Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng

ấu trừ: Vật liệu trong các doanh nghiệp tăng lên do nhiều nguyên nhân khác nhau như: + Mua ngoài nhập kho. + Nhận góp vốn từ các chủ sở hữu, đ/v khác. + Tăng do mua trả chậm, trả góp. + Nhận biếu tặng, viện trợ không hoàn lại. + Tự gia công chế biến. + Kiểm kê phát hiện thừa… + Thuê ngoài gia công chế biến. + Các nguyên nhân khác. ¬ Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Hạch toán tương tự như đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT heo phương pháp khấu trừ trong trường hợp vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho mục đích sự nghiệp, phúc lợi, dự án. b) Hạch toán giảm nguyên vật liệu: Vật liệu trong các doanh nghiệp giảm xuống do nhiều nguyên nhân khác nhau như: + Xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh. + Xuất đi gia công chế biến. + Xuất kho góp vốn vào đơn vị khác. + Xuất bán nguyên vật liệu. +Giảm do các nguyên nhân khác. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU (Phương pháp kê khai thường xuyên) Mua NVL được hưởng CKTM, Hàng mua trả lại TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 111, 112, .138, 331 Mua NVL nhập kho dùng vào SXKD hàng hóa, DV chịu thuế GTGT theo PP khấu trừ TK1331 TK133 Xuất kho NVL đem gia công Mua NVL nhập kho dùng vào SXKD hàng hóa, DV chịu thuế GTGT theo PP trực tiếp TK 111, 112, 141, 331 TK 154 Xuất kho NVL để trực tiếp chế tạo sản phẩm TK 621 NVL đang đi đường về nhập kho TK 151 TK 623, 627, 641, 642 Xuất NVL phục vụ SXKD TK 331, 333 NVL nhập khẩu Xuất NVL cho XDCB TK 241 TK 111, 112, 331 Xuất NVL đem góp vốn KD, Đầu tư vào ct con, đầu tư ngắn hạn Chi phí VC, bốc xếp NVL TK 1331 TK 221, 222, 128 Nhập kho NVL do tự chế gia công chế biến TK 154 TK 223 Xuất NVL đem góp vốn vào công ty liên kết NVL thừa chưa rõ nguyên nhân Hao hụt NVL trong định mức TK 338 TK 632 NVL nhận viện trợ, biếu tặng TK 711 TK 138 NVL thiếu chưa rõ nguyên nhân TK 411,221,222,223,128 Nhận vốn từ công ty con, CSKD, công ty liên kết, Từ vốn đầu tư ngắn hạn khác Đánh giá giảm Nhận vốn từ công ty con, CSKD, công ty liên kết, Từ vốn đầu tư ngắn hạn khác TK 412 TK 412 Đánh giá tăng 2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp Kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ảnh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán và từ đó tính ra được giá trị vật tư, hàng hóa đã xuất trong kỳ. 1.1 Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản sau: ¬ Tài khoản 611 – Mua hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại vật tư, hàng hóa mua vào và xuất ra trong kỳ. TK 611 – Mua hàng Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê). Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại,… Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ). Giá gốc nguyên vật liệu, hàng hóa mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá. © Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ: © Tài khoản 611 – Mua hàng, có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6111 - Mua nguyên vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị NVL mua vào và xuất sử dụng trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. - Tài khoản 6112 – Mua hàng hóa: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua vào và xuất bán trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. ¬ Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường : TK 151 – Hàng mua đang đi đường - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường. - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư mua đang đi đường cuối kỳ. - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường. - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ. ¬ Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu: TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc đưa đi góp vốn. - Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. - Chiết khấu thương mại nguyên vật liệu khi mua được hưởng. - Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. 1.2 Nguyên tắc hạch toán: Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng hóa tồn kho. Giá trị vật tư, hàng hóa mua vào và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên tài khoản riêng, còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối mỗi kỳ kế toán phải tiến hành kiểm kê vật tư, hàng hóa để xác định giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho, đồng thời xác định giá trị vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ để ghi sổ kế toán. 1.3 Phương pháp hạch toán: ¬ Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: SƠ ĐỒ KÊ TOẤN NGUYÊN VẬT LIỆU (Phương pháp Kiểm kê định kỳ) TK 151, 152 TK 611 TK 111, 112, 331 CKTM, giảm giá, Trả lại cho người bán Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ TK 133 Nhận lại vốn góp liên doanh, vốn cổ phần bằng NVL Mua NVL nhập kho Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ TK 621, 627, 641, 642, 241, 138, 142, 242 TK 151, 152 TK 133 TK111, 112, 331 TK 411, 128, 222 NVL xuất kho trong kỳ Nhận NVL từ viện trợ, biếu tặng TK 711 Nhập lại kho số NVL dử dụng không hết TK 621, 641, 642, 142 Đánh giá giảm TK 412 TK 412 Đánh giá tăng 2.2 Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Hạch toán tương tự như đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong trường hợp NVL dùng để sản xuất sản phẩm, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho mục đích sự nghiệp, phúc lợi, dự án. PHẦN 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY XÂY LẮP ĐIỆN ĐÀ NẴNG. Khái quát chung về công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng: I. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng và nhiệm vụ của công ty: 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty: Lịch sử hình thành: Cuối thế kỉ XIX đầu thế kỉ XX, thực dân Pháp xâm lược nước ta và để phục vụ cho những hoạt động của chúng thì thực dân Pháp đã cho xây dựng một số nhà máy, xí nghiệp trong đó có hệ thống điện. Từ đó mà ngành Điện Việt Nam ra đời. Ngành Điện Việt Nam ra đời vào ngày 15/08/1954, đây là ngành Công nghiệp mũi nhọn trong thời kỳ đó và thúc đẩy các ngành kinh tế khác phát triển. Ngày đó, ngành Điện đã trải qua bao nhiêu thăng trầm cùng với sự ác liệt của chiến tranh và yêu cầu cũng như nhu cầu của nhân dân. Sau khi thống nhất đất nước thì tình hình trong nước ổn định cùng với sự khuyến khích động viên tạo điều kiện cho ngành Điện phát triển để phù hợp và đáp ứng yêu cầu cũng như đòi hỏi của các ngành khác. Cùng với sự phát triển chung đó vào ngày 21/01/1976 Công ty được thành lập theo quy định số 884/QĐ-UB và có tên là “CÔNG TY XÂY LẮP ĐIỆN QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG” thuộc tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng, trụ sở kinh doanh đặt tại 384B Điện Biên Phủ. Công ty ban đầu thành lập cũng giống như mọi Công ty khác, thành lập trong thời điểm đó là thuộc quyền sở hữu của Nhà nước, do Nhà nước cấp vốn. Với số vốn ban đầu là 800.000.000 đồng. b. Quá trình phát triển Sau khi tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng tách thành hai đơn vị hành chính là tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng thì Công ty đổi tên thành “CÔNG TY XÂY LẮP ĐIỆN ĐÀ NẴNG” để phù hợp với tính chất địa lý. Từ năm 1978 đến năm 1988, Công ty hoạt động theo cơ chế bao cấp, hoạt động theo lệnh cấp trên và chỉ tiêu do Nhà nước đề ra. Do vậy tồn tại nhiều tiêu cực và là nguyên nhân gây ra hoạt động sản xuất kinh doanh kém hiệu quả, vấp phải nhiều khó khăn. Năm 1988, do sự đổi mới từ xã hội bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Lúc này, Công ty được thành lập lại theo quyết định số 388/QĐ-CT ngày 27/03/1988 cho phù hợp với điều kiện nền kinh tế thị trường lúc bấy giờ. Tổng nguồn vốn là 3.600.000.000 đồng. Theo chủ trương cổ phần hóa Doanh nghiệp của Nhà nước, ngày 23/12/2002 Công ty đã được chuyển đổi hình thức sở hữu từ công ty của Nhà nước thành Công ty Cổ phần 100% vốn cổ đông với tên mới là “CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN ĐÀ NẴNG”. Người đại diện hợp pháp của Công ty là Giám đốc điều hành Ông Hồ Trung Trí. Trụ sở chính: Số 421 Điện Biên Phủ - Tp Đà Nẵng. Tên giao dịch trong nước: Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng. Tên giao dịch quốc tế: DANANG ELECTRIC CONTRUCTION COMPANY. Vốn Điều lệ theo giấy đăng ký kinh doanh hiện tại: 7.000.000.000 đồng. Các đơn vị trực thuộc: Xí nghiệp Cơ khí Mạ Đà Nẵng. Xí nghiệp Vật tư thiết bị Đà Nẵng. Xí nghiệp Xây lắp điện Đà Nẵng. Xí nghiệp Bê tông xây dựng Đà Nẵng. Trung tâm tư vấn thiết kế Đà Nẵng. Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng là doanh nghiệp được chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty Cổ phần. Công ty hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh theo giấy đăng ký kinh doanh do Sở Kế Hoạch Đầu Tư TP.Đà Nẵng cấp. Trong những năm qua, chịu ảnh hưởng của cơ chế thị trường và chuyển biến của kinh tế đất nước. Công ty dần dần khẳng định và củng cố năng lực hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo thực hiện nguyên tắc cơ bản của kế hoạch kinh tế là: “Tự trang trãi và có lợi nhuận”. Do đó công ty đã có nhiều biện pháp nhằm cải thiện công tác quản lý lao động, bổ sung ngành kinh doanh, mở rộng địa bàn và tìm kiếm đối tác, tạo điều kiện và việc làm cho người lao động. Làm sao cho thu nhập của người lao động toàn Công ty nâng cao và đóng góp đầy đủ cho Ngân sách Nhà nước. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty: a. Chức năng: Xây lắp đường dây tải điện, trạm điện thế đến 500KV. Xây lắp các công trình và điện công nghiệp dân dụng, chiếu sáng công cộng, công trình thông tin viễn thông, đầu tư phát triển nguồn điện, đấu thầu kinh doanh, mua bán điện năng. Kinh doanh và XK vật tư, thiết bị kỹ thuật điện, vật tư, thiết bị kỹ thuật công nghiệp. Kinh doanh dịch vụ kĩ thuật, vận tải, giao nhận hàng hóa và cho thuê kho bãi, chế tạo lắp ráp tổ hợp điện và các thiết bị điện các loại. Sản xuất chế tạo bê tông cốt thép. SXSP cơ khí, phụ kiện kết cấu cơ khí. Sản xuất cột đèn, cột anten viễn thông (bằng thép), phụ kiện điện xây lắp cho đường dây tải điện và trạm biến áp đến 500KV. Chế tạo, lắp đặt đường ống áp lực thủy điện. Mạ kẽm nhúng nóng, mạ điện phân, đồng, crôm, niken… Sơn tĩnh điện các sản phẩm cơ khí và các phụ kiện phục vụ cho ngành công nghiệp, điện, giao thông, viễn thông. Tư vấn các công tác đầu tư và xây dựng dự án công trình điện đến 35KV. Khảo sát, báo cáo đầu tư, thiết kế các công trình điện, đường dây và trạm điện áp đến 220KV, điện dân dụng, các công trình viễn thông. Thẩm định dự án đầu tư, thẩm định thiết kế kỹ thuật thi công, tổng dự toán, lập hồ sơ mời thầu xây lắp, mua sắm thiết bị và đánh giá hồ sơ dự thầu. Giám sát thi công xây dựng các công trình điện đến 200KV, công trình xây dựng dân dụng, giám sát lắp đặt thiết bị. b. Nhiệm vụ: Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký. Xác định và tổ chức thực hiện các kế hoạch SXKD của Công ty bao gồm kế hoạch kinh doanh dài hạn, trung hạn. Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu tiêu dùng trong và ngoài nước để xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức lực lượng hàng hóa đa dạng về cơ cấu, phong phú về chủng loại, có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Quản lý và sử dụng nguồn vốn theo đúng chế độ, chính sách đạt hiệu quả kinh tế, đầu tư mở rộng SXKD theo đa hướng, đa phương, không ngừng đổi mới trang thiết bị. Tổ chức việc mua bán tốt, dự trữ, đáp ứng kịp thời nhu cầu người tiêu dùng. Thực hiện cam kết đầy đủ các hợp đồng mua bán tiêu thụ, liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế. Quản lý sử dụng đội ngũ cán bộ, công nhân viên theo đúng chính sách hợp đồng lao động, chăm lo đời sống vật chất tinh thần, nâng cao trình độ văn hóa chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ nhân viên. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. II. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: - Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty các bộ phận có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau theo lối chuyên môn hóa được phân cấp trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo chức năng quản lý. Đại Hội Đồng Cổ Đông - Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng theo kiểu trực tuyến chức năng. Ban Kiểm Soát Hội Đồng Quản Trị Thư Ký Công Ty Giám Đốc Điều Hành Phó Giám Đốc Kế Toán Trưởng Phòng Kinh Tế - Kỹ Thuật Tổng Hợp Văn Phòng Xí Nghiệp Cơ Khí Mạ ĐN Xí Nghiệp Vật Tư, Thiết Bị Điện ĐN Trung Tâm Tư Vấn Thiết Kế Xí Nghiệp Bê Tông Xây Lắp Điện ĐN Xí Nghiệp Xây Lắp Điện ĐN Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng : Quan hệ phối hợp 2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: ¬ Đại Hội Đồng Cổ Đông: Là đại hội cổ đông tất cả các cổ đông của công ty, họp mỗi năm một lần để bầu ra Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị công ty gồm 5 người làm nhiệm vụ quyết định tất cả các chiến lược kinh doanh của công ty. ¬ Hội Đồng Quản Trị: Phụ trách công tác điều hành SXKD, công tác pháp lý của Công ty, công tác cải tiến quản lý như: công tác vốn SXKD, cổ phần, cổ phiếu, công tác chiến lược SXKD và phát triển SXKD. Nghiên cứu các dự án đầu tư phát triển SXKD. Phụ trách công tác lao động, chế độ đối với người lao động, công tác tranh chấp và giải quyết tranh chấp trong công ty. ¬ Giám đốc điều hành: Nhiệm vụ quyền hạn của Giám đốc được Nhà nước quy định là người được ủy quyền quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của DN, có quyền điều hành mọi hoạt động SXKD theo kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Giám đốc chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động SXKD của công ty trước pháp luật, trực tiếp quản lý công tác tổ chức tài chính của Công ty. Mọi quyết định của xí nghiệp phải được giám đốc thông qua và xét duyệt. Bên dưới Giám đốc điều hành còn có hai Phó giám đốc: Phó giám đốc kỹ thuật: chịu trách nhiệm về trước giám đốc về kỹ thuật của các công trình và sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, các sáng kiến kỹ thuật. Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm về quản lý, chỉ đạo SXKD có hiệu quả, tìm kiếm việc làm và ký kết các hợp đồng kinh tế chủ động tìm kiếm thị trường. Thư ký công ty: Có trách nhiệm tổ chức sắp xếp tất cả các cuộc họp của Hội Đồng Quản Trị và ghi chép nội dung cuộc họp. ¬ Văn phòng công ty: Tham mưu cho Giám đốc các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, quản lý và sử dụng lao động, chế độ chính sách đối với người lao động, hậu cần, an ninh quốc phòng, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt. Tổ chức thực hiện các công tác chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực trên. ¬ Phòng Kinh tế - Kỹ thuật – Tổng hơp: Thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc lập kế hoạch tài chính, quản lý vốn, kiểm tra, kiểm soát đề xuất sử dụng hiệu quả vốn trong SXKD. Tổ chức hạch toán kế toán chính xác, kịp thời. Xây dựng kế hoạch SXKD giúp Giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật sản xuất, quản lý công nghệ môi trường và kỹ nghệ an toàn lao động là đơn vị trực tiếp quản lý chất lượng công trình, chất lượng sản xuất sản phẩm của công ty. ¬ Xí nghiệp Xây Lắp Điện Đà Nẵng: Xây lắp đường dây và trạm biến áp điện 220KV. Xây lắp điện dân dụng, điện công nghiệp, điện chiếu sáng. Đầu tư phát triển nguồn điện, đấu thầu kinh doanh, mua bán điện năng, ¬ Xí nghiệp Bê Tông Xây Dựng Đà Nẵng: - Xây lắp điện công nghiệp, điện dân dụng, giao thông nông thôn, cấp thoát nước, chế tạo sản phẩm bê tông cốt thép. - Xây lắp đường dây điện và trạm biến áp 220KV. ¬ Xí nghiệp Cơ khí Mạ Đà Nẵng: - Sản xuất và lắp đặt các sản phẩm cơ khí, phụ kiện, cấu kiện cơ khí. - Kinh doanh vật tư, dịch vụ vận tải, giao nhận hàng hóa. - Mạ kẽm nhúng nóng, mạ điện phân kẽm, nhôm, đồngm crôm, niken. ¬ Trung tâm Tư vấn Thiết kế Điện Đà Nẵng: - Tư vấn công tác đầu tư, xây dựng, quản lý các dự án công trình điện. - Khảo sát, thiết kế, dự tóan các công trình điện đến 35KV, điện chiếu sáng. ¬ Xí nghiệp Vật tư Thiết bị Điện Đà Nẵng: - Kinh doanh buôn bán, xuất nhập khẩu các thiết bị điện. - Cung cấp các vật tư thiết bị điện. III. Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức tổ chức kế toán áp dụng tại công ty: 1. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng: Kế Toán Trưởng Công ty BAN KIỂM SOÁT Bộ phận kế toán tài chính công ty Hạch toán độc lập Kế toán công nợ, TSCĐ, NH, lương Kế toán tổng hợp, vật tư, giá thành, thanh toán Thủ kho, thủ quỹ Kế toán các đơn vị trực thuộc Hạch toán báo sổ Hạch toán phụ thuộc Kế toán XN Xây Lắp Điện ĐN Kế toán XN bê tông xây dựng ĐN Kế toán XN vật tư, thiết bị điện ĐN Kế toán XN cơ khí mạ ĐN Kế toán trung tâm tư vấn thiết kế điện ĐN Các cửa hàng trực thuộc xí nghiệp Hạch toán báo sổ Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán: ¬ Kế toán trưởng: - Chỉ đạo chung công tác kế toán, giám sát mọi hoạt động tài chính doanh nghiệp, là người tham mưu trực tiếp cho Giám đốc về việc lập kế hoạch tài chính, thiết lập và chỉ đạo hệ thống hạch toán của công ty và thường xuyên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. - Xây dựng kế hoạch tài chính nhằm huy động và sử dụng nguồn vốn hiệu quả. ¬ Kế toán tổng hợp vật tư, giá thành thanh toán: - Theo dõi và hiệu chỉnh số liệu các Bảng kê tổng hợp chi tiết, kiểm tra đúng việc vào sổ cái, đối chiếu lập báo cáo cuối kỳ. - Nhập xuất vật tư theo đúng chế độ hợp đồng và phân bổ vào bảng tính giá thành từng hạng mục công trình, từng sản phẩm cuối kỳ, tính giá thành các sản phẩm sản xuất và kết chuyển giá thành công trình hoàn thành, quyết toán công trình. - Theo dõi thu chi tiền mặt, thanh toán cho người tạm ứng cuối tháng lên bảng chi phí có tài khoản tiền mặt. ¬ Kế toán công nợ, ngân hàng, lương, TSCĐ: - Theo dõi chặt chẽ chi tiết các tài khoản các khoản phải thu, phải trả, kiểm tra đôn đốc, thu hồi nợ khó đòi và theo dõi nợ phải trả. - Theo dõi thu chi thông qua tài khoản ngân hànng như tiền gửi, tiền vay, quan hệ mở rộng, giao dịch với các ngân hàng. - Theo dõi thu chi tạm ứng và thanh toán lương, các khoản chi bảo hiểm thay lương theo đúng chế độ hiện hành và quy định. - Tính và trích khấu hao TSCĐ hằng năm của công ty. ¬ Thủ kho, thủ quỹ: - Quản lý các khoản thu, chi và tồn quỹ tiền tiền mặt. - Quản lý việc xuất nhập tồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. ¬ Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tổ chức hạch toán, kế toán riêng theo dõi công việc mua bán, thu chi thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại đơn vị mình đến cuối kỳ báo cáo kết quả về công ty để lập báo cáo kế toán. 3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Từ tình hình thực tế tồn tại ở công ty, từ đặc điểm cơ cấu quản lý, và từ yêu cầu quản lý một cách chặt chẽ chính xác. Nên hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ. Đặc điểm của hình thức này là kết cấu các mẫu sổ tương đối đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra vì các nghiệp vụ phát sinh không nhiều và không phức tạp. a). Sơ đồ trình tự ghi sổ: Chứng từ kế toán Thủ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra b) .Trình tự luân chuyển chứng từ: Hằng ngày, khi ghi nhận các chứng từ, kiểm tra rồi tiến hành ghi sổ như sau: Đối với chứng từ gởi từ ngân hàng đến, các chứng từ thu chi tiền mặt thì được chuyển đến thủ quỹ để vào sổ. Đối với các chứng từ hàng hóa được ghi vào bảng tổng hợp. Mặt khác, kế toán sẽ mở sổ chi tiết để theo dõi từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nếu chứng từ gốc liên quan đến nhập xuất hàng hóa phải ghi vào Thẻ kho, sổ chi tiết. Sau đó chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp để lên chứng từ ghi sổ. Kế toán căn cứ bảng tổng hợp hoặc chứng từ gốc lên chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu chứng từ ghi sổ để lập sổ cái. Cuối quý, căn cứ số dư trên sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh. Đồng thời, căn cứ sổ chi tiết để lên bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó lập báo cáo tài chính. Báo cáo này khi được lập, kế toán trưởng kiểm tra cùng kỳ với Giám đốc mới có giá trị pháp lệnh. Tình hình hạch toán NVL tại công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng. I. Thực trạng về đặc điểm, phân loại và phương pháp tính giá NVL tại công ty: 1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty: Là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết vào chi phí sản xuất sản phẩm trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu cấu thành thực thể sản phẩm. 2. Phân loại nguyên vật liệu: ¬ Nguyên vật liệu chính: Tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và cấu thành nên thực thể sản phẩm, chiếm một lượng vốn lớn. Có rất nhiều loại NVL chính tại công ty, có thể kể ra một số loại tiêu biểu như: xi măng, sắt thép, ống nhựa, trụ đèn, cáp ngầm... ¬ Nguyên vật liệu phụ: Tuy nó không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm nhưng nó cũng có một vai trò nhất định trong quá trình hình thành nên sản phẩm như: que hàn, ống mạ, dây thép kẻm… ¬ Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí như: xăng A92, dầu Diezen,... ¬ Phụ tùng thay thế: dùng để thay thế, bảo dưỡng máy móc thiết bị như: van giảm áp, vòng bi, lục giác... ¬ Vật liệu và thiết bị sản xuất công nghiệp: dự trữ để phục vụ cho SXCN như: đá, cát... 3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu ở công ty: 3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu phục vụ thi công ở công ty chủ yếu là mua ngoài.Thông thường công ty ký kết các hợp đồng mua bán với các đơn vị kinh doanh vật liệu xây dựng, ngoài ra công ty còn mua từ các cửa hàng bán sỉ, lẻ. Giá thực tế của NVL mua NK = Giá mua trên hóa đơn + Các chi phí liên quan trực tiếp khác - Các khoản giảm trừ (nếu có) - Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm thuế GTGT đầu vào. - Các khoản chi phí thực tế phát sinh khác như: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng. 3.1 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Giá thực tế NVL xuất dùng tại công ty được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân + Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm): Đơn giá b.q sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Trong thực tế nhờ vào chương trình kế toán máy đã cài sẵn nên bất cứ lúc nào có thể cho biết được số lượng và giá trị vật liệu tồn kho. Do vậy kế toán mổi khi xuất kho chỉ cần nhập vào số lượng của loại vật liệu xuất kho sau đó máy tính sẻ tự động phân bổ đơn gía của vật liệu đồng thời tính luôn gía trị thực tế vật liệu xuất kho đó. II. Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: 1. Kế toán tăng nguyên vật liệu tại Công ty: 1.1 Tài khoản sử dụng: - TK 152: Nguyên vật liệu. - TK 331: Phải trả cho người bán. - TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. 1.2 Chứng từ sử dụng: - Giấy đề nghị cấp vật tư. - Hóa đơn GTGT. - Biên bản kiểm nghiệm. - Phiếu nhập kho. -Thẻ kho. 1.3 Trình tự hạch toán: Bảng kê nhập Thẻ kho Bảng tổng hợp N – X - T Sổ chi tiết vật tư Phiếu nhập Hóa đơn GTGT - Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho hợp lệ của phòng vật tư chuyển tới, thủ kho tiến hành cho nhập kho và ghi số thực vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng loại nguyên liệu vật liệu trong từng tháng. - Tại phòng kế toán: Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán nguyên liệu vật liệu tiến hành ghi vào sổ chi tiết nguyên liệu vật liệu, sổ này được mở cho từng thứ nguyên liệu vật liệu cũng giống như thẻ kho nhưng chỉ khác là có thêm cột giá trị, sổ chi tiết này được dùng để ghi chép cho cả quý. Đồng thời các chứng từ nhập kế toán tiến hành ghi chép vào “sổ chi tiết nguyên liệu vật liệu” sổ này phản ánh chứng từ ghi theo trình tự thời gian rất tiện cho việc thu mua cũng như theo dõi hình thức thanh toán. Khi đội lắp đặt có nhu cầu về vật liệu để thi công thì báo lên ban chỉ huy công trình. Chỉ huy trưởng công trình căn cứ vào thiết kế thi công xem xét và viết giấy đề nghị cấp vật tư gửi về phòng kế toán dự án đối chiếu với thiết kế thi công. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt và trình giám đốc phê duyệt. Ngày 04/01/2010 ông Trần Anh Dũng chỉ huy công trình viết giấy đề nghị cấp một số vật tư như sau: Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Họ và tên: Trần Anh Dũng. Bộ phận: Chỉ huy công trình. Nhập cho việc: Xây trụ. Stt Tên vật tư Quy cách ĐVT Số Lượng Ghi chú 1 Xi măng Kg 400 2 Sắt Tấn 200 3 Đá M3 200 Thủ trưởng đơn vị Kế toán Kỹ thuật Thủ kho Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi yêu cầu được duyệt phòng kế toán dự án liên lạc với nhà cung cấp thỏa thuận giá và lập đơn đặt hàng trình giám đốc duyệt giá. Vật tư mua về được chuyển bán. Trường hợp vật liệu về mà chưa có hóa đơn cùng về thì bộ phận căn cứ vào hợp đồng mua hàng đã ký kết mà tiến hành làm thủ tục nhập kho. Ngày 05/01/2010 có hóa đơn mua vật tư về đến công trình theo đơn đặt hàng của công ty như sau: Mẫu số: 01 – GTKT-3LL HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 05 tháng 01 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty Việt Hương Địa chỉ: Đường số 9 khu CN Hòa Khánh_Liên Chiểu ĐN. Điện thoại: 0511.773889 MST: 04-00450627 Đơn vị mua hàng: Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng. Địa chỉ: 421 Điện Biên Phủ - ĐN. Hình thức thanh toán: Công nợ MST: 0511-449453311 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Xi măng Kg 400 55.000 22.000.000 02 Sắt Tấn 200 1.150.000 152.000.000 03 Đá M3 200 42.000 8.400.000 Cộng tiền hàng 260.400.000 Thuế suất GTGT: 10% 26.040.000 Tổng tiền thanh toán 286.440.000 Viết bằng chữ: Hai trăm tám mươi sáu triệu bốn trăm bốn mươi ngàn đồng y. Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Ngày 05 tháng 01 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Đối với các vật liệu nhập với số lượng lớn và vật liệu có giá trị lớn ban chỉ huy công trình cho lập ban kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm gồm có chỉ huy trưởng công trình, đại diện kỹ thuật công trình, tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên vật liệu và lập bản kiểm nghiệm vật tư. Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng Mẫu số 03 – VT(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ HÀNG HOÁ Vật tư hàng hóa mua vào Ngày 05/01/2010 Số: 01 Căn cứ vào HĐ số 15 ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC. Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (bà): Trần Anh Dũng. Đại diện bên nhận: Công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng. Ông (bà): Trần Đức Tuấn. Đại diện bên giao: Công ty Việt Hương Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hóa Mã số Phương thực kiểm nghiệm ĐVT SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách, phẩm chất SL không đúng quy cách, phẩm chất 1 Xi măng Kg 400 400 0 2 Sắt Tấn 200 200 0 3 Đá M3 200 200 0 Ý kiến ban kiểm nghiệm: Hàng đã nhập đủ số lượng, chất lượng, phẩm chất tốt. Đà Nẵng, ngày 05 tháng 01 năm 2010 Người nhận Người giao Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra, kế toán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập cho hóa đơn. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào cả 2 liên của phiếu nhập kho và người giao hàng ký vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành nhập vật liệu vào kho. Liên thứ nhất của phiếu nhập kho được lưu tại quyển, liên thứ 2 chuyển cho thủ kho ghi vào thẻ kho. Thủ kho ghi xong thẻ kho chuyển lại cho kế toán. Định kỳ 3 hoặc 4 ngày kế toán ban chỉ huy công trình tập hợp hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho gửi về phòng kế toán để cập nhật số liệu theo dõi nghiệp vụ nhập vật liệu. Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng Mẫu số 01 – VT(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số 01 Ngày 05 tháng 01 năm 2010 Nợ TK: 152 Có TK: 331 Họ và tên người giao : Trần Anh Dũng. Địa chỉ (bộ phận) : Chỉ huy công trình. Nhập tại kho : Kho vật liệu Lý do nhập kho : Trang bị thi công. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Xi măng Kg 400 400 55.000 22.000.000 02 Sắt Tấn 200 200 1.150.000 230.000.000 03 Đá M3 200 200 42.000 8.400.000 Cộng 260.400.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm sáu mươi triệu bốn trăm ngàn đồng y. Ngày 05 tháng 01 năm 2010 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 1.4 Kế toán chi tiết: Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. - Ở kho : Song song với phòng kế toán, từ những phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho cũng mở thẻ kho để theo dõi và đối chiếu hàng tháng, ngày hoặc định kỳ, thủ kho giao nhận chứng từ ghi đơn giá để tính ra số tiền để ghi vào thẻ vật tư, cuối tháng công thẻ và đối chiếu với thẻ kho, mỗi tờ thẻ kho chỉ được theo dõi một thứ vật tư, thẻ kho được sắp xếp theo danh điểm nguyên vật liệu, thủ kho thường xuyên theo dõi đối chiếu giữa sổ theo dõi và số lượng tồn kho cuối tháng căn cứ vào nhập - xuất trong tháng tính số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng lên thẻ kho. Công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ TC/GĐKT Mẫu số: 06-VT Ban hành theo QĐ số 186 ngày 14/2/1995 của BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/2010 Tên nhãn hiệu: Xi măng. Đơn vị: Kg. Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 - Tồn đầu kì: 1.000 05/01 01 - Nhập kho từ mua ngoài 400 1.400 …… Cộng 1.050 2.050 Ngày … tháng … năm 2010 Thủ kho (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) - Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư nhận phiếu xuất và nhập số liệu vào phần hành hàng tồn kho. Phần hành sẽ tự động tính đơn giá và giá trị xuất kho, theo dõi trên sổ chi tiết nguyên vật liệu giá trị vật liệu xuất kho. Kế toán vật tư ghi đơn giá và giá trị xuất trên máy tính tính vào phiếu xuất kho trước đó. Công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ ĐN SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Loại Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hóa: Xi măng; đ/v: Kg. Tháng: 01/2010. ĐVT: đồng. NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 1.000 50.000 50.000.000 05/01 PN01 05/01 Nhập xi măng 311 400 55.000 22.000 1.400 51.400 71.960.000 ….. Cộng 1.050 57.950.000 42.148.000 1.230 65.682.000 Ngày … tháng … năm 2010 Người lập phiếu (Ký tên, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký tên, hợ tên) Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, đồng thời theo dõi trên bảng kê nhập ghi nợ TK 152 ghi có các tài khoản có liên quan. Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ ĐN BẢNG KÊ NHẬP Tháng 01/2010 Chứng từ Nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổng số tiền Ghi Nợ Tài khoản 152 Số hiệu Ngày tháng Ghi Có các tài khoản TK 331 TK 111 TK 1554 PN01 05/01 Mua ngoài nhập kho 260.400.000 260.400.000 PN02 19/01 Mua ngoài nhập kho 138.530.000 138.530.000 PN03 28/01 Nhập lại từ gia công chế biến 330.062.500 330.062.500 TỔNG CỘNG 619.556.500 260.400.000 138.530.000 330.062.500 Ngày … tháng … năm 2010 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2. Kế toán giảm nguyên vật liệu tại Công ty: 2.1 Tài khoản sử dụng: - TK 152: Nguyên vật liệu. - TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. 2.2 Chứng từ sử dụng: - Giấy đề nghị xuất vật tư. - Phiếu xuất kho. 2.3 Trình tự hạch toán: Bảng kê xuất Thẻ kho Bảng tổng hợp N – X - T Sổ chi tiết vật tư Phiếu xuất - Tại kho: Căn cứ giấy đề nghị của bộ phận thi công công trình thủ kho kiểm tra ký duyệt của Giám đốc và lập phiếu xuất kho.Phiếu xuất kho vật liệu được lập thành 3 liên. Sau khi có đầy đủ chữ ký sẽ ký sẽ được chuyển 1 liên cho thủ kho, 1 liên cho phòng kế toán ghi sổ, 1 liên giao cho người nhận để làm căn cứ theo dõi tiến độ sản xuất. - Tại phòng kế toán: Khi nhận được phiếu xuất kho, kế toán nguyên liệu vật liệu tiến hành ghi vào sổ chi tiết nguyên liệu vật liệu, sổ này được mở cho từng thứ nguyên liệu vật liệu cũng giống như thẻ kho nhưng chỉ khác là có thêm cột giá trị, sổ chi tiết này được dùng để ghi chép cho cả quý. Đồng thời các chứng từ nhập kế toán tiến hành ghi chép vào “sổ chi tiết nguyên liệu vật liệu” sổ này phản ánh chứng từ ghi theo trình tự thời gian rất tiện cho việc thu mua cũng như theo dõi hình thức thanh toán. Theo tiến độ thi công đội trưởng đội xây lắp viết giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên ban chỉ huy công trình xem xét với tiến độ thi công thực tế của công trình sau đó gửi về phòng kế toán dự án kiểm tra. Kiểm tra chuyển cho kế toán trưởng duyệt và trình Giám đốc phê duyệt. Ngày 07/01/2010 có giấy đề nghị xuất vật tư của ông Trần Văn Khôi – đội trưởng đội thi công như sau: Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ - ĐN GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Họ và tên : Trần Văn Khôi. Bộ phận công tác : Đội thi công Xuất cho việc: : Xây trụ. Đề nghị cấp loại vật tư TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, hàng hóa ĐVT Số lượng Lý do xuất 01 Xi măng Kg 300 Xây dựng công trình 02 Sắt Tấn 100 Xây dựng công trình 03 Đá M3 80 Xây dựng công trình Ngày 07 tháng 01 năm 2010 Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) Phụ trách kỹ thuật (Ký, họ tên) Người đề nghị (Ký, họ tên) Sau khi yêu cầu xuất vật tư được ký duyệt kế toán đội thi công lập phiếu xuất kho làm 3 liên. Phiếu xuất kho được lập cho các vật liệu xuất để cùng thực hiện một số công việc thi công. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng xuất, thủ kho kiểm tra ghi số lượng thực xuất và cùng với đội trưởng đội thi công ký vào phiếu xuất sau đó tiến hành xuất vật liệu. Liên thứ nhất của phiếu xuất lưu, liên thứ 2 giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, thủ kho ghi xong thẻ kho chuyển lại cho kế toán công trình. Định kỳ 3 hoặc 4 ngày kế toán ban chỉ huy công trình tập hợp phiếu xuất kho gửi về phòng kế toán nhập liệu phản ánh nghiệp vụ xuất kho. Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng Mẫu số 02 – VT(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số 01 Ngày 07 tháng 01 năm 2010 Nợ TK: 621 Có TK: 152 Họ và tên người nhận : NGUYỄN VĂN TÍNH. Địa chỉ (bộ phận) : Bộ phận thi công. Xuất tại kho : Kho vật liệu. Lý do xuất kho : Dùng cho công trình. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Xi măng Kg 300 300 51.400 15.420.000 02 Sắt Tấn 100 100 1.178.300 117.830.000 03 Đá M3 80 80 41.250 3.300.000 Cộng 136.550.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm ba mươi sáu triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng y. Ngày 07 tháng 01 năm 2010 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.4 Kế toán chi tiết: - Ở kho : Song song với phòng kế toán, từ phiếu xuất kho thủ kho cũng mở thẻ kho để theo dõi và đối chiếu hàng tháng, ngày hoặc định kỳ, thủ kho giao nhận chứng từ ghi đơn giá để tính ra số tiền để ghi vào thẻ vật tư, cuối tháng công thẻ và đối chiếu với thẻ kho, mỗi tờ thẻ kho chỉ được theo dõi một thứ vật tư, thẻ kho được sắp xếp theo danh điểm nguyên vật liệu, thủ kho thường xuyên theo dõi đối chiếu giữa sổ theo dõi và số lượng tồn kho cuối tháng căn cứ vào nhập - xuất trong tháng tính số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng lên thẻ kho. Công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ TC/GĐKT Mẫu số: 06-VT Ban hành theo QĐ số 186 ngày 14/2/1995 của BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/2010 Tên nhãn hiệu: Xi măng. Đơn vị: Kg. Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 - Tồn đầu kì: 1.000 05/01 01 - Nhập kho từ mua ngoài 400 1.400 07/01 01 - Xuất dùng cho công trình 300 1.100 Cộng 1.100 Ngày … tháng … năm 2010 Thủ kho (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) - Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư nhận phiếu xuất và nhập số liệu vào phần hành hàng tồn kho. Phần hành sẽ tự động tính đơn giá và giá trị xuất kho, theo dõi trên sổ chi tiết nguyên vật liệu giá trị vật liệu xuất kho. Kế toán vật tư ghi đơn giá và giá trị xuất trên máy tính tính vào phiếu xuất kho trước đó. Từ sổ chi tiết vật liệu phần mềm tự động chuyển số liệu vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. Công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ ĐN SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Loại Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hóa: Xi măng; đ/v: Kg. Tháng: 01/2010. ĐVT: đồng. NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 1.000 50.000 50.000.000 05/01 PN01 05/01 Nhập xi măng 311 400 55.000 22.000 1.400 51.400 71.960.000 07/01 PX01 07/01 Xuất cho công trình 621 300 51.400 15.420.000 1.100 51.400 56.540.000 ….. Cộng 1.050 57.950.000 820 42.148.000 1.230 65.682.000 Ngày … tháng … năm 2010 Người lập phiếu (Ký tên, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký tên, hợ tên) Căn cứ vào các phiếu xuất đồng thời theo dõi bảng kê xuất. Trong thánh trích một số nghiệp vụ xuất của công trình như sau: Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ ĐN BẢNG KÊ XUẤT Tháng 01/2010 Chứng từ Nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổng số tiền Ghi Nợ Tài khoản 152 Số hiệu Ngày tháng Ghi Có các tài khoản TK 621 TK 154 PX01 07/01 Mua ngoài nhập kho 136.550.000 136.550.000 PX02 10/01 Mua ngoài nhập kho 13.223.500 13.223.500 PX03 15/01 Nhập lại từ gia công chế biến 326.462.500 326.462.500 TỔNG CỘNG 476.236.000 149.773.500 362.462.500 Ngày … tháng … năm 2010 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 3. Kế toán tổng hợp: Công ty CP Xây Lắp Điện Đà Nẵng hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng phương kê khai thường xuyên để theo dõi tình hình tăng giảm nguyên vật liệu và kế toán sử dụng các TK sau: TK 152: Nguyên vật liệu. TK 331: Phải trả ngươi bán TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH. Sổ sách sử dụng: - Bảng kê nhập – xuất – tồn. - Bảng tổng hợp vật tư. Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ - ĐN SỔ CÁI Tháng 01/2010 TK 152: Nguyên vật liệu Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 366.800.000 05/01 PN01 05/01 Mua ngoài nhập kho 331 260.400.000 07/01 PX01 07/01 Xuất dùng cho công trình 621 136.550.000 10/01 PX02 10/01 Xuất dùng cho công trình 621 13.223.500 15/01 PX03 15/01 Xuất đi GCCB 154 326.462.500 19/01 PN02 19/01 Mua ngoài nhập kho 111 138.530.000 28/01 PN03 28/01 Nhập lại từ GCCB 154 330.062.500 Cộng số phát sinh 728.992.500 476.236.000 Số dư cuối tháng 619.556.500 Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Người lập phiếu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối quý kế toán cộng sổ và tính ra tổng số công nhập - xuất - tồn kho của từng loại, thứ vật liệu và lấy số tổng hợp đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán và số liệu trên sổ thẻ kho, do thủ kho giữ. Theo nguyên tắc thì số liệu trên sổ kế toán và số liệu trên thẻ kho luôn trung khớp với nhau. Vì vậy khi đối chiếu có sự sai lệch kế toán và thủ kho cần phải tìm ra nguyên nhân, điều chỉnh và sửa sai ngay. Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng 421 Điện Biên Phủ BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Tháng 01 năm 2010 Từ ngày 01/01/2010 -> ngày 31/01/2010 STT Loại vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ S.Lượng S.Tiền S.Lượng S.tiền S.Lượng S.Tiền S.Lượng S.Tiền 01 Xi măng 1.000 50.000.000 1.050 57.950.000 820 42.148.000 1230 65.802.000 02 Sắt 260 312.000.000 560 652.075.000 360 424.188.000 460 539.887.000 03 Đá 120 4.800.000 440 18.967.500 240 9.900.000 320 13.867.500 1.380 366.800.000 2.050 728.992.500 1420 476.236.000 2010 619.556.500 Ngày… tháng… năm 2010 Người lập phiểu (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) PHẦN 3 MỘT SỐ Ý KIẾN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN ĐÀ NẴNG I. Nhận xét chung về tình hình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty: Qua thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng, dưới sự giúp đõ chỉ đạo tận tình của các anh chị phòng kế toán em đã một phần nẵm bắt được thực tế công tác kế toán của công ty. Đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. 1. Ưu điểm: Nhìn chung, trong quá trình hoạt động SXKD, Công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng đã phát huy nâng cao và tạo chỗ đứng trong sự cạnh tranh của các danh nghiệp khác. Để đạt được điều đó trong SXKD là nhờ sự đóng góp to lớn của Ban giám đốc cùng các phòng ban và nỗ lực của các cán bộ phòng kế toán. Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và phòng ban cơ chức năng gọn nhẹ, phù hợp với các đặc điểm quy mô hoạt động của công ty có khả năng phục vụ tốt cho quá trình kinh doanh. Các phòng ban chức năng được quy định nhiệm vụ rõ ràng phục vụ kịp thời yêu cầu quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty. Phòng kế toán của công ty áp dụng hệ thống máy vi tính với phần mềm chương trình kế toán đã phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán nói chung và NVL nói riêng, đã giảm thời gian đáng kể vào công việc kế toán và đồng thời cho phép kế toán truy cập được nhiều sổ sách chi tiết. Nhờ vậy mà số liệu kế toán xảy ra sai sót cập nhập kịp thời công tác kế toán vật liệu. Công ty đã xây dựng cho mình đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, năng động, đầy sáng tạo, phân công vai trò trách nhiệm hợp lý cho từng thành viên, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi người, công tác kế toán NVL ở công ty tiến hành đúng quy trình áp dụng chế độ kế toán mới. Nhờ có tổ chức quản lý chặt chẽ, năng lực chuyên môn cao của các thành viên, chấp hành đúng chế độ kế toán nên phòng tài chính công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh việc phát huy tích cực vai trò, tác dụng và thực hiện tốt chức năng trong công tác quản lý điều hành vẫn còn những mặt tồn tại cần khắc phục. 2. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định trong hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh như việc tập hợp chứng từ thường dồn vào cuối tháng nên công việc nhiều dễ sai sót thông tin kinh tế,còn hạn chế về hệ thống sổ sách. - Về công tác hạch toán nguyên vật liệu: là đơn vị hạch toán sản xuất kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.Vì vậy việc hạch toán đúng, đủ các khoản mục nguyên vật liệu là rất cần thiết. - Trong công tác sản xuất việc thiệt hại, thiên tai, vô trách nhiệm…. xảy ra không phải là ít dẫn đến thiệt hại về nguyên vật liệu nhưng DN không thực hiện hạch toán này. - DN chưa chú trọng đến vấn đề nguyên vật liệu dùng không hết, như vật sẽ làm DN thất thoát một số lượng đáng kể về tài sản. - Do vật liệu chủ yếu ở các công trình thi công nên việc theo dõi quản lý khó khăn. Vật liệu iử các kho nhiều lúc vào tình trạng kho này thì thiếu trong khi kho kia thì chưa từng dùng đến mà chứ thực hiện việc điều chỉnh được. - Việc luân chuyển chứng từ từ các công trình về phòng kế toán nhiều lúc còn chậm trễ làm chậm quá trình hạch toán. II. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng: Qua thời gian thực tập tại công ty, khi tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và vận dụng kiến thức đã học em đã nhận thức rõ tầm quan trọng của thông tin kế toán có độ tin cậy cao khi được phản ánh một cách kịp thời chính xác đối với công tác quản lý chi phí, tính giá thành hay công tác quản lý chi phí, kinh doanh. Vì vậy cần không ngừng hoàn thiện công tác kế toán mà kế toán nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong dó. Sau đây em xin đưa ra một đóng góp và ý kiến tham khảo với mong muốn hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. ¬ Hạch toán thiệt hại nguyên vật liệu sản xuất: Hiện nay DN không đặt ra vấn đề thiệt hại nguyên vật liệu trong sản xuất.NNhưng trong thực tế có nhiều thiệt hại xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau như do điều kiện thời tiết tự nhiên bất thường,Nnhân viên thiếu trách nhiệm trong công việc.Qua tìm hiểu công ty em nhận thấy DN không đưa vào chi phí thiệt hại mà hạch toán vào chi phí sản xuất. ¬ Hoàn thiện sổ sách kế toán: Hiện nay DN chưa báo cáo theo dõi tồn kho nguyên vật liệu. Như vậy sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý nguyên vật liệu.Vì vậy DN nên lập bảng kê và phân bổ vật liệu chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. DN có thể làm bảng như sau: TT Tên NVL Đơn vị Đơn giá Số lượng Thành tiền Đối với nguyên vật liệu xuất dùng không hết còn dư thì nhập lại kho nhưng phải được kiểm tra chất lượng bởi người có chuyên môn và sau đó viết giấy đề nghị nhập kho. ¬ Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu: DN nên xây dựng thêm nhà kho để tránh thất thoát và đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu. Đồng thời hỗ trợ thêm thủ kho để quản lý chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu. DN cần phải xây dựng một quy chế cụ thể về quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng. Trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân. Quy định rõ trách nhiệm của cản bộ thu mua vật liệu. khi mua vật liêụ về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ kịp thời cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý. Về nhập kho nguyên vật liệu: Dù nhập với khối lượng cũng như giá trị là bao nhiêu thì cũng cần phải tiến hành theo đúng thủ tục hập kho đã quy định chỉ trừ một số lần nhập với giá quá nhỏ thì cũng có thể nhập theo thủ tục đơn giản. Việc nhập kho vật liệu theo đúng trình tự sẽ hạn chế được những kết quả xấu, kịp thời phát hiện được những vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp. Vấn đề bảo quản tại kho công trình: Do các công trình thi công rải rác khắp các địa bàn nên vật liệu phải chuyển đến các kho công trình khác nhau. Và bởi điều kiện kinh tế trên tất cả các vật liệu thi công cho công trình đều tập trung trong một kho cho nên dễ dàng thuận tiện cho việc quản lý, nguyên vật liệu trong kho cần được sắp xếp sao cho gọn gàng hợp lý, tiện lợi hơn. Đối với việc luân chuyển chứng từ về phòng kế toán còn chậm trễ công ty cần có quy định rõ ràng hơn về thời gian (có thể tăng hoặc giảm theo công trình) và có biện pháp để nhân viên công trình phải nghiêm chỉnh tuân thủ như: tính điểm thi dua giữa các đội thi công, hoặc dùng biện pháp hành chính trừ vào lương, thưởng… 4. Bài học: Qua thòi gian thực tập tại công ty CP Xây Lắp Điện Đà Nẵng em đã tích lũy được một số kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm công việc kế toán như: về công việc của những người làm công tác kế toán yêu cầu đầu tiên là phải cẩn thận, số liệu phải tập hợp rõ ràng, chính xác, chứng từ kế toán phải sắp xếp gọn gàng khoa học. Cùng với thời gian này đã giúp em hiểu và khẳng định rằng người cán bộ kế toán không chỉ nắm vững lý luận mà còn phải hiểu sâu về thực tế, biết vận dụng lý luận vào thực tế một cách sáng tạo khoa học hợp lý như vậy mới làm tốt được công việc của mình và kế toán mới thực sự trở thành công cụ đắc lực của quản lý. KẾT LUẬN Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay một trong những điều kiện cạnh tranh được với công ty khác là nâng cao chất lượng công trình và hạ giá thành sản phẩm. Do đó tổ chức kế toán đúng, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý chi phí. Tổ chức kiểm tra tính hợp lý, chi phí phát sinh ở doanh nghiệp, nói chung và từng bộ phận nói riêng góp phần quản lý tài khoản vật tư, lao động, tiền và vốn, tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu thực tế ở công ty với sự giúp đở tận tình của các anh chị trong phòng kế toán cùng cô giáo hướng dẫn Ngô Thị Kiều Trang. Đối chiếu và áp dụng các kiến thức học ở nhà trường và qua thực tế công tác kế toán ở Công ty cổ phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng em đã thu nhận được khá nhiều những kinh nghiệm hết sức quý báu từ đề tài “ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU”. Báo cáo trên được hoàn thành nhờ sự nổ lực cố gắng của bản thân cùng với sự quan tâm của rất nhiều người, nhân đây em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty, phòng kế toán đã hướng dẫn và tạo điều kiện để em hoàn thành đề tài một cách tốt nhất. Em rất mong nhận được sự quan tâm đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các anh chik phòng tài chính kế toán trong công ty để bản báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, ngày…tháng…năm...2010 Sinh viên thực hiện Nguyễn Ngọc Thảo Uyên NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HUỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN MỤC LỤC