tra, đối chiếu vật tư thực tế sử dụng với hồ sơ quyết toán vật tư. - Đối chiếu chi phí NC với các định mức đã đề ra. Tại đơn vị, việc tiến hành SCL phải tuân theo các thủ tục kiểm soát mà Công ty đã ban hành. Kiểm soát chi phí NVL dùng trong quá trình SCL: Phòng kế toán căn cứ văn bản phê duyệt quyết toán để hạch toán, cập nhật vào máy tính. Cuối mỗi quý, tổng hợp báo cáo công việc SCL lên Công ty. Kế toán Công ty tiến hành rà soát tất cả các công trình hoàn thành, công trình dở dang với kế hoạch SCL đã được duyệt và lập chứng từ ghi sổ hạch toán kết chuyển vào công trình hoàn thành ở yếu tố chi phí SCL trong kỳ của toàn Công ty. Kiểm soát chi phí khác bằng tiền: Kiểm tra, đối chiếu số liệu đưa vào quyết toán với các chứng từ thực tế phát sinh của các chi phí.  Đối với chi phí thuê TSCĐ Chi phí thuê TSCĐ ở đây là chi phí thuê hoạt động TSCĐ. Hàng tháng, kế toán tính, hạch toán và phân bổ chi phí từ TK chi phí trả trước dài hạn - 242 vào chi phí SXC căn cứ trên bộ chứng từ thuê hoạt động. KSNB đối với các khoản chi bằng tiền, chi cho dịch vụ mua ngoài Được kiểm soát căn cứ vào Giấy đề nghị của tổ trưởng và các chứng từ liên quan: phiếu chi, giấy báo nợ, hoá đơn GTGT Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 76 Đối với chi phí mua ngoài, Kế toán nhận hóa đơn giá trị gia tăng từ nhà cung cấp như: điện, nước, viễn thông, sau đó tiến hành lập UNC chuyển tiền cho các đơn vị này, hoặc nếu đã đăng kí từ trước với ngân hàng là trích TKTGNH để thanh toán khi nhận được bảng kê hóa đơn dịch vụ mua ngoài từ nhà cung cấp (điện, nước, viễn thông) chuyển đến thì Công ty không cần lập UNC vì ngân hàng sẽ tự động trích tài khoản tiền gởi sau đó chuyển các chứng từ liên quan như: UNT từ nhà cung cấp, Giấy báo nợ về cho Công ty. Nhận được các hóa đơn này, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp sau đó ghi sổ và lưu chứng từ. Chi phí SXC bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau nên rất khó kiểm soát tốt. Công ty sử dụng thẻ TSCĐ để kiểm soát TSCĐ, sử dụng các bản kế hoạch SCL được lập trước đó để kiểm soát chi phí SCL, đã phần nào kiểm soát được khoản mục chi phí này. b. Kiểm soát hạch toán đối với Chi phí sản xuất chung Việc tập hợp và hạch toán các khoản mục chi phí SXC do kế toán từng xí nghiệp đảm nhận. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ liên quan đến sản xuất sản phẩm tại phân xưởng (phiếu chi, bảng thanh toán lương, hóa đơn tiền điện, hóa đơn chi phí mua ngoài bằng tiền khác, ) kế toán nhập liệu vào sổ chi tiết các loại. Cuối tháng, kế toán xí nghiệp sẽ tổng hợp và in bảng kê chi phí SXC thực tế của đơn vị mình gửi lên cho kế toán chi phí SXC Công ty. Kế toán Công ty sẽ tập hợp tất cả các bảng kê của các xí nghiệp, lập bảng tổng hợp chi phí SXC theo khoản mục. (Phụ lục 17) 2.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Hệ thống thông tin của Công ty bao gồm các thông tin thị trường, các thông tin thống kê kinh tế, các thông tin tài chính kế toán, Ban giám đốc và những người có thẩm quyền thường xuyên được cập nhật thông tin quan trọng về tình hình SXKD của DN thông qua hệ thống các báo cáo về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Trư ờn Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 77 Ngoài ra, DN còn xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa, hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu. Các chỉ thị, mệnh lệnh của các cấp lãnh đạo trong Công ty được thể hiện bằng văn bản qui định quyền hạn, trách nhiệm, quy định cụ thể tiến trình thực hiện các nghiệp vụ, xử lý các sai sót phát sinh xảy ra. 2.2.5. Hệ thống giám sát Tổ chức hệ thống giám sát của đơn vị khá đầy đủ tuy ít nhiều mang tính hình thức. Những khiếm khuyết của hệ thống kiếm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán viên độc lập được báo cáo kịp thời và trực tiếp với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc. DN yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của DN hay luật pháp có khả năng làm giảm uy tín của DN và gây thiệt hại kinh tế đối với Công ty. Thực hiện hai loại giám sát: - Giám sát thường xuyên: thực hiện đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu tài sản thực tế, định kỳ tiến hành lập báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính, kế toán, trình lên để Ban lãnh đạo nắm ró tình hình và đưa ra các quyết định kịp thời. - Giám sát định kỳ: tổ chức các hoạt động như kiểm toán độc lập, các chương trình đánh giá định kỳ, thành lập bộ phận chuyên trách, Cục thuế định kỳ 3 năm/ lần sẽ đến Công ty để tiến hành kiểm tra chéo tình hình thực hiện các hoạt động và nghĩa vụ đối với nhà nước. Công ty kiểm toán AAC Đà Nẵng cũng được thuê để kiểm toán Báo cáo tài chính cuối niên độ cho Công ty để đánh giá một cách độc lập tính trung thực và hợp lý của các báo cáo này. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 78 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ 3.1. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ 3.1.1. Ưu điểm Về môi trường kiểm soát Công ty Long Thọ - Huế là một DN hoạt động khá hiệu quả và có ý thức trong việc xây dựng và phát triển hệ thống KSNB nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh của đơn vị, đặc biệt là với việc kiểm soát chi phí sản xuất. Đầu tiên, về triết lý kinh doanh, Công ty Long Thọ Huế không chỉ là một DN SXKD hiệu quả mà còn là đơn vị nhịêt tình trong các hoạt động từ thiện, giúp đỡ cộng đồng như: xây nhà tình nghĩa cho gia đình chính sách, bà mẹ Việt Nam Anh hùng, hỗ trợ học bổng cho các em học sinh nghèo học giỏi vượt khó, hỗ trợ bệnh nhân nghèo mổ mắt, mổ tim, bị dị tật bẩm sinh, thường xuyên hưởng ứng các phong trào do địa phương, tỉnh nhà kêu gọi như chương trình “Trái tim thân yêu”, ... Thứ hai, DN ban hành các văn bản, nội quy làm việc dưới dạng văn bản. Các quy định về tài chính, quản lý cũng như trách nhiệm, quyền hạn được phổ biến cho các nhân viên trongt công ty và được các nhân viên thực hiện nghiêm túc. Thứ ba, ban lãnh đạo Công ty luôn cố gắng giữ tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương để nhân viên noi theo. Đồng thời luôn giữ thái độ thiện cảm, gần gủi với nhân viên, tạo môi trường làm việc thân thiện. Thứ tư, DN có sơ đồ tổ chức hợp lý, đảm bảo sự phân công phân nhiệm rõ ràng, nhằm giúp cho công tác quản lý và thực hiện công việc kịp thời, hiệu quả, giảm thiểu sai sót, gian lận. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 79 Thứ năm, công tác bổ nhiệm, luân chuyển nhân viên được thực hiện nghiêm túc. Chính sách tuyển dụng rõ ràng và hiệu quả. Các nhân viên trong Công ty, nhất là ở phòng kế toán tài chính đều có trình độ cao, góp phần gia tăng chất lượng làm việc. Ngoài ra, Công ty còn thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho CBCNV nhằm không ngừng nâng cao năng lực làm việc. Thứ sáu, công tác lập kế hoạch, dự toán hàng năm luôn đươc Công ty quan tâm đặc biệt và thực hiện nghiêm túc, mang lại hiệu quả thực tiễn cao. Đánh giá rủi ro Ban lãnh đạo khá quan tâm đến việc nhận diện, đánh giá và phân tích định tính các nhân tố rủi ro về nguyên nhân. Từ đó đưa ra các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm ngăn ngừa, hạn chế các rủi ro này. Ngoài ra, DN còn đề ra các biện pháp, kế hoạch cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro có thể xảy ra đối với quy trình chi phí sản xuất. Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ được thực hiện khá tốt thể hiện qua sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các chức năng xét duyệt, phê chuẩn và bảo quản tài sản. Hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán ở Công ty được tổ chức khá khoa học và chặt chẽ tạo nhiều thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ đơn vị. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của chu trình chi phí sản xuất được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để lập các loại báo cáo, đồng thời cũng lưu giữ thông tin về các cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện hoạt động. Chứng từ được luân chuyển qua các phòng ban, các bộ phận được kiểm soát và lưu trữ theo quy định đảm bảo cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu số liệu, đánh giá. Mỗi kế toán viên được phân quyền khi sử dụng hệ thống chương trình kế toán máy, bằng cách sử dụng tên, chức vụ và mật khẩu riêng. Các chứng từ nghiệp vụ đa số được đánh số trước, ghi rõ ngày tháng ghi sổ, ... tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Việc phân quyền này góp phần nâng cao tính trách nhiệm của từng kế toán viên. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 80 Kiểm soát chi phí NVLTT Việc phân công phân nhiệm trong chu trình chi phí NVL đảm bảo. Có sự phân chia trách nhiệm giữa mua hàng, phê chuẩn mua hàng, nhận hàng, nhập kho, bảo quản hàng và xuất kho, nhờ đó tránh được tình trạng mua hàng nhằm mục đích tư lợi cho cá nhân. Các hoạt động nhận hàng và nhập kho thông qua nhiều khâu kiểm tra, kiểm soát của nhiều phòng ban, tạo được cơ chế tự kiểm soát. DN lựa chọn hợp tác với nhiều nhà cung cấp, lập danh sách các nhà cung ứng được phê duyệt, đánh giá lại nhà cung ứng qua mỗi năm, từ đó có thể so sánh, kiểm tra đối chiếu về chất lượng, giá cả NVL, giảm thiểu được chi phí và tránh được tình trạng móc nối ép giá. Công tác nhập kho được quan tâm đúng mức với việc lập Hội đồng nghiệm thu với nhiều thành viên liên quan và chuyên viên kỹ thuật. Chứng từ nhập kho được theo dõi hàng ngày, và được kiểm soát lại bởi kế toán trưởng, đảm bảo được tính chính xác và kịp thời. Hệ thống kho bãi đa dạng, đáp ứng được nhu cầu bảo quản và tiện lợi trong việc xuất nhập kho. Việc xuất kho căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức sử dụng vật tư nên tránh được gian lận trong việc xuất kho khống sử dụng cho mục đích cá nhân. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Công ty đã có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa cách chức năng như: chấm công, tính lương, ghi chép và cấp phát lương, nhờ đó đảm bảo được tính trung thực và khách quan. Tổng tiền lương được tính dựa vào kết quả sản xuất sản phẩm nên tránh được tình trạng khai khồng tiền lương NC. Ngoài ra, việc tính lương như trên còn khuyến khích tinh thần làm việc hiệu quả của công nhân sản xuất. Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí SXC được thực hiện trên cơ sở các định mức và kế hoạch đã được Công ty xây dựng và có điều chỉnh với chi phí thực tế. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 81 Hệ thống thông tin và truyền thông Hệ thống thông tin và truyền thông của DN luôn đảm bảo mục tiêu đầy đủ và kịp thời. Định kỳ, các bộ phận luôn cập nhật các thông tin quan trọng cho lãnh đạo và những người có thẩm quyền. Đơn vị cũng có bộ phận IT chuyên trách về hệ thống thông tin, bảo vệ số liệu khỏi sự tiếp cận của những người không có thẩm quyền cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh đối với thông tin. Giám sát Việc giám sát các hoạt động của công ty được thực hiện khá thường xuyên và liên tục. Báo cáo tài chính kết thúc niên độ được Công ty kiểm toán độc lập AAC Đà Nẵng thực hiện, qua đó cung cấp cho nhà quản lý, hội đồng quản trị những nhận định chính xác và khách quan về các hoạt động kiểm soát của đơn vị. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những điểm tích cực đã đạt được, hệ thống KSNB chi phí sản xuất của Công ty Long Thọ - Huế vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế sau: Môi trường kiểm soát - Công ty có đưa ra các quy định, nội quy làm việc dưới dạng văn bản nhưng những văn bản này mang tính chất chung cho cả phòng, ban chứ chưa quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân cho từng vị trí trong tổ chức. Hơn nữa, các văn bản này còn mang nặng tính hình thức, chưa nhận được sự quan tâm rộng rãi của CBCNV trong Công ty. - Cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến tốn nhiều chi phí, nếu mở rộng quy mô dễ làm cho bộ máy công kềnh, có nguy cơ khó khăn do mối quan hệ thừa hành chức trách. Hơn nữa, khi áp dụng mô hình này, người lãnh đạo thường khó nắm bắt những vấn đề chi tiết ở từng bộ phận, có thể dẫn đến giải quyết không kịp thời các công việc. - Uỷ ban kiểm soát và Ban lãnh đạo Công ty ít tham gia, giám sát công tác lập BCTC của Công ty. Và các thành viên trong uỷ ban kiểm soát tuy đều là những người có học vị cao nhưng chưa có ai thực sự có chuyên môn nghiệp vụ về kiểm toán. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 82 - Hiện tại Công ty chưa có bất kỳ văn bản, chính sách cụ thể nào quy định đối với tiêu chuẩn về việc lập kế hoạch, dự toán hàng năm. Tuy nhiên, việc lập dự toán và kế hoạch vẫn đạt hiệu quả do nhân viên là những người làm việc lâu năm trong nghề, có kinh nghiệm dày dặn. - Do hạn chế về nguồn lực nên Công ty chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, đây là một điểm yếu trong công tác KSNB. Đánh giá rủi ro Công ty có quan tâm đến việc đánh giá rủi ro nhưng công việc này chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục. Hơn nữa việc đánh giá rủi ro thị trường chủ yếu mang tính định tính, chưa mang tính định lượng. Việc xây dựng các kế hoạch đối phó những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra dù có thực hiện nhưng chưa được quan tâm đúng mức. Thủ tục kiểm soát Trong thực tế, các thủ tục kiểm soát không phải lúc nào cũng được thực hiện nghiêm túc, do vậy, một số thủ tục chưa phát huy được hiệu quả như mong đợi. Công tác kiểm soát chứng từ theo hai bước kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại tại Công ty không được thực hiện một cách đồng bộ và liên tục. Khâu kiểm soát lại thường chỉ được thực hiện vào những ngày cuối tháng, do vậy khó kiểm soát được tính chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời. Hiện tại, Công ty chưa thành lập bộ phận chuyên trách về công tác KSNB chi phí sản xuất. Tất cả các thủ tục kiểm soát mang tính chất chung chung và chưa đặc thù cho công tác kiểm soát chi phí sản xuất. Công ty chưa xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi phí sản xuất, chưa xác định được mô hình kế toán chi phí sản xuất. Kiểm soát chi phí NVLTT Chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng đều do phòng Vật tư đảm nhiệm, điều này dễ dẫn đến tình trạng gian lận, đặt mua hàng sử dụng cho mục đích cá Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 83 nhân. Tuy nhiên, việc mua hàng do Giám đốc công ty phê duyệt nên có thể hạn chế được gian lận xảy ra. Giấy đề nghị cấp vật tư từ các bộ phận có nhu cầu không được đánh số thứ tự trước, rủi ro có thể xảy ra là người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được. Hợp đồng kinh tế bản copy dùng làm cơ sở hạch toán nghiệp vụ phát sinh chưa thực sự đảm bảo. Việc kiểm soát lại được thực hiện bởi kế toán trưởng hay phó giám đốc tài chính chỉ được thực hiện định kì, do đó không thể kiểm soát kịp thời được những nghiệp vụ nhập xuất vật tư phát sinh hàng ngày. Việc thực hiện báo cáo thỉnh thoảng còn chưa kịp thời, một số báo cáo so sánh giữa chi phí định mức và thực tế còn mang nặng hình thứ, chưa tìm hiểu nguyên nhân để giải thích sự chênh lệch. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Tổ trưởng sản xuất đảm nhiệm công tác theo dõi, chấm công lao động. Tuy nhiên, phía Giám đốc xí nghiệp và Công ty ít khi có sự giám sát đối với tổ trưởng sản xuất về công việc này, do đó có thể dễ dàng xảy ra tình trạng chấm công sai, khai khống số công để hưởng lợi. Tiền lương được phát cho công nhân hàng tháng bằng tiền mặt, và tổng tiền lương chung của từng xí nghiệp cũng được chuyển giao bằng tiền mặt, việc này có rủi ro lớn, dễ gây mất mát và tốn công sức. Kiểm soát chi phí SXC Công ty chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích chi phí SXC thực tế phát sinh với dự toán để tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch, vì vậy không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làm tăng chi phí này và có biện pháp kiểm soát thích hợp. 3.1.3. Nguyên nhân của tồn tại Những nhược điểm nêu trên dù không quá lớn nhưng ảnh hưởng mật thiết đến công tác KSNB chi phí sản xuất của Công ty. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 84 Những điểm yếu này đa phần xuất phát từ nguyên nhân hạn chế về nguồn lực của Công ty như việc không thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, hay Uỷ ban kiểm soát chưa có thành viên có chuyên môn chuyên sâu về lĩnh vực kiểm toán, Một số yếu điểm khác là do các nguyên nhân chủ quan. 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ - HUẾ Do đa phần các nhược điểm của Công ty trong công tác KSNB xuất phát từ nguyên nhân khách quan là sự hạn chế về nguồn lực, vậy nên, một số phương pháp đưa ra chỉ mang tính chất định hướng. 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát Nếu có điều kiện về nguồn lực, Công ty Long Thọ nên thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ để đảm nhận chức năng kiểm tra độc lập. Đồng thời, tuyển dụng chuyên gia về lĩnh vực kiểm toán để bổ sung nhân lực cho Uỷ ban kiểm soát, hoặc bồi dưỡng kiến thức kiểm toán cho các thành viên trong Uỷ ban. Các văn bản nội quy quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, chức vụ phải được soạn thảo cụ thể, rõ ràng và phổ biến cho cán bộ toàn công ty. Cần phải xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn về công tác lập kế hoạch, dự toán, định mức hàng năm dựa trên kinh nghiệm tích luỹ kết hợp với tổng hợp, nghiên cứu tình hình thực tế. Điều này thực sự cần thiết khi DN muốn mở rộng quy mô sản xuất trong tương lai. 3.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất Cần thiết phải thành lập bộ phận chuyên trách về công tác KSNB chi phí sản xuất, đồng thời thiết lập hệ thống các thủ tục kiểm soát cụ thể để kiểm soát các chi phí NVL trực tiếp, NCTT, Chi phí SXC. Về chứng từ kế toán: Tất cả các chứng từ đều phải được đánh số liên tục, có như vậy mới giúp cho việc kiểm soát được thực hiện chặt chẽ và hiệu quả hơn. Trư ờng Đạ i họ c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 85 Nên xây dựng công tác kiểm soát chứng từ theo hai bước: kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại, thực hiện đồng bộ cả hai bước kiểm soát này sẽ tạo được hiệu quả cao trong việc kiểm soát chứng từ. Công ty nên xây dựng một hệ thống kế toán quản trị chi phí sản xuất để phục vụ công tác KSNB các khoản chi phí này. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát mua - nhập kho nguyên vật liệu Như đã trình bày ở trên, Công ty nên đánh số trước đối với phiếu đề nghị cấp vật tư để tránh trường hợp người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị cấp vật tư. Để tránh gian lận việc nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp, Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, Công ty nên áp dụng chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Hợp đồng kinh tế (bản gốc) nên được chuyển cho kế toán dùng làm cơ sở hạch toán trước khi chuyển về lưu tại phòng Vật tư. Cuối kỳ, phòng Vật tư nên lập một báo cáo về số đơn hàng không được chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi. Tuy Công ty có hệ thống kho bãi đa dạng và đầy đủ cho việc bảo quản NVL nhưng một số ít đã xuống cấp. Công ty nên nâng cấp để có thể bảo quản tốt hơn NVL. Bộ phận khai thác đá có một số loại vật tư là thuốc nổ, do vậy cần đầu tư hệ thống phòng cháy để đảm bảo an toàn. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát xuất kho, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu Kiểm soát tồn kho vật tư ở mức thích hợp để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Hiện nay, các định mức HTK chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tiễn đúc kết trong quá trình làm việc chứ không được lập một Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 86 cách khoa học và bài bản. Ở thời điểm hiện tại, yếu tố này có thể chưa ảnh hưởng nhiều đến kết quả SXKD của đơn vị, tuy nhiên, nếu muốn mở rộng sản xuất trong tương lai, Công ty Long Thọ nên xác hình thành một quy trình chuẩn cho việc lập định mức HTK. Do tất cả các hoạt động sản xuất của Công ty đều dựa trên kế hoạch dự toán nên Công ty có thể sử dụng phương pháp MRP (Materials Requirements Planning), phương pháp hoạch định nhu cầu NVL. Để thực hiện được phương pháp này, Công ty cần lập lịch trình sản xuất và hồ sơ tồn kho một cách chi tiết cùng hệ thống kỹ thuật và đội ngũ nhân viên am hiểu về phương pháp này. Ngoài ra, Công ty cần xây dựng các báo cáo phân tích chi phí NVL trực tiếp nhằm xác định các mức biến động là về lượng hay đơn giá NVL, từ đó xác định nguyên nhân để tìm biện pháp kiểm soát kịp thời. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Nên kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của công nhân bằng hệ thống chấm công tự động, song song với việc chấm công thủ công hiện tại để có cơ sở so sánh đối chiếu khi cần thiết. Tổ trưởng sản xuất mỗi phân xưởng phải kiểm soát tốt công suất làm việc của từng công nhân nhằm đảm bảo sự kịp thời kế hoạch sản xuất và chất lượng sản phẩm. Để kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc và chất lượng công việc, Công ty nên bố trí thêm cán bộ kỹ thuật để giám sát tiến độ công việc của công nhân. Công ty cũng cần thiết lập các báo cáo phân tích chi phí NCTT để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tìm ra các nguyên nhân gây nên sự biến động chi phí NCTT để từ đó có các biện pháp kiểm soát thích hợp. Việc phát lương cho công nhân nên thông qua dịch vụ ngân hàng bằng việc sử dụng thẻ ATM. Biện pháp này giúp DN tiết kiệm thời gian, giảm thiểu được chi phí và các rủi ro, sai sót thường gặp khi sử dụng tiền mặt. Tuy nhiên, vấn đề bất cập là các công nhân thường không có thói quen sử dụng các dịch vụ ngân hàng, nên biện pháp Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 87 này chỉ thực sự hiệu quả khi nền kinh tế phát triển hơn và việc sử dụng thẻ ngân hàng trở nên phổ biến. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung Cần phân tích chi phí SXC theo tổng số và theo từng yếu tố để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự toán. Từ đó tìm ra nguyên nhân chênh lệch, rút kinh nghiệm cho việc lập kế hoạch, dự toán kỳ tiếp theo. Ngoài ra, cần phải xác định đâu là định phí, đâu là biến phí để có biện pháp kiểm soát, quản lý thích hợp. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với các khoản mục liên quan đối với các khoản chi phí phát sinh như chi phí bằng tiền, dịch vụ mua ngoài, như sau: chi phí bằng tiền đối chiếu với khoản mục tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; dịch vụ mua ngoài với khoản mục phải trả người bán, tạm ứng, Đồng thời, Công ty cần xây dựng cơ chế khoán chi nội bộ hợp lý để tạo động lực tăng cường công tác tự kiểm soát, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 88 PHẦN III KẾT LUẬN Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, sự cạnh tranh giữa các DN ngày càng trở nên khốc liệt. Các DN muốn giữ vững vị thế của mình trên thương trường phải không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Và một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ hỗ trợ rất lớn cho các nhà quản lý trong việc điều hành DN cũng như đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Tuy nhiên, công việc này chỉ mới phổ biến ở các quốc gia có nền kinh tế phát triển, còn ở nước ta, hoạt động này còn bị xem nhẹ. Trong khi đó, nếu quan tâm đến việc hoàn thiện hệ thống KSNB trong đơn vị thì sẽ giúp phát hiện, hạn chế các rủi ro và có kế hoạch cụ thể để giải quyết những rủi ro đó, đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho DN. Đặc biệt, hoạt động KSNB chi phí sản xuất hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu chi phí, giảm giá thành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, làm tăng khả năng cạnh tranh của đơn vị so với các đối thủ cùng ngành. Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã thực hiện đề tài “Đánh giá công tác kiểm soát nội bộ Chi phí sản xuất tại công ty Cổ phần Long Thọ - Huế”. Với các nội dung trình bày, đề tài đã đạt được được các mục tiêu nghiên cứu sau: Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về hệ thống KSNB trong DN, đặc biệt là công tác KSNB Chi phí sản xuất. Thứ hai, tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB, quy trình KSNB chi phí sản xuất tại Công ty Long Thọ - Huế. Thứ ba, trên cơ sở lý luận chung về kiểm soát chi phí trong DN và thông qua thực tế hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Long Thọ, bài khóa luận đã tìm hiểu thực trạng và đưa ra nhận xét, đánh giá. Từ đó, đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB của Công ty. Thứ tư, kết quả bài khóa luận có thể áp dụng thực tế trong kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Long Thọ, và có thể suy rộng ra cho các DN sản xuất VLXD khác. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTT: Hoàng Thị Na Trang 89 Tuy nhiên, đề tài này vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế sau: Thứ nhất, do thời gian thực tập ngắn nên chưa thể đi sâu tìm hiểu được đầy đủ hệ thống KSNB chi phí sản xuất ở đơn vị thực tập, do vậy đề tài thiên hơn về việc tìm hiểu thực trạng, phần đánh giá và giải pháp hoàn thiện còn nhiều hạn chế. Thứ hai, các tiêu chí làm cơ sở để đánh giá hệ thống KSNB còn khá ít và chưa cụ thể, việc đánh giá vì thế ít nhiều mang tính phiến diện. Các giải pháp đưa ra cũng chỉ mang tính định hướng và chưa có sự thẩm định qua thực tế. Từ những kết luận trên, tôi xin đề xuất một số ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn, đó là: Nghiên cứu sâu hơn vào thực tế để có cái nhìn tổng quan, khách quan hơn về thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại đơn vị thực tập. Tập trung hơn về việc đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, các giải pháp phải khả quan để đơn vị có thể áp dụng vào thực tiễn. Xây dựng hệ thống tiêu chí cụ thể hơn làm cơ sở để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của DN. Tôi tin rằng với những đề xuất trên, nếu được thực hiện, đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt hơn cho đơn vị thực tập. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế TÀI LIỆU THAM KHẢO Các giáo trình, sách tham khảo: 1. Alvin A. Arens James K. Loebbecke (1995), “Kiểm toán Auditing”, Nhà xuất bản Thống Kê. 2. Nguyễn Quang Quynh (2006), “Kiểm toán tài chính”, Nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội. 3. Phan Nguyễn Khánh Trang, Giáo trình (slide) “Tổng quan về Kiểm toán nội bộ”. 4. ThS. Bùi Quang Hùng, Slide “Hệ thống thông tin kế toán”, ĐH Kinh Tế TP HCM. 5. Th.S. Huỳnh Lợi – Th.S. Nguyễn Khắc Tâm, Hiệu đính TS. Võ Văn Nhị (2002), “Kế toán chi phí”, Nhà xuất bản Thống Kê. 6. ThS. Lâm Thị Hồng Hoa (2002), “Giáo trình Kiểm toán ngân hàng”, Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội. 7. Trần Thị Sáu (2008), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Sông Thu Đà Nẵng”, Đại học Đà Nẵng. 8. Victor Z. Brink and Herbert Witt (2000), “Kiểm toán nội bộ hiện đại”, Nhà xuất bản Tài Chính. Các Webside: Bách khoa toàn thư mở WikipediaTrư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế