Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại công ty CP đầu tư và xuất nhập khẩu Đoàn Minh Giang

ản lý, từng cấp do công ty quản lý và điều hành. + Việc tổ chức tập huấn và đào tạo kỹ thuật trồng rừng Jatropha Đào tạo lớp cán bộ quản lý kỹ thuật. (10 ngày đầu học vừa học lý thuyết vừa thực hành để nắm bắt kiến thức bài học, xác định nội dung tổ chức quản lý, thực hiện đầu tư nhân rộng ra sản xuất) tiếp tục thực hành và triển khai trên nương nuis thời gian 2 tuần. thực hành gép mắt cành thòi gian một tuần. Thực hành gép mô, trồng tại nương núi thời gian một tuần. số cán bộ và nông dân học tập lần đầu là 60 người do công ty quản lý và đào tạo, họ là những người thuộc đối tượng hưởng lợi của công ty, có hợp đồng lao động tại công ty. Chi phí đầo tạo tập huấn: ứng với ngày công lương + số ngày + chi phí khác. Sau khi học xong qua kiểm tra trình độ nhận thức, kỹ thuật đật tiêu chuẩn và đánh giá rút kinh nghiệm sau mỗi buổi học để đạt dược chỉ tiêu kỹ thuật và tiến độ của dự án. Từ các cán bộ chủ lực được điều xuống từng huyện, xã tương ứng mỗi huyện có 6 người được giao khoán chịu trách nhiệm tổ chức tập huấn kỹ thuật và quản lý 2 – 3 xã. Tại đây các cán bộ triển khai kế hoạc kết hợp cùng công ty xây dựng các tổ chức và các nhóm quản lý tại xã, bàn tập trung các buổi tập huấn với nông dân. Theo các buổi tập tương tự đan xen từng xã bản cùng ban quản lý dự án duy trì thường xuyên định ký trong những tháng tiếp theo. Cho mỗi xã 3 người tham gia lớp cán bộ thuộc đối tượng hợp đồng thời vụ được phân đều để quản lý thực hiện dự án. Như vậy dự tính chi phí đào tạo tập huấn là 135.000.000VNĐ. Ngoài ra tăng cường duy trì mỗi tháng hai buổi và cho đến những tháng tiếp theo. Dự tính chi phí tập huấn cho huyện là 11.475.000VNĐ. Dự tính chi phí cho toàn tỉnh dư án là 135.000.000VNĐ Với số người tham gia thực hiện quản lý dự án trồng rừng trong giai đoạn đầu, đến khi có thu hoạch, chính những người này có trách nhiệm giám sát và thu mua sản phẩm. Năm Số người tập huấn Thời gian tập huấn (ngày/đợt) Chi phí tập huấn (15.000đ/người/ngày) 2007 600 15 135.000.000 Bảng tổng hợp chi phí cho từng giai đoạn tập huấn. 1.3. Sơ đồ quản lý Đối với dự án mà hiện nay công ty đang làm chủ đầu tư, thì chính ban quản lý dự án của công ty trực tiếp quản lý quá trình thực hiện hoạt động đầu tư của mình. Và quy trình quản lý đầu tư được ban quản lý dự án xem xét đánh giá, lựa chọn ra phương pháp tốt nhất sao cho quá trình thực hiện đầu tư được tiến hành một cách tốt nhất. thể hiện qua sơ đồ dưới đây: CHỦ ĐẦU TƯ - CHỦ DỰ ÁN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CHI NHÁNH CÔNG TY TẠI SƠN LA CƠ QUAN GIÁM SÁT Ở 11 HUYỆN CỦA SƠN LA CÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN 1.4. Giải thích sơ đồ. 1.4.1. Chủ đầu tư - chủ dự án: Là công ty Cổ Phần Đầu Tư & Xuấ Nhập Khẩu Đoàn Minh Giang, đại diện là ban Giám đốc công ty trực tiếp đứng ra quản lý toàn bộ hoạt động đầu tư của mình thông qua ban quản lý dự án của công ty, và chi nhánh của công ty tại tỉnh sơn la. Trong sơ đồ quản lý hoạt động đầu tư, thì ban Giám Đốc công ty cùng ban quản lý dự án trực tiếp đưa ra kế hoạch thực hiện dự án cũng như chiến lược phát triển dự án lâu dài, ngoài ra các thành viên trong ban giám đốc cũng trực tiếp dứng ra quản lý chi nhánh của công ty tại Sơn La, để đưa ra những phương pháp cụ thể trong viêc tuyển dụng nhân công thực hiện dự án và có những biện pháp về phương pháp tuyên truyền, tập huấn kỹ thuật cho bà con tham gia vào thực hiện dự án. 1.4.2. Ban quản lý dư án: Trưởng ban quản lý dự án cũng chính là Giám Đốc công ty đã tiếp nhận dự án trồng rừng kinh tế bằng cây Jatropha từ kế hoạch hoạt động đầu tư của công ty, trưởng ban quản lý dự án trực tiếp quản lý các thành viên trong ban dự án, tổ chức đánh giá dự án xem xét dự án để đưa ra chiến lược cụ thể sau đó các thành viên trong ban dự án bắt đầu vào công việc nghiên cứu thị trường và phân tích tính khả thi của dự án, phân tích tính kinh tế của dự án rồi trưởng ban dự án báo cáo lại tiến độ công tác chuẩn bị thực hiện dự án trước HĐQT. Đồng thời ban quản lý dự án cũng trực tiếp điều hành chi nhánh công ty tại Sơn La, và cơ quan giám sát của công ty tại 11 huyện, trong đó là những đối tượng hưởng lợi của công ty có hợp đồng lao động tại công ty. Ban quản lý dự án có trách nhiệm giám sát và thúc đẩy những thành viên có chức năng quản lý bà con nông dân tiến hành thực hiện dự án theo đúng yêu cầu của kế hoạch dự án. Yêu cầu quản lý của ban quản lý đối với chi nhánh công ty tại Sơn La và cơ quan giám sát trực tiếp của công ty tại 11 Huyện của tỉnh Sơn La là đòi hỏi phải cân đối trong việc xác định chính xác nội dung khối lượng công việc phù hợp với quy mô của các bộ phận quản lý chức năng trong bộ máy quản lý và ngay đối với từng nhân viên thực hiện dự án, ngoài ra đòi hỏi phải đồng bộ, linh hoạt, nhịp nhàng, liên tục. Do đó, ban quản lý phải liên kết các chức năng quản lý của cả chi nhánh công ty tại Sơn La và cơ quan giám sát tại 11 Huyện. 1.4.3. Chi nhánh công ty tại Sơn La: Các thành viên trong chi nhánh của công ty tại tỉnh Sơn La tham gia vào dự án có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến hoạt động đầu tư của công ty,cụ thể là những thông tin đến dự án trồng cây Jatropha, có trách nhiệm thực hiện thông báo tuyển dụng nhân lực phục vụ cho dự án, đặc biệt là nhân công cho việc trồng rừng. Chi nhánh công ty là nơi tập trung các nguồn thông tin từ các Huyện và trực tiếp quản lý, xúc tiến các cán bộ chuyên trách ở các huyện thực hiện đúng yêu cầu của mình cũng như kế hoạch toàn dự án. 1.4.4. Cơ quan giám sát ở 11 huyện: Mỗi huyện có 6 cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm, truyền đạt và tổ chức tập huấn cho các cán bộ ở các xã. Hàng tuần các cán bộ chuyên trách này tổ chức những buổi họp mặt với các thành viên chịu trách nhiệm quản lý việc thực hiện trồng rừng của các xã để thu thập thông tin về tiến độ dự án và những khó khăn bà con nông dân tham gia trồng rừng gặp phảỉ, để có hướng giải quyết ngay. Cơ quan giám sát này trực tiếp đón nhận các thông tin về kế hoạch hoạt động từ chi nhánh công ty tại tỉnh Sơn La và họ trực tiếp phổ biến đến các xã, bản thông qua các buổi gặp mặt và trực tiếp xuống hiện trường dự án để đánh giá tiến độ thực hiện dự án. 1.4.5. Các tổ chức thực hiện: Dự án được thực hiện hầu hết ở các xã, bản thuộc các huyện của tỉnh Sơn La, vì vầy các tổ chức thực hiện là đồng bào bà con dân tộc địa phương tham gia việc trồng rừng, ở mỗi xã, bản có 3 cán bộ chuyên trách là những đối tượng hưởng lợi ích của công ty có hợp đồng lao động tại công ty, những thành viên này là những người thuộc các xã tham gia dự án có năng lực được cử ra học và tập huấn kỹ thuật để rồi trực tiếp hưỡng dẫn, phổ biến kỹ thuật trồng và chăm sóc rừng cho bà con, họ trực tiếp nhận khối lượng rừng trồng và quản lý rừng trồng, những thành viên này chịu sự quản lý trực tiếp của cơ quan giám sát và có trách nhiệm báo cáo lại những kết quả đã thực hiện và những khó khăn gặp phải cho cơ quan giám sát. Các tổ chức thực hiện này trực tiếp tham gia việc trồng rừng, huy động bà con tham gia vào dự án và có trách nhiệm tuyên truyền về lợi ích lâu dài của dự án. 2. Quy trình quản lý dự án tại công ty 2.1. Sơ đồ quản lý Đối với công tác quản lý dự án của công ty thì xác việc định đúng các bước, trình tự thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán... nó chính là bao gồm các khâu trong việc thực hiện dự án mà cần có sự quản lý chặt chẽ của công ty. Công ty quản lý dự án đầu tư của mình trong suất các giai đoạn từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án. Quy trình quản lý dự án của công ty được thể hiện dưới sơ đồ sau: BAN GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BAN DỰ ÁN NC tiền khả thi NC khả thi Đánh giá và quyết định Hoàn tất thủ tục triên khai ĐT Thi công xây lắp công trình Tổ chức tập huấn Vận hành kết quả ĐT - - - - - - ® : Quan hệ quản lý ----------® : Trình tự các bước quản lý 2.2.Giải thích sơ đồ: * Nghiên cứu tiền khả thi: Sau khi tiếp nhận kế hoạch từ ý tưởng xây dựng nhà máy ép dầu Diesel bằng hạt cây Jatropha, ban quản lý dự án đã thực hiện công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thông tin liên quan đến giống cây trồng, thị trường dầu khí, thị trường nhân lực, điều kiện thực hiện và ban quản lý dự án trực tiếp lập báo cáo nghiên cứu khả thi trình với ban giám đốc công ty, trưởng ban quản lý dự án trực tiếp quản lý nhân viên trong ban dự án tiến hành những công việc trên. * Nghiên cứu khả thi: Sau khi trình báo cáo nghiên cứu khả thi trước ban giám đốc và đã được phê duyệt thì ban dự án tiếp tục thực hiện lập báo cáo nghiên cứu khả thi để ban giám đốc cùng với các phòng ban tổ chức đánh giá dự án. * Đánh giá và quyết định: Các thành viên trong ban dự án cùng trưởng ban dự án, ban giám đốc và các thành viên phòng ban khác, đánh giá tổng quan cho tới chi tiết để đưa ra những giải pháp tối ưu nhất nhằm khắc phục những tồn tại còn vướng mắc. Sau khi dự án được đánh giá và quyết định thực hiện thì ban quản lý dự án xem xét, căn cứ vào công việc của từng người để đưa ra kế hoạch quản lý có hiệu quả nhất trong quá trình thực hiện dự án. * Hoàn tất thủ tục để triển khai thực hiện đầu tư: Sau khi nghiên cứu khả thi được đánh giá và quyết định thực hiện thì ban giám đốc cùng với trưởng ban dự án tiến hành công tác hoàn tất các thủ tục liên quan đến dự án để dự án được triển khai ngay. * Thi công xây lắp công trình: Khi những thủ tục liên quan đến dự án đã hoàn tất ban giám đốc có chỉ thị với trưởng ban dự án tiến hành thi công xây lắp thực hiện bước đầu xây dựng cơ sở cho dự án. * Tổ chức tập huấn: Công việc này được thực hiện ngay khi cơ sở hạ tầng bắt đầu thực hiện, chính bàn giám đốc trực tiếp quản lý công việc này, vì sao khi tập huấn xong công ty có kế hoạch lựa chọn những người có khả năng để tham gia vào việc quản lý dự án tại địa phương. * Vân hành kết quả đầu tư: Khi dự án đã kết thúc 2 giai đoạn chuẩn bị và thực hiện đầu tư thì đến giai đoạn này toàn bộ ban giám đốc cùng ban quản lý dự án trực tiếp tiến hành công tác quản lý kết quả của quá trình đầu tư trên cơ sở thống kê kinh tế. Quy trình quản lý dự án của công ty thông qua giai đoạn đầu tư cũng đã thể hiện được quản lý về chi phí (giai đoạn chuẩn bị đầu tư), quản lý về thời gian (giai đoạn thực hiện đầu tư) và quản lý về chất lượng (giai đoạn vân hành kết quả đầu tư. 3. Công tác tổ chức thực hiện quản lý dự án * Nhiệm vụ các phòng ban trong công tác quản lý dự án Như đã nói ở trên mặc dù các phòng ban trong công ty được phân công chức năng và nhiệm vụ rõ ràng nhưng có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung. Trong công tác quản lý dự án đầu tư thì nhiệm vụ các phòng ban như sau: + Phòng kế toán: Thực hiện chế độ tiền lương, tiền thưởng, phạt, BHXH, BHYT, CPCĐ cho toàn nhân nhân viên công ty. Kiểm tra các khoản thu, chi phục vụ cho công tác quản lý dự án, các thành viên trong phòng kế toán luôn sẵn sàng giúp đỡ ban quản lý dự án ở một số công việc quản lý dự án. + Phòng hành chính tổng hợp: Tổ chức những buổi gặp của các thành viên tham gia quản lý dự án ở các nơi, sắp xếp công việc một cách hợp lý nhất. * Tổ chức phân công công việc Hiện nay, ban quản lý dự án có 10 người, 1 trưởng ban quản lý, 1 phó trưởng ban quản lý, 8 nhân viên trong ban dự án được đưa vào quản lý. Ban quản lý dự án của công ty trực tiếp quản lý kế hoạch hoạt động đầu tư của công ty mình, ngay từ khi tiếp nhận dự án họ bắt tay vào công việc chuẩn bị đầu tư cho tới khi thực hiện dự án đầu tư và vận hành kết quả đầu tư. - Trưởng ban quản lý dự án tiến hành xem xét đánh giá kế hoạch chuẩn bị, bố trí thời gian, công việc cho nhân viên để thực hiện công tác nghiên cứu dự án, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu về những số liệu cần thiết liên quan tới dự án. - Tiếp đến trưởng ban quản lý dự án giao cho trưởng nhóm viết dự án chuẩn bị báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, trưởng nhóm sẽ xem xét phân công từng công việc cụ thể của dự án cho từng thành viên dựa trên các số liệu thu thập được, còn trưởng ban quản lý cùng phó ban trong giai đoạn này thực hiện liên hệ một số công việc khác với các cơ quan liên quan đến dự án. Sau khi công tác chuẩn bị đầu tư đã hoàn tất thông qua báo cáo nghiên cứu khả thi, thì ban quản lý dự án bắt đầu tiến hành công việc quản lý của mình - Các cán bộ thuộc đối tượng hưởng lợi ích của công ty được phân công công việc rõ ràng trong quá trình thực hiện đầu tư, ở các địa phương có hoạt động của dự án. 4. Nội dung quản lý Đối với dự án “trồng rừng kinh tế bằng cây Jatropha lấy hạt ép dầu diesel tại Sơn La”, việc tìm ra những phương pháp quản lý sao cho có hiệu quả nhất là hết sức quan trọng, trong dự án đầu tư thì vấn đề thời gian, chi phí, chất lượng luôn là mỗi quan tâm hàng đầu của chủ đầu tư. Ở công ty CPĐT & XNK Đoàn Minh Giang đối với dự án của mình cũng vậy, đã thực hiện dự án của mình với những phương pháp mà đem lại hiệu quả cao nhất cho nhà đầu tư cũng như cho lợi ích của vùng dự án và toàn xã hội. Cụ thể là ban quản lý dự án của công ty đã đưa ra những phương pháp và đã được ban lãnh đạo công ty xem xét, phê duyệt. 4.1. Quản lý thời gian và tiến độ dự án Với nội dung này Ban quản lý dự án gồm 10 người, ngay từ khi lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư đã thiết lập nên mạng công việc, đã xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định. Như đối với dự án của công ty, cụ thể là dự án “trồng rưng kinh tế bằng cây Jatropha lấy hạt ép dầu diesel” việc quản lý thời gian được thể hiện rất rõ trong quá trình thực hiện đầu tư của dự án vì ở thời gian này vốn mà công ty bỏ ra để thực hiện nằm khê đọng, thời gian của dự án là được xác định trong 40 năm (từ 2007 – 2047). Dự án được chia ra làm 2 chu kỳ, mỗi chu ký là 20 năm, trong chu kỳ đầu ban quản lý dự án đã xác định thời gian thực hiện từng công việc như sau: + Đối với hạng mục đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng: Công việc thực hiện Thời gian thực hiện (ngày) Tháng/năm San lấ mặt bằng 15 3/2007 XÂY DựNG nhà lưới sản xuất cây giống 55 3 – 4/2007 Trạm biến thế 15 4/2007 XÂY DựNG bể chứa nước 30 4/2007 Hệ thống thuỷ lợi 90 4 – 6/2007 Đường nội vùng dự án 600 4/2007 – 2/2009 + Đối với hạng mục đầu tư đào tạo kỹ thuật trồng, chăm sóc cây cho người tham gia vào hoạt động của dự án và cho bà con thực hiện trồng rừng: Công việc thực hiện Thời gian thực hiện (ngày) Ngày/tháng/năm Tổ chức lớp học lý thuyêt 10 5/5/2007 Tổ chức lớp thực hành 15 15/5/2007 Tổn thấtồng rừng 650 2/6/2007 – 4/2009 Tất cả các công việc trên đều được đồng loạt thực hiện ở tất cả các vùng của dự án. Riêng về thời gian thu hoạc và thu mua bao tiêu sản phẩm hạt để ép dầu thì vì do cây sau 3 năm trồng mới cho thu hoạch, nên sau khi kết thúc 2 năm chuẩn bị cơ sở hạ tầng và trồng rừng, công ty tiến hành xây dựng nhà máy ép dầu (công suất 1triệu tấn/năm), chuẩn bị cho đợt thu hoạch đầu tiên. Các năm sau tiếp tục quản lý chăm sóc và cho thu hoạch. + Đối với chu kỳ thứ hai (từ 2028 – 2047) thì ngay từ cuối năm 2026 ở chu kỳ một tiếp tục trồng rừng xen gối cho kỳ thứ hai. Ngoài ra trong giai đoạn dự án này được thực hiện cũng đã có dự tính trồng xen những cây bản địa tạo rừng phòng hộ trả lại màu xanh cho rừng. Với những kế hoạch thời gian thực hiện được xây dựng khá cụ thể này, ban quản lý dự án của công ty nhận thấy rằng dự án sẽ được thực hiện theo đúng tiến độ đã định và bảo đảm tính khả thi của dự án. Cũng nhờ vào thời gian kế hoạch cụ thể này mà phía công ty nắm bắt, quản lý tốt hơn trong quá trình thực hiện dự án. 4.2. Quản lý chi phí Trong nội dung công tác quản lý dự án của công ty, thì vấn đề này rất được chú trọng vì điều đương nhiên là một nhà đầu tư nào cũng mong muốn thực hiện dự án với tiến độ nhanh nhất có thể nhưng không muốn chi phí bỏ ra quá lớn. Như đối với những dự án mà công ty thực hiện và quản lý, trong công tác chuẩn bị luôn chuẩn bị ngân sách cho quá trình chuyển hoá mục tiêu của hoạt động đầu tư thành những kế hoạch cụ thể, trong đó chỉ rõ các nguồn lực, trình tự và những kế hoạch cụ thể để thực hiện. Ban quản lý dự án trong quá trình lập dự án khả thi cũng đã nêu rõ ra các phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản thu, chi phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án. Trên cơ sở các phương án về chi phí dự án, ban quản lý dự án xem xét và lựa chọn phương án tối ưu nhất, hợp lý nhất sao cho việc thực hiện dự án được đẩy theo đúng tiến độ mà chi phí bỏ ra hợp lý phù hợp với điều kiện của công ty. Dựa trên cơ sở phân tích dòng chi phí dự án mà ban quản lý dự án đưa ra, đã giúp cho công ty có kế hoạch chủ động tìm kiếm đủ vốn và cung cấp theo đúng tiến độ đầu tư, giúp cho việc kiểm soát được chi phí dự án có hiệu quả hơn. 4.3. Quản lý chất lượng Đối với dự án đầu tư hiện nay của công ty, dự án “Trồng rừng kinh tế bằng cây Jatropha lấy hạt ép dầu Diesel tại Sơn La”. Việc quản lý chất lượng của dự án là một vấn đề cũng hết sức quan trọng, trong quá trình thực hiện dự án ban quản lý dự án cũng đã nêu ra những mục tiêu về hiệu quả kinh tế, hiệu quả xã hội như sau: + Về hiệu quả kinh tế: Góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại dịch vụ sản xuất hàng hoá tại địa phương, kịp thời phục vụ và đáp ứng các yêu cầu tiêu dùng chất đốt sinh sinh hoạt cho nông dân.. Đặc biệt là tìm ra giải pháp giúp cho nông dân giải quyết được những khoảng đất bạc màu nằm trên đồi dốc, góp phần xoá đói giảm nghèo cho người dân địa phương, phát triển đời sống kinh tế xã hội cho người dân nông thôn ở khu vực miền núi. Ngoài ra, dự án mang lại hiệu quả kinh tế cao cho Công ty, tăng thu ngân sách Nhà nước. + Về hiệu quả xã hội: Khi dự án hoàn thành thì sẽ góp phần thúc đẩy nền kinh tế vùng cao miên Tây Bắc phát triển, dự án này có thể được coi là tiên phong trong lĩnh vực đầu tư phát triển kinh tế hàng hoá cho các xã vùng dân tộc thiể số có hoàn cảnh kinh tế khó khăn của tỉnh Sơn La, ngoài ra còn tạo cơ hội cho sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế tạo công ăn việc làm cho toàn thể nhân dân vùng dự án. Ngoài ra, đây là dự án trồng rừng nên vấn đề về hiệu quả môi trường cũng là mục tiêu chính trong dự án. Quản lý chất lượng dự án của công ty trong quá trình thực hiện đầu tư luôn được xác định rõ ràng thông qua các hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát và bảo đảm chất lượng trong hệ thống. Ban quản lý dự án của công ty cũng đã nêu rõ trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, mọi cấp trong đơn vị, đồng thời cũng là trách nhiệm chung của công ty, để sao cho dự án được thực hiện đúng với kế hoạch đề ra. Công ty chú trọng đến vấn đề quản lý chất lượng dự án là vì khi dự án thực hiện được thì nó mang lại cho chính công ty những nguồn lợi to lớn mà mục tiêu đầu tư đã nêu, và đáp ứng được những yêu cầu của những người hưởng lợi từ dự án, quản lý tốt thì chi phí giảm thời gian thực hiện ngắn, tăng năng suất lao động, tăng thu nhập cho người lao động. * Cả 3 nội dung quản lý mà công ty đặc biệt chú trọng nói trên, Ban quản lý dự ná đã dựa vào mối quan hệ chặt chẽ của nó đã phân tích và tổng hợp lại để áp dụng vào dự án, mong sao cho dự án đầu tư được thực hiện một cách có hiệu quả nhất, vì đây là một dự án khá lớn được thực hiện trên phạm vi rất rộng nên chú trọng vấn đề quản lý là hết sức quan trọng. Tuy dự án đang trong giai đoạn thực hiện nhưng tới nay những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý chưa có sự thay đổi nào. Biểu hiện là tất cả các công việc trong kế hoạch đề ra vấn đang tiến hành một cách thuận lợi. IV – ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ CỦA CÔNG TY 1. Những thành tựu 1.1.Về quy trình quản lý dự án: Theo như sơ đồ về thứ tự quản lý dự án tại công ty, và qua thực tế trong quá trình quản lý dự án “trồng rừng kinh tế bằng cấy Jatropha lấy hạt ép dầu Diesel” và một số dự án mà công ty đã thực hiện, công ty đã thể hiện được mình là những nhà quản lý có khả năng để đưa dự án tới cái đích thành công với hiệu quả cao nhất, đặc biệt là ban quản lý dự án của công ty đã làm việc hết sức cố gắng và luôn đưa ra những phương pháp quản lý hợp lý nhất, khoa học nhất, trong quá trình quản lý dự án đầu tư ban quản lý dự án cũng đã phát huy được khả năng sáng tạo, thể hiện rất rõ trong mối quan hệ với bà con trong vùng dự án, vấn đề về thời gian, chi phí, chất lượng dự án cũng được quản lý hết sức chặt chẽ thông qua các kế hoạch, chiến lược thực hiện cụ thể. Trong công tác quản lý dự án thì việc quản lý theo từng lĩnh vực, theo chức năng của các phòng, ban và từng thành viên trong công ty. Công việc quản lý được thực hiện ngay từ khi tiếp nhận dự án cho tới khi vận hành kết quả đầu tư. 1.2. Về tổ chức thực hiện Trong công tác tổ chức thực hiện quản lý dự án tại công ty đã được cải tổ một cách đáng kể. Mỗi liên hệ giữa các phòng ban trở nên mật thiết hơn. Phòng kế toán đã chủ động hơn trong việc thực hiện thu, chi, tạm ứng với ban dự án cho những công việc liên quan đến công việc của ban quản lý dự án. Việc thanh toán tiền lương cũng được phòng kế toán thanh toán đầy đủ cho nhân viên, tạo điều kiện tốt nhất cho các thành viên hoàn thành công việc của mình. Phòng hành chính tổng hợp thực hiện việc phân công bố trí nhân lực cho dự án khi cần, cùng với việc tiếp đón các cán bộ viên thuộc đối tượng hưởng lợi từ công ty có hợp đồng lao động tại công ty, từ các vùng dự án về báo cáo, đã được phòng hành chính tổng hợp bố trí sắp xếp lịch một cách chu đáo chuyên nghiệp hơn, các công việc được phân rõ ràng, không còn tình trạng chồng chéo giữa các phòng ban, tạo điều kiện cho ban dự án tập trung vào công viêc chuyên môn giúp đạt được chất lượng cao hơn và quản lý được hiệu quả hơn. Việc tổ chức thực hiện trong ban dự án do trưởng ban đứng ra chịu trách nhiệm quản lý và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty. Nhờ có sự phân công công việc rõ ràng nên trưởng ban dự án không tốn quá nhiều thời gian vào việc tổ chức cho các thành viên trong ban dự án quản dự án để dành thời gian cho việc lập dự án, Như vậy trong công tác tổ chức thực hiện dự án thì công ty đã có những thành tựu đáng kể trong cải tổ cơ cấu làm việc và phân công lao động. 1.3. Về nội dung quản lý dự án: Công ty đã chú trọng nhiều hơn vào công tác quản lý trong thời gian qua do đó, việc quản lý dự án đầu tư của công ty đã có nhiều kết quả đáng kể với những nội dung quản lý phù hợp với từng điều kiện cụ thể của từng dự án. Tuy nhiên với nội dung chính là thời gian, chi phí, chất lượng dự án luôn được ban quản lý chú trọng hàng đầu, vì thực tế qua nhiều dự án cho thấy rằng mối liên hệ mật thiết giữa 3 nội dung thời gian, chi phí, chất lượng dự án là những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công lớn nhất của quản lý dự án. Chính nhờ nắm bắt được nội dung quản lý chung như vậy mà việc quản lý của ban quản lý dự án đã không gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện đầu tư. 2. Những tồn tại 2.1. Về quy trình quản lý dự án Mặc dù việc quản lý dự án đầu tư của công ty đã được chú trọng nhiều hơn, đã được phân công rõ ràng hơn. Tuy nhiên, do việc phân công và chia nhỏ công việc ở khâu quản lý trong giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư và giai đoạn thực hiện đầu tư nên nhiều khi đầu mối thông tin còn phải chờ đợi nhau, chưa tránh khỏi người của phòng này phải đi làm công việc của người kia. Ngoài ra, sự giám sát quản lý của ban giám đốc đối với sự quản lý công việc trong công tác thưc hiện đầu tư còn chưa thật sự chặt chẽ, một số nội dung quản lý đã bị bỏ sót trong nhiều khâu quản lý dẫn đến việc ảnh hưởng tới một số nội dung khác. Việc nghiên cứu thị trường liên quan đến dự án cũng chưa thật sự đựơc quản lý giám sát chặt chẽ, điều này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình quản lý dự án vì đôi khi thông tin thu thập tìm kiếm được cần được đưa vào để có những biện pháp khắc phục những vướng mắc trong dự án và trong việc đánh giá để đưa ra quyết định đầu tư. Còn về quỹ hoạt động cho công tác quản lý cũng có phần hơi eo hẹp do thực hiện chế độ tiết kiệm tuy nhiên điều này đã làm nên những khó khăn trong việc quản lý nhân sự của chính thành viên ban quản lý dự án. Việc quản lý như quy trình đã nói trên thì tuy đã có những thành công xong mức độ lý thuyết còn mang khá năng. 2.2. Tổ chức thực hiện: Ngay từ khi công ty hoạt động trở lại sau một năm tạm ngưng hoạt động đã có nhiều thay đổỉ đáng kể, tuy nhiên trong việc tổ chức quản lý dự án của công ty còn nhiều bất cập làm cho tiến độ dự án đôi khi không mong muôn, còn bị ngưng trệ. Số lượng và chất lượng của các thành viên dự án vẫn chưa đủ đáp ứng cho công việc quản lý vì luôn bị thiếu người thực hiện công việc khác nếu tham gia hết vào công tác quản lý dự án. Đôi khi việc tổ chức các cuộc họp mặt với các cán bộ quản lý chưa được hợp lý, việc bố trí quản lý các công việc đôi khi còn nhiều hạn chế. 2.3. Về nội dung quản lý Tuy đã có nhiều thay đổi trong công tác quản lý cả về nội dung lẫn hình thức xong đôi khi công việc quản lý này vẫn bị xem nhẹ ở một số khía cạnh quản lý như quản lý theo lĩnh vực, quản lý theo chức năng, ngoài ra việc quản lý rủi ro trong công tác quản lý cũng chưa thật sự được coi trọng điều này gây ảnh hưởng không nhỏ trong quá trình quản lý dự án. PHẦN II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ĐOÀN MINH GIANG I - ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1. Định hướng phát tri ển của công ty Trong chiến lược phát triển công ty giai đoạn 2006 – 2010, công ty sẽ phát triển, xây dựng công ty trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh lấy hiệu quả kinh tế làm thước đo chủ yếu cho sự phát triển bền vững. Thực hiện đa dạng hoá ngành nghề, tiếp tục đầu tư và phát triển các nguồn lực để đảm bảo công ty là một tập đoàn kinh tế mạnh, có khả năng phát huy cao độ mọi nguồn lực để̉ nâng cao khả năng cạnh tranh. trong đó đặc biệt là công ty phải thực hiện đàu tư trồng 10.000ha rừng tại Sơn La. Một số mục tiêu cụ thể như sau: Doanh thu trung bình hàng năm đạt: 6 tỷ đồng Số dự án nhận tư vấn được giải ngân trung bình hàng năm 6 – 10 dự án. Tuyển dụng xuất khẩu lao động hàng năm trung bình 20 – 30 người. 2. Đinh hướng trong công tác quản lý dự án tại công ty Căn cứ vào định hướng phát triển chung của công ty ban giám đốc cũng đưa ra định hướng trong công tác quản lý dự án. Cụ thể như sau:. Số dự án giải ngân đạt : 6 – 10 dựa án. Quản lý dự án c ần đa d ạng h ơn v ề h ình th ức c ũng nh ư n ội d ung, đẩy mạnh quản lý rủi ro đối với c ông tác quản lý dự án Đến năm 2008 cần phải tiếp nhận thêm các dựa án ngoài nước. Hằng năm tuyển thêm 1 đến 3 người bổ xung vào ban dự án và đảm nhận các công việc khác nhau. Cải tổ cơ cấu làm việc theo hướng linh động hơn với thị trường. Phát triển ban dự án lên thành một phòng chức năng có hoạt động mạnh mẽ chuyên nghiệp mang tính quốc tế. II - MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY 1. Giải pháp chung * Xây dựng các chiến lược và kế hoạch phát triển đúng hướng cho công ty nói chung và công tác quản lý nói riêng Xây dựng chiến lược phát triển đúng hướng cho công ty là việc làm hết sức quan trọng và cần thiết của bất cứ công ty nào, để đề ra được một chiến lược phát triển đúng đắn thì công việc trước hết là phải nghiên cứu chiến lược cũng như kế hoạch phát triển chung của cả nước, của các địa phương sau đó cần căn cứ vào thị trường cũng như thực tế của công ty mình mà lập ra được chiến lược phát triển hợp lý nhất cho công ty. Xây dựng chiến lược phát triển thì cần phải tiếp tục xây dựng các kế hoạch để thực hiện các chiến lược đó thành hiện thực. Việc lập ra các kế hoạch phát triển đòi hỏi có sự tham gia của các phòng ban và nhân viên trong công ty và phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia kinh tế. Khi đã có được chiến lược và những kế hoạch phát triển đúng hướng thì công ty sẽ có cơ hội và tiềm lực rất lớn để phát triển, tất cả còn lại chỉ phụ thuộc vào việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Trong việc thực hiện các kế hoạch nêu trên thì người lãnh đạo giữ vai trò rất quan trọng để điều chỉnh công viêc đi đúng hướng. Trong công tác quản lý dựa án cũng cần có chiến lược và kế hoạch phát triển cho triêng mình căn cứ vào các nội dung của chiến lược và kế hoạch phát triển của cả công ty. Để đưa công tác đi lên và thích ứng với sự biến đổi rất nhanh của thị trường và các môi trường phát triển khác đòi hỏi người thực hiện công tác quản lý dự án cần có một tầm nhìn chiến lược và thêm vào đó là các giải pháp cụ thể mang tính thiết thực và hiệu quả cao. * Thực hiện cải tổ công ty trong cơ cấu tổ chức, quy trình và tác phong làm việc. Ban quản lý dự án là một bộ phận trong tổng thể toàn công ty để công tác quản lý dự án nâng cao được chất lượng cơ cấu và tác phong làm việc của các thành viên trong ban quan lý dự án, phải được cải tổ nhằm tạo ra sự phối hợp tốt nhất giữa các phòng ban và tác phong của nhân viên trở nên chuyên nghiệp hơn. Một số giải pháp được cần được nêu ra như: - Ban giám đốc cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban và cho chính từng thành viên trong ban giám đốc. Hiện nay các phòng ban nhiều lúc làm việc chồng chéo với nhau, do vậy đôi khi công việc không rõ là của bộ phận nào, dẫn tới đùn đẩy công việc cho nhau và thực hiện không đúng chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban và của từng người. Do đó cần phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban một cách rõ ràng là nhiệm vụ hết sức cần thiết hiện nay. - Cần thiết lập cơ cấu điều hành tập trung và phát huy được thế mạnh của mỗi người. Để thiết lập cơ cấu điều hành tập trung đồng thời lại phát huy được thế mạnh của từng người công ty cần đưa ra nội quy làm việc mới, cách thức làm việc mới, việc này cần có sự tham gia đóng góp của tất cả thành viên trong công ty và các chuyên gia. Cơ chế điều hành tập trung là cơ chế mà trong đó cấp dưới chịu sự điều hành của cấp trên, và được sự điều hành của một lãnh đạo cao nhất, tuy nhiên cơ chế này có thể gây đến tình trạng mất dân chủ trong các hoạt động tại công ty, do đó bên cạnh cơ chế tập trung cần thiết lập một cơ chế dân chủ cụ thể là khi các vấn đề liên quan tới quyền lợi của các nhân viên thì cần phải có sự đóng góp của các nhân viên này. Bên cạnh đó tinh thần làm việc dân chủ cũng sẽ phát huy được thế mạnh của từng người. Các lãnh đạo của các phòng ban trong công ty cần nắm bắt được những thế mạnh riêng ở các nhân viên của mình, qua đó phân công lao động sao cho hợp lý nhất. Đồng thời công ty cũng cần phải thực hiện đúng luật lao động của Nước cộng hoà XHCN Việt Nam. - Tuyển thêm các nhân viên có trình độ và thành lập một tổ bán hàng mới. Hiện nay công ty đang rất thiếu nhân lực để làm công tác thị trường, đội ngũ này cần năng động trong sự biến động của thị trường. Cần thành lập tổ bán hàng mới là công tác mang tính chiến lược trong công ty, hiện nay tổ do thiếu nhân viên thị trường, tổ bán hàng sẽ phụ trách việc tìm kiếm và lôi kéo khách hàng về cho công ty. Trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng ngành nghề kinh doanh và tổ bán hàng này sẽ phụ trách, quản lý toàn bộ công việc chuyển giao sản phẩm tới người tiêu dùng. - Quy trình làm việc cần được thiết lập lại, trong đó môĩ phòng ban chỉ làm chuyên môn của mình và chỉ chịu sự điều hành của một thủ trưởng duy nhất. Không để nhân viên của phòng này làm nhiệm vụ vủa phòng khác. Việc phân công công việc này tạo ra sự chuyên môn hóa trong các công việc tạị công ty, qua đó làm tăng chất lượng công việc. - Thiết chặt giờ giấc làm việc, không để lãng phí thời gian của công nhân viên. Bên cạnh đó cần giao việc cho các phòng ban cũng như là các nhân viên một cách hợp lý hơn. Hiện nay giờ giấc làm việc của các thành viêc trong ty được quản lý khá lỏng lẻo do vậy gây ra lãng phí cả về thời gian và tiền bạc cho công ty. Trong ban dự án tình trạng này vẫn còn xảy ra, các thành viên đôi lúc nghỉ việc không rõ lý do, việc này cần sớm được giải quyết bằng cách thiết lập một chế độ khên thưởng và sử phạt trong việc thực hiện giờ giấc làm việc. - Thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương, khen thưởng rõ ràng. Tiền lương, tiền thưởng cũng như tiền phạt trong công ty cần thực hiện nghiêm minh rõ ràng làm động lực cho nhân viên phấn đấu hết mình vì công việc. Để làm được điều này trước hết lãnh đạo phải gương mẫu, người thực hiện phải hết sức cương quyết. - Triển khai được những nghị quyết của các cuộc họp thành hiện thực. Một thực tế của công ty hiện nay là chưa biến được các nghị quyết của các cuộc họp vào thực tế làm việc của công ty. Các cuộc họp trong công ty diễn ra khá nhiều và cũng đã đề ra những cải tổ và biện pháp cho công ty nói chung ban dự án nói riêng song sau đó các biện pháp này dường như bị quên lãng mà không được triển khai. Thực trạng này ở trogn ban dự án tuy ít song đôi lúc vẫn diễn ra. Để khăc phục được điều này, điều quan trọng nhất là lãnh đạo phải chỉ đạo nhân viên thực hiện công việc của họ theo các kế hoạch trong các cuộc họp đã đề ra. 2. Giải pháp cụ thể 2.1. Các giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Ban quản lý dự án của công hiện nay có 10 người kể cả trưởng ban, có thể nói như vây là không đủ cả về số lượng và chất lượng để có thể đáp ứng dược khối lượng công việc hiện có. Là công ty tư vấn dự án, nên việc khách hàng tì̀m tới công ty đã có không ít dự án công ty phải từ chối vì không có đủ nhân lực thực hiện. Nhu cầu về nhân lực trong ban dự án thể hiện quan bảng sau: (không tính trưởng ban) Nhu cầu này được trưởng ban và các thành viên trong ban dự án tổng kết qua các năm Đơn vị: người Năm Thực có ́ Nhu câu Tốt nghiệp cao đẳng Tốt nghiệp đại học Tốt nghiệp cao đẳng Tốt nghiệp đại học 2002 2 2 2 3 2003 3 2 3 4 2004 3 2 0 0 2005 3 3 3 5 2006 3 3 3 6 Nguồn: Định hướng phát triển công ty giai đoạn2005 - 2010 Để công tác quản lý dự án hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác cần tuyển và đào tạo nhân viên có khoa học và quy củ hơn. Nhưng trong hiện tại cần phối hợp với các phòng ban khác để đáp ứng nhu cầu về nhân lực cho ban dự án. * Đầu tư vào công tác đào tạo nguồn nhân lực. Con người là trung tâm là yếu tố quyết định đến kết quả và hiệu quả của mọi hoạt động, cụ thể ở đây là hiệu quả công tác quản lý dự án. Chính vì vậy đầu tư vào nguồn nhân lực là vấn đề cấp bách hàng đầu nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án. Vấn đề là làm thế nào để phát huy tối đa năng lực của mỗi người khi tham gia thực hiện dự án. * Đào tạo nguồn nhân lực. Lao động của nước ta dù cần cù chịu khó nhưng chúng ta vẫn là một nước lạc hậu về công nghệ trên nhiều lĩnh vực, do vậy yêu cầu mỗi người phải có ý thức học hỏi trao dồi thêm tri thức trong ngành, đồng thời với công tác đó là việc tổ chức các lớp học ngắn hạn từ phía công ty và các đơn vị thành viên. Phải xác định học để nâng cao tay nghề chuyên môn học để phối hợp nhịp nhàng trong quản ly,́ học cũng là đầu tư cho tương lai. Nền kinh tế thị trường đòi hỏi sản phẩm phải có chất lượng có thương hiệu thì mới tồn tại và phát triển lâu dài được, mà muốn có được chất lượng tốt trong lĩnh vực tư vấn thì phải có nhiều chuyên gia giỏi có chuyên môn vững vàng điều này chỉ có thể có được qua đào tạo và tuyển dụng. Nhìn chung trình độ học vấn trong công ty là tương đối cao tuy nhiên với một công ty tư vấn đầu tư - Một loại hình kinh doanh chủ yếu dựa vào chất xám của chuyên gia thì quả thật đây chưa phải là lực lượng mạnh. Công ty cần phải đào tạo thêm chuyên gia về quản lý dự án đầu tư điều này cần phải tiến hành thường xuyên và coi như một chiến lược đầu tư cho dài hạn. * Một số biện pháp về đào tạo và tuyển dụng như sau: Tiếp tục tổ chức đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên trong công ty, để bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ (kể cả việc đào tạo kiến thức quản trị kinh doanh, nghiệp vụ quản lý cho đội ngũ lãnh đạo) ngay ở cơ quan hay cử đi học các trường đại học với kinh phí đi học do công ty tài trợ. Trả lương thích hợp với đối tượng này. Để phục vụ cho công việc quản lý dự án của công ty Thường xuyên tổ chức các cuộc trao đổi thảo luận về chuyên môn nghiệp vụ, về công táć quản lý giữa các phòng ban trong công ty để học hỏi thêm kinh nghiệm của nhau để tổ chức quản lý cho hiệu quả. Theo phương châm mỗi người giỏi một nghề biết nhiều nghề tức là giỏi chuyên môn và giỏi quản lý thì hiệu suất làm việc sẽ cao hơn. Hàng năm nên tổ chức các cuộc thi kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngoại ngữ tin học ..̣. Từ đó có căn cứ bố trí công việc phù hợp với trình độ chuyên môn. Mở rộng quan hệ hợp tác để tranh thủ sự hỗ trợ của các cơ quan tổ chức nước ngoài nhằm thu thập thông tin kinh nghiệm về quản lý và kỹ thuật. Gưỉ cán bộ ra nước ngoài tham quan khảo sát mở rộng tầm nhìn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. * Phân công lại lao động cho phù hợp. Bên cạnh việc đào tạo và đào tạo lại người lao động bố trí phân công lao động sao cho hợp lý cũng phải được đảm bảo. Bố trí lao động hợp lý ở đây không chỉ bố trí lực lượng lao động cho phù hợp với trình độ kinh nghiệm năng lực của mỗi người mà còn phải bảo đảm cho cơ cấu tổ chức quản lý thực hiện công tác quan ly dự án đầu tư được tốt còn đảm bảo tính đồng bộ thống nhất cao giúp công tác quan lý được thực hiện thông suốt, chính xác và nhanh chóng phát huy tối đa năng lực của mỗi người. Cần điều chỉnh lại cơ cấu lao động giữa các phòng ban cho hợp lý tránh tình trạng phòng thì thừa cán bộ phòng thì thiếu cán bộ dẫn đến không thực hiện được nhiệm vụ của mình. Cán bộ lâu năm nhưng năng lực hạn chế nên được bố trí vào các công việc khác cho phù hợp và thay thế bằng những cán bộ nhân viên mới có năng lực phù hợp hơn. 2.2. Khắc phục những nhược điểm trong quy trình quản lý dự án của ông ty Trong quy trình quản lý của công ty hiện nay, có thể nói là tương đối phù hợp với điều kiện của công ty, tuy nhiên trong tương lai không xa, theo như định hướng phát triển cũng như kế hoạch, chiến lược phát triển của công ty thì việc nâng cao chất lượng quản lý dự án là điều mong muốn của công ty nói chung và ban quản lý dự án nói riêng. Để làm được điều này thì cần phải khắc phục được những tồn tại còn vướng mắc trong thời gian hoạt động vừa qua của công ty nói chung và của ban quản lý dự án nói riêng. Một số giải pháp cụ thể như sau: - Trong quy trình quản lý dự án hiện nay là cồng kềnh và phải trải qua nhiều bước, đáng lẽ với tổ nghiên cứu thị trường hoặc những tổ khác trong ban dự án được xếp vào ban quản lý dự án, thì có thể thực hiện kiêm nghiệm công việc có liên quan như tổ nghiên cứu thị trưòng của bàn quản lý dự án sau khi tìm kiếm thông tin, thu thập tin tức đầy đủ và chính xác có thể phụ trách luông công việc lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư của dự án. Bên cạnh đó cần tăng cường thêm một số nhân viên vào ban quản lý dự án để có thêm nhân lực thực hiện những công việc chuyên môn này để phụ trách vấn đề chuyên môn tranh việc người của phòng ban này tham gia vào công tác lập và quản lý dự án với những người trong ban quản lý dự án. Vì hiện nay ban dự án của công ty là quá ít so với yêu cầu của công việc nên vấn đề tuyển dụng và đào tạo nhân lực càng pahỉ được đẩy mạnh. - Cần có giải pháp tăng cường sự theo dõi giám sát việc thực hiện quy trình quản lý dự án, trên thực tế do không có sự giám sát đầy đủ nên một số tổ công tác chưa thật sự tự giác làm việc với công suất cao nhất, tinh thấn trách nhiệm công việc cao nhất, nên để làm sao có thể khắc phục được điều này thì ban giám đốc và trưởng ban quản lý dự án cần có giải pháp về thưỏng phạt hợ lý. Các lãnh đạo cần bố trí công việc hợp lý hơn nữa để thong thoảng có thể kiểm tra dược công việc của nhân viên - Nghiên cứu thị trường là công tác được xem là một trong những công tác rất quan trọng trong quá trình quản lý dự án. Đôi khi trong quy trình quản lý dự án công tác này bị xem nhẹ, vì đa số thành viên không cho đó là chỉ số có thể áp dụng vào công tác quản lý, xong nó lại là những thông tin rất quan trọng vì khi tìm hiểu ngiên cứu thị trường kỹ lưỡng và thu thập thông tin một cách chính xác sẽ giúp cho các nhà quản lý hoạch định đúng hướng đi, xây dựng một phương án quản lý tốt nhất nhằm đối phó với những phát sinh có thể gặp phải, ngoài ra nghiên cứu thị trường chính xác còn giúp cho các nhà đầu tư quản lý tài chính, hạch toán chi phí dự án một cách chính xác hơn. Do đó công ty cần tạo điều kiện hơn nữa cho nhân viên thực hiện công tác nghiên cứu thị trường và trưởng ban dự án cần quan tâm chỉ đạo công việc nghiên cứu thị trường này. Hiện nay, công tác nghiên cứu thị trường mặc dù được công ty quan tâm hơn, xong vẫn chưa thật chi tiết đầy đủ. Để khắc phục được vấn đề này, nâng cao khả năng chú ý hơn đối với công tác nghiên cứu thi trưòng thì mức kinh phí mà công ty duyệt cho công tác nghiên cứu thị trường cần tăng cường thêm cho công tác thị trường này, bên cạnh đó cần kiểm soát chặt chẽ hơn các nguồn kinh phí này để tránh thất thoát lãng phí. - Cần tăng cường thực hiện công tác kiểm tra đánh giá dự án sau khi dự án hoàn thành nhằm tránh các thiếu sót không đáng có trong dự án. 2.3. Khắc phuc những nhược điểm trong tổ chức thực hiện quản lý dự án - Phân công công việc rõ ràng cho các thành viên, tránh tình trạng người làm không hết việc người lại không có việc. Đôi khi việc phân công công việc không rõ ràng làm cho một số thành viên hoàn thành sớm công việc hoặc không có số liệu để làm việc, có nhiều thời gian rảnh rỗi. Trong khi đó một số thành viên khác lại làm không hết việc, do vậy để giải quyết vấn đề này cần phân công công việc rõ ràng, khi hoàn thành công việc nào đó cần có công việc hỗ trợ các thành viên khác. Mặt khác phải có cơ chế làm việc để tăng khả năng làm việc nhóm của các thành viên trong ban quản lý dự án. Cụng việc tổ chức thực hiện lập dự oán tại công ty cũng rất nhiều bất cập làm cho công tác quản lý dự án bị ảnh hưởng nhiều đôi khi bị ngưng trệ, cụ thể có́ một số vướng mắc sau: - Quan tâm nhiều hơn và đúng mực hơn với công việc tổ chức viết dự án sau khi có các thông tin từ nghiên cứu thị trường để có thể có được một dự án hoàn chỉnh với chất lượng tốt nhất. - Thiết lập quy chế phối hợp giữa các phòng ban linh động hơn nữa trong quá trình lập dự án, theo đó các nhân viên ở các phòng ban có thể phối hợp với nhau mà không bắt buộc có chữ ký của lãnh đạo phòng ban trong một số trường hợp, tránh tình trạng khi lãnh đạo đi công tác, việc lập dự án lại phải chờ ý kiến của lãnh đạo, khiến công việc trở nên trì trệ. 2.4. Khắc phục những nhược điểm trong nội dung quản lý dự án của công ty Để khắc phục nhược điểm này các thành viên trong ban quản lý dự án cần có sự hỗ trợ lẫn nhau khi làm việc, và ban lãnh đạo công ty cần có biện pháp để bố trí công việc nào mà thành viên đó thông thạo nhất. - Cần phân tích một cách kỹ càng, tỉ mỉ các dữ liệu có được từ nghiên cứu thị trường để có được những thông tin sát thực nhất đưa vào các nội dung trong dự án, tranh trường hợp sử dung các yếu tố chủ quan xa rời thực tế khi không có đủ thông tin - Trong nội dung phân tích tài chính thì phải xây dựng công việc xác định tỷ xuất chiết khấu theo đúng các luận chứng kinh tế và toán học. Các dự án được lập trong thời gian qua có tỷ suất chiết khấu đều dựa vào các dự án tương tự mà không có sự tính toán nào. - Ban giám đốc cần cải tổ ngay chế độ làm việc cũng như chi trả cổ tức, tránh thất thoát lãng phí. - Các chi nhánh tại Sơn La cần có ngay nội quy làm việc rõ ràng. - Cần hoàn thành ngay các thủ tục để thực hiện cũng như là quản lý dự án. - Cần có ngay đội ngũ cán bộ có chuyên môn tại các chi nhánh. - Các chi nhánh của công ty còn thiếu cả về cơ sở vật chất lẫn con người. Công ty cần có biện pháp tăng cường cơ sở vật chất cho các chi nhánh và tuyển dụng đội ngũ lao động có trình độ cho các chi nhánh này làm việc có hiệu quả hơn. Ngoài ra để khắc phục nhược điểm này còn một số biện pháp khác nhằm bổ sung cho nội dung công tác quản lý của công ty như sau: * Mở rộng sơ đồ mạng vào xây dựng và quản lý tiến độ. Công tác tư vấn lập dự án đầu tư cũng giống các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường lặp đi lặp lại nhiều lần và thay đổi thường xuyên tuỳ theo đặc điểm của từng dự án được lập. Để có thể liên kết các hoạt động cần thực hiện của dự án tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành đúng kế hoạch cho khách hàng. Tăng cường sự kết hợp hài hoà giữa các bộ phận các phòng ban phát hiện sớm và giải quyết nhanh chóng những khó khăn vướng mắc nảy sinh rút ngắn thời gian giảm bớt chi phí thực hiện, tạo ra sản phẩm có chất lượng cao hơn. Ban quản lý dự án cần thiết lập sơ đồ mạng công việc một cách đầy đủ và chi tiết, sơ đồ mạng công việc về thời gian sẽ hoàn thành dự án để từ đó cán bộ hoàn thành tập trung giải quyết các công việc rút ngắn đường Găng và có biện pháp chỉ đạo điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế. * Xây dựng quy chế thưởng phạt hợp lý. Trong những năm qua để đưa công tác thi đua khen thưởng trở thành động lực thúc đẩy sản xuất, động viên khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy tinh thần sáng tạo khắc phúc khó khăn hoàn thành nhiệm vụ được giao từng bước nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm đem lại nhiều lợi nhuận góp phần cải thiện đời sống người lao động. Tổng kết phong trào thi đua hàng năm Giám Đôc thống nhất với công đoàn xét và đề nghị công ty khen thưởng cho tập thể và cá nhân có đủ tiêu chuẩn. …Bên cạnh đó công ty cũng có phần thưởng riêng cho cá nhân tập thể hoàn thành tốt kế hoạch có sáng tạo. Việc công ty áp dụng quy chế khen thưởng có tác dụng khuyến khích người lao động gắn bó hơn với công việc phát huy sáng kiến cải tiến trong công việc. Cần kết hợp khen thưởng bằng tinh thần và vật chất, xem xét nâng lương trước thời hạn, bố trí vào các vị trí then chốt để phát huy năng lực tối đa của họ. * Một số giải pháp đóng góp nhằm làm tăng tính tự giác của nhân viên, và thúc đẩy họ làm việc - Thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương, khen thưởng rõ ràng. Tiền lương, tiền thưởng cũng như tiền phạt trong công ty cần thực hiện nghiêm minh, rõ ràng làm động lực cho nhân viên phấn đấu hết mình vì công việc. Để làm được điều này trước hết lãnh đạo phải gương mẫu, người thực hiện phải cương quyết. - Triển khai được những nghị quyết của các cuộc họp thành hiện thực. Một thực tế của công ty hiện nay là chưa biến được các nghị quyết của các cuộc họp vào thực tế làm việc của công ty. Để làm được điều này điều quan trọng nhất là lãnh đạo phải chỉ đạo nhân viên thực hiện công việc. 2.5. Một số giải pháp khác - Chú trọng công tác quảng cáo, quảng bá thương hiệu, cập nhật thông tin thị trường. - Tạo mối quan hệ tốt với ngân hàng cũng như là với các cấp có thẩm quyền. - Tạo môi trường làm việc ỏ trong công ty. - Chú trọng việc vệ sinh môi trường cũng như an tòan lao động. - Áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ trong công ty. KẾT LUẬN Qua phân tích thực trạng công tác quản lý dự án của công ty CPĐT & XNK Đoàn Minh Giang em nhận thấy đây là công ty mặc dù còn non trẻ nhưng đã đạt được những thành tựu đáng kể, tuy có những khó khăn riêng còn gặp phải trong quá trình hoạt động song toàn thể ban quản lý hay cán bộ công nhân viên cũng đã cố gắng để khắc phục những khó khăn đó và đã vươn lên để có được nhưng kết quả như ngày nay. Qua thời gian tìm hiều và học hỏi ở công ty em đã nêu ra một số biện pháp chính để khắc phục, và hi vọng những biện pháp này sẽ giúp ích được cho công ty. Do thời gian thực tập là không phải lâu nên những ý kiến nêu trên khó trách khỏi những thiếu sót, vậy em rất mong được sự̣ chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo và các anh chị trong công ty. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC Trang