Đề tài Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

m Sau mỗi cuộc họp, hội nghị văn phòng công ty và các bộ phận liên quan đã cùng nhau rút kinh nghiệm. Chủ trì cho cuộc họp rút kinh nghiệm là ngƣời đƣợc phân công tổ chức hội nghị. Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị nội dung, hậu cần và những ngƣời có liên quan đã kiểm điểm lại từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót, những việc đã làm nâng cao chất lƣợng hội nghị và cùng nhau rút kinh nghiệm để những cuộc họp, hội nghị lần sau đƣợc tổ chức tốt hơn.  Những kết quả đã đạt đƣợc Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, ban lãnh đạo có thể đánh giá đƣợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, tháng của công ty để từ đó đề ra đƣợc những phƣơng hƣớng kế hoạch chỉ đạo thực hiện. Bản kế hoạch của hội nghị đƣợc lập rất khoa học, bao gồm đầy đủ những thông tin cần thiết, do đó rất thuận lợi cho ban lãnh đạo và các phòng ban làm căn cứ thực hiện. Các mệnh lệnh, thông báo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thúc đƣợc triển khai nhanh dƣới dạng văn bản đến các phòng ban chuyên môn và các đơn vị liên quan. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 75 Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần thiết và đƣợc bảo quản cẩn thận. Các báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham luận, bài phát biểu…của lãnh đạo đƣợc chuẩn bị chu đáo. Đồng thời thông qua các cuộc họp lãnh đạo công ty có thể nắm bắt đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng của tập thể cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty, đảm bảo đƣợc nguồn thông tin hai chiều giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên từ đó nâng cao đƣợc hiệu quả công tác quản lý và sản xuất.  Những mặt còn tồn tại Tại một số cuộc họp, hội nghị của công ty thành phần tham dự không đầy đủ. Trong thời gian diễn ra các cuộc họp còn có một bộ phận ngƣời tham gia nhƣng không tập trung hoặc làm việc riêng, do đó không nắm đƣợc chủ trƣơng, tinh thần của hội nghị. Thậm chí một số cán bộ quản lý còn thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia các cuộc họp của công ty. Công tác đón tiếp khách cho hội nghị, đặc biệt là khách nƣớc ngoài đôi khi còn chƣa thật sự chu đáo. Các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, hội nghị còn thiếu thốn.  Nguyên nhân Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chƣa cao, vẫn còn lúng túng trong khâu chỉ đạo lên kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị. Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thông báo còn chậm, các đơn vị không bố trí đƣợc thời gian gây ảnh hƣởng đến thành phần tham dự. Trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng còn hạn chế nên đã tạo ra rào cản trong việc giao tiếp với khách nƣớc ngoài. Việc giáo dục, tuyên truyền về ý nghĩa, tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị cho cán bộ nhân viên của công ty còn chƣa thƣờng xuyên. Chính vì vậy mà kết quả của một số cuộc họp và hội nghị chƣa thật sự hiệu quả. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 76 2.2.3.6 Công tác hậu cần Để duy trì quản lý, để công việc của văn phòng đƣợc diễn ra trôi chảy thì bất cứ một công ty nào cũng chú trọng đến công tác hậu cần của mình. Các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, trang thiết bị trong công ty đều thuộc về công tác hậu cần của văn phòng công ty. Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị của văn phòng nhƣ sau: - Đối với các trang thiết bị trong các phòng ban: Văn phòng căn cứ vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tƣ của các phòng ban vào ngày 28 hàng tháng rồi tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký. Sau khi Giám đốc xét duyệt, cán bộ kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ của công ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị. Mẫu 12: Phiếu đề nghị mua sắm văn phòng phẩm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẨM Ngày tháng:………….. Phòng ban yêu cầu:………… STT Nội dung Đơn vị tính Số lƣợng Mục đích Chữ ký (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự) Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 77 Mẫu 13: Kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc KẾ HOẠCH MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẤM Số:…….Ngày tháng……… STT Nội dung Đơn vị tính Số lƣợng Mục đích Ngƣời lập kế hoạch Chữ ký của lãnh đạo công ty Mẫu 14: Sổ giao nhận văn phòng phẩm STT Ngày tháng Chủng loại Số lƣợng Ký nhận Ghi chú (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự) Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 78 Công tác hậu cần của công ty đƣợc thực hiện với các công việc nhƣ: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc của công ty, tham gia tổ chức các cuộc họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách của công ty… * Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác Trong thời gian qua, văn phòng công ty đã đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác. Văn phòng liên hệ trƣớc với nơi đến công tác, chuẩn bị cho lãnh đạo những tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến đi. Văn phòng căn cứ vào chuyến đi để bố trí phƣơng tiện cho lãnh đạo (đặt vé nếu là phƣơng tiện công cộng hoặc thông báo cho lái xe nếu đi xe của công ty). Công ty có tổ lái xe gồm 4 nhân viên đảm bảo việc đƣa đón lãnh đạo đi công tác đƣợc nhanh chóng và kịp thời. Trƣớc các chuyến đi Trƣởng phòng hành chính tham dự những buổi họp giao ban công việc giữa Giám đốc và Phó Giám đốc để nắm vững nội dung mà Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững đƣợc những công việc mà Giám đốc yêu cầu các phòng ban, đơn vị cùng các chuyên viên phải thực hiện. Trong thời gian Giám đốc đi công tác mọi nhân viên trong phòng đã giúp Phó giám đốc thực hiện những công việc mà Giám đốc ủy quyền. Ngoài ra Trƣởng phòng còn ghi lại những công việc quan trọng xảy ra một cách chi tiết, khi Giám đốc trở về Trƣởng phòng báo cáo tóm tắt các hoạt động trong thời gian Giám đốc đi vắng và nhận các giấy tờ chi phí công tác và làm thủ tục thanh toán cho Giám đốc. * Công tác tiếp khách Trong việc tiếp khách văn phòng công ty đóng một vai trò quan trọng. Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lƣợng khách lớn xin gặp Giám đốc. Với những trƣờng hợp đột xuất lãnh đạo không tiếp khách đƣợc thì văn phòng đã chủ động xin lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo và công ty. Văn phòng luôn đảm bảo những nhu cầu cần thiết cho việc tiếp khách khi có khách đến làm việc với lãnh đạo. Ngoài ra văn phòng cũng chịu trách nhiệm đặt tiệc tại nhà hàng để tiếp đãi đối với những khách quan trọng hoặc khách ở xa đến. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 79 Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phòng trong công tác tiếp khách là: - Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách. - Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạn nhƣ: sắp xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc, trao đổi công việc… * Quản lý tài sản cố định Văn phòng công ty có một bộ phận chuyên quản lý tài sản cố định nhƣ nhà cửa, thiết bị, máy móc, phƣơng tiện kỹ thuật, phƣơng tiện vận chuyển…dƣới sự chỉ đạo và điều hành của Phó phòng. Văn phòng lập và lƣu trữ các hồ sơ tài sản cố định: - Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập đúng thủ tục hợp lệ. - Văn phòng nắm chắc về số lƣợng, chất lƣợng các loại tài sản cố định để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý. - Trong quá trình sử dụng đã tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản. - Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thƣờng khi có sự thay đổi. Các loại hàng hóa vật tƣ, vật dụng của công ty nhƣ: văn phòng phẩm, các trang thiết bị phục vụ cho văn phòng công ty…để quản lý tốt loại tài sản này cho công ty văn phòng đã tiến hành thực hiện nhƣ sau: - Xác định định mức sử dụng vật tƣ, các định mức này đƣợc công bố công khai trong toàn công ty. - Tiến hành cấp phát đúng đối tƣợng, đúng tiêu chuẩn. - Khi mua hàng hóa vật tƣ đã tiến hành làm phiếu nhập kho, khi cấp phát thì có phiếu xuất kho theo nguyên tắc xuất nhập của kế toán. - Để vừa tiết kiệm vừa gắn trách nhiệm của mỗi cá nhân với công việc của mình văn phòng đã tiến hành khoán chi phí vật tƣ đối với những loại hoạt động không mang tính tập trung. Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý chỗ để xe của cán bộ công nhân viên trong công ty, ngoài ra còn phụ trách công tác sửa chữa máy móc thiết bị của văn phòng và các đơn vị… Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 80 * Quản lý văn phòng phẩm Hàng tháng các phòng ban gửi các bản dự trù đồ dùng, dụng cụ hành chính và chuyển cho văn phòng công ty. Trƣởng phòng sẽ xem xét các bản dự trù đó nếu thấy hợp lý sẽ ký duyệt nếu không sẽ loại bỏ. Văn phòng lập bản dự trù văn phòng phẩm hàng tháng của công ty và nhập văn phòng phẩm về. Căn cứ vào nhu cầu về văn phòng phẩm của từng phòng ban, phân xƣởng mà văn phòng công ty viết phiếu xuất kho và ghi rõ vào sổ sách để làm quyết toán với phòng tài chính.  Những kết quả đã đạt đƣợc Văn phòng đã luôn đảm bảo những chuyến công tác của lãnh đạo công ty đƣợc chu đáo và an toàn, thực hiện tốt công tác quản lý của công ty. Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp giờ tiếp khách. Tổ chức hội nghị, các cuộc họp của công ty diễn ra thành công tốt đẹp. Các điều kiện vật chất cần thiết nhƣ vật tƣ, phƣơng tiện làm việc phát sinh đã đƣợc cung cấp đúng và đủ về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng. Các trang thiết bị đƣợc cung cấp và sửa chữa kịp thời đầy đủ đảm bảo duy trì hoạt động của công ty. Do mọi kế hoạch cung cấp vật tƣ, phƣơng tiện đều đƣợc lên kế hoạch cụ thể nên tránh đƣợc tình trạng cung ứng tràn lan, lãng phí.  Những mặt còn tồn tại Việc cung cấp thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm còn chậm do quá trình xét duyệt vì thế trong quá trình làm việc của các phòng ban thƣờng bị thiếu đồ dùng văn phòng cần thiết. Việc cung cấp giấy photo, giấy in không chính xác, cuối tháng các phòng ban thƣờng bị thiếu giấy in và giấy photo. Việc sửa chữa các trang thiết bị văn phòng nhƣ máy in, máy photo còn chậm gây ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên. Một số cá nhân vẫn chƣa có ý thức trong việc bảo vệ tài sản chung của công ty, vẫn còn tình trạng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm vào mục đích cá nhân. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 81  Nguyên nhân Hàng tháng các phòng ban gửi bản dự trù văn phòng phẩm xuống văn phòng công ty, song có những khoảng thời gian công việc quá nhiều dẫn đến việc thời gian xét duyệt các bản dự trù kéo dài, gây tình trạng thiếu dụng cụ, đồ dùng văn phòng phẩm của các phòng ban. Đây là yếu tố gây ảnh hƣởng không nhỏ đến công việc của các phòng ban bộ phận. Do văn phòng không tính toán kỹ nhu cầu văn phòng phẩm cũng nhƣ nhu cầu về in sao tài liệu hàng tháng của các phòng ban mà tổng kết rút kinh nghiệm ở các tháng sau cho phù hợp. Ý thức tiết kiệm của nhân viên văn phòng chƣa cao, công tác theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm cũng chƣa sát sao, chƣa có những biện pháp xử lý nghiêm khắc. 2.2.3.7 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ 2.2.3.7.1 Công tác bảo vệ Công tác bảo vệ là một trong những hoạt động không kém phần quan trọng của văn phòng. Hoạt động này tuy không ảnh hƣởng trực tiếp tới quá trình sản xuất kinh doanh của công ty nhƣng thực sự nó đóng một vai trò rất quan trọng và cần thiết. Chính vì vậy cần phải có cái nhìn nghiêm túc trong công tác này tránh những sai lầm tuy nhỏ nhƣng lại có ảnh hƣởng đến bộ mặt của công ty. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề này nên công tác bảo vệ tại công ty Hoàng Thành đƣợc thực hiện một cách rất nghiêm túc, cán bộ công nhân viên trong công ty rất yên tâm làm việc và góp phần tạo kỷ cƣơng, kỷ luật trong lao động. Nhân viên bảo vệ của công ty đã thực hiện đầy đủ những quy định của công ty về công tác bảo vệ, trƣớc giờ nhận ca, hết giờ thì làm các thủ tục bàn giao bằng sổ giao ca các tài sản đã nhận và hiện trƣờng bảo vệ một cách rõ ràng. Khi có sự cố mất cắp, cháy nổ hay hƣ hại tài sản nhân viên bảo vệ đã phát hiện và xử lý kịp thời các nguyên nhân và trong trƣờng hợp không thể tự mình giải quyết đã nhanh chóng báo cho văn phòng công ty xin ý kiến giải quyết kịp thời. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 82  Nhận xét về công tác bảo vệ của công ty Trong thời gian qua công tác bảo vệ đã luôn đƣợc thực hiện tốt không để xảy ra tình trạng đáng tiếc nào nhƣ làm mất mát hoặc hƣ hỏng các tài sản, không có hiện tƣợng ồn ào hay mất trật tự tại nơi làm việc. Văn phòng công ty có tổ bảo vệ gồm 3 ngƣời có nhiệm vụ đảm bảo an ninh trật tự 24/24h và đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ trên địa bàn công ty.  Công tác bảo vệ vẫn còn tồn tại một số hạn chế Nhân viên bảo vệ nhiều khi vẫn còn hiện tƣợng đi muộn về sớm không bàn giao một cách nghiêm túc, nhiều khi mấy ngày mới ký nhận vào sổ giao ca một lần. Vẫn còn hiện tƣợng ngƣời ra vào công ty một cách tùy tiện, nhân viên bảo vệ nhiều khi vẫn còn chểnh mảng không để ý vào công việc. 2.2.3.7.2 Công tác tạp vụ Đối với công ty Hoàng Thành môi trƣờng xanh sạch, không khí trong lành là một trong những nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lƣợng công việc vì nó có ảnh hƣởng trực tiếp đến sức khỏe và tâm lý của nhân viên trong công ty. Công tác tạp vụ tại công ty bao gồm các công việc nhƣ: - Nhân viên tạp vụ đã đảm bảo nhu cầu nƣớc uống cho các phòng ban trƣớc giờ làm việc, kiểm tra xem các thiết bị điện đã tắt hết chƣa khi hết giờ làm việc. - Nhân viên tạp vụ đã đảm bảo vệ sinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang đƣợc phân giao quản lý của công ty luôn khang trang sạch đẹp, thƣờng xuyên chăm sóc bồn hoa cây cảnh có trong công ty, quét dọn lau chùi cửa kính sạch sẽ. - Công tác tạp vụ đã thực hiện đầy đủ những quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động…và luôn hoàn thành các nhiệm vụ khác khi đƣợc lãnh đạo giao.  Công tác tạp vụ đã đạt đƣợc các kết quả sau Tổ tạp vụ của công ty gồm có 3 nhân viên làm nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu nhà 3 tầng, chăm sóc vƣờn hoa cây cảnh, làm vệ sinh các thiết bị…đảm bảo duy trì môi trƣờng làm việc sạch sẽ, thoáng mát cho toàn công ty. Tổ tạp vụ gồm toàn những ngƣời chung tuổi nên rất chăm chỉ, nhiệt tình trong công việc. Nƣớc uống luôn đƣợc cung cấp đầy đủ, cốc chén luôn sạch sẽ, văn phòng thoáng mát. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 83  Bên cạnh đó công tác tạp vụ vẫn còn tồn tại một số vấn đề Vẫn còn tình trạng nhân viên tạp vụ làm việc chỉ mang tính nghĩa vụ, không đúng với quy định của công ty, nhiều khi nghỉ phép không có lý do. Nhân viên tạp vụ sử dụng các phƣơng tiện hỗ trợ còn lãng phí và bừa bãi dẫn đến chi phí phục vụ cao.  Nguyên nhân của những tồn tại trên Do ban lãnh đạo của công ty chƣa thực sự quan tâm đến công tác này. Hơn nữa chính sách tiền lƣơng đối với nhân viên tạp vụ không đƣợc chú trọng, lƣơng thấp, không có các chính sách khen thƣởng đãi ngộ nên họ cũng không thiết tha với công việc lắm. Do ý thức của ngƣời lao động chƣa cao. Lãnh đạo công ty chƣa có biện pháp xử lý nghiêm khắc với những vi phạm của các nhân viên phụ trách công tác này. Kết luận chƣơng 2: Qua việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức và họat động của bộ máy văn phòng công ty có thể đƣa ra một thực tế là việc đổi mới về tổ chức hoạt động cũng nhƣ áp dụng một cách rộng rãi những thành tựu tiên tiến của khoa học công nghệ đã mang lại hiệu quả to lớn trong công tác văn phòng. Nó góp phần tăng cƣờng hiệu quả, hiệu lực pháp lý của lãnh đạo công ty nói riêng và văn phòng nói chung. Việc tổ chức hoạt động nhƣ hiện nay đã đảm bảo thi hành đúng các quy định của Nhà nƣớc, phản ánh các mối quan hệ ngang, dọc, trên, dƣới làm cho bộ máy của công ty trở thành một chủ thể thống nhất. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc thì công tác văn phòng tại công ty vẫn còn tồn tại một số yếu điểm cần phải khắc phục. Vì vậy qua một thời gian thực tập tại công ty đƣợc trực tiếp quan sát, tìm hiểu công việc em cũng mạnh dạn đóng góp một số ý kiến để giải quyết những hạn chế yếu kém còn đang tồn tại trong công tác văn phòng của công ty sẽ đƣợc trình bày ở phần chƣơng 3 dƣới đây. Em cũng hy vọng những ý kiến này của em sẽ giúp ích phần nào cho ban lãnh đạo công ty nhằm phát huy và nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn phòng công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 84 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH Trong hơn 7 năm hoạt động, nhiều mặt công tác văn phòng của công ty đã đi vào chiều sâu. Chất lƣợng tham mƣu, tổng hợp đƣợc nâng lên, việc thực hiện Quy chế làm việc mới của Chính phủ có tiến bộ, thông tin báo cáo thực hiện khá nền nếp, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông đƣợc quan tâm, trình độ cán bộ đƣợc nâng lên một bƣớc, công tác văn thƣ, lƣu trữ, bảo mật và nghiệp vụ hành chính đƣợc chú trọng, công tác hậu cần đáp ứng đƣợc yêu cầu đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác văn phòng vẫn còn bộc lộ những hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục nhƣ chƣa thật làm tốt công tác tham mƣu, tổng hợp, xây dựng và thực hiện chƣơng trình công tác, công tác nghiên cứu, đề xuất của chuyên viên nghiên cứu chất lƣợng chƣa cao, chế độ thông tin báo cáo chƣa thật nghiêm…Chính vì vậy để khắc phục những hạn chế trên em xin đƣa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty. 3.1 Giải pháp về công tác tham mƣu, tổng hợp Nhƣ phần thực tế ở chƣơng 2 đã nêu thì văn phòng công ty chỉ làm công tác tham mƣu trong lĩnh vực hành chính, còn các mặt hoạt động khác của công ty do các phòng ban chuyên môn thực hiện. Cách thức tham mƣu này đã tiết kiệm đƣợc thời gian chuyển tải thông tin vì thông tin đƣợc chuyển thẳng từ các phòng ban chuyên môn tới lãnh đạo công ty mà không cần phải thông qua bộ phận văn phòng. Mặt khác nội dung thông tin tham mƣu cho từng lĩnh vực hoạt động của công ty vì thế cũng mang tính chuyên sâu, cụ thể hơn. Tuy nhiên cách thức tham mƣu này có nhƣợc điểm là làm tản mạn nội dung thông tin, gây khó khăn trong việc hình thành các phƣơng án điều hành tổng hợp của lãnh đạo công ty. Với thực trạng vấn đề trên em xin đƣa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đó là: Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 85 - Thứ nhất, văn phòng nên có bộ phận làm công tác tham mƣu để trợ giúp lãnh đạo công ty trong công tác quản lý điều hành. - Thứ hai, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo công ty hoặc đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp trên cơ sở các phƣơng án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn. Nhƣ vậy văn phòng vừa thể hiện là trung tâm của công tác tham mƣu vừa là nơi tiếp nhận, phối hợp với các phòng ban chuyên môn làm công tác tham mƣu cho lãnh đạo công ty. Cách thức tổ chức hoạt động tham mƣu tại văn phòng theo hai hƣớng trên sẽ giúp cho hoạt động của công tác này đƣợc thuận lợi hơn đồng thời tăng cƣờng đƣợc hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty. Cần phải phân chia công việc một cách rõ ràng cụ thể giữa cán bộ văn phòng và cán bộ văn thƣ, lƣu trữ, từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình. Qua đó các bộ phận thuộc văn phòng sẽ có ý kiến đề xuất, tham mƣu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình đƣợc tốt hơn. Cán bộ công nhân viên cần chủ động hơn nữa trong việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần đó của nhân viên thì lãnh đạo công ty cần có những hình thức khen thƣởng khích lệ kịp thời những ý kiến có tính sáng tạo và đem lại hiệu quả cho công ty. Khi lập các chƣơng trình công tác văn phòng cần căn cứ vào bản kế hoạch chi tiết của từng phòng ban để lập chƣơng trình sao cho hợp lý, khi xây dựng cần tuân thủ theo 3 nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không đƣợc để cho các hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch giữa cấp trên với cấp dƣới. - Nguyên tắc ƣu tiên: sự ƣu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trƣớc để ƣu tiên giải quyết trƣớc. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 86 - Nguyên tắc dự phòng: nguyên tắc này đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp. Trong quá trình xây dựng chƣơng trình công tác, nếu cán bộ văn phòng tuân thủ đƣợc theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ có những bản kế hoạch tổng hợp đƣợc các yếu tố nhƣ: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của cán bộ trong công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo đƣợc tính khả thi. 3.2 Giải pháp về công tác thông tin Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển nhƣ vũ bão hiện nay, ngƣời làm công tác văn phòng cần có sự am hiểu về khoa học kỹ thuật để có khả năng ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông trong hoạt động nghiệp vụ của mình. Đây là một yêu cầu bức thiết từ thực tiễn đặt ra. Thông tin có vai trò to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Các nhà quản lý cũng nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Thông tin liên lạc là những phƣơng tiện để các nhân viên liên lạc với nhau trong một tổ chức nhằm đạt đƣợc mục đích chung. Chúng ta không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc với nhau vì không thực hiện đƣợc sự điều phối và trao đổi. Do đó thông tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, đảm bảo sự thống nhất hoạt động trong toàn công ty. Thông tin đƣợc coi là hệ thống huyết mạch của công ty, nếu thông tin không đƣợc cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo công ty không thể có cơ sở để ra những quyết định kịp thời, chính xác, hiệu quả. Bởi vậy công ty cần ban hành văn bản một cách rõ ràng chuẩn mực về chế độ thông tin, các đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời hoặc phải nộp văn bản, tài liệu theo đúng quy định, đảm bảo về thời hạn. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 87 Để công ty hoạt động hiệu quả thì không thể tách rời hoạt động của các phòng ban, bộ phận. Sự phối hợp tốt giữa các phòng ban bộ phận sẽ đảm bảo cho mọi họat động của công ty đƣợc thực hiện một cách liên hoàn và có hiệu quả. Vì vậy công ty cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận. Lãnh đạo công ty không thể kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ thông tin của các phòng ban bộ phận, do đó trƣởng các phòng ban, bộ phận phải thƣờng xuyên đôn đốc nhắc nhở đơn vị mình thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin. Văn phòng công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, sau đó thông tin phải đƣợc tập hợp và hệ thống theo từng vấn đề, từng lĩnh vực nhất định để tránh trùng lặp, chồng chéo và xác định độ chính xác của thông tin. Văn phòng cũng cần phải đƣa ra chế độ bảo dƣỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định kỳ nhằm đảm bảo cho công tác thông tin đƣợc thông suốt và hiệu quả. Hơn nữa hệ thống mạng mà công ty đang sử dụng có chất lƣợng chƣa cao, tốc độ truy cập còn chậm nên cần thay đổi hoặc nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin. Các phòng ban, bộ phận cần tăng cƣờng nghiên cứu hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001: 2000 liên quan đến công việc do đơn vị mình phụ trách, áp dụng nó một cách hiệu quả để có thể khai thác triệt để nguồn thông tin. Ngoài ra công ty cũng cần đặt mua nhiều báo chí hơn nữa để cán bộ công nhân viên trong công ty có thể nắm bắt kịp thời và thu thập đƣợc những thông tin có ích cho công việc của mình. 3.3 Giải pháp về công tác văn thƣ, lƣu trữ * Công tác văn thƣ Để công tác văn thƣ đƣợc hoàn thiện hơn thì văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thƣ tham gia các khóa bồi dƣỡng về nghiệp vụ văn phòng, nâng cao trình độ tin học văn phòng. Điều này sẽ giúp cho nhân viên văn thƣ rút ngắn đƣợc thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó cán bộ văn phòng phải không ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm làm việc, tạo dựng đƣợc mối quan hệ tốt, tìm đƣợc tiếng nói chung và là trợ thủ đắc lực của Trƣởng phòng. Có đƣợc sự phối hợp nhƣ vậy thì công việc mới đạt đƣợc kết quả cao. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 88 Công ty đã ban hành thông báo hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, song việc thực hiện vẫn còn bị xem nhẹ, vì vậy cần phải dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở các phòng ban, bộ phận để các cán bộ trong công ty nắm rõ và thực hiện. Ngoài ra trƣởng các bộ phận khi nhận văn bản trình ký phải xem xét kỹ lƣỡng không chỉ về nội dung mà còn về hình thức trình bày văn bản để hạn chế tới mức tối đa việc sai sót về hình thức của văn bản. Trƣởng phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự nên trình ý kiến Giám đốc công ty xin đƣợc bố trí một phòng đọc riêng để cán bộ công nhân viên trong công ty có thể đến mƣợn tài liệu, tìm kiếm và tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất. * Công tác lƣu trữ Tại công ty công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu đƣợc thực hiện theo mô hình phân tán không tập trung, tức là các phòng ban, bộ phận tự lƣu hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình. Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên văn thƣ cũng nhƣ các phòng ban khác khi cần tra cứu để phục vụ cho công việc của mình, không đƣợc lƣu trữ tập trung nên các hồ sơ, tài liệu không đƣợc bảo quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát mối mọt, hƣ hỏng. Do đó công tác lƣu trữ không đảm bảo đƣợc yêu cầu về tính chính xác, kịp thời dẫn đến hiệu quả công việc là không cao. Để giải quyết khó khăn này công ty nên có một phòng lƣu trữ tập trung để đảm bảo cho việc bảo quản cũng nhƣ sử dụng tài liệu. Công ty cần ban hành quy định mang tính chất bắt buộc đối với các phòng ban bộ phận trong việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lƣu trữ chung theo quy định của công ty. Nhân viên làm công tác lƣu trữ cần thực hiện nghiêm quy chế về việc bảo quản tài liệu trong kho lƣu trữ. Tại phòng lƣu trữ chung các hồ sơ, tài liệu có thể phân chia thành các loại nhƣ: văn bản kỹ thuật, kế hoạch, văn bản kế toán, tài chính, các văn bản thuộc phạm vi tổ chức hành chính, văn bản quy phạm pháp luật…Mỗi loại phải có tủ riêng để lƣu trữ, và mỗi loại lại đƣợc chia ra thành các đơn vị nhỏ hơn và đƣợc đánh số, ký hiệu cụ thể. Sau đó phải lập danh mục hồ sơ để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định đƣợc vị trí hồ sơ trên mỗi tủ. Cán bộ lƣu trữ cũng cần phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mƣợn hồ sơ, tài liệu tránh việc hồ sơ tài liệu bị thất thoát. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 89 Để đảm bảo tốt việc bảo quản lƣu trữ hồ sơ, tài liệu kho lƣu trữ cần phải tuân thủ những quy định sau: - Đối với tủ đựng hồ sơ, tài liệu: do các giấy tờ văn bản rất dễ bị hƣ hỏng, mối mọt và mục nát do tác động của môi trƣờng cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Vì vậy cần phải sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, nhân viên kho lƣu trữ nên thƣờng xuyên dọn dẹp, hút bụi sử dụng các chất chống ẩm, chống mối mọt, đảm bảo nhiệt độ trong phòng luôn từ 180C ÷ 200C. - Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt là nơi không có ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thƣờng xuyên dọn dẹp và lau chùi bẩn. - Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra. 3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị Hiện nay công ty đã tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, tuy nhiên vẫn cần phải có những quy định cụ thể về mức kinh phí có thể cấp cho từng cuộc họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí. Nâng cao trình độ ngoại ngữ của nhân viên văn phòng để có thể giao tiếp tốt đƣợc với khách nƣớc ngoài. Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trƣờng phòng họp nhƣ: máy chiếu, máy ghi âm…đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho mỗi hội nghị, tạo điều kiện cho công việc diễn ra nhanh chóng và tốt đẹp. Sau mỗi cuộc họp, hội nghị ban lãnh đạo công ty cần tổ chức rút kinh nghiệm, những ngƣời có liên quan sẽ kiểm điểm từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Ngoài ra tại công ty cũng chƣa thƣờng xuyên tuyên truyền cho cán bộ công nhân viên về tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị. Do đó văn phòng cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mọi ngƣời nhận thấy các cuộc họp là cơ hội để họ nắm bắt đƣợc các kế hoạch sắp tới, những kế hoạch đã đạt đƣợc của công ty và đó cũng là cơ hội để họ bày tỏ tâm tƣ, nguyện vọng của mình với lãnh đạo công ty, giúp xóa nhòa khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên làm cho mọi ngƣời hiểu nhau hơn. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 90 3.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự Hiện tại phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự của công ty chỉ có một nhân viên kiêm cả hai nhiệm vụ là văn thƣ và lƣu trữ, mà khối lƣợng công việc của bộ phận này lại rất lớn nên một ngƣời không thể làm hết mọi việc đƣợc, do đó ở bộ phận này còn bộc lộ rất nhiều hạn chế nhƣ việc soạn thảo văn bản, xử lý văn bản đi, đến còn chậm, công tác lƣu trữ cũng chƣa đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật. Mà việc lƣu trữ lại là một trong những khâu trọng yếu là mắt xích quan trọng trong việc xử lý thông tin. Bởi vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cho việc sử dụng những thông tin, tài liệu đã đƣợc hình thành trong quá khứ. Do vậy để nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác của văn phòng nói chung và nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ nói riêng tại công ty Hoàng Thành thì phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự cần xin ý kiến Giám đốc công ty tuyển thêm một nhân viên văn thƣ lƣu trữ nữa, sau đó sẽ phân ra một ngƣời làm công tác văn thƣ, một ngƣời làm về nghiệp vụ lƣu trữ. Cán bộ đƣợc tuyển dụng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, có trình độ ngoại ngữ, tin học văn phòng để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Vì vậy việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào công tác văn thƣ, lƣu trữ là hết sức cần thiết. 3.6 Giải pháp về công tác hậu cần Để khắc phục đƣợc những hạn chế và làm tốt công tác hậu cần theo em công ty cần phải làm những việc sau: - Đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo, văn phòng nên có một văn bản quy định cụ thể, rõ ràng về việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo. Trƣởng phòng nên giao cho một nhân viên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo ra một chuỗi công việc quen thuộc đối với nhân viên, từ đó có thể tránh đƣợc những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị do chƣa quen với công việc đó. Bên cạnh đó cũng cần có những hạn mức kinh phí đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo. - Thƣờng xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc thiết bị, có chế độ bảo dƣỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên trong công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 91 - Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm luôn đầy đủ kịp thời, nhanh chóng, ngoài ra cũng cần có sự quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí không cần thiết đối với các trang thiết bị trong văn phòng, đồng thời cũng cần phải có những biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với việc lạm dụng của công trong công ty. - Đẩy nhanh tốc độ việc lắp đặt và sữa chữa các trang thiết bị văn phòng, cần có những quy định rõ ràng về thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài không cần thiết gây ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban. 3.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ Theo em công ty cũng cần có những yêu cầu nhất định đối với nhân viên bảo vệ và nhân viên tạp vụ, đó chính là khả năng giao tiếp của họ để có thể tạo thiện cảm với khách ngay từ phút gặp gỡ đầu tiên và tạo đƣợc ấn tƣợng khi khách ra về. Đối với nhân viên bảo vệ độ tuổi phù hợp là từ 25 – 40. Hiện nay tại Hải Phòng có rất nhiều các công ty bảo vệ có uy tín, vì vậy công ty sẽ có rất nhiều lựa chọn để thuê nhân viên bảo vệ phù hợp. Nhân viên của các công ty bảo vệ này đã đƣợc đào tạo một cách bài bản, đƣợc huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ, do đó hiệu quả làm việc đạt đƣợc sẽ cao hơn. Đối với nhân viên tạp vụ đòi hỏi phải có sự nhiệt tình, hăng say với công việc, có ý thức tiết kiệm cho công ty. Bên cạnh đó thì công ty cũng cần phải thƣờng xuyên quan tâm đến công tác này, có những chính sách nâng lƣơng cho họ, thƣờng xuyên quan tâm thăm hỏi kịp thời. Sự thoáng mát sạch sẽ cũng là một trong những yếu tố góp phần làm cho công việc đạt đƣợc hiệu quả cao hơn. 3.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán bộ lãnh đạo nắm đƣợc tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng. Cho nên, phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật. Đội ngũ cán bộ văn phòng phải chọn đƣợc cán bộ có phẩm chất đạo đức trong sáng và phải trung thực, phải là những ngƣời có trình độ chuyên môn, làm việc có tính chuyên nghiệp cao, có đủ năng lực tham mƣu và phải có khả năng chỉ đạo, điều phối công việc, có khả năng sử dụng công nghệ cao. Những ngƣời làm công tác văn phòng phải bám sát nguyên tắc: “Kịp thời, chính xác và hiệu quả”. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 92 Mục tiêu thời gian tới của những ngƣời làm công tác văn phòng là nâng cao chất lƣợng hiệu quả tham mƣu, đề xuất mở rộng phạm vi và đổi mới phƣơng thức lấy ý kiến, huy động sự tham gia đóng góp ý kiến của các chuyên gia, các nhà quản lý, cán bộ khoa học, cơ quan nghiên cứu...để các đề án đƣợc trình có tính khoa học và thực tiễn cao hơn. Trong mỗi công ty thì con ngƣời là yếu tố vô cùng quan trọng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố quyết định đến năng suất lao động và hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ yếu kém sẽ là rào cản trong công việc của nhân viên văn phòng. Vì vậy để nâng cao đƣợc trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên văn phòng công ty nên thực hiện những biện pháp sau đây: Thứ nhất, đối với vấn đề tuyển dụng đầu vào cần đƣợc thực hiện nghiêm túc, hiện nay tại công ty vẫn xảy ra tình trạng nhân viên đƣợc tuyển dụng vào không đáp ứng đƣợc yêu cầu của vị trí cần tuyển, do tình trạng nhân viên đƣợc tuyển dụng vào có sự quen biết với các cán bộ quản lý trong công ty. Chính điều này đã gây ra khó khăn cho công ty vì phải bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để đào tạo lại và cho nhân viên làm quen với công việc. Để hạn chế tình trang này công ty nên tuyển dụng những ngƣời đƣợc đào tạo theo đúng chuyên ngành, có đủ năng lực và phẩm chất cần thiết để đáp ứng đƣợc với yêu cầu của công việc. Thứ hai, công ty nên cử cán bộ công nhân viên đi học các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho từng bộ phận nhằm năng cao khả năng thích ứng đối với công việc mà mình phụ trách. Thƣờng xuyên mở các lớp bồi dƣỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho cán bộ công nhân viên nhƣ nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ, nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị, lập các chƣơng trình kế hoạch công tác cho lãnh đạo… Sau mỗi khóa đào tạo đó văn phòng cũng cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên trƣớc và sau khi đào tạo để làm căn cứ cho việc sắp xếp và bố trí công việc một cách hiệu quả, phù hợp. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 93 Thứ ba, công ty cần nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong việc tự học, tự bồi dƣỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành, thƣờng xuyên củng cố kiến thức thì nhân viên văn phòng mới có thể đáp ứng đƣợc nhiệm vụ trƣớc mắt cũng nhƣ những nhiệm vụ trong tƣơng lai. Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại của công ty, vì vậy thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng là rất quan trọng. Sự nhiệt tình ân cần chu đáo sẽ khiến cho khách đến liên hệ giao dịch công việc có ấn tƣợng tốt về công ty và đội ngũ nhân viên ở đó. Vì vậy để nâng cao thái độ phục vụ của nhân viên, văn phòng công ty nên thƣờng xuyên cử cán bộ công nhân viên tham gia các khóa học về kỹ năng giao tiếp. Có kỹ năng giao tiếp tốt nắm đƣợc các quy luật tâm lý của con ngƣời họ mới có thể tận dụng đƣợc những mặt tích cực và tránh đƣợc những mặt tiêu cực gây ảnh hƣởng xấu đến công việc. Đồng thời có kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho nhân viên văn phòng có thái độ ứng xử đúng đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp và đối tác của công ty. Thứ tư, nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phƣơng tiện hiện đại, đặc biệt là các phƣơng tiện tin học. Tại công ty các thiết bị phục vụ công việc nhƣ máy tính, máy photo, máy in, máy fax…không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Do vậy cán bộ công nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, học cách bảo quản và sử dụng có hiệu quả các loại máy móc thiết bị dùng trong văn phòng. Thứ năm, là việc nâng cao trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng. Đối với ngành nghề kinh doanh của mình công ty có rất nhiều các hợp đồng và giao dịch với các công ty nƣớc ngoài, vì vậy trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng có vai trò không nhỏ trong hoạt động giao dịch của công ty. Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ của hầu hết cán bộ văn phòng trong công ty không đủ đáp ứng việc giao tiếp, thu thập, xử lý và truyền gửi các thông tin bằng tiếng nƣớc ngoài, gây ra khó khăn và chậm trễ trong công việc. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 94 Để khắc phục vấn đề này công ty nên mở lớp học tiếng Anh cho cán bộ công nhân viên trong công ty vào thời gian hợp lý và tạo điều kiện cho họ đi học. Công ty cũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ với cán bộ công nhân viên, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thƣờng có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nƣớc ngoài nhƣ phòng xuất, nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ tốt cán bộ công nhân viên có thể tiếp xúc đƣợc với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt là về đối ngoại. 3.9 Xây dựng môi trƣờng làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên Môi trƣờng làm việc bao gồm môi trƣờng vật chất và môi trƣờng tinh thần. Môi trƣờng làm việc có ảnh hƣởng rất lớn đến tâm lý ngƣời lao động. Nếu môi trƣờng làm việc tốt sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến hết mình cho công việc, phát huy hết khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân. Ngƣợc lại sẽ khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với nghề nghiệp của mình. Để xây dựng một môi trƣờng làm việc tốt phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố khác nhau: - Cán bộ nhân viên phải rèn cho mình đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực và khả năng làm việc không biết mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống mọi tiêu cực có trong tổ chức. - Đối với lãnh đạo công ty cần tạo mọi điều kiện vật chất, đầu tƣ những trang thiết bị cần thiết và hiện đại để nhân viên có thể phát huy hết năng lực của mình, đồng thời có những chính sách khen thƣởng và kỷ luật đúng ngƣời đúng việc để phát huy tính cạnh tranh. Đối với những trƣờng hợp đi muộn về sớm không chấp hành nội quy mà công ty đề ra thì cần có những biện pháp kỷ luật nghiêm minh, trƣớc tiên là nhắc nhở, nếu còn tái phạm sẽ trừ vào lƣơng. Ngoài ra cán bộ nhân viên văn phòng cũng phải đƣợc hƣởng một mức lƣơng phù hợp với năng lực và những gì mà họ đã cống hiến cho công ty, lãnh đạo cũng phải thƣờng xuyên động viên khích lệ tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 95 3.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận Công ty là một tổng thể gồm một hệ thống các phòng ban, đơn vị. Để công ty hoạt động có hiệu quả thì tổng thể đó phải có sự thống nhất từ trên xuống dƣới, phối kết hợp với nhau một cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng là đầu mối của mọi công việc do đó mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng. Trên thực tế tại công ty sự phối kết hợp giữa các phòng ban chƣa thật sự nghiêm túc, văn phòng có nhiệm vụ xây dựng, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện chƣơng trình của các phòng ban. Nếu mọi công việc đều đƣợc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch thì đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty sẽ rất cao mà hoạt động của văn phòng cũng thuận lợi không gặp trở ngại gì. Ví dụ: phòng kỹ thuật muốn xem xét các tài liệu liên quan đến công việc của mình, nếu phòng kỹ thuật và nhân viên lƣu trữ kết hợp thì không gây chậm trễ cho phòng kỹ thuật. Hay khi phòng kinh doanh muốn tổ chức cuộc họp, hội nghị nào đó thì phải lập kế hoạch trƣớc và chuyển về phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự càng sớm càng tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể. Nếu có sự thay đổi trong chƣơng trình của các phòng ban mà không thông báo cho văn phòng kịp thời để điều chỉnh có thể gây ra tình trạng lệch lạc chƣơng trình, dẫn đến vừa tốn thời gian, công sức và tiền của. 3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001: 2000 vào hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hƣớng tất yếu. Về tổng thể, quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bƣớc để xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lƣợng của hệ thống. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ƣu hoá và nâng cao chất lƣợng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 96 Với nhiều hình thức khác nhau, văn phòng công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO trong một số mặt công tác, xây dựng và ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể. Từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là tham mƣu - tổng hợp điều phối và hậu cần. Trong khi đó, vẫn còn không ít những bất cập liên quan đến công tác văn phòng. Thí dụ, đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng hiện nay chƣa đƣợc đào tạo đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình, tổ chức bộ máy văn phòng không đồng nhất, chức năng còn chồng chéo, trùng lặp. Điều này ảnh hƣởng rất lớn tới hiệu quả và sự vận hành thông suốt của công tác văn phòng. Chính vì vậy, cần phải có sự chuẩn hoá trong công tác đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm đƣợc, những gì còn tồn đọng, định ra phƣơng hƣớng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác phục vụ. Vấn đề là cần cân nhắc kỹ lƣỡng đổi mới khâu nào trƣớc, khâu nào sau và từng bƣớc nâng cao thế nào. Cần có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực hiện chắn chắn, rõ ràng cho từng thời kỳ cụ thể. Chất lƣợng công tác mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết vấn đề đó. Đặc biệt, đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhƣng rõ ràng, nhất là về nội dung, tƣ tƣởng. Kết luận chƣơng 3: Trên đây là một số nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác văn phòng dựa trên cơ sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng tình hình hoạt động của công ty. Em rất mong những giải pháp đã trình bày ở trên sẽ đƣợc lãnh đạo công ty quan tâm xem xét và sớm đƣa vào thực tiễn để phần nào khắc phục đƣợc những thiếu sót còn tồn tại, thúc đẩy hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 97 KẾT LUẬN Công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành tuy thành lập chƣa lâu, nhƣng công ty đang dần khẳng định mình, tạo chỗ đứng cũng nhƣ niềm tin đối với các đối tác, công ty đang trên đà phát tiển lớn mạnh cùng với sự phát triển chung của đất nƣớc. Trong quá trình thực tập tại công ty đƣợc sự quan tâm, giúp đỡ của các phòng ban đã giúp đỡ em nắm bắt, củng cố và hoàn thiện hơn nữa những kiến thức lý luận đã học trong nhà trƣờng, qua đó có cơ hội áp dụng vào thực tế công tác văn phòng tại công ty. Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty trên các mặt nhƣ: công tác tham mƣu tổng hợp, công tác thông tin, công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác hậu cần…em đã rút ra đƣợc những nhận xét, đánh giá về kết quả đã đạt đƣợc, cũng nhƣ những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. Trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị nhằm củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng tại công ty. Tuy nhiên do phạm vi đề tài khá rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ chuyên môn và nhận thức còn hạn chế nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vậy em rất mong nhận đƣợc sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô để bài khóa luận của em đƣợc hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các phòng ban bộ phận thuộc công ty Hoàng Thành đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm tốt nghiệp. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô giáo trong bộ môn Quản trị kinh doanh trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng và đặc biệt là cô giáo Thạc sỹ Trần Thị Ngà – Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hƣớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Huyền Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quản trị hành chính văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất bản thống kê) 2. Tài liệu môn học Quản trị văn phòng – Ths. Trần Thị Ngà. 3. Nghiệp vụ hành chính văn phòng – PGS.TS Nguyễn Hữu Tri. 4. Một số khóa luận khác cùng đề tài 5. Các tài liệu của công ty.