Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu thụ và marketing tại công ty TNHH Nhất Thiên Nam

ế dựa theo quan sát) Với mỗi công ty có mỗi cách bán hàng khác nhau, tại công ty Nhất Thiên Nam thì quy trình bán hàng cũng đơn giản. Vì là một công ty chuyên cung cấp các thiết bị xây dựng, cơ khí, thiết bị PCCC nên công ty cũng phải hợp tác với những công ty cùng ngành để đa dạng hoá sản phẩm của công ty mình. Công ty Nhất Thiên Nam chỉ là một công ty có quy mô nhỏ nên việc thiếu hụt sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng là điều không tránh khỏi. Để hiểu rõ hơn phƣơng thức bán hàng của công ty tôi sẽ trình bày quy trình bán hàng của công ty nhƣ sau: Đầu tiên là công ty nhận đơn đặt hàng thông qua điện thoại trực tiếp hoặc email hoặc fax. Sau khi có đơn đặt hàng thì bộ phận Kế hoạch kinh doanh sẽ kiểm tra kho hàng xem những hàng khách yêu cầu còn hay không, nếu còn thì chỉ cần lập bảng báo giá các sản phẩm khách hàng yêu cầu và đƣa cho khách hàng xem, nếu cảm thấy giá cả hợp lý thì khách hàng sẽ thanh toán tiền cho bên công ty. Còn nếu sản phẩm mà khách hàng yêu cầu bên phía công ty không có thì công ty sẽ liên lạc với một hay nhiều công ty khác để mua những sản phẩm ấy và bán lại cho khách hàng của mình. Sau khi đã báo giá và bên khách hàng cũng đã chuyển khoản thanh toán tiền đầy Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 33 đủ thì bên công ty sẽ lập hợp đồng mua bán với khách hàng. Ban Giám đốc ký phê duyệt xong thì sẽ giao hàng cho khách hàng và sau đó khách hàng chỉ việc nhận hàng, ký tên vào hợp đồng, hoá đơn là thủ tục mua bán hoàn tất. 1.2.2. Cách xử lý đối với hoá đơn đã lập:  Trƣờng hợp lập hóa đơn chƣa giao cho ngƣời mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, ngƣời bán gạch chéo các liên và lƣu giữ số hóa đơn lập sai.  Trƣờng hợp hóa đơn đã lập và giao cho ngƣời mua, ngƣời bán và ngƣời mua chƣa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, ngƣời bán và ngƣời mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện đƣợc lý do thu hồi hóa đơn. Ngƣời bán gạch chéo các liên, lƣu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.  Trƣờng hợp hóa đơn đã lập và giao cho ngƣời mua, đã giao hàng hóa, ngƣời bán và ngƣời mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì ngƣời bán và ngƣời mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời ngƣời bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lƣợng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, kí hiệu … Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, ngƣời bán và ngƣời mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không đƣợc ghi số âm (-). 2. Công việc hỗ trợ 2.1. Mô tả công việc Ngoài những công việc đã nêu, tôi cũng thực hiện những công việc hỗ trợ các nhân viên trong phòng nhƣ đánh văn bản, photo, in tài liệu, gửi email, chuẩn bị giấy tờ, đem hồ sơ tới khách hàng… 2.2. Kinh nghiệm thu được Qua quá trình thực tập tại công ty, tôi đã đƣợc hƣớng dẫn và học hỏi về cách giao tiếp với các nhân viên trong công ty, cách viết và gửi email nội bộ….Những công việc tuy nhỏ nhặt nhƣng cũng giúp tôi trở nên nhanh nhẹn, thuần thục hơn đối với môi trƣờng làm việc tại một doanh nghiệp. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 34 IV. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 1. Những vấn đề phát hiện trong quá trình thực tập 1.1. Nhược điểm  Thiếu công tác nghiên cứu thị trƣờng: Việc nghiên cứu thị trƣờng hiện nay đóng một vai trò vô cùng quan trọng thế nhƣng công ty lại bỏ qua. Công nghệ kỹ thuật ngày càng phát triển thế nên nếu công ty không tổ chức công tác nghiên cứu thị trƣờng mới, nghiên cứu sản phẩm mới thì sẽ tụt lại sau các đối thủ cạnh tranh trong ngành. Vì thiếu đi công tác nghiên cứu thị trƣờng mà công ty ta sẽ có thể mất đi một lƣợng lớn đơn đặt hàng. Chƣa kể đến việc hàng bị tồn kho không bán đƣợc sẽ làm giảm nguồn vốn đƣa vào lƣu thông, tốn thêm chi phí bảo quản hàng tồn kho. Nếu hàng tồn quá lâu có thể sẽ hƣ hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng vì công nghệ kỹ thuật đã bị lạc hậu đi theo thời gian. Bên cạnh đó do công tác nghiên cứu thị trƣờng chƣa thực hiện tốt nên công ty có thể sẽ bỏ qua nhiều đoạn thị trƣờng tiềm năng hấp dẫn.  Nhƣ khi phân tích điểm yếu của công ty tôi cũng đã đề cập đến vấn đề nguồn nhân lực của công ty. Hiện nay nguồn nhân lực của công ty ngày càng ít đi, vì công ty làm ăn thua lỗ nên phải cắt giảm nhân viên, làm nảy sinh ra vấn đề một nhân viên làm nhiều việc trong khi kỹ năng làm công việc ấy không đƣợc thành thạo, không có chuyên môn. Số nhân viên hiện có trong công ty còn hạn chế về kỹ năng nghiệp vụ rất nhiều đặc biệt là kỹ năng về marketing. Lãnh đạo lâu năm tuy có kinh nghiệm nhƣng vẫn chƣa thích nghi với cơ chế mới, với hoạt động kinh doanh trong một môi trƣờng thay đổi hàng ngày. Điều này dẫn đến hạn chế về hiệu quả công việc rất nhiều.  Về vấn đề tiêu thụ hàng hoá: mạng lƣới tiêu thụ hàng hoá còn rất hẹp, một tháng chỉ có khoảng 4-5 đơn đặt hàng chủ yếu là do các bạn hàng làm ăn lâu năm giới thiệu cho. Số lƣợng khách hàng mua lẻ rất hiếm, chủ yếu là cung cấp các rang thiết bị vật tƣ xây dựng theo công trình, do vậy có công trình thì mới tiêu thụ đƣợc sản phẩm. Không chú trọng và chủ động đến khách hàng mua lẻ là một tổn thất lớn cho công ty. Tuy khách hàng lẻ mua hàng của công ty ít nhƣng lại là số đông trong khách hàng mục tiêu của công ty cần nhắm đến. Hiện nay công ty chỉ chủ yếu cung cấp sản phẩm Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 35 cho các công trình trong nƣớc nói chung và một số tỉnh lẻ nói riêng, chƣa thực sự mở rộng thị trƣờng sang nƣớc ngoài để tăng doanh thu.  Các hoạt động quảng cáo, truyền thông hầu nhƣ là không có, việc tiêu thụ hàng hoá chỉ do bạn hàng đối tác giới thiệu hoặc cũng chỉ là một số ít khách hàng mua lẻ tìm hiểu trên website của công ty mà đặt hàng. Các dịch vụ hậu mãi cũng không có kế hoạch cụ thể, điều này rất dễ đánh mất khách hàng trung thành với công ty.  Cũng nhƣ các hoạt động truyền thông các hoạt động marketing cũng hầu nhƣ khoong6 thực hiện một cách hợp lý, chủ yếu là do kinh nghiệm tích luỹ chủ quan từ phía ban lãnh đạo trong quá trình hoạt động kinh doanh. 1.2. Ưu điểm  Ƣu điểm lớn nhất của công ty chính là có đƣợc nhiều mối quan hệ bạn hàng tốt, do ban lãnh đạo của công ty luôn đặt uy tín lên hàng đầu nên việc đƣợc các nhà cung ứng và phía đối tác tin tƣởng tín nhiệm là một điều rất dễ hiểu. Công việc làm ăn xem trọng nhất là chữ tín do vậy công ty luôn đặt uy tín lên hàng đầu. Trong suốt 6 năm hoạt động công ty đã không ít lần gặp khó khăn về tài chính nhƣng không bao giờ công ty chậm trễ trong vấn đề thanh toán tiền hàng với bên phía nhà cung cấp.  Nguồn nhân lực của công ty tuy là không có chuyên môn kỹ thuật cao nhƣng lại hết sức tận tình với công việc của mình, một ngƣời có thể làm nhiều việc nhƣng lại không than phiền bất cứ điều gì, họ luôn cố gắng làm tốt công việc đƣợc giao. Đây vừa là nhƣợc điểm cũng là một ƣu điểm lớn vì một nhân viên làm nhiều việc thì khả năng hiểu biết cũng ngày càng đƣợc tăng lên, kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ ngày càng đƣợc bổ dung trau dồi hơn. Và việc hiểu ý nhau trong các phòng ban là một việc hết sức đáng nói, họ hiểu ý nhau đến từng công việc nhỏ nhặt, cùng nhau cố gắng hoàn thành tốt công việc đƣợc giao chính là phƣơng châm làm việc củ họ.  Công ty ngoài hoạt động những ngành nghề chính ra còn hoạt động thêm các ngành nghề phụ nhƣ cho thuê xe, buôn bán mỹ phẩm nhập khẩu… Điều này giúp cho công ty tăng thêm thu nhập và còn có khả năng huy động vốn nhanh chóng. 2. Cơ sở lý luận Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 36 2.1. Trình bày cơ sở lý luận về Marketing 2.1.1. Vai trò của Marketing Theo quá trình phát triển kinh tế xã hội, các DN ngày càng nhận thức cao về vai trò của marketing trong kinh doanh. Nếu trƣớc đây ngƣời ta xem mareting có vai trò ngang bằng nhƣ các yếu tố khác của DN nhƣ yếu tố sản xuất, tài chính, nhân sự thì bây giờ vai trò của marketing đã đƣợc xem trọng hơn, marketing trở thành triết lý mới trong kinh doanh. Vai trò của marketing có thể khái quát nhƣ sau:  Trƣớc hết, marketing hƣớng dẫn các DN nghệ thuật phát hiện nhu cầu khách hàng cũng nhƣ nghệ thuật làm hài lòng khách hàng, marketing định hƣớng cho hoạt động kinh doanh và tạo thế chủ động cho DN.  Thứ hai, marketing là cầu nối giúp DN giải quyết tốt các mối quan hệ và dung hòa lợi ích của DN mình với lợi ích của ngƣời tiêu dùng và lợi ích xã hội.  Thứ ba, marketing là một công cụ cạnh tranh giúp doanh nghiệp xác lập vị trí, uy tín của mình trên thị trƣờng.  Thứ tƣ, marketing trở thảnh “trái tim” của mọi hoạt động trong DN, các quyết định khác về công nghệ, tài chính, nhân lực đều phụ thuộc phần lớn vào các quyết định marketing nhƣ: Sản xuất sản phẩm gì?, cho thị trƣờng nào?, sản xuất nhƣ thế nào?, với số lƣợng bao nhiêu?. 2.1.2. Chức năng của Marketing Nếu nói hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm, thì hoạt động marketing tạo ra khách hàng và thị trƣờng. Vai trò này xuất phát từ những chức năng đặc thù của marketing. Những chức năng đó là:  Nghiên cứu thị trƣờng và phát hiện nhu cầu;  Thích ứng/đáp ứng nhu cầu thƣờng xuyên thay đổi của khách hàng về sản phẩm, giá cả, tiêu thụ và thích ứng về mặt thông tin và khuyến khích tiêu thụ thông qua các hoạt động chiêu thị;  Thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của ngƣời tiêu dùng; Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 37  Chức năng hiệu quả kinh tế: thỏa mãn nhu cầu chính là cách thức giúp DN có doanh số và lợi nhuận, kinh doanh hiệu quả và lâu dài.  Chức năng phối hợp: Phối hợp các bộ phận khác trong DN nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung của DN và hƣớng tới sự thỏa mãn của khách hàng. 2.1.3. Nhiệm vụ của bộ phận marketing Bộ phận Marketing thực hiện những công việc chính sau: tổ chức thực hiện những cuộc nghiên cứu nhƣ nghiên cứu dự báo thị trƣờng, nghiên cứu sản phẩm và triển khai sản phẩm mới, nghiên cứu tổ chức phân phối sản phẩm, nghiên cứu giá cả, đề xuất các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, xúc tiến bán hàng, thực hiện dịch vụ khách hàng, thiết lập chiến lƣợc marketing, thực hiện và kiểm tra các hoạt động marketing. (Nguồn: Trần Thị Ngọc Trang, Marketing căn bản, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội) 2.1.4. Mô hình tổ chức bộ phận marketing Có nhiều mô hình tổ chức bộ phận marketing nhƣng dù tổ chức theo cấu trúc nào cũng phải tuân thủ các yêu cầu triển khai đồng bộ các hoạt động marketing một cách chuyên sâu và không chồng chéo lẫn nhau. Trên thực tế, các DN thƣờng tổ chức bộ phận marketing theo các mô hình nhƣ sau: Tổ chức theo chức năng, tổ chức theo khu vực địa lý, tổ chức theo quản trị sản phẩm, tổ chức theo quản trị thị trƣờng. Tổ chức theo chức năng là cách thức phổ biến nhất. Bộ phận marketing tổ chức theo hình thức này bao gồm một giám đốc tiếp thị là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ phận, dƣới giám đốc tiếp thị là các chuyên viên phụ trách các công việc chuyên môn: Quản trị marketing (nghiên cứu, lập chƣơng trình, kế hoạch marketing), tuyên truyền quảng cáo – khuyến mại, tổ chức tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ khách hàng, phát triển sản phẩm mới. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 38 Hình 12 – Tổ chức bộ phận marketing theo chức năng (Nguồn: Trần Thị Ngọc Trang, Marketing căn bản, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội) 2.2. Trình bày cơ sở lý luận về Marketing mix Marketing hỗn hợp (marketing mix) là tập hợp các công cụ tiếp thị đƣợc doanh nghiệp sử dụng để đạt đƣợc trọng tâm tiếp thị trong thị trƣờng mục tiêu. Thuật ngữ lần lần đầu tiên đƣợc sử dụng vào năm 1953 khi Neil Borden, là chủ tịch của hiệp hội Marketing Hoa Kỳ lấy ý tƣởng công thức thêm một bƣớc nữa và đặt ra thuật ngữ Marketing hỗn hợp. Một nhà tiếp thị nổi tiếng, E. Jerome McCarthy, đề nghị phân loại theo 4P năm 1960 mà nay đã đƣợc sử dụng rộng rãi. Khái niệm 4P đƣợc giải thích phần lớn trong sách giáo khoa về marketing và trong các lớp học. Tiếp thị hỗn hợp (Marketing Mix) là tập hợp các công cụ tiếp thị đƣợc doanh nghiệp sử dụng để đạt đƣợc trọng tâm tiếp thị trong thị trƣờng mục tiêu. 4P là một khái niệm trong marketing, đó là:  Product (Sản phẩm): Một đối tƣợng hữu hình hoặc một dịch vụ vô hình đó là khối lƣợng sản xuất hoặc sản xuất trên quy mô lớn với một khối lƣợng cụ thể của đơn vị. Sản phẩm vô hình là dịch vụ nhƣ ngành du lịch và các ngành công nghiệp khách sạn hoặc mã số các sản phẩm nhƣ nạp điện thoại di động và tín dụng. Ví dụ điển hình của một khối lƣợng sản xuất vật thể hữu hình là những chiếc xe có động cơ và dao cạo dùng một lần. Một khối lƣợng chƣa rõ ràng nhƣng phổ biến dịch vụ sản xuất là một hệ thống điều hành máy tính. GIÁM ĐỐC MARKETING Quản trị Marketing Tuyên truyền quảng cáo Tổ chức tiêu thụ sản phẩm Dịch vụ khách hàng Phát triển sản phẩm Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 39  Price (Giá cả): Giá bán là chi phí khách hàng phải bỏ ra để đổi lấy sản phẩm hay dịch vụ của nhà cung cấp. Nó đƣợc xác định bởi một số yếu tố trong đó có thị phần, cạnh tranh, chi phí nguyên liệu, nhận dạng sản phẩm và giá trị cảm nhận của khách hàng với sản phẩm. Việc định giá trong một môi trƣờng cạnh tranh không những vô cùng quan trọng mà còn mang tính thách thức. Nếu đặt giá quá thấp, nhà cung cấp sẽ phải tăng số lƣợng bán trên đơn vị sản phẩm theo chi phí để có lợi nhuận. Nếu đặt giá quá cao, khách hàng sẽ dần chuyển sang đối thủ cạnh tranh. Quyết định về giá bao gồm điểm giá, giá niêm yết, chiết khấu, thời kỳ thanh toán,...  Place (Phân phối): đại diện cho các địa điểm mà một sản phẩm có thể đƣợc mua. Nó thƣờng đƣợc gọi là các kênh phân phối. Nó có thể bao gồm bất kỳ cửa hàng vật lý cũng nhƣ các cửa hàng ảo trên Internet. Việc cung cấp sản phẩm đến nơi và vào thời điểm mà khách hàng yêu cầu là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ kế hoạch marketing nào.  Promotions (xúc tiến thương mại hoặc hỗ trợ bán hàng): hỗ trợ bán hàng là tất cả các hoạt động nhằm đảm bảo rằng khách hàng nhận biết về sản phẩm hay dịch vụ của bạn, có ấn tƣợng tốt về chúng và thực hiện giao dịch mua bán thật sự. Những hoạt động này bao gồm quảng cáo, catalog, quan hệ công chúng và bán lẻ, cụ thể là quảng cáo trên truyền hình, đài phát thanh, báo chí, các bảng thông báo, đƣa sản phẩm vào phim ảnh, tài trợ cho các chƣơng trình truyền hình và các kênh phát thanh đƣợc đông đảo công chúng theo dõi, tài trợ cho các chƣơng trình dành cho khách hàng thân thiết, bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua thƣ trực tiếp, giới thiệu sản phẩm tận nhà, gởi catalog cho khách hàng, quan hệ công chúng... Việc phối hợp 4P trong một chiến lƣợc duy nhất để đạt thành công trong marketing đƣợc gọi là marketing hỗn hợp.  Với nhân tố Sản phẩm, doanh nghiệp cần có một chiến lƣợc sản phẩm đúng đắn, cho dù đó là sản phẩm mới hay sản phẩm cải tiến.  Để sản phẩm có thể bán tốt nhất, chiến lƣợc về Giá cả cũng là vô cùng quan trọng. Giá rẻ không hẳn là giá tốt (có những sản phẩm; đặc biệt đồ hiệu phải bán với giá cao mới có thể xâm nhập thị trƣờng). Nếu điều kiện cho phép, doanh nghiệp cũng có thể Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 40 tiến hành chiến lƣợc "giá hớt váng sữa" để thu lợi tối đa. Diễn biến về giá cũng có thể là công cụ tốt để doanh nghiệp vừa gặt hái lợi nhuận tối đa, vừa cạnh tranh tốt nhất trên thị trƣờng.  Kênh phân phối cũng đƣợc xem là một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công trong marketing. Địa điểm thích hợp và địa điểm tối ƣu luôn đƣợc tìm kiếm và cân nhắc.  Việc khuếch trƣơng đƣợc hoạch định ngay từ trƣớc khi tung sản phẩm. Các hoạt động khuếch trƣơng phổ biến đƣợc sử dụng gồm các chiến dịch quảng cáo, PR, roadshow, tài trợ... (Nguồn Bách khoa toàn thư mở Wikipedia) 2.3. Lý thuyết về ma trận SWOT, ma trận hình ảnh cạnh tranh CPM 2.3.1. Ma trận SWOT Đây là công cụ cực kỳ hữu ích giúp chúng ta tìm hiểu vấn đề hoặc ra quyết định trong việc tổ chức, quản lý cũng nhƣ trong kinh doanh. Nói một cách hình ảnh, SWOT là khung lý thuyết mà dựa vào đó, chúng ta có thể xét duyệt lại các chiến lƣợc, xác định vị thế cũng nhƣ hƣớng đi của một tổ chức, một công ty, phân tích các đề xuất kinh doanh hay bất cứ ý tƣởng nào liên quan đến quyền lợi của doanh nghiệp. Và trên thực tế, việc vận dụng SWOT trong xây dựng kế hoạch kinh doanh, hoạch định chiến lƣợc, đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát thị trƣờng, phát triển sản phẩm và cà trong các báo cáo nghiên cứu ... đang ngày càng đƣợc nhiều doanh nghiệp lựa chọn. SWOT là một trong những kỹ năng hữu ích nhất. Nhờ công cụ này, nhà lãnh đạo làm việc hiệu quả, giảm thiểu stress, cải tiến khả năng quyết định, tối đa hóa hiệu quả cá nhân và còn nhiều hơn nữa. Phân tích SWOT (SWOT Analysis) là một kỹ thuật phân tích rất mạnh trong việc xác định Điểm mạnh và Điểm yếu để từ đó tìm ra đƣợc Cơ hội và Nguy cơ.Vận dụng thành công sẽ giúp bạn có một trong những kỹ năng phân tích và đánh giá tình huống tốt.  Các bƣớc phân tích SWOT Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 41 Albert Humphrey, nhà kinh tế, thành viên Ban quản trị của cùng lúc 5 công ty đồng thời là chuyên gia cố vấn cho hơn 100 công ty tại Anh, Mỹ, Mê-hi-cô, Pháp, Thụy Sĩ, Đức, Na Uy và Đan Mạch đã cụ thể hoá SWOT thành 6 mục hành động sau: 1. Sản phẩm (Chúng ta sẽ bán cái gì?) 2. Quá trình (Chúng ta bán bằng cách nào?) 3. Khách hàng (Chúng ta bán cho ai?) 4. Phân phối (Chúng ta tiếp cận khách hàng bằng cách nào?) 5. Tài chính (Giá, chi phí và đầu tƣ bằng bao nhiêu?) 6. Quản lý (Làm thế nào chúng ta quản lý đƣợc tất cả những hoạt động đó?) 6 mục trên cung cấp một cái khung để phát triển các vấn đề trong SWOT. Đây có thể coi là một “bƣớc đột phá”, vì vậy, chắc hẳn cần phải giải thích thêm đôi chút. Các yêu cầu trong SWOT đƣợc phân loại thành 6 mục nhƣ trên sẽ giúp đánh giá các mục theo cách định lƣợng hơn, giúp các nhóm làm việc có trách nhiệm hơn trong bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp hay tổ chức, từ đó dễ dàng quản lý các hành động hơn. Nghiên cứu Môi trƣờng / \ Phân tích bên trong Phân tích bên ngoài / \ / \ Điểm mạnh Điểm yếu Cơ hội Nguy cơ | Ma trận SWOT Hình 13 – Khung phân tích ma trận SWOT (Nguồn: Sinh viên tự vẽ) 2.3.2. Ma trận hình ảnh cạnh tranh CPM Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 42 Ma trận hình ảnh cạnh tranh so sánh giữa các doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh chủ yếu dựa trên các yếu tố ảnh hƣởng đến các khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp trong ngành, qua đó giúp nhà quản trị chiến lƣợc nhận diện những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp cùng những điểm mạnh, điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh, xác định lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp và các điểm yếu mà doanh nghiệp cần khắc phục. Để xây dựng ma trận hình ảnh cạnh tranh cần thực hiện 5 bƣớc sau:  Bƣớc 1: Lập danh mục khoảng 10 yếu tố ảnh hƣởng quan trọng đến khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp trong ngành.  Bƣớc 2: Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 (không quan trọng) đến 1,0 (rất quan trọng) cho mỗi yếu tố. Sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tƣơng ứng của mỗi yếu tố tuỳ thuộc vào mức độ ảnh hƣởng của yếu tố, đến khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp trong ngành, tổng số tầm quan trọng của tất cả các yếu tố phải bằng 1,0.  Bƣớc 3: Xác định trọng số từ 1 đến 4 cho từng yếu tố, trọng số của mỗi yếu tố tuỳ thuộc vào khả năng của doanh nghiệp đối với yếu tố, trong đó 4 là tốt, 3 là trên trung bình, 2 là trung bình và 1 là yếu.  Bƣớc 4: Nhân tầm quan trọng của từng yếu tố với trọng số của nó để xác định số điểm của các yếu tố.  Bƣớc 5: Cộng số điểm của tất cả các yếu tố để xác định tổng số điểm của ma trận. So sánh tổng số điểm của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh chủ yếu trong ngành để đánh giá khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. 2.4. Lý thuyết về bán hàng 2.4.1. Khái niệm về bán hàng và quản trị bán hàng “Bán hàng cá nhân” là một quá trình (mang tính cá nhân) trong đó ngƣời bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ƣớc muốn của ngƣời mua để đáp ứng quyền lợi thoả đáng, lâu dài của cả hai bên. Định nghĩa trên rõ ràng thể hiện rằng cả hai bên ngƣời mua và ngƣời bán đều lợi trong thƣơng vụ ấy. Những ngƣời trong lực lƣợng bán hàng đƣợc đặt rất nhiều chức danh, nào là ngƣời bán hàng, đại diện bán hàng, đại diện nhà sản xuất, giám đốc phụ trách khách hàng, nhân viên kỹ thuật phụ trách bán hàng, giám đốc khu vực và biết bao nhiêu chức danh đa Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 43 dạng khác nữa, tất cả những số ngƣời nêu trên đều có điểm chung là tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và có trách nhiệm trực tiếp với việc bán sản phẩm hay dịch vụ của Công ty họ. “Quản trị bán hàng” có thể đƣợc định nghĩa là hoạt động quản trị của những ngƣời hoặc thực sự thuộc lực lƣợng bán hàng hoặc gồm những ngƣời hỗ trợ trực tiếp cho lực lƣợng bán hàng. Tuỳ thuộc vào từng công ty, cấp thấp nhất mà quản lý bán hàng có thể có nhiều danh quận, khu vực, giám sát viên hay giám sát viên bán hàng. Đặc tính chung của các chức vụ này là dù cho có mang danh vị gì đi nữa cũng đều là giám sát trực tiếp những ngƣời đại diện bán hàng theo lĩnh vực. Những ngƣời quản lý bán hàng theo lĩnh vực thƣờng phải báo cáo lại cho những ngƣời quản lý bán hàng thuộc cấp cao hơn trong Công ty. Số ngƣời quản lý bán hàng cấp cao này khác nhau giữa các công ty và những danh vị của họ có thể từ ngƣời quản lý bán hàng từng địa phƣơng, khu vực hay toàn quốc cho đến chức phó giám đốc phụ trách bán hàng v.v. Hai mục tiêu của quản trị bán hàng là con ngƣời và lợi nhuận. Những công ty thành công đều có những loạt mục tiêu đƣợc xác định rõ rang với những chiến lƣợc để đạt đƣợc những mục tiêu ấy. Cách tốt nhất là những ngƣời điều hành công ty xây dựng những mục tiêu kinh doanh sau khi đánh giá cẩn thận những cơ hội kinh doanh cũng nhƣ những nguồn lực của công ty. Thông thƣờng những mục tiêu này đƣợc cụ thể hoá thành những chỉ tiêu tăng trƣởng về lợi nhuận và doanh số, sau đó đƣợc chi tiết hoá theo hệ thống tổ chức của công ty đến từng định mức cho từng vùng, địa phƣơng. Điểm cuối cùng của dây chuyền truyền lệnh ấy chính là những ngƣời đại diện bán hàng, nếu ngƣời đại diện bán hàng không chân thành nỗ lực bán sản phẩm của công ty thì đối với hầu hết doanh nghiệp sẽ rất khó khăn nếu không muốn nói rằng hàu nhƣ không thể đạt đƣợc những mục tiêu đã đề ra. Ngƣời có trách nhiệm cuối cùng về việc thi hành nhiệm vụ của ngƣời đại diện bán hàng là ngƣời quản lý công việc bán hàng theo khu vực. 2.4.2. Các hình thức tổ chức bán hàng  Tổ chức bán hàng theo địa lý  Phụ thuộc vào ranh giới vật lý để tổ chức lực lƣợng bán hàng với các tài khoản của khách hàng;  Tƣơng tác với ngƣời mua nhƣ tổng quát. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 44  Tổ chức bán hàng theo sản phẩm  Hoạt động bán hàng đƣợc tổ chức xung quanh các dòng sản phẩm có liên quan hoặc bộ phận sản xuất.  Tƣơng tác với ngƣời mua nhƣ các chuyên gia.  Tổ chức bán hàng theo thị trƣờng  Đại diện bán hàng đƣợc giao khách hàng dựa trên thị trƣờng hoặc sản phẩm đƣợc bán nhƣ thế nào.  Đại diện bán hàng tìm hiểu thêm về nhu cầu kinh doanh cụ thể của khách hàng và cung cấp các giải pháp tùy chỉnh.  Tổ chức bán hàng theo chức năng  Quá trình bán hàng đƣợc chia thành hai hoặc nhiều bƣớc đƣợc thực hiện bởi các chuyên gia hoặc cố vấn trong công ty.  Tổ chức bán hàng theo tổ hợp  Lực lƣợng bán hàng đƣợc tổ chức dựa trên sự kết hợp các yếu tố nhƣ thị trƣờng, sản phẩm, và địa lý. 3. Đề xuất giải pháp Qua việc phân tích môi trƣờng bên trong, môi trƣờng bên ngoài tác động đến quá trình hoạt động Marketing của công ty cũng nhƣ ma trận hình ảnh cạnh tranh và ma trận SWOT, chúng ta đã có một cái nhìn khá bao quát về tình hình, điều kiện của hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nhất Thiên Nam tôi xin mạn phép đƣa ra một số giải pháp chính cho việc theo dõi, đánh giá thị trƣờng mục tiêu và chiến lƣợc Marketing hỗn hợp, đồng thời nêu lên một số giải pháp hỗ trợ giúp cho việc thực hiện các giải pháp chính có hiệu quả cao hơn. Những giải pháp dƣới đây đều nhắm đến mục tiêu chung của công ty hiện tại:  Nhất Thiên Nam phải giữ vững, duy trì và phát triển vị trí của công ty hiện nay trên thị trƣờng.  Nâng cao độ nhận biết thƣơng hiệu sản phẩm của công ty đối với khách hàng trong nƣớc và ngoài nƣớc.  Mở rộng và hoàn thiện hơn nữa hệ thống kênh phân phối hiện nay của công ty.  Xâm nhập vào thị trƣờng xuất khẩu trong tƣơng lai. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 45 3.1. Giải pháp ngắn hạn 3.1.1. Mục tiêu Dựa vào những phân tích về hệ thống phân phối hiện nay của công ty NTN nhƣ ở mục trên, tôi muốn đề xuất giải pháp ngắn hạn đó là “nâng cao hiệu quả kênh phân phối thông qua các chính sách Marketing-mix khác” với mục tiêu trƣớc mắt: nâng cao độ nhận biết thƣơng hiệu lên 50% sau 3 tháng đề xuất các chính sách Marketing-mix khác để từ đó tối đa hóa lợi nhuận, tăng nguồn vốn của công ty. 3.1.2. Giải pháp về thị trƣờng  Cần dự báo nhu cầu thị trƣờng một cách chính xác, bài bản: Hiện nay, công ty Nhất Thiên Nam chƣa có một phƣơng pháp dự báo nhu cầu về sản phẩm một cách chính xác, bài bản nào cả. Do trong giai đoạn này, công ty còn chƣa nắm rõ các nhu cầu thị hiếu của thị trƣờng, đồng thời vì chỉ mới hoạt động kinh doanh đƣợc 6 năm nên cũng chƣa có nhiều kinh nghiệm và số liệu dự đoán thị trƣờng trong quá khứ. Những số liệu dự báo sản lƣợng bán ra hoàn toàn mang tính chủ quan, mơ hồ mà không gắn liền với các thay đổi về nhu cầu của thị trƣờng. Đôi khi sản lƣợng hàng nhập về rất cao, dẫn đến chi phí tồn kho tăng cao nhƣng lại có những lúc khối lƣợng tiêu thụ tăng lên nhƣ các dịp gần lễ tết thì hàng lại không đủ bán. Điều này không những làm mất đi những cơ hội kinh doanh quý giá mà còn làm mất uy tín trong việc giao hàng đối với khách hàng và làm giảm hiệu quả của hoạt động phân phối chỉ vì dự báo nhu cầu không chính xác. Để khắc phục tình trạng này, theo tôi, bƣớc đầu, khi công ty chƣa có kinh nghiệm trong việc nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng công ty có thể thuê một công ty nghiên cứu thị trƣờng chuyên nghiệp để hỗ trợ công ty trong việc dự báo này. Công ty này sẽ nghiên cứu nhu cầu thị hiếu của thị trƣờng, cung ứng số liệu về sản lƣợng tiêu thụ của thị trƣờng để có thể đƣa ra một dự báo chính xác về nhu cầu thị trƣờng. Sau đó, Nhất Thiên Nam mới dần học hỏi kinh nghiệm và lựa chọn cho mình một phƣơng pháp dự báo phù hợp, bài bản để thực hiện, giúp đảm bảo hiệu quả của hoạt động phân phối hàng hóa đến thị trƣờng. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 46 Ngoài ra, công ty có thể mở những lớp đào tạo ngắn ngày hoặc đƣa nhân viên đi học các khóa huấn luyện về thống kê - dự báo để các số liệu dự báo đƣa ra mang tính khách quan, có cơ sở và chính xác hơn.  Nghiên cứu khách hàng: Cho đến nay, công ty Nhất Thiên Nam vẫn chƣa tổ chức một cuộc nghiên cứu điều tra ý kiến khách hàng về sản phẩm của mình một cách quy mô và bài bản. Đây là một thiếu sót lớn, đi ngƣợc lại với quan niệm Marketing hiện đại: sản phẩm không xuất phát từ phía nhu cầu khách hàng. Để sản phẩm của công ty có thể đáp ứng đầy đủ các nhu cầu phức tạp của khách hàng, công ty có thể thuê một công ty nghiên cứu thị trƣờng chuyên nghiệp tiến hành cuộc điều tra sâu ý kiến ngƣời tiêu dùng về sản phẩm của mình và những mong đợi của họ từ sản phẩm. Ngoài ra, cuộc điều tra này cũng có thể nghiên cứu những đánh giá của họ về các yếu tố khác có liên quan mật thiết đến việc kinh doanh sản phẩm nhƣ: giá cả, phân phối, khuyến mãi, các dịch vụ hậu mãi,… Sau đó, công ty sẽ vẫn phải học hỏi cách thức tìm hiểu, tiếp cận thị trƣờng và khách hàng từ cuộc nghiên cứu trên để thƣờng xuyên tự tổ chức các cuộc phỏng vấn khách hàng, … về ý kiến và mong đợi của họ đối với sản phẩm của công ty, từ đó có giải pháp đáp ứng kịp thời các nhu cầu luôn thay đổi của họ. 3.1.3. Giải pháp cho chiến lƣợc Marketing mix  Sản phẩm: Trong bốn yếu tố của chiến lƣợc Marketing hỗn hợp, có lẽ yếu tố quan trọng nhất ta cần chú ý đến chính là sản phẩm và đó cũng là chiến lƣợc kết hợp chủ chốt S6T4 (Strengths & Threats) đƣợc lựa chọn sau khi phân tích ma trận SWOT bên trên đó là ứng dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại đề có thể cạnh tranh với các đối thủ hiện tại trong ngành. Nghĩa là công ty cần đa dạng hoá sản phẩm của mỉnh hơn, cập nhật thƣờng xuyên các công nghệ kỹ thuật tiên tiến hiện nay. Nhƣ phần phân tích môi trƣờng vĩ mô có nêu phần yếu tố công nghệ - đây là nhân tố ảnh hƣởng mạnh và trực tiếp đến công ty. Trong lĩnh vực PCCC thì luôn đòi hỏi Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 47 công nghệ càng ngày càng đƣợc cải tiến, hiện đại hơn và tăng cƣờng chức năng cao hơn. Các thiết bị ngoài chức năng đƣợc tăng cƣờng ra còn đòi hỏi phải có tính thẩm mỹ. Một số công trình hoặc hộ gia đình có điều kiện ai cũng đều muốn những thiết bị ấy vừa có thể đảm bảo tính mạng cho mình mà vừa phải là những vật trang trí thêm cho ngôi nhà của mình vì vậy công ty cần phải đa dạng hoá mẫu mã sản phẩm của mình. Công ty có thể nhập khẩu các sản phẩm từ nƣớc ngoài về rồi cải tiến hoặc thiết kế lại mẫu mã sao cho bắt mắt nhƣng vẫn giữ đƣợc chất lƣợng sản phẩm thì có thể thu hút đƣợc lƣợng lớn khách hàng mua lẻ. Hiện nay các thiết bị chữa cháy và xe chữa cháy đƣợc trang bị bằng hoá chất hiện đại nhất giúp thời gian xử lý hoả hoạn đƣợc rút ngắn, diện tích xử lý đƣợc tăng thêm Các nhà cao tầng hiện nay bắt buộc có thêm hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động (khi nhiệt độ cao hơn 68 độ C hệ thống này sẽ tự hoạt động để dập tắt lửa). Theo nhƣ các công trình tiêu biểu mà công ty Nhất Thiên Nam đã thực hiện cũng có thể thấy công ty luôn cập nhật những sản phẩm tốt nhất mới nhất để phục vụ khách hàng nhƣ thiết kế lắp đặt lại hệ thống báo cháy vách tƣờng, đây là một bƣớc tiến mới phục vụ cho việc phòng cháy nổ. Hơn nữa công ty cũng cần thƣờng xuyên theo dõi thị hiếu của khách hàng và cần có những chiến lƣợc tìm hiểu đối thủ cạnh tranh kỹ càng để có thể đƣa ra những chiến lƣợc sản phẩm phù hợp.  Giá cả: Đơn vị tính: VNĐ STT Tên sản phẩm Nhất Thiên Nam T&T Minh Bảo 1 Chuông báo cháy 205,000 208,000 204,000 2 Đầu dò khói 393,000 384,000 408,000 3 Nút ấn báo động 121,000 129,000 105,000 Bảng 7 – Bảng so sánh giá các sản phẩm của 3 công ty Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 48 (Nguồn: website của 3 công ty) Nhƣ ta thấy giá sản phẩm trung bình của công ty Nhất Thiên Nam không cao, có phần thấp hơn các đối thủ cạnh tranh. Nhƣng với thời buổi công nghệ hiện đại kỹ thuật tiên tiến ngày nay thì khách hàng lại đòi hỏi chất lƣợng sản phẩm dịch vụ nhiều hơn là phần giá cả, mặc dù giá thành sản phẩm có mắc hơn nhƣng chất lƣợng vẫn đƣợc đảm bảo thì khách hàng vẫn thích hơn. Ngƣời Việt Nam hay có câu “tiền nào của nấy” nên nhiều khi sản phẩm của bạn giá rẻ nhƣng lại không bán đƣợc nhiều sản phẩm hơn những công ty khác. Chỉ cần nắm bắt đƣợc tâm lý khách hàng thì ta có thể giao dịch mua bán thuận lợi. Chiến lƣợc về giá cũng giống với chiến lƣợc về sản phẩm đó chính là ta cần phân loại khách hàng: Loại khách hàng thứ nhất: ƣa chuộng giá cả hơn chất lƣợng sản phẩm, đối với những khách hàng này giá cả với họ là nhất, họ không quan tâm đến chất lƣợng sản phẩm nhiều, họ chỉ chú tâm so sánh giá của sản phẩm công ty mình với giá của sản phẩm công ty khác, chỉ cần sản phẩm nào có giá thấp hơn họ sẽ mua sản phẩm ấy. Giải pháp đối phó với những khách hàng này đó chính là giá cả linh hoạt, ta phải biết ứng biến khéo léo khi khách hàng so sánh giá của công ty mình với công ty khác. Loại khách hàng thứ hai: ƣa chuộng chất lƣợng sản phẩm hơn giá cả, đối với khách hàng này thì giá cả đối với họ không thành vấn đề, họ chỉ quan tâm một điều duy nhất đó chính là chất lƣợng và giá trị sản phẩm họ bỏ tiền ra mua có đáng hay không, họ quan tâm nhiều đến các dịch vụ hậu mãi. Đây là khách hàng tiềm năng cho công ty cần phải nắm giữ cẩn thận. Những khách hàng này ƣa thích sự đổi mới nên ta cần phải cập nhật các công nghệ kỹ thuật hiện đại nhất, bắt kịp xu hƣớng thay đổi của thị trƣờng là có thể giữ đƣợc lòng trung thành của khách hàng này.  Phân phối: Phân phối cũng là một hoạt động vô cùng quan trọng trong chiến lƣợc Marketing hỗn hợp vì nó giúp đƣa sản phẩm của doanh nghiệp đến tay ngƣời tiêu dùng và làm tăng doanh thu của doanh nghiệp. Sau khi phân tích những điểm yếu của hệ Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 49 thống phân phối của công ty Nhất Thiên Nam, tôi xin đƣa ra một số giải pháp để khắc phục các điểm yếu và hoàn thiện hơn nữa kênh phân phối của công ty nhƣ sau: Đối với kênh phân phối trực tiếp ta thấy tiện lợi nhất, vừa mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty vừa có thể làm hài lòng khách hàng. Tuy là vậy nhƣng vẫn còn mặc hạn chế đó là lƣợng khách hàng rất ít, vì công ty chỉ mới vừa hoạt động đƣợc 6 năm, một thƣơng hiệu chƣa có tên tuổi ít đƣợc nhiều ngƣời biết đến nên với cách phân phối trực tiếp đến ngƣời tiêu dùng là rất khó, chƣa kể đến sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cùng ngành. Do vậy để củng cố thêm kênh phân phối này ta cần một công cụ hỗ trợ đó là website của công ty, ta có thể thuê một công ty chuyên thiết kế website để làm cho mình một trang web thất chuyên nghiệp, ngoài những thông tin cần thiết về công ty trang web còn phải cập nhật thƣờng xuyên các mẫu mã sản phẩm của công ty, với thiết kế bắt mắt và giá thành hợp lý ngƣời tiêu dùng nào cũng sẽ tìm đến. Đó là bƣớc khởi đầu cho công ty trong việc tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trƣờng mới. Hơn hết là với cách phân phối trực tiếp đến tay ngƣời tiêu dùng công ty có thể tối đa hoá lợi nhuận và giảm thểu chi phí trong quá trình vận chuyển nếu qua trung gian. Đối với kênh phân phối cấp 1 thì điểm hạn chế duy nhất đó chính là có thể mất khách hàng vào tay đối tác của mình và hơn hết là lợi nhuận đã giảm đi một phần khi bán sản phẩm. Với kiểu phân phối này chỉ có một giải pháp đó là biến những đối tác bạn hàng hoàn toàn thành nhà cung ứng sản phẩm cho công ty mình nghĩa là công ty mình vẫn là ngƣời trực tiếp đứng ra giao dịch với khách hàng, mua sản phẩm công ty mình còn thiếu từ bạn hàng đem về bán lại cho khách hàng chứ không để bạn hàng là ngƣời giao dịch với khách hàng của mình còn mình thì chỉ đứng trung gian hƣởng một khoản tiền lời nhỏ từ sản phẩm ấy.  Chiến lƣợc xúc tiến Mục tiêu trƣớc mắt của doanh nghiệp là tăng lợi nhuận, bổ sung nguồn vốn kinh doanh, mở rộng cơ sở sản xuất, tận dụng triệt để tính kinh tế theo qui mô, tạo nền Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 50 tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp lựa chọn hình thức quảng cáo tiết kiệm chi phí nhất nhƣ:  Quảng cáo: Đăng thiết lập quảng cáo trên website của công ty và liên kết các web cộng đồng. Ngoài ra, Nhất Thiên Nam còn có website riêng ( nhƣng cơ cấu còn khá đơn giản chỉ vẻn vẹn một trang giới thiệu sơ qua về công ty, cơ cấu hoạt động, sản phẩm của công ty…Công ty nên chú ý đầu tƣ hơn về website của công ty và đặc biệt là việc sử dụng thanh toán trực tuyến ngay trên website.  Thông điệp quảng cáo: Truyền tải thông điệp bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản của mọi ngƣời cũng chính là tự bảo vệ tính mạng và tài sản cho bản thân bạn. Không những đảm bảo chất lƣợng theo tiêu chuẩn qui định mà sản phẩm còn đa dạng hoá về mẫu mã.  Phƣơng tiện truyền thông: Với sự phát triển mạnh về công nghệ thông tin hiện nay, mạng xã hội đang phát triển cực kì lớn mạnh với hàng triệu ngƣời dùng và đang trở thành mảnh đất màu mỡ cho các công ty muốn gắn kết thƣơng hiệu/sản phẩm với khách hàng. Theo một số liệu thống kê của ComScore, 10 mạng xã hội hàng đầu tại Việt Nam hiện nay là Zingme, Facebook, Yahoo! Pulse, Tamtay.vn, Banbe.net, KST.vn, Yeulaptop, Cywrld, Yo88.com và Twitter . Trong đó, dẫn đầu là hai trang mạng xã hội sau: - Zingme với 8,2 triệu ngƣời dùng (theo Google Ad Planner ) - Facebook với 2.893.200 ngƣời dùng (theo www.socialbakers.com ) Đồng thời, cùng với sự phát triển của mạng xã hội, một hình thức nhiều khách hàng tìm mua những sản phẩm/dịch vụ với mức ƣu đãi cao cũng đang trở thành xu hƣớng mới. Các địa chỉ đƣợc quan tâm hàng đầu hiện nay nhƣ: muachung.vn, www.nhommua.com, www.cungmua.com... Công ty cũng có thể tham khảo hình thức tham gia đăng sản phẩm của công ty với giá ƣu đãi nhằm thu hút khách hàng đến gần với thƣơng hiệu sản phẩm của công ty hơn. 3.2. Giải pháp dài hạn Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 51 3.2.1. Mục tiêu Theo cơ sở lý luận ở mục 2.1 việc thành lập bộ phận Marketing là rất cần thiết. Ngoài ra, mục tiêu của công ty nhƣ đã giới thiệu ở phần trên thì mục tiêu chiến lƣợc cao nhất của công ty nên đƣợc chuyển xuống các phòng ban và những phòng ban này lại lập mục tiêu riêng cho mình. Nghĩa là tất cả phƣơng hƣớng, hoạt động, chiến lƣợc nào cũng đều phải hƣớng đến mục tiêu chung của công ty. Nhìn nhận một số vấn đề hiện tại của công ty nhƣ đã nêu ở mục IV.1, công ty HHB hiện đang thiếu nguồn nhân lực để thực hiện các công việc nhƣ nghiên cứu thị trƣờng, tìm thị trƣờng tiềm năng, lên kế hoạch tổ chức các hoạt động tiếp thị cho công ty. Theo đề xuất của tôi là công ty nên thành lập bộ phận Marketing. Dựa vào mục tiêu chung của công ty, tôi đề ra mục tiêu của việc thành lập bộ phận Marketing là nâng cao độ nhận biết thƣơng hiệu lên khoảng 70% sau 1 năm triển khai các công việc nghiên cứu thị trƣờng, phát triển thêm thị trƣờng tiềm năng, thiết lập lại kênh phân phối…nhằm tối đa hóa lợi nhuận, giúp công ty mở rộng quy mô sản xuất… 3.2.2. Thành lập bộ phận Marketing  Sơ đồ bộ phận Marketing Dựa vào cơ sở lý luận mục 2.1.3, 2.1.4 ta sẽ phân chia bộ phận Marketing theo các chức năng công việc: nghiên cứu thị trƣờng, thực hiện công tác marketing và chăm sóc khách hàng. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 52 Hình 14 – Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng KH-KD sau khi thành lập thêm bộ phận Marketing (Nguồn: Sinh viên tự vẽ)  Mô tả công việc của nhân viên trong bộ phận Marketing 1. Nhân viên nghiên cứu thị trường  Chức danh công việc: Nhân viên nghiên cứu thị trƣờng  Bộ phận: Marketing  Quản lý trực tiếp: Trƣởng phòng KH-KD  Mục đích công việc: Nắm vững các yếu tố tác động đến tâm lý khách hàng  Nhiệm vụ cụ thể:  Nghiên cứu các khách hàng mục tiêu, dự án tiềm năng đối với sản phẩm của công ty  Nghiên cứu và nắm vững lịch sử khách hàng và của các đối tác khác đang cung cấp  Nghiên cứu sản phẩm của công ty và các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh;  Nghiên cứu nhu cầu ngƣời tiêu dùng về các dòng sản phẩm;  Đánh giá thị trƣờng tiềm năng từ đó đƣa ra các định hƣớng và các chính sách cho thị trƣờng hiện tại và tƣơng lai. Lập kế hoạch phát triển thị trƣờng theo định hƣớng Trƣởng phòng KH-KD Bộ phận KD Bộ phận Marketing Nhân viên nghiên cứu thị trƣờng Nhân viên marketing Nhân viên chăm sóc khách hàng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 53 thƣơng hiệu và doanh số công ty đề ra cho tất cả các sản phẩm của công ty đang kinh doanh;  Tổ chức quản lý và kiểm soát các công cụ dụng cụ phục vụ phát triển thị trƣờng.  Yêu cầu công việc:  Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành: Marketing, Báo chí, Quản trị kinh doanh.  Kinh nghiệm: ít nhất 1 năm ở vị trí tƣơng tự.  Kỹ năng giao tiếp tốt  Kỹ năng đàm phán, thƣơng thảo  Có kỹ năng thu thập và khai thác thông tin  Kỹ năng thiết lập mục tiêu, kế hoạch và thực hiện  Sử dụng tốt các phần mềm trong việc nghiên cứu thị trƣờng  Sử dụng tốt Tiếng Anh  Chủ động, sáng tạo và chịu đƣợc áp lực cao trong công việc  Cơ sở đánh giá hiệu quả công việc:  Mức độ và kêt quả hoàn thành các công việc đƣợc giao  Mục tiêu đạt đƣợc của các chƣơng trình phát triển thị trƣờng và các chỉ tiêu doanh số các nhóm kinh doanh  Mức độ thiết lập và duy trì hiệu quả các mối quan hệ với khách hàng  Các mối quan hệ trong công việc:  Chế độ báo cáo: Trƣởng phòng KD  Tƣơng tác, phối hợp: Bộ phận KD trực thuộc phòng KH-KD, Kế toán, Kho,…các thành viên trong công ty. 2. Nhân viên marketing  Chức danh công việc: Nhân viên marketing Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 54  Bộ phận: Marketing  Quản lý trực tiếp: Trƣởng phòng KH-KD  Mục đích công việc: Lập kế hoạch và thực hiện các chƣơng trình Marketing đƣợc duyệt.  Nhiệm vụ cụ thể:  Hoạch định chiến lƣợc xây dựng và phát triển thƣơng hiệu của công ty;  Hỗ trợ nhân viên nghiên cứu thị trƣờng làm công tác nghiên cứu và phát triển thị trƣờng;  Xây dựng các kế hoạch Marketing theo quý, năm;  Thực hiện các kế hoạch Marketing nhƣ các chƣơng trình khuyến mãi, PR, event, hội chợ; các chƣơng trình chăm sóc sau bán hàng…  Thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến, phân tích ý kiến phản hồi và đánh giá kết quá dựa trên các mục tiêu đặt ra.  Yêu cầu công việc  Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành: Marketing, Báo chí, Quản trị kinh doanh.  Kinh nghiệm: ít nhất 1 năm ở vị trí tƣơng tự.  Kỹ năng giao tiếp tốt  Kỹ năng đàm phán, thƣơng thảo  Có kỹ năng thu thập và khai thác thông tin  Sử dụng tốt Tiếng Anh  Chủ động, sáng tạo trong công việc  Chịu đƣợc áp lực công việc  Cơ sở đánh giá hiệu quả công việc  Mức độ và kết quả hoàn thành các công việc đƣợc giao Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 55  Mức độ hài lòng của khách hàng  Các mối quan hệ trong công việc  Chế độ báo cáo: Báo cáo cho Trƣởng phòng Kinh doanh  Tƣơng tác, phối hợp: Bộ phận KD trực thuộc phòng KH-KD, Kế toán, kho hàng…và các thành viên trong công ty. 3. Nhân viên chăm sóc khách hàng  Chức danh công việc: Nhân viên chăm sóc khách hàng  Bộ phận: Marketing  Quản lý trực tiếp: Trƣởng phòng KH-KD  Mục đích công việc: Quản lý toàn bộ hoạt động chăm sóc khách hàng của công ty.  Nhiệm vụ cụ thể:  Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thông tin về hoạt động của công ty, sản phẩm, giá cả phƣơng thức thanh toán;  Đầu mối nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đƣa ra phƣơng hƣớng xử lý; ghi nhận ý kiến đóng góp phản hồi từ khách hàng để cải tiến công việc;  Hỗ trợ với nhân viên marketing để thực hiện các kế hoạch marketing đã đƣợc duyệt;  Chủ động lập kế hoạch cho khách hàng vào các dịp lễ, tết…  Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện ngân sách chăm sóc khách hàng;  Tổ chức thực hiện đo lƣờng mức thỏa mãn của khách hàng hàng năm nhằm đánh giá hiệu quả các kế hoạch marketing cũng nhƣ kế hoạch chăm sóc khách hàng đã đề ra.  Yêu cầu công việc:  Tốt nghiệp đại học/cao đẳng chuyên ngành: marketing, Quản trị kinh doanh;  Kinh nghiệm: ít nhất 1 năm ở vị trí tƣơng đƣơng  Kỹ năng giao tiếp tốt;  Kỹ năng đàm phán, thƣơng thảo; Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 56  Kỹ năng thu thập, khai thác thông tin;  Sử dụng tốt Tiếng Anh;  Chủ động, sáng tạo trong công việc.  Cơ sở đánh giá hiệu quả công việc:  Mức độ và kết quả hoàn thành các công việc đƣợc giao;  Mức độ hài lòng của khách hàng;  Số lƣợng khách hàng tăng…  Các mối quan hệ trong công việc:  Chế độ báo cáo: Trƣởng phòng KH-KD;  Tƣơng tác, phối hợp: bộ phận KD trực thuộc phòng KH-KD, phòng kế toán, …các nhân viên trong công ty.  Chi phí dự kiến thành lập bộ phận Marketing Việc thành lập bộ phận Marketing sẽ phải mất thêm chi phí tuyển dụng thêm nhân sự với số lƣợng là 3 nhân viên nhƣ hình 11. Tuy nhiên trƣớc mắt công ty có thể vẫn duy trì hình thức tổ chức nhƣ cũ tức là không thành lập riêng bộ phận Marketing, mà có thể lập bộ phận Marketing trực thuộc phòng KH-KD dƣới sự hỗ trợ của Trƣởng phòng KH-KD, những ngƣời đã sẵn có những hiểu biết lâu năm về công ty. Đồng thời dựa vào bảng chi phí dƣới đây, có thể nhìn ra đƣợc tại sao nên lập bộ phận Marketing trực thuộc phòng KH-KD. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 57 Đề xuất Nhân sự Lƣơng Chi phí Chi phí khác Tổng chi phí Thành lập riêng phòng Marketing 5 ngƣời (thêm 1 trƣởng phòng và phó phòng) 4.000.000 20.000.000 4.000.000 24.000.000 Thành lập bộ phân Marketing trực thuộc phòng KH-KD. 3 ngƣời 4.000.000 12.000.000 4.000.000 16.000.000 Bảng 8 – Chi phí trả lƣơng dự kiến khi thành lập bộ phận Marketing trong 1 tháng (Nguồn: Sinh viên tham khảo) Ghi chú: Lương được tính dựa trên lương trung bình hiện tại của nhân viên hành chính trong bộ phận KH-KD. Chi phí khác bao gồm các chi phí cho việc tuyển dụng, tổng chi phí chỉ là chi phí dự kiến cho nhân viên trong một tháng đầu tiên. Dựa vào bảng chi phí ở trên, có thể thấy việc lập bộ phận Marketing trực thuộc phòng KH-KD có thể giảm thiểu bớt chi phí về mặt tuyển dụng và lƣơng bổng cho số nhân sự đƣợc tuyển ít hơn so với việc lập một phòng Marketing riêng. 3.2.3. Đánh giá hiệu quả  Tiêu chí về kinh tế Với tổng kinh phí thực hiện đề xuất thành lập bộ phận Marketing là 16 triệu đồng có thể nói là khá cao tuy nhiên công ty có thể xem xét vì mục tiêu dài hạn của công ty: nâng cao hiệu quả kinh doanh, tối đa hóa lợi nhuận nhằm mở rộng quy mô kinh doanh hiện nay.  Tiêu chí về kiểm soát Trong quá trình thiết lập bộ phận Marketing, công ty cần chú ý đến những nguyên tắc tổ chức khoa học các hoạt động, nếu nhƣ số lƣợng các đơn vị chức năng tăng thì khả năng kiểm Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 58 soát hiệu quả làm việc của lãnh đạo có thể sẽ giảm xuống. Tuy nhiên, do số lƣợng của phòng KH-KD chỉ khoảng 5 nhân viên (không tính Trƣởng phòng và phó phòng) thì việc kiểm soát cũng là khá cao.  Tiêu chí về thích nghi Bộ phận Marketing đƣợc lập sẽ trực thuộc phòng KH-KD. Do đó, các nhân viên trong bộ phận này sẽ nhận đƣợc sự hỗ trợ rất nhiều từ các nhân viên trong bộ phận KD cũng nhƣ tƣơng tác với các phòng ban khác. Điều này cho thấy, mức độ thích nghi của bộ phận Marketing là khả quan.  Tiêu chí về thƣơng hiệu Tính hiệu quả của từng công việc đƣợc mô tả cho từng nhân viên cho thấy trách nhiệm cụ thể. Do đó, để đánh giá đƣợc liệu đề xuất này có làm cho thƣơng hiệu của công ty tăng lên 80% trong 1 năm sau khi bộ phận Marketing đƣợc thành lập theo nhƣ mục tiêu đề ra phải dựa trên hiệu quả làm việc của bộ phận này. Do yêu cầu công việc đã đƣợc mô tả kĩ lƣỡng nên tôi cho rằng mục tiêu đề ra ban đầu sẽ có hiệu quả. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang 59 KẾT LUẬN Tuy thực tế và lý thuyết còn có sự khác biệt khá lớn nhƣng nhìn chung những kiến thức đƣợc học trên giảng đƣờng đã giúp ích cho tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này. Hiện tại công ty còn tồn tại nhiều khó khăn về nguồn vốn, tài chính, do đó, tôi đã cố gắng đƣa ra đề xuất nhằm góp phần giúp công ty phát triển hơn. Bên cạnh đó, tôi cũng đã hoàn thành đƣợc một số mục tiêu bản thân đề ra trƣớc khi bắt đầu đợt thực tập:  Học hỏi, tích lũy kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình làm việc  Nâng cao kĩ năng giao tiếp, cách ứng xử trong các mối quan hệ ở công ty;  Cố gắng áp dụng những lí thuyết đã học để hoàn thành tốt các công việc đƣợc giao;  Nhìn nhận đƣợc những vấn đề tích cực, hạn chế đối với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và cố gắng đƣa ra những giải pháp cho những hạn chế đó. Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã cố gắng hết sức nhƣng không tránh khỏi những sai sót và hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm, vì vậy kính mong Thầy Cô và độc giả bỏ qua đồng thời đóng góp ý kiến quý báu cho bài báo cáo này để tôi có thể hoàn thiện kiến thức của mình hơn. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang ix TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo  Trƣơng Đình Chiến, 2008, Quản trị kênh phân phối, ĐH Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội, Việt Nam;  Trần Thị Ngọc Trang, Marketing căn bản, ĐH Marketing, Việt Nam. Trang Web tham khảo  www.marketingchienluoc.com   https://sites.google.com/site/thi716/swot  ho%E1%BA%A1t-d%E1%BB%99ng-ban-hang  trong-doanh-nghiep    c%E1%BA%A1nh-tranh  Tài liệu khác  Luận văn "Một số giải pháp Marketing để hoàn thiện hệ thống kênh phân phối sản phẩm của công ty Cổ phần XNK và XD Hoàng An”;  La Hoàng Lâm, 2011, “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống phân phối xăng dầu tại công ty CP ĐTPT Công nghiệp Thương mại Củ Chi”, Đại học Hoa Sen, Việt Nam. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang x  Nguyễn Mạnh Hùng, 2006, “Báo cáo thực tập công ty TNHH thiết bị phòng cháy và chữa cháy Hà Nội”, Đại học Kinh tế Quốc Dân, Việt Nam.  Báo cáo xây dựng chiến lƣợc kinh doanh viễn thông di động trong nƣớc của Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel giai đoạn 2011-2015. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang xi PHỤ LỤC (Đính kèm một số kết quả công việc đã làm)  Những công việc đã làm: Bảng báo giá Phiếu giao hàng Phiếu bảo hành  Các hợp đồng, hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc mua bán của công ty Nhất Thiên Nam: Đơn đặt hàng mẫu Hợp đồng giao hàng mẫu Biên bản đối chiếu công nợ Hợp đồng kinh tế Hoá đơn xuất khẩu Hoá đơn giá trị gia tăng mua hàng Hoá đơn giá trị gia tăng bán hàng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang xii NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trang xiii THÔNG TIN LIÊN HỆ HỌ VÀ TÊN: LÊ THỊ XUÂN LAN LỚP: TV081 MSSV: 081445 ĐIỆN THOẠI: 0936.888.437 EMAIL: lan.ltx1445@sinhvien.hoasen.edu.vn ĐỊA CHỈ: 623/16-17C’ HƢNG PHÚ P9 Q8, TP.HCM