Đề tài Tình hình thực tế kế toán quá trình luân chuyển hàng hoa tại trung tâm thương mại điện máy - Công ty CP Điện Máy Tp Hồ Chí Minh

n hàng qua kho có 2 hình thức: Phuơng thức chuyển hàng: giống như phuơng thức chuyển hàng trong quá trình mua hàng nhưng hàng hóa trong quá trình chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Thời điểm xác định tiêu thụ đối với phuơng thức này là khi bên mua nhận đuợc hàng, đồng thời đã thanh tóan tiền hàng cho doanh nghiệp hoặc chấp nhận thanh toán. Phương thức nhận hàng trực tiếp: khách hàng sẽ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp, hàng hóa đuợc xác định tiêu thụ khi bên mua đã nhận hàng và ký vào hóa đơn mua hàng. + Bán hàng không qua kho: có 2 phuơng thức. Giao hàng tay ba: Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi thẳng cho bên mua bằng phuơng tiện thuê ngoài. Hàng hóa gửi đi vẫn còn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi nào bên mua nhận đuợc hàng và chấp nhận thanh tóan thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu. Giao hàng chuyển thẳng: nếu không đuợc tham gia thanh tóan, kế tóan chỉ theo dõi số hoa hồng đuợc huởng từ nghiệp vụ mội giới cho nhà cung cấp hay cho khách hàng. - Bán lẻ Khi xuất kho hàng hóa ra quầy bán lẻ thì không thể hiện trên cơ sở nghiệp vụ giữa thủ kho va quầy. Cuối ngày nhân viên lập báo cáo phản ánh số luợng và trị giá hàng đã bán. Cuối tháng kế tóan căn cứ vào báo cáo bán hàng và phiếu nộp tiền hàng trong tháng để lập hóa đơn bán lẻ và ghi nhận doanh thu đồng thời ghi nhận giá vốn của hàng bán lẻ tháng. + Chứng từ Hóa đơn bán hàng. Hóa đơn giá trị gia tăng. Phiếu xuất kho. Bảng kê bán lẻ hàng hóa. 1.2.2.3 Kế tóan chi tiết Tuơng tự như kế tóan chi tiết quá trình mua hàng hóa, nhưng thực tế phuơng pháp ghi thẻ song song phổ biến hơn. Trong phuơng pháp này kế tóan còn mở them sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết các khỏan giảm trừ doanh thu, sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Sổ chi tiết các khỏan giảm trừ doanh thu Bảng tổng hợp chi tiết tài khỏan doanh thu Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Sổ chi tiết giá vồn hàng bán Bảng chi tiết tài khỏan giá hàng bán Chứng từ gốc Ghi chú: :Ghi hàng ngày :Ghi hàng tháng 1.2.2.4 Kế tóan tổng hợp - TK 511: DTBH & CCDV bên ngoài doanh nghiệp. - TK 512: DTBH & CCDV trong nội bộ DN 511,512 - Các khỏan giảm trừ DT - Ghi nhận DT phát sinh trong kỳ - Thuế XK, TTĐB, VAT tính theo Phuơng pháp trực tiếp phải nộp - Kết chuyển doanh thu thuần túy trong kỳ - TK 521: chiết khấu thuơng mại. TK 531: DT bán hàng bị trả lại. TK 532: phản ánh khỏan giảm giá 521, 531, 532 Khỏan CKTM, DT bán hàng - Cuối kỳ kết chuyển vào TKDT bị trả lại, khỏan giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ Các TK khác liên quan: 131, 3387, 111, 112 Trình tự hạch tóan 1.2.2.5 Kế tóan chi phí hàng hóa - Chi phí mua hàng hóa biểu hiện bằng tiền của tòan bộ khỏan hao phí về lao động đời sống và lao động vật chất mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hóa. - Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm: + Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hóa, bảo quản hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp. + Chi phì bảo hiểm. + Tiền thuê kho, bãi. + Các khỏan hao hụt tự nhiên trong quá trình định mức, quá trình thu mua. + Các chi phí khác phát sinh. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán = Chi phí mua hàng còn lại chưa phân bổ ĐK + Chi phi mua hàng PS trong kỳ x Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ + Trị giá mua của hàng tồn CK 1.2.2.6 Kế tóan hàng tồn kho Điều kiện ghi nhận hàng tồn kho Hàng tồn kho phải thỏa mãn 2 điều kiện sau: + Phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hoặc quyền kiểm sóat quản lý của doanh nghiệp. + Có chu kỳ vận động ngắn từ duới 1 năm. Kế tóan chi tiềt Có 3 phuơng pháp giống như kế tóan chi tiết quá trình mua hàng. Kế tóan tổng hợp TK sử dụng: TK 151, 156, 157 Phuơng pháp hạch tóan: 151,156,157 SDĐK:xxx Ghi tăng phát Ghi giảm phát sinh trong kỳ sinh trong kỳ SDCK: xxx Công thức Tồn cuối= Tồn đầu + Nhập – Xuất CHƯƠNG II GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI ĐIỆN MÁY 2.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI ĐIỆN MÁY 2.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành công ty Điện máy Tên doanh ngiệp: Công ty CP Điện Máy Tp Hồ Chí Minh Tên giao dịch : TONIMAX..HCM Trụ sở đặt tại : 29 Tôn Đức Thắng, Quận 1, Tp Hcm Điện thoại: 08.38291264 Fax : 08.38231542 - Công ty điện máy Tp Hcm chính thức thành lập ngày 25/08/1993 theo quyết định số 6018 BTM ngày 25/08/1993 của bộ thương mại, với nhiệm vụ mua bán xuất nhập khẩu cáx mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng…. - Công ty điện máy là một doanh nhiệp nhà nước trực thuộc Bộ Thương Mại, một tổ chức có tư cách pháp nhân đối nội và đối ngoại trong hoạt động xuất nhập khẩu, Trực tiếp khai thác các nguồn hàng trong và ngoài nước. -Tiền thân là Công ty Điện Máy Kim Khí Hoá Chất và vật liệu Xây Dượng cấp 1, thành lập ngày 25/09/1975 thuộc tổng công ty công nghệ phẩm nha nội thương. 2.1.2. Lịch sử hình thành Trung Tâm Thương Mại Điện Máy Từ ngày thành lập Công ty Điện máy TP Hcm do nhu cầu phát triển ngày càng tăng muốn mở rộng thị trường đòi hỏi công ty phài có mạng lưới phân phối hiệu quả thông qua các cửa hàng trung tâm. Mục tiêu đáp ứng kịp thời thị hiếu người tiêu dùng, tạo thuận lợi cho việc giới thiệu sàn phẩmđến tay người tiêu dùng và phát triểnn địa bàn bán buôn, bán lẻ còn hạn hẹp. - Xét tình hình thực tế và kiến nghị của Trưởng phòng tổ chức căn cứ vào Quyết định số 999/TM-TCBB ngày 01/09/0993 củ bộ Thương mại vể việc phân cấp quản lý công tác tổ chức cán bộ, công ty quyết định thành lập các công ty buôn bán trực thuộc của Công ty Điện Máy và trong đó Trung Tâm Điện Máy vào ngày 01/03/1997 là một trong những chi nhành của công ty. Tên đơn vị : Trung Tâm Thương Mại Điện Máy Trụ sở liên lạc: 223-231 Ngô Gia Tự , Phường 3, Quận 10 TP HCM Điện thoại: 08.38355452 Fax 08.38353176 Trực thuộc: Công ty CP Điện Máy TP HCM - Hiện nay Trung Tâm Thương Mại Điện Máy kinh doanh bán buôn, bán lẻ các mặt hàng điện máy theo sự chỉ đạo cuả Công Ty Điện máy. Việc kinh doanh của trung tâm đang thuận lợi và ngày càng phát triển với nhiều mặt hàng mẫu mã đẹp, chất lượng cao và giá cả phù hợp như: Philip, Samsung, Toshiba….. 2.2.QUY MÔ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM 2.2.1 Qui mô Tổng số nhân viên :21 người , trong đó nhân viên quản lý 9 người, Nguôn vốn: Vốn cố định: Không có Vốn lưu động: 1.400.000 đồng 2.2.2 Chức năng Trung Tâm hoạt động kinh doanh theo chức năng và ngành nghề theo đúng luật doanh nghiệp nhà nước, Trung tâm có con dấu riêng( được Công Ty CP Điện Máy cho vay vốn). Chức năng hoạt động chủ yếu của Trung Tâm là bán buôn, bán lẻ các mặt hàng điện máy. 2.2.3 Nhiệm vụ - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nhập khẩu thao các hợp đồng đã ký với nước goài, chịu trách nhiệm trước cấp chủ quản và khách hàng về cam kết của Trung Tâm với các đối tác niên hạn của hợp đồng xây dựng kết hoạch nhập khẩu của những mặt hàng nhằm đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. - Bảo tồn và phát triển nguồn vốn được cấp trên cho vay, tự chủ tài chính, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, tụ trang trải vốn, đảm bảo đầu tư, mở rộng kinh doanh hàng hoá, tự bù đắp chi phí. -Tuân thủ chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính và xuất nhập khẩu của nhà nước . - Thực hiện tốt chính sách tổ chức cán bộ, chế độ quản lý tài sản lao động, tiền lương, bảo đảm công bằng xã hội, đào tạo bồi dưỡng không ngừng nâng cao trình độ quản lý, tay nghề cho các cán bộ công nhân viên trong trung tâm. -Làm tốt công tác bảo hộ an toàn lao động, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghiã, bảo vệ an ninh, làm trọn nghiã vụ quốc phòng. 2.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRUNG TÂM 2.3.1. Cơ cấu tổ chức chung GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC P. Kế toán P. Kinh doanh P. Bảo hành Tổ bán lẻ Tổ bán buôn Tổ vận chuyển 2.3.2. Chức năng nhiệm vụ bộ máy quản lý 2.3.2.1 Ban giám đốc - Đứng đầu là giám đốc trung tâm do Công ty Điện Máy bổ nhiệm với nhiệm vụ là tổ chức và điều hành mọi hoạt động của trung tâmsao cho có hiệu quả theo sự giám sát của công ty. Chịu trácg nhiệm toàn bộ trước công ty về tình hình kinh doanh của toàn trung tâm. - Bên cạnh giàm đốc là phó giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ hổ trợ, giúp đỡ cho giàm đốc điều hành quản lý trung tâm. Đồng thời ngoại giao với các công ty khác để ký hợp đồng mua bán nhằm góp phần cho việc kinh doanh ngày càng phát triển. 2.3.2.2 Phòng kế toán - Phản ánh kịp thời, chính xác về tình hình dự trữ hang hóa và tình hình mua bán hang hóa tại trung tâm. - Bảo quản an toàn các loại hàng hóa từ nhận được hàng trên cả hai mặt chất lượng lẫn số lượng. - Chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng và lãi vay đúng hạn cho Công ty Điện máy (Công ty nhận nhập ủy thác) trên cơ sở kiểm tra chặt chẽ các chứng từ mua hàng và kiểm nhận hàng. - Thực hiện tốt công tác kiểm kê và quản lý chặt chẽ tình hình xuất nhập hàng. - Phụ Trách công nợ với Công Ty Điện Máy và khách hàng, nhà cung cấp. Hàng tháng báo cáo đầy đủ kết quả hoạt động kinh doanh của Trung Tâm về công ty: bảng kê khai thuế hang tháng và các chế độ về lương, BHYT, KPCĐ của toàn trung tâm. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối vớ nhà nước. - Phối hợp tổ chức kinh doanh xây dựng giá bán, cùng đưa lên chương trình khuyến mãi, hội chợ phục vụ cho bán hàng. - Đảm bảo kịp thờo cung cấp đầy đủ số liệu kế toán cho lãnh đạo tùng kỳ và đột xuất khi lãnh đạo yêu cầu. 2.3.2.3. Phòng Kinh doanh -Tổ buôn bán: + Thực hiện việc tìm nguồn hang kinh doanh bán sĩ và lẻ nhằm làm phong phú lực lượng hàng hóa phục vụ người tiêu dung trong nước. +Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc tổ chức mạng lưới kinh doanh của trung tâm, hướng dẩn về ngiệp vụ kinh doanh cho nhân viên showroom. -Tổ bán lẻ: +Nắm vững các nghiệp vụ bán hangchỉ tiêu kỹ thuật, hướng d6a4n nhân viên bán hang sử dụng các sản phẩm hiện có và các sản phẩm mới. + Thường xuyên có mạt tại cửa hang giải đáp thắc mắc, hướng dẫn cho khách hang sử dụng sản phẩm. +Ghi chép đầy đủ tình hình hang hóa ra vào, báo cáo bán hang theo mẫu quy định sẵn. +Viết phiếu bảo hành và thu tiền bán hang lẻ, ghi biên nhận khi nhập hang lẻ + Giám sát thủ kho xuất hang, giám sát bán lẻ. + Thực hiện việc giao nhận hàng với bảo vệ. - Tổ vận chuyển: + Chịu trách nhiệm vận chuyển, bóc dỡ hang hóa, bảo quản hàng hóa không bị hư hỏng khi vận chuyển hàng. + Bảo đảm đúng thời hạn, giao hàng đúng thời điểm. 2.3.2.4 Phòng bảo hành - Phải luôn giữ thái độ hòa nhã, lịch thiệp với khách hang. Nhiệt tình hướng dẫn khách hang sử dụng sản phẩm cũng như giải đáp thắc mắc khi khách hàng cần. - Bảo hành miễm phí các sản phẩm do Trung Tâm kinh doanh khi thỏa mãn những điệu kiện bảo hành hợp lệ kèm theo mỗi sản phẩm. - Sửa chữa tính phí những sản phẩm không do Trung Tâm kinh doanh nhưng khách hàng có yêu cầu sữa chửa. 2.3.3 Tổ chức bộ máy kế tóan và công tác kế tóan tại Trung Tâm 2.3.3.1 Sơ đồ bộ máy kế tóan Kế tóan truởng Kế tóan hàng hóa Kế tóan công nợ +kho Kế tóan tiền mặt Thủ quỹ 2.3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng kế tóan - Kế tóan truởng Phụ trách công nợ với Công Ty Điện máy. Theo dõi các lô hang nhập khẩu thông qua công ty về số luợng, trị giá, thời hạn thanh tóan. - Lên báo cáo tổng hợp nộp công ty hàng tháng kê khai thuế và chế độ luơng, BHXH, BHYT của tòan Trung Tâm. - Kế tóan hàng hóa Căn cứ báo cáo bán hang trực tiếp lên báo cáo trên máy. Hàng ngày đọc kiểm tra báo cáo bán hàng, chịu trách nhiệm với lãnh đạo khi có sai sót trong báo cáo. - Hàng tháng cùng với thủ kho đối chiếu tồn kho, kiểm kê thực tế kho hang và theo dõi kho hang. - Khi có phát sinh bất thuờng lien quan đến công nợ, hàng hóa phải báo cáo ngay với lãnh đạo Trung Tâm. - Kế tóan công nợ - kho Hàng ngày kiểm tra biên nhận, hóa đơn nhập kho do quầy bán lẻ báo cáo hàng chuyển lên. Cùng với thủ kho đối chiếu số luợng nhập và xuất trong ngày. Hàng tháng cùng với kế tóan hàng hóa kiểm kê hàng hóa về số luợng tồn kho thực tế theo định kỳ vào ngày 15 và 30 hàng tháng. Theo dõi công nợ khách hàng. Lập bản xác nhận công nợ đối với khách hàng đến hạn thanh tóan. Lên chi tiết khách hàng mua lẻ hàng tuần. - Kế tóan tiền mặt Viết hóa đơn cho khách hàng Viết phiếu thu chi theo hóa đơn mua và bán hàng. Phải lên cân đối được NKCT số 5 ngày 30 hànng tháng cho kế tóan truởng lên báo cáo. - Thủ quỹ Quản lý tiền mặt tại Trung Tâm, chi thu theo lệnh lãnh đạo Trung Tâm ký duyệt. Hàng ngày khóa két , niêm phong cẩn thận. Báo cáo quỹ hàng ngày căn cứ trên báo cáo bán hàng. Cân đối quỹ cuối tháng báo cáo cho công ty. Hàng ngày căn cứ danh sách nợ và biên nhận trực tiếp đi thu hồi công nợ khách hang cùng với nhân viên bán hàng. 2.3.3.3 Hình thức kế tóan Sơ đồ chuyển chứng từ tại trung tâm Nhật ký chứng từ Sổ quỹ Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ kế tóan chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê Chứng từ gốc Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Hiện nay trung tâm đang sử dụng hệ thống kế tóan thống nhật ban hành theo quyết định số 1141 TC/ QĐ/ CĐKT này 01/11/1995, đã chỉnh lý bổ sung theo thông tư 89/2002/TT- BTC ban hành này 09/10/2002 của bộ Tài chính, trong phạm vi họat đông của mình Trung tâm đã sử dụng một số tài khỏan, kể cả tài khỏan cấp II để phục vụ công tác hạch tóan. Trung tâm sử dụng phuơng pháp kế tóan hàng tồn kho theo phuơng pháp kê khai thuờng xuyên. CHƯƠNG III TÌNH HÌNH THỰC TẾ KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI ĐIỆN MÁY TÌNH HÌNH THỰC TẾ 3.1ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH HÀNG HÓA TẠI TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI ĐIỆN MÁY 3.1.1Đặc điểm Trung tâm thương mại điện máy là nơi chuyên kinh doanh các mặt hàng điện tử, điện gia dụng, điện lạnh của các nổi tiếng như Philips, Toshiba, Panasonic, Samsung… Với những sản phẩm mẫu mã đẹp, chất lượng cao, giá cả phù hợp với túi tiền người tiêu dùng. 3.1.2 Tổ chức kinh doanh - Doanh nghiệp thương mại được xem là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dung giúp cho sự lưu thông hàng hóa dễ dàng hơn. Đặt biệt trong những năm gần đây khi nền kinh tế nước ta đang ngày càng phát triển cùng với tiến trình hội nhập quốc tế. Nhờ vậy mà vai trò doanh nghiệp thương mại ngày càng được chú trọng và đề cao thong qua quá trình lưu chuyển hàng hóa. - Do hàng hóa đa số là hàng nhập khẩu từ nước ngoài về thông qua sự ủy thác nhập cho trong nước. Việc thanh toán hàng nhập khẩu phụ thuộc vào những điều khoản ký kết trên từng hợp đồng được giao ước giữ nhà cung cấp và trung tâm. Hiện nay trung tâm mua hàng nhập khẩu theo điều kiện CIF tức là “ tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí”. Theo điều kiện này người bán phải ký hợp đồng vận chuyển, trả trước phí vận chuyển để chở hàng đến cảng đích, xin giấy phép xuất khẩu là thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng hóa đồng thời chịu mọi rủi ro phí tổn cho việc đó. Bên cạnh đó bên bán phải mua bảo hiểm hàng hải để tránh rủi ro hư hại, mất mát hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Hàng nhập khẩu mua ở trong nước thì được thanh toán căn cứ vào thỏa thuận mua bán được ký kết trong hợp đồng giữa Trung tâm và đơn vị bán hàng. Trung tâm nhận hàng và thanh toán tiền hàng khi có hóa đơn và vận đơn đầy đủ. Chịu mọi phí tổn khi hàng được giao tại cảng bốc hàng. - Hoạt động kinh doanh Trung tâm được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ chủ yếu dựa trên cơ sở khối lượng hàng mua vào và bán ra. Vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa được xem là trọng tâm của toàn bộ công tác kế toán Trung Tâm. 3.1.3 Sơ lược về tình hình mua bán của trung tâm những năm gần đây. Chỉ tiêu Quý III-2008 Quý IV-2009 - Doanh thu bán hàng - Giá vốn hàng bán - Chênh lệch giữa giá mua và bán 16.164.965.562 15.385.923.569 779.041.993 17.433.513.363 16.457.745.751 975.767.612 Nhìn chung việc mua bán của Trung Tâm rất thuận lợi, doanh thu bán hàng tăng theo từng theo từng tháng. 3.2KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG 3.2.1Các phương thức mua hàng 3.2.1.1Mua hàng từ các công ty thương mại trong nước Mua hàng trực tiếp Trung tâm căn cứ vào hợp đồng mua bán thỏa thuận với bến bán cử nhân viên thu mua của mình đến tại kho của mình đến tại kho đơn vị bán để nhận hàng. Sau khi kiểm nhân đủ số hàng như trên hợp đồng nhân viên thu mua sẽ ký xác nhận vào chứng từ” Hóa đơn GTGT”về số hàng thực nhận. Sau đó chuyển hàng và hóa đơn cùng về kho trung tâm. Hóa đơn GTGT sẽ nộp về phòng kế toán để ghi sổ và làm căn cứ để thanh toán tiền hàng. Mua hàng theo phương thức chuyển hàng Bên bán sẽ căn cứ hợp đồng mua bán đã ký kết với Trung Tâm có trách nhiệm chuyển hàng hóa đến và giao tại kho Trung Tâm. Đồng thời khi giao hàng phải kèm theo chứng từ:” Hóa đơn GTGT” do bên bán lập gửi đến cho Trung tâm. Trong đó ghi rõ số lượng chất lượng, đơn giá từng mặt hàng, thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán. Chứng từ sẽ được dùng làm căn cứ để kế toán ghi số và tiến hành thanh toán tiền hàng cho đơn vị bán. 3.2.1.2 Nhập ủy thác Theo hình thức này Công ty Điện Máy sẽ làm toàn bộ công việc của một đơn vị thực tiếp nhập khẩu. Tuy nhiên tất cả các chi phí trong quá trình thu mua sẽ do Trung Tâm chịu. Nguyên tắc-thủ tục- chứng từ ban đầu. Khi ủy thác nhập lô hàng trung tâm làm các công việc sau: + Liên hệ với Công Ty Điện Máy ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu. + Chịu chi phí lưu kho, bốc vác và chi phí khác lien quan đến quá trình mua hàng. + Phối hợp với Công Ty Điện máy làm thủ tục nhập kho. Nhận hàng khi có thông báo của công ty. + Trả phí hoa hồng của Công ty Điện Máy bằng tỷ lệ phần trăm trên tổng doanh thu ngoại tệ theo điều kiện CIF + Phối hợp với công ty nhận ủy thác khiếu nại nếu có. Nguyên tắc đánh giá hàng nhập khẩu: - Ghi nhập kho của nhập khẩu là giá mua thực tế ghi trên hóa đơn người bán (Giá CIF), được qui đổi ra tiền Việt Nam theo tỉ lệ thực tế tại thời điểm nhận hàng cộng thuế nhập khẩu và chi phì thu mua hàng. - Thếu GTGT hàng nhập khẩu được xem là thế GTGT đầu vào được khấu trừ. - Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu = (Giá nhập khẩu + thuế nhập khẩu) x thuế suất thuế GTGT. Thông thường thuế suất GTGT của trung tâm là 10% Nguyên tắc kiểm nhận hàng nhập kho: - Khi kiểm nhậ hàng hóa căn cứ vào chứng từ của bến bán, vận đơn của chủ phương tiện vận tải và chứng từ mua hàng khác để kiểm tra về số lượng hàng thực tế đã nhận 3.2.1.3 Tính giá hàng mua - Trị giá vốn hàng mua chính là trị giá của hàng hóa bao gồm: giá mua thực tế và các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. - Kế toán kho hàng lập phiếu nhập kho và căn cứ vào bảng kê chi tiết hàng mua để tiến hành tính giá vốn. - Trong quá trình mua hàng có phát sinh chi phí, những chí phí này đều hợp lệ sẽ được tính vào trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa Trị giá hàng mua thực tế = Trị giá mua theo hóa đơn + Chi phí mua hàng - Chiết khấu mua hàng - Giảm giá mua hàng 3.2.2Chứng từ và luân chuyển chứng từ - Đối với trường hợp mua hàng trong nước: Chứng từ là hóa đơn bán hàng, do người bán lập giữ liên 1, liên 2 giao cho khách hàng để làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. - Hợp đồng: Là chứng từ thảo thuận giữa hai bên, trong đó qui định trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bên trong việc cung ứng hàng hóa, giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán. - Riêng đối với trường hợp nhập khẩu ủy thác chứng từ thêm: Invoice, Packing list, C/O, C/Q, hóa đơn bảo hiểm…. Sơ đồ luân chuyển chứng từ: PHÒNG KINH DOANH NGƯỜI BÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN HÀNG HÓA BỘ PHẬN NHẬN HÀNG KHO NHU CẦU MUA HÀNG HĐ. MUA BÁN (1) (2) (6) (3) (3) (5) (4) Ghi chú: Bộ phận bán hàng đề nghị mua hàng. : Trưởng bộ phận mua hàng duyệt, quyết định mua hàng và lập hợp đồng mua hàng. Nếu chấp nhận các điều khoản trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ ký và chuyển hợp đồng cho người mua. Hợp đồng lập thành 02 (hoặc 04) bản mỗi bên giữ 01 (hoặc 02) bản để làm chứng thừ theo dõi việc giao hàng. : Bộ phận nhận hàng (thủ kho) có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa và làm thủ tục nhập kho, chuyển hóa đơn mua hàng và chấp nhận thanh toán cho kế toán công nợ. : Thủ kho tiến hành nhập kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán hàng hóa. : Kế toán hàng hóa ghi nhận chi tiết hàng vào thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán để làm căn cứ thanh toán. : Kế toán công nợ đối chiếu hóa đơn, hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho và theo dõi tài khoản phải trả cho ngươi bán 3.2.3 Kế toán chi tiết Trung tâm áp dụng phương pháp ghi thẻ song song : - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi số lượng hàng hóa vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại hàng trên thẻ kho. - Phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết hàng háo, để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn của từng loại hàng hóa cả về mặt số lượng lẫn chất giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận các chứng từ nhập xuất hàng hóa được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết nhập, xuất, tồn hàng hóa. - Mẫu phiếu nhập kho hàng máy xay sinh tố HR 1701 ngày 01/12/2008 COÂNG TY ÑIEÄN MAÙY TRUNG TAÂM TM ÑIEÄN MAÙY PHIEÂU NHAÄP KHO Ngaøy 01 thaùng 12 naêm 2008 Hoï teân ngöôøi giao haøng: Coâng ty Ñieän Maùy TP Theo: Hoùa ñôn soá 22782 ngaøy 01 thaùng 12 naêm 2008 Nhaäp taïi kho: 229-231 Ngoâ Gia Töï - Q10 STT Teân saûn phaåm haøng hoùa Maõ soá Ñôn vò tính SOÁ LÖÔÏNG Ñôn giaù Thaønh tieàn Ch töø Thöïc nhaäp 1 Maùy xay ST HR 1701 Caùi 62 330,000 20,460,000 Coäng 62 20,460,000 Nhaäp, ngaøy 01 thaùng 12 naêm 2008 Phuï traùch cung tieâu Ngöôøi giao haøng Thuû kho (Kyù, hoï teân) (kyù, hoï teân) (Kyù, hoï teân) - Mẫu sổ chi tiết hàng hóa mặt hàng máy xay sinh tố trong tháng T12/2008 ÑV tính: caùi Teân haøng: Maùy xay sinh toá Quy caùch, phaåm caùch: Kyù maõ hieäu: HR 1701 SOÅ CHI TIEÁT HAØNG HOÙA Ngaøythaùng Chöùng töø Dieãn giaûi Ñôn giaù Nhaäp Xuaát Toàn Ghichuù Soá hieäu Ngaøy SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 T12/2008 SDÑK 01/12 22782 01/12 Nhaäp mua 330,000 62 20,460,000 07/12 74920 07/12 Xuaát TT 5 1,650,000 57 10/12 22793 10/12 Nhaäp mua 330,000 40 13,200,000 1,980,000 97 18/12 22813 18/12 Nhaäp mua 330,000 100 33,000,000 16,500,000 197 19/12 74655 19/12 Xuaát TT 6 1,320,000 191 25/12 74965 25/12 Xuaát TT 50 33,330,000 141 28/12 31350 28/12 Xuaát TT 40 101 Coäng SPS 202 66,660,000 101 SDCK 101 33,330,000 3.2.4 Kế toán tổng hợp Hiện Trung tâm đang hạch toán hàng tồn kho bằng phương pháp kế khai thường xuyên. 3.2.4.1Tài khoản sử dụng – TK 156 + TK 1561: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua vào nhập kho theo chỉ tiêu giá mua. +TK 1562: Phản ánh chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan đến số hàng nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua cho khối lượng hàng đã bán được trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ. Bên nợ TK 156: . Trị giá mua vào của hàng hóa chưa có thuế GTGT . Thuế nhập khẩu phải nộp. . Chi phí thu mua hàng hóa . Chi phí hoa hồng ủy thác trả cho Công ty Điện Máy. . Trị giá hàng bán bị trả lại . Trị giá hàng thừa. Bên có TK 156: . Trị giá hàng bị thiếu hụt, hư hỏng, mất phẩm chất. . Các khoản giảm giá, chiết khấu được hưởng. . Giá hàng trả lại cho người bán . Giá thực tế hàng xuất kho để bán, ký gởi Số dư cuối kỳ bên nợ: Dùng phản ảnh phía thực tế hàng tồn kho. - TK 331: Phản ảnh các khoản nợ phải trả cho người bán về số lượng hàng hóa, lao vụ…. khách hàng nhân nhưng chưa thanh toán. Đồng thời cũng phản ánh khoản tiền ứng trước, đặt trước của khách hàng nhưng chưa giao hàng, lao vụ….. Bên nơ TK 331: . Số tiền đã trả cho người bán . Số tiền ứng trước cho người bán . Số tiền người bán chấp nhận giảm giá cho khách hàng. . Chiết khấu thanh toán đước người bán chấp nhận cho trừ vào nợ phải trả. . Giá trị hàng hóa, vật tư thiếu hụt, kém phẩm chất trả lại cho người bán. Bên có TK 331: Số tiền phải trả cho người bán hàng hóa, lao vụ… Số dư CK ở bên có: Số tiền phải trả cho người bán. Số dư CK ở bên nợ : Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả cho người bán. - Các tài khoản khác lien quan: TK 111, 112, 336… 3.2.4.2 Trình tư hạch toán Mua hàng trả trước: - Trong kỳ mua hàng nhập kho: Nợ TK 156(1561): Trị giá mua hàng trên hóa đơn chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT mua vào Có TK 111,112, 331: Số tiền phải trả TT cho nhà cung cấp. + Theo hóa đơn số 5453 ngày 01/09/2008 Trung tâm mua của Công ty Phương Nam, 03 nồi cơm Philips trị giá 1.280.000 đồng bao gồm: Thuế GTGT 10% chưa thanh toán, căn cứ hóa đơn kế toán ghi Nợ TK 156(1561): 1.280.000 đồng Nợ 133: 128.000 đồng Có TK 331: 1.408.000 đồng - Ngày 03/09/2008 trung tâm thanh toán tiền cho Cty Phương Nam bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 1.408.000 đ Có TK 111: 1.408.000 đ Sơ đồ hạch toán: 111,112,331 156 111,112,331 Giá thanh toán khi mua hàng Giá mua chưa thuế Thuế GTGT Thuế GTGT Xuất hàng trả lại người bán 151 133 133 Các khoản giảm giá được hưởng CP vận chuyển & CP thu HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Đơn vị bán hàng: CÔNG TY PHƯƠNG NAM Địa chỉ: 25 HUỲNH VĂN BÁNH Q.PN Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0300520429 Họ tên người mua hàng: Tên dơn vị: CÔNG TY CP ĐIỆN MÁY TP HCM Địa chỉ: 29 TÔN ĐỨC THẮNG Q1 Hình thức thanh toán:Mua nợ MS: 0300646919 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Nồi cơm Philip Cái 03 420.000 1.280.000 Cộng tiền hàng 1.280.000 Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT 128.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.408.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu, bốn trăm lẻ tám nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn  Mua hàng nhập khẩu ủy thác. § Trường hợp nhập hàng bình thường - Ngày 06/09/2008 Trung Tâm nhập kho về lô hàng Bóng đèn Philip thông qua hợp đồng ủy thác nhập khẩu số TAL-030404 với Công ty Điện Máy TP/USD. Trị giá CIF lô hàng: 60.232.40 USD theo tỉ giá là 15.683đ. Giá thanh toán cho công ty là 60.834.32 USD bao gồm 1% chi phí hoa hồng, Tỷ giá thực tế: 15.696đ/USD + Trị giá lô hàng: 60,232.4 x 15.696= 945.407.750đ + Thuế nhập khẩu với thuế suất = 40% 356.056.226 Thuế GTGT hàng nhập khẩu thuế suất = 10% 130.146.397đ Trình tự hạch toán: (1): Chuyển ngoại tệ cho công ty Điện Máy để trả tiền hàng theo tỷ giá hạch toán: Nợ TK 336: 944.624.729đ (60,232.4 x 15.683) Có TK 112: 944.624.729đ (2) : Nhận hàng cùng với hóa đơn công ty Điện Máy giao, hạch toán giá trị hàng nhập kho theo tỉ giá thực tế: Nợ TK 156 (1561) : 945.407.750đ (60,232.4 x 15.683) Có TK 155: 783.021 Có TK 336: 944.624.729 Đồng thời ghi : Có TK 007: 60,232.4 (3): Căn cứ biên lai thuế nhập khẩu do công ty Điện máy đã nộp, kế toán phản ảnh thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 333(3333): 356.056.226 đ Có TK 336: 356.056.226 Nợ TK 156(1561): 356.056.226đ Có TK 333(3333)356.056.226 đ (4): Căn cứ vào biên lai thếu GTGT do công ty Điện máy đã nộp, kế toán phản ảnh thuế GTGT được khấu trừ : Nợ TK 333(333312): 132.356.206đ Có TK 336: 132.356.206đ Nợ TK 133: 130.146.397đ Có TK 333(33312): 130.146.397đ (5): Chí phí bốc vác và nhận hàng trả cho công ty Điện Máy: Nợ TK 156(1562): 19.835.000đ Nợ TK 133: 1.938.500 Có TK 336: 21.818.500đ (6): Phản ảnh tiền hoa hồng UT cho Công Ty Điện máy 1% trên tổng doanh thu : Nợ TK 156(1561): 9.454.078đ Nợ TK 133: 945.408đ Có 336: 10.399.486đ (7): Chi tiền mặt thanh toán các khoản nợ cho Công ty Điện Máy: Nợ TK 336: 518.420.609 đ Có TK 112: 518.420.609 đ Sơ đồ hạch toán: 111, 112 336 156 (1) (2) (7) 515, 635 (2a) (2b) 333 (3a) (3b) (5a), (6a) 33312 133 (4a) (4b) (5b), 6b) Ghi chú: (1): Chuyển ngoại tệ cho công ty nhận ủ thác để trả tiền hàng nhập khẩu tính theo giá hạch toán. (2) : Giá trị hàng nhập khẩu nhập kho theo tỉ giá thực tế (2a): Chênh lệch tỉ giá hạch toán lớn hơn tỉ giá thực tế. (2b): Chênh lệch tỉ giá hạch toán bé hơn giá thức tế. (3a): Thếu nhập khẩu của hàng nhập khẩu dược công ty nhận UT đã nộp. (3b): Thếu nhập khẩu của hàng nhập khẩu đã nộp. (4a): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được công ty nhận UT đã nộp. (4b): Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ. (5a),(6a): Chi phí mua hàng và chi phí hoa hồng phải trả cho công ty nhận NKUT. (5b),(6b): Thuế GTGT chi phí mua hàng và thếu GTGT chi phí hoa hồng được khấu trừ. (7): Trả tiền các khoản nợ cho công ty nhận UT. § Trường hợp nhập hàng phát sinh thiếu , thừa - Ngày 11/10/2008 Trung tâm nhập của Công ty Philips lô hàng bàn ủi theo hợp đồng số 2620 THL+Annex 28/09/2008 trị giá: 355.925.556đ chưa thanh toán. Khi hàng về hải quan tại cảng kiểm hóa phát hiện trong cont chuyển một số bàn ủi trị giá: 8.550.000đ. Trung tâm nhận giữ hộ chờ xử lý: Nợ TK 156(1561): 355.925.556đ Có TK 336 355.925.556 đ Riêng trường hợp nhận giữ hộ: Nợ TK 002: 8.550.000 đ - Cùng ngày Trung tâm gửi giấy báo cho bến về số hàng thừa và bên bán đề nghị Trung tâm mua luôn số hàng đó. Trung tâm đồng ý mua và thanh toán cho bến bán đúng với số hàng thực nhận.: Nợ TK 156(1561): 8.550.000 đồng Có TK 336: 8.550.000 đồng - Ngày 27/10/2008 Trung tâm nhập của Công ty Philips lô hàng điện tử theo hợp đồng TAL-010304 trị giá lô hàng: 616.012.126đ thanh toán bằng chuyển khoản. Khi hàng về nhập kho phát hiện thấy thiếu một số hàng trị giá: 6.580.300 đồng Nợ TK 156(1561) : 609.431.826 đ Nợ TK 138(1381): 6.580.300 đ Có TK 112: 616.012.126 đồng - Ngày 31/10/2008 công ty Philips gủi giấy báo xác nhận số hàng thiếu là do lỗi công ty giao thiếu và giao tiếp để đủ số hàng. Nợ TK 156(1561) 6.580.300 đồng Có TK 138(1381): 6.580.300 đồng 3.3 KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG Trung tâm thực hiện việc bán hàng hóa thông qua các hình thức sau: 3.3.1 Phương thức bán hàng 3.3.1.1Bán buôn Là việc bán hàng với số lượng cho các Công Ty Thương Mại khác, đặc điểm của nghiệp vụ này là hàng hóa chưa điến tay người tiêu dùng và được áp dụng theo hai hình thức giao nhận: Phương thức chuyển hàng Căn cứ đơn đặt hàng bên mua chuyển kế toán kiểm tra đối chiếu công nợ và xác định hàng tồn kho nếu đủ hàng xuất thì kế toán sẽ xuất hóa đơn GTGT và làm biên bản giao nhận. Sau đó giao hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận cho nhân viên vận chuyển của trung tâm xuống kho lấy hàng. Tại đây thủ kho sẽ căn cứ vào biên bản giao nhận xuất hàng. Nhân viên vận chuyển chịu trách nhiệm chuyể hàng đấn địa điểm bên mua yêu cầu và giao cho bên mua hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận. Kế toán bên mua sẽ ký vào biên bản giao nhận sau khi đã nhận đủ hàng và gởi lại cho nhân viên vận chuyển hàng đẩ gia lại cho kế toán trung tâm. . Phương thức nhận hàng trực tiếp Bên mua hàng sẽ ủy nhiệm nhân viên trung tâm đến trung tâm nhận hàng. Căn cứ vào biên nhận có chữ ký của trưởng phòng kinh doanh bên mua do nhân viên của bên mua hàng đưa kế toán tại trung tâm sẽ làm căn cứ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên (liên 1: lưu; liên 2: giao cho nhân viên nhận hàng, liên 3: dùng để thanh toán, đồng thời kế toán trừ kho và đối chiếu công nợ). Sau khi đối chiếu công nợ và trừ kho kế toán công nợ ký tên vào biên nhận. Giao biên nhận cho nhân viên hàng xuống kho để nhân hàng, Thủ kho căn cứ vào biên nhận xuất hàng và giữ lại biên nhận nộp cho kế toán quầy đẩ làm căn cứ ghi vào báo cáo bán hàng. Cuối ngày quầy sẽ nộp lại biên nhận và báo cáo bán hàng cho phòng kế toán để kiểm tra và đối chiếu trừ kho. Hóa đơn GTGT là căn cứ để ghi thẻ kho, sổ sách kế toán, thanh toán tiền hàng với người mua và làm căn cứ kiểm tra khi cần thiết. Do đó trên hóa đơn, chứng từ đòi hỏi phải ghi đầy đủ các yếu tố sau: đơn vị bán hàng, họ tên người mua hàng, mã số thuế, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá thành tiền, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán. Ngoài ra còn phải có đầy đủ chữ ký của người mua hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. 3.3.1.2 Bán lẻ Trung Tâm, thực hiện bán lẻ theo phương thức bán hàng không thu tiền tập trung tức là nhân viên bán hàng tại cửa hàng trực tiếp bán hàng và thu tiền hàng. Hàng hóa được bán lẻ trong ngày được nhân viên bán hàng ghi nhận và báo cáo bán hàng. Cuối ngày nhân viên bán hàng nộp báo cáo bán hàng và tiền hàng bán được trong ngày cho phòng kế toán để trừ kho và xác định doanh thu bán hàng. 3.3.1.3 Tính giá hàng bán Giá xuất kho được tính theo phương pháp FIFO Trị giá vốn hàng xuất bán = Trị giá mua thực tế hàng hóa xuất kho bán (kể cả thuế nhập khẩu) + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán 3.3.2Chứng từ và lưu chuyển chứng từ - Hóa đơn (kiêm phiếu xuất kho): do Trung tâm lập, hóa đơn này được lập thành 03 liên, có chữ ký nhận của Thủ Trưởng đơn vị và người lập. Liên 01 lưu tại gốc, liên 02 giao cho khách hàng, liên 03 kế toán dng để thành toán. - Biên bản giao nhận hàng đối với phương thức chuyển hàng cho khách hàng bằng phương tiện của Trung Tâm - Trong bán lẻ: chứng từ liên quan là báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền bán hàng. Sơ đồ luân chuyển chứng từ: Hợp đồng bán hàng PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN VẬN CHUYỂN HOẶC KHÁCH HÀNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA KHO KẾ TOÁN CÔNG NỢ (1) (1) (3) (2) KẾ TOÁN HÀNG HÒA (4) (5) (6) Ghi chú: (1): Hợp đồng được chuyển cho phòng kinh doanh và kế toán công nợ. (2): Chuyển kế toán hàng hóa để theo dõi giá bán và phương thức thanh toán. (3): Kế toán bán hàng lập hóa đơn giao cho kho (4) : Thủ kho căn cứ vào hóa đơn (kiêm phiếu xuất kho) tiến hành xuất kho và ghi thẻ kho, chuyển hàng cho bộ phận vận chuyển hoặc cho khách hàng. (5): Sau khi giao hàng xong bộ phận vận chuyển chuyển biên bản giao nhận hoặc liên 3 hóa đơn cho kế toán hàng hóa ghi sổ chi tiết hàng hóa. (6): Chuyển biên bản và hóa đơn cho kế toán công nợ, căn cứ vào hợp đồng hoặc đã thu tiền, kế toán công nợ ghi sổ tiêu thụ và ghi sổ chi tiết công nợ 3.3.3. Kế toán chi tiết Tương tự như kế toán chi tiết quá trình mua hàng nhưng kế toán mở thêm sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu, sổ chi tiết giá vốn hàng bán Mẫu sổ chi tiết TK 632 của mặt hàng máy xay sinh tố HR 1701 T12/2008 CÔNG TY ĐIỆN MÁY TRUNG TÂM TM ĐIỆN MÁY SỔ CHI TIẾT VỐN HÀNG BÁN TK: 632 Tên hàng: Máy xay ST HR1701 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Tháng 12/2008 07/12 07/12 Giá xuất bán 156 1,650,000 19/12 19/12 Giá xuất bán 156 1,980,000 25/12 25/12 Giá xuất bán 156 16,500,000 28/12 28/12 Giá xuất bán 156 13,200,000 31/12 31/12 Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán 156 225,000 31/12 31/12 Kết chuyển gia vốn hàng bán 156 33,555,000 Cộng phát sinh 91 33,555,000 33,555,000 Mẫu sổ chi tiết TK 511 của mặt hàng máy xay sinh tố HR 1701 T12/2008 CÔNG TY ĐIỆN MÁY TRUNG TÂM TM ĐIỆN MÁY SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN TK: 511 Tên hàng: Máy xay ST HR1701 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Tháng 12/2008 07/12 07/12 Bán hàng thu bằng TM 111 1,700,000 19/12 19/12 Bán hàng thu bằng TGNH 112 2,040,000 25/12 25/12 Bán hàng thu bằng TGNH 112 17,000,000 28/12 28/12 Bán hàng thu bằng TM 111 14,400,000 31/12 31/12 Kết chuyển gia vốn hàng bán 35,140,000 Cộng phát sinh 911 35,140,000 35,140,000 3.3.4 Kế toán tổng hợp 3. 3.4.1 Tài khoản sử dụng - TK 511,512: Doanh thu bán hàng Bên nợ: . Các khoản giảm doanh thi . Thuế XK, TTĐB, GTGT tính theo phương pháp trục tiếp phải nộp. . Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh. Bên có: . Doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ Không có số dư cuối kỳ - TK 521,531,532: Phản ảnh các khoản giảm trừ doanh thu - Các tài khoản liên quan như TK 111,112,156,33311,632 3.3.4.2 Trình tự hạch toán Đối với bán buôn . Xuất kho bán theo phương thức chuyển hàng - Căn cứ vào chứng từ xuất hàng Nợ TK 157: Giá mua hàng xuất gởi bán Có TK 1561: Trị giá mua hàng gởi bán - Sau đó căn cứ chứng từ bên mua gởi xác nhận số hàng gở đi đã được bán: Nợ TK 111,112,131: Giá thanh toán số hàng đã bán Có TK 511: Doanh thu chưa thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT hàng đã bán Đồng thời xác định giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Giá mua hàng bán - Ngày 15/12/2008 Trung tâm gửi hàng cho Công ty LD Sanofi Việt Nam 06 máy xay sinh tố mã HR 1701. Giá vốn là 330.000 đồng/cái. Nợ TK 157: 1.980.000đ Có TK 156: 1.980.000đ - Ngày 19/12/2008 Công ty LD Sanofi Viện nam đồng ý thanh toán tiền hàng. Trung tâm xuất hoá đơn số 7455, đơn giá 340.00 đồng/ cái. Thuế GTGT 10%: 204.000 đồng Nợ TK 131: 2.244.000 đ Có TK 511: 2.040.000 đ Có TK 3331: 204.000 đ Nợ TK 632: 1.980.000 đ Có TK 157: 1.980.000 đ Sơ đồ hạch toán: 1561 632 11, 112,131 1.980.000 (157) (157) 1.980.000 (511) 2.040.000 (3331) 240.000 157 511 (1561)1.980.000 1.980.000 (632) 2.040.000 (131) 3331 240.000 (131) HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI ĐIỆN MÁY Địa chỉ: 29 TÔN ĐỨC THẮNG Q.1 Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0300646919 Họ tên người mua hàng: Tên dơn vị: CÔNG TY LD SANOFI Địa chỉ: 246 CÁCH MẠNG THÁNG 8, QUẬN 10 Hình thức thanh toán: MS: 0100520439 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy xay sinh tố cái 6 340.000 2.040.000 Cộng tiền hàng 2.040.000 Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT 204.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.244.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm bốn mươi bốn nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn § Xuất kho bán theo phương thức nhận hàng: - Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 111,112,131: Số tiền phải thu khách hàng Có TK 511: doanh thu chưa thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT hàng xuất bán Đồng thời xác định giá vốn hàng bán được: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 1561. Giá mua hàng hoá - Theo hoá đơn số : 31330 ngày 26/09/2008 Trung tâm bán hàng cho Cty Metro Việt Nam, Theo mã đơn hàng: 20546/13.110099, số lượng 40 cái sấy tóc mã HP 4813 đơn giá 137.000 đồng/cái. Khách hàng chưa thanh toán. +Tổng tiền hàng: 5.480.000 đồng +Thuế GTGT 10% : 548.000 đồng +Tổng cộng tiền thanh toán: 6.028.000 đồng - Giá vốn 01(một) cái: 125.000 đồng/cái Hạch toán ngiệp vụ kinh tế phát sinh Nợ TK 131: 6.028.000 đ Có TK 511: 5.480.000 đ Có TK 3331: 548.000 đ Nợ TK 632: 5.000.000 đ Có TK 1561: 5.000.000 đ Đối với bán lẻ Hàng ngày căn cứ vào báo cáo bán hàng và tiền nộp về phòng kế toán Nợ TK 111: Trị giá hàng bán được trong ngày Có TK 511: doanh thu hàng bán trong ngày chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT hàng bán được Đồng thời xác định giá vốn: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 1561. Giá trị mua hàng bán được - Ngày 25/12/2008 căn cứ vào báo cáo bán hàng của ngày hôm trước quầy hàng nộp lê phòng kế toán xác định bán được một số hàng hoá tổng giá trị: 6.600.000 đồng, Thuế suất thuế GTGT 10%. Tổng giá vốn hàng bán được trị giá 5.650.000 đồng Nợ TK 111: 6.600.000 đồng Có TK 511: 6.000.000 đồng Có TK 3331: 600.000 đống Nợ TK 632: 5.650.000 đồng Có TK 156(1561): 5.650.000 đồng 3.4 KẾ TOÁN CHI PHÍ MUA HÀNG - Tại trung tâm chi phí thu mua hàng hoá như chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, bảo quản hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; Bảo hiểm, tiền thuê kho, bãi; các khoản hao hụt tự nhiên trong quá trình định mức, quá trình thu mua; các chi phí khác phát sinh… - Cụ thể chi phí mua của mặt hàng máy xay sinh tố HR 1701 trong tháng 12/2008 (có 3 lần nhập hàng): + Chi phí vận chuyển : 150.000 đồng + Lệ phí hải quan: 120.000 đồng + 1/15 công 40’: 250.000đồng + Công tác phí: 30.000 đồng Tổng cộng: 450.000 đồng Phân bổ chi phí mua hàng Trong đó:- Chi phí mua hàng còn ;ại chưa phân bổ ĐK: Không có Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ: 450.000 đ Trị giá mua hàng phát sinh trong kỳ: 3.330.000 đ Ghị giá mua hàng tồ CK: 3.330.000 đ Chi phí thu mua - Phản ảnh chi phí mua hàng phát sinh trong tháng Nợ TK 1562: 450.000 đ Có TK 111: 450.000 đ - Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua hàng đã bán ra: Nợ TK 632: 225.000 đ Có TK 1562: 225.000 đ 3.5 KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Đề biết chi tiết từng loại hàng hoá trong quá trình nhập, xuất, tồn cả về số lượng, đơn giá và thành tiền, tại trung tâm kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song. - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi số lượng hàng hoá vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại hàng trên thẻ kho. - Phòng kế toán: Sử dụng sổ kế toán chi tiết hàng hoá, để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hoá cả về số lượng lẫn giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất hàng hoá được thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ảnh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất tồn hàng hoá. Số tồn trên các sổ chi tiết phải khợp đúng với số tiền trên thẻ kho. Kiểm kê hàng tồn kho: - Việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện vào ngày 30 hàng tháng, cũng có khi kiểm kê đột xuất do yêu cầu của Ban Lãnh Đạo. Ban kiểm kê bao gồm 01 thủ kho và kế toán hàng hoá. - Trước khi kiểm kê kế toán hàng hoá phảo đảm bảo tất cả số liệu ghi chép sổ sách đầy đủ và chính xác. Đồng thời xác định số dư hàng tồn kho và cửa hàng để so sánh với thực tế. - Kế toán đối chiếu số liệu thực tế so với sổ sách để xác định thừa thiếu. Sau khi kiểm kê xong phải lập biên bản kiểm kê ghi rõ kết quả kiểm kê trên cơ sở thực tế. Đồng thời lập báo cáo kiểm kê ghi rõ số kiểm kê thực tế và số liệu sổ sách, số chênh lệch với đầy đủ chữ ký của thủ kho và kế toán. B. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHI Qua quá trính thực tập tại Trung Tâm Thương Mại Điện Máy, với sự giúp đỡ nhiệt tình của phòng kế toán, em đã được tìm hiểu thực tế về tổ chức, hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp làm việc, cách tổ chức hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hoá, em xin có vài nhận xét và kiến nghị như sau: 1. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHI CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA TRUNG TÂM - Trung Tâm Thương Mại Điện Máy là một doanh nghiệp nhà nước được cấp vốn ngày từ khi được thành lập, nên cũng có lợi thế ngay từ khi bước vào kinh doanh. Song, sau thời gian thành lập, Trung tâm không được cấp vốn để hoạt động nữa mà được cấp trên cho vay vốn nên trong việc quản lý, trao đổi với các đối tác chủ động hơn. Dưói sự nổ lực của Ban Giám Đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên Trung Tâm đã tự khẳng định mình, chiếm được lòng của người tiêu dùng đã mang lại nhiều lợi nhuận cho Trung Tâm. - Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh hơn nưã cần phối hợp với các nhà sản xuất đẩy mạnh hoạt động nghiên cưú thị trường tìm hiểu thị hiếu khách hàng đưa vào sản phẩm có tính năng mới, nâng cao chất lượng sản phẩm, đổi mẫu mã đơn giản cách sử dụng. Bên cạnh đó luôn tìm kiếm những cách trưng bày cửa hàng đẹp, có sự thay đổi để tránh sự nhàm chán cho khách hàng. 2. NHÂN XÉT VÀ KIẾN NGHI VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN - Công tác kế toán tại Trung Tâm được thực hiện theo đung những quy định, chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời luôn cập nhật những thay đổi bổ sung theo thông tư của Bộ Tài Chính ban hành. - Bộ máy kế toán tại trung tâm được tổ chức khá chặc chẽ, được điều hành bởi những người quản lý có trình độ và năng lực cao. Việc phân công, phận nhiệm vụ rõ ràng, từng phần hành kế toán như là một mắc xích liên quan mật thiết với nhau, đảm bảo công việc được tiến hành trôi chảy, việc thực hiện báo cáo đúng thời gian quy định. Doanh nghiệp đã thực hiện tốt chế độ hóa đơn, chứng từ do Bộ Tài Chính đề ra. Công tác lưu chuyển và xử lý chứng từ - Tại phòng kế toán, việc lưu chuyển và xử lý chứng từ diễn ra nhanh chóng, các chứng từ luôn được kiểm tra cẩn thận trước khi ghi sổ, việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tối đa các khả năng sai sót có thể xảy ra. - Tuy nhiên, việc giao nhận chứng từ diễn ra ở từng bộ phận trong phòng kế toán không rõ rang, không được tổ chức ký nhân khi giao nhận, dẫn đến khi thất thoát, mất lạc chứng từ thì không quy trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận nào. Điều này có thể tổ chức ký giao nhận chứng từ ở từng khâu giao nhận chứng từ, nhằm giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ và xác nhận trách nhiệm mốt cách rõ rang cho từng cá nhân, từng khâu khi thất thoát chứng từ xảy ra. Công tác kế toán tại Trung Tâm - Bộ máy kế toán được thiết kế khá hoàn chỉnh đáp ứng việc cung cấp thong tin được kịp thời. - Công tác kế toán tại trung tâm ngày càng được hoàn thiện, tất cả công việc đều được thực hiện theo nguyên tắc”4 mắt”, nghĩa là một bộ phận thực hiện và một bộ kiểm tra, nếu sai sót sẽ được phát hiện ngay và chỉnh sửa kịp thời. - Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện theo nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công, phân nhiệm và nguyên tác bất kiêm nhiệm. Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữ kế toán thanh toán và thủ quỹ, giữa kế toán hàng hóa và thủ kho. Cuối ngày kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu kiểm tra các khoản thu chi trong ngày. Cuối tháng kế toán sẽ kiểm kê quỹ, kiểm kê tiền hàng tồn kho đã kiểm tra số liệu trên sổ sách và thực tế có phù hợp với nhau hay không, điều này đã đảm bảo được nguyên tắc bất nhiệm . Hiện nay, kế toán trưởng là người đảm nhiệm quá nhiều việc, việc phân công nhiệm vụ trong nội bộ chưa được quy định cụ thể bằng văn bản (nội bộ). Việc quy định nhiệm vụ, công việc chủ yếu bằng lời, bằng kinh nghiệm làm việc. Có thể quy định cụ thế nhiệm vụ của từng bộ phận, nhân viên đưới hình thức bằng văn bản nội bộ. Các văn bản này mô tả đầy đủ nhiệm vụ, nội dung công việc của từng nhân viên với nhau và cũng chính là căn cứ để kiển tra và quy trách nhiệm đối với từng nhân viên . Việc quy định rõ rang sẽ giúp mỗi nhân viên hiểu rõ được nhiệm vụ và quyền hạncủa mình để xử lý tốt công việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cá nhân. Hệ thống thông tin - Sự trợ giúp của hệ thông máy tính nối mạng giúp cho quản lý hàng hóa thuận tiện, nhanh chóng, giảm nhẹ khối lượng ghi chép sổ sách chứng từ đồng thời nâng cao năng suất lao động động của phòng kế toán. Ngoài việc kết hợp nối mạng với phòng nghiệp vụ mua, kế toán cần nâng cấp chương trình kế toán đang sử dụng tại phòng nhằm thực hiện bổ sung sung công tác lập bảng kê thanh toán. - Cụ thể khi xác định nhà cung cấp cần thanh toán, kế toán sẽ vào chương trình thanh toán, nhập vào mã nhà cung cấp và thời gia thanh toán xác định, khi đó kế toán sẽ có một bảng liệt kê tất cả những phiếu nhập, kế toán chỉ cần click chuột vào các phiếu nhập cần thanh toán và đồng ý thì một bảng kê sẽ tự động được in ra, sẽ dẫn đến tiết kiệm rát nhiều thời gian và công sức. - Hơn thế nữa khi tiến hành đối chiếu công nợ, kế toán chỉ in ra sổ chi tiết công nợ thể hiện toàn bộ phiếu nhập kho đã thanh toán rồi, đồng thời cũng có thể in ra những phiếu nhập kho chưa thanh toán, khi đó công tác đối chiếu công nợ sẽ dễ dàng hơn. 3. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA. - Nhu cầu của các doanh nghiệp kinh doanh doanh thương mại là dự trữ hàng- đó là những mặt hàng dự kiến vào 1 khoảng thời gian sắp tới giá sẽ tăng hoặc hàng bị hiểm…..Tuy nhiên, trong đều kiện hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trưo27ng có sự điều tiết của nhà nước và trong xu thế cạnh tranh hiện nay thì vấn đề này ngày càng được chú trọng hơn, Vì dự trữ sẽ dẫn đến tình trang ứ động vốn, làm giảm hiệu quả kinh doanh. Dự trữ ít có thể gây thiếu hụt, khó đảm bảo tính liên tục, xuyên suốt, gây khó khăn cho việc đảm bảo nhu cầu hoạt động kinh doanh. Cho nên cần lên kế hoạch trước để dụ trữ hàng, cụ thể kế toán tính được số vòng quay vốn của hàng tồn kho. - Tăng cường công tác vận chuyển hàng hóa cho khách hàng(nếu có yêu cầu), cần phải quan tâm công tác nghiên cứu thị trừng vì đó là vấn đề có tính chất quyất định đối với việc tăng doanh số bán. - Đối với hàng hóa tồn kho trung tâ, cần nhanh chóng tổ chức tốt khâu tiếp thị sản phẩm với những điều kiện ưu đã để có thể bán được các mặt hàng còn tồn đọng. Vì nếu tồn đọng quá nhiều sẽ làm chất lượng sản phẩm kém đi, gây ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh. - Trong quá trình bán hàng, khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ lệ khá lớn, chứng tỏ Trung Tâ, bị dụng một khoản vốn khá lớn, Vì vậy , kế toán công nợ cần phải theo dõi chặt chẽ các khoản các khoản của từng khách hàng và chủ hàng từ khi phát sinh đến khi kết thức. Đối với khoản nợ đến hạn kế toán phải tiến hành xem xét định nguồn trích trả hạn chế đối đa nợ khó đòi sẽ ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai và hiên tại. Cụ thể, dung hình thức thanh toán cho bên mua nhằm khuyến khích người mua trả tiền đúng hạn. Nếu vi phạm hợp đồng thanh toán sẽ trả them tiền lãi tương ứng với lãi suất quá hạn của ngân hàng. Tuy nhiêntrong thời giàn chưa thanh toán, Trung tâm cũng cần tích cực trong công tác đòi nợ bằng cách gửi điện báo, thư báo…… để nhắc nhở khách hàng về khoản nợ, nhưng hiệu quả nhất là gặp trực tiệp khách hàng để giải quyết. KẾT LUẬN - Trong nền kinh tế mở hiện nay, sự cạnh tranh để tồn tại là một tất yết khách quan. Trung tâm Thương mại Điện Máy cần phải có những bước đi đúng đắn và vững chắc để có thể tồn tồn, đứng vững và phát triển hơn nữa trên thương trường - Qua thời gian thực tập tại trung tâm thương mại điện máy đã giúp em tiếp cận được với thực tế, tìm hiểu về công tác kế toán quá trình lưu chuyển hàng hóa ở trung tâm đã thực hiện tốt những quy định về hóa đơn, chứng từ, tổ chức tốt công tác kế toán trên những nguyên tắc và chuẩn mực của chế độ kế toán hiện hành. Bộ máy kế toán được tổ chức năng động, phù hợp với quy mô của đơn vị trực thuộc, tổ chức công tác kế toán khá hợp lý, đảm bảo việc cung cấp và quản lý thông tin kế toán tài chính một cách hiệu quả các vấn đề phát sinh đều được xử lý kịp thời . - Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế nhất định. Em mong rằng với cuốn chuyên đề tốt nghiệp này sẽ góp một phần nhỏ trong việc hoàn thiện công tác kế toán quá trình lưu chuyển hàng hóa. - Với kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế, nên những vấn đề em trình bày chắc chắn không tránh khỏi sai sót. Em rất mong sự góy ý, chỉ bảo them của các thếy cô, các anh chi trong phòng kế toán nhằm giúp em nâng cao hơn nữa trình độ hiểu biết và nhận thức của mình.