Đề tài Thực trạng tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm của công ty Vinasax

Oðt, Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất ... Trong những năm tói sẽ tổ chức đoàn vào các thị trường Bắc Mỹ, Châu Phi và Đông Âu cũ (nơi mà trước đây các sản phẩm Việt Nam đã quên thuốc và chiếm được cảm tình của người tiêu dùng). Thị trường này chủ yếu bị hạng chế do chưa có hình thức thanh toán ổ định, thường chịu rủi ro cao. Việc trao đổi hàng hoá thông qua những tổng công ty lớn được nhà nước chỉ định cũng là một biện pháp tình thế để tháo gỡ khó khăn trên. c) Đạo tạo chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ hoạt động về lĩnh vực HCTL * Tranh thủ sự giúp đỡ của các đối tác nước ngoài để cử cán bộ sang học tập, bồi dưỡng qua các khoá ngắn hạn. * Cử cán bộ đi theo các đoàn để tìm hiểu học tập kinh nghiệm tại các kỳ HCTLQT lớn. 62 * Mời các chuyên gia nước ngoài vào làm việc và hướng dẫn nghiệp vụ. d) Tham mưu đề xuất với các cơ quan chức năng, các cấp có thẩm quyền về các chính sách nhằm đẩy mạnh xúc tiến thương mại nói chung và hoạt động HCTL nói riêng, thí dụ như đề án xây dựng khu Trung tâm HCTLTMQT và quỹ xúc tiến thương mại (quỹ này có thể trích từ nguồn thu lệ phí hạn nghạch vào EU...) 2. Hoàn thiện công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại ở trong nước ở các góc độ - Người tổ chức : Organizer - Người tham dự: Exhibitior - Người tham quan : Visitor - Các cơ quan quản lý, các nhà lãnh đạo - Các cơ quan Báo chí, Đài truyền hình, Đài tiếng nói Cụ thể như sau: - Sự quyết định tổ chức do các cơ quan lãnh đạo chuyên ngành quyết định ở đây gồm : Văn phòng chính phủ , Bộ Thương mại, UBND các Tỉnh, Tổng cục Hải quan, Bộ Công an .. .. Những đơn vị trực tiếp chỉ đạo và các văn bản qui định hiện hành . + Vì uy tín của một Hội chợ Triển lãm Thương mại bất kỳ do đơn vị tổ chức trực tiếp tạo ra. Có những trường hợp các đơn vị không có chuyên môn tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng được cấp phép để được tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại. Điều này cần được các nhà lãnh đạo vĩ mô khi xem xét quyết định cho phép đơn vị nào được phép tổ chức. Theo tôi cũng có thể cho phép nhiều đơn vị tổ chức song phải tính đến các yếu tố bắt buộc để được phép tổ chức như : - Chức năng hoạt động - Trình độ cán bộ - Thiết bị và cơ sở vật chất - Các mối quan hệ trong lĩnh vực hoạt động - Khu vực hoạt động Có như vậy, khách tham dự đặc biệt là khách nước ngoài không bị mất hy vọng khi vào thị trường Việt Nam làm ăn vì chỉ cần tham dự một Hội chợ 63 Triển lãm Thương mại (do đơn vị không đủ chuyên nghiệp tổ chức) do việc phục vụ không đúng yêu cầu, họ có thể đánh giá ngay về các tổ chức khác ở Việt Nam (đặc biệt đối với doanh nghiệp vào một lần và chưa có thời gian cọ sát với các Hội chợ Triển lãm Thương mại khác). Do vậy cần xem xét kỹ một đơn vị được phép tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng như làm thủ tục sát hạch các Doanh nghiệp chuyên ngành khác. + Ngoài ra việc xét duyệt cho phép tổ chức một Hội chợ Triển lãm Thương mại được tiến hành cũng không kém phần quan trọng: Thời gian gần đây và sau này sẽ còn nhiều đơn vị (tổ chức mới) đăng ký các Hội chợ Triển lãm Thương mại, việc thay mặt các cơ quan nhà nước xem xét, duyệt và ký quyết định cho tổ chức cần phải lưu ý để tránh tình trạng như những năm vừa qua : Trùng thời gian, chồng chéo nội dung, lặp lại nội dung và các chủ đề và thực chất khác nhau... Điều này cũng làm cho hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại bị phương hại uy tín chung. Theo tôi cũng cần lưu ý các điểm sau khi xét duyệt một cuộc Hội chợ Triển lãm Thương mại : - Địa điểm tổ chức - Thời gian tổ chức - Nội dung - Qui mô tổ chức Trên cơ sở những yêu cầu này cần phân tích để đảm bảo Hội chợ Triển lãm Thương mại được tổ chức đúng nơ, đúng thời gian và phù hợp với từng nội dung. Nghiêm cấm hiện tượng: + Nội dung khác thực tế + Các nội dung trùng nhau trong một khu vực (địa phương) + Thời gian các Hội chợ Triển lãm Thương mại được tổ chức xát nhau và gần nhau + Tuyên truyền sai sự thực ... Các đợn vị liên quan khác như: Hải quan, Công an, UBND thành phố, tỉnh phải coi đây là một hoạt động xúc tiến thương mại quan trọng trong tỉnh, Địa phương, trong nước. Do vậy ủng hộ và hỗ trợ hết sức nhưng phải sao cho đúng nội dung và mục đích của từng Hội chợ Triển lãm Thương mại. Vì ở đây do quan niệm không quan trọng và có lồng nhiều vấn đề chủ quan (không chính xác) do vậy sự giúp đỡ, ủng hộ có phần thiên lệch. Chỉ là những đơn vị liên 64 quan không quyết định, xong ý thức của khách tham dự, đặc biệt là khách nước ngoài rất nhạy bén, cũng làm ảnh hưởng một phần đến việc thu hút khách vào tham gia. - Xét về khía cạch nhà tổ chức : Thực tế tại Việt Nam hiện nay có hơn 200 cuộc Hội chợ Triển lãm Thương mại và tất cả đều được thực hiện, trôi chảy, đôi khi có những Hội chợ Triển lãm Thương mại được giới báo chí nhắc đến không hay, không đẹp... Nhưng chưa có những cuộc họp nội bộ trong ngành giữa các nhà tổ chức để cùng bàn bạc trao đổi kinh nghiệm. Do vậy cũng không tốt vì chỉ cần một đơn vị làm không tốt thì ảnh hưởng đến các đơn vị khác . + Thành lập một Hiệp hội các nhà tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại Việt Nam: là một tổ chức chuyên ngành, hoạt động thu lợi nhuận, phi chính phủ giúp các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực chuyên môn: Mở rộng quan hệ giữa các nhà tổ chức trong và ngoài nước Thu thập và nghiên cứu các tài liệu chuyên ngành Tập hợp toàn bộ các đơn vị tổ chức HCTLThương mại trong nước Phối hợp và nhân sức mạnh tổng thể khi cần Trau dồi và nâng cao nghiệp vụ cho các đơn vị tổ chức Họp thường kỳ để kiểm điểm và giúp đỡ lẫn nhau - Đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại cần phải lưu ý những vấn đề nghiệp vụ và kỹ thuật (ở đây không nhắc lại những hoạt động không quan trọng và tạm thời đã ổn định). + Khi đưa ra những nội dung tên Hội chợ Triển lãm Thương mại cần nghiên cứu các ngành nghề liên quan để đảm bảo khách tham dự trong và ngoài nước đủ về qui mô và hình thức: ở đây cần lưu ý : Thị trường trong nước đang cần thiết bị máy móc, đầu tư, nâng cao, chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đời sống người tiêu dùng Thị trường nước, nào khu vực nào, doanh nghiệp nào có thể đáp ứng Nhu cầu của địa phương, tỉnh, doanh nghiệp trong nước và người tiêu dùng. Ghi chú: Những thông tin này lấy qua các ngành, Bộ chủ quản, các tỉnh, địa phương các doanh nghiệp và người tiêu dùng. Đặc biệt là tài liệu, báo chí... một nguồn quan trọng là các Đại sư quán, các Lãnh sự quán, Thương vụ, 65 Phòng Thương mại của các nước, thậm trí qua các Hội chợ Triển lãm Thương mại trong và ngoài nước. Phải nhớ rằng việc nghiên cứu vĩ mô này tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại rất phức tạp và mang tính quyết định cho các hoạt động tiếp theo của các Hội chợ Triển lãm Thương mại. Có những cuộc Hội chợ Triển lãm chưa được thực hiện tiếp do các thông tin trên chưa chắc chắn cụ thể. Hiện nay ở Việt nam vấn đề này còn rất nan giải, chưa được các lãnh đạo các doanh nghiệp cũng như cán bộ chuyên trách của các bộ phận coi trọng. Đây cũng là nguyên nhân đẫn đến đa số các Hội chợ Triển lãm Thương mại gần đây khách tham dự ít hơn 50 đơn vị mà vẫn được và phải được tổ chức. + Tuyên truyền Quảng cáo vận động khách tham dự: Cần lưu ý nội dung, hình thức và thời gian tuyên truyền quảng cáo. Trước hết nội dung phải phản ánh rõ mục đích, thu hút sự quan tâm của khách tham dự, khách tham quan và thời gian phải có trước 1 năm. Ở đây tôi không nói đến việc tuyên truyền quảng cáo trong nước mà đi sâu nói đến những khu vực mà nước Hội chợ Triển lãm Thương mại chọn là mục đích chủ yếu. Ở trong nước việc gửi đơn đăng ký mời có chồng chéo trùng lập. Có khi một đơn vị nhận được từ 2 - 10 form mời . Việc này làm cho khách tham dự rất khó chịu và lãng phí có lúc từ 3 - 5 người đến làm việc tại một công ty mời tham dự 1 HCTL. Riêng từ việc gửi form tới các doanh nghiệp ở các nước, các khu vực thì chưa được nghiên cứu sâu sắc cụ thể. Thông qua Đại sứ quán hay Thương vụ của Việt Nam và một số danh sách mà dựa vào các quyển Catalogue Hội chợ Triển lãm Thương mại các năm của Việt Nam hoặc của nước ngoài. Việc làm này chưa đạt hiệu quả cao, theo tôi công việc đầu tiên phải bám theo mục đích, nội dung nghiên cứu nhóm thị trường và mặt hàng chủ yếu từ đó lựa chọn các nước và khu vực đáng quan tâm. Sau đó mới liên lạc với các cơ quan liên quan để bàn bạc và ký kết hợp đồng đại lý về mời khách. Việc xác định quyền lợi, phần trăm hoa hồng ở đây là cực kỳ quan trọng. Về công tác này kể cả việc vận động trong nước cũng vậy. Theo phân tích các phần trước đây, hoạt động vận động mời khách tham dự là tốn kém nhiều công, của, thời gian và là khâu mấu chốt của hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại. Ở đây cũng cần lưu ý các đối tượng tham dự gồm : + Các khách tham dự trong nước + Các khách tham dự nước ngoài Trong các đối tượng tham dự này ta lại phân loại tiếp: + Khách tham dự lần đầu + Khách tham dự lần 2 trở đi 66 Cũng trong đối tượng trên ta cũng lưu ý đến + Khách tham dự tham gia giao dịch, tiếp thị + Khách tham dự nhằm nắm bắt các thông tin, tuyên truyền và phổ biến + Khách tham dự nhằm bán lẻ, giới thiệu cách sử dụng hàng Từ các góc độ khác nhau, người tổ chức phải hết sức linh hoạt và nhạy bén để thu hút khách tham dự ở đây vấn đề nhà tổ chức cần quan tâm là : - Việc xây dựng giá cả trong Form mời - Giới thiệu các thủ tục, chính sách và thể lệ - Giới thiệu các loại dịch vụ phục vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại như: đơn vị vận chuyển, đơn vị cho thuê các thiết bị phụ, cây cảnh, phục vụ vận chuyển người, làm visa, thuê khách sạn ... tại Việt Nam. Việc phục vụ còn nhiều ách tắc do ảnh hưởng chung của nền Kinh tế - Xã hội. Vấn đề này không dễ giải quyết một sớm một chiều. Mặc dù vậy việc nghiên cứu để hạn chế những thiếu xót, sơ xuất vẫn cần thiết. Ngay các thủ tục hải quan, thể lệ tham dự cũng cần xem xét. Thí dụ việc khách tham dự đồng ý đăng ký tham dự xong việc xắp xếp chỗ tham dự chưa được xác định dứt khoát hay có được xác định thì sau này cũng có thể bị đổi đi chỗ khác (ở đây không nói đến việc dịch chuyển là do yêu cầu chung) hay Ban tổ chức qui định phải nộp 50% số tiền đặt cọc trên tổng giá trị thì mới được xếp vào chỗ, trên thực tế người nắm các sơ đồ, xắp xếp gian hàng không thi hành. Tại đây vẫn còn một số lý do: người xếp chỗ không phải là người trực tiếp mời khách, người xếp chỗ không công khai vị trí xắp xếp, sự gắn bó giữa phòng tài vụ người mời khách và người xếp chỗ. Ngoài ra còn có các lý do chủ quan cũng có khi của Ban tổ chức sợ khách tham dự không tham gia. Theo tôi nghĩ cần phải có các giải pháp tích cực ngay như sau: để được xác định vị trí trưng bày ngay khách tham dự cần đảm bảo các yếu tố : + Đăng ký sớm cũng đặt cọc 50% + Xếp vị trí thông báo ngay khách tham dự + Giao dịch bằng văn bản xác định giá cả và các dịch vụ. Một vấn đề quan trọng hàng đầu là giá cả trong Form. Hiện nay các đơn vị tổ chức Việt Nam định ra ba loại giá khác biệt và lý do cũng rất không hợp lý: + Giá cho các công ty nước ngoài, 67 + Giá cho các công ty liên doanh và NK + Giá cho các đơn vị trong nước. Phân tích cụ thể ta thấy rất không hợp lý và gây tâm lý cho công ty nước ngoài. Doanh nghiệp trong nước thuận lợi và ít tốn kém hơn các công ty nước ngoài. Họ phải tới tham dự từ một địa điểm xa xôi khác, các chi phí của họ gấp nhiều lần doanh nghiệp trong nước như vé máy bay, phí vận chuyển hàng, chi phí ăn ở đi lại và các chi phí chuẩn bị khác trong hội chợ ... Trong khi đó các doang nghiệp nước ngoài còn có thể chưa biết có thu được kết quả lâu dài hay không (điểm này sẽ được phân tích kỹ trong phần sau về tổ chức Hội chợThương mại ở nước ngoài). Do vậy theo tôi, việc định giá khác nhau là cần thiết, song phải khách quan và đối xử với khách tham dự như nhau. Cụ thể + Cơ chế một giá + phân định các vị trí tốt để định giá cao thí dụ tại các điểm gian hàng mở được hai vách, gian hàng ở trục đường chính, gần cửa ra vào...còn các vị trí khác là thứ hai hạ giá thấp hơn và giá thấp hơn nữa. Có thể có 3 loại giá A, B, C trong nhà và ngoài trời cũng vậy. Cách quyết định giá là vị trí trong khu triển lãm và các đồ dùng theo yêu cầu của khách tham dự. + Có thể khuyến mại đối với khách tham dự đã đăng ký nhiều gian hàng (trình bày diện tích lớn) hoặc tham dự nhiều lần và góp công vận động các đồng nghiệp cùng tham dự. Phần giảm giá (hay chi hoa hồng này) sẽ thông báo cụ thể bằng văn bản riêng tách biệt bảng giá trong form mời. + Nơi diễn ra Hội chợ Triển lãm Thương mại phải được cải tạo, sửa sang và quy hoạch đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế : những năm gần đây đã được sửa sang nhiều song để đảm bảo phục vụ tốt một Hội chợ Triển lãm Thương mại bình thường còn nhiều vấn đề cần bàn . Ơ đây người tổ chức như VINEXAD cũng chỉ tham gia ý kiến chứ không quyết định được vì khu vực triển lãm Hà nội VEFAC,... quản lý . VEFAX gần đây cũng tổ chức nhiều Hội chợ Triển lãm Thương mại song do ý thức về việc này chưa cao.Do vậy cần phải giải quyết nhiều công việc , đòi hỏi chi phí và quyết tâm cao, cụ thể: + Sử lý điện, nước cho các gian hàng đặc biệt cho các gian hàng có yêu cầu cao. Việc này do kết cấu khu nhà tồn tại từ trước ( không phải dùng cho mục đích HCTL ) do vậy đường điện và nước cho các gian hàng có trưng bày máy móc, thiết bị,.. vận hành còn gập khó khăn, không đảm bảo. 68 + Bộ điều hoà Trung Tâm xử lý tổng thể khi mùa hè nóng bức không có, do vậy không đảm bảo nhiệt độ chuẩn là 25-27oC làm cho khách tham dự và tham quan mệt mỏi và khó chịu. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý khách hàng. + Vệ sinh công cộng còn quá bẩn và không khép kín do cả ý thức và phương tiện cũng làm cho khách hàng khó chịu. + Công tác bảo vệ khu vực HCTL chưa được quán triệt đúng tinh thần. Còn để những người ăn mặc không gọn gàng, bẩn và những trẻ em lang thang kiếm sống vào làm mất mỹ quan và gây ảnh hưởng về xã hội nói chung. Phải kể đến cách tiếp xúc của nhân viên bảo vệ còn thiếu lịch sự. + Hoạt động thông tin, chỉ dẫn chưa chu đáo, đầy đủ và thường xuyên, khách hàng còn bực bội và phàn nàn nhiều. - Các nhà thầu đảm nhiệm các phần dịch vụ: đặc biệt là khâu cho thuê các dụng cụ và thiết bị trong gian hàng. Chưa nói đến giá cả không công khai, hay thay đổi vì do không có sẵn mà thường khi khách yêu cầu thì đi thuê. Chưa chịu đầu tư vào các thiết bị như: tủ bày hàng các loại, các loại giá đỡ, bục bệ, tivi, đầu video, tủ lạnh,... do vậy thường bị động về nhiều vấn đề. Có những vật dụng quá xấu, quá yếu và hình thức không đẹp,...Riêng phần dàn dựng thì khá tốt , thường không bị kêu ca. Cũng có lý do là vì hầu hết các đơn vị làm việc này là các văn phòng đại diện của nước ngoài như PICO, KINGSMEN, CADIVI,.. + Vấn đề cuối cùng đáng tập trung giải quyết ngay là con người phân công đảm trách các bộ phận, công việc của từng phần hoạt động HCTL: hầu hết không biết ngoại ngữ, không có trách nhiệm cao và không được quán triệt tốt các nhiệm vụ do vậy dù số lượng đông vẫn không tránh khỏi bị khách kêu ca, phàn nàn và làm ảnh hưởng chung đén toàn bộ quá trình và hiệu quả. Theo tôi có những bộ phận quan trọng. 3. Hoàn thiện công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm ở nước ngoài: Việc tổ chức Hội chợ triển lãm ở nước ngoài đòi hỏi trí tuệ và tiền của nhiều hơn so với ở trong nước. Ở đây một tổ chức Hội chợ triển lãm Việt Nam phải sang một nước, một khu vực trổ tài trong khi đó về mọi mặt của họ hơn hẳn Việt Nam. Cũng chính vì vậy mà cũng chưa có một đơn vị tổ chức Hội chợ triển lãm nào của Việt Nam đã tổ chức được riêng một Hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp tại nước ngoài. Những hình thức tổ chức hiện nay ( hàng năm có trên 50 chục đoàn) là mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào các Hội chợ Triển lãm do các tổ chức Hội chợ Triển lãm các nước tổ chức. Tức là Việt Nam chỉ thuê một số gian hàng hay một khu vực để cho các doanh nghiệp Việt 69 Nam trưng bày và giới thiệu hàng ở đây chúng ta xem xét 2 lĩnh vực hoạt động khác: - Mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào một Hội chợ Triển lãm nào đó tại nước ngoài. - Tổ chức Hội chợ Triển lãm của đơn vị tổ chức là doanh nghiệp Việt Nam tại nước ngoài. a) Mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào các Hội chợ Triển lãm Thương mại các nước: Đây là hình thức vẫn được các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng từ trước đến nay. Người tổ chức có thể là các đơn vị tổ chức triển lãm trong nước, Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam và có thể là các đơn vị chuyên ngành thuộc các Bộ, ngành trong cả nước. Thực tế có nhiều doanh nghiệp Việt Nam trực tiếp liên hệ với các tổ chức Hội chợ Triển lãm nước ngoài và tự đi tham dự. Về qui trình tham dự Hội chợ Triển lãm tại nước ngoài cũng giống như Hội chợ Triển lãm trong nước. Ơ đây chỉ khác là người tổ chức trong nước hay bất kỳ một đơn vị nào đứng ra tổ chức hay tham dự là người mà bên tổ chức Hội chợ Triển lãm nước ngoài coi là khách tham dự. Do vậy việc nghiên cứu thị trường, khách hàng, mặt hàng, phong tục tập quán, lựa chọn Hội chợ Triển lãm , gian hàng... đòi hỏi phải công phu và cẩn thận vì chi phí cho hoạt động này rất đáng quan tâm. Thường thì bao gồm các bước sau: 1. Thành lập một tổ chức dự án đảm bảo thực hiện được nhiệm vụ chung và nhiệm vụ từng phần: + Liên hệ giao dịch với các đơn vị tham gia ( participant) + Liên hệ giao dịch với người tổ chức(Organizer) + Liên hệ giao dịch với các cơ quan quản lý, liên quan + Các hãng đại lý du lịch, vân chuyển + Chuẩn bị tính toán tài chính + Kêu gọi ủng hộ của các đơn vị có tiềm lực 2. Lựa chọn tham dự Hội chợ Triển lãm nào: + Thị trường tiềm năng mà các doanh nghiệp ta đang quan tâm để đẩy mạnh xuất khẩu, nhập khẩu và kêu gọi đầu tư, giao dịch... + Sản phẩm + Nước / khu vực 70 + Loại hình Hội chợ Triển lãm 3. Xem xét về tài chính: + Sự ủng hộ của Chính phủ, Bộ, Ngành + Đàm phán với: - Người tổ chức - Người dàn dựng gian hàng - Người vận chuyển + Kêu gọi tài trợ + Các chi phí của việc tổ chức gồm: * Đất - Chi phí diện tích gian hàng - Bảo hiểm Dàn dựng gian hàng: - Thuê người địa phương hay tự làm - Chi phí cho gian hàng tiêu chuẩn - Chi phí để thiết kế gian quốc gia / đặc biệt - Chi phí về thiết kế phác thảo - Sàn nhà - Thảm - Tên gian hàng + Điện / nước: - Dây nối - Tiêu thụ + Vận chuyển: - Từ / đến điểm cuối cùng - Khai hải quan, phí - Thuế nhập khẩu + Tổ chức: - Các chi phí tổng thể - Ô tô/ máy bay 71 - Hotel - Tiêu hàng ngày/ giao dịch + Tổng hợp: - Trang trí hoa - Vệ sinh gian hàng - An ninh - Điện thoại / fax - Cán bộ địa phương - Nơi tiếp khách và thiết bị - Lễ tân - In ấn - Chi phí bưu điện - Chi phí tham dự 4. Liên lạc ban đầu với người tổ chức Hội chợ Triển lãm - Lựa chọn: Sơ đồ mặt bằng - Thông tin mới nhất về: + Khách tham dự khác + Những khu quốc gia khác 5. Chiến dịch điều tra: + Các nhóm mục tiêu + Các tổ chức phụ giúp + Thư từ thu được + Thư từ cá nhân + Tài liệu thông báo + khách tham dự các năm trước + Thông tin từ báo chí,... 6. Tiếp tục giao dịch, thu thập thông tin bằng Phone/fax: 72 + Bắt đầu + Những triển vọng tốt + Những triển vọng theo thứ tự ưu tiên + Không tham dự - tại sao? 7. Tham gia hay huỷ? + Quyết định + Tiêu chí: - số khách tham dự - số m2 bán được 8. Huỷ bỏ: + Thông báo cho các doanh nghiệp trong nước + Thông báo cho người tổ chức + Thông báo cho các cơ quan liên quan 9. Tham gia: + Liên lạc với /trực tiếp làm việc - Xác nhận việc tham dự - Gập gỡ các doanh nghiệp # gian hàng # sắp xếp đi lại # vận chuyển hàng hoá # thông tin đại chúng # các hoạt động phụ khác # các hoạt động cần thiết khác - Đơn dăng ký tham dự: # chuẩn bị gửi cho các doanh nghiệp # Kiểm tra chấp nhận của doanh nghiệp # hoá đơn về chi phí tham dự - mô tả chi tiết - cụ thể các chi phí 73 - các điều kiện ký hợp đồng - Người tổ chức ( organiser ) + Xác nhận số m2 + Danh mục khách tham dự + Diện tích cấp = Sơ đồ mặt bằng = Sổ tay hàng năm = Danh mục khách tham dự + Đặt các dịch vụ: = nước/phế thải = điện = phone/fax = vệ sinh gian hàng = an ninh = thẻ khách tham dự = giấy mời khách tham quan = phiên dịch/tiếp tân = hoa/cây cảnh - Thông tin về các hoạt động liên quan đến HCTL + Hội nghị + Hoạt động chính + Các đoàn thương mại tham quan - Dàn dựng gian hàng: + Bố trí theo nhóm + Thiết kế ( theo sự đồng nhất của khu quốc gia ) + Nơi đón tiếp khách # thiết kế # Đồ gỗ 74 # trang trí # yêu cầu kỹ thuật + Nhà dàn dựng gian hàng địa phương # yêu cầu đảm bảo # kiểm tra các công việc + Trang trí phụ trợ + Thông tin công chúng: Tạp chí thương mại Báo chí địa phương Quảng cáo, tờ gấp về các nhóm Thông tin mới nhất về nhà báo và người tổ chức Chuẩn bị họp báo Lễ tân Họp báo - Sứ quán: + Xác nhận danh mục khách tham dự, giúp đỡ (nếu cần), các hoạt động cho khách tham dự, các hoạt động chính thức. + Thăm đại sứ / Tuỳ viên thương mại. - Đại lý du lịch: + Danh sách khách tham dự + Sắp xếp du lịch cho khách tham dự + Đặt chuyến du lịch cho các đồng nghiệp - Đại lý vận chuyển: + Danh sách khách tham dự + Thông tin vận chuyển cho khách tham dự + Hàng trưng bày của khách tham dự + Chuẩn bị đúng thời gian - Các hoạt động khác: + Ăn tại gian hàng + Ra ngoài ăn 75 10. Giai đoạn cuối cùng trước giờ lên đường: - Khách tham dự thanh toán tiền - Đại lý vận chuyển: liên lạc tại địa phương - Đại sứ quán: thông báo đến, các hoạt động - Danh sách nhân sự gian hàng với thông tin ngày đi, ngày đến, khách sạn. - Thông báo mới nhất cho khách tham dự tương tự - Tài chính - Người tổ chức: + Mọi việc theo tuần tự đối với nhóm + Khai mạc chính thức, ai là người mở màn + Thông báo mới nhất ? - Liên lạc người dàn dựng gian hàng + Mọi việc sạch sẽ, đã được sắp xếp theo lịch + Liên lạc tại khu vực Hội chợ Triển lãm 11. Tại khu vực Hội chợ Triển lãm : - Báo cáo cho nhà tổ chức - Báo cáo cho người dàn dựng - Báo cáo Đại sứ quán - Kiểm tra việc lắp đặt dịch vụ kỹ thuật - Giao nhận hàng - Giúp các khách tham dự - Vị trí trực khách tham dự - Ăn uống - Khách tham dự cập nhật - Người dàn dựng - Kiểm tra tất cả gian hàng 12. Trong thời gian diễn ra Hội chợ Triển lãm : 76 - Khách tham dự: Thông báo về VIP thăm, các đoàn thương mại... - Hội chợ Triển lãm “ tour ” - Ngưòi tổ chức: giữ liên lạc thường xuyên - Đại lý vận chuyển: vận chuyển hàng về nước - Đàm thoại với khách tham dự: thông tin, đề nghị - Người dàn dựng: tháo dỡ 13. Tháo dỡ gian hàng : + Các trường hợp đóng gói + Giúp đỡ đóng gói + Hàng đóng gói cẩn thận, ghi ký mã hiệu để vận chuyển (Hải quan? ) + Đóng hàng của mình + Trả hoá đơn các hàng thuê tại Hội chợ Triển lãm + Tạm biệt 14. Trở về nước : + Báo cáo chi phí + Tính toán các chi phí phụ (Khách tham dự / các bên khác) + Yêu cầu thanh toán 15. Đánh giá và báo cáo tổng kết : - Câu hỏi hoặc gặp gỡ khách tham dự ? - Đánh giá về: + Hội chợ Triển lãm tổng thể + Các mặt về tổ chức như: * Dịch vụ tổ chức * Xây dựng gian hàng * Báo chí đại chúng/ xúc tiến * Trọng lượng * Sắp xếp du lịch - Kiểm tra tài chính 77 * Tóm lại : a) Các hoạt động trên đây muốn hoàn thành tốt, người tổ chức phải nắm chắc ngoại ngữ, thông hiểu các vấn đề đi lại, giao dịch và có đầu óc tổ chức và xử lý các phát sinh trên đường đi. Hiệu quả đem lại cho người tổ chức cũng như khách tham dự là mất chi phí lớn xong được phục vụ tốt, chu đáo và tiếp cận tốt thi trường. b) Tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại tại các nước: Ngoài các hoạt động cụ thể trên đây, một đơn vi tổ chức Hội chợ Triển lãm Việt Nam muốn tổ chức thành công một Hội chợ Triển lãm tại một nước phải quan tâm và làm tốt các vấn đề sau: + Quan hệ tốt với các đơn vị chủ quản, chuyên môn, chính quyền địa phương và thông thạo luật lệ, quy định về việc tổ chức Hội chợ Triển lãm tại nước định tiến hành. Đây là đơn vị ủng hộ, hỗ trợ cho việc tổ chức. Họ sẽ giúp quảng cáo, tuyên truyền, xin phép và mời các quan khách tham dự. Thậm trí cả các doanh nghiệp trong nước tham dự. + Quan hệ và nắm chắc địa điểm Hội chợ Triển lãm. Nắm chắc giá cả và các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, thủ tục tập quán, các nhà thầu phụ về dàn dựng, cho thuê các thiết bị, vật dụng trong khu vực Hội chợ Triển lãm + Hiểu biết về hải quan, thuế nhập khẩu các quy định về hàng hoá tham dự Hội chợ Triển lãm . + Phải vận động và mời khách các nước trong khu vực, các nước khác. Muốn làm được điều này phải có các bộ phận nghiên cứu thi trường hàng hoá, người tiêu dùng, đầu tư, các chính sách mở cửa... để khi đưa ra nội dung và tên Hội chợ Triển lãm phải phù hợp và biết được mời khách nào. + Một đội ngũ cán bộ đồng đều về mọi mặt, đầy kinh nghiệm về chuyên môn, giỏi ngoại ngữ. Vì khi sang tổ chức Hội chợ Triển lãm ở một nước chúng ta không thể cử đông người sang mà chỉ cho phép đến 8 người là tối đa. Vì chi phí cho một người là quá đắt cộng với các chi phí khác để phục vụ việc tổ chức Hội chợ Triển lãm tại nước ngoài. + Các phương tiện làm việc hiện đại và linh hoạt, việc sử dụng các phương tiện này phải nhuần nhuyễn. Vì chuẩn bị một Hội chợ Triển lãm tại một nước, chúng ta phải tiết kiệm, bàn bạc biện pháp giảm chi phí tối đa từ vậy việc sử dụng các phương tiện làm việc, tận dụng một người kiêm nhiều việc là biện pháp hàng đầu. 78 Rất hy vọng trong một tương lai không xa, Việt Nam sẽ có các đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm đủ các yếu tố và tay nghề để mở rộng hoạt động ra ngoài một nước và tổ chức các Hội chợ Triển lãm của các nước như Adsale Hongkong và Hannover Messe GMBH... đang làm tại Việt Nam. 4. Xây dựng một trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế : Hội chợ Triển lãm Thương mại được tổ chức tại nước ta gần đây ngày càng tăng, đa dạng và ngày càng thu hút khách nước ngoài tham dự. Để đảm bảo có một cơ sở hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế cho các hoạt động hội chợ triển lãm chúng ta bàn về một nơi có đầy đủ các yếu tố để tổ chức thành công một hội chợ triển lãm dù bé hay lớn, dù đơn giản hay phức tạp. Một Trung Tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế như vậy đòi hỏi các yếu tố sau : a) Sự quan tâm, đầu tư đúng đắn của chính phủ : Việc xây dựng một Trung tâm Triển lãm Quốc tế cần sự đầu tư trực tiếp của Chính phủ vì hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại là một hoạt động xúc tiến XNK, kinh doanh, sản xuất,... không thể thiếu trong nền kinh tế xã hội, lợi ích do Hội chợ Triển lãm Thương mại mang lại cho các hoạt đông kinh tế xã hội nói chung, cho các doanh nghiệp và người dân nói chung. Do vậy nhà nước cần quan tâm đầu tư cho ra đời sớm một Trung tâm Hội chợ Quốc tế. Việc này hầu hết các nước trên thế giới đã làm cách đây hàng chục năm . b) Diện tích mặt bằng và các bộ phân quận trọng của một Trung tâm Hội chợ Triển lãm. - Vị trí phải ở trung tâm gần thủ đô và khu công nghiệp, dân cư có không gian rộng rãi thoáng đãng nhưng lại thuận lợi chơ các loại xe qua lại và ra vào. Nó tiếp cận giữa sân bay, thành phố, khu thương mại, khu dân cư, du lịch. - Về kiến trúc phải phản ánh nét riêng biệt của kiến trúc Việt Nam có kết hợp tính hiện đại trong sử dụng điện, nước, cầu thang và các vật liệu xây dựng . Song về hình dáng, tổng thể phải mang tính Việt Nam không được bắt chước bất kỳ một Trung tâm Hội chợ Triển lãm nào trên thế giới. - Mặt bằng khoảng 50 000 m2 trong đó riêng cho trưng bày, triển lãm khoảng 35 000m2 có thể dàn dựng hành trăm gian hàng tiêu chuẩn. Phân ra làm nhiều phòng lớn, có hai hay ba tầng. Song thiết kế sao cho việc tổ chức một Hội chợ Triển lãm nhỏ khoảng 50 gian hàng cũng không ảnh hưởng đến quy mô của nó. Điều này người ta thường hay phân các phòng lớn thành các phòng nhỏ bằng các cửa sất kéo ra che lại. Ngoài khu trưng bày còn phải có khách sạn có thể chứa trên 5 000 người cùng một thời gian, các phòng họp từ 10 đến 450 đại biểu (tối thiểu 3 phòng, tối đa 5 phòng), phòng họp báo, nhà hàng ăn 79 uống, phòng bưu điện, phòng ngân hàng, điện thoại gọi tự động,... Ngoài khu vực đỗ xe, dừng xe và để xe phải rộng rãi an toàn, chứa được hàng ngàn xe ôtô, xê máy và đường ra vào khu vực Hội chợ Triển lãm phait khoa học, tiết kiệm và thoáng mát. Cụ thể như sau: - Trung tâm Hội chợ Triển lãm Thương mại có thể chia làm bốn khu chính kết hợp việc thu xếp hội nghị, triển lãm, tiếp tân, văn phòng và khu vực ăn uống, bốn khu này liên kết bằng cách nối các phòng lớn và các khu giải lao. - Khu một là 4 900m2 chia làm ba buồng có thể thay đổ cho nhiều mục đích như hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, hoà nhạc và hội chợ Triển lãm gồm các diện tích sau: + Chỗ ngồi : 2 500 chỗ có bàn 5 000 chỗ không có bàn + Khách đứng : 6 000 người + Triển lãm : 300 gian hàng - Khu hai là phòng họp nhỏ : có bốn loại phòng họp, mỗi phòng khoảng 225m2. Phòng được kết hợp làm khu hội họp rộng hơn 450m2. Mỗi phòng họp riêng có thể : + Chỗ ngồi : 170 đến 190 chỗ có bàn 350 - 450 chỗ không có bàn + tiếp khách đứng 360 - 380 người - Khu ba có bốn phòng họp, kích thước từ 40 - 200m2 và mỗi phòng là : + Chỗ ngồi : 20 - 60 chỗ có bàn 40 - 80 chỗ không có bàn - Các bốn là khu dịch vụ và phụ khác gồm : + Trung tâm thương mại : Cung cấp telephone, fax, copy, văn phòng phẩm, computer, máy in, các thiết bị văn phòng khác. Dịch vụ thư ký. + Telephones 1.000 IDD lines. + Internet, web,... + Hệ thống âm thanh : gồm hệ thống thông báo công cộng có nhắn tin và tăng giọng trong phòng họp, có cả hệ thống âm thanh khuếch đại gồm hệ thống nối Infra - net không dây chuyển dịch tài liệu nhanh trong các phòng họp. 80 + Nhà nghỉ : 332 phòng nghỉ, 140 trong số đó cho đàn ông, 182 cho đàn bà và 5 nhà cho 2 phái, 5 nhà cho tàn tật. + Nơi đỗ xe : cho 650 xe con, 30 xe buýt, hàng ngàn xe máy, xe đạp, cộng thêm 2000 xe ở các nhà phụ xung quanh. + Nhà ăn : cho khoảng 600 người. * Càfê + giải khát + bánh kẹo * Món ăn Việt Nam : 100 chỗ * Món ăn Âu, Trung Quốc, 175 chỗ * Món ăn các nước 190 chỗ - Về quản lý : Trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế do nhà nước bỏ tiền ban đầu ra xây dựng, sau đó có thể giao cho một công ty chuyên ngành quản lý và khấu hao dần qua từng năm hoạt động. Chỉ có như vậy Việt Nam mới có một tổ chức HCTL ngang tầm với các nước trong khu vực. Hiện tại ở Việt Nam có một số địa điểm chuyên tổ chức Hội chợ Triển lãm song hầu hết không đồng bộ, không đảm bảo tiêu chuẩn của một trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế như tại Hà nội có : Trung Tâm Triển lãm Giảng Võ,Triển lãm Vân Hồ, Cung văn hoá hữu nghị,Trung tâm Triển lãm Nông nghiệp, tại TP Hồ Chí Minh có: Trung tâm Kasati, Trung tâm Phan Đình Phùng, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh, Dinh Độc lập,... Tất cả những địa điểm này hàng năm tổ chức hàng chục HCTL lớn nhỏ, Nhưng không đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế do vậy còn nhiều vấn đề phải bàn cãi và mang lại nhiều điều tiếng cho các nhà tổ chức, nhất là khách tham dự nước ngoài. Hy vọng rằng trong thời gian ngắn nhất tại Hà nội và Tp Hồ Chí Minh sẽ xuất hiện Trung tâm HCTL Quốc tế ngang tầm thế giới. 5. Gắn công tác tổ chức HCTL Việt Nam và các tổ chức HCTL Quốc tế: Vấn đề này từ lâu đã được quan tâm và thực hiện mặc dù mức độ có hạn chế. Thực tế VINEXAD là một công ty hàng đầu về tổ chức HCTL trong và ngoài nước đã được các tổ chức HCTL các nước, khu vực biết đến. Cụ thể trong cuốn Who’s Who có tên hai Tổng Giám đốc của VINEXAD là ông Lê Trọng và ông Trần Nguyệt Đán nằm trong danh mục các nhà lãnh đạo doanh nghiệp giỏi nổi tiềng của Việt Nam và Thế giới. Ngoài ra trong tổ chức APECC là một tổ chức đã được giới thiệu trong chương II, mục II thì cũng có các đơn vị tổ chức HCTL của Việt Nam tham gia là thành viên. 1) VINEXAD : Công ty Quảng cáo và Hội chợ Thương mại Việt Nam 81 2) EFC : Trung tâm HCTL Quốc tế Cần Thơ 3) VEFAC : Trung tâm Hội chợ Triển lãm Giảng Võ Việt Nam 4) TRAFAC Saigon : Công ty Hội chợ triển lãm TP Hồ Chí Minh Mặc dù vậy việc gắn chặt công tác tổ chức HCTL của Việt Nam và các tổ chức HCTL Quốc tế vẫn đòi hỏi phhải được tăng ccường đặc biệt là những năm sấp tới. Do việc mong muốn mở rộng thị trường XNK, thúc đẩy mạnh đầu tư và phat triển sản xuất kinh doanh trong nước, việc thu hút khách nước ngoài vào Việt Nam và đưa các doanh nghiệp Việt Nam ra nước ngoài để tìm hiểu, thâm nhập thị trường ngày càng được Chính phủ các bộ ngành, các tỉnh, các doanh nghiệp quan tâm. Việc tổ chức một Hội chợ Triển lãm kéo dài nhiều tháng gọi là World Exposition cần phải được nghiên cứu để tổ chức tại Việt Nam. Vì qui mô và tính chất của nó khác các cuộc triển lãm chúng ta phân tích ở trên. World Exposition là một triển lãm mang tầm cỡ quốc tế do Chính phủ của rmột nước trực tiếp mời các chính phủ các nước tham dự, quy tụ tất cả các nước lớn nhỏ, các ngành nghề, các lĩnh vực của kinh tế xã hội. Là một cuộc trưng bày giới thiệu các thành tựu khoa học kỹ thuật các sản phẩm văn hoá giáo dục, các đề tài khoa học phục vụ loài người. Một cuộc triển lãm như vậy chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý của toàn cầu vào một nước và các nước tham dự. Và qua việc tổ chức này nhân loại mới có dịp để nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện ở mọi góc độ, khía cạnh giúp nhân loại đưa ra các giải pháp chung giải quyết các vấn đề rộng lớn. Các hoạt động Hội chợ Triển lãm trong nước sau đó sẽ từ từ gắn vào các nước, các khu vực và cộng đồng một cách vững chắc, nó trở thành một mắt xích không thể thiếu trong dây chuyền các hoạt động thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển, thiếu nó sẽ làm cho nền kinh tế xã hội bị ảnh hưởng và khó khăn trong việc định hướng phát triển trong tương lai. 6. Hoàn thiện hệ thống chính sách quản lý nhà nước về HC TL : Tại kỳ họp thứ hai quốc hội khoá IX ngày 10 tháng 5 năm 1997đã thông qua luật thương mại có hiệu lực từ ngày 1/1/1998. Trong mục 5 về Hội chợ Triển lãm Thương mại có quy định chi tiết về quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hội chợ triển lãm và người tổ chức hội chợ triển lãm. Song việc quy định rõ hàng được phép bán hay không được phép bán chưa cụ thể rõ ràng, cũng như hàng cấm bán. Một phần quan trọng là thuế hàng tạm nhập khẩu, thuế hàng tạm xuất khẩu, thuế bán hàng, thuế giá trị gia tăng chưa cụ thể rõ ràng. 82 - Cần phải có ngay các quy định về các thương nhân được phép tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại và những điều kiện để hành nghề. Đây là một vấn đề bức xúc đòi hỏi phải làm ngay để đưa các hoạt động Hội chợ Triển lãm đi vào quy mô, gây được uy tín cho các hoạt động Hội chợ Triển lãm. - Cục Hải quan cùng Bộ Tài chính phải có văn bản quy định về thuế tạm nhập khẩu, thuế tạm xuất khẩu, phí hải quan, các phí khác đối với hoạt động Hội chợ Triển lãm thương mại cũng rất quan trọng. Như các nước khác các chi phí này đều được ưu đãi vì việc các thương nhân mang hàng vào Việt Nam trưng bày hay mang hàng đi khỏi Việt Nam trưng bày đều nhằm mục đích xúc tiến thương mại góp phần thúc đẩy kim ngạch XNK, phát triển sản xuất kinh doanh và nâng cao đời sống nhân dân. - Việc quy định về thuế mặt hàng bán trong các Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng cần có cụ thể và áp dụng dễ dàng để đảm bảo thu thuế. ở đây ta nên thu thuế giá trị gia tăng nếu có thu vì khách tham dự khi mang hàng vào trưng bày đã đóng các loại thuế sản xuất kinh doanh. Riêng thuế giá trị gia tăng thì phải có phương pháp thì mới thu được, đó là hệ thống Cash Register. Hệ thống này đòi hỏi một phòng tài vụ tại khu vực Hội chợ Triển lãm có nhiệm vụ in hoá đơn bán hàng và giao cho các gian hàng, sau đó khách mua hàng nộp tiền tại quầy thu tiền. Quầy thu tiền có nhiệm vụ thanh toán cho các gian sau hàng tuần hay kết thúc Hội chợ Triển lãm sau khi đã trả thuế VAT và phí dịch vụ. - Ngoài ra quy định của Bộ Công An về các thủ tục nhập cảnh, quy định của Bộ Ngoại giao về thủ tục hộ chiếu, visa cũng cần khuyến khích, ưu tiên cho các đối tượng này nhằm tạo môi trường thuận lợi cho khách tham dự. - Hoàn thiện hệ thống chính sách quản lý nhà nươc về Hội chợ Triển lãm Thương mại đòi hỏi phải có văn bản dưới luật quy định rõ việc thưởng phạt nếu vi phạm các hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại chứ không chỉ quy định chung về quyền hạn và nghĩa vụ mà không có thưởng phạt. Việc thành lập Hiệp hội Hội chợ Triển lãm Thương mại Việt Nam, việc xây dựng Trung tâm Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng nằm trong việc hoàn thiện hệ thống chính sách quản lý Hội chợ Triển lãm Thương mại của Việt Nam. 83 kết luận Hoạt động hội chợ triển lãm thương mại tại Việt Nam đang được các cơ quan quản lý Nhà nước, các nhà sản xuất kinh doanh... quan tâm và chú ý. Thực tiễn đặt ra là Hội chợ Triển lãm phải ngày càng hoàn thiện về mọi mặt để đáp ứng các yêu cầu xúc tiến thương mại, phát triển sản xuất, kinh doanh, XNK và dân chí. Nhưng Hội chợ Triển lãm tổ chức tại Việt Nam còn nhiều vấn đề cần phải bàn và đưa ra cách đánh giá đúng đắn nhằm giúp các đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm thương mại đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế. Bản khoá luận này đề cập những vấn đề cơ bản có tính lỹ luận về HCTL, thực trạng hoạt động HCTL ở nước ta trong những năm qua và một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác này trong năm tới. Có thể nói khoá luận này đã đề cập là một đề tài mới, khó và đang được quan tâm nghiên cứu nên mặc dù được sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn và cố gắng của bản thân, bản khoá luận này không tránh khỏi những khiếm khuyết sai sót. Rất mong được sự góp ý của các thầy giáo và bạn đồng nghiệp để khoá luậ hoàn thiện hơn. 84 các đơn vị tổ chức và các hội chợ Triển lãm trong nước và nước ngoài (Theo nguồn của Cty VINEXAD) BẢNG 7 : Danh mục hội chợ triển lãm do công ty triển lãm quảng cáo Hội chợ TP HCM (TRAFAC Sài Gòn ) STT Tên Hội chợ Triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Triên lãm giới thiệu các trường Đại học Mỹ (thiết bị giảng dạyvà những thông tin liên quan đến dạy và học) 5 - 6/3/ 1998 TpHCM 2 Triển lãm Quốc tế về Công nghiệp Lương thực và chế biến thực phẩm 6 - 9/3/ 1998 TpHCM 3 hội chợ Thương mại Quốc tế tông hợp 29/4 - 5/5/1998 TpHCM 4 Triển lãm về Âm thanh -Nhạc cụ - ánh sáng 28/4 - 4/5/1998 TpHCM 5 Triển lãm về Môi trường và Hàng Thể dục TT 8 - 12/5/1998 TpHCM 6 Hội chợ hàng tiêu dùng tinh An Giang 14 - 20/5/1998 7 Hội chợ Hàng tiêu dùng tỉnh Vĩnh Long 10 - 16/6/1998 8 Triển lãm Quốc tế về ngành xây dựng và hàng công nghiệp 10 - 14/7/1998 TpHCM 9 Triển lãm hàng Xuất khẩu Thái Lan Tháng7/1998 TpHCM 10 Triển lãm về Thiết bị ngành Y tế và Công nghệ môi trường 7 - 11/8/1998 TpHCM 11 Hội chợ triển lãm thủ công mỹ nghệ và tiêu dùng 28/8 - 3/9/1998 TpHCM 12 Trỉển lãm Công nghiệp Quốc tế 28/8 - 3/9/1998 TpHCM 13 Triển lãm Công nghiệp Giao thông Đô thị và cơ sở Hạ tầng Quốc tê 18 - 24/9/1998 TpHCM 14 Triển lãm Quốc tế về ngành Ôtô, Giao thông Vận tải và Công nghiệp 8 - 11/10/1998 TpHCM 15 triển lãm Quốc tế về ngành xây dựng 28- 31/10/1998 TpHCM 16 Triển lãm Quốc tế về Công nghiệp thực phẩm và khách sạn 5 - 11/11/1998 TpHCM 17 Triển lãm Điện - Điện tử - Nhạc cụ - Âm thanh ánh sáng 10- 16/11/1998 TpHCM 18 Triển lãm Quốc tế về Bưu chính Viễn thông và truyền hình 17-21/11/1998 TpHCM 19 Tuần lễ tin học Việt Nam 21- 25/11/1998 TpHCM 85 20 Hội chợ TM M Quốc tế Tổng hợp về mùa thu 27/11 - 3/12/1998 TpHCM 21 Triển lãm Thiết kế và trang trí nội thất 10- 26/12/1998 TpHCM 22 Triển lãm doanh nghiệp vừa và nhỏ 20- 26/12/1998 TpHCM BẢNG 8 Bảng thống kê các hội chợ Triển lãm tổ chức ở nước ngoài năm 1998 ST T Tên hội chợ Triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Hội chợ OSAKA, Nhật Bản Tháng 4/98 OSAKA 2 Triển lãm máy móc thiết bị, hàng tiêu dùng Tháng 9/98 Poznan 3 Hội chợ quốc tế Iran Tháng 10/98 Iran 4 Hội chợ Toulouse, Pháp Tháng 3/98 Toulouse 5 Hội chợ CN HANNOVER tại CHLB Đức 20 - 25/4/98 CHLB Đức 6 Hội chợ doanh nghiệp vừa và nhỏ Châu á tại Osaka, Nhật Bản 09 - 11/9/98 Nhật Bản 7 Hội chợ Foide Paris Tháng 4/98 CH Pháp 8 Hội chợ Nanxy Quý II /98 CH Pháp 9 Hội chợ Manselle Quý III /98 CH Pháp 10 Triển lãm quốc tế Ambiente’98 14 -18/2/98 Franfurt - CHLB Đức 11 Hội chợ Berlin ”Partner des Fortschritts” 19 - 20/3/98 Berlin - CHLB Đức 12 HCTM QT mùa xuân lần thứ 23 22 - 26/3/98 Dubai - Các tiểu vương quốc A rập thống nhất 13 Triển lãm hàng thủ công, quà tặng Châu á 18-22/4/98 Singapore 14 Hội chợ quốc tế Foire de Paris Tháng 4/98 Paris 15 Tổ chức đưa các doanh nghiệp Việt Nam đi khảo sát thị trường tại Mỹ Tháng 7/98 Mỹ 16 Triển lãm quốc tế mùa thu Frankfurt Tháng 8/98 Franfurt 17 Triển lãm viễn thông Nga Tháng 8/98 Khabarop 18 Triển lãm Việt Nam tại Minxco - Belarut Tháng 9/98 Minxco - Belarut 19 Hội chợ ASIAN Tháng 9/98 Maiami - Hoa Kỳ 20 Hội chợ Marselle Tháng 9/98 Pháp 86 21 Hội chợ GDS tại Duesseldorf Tháng 9/98 Duesseldorf - CHLB Đức 22 Hội chợ Canada Tháng10/98 Canada 23 Hội chợ quốc tế về nhựa và cao su tại Ba Lan Tháng11/98 Ba Lan 24 Hội chợ tổng hợp Jakata 20/6 -18/7/98 Indonesia 25 Hội chợ quà tặng 20 - 25/10/98 Malaysia 26 Hội chợ hàng tiêu dùng 15 - 30/10/98 Trung Quốc 27 Triển lãm hàng trang trí nội thất 26/8 - 6/9/98 Hambur, Đức 28 Hội chợ tổng hợp 18 - 28/9/98 Pháp 29 Hội chợ tổng hợp 2 - 5/9/98 Pozan, Balan BẢNG 9 các hội chợ triển lãm do công ty dịch vụ và thương mại (TSC) thuộc phòng công nghiệp việt nam tổ chức năm 1998 ST T Tên hội chợ Triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Triển lãm công nghiệp Nhật Bản 24 - 8/2/98 Tp HM 2 Tuần lễ tin học Việt Nam 9 - 13/4/98 Tp HCM 3 Triển lãm máy tính Việt Nam 22 - 26/4/98 nt 4 Triển lãm sản phẩm công ty J.K.V Tháng 5/98 nt 5 Hội chợ công nghiệp về xe máy, xe đạp Việt Nam’98 28 - 31/5/98 nt 6 Triển lãm y, dược, nha khoa, mỹ phẩm và kính đeo mắt 10 - 12/6/98 nt 7 Triển lãm điện, điện lạnh, thiết bị chiếu sáng, bảo vệ, phòng cháy 22 - 25/9 98 nt 8 Triển lãm sản phẩm thiết bị công nghiệp 13 - 16/10/98 nt 9 Triển lãm hàng hải - cảng Việt Nam 03 - 05/11/98 nt 10 Triển lãm công nghiệp EPM 98 24 - 28/11/98 nt 11 Triển lãm các sản phẩm của Thái Lan nt 12 Hội chợ thời trang quốc tế Quý II/98 nt 87 BẢNG 10 Các hội chợ triển lãm do công ty XNK các sản phẩm cơ khí (Thuộc tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp - Bộ công nghiệp) tổ chức tại việt nam STT Tên Hội chợ Triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Triển lãm Quốc tế Máy và Thiết bị công nghiệp IIME’98 - VIETNAM 5 - 8/ 5/ 98 Tp HCM 2 Triển lãm Quốc tế Máy, Thiết bị và sản phẩm da, giầy và may mặc SHOES & LEATHER - VIETNAM’98 1 - 3/ 7/ 98 Tp HCM Bảng 11 Danh mục hội chợ triển lãm do công ty quảng cáo thái Bình dương tổ chức tại việt nam năm 1998. STT Tên hội chợ Triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Hội chợ Triển lãm hàng nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm 20/4 - 10/5/98 Khánh Hoà 2 HCTM và Tiếp thị Khánh Hoà’98 Tháng 5/98 Khánh Hoà Bảng 12 Danh mục hội chợ Triển lãm Do công ty vàng bạc đá quý thành phố Hồ Chí Minh (SJC) tổ chức tại Việt Nam trong năm 1998. STT Tên hội chợ Triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Hội chợ chuyên nghành Kim cương - Đá quý lần II 24 - 28/4/98 TpHCM 2 Hội chợ Triển lãm nữ trang Việt Nam lần VII 10 - 15/10/98 TpHCM 88 Bảng 13 danh mục hội chợ Triển lãm do hãng quảng cáo & mỹ thuật triển lãm (AE) tổ chức tại Việt Nam trong năm 1998. STT Tên hội chợ Triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Triển lãm về thiết bị quảng cáo Quý II/98 Hà Nội 2 Triển lãm quảng cáo lưu động Quý III/98 HN, Hải Dương, HP, Thái Bình 3 Triển lãm hàng hoá TP HCM Quý III/98 Hà Nội 4 Hội chợ liên hoan Thời trang - Cuộc sống Quý IV/98 Hà Nội 5 Hội Tết’99 Quý IV/98 - Quý I/99 Tp HCM Bảng 14 danh mục hội chợ triển lãm do công ty thăng long - Hà nội tổ chức STT Tên hội chợ Triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Hội chợ Triển lãm Đá quý và hàng trang sức tháng 4/1998 Tháng4/1998 Tp Hà Nội 2 Triển lãm Thương mại và Công nghiệp Bắc Kinh Quý 2/1998 Tp Hà Nội 3 Triển lãm Thương mại và Công nghiệp Trùng Khánh - Trung Quốc Quý 3 /1998 Tp Hà Nội 4 Triển lãm Kinh tế - Văn hoá - Thương mại của Thủ đô các nước ASEAN Quý 4 /1998 Tp Hà Nội 5 Hội chợ Triển lãm Công nghệ ngành Tài chính - Finance’98 Quý 4 /1998 Tp Hà Nội 6 Hội chợ Triển lãm Hàng giảm giá 1998 Quý 3 (4) /1998 Tp Hà Nội 7 Hội chợ Triển lãm Công nghệ Ngân hàng Quý 4/1998 Tp Hà Nội 8 Hội chợ Triển lãm Thời trang và cuộc sống Quý 3/1998 Tp Hà Nội Bảng 15 Danh mục hội chợ triển lãm do công ty quảng cáo và hội chợ thương mại (vinexad) 89 tổ chức tại Việt Nam trong năm 1998. STT Tên hội chợ Triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Triển lãm Tết Việt Nam ASEAN - VIATET’98 17 – 27/1/98 Hà nội 2 Hội thảo quốc tế ”Xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại Việt Nam” 27 – 28/2/98 Hà nội 3 Triển lãm thương mại Trung Quốc 2/1998 Hà nội 4 Triển lãm về công nghiệp Singapore 3/1998 Hà nội 5 Diễn đàn và triển lãm công nghệ điện tử Tin học Quý III Hà nội 6 Hội chợ Việt Nam EXPO’98 4/ 1998 Hà nội 7 Triển lãm xây dựng cơ sở hạ tầng và công nghệ cao về an ninh bảo vệ an toàn phòng cháy và bảo vệ môi trường Canada - Hoa Kỳ - Vicotex’98 4/ 1998 Hà nội 8 Triển lãm thương mại và xây dựng cơ sở hạ tầng - vật liệu xây dựng và trang trí nội thất - Vietnam - ASEAN – VICOTRA’98 12/1998 Hà nội 9 Triển lãm quốc tế về thiết bị đo lường tự động hoá và điều khiển 22 – 25/4/1998 Hà nội 10 Triển lãm điện - điện tử, nhạc cụ, băng từ, âm thanh, ánh sáng lân thứ 2 VIELMIS’98 28/4 – 4/5/1998 TpHCM 11 Hội nghị và triển lãm công nghệ xây dựng, điện 14 – 17/5/1998 Hà nội 12 Hội nghị và hội thảo quốc tế về mạng tương tác và công nghệ Intranet/Internet 4 – 7/6/1998 Hà nội 13 Triển lãm y dược Việt Nam lần thứ 5 9 –12/6/1998 Hà nội 14 Hội chợ thương mại quốc tế Cần Thơ 7/1998 Cần Thơ 15 Triển lãm công nghệ cao lần thứ II (Pháp) 8/1998 TpHCM 16 Triển lãm đầu tư trực tiếp nước ngoài tại Việt Nam 15 – 20/9/1998 Hà nội 17 Hội chợ nông nghiệp, nông thôn’98 22 – 29/9/1998 Nam Định 18 Triển lãm sản phẩm công nghiệp nhẹ chất lượng cao Trung Quốc 10/1998 Hà nội 19 Hội chợ thương mại quốc tế hàng công nghiệp xây dựng và tiêu dùng EXPO’98 10/1998 TpHCM 20 Triển lãm ứng dụng sản phẩm mới, kỹ thuật 10/1998 Tp HCM 90 mới Trung Quốc lần 3 21 Triển lãm thương mại khối các nước Đông Âu và SNG (cũ) VIREF FAIR’98 10/1998 Hà nội 22 Hội chợ thương mại quốc tế Hải Phòng 20 – 25/11/1998 Hải phòng 23 Tuần lễ tin học lần thứ VIII 11/1998 TpHCM 24 Triển lãm thiết bị phụ tùng ô tô (Pháp) 11/1998 Hà nội 25 Triển lãm cơ sở hạ tầng 1 – 4/12/1998 Hải Phòng 26 Triển lãm thời trang 12/1998 Tp HCM 27 Hội chợ thương mại quốc tế Đà Nẵng 12/1998 Đà nẵng 28 Triển lãm các xí nghiệp vừa và nhỏ Trung Quốc 28 – 8/6/1998 Hà nội 29 Triển lãm quốc tế về công nghiệp và thiết bị phát thanh, truyền hình 4 –7/12/1998 Hà nội 30 Hội chợ NOEL - Hàng Việt Nam chất lượng cao 15 – 25/12/1998 Hà nội 31 Triển lãm ngân hàng 11/1998 Hà nội 32 Hội chợ thương mại quốc tế’98 20 – 27/12/1998 Nam Định BẢNG 16 Các hội chợ triển lãm do trung tâm hội chợ triển lãm việt nam (vefac) tổ chức tại việt nam năm 1998 STT Tên Hội chợ triển lãm Thời gian Địa điểm 1 Triển lãm các sản phẩm hoá chất và công nghiệp nhẹ Trung Quốc Tháng 3/ 98 Hà nội 2 Triển lamx xây dựng 15 – 22/4/1998 Hà nội 3 Hội chợ Quốc tế về Thiết bị Văn hoá, giáo dục, thể thao và an toàn CESS ’98 19 – 25/3/1998 Hà nội 4 Hội chợ Triển lãm Thương mại QT về Thiết bị Điện, Điện tử, Máy tính, Nhạc cụ, Thiết bị Âm thanh, ánh sáng VIELS’98 26 – 26/3/1998 Hà nội 5 Triển lãm Quốc tế về Phát triển khu công nghiệp - Khu chế xuất ở Việt Nam 26 – 27/3/1998 Tp HCM 6 Hội chợ Thương mại An Giang lần thứ II 26/3 – 4/4/1998 An Giang 7 Hội chợ Quốc tế hàng tiêu dùng ‘98 25/4 – 4/5/1998 Hà nội 8 Triển lãm Nông nghiệp Châu Âu AGROMAT’98 3 – 6/6/1998 Hà nội 9 Triển lãm Thành tựu khoa học và công nghệ Cuối tháng 11 Hà nội 91 của các nước ASEAN đầu tháng 12 10 Hội chợ Quốc tế hàng công nghiệp 20 – 26/10/1998 Hà nội 11 Triển lãm công nghệ mỏ và xây dựng CMT ‘98 3 – 7/10/1998 Hà nội 12 Triển lãm Y tế 98 12 – 16/11/1998 Hà nội 13 Triển lãm xây dựng, giao thông và năng lượng 26/11 – 7/12/98 Hà nội 14 Hội chợ Sản phẩm Công nghệ cao - Hàng hoá Xuất khẩu Việt Nam Thàng 9/1998 Tp HCM 15 Hội chợ Thuỷ sản Việt Nam tháng 12/1998 Tp HCM 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tài liệu tiếng Việt trong nước: - Các báo cáo, tài liệu về tình hình kinh doanh hàng năm của Vinexad - Các quyển Catalogue chính thức của HCTL hàng năm của VINEXAD - Các báo cáo về hoạt động HCTL của VINEXAD hàng năm - Tờ tin thông tin quảng cáo của VINEXAD hàng quý - Các thông tin trên báo Nhân Dân, Hà Nội mới, Đầu tư, Doanh nghiệp,. 2. Tài liệu tiếng Anh, Đức, Trung Quốc của nước ngoài: - Convention relating to International Exhibitions signed at Paris on 22nd November 1928, and supplemented by the Protocaols of 10th may 1948, 16th November 1966,30th June 1982, and the Amendment of 31st May 1988 of International Exhibition Bureau. - Trade Promotion to the European Union of Nertherlands Council for Trade promotion. - AUMA. Handbuch International'98 of Messeu und Ausstellungen im Ausland Nor. 20.1.oktober 1997-G42007. - AUMA. Handbuch Messeplatz Deutschland'98 Nor.21.15.Juni 1997.G42007. - Fairs & Exhibitions China of China Chamber of International Commerce China Council for the Promotion of International Trade 1997, 1998, 1999.