Đề tài Tìm hiểu hệ thống ERP trong doanh nghiệp

nh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: • Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v…. Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP. • Mua hàng • Hàng tồn kho; • Sản xuất; • Bán hàng • Quản lý nhân sự và tính lƣơng. Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ. Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn. III/- Năm bƣớc làm việc với ERP Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) tận dụng sức mạnh của máy tính và công nghệ để “gánh” giúp doanh nghiệp những công việc mang tính lặp đi lặp lại mà nếu con người thực hiện sẽ dễ phát sinh sai sót. Tuy nhiên, để được “thảnh thơi”, trước hết Ban giám đốc và nhân viên các bộ phận trong công ty phải bỏ công sức để “dạy” máy tính làm thay công việc của mình. Trong này ghi lại kinh nghiệm xây dựng và triển khai hệ thống ERP của ông Phí Anh Tuấn, Phó chủ nhiệm ICT Partnership, Phó giám đốc Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm A-Z. Ông Tuấn và cộng sự đã có nhiều năm kinh nghiệm giúp các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản trị kinh doanh. Theo ông Tuấn, các bước để Tin học hóa toàn bộ hoạt động Quản trị doanh nghiệp bao gồm : * Xác định mục tiêu – lập kế hoạch * Lựa chọn nhà cung cấp * Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và dữ liệu * Chạy thử * Huấn luyện sử dụng 1. Xác định mục tiêu – lập kế hoạch Tìm hiểu bản thân là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định kết quả ứng dụng ERP. Phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các phòng ban và hiện trạng các phần mềm đang sử dụng thì doanh nghiệp mới có thể xác định được cần máy tính làm thay những việc gì và ở mức độ nào. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 39 Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham gia vào quá trình này. Ban giám đốc cần cho biết hiện tại họ sử dụng những báo cáo nào để ra quyết định. Người phụ trách các phòng ban cần ghi lại các mối quan hệ và các thông tin trao đổi với nhau trong quá trình làm việc. Cả những nhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần liệt kê các loại thông tin hằng ngày họ tiếp nhận, cách xử lý thông tin và những tình huống cần sửa đổi thông tin phát sinh từ thực tế. Ngoài sổ sách, giấy tờ, hầu hết các công ty đều đã ứng dụng các phần mềm khác nhau để quản lý Kế toán – Tài chính, vật tư, bán hàng. Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu những chương trình này, cụ thể là tìm hiểu cách lưu trữ dữ liệu, cách xử lý – khai thác thông tin và giới hạn về tính năng của chúng. Từ đây, doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp giải pháp ERP mới biết những phần mềm nào có thể tận dụng hay phải thiết kế mới. Nghiên cứu về các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng cũng giúp ích khi doanh nghiệp tích hợp chúng vào hệ thống ERP mới. Trong trường hợp phải thiết kế mới toàn bộ, sự hiểu biết này cũng sẽ giúp doanh nghiệp hình dung được các bước phải làm để di chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống mới. Hiểu biết về bản thân mới chỉ là điều kiện cần để ứng dụng thành công ERP. Điều kiện đủ là doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc trước khi xây dựng hệ phần mềm ERP. Việc xây dựng và triển khai một hệ thống gồm nhiều phần mềm cho toàn bộ các hoạt động kinh doanh đương nhiên sẽ tác động lớn đến doanh nghiệp. Nếu chỉ tìm hiểu những quy trình hiện có rồi xây dựng các phần mềm theo những quy trình đó, doanh nghiệp chỉ mới dừng ở bước “nhờ” máy tính làm thay những gì họ đang làm. Để nâng cao năng lực sản xuất – kinh doanh, bản thân doanh nghiệp phải cải tiến các quy trình quản lý, nghiệp vụ trước. Máy tính và phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh. Tóm lại, mục tiêu của bước đầu tiên để tiến đến ERP không chỉ là tìm hiểu cặn kẽ cách doanh nghiệp vận hành. Đó còn là việc nghiên cứu những giải pháp cải tiến, chuẩn hóa các quy trình hoạt động đã có và đưa ra các quy trình quản lý mới nếu cần thiết. 2. Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch Khi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành bước thứ hai – chọn người thực hiện. Rõ ràng, doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ERP cho riêng mình, nếu bộ phận CNTT có đủ khả năng. Nếu không, phải nhờ đến nhà cung cấp giải pháp ERP. Các nhà cung cấp thường có hai loại giải pháp: “đóng gói” và “may đo”. Các yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp là nhà cung cấp phải xác định được giới hạn của bài toán quản lý, nhân viên triển khai hiểu rõ tính năng của sản phẩm và phải có quy trình quản lý dự án – kiểm thử sản phẩm tốt. Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề về phía mình có thể gây cản trở quá trình chuyển đổi sang hệ phần mềm ERP. Chẳng hạn, doanh nghiệp chưa định rõ được các quy trình, không nhất quán trong yêu cầu và chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận. Ngoài ra, cũng cần chú ý chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ở các bộ phận hợp tác tốt với nhà cung cấp giải pháp. 3. Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu Đối với một phần mềm ERP, việc chuẩn hóa quy trình là triển khai các đề xuất cải tiến ở bước một. Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng có sẵn để đáp ứng đặc thù của một ngành, của doanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lý thông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 40 Cụ thể, nhà cung cấp sẽ quyết định các biểu mẫu, báo cáo nào trong giải pháp của họ phù hợp với doanh nghiệp, cái nào cần bổ sung các mục thông tin cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp. Họ có thể bổ sung thông tin để hoàn chỉnh một số biểu mẫu, báo cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng mới các biểu mẫu, báo cáo. Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu. 4. Chạy thử Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có chạy đúng với các số liệu giả định hay không. Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cần được kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không. Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau. 5. Huấn luyện sử dụng Thông thường, nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng cho doanh nghiệp, cụ thể là cho ban giám đốc, các nhân viên trực tiếp tác nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống. Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống. Ngoài ra, nhân viên quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn – an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu. Các nhân viên khai thác hệ thống sẽ học cách nhập liệu, chỉnh sửa dữ liệu và cách sử dụng có hiệu quả. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 41 Chƣơng IV Phần mềm ERP I/-Chức năng Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh. Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lí bởi toàn bộ doanh nghiệp. Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:  Lập kế hoạch, dự toán  Bán hàng và quản lí khách hàng  Sản xuất  Kiểm soát chất lượng  Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định  Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng  Tài chính – Kế toán  Quản lí nhân sự  Nghiên cứu và phát triển Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp. II/-Tác dụng Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lí hiện hữu trong DN (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 42 đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống… III/- Một số phần mềm ERP 1.Phần mềm OpenERP TỔNG QUAN CÁC PHÂN HỆ CHÍNH TRONG OpenERP: a.Quản lý quy trình nghiệp vụ - Business Process Quản lý và kiểm soát công việc theo các quy trình lưu chuyển thông tin và xét duyệt, cho phép tùy chỉnh quy trình theo đặc thù từng doanh nghiệp. b.Quản lý thông tin đối tác – Partners Tạo và phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp, quản lý và phân tích thông tin đa chiều về khách hàng, nhà cung cấp, tích hợp hoàn toàn với kế toán và quản trị quan hệ khách hàng... c.Quản lý danh mục sản phẩm – Products Quản lý chi tiết thông tin, thuộc tính hàng hóa. Cho phép phân loại sản phẩm-dịch vụ linh hoạt theo nhóm, danh mục ... Quản lý quy đổi đơn vị linh hoạt. Cho phép lập nhiều bảng giá theo nhiều tiêu chí khác nhau như giá bán mặc định, giá bán theo chiến dịch tiếp thị, giá cho khách hàng thành viên ... d.Quản lý Tài chính - Financial Management Kế toán tài chính: kế toán tổng hợp, kế toán tiền, kế toán kho, kế toán công nợ, tài sản cố định, phân bổ chi phí, kế toán giá thành, thuế, báo cáo tài chính, quản lý hóa đơn, thu chi, ngân sách ... Hỗ trợ đa tiền tệ và kế toán đa công ty. Kế toán quản trị: tích hợp xuyên suốt tất cả các phân hệ của OpenERP, giúp theo dõi, phân tích tất cả hoạt động có liên quan đến chi phí hoặc doanh thu của doanh nghiệp và xuất báo cáo chuyên sâu cho người quản trị ... e.Quản lý cung ứng & mua hàng - Purchase Management Lập kế hoạch nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp,... quản lý đầy đủ quy trình mua hàng từ dự báo mua hàng, lập yêu cầu báo giá, cho đến theo dõi kế hoạch nhập hàng.Tích hợp hoàn toàn với quản lý kho, kế toán. f.Quản lý phân phối & bán hàng - Sales Management Lập và quản lý báo giá, đơn hàng... Quản lý đầy đủ quy trình bán hàng từ lập báo giá cho đến giao hàng và xuất hóa đơn. Tích hợp quản lý điểm bán hàng (POS), hỗ trợ đổi/trả hàng, hỗ trợ kết nối máy đọc/in mã vạch, màn hình cảm ứng, tích hợp thương mại điện tử B2B & B2C. g.Quản lý quan hệ khách hàng & nhà cung cấp - CRM & SRM Quản lý dịch vụ khách hàng đầy đủ từ khâu ghi nhận đầu mối/tiềm năng bán hàng, phân tích khách hàng cho đến quản lý tài khoản, lịch tiếp xúc và xúc tiến bán hàng. Hỗ trợ tiếp thị tự động: eMarketing (Web, eMail), Mobile Marketing (Sms), Call center. Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng sau bán hàng từ trả lời thắc mắc, hướng dẫn sử dụng đến ghi nhận yêu Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 43 cầu, phàn nàn từ khách hàng, ... Tích hợp quản lý bán hàng, mua hàng, kho, kế toán giúp kết nối Front Office với Back Office... h.Quản lý sản xuất - Manufacturing Management Hỗ trợ đầy đủ các phương thức quản lý tiên tiến: quản lý đa định mức nguyên vật liệu (BoMs), đa công đoạn sản xuất (Routings), đa nguồn lực sản xuất (WorkCenters), mô hình JIT, Phantom BoM. Tích hợp đầy đủ các phương thức tính giá vốn hàng hóa, chi phí sản xuất,...Cho phép tự thiết lập các quy tắc sản xuất tự động hoặc tự đề xuất mua nguyên vật liệu MTS/MTO, Master Production Schedule, tồn kho tối thiểu, tối ưu. Tích hợp hoàn toàn với quản lý kho, kế toán, mua/bán hàng, nhân sự. i.Quản lý kho hàng - Stock Management Quản lý theo phương thức "ghi sổ kép" vô cùng chặc chẽ, chính xác. Cho phép quản lý nhiều địa điểm kho, loại kho... cho phép chuyển đổi nhiều đơn vị tính, quản lý nhập/xuất hàng, kiểm hàng, tình trạng giao hàng, chuyển kho nội bộ, tra cứu tồn kho thực tế, số lượng tồn nhưng đã được khách hàng đặt mua, số lượng hàng đặt mua sắp về, giá trị tồn kho, tồn kho tối ưu ... Tích hợp hoàn toàn với sản xuất, kế toán, mua/bán hàng. k.Quản lý nhân sự và tính lƣơng - Human Resoucre & Payroll Quản lý toàn diện các quy trình và nghiệp vụ nhân sự như: Quản lý cơ cấu nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý kĩ năng, kinh nghiệm, quản lý tuyển dụng và đào tạo, đánh giá năng lực nhân viên, quản lý lịch làm việc/công tác (timesheets), quản lý chi phí, nghỉ phép, nghỉ lễ, bảo hiểm, chấm công và tính lương tự động... Tích hợp hoàn toàn với kế toán, sản xuất, dự án. l.Quản lý tài liệu chứng từ - Document Management Hệ thống và phân loại hồ sơ tài liệu nội bộ, giúp chia sẻ tài liệu nhanh chóng và an toàn, rất hữu ích trong việc theo dõi quản lý các tài liệu như tài liệu dự án, sản phẩm, hợp đồng, kế hoạch, ... giúp tiết kiệm thời gian và tránh "mất" tài liệu. a.Hệ thống báo cáo, biểu đồ - Reporting & Dashboard Báo cáo thống kê kèm theo ở mỗi phân hệ, đồng thời cho phép lập báo biểu dưới dạng biểu đồ (Dashboard) rất trực quan và hữu ích cho việc theo dõi các chỉ số, danh sách công việc và các thông tin thường dùng, hỗ trợ cho công tác quản trị và ra quyết định... b.Kinh doanh thông minh - Business Intelligence Hệ thống BI cho phép doanh nghiệp khai thác toàn bộ dữ liệu trong hệ thống ERP để lập các báo cáo về khách hàng, về thị trường, về sản phẩm, về đối tác ... nhằm hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch và ra quyết định, cắt giảm chi phí và phát hiện các cơ hội kinh doanh mới. Tùy theo nhu cầu quản lý đặc thù của mỗi doanh nghiệp, các phân hệ sẽ được lựa chọn để triển khai cho tối ưu nhất 2.Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp PERP (Pythis ERP) Ứng dụng tích hợp Quản lý kế toán, Bán hàng, Vật tư, Dự án, Nhân sự tiền lương và Thông tin điều hành doanh nghiệp . Sự phát triển nhanh chóng của mạng Internet và công nghệ Web cho phép các doanh nghiệp khai thác các công nghệ tiên tién để triển khai những mô hình kinh doanh mới, tăng khả năng cạnh tranh, quản lý chặt chẽ mọi nguồn lực của doanh nghiệp. Hơn bao giờ hết, đây chính là cơ hội và cũng là thách thức cho các doanh nghiệp nếu như họ muốn thành công trong một thị trường cạnh tranh ác liệt mang tính toàn cầu hiện nay. Sự phức tạo của môi trường kinh doanh buộc các doanh nghiệp cần phải luôn chủ động trong các tình huống. Họ Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 44 cần phải tự động hóa các quy trình nghiệp vụ với nhau, cung cấp thông tin đầy đủ, nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định. Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp PERP gồm nhiều ứng dụng riêng biệt được tích hợp tự động trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn. Với một giao diện người dùng Web 100% thân thiện và hệ thống bảo mật an toàn, người sử dụng có thể phát huy và thực hiện đúng trách nhiệm của mình, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc. a.Bộ ứng dụng mạnh cho quản lý doanh nghiệp Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp PERP trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính – kế toán, bán hàng, vật tự, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin điều hạnh một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả công việc. Các phân hệ ứng dụng nghiệp vụ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong một kho dữ liệu chung và nhất quán toàn doanh nghiệp. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp. b.Cung cấp và xử lý kịp thời các thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động Do yêu cầu quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong môi trường cạnh tranh, lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ các phòng ban cần nhanh chóng nhận được dữ liệu cần thiết và xử lý thông tin, chủ động đáp ứng các thay đổi của tình hình thực tế. Đặc biệt, thông tin điều hành doanh nghiệp cho phép lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được thông tin trực tuyến cần thiết về hoạt động hàng ngày ngay cả khi đi công tác. c.Ra quyết định tốt hơn. Sự khác biệt giữa dữ liệu hoạt động doanh nghiệp được quản lý và thông tin định hướng điều hành là khả năng chuyển dữ liệu thành các thông tin hỗ trợ ra quyết định. Tìm được cơ hội và xác định các vấn đề nhanh chóng có thể tạo ra sự khác biệt giữa kinh doanh thành công và thất bại. Ứng dụng PERP tăng tối đa khả năng đưa ra quyết định bằng cách bảo đảm các thông tin kinh doanh chính xác được đưa tới đúng người, đúng lúc. d.Đáp ứng quy mô phát triển của doanh nghiệp Kiến trúc ứng dụng PERP dựa trên nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới Oracle. Kiến trúc Oracle cho phép mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và phát triển mở rộng cho doanh nghiệp. Do vậy, ứng dụng PERP rất thích hợp cho các doanh nghiệp có cơ sở sản xuất kinh doanh phức tạp, phân bố nhiều nơi và yêu cầu cao về độ tin cậy dữ liệu và vận hành ứng dụng, cũng như đòi hỏi tính bảo mật và giảm thiểu chi phí quản trị, vận hành hệ thống. Cùng với giao diện Web hoàn toàn, các ứng dụng PERP cho phép triển khai ở một nơi và thực hiện ở bất kỳ đâu, hỗ trợ không hạn chế người sử dụng giúp thu hồi vốn nhanh hơn qua việc triển khai nhanh và vòng đời sản phẩm dài hơn. Kiến trúc linh hoạt dựa trên công nghệ Oracle cho phép doanh nghiệp tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác đang có. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 45 e.Các ứng dụng trong hệ thống PERP -Hệ thống Quản lý Tài chính - Kế toán PERP-Acc: là ứng dụng kế toán và quản lý tài chính hoàn chỉnh, cho phép giảm chi phí tài chính, kế toán, giảm chi phí IT và cải thiện hiệu quả điều hành. Hệ thống kế toán PERP-Acc là một phần tích hợp của Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp được thiết kế để chuyển dần các nghiệp vụ sang thương mại điện tử. -Hệ thống Quản lý Bán hàng PERP-Sales: là ứng dụng tích hợp cho việc quản lý và thực hiện bán hàng. Nhờ đó, các nhà quản lý kinh doanh thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế để rồi kiểm soát bán hàng có lợi nhuận cao. Các cán bộ kinh doanh có thể truy cập tới các thông tin thời gian thực, bao gồm khách hàng, hợp đồng, ... giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và hoàn thành các hợp đồng. Bất kế việc bán hàng qua web, điện thoại hay các đại lý, Hệ thống Quản lý Bán hàng PERP-Sales tự động hóa quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin đúng giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, tăng hiệu quả, tăng doanh thu, lãi và quan hệ khách hàng. Hệ thống Quản lý Bán hàng PERP-Sales là một phần tích hợp của Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp được thiết kế để chuyển dần các nghiệp vụ sang thương mại điện tử. -Hệ thống Quản lý Vật tƣ PERP-Inv: là công cụ quản lý kho/vật tư, tăng hiệu quả điều hành thông qua tự động quá trình điều phối vật tư chặt chẽ. Hệ thống Quản lý Vật tư PERP- Inv cho phép tăng tốc độ điều phối vật tư, quay vòng, giảm chi phí mua sắm và giúp kiểm kê, kiểm soát kho nhanh chóng và cung cấp thông tin thực tại thời điểm hiện tại. Hệ thống Quản lý Vật tư PERP-Inv là một phần tích hợp của Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp được thiết kế để chuyển dần các nghiệp vụ sang thương mại điện tử. -Hệ thống Quản lý Nhân sự và Tiền lƣơng PERP-HrPr: hỗ trợ tối đa cho Lãnh đạo các cấp đưa ra quyết định đúng đắn về sử dụng nguồn lực lao động, thực hiện việc trả lương và phân phối tiền thưởng cho người lao động hợp lý, công bằng, đúng pháp luật, khuyển khích và động viên mọi người tham gia lao động với cố gắng cao nhất. Tự động hóa trong quản lý và thanh toán lương hàng tháng cho nhân viên kịp thời. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 46 -Hệ thống Quản lý Dự án PERP-Proj: Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản là một trong những phần hành luôn được quan tâm đối với các doanh nghiệp có dự án đầu tư. Ngày nay, công tác tin học hóa trong mọi lĩnh vực, ngành nghề đã giúp cho việc quản lý nguồn vốn, quản lý và theo dõi tình hình đầu tư của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Đặc biệt, với việc hệ thống hóa thông tin trong hệ thống quản lý dự án giúp cho ban quản lý dự án giảm được tối đa những thao tác thủ công đồng thời nắm bắt, theo dõi được kịp thời thông tin đầu vào và đầu ra một cách chi tiết nhất đối với từng dự án cụ thể. Hệ thống Quản lý Dự án hỗ trợ người sử dụng trong các giai đoạn của dự án, từ khâu lập kế hoạch đầu tư cho đến khi dự án hoàn thành. -Hệ thống Thông tin quản lý sản xuất PERP-Manu: Chưa bao giờ các nhà sản xuất phải đối mặt với nhiều áp lực về cạnh tranh – cả trong nước và quốc tế - như hiện nay. Để có thể điều hành và phát triển công ty, các nhà sản xuất phải nghiên cứu và xem xét mọi khả năng có thể giúp giảm chi phí, tăng năng suất và tìm kiếm thị trường mới. Hệ thống thông tin quản lý sản xuất PERP-Manu được xây dựng nhằm mục đích giúp cải tiến việc quản lý toàn bộ các quá trình trong doanh nghiệp có liên quan đến mảng sản xuất. Cho dù doanh nghiệp của bạn được tổ chức như một chu trình khép kín hoặc bao gồm các khâu rời nhau, sản xuất theo kế hoạch hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng, PERP-Manu sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ mạnh để quản lý và phân tích mọi mặt của doanh nghiệp. Kết hợp PERP-Manu với các phân hệ khác trong bộ sản phẩm PERP sẽ giúp quản lý các hoạt động sản xuất hiệu quả, sâu sắc và toàn diện hơn. -Hệ thống Thông tin Điều hành Doanh nghiệp PERP-Info: được xây dựng nhằm mục đích cung cấp cho nhà quản lý một công cụ hữu hiệu giúp các nhà quản lý có thể nắm được tình hình kinh doanh của toàn công ty cũng như các đơn vị thành viên trong công ty một cách nhanh chóng. Từ đó các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh cho mỗi đơn vị. Hệ thống hỗ trợ việc quản lý thông tin kinh doanh cho một công ty bao gồm nhiều đơn vị thành viên, các đơn vị thành viên nằm phân tán tại các vùng khác nhau. Dữ liệu chuyển vào từ các đơn vị thành viên sẽ được quản lý tập trung tại trung tâm. Hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp bao gồm ba mảng thông tin lớn đáp ứng nhu cầu thông tin điều hành doanh nghiệp của nhà quản lý: thông tin về tính hình kinh doanh, thông tin tình hình sản xuất và thông tin về tình hình tài chính. Xử lý thông tin giữa các nguồn thông tin này cho phép nhà quản lý doanh nghiệp có thể can thiệp nhanh chóng và chính xác vào quá trình thực hiện kinh doanh và lưu chuyển tài chính của các đơn vị thành viên cũng như của tòan công ty. Bên cạnh hệ thống thông yin hệ thống còn cung cấp hệ thống thư điện tử nội bộ đáp ứng việc ra quyết định của nhà quản lý cũng như nhu cầu trao đổi thông tin giữa các nhân viên. f.PERP On Demand PERP On Demand là một dịch vụ đáp ứng cho nhiều đối tượng Doanh nghiệp Việt Nam (DNVN) có nhu cầu ứng dụng ERP dựa trên hình thức Cho thuê dịch vụ ERP. Nhằm giúp DNVN có được cơ hội ứng dụng ERP với mức chi phí hợp lý, góp phần tích cực và chủ động hơn vào quá trình phát triển bền vững của các doanh nghiệp. PERP On Demand bao gồm các gói dịch vụ: - Basic Finance - Standard Finance - Distribution Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 47 - Enterprise 3.Phần mềm Info Track InfoTrack là giải pháp phần mềm do Công ty Infosoft phát triển, tập trung vào việc hỗ trợ khách hàng thiết lập hệ thống quản trị thông tin (Information Management System - IMS) theo hướng qui trình hóa, tự động hóa các hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ các cấp quản lý có thể thực hiện quyền giám sát, theo dõi các tiến trình xử lý công việc một cách kịp thời ở mọi lúc, mọi nơi thông qua môi trường mạng Intranet hoặc Internet. MỘT SỐ TÍNH NĂNG NỔI TRỘI a.Dynamic Workflows (Thiết kế qui trình động) Với công cụ Workflow Designer, khách hàng có thể tự thiết kế mới hoặc cập nhật sửa đổi các qui trình nghiệp vụ của mình mà không cần phải có sự hỗ trợ lập trình lại từ Infosoft. Workflow của InfoTrack hoàn toàn tương thích với tiêu chuẩn WfMC và BPMN, cho phép đặc tả được hầu hết các qui trình nghiệp vụ (Business Process) từ đơn giản cho đến phức tạp. Workflow của InfoTrack cũng có khả năng tự động hóa cao (Automate Business Process), cho phép định nghĩa xử lý tự động theo yêu cầu nghiệp vụ, giúp tiết giảm nhân sự và gia tăng hiệu suất. b.Dynamic Applications (Thiết kế ứng dụng linh hoạt) Với công cụ Application designer, khách hàng có thể tự thiết kế mới hoặc cập nhật thay đổi các ứng dụng nghiệp vụ của mình mà không cần phải có sự hỗ trợ lập trình lại từ Infosoft đối với các nghiệp vụ đơn giản. InfoTrack với kiến trúc mở, cho phép lập trình tích hợp thêm các ứng dụng nghiệp vụ có độ phức tạp cao mà không làm ảnh hưởng hoặc gián đoạn các ứng dụng đã triển khai và đang vận hành trên hệ thống. c.Process Monitoring (Hỗ trợ giám sát quá trình) Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 48 InfoTrack hỗ trợ lưu lại tất cả sự kiện tác động vào tiến trình xử lý công việc. Do vậy, người quản lý có thể thực hiện việc giám sát, theo dõi các tiến trình xử lý công việc kịp thời và có hệ thống. Từ đó có thể đánh giá hiệu suất xử lý công việc, cũng như có thể truy cứu trách nhiệm đến từng cá nhân khi cần thiết. d.Web-based Application (Ứng dụng Web) InfoTrack là một ứng dụng web, sẵn sàng cho việc triển khai sử dụng trên phạm vi rộng lớn thông qua môi trường mạng Intranet hoặc Internet. Việc triển khai, quản trị cũng như thực hiện công việc bảo trì phần mềm được thực hiện đơn giản. Các máy trạm của người sử dụng không cần phải cài đặt ứng dụng mà chỉ cần có một trình duyệt web là đủ và hoàn toàn tương thích với các trình duyệt thông dụng như: Internet Explore, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari. e.Search Engine (Công cụ tìm kiếm) InfoTrack hỗ trợ công cụ tìm kiếm đơn giản và tìm kiếm với các điều kiện khác nhau. InfoTrack hỗ trợ tính năng Full Text Search, cho phép tìm kiếm trong nội dung file đính kèm. MỘT THÍ DỤ MINH HỌA VỀ QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 49 INFOTRACK CÓ THỂ TRIỂN KHAI ÁP DỤNG Ở ĐÂU? InfoTrack phù hợp với mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng một hệ thống thông tin quản lý và điều hành công việc trên môi trường mạng máy tính.  Các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực giám định, bảo hiểm, kinh doanh, đầu tư bất động sản, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,…là các loại hình hoạt động có phát sinh số lượng lớn hồ sơ công việc, trong đó quan trọng nhất là các loại hợp đồng với khách hàng mà việc triển khai thực hiện diễn ra trong khoảng thời gian dài với tầm hoạt động có thể trải rộng ở nhiều vị trí địa lý khác nhau trên phạm vi quốc gia hoặc quốc tế.  Các doanh nghiệp, tổ chức đã triển khai áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Với những đơn vị này thì InfoTrack sẽ giúp doanh nghiệp, triển khai tin học hóa các thủ tục (qui trình nghiệp vụ) đã thiết lập trong hệ thống chất lượng một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.  Các doanh nghiệp hành chánh nhà nước (Quận, Huyện, Sở, Ban, Ngành,…) là những tổ chức có trách nhiệm xử lý một khối lượng rất lớn hồ sơ thủ tục hành chánh của người dân và của bản thân tổ chức. Với InfoTrack, các tổ chức hành chánh nhà nước có thể kiểm soát các tiến trình xử lý hồ sơ một cách chặt chẽ và có hệ thống. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 50 Chƣơng V Ứng dụng ERP Trong Doanh Nghiệp Việt Nam I/-Triển khai Open ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam Tiếp cận, và triển khai giải pháp quản lý cho một doanh nghiệp cụ thể là một việc không đơn giản, mỗi một doanh nghiệp sẽ có một mô hình hoạt động, một yêu cầu về giải pháp, và nhất là có một đội ngũ nhân viên mà trình độ, và am hiểu về công việc, cũng như về phần mềm máy tính là hoàn toàn khác nhau và khác với các công ty khác, thậm chí là một công ty cùng ngành nghề với mình. CÁC BƢỚC TRIỂN KHAI OpenERP CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM. Căn cứ vào các yêu cầu về kế toán tài chính và môi trường làm việc ở Việt Nam cũng như kinh nghiệm triển khai mà GS đã có được trong quá trình cộng tác với tập đoàn phần mềm Tiny và kinh nghiệm thực tế trong triển khai cho các doanh nghiệp ở Việt Nam, chúng tôi đã rút ra các bước triển khai OpenERP ở Việt Nam bao gồm các bước sau: Phase 1: Business Overview Phase 2: Design & Training Phase 3: Go-live & Revolution Giai đoạn 1:(thường được gọi là Business Overview) bao gồm việc phân tích đánh giá các yêu cầu của doanh nghiệp về quản trị, dựa trên các báo cáo & phân tích của các nhà quản trị, cùng các qui trình hoạt động cụ thể hiện tại của doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, chúng tôi sẽ trình bày cho các nhà quản trị, cá nhân phụ trách chi tiết tính năng của giải pháp OpenERP, để các bạn hiểu rõ về lợi ích cũng như cơ chế vận hành của giải pháp. Đây là giai đoạn rất quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của dự án - kết thúc giai đoạn này chúng ta sẽ có các thông tin sau đây:  Qui trình xử lý nghiệp vụ (workflow): các nhân viên tư vấn triển khai của GS sẽ đề nghị với bạn một qui trình làm việc mới dựa trên nền tảng của qui trình làm việc hiện tại ở doanh nghiệp, và các qui trình làm việc chuẩn của OpenERP. Từ đây, chúng ta sẽ thống nhất một qui trình làm việc tối ưu nhất phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.  Hệ thống tài khoản: các nhân viên tư vấn triển khai cùng với kế toán trưởng, giám đốc tài chính sẽ cùng nhau thiết kế lại hệ thống tài khoản mới cho doanh nghiệp dựa trên các yêu cầu mới, và hệ thống tài khoản hiện tại của doanh nghiệp - một hệ thống tài khoản tài chính và một hệ thống tài khoản quản trị mới sẽ được thiết lập phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS - Vietnamese Accounting System) đồng thời phù hợp với các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 51  Các thiết lập về hệ thống mã code, công thức trong hệ thống: như qui định mã code mới của khách hàng, của nhà cung cấp, sản phẩm, thiết lập bảng giá, qui đổi đơn vị, công thức lương, thưởng, phụ cấp ... Đây là khoản thời gian gần như là dài nhất trong các giai đoạn triển khai giải pháp OpenERP. Trong thời gian này, chúng ta đồng thời cũng phải xem xét và thảo luận các vấn đề liên quan tới hệ thống phần cứng hiện tai, nhằm đáp ứng các yêu cầu cơ sở hạ tầng thông tin cho giải pháp OpenERP. Giai đoạn 2 - giai đoạn triển khai giải pháp, và chạy thử giải pháp Trong giai đoạn này, chúng tôi tập trung vào việc:  Thiết kế lại workflow, tùy chỉnh các form nhập liệu cho phù hợp.  Thiết kế các form mẫu cần thiết cho dự án, và triển khai các form mẫu này như: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn đầu ra, ....  Huấn luyện, đào tạo, chuyển giao công nghệ cho các nhân viên, quản trị, và trưởng các bộ phận của doanh nghiệp.  Chạy thử giải pháp: đây là thời điểm cho giải pháp hoạt động với số liệu thử, và quy trình thật mà hàng ngày nhân viên của doanh nghiệp phải xử lý.  Tinh chỉnh giải pháp: đây là khoản thời gian các tư vấn GS sẽ hiệu chỉnh lại toàn hệ thống, cung cấp đầy đủ các báo cáo, form mẫu trong quá trình huấn luyện đào tạo mà trong quá trình chạy thử giải pháp phát sinh, và các yêu cầu mà còn chưa hoàn thành trong phần đầu của giai đoạn này. Giai đoạn 3 - Giai đoạn đưa vào vận hành thật Đây là giai đoạn cuối cùng của việc triển khai giải pháp OpenERP cho doanh nghiệp, và bao gồm các công việc sau  Chuyển số liệu: chuyển số liệu cut-off, hoặc chuyển toàn bộ số liệu của doanh nghiệp, và cách thức ghi nhận nghiệp vụ hiện tại vào giải pháp OpenERP.  Kiểm tra lại toàn bộ hệ thống.  Cho giải pháp hoạt động thật với toàn thể nhân sự liên quan.  Hỗ trợ kiểm soát số liệu của tháng đầu tiên.  Hỗ trợ, bảo hành bảo trì giải pháp. Lưu ý: Tùy theo từng yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp mà các giai đoạn, các bước và các công việc trên có thể thay đổi cho phù hợp với phương pháp tiếp cận triển khai của các tư vấn viên của GS. Thời gian triển khai toàn bộ dự án vào khoảng 2 tháng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ như nhà phân phối với ít hơn 20 nhân viên, khoảng 3-6 tháng với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và đa dạng ngành nghề. Thời gian triển khai có thể lâu hơn tùy thuộc số phân hệ được triển khai, đặc thù ngành nghề cũng như sự phối hợp của các bên. II/-Ứng dụng INFOTRACK tại một số doanh nghiệp Việt Nam 1.Công ty FIDECO ứng dụng InfoTrack triển khai hệ thống thông tin quản lý và điều hành doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001. Công ty Fideco là một trong những công ty đầu tiên ở Việt Nam áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và hoạt động trong nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, gồm: kinh doanh xuất nhập khẩu, cho thuê văn phòng, đầu tư bất động sản, đầu tư tài chính,… Mặc dù Fideco đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng, nhưng Công ty cũng gặp không ít khó khăn trong việc kiểm soát hệ thống tài liệu – hồ Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 52 sơ của mình, do khối lượng phát sinh rất lớn cũng như nhu cầu cập nhật, cải tiến, tối ưu liên tục. Từ năm 2007, Fideco đã áp dụng giải pháp InfoTrack triển khai qui trình hóa các thủ tục chất lượng trên hệ thống máy tính. Đến nay, hầu hết tài liệu – hồ sơ lưu hành trong công ty đều ở dạng văn bản điện tử và áp dụng cho hầu hết các nghiệp vụ văn phòng, bao gồm các qui trình kiểm soát tài liệu nội bộ, tài liệu tham khảo, công văn đi – đến, thông báo, báo cáo, tờ trình, quyết định, hồ sơ hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng cho thuê văn phòng, hồ sơ dự án,… T ất cả được kiểm soát chặt chẽ theo qui trình từ khi khởi tạo cho đến khi kết thúc xử lý và lưu trữ trên hệ thống. Ngoài ra, InfoTrack còn cho phép tích hợp số liệu từ các hệ thống khác dưới dạng các báo cáo – thống kê liên quan đến các nghiệp vụ quản trị nhân sự, tài chính – kế toán, cổ đông – chứng khoán,… 2.Tổng công ty điện lực Tp Hồ Chí Minh triển khai hệ thống tông tin quản lý và điều hành công việc. Tổng công ty Điện lực TP.HCM (Dưới đây gọi ngắn gọn là Công ty) với hơn 7000 cán bộ, nhân viên và hơn 50 đầu mối phòng, ban, trung tâm và các công ty thành viên. Hàng ngày, trong toàn hệ thống phải xử lý hàng ngàn hồ sơ công văn đi-đến và công việc liên quan. Trước đây, Công ty sử dụng hệ thống email nội bộ để luân chuyển hồ sơ công văn – công việc, nhưng gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý điều hành công việc hàng ngày và quản lý lưu trữ hồ sơ. Sau khi triển khai áp dụng giải pháp “Hệ thống thông tin quản lý và điều hành công việc” của Công ty Infosoft, Công ty đã tiết kiệm được rất nhiều chi phí trong việc quản lý, in ấn và lưu trữ tài liệu - hồ sơ. Đặc biệt là việc giao và quản lý công việc trong toàn Công ty được thực hiện một cách có hệ thống, nhanh chóng, chính xác và thông suốt. 3.Công ty ASIACONTROL ứng dụng InfoTrack triển khai hệ thông thông tin quản lý hồ sơ dịch vụ giám định. Qua nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giám định hàng hóa xuất nhập khẩu, với gần 20 chi nhánh trãi rộng trên phạm vi cả nước và quốc tế, Công ty Asiacontrol gặp rất nhiều khó khăn trong việc kiểm soát quá trình xử lý hồ sơ giám định và điều hành công việc hàng ngày, nhất là đối với các chi nhánh ở xa. Từ năm 2005, Công ty Asiacontrol đã áp dụng giải pháp phần mềm InfoTrack thiết lập qui trình quản lý hồ sơ giám định trên hệ thống mạng máy tính, triển khai sử dụng trên phạm vi toàn Công ty cho đến nay. Sau khi áp dụng giải pháp InfoTrack, Công ty Asiacontrol đã có thể kiểm soát nội dung chi tiết của từng hồ sơ cũng như quá trình cập nhật từ khi khởi tạo đến khi kết thúc và lưu trữ trên hệ thống, các số liệu báo cáo – thống kê luôn sẵn sàng, chỉ cần click chuột là có ngay. Công ty có thể đo lường và đánh giá hiệu suất công việc cho từng bộ phận, chi nhánh và đến từng cá nhân một cách nhanh chóng và chính xác. Tổng giám đốc Công ty cũng như các cấp quản lý có thể thực hiện quyền giám sát và quán xuyến công việc ở mọi lúc, mọi nơi thông qua mạng Internet. Ngoài ra, Công ty còn tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc in ấn và quản lý lưu trữ hồ sơ. III/Các yếu tố thành công và thất bài trọng việc triển khai ERP tại Việt Nam. Để đánh giá hiệu quả của một dự án triển khai ERP thành công hay không tại thị trường Việt Nam thì trong suốt thời gian qua cũng đã có nhiều nhận định khác nhau. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 53 Tuy nhiên, lại chưa có sự thống kê và phân tích con số một cách cụ thể về các dự án thành công và thất bại cũng như chi phí bỏ ra để có được một hệ thống ERP hiệu quả. Lợi ích của việc áp dụng hệ thống ERP đã có rất nhiều bài viết nên tôi không bàn về sâu về vấn đề này. Chúng ta hãy đi vào phân tích thực tế phương pháp luận triển khai hệ thống ERP nước ngoài tại Việt Nam. ERP của nước ngoài xuất phát từ các nước phát triển do đó được xây dựng trên một nền tảng trình độ quản lý kinh tế rất cao. Từ quy trình làm việc, cho đến việc thu nhận thông tin, phản ánh dữ liệu thông tin và phân tích các hoạt động kinh tế đa chiều. Do đó, hệ thống ERP của họ mang tính quản trị cao, và có thể nói đáp ứng gần như hoàn toàn việc xử lý thông tin các hoạt động của một doanh nghiệp. Vậy thực tế phƣơng pháp luận triển khai tại Việt Nam thế nào? Trước tiên có thể nói khái quát về trình độ quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam nói chung chưa được cao, chưa có cái nhìn toàn diện và tổng thể trong việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu. Các quy trình hoạt đồng vẫn mang tính đơn lẻ, rời rạc và lập kế hoạch mang tính chắp vá. Điều này có lẽ là thói quen mang tính cố hữu của nhiều người Việt Nam, do đó khi quyết định áp dụng một hệ thống ERP thì đã có những cái nhìn sai lệch: Về phía doanh nghiệp: Quan niệm ERP sẽ thay toàn bộ sức người. ERP sẽ giải quyết mọi vấn đề khó khăn của doanh nghiệp. Điều này hoàn toàn sai lầm, về bản chất đó chỉ là một phần mềm, một công cụ để ghi nhận, phản ánh, xử lý và phân tích dữ liệu. Việc nhìn nhận của người quản lý về báo cáo này sẽ đưa đến quyết định cho hoạt động của doanh nghiệp mình. Về phía đơn vị triển khai: Khi bán hệ thống cố gắng tối đa hóa giá trị phần mềm bằng các module, số người sử dụng và tai hại hơn cả là tập trung vào việc giải quyết các yêu cầu không mang tính hệ thống quản trị chuẩn mực của khách hàng. Điều này dẫn đến việc chủ yếu tập trung nguồn nhân lực để can thiệp vào cấu trúc (customize) hệ thống. Hệ quả là những thiệt hai cho cả hai bên, đồng thời dự án triển khai ERP thành công không nhiều, mà thất bại lại không ít. Có thể kể ra một số những thiệt hại mà hai phía phải gánh chịu. Về phía doanh nghiệp: - Tốn kém chi phí một cách không cần thiết do chi phí mua phần mềm bị thổi lên quá cao, - Dự án triển khai tốn nhiều thời gian ( ít nhất là 6 tháng ) - Huy động nhiều nhân lực - Phá vỡ cấu trúc hoạt động một cách không cần thiết - Tốn kém thêm chi phí khi hệ thống phải thay đổi theo tình hình phát triển của thị trường, của chính sách nhà nước. - Khó khăn trong việc nâng cấp phần mềm từ nơi sản xuất phần mềm (Công ty mẹ viết ra phần mềm ) - Doanh nghiệp dễ lâm vào tiền mất tật mang do dự án kéo dài không đưa vào sử dụng được, gây tranh chấp hợp đồng. Về phía đơn vị triển khai: - Tốn kém chi phí khi kéo dài thời gian triển khai. - Chứa đựng nguy cơ thất bại cao do sự thay đổi về nhân sự (mỗi lập trình viên vào phá tung hệ thống để lập trình rồi lại bỏ dở công việc) - Thiệt hại do tranh chấp hợp đồng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 54 - Tất cả các đơn vị triển khai hàng đầu của Việt Nam hiện nay không dám thống kê các dự án thất bại hoặc bị kéo dài đến vài năm. Thực tế này đã được kiểm chứng thực tế trên thị trường, Ví dụ Tập đoàn G đã triển khai 3 năm mà không hoàn tất và nghiệm thu được. Hoặc có đơn vị triển khai tư vấn cho Công ty C với số user rất không hợp lý, cụ thể là nhân viên trực lễ tân không biết gì về máy tính, công việc hàng ngày là chỉ nghe điện thoại được sử dụng 1 user… Vậy đâu là phƣơng pháp triển khai tối ƣu cho Doanh nghiệp và Đơn vị triển khai ? Theo tôi về cơ bản để triển khai dự án ERP chúng ta có thể chia ra làm 2 giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Tập trung vào phân tích và tư vấn cho khách hàng hệ thống quản trị doanh nghiệp. Chứng minh khả năng đáp ứng của phần mềm. Giai đoạn 2: Sẽ như cách thự hiện hiện nay của các đơn vị trí khai như là cấu hình hệ thống, cài đặt, xây dựng và nhập liệu, đào tạo, vận hành thử, chỉnh sửa… Thời gian ước tính khoảng từ 1- 4 tháng tùy từng quy mô của doanh nghiệp với các bước tiến hành chủ yếu như sau : a. Thiết kế và cấu hình hệ thống b. Cài đặt, chuyển giao, đào tạo c. Vận hành hệ thống d. Bảo hành sau triển khai Điểm mấu chốt trong giai đoạn 2 nhìn thì chúng ta sẽ thấy có nhiều bước thực hiện, dài dòng nhưng thực ra chỉ là những tác nghiệp cụ thể hóa các công việc đã được xác nhận từ giai đoạn 1. Nếu nói như vậy thì giai đoạn 2 sẽ gần như không có rủi ro? Chúng tôi xin thưa rằng thực ra giai đoạn này cũng chứa đựng rất nhiều rủi ro tác động đến sự thành bại của của dự án. Ở phần giai đoạn 1 chúng ta đã giải quyết được về mặt cấu trúc thiết kế và quy trình vận hành của toàn hệ thống, thì giai đoạn này phải đối mặt với những tác nghiệp hàng ngày thực tế của doanh nghiệp. Qua những thực tế về kết quả các dự án thành công, thất bại của thì trường đã làm cho các chủ doanh nghiệp hoài nghi về tính khả thi, tác dụng của việc áp dụng ERP trong công tác quản lý. Tuy nhiên qua những đánh giá về thực tế một cách khách quan như vậy chúng ta cần phải hiểu rằng áp dụng ERP đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như : tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao giá trị doanh nghiệp, tăng khả năng cạnh tranh. Nhưng để làm được điều đó các doanh nghiệp cũng cần phải hiểu và lựa chọn đúng hệ thống ERP mà mình cần, lựa chọn đơn vị triển khai tốt. Đồng thời hệ thống ERP đó phải được phát triển bởi các công ty, tập đoàn nổi tiếng thế giới, họ là những người nắm bắt và tạo ra xu thế phát triển của thị trường công nghệ. Điều đó đem lại giá trị sử dụng sản phẩm 1 cách bền vững và lâu dài. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 55 Tài liệu tham khảo: 1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – Võ Văn Huy & Huỳnh Ngọc Liễu – NXB Khoa Học và Kỹ Thuật. 2. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – Trương Văn Tú & Trần Thị Song Minh – NXB Thống Kê 3.Website: ERP softwave, Enterprise Resource Planning,ERP Vendors,ERP Systems,ERP Guide: 4. Website ERP Việt Nam 5. Website Cộng đồng ERP Việt Nam 6. Website Tƣ Vấn ERP – Vì cộng đồng ERP Việt Nam 7. Tìm hiểu ERP trên Wikipedia 8. Diễn đàn ERP Việt Nam Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 56 MỤC LỤC Chƣơng I – Một Số Khái Niệm Cơ Bản ............................................................2 I/-Hệ thống thông tin quản lý .....................................................................................2 II/- Khái niệm ERP ....................................................................................................6 Chƣơng II – Chức Năng ERP ............................................................................20 I/-Các chức năng cơ bản của ERP .............................................................................20 II/-Quản lý Kế Toán ..................................................................................................20 III/-Quản lý Tài Chính ...............................................................................................23 IV/-Quản lý Kho Hàng...............................................................................................25 V/-Quản lý Bán Hàng ................................................................................................27 VI/-Quản lý Nguồn Nhân Lực ...................................................................................28 VII/-Quản lý Sản Xuất ...............................................................................................30 VIII/-Quản lý cung ứng .............................................................................................33 IX/-Quản lý Cơ Sở Vật chất.......................................................................................34 X/-Các chứng năng liên quan đến kinh doanh ...........................................................35 Chƣơng III – Xây Dựng Hệ Thống ERP ...........................................................37 I/-Bắt đầu với ERP .....................................................................................................37 II/-Các phân hệ của ERP ............................................................................................38 III/- Năm bước làm việc với ERP .................................................. 38 Chƣơng IV – Phần mềm ERP ............................................................................41 I/-Chức năng ..............................................................................................................41 II/-Tác dụng ..............................................................................................................41 III/- Một số phần mềm ERP .......................................................................................42 Chƣơng V - Ứng dụng ERP Trong Doanh Nghiệp Việt Nam .........................50 I/-Triển khai Open ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam .........................................50 II/-Ứng dụng INFOTRACK tại một số doanh nghiệp Việt Nam ...............................50 III/Các yếu tố thành công và thất bài trọng việc triển khai ERP tại Việt Nam ..........52