Đề tài Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và mô hình tổ chức của công ty khách sạn du lịch Dạ Hương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNG KHOA DU LỊCH BÀI TẬP NHÓM ĐÊ TÀI: TÌM HIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY KHÁCH SẠN DU LỊCH DẠ HƯƠNG GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THỊ HẢI ĐƯỜNG NHÓM THỰC HIỆN: 1FIRST Đà nẵng, ngày 07 tháng 10 năm 2012 CƠ CẤU TỔ CHỨC I. ĐỊNH NGHĨA Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự phối hợp nhịp nhàng để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. II. VAI TRÒ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả bằng cách: 1. Phân chia con người và các nguồn lực khác cho các hoạt động 2. Làm rõ trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằng cách thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức và quyền hành trực tuyến. 3. Cho phép nhân viên biết được những gì đang kỳ vọng của họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công việc. 4. Thiết kế các tiến trình để thu thập và đánh giá thông ti giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và giải quyết các vấn đề. III. YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC: 1. Phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh 2. Đảm bảo sự phân quyền rõ ràng, cụ thể và chính xác 3. Đảm bảo duy trì sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phân, các cá nhân trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 4. Đảm bảo tính cân đối và hiệu quả IV. CÁC NHÂN TỐ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC Để đạt được mục tiêu của tổ chức, cơ cấu tổ chức bao gồm 4 nhân tố cơ bản sau:  Chuyên môn hóa: Là tiến trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng cho các cá nhân khác hoặc đội đã được đào tạo để thực hiện những nhiệm vụ đó  Tiêu chuẩn hóa: Liên quan đến việc các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ.  Phối hợp: Bao gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợp nhất những hoạt động của cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trong tổ chức.  Quyền hành: Về cơ bản là quyền ra quyết đinh và hành động. Những tổ chức khác nhau sẽ phân bố quyền hành khác nhau  Phạm vi kiểm soát: Liên quan đến số nhân viên dưới quyền của một giám sát viên. Một giám sát viên có thể quản lý trong phạm vi kiểm soát hẹp (3 đến 4 người) hặc rộng (50 hơn) Khi lựa chọn phạm vị kiểm soát thích hợp nhất cho doanh nghiệp phải chú ý đến các yếu tố: +Tính tương tự của công việc: Công việc ủa cấp dưới càng tương đồng thì phạm vi kiểm soát càng rộng +Đào tạo và chuyên nghiệp: Nhân viên cấp dưới có tay nghề cao và được đào tạo nhiều thì có khả năng thực hiện nhiệm vụ của mình mà không cần sự giám sát. Và ngược lại đối với nhân viên có tay nghề thấp +Sự ổn định của công việc: Công việc diễn biến càng ổn định, theo một chuẩn mực để cấp dưới làm theo thì không cần sự giám sát chặc chẽ. Tầm kiểm soát hẹp hơn khi công việc mơ hồ, không rõ ràng, không ổn định +Sự thường xuyên tác động qua lại. Nếu công việc đòi hỏi sự quan hệ thường xuyên giữa thuộc cấp với giám sát viên thì phạm vi kiểm soát phải được thu hẹp. Và ngược lại với công việc sự quan hệ không thường xuyên. +Sự hợp nhất công việc: Công việc đòi hỏi sự giám sát chặc chẽ của người phụ trách bao nhiêu thì phạm vi kiểm soát càng thu hẹp bấy nhiêu. Thời gian cần thiết cho việc theo sát nhân viên của người phụ trách tăng lên theo tỷ lệ thuận với số nhân viên cấp dưới. +Sự phân tán nhân viên: Việc phân bố nhân viên trên bình diện rộng có khuynh hướng gây ra hạn chế cho phạm vi kiểm soát, nên phải hạn chế  Điều phối hoạt động: Điều phối là điều khiển các hoạt động tạo ra sự nhịp nhàng và liên kết với nhau, những mắc xích liên kết này dẫn đến một loạt các hình thức liên hợp giữa các nhóm và các cá nhân. 3 hình thức xảy ra thường xuyên: +Hình thức liên hợp góp phần: chỉ các hoạt động chỉ có thể thực hiện bỏi những cá nhân và nhóm nhưng ít bị ảnh hưởng của sự tác động qua lại. Đối với trường hợp này việc điều phối các hoạt động tốt nhất là tiêu chuẩn hóa các quy định về chức năng và nhiệm vụ của công tắc giám sát +Hình thức liên hợp liên tục: xả ra khi đầu ra khi đầu ra của công việc này là đầu vào của công việc khác. Việc điều phối đảm bảo cho những dịch vụ hay sản phẩm đạt tiêu chuẩn đồng thời cho thấy sự liên kết và mắc xích liên kết tồn tại giữa các hoạt đông +Liên thức liên hợp hổ tương xoay chiều: Là việc điều phối mang tính quy mô lớn trong đó các đơn vị và cá nhân cũng cấp cho nhau đầu vào. Trong trường hợp này, hình thức điều phối chỉ có thể thong qua sự truyền đạt trực tiếp và đưa ra quyết định chung giữa các bộ phận liên quan V. CÁC NGUYÊN TẮC CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC Các nguyên tắc chủ đạo của cơ cấu tổ chức DNLT: các nguyên tắc rất quan trọng khi thiết lập một cơ cấu tổ chức nhưng lại không hoàn toàn đúng trong tất cả các trường hợp. các nguyên tắc cần phải đề cập khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức là: - Thang bậc quản lý: mọi người trong tổ chức cần có một người lãnh đạo và họ làm việc dưới sự chỉ huy của người này, bất kỳ nhân viên nào cũng tìm ra vị trí của mình trên mô hình thang bậc quản lý. Quản lý theo từng thang bậc thường đạt kết quả rất cao vì trách nhiệm của từng cấp trên, cấp dưới được xác định rõ ràng cho tất cả các lực lượng trong hệ thống. Thang bậc còn xác định mối quan hệ công việc của nhân viên với cơ quan, nguyên tắc tổ chức theo cấp bậc chú ý đến cấp dưới và cấp trên. Và cơ chế chỉ huy theo thang bậc đã trở thành một trong những nguyên tắc tổ chức. Việc sử dụng hệ thống thang bậc quản lý đôi khi gặp những vấn đề nan giải, việc áp dụng quá nghiêm ngặt nguyên tắc này có thể bóp chết tính sáng tạo của tổ chức. Trong một vài trường hợp những vấn đề cấp bách khi làm trực tiêp với nhân viên không qua thang bậc của nó lại đem lại kết quả cao hơn. - Tính thống nhất trong quản lý và điều hành: đối với nguyên tắc này mỗi nhân viên chỉ chịu trách nhiệm trước một cấp trên, nếu tính thống nhất về mệnh lệnh không được thực hiện thì nhân viên dưới quyền sẽ khó có quyết định thực hiện của người quản lý nào khi mà mệnh lệnh đó đến cùng một lúc hoặc mâu thuẫn nhau. Nguyên tắc chỉ huy thống nhất thường hay bị vi phạm ở hầu hết các tổ chức, vấn đề này thường xảy ra khi tổ chức phát triển về quy mô và công việc phải được quy mô hóa. Để giải quyết cần đảm bảo các hoạt động được điều phối chặt chẽ , thực hiện theo trình tự hơn là chỉ đưa ra các mệnh lệnh bất nhất. - Sự ủy quyền: sự ủy quyền có thể cho từ một công việc nhỏ đến toàn bộ trách nhiệm đối với một công việc quan trọng. Khả năng thực hiện thành công một công việc được giao phó của cấp dưới tùy thuộc vào sự chỉ đạo và ủy quyền của cấp trên, cấp trên và cấp dưới phải có sự thỏa thuận về mức đó trách nhiệm, mức độ tự do hành động và quyền hạn đối với công việc đuộc giao phó. Nguyên tắc về ủy quyền là quyền hạn được giao phó sẽ tương đồng với trách nhiệm của người đó. Có nhiều mức độ trong việc giao quyền:  Thu thập thông tin cho quyết định của lãnh đạo  Đưa ra hai hay ba giải pháp rồi lãnh đạo sẽ lựa chọn  Có ý kiến về sự phê chẩn của lãnh đạo  Có quyền quyết định nhưng phải báo cáo cho lãnh đạo biết kết quả  Có toàn quyền không cần thiết báo cáo cho lãnh đạo trong mọi vấn đề Mức độ giao quyền tùy thuộc vào kinh nghiệm của cấp dưới, quyền hạn được giao sẽ gia tăng khi sự tin cậy của cấp trên đối với cấp dưới gia tăng. Người lãnh đạo cần biết được phương cách và thời điểm để giao trách nhiệm, biết giao quyền thì mới có thể giữ cấp cao hơn trong sơ đồ tổ chức. VI. CÁC LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến: Đặc điểm: tân thủ nguyên tắc một thủ tướng, đảm bảo cấp dưới chỉ có một cấp trên phụ trách duy nhất. Mối quan hệ trong tổ chức được thiết lập theo chiều dọc và hoạt động quản trị được tiến hành theo tuyến. Ưu điểm: cơ cấu tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ, xác định trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng Nhược điểm: cơ cấu này đòi hỏi giám đốc phải có trình độ, kiến thức toàn diện, tổng hợp vì phải đồng thời thực hiện các chức năng quản trị. Cơ cấu này còn hạn chế việc sự dụng và hợp tác lao động giữa các tuyến, mọi thông tin giữa 2 nhân viên khác tuyến phải đi đường vòng theo kênh đã định Điều kiện áp dụng: chỉ phù hợp với những doanh nghiệp lưu trú có quy mô nhỏ, sản phẩm phục vụ khách đơn giản, nghèo nàn. Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến 2. Cơ cấu tổ chức chức năng: Đặc điểm: được xây dựng dựa trên nguyên tắc các hoạt động quản trị được thực hiện theo chức năng, các trưởng phòng ban sẽ phụ trách từng chức năng theo sự ủy quyền của giám đốc doanh nghiệp. Ưu điểm: giám đốc doanh nghiệp được sự trợ giúp củ các chuyên gia nên có khả năng giải quyết các vấn đề chuyên môn tốt hơn. Mặt khác, cơ cấu này rất phù hợp với việc thực hieenjc huyên môn hóa lao động quản trị và cho phép nâng cao chất lượng các quyết định ở các cấp quản lý. Nhược điểm: do có sự chuyên môn hóa sâu theo chức năng nên rất dễ xảy ra xu hướng vì lợi ích riêng của từng chức năng lấn át lợi ích chung của toàn doanh nghiệp, điều này trong kinh doanh lưu trú sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng phục vụ khác hàng. Mô hình cơ cấu tổ chức năng NHÂN VIÊN 3 NHÂN VIÊN 2 NHÂN VIÊN 1 TỔNG GIÁM ĐỐC KS TRƯỞNG BỘ PHẬN DỊCH VỤ TRƯỞNG BỘ PHÂN ĂN UỐNG TRƯỞNG BỘ PHÂN LƯU TRÚ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ GIÁM ĐỐC MARKETING TỔNG GIÁM ĐỐC KS 3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng: Đặc điểm: đây là kiểu mô hình kết hợp 2 kiểu trên và được áp dung rộng rãi trong ác doanh nghiệp có quy mô lớn ở nước ta. Ưu điểm: giám đốc nắm toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng. Ngoài ra, giám đốc doanh nghiệp thường xuyên được trợ giúp bởi các phòng ban chức năng để ra các quyết định hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quyết định. Mọi mệnh lệnh được truyền đi theo tuyến quy định, lãnh đạo các phòng ban chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp đối với các bộ phận ở tuyến. Nhược điểm: cơ cấu này đòi hỏi giám đốc doanh nghiệp thường xuyên phải giải quyết mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng và bộ phận trực tuyến. Quá nhiều cấp phòng ban chức năng dễ gây họp hành nhiều, lãng phí thời gian. Mô hình cơ cấu tổ trực tuyến chức năng 4. Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG MARKETING TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TRƯỞNG NHÀ HÀNG TRƯỞNG BUỒNG TRƯỞNG DỊCH VỤ BỔ SUNG Đặc điểm: mỗi cấp dưới sẽ cùng đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của 2 cấp trên là quản trị theo chức năng và quản trị tác nghiệp. Trong cơ cấu ma trận, các quản trị viên các bộ phận tác nghiệp phối hợp với các nhà quản trị chức năng để tiến hành các hoạt động kinh doanh, không cần sự can thiệp trực tiếp của giám đốc. Ưu điểm: Kiểu cơ cấu này thích hợp với môi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi, đồng thời còn cho phép doanh nghiệp vừa tiến hành hoạt động kinh doanh bình thường vừa có thể nghiên cứu sản phẩm dịch vụ mới, kết hợp giữa nghiêm cứu và thực tiền kinh doanh. Nhược điểm: chỉ có thể hiệu quả khi có sự phân định rõ trách nhiệm, quyền hanjc ủa từng bộ phận, chức năng cũng như của từng bộ phận tác nghiệp. Đồng thời, cần chú ý tới việc tổ chức tốt hệ thống trao đổi thông tin trong phạm vi toàn doanh nghiệp để tránh nguy cơ thiếu thông tin đối với giám đốc doanh nghiệp VII. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC KHÁCH SẠN DẠ HƯƠNG 1. Định nghĩa sơ đồ tổ chức Sơ đồ tổ chức là một biểu đồ chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận, các vị trí cá nhân trong tổ chức. 2. Giới thiệu về khác sạn du lịch Dạ Hương CÔNG TY KHÁCH SẠN DU LỊCH DẠ HƯƠNG Công ty khách sạn du lịch Dạ Hương là doanh nghiêp hàng đầu trong lĩnh vực khách sạn, du lịch trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. Tiền thân là Nhà hàng Dạ Hương được chính thức đi vào hoạt động từ ngày 29/7/1993. Sau quá trình kinh doanh và mở rộng cơ sở vật chất, đến 07/01/1999, do nhu cầu phát triển, công ty được t hành lập theo quyết định số: 28/QĐ - UB ngày 07/ 01/1999 của UBND tỉnh Thái Nguyên. Trụ sở công ty: Số 01 – Lê Quý Đôn – Phường Quang Trung – TP Thái Nguyên. Điện thoại: 0280.3855693 Fax: 0280.3857515. Email: dhhotel@hn.vnn.vn. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là khách sạn, nhà hàng ăn uống, giải khát vũ trường, xông hơi massage, vật lý trị liệu, lữ hành du lịch trong nước và quốc tế; đại lý bán vé máy bay, vận tải hành khách, bán hàng lưu niệm, rượu bia, thuốc lá, xăng dầu, gas, văn phòng phẩm, hoá mỹ phẩm, đồ trang sức, đồ thể thao, đồ dùng cá nhân và gia đình, kinh doanh nhà trọ cho sinh viên…. Để phục vụ cho nhu cầu phát triển kinh doanh, công ty đã đầu tư hàng chục tỷ đồng xây dựng cơ sở vật chất và đào tạo nguồn nhân lực. Hiện nay, công ty có hai khách sạn, trong đó khách sạn Dạ Hương 2 - là khách sạn đầu tiên được Tổng cục du lịch xếp hạng 3 sao trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên với quy mô 54 phòng nghỉ hiện đại, nhà hàng cao cấp đã đón nhiều đoàn khách du lịch đến ăn nghỉ, trong đó có các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước và đã góp phần lớn vào thành công của năm du lịch quốc gia 2007 .Trung tâm lữ hành du lịch Dạ Hương với đội xe ô tô du lịch đời mới, đội ngũ HDV và lái xe chuyên nghiệp đã đưa trung tâm trở thành vị trí hàng đầu của du lịch miền Bắc, phục vụ trên 10 nghìn lượt khách du lịch trong và ngoài nước trong đó có nhiều đoàn du khách quốc tế, chiếm trên 60% thị trường khách du lịch trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. Doanh thu du lịch đạt trên 6 tỷ đồng/năm. Đầu năm 2009, phục vụ nhu cầu xã hội hoá công tác học sinh, sinh viên, công ty đã đầu tư xây dựng thêm khu ký túc xá sinh viên với trên 200 phòng trọ khép kín, tiện nghi để phục vụ sinh viên các trường đại học, cao đẳng đóng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. Ngoài việc kinh doanh, công ty còn tích cực tham gia các hoạt động từ thiện tại địa phương . Trong quá trình hoạt động công ty luôn chú trọng công tác xây dựng cơ quan văn hoá và liên tục hàng năm được công nhận cơ quan đạt chuẩn văn hoá. Với những thành tích đã đạt được, trong những năm qua công ty khách sạn du lịch Dạ Hương liên tục được Tổng cục du lịch, UBND tỉnh, các cơ quan ban nghành trong tỉnh tặng bằng khen, giấy khen .Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam tặng Cúp vàng chất lượng hội nhập. Hiệp hội doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam tặng giấy chứng nhận đạt giải thưởng Doanh nhân, doanh nghiệp tiêu biểu vàng năm 2007. Chứng nhận thương hiệu Dạ Hương đạt cúp vàng Top ten ngành hàng thương hiệu Việt uy tín, chất lượng năm 2007 Giám đốc công ty đã được Tổng Cục du lịch tặng huy chương vì sự nghiệp du lịch Việt Nam, Cúp vàng doanh nhân văn hoá Việt Nam. 2. Sơ đồ tổ chức khách sạn Dạ Hương 3. Nhận xét -Cơ cấu tổ chức của khách sạn Dạ hương theo hình thức cơ cấu tổ chức trực tuyến. Mỗi giám đốc hay trưởng phòng (lữ hành, kế toán, tổ chức) sẽ toàn quyền quản lý bộ phận của mình. Tất các giám đốc và trưởng phòng này sẽ chịu trách nhiệm báo cáo mọi hoạt động cho phó giám đốc công ty. Phó giám đốc công ty sẽ báo tình hình của từng đơn vị kinh doanh cho giám đốc. -Sơ đồ tổ chức của khách sạn Dạ Hương vẫn chưa nêu ra một cách cụ thể về cơ cấu tổ chức của từng đơn vị kinh doanh mà chỉ nói chung chung. (Ví dụ như: Sơ đồ chỉ nêu khách sạn Dạ hương I quản lý khách sạn Dạ Hương I, chứ chưa nêu ra được những bộ phận có trong khách sạn dạ Hương I? Những bộ phận nào có mối quan hệ với nhau?...) -Bộ phận kế toán là bộ phận có mối quan hệ với tất các các đơn vị của khách sạn Da Hương (KS Dạ Hương I và II, phòng lữ hành, nhà hàng, làng sinh viên, phòng tổ chức) nhưng trong sơ đồ tổ chức không thấy có mối quan hệ giữa phòng kế toán với các đơn vị kinh doanh kia.