Thực hiện theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, từng phòng an để có những
biện pháp kịp thời.
Đánh giá thường xuyên sẽ phản ánh được những mặt còn tồn tại trong công ty, đảm bảo
nhân viên làm đúng quy trình, thủ tục.
Việc đánh giá nội bộ nhằm xác định các hoạt động hiện tại có phù hợp với những yêu cầu
của HTQLCL không, quy trình có được áp dụng một cách hiệu lực và được cải tiến liên tục.
Tránh việc chỉ áp dụng tốt HTQLCL thời gian đầu, sau đó các hoạt động đi khỏi quỹ đạo và
không đạt được sự cải tiến liên tục.
15 trang |
Chia sẻ: lylyngoc | Lượt xem: 3040 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
TIỂU LUẬN MÔN PHÁT TRIỂN & THAY ĐỔI TỔ CHỨC
Đề tài:
XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY FUJINET
GVHD: TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH
LỚP :QTKD ĐÊM 2 K22
HVTH: NGUYỄN HOÀNG NGÂN
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 4/2014
Tiểu luận “Xây dựng áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
i
MỤC LỤC
1. Tổng quan về công ty Fujinet ................................................................................................. 1
1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty Fujinet ............................................................................... 1
1.2. Lịch sử phát triển .............................................................................................................. 1
1.3. Sơ đồ tổ chức công ty ....................................................................................................... 2
1.4. Nhân sự ............................................................................................................................ 3
1.5. Triết lý kinh doanh ........................................................................................................... 3
1.6. Phương châm kinh doanh ................................................................................................. 3
2. Phân tích dự án áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 của công ty Fujinet ................................ 4
2.1. Mục đích ........................................................................................................................... 4
2.2. Vị trí hiện tại .................................................................................................................... 4
2.3. Quá trình triển khai HTQLCL ISO 9001:2008 ................................................................ 4
2.4. Thời gian thực hiện .......................................................................................................... 5
3. Thực trạng HTQLCL tại công ty Fujinet ................................................................................ 5
3.1. Hệ thống tài liệu ............................................................................................................... 5
3.2. Trách nhiệm lãnh đạo ....................................................................................................... 6
3.3. Quản lý nguồn lực ............................................................................................................ 7
3.4. Cung cấp dịch vụ .............................................................................................................. 7
3.4.2. Các quá trình liên quan đến khách hàng ................................................................... 8
4. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi khi áp dụng ISO tại công ty Fujinet .................. 8
4.1. Động lực ........................................................................................................................... 8
4.2. Kháng cự từ cá nhân ......................................................................................................... 9
4.3. Kháng cự từ tổ chức ......................................................................................................... 9
4.4. Kháng cự từ môi trường bên ngoài ................................................................................ 10
5. Giải pháp và thực hiện thay đổi ............................................................................................ 10
Tiểu luận “Xây dựng áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
ii
5.1. Đào tạo nhận thức về ISO 9001:2008 ............................................................................ 10
5.2. Thành lập đội thực hiện thay đổi .................................................................................... 10
5.3. Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban ........................................ 11
5.4. Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty ......................................................................... 11
5.5. Chuẩn hóa quy trình làm việc ........................................................................................ 11
5.6. Chính sách khen thưởng ................................................................................................. 12
5.7. Kiểm tra, giám sát, đáng giá thường xuyên ................................................................... 12
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
1
1. Tổng quan về công ty Fujinet
1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty Fujinet
Công ty TNHH Mạng Máy tính Phú Sĩ (Fujinet Co., Ltd.) là công ty 100% vốn
Việt Nam, chuyên phát triển phần mềm. Khách hàng chủ yếu là các công ty phần mềm
của Nhật Bản (hơn 90% doanh số của Fujinet).
Fujinet chuyên phát triển các phần mềm nghiệp vụ, phần mềm đóng gói (gồm các
công đoạn detail design, coding, testing), chuyển đổi các gói phần mềm sang ngôn ngữ
mới (.NET, Java), v.v…
Toàn thể nhân viên Fujinet luôn nỗ lực làm tốt việc phát triển phần mềm cho các
công ty Nhật Bản, phấn đấu đưa Fujinet trở thành công ty hàng đầu tại Việt Nam, trong
lĩnh vực phát triển phần mềm cho thị trường Nhật Bản.
Ngày thành lập: 06/09/2000.
Vốn điều lệ: 7,2 tỷ đồng. Vốn tự có: 24 tỉ đồng.
Trụ sở chính và trung tâm phần mềm: Tòa nhà WASECO, 10 Phổ Quang, Q.Tân
Bình, TP.HCM
ĐT: (84-8) 38477000. Fax: (84-8) 38475000
URL:
1.2. Lịch sử phát triển
Ngày 01/10/1996: thành lập dịch vụ máy tính Fujinet. Khởi đầu chỉ kinh doanh
trong lĩnh vực tích hợp hệ thống.
Ngày 06/09/2000: Thành lập Công ty TNHH Mạng Máy tính Phú Sĩ (Fujinet Co.,
Ltd.) với 10 người.B t đầu phát triển phần mềm cho thị trường Nhật Bản.
Ngày 01/10/2005: Thành lập ộ phận đồ h a (đồ h a 2D, 3D).
Ngày 01/04/2007: Thành lập chi nhánh tại Tokyo.
Ngày 15/12/2007: Thành lập trung tâm phát triển phần mềm thứ hai tại TP.HCM,
Việt Nam.
Ngày 15/08/2008: Đạt chứng nhận CMMI Level.
Ngày 01/05/2009: Đạt chứng nhận ISO 27001:2005 (ISMS).
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
2
1.3. Sơ đồ tổ chức công ty
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
3
1.4. Nhân sự
Tổng số nhân viên của công ty FUJINET là 250 người (tính đến tháng 3/2013).
210 người trong số đó thuộc ộ phận software.
Công ty Fujinet tổ chức đào tạo tiếng Nhật cho đội ngũ lập trình viên (tuần h c 2
lần ngay tại công ty) và cử nhiều người sang tu nghiệp tại Nhật.
Ngoài ra công ty còn có còn có đội ngũ phiên dịch chuyên nghiệp 22 người, sẽ
dịch các tài liệu lập trình, giao dịch email với khách hàng ằng tiếng Nhật.
Fujinet tuyển dụng và đào tạo nhân sự trẻ, ưu tú, đảm ảo làm ra sản phẩm có chất
lượng cao, tuân thủ nghiêm ngặt kỳ hạn giao hàng.Môi trường phát triển có độ an toàn,
tin cậy, ảo mật cao.
Trình độ của nhân viên luôn được nâng cao thông qua các hoạt động đào tạo nội
ộ, tu nghiệp tại Nhật, được đào tạo tiếng Nhật ngay tại công ty.
1.5. Triết lý kinh doanh
Thông qua việc tích cực giao lưu kỹ thuật IT giữa hai nước Việt – Nhật, Fujinet
muốn cống hiến vào sự phát triển về kinh tế, đào tạo nhân tài, nâng cao trình độ kỹ thuật
của hai nước.
Tạo ra và giữ vững sự tín nhiệm, sự tin cậy của khách hàng. Hợp tác với nhau theo
phương châm: thành thực, tôn tr ng nhau, và cùng phồn vinh.
Không ngừng nâng cao trình độ kỹ thuật, để cung cấp dịch vụ chất lượng cao.
Tuân thủ luật lệ, phát triển kinh doanh, nâng cao giá trị công ty.
1.6. Phương châm kinh doanh
Chất lượng cao:Tập hợp đội ngũ kỹ sư IT ưu tú, cộng với qui trình phát triển phần
mềm theo tiêu chuẩn thế giới CMMI Level 3 (Fujinet đạt chứng chỉ này vào ngày 15
tháng 8 năm 2008), nhằm mục đích tạo ra sản phẩm có chất lượng và độ tin cậy cao.
Tuân thủ kỳ hạn giao hàng: Đội ngũ nhân viên siêng năng, có tinh thần trách
nhiệm cao, luôn tuân thủ triệt để kỳ hạn giao hàng.
Giá thành tốt nhất: Chúng tôi xây dựng một tổ chức luôn nâng cao tính sản xuất.
Đội ngũ kỹ sư IT chuyên nghiệp, không ngừng nỗ lực cải thiện yếu tố “giá thành/hiệu
quả”.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
4
2. Phân tích dự án áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 của công ty Fujinet
2.1. Mục đích
Tiêu chuẩn hóa công việc: khi áp dụng ISO 9001:2008 vào công ty, nhân viên sẽ thực
hiện công việc theo các chuẩn mực được quy định, quá trình làm việc được chuẩn hóa, tạo ra kết
quả ổn định, dễ dàng cho công tác kiểm tra và đánh giá.
Nâng cao nhận thức về ISO: đào tạo toàn thể đội ngũ nhân viên để h nhận thức được
bản chất, vai trò và lợi ích của việc áp dụng HTQLCL ISO.
Thực hiện và duy trì các quy trình đã được chuẩn hóa: xây dựng hệ thống văn ản nhằm
đảm bảo thực hiện và duy trì các quy trình đã được chuẩn hóa.
Quản lý tri thức: các tài liệu của HTQLCL giúp cho những nhân viên mới nhanh chóng
tiếp cận và n m b t quá trình làm việc, duy trì hiệu quả làm việc, đồng thời hỗ trợ nhân viên hiện
tại nếu h chuyển sang vị trí mới với những công việc mới.
Nhân viên làm việc theo các tiêu chuẩn được ban hành giúp cho kết quả tốt hơn, từ đó
công ty đạt được các mục tiêu chiến lược.
2.2. Vị trí hiện tại
Từ lúc thành lập vào năm 2000 đến nay, công ty mới đạt được chứng nhận ISO
27001:2005 – tiêu chuẩn về hệ thống quản lý an ninh thông tin, chứ chưa áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng nào.
M i hoạt động trong công ty được các nhân viên tuân thủ theo cách làm từ trước đến nay.
Ban giám đốc duy trì cách thức hoạt động này với mục đích mang đến cho nhân viên một môi
trường làm việc thoải mái, phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, vì không có
một hệ thống cụ thể nên không có một tiêu chuẩn để kiểm tra và giám sát, cũng như không có cơ
sở để cải tiến hiệu quả làm việc.
2.3. Quá trình triển khai HTQLCL ISO 9001:2008
Cam kết của lãnh đạo
Thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện lãnh đạo
Ch n tổ chức tư vấn
Khảo sát hệ thống quản lý chất lượng hiện có và lập kế hoạch áp dụng HTQLCL ISO
9001:2008 tại công ty
Đào tạo nhận thức cho toàn thể nhân viên và cách xây dựng hệ thống văn ản
Viết tài liệu HTQLCL
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
5
Thực hiện HTQLCL
Đánh giá nội bộ
Cải tiến hệ thống văn ản và các hoạt động
Đánh giá – chứng nhận – giám sát sau chứng nhận
Hành động kh c phục
Duy trì, cải tiến và đổi mới HTQLCL
2.4. Thời gian thực hiện
3. Thực trạng HTQLCL tại công ty Fujinet
3.1. Hệ thống tài liệu
Hiện tại Fujinet sử dụng hệ thống tài liệu gồm các quy định, biểu mẫu, danh mục,hướng
dẫn, hồ sơ dự án, thông tin khách hàng, tài liệu khoa h c kỹ thuật và danh sách các tài liệu tham
khảo từ bên ngoài.
Hệ thống tài liệu chỉ nhằm phục vụ cho các dự án đã và đang được triển khai, chủ yếu để
tiến hành hoạt động của công ty và nhận phản hồi từ phía khách hàng.
Công ty chưa có ộ phận chuyên trách cho hệ thống tài liệu này. Do đó dẫn đến những
hạn chế sau:
Tồn tại các tài liệu sai sót hay lỗi thời chưa được sửa đổi hoặc hủy bỏ kịp thời.
Việc bảo quản, sử dụng, lưu trữ và hủy bỏ chưa đúng quy định. Gây nhiều khó khăn
cho công tác tìm kiếm hoặc hiệu chỉnh.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
6
Tài liệu chưa được quản lý một cách khoa h c và s p xếp theo danh mục.
Những thay đổi trong tài liệu chưa được xem xét phê duyệt để đạt sự thống nhất trong
toàn công ty.
3.2. Trách nhiệm lãnh đạo
3.2.1. Cam kết lãnh đạo
Là một doanh nghiệp phát triển phần mềm cho các công ty Nhật, an lãnh đạo nhận thức
được chất lượng là điều vô cùng quan tr ng. Fujinet ý thức rất rõ doanh nghiệp phải tạo ra những
sản phẩm chất lượng đồng thời giữ vững uy tín và duy trì tín nhiệm của khách hàng.
Hợp tác với nhau theo phương châm:Thành thực, tôn tr ng nhau, và cùng phồn vinh.
Không ngừng nâng cao trình độ kỹ thuật để cung cấp dịch vụ chất lượng cao.
Tuân thủ luật lệ, phát triển kinh doanh, nâng cao giá trị công ty.
Để làm được điều đó, lãnh đạo công ty cam kết thiết lập, ban hành, duy trì và cải tiến liên
tục hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hoạt động hiệu quả.
3.2.2. Hướng vào khách hàng
Chất lượng cao: Tập hợp đội ngũ kỹ sư IT ưu tú, cộng với qui trình phát triển phần mềm
theo tiêu chuẩn thế giới CMMI Level 3 (Fujinet đã đạt chứng chỉ này vào ngày 15 tháng 8 năm
2008), nhằm mục đích tạo ra sản phẩm có chất lượng và độ tin cậy cao.
Tuân thủ kỳ hạn giao hàng: Đội ngũ nhân viên siêng năng, có tinh thần trách nhiệm cao,
luôn tuân thủ triệt để kỳ hạn giao hàng.
Giá thành tốt nhất: Đội ngũ kỹ sư IT chuyên nghiệp, không ngừng nỗ lực cải thiện yếu tố
“giá thành/hiệu quả”.
3.2.3. Chính sách chất lượng
Đảm bảo thực hiện tốt công tác đào tạo đội ngũ nhân sự đủ năng lực và trình độ cần thiết
để thực hiện tốt công việc.
Đảm bảo mỗi thành viên trong công ty thấu hiểu chính sách chất lượng.
3.2.4. Hoạch định
Mục tiêu chất lượng:Lãnh đạo công ty xây dựng mục tiêu chất lượng chung cho toàn
công ty và cho từng phòng ban cụ thể. Mục tiêu chất lượng được phân tích và đánh giá thông qua
từng dự án.
Hoạch định HTQLCL: hiện tại công ty chưa hoạch định HTQLCL.
3.2.5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
7
Lãnh đạo công ty thiết lập cơ cấu tổ chức, trong đó nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn của
từng vị trí trong công ty. Nội dung này được phổ biến cụ thể trong công ty.
Tuy nhiên vì chưa áp dụng một HTQLCL nào nên công ty chưa có thành viên chuyên
trách chất lượng. Điều này dẫn đến hoạt động quản lý chất lượng được làm theo thói quen từ
trước đến nay, thiếu sự giám sát, điều chỉnh và cải tiến hoạt động chất lượng.
Các hình thức trao đổi thông tin nội bộ hiện tại trong Fujinet gồm có:
Trao đổi trực tiếp qua các buổi h p định kỳ hoặc đột xuất
Hình thức văn ản hay các thư trao đổi nội bộ
Thiếu sự trao đổi thông tin giữa Fujinet và các tổ chức khác về HTQLCL.
3.3. Quản lý nguồn lực
Cung cấp nguồn lực: Căn cứ trên mục tiêu chất lượng và phương hướng hoạt động của bộ
phận mình, trưởng các bộ phận xác định nhu cầu nguồn lực, trình an giám đốcyêu cầu cung cấp
các nguồn lực khi cần thiết.
Nguồn nhân lực: Người quản lý dự án có vai trò quyết định trong việc xây dựng, triển
khai và phát huy hiệu quả của chất lượng. Ban lãnh đạo nhận thức được điều đó nên tạo điều
kiện để các chuyên viên dự án của Fujinet được đào tạo và huấn luyện thường xuyên nhằm nâng
cao kiến thức cũng như kỹ năng.
Là công ty phát triển phần mềm cho thị trường Nhật Bản, Fujinet tổ chức đào tạo tiếng
Nhật cho đội ngũ lập trình viên (tuần h c 2 lần ngay tại công ty) và cử nhiều người sang tu
nghiệp tại Nhật.
Ngoài ra công ty còn có còn có đội ngũ phiên dịch chuyên nghiệp 22 người, phụ trách
dịch các tài liệu lập trình, giao dịch email với khách hàng ằng tiếng Nhật.
Cơ sở hạ tầng: Fujinet xác định cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự
phù hợp đối với các yêu cầu về dịch vụ, cơ sở hạ tầng bao gồm:
Nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo.
Trang thiết bị (phần cứng & phần mềm).
Dịch vụ hỗ trợ (vận chuyển hoặc trao đổi thông tin).
3.4. Cung cấp dịch vụ
3.4.1. Hoạch định các dịch vụ
Khi nhận một đơn hàng mới, các chuyên viên của Fujinet sẽ xác định và lập thành văn
bản các thủ tục, quy trình để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
8
Việc hoạch định cung cấp dịch vụ nhất quán với các yêu cầu khác của hệ thống quản lý
hiện có tại công ty.
Tuy nhiên, Fujinet chưa thiết lập các hồ sơ chất lượng để làm bằng chứng việc thực hiện
dịch vụ đáp ứng các yêu cầu mà chỉ là việc lưu trữ toàn bộ thông tin về dự án, từ yêu cầu kỹ
thuật, thời gian thực hiện, chi phí đến đánh giá từ khách hàng. Ở đây công ty chưa có sự tách
bạch hồ sơ chất lượng và hồ sơ dự án.
3.4.2. Các quá trình liên quan đến khách hàng
Tất cả những yêu cầu liên quan đến sản phẩm của công ty được xác định rõ và lập thành
văn ản (hợp đồng), bao gồm:
Các yêu cầu của khách hàng
Các yêu cầu của công ty
Các yêu cầu về luật pháp
Khi khách hàng gửi yêu cầu, chuyên viên sẽ tiến hành xem xét kỹ lưỡng, đối chiếu với
năng lực của công ty. Sau đó an giám đốc và các chuyên viên sẽ trao đổi để quyết định công ty
có nhận đơn hàng này hay không.
Việc thông tin, theo dõi sự hài lòng của khách hàng được thiết lập và thực hiện một cách
nhanh chóng, chính xác theo các quy trình làm việc vốn có từ trước đến nay.
Các hồ sơ liên quan đến quá trình thẩm định dự án, thương thảo và kí kết hợp đồng cũng
như cung cấp dịch vụ tuân theo quy định kiểm soát hồ sơ dự án của công ty, không phải hồ sơ
chất lượng.
4. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi khi áp dụng ISO tại công ty Fujinet
4.1. Động lực
Giúp lãnh đạo quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn thông qua các
quy trình rõ ràng và khoa h c.
Tăng uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác.
Tăng sự thỏa mãn của khách hàng.
Thông tin được thông suốt trong tổ chức.
Cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Hạn chế những xung đột về thông tin do các nhiệm vụ được quy định, phân công rõ ràng,
được kiểm soát và đo lường theo những chỉ tiêu cụ thể.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
9
4.2. Kháng cự từ cá nhân
Sức ỳ của thói quen: Nhân viên trước đây đã quen làm việc một cách tự do, thoải mái
trong thời gian dài, nay phải tuân theo các quy trình quản lý chất lượng nên về tâm lý ch c ch n
sẽ cảm thấy khó chịu khi công ty áp dụng ISO.
Cảm giác hoang mang: Nhân viên cảm thấy hoang mang và lo l ng khi có những thông
tin về các doanh nghiệp trong ngành cung cấp phần mềm đã thất bại khi áp dụng ISO. Thêm nữa,
nhân viên sẽ th c m c tại sao lại phải áp dụng ISO trong khi công ty đang hoạt động bình
thường, chưa có vấn đề gì nghiêm tr ng.
Sự mất mát: Khi áp dụng ISO, quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích của các nhân viên trong
công ty sẽ có thay đổi. Với những cá nhân bị mất đi quyền hạn và lợi ích, h ch c ch n cảm thấy
khó chịu dẫn đến bất mãn với việc áp dụng HTQLCL mới.
Thiếu tính dân chủ: Quyết định áp dụng HTQLCL ISO là của an lãnh đạo. Khi đưa ra
quyết định này, chỉ có an lãnh đạo h p bàn với nhau và thấy cần thiết xây dựng hệ thống mới.
Do đó thiếu tính dân chủ vì không hỏi ý kiến của nhân viên. Nhân viên sẽ cảm thấy h bị buộc
tuân theo các quy định từ trên đưa xuống dưới.
Lo sợ h c tập kiến thức mới: Nhiều nhân viên không muốn phải h c tập những kiến thức
mới. Nhân viên khi đã quen với công việc thì ngại thay đổi nên không muốn tốn thêm thời gian
để đi h c về HTQLCL ISO. Bên cạnh đó, công việc của h cũng sẽ bị ảnh hưởng khi phải đi theo
khóa h c mới.
Phá vỡ mối quan hệ: khi áp dụng ISO sẽ làm cho trách nhiệm của từng nhân viên thay
đổi. Khi đó trách nhiệm của mỗi người hiện tại sẽ thay đổi, trách nhiệm sẽ rõ ràng hơn và mối
quan hệ thay đổi theo.
4.3. Kháng cự từ tổ chức
Đe d a cấu trúc quyền lực: việc áp dụng ISO sẽ tạo ra sự dân chủ hơn trong các ộ phận
vì quá trình và thông tin trở nên minh bạch. Điều này sẽ ảnh hưởng đến quyền lực của các trưởng
bộ phận trong công ty.
Sức ỳ của cấu trúc: việc tách và sáp nhập các bộ phận sẽ làm xuất hiện sự kháng cự vì các
bộ phận luôn hoạt động theo quán tính vốn có từ trước. Ngoài ra ISO còn hạn chế tính cơ động
của các bộ phận trong công ty.
Chi phí: việc áp dụng ISO sẽ tốn kém chi phí an đầu nhưng khi thành công, HTQLCL
mới sẽ đem lại nhiều lợi ích cho công ty.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
10
4.4. Kháng cự từ môi trường bên ngoài
Lạm phát chứng chỉ ISO: hiện nay rất nhiều công ty đua nhau áp dụng ISO, nên việc
chạy cho được chứng chỉ ISO là một phong trào ở nhiều nước đang phát triển, làm cho việc cấp
chứng chỉ ISO được quản lý chặt hơn, việc một doanh nghiệp được cấp chứng chỉ ISO không
còn mang nhiều ý nghĩa tích cực đối với khách hàng lẫn đối tác như trước nữa.
Ý nghĩa của ISO: chứng chỉ không còn thực sự mang lại nhiều ý nghĩa do sự phổ biến
hàng loạt và mất kiểm soát của cơ quan chức năng cũng như ở các tổ chức áp dụng nó.
Áp lực của các công ty cạnh tranh: các công ty dịch vụ phần mềm cũng áp dụng ISO nên
tổ chức phải cố g ng có được chứng chỉ để áp dụng cho công ty và phù hợp với xu thế hiện tại.
5. Giải pháp và thực hiện thay đổi
Các giải pháp:
Đào tạo nhận thức về ISO 9001:2008
Thành lập đội thực hiện thay đổi
Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban
Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty
Chuẩn hóa quy trình làm việc
Chính sách khen thưởng
Kiểm tra, giám sát, đánh giá thường xuyên
5.1. Đào tạo nhận thức về ISO 9001:2008
Mở khóa đào tạo nhận thức cho nhân viên, giúp h có cái nhìn đúng đ n hơn về
HTQLCL ISO 9001:2008.
Ban lãnh đạo cũng như nhà tư vấn giải đáp những th c m c của nhân viên về ISO.
Chuẩn bị các thông tin cơ ản về ISO, đăng tại bản tin công ty, phòng làm việc để nhân
viên dễ dàng theo dõi cũng như ghi nhớ.
5.2. Thành lập đội thực hiện thay đổi
Để quá trình thay đổi được thuận lợi, an lãnh đạo sẽ thành lập một đội thực hiện thay
đổi. Đội này sẽ bao gồm thành viên là các cá nhân trong công ty đáp ứng được những tiêu chí
dưới đây:
Kỹ năng giao tiếp tốt
Có sức thuyết phục cao
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
11
Cam kết thay đổi
Có kinh nghiệm thực hiện thay đổi
Hiểu biết kinh doanh
Tinh thần đồng đội
Các thành viên của đội sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ an lãnh đạo trong việc áp dụng
HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty bằng cách thúc đẩy động lực của nhân viên và giải quyết
những kháng cự sự thay đổi.
5.3. Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban
Công ty phải thực hiện phân tích công việc cho từng phòng an. Xác định giới hạn về
nhiệm vụ và quyền lợi giữa các bộ phận, tránh những tranh chấp hoặc đùn đẩy trách nhiệm.
Xây dựng rõ ràng mục tiêu cho từng bộ phận để nhân viên hiểu rõ h cần phải đạt được
những gì.
Tạo cơ sở cho việc đánh giá, khen thưởng cũng như xử phạt được công bằng đồng thời
tạo động lực làm việc cho nhân viên.
5.4. Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty
Quy trình: nêu rõ quy trình của các công việc, của từng bộ phận để m i nhân viên đều
n m được và thực hiện đúng theo quy định. Nội dung gồm: mục đích, phạm vi áp dụng, định
nghĩa, chú thích chữ viết t t, mô tả quy trình, phụ lục (các tài liệu, văn ản, hướng dẫn công việc,
biểu mẫu đính kèm) và thông tin kiểm soát.
Sổ tay chất lượng: tài liệu mô tả khái quát HTQLCL. Người soạn thảo là người có sự hiểu
biết toàn diện về HTQLCL. Sổ tay này do cán bộ quản lý cấp cao, cấp trung và chuyên gia đánh
giá nội bộ quản lý.
Hướng dẫn công việc: nội dung gồm mục đích, an toàn lao động, nội dung chính, các yêu
cầu về kỹ năng và thông tin kiểm soát.
5.5. Chuẩn hóa quy trình làm việc
Xác định rõ quy trình làm việc giữa các phòng ban với nhau và giữa công ty với các đối
tác lẫn khách hàng.
Xác định rõ thứ tự cũng như trách nhiệm làm việc của từng bộ phận theo đúng quy trình
làm việc.
Thực hiện chuyên môn hóa ở từng bộ phận.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
12
Để tạo thuận lợi cho quá trình chuẩn hóa, người quản lý của mỗi đội hoặc phòng ban sẽ
trực tiếp hướng dẫn các nhân viên về quy trình mới. Trong thời gian chuẩn hóa, người quản lý sẽ
đích thân theo dõi và giám sát hoạt động của nhân viên xem có theo đúng quy định hay chưa để
có biện pháp điều chỉnh.
5.6. Chính sách khen thưởng
Trong thời gian đầu xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008, công ty đề ra chính
sách khen thưởng với các cá nhân hoặc nhóm có những hoạt động xuất s c, tuân thủ đúng quy
trình đề ra hoặc có những phát minh, sáng kiến hỗ trợ cho sự thay đổi.
5.7. Kiểm tra, giám sát, đáng giá thường xuyên
Thực hiện theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, từng phòng an để có những
biện pháp kịp thời.
Đánh giá thường xuyên sẽ phản ánh được những mặt còn tồn tại trong công ty, đảm bảo
nhân viên làm đúng quy trình, thủ tục.
Việc đánh giá nội bộ nhằm xác định các hoạt động hiện tại có phù hợp với những yêu cầu
của HTQLCL không, quy trình có được áp dụng một cách hiệu lực và được cải tiến liên tục.
Tránh việc chỉ áp dụng tốt HTQLCL thời gian đầu, sau đó các hoạt động đi khỏi quỹ đạo và
không đạt được sự cải tiến liên tục.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- nguyen_hoang_ngan_nhom_4_dem_2_k22_0056.pdf