Đề tài Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty xây dựng Tân Long

LỜI MỞ  ĐẦU Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp các công ty đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước.    Kế toán máy là quá  trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế  toán của các doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện nhằm hình thành một cơ cấu kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Một vấn đề thường gặp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp hiện nay là nhu cầu tin học hoá công tác kế toán rất lớn, nhưng những người thực hiện thường không biết làm sao và làm như thế nào để mua một phần mềm đáp ứng yêu cầu, hay để triển khai một hệ thống kế toán máy Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp rất sâu rộng. Ở đây chúng ta đề cập đến các ảnh hưởng từ những tiến bộ về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, … hay các ảnh hưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thống quản trị dữ liệu, các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải pháp đảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin trong môi trường máy tính. Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán còn bị ảnh hưởng bởi khả năng chia sẻ tài nguyên, hay khả năng cung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), Intranet hay Internet. Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều đó dễ dàng dẫn đến các thay đổi trong tổ chức công tác kế toán. Một ví dụ: Trong một doanh nghiệp có nhiều đơn vị nội bộ, khi chọn lựa hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay phân tán, cần cân nhắc việc ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp có hệ thống hạ tầng mạng tốt, có hệ thống intranet riêng và mua phần mềm kế toán có thể xử lý, chuyển giao dữ liệu dựa trên nền tảng internet, doanh nghiệp có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, và bỏ qua các giới hạn về phạm vi địa lý, khối lượng nghiệp vụ, … Nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin của các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức công tác kế toán. Công nghệ thông tin không phải là giải pháp vạn năng cho những khó khăn về kế toán của doanh nghiệp, nhưng cũng không phai chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ làm tăng tốc độ tính toán và cung cấp thông tin. Do đó khi nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp có nhận thức phù hợp về việc ứng dụng công nghệ thông tin và vai trò công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp có thể được tiến hành một cách thuận lợi hơn. Từ  những lợi ích do CNTT mang lại nên tôi chọn “tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại công ty xây dưng Tân Long” để làm đề tài.   NỘI DUNG I.Lí luận chung về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT: I.1 Vai trò, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các DN I.1.1 Vai trò tổ chức công tác kế toán trong các DN: Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin. Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.   2. Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các Doanh nghiệp. Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các DN có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của doanh nghiệp. 2.Sự  cần thiết phải tin học hóa công tác kế  toán trong DN: Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc quan trọng khi tiến hành tổ chức công tác kế toán không chỉ trong điều kiện kế toán thủ công mà cả trong điều kiện kế toán máy tính. Tuy nhiên do đặc thù xử lý của hệ thống kế toán máy tính và các hỗ trợ khác của tiến bộ công nghệ thông tin mà tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện kế toán máy tính có những khác biệt rất cơ bản so với tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công. Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin: Kết quả cuối cùng của quá trình tổ chức công tác kếtoán trong doanh nghiệp là hình thành nên một cơ cấu kế toán đáp ứng được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng thông tin nhằm cung cấp các thông tin hữu ích và phù hợp. Trong quá trình xử lý các nghiệp vụ, việc đạt được mục tiêu này có nghĩa là xác định một cách rõ ràng và cụthể cần ghi nhận, xử lý các dữ liệu, thông tin gì, phương pháp và phương tiện ghi nhận nhưthế nào, ai xử lý, cung cấp thông tin cho ai, … Công tác kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp rất đa dạng và thường không giống nhau, mặc dù mục đích cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh là như nhau. Do đó khi tổ chức công tác kế toán cần nắm bắt đầy đủ các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống kế toán phù hợp. Các yêu cầu quản lý này có thể là yêu cầu về nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin kế toán, các yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị thành viên, yêu cầu về quản lý vốn, tài sản hay quản lý nguồn nhân lực… Một ví dụ: trong một doanh nghiệp kinh doanh bách hoá tổng hợp theo phương thức bán lẽ như siêu thị, với danh mục mặt hàng rất lớn, kinh doanh trên nhiều địa điểm khác nhau, số lần nhập xuất nhiều nhưng giá trị của từng lần nhập xuất nhỏ, thông thường chúng ta hay nghĩ đến việc quản lý hàng tồn kho theo hệ thống kiểm kê định kỳ. Nhưng nếu Ban lãnh đạo doanh nghiệp muốn có báo cáo hàng ngày về lãi gộp của từng mặt hàng, từng ngành hàng thì rõ ràng việc sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ là không đáp ứng yêu cầu quản lý. Giải pháp trong trường hợp này là kê khai thường xuyên hàng tồn kho và sử dụng 1 phần mềm kế toán đủ mạnh để xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu. Ưng dụng tiến bộ công nghệ thông tin trong công tác kế toán của doanh nghiệp: Trong thời gian gần đây, một trong những mục đích khi tái tổ chức công tác kế toán của một doanh nghiệp là ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Khi tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp không thể không đặt ra mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng một cách hợp lý và hữu hiệu các tiến bộ của công nghệ thông tin trong công tác kế toán sẽ giúp hệ thống kế toán đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp. II : Tổ chức Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại DN cụ thể II.1 Giới thiệu chung về DN: Tên đăng ký bằng tiếng việt: CÔNG TY XÂY DỰNG TÂN LONG Địa chỉ: số 684, tổ 20, phường Đồng Quang, thành phố Thái Nguyên,  tỉnh Thái Nguyên Điện thoại: 0280 757 787 – 822 946 – 0913313179 Số Fax: 0280 757 787 Mã số thuế: 4600254758 Loại hình công ty: Công ty TNHH hai thành viên trở lên Vốn điều lệ: 5.580.000.000 đồng Đăng ký kinh doanh: Số 1702000011 do Sở Kế Hoạch Đầu tư Thái Nguyên cấp ngày 10 tháng 8 năm 2000. Ngành nghề đăng ký kinh doanh: Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi San lắp mặt bằng Mua bán vật liệu xây dựng, Sản xuất và gia công cơ khí Lắp đặt trạm máy bơm nước, thi công các công trình cấp thoát nước Vận tải hàng hóa đường bộ, vận tải khách du lịch… Khai thác, chế biến và mua bán quặng( kẽm, chì, sắt, nhôm, đồng) Xây lắp đường dây và trạm điện đến 110KV Mua bán vật tư, thiết bị điện II.2 Thực tế tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN II.2.1 thực tế xây dựng và  quản lý phần mềm hiện nay CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI TÂN LONG , với đội ngũ cán bộ chuyên gia giàu kinh nghiệm bao gồm: Các Thạc sỹ kỹ thuật, Kỹ sư kết cấu, Kiến trúc sư, Họa viên thiết kế, Kỹ sư chuyên nghành kỹ thuật, cùng với các thiết bị, công nghệ hiện đại. Ngoài ra công ty còn có đội ngũ cộng tác viên là các chuyên gia đầu ngành trong các lĩnh vực đang công tác tại các cơ quan quản lý, nghiên cứu tại TPHCM. Vì vậy công ty là cầu nối để đưa những tiến bộ khoa học kỹ thuật ra với thực tiễn cuộc sống.Công ty đã kết hợp được công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Phòng kế toán của công ty đã được sử dụng các phần mềm trong công tác kế toán ngay từ buổi đầu đi vào hoạt động. Điều này cho thấyTân Long đã có một nền tảng vững chắc cho việc tiếp cận với công nghệ hiện đại và nâng cấp các ứng dụng CNTT trong quá trình hoạt động của mình. Những phần mềm được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm lúc bấy giờ gồm có Microsoft Word và Microsoft Excel phiên bản 1997, và chương trình kế toán trên máy vi tính với Foxpro for Dos. Qua 10 năm hoạt động, Trung tâm đã có nhiều lần nâng cấp các hệ điều hành, phần mềm cũng như thay đổi các chương trình kế toán sử dụng. Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp do Trung tâm điện toán và truyền số liệu (VDC), đơn vị trực thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam thiết kế, và bộ Microsoft Office 2003, mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy tính hiện đại có tốc độ xử lý cao, tất cả các máy tính của phòng kế toán đều chạy trên hệ điều hành Window XP Công ty xây dựng Tân Long quản lý phần mềm : - Tuân thủ luật pháp và các định chế tài chính kế toán. - Nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin cho bên ngoài theo luật định, cung cấp cho công ty mẹ hay cho cơ quan chủ quản, cho chủ đầu tư và thông tin sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán và báo cáo. - Quan điểm và cách thức quản lý, sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. - Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán và vấn đề điều chỉnh giá khi cung cấp thông tin. - Vấn đề hợp nhất báo cáo tài chính. - Vấn đề nhân sự, tiền lương và các khoản ưu đãi cho nhân viên. - Trách nhiệm quản lý của các cấp quản lý trung gian II.2.1Thực tế tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN Tổ chức Danh mục đối tượng cần quản lý Xây dựng danh mục đối tượng kế toán Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toán phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin. Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của công ty. Công ty xây dựng danh mục đối tượng kế toán như sau: • Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết. Ví dụ: Nợ phải thu -> Phải thu của Khách hàng -> Phải thu của khách hàng ABC • Xác định các đối tượng quản lý có liên quan. Ví dụ: đối tượng kế toán là nợ phải thu của khách hàng thì đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng. Khách hàng có thể được phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù kinh doanh • Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết. Khi tiến hành xây dựng danh mục đối tượng kế toán, công ty đã tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho tất cả các hoạt độngb của doanh nghiệp.Dữ liệu đầu vào là thành phần quan trọng, quyết định rất nhiều đến khả năng cung cấp thông tin của một hệ thống kế toán. Nếu quá trình tổ chức một hệ thống kế toán mà không quan tâm đến việc thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết sẽ tạo ra những thông tin không hữu ích và không phù hợp. Hơn nữa, khi phát sinh các nhu cầu quản lý, nhu cầu thông tin mới trong quá trình sử dụng hệ thống kế toán hiện hành sẽ rất khó phải thay đổi hoặc thu thập thêm các dữ liệu đầu vào dựa trên cách tổ chức thu thập dữ liệu cũ mà nhiều khi cần phải thay đổi và tổ chức lại 1 hệ thống kế toán mới. Do đó, quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán sẽ phải phụ thuộc rất nhiều vào quá trình đánh giá, nhận dạng các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý đặt ra đối với hệ thống kế toán trong hoạt động hiện tại và phát triển tương lai của doanh nghiệp Một trong những chức năng của kế toán là sự phản ánh và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán chính là việc xác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán. a. Các loại nội dung dữ liệu cần thu thập: Để mô tả nội dung về 1 nghiệp vụ phát sinh, chúng ta sẽ phải trả lời 6 câu hỏi sau: (1) Tại sao cần phải thu thập nội dung của nghiệp vụ phát sinh? Dựa vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý mà xác định xem hoạt động nào cần phải phản ánh lại nội dung đã xảy ra.Ví dụ có doanh nghiệp cần phải biết thông tin về hoạt động giao hàng, nhưng có doanh nghiệp chỉ cần phản ánh hoạt động xuất kho vì tiến hành xuất kho giao hàng tại kho hàng. (2) Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Đó chính là tên gọi mô tả khái quát cho nội dung, tính chất nghiệp vụ phản ánh. Ví dụ như hoạt động xuất hàng ra khỏi kho được đặt tên là nghiệp vụ Xuất Kho, hoạt động thu tiền của khách hàng được đặt tên là nghiệp vụ Thu Tiền để khái quát cho tính chất của nghiệp vụ phát sinh. (3) Nghiệp vụ xảy ra khi nào? Nội dung này được thể hiện thông qua số trình tự thực hiên nghiệp vụ và thời gian (thông thường là ngày) phát sinh nghiệp vụ. Ví dụ khi mô tả hoạt động xuất kho, cần phải biết ngày xuất và số thứ tự của hoạt động xuất kho. (4) Những ai liên quan đến nghiệp vụ? Đó là những cá nhân liên quan đến xét duyệt để nghiệp vụ xảy ra (ví dụ trưởng các bộ phận) và những người trực tiếp thực hiện hoạt động (các nhân viên bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp…). Những cá nhân hoặc các đối tượng liên quan đến hoạt động có thể là bên trong doanh nghiệp hoặc bên ngoài doanh nghiệp (như khách hàng, nhà cung cấp…). Ví dụ 1 hoạt động xuất kho sẽ liên quan đến người duyệt xuất kho, thủ kho (đồi tượng bên trong) và khách hàng (đối tượng bên ngoài) (5) Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu? Xác định nơi chốn,địa điểm phát sinh nghiệp vụ.Ví dụ xuất kho tại kho hàng nào, bán hàng tại đâu… (6) Những nguồn lực nào liên quan, nguồn lực nào được sử dụng và đã sử dụng bao nhiêu? Nguồn lực được thể hiện 2 mặt, hình thái tồn tại của nguồn lực(gọi là tài sản) và nguồn gốc hình thành của nó (gọi là nguồn vốn). Dưới góc độ các nghiệp vụ kế toán nguồn lực chính là các đối tượng của kế toán (các loại tài sản, các nguồn hình thành (nợ phải trả, vốn chủ sở hữu), lợi nhuận (doanh thu, thu nhập, chi phí) mà được thể hiện thông qua các tài khoản kế toán. Ví dụ nghiệp vụ bán hàng sẽ liên quan đến nguồn lực tiền(hoặc nợ phải thu) và được hình thành từ doanh thu bán hàng tương ứng với các tài khoản tiền (hoặc nợ phải thu) và tài khoản doanh thu. Như vậy nếu 1 nghiệp vụ cần phải phản ánh nội dung (câu hỏi 1 được trả lời) thì sẽ có 5 nội dung từ câu hỏi (2) đến (5)) cần phải thu thập. Tuy nhiên, không phải lúc nào 5 nội dung trên cũng được phản ánh đầy đủ khi mô tả nội dung của 1 hoạt động. Phụ thuộc vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý đối với từng hoạt động, từng chu trình kinh doanh sẽ tổ chức thu thập dữ liệu cho các nội dung liên quan đến các yêu cầu đó. Chu trình kinh doanh là tập hợp các hoạt động diễn ra theo 1 trình tự và liên quan đến 1 nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh (chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất, tài chính). Các hoạt động trong cùng 1 chu trình có thể liên quan và thu thập cùng 1 số loại nội dung cần phản ánh.Ví dụ hoạt động bán hàng và thu tiền đều liên quan đến loại nội dung “khách hàng” hay như xuất kho và bán hàng đều cần phản ánh các nội dung liên quan đến “hang hóa”.Do đó, trong 5 nội dung cần thu thập ở trên cho các hoạt động trong cùng 1 chu trình có thể phân thành 2 nhóm: + Các nội dung liên quan trực tiếp và gắn liền từng hoạt động: Bao gồm nội dung tên hoạt động, trình tự và thời gian của hoạt động (câu hỏi 2 và 3) + Các nội dung có thể phản ánh cho nhiều hoạt động. Trong đó chia thành 2 nhóm: nhóm nội dung phản ánh các đối tượng kế toán (các tài sản, nợ phải trả, vốn, doanh thu, chi phí trả lời cho câu hỏi 6) liên quan đến các hoạt động và nhóm nội dung phản ánh các cá nhân, nơi chốn, các nguồn lực sử dụng (câu hỏi 4,5) cần theo dõi chi tiết và phản ánh cho nhiều loại hoạt động trong 1 chu trình. Như vậy, các có 3 nhóm nội dung cần phải tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động phàt sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm: - Nhóm các nội dung gắn liền với từng loại hoạt động: tên hoạt động, thời gian phát sinh và các nội dung theo yêu cầu của hoạt động đó - Nhóm các nội dung liên quan đến các đối tượng cần quản lý chi tiết để phản ánh cho nhiều hoạt động: Các cá nhân, bộ phận, nguồn lực (Khách hàng, nhà cung cấp,đối tượng tập hợp chi phí…) - Nhóm các nội dung phản ánh các đối tượng kế toán: các khoản mục tương ứng các tài khoản cần theo dõi trong kế toán b. Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào Tổ chức thu thập dữ liệu là việc tổ chức thu thập 3 nhóm nội dung dữ liệu khi phản ánh các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán.. Đó lả xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế toán, từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết: Đối tượng quản lý chi tiết là các loại nội dung liên quan đến nhiều loại hoạt động, thông thườnglà các hoạt động trong cùng chu trình. Các đối tượng chi tiết này cũng cần được mô tả bởi nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin. Do đó cần phải theo dõi riêng các đối tượng này, tách biệt với các hoạt động để phản ánh cho nhiều loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra. Các bước sau cần phải thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết: • Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh: Phân loại các hoạt động xảy ra trong quá trình sản xuất kinh của doanh nghiệp theo các chu trình doanh thu, chi phí, tài chính, sản xuất • Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết Các đối tượng chi tiết thông thường cần theo dõi theo từng chu trình o Chu trình doanh thu: Khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng hóa, hợp đồng, Ngân hàng … o Chu trình chi phí: Nhà cung cấp, Hàng hóa, vật tư, Tài sản cố định, Bộ phận sử dụng… o Chu trình sản xuất: nguyên vật liệu, phân xưởng, thành phẩm, đối tượng tập hợp chi phí… o Chu trình tài chính: hợp đồng vay, ngân hàng… • Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình • Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cần thu thập cho các đối tượng đó. Các nội dung cần thu thập bao gồm: o Mã đối tượng o Tên đối tượng o Các nội dung mô tả khác cho đối tượng: Địa chỉ, mã số thuế… o Các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra: quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng… • Mã hóa các đối tượng chi tiết: Một mã hóa được xem là một biểu diễn ngắn gọn theo quy ước những thuộc tính và các thức quản lý của đối tượng mã hóa. Đối với các đối tượng chi tiết, bộ mã sẽ có tác dụng sau: o Giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác, dễ dàng và nhanh chóng từng đối tượng quản lý o Giúp quản lý và tập hợp các đối tượng chi tiết theo các thuộc tính, tiêu thức cần quản lý. o Thông qua bộ mã mang các nội dung và tiêu thức quản lý, có thể trích lọc, phân tích thông tin theo các nội dung yêu cầu của người sử dụng thông tin. • Cách thức mã hóa o Xác định các đối tượng quản lý cần mã hóa: Mỗi đối tượng cần quản lý chi tiết là 1 đối tượng cần mã hóa o Xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hóa: Căn cứ vào yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng chi tiết nhận dạng được trong gian đoạn phân tích hệ thống kế toán o Xác định nội dung thể hiện trên bộ mã: Bao gồm nội dung mô tả cho đối tượng và các nội dung quản lý của đối tượng o Lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp: Bộ mã của các đối tượng quản lý thể hiện nhiều nội dung mô tả và quản lý, do đó trong bộ mã sẽ có nhiều nhóm mã liên quan đến nhiều nội dung mã hóa. Phương pháp mã hóa thông thường được sử dụng trong trường hợp này là phương pháp mã hóa tổng hợp bao gồm nhiều phương pháp mã hóa bên trong bộ mã: Sử dụng mã gợi nhớ (gán các kí tự) tạo thành 1 nhóm mã ở vị trí đầu tiên, bên trái của bộ mã để mô tả cho loại đối tượng mã hóa. Ví dụ: bắt đầu bộ mã của khách hàng sẽ là KH, nhân viên BH sẽ là NVBH… . Sử dụng mã gợi nhớ với các kí tự gợi nhớ có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có ít thành phần bên trong nội dung đó. Sử dụng mã số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có nhiều thành phần bên trong nội dung đó. Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên quan đến các nội dung có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp theo hướng trái sang phải của bộ mã o Xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập chính thức Tổng hợp nội dung tổ chức thu thập dữ liệu các đối tượng quản lý chi tiết thông qua bảng sau: II.2.2 Tổ chức mã hóa các  đối tượng cần quản lý: Trong hệ thống kế toán của Việt Nam, các đối tượng kế toán sẽ được theo dõi thông qua hệ hống tài khoản kế toán bao gồm cấp 1 và cấp 2. Các tài khoản cấp 1, cấp 2 được thiết lập chỉ để phản ánh nội dung chủ yếu của từng đối tượng kế toán. Tuy nhiên để theo dõi, phân tích sự biến động của các đối tượng kế toán theo các đối tượng quản lý thì phải mở các tài khoản chi tiết cho các tài khoản có liên quan. Do đó mã tài khoản (hay số hiệu ) sẽ thể hiện nội dung của đối tượng kế toán (ở cấp 1, cấp 2) và thể hiện các đối tượng quản lý chi tiết (ở cấp 2, cấp 3, cấp 4…) Viêc tiến hành thiết lập mã hóa các tài khoản sẽ dựa trên các cơ sở sau: - Hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 của chế độ kế toán ban hành - Các đối tượng quản lý chi tiết cần theo dõi liên quan đến các đối tượng kế toán - Khả năng mở các tài khoản cấp con trong hệ thống tài khoản của phần mềm kế toán sử dụng. - Khả năng theo dõi chi tiết của hệ thống tài khoản đối với các đối tượng quản lý của phần mềm kế toán sử dụng. Cách thức mã hóa các tài khoản có theo dõi chi tiết - Xác định các đối tượng kế toán và các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý cần theo dõi cho từng đối tượng (bảng trên) - Đối với các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý có quan hệ phân cấp với nhau, phân loại các yêu cầu từ cấp cao (cấp tổng hợp) đến cấp thấp (cấp chi tiết) - Xác định các đối tượng quản lý có thể được theo dõi chi tiết cho 1 tài khoản trong phần mềm kế toán sử dụng: Việc chọn các đối tượng quản lý để theo dõi chi tiết cho tài khoản phụ thuộc vào đặc tính của từng phần mềm kế toán. Có những phần mềm cho phép 1 tài khoản theo dõi nhiều đối tượng chi tiết, có những phần mềm chỉ cho phép 1 tài khoản theo dõi 1 đối tượng chi tiết hoặc không theo dõi đối tượng chi tiết nào cả. Trong trường hợp có giới hạn về số đối tượng chi tiết theo dõi cho 1 tài khoản thì cần phải cân nhắc xem là trong số những yêu cầu quản lý cần theo dõi liên quan đến 1 tài khoản, thì yêu cầu nào được theo dõi trên các đối tượng quản lý chi tiết, yêu cầu quản lý nào sẽ thể hiện thông qua mã hóa tài khoản. Trong số những yêu cầu theo dõi chi tiết cho 1 tài khoản, những yêu cầu quảnlý nào có nhiều thành phần (ví dụ yêu cầu quản lý theo khách hàng sẽ phải có nhiều thành phần là các khách hàng) thì nên ưu tiên theo dõi chi tiết thông qua các đối tượng quản lý. Điều này sẽ hạn chế số lượng tài khoản phải mở ở cấp chi tiết trong danh mục tài khoản. Số yêu cầu quản lý còn lại nếu không theo dõi riêng trên các đối tượng quản lý sẽ theo dõi thông qua việc xây dựng bộ mã cho tài khoản liên quan - Xác định các yêu cầu quản lý cần thể hiện trên bộ mã tài khoản: Sau khi xác định các yêu cầu quản lý được theo dõi trên các đối tượng quản lý, các yêu cầu quản lý còn lại sẽ thể hiện trên mã tài khoản. Các yêu cầu này nên được phân loại theo các cấp độ phân cấp từ cao đến thấp để tiến hành phân cấp tài khoản sau này - Mã hóa các yêu cầu quản lý được theo dõi trên tài khoản, mỗi yêu cầu là 1 nhóm mã có quy định độ dài thống nhất với các phương pháp mã hóa phù hợp (mã gợi nhớ, mã số liên tiếp) - Thiết lập bộ mã cho các tài khoản có theo dõi theo nhiều yêu cầu quản lý: Mã số cho 1 tài khoản theo dõi cho yêu cầu quản lý A sẽ có dạng tổng quát như sau: Số hiệu TK cấp 1 (hoặc cấp 2 nếu có) – Các nhóm Mã của các yêu cầu quản lý cấp trên (nếu có) – Mã của yêu cầu quản lý A - Các nhóm Mã của các yêu cầu quản lý cấp dưới (nếu có) Ví dụ: Doanh thu được yêu cầu theo dõi theo khách hàng, nhân viên bán hàng, doanh thu trong nước và xuất khẩu với từng khu vực thị trường trong nước và ngoài nước. Giả sử phần mềm kế toán cho phép 1 tài khoản có thể theo dõi chi tiết trên 2 đối tượng chi tiết. Trong các yêu cầu quản lý, yêu cầu quản lý theo khách hàng và nhân viên bán hàng sẽ là các yêu cầu có nhiều thành phần nhất (nhiều khách hàng và nhiều nhân viên bán hàng) do đó các yêu cầu này sẽ được theo dõi trên các đối tượng quản lý chi tiết. Hai yêu cầu quản lý còn lại được sắp xếp theo trình tự phân cấp từ cao đến thấp (Doanh thu trong nước, ngoài nước và khu vực thị trường trong và ngoài nước) được theo dõi trên mã tài khoản Mã hóa các yêu cầu quản lý theo dõi trên tài khoản: Dùng mã gợi nhớ để mã hóa yêu cầu quản lý loại doanh thu Doanh thu trong nước: TN; Doanh thu xuất khẩu: XK; Dùng mã số liên tiếp với 2 chữ số để mã hóa yêu cầu quản lý các khu vực: 01, 02, 03…. Bộ mã của tài khoản doanh thu theo yêu cầu trên như sau: TK cấp 1: 511: Doanh thu TK cấp 2: 5111: Doanh thu hàng hóa TK theo dõi chi tiết loại doanh thu: 5111-TN: Doanh thu trong nước 5111-XK Doanh thu xuất khẩu TK theo dõi chi tiết theo khu vực: 5111-TN-01, 02, 03…: Doanh thu trong nước khu vực 1,2,3…. 5111-XN-01, 02, 03…: Doanh thu xuất khẩu khu vực 1,2,3…. II.2.3 Tổ chức lựa chọn phần mềm: II.2.4 Tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN: CHỨNG TỪ GHI SỔ Bao gồm các loại sổ: Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các tài khoản tổng hợp. Số đăng ký chứng từ ghi sổ: Là loại sổ sách kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Ngoài ra còn dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. Các sổ kế toán chi tiết: Vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, tào sản CĐ, Khấu hao TSCĐ và NVKD, vốn bằng tiền, phải trả người bán, phải thu khách hàng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, QLDN. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Sổ chi tiết Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi hằng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi chép: Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Sau khi lập xong chuyển bộ phận kế toán tổng hợp -->ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái. Căn cứ vào sổ cái để lập bảng Cân đối số phát sinh của các tài khoản. Tổng hợp trên Bảng CĐSPS = ST CTGS. Sau khi Kiểm tra khớp .....Bảng CĐSPS để lập Bảng CĐKT. . HẠCH TOÁN BAN ĐẦU Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa trên các nguyên tắc lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Đối với hệ thống chứng từ bắt buộc, căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán và mẫu biểu của hệ thống chứng từ quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị. Căn cứ vào thực tế hoạt động, doanh nghiệp có thể sửa đổi hoặc giảm bớt các chỉ tiêu trên chứng từ và đăng ký với Bộ Tài chính trước khi sử dụng. Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp xây dựng hệ thống chứng từ nội bộ phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh của mình. Căn cứ vào hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải được thể hiện đầy đủ, sau đó chứng từ sẽ được phân loại, việc phân loại tốt chứng từ sẽ tạo điều kiện tốt cho việc ghi sổ kế toán. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Cho nên cần phải có quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin. Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, đảm bảo cho chứng từ vận động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lắp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo… Sau khi sử dụng chứng từ để ghi sổ, chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán. Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ kế toán là chế độ chứng từ kế toán, đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi chu trình kinh doanh, phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, từ đó xác định các chứng từ cần được lập và hình thành nên danh mục chứng từ kế toán. Danh mục chứng từ sử dụng: •Hợp đồng nhà phân phối •Đơn đặt hàng của khách hàng •Lệnh bán hang •Hoá đơn GTGT • Phiếu xuất kho •Phiếu giao hàng II.2.5 Tổ chức hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản đang được áp dụng hiện nay do BTC ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC. Các tài khoản kế toán thường sử dụng ở trung tâm viễn thông khu vực3: - Tài khoản tài sản: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng, tạm ứng, nguyên vật liệu, công cụ  dụng cụ, thành phẩm, TSCĐ, hao mòn TSCĐ, … - Tài khoản nguồn vốn: vay ngắn hạn, phải trả người bán, phải trả người lao động, phải trả phải nộp khác, vay dài hạn, nợ dài hạn, nguồn vốn kinh doanh,… - Tài khoản doanh thu: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu bán hàng nội bộ,… - Tài khoản chi phí: chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng…  II.2.6 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết. Sổ  kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán có liên quan. - Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ  Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số  phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số  dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính II.2.7 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán    Báo cáo kế toán tài chính (năm) gồm: Bảng cân đối kế toán ( mẫu số B01 – DN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( mẫu số B02 – DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( mẫu số B03 – DN) Bản thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu số B09 – DN) -> Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của công ty ký, đóng dấu của công ty.    Báo cáo kế toán quản trị: pháp luật không quy định bắt buộc phải thực hiện, nó chỉ được thiết lập theo nhu cầu của nhà quản trị khi nó mang lại lợi ích cho công việc quản trị tổ chức. Theo chỉ tiêu quản lý thì có 4 loại: - Báo cáo phản ánh tình hình tài sản cố định và nguồn vốn sản xuất kinh doanh. - Báo  cáo chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ. - Báo cáo các quỹ doanh nghiệp, vốn bằng tiền và  tình hình thanh toán. II.2.8 Tổ chức bộ máy kế toán       Bộ  máy kế toán được tổ chức tập trung tại Trung tâm với các nhân viên kế toán được phân công phụ trách từng phần hành kế toán nhất định     - Môi trường làm việc thân thiện, hoà nhã, làm giảm  áp lực cho các kế toán viên trong công việc.       - Ngoài thực hiện tốt phần công việc được giao, các nhân viên kế toán còn hỗ trợ nhau trong công việc, nâng cao hiệu quả công việc kế toán của Trung tâm.       - Các nhân viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, tạo điều kiện cho việc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới và ứng dụng CNTT cho công tác kế toán tại Trung tâm được nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.       - Kế toán trưởng của Trung tâm được sự hỗ  trợ bởi kế toán phó trong công việc sẽ  đảm bảo cho các nguyên tắc, các chuẩn mực, các quy định của Trung tâm, của Tập đoàn và của các cơ  quan Nhà nước về tài chính kế toán được tuân thủ nghiêm túc tại Trung tâm.       - Chỉ tiêu công nợ được phân chia quản lý  theo từng phần hành kế toán đảm bảo cho công nợ của Trung tâm được theo dõi chặt chẽ,  đồng thời cũng dễ xác định trách nhiệm của các kế toán phần hành khi có vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ. II.2.9 Tổ chức bộ máy kiểm tra, kiểm soát và quản trị người dung Dưới đây là một số yêu cầu về nhân sự mà công ty Tân Long đặt ra: Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp, phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán và các quy định trong doanh nghiệp. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ bao gồm những kiến thức được học, được đào tạo, được tiếp thu từ thực tế công tác và khả năng vận dụng những kiến thức đó trong công tác thực tế. Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá, cần quan tâm đến kiến thức, kỹ năng sử dụng máy tính, hiểu biết về các phần mềm ứng dụng thông thường và nhận thức về vai trò công nghệ thông tin. Đối với đạo đức nghề nghiệp, người làm kế toán phải có những hiểu biết nhất định về đạo đức nghề nghiệp, về các hành vi sai phạm trong kế toán, về các dạng gian lận trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và cam kết tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp. Nhân sự trong bộ phận kế toán còn phải có khả năng làm việc theo nhóm, quan hệ tốt với các bộ phận phòng ban khác trong doanh nghiệp. Khi bố trí nhân sự trong bộ phận tài chính kế toán, cần đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả. Công việc tiếp theo là bố trí nhân sự trong bộ phận kế toán vào từng phần hành kế toán theođúng các chức năng đã được xác định. Tuỳ theo số lượng nhân viên dự kiến mà mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm 1 hay nhiều phần hành kế toán. Mỗi chức năng hay cá nhân cần có 1 bảng mô tả công việc, điều này giúp cho nhân viên kế toán có thể hoàn thành tốt vai trò của mình. II.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN: II.3.1Ưu điểm  Công ty xây dựng Tân Long đã có  được sự đầu tư chu đáo về CNTT (bao gồm cả phần cứng và phần mềm), trang bị các thiết bị phần cứng hiện đại tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và cập nhật các phiên bản phần mềm mới. Các nhân viên kế toán có trình độ cao, tạo điều kiện cho Công ty dễ dàng triển khai các ứng dụng CNTT một cách nhanh chóng và có hiệu quả. -Nhờ việc tiếp cận CNTT từ rất sớm nên Công ty sẽ có nhiều điều kiện thuận lợi  để sử dụng dễ dàng phần mềm tự kê  khai thuế do cục thuế quy định. Giao diện chương trình kế toán máy đơn giản, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho Các phần mềm ứng dụng và các thiết bị phần cứng được nâng cấp thường xuyên tại các Trung tâm bảo hành. Không phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thiết kế hoặc chọn mua phần mềm kế toán vì đã được Tập  đoàn cung cấp phần mềm kế toán để sử  dụng. Công tác bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị  và các lỗi phần mềm cũng thuận lợi vì tại Trung tâm đã có sẵn một đội ngũ nhân viên phụ trách công việc này cho cả đơn vị. Giao diện chương trình kế toán máy đơn giản, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho NSD tương tác dễ  dàng với chương trình. Việc áp dụng kế  toán máy và trao đổi thông tin, truyền số liệu qua mạng máy tính đảm bảo cho thông tin, số liệu được thu thập và xử lý nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đặc biệt là trong công tác báo cáo quyết toán hàng tháng, quý, năm II.3.2Hạn chế Mặc dù hệ thống kế toán máy đã mang lại những thuận lợi như  trên nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều hạn chế  như lỗi chương trình, kết nối chậm, tắc nghẽn  đường truyền, gây khó khăn cho việc xử lý  số liệu và truyền số liệu, báo cáo lên cấp trên. Đặc biệt là vào những dịp quyết toán trên toàn Tập đoàn thì hiện tượng tắc nghẽn đường truyền rất dễ xảy ra do có quá nhiều các đơn vị tham gia truyền số liệu lên Tập đoàn cùng một lúc.          - Nhân viên kế toán cũng chưa am hiểu hết về cách vận dụng các phần  mềm đang được sử dụng tại Trung tâm nên cũng gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, chỉnh sửa số liệu, đồng thời cũng làm giảm hiệu quả công việc và hiệu quả ứng dụng CNTT cho công tác kế toán. Tuy nhiên, đây không chỉ là vấn đề của riêng Công ty mà còn là vấn đề của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trong quá trình áp dụng CNTT vào công việc.          - Khi đã sử dụng phần mềm kế toán thường dẫn đến một thực trạng chung là nhân viên kế toán thường chỉ hoàn thành tốt công việc nhập số lượng, kiểm tra phần hành của mình, còn công tác cân đối, báo cáo hàng tháng, quý, năm máy sẽ tự kết chuyển nên dễ dẫn đến việc không nâng cao tay nghề, nghiệp vụ mà mang tính ỷ lại, trông chờ vào máy tính.          - Phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp được thiết kế để sử  dụng trên toàn Tập đoàn BCVT Việt Nam nên không phát huy được hiệu quả cao khi được áp dụng tại Trung tâm, do bị chi phối bởi đặc điểm hạch toán phụ thuộc của đơn vị. Một số phần hành kế toán vẫn phải thực hiện ngoài phần mềm kế toán. III. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế  toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN Công tác kế toán ở Công ty đã phát huy được rất nhiều mặt mạnh và đó là những thành công của Công ty trong những năm qua. Tuy nhiên bên cạnh đó không tránh khỏi những mặt còn tồn tại, để khắc phục những mặt còn tồn tại đó. Những điểm còn chưa hoàn thiện em xin đưa ra những ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện thêm một vài phần hạch toàn kế toán nói riêng và công tác kế toán nói chung trong Công ty. Phòng kế toán nên tổ chức một số buổi thảo luận nhỏ vào những lúc rảnh rỗi. Trong các buổi thảo luận đó, nhân viên của phòng sẽ nêu ra các vấn đề họ thường gặp phải khi sử dụng các phần mềm, sau đó mọi người sẽ cùng trao đổi thông tin, truyền đạt kinh nghiệm cho nhau để tìm ra cách tối ưu khắc phục các vấn đề đó. Ngoài hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán Tài chính doanh nghiệp, phòng kế  toán nên tổ chức thêm các buổi bổ trợ kiến thức sử dụng đối với các phần mềm tin học văn phòng cho các nhân viên kế toán của phòng. KẾT LUẬN Thông qua việc tìm hiểu quá trình ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng Tân Long cho ta thấy được tầm quan trọng của CNTT trong việc điều hành và quản lý nguồn vốn tài sản . Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện nhằm hình thành một cơ cấu kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.Vì vậy việc đưa phần mêm kế toán vào sữ dụng trong công ty một bước đi đung đắn trong việc đưa công ty trở thành một công ty có uy tínvà chất lượng như ngày nay . Hệ thống thông tin kế toán cung cấp phần lớn các thông tin quan trong cho nhà quản lý trong quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp. Để có được những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý, cần có một cơ cấu kế toán mạnh mẽ và hữu hiệu. Ngày nay vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và trong công tác kế toán nói riêng là một nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp; do đó chúng ta cần tổ chức công tác kế toán như thế nào để tận dụng các lợi thế của công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán một cách hữu hiệu và hiệu quả