Đề tài Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ cho vay học sinh sinh viên tại ngân hàng chính sách xã hội huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị

tổ TK&VV, Người thừa kế, người vay hay chưa. Họ tên có được ghi rõ và đầy đủ. 01 Biên bản họp Tổ TK&VV (nếu có) Mẫu số 10/TD - Ít nhất 2/3 tổng số thành viên trong tổ tham gia cuộc họp. -Biên bản có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của: Hội, đoàn thề, chủ trì cuộc họp; thư ký cuộc họp. -Chủ trì cuộc họp là tổ trưởng hoặc tổ phó của Tổ TK&VV 01 Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn Mẫu số 03/TD -Các thông tin của đối tượng vay, đề nghị của Tổ TK&VV ghi đầy đủ rõ ràng, số tiền đề nghị khớp với giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay. -Chữ ký và họ tên tổ trưởng đúng với chữ ký trên biên bản họp Tổ TK&VV. - Địa chỉ của đối tượng vay đúng với địa bàn mà UBND xã xác nhận -Danh sách được đóng dấu đỏ của cơ quan chức năng. 04 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 48 Sau khi kiểm tra hồ sơ vay vốn, nếu hồ sơ nào đúng, đủ, phù hợp thì cán bộ tín dụng nhận. Hồ sơ nào sai cán bộ tín dụng gửi lại người nộp hồ sơ thông báo rõ lý do tại sao, đồng thời hướng dẫn thêm về những điều cần làm để hoàn thiện hồ sơ một cách đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Bảng 2.7: Các công việc kiểm soát nội bộ trong giai đoạn tiếp nhận hồ sơ Thủ tục Đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt Rủi ro Kiểm soát Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của bộ hồ sơ vay vốn theo yêu cầu Cán bộ Phòng giao dịch NHCSXH Trưởng phòng tín dụng, Giám đốc - Hồ sơ không hợp lệ, bị lập khống, thiếu thủ tục. - Thông tin trong hồ sơ chưa chính xác, đầy đủ - Danh mục hồ sơ tín dụng được ban hành theo thông tư 2162A/NHCS- TD ngày 02 tháng 10 năm 2007của NHCSXH Việt Nam. - NHCSXH nhận được hồ sơ do Tổ TK&VV gửi đến, cán bộ NHCSXH được Giám đốc phân công thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ vay vốn. Kết luận: Kiểm soát hồ sơ trong giai đoạn tiếp nhận là việc chuyển giao hồ sơ giữa một bên đề nghị cho vay và một bên quyết định cho vay. Mục tiêu của giai đoạn này là kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Đây là khâu quan trọng vì vậy phải được thực hiện cẩn thận chu đáo, đòi hỏi cán bộ tín dụng ngân hàng phải được đào tạo chuyên sâu, có khả năng nắm bắt công việc, kỹ năng xử lý công việc. Việc kiểm soát giai đoạn tiếp nhận hồ sơ được cán bộ tín dụng NHCSXH huyện Triệu Phong thực hiện nghiêm túc. Tuy nhiên qua quan sát cho thấy việc giao nhận hồ sơ giữa hai bên chưa có bất kì một giấy biên nhận nào, điều này có thể gây ra rủi ro trong quy trình. Vì vậy Ngân hàng nên thêm thủ tục này để quy trình kiểm soát được chặt chẽ hơn. 2.2.3.4: Ví dụ minh họa. Ngày 21/3/2013 tại buổi giao dịch lưu động tại xã Triệu Trạch, ông Lê Văn Dũng tổ trưởng tổ TK&VV đã giao hồ sơ vay vốn của bà Nguyễn Thị Loan cùng với TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 49 các thành viên có nhu cầu vay vốn cho cán bộ tín dụng. Cán bộ tín dụng thực hiện công tác kiểm tra hồ sơ. Hồ sơ gồm:  Giấy xác nhận ghi: 01 liên  Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay: 01 liên  Biên bản họp tổ TK&VV về việc bổ sung thành viên mới: 01 liên  Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn: 04 liên Sau khi kiểm tra nhận thấy bộ hồ sơ đã hợp lệ và đầy đủ thì cán bộ tín dụng nhận để thực chuyển sang bước tiếp theo là xét duyệt. Nhận xét: Quá trình tiếp nhận hồ sơ được thực hiện có sự giám sát của các tổ TK&VV và phía ngân hàng. Cán bộ tín dụng đã thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát. Kiểm tra chính xác, nhanh chóng, phù hợp với quy định. 2.2.4. Kiếm soát trong giai đoạn xử lý hồ sơ: 2.2.4.1. Mục tiêu: - Các chứng từ hồ sơ phải hợp lệ, đầy đủ thông tin - Xét duyệt đúng thẩm quyền. - Hồ sơ xét duyệt phải được luân chuyển đến những bộ phận liên quan và được ký duyệt phê chuẩn đúng đắn, đúng thẩm quyền trước khi thực hiện. - Các nghiệp vụ phát sinh phải được phản ánh một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 50 2.2.4.2. Quy trình kiểm soát Sơ đồ 2.5: Kiểm soát giai đoạn xử lý hồ sơ Cán bộ tín dụng Hồ sơ vay vốn Tổ trưởng, giám đốc Kiểm tra, phê duyệt Hồ sơ đã được xét duỵệt Sai Đúng Hồ sơ vay vốn được xét duyệt Cán bộ kế toánKiểmtra Sai Đúng Nhập liệu Bắt đầu TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 51 2.2.4.3. Nội dung thực hiện công việc kiểm soát: Bảng 2.8 : Công việc kiểm soát chủ yếu trong giai đoạn xử lý hồ sơ Thủ tục Đối tượngthực hiện Bộ phận kiểm duyệt Rủi ro dự đoán Kiểm soát Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ vay vốn Cán bộ Phòng giao dịch NHCSXH Trưởng phòng tín dụng, Giám đốc -Hồ sơ bị lập khống -Thông tin trong hồ sơ không chính xác, đầy đủ -Việc thẩm định không thực hiện đúng quy trình. -Thời gian xem xét hồ sơ vượt quá quy định. - CBTD sau khi kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ thì trình Trưởng phòng tín dụng (Tổ trưởng Tổ tín dụng) và Giám đốc kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ. -Phân công, phân nhiệm trách nhiệm cụ thể của từng bộ phân, từng cá nhân. Gắn mỗi cá nhân với từng công việc và trách nhiệm cụ thể. -Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các bộ phận kế toán, ngân quỹ và tín dụng. Phê duyệt -Thời hạn xem xét hồ sơ để phê duyệt vượt quá quy định - Chưa có sự kiểm soát của các phòng ban trước khi phê duyệt cho vay - Cho vay vượt quá mức tín dụng cho phép. -Phải có đầy đủ văn bản, chữ ký của các bộ phận phòng ban đã kiểm soát trước khi chuyển cho bộ phận phê duyệt. -Mức tín dụng tối đa là 10.000.000đ/SV/năm, các quy định cụ thể khác tại thông tư 2162A/NHCS-TD ngày 02 tháng 10 năm 2007của NHCSXH Việt Nam. Thông báo kết quả phê duyệt cho vay cho UBND cấp xã -Thông báo chậm trễ -Theo Mẫu số 04/TD (Phụ lục 8) -Có kế hoạch cụ thể về thời gian giải quyết hồ sơ và đôn đốc thực hiện Nhập và đăng ký hồ sơ cho vay, Kế toán Kế toán trưởng, Giám đốc - Không phát hiện ra các sai sót từ bộ phận tín dụng -Định kì kiểm tra báo cáo. - Quản lý hệ thống tài khoản kế toán trên hệ thống phần mềm nghiệp vụ, đồng thời TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 52 hồ sơ khế ước vào trong máy tính -Nhập liệu xảy ra sai sót dẫn đến sai sót trong giai đoạn giải ngân. quy định sơ đồ hạch toán cho từng nghiệp vụ phát sinh. Kế toán các phần hành kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ phát sinh được hạch toán vào hệ thống phần mềm về cách phân loại, định khoản, tính chính xác số học, tính đúng kỳ Các nghiệp vụ phát sinh phải nhập vào hệ thống ngay để đảm bảo tính kịp thời. - Khi tiến hành giao dịch tại các điểm giao dịch xã thì NHCSXH huyện Triệu Phong sử dụng phần mềm giao dịch lưu động, kiểm soát chứng từ giao dịch ngaytrong ngày, trong buổi giao dịch, đăng ký, tra cứu các thông tin, in các chứng từ liên quan. Sau đó kiểm tra khóa sổ, xuất dữ liệu báo cáo kịp thời về trung tâm. Nhằm kiểm soát quá trình vay vốn HSSV trong giai đoạn xử lý hồ sơ cần chú trọng đến việc phân công nhiệm vụ chức năng của mỗi cán bộ trong đơn vị Phân chia rõ nhiệm vụ chức năng của phòng Kế hoạch –Nghiệp vụ tín dụng và phòng Kế toán – Ngân quỹ. Cán bộ của hai phòng ban này trong Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong được tách bạch riêng biệt, không có cán bộ nào kiêm nhiệm nhiệm vụ của cả hai phòng ban. Phòng kế hoạch - tín dụng sau khi kiểm tra hồ sơ và xin chữ ký phê duyệt đầy đủ sẽ chuyển sang Phòng kế toán – thủ quỹ Trong mỗi phòng ban cũng có sự phân chia công việc cũng như uỷ quyền và phê chuẩn cũng được thực hiện rất rõ ràng. Sau khi nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn, cán bộ tín dụng ký, ghi rõ họ tên vào phần “Cán bộ tín dụng” trên mẫu 03/TD và chuyển cho trưởng phòng tín dụng xét duyệt. Trưởng phòng (tổ trưởng) tín dụng kiểm tra các thông tin trên giấy đề nghị xem đầy đủ rõ ràng hay không, có chỉnh sửa số liệu nào không, có chữ ký nháy của người có trách nhiệm trong việc chỉnh sửa hay không, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ có khớp với đề nghị vay hay không. Nếu hồ sơ hợp lệ, TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 53 đầy đủ thì ký, ghi rõ họ tên vào phần “Trưởng phòng (tổ trưởng) tín dụng trên mấu số 03/TD” và gửi lên Giám đốc xét duyệt. Sau khi được Giám đốc phê duyệt thì chuyển cho bộ phận Kế toán. Thủ tục phê duyệt này đã thực hiện việc kiểm tra kiểm soát lại hồ sơ cũng như gắn trách nhiệm vào đối tượng con người cụ thể trong việc tham gia thực hiện quy trình cho vay HSSV. Bộ hồ sơ vay vốn được lưu thông giữa các bộ phận vừa là để các bộ phận thực thi nhiệm vụ có liên quan vừa để kiếm soát quá trình thực hiện của các bộ phận. Bộ phận kế toán nhận và kiểm soát hồ sơ cho vay do cán bộ tín dụng chuyển đến. Cán bộ kế toán thực hiện công tác kiểm tra kiếm soát lại một lần nữa các thông tin trên giấy tờ của hồ sơ cũng như số liên đầy đủ, chữ ký của những bộ phận có liên quan. Kiểm tra danh sách đề nghị và danh sách được duyệt có sự khác biệt không, kiểm tra xem có hộ nào không được duyệt đề nghị vay không Những hộ không được duyệt vay có được thông báo bằng văn bản gửi cho UBND xã và nêu rõ lý do không được vay hay không. Khi nhận hồ sơ vay vốn từ cán bộ phòng tín dụng kế toán kiểm tra lại một lần nữa tính đầy đủ bộ hồ sơ vay, kiểm tra chữ ký của từng đơn vị, bộ phận có đầy đủ không, đề nghị hồ sơ đã được xét duyệt chưa. Nếu hồ sơ sai hoặc thiếu thì chuyển lại cho bộ phận tín dụng hoàn chỉnh lại. Nếu bộ hồ sơ nào đảm bảo yêu cầu thì tiến hành lập thủ tục giải ngân. Căn cứ vào các hồ sơ đủ điều kiện giải ngân, kế toán nhập và đăng ký hồ sơ cho vay, hồ sơ khế ước vào trong máy tính. Kết luận: Xét duyệt hồ sơ là bước xem xét ở cấp cao hơn về tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ để ra quyết định có cho vay hay không. Trách nhiệm và công việc tại NHCSXH huyện Triệu Phong được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Đảm bảo không có nhân viên nào kiêm nhiệm công việc của cả hai bộ phận, góp phần đạt được các mục tiêu kiếm soát. Việc thiết kế, bố trí nhân sự làm công tác kế toán phù hợp với hệ thống phần mềm nghiệp vụ và được thực hiện theo quy trình. 2.2.4.4. Ví dụ minh họa. Cán bộ tín dụng sau khi tiếp nhận hồ sơ của bà Nguyễn Thị Loan từ tổ TK&VV do ông Lê Văn Dũng làm tổ trưởng ngày 21/03 sẽ tiến hành lập Thông báo kết quả phê TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 54 duyệt cho vay. Dựa vào nhu cầu và khả năng đáp ứng, Ngân hàng đã phê duyệt cho vay 35 triệu đồng, thời hạn 96 tháng. Sau đó trình bộ hồ sơ cho trưởng phòng tín dụng và giám đốc xét duyệt. Sau khi kiểm tra lại bộ hồ sơ một lần nữa, trưởng phòng tín dụng và giám đốc tiến hành ký duyệt vào các giấy tờ cần thiết và chuyển lại cho cán bộ tín dụng (Phụ lục 9). Ngày 28/03 sau khi nhận được hồ sơ đã xét duyệt cán bộ tín dụng sẽ chuyển hồ sơ vay vốn cho bộ phận kế toán kiểm tra lại lần nữa và tiến hành nhập liệu để chuẩn bị giải ngân. Nhận xét: Quá trình tiếp nhận hồ sơ và tiến hành giải ngân đối với hồ sơ của bà Nguyễn Thị Loan hoàn toàn phù hợp với các quy định hiện hành của Ngân hàng. Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký kiểm soát trên Thông báo kết quả phê duyệt cho vay. 2.2.5. Kiếm soát trong giai đoạn giải ngân: 2.2.5.1. Mục tiêu: - Đúng đối tượng vay vốn - Đủ và chính xác số tiền vay vốn - Giải ngân kịp thời TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 55 2.2.5.2. Quy trình kiểm soát giai đoạn giải ngân Sơ đồ 2.6: Quy trình kiểm soát giai đoạn giải ngân Người vay vốn Chứng minh Nhân dân Cán bộ ngân hàng Kiểm tra, đối chiếu Giải ngân qua thẻ ATM Bắt đầu Sai Đúng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 56 2.2.5.3. Nội dung thực hiện công việc kiểm soát. Bảng 2.9: Các công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu trong giai đoạn giải ngân Thủ tục Thực hiện Rủi ro Kiểm soát Trình duyệt giải ngân Cán bộ tín dụng - Chưa có sự kiểm soát lại trước khi phê duyệt. - Phê duyệt không đúng thẩm quyền. CBTD tín dụng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ giải ngân, các điều kiện giải ngân sau đó trình giám đốc xét duyệt và ký. Đối chiếu CMND với Phiếu giải ngân cho vay vào tài khoản thẻ về các mục số CMND, ngày cấp. Cán bộ tín dụng - Giải ngân không đúng đối tượng. - Sai số tiền trên bảng kê rút vốn. -Giấy ủy ủy quyền không hợp lệ do thiếu thông tin, chữ ký, dấu xác nhận -Theo mẫu 02/CVCK (Phụ lục 10 ) -Đối chiếu thông tin trên các giấy tờ trong hồ sơ khoản vay và bảng kê rút vốn. -Trường hợp nhận thay phải có giấy ủy quyền có chứng nhận của UBND xã. -Trường hợp CMND mới làm lại không khớp với số khai trong hồ sơ tín dụng thì phải viết giấy xác nhận có dấu đỏ của UBND xã. Giải ngân và lưu trữ hồ sơ Kế toán nhận phiếu giải ngân cho vay vào tài khoản thẻ và tiến hành chuyển tiền cho Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn để chuyển tiền cho người vay - Lập chứng từ chi giả để vay ké, vay hộ. -Hồ sơ giải ngân chưa đầy đủ. - Người vay không nhận được tiền - Cho vay trùng lắp hóa đơn chứng từ - Các chứng từ làm căn cứ giải ngân không đầy đủ, không đảm bảo cơ sở pháp lý -Khoản chi được giải ngân nhưng không được ghi nhận và ngược lại -Cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ giải ngân ( hóa đơn, chứng từ giải ngân) - Cán bộ tín dụng thực hiện đánh dấu trên các hóa đơn, chứng từ giải ngân gốc của khách hàng bằng các hình thức: đóng dấu phát vay, ký - Quá trình giải ngân được thực hiện căn cứ trên Đề xuất giải ngân đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt Bộ phận tín dụng thực hiện giải ngân căn cứ vào các chứng từ giải ngân. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 57 Trước khi đi giao dịch tổ giao dịch lưu động NHCSXH huyện Triệu Phong luôn chủ động các phương tiện nhằm phục vụ cho công tác giải ngân: xe ô tô, máy in, máy tính, kiểm tra phần mềm giao dịch lưu động trên máy tính. Trước hôm giải ngân một ngày, kế toán tiến hành in các Phiếu giải ngân cho vay vào tài khoản thẻ và trình Trưởng phòng tín dụng và Giám đốc ký. Do đặc thù của NHCSXH có số lượng cán bộ biên chế ít nên Giám đốc NHCSXH huyện Triệu Phong đã chủ động cho cán bộ đi đào tạo học lái xe để chủ động trong công việc, trong ngân hàng có 03 cán bộ biết lái xe. Trước mỗi lần đi giao dịch Giám đốc chủ động kiểm tra giám sát công tác chuẩn bị của các cán bộ có liên quan. Kết luận: Giải ngân là giai đoạn phát tiền cho người vay. Trong giai đoạn này cần có sự tham gia giám sát của rất nhiều phía như: Ban quản lý Tổ TK&VV, các thành viên và cũng là đối tượng vay vốn. Bên cạnh đó cần có sự kiểm tra kiểm soát của các cán bộ NHCSXH đặc biệt là các cán bộ quản lý trong công tác chuẩn bị giải ngân và công tác giải ngân tại điểm giao dịch xã. Qua quan sát cho thấy cán bộ giao dịch thực hiện lịch giao dịch với các xã rất đúng giờ, trước khi giải ngân cán bộ ngân hàng phổ biến các thông tin cần thiết, giải đáp các thắc mắc có liên quan. 2.2.5.4. Ví dụ minh họa Ngày 21/04/2013 tại buổi giao dịch lưu động tại xã Triệu Sơn đã tiến hành giải ngân cho sinh viên Nguyễn Thị Thu Toàn. Hồ sơ giải ngân gồm: Sổ vay vốn Phiếu giải ngân qua tài khoản thẻ Tại buổi giao dịch cán bộ tín dung tiếng hành đối chiếu CMND của bà Lê Thị Loan với các thông tin trên Phiếu giải ngân qua tài khoản thẻ thấy khớp đúng thì yêu cầu bà Lê Thị Loan ký vào phiếu và trả Sổ vay vốn cho người vay (Phụ lục 11). Nhận xét: Quá trình giải ngân của NHCSXH huyện Triệu Phong thực hiện đúng quy trình. Đồng thời việc giải ngân đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký kiểm soát trên Phiếu giải ngân qua tài khoản thẻ. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH Ế - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 58 2.2.6. Kiểm soát sau cho vay. Bảng 2.10: Các công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu sau cho vay Công việc Thực hiện Bộ phậnkiểm duyệt Rủi ro Kiểm soát Giám sát quá trình sử dụng vốn, Kiểm tra sử dụng tiền vay Cán bộ tín dụng, các tổ TK&VV, các tổ chức chính trị, xã hội Trưởng phòng tín dụng, Giám đốc - Khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đích đã cam kết trong hợp đồng vay vốn - Lập khống biên bản, báo cáo kiểm tra sử dụng tiền vay - Cán bộ NHCSXH chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, tình hình thực hiện vốn vay 15 ngày sau khi giải ngân.Ngoài ra định kì 1 năm kiểm tra 2 lần và kiểm tra đột xuất nếu cần. - Cán bộ tín dụng phối hợp với các tổ TK&VV, các tổ chức chính trị, xã hội thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tình hình sử dụng vốn vay ở các hộ gia đình để có phương án ngừng giải ngân và thu hồi nợ trước hạn nếu người vay sử dụng không đúng mục đích. Kết thúc đợt kiểm tra, cán bộ tín dụng lập biên bản kiểm tra và có các biện pháp đề nghị khắc phục nộp cho cấp trên. - Rà soát biên bản kiểm tra khách hàng phải được các bên ký tên, đóng dấu đầy đủ. Theo dõi, thu nợ gốc, lãi, phí Cán bộ tín dụng, kế toán Giám đốc -Không thu được lãi. -Không thu được tiền gốc khi HSSV đã ra trường. -Gốc và lãi không được ghi nhận hay ghi nhầm tài khoản -Định kỳ hàng tháng bộ phận kế toán lập thông báo danh sách các khoản nợ đến hạn gửi bộ phận tín dụng để đôn đốc khách hàng trả nợ và có phương án xử lý của các khoản nợ quá hạn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 59 2.2.6.4. Ví dụ minh họa Định kỳ, cán bộ tín dụng phối hợp với các tổ TK&VV, các tổ chức chính trị, xã hội thực hiện kiểm tra, rà soát các khoản vay. Sau 15 ngày kể từ khi giải ngân, cán bộ tín dụng tiến hành kiểm tra sử dụng vốn vay các hộ gia đình vay vốn. Sau đó lập Biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay, trong đó nhận xét việc thực hiện các cam kết trong Hợp đồng tín dụng của khách hàng, tình hình sử dụng vốn vay, biện pháp xử lý và yêu cầu người vay ký xác nhận (Phụ lục 12) Việc thu lãi các thành viên hàng tháng do tổ trưởng tổ TK&VV thực hiện, sau đó đúng ngày giao dịch tại các xã thì tiến hành nộp cho kế toán. Hàng tháng tổ trưởng tổ TK&VV sẽ lập Bảng kê lãi phải thu-Lãi phải thu-Lãi thực thu- Tiền gửi tiết kiệm- Thu nợ gốc từ tiền gửi tiết kiệm (Phụ lục 13) Nhận xét: Có thể nhận thấy quá trình kiểm tra và giám sát sau cho vay đã được thực hiện đầy đủ, cụ thể: Sau 15 ngày gải ngân cán bộ tín dụng thực hiện kiểm tra. Bên cạnh đó còn có các đợt kiểm tra định kì, đột xuất của Ban đại diện, các tổ chức chính trị xã hội nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tránh rủi ro mất vốn xảy ra. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 60 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHO VAY HỌC SINH SINH VIÊN TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI HUYỆN TRIỆU PHONG 3.1. Đánh giá kiểm soát quy trình cho vay HSSV của Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong 3.1.1. Kết quả đã đạt được 3.1.1.1. Thực hiện tốt các chủ trương chính sách tín dụng của Chính phủ. Chương trình tín dụng cho HSSV theo quyết định 157/2007 QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ đã giúp các hộ gia đình giảm đáng kể gánh nặng tài chính. Chương trình này, một mặt giúp đào tạo số lượng lớn nhân lực phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa; mặt khác, giúp cho một bộ phận nhân dân có thu nhập thấp được thụ hưởng sự bình đẳng về giáo dục và đào tạo, có công ăn việc làm, từng bước thoát nghèo. Đặc biệt, chương trình tín dụng học HSSV đã đóng góp tích cực vào việc thúc đẩy phong trào học tập ở các địa phương nghèo. Và NHCSXH huyện Triệu Phong với việc thực hiện tốt nhiệm vụ của mình đã góp phần trong những thành tựu đó. Chương trình cho vay HSSV có hoàn cảnh khó khăn có nhiều sự điều chỉnh về thủ tục, lãi suất, mức vốnqua mỗi giai đoạn. Tuy nhiên, cán bộ NHCSXH huyện Triệu Phong đã thường xuyên cập nhật, thực hiện các văn bản chỉ đạo đổi mới của cấp trên. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong cũng rất chú trọng đến việc tuyên truyền những chủ trương, chính sách mới đến các đối tượng vay vốn thông qua các tổ chức chính trị xã hội, đặc biệt là qua các tổ TK&VV. Cùng với việc kiểm tra kiểm soát các chương trình tín dụng cũng như cách thức thực hiện theo đúng quy trình cũng đã và đang được nâng cao chất lượng để thực hiện tốt quy trình cho vay, khắc phục và giảm thiểu những sai sót. Thông qua đó, tạo cầu nối cho nhà nước thực hiện các chính sách xã hội, tiếp sức cho HSSV được tới trường, và đặc biệt là tạo niềm tin cho thế hệ trẻ vào đường lối chủ trương đúng đắn của Đảng, đào tạo nhân tài cho đất nước. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 61 3.1.1.2. Nguồn vốn đến được tận tay người vay vốn và sử dụng đúng mục đích Thông qua công tác tuyên truyền, vận động của Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong cùng với các đoàn thể chính trị - xã hội , đặc biệt là các tổ TK&VV người dân đã biết tới nguồn vốn vay của NHCSXH hơn, bên cạnh đó chính sách tín dụng về HSSV rất thiết thực tới gia đình và con em các hộ gia đình, nguồn vốn được truyền tải đến người vay 100% số xã trong cả huyện. Ngày càng nhiều HSSV được tiếp cận với nguồn vốn và quy mô tín dụng ngày càng tăng, thông qua phương thức giải ngân đến tận các hộ gia đình càng củng cố thêm lòng tin vào Đảng, chính phủ và tạo sự bình đẳng được học hành cho tất cả HSSV. Bảng 3.1: Tổng hợp số liệu dư nợ học sinh sinh viên. Chỉ tiêu Năm Tổng số dư nợ (Trđ) Số SV còn dư nợ (Sinh viên) Dư nợ bình quân/1sinh viên (trđ/sinh viên) 2010 75.843 5.262 14.41 2011 105.737 6.169 17.14 2012 124.259 5.505 22.57 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động của Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong) Thông qua bảng trên ta thấy, tổng số dư nợ và dư nợ bình quân trên một sinh viên ngày càng tăng qua các năm. Đây là một thành tựu của NHCSXH huyện Triệu Phong trong việc đưa vốn vay đến với các hộ chính sách, mở rộng quy mô tín dụng. Hiệu quả sử dụng vốn vay ngày càng tăng cao. Tỉ lệ người vay sử dụng vốn sai mục đích giảm. Để đạt được kết quả này Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong đã tiến hành kiểm tra kiểm soát thông qua các tổ TK&VV, các đợt kiểm tra định kỳ được làm thường xuyên, đúng hạn. Đối với những trường hợp đã được vay vốn HSSV thì chưa có một trường hợp nào phải nghỉ học do không đóng học phí. 3.1.1.3. Làm tốt công tác cho vay và kiểm soát cho vay HSSV: Tiến hành các bước làm hồ sơ vay vốn, xét duyệt hồ sơ và giải ngân nhanh gon, đảm bảo tối đa quyền lợi HSSV cũng như tuân thủ đúng các yêu cầu của quy trình nghiệp vụ. Số lượng sinh viên được vay vốn ngày càng tăng nhưng thời gian từ khi xét duyệt hồ sơ đến khi giải ngân đã rút ngắn đi rất nhiều. Nguồn vốn đến với người dân nhanh hơn, khi giải ngân cho người vay cũng đầy đủ, chính xác. Khi nhận tiền giải TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 62 ngân thì cán bộ tín dụng Phòng giao dịch NHCSXH Triệu Phong cũng rất thân thiện, hòa nhã, cẩn thận hướng dẫn phổ biến công việc cần làm khi nhận tiền, thủ tục nhận tiền cũng nhanh gọn, dễ hiểu. Để nguồn vốn vay được sử dụng có hiệu quả, đến nay Phòng giao dịch NHCSXH huyện đã triển khai tổ chức tại 19/19 xã, thị trấn có điểm giao dịch ổn định, các thông tin, trang bị phương tiện cho từng điểm giao dịch được đáp ứng đảm bảo. Các thông tin chính sách tín dụng ưu đãi, thông tin hộ vay được công khai minh bạch, rõ ràng. Phòng giao dịch thường xuyên tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho thành viên tổ TK&VV để đi vào hoạt động ngày thêm hiệu quả hơn. 3.1.2. Hạn chế và nguyên nhân 3.1.2.1. Hạn chế Trong quá trình hoạt động, bên cạnh những thành tích đạt được vẫn còn một sô hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát cho vay HSSV có hoàn cảnh khó khăn.Đó là: - Sự phối hợp kiểm soát giữa nhà trường, chính quyền cơ sở cấp xã và ngân hàng chưa chặt chẽ. Nhà trường không kiểm soát được sinh viên mình có được vay vốn hay không, Ngân hàng không có sự liên hệ với nhà trường nơi sinh viên đang theo học nên không thể quản lý việc sinh viên có đang theo học hay không, có vi phạm kỉ luật của nhà trường hay không. - Hạn chế trong việc kiểm tra sử dụng tiền vay. - Việc cho vay được dựa trên cơ sở bình xét của tổ TK&VV thuộc các tổ chức chính trị - xã hội và sự phê duyệt của UBND cấp xã, NHCXSH chỉ thực hiện giải ngân theo các hồ sơ đã được phê duyệt. Trong thực tế, việc xác nhận của một số chính quyền địa phương quá chặt chẽ, dẫn đến những người có hoàn cảnh khó khăn, có nhu cầu vay vốn nhưng chưa được vay, có nơi lại rộng rãi, dẫn đến nhu cầu vay vốn tăng cao, nên NHCSXH chưa thể nắm được số lượng HSSV cần vay vốn ở trên địa bàn. - Hạn chế về khả năng thu hồi vốn: theo cơ chế cho vay hiện hành, khi ra trường HSSV mới phải trả nợ. Do vậy, nhiều HSSV khi ra trường đã không cung cấp hoặc cung cấp sai địa chỉ nơi làm việc, địa chỉ gia đình khi có những thay đổi về giới hành chính hoặc chuyển đến địa chỉ mới, nhiều trường hợp bố mẹ cũng không biết hiện con mình đang ở đâu. Vì vậy, Ngân hàng rất khó khăn trong quá trình thu nợ dẫn đến nợ quá hạn phát sinh. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 63 - Hạn chế về năng lực trình độ của cán bộ các tổ chức chính trị nhận uỷ thác còn chưa cao, chưa chuyên nghiệp. - Hạn chế về công tác kiểm soát: Công tác kiểm tra kiểm soát chưa được chặt chẽ. Công tác họp tổ TK&VV chưa được thực hiện đầy đủ, nhiều cuộc họp còn thiếu nhiều thành viên trong tổ. Các cuộc kiểm tra giám sát mới chỉ đưa ra những điểm sai sót chứ chưa tổng hợp đánh giá được những sai sót đó ở diện rộng hay hẹp, chưa đưa ra những sai sót ở khâu nào, ai là người chịu trách nhiệm và hình thức xử lý trong trường hợp làm sai sót. 3.1.2.2. Nguyên nhân - Hiện nay các loại hình đào tạo của các trường rất đa dạng như: hệ thống trường thuộc Bộ giáo dục và đào tạo quản lý, trường của các ngành, trường của các địa phương, đặc biệt có những trường các khoa đào tạo bằng hình thức liên kết với các trường khác. Do vậy khó xác định đối tượng phục vụ cũng như trách nhiệm trong việc quản lý HSSV, nên thực tế cũng gặp không ít khó khăn trong việc triển khai cho HSSV vay vốn phục vụ học tập và kiểm soát. Nhiều trường học cấp giấy xác nhận cho HSSV tràn lan, không quản lý nên không biết sinh viên đã có giấy xác nhận hay chưa, có vay được vốn không, có đúng đối tượng hay không. Nhiều trường còn chậm trễ trong việc xác nhận cho HSSV dẫn đến chậm trễ trong công tác xét duyệt hồ sơ và giải ngân của ngân hàng. - Phòng Lao động thương binh & xã hội huyện Triệu Phong là đơn vị thực hiện việc rà soát, quản lý danh sách các hộ nghèo và cận nghèo trong toàn huyện nhưng việc xác nhận đối tượng vay vốn lại là nhiệm vụ của UBND các xã, trong khâu xác nhận này, Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong chỉ căn cứ trên danh sách xác nhận (mẫu số 03/TD) để kiểm tra hồ sơ vay, nếu đúng với danh sách đề nghị được xác nhận thì tiến hành cho vay chứ cũng không kiểm tra đối chiếu lại xem các hộ có tên trong danh sách những hộ nghèo và cận nghèo hay không. - Cho vay HSSV thực chất là một khoản cho vay sinh hoạt, vì vậy việc kiểm tra, kiểm soát quá trình sử dụng vốn vay là rất phức tạp, hiện đang nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý. - Hộ gia đình muốn vay vốn nếu chưa phải là thành viên của tổ TK&VV thì phải kết nạp vào các tổ TK&VV, điều này đã gây không ít khó khăn cho người vay vì TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 64 tổ TK&VV, nơi có hộ gia đình xin gia nhập phải tổ chức cuộc họp dù có một hay hai thành viên mới xin vào tổ. Mặt khác, do thời gian vay vốn dài, số tiền vay nhận theo từng kỳ nhỏ lẻ nên tổ trưởng khó quản lý, theo dõi trong suốt thời gian vay vốn của hộ gia đình. Hơn nữa do trong thời gian phát tiền vay người vay chưa phải trả lãi, gây tâm lý tổ trưởng không muốn kết nạp hoặc xét duyệt cho vay đối với hộ gia đình có nhu cầu vay vốn cho con đi học, bởi vì không thu lãi thì tổ trưởng không được hoa hồng do Ngân hàng chi trả (kể cả khoản phí uỷ thác tổ chức hội được hưởng). - Hiện nay Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong đã ký văn bản liên tịch uỷ thác cho vay thông qua bốn tổ chức chính trị xã hội cấp huyện (Hội phụ nữ, Hội nông dân, Hội cựu chiến binh, Đoàn thanh niên). Ban chấp hành của các hội đoàn thể các cấp thường có từ 2 đến 10 người, những người tham gia vào ban chấp hành thường là những người có trình độ, tuy nhiên theo quy định họ không được trực tiếp đứng ra làm tổ trưởng các tổ TK&VV mà chỉ quản lý, chỉ đạo ở một số khâu nhằm tách biệt rõ ràng giữa công tác quản lý lãnh đạo điều hành và công tác quản lý hộ vay trực tiếp. Chính vì vậy người nắm trực tiếp các hộ gia đình vay vốn là các tổ trưởng tổ TK & VV, những tổ trưởng này là những người được dân tín nhiệm bầu ra để quản lý, đôn đốc các hộ viên và giao dịch với ngân hàng. Không phải tất cả các tổ trưởng đều có trình độ, qua thực tế nhiều tổ trưởng đã tham gia vào công tác vay vốn nhiều năm nhưng quy trình thủ tục để hướng dẫn hộ vay làm vẫn không nắm rõ, nhiều tổ trưởng bình xét cho vay không đúng đối tượng, bộ hồ sơ xin vay gửi ngân hàng phải tẩy xoá, sửa chữa làm đi làm lại rất nhiều lần, mặc dù hàng năm Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong đều phối hợp với các cấp hội đoàn thể nhận uỷ thác tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ và tổ trưởng tổ TK&VV tới tận cấp xã. Điều này ảnh hưởng tới tiến độ giải ngân, nguồn vốn chưa đáp ứng kịp thời cho nhu cầu vay vốn của HSSV. 3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng kiểm soát quy trình cho vay HSSV có hoàn cảnh khó khăn tại ngân hàng chính sách xã hội huyện Triệu Phong. 3.2.1. Phối hợp với các Nhà trường, các tổ chức chính trị - xã hội liên quan trong việc triển khai chương trình tín dụng đối với học sinh, sinh viên. NHCSXH huyện Triệu Phong cần tăng cường phối hợp với các tổ chức đoàn thể, các bộ ngành, cơ quan có liên quan để thực hiện tốt hơn việc kiểm soát. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 65 Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong cần phối hợp với cơ quan Lao động thương binh & xã hội trong việc chỉ đạo Ban xóa đói giảm nghèo cấp xã tham mưu cho UBND các xã xác nhận đối tượng vay vốn theo quy định. Phòng Lao động thương binh & xã hội huyện Triệu Phong cung cấp thông tin kịp thời về danh sách các hộ thuộc diện nghèo và cận nghèo trong toàn huyện nhằm giúp NHCSXH huyện Triệu Phong có cơ sở đối chiếu đối tượng vay vốn được xác nhận. Đưa ra cơ chế pháp lý xử phạt trong trường hợp xác nhận sai đối tượng. Thông báo bằng văn bản và ghi nhận là một trong những căn cứ đánh giá năng lực chuyên môn làm việc của cán bộ xã. Phối hợp với Nhà Trường, Chính quyền địa phương và Hội đoàn thể cấp xã trong việc quản lý đối tượng vay vốn trước, trong và sau khi cho vay, kịp thời xử lý những trường hợp cho vay sai đối tượng, sử dụng vốn sai mục đích. Huy động nguồn vốn cho HSSV vay đã khó, nhưng kiểm soát nguồn vốn được sử dụng có hiệu quả hay không còn khó khăn hơn. Cán bộ NHCSXH phải thường xuyên kết hợp với nhà trường để có thông tin kịp thời về HSSV hạn chế rủi ro xảy ra khi HSSV bỏ học, bị đuổi học, vi phạm kỉ luậtĐồng thời, cung cấp danh sách HSSV được vay vốn theo cho các trường học nhằm kiểm soát đối tượng sử dụng vốn đúng mục đích. Phối hợp với các Bộ ngành, cấp ủy đảng, chính quyền địa phương, cơ quan sử dụng người lao động và các tổ chức đoàn thể để nắm vững đối tượng được thụ hưởng, từ đó có trách nhiệm chỉ đạo sâu sát, hiệu quả hơn trong quản lý và thu hồi vốn. 3.2.2. Củng cố, nâng cao chất lượng hoạt động của các tổ TK&VV. Thực tế cho thấy, việc thực hiện ủy thác nguồn vốn qua các tổ chức hội, đoàn thể không chỉ thực hiện tốt chủ trương xã hội hóa hoạt động tín dụng chính sách, mà còn huy động được sức mạnh của toàn xã hội tham gia vào công tác xóa đói giảm nghèo, đảm bảo an sinh xã hội tại địa phương. Cũng chính vì thế, để từng bước nâng cao năng lực hoạt động của các đoàn thể, tổ chức mà trực tiếp là thông qua các tổ TK&VV- mắt xích quan trọng trong việc phát huy hiệu quả hoạt động trong kiểm soát cho vay HSSV ở cơ sở, NHCSXH huyện Triệu Phong cần phối hợp chặt chẽ với các tổ chức ủy thác, chính quyền các xã tăng cường thực hiện công tác rà soát, sắp xếp, kiện toàn các tổ TK&VV. Phía ngân hàng cần chú trọng đến công tác nâng cao nghiệp vụ quản lý vốn cho các tổ TK&VV, cũng như hướng dẫn cách xử lý các tồn tại, vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với đó, thông qua các buổi giao dịch tại các xã, RƯ ỜN G Đ ẠI HỌ C K INH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 66 thị trấn, công tác tuyên truyền về những cơ chế, chính sách mới cho những thành viên trong các tổ TK&VV nên được ngân hàng đặc biệt quan tâm. Để qua đó, các tổ TK&VV đã kịp thời nắm bắt, triển khai và đưa nguồn vốn đến với người vay là các hộ chính sách đúng đối tượng, thực sự trở thành cánh tay đắc lực cho mục tiêu xóa đói giảm nghèo của Nhà nước. NHCSXH huyện Triệu Phong cần kiện toàn tổ chức của các Tổ TK&VV theo mô hình khu dân cư, hoạt động theo đúng quy định, mỗi tổ TK&VV nhận uỷ thác triển khai nhiều chương trình cho vay, tránh tình trạng thành lập tổ TK&VV theo từng chương trình cho vay, gây ra sự chồng chéo về thành viên tham gia và hạn chế trong quản lý, điều hành hoạt động, dễ dẫn đến các rủi ro tín dụng. Ngoài ra, cán bộ tín dụng phụ trách địa bàn phải nắm rõ địa chỉ, thân nhân và hoàn cảnh gia đình của từng thành viên trong Ban Quản lý Tổ TK&VV để tạo điều kiện thuận lợi trong các quan hệ giao dịch với Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong cũng như đảm bảo an toàn trong khâu quản lý vốn vay. 3.2.3. Tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ ngân hàng Trong mọi lĩnh vực con người luôn là yếu tố quyết định, đặc biệt là trong lĩnh vực tín dụng ngân hàng. Chất lượng nguồn nhân lực phải đảm bảo với những tiêu chí như: năng lực, trình độ, khả năng hội nhập, hiệu quả công tác và phẩm chất đạo đức tốt. Với mục tiêu nâng cao chất lượng tín dụng trung và dài hạn thì NHCSXH huyện Triệu Phong cần tiến hành một số biện pháp sau: - Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ viên chức NHCSXH, cán bộ quản lý tổ chức nhận ủy thác, cán bộ chuyên trách Xóa đói giảm nghèo, Ban quản lý Tổ TK&VV. - Rà soát lại đội ngũ cán bộ tín dụng của ngân hàng, chuyển công việc khác phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn. Sắp xếp cán bộ cho phù hợp với khả năng và năng lực của mỗi người. - Tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ tín dụng, tăng cường công tác đào tạo và tái đào tạo, thực hiện đào tạo định kỳ và thường xuyên để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như trau dồi kinh nghiệm, chính sách mới, từ đó nâng cao chất lượng công tác tín dụng. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 67 3.2.4. Tăng cường công tác kiểm tra. Xây dựng quy trình kiểm tra, kiểm soát vốn vay và tăng cường công tác kiểm tra trước, trong, sau cho vay. Trước khi ra quyết định cho vay và trong quá trình giải quyết cho vay, Phòng giao dịch NHCSXH huyện Triệu Phong không nên chỉ căn cứ vào hồ sơ xin vay của các hộ gia đình, sự xác nhận hay các thông tin một chiều từ địa phương mà nên cử cán bộ xuống địa phương trực tiếp kiểm định tính xác thực của các thông tin đó. Từ đó đảm bảo cho tính chính xác của các quyết định cho vay. Đồng thời, tăng cường kiểm tra giám sát của Phòng giao dịch NHCSXH huyện với hệ thống uỷ thác tại các xã, kiểm tra việc bình xét của các tổ TK&VV để kịp thời phát hiện, xử lý sai phạm trong quá trình thực hiện cho vay. Cần xây dựng hệ thống kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ hoạt động tín dụng. Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ gắn với trách nhiệm cụ thể. Phải coi đây là công cụ hữu hiệu trong hoạt động quản lý chất lượng hoạt động tín dụng của ngân hàng. Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát theo chuyên đề, theo kế hoạch kiểm tra điểm hoặc đột xuất tại cơ sở hộ vay và tổ TK&VV của Ban đại diện, NHCSXH, hội đoàn thể các cấp nhằm để kịp thời phát hiện và chấn chỉnh những thiếu sót trong quy trình, thủ tục cho vay. Phối hợp, đôn đốc các tổ chức hội cần tích cực tham gia kiểm tra vốn vay, nhắc nhở người vay trả nợ, lãi đúng hạn, đầy đủ; phát hiện và thông báo cho ngân hàng những trường hợp sử dụng vốn sai mục đích, bị rủi ro. Nâng cao vai trò và trách nhiệm của tổ chức hội trong việc kiểm tra vốn vay, đảm bảo việc kiểm tra phải kịp thời và có chất lượng. Tăng cường kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn của người vay: ngân hàng cần thường xuyên liên lạc với Nhà trường để có thông tin về tình hình học tập của sinh viên và kiểm tra quá trình sử dụng vốn vay, từ đó có thể chấm dứt việc cho vay tiếp theo và thu hồi nợ trước hạn đối với số vốn đã vay. Cần xây dựng quy trình tín dụng cụ thể, thiết lập và phân chia nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm trong từng công đoạn cho vay, gắn trách nhiệm và nghĩa vụ của các tổ chức chính trị- xã hội nhận uỷ thác, các tổ trưởng tổ TK&VV, chính quyền địa phương, và có trách nhiệm bồi hoàn vật chất khi thực hiện vượt quyền và để xảy ra xâm tiêu, chiếm dụng vốn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 68 3.2.5. Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền Để chương trình tín dụng đối với HSSV mở rộng và nhiều người được tiếp cận, NHCSXH huyện Triệu Phong cần tích cực phối hợp với các ban ngành, đoàn thể trong công tác thông báo rộng rãi chương trình tín dụng đối với HSSV có hoàn cảnh khó khăn và quy trình vay vốn tín dụng đào tạo. Phối hợp chặt chẽ với các ngành, các cấp các cơ quan thông tấn báo chí tuyên truyền sâu rộng về hoạt động của NHCSXH để mọi người đều biết đến và hiểu đúng về NHCSXH, để từ đó tất cả cùng tham gia quản lý vốn và xây dựng ngân hàng . Ngoài hình thức treo biển nội dung công khai các chương trình tín dụng ưu đãi theo công văn 2064A tại trụ sở UBND cấp xã, hàng tháng tổ giao dịch lưu động đều có một ngày trực tại điểm giao dịch ở UBND cấp xã, trong buổi giao dịch này cán bộ ngân hàng phải chủ động tuyên truyền, hướng dẫn cho người dân. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 69 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận. Đầu tư cho giáo dục thông qua chính sách tín dụng ưu đãi đối với HSSV vừa có ý nghĩa kinh tế, vừa có ý nghĩa chính trị xã hội, tạo cơ hội cho các HSSV là con gia đình nghèo, cận nghèo hoặc có hoàn cảnh khó khăn học đại học, cao đẳng và học nghề. Đây là giải pháp tích cực để đào tạo nguồn nhân lực, nhất là lực lượng lao động ở nông thôn, song cần xác định đúng đối tượng vay, quy định rõ trách nhiệm của HSSV - gia đình, của Nhà nước, của Nhà trường, của người sử dụng lao động để đảm bảo sử dụng vốn đúng mục đích và hoàn trả đúng hạn. Để làm được điều đó cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, có chất lượng. Nhận thức được tầm quan trọng đó, em đã quyết định chọn đề tài “Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ cho vay học sinh sinh viên tại Ngân hàng chính sách xã hội huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị” làm đề tài tốt nghiệp nhằm có cái nhìn chi tiết hơn về các biện pháp kiểm soát đối với hoạt động cho vay HSSV tại NHCSXH huyện Triệu Phong. Trên cơ sở đó góp một phần nhỏ trong việc truyền tải những lý thuyết về kiểm soát vào thực tiễn hoạt động của Ngân hàng. Về cơ bản, đề tài đã giải quyết được những vấn đề sau: Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay nói riêng. Tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ quy trình cho vay HSSV tại NHCSXH huyện Triệu Phong. Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay HSSV tại NHCSXH huyện Triệu Phong. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như khó khăn trong việc tiếp cận số liệu thực tế, điều kiện thời gian hạn chế và đặc thù công việc nên đề tài vẫn còn hạn chế như sau: Đề tài mới chỉ tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ quy trình cho vay HSSV trên khía cạnh các yếu tố định tính mà chưa phân tích các yếu tố định lượng để làm rõ quá trình và thủ tục kiểm soát. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 70 Các tiêu chí để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ còn ít và chưa cụ thể. Các giải pháp đưa ra chỉ mang tính định hướng và chưa có sự thẩm định qua thực tế. 2. Kiến nghị 2.1. Đối với Chính phủ và các bộ ngành liên quan. Cơ chế quản lý tài chính của nhà nước đối với hệ thống NHCSXH hiện nay còn mang nặng tính bao cấp, thể hiện cơ chế kế hoạch- xin cho trong quản lý. Đặc biệt là chế độ cấp bù lãi suất khiến cho NHCSXH rất bị động trong quá trình triển khai thực hiện huy động vốn để cho vay theo kế hoạch. Cơ chế quản lý tài chính hiện nay không khuyến khích tính chủ động trong công việc của cán bộ, phần nào tạo tính ỷ lại trông chờ vào Nhà nước. Vì vậy đề nghị Chính phủ và các bộ ngành xem xét sửa đổi cơ chế quản lý tài chính theo hướng tăng tính tự chủ hơn nữa để NHCSXH chủ động hơn trong việc huy động các nguồn lực tài chính phục vụ cho công tác tín dụng đối với hộ nghèo và các đối tượng chính sách. Có các quy định, chế tài cụ thể để xử phạt các cán bộ trong các trường hợp cho vay không đúng đối tượng, sách nhiễu người vay trong quá trình vay vốn đồng thời có những có chế độ đãi ngộ thỏa đáng cho cán bộ nhân viên NHCSXH về tiền lương, đào tạo kiến thức Chính phủ cần phối hợp với Bộ giáo dục để có các quy định trong việc phối hợp giữa nhà trường với NHCSXH quản lý các học HSSV vay vốn ở trường mình. Chính phủ chỉ đạo Bộ Lao động thương binh và xã hội cần xây dựng tiêu chí xác định đối tượng thuộc diện nghèo, cận nghèo một cách cụ thể, rõ ràng. Có các thông tư hướng dẫn thực hiện chi tiết, kiểm tra việc thực hiện rà soát các đối tượng hàng năm của các đơn vị. Chỉ đạo các ngành và Ban chỉ đạo giảm nghèo cấp phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội truyên truyền, vận động để mọi người dân biết và thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về tín dụng đối với người nghèo và các đối tượng chính sách khác, tạo điều kiện thuận lợi để NHCSXH trên địa bàn thực hiện có hiệu quả chính sách tín dụng ưu đãi. UBND cấp xã, nơi quản lý danh sách hộ nghèo cần chỉ đạo cán bộ làm công tác giảm nghèo của xã phối hợp với các tổ chức chính trị xã hội, tổ vay vốn làm tốt công tác bình xét đối tượng vay đảm bảo công khai, dân chủ, kiểm tra việc sử dụng vốn vay TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 71 và đôn đốc người vay trả nợ đúng quy định. Phân giao vốn đến từng thôn để bình xét cho vay và chỉ đạo cán bộ phân công phụ trách thôn, ấp, khối phố, các đơn vị nhận ủy thác, tổ vay vốn, tăng cường công tác kiểm tra đến hộ vay. Việc thực hiện tốt chỉ tiêu tín dụng ưu đãi được xem là tiêu chí bình xét thôn, khối phố, gia đình văn hóa hằng năm. Bên cạnh đó, thường xuyên tổ chức rà soát, bổ sung vào danh sách hộ nghèo, hộ cận nghèo và các đối tượng chính sách làm căn cứ để tổ chức thực hiện chính sách tín dụng ưu đãi theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ; cử lãnh đạo UBND xã tham gia điều hành buổi họp giao ban hằng tháng tại điểm giao dịch xã giữa NHCSXH, Hội đoàn thể và tổ trưởng vay vốn nhằm nắm bắt tình hình chất lượng tín dụng trên địa bàn để kịp thời chỉ đạo giải quyết. 2.2. Đối với NHCSXH Việt Nam Chủ động phối hợp liên bộ chỉnh sửa các mẫu biểu liên quan trong quy trình cho vay trên cơ sở phù hợp với tình hình thực tế và tạo điều kiện cho cơ quan liên quan. Kịp thời tham mưu Chính phủ trong việc tạo nguồn vốn cho vay từng thời kỳ. Phối hợp tốt với Trung ương Hội đoàn thể trong việc chỉ đạo khắc phục những hạn chế đảm bảo hành lang thuận lợi trong việc triển khai cho vay. Kiểm tra kiếm soát việc thực hiện các kế hoạch được giao, thực hiện kiểm tra thực tế ở các cơ sở. 2.3. Đối với NHCSXH huyện Triệu Phong Xây dựng môi trường hoạt động lành mạnh, thân thiện. Duy trì giao ban định kỳ thường xuyên hằng tháng với mỗi xã theo đúng quy định. Thường xuyên báo cáo cáo tình hình thực hiện các chính sách tín dụng ưu đãi cho lãnh đạo cấp ủy, chính quyền, Ban đại diện Hội đồng quản trị trên địa bàn để tranh thủ sự chỉ đạo; tham mưu kịp thời cho Ban đại diện HĐQT tỉnh. Tăng cường hoạt động kiểm tra, thường xuyên chỉ đạo nâng cao chất lượng tín dụng, nhất là ở những huyện, xã có nợ xấu tồn đọng lâu năm. Tăng cường công tác kiểm tra nội bộ để nâng cao ý thức chấp hành quy trình tín dụng đối với cán bộ nhân viên; chủ động phối hợp với cán bộ làm công tác giảm nghèo của xã, Hội đoàn thể nhận ủy thác, Tổ vay vốn trên địa bàn làm tốt công tác kiểm tra, đối TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 72 chiếu nợ công khai đến từng hộ vay để nắm bắt tình hình sử dụng vốn, qua đó tác động đến ý thức của người vay trong việc sử dụng vốn và thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Thường xuyên chú trọng đến công tác giáo dục chính trị tư tưởng, đạo đức lối sống, đào tạo và đào tạo lại để nâng cao trình độ về mọi mặt đối với đội ngũ cán bộ nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ có tác phong công tác gần dân và có trách nhiệm với dân; làm tốt công tác điều động, luân chuyển cán bộ để thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu; phát động nhiều đợt thi đua chuyên đề tập trung cho việc nâng cao chất lượng tín dụng gắn với khen thưởng để tạo động lực mới trong thực hiện nhiệm vụ. Phân công phân nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, thực hiện tốt công tác uỷ quyền và phê duyệt. 2.4. Đối với các tổ chức Hội, đoàn thể nhận ủy thác Chú trọng công tác tuyên truyền, vận động nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của hội viên trong việc sử dụng vốn vay có hiệu quả và thực hiện tốt nghĩa vụ trả nợ, trả lãi cho ngân hàng đúng quy định; phối hợp với các ngành chuyên môn cấp huyện tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho hội viên phương án sử dụng vốn có hiệu quả. Thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đánh giá chất lượng hoạt động của tổ TK&VV, phối hợp với chính quyền cấp xã, thôn và NHCSXH củng cố kịp thời những tổ TK&VV yếu kém, nhằm nâng cao chất lượng, thực hiện tốt nhiệm vụ ủy thác. Phối hợp với NHCSXH trên địa bàn tổ chức phân tích nguyên nhân nợ xấu đến từng hộ để có giải pháp xử lý; thành lập Ban chỉ đạo nâng cao chất lượng tín dụng ở cấp huyện, xã để xử lý dứt điểm nợ xấu, gắn chất lượng tín dụng với bình xét thi đua của từng cấp Hội hằng năm. 2.5. Đối với những đề tài nghiên cứu tiếp theo Em có một số đề xuất để hoàn thiện hơn nội dung của những đề tài nghiên cứu tiếp theo như sau: Mở rộng nghiên cứu toàn bộ nghiệp vụ cho vay của NHCSXH huyện Triệu Phong để có thể đánh giá được tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng. Xây dựng một hệ thống tiêu chí để làm cơ sở đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình kiểm soát cho vay HSSV. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 73 Mở rộng tìm hiểu mọi mắt xích trong toàn bộ quy trình cho vay HSSV bao gồm các tổ chức nhận ủy thác, tổ TK&VV, UBND xã để đánh giá tổng quan chính xác hệ thống kiểm soát của quy trình cho vay. Nếu thực hiện được những điều trên thì kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và ra quyết định của hội đồng quản trị và ban giám đốc của NHCSXH huyện Triệu Phong nói riêng và NHCSXH nói chung. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phan Thị Hải Hà SVTH: Lê Thị Anh Trang- K43 Kế toán Kiểm toán 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Th.S Lâm Thị Hồng Hoa (2002), Giáo trình Kiểm toán ngân hàng, NXB Thống kê. 2. TS Lê Văn Luyện (2009), Lý thuyết kiểm toán, Học viện Ngân hàng. 3. Th.S Tạ Thị Thùy Mai (2008), Luận văn Thạc sĩ Kinh tế, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh 4. Quyết định 157/2007/QĐ-TTg ngày 27/9/2007 về Về tín dụng đối với học sinh, sinh viên của Thủ tướng chính phủ. 5. Văn bản hướng dẫn 2162A/NHCS-TD về việc hướng dẫn thực hiện cho vay đối với học sinh sinh viên ngày 02/10/2007. 6. Văn bản 2364/NHCS-TDSV về việc giải đáp vướng mắc về nghiệp vụ tín dụng chương trình cho vay HSSV. 7. Hỏi và đáp về hoạt động tín dụng, Ngân hàng chính sách xã hội (2006). 8. Chuẩn mực kiểm toán 400: Rủi ro kiểm toán và hệ thống kiểm soát nội bộ 9. Ngân hàng chính sách xã hội Việt Nam, Văn bản của ban TGĐ 10. Vbsp.org.vn 11. Vayvondihoc.moet.gov.vn 12. Và một số tài liệu và các trang web khác TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ