Đề tài Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý tồn kho tại công ty CP Anh Huy

thời điểm nào, nên áp dụng rất tốt cho các loại hàng quan trọng như nguyên liệu thô, chi tiết phụ tùng thay thế. Tuy nhiên bên cạnh đó chi phí cho việc giám sát là không nhỏ. Hệ thống tồn kho định kỳ: Lượng tồn kho hiện có được xác định bằng cách kiểm kê tại một thời điểm xác định trước (tháng, quý, năm) tùy vào đối tượng sản phẩm. Kết quả kiểm kê là căn cứ để đưa ra các đơn nhập hàng cho hoạt động của kỳ tới. Ưu điểm: ít tốn công sức cho việc ghi chép, kiểm soát. Và nhược điểm cũng chính ở đây: việc không kiểm soát liên tục làm cho lượng hàng đặt cho hệ thống này thường phải lớn hơn vì dự trữ do thiếu hụt khi xuất hiện các nhu cầu bất thường. Hệ thống tồn kho phân loại ABC: Hệ thống này phân loại hàng tồn kho theo giá trị, có thể có rất nhiều vật phẩm có nhu cầu độc lập cần được lưu giữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Việc theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi có các loại hàng chiếm tỉ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị. Phân loại xếp hạng hàng tồn kho theo các loại ABC để có mức kiểm soát tương ứng là hợp lý và thường được tiến hành như sau: - Xác định giá trị nhu cầu hàng năm của một loại hàng bằng cách nhân lượng nhu cầu với đơn giá. Sau đó xếp thứ tự các loại hàng giảm dần theo giá trị này: 10% đầu danh sách sẽ là các loại hàng tồn kho loại A, 30% tiếp theo là loại B và 60% còn lại là loại C. - Bước kế, xác định mức kiểm soát tồn kho cho mỗi loại A, B, C. Loại A được theo dõi đặc biệt vì chiếm giá trị lớn, vậy lượng tồn kho phải thấp nhất có thể. Cần phải tính toán chính xác dự báo và ghi chép chi tiết trạng thái tồn kho. Các chính sách tồn kho phải được xác định tương ứng. Các hàng loại B và C không nhất thiết phải được giám sát chặt chẽ, lượng tồn kho có thể cho phép “rộng rãi” hơn, thậm chí có thể áp dụng giám sát theo chu kỳ, nhất là đối với loại. Giá trị hàng tồn kho 70-80% 15-25% 5-10% 15% 30% 55% % số lượng hàng tồn kho Nhóm A: Giá trị 70-80% Số lượng 15% Nhóm B: Giá trị 15- 25% Số lượng 30% Nhóm C: Giá trị 5- 10% Số lượng 55% Hình 2.1: Phân loại hàng tồn kho theo giá trị và số lượng Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng (ưu tiên nhóm A+B). Xác định chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A: kiểm toán hàng tháng. Nhóm B: kiểm toán hàng quý. Nhóm C: kiểm toán kỳ 6 tháng. Nâng cao trình độ của nhân viên giữ kho. Các báo cáo tồn kho chính xác, mức độ chính xác tùy thuộc vò giá trị hàng. Áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A+B dự báo chính xác nhóm C có thể dự báo khái quát. Các chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu đặt hàng: Tỷ lệ (%) các đơn hàng khả thiSố lượng các đơn hàng không hoàn thành Số lượng các đơn hàng có nhu cầu = 100 - x 100 Tỷ lệ (%) các đơn vị hàng khả thi Lượng hàng tiêu thụ trong một thời kỳ Nhu cầu trong một thời kỳ = 100 - x 100 Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho: Tổng nhu cầu Số lượng đơn vị hàng của mỗi đơn hàng Chi phí cho mỗi đơn hàng *Chi phí hàng năm = x cho đặt hàng *Chi phí thực hiện kho tồn = Tất cả những chi phí liên quan tới việc trữ hàng tồn kho Trị giá vốn của hàng xuất bán Trị giá hàng tồn kho bình quân *Số vòng quay của hàng tồn kho = Trong đó: *Trị giá hàng tồn kho bình quân Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng tồn kho cuối kỳ 2 = Hệ số này cho ta biết trong kỳ hàng tồn kho quay được mấy vòng. Số ngày trong kỳ Số vòng quay *Thời hạn hàng tồn kho bình quân = Chỉ tiêu này cho biết số ngày hàng tồn kho nằm trong kho là bao nhiêu ngày. Nếu thời hạn hàng tồn kho bình quân tăng thì rủi ro về tài chính cũng tăng do: hàng tồn kho chậm luân chuyển hay được tài trợ bằng vốn vay nên khả năng sinh lời giảm, tăng tổn thất tài chính và ngược lại. Thời gian hàng tồn kho bình quân tăng làm tăng chi phí bảo quản, tài chính. Trong trường hợp hệ số quay vòng hàng tồn kho giảm nhưng thời gian hàng tồn kho bình quân tăng cần kiểm tra các nguyên nhân như: doanh nghiệp biết trước giá nguyên vật liệu, giá bán sản phẩm trong tương lai sẽ tăng hoặc có gián đoạn trong việc cung cấp nguyên vật liệu, từ đó doanh nghiệp quyết định tăng dự trữ nguyên vật liệu và thành phẩm, giảm bán ra. Trị giá hàng tồn kho Doanh thu Trong những trường hợp đó doanh nghiệp mong đợi chênh lệch giá cao hơn để bù đắp những rủi ro do tăng thời hạn dự trữ. *Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu = Các loại chi phí trong QTTK: Chi phí mua(giá) món hàng: Là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra một món hàng. Chi phí này thường được biểu hiện bằng công thức sau: Cmh = P * Q Cmh: chi phí mua hàng P: giá mua hàng Q: số lượng hàng mua Chi phí đặt hàng (Ordering costs): Chi phí đặt hàng gắn liền với đợt hoặc lô hàng định đặt nhưng chi phí này không phụ thuộc trên số lượng hàng định đặt mà phân bổ trên toàn lô hàng. Chi phí này gồm có các chi phí sau: Chi phí vận chuyển. Chi phí nhận hàng. Chi phí gửi hàng. Chi phí hoa hồng cho người giới thiệu. Các chi phí khác….. Cdh = * S Cdh: chi phí đặt hàng trong năm D: nhu cầu hàng hóa(vật tư) trong năm Q: số lượng hàng của một đơn hàng S: chi phí cho một lần đặt hàng Chi phí tồn trữ ( Carrying costs): Chi phí này liên quan đến việc giữ tồn kho món hàng trong 1 khoảng thời gian. Bao gồm 3 thành phần: Chi phí vốn: tổng số tiền bỏ ra giữ hàng tồn kho và không sử dụng vào mục đích khác. Nó biểu hiện chi phí cơ hội bỏ ra cho việc đầu tư. Chi phí cất giữ: gồm chi phí kho, bảo hiểm, thuế, khấu hao thiết bị, tiền lương nhân viên… Chi phí do lỗi thời, hư hỏng và mất mát. Ctt = Qtk* H Ctt: chi phí tồn kho trong 1 năm Qtk : số lượng hàng tồn kho H: chi phí tồn kho của 1 đơn vị sản phẩm H= I*P P: đơn giá hàng tồn kho I= tổng cp tồn kho trong một năm / tổng giá trị tồn kho trong 1 năm Tổng chi phí của hàng tồn kho: TC = Cmh + Cdh + Ctt Chi phí thiếu hàng (Stockout costs): Chi phí này phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Dẫn đến một số kết quả không mong muốn như: làm mất khách hàng, mất lòng tin…làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. Chi phí thiệt hại do kho không có nguyên vật liệu sẽ bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do ngừng trệ sản xuất. CÁC MÔ HÌNH CỦA TỒN KHO: Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế( EOQ_ Economic Order Quantity): Giả thiết: Mức sử dụng xác định và đều. Giá đơn vị hàng hóa không thay đổi theo quy mô đặt hàng. Toàn bộ khối lượng hàng hóa giao cùng thời điểm. Thời gian tính vừa đủ do đó khi hàng đến mức tồn kho = 0 không gây thiếu hụt. Chi phí đặt hàng và 1 đơn hàng không phụ thuộc vào quy mô đặt hàng. Chi phí tồn kho là tuyến tính theo số lượng mặt hàng tồn kho. Mức tồn kho Q 0 T T T Thời gian Hình 2.2: Tình hình tồn kho theo thời gian TC TCmin Ctt 0 Cdh Q* Q Hình 2.3: Tổng chi phí tồn kho Q*: là lượng đặt hàng tối ưu được tính theo công thức: Ctt = Cdh ó = ó Q*= Q*= Mô hình số lượng đặt hàng theo sản xuất(POQ_Production Order Quantity): Mô hình POQ sẽ được áp dụng khi: Lượng hàng được đưa đến một cách liên tục. Hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký kết. Những sản phẩm vừa được sản xuất vừa bán ra một cách đồng thời, như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và cung ứng. Vì mô hình POQ đặc biệt thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên được gọi là: Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất. Mô hình tồn kho được xây dựng dựa trên các giả thiết: - Nhu cầu phải biết trước và không thay đổi. - Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời gian đó không thay đổi. - Sản lượng của một đơn hàng thực hiện trong nhiều chuyến hàng và hoàn tất sau khoảng thời gian t. - Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng. - Chỉ có duy nhất hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (holding costs). - Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian. Mô hình này các giả thiết khác đều giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến. Ta gọi: Q – Là sản lượng của đơn hàng H – Chi phí tồn trữ cho một đơn vị tồn kho mỗi năm S – Chi phí đặt hàng của một lần đặt hàng D – Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho P – Mức độ cung ứng hàng ngày d – Nhu cầu sử dụng hàng ngày t – Thời gian cung cấp t t T Q* T ngày Hình 2.4: Mô hình tồn kho POQ Ta biết rằng: Chi phí tồn trữ hàng năm Mức tồn kho bình quân Chi phí tồn trữ mỗi đơn vị tồn kho trong năm = x Mức tồn kho tối đa 2 Mức tồn kho bình quân = Chi phí tồn trữ hàng năm Chi phí tồn trữ mỗi đơn vị tồn kho trong năm Mức tồn kho tối đa 2 => = × Mức tồn kho tối đa = P.t − d.t Mặt khác sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số ngày cung ứng với lượng cung ứng trong mỗi ngày. Q = P.t t = Khi thế vào công thức ta có: Mức tồn kho tối đa = P x – d x ó Q x Chi phí tồn trữ hàng năm = Để tìm được sản lượng tối ưu ta sẽ cho: Chi phí tồn trữ hàng năm = Chi phí đặt hàng hàng năm Ctt = Cdh ó = Q* = Qua chương này em đã phát thảo được những đường nét cơ bản chung về hàng tồn kho: các khái niệm có liên quan, các loại hàng tồn kho, mục đích chức năng của quản trị tồn kho, các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho cũng như các chỉ tiêu tồn kho có liên quan. Đặc biệt là các chi phí về tồn kho và mô hình tồn kho EOQ và POQ làm cơ sở nền tảng cho việc thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho sau này. CHƯƠNG III: VÀI NÉT SƠ LƯỢT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP ANH HUY ĐÔI NÉT VỀ CÔNG TY CP ANH HUY: Tổng quan Tên Công Ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ANH HUY Tên Giao Dịch: ANH HUY CORPORATION Loại hình doanh nghiệp: công ty cổ phần thành lập và hoạt động theo luật doanh nghiệp. Vốn điều lệ: 100 tỷ đồng Mã Số Thuế: 3700423567 Địa chỉ VP chính: 271/7B _ Đường An Dương Vương _ P.3 _ Q.5 _TP.HCM Điện thoại: (08)38306868 Fax: (08)38306969 Email: saigon@duckhai.com.vn Website: www.duckhai.com.vn Địa chỉ công ty: Ấp Bình Thắng _ Xã Bình Thắng _ Huyện Dĩ An _ Tỉnh Bình Dương Điện thoại: 0650.3749224 Fax: 0650.3749697 Email: Info@anhhuy.vn _Website: www.anhhuy.vn Vị trí: Hình 3.1: Vị trí địa lý của hệ thống các công ty trong tập đoàn QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH CÔNG TY CP ANH HUY:  Hình 3.2: Tổng quan công ty Đứng vững trên thương trường với thương hiệu Đức Khải thành công trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh khác nhau Tập Đoàn Đức Khải đã dần khẳng định thương hiệu của mình với đối tác trong và ngoài nước bởi uy tín cũng như những cố gắng mà họ đã xây dựng qua nhiều năm. Những ngày đầu mới thành lập hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực vận tải thuộc sở hữu của tư nhân là ông Phạm Ngọc Lâm hiện là chủ tịch HĐQT của tập đoàn Đức Khải, với nguồn vốn khá ít trải qua những năm tháng khó khăn vất vả trong giai đoạn đầu bằng ý chí kiên cường và cố gắng vượt khó cho đến ngày nay đã là một tập đoàn Đức Khải vững mạnh. Bắt kịp xu hướng phát triển kinh tế của thế giới với tầm nhìn xa và rộng mạnh dạng trong kinh doanh Tập Đoàn Đức Khải đã cho ra đời nhiều công ty con với các tên gọi: Công ty CP Ô tô Đức Khải, Công ty CP Khải Huy Quân, Công ty CP địa ốc Kỷ Nguyên…và Công ty CP Anh Huy được thành lập vào năm 2004 đặt tại Ấp Bình Thắng _ Xã Bình Thắng _ Huyện Dĩ An _ Tỉnh Bình Dương với tên gọi ban đầu Công ty CP Đức Khải sau 1 thời gian hoạt động kinh doanh nắm bắt xu hướng quản lý kinh doanh hiện đại BGĐ công ty quyết định thay đổi cấu trúc hệ thống ty thành viên với tên gọi tách biệt với Tập Đoàn vì thế năm 2009 tên gọi công ty CP Anh Huy ra đời. Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ vận tải. Công ty được xây dựng với tổng diện tích khoản 27.000m2 với các phương tiện kĩ thuật hiện đại, hệ thống kho bãi rộng rãi. Hình 3.3: Phương tiện di chuyển container Hình 3.4: Tổng quan kho chứa hàng Hình 3.5: Các phương tiện vận chuyển hàng hóa QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN: Từ những ngày mới thành lập đến nay công ty đã có một quá trình phát triển bền vững và lâu dài, ngày càng khẳng định tên tuổi của mình trên thương trường cũng như đối với các đối tác. Những ngày đầu với những khó khăn về kinh tế và cơ sở vật chất kỹ thuật công ty đã dần vượt qua trở ngại vươn mình phát triển để có một công ty Anh Huy như hiện tại với sự phát triển vượt bật từ cơ sở vật chất kỹ thuật đến kinh nghiệm kinh doanh ngày càng được nâng cao. Phát triển đầu tư khởi đầu công ty thương mại đến nay Anh Huy đã trở thành công ty đa ngành nghề đa lĩnh vực với hai mũi nhọn là thương mại và dịch vụ. Phương hướng kinh doanh của công ty: Ngành kinh doanh chủ lực: kinh doanh thương mại và dịch vụ Ngành hàng khác: khai thác phát triển dịch vụ vận tải, cho thuê kho ngoại quan, thủ tục hải quan. Mở rộng đầu tư khai thác thị trường. Tiếp tục khai thác các ngành hàng chủ lực. Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất phương tiện kỹ thuật kho bãi. CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ - QUYỀN HẠN CỦA C ÔNG TY: Chức năng: Công ty cổ phần Anh Huy là một công ty Thương Mại – Dịch Vụ Ngành nghề kinh doanh: quản lý, khai thác kinh doanh, dịch vụ vận tải, cho thuê kho ngoại quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. Thực hiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và đầu tư các ngành nghề khác theo định hướng chiến lược của công ty và tập đoàn. Nhà phân phối sản phẩm máy lạnh TOSHIBA, các mặt hàng điện lạnh thương hiệu Indiset, điện gia dụng Kenwood. Công ty có: Tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam. Tài khoản được mở tại ngân hàng Agribank, Đại Á, Eximbank Việt Nam. Vốn điều lệ đúng quy định. Tài sản cố định gồm: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà kho, các phương tiện vận chuyển (xe tải thùng, xe đầu kéo, container…), các máy móc thiết bị…. Điều lệ tổ chức và hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật Bộ máy quản lý và điều hành công ty. Nhiệm vụ: Đối với nhà nước: Chấp hành đúng luật pháp và các chính sách quản lý kinh tế tài chính của nhà nước. Công ty phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theo quy định như: nộp các khoản thuế đúng và đủ (thu nhập doanh nghiệp, thuế XNK, thuế môn bài…) Thực hiện đúng các tiêu chuẩn về vệ sinh môi trường. Xây dựng các tổ chức Công Đoàn… Đối với CBCNV: Thực hiện đúng các thủ tục pháp lý như: hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động… Tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm cho CB - CNV như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… Thanh toán các khoản lương thưởng đúng theo hợp đồng Có trách nhiệm trong công tác bảo hộ lao động. Đối với đối tác: Thực hiện đúng quy định những hợp đồng kinh doanh đã kí kết. Có trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng. Tạo dựng lòng tin tuyệt đối với đối tác. Quyền hạn: Công ty được hoàn toàn chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình. Tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế theo quy định nhà nước. Tự do phân bổ cơ cấu tổ chức quản lý theo quy định nội bộ công ty. Có quyền bổ nhiệm CB-CNV theo từng chức vụ hợp lý của công ty. Công ty hạch toán độc lập, đảm bảo đầy đủ nguyên tắc của chế độ hạch toán kinh tế, tự cân đối, tự trang trãi, lấy thu bù chi để hoạt động kinh doanh có lợi nhuận. Được quyền phân chia lợi nhuận theo quy định công ty sau khi đã hoàn thành các khoản có nghĩa vụ nộp nhà nước. Thu nhập và các khoản phải trả hoặc trích thưởng cho CB-CNV trong công ty được trả phụ thuộc vào hiệu quả kinh doanh nhưng phải phù hợp theo mức lương quy định. PHẠM VI HOẠT ĐỘNG VÀ ĐIỀU KIỆN KINH TẾ XÃ HỘI: Phạm vi hoạt động: Công ty hoạt động trên toàn quốc. Phát triển dần sang thị trường thế giới trong thời gian tới. Điều kiện kinh tế xã hội: Cơ sở vật chất kĩ thuật: Trụ sở chính đặt tại số: 271/7B_An Dương Vương_P.3_Q.5_TP.HCM. Trụ sở công ty Anh Huy: Ấp Bình Thắng _ Xã Bình Thắng _ Huyện Dĩ An _ Tỉnh Bình Dương. Cơ sở vật chất công ty bao gồm: kho chứa hàng, các phương tiện vận chuyển, hàng hóa, các thiết bị kĩ thuật. Diện tích công ty: khoảng 27.000m2 với hệ thống khoảng 12 kho chứa hàng. Hiện tại cơ sở hạ tầng, hệ thống trang thiết bị máy móc, hệ thống thông tin của công ty đã được trang bị tương đối đầy đủ và hiện đại đảm bảo đáp ứng yêu cầu của công việc và tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc, toàn bộ hệ thống thông tin của công ty đã được kết nối internet. Bên cạnh đó, công ty đã trang bị các phương tiện vận chuyển hiện đại để phục vụ tốt nhất trong công việc. Hình thức sở hữu vốn: Nguồn vốn của công ty được hình thành từ các thành viên công ty góp vốn. Với số vốn điều lệ khoảng 100 tỷ đồng. Tình hình lao động: Tổng số nhân sự của riêng phòng kho vận tại công ty có 53 nhân viên, và được phân bổ như sau: Trưởng phòng kho vận: 1 người Đội trưởng đội xe: 1 người Đội trưởng đội kho: 1 người Đội trưởng đội garage: 1người Thủ kho: 2 người Tài xế: 9 người Nhân viên thống kê: 2 người Nhân viên bảo duõng xe: 6 người Nhân viên bảo vệ: 5 người Nhân viên phụ xe: 9 người Nhân viên phụ kho: 16 người CƠ CẤU TỔ CHỨC: Với đội ngũ nhân viên hùng hậu, trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm thực tế, năng động, sáng tạo và tâm huyết, công ty Anh Huy luôn vững bước đi lên trong sự nghiệp phát triển của mình. Công ty luôn xem nhân lực là tài nguyên quý giá và giá trị nhất của mình. Do vậy đội ngũ nhân viên của công ty luôn được chắt lọc, được đào tạo nâng cao, bổ sung và thu hút người tài đến với công ty. Mỗi thành viên trong công ty luôn thân ái hợp tác hỗ trợ nhau cùng phát triển. Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Chủ tịch HĐQT, Tổng GĐ, Phó tổng GĐ, hệ thống các phòng ban… Công ty luôn làm việc theo một phong cách hiện đại nên ở mỗi vị trí mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ cụ thể rõ ràng nhưng đồng thời cũng có mối quan hệ mật thiết với nhau cùng chịu sự quản lý chung của chủ tịch HĐQT và tổng GĐ công ty. Tổng GĐ là người trực tiếp chịu trách nhiệm chung trong công tác quản lý và phân công trách nhiệm cho từng phòng ban cụ thể. Chủ tịch hội đồng quản trị Sơ đồ bộ máy tổ chức: Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc P. Tổ chức-hành chánh P.Xuất nhập khẩu P. Kế toán P. Kỹ thuật P. Nhân sự P. Kho vận P.Kinhdoanh Tp. Kho vận Đội trưởng đội Garage Đội trưởng đội kho Đội trưởng đội xe Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Chức năng - nhiệm vụ của bộ máy tổ chức: Chủ tịch HĐQT: Là người có số cổ phần cao nhất tại tập đoàn được đại hội đồng cổ đông bầu chọn theo tổng số cổ phần để nắm quyền điều hành quản lý tập đoàn. Có quyền hành cao nhất để đưa ra các chiến lược cũng như kế hoạch hoạt động mang lại lợi nhuận cho công ty. Giám sát toàn diện các hoạt động của công ty. Đánh giá các dự án thông qua chiến lược, kế hoạch của tổng giám đốc công ty. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động kinh doanh của công ty. Thực hiện các cuộc hợp định kì để kiểm tra và giải quyết kịp thời các khó khăn vướn mắt của công ty. Tổng giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty. Do HĐQT bổ nhiệm. Có quyền điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Là người vạch ra đường lối chiến lược kinh doanh cho công ty theo từng giai đoạn cụ thể. Có quyết định chọn lọc, tuyển dụng, tổ chức lao động cho các bộ phận phòng ban một cách hợp lý nhất. Xây dựng và ban hành các quy chế áp dụng trong toàn công ty phù hợp với quy định về quản lý kinh tế - tài chính - lao động xã hội do Nhà nước ban hành. Phó tổng giám đốc: Là người do tổng giám đốc bổ nhiệm để trợ giúp cho tổng giám đốc, và được tổng giám đốc ủy quyền trong một số trường hợp tổng giám đốc vắng mặt hoặc trong một số dự án kinh doanh của công ty. Được quyền điều hành công tác tổ chức, hành chính quản trị của công ty. Theo dõi tình hình lao động, tiền lương cho CB –CNV. Đề xuất, kiến nghị tuyển chọn lao động và các chế độ khen thưởng hoặc kỹ luật. Trực tiếp theo dõi, kiểm tra, chỉ đạo các hoạt động kinh doanh của công ty. Ký thay các chứng từ hóa đơn, hợp đồng kinh tế, phiếu thu, phiếu chi trong phạm vi được ủy quyền khi tổng giám đốc đi vắng. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước tổng giám đốc và hội đồng quản trị về nhiệm vụ được giao. Phòng hành chính: Là phòng chức năng nằm trong bộ máy tổ chức của công ty. Quản lý hồ sơ CB – CNV, toàn bộ văn thư, hồ sơ công ty. Tham mưu cho BGĐ về công tác tổ chức cán bộ, tư vấn cho các phòng, bộ phận về những vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức khi được yêu cầu. Đánh giá về tổ chức quản lý của công ty, nghiên cứu đề xuất về công tác tổ chức tuyển dụng, đào tạo, xây dựng kế hoạch sử dụng và các chế độ khen thưởng, kỷ luật của CB – CNV trong công ty. Phổ biến các quy định, chính sách của nhà nước, công ty cho các phòng ban, bộ phận… Tổ chức phục vụ các hoạt động của công ty như: hội hợp, tiếp khách, lễ tân… Nhận và lưu trữ công văn đi đến, ký sao công văn, phân phối công văn theo chỉ định của BGĐ. Thực hiện các công việc tổ chức hành chính khác… Phòng kinh doanh: Nắm bắt các thông tin về kinh tế thị trường để có những kế hoạch hợp lý. Phòng kinh doanh sẽ tự đề ra kế hoạch và phương thức thực hiện cụ thể, phân chia sản lượng tiêu thụ và doanh thu mục tiêu mà từng nhân viên phải hoàn thành. Tham mưu cho BGĐ về các kế hoạch mua ban hàng ngày, hàng tháng trong hoạt động kinh doanh theo đúng chỉ tiêu. Tổ chức mua bán trên phạm vi hoạt động của công ty phù hợp với tình hình thực tế của từng doanh nghiệp. Xây dựng và lập kế hoạch khai thác thi trường kinh doanh. Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, tiếp thị khách hàng, các kế hoạch phân phối sản phẩm. Thực hiện tư vấn cũng như chăm sóc khách hàng về dịch vụ cũng như sản phẩm của công ty. Thực hiện báo giá, xây dựng các chương trình đào tạo và huấn luyện trong công tác marketing của công ty. Kết quả hoạt động của phòng kinh doanh được báo cáo lên ban giám đốc theo từng tháng, báo cáo kinh doanh của kỳ này sẽ là cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch nhập khẩu cho kỳ sau. Phòng kỹ thuật: Thực hiện các công tác bảo hành sản phẩm của công ty. Bảo trì các hệ thống công nghệ thông tin, hoặc các thiết bị máy móc tại công ty. Giám sát chất lượng cũng như mức độ an toàn của sản phẩm… Phòng nhân sự: Chịu trách nhiệm về mặt nhân lực của công ty. Quản lý lực lượng lao động về mặt số lượng cũng như chất lượng. Đề xuất tuyển dụng theo nhu cầu của từng bộ phận cụ thể. Thực hiện các công tác chấm công hàng nagỳ cho CB – CNV. Phòng kế toán: Thực hiện chức năng thu thập, xử lý, tổng hợp phản ánh toàn bộ tình hình tài chính kế toán của công ty theo chế độ hiện hành của Nhà nước và của công ty. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty, trên cơ sở đó phản ánh đúng sự biến động về nguồn vốn và tài sản của công ty lên BGĐ để kịp thời xử lý. Tham mưu cho BGĐ trong việc quản lý, sử dụng nguồn thu, tài sản, hàng hóa, cơ sở vật chất thuộc công ty, quản lý theo pháp lệnh thống kê kế toán. Phân tích, đánh giá kiểm tra hiệu quả tài chính trong toàn công ty về hiệu quả hoạt động kinh doanh của tháng, quý, năm thực hiện công tác nộp thuế theo luật định. Kiểm tra tính chất hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán để thực hiện thu chi đúng đủ. Phân tích hoạt động kinh tế hàng năm từ đó lập kế hoạch tài chính cho năm sau. Thực hiện đúng và đủ các báo cáo đối với cấp trên để đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Phòng xuất nhập khẩu: Phần lớn chủng loại và số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp tiêu thụ là hàng nhập khẩu, do đó phòng xuất nhập khẩu đóng một vai trò quan trọng tạo đầu vào về hàng hóa cho toàn doanh nghiệp. Phòng xuất nhập khẩu thực hiện chức năng tổ chức thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu (chủ yếu là hoạt động nhập khẩu) theo kế hoạch và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Thỏa thuận hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng… Các nhân viên của phòng xuất nhập khẩu được phân công theo chức năng theo ba mảng chính là giao dịch - tìm kiếm đối tác nước ngoài - thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng và các nghiệp vụ hải quan. Chịu trách nhiệm về các thủ tục pháp lý hải quan. Kiểm nhận hàng hóa tại cảng. Nhận hàng từ các công ty phân phối. Phòng kho vận: Kho là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, giúp hoạt động kinh doannh diễn ra thuận lợi và đáp ứng nhu cầu tồn trữ hàng hóa và vật tư để cung cấp cho quá trình hoạt động của công ty. Tồn trữ hàng hóa. Quản lý các hoạt động nhập – xuất hàng hóa trong công ty. Thực hiện các công tác kiểm kê định kì về hàng hóa và nguyên vật liệu để báo cáo cho phòng kinh để có kế hoạch đề xuất đặt hàng hợp lý. Tồn trữ hàng hóa và nguyên vật liệu cung ứng cho hoạt động kinh doanh. Thực hiện xuất, nhập kho theo nhu cầu của các phòng ban theo lệnh. Thực hiện công tác vận chuyển hàng hóa theo lệnh. Sơ đồ tổ chức cụ thể tại phòng kho vận: Trưởng phòng kho vận Đội trưởng đội Garage Tổ trưởng đội bảo vệ Đội trưởng đội xe Đội trưởng đội kho Thủ kho hàng hóa Thủ kho vật tư Nhân viên Tổ trưởng xe tải Tổ trưởng xe đầu kéo Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức tại phòng kho vận Nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân: Trưởng phòng kho vận: Quản lý, điều hành các hoạt động xuất nhập hàng hóa và công tác vận chuyển. Giám sát, đưa ra kiến nghị, đề xuất phân công công việc cho từng bộ phận. Nắm bắt thông tin nguyện vọng đề xuất của cấp dưới. Thực hiện kí, xét duyệt các chứng từ hay giấy tờ trong phạm vi quyền hạn. Quản lý xem xét các đơn từ: đơn xin nghỉ phép, nghỉ việc, một số giấy tờ khác. Đội trưởng đội xe: Điều hành công tác vận chuyển của đội xe. Xem xát và đề xuất các yêu cầu hợp lý từ cấp dưới. Nắm bắt chính xác về công tác vận chuyển giao nhận hàng hóa để phân công hợp lý. Kiểm tra thường xuyên công tác của nhân viên. Đội trưởng đội kho: Kiểm tra các khâu nhập xuất hàng hóa tại kho. Chỉ đạo nhân viên dưới quyền cách thức, nguyên tắc nhập xuất hàng hóa. Xem xét và đề xuất các phương tiện,máy móc thiết bị hổ trợ trong công tác kho. Nhận và lưu trữ các lệnh xuất nhập hàng hóa. Lưu trữ các hóa đơn chứng từ liên quan. Phân công công việc cho cấp dưới. Đội trưởng đội Garage: Kiểm tra các phương tiện vận chuyển và máy móc thiét bị hư hỏng. Đề xuất các giải pháp bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị… Lưu trữ các chứng từ liên quan. Xem xét kiểm tra các đề xuất yêu cầu hợp lý trong công tác bảo dưỡng. Các thủ kho ( vật tư, hàng hóa) : Trực tiếp kiểm tra công tác nhập kho theo yêu cầu cấp trên. Thống kê kiểm tồn để báo cáo. Phân công nhân viên dưới quyền sắp xếp hàng hóa tại kho. Kiểm tra chất lượng cũng như số lượng hàng hóa nhập xuất kho. Hướng dẫn công việc hợp lý cho nhan viên dưới quyền. Đề xuất các công cụ dụng cụ cần thiết. Tổ trưởng các tổ xe( đầu kéo, xe tải) : Nắm bắt các thông tin về điều hành trong công các vận chuyển. Kiểm tra thường xuyên các phương tiện vận chuyển. Đề xuất các giải pháp sửa chữa hay mua mới các phương tiện vận chuyển. Sắp xếp thời gian công tác hợp lý cho toàn tổ. Phân công công tác hợp lý công bằng. Hướng dẫn cấp dưới các nghiệp vụ cần thiết cho công tác. Kiểm tra quá trình vận chuyển giao nhận hạng hóa của từng thành viên. Nhân viên: Thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tham gia các chương trình huấn luyện đào tạo tại công ty. Chấp hành nghiêm túc các quy định của công ty. Tham gia đóng ý kiến hợp lý cho công viêc của công ty. Đề xuất các giải pháp, hay yêu cầu thích hợp để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP ANH HUY ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG: Thực trạng: Thống kê tài chính từ năm 2008 – 2010: (đơn vị tỷ đồng) Năm 2008 2009 2010 Doanh thu 470,14 620,10 775,49 Tổng chi phí 376,75 477,96 634,54 Lợi nhuận TT 93,75 142,14 140,95 Bảng 4.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2008 - 2010 Biểu đồ 4.1: Biểu đồ biểu diễn tình hình tài chính tại công ty Nhận xét: Qua báo cáo doanh thu từ năm 2008 đến 2010 ta thấy rằng hoạt động kinh doanh của công ty luôn có hiệu quả nên doanh thu luôn tăng qua từng năm điều đó khẳng định rằng công ty có hướng đi và chiến lược kinh đúng đắn trong nền kinh tế đang hội nhập như nước ta hiện nay, ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thương trường. Mặc dù doanh thu tăng nhưng bên cạnh đó chi phí cũng có mức tăng không kém điều đó đánh giá rằng việc tiết kiệm chi phí, cũng như công tác quản trị tồn kho chưa thật sự hiệu quả nên làm giảm đi lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thấy rõ hơn về số lượng tồn kho cũng như công tác quản lý tồn kho thông qua tình hình nhập xuất tồn dưới đây. Tình hình nhập_xuất_tồn tại công ty các năm 2008-2010(đơn vị: bộ). Năm Chỉ tiêu 2008 2009 2010 Tổng nhập 70.000 80.000 90.000 Tổng xuất 57.340 68.110 78.250 Tổng tồn kho 12.660 11.890 11.750 Bảng 4.2: Tình hình nhập – xuất – tồn tại công ty từ năm 2008 - 2010 Biểu đồ 4.2: Biểu đồ biểu diễn tình hình nhập- xuất- tồn kho năm 2008 - 2010 Nhận xét: Bảng báo cáo tình hình nhập kho cho ta thấy rằng tình hình nhập- xuất- tồn kho luôn tăng qua từng năm. Số lượng nhập tăng đều 10.000 bộ/ năm hay 14,3% thể hiện sự phát triển cũng như quy mô công ty. Thống kê số liệu xuất kho cũng tăng ở mức độ khá nhiều, số lượng hàng xuất kho từ năm 2008 – 2009 tăng 10.770 tương đương 18,8% bộ và tiếp tục tăng vào năm 2010 với 10.140 bộ tương đương 14,9 % được xuất ra. Còn ở số liệu tồn kho chúng ta cũng thấy được mức độ giảm tăng dần năm 2009 giảm được 770 bộ(6,08%) đến năm 2010 chỉ giảm được 140 bộ( 1,2%). Mặc dù số liệu tồn kho qua từng năm thể hiện sự giảm dần nhưng chưa ở mức tối đa đều đó làm cho mức chi phí vẫn là 1 con số khá lớn. Từ số liệu tồn kho và tổng chi phí của công ty chúng ta thấy rằng mức chi phí của công ty tăng mạnh từ năm 2008- 2010 là do ảnh hưởng của hoạt động tồn kho tại công ty làm giảm đi lợi nhuận của công ty. Tác động của hoạt động quản trị tồn kho: Hoạt động tồn kho luôn ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc kinh doanh của các doanh nghiệp dù cho doanh nghiệp đó kinh doanh thương mại hay doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản trị luôn có vai trò quan trọng và tác động chi phối hoạt động của doanh nghiệp. Nó có thể mang lại lợi nhuận hay làm tăng chi phí lên rất nhiều nếu không có cách quản lý tốt. Bên cạnh tồn kho ít hay nhiều điều có ưu nhược điểm tùy thuộc vào mặt hàng hay sản phẩm mà công ty đang kinh doanh. Bởi thế để có cách quản trị tồn kho hiệu quả thì đó là một thử thách đối với các doanh nghiệp. Và tại công ty Anh Huy thì việc tồn kho là con số khá lớn làm hạn chế sự phát triển của công ty, giảm lợi nhuận, tăng chi phí. Ưu điểm: Có hàng để giao ngay trong những trường hợp cấp thiết. Được giảm giá do chiết khấu thương mại vì số lượng lớn. Giảm được một số chi phí: Chi phí đặt hàng. Chi phí cạn dự trữ. Hạn chế được rủi ro trong công tác nhập hàng. Với sản phẩm là hàng nhập khẩu nên việc tồn trữ là cần thiết. Bởi những lý do: khoảng cách và thời gian nhập hàng. Có hàng dự trữ trong trường hợp tăng giá sản phẩm đầu vào, làm tăng lợi nhuận nhờ công tác dự trữ. Nhược điểm: Tăng các khoản chi phí: Chi phí tồn trữ Chi phí bảo hiểm. Chi phí bảo vệ. Chi phí kho bãi… Nguồn vốn dự trữ hàng cao. Công tác kiểm kê hàng hóa khó khăn. Giảm đi lợi nhuận của công ty. Tăng rủi ro tài chính cho công ty. Vận dụng xây dựng quy trình quản trị tồn kho: Nắm bắt nhu cầu: Là tập hợp các số liệu về chất lượng và giá trị như: số lượng bán ra, tồn kho đơn đặt hàng chưa đáp ứng… Quan sát nắm bắt xu hướng thị trường, các kế hoạch khai thác sản phẩm mới, thông tin phản hồi, dự báo trước nhu cầu tương lai… Hoạch định cung ứng: Kiểm soát hoạt động sản xuất, nhập xuất hàng hóa, năng lực tài chính, khả năng cung ứng và các yếu tố đầu vào… Nếu tất cả đều phát triển theo xu hướng thuận lợi và môi trường kinh doanh ít biến động thì dự trữ tồn kho ở mức tối thiểu. Và ngược lại thì việc dự trữ tồn kho phải được tính toán kỹ theo mức dự trữ cao. Dự báo lượng đặt hàng: Dựa vào yếu tố nhu cầu và hoạch định cung ứng chúng ta có thể tính toán được lượng dự trữ tối thiểu và tối đa theo 2 mô hình: Mô hình EOQ: chúng ta tính được số lượng đặt hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng khi cần. Mô hình POQ: phù hợp cho doanh nghiệp thương mại và có nhu cầu nhận hàng từ từ, vừa nhận vừa sử dụng. Xác định điểm đặt lại hàng: Để xác định được điểm đặt lại hàng sẽ phụ thuộc vào yếu tố: Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận được hàng: nếu thời gian dài thì doanh nghiệp phải tính trước để có mức dự trữ dự phòng các trường hợp rủi ro. Nhu cầu sản phẩm và nguyên vật liệu: nhu cầu tiêu thụ luôn thay đổi tùy thời điểm vì vậy doanh nghiệp cần phải nhạy bén để có lượng hàng đúng và kịp thời. NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN VỀ THỰC TRẠNG: Nhận xét: Thông qua các bảng thống kê về tình hình tài chính cũng như tình hình xuất nhập và tồn kho tại công ty hàng năm chúng ta có một cái nhìn bao quát rằng hoạt động kinh doanh của công ty rất ổn định và luôn đạt được hiệu quả. Thống kê tài chính thì phản ánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận hàng năm của công ty hàng năm đều tăng. Thực trạng này nói lên một điều rằng trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty đã đạt được rất nhiều thành công điều đó được thể hiện rõ nét qua doanh thu của công ty. Mặc dù doanh thu hàng năm của công ty luôn tăng nhưng lại chưa mang đến hiệu quả thật sự bởi vì chi phí và số lượng hàng tồn kho không phải là một con số nhỏ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Trong hoạt động kinh doanh của công ty thì hàng tồn kho đóng vai trò khá lớn và ảnh hưởng mạnh đến công ty. Và làm hạn chế đi sự phát triển của công ty. Kết luận: Thực trạng về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng phần nào phản ánh được về công tác quản lý tại công ty. Chúng ta thấy được qua kết quả kinh doanh hiệu quả và tăng trưởng qua từng năm. Số lượng hàng tồn kho hàng năm tại công ty là một con số tương đối lớn nên đã làm tồn tại 2 mặt tích cực và tiêu cực song hành: Khi số lượng hàng tồn kho ở một mức độ lớn thì có thể giảm được nhiều rủi ro tài chính, những nhu cầu phát sinh ngoài ý muốn, có hàng dự trữ đáp ứng ngay lập tức, tăng giá nhập hàng do nhu cầu thị trường… Nhưng bên cạnh đó chúng ta không quên kể đến những mặt tiêu cực làm ảnh hưởng không ít đến sự phát triển của doanh nghiệp. Như việc làm tăng các khoản chi phí: dự trữ, bảo vệ, bảo hiểm, tăng làm tăng rủi ro tài chính nếu như đó là vốn vay ngân hàng, chiếm diện tích dự trữ, ngoài ra còn có nguy cơ giá sản phẩm giảm theo nhu cầu thị trường… Trong công tác quản trị tồn kho tại bất cứ doanh nghiệp nào thì số lượng hàng tồn kho luôn tồn tại nó chỉ phụ thuộc vào mặt hàng mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh, khả năng tài chính, kinh nghiệm quản trị tồn kho và những kiến thức liên quan đến tồn kho mà họ đang sử dụng. Vì vậy để công tác tồn kho hiệu quả các doanh nghiệp cần có đầy đủ kiến thức để cũng như áp dụng mô hình tồn kho hợp lý. Nhìn vào thực trạng tình hình tồn kho của công ty chúng ta có thể đánh giá được hoạt đông thực tế và đưa ra giải pháp và mô hình tồn kho hợp lý hơn. CHƯƠNG V: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP ANH HUY ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: Với nền kinh tế phát triển hiện nay thì công ty cần cố nhiều hơn nữa những nổ lực không ngừng và phải có những định hướng đúng đắn để luôn trở thành một doanh nghiệp hàng đầu. Với tinh thần chia sẽ và gắn bó, tạo dựng thương hiệu mạnh và phát triển bền vững, chia sẽ những khó khăn cũng như lợi ích với đối tác, khách hàng và cộng đồng xã hội, cùng gắn bó trên con đường phát triển thịnh vượng. Công ty hướng tới tầm nhìn trở thành công ty đa ngành nghề. Phát triển đầu tư khởi đầu công ty thương mại đến nay Anh Huy đã trở thành công ty đa ngành nghề đa lĩnh vực với hai mũi nhọn là thương mại và dịch vụ. Chỉ tiêu đặt ra: Tăng doanh thu trong quý tiếp theo. Giảm số lượng hàng tồn kho. Giảm thiểu chi phí không cần thiết. Mở rộng khai thác thị trường. Đầu tư phát triển các ngành nghề mới. Nâng cao chất lượng cơ sở tầng. Phương hướng thực hiện: Nâng cao chất lượng sản phẩm. Gia tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng. Cập nhật và thống kê các nguồn thông tin thị trường. Chuẩn hóa dịch vụ bán hàng và giao nhận. Gia tăng bán sỉ: Tập trung vào khách hàng sỉ ở các thành phố lớn với tỷ lệ 70%, đặc biệt chú trọng việc gia tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO: Từ cơ sở lý thuyết ở chương 2 chúng ta có thể vận dụng để có những giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả tồn kho tại công ty: Thống kê tình hình nhập xuất tồn tháng 01 tại công ty. Nhập -- Xuất – Tồn (tháng 01/2011) STT Tên hàng (máy lạnh TOSHIBA) Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK Đơn vị tính SL SL SL SL 1 Loại cao cấp Daiseikai 2147 784 1091 1840 Bộ 2 Loại tiêu chuẩn Cooling 2835 776 963 2648 Bộ 3 Loại chức năng Heatump 2316 934 920 2330 Bộ 4 Loại tiết kiệm điện Inverter 3452 1374 2035 2791 Bộ Bảng 5.1: Tình hình nhập xuất tồn tháng 1/2011 Nhập -- Xuất – Tồn (tháng 02/2011) STT Tên hàng (máy lạnh TOSHIBA) Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK Đơn vị tính SL SL SL SL 1 Loại cao cấp Daiseikai 2040 650 976 1714 Bộ 2 Loại tiêu chuẩn Cooling 2648 1037 1132 2553 Bộ 3 Loại chức năng Heatump 2430 826 764 2492 Bộ 4 Loại tiết kiệm điện Inverter 2791 1186 1379 2598 Bộ Bảng 5.2: Tình hình nhập xuất tồn tháng 2/2011 Nhập -- Xuất – Tồn (tháng 02/2011) STT Tên hàng (máy lạnh TOSHIBA) Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK Đơn vị tính SL SL SL SL 1 Loại cao cấp Daiseikai 1714 1407 1278 1843 Bộ 2 Loại tiêu chuẩn Cooling 2553 1732 728 3557 Bộ 3 Loại chức năng Heatump 2492 1065 905 2462 Bộ 4 Loại tiết kiệm điện Inverter 2598 2124 2364 2358 Bộ Bảng 5.3: Tình hình nhập xuất tồn tháng 3/2011 Xác định nhu cầu hàng hóa hàng năm: Khi ta xác định được nhu cầu hàng năm từ đó có thể quyết định xem lượng hàng sẽ đặt bao nhiêu là hợp lý nhất nhằm góp phần làm giảm tối đa chi phí cho doanh nghiệp giảm nhiều rủi ro. Nhưng nhu cầu xác định được chỉ là ở mức bình quân vì thế cần phải tính toán cẩn thận khi có nhu cầu phát sinh sẽ không thiếu hàng. Từ thống kê tình hình nhập xuất và tồn kho ta có thể biết được số hàng xuất bán hàng tháng từ đó tính ra được nhu cầu sử dụng hàng hóa trong 1 năm như sau: Nhu cầu sử dụng loại cao cấp Daiseikai Chỉ tiêu(tháng) Giá trị(bộ) 1 1091 2 976 3 1278 4 (1091+976+1278)/3 = 1115 5 (976+1278+1115)/3 = 1123 6 (1278+1115+1123)/3 = 1172 7 (1115+1123+1172)/3 = 1137 8 (1123+1172+1137)/3 = 1144 9 (1172+1137+1144)/3 = 1151 10 (1137+1144+1151)/3 = 1144 11 (1144+1151+1144)/3 = 1147 12 (1151+1144+1147)/3 = 1148 Tổng (DDaiseikai) 13626 Bảng 5.4: Dự báo nhu cầu loại cao cấp Daiseikai trong năm Nhu cầu sử dụng loại tiêu chuẩn Cooling Chỉ tiêu(tháng) Giá trị(bộ) 1 963 2 1132 3 728 4 (963+1132+728)/3 = 941 5 (1132+728+941)/3 = 934 6 (728+941+934)/3 = 868 7 (941+934+868)/3 = 915 8 (934+868+915)/3 = 873 9 (868+915+873)/3 = 886 10 (915+873+886)/3 = 892 11 (873+886+892)/3 = 884 12 (886+892+884)/3 = 888 Tổng (DCooling) 10904 Bảng 5.5: Dự báo nhu cầu loại tiêu chuẩn Cooling trong năm Nhu cầu sử dụng loại chức năng Heatump Chỉ tiêu(tháng) Giá trị(bộ) 1 920 2 764 3 905 4 (820+764+905)/3 = 863 5 (764+905+863)/3 = 844 6 (905+863+844)/3 = 869 7 (863+844+869)/3 = 859 8 (844+869+859)/3 = 858 9 (869+859+858)/3 = 862 10 (859+858+862)/3 = 860 11 (858+862+860)/3 = 860 12 (862+860+860)/3 = 861 Tổng (DHeatump) 10325 Bảng 5.6: Dự báo nhu cầu sử dụng loại chức năng Heatump trong năm Nhu cầu sử dụng loại tiết kiệm điện Inverter Chỉ tiêu(tháng) Giá trị(bộ) 1 2035 2 1379 3 2364 4 (2035+1379+2364)/3 = 1926 5 (1379+2364+1926)/3 = 1890 6 (2364+1926+1890)/3 = 2060 7 (1926+1890+2060)/3 = 1959 8 (1890+2060+1959)/3 = 1970 9 (2060+1959+1970)/3 = 1997 10 (1959+1970+1997)/3 = 1976 11 (1970+1997+1976)/3 = 1981 12 (1997+1976+1981)/3 = 1985 Tổng (DInverter) 23522 Bảng 5.7: Dự báo nhu cầu sử dụng loại tiết kiệm điện Inverter trong năm Tên hàng Chi phí đặt hàng Chi phí tồn trữ Loại cao cấp Daiseikai 25.000.000đ 300.000đ Loại tiêu chuẩn Cooling 22.000.000đ 280.000đ Loại chức năng Heatump 25.000.000đ 285.000đ Loại tiết kiệm điện Inverter 24.500.000đ 250.000đ Bảng 5.8:Thống kê chi phí đặt hàng và tồn trữ Tính lượng đặt hàng tối ưu: Để tính được lượng đặt hàng tối ưu thì theo lý thuyết ta có thể áp dụng công thức sau: Q*= Áp dụng công thức: Ta có: Lượng đặt hàng tối ưu loại cao cấp Daiseikai: Q*= (bộ) Lượng đặt hàng tối ưu loại tiêu chuẩn Cooling: Q*= (bộ) Lượng đặt hàng tối ưu loại chức năng Heatump: Q*= (bộ) Lượng đặt hàng tối ưu loại tiết kiệm điện Inverter: Q*= (bộ) Tính thời điểm đặt lại hàng: Nhu cầu sử dụng hàng ngày: Khi tính được nhu cầu sử dụng bình quân trong năm ta sẽ chia cho số ngày trong năm để có được số bình quân ngày (d). Nhu cầu sử dụng bình quân hàng ngày của loại cao cấp Daiseikai: dDaiseikai = = = 38 bộ Nhu cầu sử dụng hàng ngày của loại tiêu chuẩn Cooling: dCooling = = = 30 bộ Nhu cầu sử dụng hàng ngày của loại chức năng Heatump: dHeatump = = = 29 bộ Nhu cầu sử dụng hàng ngày của loại tiết kiệm điện Inverter: dInverter = = = 65 bộ Điểm đặt lại hàng(R): Để tính được thời điểm đặt lại hàng chúng ta sẽ áp dụng công thức sau: R = L * d Trong đó L là thời gian vận chuyển giao nhận hàng hóa, và thời gian nhận và vận chuyển hàng hóa bình quân tại công ty là 15 ngày. Ta tính được điểm đặt lại hàng của các sản phẩm như sau: Loại cao cấp Daiseikai: RDaiseikai = L* d Daiseikai = 15*38 = 570 bộ Như vậy thời điểm đặt lại hàng cho loại cao cấp Daiseikai khi số lượng hàng tồn trong kho còn 570 bộ và số lượng đặt hàng tối ưu là 1507 bộ. Loại tiêu chuẩn Cooling: RCooling = L* dCooling = 15* 30 = 450 bộ Thời điểm đặt lại hàng hợp lý cho loại tiêu chuẩn Cooling là khi số hàng tồn kho còn 450 bộ và số lượng đặt hàng tối ưu cho loại này là 1310 bộ. Loại chức năng Heatump: RHeatump = L* dHeatump = 15* 29 = 435 bộ Thời điểm đặt lại hàng của loại chức năng Heatump khi ở kho còn 435 bộ và số lượng đặt hàng tối ưu là 1346 bộ là phù hợp nhất. Loại tiết kiệm điện Inverter: RInverter = L* dInverter = 15* 65 = 975 bộ Và thời điểm đặt lại hàng thích hợp nhất cho loại tiết kiệm điện Inverter là khi mức tồn kho còn lại 975 bộ và số lượng đặt hàng tối ưu cho loại này là 1994 bộ. Một số biện pháp giảm lượng hàng tồn kho: Áp dụng các mô hình tồn kho: Khi áp dụng các mô hình tồn kho thì công ty sẽ tính toán dự báo được nhu cầu hàng hóa, thời điểm đặt hàng cũng như số lượng hợp lý nhất để giảm được một lượng lớn hàng tồn kho dự trữ và tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian và sức lao động… Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế: Nhờ vào kỹ thuật phân tích biên tế chúng ta có thể xác định được mức tồn trữ tối ưu cho các mô hình tồn kho. Kĩ thuật này nhằm hỗ trợ tốt nhất cho việc áp dụng các mô hình tồn kho tại doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh mang lại kết quả tôt nhất cho doanh nghiệp. Áp dụng các biện pháp pháp lý chặt chẽ khi kí kết hợp đồng: Các biện pháp pháp lý nhằm đảm bảo rằng chất lượng và số lượng sản phẩm được đảm bảo đúng quy định. Đồng thời còn đáp ứng đúng theo yêu cầu về thời gian giao nhận hàng hóa. Tính chất pháp lý mang tính ràng buộc để đảm bảo rằng bên mua hay bên luôn luôn thực hiện đúng nghĩa vụ của mình để giảm thiểu rủi ro cho cả 2 bên. KIẾN NGHỊ: Mặc dù còn tồn tại các khiếm khuyết nhỏ, nhưng điều đó không thể phủ nhận một điều rằng công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty hiện tại là khá tốt. Vì vậy để góp phần hoàn thiện, nâng cao thêm hiệu quả quản lý này, cần phải: Khi nhập hàng với số lượng lớn thì các thủ kho nên tăng cường giám sát, phối hợp chặt chẽ, chỉ dẫn các công nhân chất xếp theo đúng quy định để giúp cho việc luân chuyển hàng trong xuất kho được tốt hơn, tránh tình trạng một số lô hàng bị ứ đọng lại quá lâu mà không kiểm soát được. Nên sắp xếp một vài kho hàng theo sản phẩm mã hàng khác nhau và hợp lý. Chẳng hạn như đối với kho 1 đến kho 8 là hàng nội địa tại các kho còn lại là hàng nhập khẩu, điều này sẽ giúp cho việc quản lý, kiểm soát được dễ dàng hơn, có thể tránh được những sai sót nhỏ khi xuất hàng. Có sự phân công hợp lý cũng như trách nhiệm cụ thể để tránh tình trạng lẫn trốn trách nhiệm đỗ lỗi cho người khác khi có sự cố xảy ra. Mặt khác, để góp phần nâng cao hiệu quả về quản lý hàng tồn kho cả về mặt định tính và định lượng. Điều đầu tiên là cần tập trung làm tốt trong khâu quản lý hàng tồn kho, giữ vững và phát huy những mặt tốt đã thực hiện được. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo công ty cần thực hiện tốt vai trò của mình: tạo mối liên hệ tốt với các đối tác cung ứng, nắm bắt kịp thời về tình hình nguồn cung của thị trường để đưa ra những định hướng, đề xuất, điều chỉnh sản lượng nhập vào hợp lý theo từng thời điểm khác nhau. Để làm tốt điều này, bộ phận xây dựng kế hoạch cần phải cố gắng hơn để đưa ra các kế hoạch hợp lý (theo sát tình hình thị trường, có các dự báo thống kê chính xác…) có một kế hoạch có tốt phù hợp sẽ là yếu tố đầu tiên góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện. KẾT LUẬN: Trong nền kinh tế hội nhập thì công ty CP Anh Huy đã có những bước tiến mạnh mẽ với những thành công nhất định và hoạt động kinh doanh luôn mang lại hiệu quả rõ rệt. Điều đó cho thấy đóng góp rất lớn của công ty vào sự phát triển của Tập Đoàn nói riêng, và sự phát triển của đất nước nói chung. Điều này được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh của công ty qua các năm đều đạt lợi nhuận cao. Có được những thành tựu như vậy là nhờ vào sự chỉ đạo đúng đắn từ phía Ban lãnh đạo Công ty cùng với sự nổ lực hết mình của các thành viên trong công ty. Tin rằng với sự quan tâm lãnh đạo từ các phía cùng những kết quả mà công ty đã đạt được cộng với sự nổ lực không ngừng, sự quyết tâm của các thành viên của công ty sẽ góp phần nâng tầm cao mới cho sự phát triển của công ty. Trong quá trình tìm hiểu về Công ty, em đã có một cái nhìn khái quát, hiểu rõ hơn về đặc điểm tình hình hoạt động của công ty. Đây là khoảng thời gian thực tập rất có ý nghĩa, đã giúp em đi sâu tìm hiểu về một lĩnh vực cụ thể trên thực tế, tập trung chủ yếu là về công tác quản lý hàng tồn kho, từ đó thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho thích hợp. Điều mà những kiến thức trên lớp chúng em không thể nào có được. Qua thời gian thực tập này đã giúp em nhận thấy rằng, những kiến thức tích lũy được trên lớp nếu chỉ đem vận dụng vào thực tế một cách cứng nhắc, khuôn khổ, không linh hoạt thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế thì thật khó để đem lại kết quả như mong muốn. Từ đó cho em thấy lý thuyết cần có sự hỗ trợ của thực tiễn. Với em đề tài này rất có ý nghĩa bởi tính mới mẽ của nó: Là vì công ty chưa đưa các mô hình quản trị hàng tồn kho vào thực tế. Mặc dù hiện tại công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty đã khá tốt. Nhưng không vì thế mà chúng ta quên đi vấn đề rất quan trọng đó chính là đề ra những phương hướng, chỉ tiêu, cách thức thực hiện để góp phần nâng cao thêm, hoàn thiện hơn trong quản lý hàng tồn kho. Quản trị đúng đắn, quản lý tốt là một trong những tiền đề quyết định đến sự thành công, mang lại hiệu quả trong vấn đề thực hiện. Vì vậy cần kết hợp tốt giữa hai mặt quản lý và quản trị. Muốn vậy thì việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện quản lý hàng tồn kho thực tế tại công ty là điều cần phải thực hiện và rất cần thiết. Đề tài này chưa được thực hiện nhiều bởi các anh chị sinh viên khóa trước của trường. Cho nên viêc tìm hiểu đề tài này có thể nói đã tạo tiền đề, đóng góp được phần nào, làm phong phú thêm các lĩnh vực mà các bạn sinh viên khóa sau có thể lựa chọn nghiên cứu, phát triển lên để làm đề tài nghiên cứu cho chính mình sau này. Tuy nhiên, cũng không thể khẳng định rằng cái gì mới là đã hay đã tốt. Mà cái hay cái tốt ở đây phải đươc thể hiện ở chỗ nó cần thiết như thế nào, người nghiên cứu đã phân tích rõ vấn đề đó chưa. Đây là điều rất quan trọng mà có thể nói đó cũng là một điểm hạn chế mà đề tài này của em chưa đi sâu làm sáng tỏ. Ở đây, em chỉ mới phát thảo được những vấn đề cơ bản, đề ra những phương hướng chung để thực hiện mà chưa đi sâu làm rõ, đưa ra những phương hướng cụ thể để giải quyết. Đó là do những hạn chế nhất định về mặt kiến thức chuyên môn, thời gian thực tập hạn chế và sự mới mẽ của đề tài nên không thể tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết. Mong được sự đóng góp của quý thầy cô và sự thông cảm từ quý công ty. MỞ RỘNG ĐỀ TÀI: Một trong những lý do mà công ty luôn thành công trong kinh doanh đó là công tác quản trị tốt. Ngoài ra còn phải có đội ngủ CB-CNV tài giỏi và năng động. Bởi thế ở một khía cạnh nào đó chúng ta thấy rằng một công ty luôn có báo cáo kinh doanh khả quan thì đã phần nào cho ta thấy rằng họ có một đội ngủ CB-CNV tốt. Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất trong kinh doanh nên các doanh nghiệp cần phải quan tâm nhiều hơn đến nguồn nhân lực của công ty. Có những khóa học nâng cao kĩ năng chuyên môn cho nhân viên định kì. Các nhà lãnh đạo thì phải luôn biết cách tìm kiếm và giữ vững lòng trung thành của những người ưu tú. TÀI LIỆU THAM KHẢO: Sách giáo khoa tham khảo: Ths Đặng Minh Trang “Quản trị sản xuất và tác nghiệp”, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội. Ths Đặng Minh Trang và Ts Đồng Thị Thanh Phương (1993) “Quản trị sản xuất và tác nghiệp”, Đại học Mở- Bán Công TP.HCM . Ts Đồng Thị Thanh Phương “Quản trị sản xuất và dịch vụ”, Nhà xuất bản Thống Kê. Ths Nguyễn Minh Kiều (2008) “Tài chính doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội. Ths Trần Quang Dũng “Giáo trình online Các khoản phải thu và tồn kho”. Ts Đồng Thị Thanh Phương-Ths Trần Thị Ý Nhi “Giáo trình Quản trị doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Thống Kê. Các website tham khảo: Bookjob.com Webketoan.vn My.opera.com Tailieu.vn Google.com Ebook.edu.vn Các luận văn và khóa luận tham khảo: Thiết lập mô hình quản trị tồn kho. Các tài liệu giáo trình quản trị tồn kho tham khảo tại các website. Các báo cáo tốt nghiệp tham khảo tại thư viện trường.