Đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

ười có trách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ và khi nhận văn bản từ văn thư, các phòng ban, đơn vị hoặc cá nhân đều được yêu cầu ký nhận vào sổ chuyến giao văn bản nội bộ. b. Đối với việc giải quyết “văn bản di” tại Xí nghiệp: Nhân viên văn thư chỉ trực tiếp soạn thảo các văn bản của ban Giám đốc và Ban Nhân chính- Kế hoạch còn các văn bản thuộc phạm vi quản lý của phòng ban nào thì phòng ban đó trực tiếp xin ý kiến của Ban lãnh đạo rồi chuyển tới văn thư để hoàn tất thủ tục ban hành. Mọi văn bản, giấy tờ danh nghĩa Xí nghiệp gửi ra ngoài đều qua bộ phận văn thư đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Quy trình giải quyết “văn bản đi” tại Xí ngiệp như sau: Khi tất cả các văn bản giấy tờ đã hoàn chỉnh về nội dung, nhân viên văn thư tiến hành: - Đóng dấu, ghi ngày tháng, ghi sổ văn bản, ghi địa chỉ và hoàn tất các thủ tục gửi văn bản đi. - Sắp xếp văn bản lưu. - Theo dõi việc chuyển văn bản đi. Vào sổ, đăng ký “văn bản đi”: cũng thủ công như với văn bản đến. Sổ đăng ký văn bản đi được sử dụng để ghi tất cả các văn bản, giấy tờ mà ban Giám đốc Xí nghiệp cũng như các phòng ban gửi đi. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 57 - Qua cuốn sổ này giúp ban lãnh đạo nắm được số lượng văn bản, giấy tờ mà Xí nghiệp đã gửi và nội dung của văn bản đó. - Nhân viên văn thư tại Xí nghiệp khi giải quyết văn bản đi đã đảm bảo được nguyên tắc “ghi sổ văn bản đi”: 1. Sổ đăng ký “văn bản đi” được ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bút bi, không sử dụng bút chì, dập xóa bừa bãi. 2. Số thứ tự văn bản đi được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. 3. Sổ đăng ký “văn bản đi” tại Xí nghiệp có nội dung như sau + Trang bìa sổ được trình bày như sau: + Nội dung bên trong sổ: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THỦY SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số:……đến số…… Từ ngày…….đến ngày…… Quyển số………… Năm 2009 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 58 Mẫu sổ số 2: MẤU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Sổ đến Ngày đến Tên cơ quan gửi văn bản đến Sổ, ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên, loại và trích yếu Đơn vị hoặc người nhận Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … … … … … … … … … … (Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch) Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 59 - Việc chia văn bản theo nơi nhận có tác dụng giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thờì gian khi chuyển văn bản, hạn chế phải đi lại nhiều lần đến cùng một nơi nhận, tiết kiệm được kinh phí cũng như công sức đi lại. - Đóng dấu, ghi sổ lên bì văn bản nhằm xác định lại một lần nữa đó là văn bản thứ bao nhiêu mà Xí nghiệp đã phát hành trong ngày, tuần,tháng, năm. Đối với những văn bản “mật, hỏa tốc”…thì công việc này càng ý nghĩa đặc biệt quan trọng hơn. - Ngoài việc đóng dấu, ghi sổ thì một vấn đề nữa mà nhân viên văn thư Xí nghiệp luôn chú ý đó là bì đựng văn bản. Trong thực tế thì rấ ít doanh nghiệp coi trọng vấn đề này, đôi khi chỉ làm cho được việc và không quan tâm đến bì đựng văn bản có đúng quy định hay không, hình thức văn bản xấu hay đẹp…Đối với Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 thì mọi văn bản, giấy tờ lấy danh nghĩa Xí nghiệp khi gửi đi cán bộ văn thư đã hết sức cẩn trọng không làm ảnh hưởng đến hình ảnh của Xí nghiệp mình. - Gửi văn bản đi: Tại Xí nghiệp, văn bản đi thường được nhân viên văn thư tuân thủ nguyên tắc gửi văn bản đi ngay trong ngày vào sổ đăng ký. Văn bản đi của Xí nghiệp chuyển qua 2 hình thức: + Chuyển văn bản qua đường bưu điện Khi gửi văn bản qua đường bưu điện, nhân viên văn thư yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận và đóng dấu bưu điện vào cột 5 của sổ chuyển giao. Mẫu sổ số 3 Mẫu sổ chuyển giao văn bản qua đƣờng bƣu điện Ngày,tháng gửi văn bản Số, ký hiệu văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận Ký nhận, đóng dấu 1 2 3 4 5 (Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch) Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 60 + Chuyển trực tiếp trong nội bộ Xí nghiệp Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ Xí nghiệp, khi phát hành cùn phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ, khi chuyển văn bản nhân viên văn thư yêu cầu người nhận văn bản ký vào sổ chuyển giao văn bản đó. + Nội dung sổ chuyển giao văn bản nội bộ bao gồm Mẫu sổ số 4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản nội bộ Ngày,tháng gửi văn bản Số, ký hiệu hoặc số lượng Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 (Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch) Sắp xếp, quản lý văn bản lƣu: - Đối với những văn bản đăng ký chung thì viếc sắp xếp những văn bản đi dựa vào sổ đăng ký thời gian ban hành văn bản để sắp xếp. - Đối với những văn bản có số nhỏ, ngày tháng trước thì được sắp xếp lên trên và được sắp xếp theo từng năm, từng nhiệm kỳ. Thứ ba: Hoạt động lưu trữ tại Xí nghiệp - Hoạt động lưu trữ tại Xí nghiệp còn gặp nhiều kho khăn, bất cập, hiện nay nhân viên văn thư đồng thời kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Đây là một vấn đề cần được quan tâm, vì thiếu nhân sự để tách 2 mảng công việc này làm cho quá trình hoạt động nhiều khi bị ùn tắc, chồng chéo. - Việc lưu giữ văn bản, lưu thông tin chỉ ở dạng sách, ghi chép và cất giữ ở trong tủ, trên giá,,, theo một trình tư nhất định. Việc lưu giữ trên giấy tờ, sổ sách gây khó khăn cho việc tìm kiếm và mọi điều kiện an toàn cho việc lưu trữ không được đảm bảo như ánh sáng, độ ẩm, vật phẩm chuyên dùng. - Nôi dụng của công tác lưu trữ bao gồm: + Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng lưu trữ. + Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký thông kê. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 61 + Bảo quản tài liệu. + Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn. Những mặt đã đạt đƣợc và chƣa đạt đƣợc của công tác văn thƣ lƣu trữ: - Những mặt đạt được: + Thông tin trong văn bản tương đối chuẩn mực. + Số lượng văn bản cần lưu trữ khá nhiều nhưng văn thư vẫn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, không để mất tài liệu thực hiện công tác quản lý đúng quy chế. - Những mặt chưa đạt được: + Công tác văn thư lưu trữ từ trước đến nay chưa phát huy được hiệu quả.Chính vì vậy nên việc xử lý luồng thông tin đầu vào (công văn, giấy tờ,…) qua sổ công văn đến và luồng thông tin đầu ra qua sổ công văn đi còn gặp nhiều khó khăn. + Nhân viên văn thư lưu trữ chưa khai thác hết các thông tin phục vụ cho công tác, mới chỉ làm được các thao tác đơn giản như nhập nội dung văn bản đến, văn bản đi vào mẫu sổ có sẵn. Nguyên nhân của những hạn chế trên: - Cán bộ văn thư chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư lưu trữ nên còn lúng túng trong việc sắp xếp khoa học để dễ dàng quản lý và tra cứu văn bản, tài liệu. - Công tác bảo quản văn bản, công văn, giấy tờ, tài liệu tại Xí nghiệp chưa được đầu tư, quan tâm đúng mực. Có những văn bản có thể lưu trữ trong máy vi tính để dễ tra cứu và tăng khả năng lưu trữ số lượng nhưng nhân viên văn thư không đủ khả năng để làm việc này, do vậy công tác văn thư còn mang tính thủ công, lạc hậu. - Chỉ có một nhân viên chịu trách nhiệm về văn thư lưu trữ nên số lượng công việc quá nhiều. - Trình độ vi tính của cán bộ văn thư lưu trữ còn yếu chưa khai thác được hết các chức năng của máy để phục vụ cho hoạt động của bộ phận mình. Thứ tư: Xây dựng chương trình công tác Chương trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để tập thể lãnh đạo của Xí nghiệp chỉ đạo, điều hành công việc theo từng thời gian được chủ động, vừa quán Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 62 xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc các công việc trọng tâm nhằm đạt được những yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong từng thời gian nhất định. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 thường được văn phòng xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm: - Chương trình làm việc tuần: Tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 công việc hàng tuần của Ban lãnh đạo được văn phòng ,mà cụ thể là thư ký Giám đốc xây dựng. Lịch công tác làm việc tuần căn cứ vào những công việc cụ thể đã biết mà Xí nghiệp phải giải quyết trong thời gian gần một tuần. Công việc này giúp cho lãnh đạo thực hiện và giải quyết công việc một cách khoa học, công việc không bị chồng chéo. Thư ký giám đốc có nhiệm vụ lên lịch làm việc cho tuần sau, những công việc cấp thiết sẽ được ưu tiên thực hiện trước. - Chương trình làm việc tháng Hàng tháng các bộ phận, đơn vị Xí nghiệp căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý tìm ra những văn đề còn tồn đọng phát sinh của tháng trước để lập ra chương trình làm việc cho tháng sau. Sau đó dự kiến chương trình làm việc tháng sẽ được gửi cho Giám đốc, chậm nhất là vào ngày 28 hàng tháng. Việc xây dựng chương trình hàng tháng được thực hiện bởi các phòng ban chuyên môn, văn phòng chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp rồi lập ra chương trình làm việc chung cho cơ quan. Đồng thời lập ra chương trình làm việc riêng cho khối văn phòng. Cũng như viêc xây dựng chương trình làm việc tháng, chương trình làm việc quý cũng được các bộ phận phòng ban thực hiện và được văn phòng tổng hợp xây dựng lên chương trình làm việc quý của toàn Xí nghiệp nói chung và của bộ phận văn phòng nói riêng. Trong tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị phòng ban sẽ đánh giá lại tình hình thực hiện công việc trong quý, xem xét những công việc có thể phát sinh trong quỷ tới nhằm điều chỉnh chương trình làm việc cho quý tới. Dự kiến chương trình làm việc cho quý tới phải được gửi cho Giám đốc chậm nhất là trước ngày 15 của tháng cuối quý. Vào cuối mỗi năm văn phòng Xí nghiệp sẽ gửi báo cáo tổng kết của năm cũ và xây dưng chương trình làm việc cho mỗi năm lên Ban giám đốc. gửi tới các phòng ban trực thuộc để họ lấy đó làm căn cứ thực hiện công việc năm tới. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 63 Những việc đạt được và chưa đạt được trong xây dựng chương trình công tác - Những việc đạt được: Việc xây dựng chương trình làm việc của Xí nghiệp đã đạt được những kết quả sau: + Ban Nhân chính – Kế hoạch đã phối hợp với các phòng ban xây dựng, quản lý thực hiện chương trình làm việc tuần, tháng, quý, năm theo yêu cầu đề ra. + Các chương trình đã bám sát được trọng tâm, bao quát được các mặt hoạt động của Xí nghiệp, giúp cho việc Lãnh đạo điều hành Xí nghiệp được dễ dàng, thuận lơi hơn. + Nhiều cuộc họp được tổ chức rút ngắn được thời gian, nhiều công việc được giải quyết dứt điểm. + Việc phát sinh các công việc nằm ngoài chương trình trong khi quỹ thời gian còn thiếu dẫn công việc phải điều chỉnh thường xuyên cho phù hợp điều kiện thời gian, việc thực hiện chương trình khó khăn bị động. - Những việc chưa đạt được: Việc xây dựng chương trình công tác của văn phòng Xí nghiệp nhìn chung còn nhiều hạn chế: + Có lúc chương tình đã được đề ra nhưng lại không tuân thủ đúng, làm cho cán bộ công nhan viên bị động, lỡ việc, mất nhiều thời gian. + Chương trình nhiều khi không sát thực tế, không lường hết được các diễn biến tình hình và các vấn đề đột xuất, chương trình công tác phải sửa chữa trình đi trình lại nhiều lần. + Tình trạng chạy theo thành tích khiến cho các công việc được thực hiện theo chương trình chỉ đảm bảo về số lượng mà coi nhẹ về mặt chất lượng công việc. + Văn phòng chưa đi sâu, đi sát trong việc chỉ đạo, đôn đốc các phòng ban khác thực hiện đúng chương trình đã lập. + Sự phối hợp giữa văn phòng với các phòng ban, các bộ phận còn chưa chặt chẽ, chưa ăn khớp nhịp nhàng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 64 - Nguyên nhân của những thiếu sót trên + Sự phối hợp giữa khối văn phòng với các bộ phận đơn vị trong Xí nghiệp vẫn chưa chặt chẽ. + Các đơn vị, các phòng ban chưa chủ động trong việc đề xuất các biện pháp giải quyết những khó khăn, vướng mắc, còn bị động chờ sự phân công giao nhiệm vụ của cấp trên. + Nguyên nhân của việc xây dựng chương trình làm việc còn nhiều hạn chế do việc phát sinh các công việc nằm ngoài chương trình trong khi quỹ thời gian còn thiếu dẫn đến công việc phải điều chỉnh thường xuyên cho phù hợp với điều kiện thời gian, việc thực hiện chương trình khó khăn bị động. Thứ năm: Trong công tác quản lý chi tiêu kinh phí Công tác quản lý chi tiêu kinh phí do cán bộ tiền lương của Ban Nhân chính - Kế hoạch đảm nhiệm. + Hàng năm cán bộ tiền lương xây dựng định mức lao động, kế hoạch quỹ lương, đơn giá tiền lương trình lên lãnh đạo Xí nghiệp phê duyệt. + Hàng tháng cán bộ tiền lương làm bản lương để trả lương tạm ứng cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. + Hàng quý cán bộ tiền lương xem xét, xử lý số tiền thừa thiếu của quỹ lương quý trước để xác định và xử lý kế hoạch quỹ lương quý sau. + Cuối mỗi quý, mối năm cán bộ tiền lương lập báo cáo tình hình sử dụng, chi trả quỹ lương, báo cáo về các khoản chi mua tài sản cố định. Các khoản chi được tính toán cụ thể có xác nhận của cơ sở cung cấp rõ ràng, hợp lệ. + Đảm bảo công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. * Những việc đạt được và chưa đạt được trong công tác quản lý chi tiêu kinh phí - Những việc đạt được: Cán bộ tiền lương đã sử dụng đã phần mềm Microsoft Excel và Microsoft Acess vào công tác quản lý chi tiêu kinh phí, làm cho công việc được thời gian, công sức. Cũng nhờ phần mềm này mà việc lập dự toán kinh phí cũng có nhiều thuận tiện hơn trước, công việc trở nên thông suốt, thuận lợi và đem lại kết quả cao hơn trước. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 65 - Những việc chưa đạt được: Một nhược điểm lớn nhất của việc trả lương cho cán bộ công nhên viên là Xí gnhieepj không trả lương qua hệ thống tài khoản ngân hàng mà tả lương trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động. Điều này gây bất lợi cho cả Xí nghiệp và người lao động. Việc trả lương qua tài khoản làm cho lượng công việc của cán bộ tiền lương giảm đi đáng kể trong khi người lao động cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều so với nhận lương bằng tiền mặt. Ngoaivf ra, Cán bộ tiền lương còn chưa thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đôi khi làm bẳng lương chậm dẫn đến việc trả lương cho cán bộ công nhân viên không đúng thời gian quy định. Thứ sáu: Trong công tác phục vụ Đây là một trong những hoạt động thường xuyên của văn phòng. Mặc dù những hoạt động này không ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý của Xí nghiệp nhưng nó lại có vai trò quan trọng và cần thiết cho nên đã đạt được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc. - Đối với công tác bảo vệ: Công tác bảo vệ an ninh, trật tự tại Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn. Do chưa trang bị hệ thống máy quay camera nên nhân viên bảo vệ phải thường xuyên đi tuần tra, theo dõi ở mọi nơi, mọi chỗ trong Xí nghiệp. Mặt khác, phòng bảo vệ chưa đực trang bị điện thoại nên mỗi khi có khách đễn Xí nghiệp nhân viên bảo vệ phải mất thời gian lên phòng ban khách cần đến để thông báo. - Đối với công tác tạo vụ: Công tác tạp vụ bao gồm: phục vụ nước uống, chè thuốc, chăm sóc cây cảnh, vệ sinh các trang thiết bị trong Ban Nhân chính- Kế hoạch như bàn ghế, máy tính, máy fax… Hiện nay, công việc của nhân viên tạp vụ khá vất vả, mất nhiều thời gian công sức mà hiệu quả công việc không cao. Do Ban Nhân chính – Kế hoạch chưa được trang bị máy hút bụi, máy lọc không nước nên nhân viên phục vụ vẫn phải quét nhà bằng chổi, giặt khăn trải bàn, rèm cửa bằng tay, nấu nước uống bằng bếp than tổ ong. Hay như việc chăm sóc cây cảnh, vè Xí nghiệp không trang bị máy cắt nên họ vẫn phải dùng kéo để cắt rất mất thời gian. Thứ bảy: Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo Hiện nay, Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 chưa có các quy định bằng văn bản nào về việc tổ chức cuộc họp. Nhưng trong thực tế việc tổ chức hội họp được tiến hành như sau: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 66 * Chuẩn bị cho cuộc họp: - Ban Nhân chính – Kế hoạch xác định chính xác mục đích, yêu cầu của cuộc họp để chuẩn bị nội dung cho phù hợp. - Ban Nhân chính – Kế hoạch tiến hành phân công đón tiếp khách, người chủ trì cuộc họp, thư ký ghi chép. - Xác định thời gian của cuộc họp: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian nghỉ giải lao. - Chuẩn bị các nghi lễ cần thiết đẻ đón tiếp khách. - Lựa chọn và trang trí phòng họp: phòng họp luôn đảm bảo có đủ phương tiện cần thiết (hoa, loa, đài, micro…). Phòng họp được trang tristuyf theo nội dung cuộc họp để co thích hợp như: cờ, hoa, ảnh… - Làm và gửi giấy ma[ì họp tới những thành viên có liên quan trực tiếp đến cuộc họp. * Tiến hành cuộc họp tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 gồm các bước sau: - Đón đại biẻu - Điểm danh: bằng phương pháp khác nhau Ban Nhân chính – Kế hoạch có thể điểm danh các đại biểu tham dự cuộc họp như: phát thẻ, ký sổ nhận tài liệu… - Ban Nhân chính - Kế hoạch đã chú ý duy trì thời gian và đã đảm bảo thời gian tương đối chính xác: thời gian khaimacj, thời gian bế mạc, thời gian nghỉ giải lao… - Ghi biên bản: căn cứ vào tính chất của cuộc họp người được phân công ghi chép nội dung cuộc họp được xác định hình thức ghi biên bản cho phù hợp, biên bản họp đảm bảo được ghi ngắn gon, logic, đầy đủ. * Sau cuộc họp Ban Nhân chính- Kế hoạch đã làm các nhiệm vụ như sau: - Sắp xếp hồ sư cuộc họp + Giấy mời + Danh sách đại biểu + Báo cáo chính thức, bóa cáo bổ sung + Danh sách bẩu cử (nếu có), kết quả bầu cử Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 67 + Chương trình cuộc họp, lời khai mạc, lời phát biểu của cấp trên. + Nghị quyết hoặc kết luận, lời bế mạc hội nghị + Biên bản hội nghị - Triển khai kết quả cuộc họp * Những kết quả mà Bna Nhân chính – Kế hoạch của Xí nghiệp sa]r chữa tàu 81 đạt được trong công tác hội nghị, hội thảo là: - Thông qua việc tổ chức các cuộc họp Ban Nhân chính – Kế hoạch của Xí nghiệp trong năm, quý, tháng. Từ đó rút ra được những kinh nghiệm trong chỉ đạo thực hiện. - Thông qua các cuộc họp Ban Lãnh đạo Xí nghiệp nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp, đảm bảo dược sự thống nhất giữa Ban lãnh đạo Xí nghiệp và cán bộ công nhân viên. - Các vấn đề đưa ra thảo luận, các bản báo cóa, các bài thuyết minh đã được trình bày qua phần mềm Microsoft Powerpoint góp phần tạo nên sự sinh động cho bài báo cáo và gây hứng thú cho người nghe, đã mang lại hiệu quả cao cho hội nghie, hội thảo. * Bên cạnh đó còn có những hạn chế: - Trong khâu chuẩn bị cuộc họp, Ban Nhân chính – Kế hoạch gửi giấy mời cho các đại biểu chủ yếu gửi trực tiếp hoặc qua được bưu điện (đối với đại biểu ở xa). Việc này thực tế đã mất nhiều thời gian và chi phí. Vì nhân viên ban Nhân chính – Kế hoạch phải đi gửi giấy mời cho từng đại biểu hoặc mất công đến bưu điện để gửi. Thay vào đó Ban Nhân chính – Kế hoạch có thể gửi bằng Email hay gửi Fax sẽ khắc phục được những nhược điểm trên. 6. Đánh giá về thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Cùng với sự phát triền ngày càng mạnh mẽ của nền sản xuất xã hội thì các mối quan hệ nói chung và các quan hệ trong quản lý nói riêng ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp. Điều đó kéo theo sự phức tạp của Công nghệ thông tin và sự gia tăng về khối lượng quy mô cũng như tính chất phức tạp của Công nghệ thông tin. Hiện tượng bùng nổ thông tin và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong nền sản Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 68 xuất xã hội đã làm cho Công nghệ thông tin trở thành một lợi thế và lợi thế đó quyết định sự thành bại của tổ chức. Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển không thể không tính đến việc tận dụng các lợi thế của Công nghệ thông tin. Do vậy, để văn phòng ngày một hoạt động tốt hơn, thu thập lý về thông tin nhằm đáp ứng sự biến chuyển như vũ bão của cơ chế thị trường thì chúng ta cần phải nghiên cứu để đổi mới và hoàn thiện về hoạt động của nó một cách khoa học. Do tính chất trên em có một vài đánh giá về những thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của viêc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Thuận lợi: - Xí nghiệp có nhiều cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm làm việc, có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình. - Xí nghiệp đã có sự cố gắng trong việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại để phục vụ các hoạt động của văn phòng góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, phục vụ sản xuất kinh doanh… Khó khăn: - Do hoạt động của văn phòng rộng, nhiều công việc, nhiều lĩnh vực cho nên hoạt động công nhân viên có tính chất đơn lẻ, tự chịu trách nhiệm với nhiệm vụ của mình và mang tính độc lập cao, nếu công nhân viên chức không tự giác thì chất lượng công việc vẫn còn nhiều hạn chế. Công tác sang kiến cải tiến ở một số phòng ban chưa được phát huy. - Số đông cán bộ nhân viên của Xí nghiệp ở độ tuổi cao, họ dày dạn kinh nghiệm trong công việc nhưng lại hạn chế về việc tiếp nhận với khoa học kỹ thuật, với công nghệ mới, đặc biệt là các trang thiết bị được đầu tư vào dây chuyền sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Nhận thức vai trò ứng dụng Công nghệ thông tin mang lại hiệu quả cao cho các hoạt động văn phòng nói chung còn chưa cao, thể hiện ở đầu tư cho tin học hóa, bố trí thời gian và nguồn nhân lực của Xí nghiệp cho việc đào tạo các chương trình tin học, ngoại ngữ chưa tốt… - Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một doanh nghiệp Nhà nước nên hiện tại vẫn còn ảnh hưởng của chế độ làm việc thời bao cấp. Vì vậy, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường họ vẫn chưa bắt kịp được với phong cách làm việc hiện đại. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 69 Tóm lại: Trên đây là những khái quát cơ bản về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 và thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, cụ thể là Ban Nhân chính –Kế hoạch đã làm được dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban Giám đốc trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khắc nghiệt cùng với công cuộc nghiệp hóa, hiện đại hoát đất nước. Thông qua thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như trên có thể đưa ra những kết luận chủ yếu sau: + Đã có sự quan tâm của ban lãnh đạo trong việc đầu tư mua sắm trang thiết bị hiên đại như: vi tính, điện thoại, máy in,…nhưng chưa khai thác hết các tính năng của nó cũng như việc chưa áp dụng các ứng dụng của Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. + Chưa đầu tư toàn diện vì yếu tố con người quyết định kết quả của việc đầu tư đó. Cho nên chưa có kế hoạch, quy hoạch cho việc đầu tư, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức,…để khai thác tối đa những ứng dụng hiện có của trang thiết bị hiện đại, của Công nghệ thông tin. Chính vì những lý do đó, em xin được mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị của mình ở chương 3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 70 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 “Làm thế nào để khách hàng biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình”- đó luôn là một câu hỏi được đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp.Từ câu hỏi này phải suy nghĩ xem làm thế nào để thu hút khách hàng được nhiều nhất nhưng vấn đề thực hiện được nó không phải là một điều dễ dàng. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 không chỉ có bề dày truyền thống làm ăn, có uy tín với khách hàng mà còn luôn luôn đáp ứng được nhu cầu cấp bách của khách hàng. Để tiếp tục giữ niềm tin với khách hàng, giữ được khách hàng cũ và tìm kiếm được khách hàng mới. Muốn làm được điều này phải năm bắt được các nguồn hàng của các công ty dịch vụ vận tải, nhu cầu sửa chữa và đóng mới để có biện pháp đáp ứng được một cách nhanh, kịp thời và chất lượng nhất. Việc tìm kiếm khai thác nguồn hàng được thực hiện bởi các phòng ban làm theo chức năng của mình nhưng để trợ giúp cho hoạt động của các phòng ban đó thì không thể không kể tới sự hoạt động tích cực của bộ phận văn phòng. Trong thực tế cho thấy đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào bộ phận văn phòng luôn giữ vai trò chủ chốt quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó. Để giúp cho người nhân viên văn phòng giảm bớt gánh nặng công việc, tiết kiệm thời gian, tìm kiếm thông tin chủ động, chính xác nhất thì việc ứng dụng Công nghệ thông tin là sử dụng những kết quả của Công nghệ thông tin để hỗ trợ cho các cá nhân và tổ chức hoạt động xử lý thông tin, hỗ trợ cho các khâu công việc cần thiết và cuối cùng, ở mức độ cao nhất là hỗ trợ cho các tổ chức hoạt động, khai thác thông tin trong môi trường công nghệ thông tin, cải tiến đổi mới quy cách làm việc, đạt hiệu quả công việc cao hơn, đáp ứng những thay đổi đang diễn ra.Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, em thấy việc ứng dụng Công nghệ thông tin còn nhiều tồn tại, thiếu sót cần hoàn thiện và nâng cao để phù hợp với giai đoạn phát triển của nền kinh tế hiện nay. Dưới đây là những phương hướng và giải pháp có thể áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 71 1. Phƣơng hƣớng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Để tiến hành ứng dụng Công nghệ thông tin có hiệu quả trước hết ban Giám đốc Xí nghiệp cần phải nhận thức được vai trò của Công nghệ thông tin trong phát triển kinh tế - xã hội hiện nay, nhận thức về những khả năng mà Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ cho các hoạt động, các khâu trong công việc có thể ứng dụng Công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả làm việc và tuyên truyền, làm cho những nhân viên trong Xí nghiệp cũng có nhận thức như mình. Dựa vào những kế hoạch đề ra trong năm 2009 đã nêu ở chương 2, em xin mạnh dạn nêu phương hướng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động công tác văn phòng, giúp văn phòng hoàn thành được các kế hoạch đã đề ra, như sau:  Nối mạng Internet và mạng Intranet Xí nghiệp sửa tàu 81 có mối quan hệ khăng khít với nhiều Công ty trong cả nước nhằm trao đổi kinh nghiệm và cách thức sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao. Hơn nữa mỗi vùng miền có sự chênh lệch về địa lý nên sự trao đổi thông tin gặp nhiều khó khăn. Hàng năm văn phòng của Xí nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo tiến độ sản xuất kinh doanh và báo cáo tài chính cho Công ty cấp trên để kịp triển khai nguồn vốn cho năm sau. Nhưng một yêu cầu quan trọng truyền thông là phải nhanh chóng và liên tục để đảm bảo cho việc trao đổi thông tin với các Công ty trong nước được thông suốt thì Xí nghiệp, mà cụ thể là khối văn phòng của Xí nghiệp phải áp dụng tiến bộ của Khoa học công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng mình. Chính vì những lý do trên mà một trong những phương hướng là văn phòng nên nối mạng Internet. Internet là mạng máy tính lớn nhất thế giới, được hình thành đầu tiên vào năm 1969 bởi Bộ Quốc phòng Mỹ có tên là APRANET, nó là “mạng của các loại mạng”. Qua Internet, chúng ta có thể trao đổi thông tin với nhau, mạng càng lớn thì lượng thông tin càng nhiều. Nhiều người cho rằng khi nói tới chuyện phổ biến thông tin thì Internet là một phát minh vô cùng có ý nghĩa sau báo chí, Intenet cũng có thể làm thay đổi cách nhìn của mọi người về con người và thế giới. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 72 Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách liên tục thường xuyên, Xí nghiệp luôn quan tâm đến hai vấn đề chính là nguồn nguyên liệu và sản phẩm đầu ra. Điều đó có ý nghĩa là Xí nghiệp còn có mối liên hệ mật thiết với các Công ty dịch vụ vận tải đường sông. Tất cả việc trao đổi thông tin giữa Xí nghiệp với các tổ chức này đều thông qua văn phòng. Văn phòng của Xí nghiệp chính là đầu mối tiếp nhận mội thông tin phản hồi đồng thời cũng là đầu mối giúp lãnh đạo văn phòng đưa ra cá quyết định cuối cùng sau khi đã nghiên cứu mọi thông tin mà văn phòng thu được. Vì vậy, theo em việc nối mạng Internet đối với hoạt động của văn phòng Xí ngiệp là một việc hết sức cần thiết và sẽ rất hữu hiệu cho công tác thu thập thông tin cũng như truyền đạt các thông tin đến với các cán bộ lãnh đạo của Xí nghiệp. Nếu mạng Intenet là “mạng của các loại mạng” thì Internet thu nhỏ và có giới hạn trong phạm vi của một cơ quan hay một doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc chia sẻ thông tin qua việc sử dụng Internet. Mạng Internet dược bảo vệ và bị ngăn cách với Internet bởi một lúc bức tường lửa, Internet vẫn hoàn toàn có thể nối mạng Internet và ngược lại. Sau khi có mạng Internet, điều đó đồng nghĩa với việc Xí nghiệp sẽ có trang Web riêng. Bất cứ tổ chức nào thuộc Xí nghiệp cũng có thể truy cập vào trang Web này, nhờ đó việc trao đổi thông itn, giao tiếp giữa văn phòng Xí nghiệp với các tổ chức liên quan sẽ trở lên nhanh chóng và thuận tiện hơn nhiều. Gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư trang bị các máy móc, trang thiết bị hiện đại cho các phòng ban do vậy việc nối mạng nội bộ LAN (Local Area Network) cũng cần thiết, vừa tiết kiệm thời gian đi lại giữa các phòng ban với nhau, vừa có thể chủ động giám sát được công việc của nhân viên trong văn phòng, không mất quá nhiều thời gian đi trực tiếp xuống hiện trường sản xuất kinh doanh như trước nữa vì tất cả các thông tin cần thiết đều được gửi lên phòng Giám đốc ngay sau khi các thông tin sẽ được cập nhật từ cơ sở. Việc này sẽ giảm nhẹ phần nào được hoạt động của bộ phận văn thư, bộ phận văn thư sẽ không phải làm các công tác chuyển tài liệu, giấy tờ liên quan đến hoạt động thu thập thông tin và xử lý thông tin của bộ phận văn thư lưu trữ. Mặt khác, để cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra tốt thì việc liên hệ, qua lại giữa Xí nghiệp với các Công ty, phân xưởng và với các tổ chức liên quan phải liên tục, các thông tin đưa ra và các thông tin phản hồi phải nhanh chóng, chính Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 73 xác, kịp thời. Do vậy việc nối mạng diện rộng WAN (Wide Area Network) giữa văn phòng Xí nghiệp với các tổ chức cũng là một điều cần thiết. Mạng này là mạng kết nối máy tính trong nội bộ các quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một châu lục. Nhờ có mạng này mà các doanh nghiệp trong nước cũng như các tổ chức quốc tế quan tâm đến chất lượng các mặt hàng thủy sản đều có thế trao đổi các thông tin cũng như các thông tin về mặt hàng kinh doanh của Xí nghiệp thông qua trang Web của Xí nghiệp trên Internet. Tóm lại, việc áp dụng các tiến bộ của Khoa học công nghệ, của Công nghệ thông tin mà cụ thể ở đay là việc nối mạng Internet, Intranet, LAN, WAN, là phương hướng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Với sự tiến triển của Công nghệ thông tin như trên thì văn phòng hiện đại chắc chắn sẽ phât triển theo hướng “Văn phòng tự động hóa”, “Văn phòng điện tử hóa”. Việc thực hiện 3 chức năng: tham mưu, điều hành tổng hợp, quản trị hậu cần của bộ phận văn phòng trong điều kiện mới cũng cần được nghiên cứu, phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể sao cho thích hợp với tình hình mới. 2. Những giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Từ những phương hướng nêu trên, theo em để có thể ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động văn phòng nói chung và văn phòng của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 nói riêng các nhà lãnh đạo nên có những giải pháp cụ thể, thiết thực, mang tính khả thi cao để từng bước hiện đại hóa các hoạt động văn phòng tại cơ quan mình. Em xin mạnh dạn đưa ra những giải pháp sau: 2.1 Hiện đại hóa phần cứng (Hardware) Như đã trình bày ở trên, do Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 có mạng lưới các mối quan hệ với các tỉnh thành trong cả nước nên việc nối mạng Internet, mạng Intranet, mạng LAN, mạng WAN là việc làm hết sức cần thiết. Tính cập nhật thông tin một cách nhanh chóng tạo điều kiện cho Xí nghiệp chiếm được các lợi thế lớn trong kinh doanh và sản xuất. Bởi trong thời đại thông tin, việc quảng cáo rộng rãi tìm đối tác, khách hàng trong sản xuất kinh doanh và chế độ khuyến mãi Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 74 thích hợp, hoạt động chiêu hàng là điều hết sức cần thiết và nếu khai thác tốt những thông tin trên mạng sẽ đem lại những hiệu quả to lớn mà chi phí lại không cao và như vậy sẽ phát triển được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc làm này sẽ khắc phục tồn tại của văn phòng là hàng tháng phải cử nhân viên đi Marketing thị trường, tiết kiệm được thời gian và nhân lực. Để phục vụ công việc cần trang bị hệ thống máy tính và hỗ trợ để đạt được hiệu quả cao nhất. Nhưng để cỏ thể kết nối được các mạng này thì các máy tính đều phải có dung lượng ổ cứng phù hợp, đủ mạnh để có thể tìm kiếm thông tin và tải (download) các thông tin trên mạng (upload) đó là những thông tin về dản phẩm của Xí nghiệp, giá cả, mẫu mã, phương thức thanh toán…Cũng như giới thiệu chung về Xí nghiệp, cần có một trang web của Xí nghiệp bằng nhiều thứ tiếng:Anh, Trung Quốc,…để mở rộng, xâm nhập vào thị trường trên thế giới. Hiện nay các máy tính ở văn phòng Xí nghiệp chủ yếu sử dụng WinXP, có cấu hình tương đối mạnh, hệ điều hành Pentium III, có cổng USB. Thiêt bị máy nhỏ, gọn nhẹ không hơn một cây bút viết nhưng có khả năng lưu vô cùng lớn nó được gọi đơn giản là “bút cóp”. Thiết bị máy sử dụng bộ nhớ Flash (ánh sáng từ) nên sẽ không dễ dàng bị nhiễm các loại Virus phá hoại, có tốc độ ghi và đọc cực nhanh. Nhưng bên cạnh đó, vẫn cồn một số máy tính có cấu hình thấp, linh kiện chưa được nâng cấp kịp thời chưa được trang bị ổ CD – ROM mà hiện nay các văn bản, tài liệu có dung lượng lớn đều được lưu trữ trong đĩa CD, gây khó khăn trong việc thu thập và lưu trữ thông tin, tài liệu. Chính điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả làm việc của nhân viên văn phòng. Ngoài ra văn phòng chưa trang bị máy Scan quét tài liệu, văn bản…vào máy tính nên hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng chưa cao, còn mất nhiều thời gian vào việc soạn thảo tài liệu, bởi máy Scan có tác dụng rất lớn trong công việc nhằm rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản, tài liệu…Theo em, lãnh đạo văn phòng nên có kế hoạch và báo cáo Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 (Công ty cấp trên) về tình hình trang thiết bị trong văn phòng để Tổng Giám đốc có ý kiến chỉ đạo, thay thế một số bộ phận đã quá cũ hoặc nâng cấp nếu thấy cần thiết và trang bị máy Scan thường. Scan màu nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 75 2.2 Trang bị thêm những phần mềm hiện đại (Software) và các trang thiết bị khác khắc phục công tác văn phòng Các máy tính trong Xí nghiệp phần lớn đều sử dụng bộ Office 2000, với Window 2000 hoặc WIN XP. Các phần mềm cề soạn thảo – Microsoft Word; phần mềm kế toán – Microsoft Exel; phần mềm về trình diễn tại Hội nghị, Hội thảo – Microsoft PowerPoint đã được văn phòng vận dụng một cách có hiệu quả trong việc xử lý các văn bản, tài liệu, thống kê kế toán.Tuy nhiên hiện nay hệ thống của Xí nghiệp với rất nhiều các phân xưởng thì việc thiết lập phần mềm quản lý công văn (Lotus) là rất cần thiết và hiệu quả bởi sự phát triển của Công nghệ thông tin và mạng Internet đã giúp cho Xí nghiệp thực hiện quản lý công văn rất hiệu quả, tiện ích. Mạng Lotus là phần mềm giúp nhà lãnh đạo chuyển đến người thực hiện một cách nhanh chóng qua đường truyền thông mạng. Đối với nhân viên văn phòng mạng Lotus giúp cho họ quản lý công văn một cách khoa học và hiệu quả nhất là tiết kiệm được văn phòng phẩm như giấy in, mực in và lưu trữ. Máy quét Scan và mạng Lotus là rất cần thiết cho hoạt động của Văn phòng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Công tác thu thập và xử lý thông tin của Xí nghiệp còn mang tính thụ động, chưa tận dụng hết những lợi ích mà Công nghệ thông tin mang lại. Tại Xí nghiệp tất cả công văn, tài liệu chuyển hay gửi đến đều phải vào sổ công văn đi hay sổ công văn đến theo quy định. Mỗi lần có công văn đến hay đi thì văn thư phải mở sổ ra ghi, nếu sai thì gạch đi và viết lại, đôi khi còn viết tắt những từ không được phép viết tắt. Cũng như vậy mỗi lần tìm công văn đã được lưu tại bộ phận văn thư, lưu trữ thì lại phải giở sổ và tìm một cách thủ công, mất nhiều thời gian. Vì vậy theo em nhân viên văn phòng nên sử dụng máy vi tính trong việc ghi sổ các công văn đi và đến, trong việc lưu trữ các công văn giấy tờ cần thiết. Cụ thể trong việc đăng ký văn bản người ta không thể sử dụng các chương trình phần mềm soạn thảo văn bản mà phải sử dụng cá hệ quản trị cơ cở dữ liệu mà hiện nay Nhà nước đã ban hanh cho ứng dụng trong văn thư và một chương trình phần mềm viết trên Foxbro. Khả năng tối ưu của hệ quản trị cơ sở dữ liệu hơn các chương trình ứng dụng là ngoài việc thống kê, lưu trữ các thông tin trên máy còn tổng hợp và cung cấp thông tin thường xuyên văn bản trong toàn cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng phần mềm này thì Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 76 nhân viên văn thư không mất công vào sổ đăng ký văn bản một cách thủ công, có thể sửa chữa khi có sai sót, tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Mặt khác nếu như máy tính trong phòng ban được hòa mạng nội bộ thì khi văn thư nhập văn bản vào máy vi tính thì các phòng ban khác cũng có thể biết có văn bản nào gửi cho phòng ban mình hay không, từ đó họ sẽ sắp xếp thời gian để giải quyết. Cũng tương tự như vậy trong việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, xây dựng các phòng lưu trữ trên máy và mỗi khi muốn tìm tài liệu thì chỉ việc điền các thông số chủ yếu về văn bản như: ngày đến, số, ký hiệu…là ta có thể xác định được văn bản đó được nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Để khắc phục những tồn tại về những tủ đựng tài kiệu, hồ sơ đã xuống cấp theo em, vào cuối mỗi năm lãnh đạo văn phòng nên tổ chức một ngày dể kiểm kê tài sản của văn phòng mình cũng như chất lượng các trang thiết bị trong văn phòng. Từ đó sẽ có kế hoạch sửa chữa hoặc thay thế một số trang thiết bị không còn sử dụng được nữa, đảm bảo được yêu cầu về bảo quản và lưu trữ tài liệu. Ngày nay, hệ thống văn thư lưu trữ trong “văn phòng không giấy” không phải là hệ thống tủ với các ngăn dựng gồ sơ mà là hệ thống tủ, khay hoặc bao, lưu trữ hệ thống đĩa mềm và đĩa cứng trên trục quay ngày càng hiện đại. Nếu không có kế hoạch sửa chữa, bảo quản thì thời tiết ẩm, nồm dễ gây ẩm mốc các đĩa mềm và đĩa cứng ảnh hưởng đến chất lượng ghi, sao chép các tài liệu, sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Với các giải pháp nhằm ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như trên sẽ làm cho hoạt động văn phòng của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 được khoa học và công nghệ hóa. Tất cả các công việc văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện các chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều dược hệ thống máy vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ xử lý. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình công nghệ thông cần thiết. Vì vậy, nếu cán bộ nhân viên trong văn phòng có đủ trình độ để xử lý thi chắc chắn “Văn phòng hiện đại” sẽ đóng góp ngày càng tích cực cho Xí nghiệp trong quá trình thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 77 2.3 Đào tạo nguồn nhân lực Laurie Mullins viết: “ Ảnh hưởng của Công nghệ thông tin sẽ đòi hỏi những phương thức mới của tổ chức công việc, Nó sẽ ảnh hưởng đến sự hình thành cùng cơ cấu của các nhóm và bản chất của những công việc sẽ có những chuyển dịch khỏi những tổ chức tập trung hóa quy mô lớn đến những đơn vị làm việc nhỏ hơn… Các cá nhân có thể tự mình làm việc nhiều hơn, từ trạm làm việc cá nhân của họ hoặc thậm chí nhà của họ… Sẽ có những thay đổi trong bản chất của việc giám sát và trong cơ cấu phả hệ cố hữu của cá công việc và trách nhiệm”, Như vậy theo ông, đào tạo nguồn nhân lực là một yêu cầu không thể thiếu khi áp dụng Công nghệ thông tin, vì có nắm và hiếu được về Công nghệ thông tin thì các thành quả của thông tin, vì có nắm và hiểu được về Công nghệ thông tin thì các thành quả của Công nghệ thông tin mới được sử dụng một cách hiệu quả. Mặt khác, hầu hết nhân viên trong bộ phận văn phòng Xí nghiệp đều là những người có thâm niên làm việc, có nhiều kinh nghiệm nhưng không phải vì họ có nhiều kinh nghiệm mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu trong công việc. - Nâng cao năng lực kỹ thuật, sở dụng các phương tiện hiện đại đặc biệt là các phương tiện tin học: Với Công nghệ thông tin, người quản trị văn phòng có thể khai thách các dữ kiệu trực tiếp các máy tính ở mạng nội bộ cũng như ở các cơ sở khác ở mạng bên ngoài và trên mạng Internet với nguồn gốc chính xác mà không phải qua báo cáo trung gian. Như vậy cần trang bị cho người quản trị văn phòng các kỹ năng, kỹ xảo của Công nghệ thông tin nhằm trao đổi, chia sẻ thông tin, tổ chức các cuộc bàn bạc, hôi thảo qua mạng hoặc đưa thông tin lên mạng máy tính như vậy, một số cán bộ, nhân viên có thể làm việc trên máy tính tại nhà.”Làm việc tại nhà:, Công sở gia đình”, “Office at home” đang có điều kiện trở thành hiện thực. Các cơ sở dữ liệu, các thông tin được trao đổi qua máy tính, qua fax, qua email, qua webside…Nếu không đào tạo nguồn nhân lực thì họ không thể đủ trình độ cần thiết để tiếp cận với công nghệ hiện đại và tự bản thân họ sẽ bị đào thải. Khi có trinh độ tay nghề người lao động có nhiều sang tạo trong công việc, làm tăng năng suất lao động và kết quả công việc .Ví dụ như đối với văn thư lưu trữ, nếu như họ không được đào Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 78 tạo thì sẽ không biết cách sử dụng và khai thác hết được những tiện ích của máy vi tính. Vì hiện nay nhờ máy tính và qua việc nối mạng máy tính để xử lý luồng thông tin đầu vào trong nội bộ (LAN – Local Area Network) và nối mạng rộng bên ngoài (WAN – Wide Area Network) để xử lý luồng thông tin đầu ra. Do đó không cần sao chép, nhân in công văn và phân phát theo kiểu thủ công qua đường bưu điện như trước.Việc lưu trữ văn bản, thì ngoài việc dùng các film, băng từ, đĩa từ, người ta đã tạo ra các đĩa mềm (Floppy disk) để sao chép các cơ sở dữ liệu cần thiết. Với việc xuật hiện các đĩa cứng nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho các đĩa cứng CD – ROM (Compact disk read only memory) lưu trữ được các thông tin với trữ lượng tăng lên hàng triệu lần. Chính vì những tiện ích trên sẽ giúp cho nhân viên văn thư tiết kiệm được thời gian, công sức mà công việc lại hiệu quả cao nếu như họ được đào tạo. Theo em, khi văn phòng Xí nghiệp tiến hành nối mạng thì văn phòng cũng nên có những buổi tập huấn ngắn ngày giới thiệu và hướng dẫn các cán bộ nhân viên của các tổ chức được biết và biết cách tiếp nhận các thông tin do văn phòng đưa ra trên mạng nội bộ Internet. Đồng thời qua lớp tập huấn này, các tổ chức cũng biết cách trao đổi thông tin với Xí nghiệp thông qua mạng, cung cấp các tài liệu hoặc những thông tin cần thiết mà Xí nghiệp yêu cầu vào bất cứ thời gian nào chứ không nhất thiết phải đến tận văn phòng, gặp trực tiếp lãnh đạo. Qua mạng Internet các tổ chức có thể nắm bắt được thông tin do Xí nghiệp đưa ra thông qua trang Web của Xí nghiệp đang được hoàn thiện và sẽ đưa lên mạng trong thời gian sớm nhất. Trong những năm gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư cho các phòng ban một số máy móc hiện đại như máy in, máy tính…nhứng không phải nhân viên nào cũng thành thạo cách sử dụng nó. Thông thường họ chỉ được hướng dẫn sử dụng một số thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản lau chùi, xử lý các sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc. Mặt khác, phần lớn nhân viên trong văn phòng đều tốt nghiệp không phải chuyên ngành tin học nên kiến thức của họ về tin học còn nhiều hạn chế. Vì vậy theo em, nếu có thể lãnh đạo văn phòng nên cử từ 1-2 nhân viên của mình tham gia Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 79 một lớp học về phần cứng máy tính, về sửa chữa những lỗi cơ bản của máy khi có sự cố xảy ra. Như thế sễ tiết kiệm được chi phí, nhân lực cũng như thông tin cần thiết phải tuyển thêm nhân viên phụ trách về kỹ thuật cho văn phòng. 2.4 Về vấn đề nhân sự Bên cạnh việc bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên trong văn phòng thì vấn đề nhân sự cũng là một yếu tố cần quan tâm, Văn phòng nên tổ chức tuyển dụng thêm nhân viên văn phòng mới vì nhân viên văn phòng hiện nay hầu hết đều ở độ tuổi chuẩn bị nghỉ hưu. Chờ đến khi họ nghỉ hưu mới tuyển thêm nhân viên mới sẽ làm cho công việc bị gián đoạn vì nhân viên mới vào sẽ mất thời gian làm quen với công việc. Mặt khác, sẽ tranh thủ được sự chỉ bảo, giúp đỡ trong công việc và thiết lập được mối quan hệ tốt giữa nhân viên chuẩn bị về hưu với nhân viên mới. Hơn nữa, việc tuyển dụng thêm nhân viên mới sẽ đem lại cho Xí nghiệp rất nhiều lợi thế bởi họ là những nhân viên trẻ, có năng lực và nhiệt huyết làm việc, họ có sức sáng tạo, có đủ trình độ và kiến thức để lĩnh hội được đầy đủ các tri thức tiến bộ của nhân loại một cách nhanh nhất. Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những người quản trị văn phòng thông minh, sáng tạo, có tinh nhân văn cao, với nghiệp vụ chuyên môn, sử dụng tốt máy tính và Công nghệ thông tin sẽ góp phần đưa Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 phát triển cường thịnh, tiến lên sánh vai cùng các doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 80 KẾT LUẬN Ngày nay, để hội nhập với nền kinh tế thế giới thì cách tốt nhất là phải xây dựng được một văn phòng tự động hóa – hiện đại hóa, cần phải đầu tư mọi lĩnh vực liên quan tới hoạt động văn phòng như: đổi mới các trang thiết bị hiện đại, đào tạo cán bộ, nhân viên trong văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đồng thời cũng có những kiến thức nhất định về tin học, biết sử dụng thành thạo máy vi tính về mặt kỹ năng để áp dụng vào công tác văn phòng một cách nhanh gọn, đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, phải có hệ thống nối mạng LAN, WAN, Internet, Intranet thuận tiện cho việc khai thác, trao đổi thông tin giữa văn phòng với các tổ chức, các đối tác của Xí nghiệp. Đồng thời, với việc đầu tư các trang thiết bị, nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng để hướng tới cái đích cuối cùng là thu nhập thông tin phục vụ lãnh đạo. Nhờ có công nghệ hiện đại mà ngày nay việc thu nhập, xử lý thông tin không còn gặp nhiều khó khăn, trở ngại. Trái lại rất nhanh chóng, chính xác, đúng và đủ theo yêu cầu của công việc đề ra. Thông tin là cơ sở để văn phòng tồn tại ở trạng thái động. Chính thông tin là nguồn lực cần thiết cho sự phát triển của nhân loại. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của Lãnh đạo. Việc ứng dụng Công nghệ thông tin là yêu cầu bức xúc, đáp ứng được yêu cầu kinh tế - xã hội trong giai đoạn mới. Nhờ có việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng để thu thập, xử lý, chuyển phát thông tin là điều kiện thiết yếu. Nhận thức rõ được vai trò quan trọng của Công nghệ thông tin nên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 rất quan tâm đến lĩnh vực này. Xí nghiệp luôn đảm bảo các luồng thông tin đầu ra và đầu vào nhanh, chính xác, kịp thời phù hợp với yêu cầu của lãnh đạo, của công việc. Với phạm vi nghiên cứu khá rộng cộng với trình độ còn hạn chế, chắc chắn bài khóa luận vẫn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Xí nghiệp sửa chữa tài 81 đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em nâng cao được các nghiệp vụ trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp. Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị kinh doanh Trường đại học Dân lập Hải Phòng. Đặc biệt là cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà – giảng viên trường Học viện hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này.