Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thành Công Nam Định

/NĐ-CP ngày 09/01/2003 thì quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Trong đó người sử dụng lao động đóng 15% trên tổng quỹ lương cấp bậc và được hạch toán vào chi phí kinh doanh, còn 5% trên quỹ lương cấp bậc do người lao động đóng góp và được trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động đó. Quỹ BHXH được quản lý thống nhất theo chế độ tài chính của Nhà nước, hạch toán độc lập và được Nhà nước bảo hộ. Quỹ BHXH được thực hiện các biện pháp để bảo tồn giá trị và tăng trưởng theo quy định của Chính phủ. b, Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT). Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành quỹ BHYT được hình thành từ hai (02) nguồn: Một là do doanh nghiệp tự gánh chịu, phần còn lại người lao động phải nộp dưới hình thức khấu trừ vào lương và được trích 3% trên tổng mức lương cơ bản. Trong đó, người sử dụng lao động chịu 2% và tính vào chi phí kinh doanh còn lại người lao động trực tiếp nộp 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên trách thông qua việc mua BHYT để phục vụ và chăm sóc sức khoẻ cho CNV như: khám chữa bệnh, viện phí trong thời gian ốm đau sinh đẻ. Vì vậy, khi tính mức trích BHYT các doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan BHYT. Quỹ này tài trợ cho việc phòng, chữa và chăm sóc sức khỏe cho người lao động. c, Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp phục vụ chi tiêu cho các hoạt động tổ chức của người lao động. Quỹ này được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương.Trong đó nộp 1% cho cấp trên còn 1% để chi tiêu tại công đoàn co sở.Thực chất của hoạt động công đoàn tại đơn vị nhằm bảo vệ quyền lợi của công nhân và tổ chức các phong trào thi đua hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ là quỹ rất có lợi cho người lao động không những chỉ hiện tại mà còn trong tương lai sau này bởi khi nghỉ hưu người lao động vẫn được trợ cấp hàng tháng và được khám chữa bệnh theo chế độ bảo hiểm quy định. Tóm lại, quỹ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí SXKD. Quản lý việc hạch toán, trích lập và chi tiêu sử dụng các quỹ này có ý nghĩa không những đối với việc tính toán chi phí kinh doanh mà còn đối với cả việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động tại doanh nghiệp. II. NỘI DUNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG. 1.Hạch toán lao động và tiền lương. 1.1.Hạch toán lao động. Hạch toán số lượng lao động là hạch toán về số lượng từng loại lao động theo ngành nghề, công việc và trình độ tay nghề (cấp bậc kỹ thuật). Việc hạch toán về số lượng lao động thường được thực hiện trên “sổ danh sách lao động "của doanh nghiệp do phòng lao động theo dõi. Hạch toán thời gian lao động: phải đảm bảo ghi chép, phản ánh kịp thời chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng người lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là "bảng chấm công" (mẫu số 01-LĐTL chế độ chứng từ kế toán). " Bảng chấm công" sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động theo từng ngày và được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất. Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc tổ trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi "Bảng chấm công" căn cứ vào số lao động vắng mặt, có mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. " Bảng chấm công" là căn cứ để tính lương, tính thưởng cho từng người lao động và để tổng hợp thời gian lao động trong doanh nghiệp. Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận. Kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Chứng từ ban đầu được sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động là " Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành" (Mẫu số 06-LĐTL chế độ chứng từ kế toán). Phiếu này do người giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. 1.2 Phân loại tiền lương. Do tiền lương có nhiều loại khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phải phân loại theo các tiêu thức phù hợp. Trên thực tế, có rất nhiều cách phân loại tiền lương như phân loại tiền lương theo cách thức trả lương ( lương sản phẩm, lương thời gian); phân loại đối tượng trả lương ( tiền lương gián tiếp, tiền lương trực tiếp); phân loại theo chức năng tiền lương (lương sản xuất, lương bán hàng, lương quản lý). Mỗi cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong quản lý. Tuy nhiên để thuận tiện cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung, về mặt hạch toán tiền lương được chia làm 02 loại: tiền lương chính, tiền lương phụ. Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác phân tích kinh tế. Việc phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ tiền lương được chính xác mà còn cho biết cơ cấu tiền lương của công nhân sản xuất để doanh nghiệp áp dụng phương pháp thích hợp. 2.Nội dung kế toán tiền lương. 2.1 .Chứng từ kế toán sử dụng. Bảng chấm công (mẫu số 01 - LĐTL) Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02 - LĐTL) Phiếu nghỉ hưởng BHXH (mẫu số 03 - LĐTL) Bảng thanh toán BHXH (mẫu số 04 - LĐTL) Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 05 - LĐTL) 2.2. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán tính và thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ , kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 334: phải trả CNV Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của CNV. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334: phải trả CNV. Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền ăn ca, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho CNV. - Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV. Bên Có: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền ăn ca, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho CNV. Dư Có: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền ăn ca, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả cho CNV. Dư Nợ: Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp cá biệt. Số dư Nợ tài khoản 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền ăn ca, tiền thưởng và các khoản khác cho CNV. Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2: -TK 3341 "phải trả CNV": Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của các DN xây lắp vế tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của CNV. -TK 3342"phải trả lao động thuê ngoài": Thanh toán các khoản phải trả cho các lao động thuê ngoài không thuộc biên chế các DN xây lắp. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như : TK111, TK112, TK138, TK335, TK622 ,TK627, TK641, TK623. 2.3.Phương pháp hạch toán tiền lương. - Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ có liên quan để tính ra tổng số tiền và phân bổ cho các đối tượng sử dụng kế toán ghi: Nợ TK 622, 627, 641, 642. Có TK 334 "Phải trả cho CBCNV" - Tính số tiền thưởng phải trả CNV từ quỹ khen thưởng (thưởng thi đua, thưởng cuối quý, thưỏng cuối năm) kế toán ghi: Nợ TK 431(4311) : Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng. Có TK 334 : Tổng số tiền thưỏng phải trả CNV. - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV( theo quy định, sau khi đóng BHXH, BHYT và thuế thu nhập cá nhân ,tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại): Nợ TK 334: Tống số các khoản khấu trừ Có TK 333(3338): Thuế thu nhập cá nhân phải nộp. Có TK 141 : Số tạm ứng trừ vào lương. Có TK 138 : Các khoản bồi thưòng vật chất ,thiệt hại. - Thanh toán thù lao (tiền lương,tiền công...) cho CNV: + Nếu thanh toán bằng tiền: Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111, 112. + Nếu thanh toán bằng vật tư hàng hoá: BT1: Ghi nhận giá vốn vật tư hàng hoá: Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng hoá trong kỳ. Có TK 152, 153,153, 154, 155. BT2: Ghi nhận giá thanh toán: Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT). Có TK 512: Gía thanh toán không có thuế GTGT. Có TK 3331(33311):Thuế GTGT đầu ra phải nộp. - Lương nhân công đi vắng chưa lĩnh DN tạm giữ hộ kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 3388: Số tiền giữ hộ. - Khi thanh toán tiền lương giữ hộ kế toán ghi: Nợ TK 3388 Có TK 111: Số tiền giữ hộ 3.Nội dung kế toán các khoản trích theo lương. 3.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, giá trị tài sản thừa chờ xủ lý và các khoản nhận ký quỹ.Tài khoản này có các TK cấp 2 như sau:TK 3382(KPCĐ), TK 3383(BHXH), TK3384(BHYT). Kết cấu và nội dung của TK 338 - Phải trả, phải nộp khác: Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn . - Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện khi đến kỳ hạch toán. - Xử lý giá trị tài sản thừa. - Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện vào doanh thu bán hàng tương ứng trong kỳ kế toán. Bên Có: - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý . - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. - Tổng số doanh thu chưa thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ. - Các khoản phải nộp ,phải trả hay thu hộ. - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. Dư Có: - Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý . Dư Nợ (nếu có). - Số dư bên nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH, BHYT và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù. 3.2 Phương pháp hạch toán - Hàng tháng trích BHXH, BHYT và KPCĐ vào chi phí SXKD : Nợ TK 622, 627, 641, 642: Tính vào chi phí kinh doanh. Có TK 338 (3382, 3383, 3384). - Khấu trừ vào lương của CNV khoản BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 334 : Bằng 6% lương cơ bản của CNV Có TK 3383 : BHXH bằng 5% lương cơ bản của CNV Có TK 3384 : BHYT bằng 1% lương cơ bản của CNV - Nộp BHXH, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ và khi mua thẻ BHYT cho CNV, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng - Tính BHXH phải trả cho CNV khi nghỉ ốm đau, thai sản … ghi: Nợ TK 3383 Có TK 334 - Phải trả CNV. - Chi tiêu KPCĐ, BHXH tại đơn vị Nợ TK 3382, 3383 Có TK 111, 112 - Kinh phí công đoàn chi vượt được cấp bù, ghi: Nợ TK 111 :Tiền mặt Nợ TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng Có TK 338(3382) -Thanh toán BHXH cho CNV Nợ TK 334 Có TK 111, 112 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH CÔNG NAM ĐỊNH. I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty cổ phần xây dựng hạ tầng Thành Công tiền thân là đội cầu Nam Hà ra đời từ năm 1971. Sau khi sát nhập 2 tỉnh Nam Hà và Ninh Bình Công ty thành lập ngày 27/3/1976 với tên gọi Công ty cầu Hà Nam Ninh trên cơ sở sát nhập đội cầu Nam Hà và xí nghiệp xây dựng cầu đường Ninh Bình. Cùng với sự thay đổi về địa giới hành chính và quá trình đổi mới sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước của Đảng và chính phủ Công ty đã có các tên gọi: - Công ty cầu Nam Hà tháng 4/1992 - Công ty công trình giao thông Nam Hà tháng 12/1992 - Công ty công trình giao thông Nam Định tháng 1/1997 - Từ ngày 1/1/2001 Công ty hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần theo quyết định 2616/QĐ - UB ngày 20/11/2000 của uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định với tên gọi "Công ty cổ phần xây dựng giao thông và cơ sở hạ tầng Nam Định". - Ngày 1/2/2002 công ty đổi tên thành:" Công ty cổ phần xây dựng hạ tầng Thành Công". - Ngày 25/12/2004 công ty đổi tên thành:" Công ty cổ phần Thành Công" Trụ sở Công ty đặt trụ sở tại số 20 Đường Điện Biên - Thành Phố Nam Định Gần30 năm qua với đội ngũ cán bộ là những kỹ sư, công nhân lành nghề. Công ty luôn là đơn vị chủ lực trong xây dựng các công trình hạ tầng giao thông trên địa bàn trong và ngoài tỉnh Nam Định. Khi nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường Công ty cũng không tránh khỏi một số khó khăn và đã 2 lần đứng trên bờ vực phá sản đó là năm 1990 và 1998. Sau đó được sự quan tâm của lãnh đạo tỉnh Nam Định tháng 11/1998 bộ máy lãnh đạo Công ty đã được kiện toàn, theo đó năm 1999 bộ máy quản lý Công ty từ các phòng ban đến các đội sản xuất đều được sắp xếp theo hướng gọn nhẹ, linh hoạt, năng động phù hợp với cơ chế thị trường. Sản xuất kinh doanh của Công ty đã đi vào ổn định. Với sự đoàn kết nhất trí, năng động, quyết tâm của BGĐ và toàn thể CBCNV của công ty từ năm 1999 Công ty đã giữ vững, phát huy thị trường truyền thống là xây dựng và công trình hạ tầng của ngành giao thông vận tải và mở rộng sang lĩnh vực xây dựng thuỷ lợi, xây dựng dân dụng, sản phẩm của Công ty đều được đánh giá tốt về chất lượng cũng như về mỹ thuật. Năm 2000 Công ty thực hiện cổ phần hoá trong điều kiện SXKD ngày càng phát triển Công ty được đánh giá là một trong những doanh nghiệp mạnh của tỉnh về xây dựng. Công ty đã tập trung đầu tư máy móc thiết bị nâng cao năng lực sản xuất và sức cạnh tranh trên thị trường. Từ doanh nghiệp nhà nước chỉ có hơn một tỷ đồng vốn chủ sở hữu khi chuyển sang Công ty cổ phần với sự góp vốn của các cổ đông Công ty đã có số vốn điều lệ 7 tỷ đồng nay là 16 tỷ đồng, được đánh giá là đơn vị có số lượng cổ phiếu phát hành lớn nhất so với các đơn vị cổ phần hoá trong tỉnh. Bảng 1: Một số chỉ tiêu Công ty đạt được qua 2 năm như sau. ĐVT: nghìn đồng STT Chỉ tiêu 2003 2004 So sánh Số tiền Tỷ lệ % 1 Tổng doanh thu 71.929.451 83.194.598 11.265.147 15,66 2 Doanh thu thuần 71.929.451 83.194.598 11.265.147 15,66 3 Giá vốn hàng bán 66.899.250 77.527.215 10.627.965 15,89 4 Lợi nhuận gộp 5.030.201 5.667.383 637.182 12,67 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.346.063 2.437.255 1.091.192 81,06 6 Doanh thu từ hoạt động tài chính 187.956 23.806 (164.150) (87,33) 7 Chi phí hoạt động tài chính 27.385 (27.385) (100) 8 Lợi nhuận hoạt động tài chính 160.571 23.806 (136.765) (85,17) 9 Lợi tức thuần từ HĐSXKD 3.684.138 3.230.158 (453.980) 12.32) 10 Các khoản thu nhập khác 5.940 522.367 516.427 8.694,05 11 Chi phí khác 7.818 336.413 328.596 4.203,01 12 Lợi nhuận khác (1.878) 185.954 184.076 9.806,93 13 Tổng lợi nhuận trước thuế 3.842.831 3.439.919 (402.913) (10,48) 14 Thuế thu nhập phải nộp 960.708 859.980 (100.728) (10,48) 15 Lợi nhuận sau thuế 2.882.124 2.579.939 (302.185) (10,48) Căn cứ vào số liệu của biểu trên ta thấy doanh thu năm 2004 so với năm 2003 tăng 11.245.147 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ 15,66% như vậy chứng tỏ đơn vị cũng đã tích cực tiếp thị mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Giá vốn hàng bán năm 2004 so với năm 2003 tăng lên 10.627.965 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ 15,89% (Tăng gần như tương đương với tốc độ tăng doanh thu). Giá vốn là nhân tố chủ yếu và quan trọng ảnh hưởng tới lợi nhuận của Công ty vì nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Doanh thu hoạt động tài chính tuy nhỏ nhưng nó giảm dẫn đến giảm lợi nhuận của hoạt động tài chính , góp phần làm giảm lợi nhuận chung của Công ty (Chi phí hoạt động tài chính năm 2004 không có ). Doanh thu hoạt động tài chính giảm là do lượng tiền dự trữ tại tài khoản tiền gửi của Công ty ở Ngân hàng không bằng năm trước là do Công ty dã sử dụng đưa vào SXKD để quay vòng vốn. Lợi nhuận trước thuế năm 2004 so với năm 2003 giảm 402.913 nghìn đồng với tỷ lệ giảm tương ứng là 10,48% là do chi phí quản lý của năm 2004 tăng hơn so với năm 2003 là 1.091.192 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ 81,06%. Chi phí QLDN tăng lên không phải là do công ty quản lý không chặt chẽ , không có phương pháp quản lý mà là do thực hiện theo định hướng của ban lãnh đạo công ty để Công ty bảo toàn và phát triển lâu dài bền vững thì phải có một đội ngũ cán bộ tinh thông, phải có uy tín, thương hiệu thì mới chiếm lĩnh được thị trường. Từ chủ trương đó Công ty đã đầu tư trụ sở mới để nâng cao khả năng cạnh tranh và thương hiệu của mình nên phải trích khấu hao TSCĐ vào chi phí QLDN nhiều hơn và trích kinh phí đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ để phục vụ lâu dài cho Công ty, tiếp thị mở rộng thị trường và mở rộng quy mô SXKD sang các lĩnh vực mới. Do vậy lợi nhuận năm 2004 có giảm hơn so với năm trứơc nhưng điều đó là đà để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận của những năm tiếp theo. Góp phần xây dựng Công ty ngày một tăng trưởng và phát triển. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty a. Chức năng Công ty cổ phần Thành Công được thành lập nhằm huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, phát huy các mặt hàng truyền thống ( Sản phẩm giao thông, thuỷ lợi…). Mở rộng sản xuất kinh doanh sang các lĩnh vực khác(Xây dựng dân dụng, xây lắp điện , kinh doanh vật liệu xăng dầu, thương mại…), ổn định việc làm cho người lao động, tạo điều kiện để cổ đông và người lao động thực sự làm chủ doanh nghiệp, tăng lợi nhuận, tăng cổ tức, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp ngày càng nhiều cho Ngân sách Nhà nước. b. Nhiệm vụ - Xây dựng các công trình thuộc hạ tầng cơ sở : Giao thông, thuỷ lợi, xây dựng dân dụng, xây lắp điện. - Kinh doanh vật liệu xây dựng, sửa chữa gia công cơ khí, sản xuất gia công các cấu kiện bê tông đúc sẵn. - Kinh doanh vật liệu xang dầu và các dịch vụ khác. 3. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp tại Công ty 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Thành Công Nam Định. Để vận hành theo cơ chế thị trường Công ty đã sắp xếp tổ chức bộ máy quản lý theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ, xoá bỏ những khâu trung gian không cần thiết, sát nhập các phòng theo hướng tinh gọn, kịp thời đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến, chức năng cho phép đảm bảo tập trung dân chủ thể hiện qua sơ đồ sau Sơ đồ Công ty Chủ tịch hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng xe máy thiết bị Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Các đội công trình 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 3.2.1. Chủ tịch hội đồng quản trị Là người đại diện hợp pháp cho Công ty trước pháp luật và cơ quan nhà nước có thẩm quyền để lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT, phân công các thành viên của HĐQT phụ trách công việc và kiểm tra giám sát hoạt động của Công ty. Chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ các cuộc họp của HĐQT. Chủ toạ các cuộc họp ĐHCĐ. Kiểm tra tình hình thực hiện nghị quyết của ĐHCĐ, nghị quyết của HĐQT. 3.2.2. Giám đốc điều hành Giám đốc điều hành do HĐQT lựa chọn và bổ nhiệm trong số thành viên HĐQT hoặc người khác. Giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc và kế toán trưởng do Giám đốc đề nghị và HĐQT bổ nhiệm. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của Công ty theo pháp luật, điều lệ Công ty, nghị quyết của ĐHCĐ nghị quyết của HĐQT. Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT và ĐHCĐ, trước pháp luật về các giao dịch, quan hệ trong điều hành hoạt động của Công ty. 3.2.3. Các phó giám đốc điều hành Các Phó Giám đốc điều hành lựa chọn và được HĐQT bổ nhiệm là những người giúp việc cho Giám đốc theo từng mảng công việc được phân công. Các Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc, HĐQT, pháp luật về các công việc được Giám đốc giao. 3.3. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 3.3.1. Phòng tổ chức hành chính - Cân đối lực lượng lao động trong Công ty đảm bảo cho mọi người lao động trong Công ty có đủ việc làm . Lập kế hoạch đào tạo cán bộ để nâng cao trình độ cán bộ phù hợp với cơ chế thị trường. - Giải quyết các chế độ, chính sách, quyền lợi của người lao động như BHXH, BHYT. + Quản lý, theo dõi công tác phòng hộ lao động, thường xuyên kiểm tra công tác phòng hộ lao động trên các công trường. + Làm tốt công tác hành chính như: giữ gìn trật tự, an toàn, nề nếp làm việc của văn phòng Công ty, lưu giữ công văn đi, đến, các văn bản nội bộ 3.3.2. Phòng kinh doanh - Lập kế hoạch SXKD dài hạn, kế hoạch SXKD theo từng tháng - quý - năm. - Soạn thảo các hợp đồng kinh tế ký kết với các chủ đầu tư, các đơn vị bán hàng, các đơn vị giao khoán với các đội, chủ nhiệm công trình. - Hàng quý, năm lập các báo cáo so sánh, đánh giá kết quả kinh doanh của quý, năm kế hoạch với các quý trước, năm trước, so sánh với các kỳ của năm kế hoạch với các năm trước để việc chỉ đạo sản xuất của Công ty được kịp thời. - Căn cứ kế hoạch mở rộng sản xuất của Công ty phân công cho cán bộ đi tìm hiểu thị trường, đánh giá phân tích nhu cầu thị trường giúp HĐQT định hướng được các dự án đầu tư. Lập các dự án đầu tư mở rộng. 3.3.3. Phòng tài chính kế toán - Tham mưu cho Công ty về công tác tài chính, tổ chức bộ máy kế toán, hạch toán kế toán trong toàn Công ty theo đúng các quy định của Nhà nước về luật kế toán, chuẩn mực kế toán mới áp dụng cho doanh nghiệp. - Thanh quyết toán các công trình với các đơn vị nội bộ doanh nghiệp theo quy chế giao khoán công trình của Công ty. - Bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng chế độ Nhà nước quy định. - Đáp ứng nhu cầu về vốn cho SXKD của các đơn vị theo quy chế của Công ty. 3.3.4. Phòng xe máy thiết bị - Tham mưu cho HĐQT, ban Giám đốc Công ty trong công tác quản lý, khai thác, kinh doanh máy móc thiết bị và công tác đầu tư thiết bị. - Chủ trì xây dựng các quy chế quản lý máy móc thiết bị, các định mức khoán cho từng loại thiết bị. - Cân đối, điều động lực lượng thiết bị, vật tư thi công, cung ứng các loại vật tư theo yêu cầu của đơn vị để đảm bảo tiến độ thi công các công trình. 3.3.5. Phòng kỹ thuật - Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về biện pháp kỹ thuật thi công, biện pháp an toàn lao động các công trình, các biện pháp cải tiến kỹ thuật. - Tham gia các phương án kỹ thuật, thuyết minh biện pháp thi công thiết kế các bản vẽ thi công trong việc lập hồ sơ dự thầu các công trình. - Kết hợp với các phòng nghiệp vụ xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức tiêu hao nhiên liệu của các loại thiết bị. 3.3.6. Các đội công trình - Mỗi đội là một đơn vị sản xuất trực thuộc Công ty là nơi trực tiếp thực hiện nhiệm vụ sản xuất của Công ty cụ thể: + Lập các kế hoạch tiến độ, biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động tổ chức thi công công trình theo sự phân công của Công ty trên cơ sở các hợp đồng giao khoán nội bộ. + Quản lý, tổ chức sản xuất phát huy mọi khả năng của đơn vị về lao động, cán bộ kỹ thuật, vật tư, máy móc thiết bị, tiền vốn để thi công công trình theo đúng tiến độ đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật, an toàn. + Thực hiện các quy định về sử dụng lao động, nghĩa vụ đối với người lao động cũng như các quy định khác đã quy định trong điều lệ và quy chế của Công ty. 4.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công ty cổ phần Thành Công Nam Định áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung tức là toàn bộ công tác kế toán trong Công ty được tiến hành tập trung ở phòng tài chính kế toán, các đội không tổ chức hạch toán riêng mà chỉ theo dõi, kiểm tra, tập hợp chi phí ban đầu, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đội mang tính chất thống kê. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán chung cho Công ty theo đúng chế độ kế toán mà bộ tài chính quy định. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán ngân hàng Kế toán tiền lương và BHXH Nhân viên kinh tế đội * Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán của Công ty: - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật và HĐQT về tình hình hạch toán kế toán và tính chính xác trung thực, kịp thời của báo cáo tài chính. Tham mưu cho Giám đốc các vấn đề tài chính có liên quan đến hoạt động SXKD của Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán, hạch toán của Công ty phù hợp với đặc điểm SXKD trên cơ sở chấp hành các quy định hiện hành của Nhà nước về chế độ thống kê, kế toán áp dụng cho hệ thống doanh nghiệp. Chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ đối với bộ máy kế toán, thống kê, nhân viên kinh tế, kiểm soát các chứng từ kế toán phát sinh trong toàn Công ty. - Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm hạch toán kế toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty trên cơ sở các chứng từ gốc được luân chuyển về phòng theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Kiểm soát chứng từ đầu vào của các đơn vị, kiểm tra các hoá đơn, chứng từ hoàn thuế đầu vào. Theo dõi tạm ứng vốn các công trình, đôn đốc thu hồi công nợ và lập báo cáo quyết toán tài chính. - Kế toán ngân hàng: Lập kế hoạch vay vốn ngân hàng, kiểm soát các chứng từ vay vốn của các đơn vị, làm thủ tục để giải quyết vay vốn. Giải quyết các thủ tục về bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng kịp thời để công ty tham gia đấu thầu và ký hợp đồng thi công các công trình. Đôn đốc thu hồi công nợ của các công trình và khách hàng khác. - Kế toán vật tư, TSCĐ: Theo dõi phản ánh kịp thời sự biến động của vật tư hàng tháng, tính giá vật tư nhập, xuất kịp thời, lập bảng phân bổ vật tư xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào tình hình SXKD của Công ty lập kế hoạch khấu hao TSCĐ cho năm tài chính. Theo dõi phản ánh kịp thời giá thành các công trình phát sinh trong kỳ. Lập báo cáo chi phí sản xuất và giá thành các công trình. - Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý kho quỹ không được để xảy ra mất mát, thiếu hụt. Có trách nhiệm xuất, nhập tiền mặt theo lệnh thu chi. - Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội: Căn cứ vào phương pháp trả lương, bảng chấm công tính lương cho cán bộ công nhân viên, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. - Nhân viên kinh tế: Theo dõi, thống kê lao động, sử dụng lao động trong tháng theo từng công trình, thanh toán lương và các khoản liên quan đến chế độ của người lao động hàng tháng thanh quyết toán nội bộ các công trình với phòng tài chính kế toán, lập hồ sơ quyết toán, lập phiếu giá nghiệm thu bàn giao công trình với các chủ đầu tư. 4.2. Quy trình sổ kế toán của Công ty Hiện nay công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ được thực hiện trên phần mềm kế toán, công tác hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Sơ đồ kế toán theo hình thức " chứng từ ghi sổ" 1b 1c Chứng từ gốc " Bảng tổng hợp chứng từ gốc" Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ quỹ 1a 3 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ 2b 2a Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái 4 Bảng cân đối tài khoản 5 5 Báo cáo tài chính Ghi chú: Chi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Qua sơ đồ ta thấy: + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng ghi vào các sổ, thẻ. + Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái.Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh + Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 5. Tình hình lao động của Công ty Trong các doanh nghiệp CNV gồm nhiều loại, thực hiện những nhiệm vụ và hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của doanh nghiệp cần phải tổ chức lao động trong doanh nghiệp, đảm bảo số lượng lao động, cơ cấu ngành nghề, cấp bậc kỹ thuật và phân bổ lao động trong từng lĩnh vực hoạt động một cách phù hợp, cân đối với nhiệm vụ SXKD của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế hiện nay, việc quản lý hợp lý nguồn lao động có ý nghĩa vô cùng to lớn. Giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa người lao động với tư liệu lao động, góp phần tăng năng xuất lao động mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho doanh nghiệp. Nhận thức được điều đó Công ty đã cố gắng ngày một hoàn thiện công tác quản lý lao động sao cho hợp lý hơn, phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Hiện nay công ty có 355 lao động, trong đó: - Kỹ sư 52 người, chiếm 14,6% - Cử nhân 25 người, chiếm 7% - Cao đẳng 21 người, chiếm 5,9% - Trung cấp 36 người, chiếm 10,1% - Công nhân 221 người, chiếm 62,3% Trong đó : - Bộ máy quản lý: 123 người - Lao động trực tiếp các đội: 232 người Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu công việc và tiến độ công việc Công ty còn thuê tuyển thêm CBCNV. Nhưng nhìn chung hiện nay Công ty có một đội ngũ lao động với trình độ chuyên môn tốt trong nhiều lĩnh vực đáp ứng được yêu cầu SXKD. Công thức xác định mức lao động: SLĐ = LYC + LPV + LQL Trong đó : LĐ: là số lao động tổng hợp LYC: số lao động trực tiếp LPV: số lao động phụ trợ LQL: số lao động quản lý Mà: LPV:gồm lái xe, sửa chữa, bảo vệ, phục vụ. LYC:gồm nhân công đường, xây lắp cầu,xây dựng dân dụng,công nhân ở các trạm,đơn vị kinh doanh LQL:gồm lao động quản lý và lao động gián tiếp Công ty II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY 1. Tổ chức kế toán tiền lương tại công ty 1.1. Nội dung quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của Công ty là toàn bộ số tiền lương mà Công ty phải trả cho các lao động của Công ty. Thành phần quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc, tiền lương trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học. Công thức xác định quỹ tiền lương: SQL = (SLĐ x TLmin x (HCb + HPC) x 12 tháng) Trong đó: QL: Quỹ tiền lương LĐ: Tổng số lao động TLmin: Mức lượng tối thiểu Công ty lựa chọn HCb: Hệ số lương cấp bậc bình quân HPC: Hệ số các khoản phụ cấp bình quân tính trong đơn giá tiền lương. Công ty chọn lương tối thiểu là: 290.000 đồng/tháng Ta có: LĐ 355 người TLmin: 290.000 đồng Hcb = 2,02 HPC = 0,4 Tổng quỹ lương = (355 x 290.000 x (2,02+0,4) x 12tháng) = 2.989.668.000 đồng 1.2. Hình thức trả lương và phương pháp tính lương. a) Hình thức trả lương theo thời gian: Được áp dụng với các nhân viên quản lý, lao động thuộc các phòng ban của Công ty, nhân viên phục vụ và một số lao động không trực tiếp sản xuất. Đối với bộ phận này tiền lương được xây dựng căn cứ vào thời gian việc thực tế của người lao động theo cấp bậc và thang bậc lương quy định để trả . Công ty thanh toán chi trả lương cho CBCNV vào cuối mỗi tháng và được chia làm hai kì : kì I tạm ứng , kì II nhận nốt số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ ( 5% BHXH , 1% BHYT ). Các bảng chấm công sau khi được duyệt sẽ được chuyển đến kế toán tiền lương để lập bảng thanh toán lương tháng. Mỗi bộ Bảng thanh toán lương sau khi được duyệt của Giám đốc và kế tóan trưởng thì được chuyển đến cho kế toán thanh toán viết phiếu chi gửi cho thủ quỹ để thủ quỹ trả trực tiếp cho CBCNV. Cách tính lương: Lương thời gian làm việc thực tế = Hệ số cấp bậc x 290.000 x Số ngày làm việc thực tế 22 ngày Phụ cấp trách nhiệm = 290.000 x hệ số phụ cấp S Lương được lĩnh = Lương thời gian làm việc thực tế + Các khoản phụ cấp (nếu có) + Các khoản mang tính chất lương. S Tiền trừ = (5% + 1%) x S Lương Số thực lĩnh = S Lương được lĩnh - S Tiền trừ - Phụ cấp trách nhiệm là hệ số trả cho những người mà yêu cầu họ phải có trách nhiệm cao trong công việc và tuỳ theo mức độ trách nhiệm khác nhau mà có hệ số khác nhau. Ngoài tiền lương chính và các khoản phụ cấp thì mỗi CBCNV còn được các khoản sau theo quy định của Công ty. - Tiền công tác phí: Được trả khoán theo tháng số tiền này chi với lí do là hang tháng cán bộ đi công tác hay khoả sát địa bàn. Đây được coi là số tiền chi phí tàu xe đi lại. Căn cứ vào công việc cụ thể của Công ty quy định. + Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán Trưởng, Trưởng phòng :110.000 đồng/ tháng. + Nhân viên gián tiếp: 60.000 đồng/tháng + Phó phòng: 90.000đồng/tháng - Tiền ăn ca: Căn cứ vào tổ chức SXKD, năng xuất lao động và hiệu quả đạt được trong SXKD. Công ty cung cấp quyết định mức ăn ca cho mỗi bữa giữa ca theo ngày công chế độ trong tháng một người 5000 đồng/bữa. Ví dụ:Tính lương phải trả cho anh Nguyễn Văn Hà là trưởng phòng phòng kỹ thuật, có hệ số 4,66 tức là lương cấp bậc theo chế độ 1.351.400 đồng phụ cấp chức vụ 0.3. Ngày công làm việc 20 ngày. Lương thời gian làm việc thực tế Lương phụ cấp: 290.000 x 0,3 = 87.000 đồng Tổng tiền lương được lĩnh: 1.228.545 + 87.000 = 1.228.545 đồng Tổng tiền trừ: (5% + 1%) x 1.315.545 = 78.932 đồng Số thực lĩnh = 1.228.545 – 78.932 = 1.149.613 đồng Ngoài ra công ty anh còn trả anh Hà các khoản tiền sau: + Tiền công tác phí: 110.000 đồng + Tiền ăn ca: 5000 x 20 ngày = 100.000 đồng Vậy tổng thu nhập của anh Hà = Lương + Tiền ăn ca + Tiền công tác phí = 1.149.613 + 100.000 + 110.000 = 1.359.613 đồng b) Hình thức trả lương khoán - Công nhân trong danh sách Đối với bộ phận trực tiếp thi công xây dựng công trình thì Công ty trả lương theo hình thức khoán, công nhân được hưởng lương khoán căn cứ vào khối lượng công việc Công ty giao cho các đội xây dựng và số công mỗi công nhân thực hiện được. Căn cứ vào bảng chấm công các đội gửi lên kế toán xác định đơn giá một công và tiền lương được hưởng: Đơn giá một công = Tổng số lương khoán Tổng số công Lương khóa của một công nhân = Đơn giá một công x Số công của mỗi người công nhân Ví dụ:Tính lương khoán tháng 3/2004 cho công nhân Trần Văn Hải đội một có số công là 25 công hệ số lương là 1,55 tổng số lương khoán cả đội 13.625.262 đồng, số công nhân thực hiện là 420 công Như vậy: Lương cơ bản = 1,55 x 290000 = 449.500 đồng Đơn giá một công = = 32.441 đồng Lương khoán của công nhân Trần Văn Khải là: Tổng thu nhập anh Hải thu được là: 811.025 + 449.500 - 449.500 (5% +1%) = 1.233.555 đồng. Nhân công thuê ngoài theo hợp đồng ngắn hạn: Tiền công phải trả cho số lao động này được tính toán căn cứ vào số công thực hiện được và đơn giá ngày công đã được thoả thuận trước trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa chủ công trình và người lao động. Đơn giá ngày công do Giám đốc Công ty quy định dựa trên đơn giá quy định của Công ty và sự biến động của thị trường. Cách tính tiền lương cho công nhân thuê ngoài như sau: Lương công nhân thuê ngoài = Số ngày công x Đơn giá ngày công. 3. Trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn 3.1. Trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn Sau khi tính lương phải trả cho CBCNV và phản ánh vào bảng thanh toán lương, kế toán tiền lương tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Tỷ lệ trích 25% trong đó 6% trừ vào lương của CBCNV (5% BHXH, 1% BHYT) , còn 19% công ty trích nộp và tính vào chi phí SXKD. Sau khi tiến hành tính toán xong các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán tiền lương tiến hành định khoản. Công ty sử dụng các tài khoản trong việc hạch toán như: TK334, TK3382, TK3383, TK3384, TK622, TK627, TK 642. Ví dụ: Tháng 3/2004 kế toán tổng hợp - Tổng số tiền lương cán bộ QLDN 31.006.000 đồng + Lương cấp bậc : 9.617.940 đồng - Tổng số tiền lương nhân viên quản lý sản xuất 19.393.000 đồng + Lương cấp bậc 5.238.720 đồng - Tổng số tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất 114.953.000 đồng + Lương cấp bậc 54.531.360 đồng * Từ bảng thanh toán lương tháng 10/2004 kế toán phân bổ: Đối với TK 3382 (KPCĐ) : TK 622 : 2% x 114.953. 000 = 2.299.000 đồng. TK 627 : 2% x 19.393.000 = 388.000 đồng. TK 623 : 2% x 31.006.000 = 620.000 đồng Đối với TK 3383 (BHXH) : TK 622 : 15% x 54.531.360 = 8.180.000 đồng. TK 627 : 15% x 5.238.720 = 786.000 đồng. TK 623 : 15% x 9.617.940 = 1.443.000 đồng. Đối với TK 3384 (BHXH) : TK 622 : 2% x 54.531.360 = 1.091.000 đồng. TK 627 : 2% x 5.238.720 = 105.000 đồng. TK 623 : 2% x 9.617.940 = 192.000 đồng Cộng có TK 338 đối với TK 622: 2.299.000 + 8.180.000 + 1.091.000 = 11.570.000 đồng Cộng có TK 338 đối với TK 627: 388.000 + 786.000 + 192.000 = 2.255.000 đồng Cộng có TK 338 đối với TK 642 : 620.000 + 1.443.000 + 192.000 = 2.255.000 đồng Từ bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng tổng hợp thanh toán lương của công ty tháng 3/2004 kế toán định khoản. * Tính tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp vào chi phí SXKD theo quy định phải trả cán bộ CNV kế toán ghi: Nợ TK 622 : 114.953.000 Nợ TK 627 : 19.393.000 Nợ TK 642 : 31.006.000 Có TK 334(334.1) : 165.352.000 * Hạch toán tổng hợp trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Nợ TK 622 : 11.570.000 Nợ TK 627 : 1.279.000 Nợ TK 642 : 2.255.000 Có TK 338 : 15.104.000 * Hạch toán tổng hợp các khoản nộp trừ vào lương CBCNV : Nợ TK 334(334.1) : 4.163.000 Có TK 338 : 4.163.000 * Hạch toán tổng hợp nộp lên cơ quan quản lý : - Nộp KPCĐ : theo chế độ quy định KPCĐ được để lại 1% và chỉ nộp 1% Nợ TK 338 : 1.654.000 Có TK 112 : 1.654.000 - Nộp BHXH bằng 20% lương cơ bản : Nợ TK 338 : 13.879.000 Có TK 112 : 13.879.000 - Nộp BHYT bằng 3% lương cơ bản Nợ TK 338 : 2.081.000 Có TK 112 : 2.081.000 - Hạch toán tổng hợp nộp lên cơ quan quản lý : Nợ TK 338 : 17.614.000 Có TK 112 : 17.614.000 Từ các nghiệp vụ liên quan đến trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 3/2004 kế toán ghi chứng từ ghi sổ và sổ cái TK liên quan (xem phụ lục). 3.2. Trợ cấp BHXH phải trả cho CBCNV Trợ cấp BHXH phải trả cho CBCNV tại Công ty được áp dụng theo đúng chế độ quy định về việc ban hành điều lệ BHXH đối với CBCNV. BHXH được trợ cấp 100% lương cơ bản và được cấp thêm 1 tháng lương đối với phụ nữ sinh con lần thứ nhất và thứ 2. Số ngày nghỉ BHXH sinh con là 4 tháng, nếu sinh đôi được nghỉ 6 tháng và hưởng 100% lương BHXH trợ cấp 75% lương đối với các chế độ nghỉ ốm, bản thân ốm, tai nạn rủi ro được nghỉ theo chế độ hiện hành mà nhà nước quy định. BHXH trợ cấp 65% lương cơ bản trong trường hợp nghỉ bị mắc bệnh điều trị dài ngày, nếu thời gian điều trị quá dài trên 1 năm thì Công ty sẽ xét về sức khoẻ có đủ để tiếp tục làm việc hay có thể cho nghỉ mất sức lao động. Ví dụ: tính BHXH cần thanh toán cho anh Trần Duy Tiên trong tráng 2 năm 2004 ở Công ty cổ phần Thành Công anh Trần Duy Tiên 42 tuổi có số ngày nghỉ BHXH là 3 ngày lý do ốm . Có các chứng từ liên quan sau: GIẤY CHỨNG NHẬN (Nghỉ ốm, thai sản, tai nạn) số 1256 Họ và tên: Trần Duy Tiên Tuổi: 42 Nghề nghiệp: nhân viên phòng kinh doanh PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH Số: 98 Họ và tên: Trần Duy Tiên Tên cơ quan y tế Ngày khám Lý do nghỉ Số ngày do nghỉ Số ngày thực nghỉ Bác sĩ ký tên Xác nhận Từ ngày Đến ngày Tổng số Bệnh viện 1 NĐ 6/2/2004 ốm 6/2 8/2 3 3 Lương trợ cấp BHXH = Hệ số x 290.000 x Số ngày nghỉ hưởng BHXH x Tỷ lệ % hưởng BHXH 22 ngày = x 3 ngày x 75% = 69.106 đồng PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH Tháng 2 năm 2004 Họ và tên: Trần Duy Tiên tuổi 42 Nghề nghiệp: Nhân viên phòng kinh doanh Đơn vị công tác: Công ty cổ phần Thành Công Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 675.700 đồng Số ngày được nghỉ: 3 ngày Trợ cấp: 3 ngày x 30.714 x 75% = 69.106 đồng CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH CÔNG NAM ĐỊNH. 1. Nhận xét khái quát về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Qua thời gian thực tập tìm hiểu và nghiên cứu thực tế về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty cổ phần Thành Công Nam Định, trên cơ sở kiến thức đã học ở trường, kiến thức thu thập ở sách vở và trực tiếp tiếp xúc tại Công ty có thể thấy Công ty có những ưu điểm sau: 1.1.Ưu điểm: - Công ty cổ phần Thành Công Nam Định là một doanh nghiệp hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần nên hạch toán kinh tế độc lập, cơ quan cấp trên chỉ quản lý vĩ mô. Nhưng Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý và hạch toán khoa học. Bộ máy kế toán của Công ty nhìn chung là khá gọn nhẹ, được tổ chức chuyên sâu mỗi kế toán chịu trách nhiệm một phần hành cụ thể nên phát huy được tính chủ động, sự thành thạo trong công việc. Đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ và luôn trang bị thêm các kiến thức mới để hỗ trợ cho công việc. - Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện chủ yếu ở phòng kế toán của Công ty. Có hệ thống máy vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán, sẽ giúp cho việc tính toán được chính xác và nhanh hơn. Kế toán thực hiện tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng quy định của Nhà nước: trích 20% BHXH trong đó 15% do Công ty trích nộp, còn lại 5% trừ vào lương CBCNV. BHYT 3% trong đó đơn vị trích nộp 2% còn lại 1% trừ vào lương CBCNV. Nộp KPCĐ 1% . - Kế toán tiền lương và BHXH thường xuyên kiểm tra lại sổ sách, bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán lương, thanh toán BHXH và các thủ tục thanh toán khác. - Hình thức trả luơng theo sản phẩm không còn phù hợp nữa, do đó Công ty đã áp dụng hình thức khoán sản phẩm .Đây là hình thức quản lý hợp lý tạo điều kiện đẩy nhanh tiến độ thi công công trình, tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư tiền vốn. - Các chứng từ kế toán được lập theo đúng thủ tục, nội dung số hiệu và đều được lưu lại hàng năm theo đúng quy định. 1.2. Nhược điểm: - Công ty không trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNV, điều này làm ảnh hưởng đến sự ổn định của giá thành sản phẩm. - Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian . Lương theo thời gian được trả theo cấp bậc, điều đó đã xuất hiện tình trạng người lao động không làm việc hết khả năng của mình. Trả lương theo thời gian tuy đơn giản, dễ tính song không phản ánh được số lượng và chất lượng công việc, tình trạng đi muộn về sớm và làm việc riêng trong giờ hành chính vẫn còn phổ biến. Việc trả lương theo thời gian còn không gắn với kết quả lao động của từng người. Do đó, không kích thích người lao động tận dụng thời gian lao động, nâng cao năng xuất lao động. - Việc trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán không tách riêng thành từng khoản mục cụ thể do đó khó có thể theo dõi một cách chi tiết. - Theo chế độ quy định đối với các doanh nghiệp xây lắp các khoản trích theo lương : BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất được phản ánh vào tài khoản 627. Nhưng công ty vẫn tiến hành hạch toán vào TK 622, điều này đã làm tăng khoản mục chi phí nhân công trực tiếp , giảm khoản mục chi phi sản xuất chung. 2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Mặc dù thời gian thực tập tại Công ty còn ít, kiến thức còn hạn chế nhưng tôi mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng ở Công ty cổ phần Thành Công Nam Định. Để đảm bảo tiền lương là nguồn thu nhập, nguồn sống chủ yếu của người lao động và gia đình họ thì tiền lương không chỉ đảm bảo mục đích bù đắp sức lao động đã hao phí trong quá trình sản xuất mà tiền lương còn là yếu tố vật chất khuyến khích người lao động hoàn thành tốt công việc. Xã hội ngày càng phát triển nhu cầu sống của con người đòi hỏi ngày càng cao thì sự đòi hỏi về tiền lương tối thiểu ngày càng cao lên. Tiền lương thu nhập bình quân của một người không chỉ đủ lo cho cuộc sống hiện tại mà tiền lương còn phải đủ đảm cho cuộc sống hàng ngày của gia đình và trích lại một phần để đảm bảo cho cuộc sống sau này. Để công tác tiền lương của Công ty thực sự phát huy vai trò làm công cụ hữu hiệu, Công ty phải luôn nghiên cứu và hoàn thiện hơn nữa.Trong điều kiện kinh tế hiện nay để công tác tổ chức kế toán tiền kương và các khoản trích theo lương thực sự phát huy vai trò làm công cụ hữu hiệu của quản lý thì đây chính là vấn đề đặt ra cho cán bộ công tác kế toán tiền lương. Chúng ta phải thường xuyên kiểm tra xem xét kinh nghiệm và đưa ra được những phương pháp trả lương hợp lý . Sau đây là một số giải pháp đề xuất: Thứ nhất: Công ty nên trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNV để việc quản lý chi phí tiền lương được chặt chẽ hơn và tránh tình trạng chi phí sản xuất kinh doanh thiếu ổn định. Mức tiền lương nghỉ phép trích trước = Tiền lương phải trả cho người LĐ trong tháng x Tỷ lệ trích trước Trong đó : Tỷ lệ trích trước = Tổng tiền lương nghỉ phép năm của người LĐ Tổng tiền lương chính năm của người LĐ Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của CNV kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí nhân công quản lý Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335 - Chi phí phải trả Khi tính lương CNV nghỉ phép thực tế phải trả kế toán ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 334 - Phải trả công nhân viên Thứ hai: Công ty nên áp dụng việc trả lương cho bộ phận gián tiếp gắn với kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty ( Dựa vào hệ số tăng sản lượng ) để khuyến khích người lao động nâng cao hiệu quả làm việc và tăng thu nhập cho người lao động. Như vậy, tiền lương của Công ty hưởng lương thời gian sẽ phụ thuộc vào lương cơ bản và hệ số tăng lương. Tiền lương của một nhân viên gián tiếp = Lương cơ bản x hệ số tăng lương + Hệ số tăng lương được xác định như sau: Lấy giá trị sản lượng tiêu chuẩn 01 tháng là 100 tỷ đồng/12 tháng = 8,3 tỷ đồng thì hệ số sản lượng là 01. Nếu giá trị sản lượng 01 tháng đạt 9,3 tỷ đồng thì hệ số tăng sản lượng là 1.2 Nếu giá trị sản lượng 01 tháng đạt 10,3 tỷ đồng thì hệ số tăng sản lượng là 1.4 Nếu giá trị sản lượng 01 tháng đạt 11,3 tỷ đồng thì hệ số tăng sản lượng là 1.5 Nếu giá trị sản lượng 01 tháng > 11,3 tỷ đồng thì hệ số tăng sản lượng là 1.64 Nếu giá trị sản lượng 01 tháng < 8,3 tỷ đồng thì không có hệ số tăng sản lượng. Thứ ba: Để công tác hạch toán kế toán tiền lương có hiệu quả hơn Công ty cần phải tách các khoản trích theo lương thành từng khoản mục cụ thể. Mỗi khoản mục được theo dõi riêng từng phần điều này sẽ giúp cho việc kiểm tra trở lên đon giản, dễ hiểu hơn. Thứ tư: Đối với các khoản trích theo lương BHXH, BHYT ,KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất Công ty nên hạch toán vào TK 627 (627.1) cho phù hợp với chế độ quy định. Trên đây là một số giải pháp đề xuất đóng góp ý kiến của em về việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. Nhưng do hạn chế về mặt kiến thức cũng như thực tiễn nên những ý kiến đóng góp của em chưa được hợp lý đối với công ty nhưng em cũng mong những đề xuất này sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào công tác kế toán tiền lương tại công ty. KẾT LUẬN Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình SXKD ở các doanh nghiệp, chi phí lao động được thể hiện rõ nét bằng phạm trù tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán theo lương và các khoản trích theo lương không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí và tính giá thành sản xuất sản phẩm trong doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập tại Công ty em đã cố gắng tìm tòi, học hỏi nghiên cứu lý luận cũng như thực tế. Em đã hiểu được rằng xây dựng cơ bản là ngành sản xuất giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Do vậy, tổ chức tốt hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, tăng năng xuất lao động và hiệu quả kinh doanh. Đến thực tập tại Công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của CBCNV trong Công ty, đặc biệt sự hướng dẫn của thầy giáo : Lương Trọng Yêm nên em hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài " Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Thành Công Nam Định". Trong bài luận văn này, em cũng mạnh dạn trình bày một ý kiến nhằm mục đính hoàn thiện thêm công tác kế toán tiền lương ở Công ty. Em hy vọng rằng trong thời gian không xa, công ty sẽ đạt được nhiều thành tích hơn nữa. Do trình độ và kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế nên trong luận văn này không thể tránh khỏi những sai xót, em mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cô chú phòng kế toán và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! GHI CHÚ CÁC TỪ VIẾT TẮT DN : Doanh nghiệp CBCNV : Cán bộ công nhân viên SXKD : Sản xuất kinh doanh BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế KPCĐ : Kinh phí công đoàn HĐQT : Hội đồng quản trị ĐHCĐ : Đại hội cổ đông TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán doanh nghiệp Trường ĐH QL&KDHN 2.Kế toán tài chính Nhà xuất bản thống kê 3.Kế toán quản trị doanh nghiệp NXB Tài chính 4.Kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 5.Tham khảo một số luận văn khoá trước. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 03 Ngày 31/3/2004 Trích yếu Số hiệu tàI khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Phân bổ tiền lương tháng 10/2004 622 627 642 3341 114.900.500 19.393.000 31.006.000 165.352.000 Cộng 165.352.000 165.352.000 Kế toán trưởng Người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 04 Ngày 31/3/2004 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 622 627 642 338 11.570.000 1.279.000 2.255.000 15.104.000 Cộng 15.104.000 15.104.000 Kế toán trưởng Người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) SỔ CÁI TK627 “CPSXC” Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh trong tháng Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có 2/4 03 31/3 Tiền lương phải trả NVSXC 334 19.393.000 04 31/3 Trích nộp HXH,BHYT,KPCĐ. 338 1.279.000 Kết chuyển vào giá thành 154 20.672.000 Cộng phát sinh 20.672.000 20.672.000 Số dư đến ngày 31/3/2004 SỔ CÁI TK 622 “CPNCTT” Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh trong tháng Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có 2/4 03 31/3 Tiền lương phải trả CNTT 334 114.953.000 04 31/3 Trích nộp HXH,BHYT,KPCĐ. 338 11.570.00 Kết chuyển vào giá thành 154 126.523.000 Cộng phát sinh 126.523.000 126.523.000 Số dư đến ngày 31/3/2004 SỔ CÁI TK 334 “Phải trả CNV” Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh trong tháng Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có 2/4 02 31/3 Trả lương CNVC 111 03 31/3 Tiền lương trả NVTTSX 622 03 31/3 Tiền lương trả NVSXC 627 03 31/3 Tiền lương trả NVQLDN 642 04 31/3 Thu 5% BHXH, %BHYT 338 Cộng phát sinh 165.352.000 165.352.000 Số dư đến ngày 31/3/2004 MỤC LỤC